VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS
EEN MENS IS NOOIT TE OUD OM TE LEREN, TENZIJ MEN JONG GENOEG GELEERD HEEFT OM NOOIT MEER IETS TE
Peter H. de Dreu 19 januari 2012
LEREN Bron: Havank - 474
VIA/001/19
VIA/001C
INTERNE AUDITS MAKEN DEEL UIT VAN HET OPERATIONELE DEEL VAN EEN GEDOCUMENTEERD MANAGEMENTSYSTEEM Uw gedocumenteerde managementsysteem is geen “Wetboek van Bedrijfsstrafrecht” VIA/002
VIA/003C
ASPECTEN VAN EEN INTERNE AUDIT: Systeemgerichte
Risico
randvoorwaarden
analyse
Management review
Beleid
• Draagvlak voor interne audits Doelstellingen
Operationeel
Strategische aspecten
Markt & Maatschappij
• Auditplanning • Opleiden van interne auditoren
management
• Voorbereiden van interne audits
systeem
Interne
Klachten
audits
Correctieveen preventieve maatregelen
• Het houden van interviews • Rapporteren van interne audits • Opvolging van interne audits
Model voor een managementsysteem VIA/003
© PETER H. DE DREU
• Evaluatie intern auditsysteem VIA/004
Pagina 1
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
DRAAGVLAK VOOR INTERNE AUDITS • Baseren op geaccepteerde afspraken, vastgelegd in ISO 19011:2011;
Eerste wet van Logosjan: EEN INTERNE AUDIT
• Moeten goede relatie bewerkstelligen tussen auditparticipanten;
ZONDER TOEGEVOEGDE WAARDE
• Betrokkenheid participanten vastleggen in een audit verdrag; en
IS VERSPILDE TIJD
• Dit auditverdrag presenteren aan alle participanten
VIA/005
VIA/006
PLANNING VAN INTERNE AUDITS Auditbaten
Toegevoegde waarde (TW)
TOEGEVOEGDE WAARDEN IN HET AUDITPROCES 1 - AUDITVOORBEREIDING (TW/1):
TW/3
• Vaststellen soliditeit gedocumenteerd systeem, en • Begrip systeemdelen vertalen naar effectieve vragen. Auditkosten
TW/2
2 - AUDITUITVOERING (TW/2): • Vaststellen effectieve implementatie, en • Vaststellen of aangegeven doelen worden bereikt.
TW/1 Tijd Audit voorbereidingstijd
Audit uitvoeringstijd
Audit rapportagetijd
3 - AUDITRAPPORTAGE (TW/3): • Inzicht verschaffen in verbetermogelijkheden, en • Draagvlak bewerkstelligen voor verbetermogelijkheden.
KOSTEN EN BATEN VAN AUDITS Bron: Management Audits, Allan J. Sayle
VIA/007
VIA/008
BEPALING AUDITFREQUENTIE PER CLUSTER Certificatieperiode
OM EEN VERANTWOORDE AUDITPLANNING 1m
3m
6m
1j
2j
3j
?
nee
nee
Start 1
nee
OP TE KUNNEN STELLEN IS HET ZAAK HET
nee
?
Start 2
Keuze mogelijkheid
GEDOCUMENTEERDE MANAGEMENTSYTEEM
6m
OP TE DELEN IN LOGISCHE CLUSTERS
1j 6m
Keuze frequentie VIA/009
© PETER H. DE DREU
VIA/010
Pagina 2
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
PLANNING VAN INTERNE AUDITS:
19 JANUARI 2012
Cluster
Belanghebbende Auditor(en) 1
Documentatiebeheersing
Plan interne audits zodanig, dat aan alle aspecten minimaal eenmaal per certificeringsperiode
2
2
Beleid & Organisatie
Maanden
1
4
*
2
*
Opdrachtverwerving
*
*
2
Planning & Voorbereiding
*
2
Klachten & Producttekortkomingen Audit totalen
*
5
6
7
8
000
*
11
12
000
000
000
000
000
000
000
000
2
000
2 18
10
000
000
1
*
9
000
000
4
Inkoop & voorraadbeheer
4
000
2
*
Onderhoud & Kalibratie
3
000
1
Besturing & Kwaliteitsregistratie
Voortbrenging
worden beoordeeld.
3
Frequentie
000
000 2
1
2
1
2
1
2
1
2
1
2
1
VOORBEELD PLANNING INTERNE AUDITS VIA/011
VIA/012
INTERNE AUDITOREN (1)
BEWAKING AUDITPLANNING
Opleiden is van vitaal belang Stappen in auditvoortgang
om daadwerkelijk een effectief
Datum audit is vastgesteld Auditrapport is gereed
managementsysteem te kunnen
Vervolgacties zijn gereed
bewerkstelligen VIA/013
VIA/014
INTERNE AUDITOREN (2)
VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE INTERNE AUDITOR
• Onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn • Sluit vooroordelen uit (en dat is moeilijk) • Behoudt zelfrespect (VIA /015C) • Stel objectief bevindingen vast, dus nooit “ik vind dat….” • Moet in staat zijn op ontspannen wijze een interview te houden VIA/014C
© PETER H. DE DREU
VIA/015
Pagina 3
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
HET VOORBEREIDEN VAN EEN INTERNE AUDIT MOET GERICHT ZIJN OP • Het bereiken van doelstellingen, • Het beheersen van processen, en • Het onderkennen van tegenstrijdigheden VIA/015C
VIA/016
Tweede wet van Logosjan: EEN GEDEGEN VOORBEREIDING ZONDER GEDEGEN VOORBEREIDING KOMT DE KWALITEIT VAN HET LEIDT EEN INTERNE AUDIT NIET TOT AUDITRESULTAAT TEN GOEDE
VIA/017
EFFECTIEVE VERBETERINGEN
VIA/017A
NORM / EIS 1
Regelmechanisme
Vergelijken
4
3
PROCES VARIABELEN 2
Meten
Werkomstandigheden Materiaal / software
Input
Transformatie
Output
Resultaat
5
Mensen Materieel / hardware Werkmethode
VIA/018
© PETER H. DE DREU
Model voor procesbeheersing
DE WET VAN MESKIMEN VIA/018C
Pagina 4
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
STAPPEN IN EEN INTERVIEW
Derde wet van Logosjan:
VOORBEREIDING
EEN INTERNE AUDIT MOET EROP
RAPPORTAGE
Start interview
UITVOERING
Afronding interview
GERICHT ZIJN Stellen van vragen
PROCESBEHEERSING
Waarnemen Luisteren
AANTOONBAAR TE MAKEN
VIA/018W
Samenvatten resultaten
Doorvragen om tot de essentie door te dringen
Noteren van bevindingen
VIA/019
VRAGEN MOETEN NIET IN EEN
WE ZIJN ALLEMAAL GEZEGEND MET:
OORDELENDE CONTEXT GESTELD - twee oren, en WORDEN, ANDERS LOKKEN ZE UIT - één mond. TOT DEFENSIEF GEDRAG EN DAT GAAT TEN KOSTE VAN HET VERKRIJGEN VAN INFORMATIE VIA/020
DIT BETEKENT, DAT WE TWEEMAAL ZOVEEL MOETEN KUNNEN LUISTEREN DAN PRATEN VIA/020C1
WAARNEMEN • Zie niet meer dan u daadwerkelijk waarneemt, • Neem derhalve attent waar, en • Vertrouw niet te snel op uw oordeel!
HOE MEER JE PRAAT HOE MEER JE TE VERBERGEN HEBT
• Want ook auditoren kunnen fouten maken
Bron: Havank - 1418
VIA/020C2
© PETER H. DE DREU
VIA/021
Pagina 5
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
SAMENVATTEN BEVINDINGEN RAPPORTEREN VAN INTERNE AUDITS DOEL:
• Afsluiten van betreffende onderwerp, • Mogelijkheid tot corrigeren, en • Mogelijkheid om terug te komen op het betreffende onderwerp.
1 - Mondeling (samenvatten bevindingen) 2 - Auditrapport met bijlagen (feitenrapporten)
MIDDEL OM: • Geinterviewde beknopter te laten praten, • Ordening te brengen in de antwoorden, en
3 - Auditjaarverslag (t.b.v. management review)
• Soms de geinterviewde meer te laten vertellen. VIA/022
VIA/023
AUDITRAPPORT
Vierde wet van Logosjan: EEN AUDITEE MAG NIMMER
Verantwoording van auditresultaten aan auditklant en auditee(s)
BESCHADIGD WORDEN TEN FEITENRAPPORT (bijlage) GEVOLGE VAN HET RESULTAAT VAN EEN INTERNE AUDIT
VIA/024
Weergave van een individueel afwijkende bevinding in relatie tot een referentiedocument, met als doel te komen tot een effectieve verbeteractie VIA/025
Auditor
FEITENRAPPORT INTERNE MANAGEMENT AUDIT Plaats:
Auditor(en):
Datum:
Geïnterviewden:
Soort audit:
Auditee:
Een AFWIJKING is
FR
Omschrijving afwijking:
een bevinding die niet voldoet
o KA / o NKA
Referentiedocument:
Auditee
Begrepen door auditee:
Auditor
Autorisatie auditor: Voorstel verbeteractie:
Vaststelling effectiviteit verbeteractie:
aan een eis
Verbeteractie door: Datum overeengekomen:
Verbeteractie effectief:
o Ja / o Nee
die is vastgelegd in een Auditor(en):
referentiedocument
Consequenties voor gedocumenteerd systeem: Akkoord Directievertegenwoordiger:
VIA/025C
© PETER H. DE DREU
Datum afsluiting:
VIA/026
Pagina 6
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
OMSCHRIJVING AFWIJKING OP FEITENRAPPORT De omschrijving mag slechts voor één uitleg vatbaar zijn en
Een KRITIEKE AFWIJKING heeft direct of indirect invloed op het PRODUCT of de PERFORMANCE van een onderneming
VIA/027
wel voor de volgende reden: AUDITEE
Moet verbetervoorstel formuleren en dat betekent dat deze de tekst dient te begrijpen.
AUDITKLANT
Moet tekst begrijpen ook al is deze niet bij het interview aanwezig geweest.
AUDITOR
Moet kunnen vaststellen of verbetering effectief is.
VIA/028
HET AUDITOPVOLGINGSTRAJECT AUDITRAPPORTAGE
AUDITAFRONDING
Bestuderen van de auditrapportage door de auditee
Invoeren van de gekozen verbeteractie
Bepalen prioriteiten met betrekking tot de aanpak van de voorgenomen corrigerende acties
Vaststellen van de corrigerende actie met de hoogste acceptatie
Bepalen van de deelnemers aan brainstormsessie(s) door auditee
Het houden van brainstormsessie(s) voor het vaststellen van de oorzaak van de afwijkende bevinding(en)
VIA/029
PRIORITEITENMATRIX KLANT KAN HET MERKEN
KOST GELD
VERBETERKANS
NIET GEDOCUMENTEERD
2
4
7
NIET GEÏMPLEMENTEERD
1
3
6
DOELSTELLING NIET GEHAALD
5
VIA/030
Vijfde wet van Logosjan: DE AUDITOR IN DE ADVISEURSROL Niet doen en niet willen, omdat: 1 – De Auditee is specialist op zijn/haar werksituatie, 2 – De Auditee is verantwoordelijk voor het functioneren van het betreffende (deel)proces, en 3 – DE OBJECTIVITEIT BIJ VERVOLGAUDITS IS ER NIET MEER. VIA/031
© PETER H. DE DREU
VIA/031C1
Pagina 7
VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS LOKmml
19 JANUARI 2012
DOEL Interne audits leveren bij voortduring een bijdrage aan de beheersing van bedrijfsprocessen
De rechten en plichten van auditdeelnemers
AUDITVERDRAG
De stappen in het auditproces
AUDITPROCEDURE PLAN
Het effectief omgaan met beschikbare tijd
AUDITPLANNING BIJSTUREN Verbeteren van: • Auditplanning • Competentie van auditoren • Auditprocedure
Het verantwoorden van de auditresultaten
AUDITRAPPORT
Het verantwoorden van de effectiviteit van audits
AUDITJAARVERSLAG
• Auditverdrag • Auditplanning • Inzetten van gekwalificeerde auditoren • Auditprocedure
UITVOERING •Voorbereiden van interne audits •Houden van interviews •Rapportage van interne audits •Opvolging van interne audits •Afronding van interne audits
EVALUATIE Vaststellen of interne audits bijgedragen hebben aan verbeteringen
AUDITDOCUMENTEN
Evaluatie van het interne auditsysteem VIA/032
VIA/033
Omschrijving afwijkende bevinding Materieel / hardware
Materiaal / software
• Cursus • Auditcursus naslagwerk onvoldoende. onvoldoende. • Eigen hand• Eigen handboek moeilijk boek te toegankelijk. ingewikkeld.
Interne audits leveren niet de
Omschrijving
verwachte verbetercultuur op
Mensen
Werkmethode
Werkomstandigheden
• Audit vaardigheden niet toereikend.
• Voorbereiding • Te hoge werkdruk die onvoldoende. ten koste gaat • Er wordt niet van de • Angst om colvoldoende diepgang lega’s onderuit doorgevraagd. te halen. • Tot consensus • Snel tevreden komen met met gesigauditee wordt naleerde als moeilijk afwijkingen. ervaren. • Managementsysteem leeft onvoldoende.
verwachte verbetercultuur op
bevinding Materieel / hardware
Materiaal / software
• Cursus • Auditcursus naslagwerk onvoldoende. onvoldoende. • Eigen hand• Eigen handboek moeilijk boek te toegankelijk. ingewikkeld.
INVENTARISATIE RISICO’S BIJ INTERNE AUDITS VIA/034
Interne audits leveren niet de
afwijkende
Mensen
Werkmethode
Werkomstandigheden
• Audit vaardigheden niet toereikend.
• Voorbereiding • Te hoge onvoldoende. werkdruk die ten koste gaat • Er wordt niet van de • Angst om colvoldoende diepgang lega’s onderuit doorgevraagd. te halen. • Tot consensus • Snel tevreden komen met met gesigauditee wordt naleerde als moeilijk afwijkingen. ervaren. • Managementsysteem leeft onvoldoende.
RISICO-ANALYSE INTERNE AUDITS VIA/035
Deze presentatie werd u aangeboden door VRAGEN OF OPMERKINGEN ?
www.logosjan.nl VIA/036
© PETER H. DE DREU
VIA/037
Pagina 8
