BAB I PENDAHULUAN Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ ini sudah melewati tahun pertama. Selama kurun waktu setahun implementasi program ini, banyak hal yang menjadi catatan yang harus dituangkan dalam laporan ini baik dukungan maupun kendala. Oleh karena itu penyusunan Laporan Akhir Tahun PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi realisasi Rencana Implementasi Program (RIP) 2011. Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Institusi pendidikan kedokteran sebagai tempat mendidik para calon dokter harus mengikuti perkembangan terkini dari paradigma pendidikan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang paling mendasar adalah pergantian kurikulum dari KIPDI II ke KIPDI III. Dengan diberlakukannya KIPDI III maka PSPD FK Unsyiah sejak tahun 2006 telah mengganti kurikulum dari konvensional ke KBK dengan metode PBL. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum tersebut. Untuk mencapai Standar Kompetensi Dokter Indonesia, clinical skills merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap lulusan dokter di Indonesia. Sebagai konsekuensinya seluruh Fakultas Kedokteran di Indonesia harus menjabarkan kompetensi tersebut ke dalam kurikulum. Pembentukan Clinical Skills Laboratory di FK Unsyiah telah dilakukan sejak awal implementasi KBK dengan metode PBL. Pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan unsur tri dharma perguruan tinggi yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan termasuk didalamnya adalah terbitnya publikasi ilmiah dari staf pengajar. Hal ini juga terkait dengan penilaian akreditasi dan reputasi suatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lainnya dalam program ini. Untuk mencapai program pokok di atas maka program pengembangan yang di rancang pada tahun pertama di PSPD FK Unsyiah dituang dalam 4 aktivitas utama yaitu: 1. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial, 1
1.2 Peningkatan Akses Sumber Belajar bagi Mahasiswa dan 1.3 Penguatan Unit Penunjang Pendidikan. 2
Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan. Aktivitas kedua juga akan dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 2.1 Penguatan Manajemen Clinical Skills Laboratory; 2.2 Peningkatan Kelulusan OSCE Mahasiswa pada Ujian Pertama dan 2.3 Peningkatan Kualitas Belajar Mandiri.
3
Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine. Aktivitas ketiga dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 3.1 Penguatan Penelitian dan Publikasi Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine dan 3.2 Peningkatan Pengabdian Kepada Masyarakat Staf Pengajar Dalam Bidang Tropical Medicine.
4
Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu: 4.1 Pengembangan Pendidikan Manajemen
Bencana Secara Interprofessional
Education dan 4.2 Pengembangan
Pendidikan
Manajemen
Bencana
Berbasis
Masyarakat
(Community-Based Education).
Apabila keempat aktivitas di atas dapat tercapai dengan baik maka muaranya yang diharapkan adalah adanya peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tercapainya peningkatan kualitas lulusan yang tercermin dari tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun I sebesar Rp. 3. 827.000.000,00 yang terdiri dari dana hibah sebesar Rp.
3.427.800.000,00 dan dana pendamping dari institusi sebesar Rp. 400.000.000,00.
2
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang berlaku saat ini. Pelaksanaan PHK-PKPD HPEQ Unsyiah tahun 2011 dilakukan oleh Tim Pelaksana Project Implementation Unit (PIU) yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor Tanggal 21 Januari 2011 No 185 Tahun 2011 dan revisi SK Tanggal 6 Oktober 2011 No 848 Tahun 2011 tentang Penunjukan Tim Pelaksana Kegiatan PHK-PKPD HPEQ Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala Tahun 2011 (Lampiran). Struktur Organisasi dibuat sedemikian rupa sehingga melibatkan pejabat di tingkat rektorat dan tingkat fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif. Selain itu organisasi ini juga menyertakan staf pengajar yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait dan merekrut staf pendukung yang bekerja full time. Dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD tahun 2011, Rektor berfungsi sebagai Penanggung Jawab dan Wakil Rektor I sebagai Pengarah/Pembina Program. Selanjutnya Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebagai Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegiatan harian pelaksanaan proyek ditempatkan satu orang Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. Semua SDM yang ditempatkan sebagai koordinator dan PIC merupakan staf pengajar kecuali Koordinator Kesekretariatan adalah Kepala Tata Usaha Fakultas. Untuk memudahkan koordinasi dengan Biro Keuangan Unsyiah maka Kepala Biro Keuangan ditempatkan sebagai narasumber dalam struktur organisasi. Untuk memudahkan koordinasi di tingkat fakultas maka semua Pembantu Dekan baik Bidang Akademik, Bidang Administrasi dan Keuangan maupun Bidang Kemahasiswaan juga ditempatkan sebagai narasumber. Struktur Organisasi tersebut dibuat dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif, menyertakan staf-staf yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait, dan tersedia sarana dan mekanisme komplain serta transparansi dari pelaksanaan kegiatan proyek. Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas untuk memonitor dan mengevaluasi hasil pelaksanaan tiap-tiap sub aktivitas. Dalam hal monitoring dan evaluasi, pengelola proyek akan berkoordinasi dengan tim audit internal dari Badan Penjaminan Mutu (BJM) Unsyiah. Hal ini dilaksanakan untuk menilai tingkat pencapaian target kegiatan dan kesesuaian pelaksanaan dengan 3
prosedur yang berlaku, serta
selaras dengan visi dan misi fakultas dan universitas.
Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap 3 bulan sekali yang meliputi visitasi oleh tim audit internal ke pengelola proyek/kegiatan dan pengumpulan informasi terkait. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, jika didapati kelemahan atau kekurangan dalam pengelolaan proyek, maka tim audit akan memberikan saran dan rekomendasi untuk perbaikan kepada pengelola proyek/kegiatan. Saran dan rekomendasi tersebut juga akan ditembuskan kepada Penanggung Jawab, Pembina dan Ketua Pelaksana Program. Tim audit internal juga akan berfungsi sebagai unit yang akan menerima berbagai keluhan atau saran terkait dengan pelaksanaan proyek, yang selanjutnya diteruskan
kepada
Ketua
Pelaksana
Program
dan
Direktur
Eksekutif
untuk
penanganannya. Selain melalui sarana tersebut, keluhan juga dapat dilaporkan melalui website PHK-PKPD FK Unsyiah. Daftar dari semua keluhan atau permasalahan yang dihadapi serta tindakan yang diambil juga akan dilaporkan kepada Pengelola PHK-PKPD HPEQ Pusat dan para stakeholder. Berdasarkan gambaran di atas, maka struktur pengelola Proyek PHK-PKPD yang berada di Fakultas Kedokteran adalah sebagaimana terlihat pada bagan di bawah ini: PENANGGUNG JAWAB PROGRAM Prof. Dr. Darni M.Daud, MA (Rektor Unsyiah)
Wakil Penanggung Jawab Bid. Administrasi dan Keuangan Eddy Nur Ilyas, SH., M.Hum (Pembantu Rektor II)
Wakil Penanggung Jawab Bid Akademik Prof. Dr. Ir. Samsul Rizal, M.Eng (Pembantu Rektor I) KETUA PELAKSANA dr. Syahrul, Sp.S. (K) (Dekan FK Unsyiah)
MONEV INTERNAL (Dr. Ir.Suhendrayatna)
Kepala Biro Keuangan (Abdullah Ali)
DIREKTUR EKSEKUTIF Dr. dr. Zinatul Hayati, M.Kes. Sp.MK (K) (Pembantu Dekan IV)
KOORDINATOR KESEKRETARIATAN
(Drs. Yatasrif, M.Pd)
KOORDINATOR ADMINISTRASI DAN KEUANGAN (dr. Marisa)
Staf Pendukung
PIC 1 dr. Hidayaturrahmi
KOORDINATOR PROGRAM (dr. Liza Salawati, M.Kes)
PIC 2 dr. Tita M.L
PIC 3 dr. Sakdiah, M.Kes
4
KOORDINATOR PENGADAAN (Dr. dr. Imran, M.Kes.,Sp.S)
PIC 4 dr. Soraya Rezki
Staf Pendukung
Dari struktur organisasi di atas dapat dijelaskan bahwa pengaturan pelaksanaan kegiatan terdiri atas beberapa komponen dengan fungsi-fungsinya yang dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Penanggungjawab adalah Pemimpin Perguruan Tinggi Universitas Syiah Kuala (Rektor), yang bertanggungjawab atas pelaksanaan program. Rektor senantiasa memberikan komitmen yang kuat untuk mendukung seluruh penyelenggaraan program baik menyangkut keuangan termasuk penyediaan dana pendamping maupun kelancaran administrasi dan sumberdaya pendukung ditingkat universitas. Rektor senantiasa berkoordinasi dan memberikan arahan kepada Pembantu Rektor I dan Pembantu Rektor II menyangkut kebijakan-kebijakan pelaksanaan program. 2. Pengarah/Pembina Program adalah Pembantu Rektor I yang senantiasa mengarahkan pelaksanaan program serta menjamin terlaksananya monitoring dan evaluasi internal program tersebut. Pembantu Rektor I senantiasa berkoordinasi dengan Dekan FK Unsyiah selaku Ketua Pelaksana dan Direktur Eksekutif melalui rapat-rapat yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program. 3. Pengarah pelaksanaan pengadaan barang dan jasa serta pengelolaan administrasi dan keuangan adalah Pembantu Rektor
II yang senantiasa memberi arahan dalam
pengelolaan pengadaan barang dan jasa serta administrasi dan keuangan pada tingkat universitas sesuai peraturan yang berlaku. 4. Ketua Pelaksana adalah Dekan Fakultas Kedokteran Unsyiah yang dalam hal ini berperan sebagai penanggung jawab kegiatan pada tingkat fakultas. Dekan senantiasa memberi arahan kepada Direktur Eksekutif dalam pelaksanaan implementasi kegiatan. 5. Direktur Eksekutif adalah Staf Pengajar yang diberi tugas tambahan sebagai pelaksana harian proyek PHK PKPD HPEQ. Direktur Eksekutif dalam hal ini juga merupakan pejabat di tingkat fakultas yaitu Pembantu Dekan Bidang Kerjasama. Hal ini dapat memudahkan koordinasi ke atas dan pemberian instruksi ke bawah. Dalam pengelolaan proyek, Direktur Eksekutif dibantu oleh 4 orang koordinator yaitu Koordinator Program,
Koordinator Keuangan,
Koordinator Pengadaan serta
Koordinator Kesekretariatan. Direktur eksekutif juga bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan hasil implementasi program. 6. Koordinator Program adalah Staf Pengajar yang diberi tugas tambahan dalam 5
pengelolaan aktivitas proyek PHK PKPD HPEQ. Pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang dituang dalam 4 aktivitas utama dikelola oleh 4 (empat) orang person in charge (PIC) yang senantiasa membantu Koordinator Program. 7. Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa adalah Staf Pengajar yang diberi tugas tambahan dalam pengelolaan barang dan jasa proyek PHK PKPD HPEQ. Selain tugas pelaksanaan, Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa juga bertugas menyusun rencana pengadaan barang dan jasa dan mengkoordinir pemeriksaan barang/jasa. Dalam pelaksanaannnya koordinator ini selalu berkoordinasi dengan bagian pengadaan barang dan jasa pada tingkat universitas dibawah arahan Pembantu Rektor II. Bagian ini melaksanakan tugasnya dengan mengacu pada Pepres No.54 tahun 2010 (pengadaan barang/ jasa), Bank Guidelines for Procurement of Goods and Services edisi 2006. 8. Koordinator Keuangan pengelolaan keuangan adalah Staf Pengajar yang diberi tugas tambahan dalam pengelolaan keuangan proyek PHK PKPD HPEQ. Pengelolaan keuangan dilakukan sesuai dengan peraturan keuangan negara dan Bank Dunia. Dalam melaksanakan tugasnya koordinator ini selalu berkoordinasi dengan Biro Keuangan Universitas Syiah Kuala dalam pencairan dana dan pertanggungjawaban keuangan. 9. Monitoring dan evaluasi internal dilaksanakan oleh Badan Jaminan Mutu Universitas Syiah Kuala yang melaksanakan tugas dibawah arahan Pembantu Rektor I. Pelaksanaan Monev-int ini bertujuan untuk menjamin akuntabilitas pelaksanaan program. Tugas tim monev-int adalah memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan program sesuai rencana yang telah ditetapkan. 10. PIC adalah staf yang melaksanakan aktivitas pengembangan seperti yang diajukan dalam proposal. PIC bekerjasama dengan koordinator program melaksanakan kegiatan, mengukur indikator pencapaian dan melakukan pelaporan hasil setiap kegiatan. 2.2 Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit penerima hibah. Untuk kelancaran pelaksanaan program ini, maka Project Implementation Unit (PIU) PHK PKPD FK Unsyiah telah diberikan satu ruangan khusus yang berlokasi di Gedung A Ruang C FK Unsyiah sebagai sekretariat perkantoran. Semua koordinator dan PIC diwajibkan hadir setiap hari ke kantor walau hanya 1 -2 jam per hari. Sedangkan 6
untuk urusan administrasi dilaksanakan oleh 6 orang staf pendukung yang bekerja full time, dimana 1 orang diperbantukan pada bidang procurement, 2 orang pada bidang keuangan, 1 orang pada bidang administrasi, 1 orang pada bidang perlengkapan dan 1 orang lagi sebagai petugas kebersihan. Selain itu secara rutin dilaksanakan rapat mingguan pada setiap hari Jumat Pukul 14.00 WIB sampai selesai. Absen harian dan absen rapat diberlakukan baik untuk task force maupun staf pendukung. Direktur Eksekutif secara berkala memantau dan mengevaluasi absensi tersebut. Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas. Dalam pelaksanaan kegiatan, Direktur Eksekutif dibantu oleh Koordinator Program berkoordinasi dengan ketua-ketua Unit antara lain (1) Medical Education Unit (MEU), (2) Unit Quality Assurance (QA), (3) Unit Manajemen Ketrampilan Medik, (4) Unit Manajemen Tutorial, (5) Unit Kurikulum, (6) Unit Sumber Belajar, (7) Unit Pengembangan Fakultas dan (8) Unit Assessment.
Selain itu juga
dilaksanakan koordinasi dengan Para Staf Pengajar, Kepala Bagian dan Koordinator Pendidikan dengan meminta masukan dari Para Nara Sumber PIU. Di samping itu Direktur Eksekutif juga secara rutin meminta persetujuan semua kegiatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya Direktur Eksekutif bersama-sama dengan Koordinator Program dan PIC melakukan eksekusi tiap-tiap sub aktivitas sesuai dengan TOR. Menyangkut surat-menyurat, arsip dan administrasi lainnya dalam pelaksanannya staf pendukung berkoordinasi dengan Koordinator Kesekretariatan. Untuk memudahkan dalam pengelolaan setiap komponen dari sub aktivitas maka setiap PIC diberi tugas untuk mengelola satu komponen kegiatan hingga tuntas. PIC I diberi tugas untuk mengawal kegiatan Teaching Grant, PIC II mengawal kegiatan Domestic Non Degree Training (DNDT) dan Domestic Degree Training (DDT), PIC III mengawal kegiatan Lokakarya dan Technical Assisstant (TA), sedangkan PIC IV mengawal kegiatan Research Grant. Sebagai contoh dalam pengelolaan Hibah penelitian yang dikawal oleh PIC IV, PIC ini harus bertanggung jawab mulai dari membuat panduan, sosialisasi panduan, undangan penerimaan proposal, penentuan Tim Reviewer, undangan presentasi proposal, penilaian Tim Reviewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman pemenang, monitoring dan evaluasi Tim Reviewer, permintaan laporan hingga seminar hasil penelitian. Demikian pula untuk komponen kegiatan lainnya baik Hibah Pengajaran, training degree, training non degree dan lokakarya.
7
2.3 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program agar terjadi proses konsolidasi yang lancar Berdasarkan kebutuhan dalam pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan maka disusun suatu struktur Manajemen Proyek yang disesuaikan dengan hirarki Organisasi Perguruan Tinggi dan memenuhi prinsip good governance yang meliputi aspek akuntabel dan transparansi. Dengan demikian mekanisme pelaksanaan yang dirancang diarahkan untuk mendukung upaya Fakultas Kedokteran secara khusus, dan program Universitas Syiah Kuala secara umum dalam memperbaiki pengelolaan internal, khususnya pada sejumlah aspek pengelolaan seperti pengelolaan kegiatan akademik, administrasi dan keuangan, penjaminan mutu, dan sistem audit internal. Aspek penting yang lain adalah untuk mencapai keunggulan Fakultas dalam beberapa program prioritas, khususnya bidang Tropical Medicine, menciptakan hubungan yang baik dengan para stakeholder dalam memanfaatkan sumber daya Fakultas Kedokteran dan memberi kontribusi dalam pengembangan Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala, serta memperkuat tanggung jawab sosial dengan lingkungan sekitar. Upaya-upaya tersebut dilakukan dengan menempatkan personel-personel sesuai kapasitas dan pengalamannya dalam pelaksanaan PHK-PKPD. Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Disini pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Hal ini akan memudahkan dalam mengaplikasikan penyusunan perencanaan fakultas dalam Tim SP4 yang dilakukan secara rutin yang selama ini masih belum dapat dipahami dengan baik. Oleh karena itu saat ini sepertinya tri dharma perguruan tinggi sebagai tugas dosen sudah tidak relevan lagi melainkan harus ditambah satu lagi yaitu fungsi perencanaan. Pengelolaan program PHK menyita banyak waktu, pikiran, tenaga bahkan materi dari pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena itu sudah selayaknya untuk fungsi ini DIKTI dapat memberikan penghargaan yang lebih dalam penghitungan angka kredit kepangkatan dosen.
8
2.4 Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan Pengelolaan proyek dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip keterbukaan dan transparansi. Hal ini meliputi pelaporan secara rutin atas pelaksanaan proyek kepada pimpinan universitas dan pimpinan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebut dilakukan oleh PIU dan Tim Monev-int setiap tiga bulan sekali dan juga dibuat laporan tahunan pada akhir tahun. Melalui Proyek PHK-PKPD ini, PSPD FK Unsyiah mengembangkan pola manajemen kegiatan yang efektif dan efisien serta akuntabel dan transparan sebagai perwujudan good governance. Pola yang dirancang difokuskan pada upaya untuk menyusun mekanisme pengelolaan keuangan dan prosedur pengadaan secara terbuka kepada publik. Dana hibah PHK-PKPD yang diperoleh telah dialokasikan ke dalam DIPA tahunan 2011 Universitas Syiah Kuala. Demikian pula dengan dana pendamping yang telah dialokasikan melalui dana PNBP FK Unsyiah dalam DIPA tahunan 2011 Unsyiah. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk
kepada
TOR
kegiatan.
Setiap
pencairan
dan
penggunaan
dana
dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semuanya akan dimasukkan ke dalam laporan kegiatan tahunan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor. Sistem yang dibangun terkait dengan pengelolaan keuangan dan pengadaan di universitas dilaksanakan oleh Biro Keuangan Unsyiah. Dana yang bersumber dari hibah (rupiah murni) dikelola oleh Pejabat Pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan Tinggi (PPK P2T) Universitas Syiah Kuala sedangkan dana pendamping yang bersumber dari PNBP dikelola oleh PPK PNBP yang jabatannya dirangkap oleh Kepala Biro Keuangan. Pencairan dana pendamping dikoordinir oleh Bagian Keuangan fakultas di bawah wewenang Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Keuangan (PD II). Pengusulan keuangan sesuai TOR dilaksanakan oleh PIU PHK PKPD ke bagian keuangan fakultas yang diteruskan ke Biro Keuangan universitas untuk dibuatkan SPM. Biro Keuangan Universitas membawa SPM ke KPN untuk mendapatkan SP2D. Proses ini telah berjalan dengan baik, walaupun pada awalnya sedikit tersendat karena tidak adanya pemahaman yang cukup dari Biro Keuangan dalam membuat SPM dana hibah khususnya PHK PKPD HPEQ ini. Menyangkut masalah keuangan, Direktur Eksekutif bersama Koordinator Keuangan senantiasa berkoordinasi dengan Pembantu Dekan II dalam hal pencairan dana di universitas. Namun hal ini sering tidak efektif sehingga untuk mempercepat proses 9
administrasi, harus ditempuh jalan pintas dengan menyurati Pembantu Rektor I atau II misalnya untuk meminta UP terhadap kegiatan yang harus segera dilaksanakan seperti DNDT dan lokakarya. Mekanisme pengelolaan keuangan yang diperoleh dari dana hibah PHK-PKPD dan dana pendamping dari PNBP FK Unsyiah yang telah dialokasikan ke dalam DIPA Universitas Syiah Kuala dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebutuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada TOR kegiatan. Setiap pencairan dan penggunaan dana dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semua transaksi dimasukkan ke dalam laporan kegiatan tahunan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor. Proses pengadaan barang dan jasa dikoordinasikan dengan Pejabat Pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan Tinggi (PPK P2T) Universitas Syiah Kuala. Dalam pelaksanaannya mengacu kepada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku seperti Pepres No. 54 tahun 2010, Bank Guidelines for Procurement of Good and servis dari Bank dunia serta mengacu pada Project Management Manual (PMM). Kesesuaian hasil pengadaan barang dan jasa dengan spesifikasi pekerjaan yang telah diusulkan diverifikasi oleh pengguna pada saat diserahterimakan, dalam hal ini penerima barang adalah Bagian Pengadaan FK Unsyiah di bawah koordinasi PD II. Proses pengadaan dilaksanakan berdasarkan pengusulan pengadaan dari PIU PHK PKPD melalui Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa. Pihak P2T melakukan pelelangan secara terbuka kepada publik. Selain itu PIU tetap melakukan koordinasi untuk meminta pendapat baik dari CPCU, spesialis Procurement maupun dari Word Bank. Secara khusus, Direktur Eksekutif berkoordinasi dengan Koordinator Administrasi dan Keuangan serta Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa untuk pengelolaan proyek dalam hal keuangan dan pengadaan.
2.5 Hambatan dan kendala serta kita-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh Permasalahan keuangan untuk manajemen proyek khususnya yang bersumber dari dana pendamping merupakan masalah utama yang dirasakan. Sekretariat PIU telah dibuka sejak bulan November 2010 namun hingga pertengahan tahun 2011 honor tim implementasi dan dana manajemen proyek belum juga bisa ditarik. Sementara itu untuk menjalankan sekretariat dibutuhkan banyak sumber daya seperti peralatan kantor, ATK, konsumsi rapat, honor cleaning service dan lain-lain. Beberapa peralatan modal dan ATK dapat diatasi oleh fakultas walaupun sangat minimal. Sedangkan dana segar yang 10
dibutuhkan untuk konsumsi rapat, pengiriman berkas ke CPCU, honor cleaning service, kurir dan lain-lain terpaksa harus ditanggulangi dengan dana pribadi Direktur Eksekutif. Dana yang dipinjamkan semuanya tercatat dan dikelola oleh seorang staf pendukung. Dana tersebut telah ditutupi ketika UP dana manajemen proyek dapat dicairkan 50% (Rp. 25.000.000,00) pada tanggal 10 Mei 2011. Untuk honor tim implementasi terlambat dicairkan, hal ini disebabkan karena terlambatnya pengesahan struktur tarif oleh Rektor (baru disahkan pada bulan Juni 2011). Permasalahan lain dalam pencairan dana pendamping adalah karena PIU PHK PKPD tidak diberi akses langsung ke Biro Keuangan melainkan harus melalui PPUMK fakultas. Hal ini telah memperpanjang proses administrasi dan membuka peluang untuk terjadinya miskomunikasi. Sementara itu dalam pencairan dana hibah (rupiah murni), PIU diberi akses langsung ke P2T tanpa melalui PD2 ataupun PPUMK fakultas sehingga telah mempermudah proses pencairan dana. Besar harapan dari PIU ke depan dalam pengurusan dana pendamping diberi akses langsung dengan ditunjukkannya seorang PPUMK di Biro Keuangan khusus untuk HPEQ. Hambatan dalam kegiatan DNDT pada awalnya adalah permintaan biaya fee institusi dari universitas terkemuka yang sangat tinggi. Biaya yang diminta institusi terkait tidak sesuai/melebihi anggaran dalam TOR yang telah direncanakan sehingga perlu waktu yang lebih lama untuk negosiasi harga atau bahkan mencari institusi lain yang setuju dengan pagu yang dianggarkan. Sementara untuk kegiatan DT terhambat karena tingginya biaya SPP yang diminta oleh institusi pendidikan terakreditasi (beasiswa PHK PKPD dianggap sama dengan biaya mandiri yang mana SPP yang harus dibayar jauh lebih tinggi dari beasiswa BPPS DIKTI). Di samping itu juga dikenakan biaya pendaftaran yang cukup tinggi (di UI mencapai 25 juta rupiah). Beberapa peserta yang sudah direncanakan mendapat beasiswa PHK PKPD beralih untuk memperoleh beasiswa BPPS, sedangkan yang tetap mengambil beasiswa PHK PKPD terpaksa harus membayar sendiri biaya yang tidak tercover dalam PHK PKPD. Kendala yang lain adalah persyaratan umur yang ditetapkan menjadi terbatasnya peluang dalam mencari calon peserta.
Beberapa kendala yang dihadapi pada tahun pertama ini adalah: a. Lambatnya pengesahan DIPA, awalnya direncanakan bulan Januari namun baru disahkan pada bulan April. b. Lambatnya persetujuan TOR oleh CPCU sehingga kegiatan baru dapat dimulai pada bulan Mei-Juni.
11
c. Lambatnya pemberian NOL dari WB. Setelah NOL diperoleh ternyata masih ada masalah juga. Harga dalam dokumen lelang ada yang sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan karena harga tersebut dibuat pada akhir 2010. d. Rumitnya administrasi dalam pencairan dana. Hal ini juga disebabkan karena belum berpengalamannya
task
force
dan
staf
pendukung
dalam
membuat
pertanggungjawaban keuangan serta kontrak dan kelengkapannya baik kontrak dengan dengan P2T universitas maupun kontrak dengan penerima hibah. Untuk membuat satu kontrak saja bisa salah dan memperbaiki berulang-ulang. Padahal kontrak yang harus dibuat cukup banyak dan semuanya dalam keadaan mendesak. e. Kurang kuatnya rangkulan dan arahan dari universitas dalam menyatukan visi baik dengan P2T maupun dengan Biro Keuangan. Sering sekali task force telah berupaya sekuat tenaga untuk mengimplementasikan kegiatan tapi gagal karena tidak dapat dicairkan UP oleh Biro Keuangan universitas. Sebagai contoh kegiatan DNDT (Elearning) yang sudah terjadwal untuk berangkat ke ITB terpaksa batal karena tidak mendapat UP dari Biro Keuangan, padahal persetujuan TOR sudah ada, LoA sudah ada, jadwal kegiatan dari ITB sudah terinci, hanya masalah kontrak yang belum selesai. Bagian keuangan Unsyiah tidak mau mengeluarkan UP karena 5 peserta sebelumnya
sudah
dikeluarkan
UP
sebanyak
40
juta
rupiah
namun
pertanggungjawaban belum dapat diberikan karena training saat itu masih berlangsung. Kegiatan ini baru terlaksana setelah tertunda selama 2 bulan dari rencana semula bulan Juli namun baru terlaksana pada bulan September. Kejadian seperti ini menjadi pertanyaan bagi institusi pelaksana training sebab mereka telah menyusun agenda, timnya juga telah mengalokasikan waktu untuk pembimbingan. Oleh karena itu task force menjadi lebih berhati-hati dalam meminta jadwal dari pihak kedua sebelum ada kejelasan keuangan.
12
BAB III HASIL YANG DICAPAI 3.1
Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31
Desember 2011 dapat dilihat pada Tabel 1 dan Tabel 2 di bawah. Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama No
Keterangan
Baseline Target
A. Indikator Kinerja Utama 1 Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (%) 2 Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama (%) 3 Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan 4 Nilai rata-rata UN mahasiswa baru 5 Nilai rata-rata SNMPTN mahasiswa baru 6 Akreditasi Program Studi oleh BAN PT 7 IPK lulusan > 3.0 (%) 8 IPK rata-rata lulusan 9 Rata-rata lama masa studi tahap akademik (tahun, bulan) 10 Skor TOEFL lulusan 450 (%)
2011 Capaian
Target
2013 Capaian
80
90
100
100
100
53,9
60
70,19
70
70
50,01
70
59,91
80
80
50,12
52
NA
53
53
87,18
89
NA
90
90
B
A
B
A
A
30,05 2,85
35 3,0
59,74 2,91
40 3,2
40 3,2
3,9
3,8
4,2
3,7
3,7
83,7
85
100
90
90
13
Tabel 2. Status Indikator Kinerja Antara No
Keterangan
Baseline Target
B. Indikator Kinerja Antara I. Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan 1 Persentase kehadiran tutor ahli 2 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial 3 Nilai A dalam sistem tutorial (%) II. Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan 1 Kehadiran instruktur ahli (%) 2 Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE (%) 3 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kegiatan clinical skills (%) 4 Jumlah panduan elektronik clinical skills III. Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine 1 Nilai A mahasiswa blok Tropical Medicine (%) 2
Jumlah penelitian staf pengajar per tahun
3
Jumlah publikasi dosen pada majalah terakreditasi Nasional per tahun 4 Jumlah publikasi dosen pada majalah internasional 5 Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar nasional per tahun 6 Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar internasional 7 Jumlah Pengabdian Masyarakat melalui LPM IV. Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management 1 Nilai A mahasiswa Blok Dissasster Management (%) 2 Tersedianya modul simulasi bencana di laboratorium lapangan 3 Tersedianya skenario yang mencakup Community-Based Education on Disaster Management 4 Jumlah skenario yang melibatkan stakeholder dalam penyusunannya 5 Jumlah riset di bidang Dissasster Management 6 Jumlah publikasi dosen dalam bidang Dissasster Management
14
2011 Capaian
Target
2013 Capaian
44,5
50
55,89
70
70
46.67
55
59,4
70
70
2,32
2,7
3,19
3,5
3,5
26 36,4
30 30
40,86
60 10
60 10
48,89
60
80
80
0
10
30
30
1,2
5
10
10
11
13
15
20
20
4
5
4
8
8
2
2
2
4
4
7
10
17
20
20
8
10
9
15
15
0
3
0
5
5
3,7
5
NA
10
10
0
1
1
5
5
0
2
4
6
6
0
2
0
6
6
0
1
4
3
3
0
1
1
2
2
49,59 58,2 12
0
Indikator kinerja utama hingga periode 31 Desember 2011 umumnya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi dengan metode PBL hingga akhir 2011 sudah diikuti oleh seluruh mahasiswa PSPD. Dengan demikian indikator ini sudah melebihi target yang ditetapkan semula sebesar 90%. Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan tahun 2011 diperoleh hasil adalah 59,91. Nilai ini adalah nilai rata-rata yang diakumulasikan dalam 4 periode ujian yaitu periode bulan Februari 2011 dengan nilai rata-rata adalah 61,57; periode bulan Mei 2011 dengan nilai rata-rata adalah 64,10; periode bulan Agustus 2011 dengan nilai rata-rata adalah 47,20 dan periode bulan November dengan nilai rata-rata adalah 66,78. Akumulasi nilai rata-rata tahun 2011 ini belum mencapai target yang ditetapkan yaitu sebesar 70. Hal ini disebabkan antara lain karena ada perubahan metode ujian dari metode konvensional ke metode Computer Base Test (CBT) yang dimulai pada bulan Agustus 2011. Selain itu intervensi dari program PHK PKPD HPEQ belum berdampak secara langsung pada tahun pertama ini karena ujian yang dilaksanakan pada 2 periode terakhir adalah pada bulan Agustus dan November sedangkan implementasi proyek baru berjalan dengan baik sejak bulan Agustus. Namun demikian nilai rata-rata yang dicapai pada tahun 2011 ini telah meningkat dengan cukup signifikan dibandingkan dengan nilai rata-rata yang diperoleh pada tahun 2009 sebagai data baseline yaitu sebesar 50,01. Bila dilihat dari persentase kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama untuk tahun 2011 maka diperoleh angka adalah 70,19%. Angka ini dapat dikatakan sudah melebihi target yang ditetapkan yaitu 60%, selain itu angka ini juga telah jauh meningkat dari angka yang diperoleh pada tahun 2009 sebagai data baseline yaitu sebesar 53,9%. Bila dilihat nilai per periode ujian maka persentase yang diperoleh pada periode bulan Februari adalah 80,57%, Mei 86,21%, Agustus 47,20% dan bulan November 66,78%. Dari persentase tersebut terlihat bahwa persentase yang dicapai pada bulan Agustus sangat rendah, hal ini juga disebabkan karena adanya perubahan metode ujian dari metode konvensional ke metode CBT. Sementara itu persentase yang dicapai pada bulan November sudah melebihi target padahal metode ujian yang digunakan pada periode tersebut juga menggunakan CBT. Hal ini dapat dijelaskan karena peserta yang mengikuti ujian pada bulan November umumnya adalah peserta yang tidak lulus pada bulan Agustus, sehingga peserta tersebut telah berpengalaman dengan metode CBT. Akreditasi Program Studi oleh BAN PT sudah dilakukan pada akhir tahun 2010 dan sudah dikeluarkan Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi pada tanggal 7 Januari 2011 dengan Nomor: 036 / BAN-PT/Ak-XIII/S1/I/2011 dengan nilai 15
327 Peringkat B. Masa berlaku hasil akreditasi tersebut sampai dengan Tanggal 7 Januari 2016. Dengan demikian indikator ini belum meningkat dari baseline yang diambil tahun 2009. Hal ini dapat dijelaskan karena pada saat dilakukan visitasi akreditasi yaitu pada akhir tahun 2010, belum ada implementasi dari proyek PHK PKPD HPEQ sehingga belum ada dampak yang dapat mendongkrak peningkatan akreditasi PS. Belum meningkatnya peringkat akreditasi Program Studi Pendidikan Dokter disebabkan karena beberapa hal diantaranya adalah kurangnya jumlah penelitian dan publikasi staf pengajar, kurangnya SDM bergelar Doktor dan belum adanya staf pengajar yang menjabat sebagai Guru Besar (Profesor). Beberapa Profesor yang sudah ada sebelumnya saat ini sudah memasuki masa pensiun. Dengan adanya program DT dalam pemberian beasiswa S3 bagi Staf Pengajar FK Unsyiah dan adanya program research grant maka diharapkan pada periode akreditasi yang akan datang, PSPD FK Unsyiah dapat memperoleh akreditasi yang meningkat menjadi A. Persentase IPK lulusan > 3.0 yang diperoleh dari hasil akumulasi nilai IPK 4 kali yudisium dalam tahun 2011 adalah 59,74%. Nilai ini meningkat dengan sangat signifikan bila dibandingkan dengan nilai target yang ditetapkan yaitu 35%. Nilai IPK rata-rata lulusan dalam periode tersebut adalah 2,91, sementara target yang ditetapkan adalah 3,0. Rata-rata lama masa studi tahap akademik dari lulusan yang mengikuti yudisium dalam 4 periode pada tahun 2011 adalah 4 tahun 2 bulan, sementara target yang ditetapkan adalah 3 tahun 8 bulan. Hal ini belum mencapai target disebabkan karena sejak tahun 2010 telah diberlakukan skripsi untuk mahasiswa PSPD FK Unsyiah sehingga memerlukan waktu sekitar 6 bulan untuk menyelesaikan skripsi. Sementara target yang ditetapkan adalah pada tahun 2009 yang mana pada saat tersebut belum ada pemberlakukan skripsi. Skor TOEFL lulusan 450 telah tercapai sebanyak 100% karena nilai tersebut adalah nilai terendah yang harus dicapai agar mahasiswa dapat mengikuti yudisium. Indikator Kinerja Antara untuk aktivitas I (Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai Kompetensi Standar Lulusan) semuanya sudah mencapai target diantaranya persentase kehadiran tutor ahli diperoleh hasil sebesar 55,89% dengan demikian telah meningkat dari target sebesar 50%. Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial diperoleh hasil yang mana 59,4% mahasiswa mengatakan puas. Dengan demikian angka ini telah meningkat dari target sebesar 55%. Nilai A dalam sistem tutorial diperoleh hasil sebesar 3,19% yang mana nilai ini juga sudah meningkat dari target sebesar 2,7%.
16
Untuk aktivitas II (Peningkatan Kemampuan Clinical Skills Mahasiswa untuk Meningkatkan Daya Saing Lulusan), kehadiran instruktur ahli sebesar 40,86% telah meningkat dari target sebesar 30%. Sementara itu hasil survei tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses skill lab diperoleh hasil sebesar 58,2% mahasiswa mengatakan puas. Dengan demikian nilai ini belum mencapai target sebesar 60%, namun perbedaan angka tersebut tidak terlalu signifikan. Untuk indikator mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE pada tahun 2011 diperoleh persentase sebesar 49,59% dan indikator ini tidak mencapai target yang diharapkan pada tahun pertama yaitu sebesar 30%. Adapun peningkatan dari kuantitas mahasiswa yang harus mengikuti remedial pada tahun pertama program HPEQ ini kemungkinan disebabkan oleh berbagai faktor antara lain kurangnya sarana maupun prasarana bagi mahasiswa untuk dapat mengembangkan skill yang diperolehnya selama latihan dan kurangnya kapasitas tenaga pengajar dalam melakukan perannya sebagai instrukstur. Program HPEQ pada tahun pertama belum dirasakan dampaknya dalam menurunkan jumlah mahasiswa yang mengikuti OSCE karena beberapa peralatan manikin yang direncanakan pengadaannya tidak terlaksana dan diluncurtkan ke tahun kedua. Diharapkan dengan berlangsungnya program HPEQ ditahun kedua, dapat menurunkan persentase mahasiswa yang harus mengikuti remedial OSCE di semester mendatang. Indikator selanjutnya mengenai jumlah panduan elektronik clinical skills yaitu sebanyak 12 panduan elektronik yang kini telah tersedia dan capaian indikator ini telah melampaui yang ditargetkan hanya sebanyak 10 buah panduan elektronik. Untuk aktivitas III (Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine) masih ada indikator yang belum mencapai target antara lain yaitu nilai A blok Tropmed yang diharapkan mencapai 5% namun yang diperoleh adalah tidak ada satupun mahasiswa yang mendapatkan nilai A. Hal ini kemungkinan dapat disebabkan oleh beberapa persoalan misalnya soal ujian yang terlalu sulit karena diharapkan mahasiswa dapat mencapai kompetensi tinggi untuk blok ini. Selain indikator tersebut, indikator lainnya yang belum mencapai target adalah jumlah publikasi staf dalam jurnal nasional terakreditasi dan jumlah pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh Lembaga Pengabdian Masyarakat Unsyiah. Jumlah publikasi staf dalam jurnal nasional terakreditasi masih sedikit disebabkan karena sedikitnya jumlah majalah terakreditasi yang ada di Unsyiah bahkan di wilayah sumatera. Sedangkan jumlah pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh Lembaga Pengabdian Masyarakat Unsyiah tidak ada satupun proposal yang masuk dari PSPD FK Unsyiah. Kurangnya minat staf pengajar
17
dalam hal ini kemungkinan disebabkan karena minimnya jumlah proposal yang diterima dan minimnya dana yang dibiayai untuk 1 proposal. Untuk aktivitas IV (Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management), indikator yang belum dapat diukur adalah persentase mahasiswa yang memperoleh nilai A Blok Disaster Manajemen. Hal ini disebabkan karena ujian blok tersebut baru dilaksanakan pada awal Januari 2012. Sedangkan indikator lain untuk aktifitas ini umumnya sudah mencapai target.
3.2
Status Kemajuan Fisik untuk semua Komponen Biaya
Status kemajuan fisik untuk tiap-tiap komponen biaya secara rinci dapat dilihat pada Lampiran 3a.
3.2.1 Status Kemajuan Fisik Domestic Degree Training
Status kemajuan fisik untuk tiap-tiap komponen biaya secara rinci dapat dilihat pada Lampiran 3a. Status kemajuan fisik untuk Domestic Degree Training (DDT) baik program S2 maupun S3 per 31 Desember 2011 sudah mencapai 51,3%. Dari 11 peserta S3 yang direncanakan, telah terealisasi sebanyak 6 orang, sementara itu 2 calon peserta lainnya telah mendapat BPPS, 1 calon telah mendapat beasiswa PEMDA dan 2 calon belum mengikuti ujian masuk. Untuk kegiatan S2, dari 5 orang yang direncanakan, ada 3 orang yang berhasil diberikan beasiswa PHK PKPD HPEQ. Sedangkan 2 orang lainnya telah diterima dengan beasiswa BPPS DIKTI. Satu dari 6 orang penerima beasiswa S3 dan 1 dari 3 orang penerima beasiswa S2 adalah pengganti dari calon sebelumnya yang telah mendapat BPPS dari UNAIR. Surat jastifikasi dari Rektor terhadap penerima beasiswa pengganti tersebut dan surat persetujuan CPCU terhadap 9 orang penerima beasiswa terlampir. Permasalahan kegiatan Degree Training adalah karena biaya yang ditetapkan oleh semua universitas pelaksana pendidikan terhadap beasiswa PHK PKPD sama dengan jalur mandiri yang mana biaya SPP sangat tinggi dan ditambah biaya masuk. Kelebihan biaya yang tidak tercover dalam RKAKL tentu saja harus ditanggung sendiri oleh peserta training dengan biaya pribadi. Di samping itu biaya yang disetujui CPCU juga lebih rendah dari beasiswa BPPS. Nama peserta DT dan tempat pelaksanaan dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah.
18
Tabel 1. Nama Penerima Beasiswa DDT PHK PKPD HPEQ Unsyiah 2011 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nama Peserta dr. Reno Keumalazia K, Sp.PA dr. Tilaili Ibrahim M. Kes dr. Jufriady Ismy, Sp.U dr. T. Heriansyah, Sp.JP dr Nova Dian Lestari,Sp.S dr. Azhari Gani Sp.PD dr. Fauzul Husna dr. Winda Aulia dr. Nurwahyuniawati
Program S3 S3 S3 S3 S3 S3 S2 S2 S2
Bidang Studi Ilmu Kedokteran Ilmu Kesehatan Masyarakat Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Ilmu Kedokteran Farmakologi Imunologi Imunologi
Tempat Studi USU USU UNPAD UI USU USU UI UI UNAIR
3.2.2 Status Kemajuan Fisik Domestic Non Degree Training Status kemajuan fisik kegiatan Pendidikan tidak bergelar di dalam negeri (Domestic Non Degree Training/DNDT) per 31 Desember 2011 sudah mencapai 83,2%. Dari 11 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, telah terlaksana sebanyak 8 orang (Tabel 2). Tiga orang peserta lainnya yang gagal berangkat disebabkan karena 2 orang terlambat mendapatkan surat penerimaan (LoA) dari institusi pelaksana training yang direncanakan mengikuti training ke USU. Sementara itu 1 orang lagi yang direncanakan mengikuti training ke UNHAS Makasar tidak mendapat LoA. Surat persetujuan CPCU terhadap TOR DNDT terlampir. Tabel 2. Kegiatan DNDT PHK PKPD HPEQ Unsyiah 2011
No. 1 2 3 4 5 6
Nama
Judul Pelatihan
Penguatan Pelaksanaan dr Tita Menawati Liansyah Clinical Skills dr Soraya Rezeki manajemen pasien simulasi dr. T. Romi Imansyah Pelatihan operasional dan Putra perawatan alat dan bahan skill lab Penyusunan modul dalam dr Juwita kurikulum berbasis kompetensi Pembuatan skenario dalam dr Hidayaturrahmi kurikulum berbasis kompetensi Pengembangan e-learning dalam dr Marisa kurikulum berbasis kompetensi
7 8
Universitas Pelaksana OSCE FK UGM
dr. Kurnia F. Jamil, Sp.PD dr. Firdalena Mutia, Sp.M
Genetika Penguatan sistem tutorial
19
FK UGM FK UGM FK UNAIR FK UNAIR ITB Lembaga Eijkment FK UNPAD
3.2.3 Status Kemajuan Fisik Program Development (Lokakarya)
Status kemajuan fisik kegiatan lokakarya hingga 31 Desember 2011 adalah 80%. Dari 5 TOR kegiatan lokakarya yang direncanakan, telah dilaksanakan sebanyak 4 TOR (Tabel 3). Sedangkan 1 kegiatan lokakarya lainnya tidak terlaksana karena sempitnya waktu yang tersisa. Surat persetujuan CPCU terhadap TOR Lokakarya terlampir.
Tabel 3. Judul dan Nama Nara Sumber Lokakarya 2011 NO JUDUL LOKAKARYA NARASUMBER 1
2
3
4
Cheklist dan Sistem Skoring
SOP FK / Clinical Skill
Analisis Kompetensi Profesi Kesehatan Di Bidang Manajemen Bencana
Need Assesment masyarakat dalam pengendalian penyakit tropis khususnya demam berdarah dengue (DBD)
1. dr.Enikarmila Asni, M.Med.Ed, M. Biomed 2. dr. Lukas Daniel Leatemia, M.Kes.Ked 3. Dr. Syahrul, Sp.S 1. Dr. Ir. Setyo Pertiwi 2. Dr. Ir. Suhendrayatna, M.Eng 1. Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si
2. Dr. Ir. Agus Sabti, M.Si 1. Dr. Bennhardy
2. Dr. Abdul Fatah, MPPM
ASAL NARASUMBER PEKAN BARU
JADWAL 15 – 16 Juli 2011
SAMARINDA
DEKAN FK UNSYIAH IPB BOGOR
19 – 20 Sept 2011
BJM UNSYIAH
KETUA PRODI MAGISTER ILMU KESEHATAN USU MEDAN TDMRC
24 – 25 Nov 2011
DINKES 28 – 29 Nov KAB.MOJOKERTO 2011
DINKES PROV. ACEH
3.2.4 Status Kemajuan Fisik Policy Study (PS)
Status kemajuan fisik kegiatan policy study (PS) hingga 31 Desember 2011 adalah 33%. Kegiatan policy study yang dapat dilaksanakan hanya 1 kegiatan dari 3 TOR yang direncanakan (Tabel 4). Hal ini disebabkan karena adanya kesalahan dari 2 kegiatan dalam menyusunan mata anggaran pada RKAKL. Kegiatan ini pada awalnya masuk ke dalam mata anggaran pengembangan sistem, padahal seharusnya mata anggaran untuk 20
policy study adalah belanja barang non operasional lainnya. Perubahan mata anggaran sudah diusulkan dan RKAKL perubahan sudah dikeluarkan oleh Kanwil Keuangan Aceh pada bulan Agustus 2011, namun karena pelaksanaan kegiatan policy study yang membutuhkan waktu 6 bulan maka tidak memungkinkan lagi untuk dilaksanakan pada tahun 2011. Surat persetujuan CPCU terhadap TOR Policy Study terlampir.
Tabel 4. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan PS 2011 No Nama Judul 1 dr. Devi Handayani Puteri, Sp.M Mekanisme Ujian Remediasi
3.2.5 Status Kemajuan Fisik Research Grant/RG
Kegiatan Hibah Penelitian (Research Grant/RG) hingga 31 Desember 2011 sudah berjalan dengan kemajuan fisik 100%. Dari 21 proposal yang masuk, telah lolos seleksi sebanyak 6 judul sesuai dengan jumlah penelitian yang direncanakan dalam RIP 2011 (Tabel 4). Rincian kegiatan yang telah dilaksanakan adalah persetujuan TOR dan sosialisasi panduan hibah penelitian, penetapan SK Tim Reviewer oleh Dekan, penerimaan proposal, evaluasi proposal oleh Tim Reviewer, Berita Acara Penetapan Pemenang oleh Tim Reviewer, pengesahan pemenang oleh CPCU, penandatanganan kontrak dengan penerima hibah, pelaksanaan penelitian, monev Tim Reviewer, laporan kemajuan, seminar hasil penelitian dan laporan akhir hibah penelitian. Surat persetujuan CPCU terhadap pemenang RG terlampir.
21
Tabel 5. Nama Ketua, Anggota dan Judul RG 2011 No. Ketua Tim 1
2
3
4
5
6
Judul
Hubungan Polimorfisme G2350A Gen ACE dengan Tekanan darah, Lokasi Lesi Intraserebral, dan Tingkat Kesadaran Penderita Stroke Iskemik Implementasi Problem- Based Learning di Fakultas dr. Nurjannah, MPH Kedokteran: Paradigma baru Menuju Pendidikan yang Lebih Berkualitas di Universitas Syiah Kuala Respon Pemberian Citidyne 5’-Diphosphocoline Terhadap Proses Perbaikan Membran Dan dr. Dessy Rakhmawati Emril, Sp.S Regenerasi Akson Sel Saraf Perifer Guna Mencegah Dan Mengobati Nyeri Neuropatik Uji Aktivitas Polifenol Teh Hijau Dalam dr. T. Husni T.R, M.Kes., SpTHT-KL Merangsang Sel Fagosit Untuk Mensekresi Nitrit Oksida (NO) Pada Penderita Rinitis Alergika Pengaruh Ekstrak Bunga Rosela (Hibiscus sabdariffa Linn) dalam Menghambat Pertumbuhan Drs. Zulfitri, M.Biomed Bakteri Pan-Resistant Acenitobacter baumanii yang diisolasi dari spesimen klinik Analisis Kualitas Soal Pada Pembelajaran Blok Disasters Management di Fakultas Kedokteran Dr. dr. Mulyadi, Sp.P Universitas Syiah Kuala: Menuju Kualitas Dokter Berkompetensi Manajemen Bencana Dr. Imran, Sp.S., M.Kes
3.2.6 Status Kemajuan Fisik Teaching Grant/TG
Hibah Pengajaran (Teaching Grant/TG) hingga 31 Desember 2011 sudah berjalan dengan kemajuan fisik 60%. Alokasi anggaran yang tersedia untuk Hibah Pengajaran dapat mendanai 5 judul sehingga proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 seharusnya adalah sebanyak 15 proposal. Namun demikian proposal yang diterima awalnya hanya 5 proposal sehingga dilakukan penambahan waktu 1 minggu. Setelah dilakukan penambahan waktu, jumlah proposal hanya bertambah 1 sehingga dilakukan lagi penambahan waktu untuk kedua kalinya. Setelah dilakukan 2 kali penambahan waktu, total proposal yang masuk hanya 9 judul. Untuk itu proses seleksi oleh Tim Reviewer dilakukan terhadap 9 proposal yang masuk dan telah dimenangkan 3 proposal yang didanai hibah ini (Tabel 3). Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dilaksanakan untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Sekiranya setiap pemberi kuliah pakar diperbolehkan untuk 22
mengusulkan proposal ini tentu akan membuka peluang lebih besar untuk penerimaan proposal yang lebih banyak. Surat persetujuan CPCU terhadap pemenang RG terlampir. Rincian kegiatan TG yang telah dilaksanakan adalah persetujuan TOR dan sosialisasi panduan hibah pengajaran, penetapan SK Tim Reviewer oleh Dekan, penerimaan proposal, evaluasi proposal oleh Tim Reviewer, Berita Acara Penetapan Pemenang oleh Tim Reviewer, pengesahan pemenang oleh CPCU, penandatanganan kontrak dengan penerima hibah, pelaksanaan hibah pengajaran, monev Tim Reviewer, laporan kemajuan, seminar hasil hibah pengajaran dan laporan akhir hibah pengajaran. Surat persetujuan CPCU terhadap pemenang TG terlampir.
Tabel 6. Nama Ketua dan Judul TG No. Ketua Tim
Judul
7
Sofia, S.Si., M.Sc
Pengembangan Konten E-Learning Blok Tropical Medicine
8
dr.Kurnia F.Jamil, M.Kes., Sp.PDKPTI, FINASIM
Penguatan Keterampilan Speed Reading Sebagai Soft Skills Pada Blok 1 Communication dan Learning Skills
9
dr. Tristia Rinanda, M.Sc
Penguatan Blok Tropical Medicine Melalui Praktikum Biologi Molekuler
3.2.7 Status Kemajuan Fisik Pengadaan Barang dan Jasa
Kegiatan pengadaan barang dan jasa pada tahun 2011 dari 7 paket yang direncanakan, telah terealisasi sebanyak 4 paket yaitu (1) pengadaan IT Equipment dan Lokal Area Network melalui metode shoping first prior, (2) pengadaan unit penunjang pendidikan/alat kelas melalui metode shoping post prior, (3) pengadaan furniture melalui metode shoping post prior dan (4) Renovasi gedung biomedik, mikrobiologi dan laboratorium manajemen disaster serta ruang tutorial melalui metode shoping post prior. Tiga item yang belum terealisasi adalah (1) Pengadaan alat anatomi dan skill , biomedic dan alat lab biomedis melalui metode National Competitive Bidding (NCB) first prior, (2) Pengadaan alat disaster melalui metode shoping post prior dan (3) pengadaan buku perpustakaan melalui metode shoping post prior. Ketiga paket yang belum terealisasi akan dilaksanakan pada tahun 2012. 23
Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang hingga 31 Desember 2011 sudah berjalan dengan kemajuan fisik 65%. Untuk kegiatan pengadaan barang dengan metode NCB sudah mendapat Nol dari WB dan sudah dilakukan pelelangan oleh P2T universitas yang dijadwalkan pada tanggal 18 Agustus 2011. Penetapan pemenang juga sudah dilakukan terhadap item NCB ini. Pengiriman dokumen BER sudah dilakukan namun terjadi kesalahan format dalam penyusunan BER sehingga harus disusun ulang. Karena waktu yang sangat sempit maka kegiatan ini diluncurkan pada tahun 2012. Selain itu item NCB ini yang merupakan pengadaan alat manikin, membutuhkan waktu untuk pemesanan barang sehingga tidak memungkinkan lagi untuk pelaksanaan tahun 2011. Untuk pengadaan shoping first prior sudah mendapat NOL dan sudah selesai dilaksanakan. Selain itu pengadaan alat kelas dan civil work yang pelaksanaannya melalui metode shoping post prior juga telah terlaksana. Kegiatan pengadaan melalui metode shoping post prior yang belum terlaksana adalah pengadaan alat disaster dan pengadaan buku. Pengadaan alat disaster belum terlaksana karena alat manikin membutuhkan waktu untuk pemesanan, demikian juga dengan pengadaan buku. Pengadaan jasa konsultan domestik hingga 31 Desember 2011 hanya terealisasi 29%. Kegiatan ini sudah dilakukan 1 kegiatan dari 6 TOR yang direncanakan. Tidak terlaksananya 3 kegiatan TA disebabkan antara lain karena sulitnya mencari konsultan yang non PNS. Awalnya kegiatan TA dipersyaratkan harus non PNS atau PNS tapi mengambil cuti diluar tanggungan negara, namun dipenghujung tahun 2011, CPCU telah menyatakan diperbolehkan TA PNS tanpa harus mengambil cuti diluar tanggungan negara.
3.3 Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas
Status penyerapan keuangan hingga 31 Desember 2011 adalah sebesar Rp.2.228.525.100 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp.3.812.800.000.00,- atau (58,449%) (Lampiran 4). Serapan keuangan ini terjadi pada program Degree Training (S2) sebesar Rp. 36.316.000 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 153.250.000 atau (23,697%); Degree Training (S3) Sebesar Rp. 127.235.900 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 451.550.000 atau (28,178%). Serapan keuangan terhadap kegiatan DNDT adalah sebesar Rp. 104.287.200 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 159.500.000 atau sebesar (65,384%), sedangkan terhadap kegiatan ONDT tidak ada penyerapan anggaran dari yang direncanakan sebesar Rp. 45.000.000 atau (0,00%), 24
Serapan keuangan terhadap kegiatan Lokakarya adalah sebesar Rp. 46.015,900 dari anggaran yang direncanakan sebesar 75.000.000 atau (61,355%). Sementara itu kegiatan Research Grant (RG) dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 300.000.000 telah terserap seluruhnya (100,00%), sedangkan Teaching Grant (TG) hanya terserap sebesar Rp. 150.000.000 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 250.000.000 atau (60,00%). Serapan keuangan terhadap kegiatan Policy Study adalah
sebesar
Rp.50.000.000 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp.150.000.000,Serapan anggaran kegiatan Pengadaaan Barang dan Jasa (PBJ), untuk pengadaan peralatan terserap sebesar Rp 892.152.000 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 1.287.875.000 atau (64,381%), pengadaan furniture terserap sebesar Rp. 129.999.000 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 130.000.000 (99,999%), sedangkan Buku tidak terealisasi dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 50.000.000 atau (0,000%). Serapan untuk kegiatan Pengadaan Jasa Konsultan Domestik adalah sebesar Rp. 20.000.000 dari yang direncanakan sebesar 120.000.000 atau (17%). Serapan dana Manajemen Program IDR adalah Rp. 37.690.800 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 50.625.000 atau (74.451%) sedangkan untuk DRK terserap sebesar Rp. 397.828.300 dari anggaran yang direncanakan sebesar Rp. 400.000.000 atau (99,457%).
3. 4
Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan
Empat aktivitas yang diusul dalam PHK PKPD Unsyiah pada tahun pertama sebagian besar sudah berjalan sesuai dengan perencanaan awal. Secara keseluruhan kinerja program sudah mencapai di atas 60%, bahkan ada yang sudah mencapai 100% seperti program Hibah Penelitian. Program yang tidak terealisasi sama sekali adalah oversease non degree training, hal ini disebabkan karena sulitnya memperoleh LoA dari luar negeri dan proses administrasi untuk kegiatan ini yang begitu rumit. Kegiatan pengadaan barang pada awalnya sedikit tertunda karena lambatnya mendapat NOL dari WB dan belum berpengalamannya taskforce. Di samping itu kegiatan ini harus dilaksanakan oleh PPK P2T yang berada di tingkat universitas sehingga memerlukan koordinasi yang sangat intensif dengan taskforce. Kinerja keuangan walaupun baru terealisasi pada bulan Agustus namun pada akhirnya berkat kerja keras dari semua pihak, khusus untuk dana yang bersumber dari IRD dapat berjalan dengan lancar. Sementara itu keuangan yang bersumber dari dana pendamping sedikit mengalami kesulitan karena PIU PHK PKPD tidak mendapat akses 25
langsung ke Biro Keuangan melainkan harus melalui PPUMK Fakultas. Hal ini menyebabkan bercampurnya administrasi keuangan dengan kegiatan fakultas. Beberapa penarikan dana terjadi kesalahan mata anggaran karena tergabung dalam satu SPM dengan penarikan dana kegiatan fakultas.
3.5
Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah
menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku.
26
BAB IV EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
Sejauh ini desain terhadap perencanaan program yang telah dilakukan sudah cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian dalam pelaksanaan di lapangan terdapat beberapa kendala seperti proses birokrasi yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman pihak terkait lainnya terhadap pentingnya pelaksanaan aktivitas ini, terbatasnya sumber daya manusia yang hendak dijadikan peserta program akibat ada pembatasan misal umur, status kepegawaian, terlambatnya jawaban dari pihak institusi yang dituju akibat padatnya jadwal institusi tersebut akan kegiatan-kegiatannya serta proses pencairan dana yang memerlukan waktu lama. Keempat aktivitas yang diusul sangat strategis dalam upaya meningkatkan kualitas lulusan. Secara perlahan, gaung dari berbagai aktivitas yang dilaksanakan semakin dirasakan manfaatnya baik oleh
mahasiswa, staf pengajar maupun staf administrasi.
Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indicator kinerja antara lain adalah Sosialisasi Kegiatan PHK-PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala pada tanggal 20 Januari 2011. Di samping itu juga dilakukan kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti breefing. Peningkatan kualitas modul dan skenario dilakukan oleh Koordinator Blok melalui revisi modul dan skenario secara periodik. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario telah dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar tetap untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar domestik. Penguatan kualitas belajar mengajar dalam tutorial yang akan difokuskan melalui peningkatan kemampuan dalam merancang modul dan skenario, untuk itu telah dilakukan kompetisi hibah pengajaran dan hibah penelitian. Oleh karena itu pada tanggal 26 maret 2011 telah diselenggarakan Pelatihan Penyusunan Proposal Research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar.
27
