MID 11/004
Financiële verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude (Artikel 212 Gemeentewet) Versie: 29 maart 2011
2
Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
De financieel-economische positie Het financieel beheer De uitvoering van de begroting Het afwikkelen van vorderingen en schulden Alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover
Administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en het toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1 Begroting en verantwoording Kaderstellen Artikel 2 Programmabegroting 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma indeling vast. 2. De raad stelt per programma vast: de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?); de te leveren goederen en diensten (wat doen we hiervoor?); de baten en lasten (wat mag het kosten?); de meetbare resultaten (wanneer zijn wij tevreden?);
2
3
een indeling van de baten en lasten naar de mate van beleidsvrijheid (hoe groot is de gemeentelijke beleidsvrijheid?); een overzicht van de vindplaatsen van het beleid (waar is het beleid van de gemeente vastgelegd?).
3. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. Artikel 3 Producten 1. Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s. 2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. Artikel 4 Kaders begroting 1. Het college biedt de raad een nota aan met de kaders (uitgangspunten) voor de eerstvolgende begroting en de drie opvolgende jaren. 2. De raad stelt deze nota vast. Artikel 4a Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten, de totale baten en het saldo per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. De raad voteert bij de vaststelling van de jaarlijkse begroting de investeringen voor dat begrotingsjaar. 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet met meer dan € 15.000 dreigt te worden overschreden, dan wordt dit door het college via de eerstvolgende vergadering aan de raad gemeld. Het college geeft daarbij aan op welke wijze aan de raad een voorstel wordt gedaan voor wijziging van het budget of van het investeringskrediet. 4. Lasten en baten die niet in de begroting zijn opgenomen legt het college voorafgaand aan het aangaan van de verplichting voor aan de raad, voor zover het betreft aankopen en verkopen van goederen en diensten groter dan € 15.000. 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van de verplichting een voorstel tot het voteren van een krediet en de bijbehorende dekking aan de raad voor. Uitvoering Artikel 5 Uitvoering begroting 1. Het college waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, volgens een vaste methodiek zijn toegewezen aan de producten van de productraming; b. de budgetten en kredieten voor investeringen binnen de kaders van de geautoriseerde begroting passen. c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programmaonderdelen zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
3
4 4. Indien de lasten van een programmaonderdeel zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting worden overschreden, maar de lasten van het betreffende programma zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting in zijn totaliteit niet worden overschreden, kan de verantwoording daarvan achteraf plaatsvinden door middel van de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 7, eerste lid. Beheer en Interne controle Artikel 6 Interne controle 1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college biedt ten minste eenmaal per vier jaar een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. De raad stelt deze nota vast binnen 2 maanden nadat deze is aangeboden. 3. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt periodiek getoetst. 4. Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. 5. De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Rapportage en Verantwoording Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente met een Kadernota / 1e Managementrapportage en een 2e Managementrapportage in het najaar. Hierin wordt een beeld gegeven van de verwachte financiële uitkomsten van het lopende jaar. 2. De tussenrapportages worden overeenkomstig de planning in de betreffende Programmabegroting aan de raad aangeboden. 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 4. De rapportages gaan in op afwijkingen met zowel een financieel effect als, wanneer daarvoor aanleiding is met maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan: a. de baten en lasten per programma; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a. en b.; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; e. het resultaat na bestemming volgend uit de onderdelen c. en d.; f. financiële gevolgen van de algemene uitkering; g. de effecten van grondexploitatie; h. afwijkingen tussen realisatie en raming van de investeringskredieten. 5. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht. Het betreft afwijkingen groter dan 10% van het productbudget of het investeringskrediet met een minimum van € 15.000, waarbij alle afwijkingen vanaf € 15.000 altijd worden toegelicht.
4
5 Artikel 8 Jaarstukken 1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de productenrealisatie naar de programmaverantwoording. 2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt; b. welke goederen en diensten zijn geleverd; c. wat de kosten zijn d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2 Financiële positie Kaderstellen Artikel 9 Financiële positie 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de begroting en de meerjarenramingen is opgenomen. 2. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten. Het college stelt lopende het begrotingsjaar de investeringskredieten beschikbaar. Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa 1. Het college stelt minimaal eenmaal per vier jaar een geactualiseerde nota “Investeren & Afschrijven“ op en biedt deze aan ter vaststelling door de raad; 2. De nota “Investeren en afschrijven” behandelt tenminste de beleidslijnen inzake: a. het activeren van vaste activa; b. het waarderen van vaste activa c. het afschrijven van vaste activa d. het accorderen en afsluiten van investeringen 3. De raad stelt per geactualiseerde nota “Investeren en Afschrijven” uiterlijk 2 maanden na aanbieding door het college vast. Artikel 11 Voorziening voor oninbare vorderingen 1. Voor openstaande vorderingen betreffende de gecombineerde aanslag en andere gemeentelijke belastingen wordt een voorziening dubieuze debiteuren getroffen ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid. 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden. Artikel 12 Reserves en voorzieningen 1. Het college stelt minimaal eenmaal per vier jaar een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen op en biedt deze aan ter vaststelling door de raad. 2. De nota behandelt: de vorming en besteding van reserves; de vorming en besteding voorzieningen; de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen. 3. De raad stelt deze nota uiterlijk 2 maanden na aanbieding door het college vast.
5
6 Artikel 13 Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude wordt een vaste methode van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. Artikel 14 Financieringsfunctie 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie het door de Raad vastgestelde treasurystatuut in acht. Artikel 15 Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. 2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3 Paragrafen Artikel 16 Algemeen De begroting bevat de volgende paragrafen: a. lokale heffingen; b. weerstandsvermogen; c. onderhoud kapitaalgoederen; d. financiering; e. bedrijfsvoering; f. verbonden partijen, g. grondbeleid
6
7 Artikel 17 Lokale heffingen 1. Het tarievenbeleid van de gemeente wordt weergegeven in de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarrekening, conform de richtlijnen van het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV). Artikel 18. Weerstandsvermogen 1. Het weerstandsvermogen en het risicomanagement van de gemeente wordt weergegeven in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarrekening, conform de richtlijnen van het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV). Artikel 19 Onderhoud kapitaalgoederen 1. Het college biedt tenminste eenmaal per vier jaar een nota onderhoud openbare ruimte aan de raad aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden. 2. Het college biedt tenminste eenmaal per vier jaar een nota rioleringsplan aan de raad aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden. 3. Het college biedt jaarlijks een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen 2 maanden nadat de nota is aangeboden. 4. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen, openbare verlichting en beschoeiingen. Artikel 20 Financiering Naast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde onderwerpen doet het college bij de begroting en de jaarstukken in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van: a. de kasgeldlimiet; b. de renterisico-norm; c. de stand en het verloop van het vreemd vermogen per vermogenselement en de bijbehorende rentepercentages; d. de rentebaten, en e. de berekening van de renteomslag. Artikel 21 Bedrijfsvoering Naast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde onderwerpen wordt in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen: a. de baten en lasten van de bedrijfsvoering van de interne organisatie die doorbelast worden aan de verscheidene programmaonderdelen; b. een overzicht van de tarieven van deze doorbelasting, uitgesplitst naar de binnendienst en de buitendienst, zowel voor het begrotingsjaar als voor het vorig begrotingsjaar, en c. de kostenverdeelstaat waaruit deze doorbelasting per programmaonderdeel blijkt, uitgesplitst naar de binnendienst en de buitendienst, zowel voor het begrotingsjaar als voor het vorig begrotingsjaar, zowel uitgedrukt in euro’s als in uren.
7
8 Artikel 22 Verbonden partijen 1. Naast de in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde onderwerpen wordt in de paragraaf verbonden partijen opgenomen een overzicht van alle verbonden partijen. 2. Per verbonden partij wordt in de paragraaf verbonden partijen opgenomen: a. de vestigingplaats; b. de rechtsvorm; c. de activiteiten; d. de programmaonderdelen waarin baten en/of lasten met betrekking tot de verbonden partij zijn opgenomen; e. het financiële belang van de gemeente; f. het bestuurlijke belang van de gemeente; g. het eigen vermogen per 31 december van het voorvorig begrotingsjaar; h. het vreemd vermogen per 31 december van het voorvorig begrotingsjaar; i. het jaarresultaat van het voorvorig begrotingsjaar, en het begroot jaarresultaat van het vorige begrotingsjaar. Artikel 23 Verstrekking subsidies 1. Het college stelt tenminste eenmaal per vier jaar een geactualiseerde nota Verstrekking gemeentelijke subsidies op en biedt deze ter vaststelling aan de raad aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies. 2. Overeenkomstig de planning in de Handleiding budgetcyclus, wordt bij de vaststelling van de begroting de hoogte van de subsidieplafonds door de raad vastgesteld.
Titel 4 Financiële organisatie en administratie Artikel 24 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in afdelingen. b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enz.; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 25. Financiële organisatie Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen zoals vastgelegd in het organisatiebesluit. b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten, zoals vastgelegd in de mandaatregeling, en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en
8
9 investeringskredieten, zoals vastgelegd in de regeling budgethouderschap. d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen. e. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de afdelingen. Artikel 26 Aanbesteding en inkoop Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. De regels zijn vastgelegd in de nota inkoopbeleid.
Artikel 27 Subsidieverstrekking en steunverlening Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude.
Titel 5 Slotbepalingen Artikel 28 Bijzondere omstandigheden en nadere regels 1. In bijzondere omstandigheden is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om gemotiveerd af te wijken van de standaardregels, tenzij wet- en andere (hogere) regelgeving zich hiertegen verzet. Indien bedoeld afwijken de bevoegdheid van de raad betreft, dan wordt laatstgenoemde een voorstel tot besluitvorming voorgelegd. 2 Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om nadere beleidsregels vast te stellen met betrekking tot een hem toekomende of onder zijn verantwoordelijkheid uit te oefenen, dan wel een aan hem gedelegeerde bevoegdheid. Beleidsregels kunnen de vorm hebben van nota’s of van regelingen. Artikel 29 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening; 2. Deze verordening wordt bekend gemaakt in het tweewekelijks gemeenteblad “Maak kennis met Haarlemmerliede en Spaarnwoude” van 6 april 2011; 3. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2006” als vastgesteld door de gemeenteraad op 31 oktober 2006. Artikel 30 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 2011”.
9
