0
OP ESF Vlaanderen 2014 - 2020 FAQ oproep 311 Innovatie Prioriteit uit OP: 5 – Innovatie en Transnationaliteit
1.
Wat is de contractuele band tussen ESF Vlaanderen en de partner?
ESF Vlaanderen heeft een contractuele band met de promotor, maar niet met de partner. Het is de promotor die met de partner een partnerschapsovereenkomst moet afsluiten. Deze partnerschapsovereenkomst moet toegevoegd worden aan het project. 2.
Worden laatstejaarsstudenten ook gezien als leden van de arbeidsbevolking?
Ja, laatstejaarsstudenten maken deel uit van de arbeidsbevolking, maar zij behoren wel tot de finale doelgroep. Het project kan zich dus niet rechtstreeks tot hen richten, maar kan zich richten tot degenen die deze studenten begeleiden naar werk. 3.
Is het een piste om meer projecten goed te keuren dan de zeven die nu voorzien zijn, maar dan de middelen per project te verlagen?
Wanneer er meer goede projecten zijn dan mogelijk is om goed te keuren, wordt een ranking van de projecten gemaakt op basis van de scores op relevantie en haalbaarheid. De procedure hiervoor staat beschreven in de oproepfiche. Wanneer de eerste zeven projecten niet het maximum aan subsidies aanvragen, kunnen er nog bijkomende projecten goedgekeurd worden. 4.
Is er een procentuele verdeling van het aantal goedgekeurde projecten per regio?
Neen, er is geen procentuele verdeling voorzien. Met deze oproep willen we projecten opzetten die zaken ontwikkelen die ten goede komen aan de Vlaamse arbeidsmarkt dus er is geen regionale spreiding nodig. 5.
Wanneer wordt de beslissing over de ingediende projecten genomen?
De beslissing wordt gecommuniceerd midden juli 2015. 6.
Mogen projecten die starten begin september ook 24 maanden lopen?
Ja, deze projecten mogen ook 24 maanden lopen. 7.
Stel dat een start-up een project indient, hoe wordt dan de kredietwaardigheid bekeken?
De kredietwaardigheid wordt bekeken aan de hand van een koppeling met Digiflow. Wanneer het een start-up betreft die nog niet over voldoende gegevens beschikt dan contacteer je best Eline Vermeersch of Catherine Bonnarens om dan samen te kijken welke gegevens wel al opgeleverd kunnen worden voor deze check. 8.
Stelt dat je een kwaliteitslabel hebt dat afloopt op 2 mei 2015 wordt dit dan verlengd?
De ESF kwaliteitslabels die ingediend en goedgekeurd werden in het verleden werden verlengd tot 31 december 2015. Indien een organisatie beschikt over een ander kwaliteitsbewijs dat afloopt op 2 mei 2015, kan een projectvoorstel ingediend worden binnen deze oproep. Bij opstart van het project zal gekeken worden hoe hier verder mee omgegaan wordt.
9.
Krijg je als promotor nog een kwaliteitsaudit?
Neen, dit is geen taak die ESF Vlaanderen zal opnemen. Binnen het beleidsdomein WSE is er besloten om minimale kwaliteitseisen op te stellen en het is de taak van de markt om dit op te nemen. Er zijn wel aantal bewijzen/labels die in aanmerkingen komen voor het kwaliteitsbewijs. Voor meer informatie hierover kan je terecht bij
[email protected]. 10. Hoe moet een start-up voldoen aan het kwaliteitsbewijs? In deze gevallen moet individueel bekeken worden wat kan opgeleverd worden en wat mogelijk is. Je contacteert hiervoor dan best
[email protected]. 11.
Moeten de partners een kwaliteitsbewijs hebben?
Neen. De partners moeten niet over een kwaliteitsbewijs beschikken. 12. Bestaat er voor organisaties in Wallonië een gelijkaardige oproep? Wallonië beschikt over een eigen ESF die zelf eigen oproepen opzetten, los van de oproepen van ESF Vlaanderen. Je kan dus best daar eens informeren over de lopende oproepen. Belangrijk is wel dat organisaties in het Brussels Hoofdstedelijk gewest een project kunnen indienen in deze oproep voor gemeenschapsmateries, niet voor gewestmateries. 13. Kan je zaken bewaren in de ESF-applicatie of moet je alles in één keer indienen? Je kan zaken bewaren in de ESF-applicatie dus je kan hier op meerdere momenten in werken. 14. Als je een product ontwikkelt waarvan de lay-out uitbesteed wordt, kan deze kost dan ingebracht worden? Deze kost is dan een kost extern personeel die vervat zit in de 40% kosten die verrekend zijn in de standaardschalen intern personeel. Facturen hiervoor kunnen dus niet ingebracht worden. 15. Wat is de bewijslast voor de partners? Voor de personeelsleden van de partners moeten eveneens het niveau en de anciënniteit aangetoond worden aan de hand van de bewijsstukken zoals meegegeven in de oproepfiche. 16. Betreft het enkel de anciënniteit binnen de eigen organisatie? Neen. Indien er ook anciënniteit van buiten de organisatie gehonoreerd wordt door de promotor dan kan deze anciënniteit ingebracht worden, maar de promotor moet dan in de arbeidsovereenkomst of jaarloonfiche kunnen aantonen dat deze anciënniteit daadwerkelijk gehonoreerd wordt in de organisatie. 17. Kan het volgen van bepaalde opleidingen meetellen om de anciënniteit te bepalen? Indien in de arbeidsovereenkomst staat dat deze zaken ertoe leiden dat aan het personeelslid een bepaalde anciënniteit toegewezen wordt dan kan dit. 18. Als je een personeelslid inschaalt en je kan achteraf deze inschaling niet bewijzen dan wordt dit gecorrigeerd? Klopt.
19. Wat gebeurt er wanneer je meer kosten hebt dan de maximale toegestane financiering? Je moet dan deze kosten zelf dragen en dus opnemen bij de private financiering. 20. Wat gebeurt er wanneer een personeelslid meer kost dan het ingeschaalde bedrag? Ook dit zijn kosten die de promotor zelf moet dragen. Het personeelslid wordt gefinancierd in overeenstemming met de standaardschalen, niet in overeenstemming met het bedrag dat de promotor in realiteit voor het personeelslid betaalt. 21. Welke bewijsstukken moeten zelfstandigen hanteren? Indien zelfstandigen partner of promotor zijn, moeten zij eveneens het niveau en de anciënniteit aantonen aan de hand van de daartoe voorziene bewijsstukken. Voor de anciënniteit moet gewerkt worden met de oprichtingsakte, tenzij de zelfstandige bij de promotor werkt en kan aantonen dat de promotor eerdere ervaring mee in rekening neemt. 22. Moeten alle partners gekend zijn bij de indiening van het projectvoorstel? Neen. Er moet bij indiening van het projectvoorstel minimaal 1 partner zijn, maar het gebeurt wel vaker dat er nog partners toegevoegd worden eens het project loopt. Belangrijk is wel dat de promotor al een beschrijving geeft van de potentiële partners die men in het partnerschap zou betrekken. 23. Heeft het feit dat nog niet alle partners gekend zijn een invloed op de beoordeling? Neen, dit heeft geen effect indien duidelijk blijkt uit het projectvoorstel wat de redenen hiervoor zijn en hoe de promotor hiermee omgaat. 24. Kunnen kosten voor de begeleiding van de doelgroep bij de testing ingebracht worden? De uren voor het intern personeel voor de begeleiding bij de testing kunnen ingebracht worden bij het intern personeel. De uren van de finale doelgroep voor de deelname aan de testing zitten vervat in de 40% die verrekend is in de standaardschalen. 25. Kan een factuur voor de ontwikkeling van een tool ingebracht worden? Neen. Kosten extern personeel zitten vervat in de 40% die verrekend is in de standaardschalen en kunnen dus niet meer apart ingebracht worden. 26. Stel dat een partner slechts focust op één element is dit dan een onderaannemer? Je moet in je projectvoorstel beschrijven wie er behoort tot het partnerschap en wat hun belang is bij het project. In principe is een partner een organisatie die een duidelijk inhoudelijk belang heeft bij het project. 27. Wat is innovatie? Het betreft innovatie op de inhoud en niet op de vorm. De overgang van een boek naar een app wordt bijvoorbeeld niet gezien als innovatie. Promotoren moeten in het projectvoorstel aangeven waarom wat zij willen doen innovatief is en bespreken wat al bestaat hiervoor. 28. Hoeveel tijd moet je voorzien om het project administratief uit te voeren? Dit is moeilijk om in te schatten, gezien het feit dat er toch ook enkele vereenvoudigingen doorgevoerd zijn. De promotor kan een dit ook altijd eens navragen bij promotoren die al innovatieprojecten gehad hebben.
29. Zijn er bepaalde thema’s die prioritair zijn? Er staan bepaalde thema’s in de oproepfiche aangezien een deel van de middelen uit deze investeringsprioriteiten komen, maar deze thema’s worden niet prioritair gescoord. 30. Kan de klankbordgroep gefinancierd worden? Indien de leden van de klankbordgroep interne personeelsleden van de promotor of partners zijn dan kunnen de uren hiervan ingebracht worden bij het intern personeel. 31. Kunnen er al acties uitgevoerd worden voor de start van het project? Dit kan, maar deze acties kunnen niet gefinancierd worden. Er kunnen pas kosten gefinancierd worden vanaf de start van het project. Indien er wel al acties uitgevoerd worden voor de start geeft de promotor dit best mee in het projectvoorstel zodat duidelijk is wat de promotor al gedaan heeft. 32. De begroting betreft een inschatting, maar wanneer moet dit aangetoond worden? Na het eerste jaar moet de promotor een rapportering indienen. 33. Is er een voorschot? Ja, er is een voorschot van 70% per jaar van het bedrag Vlaamse cofinanciering. Als de promotor dus een maximaal bedrag van 100.000 euro Vlaamse cofinanciering aanvraagt dan wordt het voor het eerste projectjaar een voorschot van 35.000 euro uitgekeerd. 34. Wat gebeurt er wanneer blijkt bij rapportering dat je teveel gebudgetteerd had in het projectvoorstel? Er is hier in principe geen penalisering voor. Er worden dan gewoon minder kosten gefinancierd. Belangrijk hierbij is wel dat de promotor rekening houdt met de additionaliteit. Als de promotor dus meer zou aangevraagd hebben dan de maximale subsidies dan wordt het bedrag boven de subsidies bij de private financiering geplaatst. Deze private financiering betreft dan een bepaald percentage van de totale kosten en dit percentage is een minimaal percentage. Overheen de totale projectperiode moet dit percentage behaald worden of anders wordt de private financiering op het einde van het project opgetrokken tot dit percentage. 35. Wanneer worden de ESF-middelen uitbetaald? Deze worden een eerste maal uitbetaald na het eerste projectjaar bij de beoordeling van de rapportering en een tweede maal na de beoordeling van de eindrapportering. 36. Kan je budget verschuiven tussen de personeelskost en de 40%? In de standaardschaal voor de interne personeelsleden is de 40% al verrekend dus dit is geen apart bedrag dat de promotor kan verschuiven. 37. Hoe moeten de uren berekend worden? De uren voor het intern personeel moeten ingeschat worden in het projectvoorstel en moeten dan ook nog niet bewezen worden. Bij de rapportering moet dit de effectieve tijdsinzet betreffen en moet dit ook bewezen worden aan de hand van de tijdsregistratie (standaardsjabloon voor gebruiken). 38. Wat indien je minder tijd nodig hebt voor de uitvoering van het project dan begroot? In dat geval worden minder kosten uitbetaald.
39. Kan je eventueel bijkomende acties uitvoeren indien je minder tijd nodig hebt dan voorzien voor de uitvoering van het project? Dit is mogelijk, maar indien dit zou gebeuren, neem je best contact op met ESF Vlaanderen om dit verder te bekijken. 40. Moet je in de ESF-applicatie de rubriek intern personeel niet invullen? Neen, je vult enkel de rubrieken ‘Standaardkost’ en ‘Vast/forfaitair percentage’. Hier neem je de bedragen over die in het tabblad ‘in te vullen in applicatie’ in de detaiilering kosten en financiering opgenomen zijn. 41. De kosten voor partners kunnen pas ingebracht worden na ondertekening van de partnerschapsovereenkomsten wat voor lokale besturen een probleem vormt? Wat is hier mogelijke? We begrijpen dat dit moeilijk is, maar de kosten van partners kunnen enkel vergoed worden vanaf de datum van ondertekening van de partnerschapsovereenkomst. 42. Indien vanuit de partner de zaakvoerder deelneemt aan het project wie tekent dan zijn/haar tijdsregistratie? In dit geval tekent de projectcoördinator van de promotor. 43. Als er gewerkt wordt met het standaardsjabloon voor tijdsregistratie moet er dan nog een agenda bijgehouden worden? Neen. Je gebruikt het standaardsjabloon dat opgelegd wordt door ESF Vlaanderen als registratiedocument. Daarnaast moet je natuurlijk wel inhoudelijke documenten bewaren en kunnen tonen, zoals bijvoorbeeld de resultaten van de testings. 44. Zijn de drempelbedragen voor de toepassing van de procedures wetgeving overheidsopdrachten niet verlaagd? Neen. Deze drempelbedragen zijn verhoogd sinds 1 juli 2013. 45. Stelt dat je voor de ontwikkeling van een product wil werken met een appdeveloper moet je dan de wetgeving overheidsopdrachten volgen? Indien de wetgeving overheidsopdrachten voor je organisatie van toepassing is, zal je de procedures van de wetgeving moeten volgen voor het toewijzen van opdrachten aan externe leveranciers. 46. Geldt de wetgeving overheidsopdrachten ook voor partners? Wanneer de partner een dienst/levering aankoopt en moet voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten als organisatie dan moet de partner ook de procedures volgen voor het toewijzen van deze dienst of levering. 47. Komen er nog nieuwe oproepen? ESF Vlaanderen is momenteel bezig met het herdenken van de oproepen rond innovatie dus we proberen tegen mei 2015 nieuwe oproepen te lanceren. Er zal echter geen overlap zijn in de indieningsperiode tussen de huidige oproep en de nieuwe oproepen. 48. Komt er een jaarlijkse oproep rond innovatie? ESF Vlaanderen heeft hier momenteel nog geen zicht op.
49. Komt er een transnationale oproep? Normaal gezien zullen de transnationale oproepen verlopen binnen een Common framework dat door de EC opgezet wordt. Dit houdt in dat er rond bepaalde thema’s een gecoördineerde oproep tussen de lidstaten zal komen. Momenteel is de EC dit nog aan het uitwerken dus in 2015 wordt hier geen oproep rond verwacht. 50. Zijn er diplomavereisten voor de promotor? Moeten de personeelsleden bepaalde diploma’s hebben om het project te mogen uitvoeren? Neen. Er zijn geen diplomavereisten om een project te mogen uitvoeren. 51. Kan er een bezwaar ingediend worden tegen de projectbeslissing? Er kan een bezwaar ingediend worden, maar dit is een technisch bezwaar. Dit betekent dat een bezwaar kan ingediend worden indien er procedureel fouten gemaakt zijn of indien je als promotor meent dat er onterecht kosten geschrapt zijn. Er kan geen bezwaar ingediend worden tegen de inhoudelijke beslissing. 52. Moeten de standaardloonschalen gevolgd worden? Ja. Deze loonschalen betreffen de kosten die je inbrengt in het project en betreffen niet de lonen die je als promotor in realiteit uitbetaalt. 53. Wie bezit de intellectuele eigendom over de ontwikkelde instrumenten? ESF Vlaanderen is de intellectuele eigenaar van de ontwikkelde instrumenten. De naam van de organisatie die de instrumenten ontwikkeld heeft, wordt uiteraard wel vermeld. 54. Houden jullie voor een nieuwe oproep rond innovatie rekening met de zomermaanden? ESF Vlaanderen houdt zeker rekening met de zomermaanden voor het bepalen van de indieningsdatum. 55. Indien een project tweemaal positief beoordeeld wordt, wordt dit dan goedgekeurd of is er nog een ranking? Indien er meer projecten positief beslist worden dan goedgekeurd kunnen worden, zal er een ranking uitgevoerd worden aangezien het budget beperkt is. De projecten worden wel eerst geëvalueerd en pas daarna gerankt. De werkwijze voor de ranking staat beschreven in de oproepfiche. 56. Kunnen juridisch onafhankelijke entiteiten die toch deel uitmaken van dezelfde groep partner zijn? Dit kan, maar het belangrijkste is dat het partnerschap op basis van de thematiek bepaald wordt en dat de stakeholders die relevant zijn voor het project als partner betrokken worden. 57. Moet elke partner een dienstverlener zijn? In eerste instantie moet de promotor een dienstverlener zijn op de arbeidsmarkt, maar een bedrijf is ook een dienstverlener dus dit is een ruim begrip. De partner in het project kan ook bijvoorbeeld een bedrijf zijn. 58. Kunnen organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest indienen? Ja, dit kan, maar de dienstverlening moet gemeenschapsmaterie betreffen. Het ontwikkelen van een opleiding om laaggeschoolde jongeren aan een job te helpen bijvoorbeeld is een
gemeenschapsmaterie en dus kunnen organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hiervoor indienen. Wanneer het echter bijvoorbeeld het ontwikkelen van een begeleiding of toeleiding naar werk betreft voor laaggeschoolde jongeren dan is dit een gewestmaterie en kunnen organisaties uit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hier niet voor indienen. Indien promotoren hierover vragen hebben, contacteren ze best de oproepbeheerders om af te toetsen of zij een project kunnen indienen of niet. 59. Kan een organisatie met een hoofdzetel in Brussel, maar die zich richt op dienstverleners in Vlaanderen een project indienen? Neen. Ook hier geldt dat een organisatie in Brussel enkel kan indienen indien de dienstverlening gemeenschapsmaterie betreft. 60. Kan er een partnerschap opgezet worden met een buitenlandse partner? Neen, dit is niet mogelijk. 61. Wanneer worden de bedragen ESF uitbetaald? De middelen ESF worden uitbetaald bij de rapportering. Er wordt geen voorschot uitbetaald op de middelen ESF, enkel op de middelen VCF. 62. Kan een project ingediend worden om een bestaande methodiek te vernieuwen? Kunnen hiervoor ook gevalideerde ESF-tools gebruikt worden? Dit kan, maar u zal in het project zeer goed moeten motiveren dat de vernieuwing echt een substantiële meerwaarde betekent en absoluut noodzakelijk is. 63. Kunnen enkel loonkosten van personeel van de promotor ingebracht worden? Neen, ook loonkosten van personeel van de partners kunnen ingebracht worden. 64. Kunnen kosten van onderaannemers ingebracht wordt? Deze kost is een kost extern personeel die vervat zit in de 40% kosten die verrekend zijn in de standaardschalen intern personeel. Facturen hiervoor kunnen dus niet ingebracht worden. 65. Kan er dan niet gewerkt worden met onderaannemers? Jawel, maar de facturen hiervoor kunnen niet ingebracht worden aangezien de kost hiervoor verrekend zit in de standaardschalen. 66. Hoe flexibel is dat percentage van 40%? Dit is een vast percentage waarvan niet afgeweken kan worden en dat door ESF Vlaanderen opgelegd wordt. Dit percentage moet wel niet bewezen worden. 67. Moet je rekening houden met BEV? Wanneer je voor een projectmedewerker BEV ontvangt in het kader van een activiteit van het project dan moet je dit inbrengen. Wanneer het BEV betreft voor een activiteit die niet gelinkt is aan het project dan moet je dit niet inbrengen aangezien dit geen dagen zijn die in het kader van het project gepresteerd worden. 68. Speelt het een rol bij de beoordeling of er private cofinanciering is of niet? Neen. De beoordeling gebeurt op basis van het inhoudelijke projectvoorstel. Wel is het belangrijk dat er, wanneer er private cofinanciering ingebracht wordt, vastgesteld wordt dat dit een bepaald
percentage van de kosten bedraagt en dat de promotor overheen het volledige project dit percentage private financiering minimaal moet behalen. Hiermee moeten promotoren dus wel rekening houden. 69. Wordt een project beter beoordeeld wanneer niet het maximum van de subsidies aangevraagd wordt? Neen, het betreft een inhoudelijke beoordeling. Het is wel zo dat, indien projecten minder dan het maximale steunbedrag van 200.000 euro aanvragen, er meer projecten goedgekeurd kunnen worden. 70. Betreft kinderopvang gemeenschapsmaterie? Kinderopvang betreft een gemeenschapsmaterie. 71. Hoe moeten afschrijvingen ingebracht worden? Afschrijvingen van eventuele aankopen zitten verrekend in het percentage van 40% dat in de standaardschalen gerekend is. Dit moet dus niet apart ingebracht worden. 72. Wordt het niveau van het personeel bepaald op basis van diploma? Ja. 73. Wat houdt de goedkeuring van de ondernemingsraad in? Wanneer een bedrijf promotor is, moet het projectvoorstel besproken worden op de ondernemingsraad en moet deze de goedkeuring geven voor het projectvoorstel. Wanneer er geen ondernemingsraad, CPBW of syndicale delegatie is, moet een advies aan de SERR gevraagd worden. 74. Als je voor een ander project al een advies van de SERR gekregen hebt, moet je dit dan nu opnieuw vragen? Ja, dit moet voor ieder project telkens opnieuw gevraagd worden. Als je dus als bedrijf al een project hebt lopen en je wil een project indienen in deze oproep moet je opnieuw een goedkeuring ondernemingsraad of een advies van de SERR vragen. 75. Kan er een promotor en een copromotor zijn? Er kan maar één promotor zijn. Dit is de organisatie die voor het ESF Vlaanderen juridisch verantwoordelijk is voor het project en die als aanspreekpunt fungeert. Promotor en partner zijn voor het project zelf zeker evenwaardig en kunnen het project perfect samen uitvoeren, maar er is voor ESF Vlaanderen één organisatie die de eindverantwoordelijkheid opneemt. Dit is een juridische aangelegenheid. 76. Kan er bij intern personeel gefactureerd worden? Neen. Managementvennootschappen beschouwen wij als intern personeel en moeten dus ingeschaald worden volgens de standaardschalen. 77. Kan er nog gewerkt worden met de toewijzing van een personeelslid aan het project? Neen. De tijdsregistratie moet gebeuren aan de hand van het vooropgestelde sjabloon. 78. Kunnen ziektedagen ingebracht worden? Neen, enkel de uren die de medewerker effectief aan het project werkt, kunnen ingebracht worden. Ziektedagen kunnen dus niet geregistreerd worden.
79. Moeten uren geregistreerd worden op basis van dagdelen van 4 uur? Ja, de registratie moet gebeuren op basis van dagdelen van 4 uur. 80. Kan reistijd ingebracht worden? Voor het intern personeel kan de reistijd vanuit de werkplaats naar externe vergaderingen ingebracht worden. De reistijd woon-werkverkeer is niet subsidiabel. 81. Wie tekent tegen als er geen leidinggevende is? De projectcoördinator tekent dan tegen. 82. Kan de tijd voor projectadministratie ingebracht worden? Deze tijd is verrekend in het percentage van 40% in de standaardschalen en dus kan deze tijd niet apart ingebracht worden. 83. Geldt de minimis voor deze oproep? Neen, deze oproep valt niet onder de minimis. 84. Kan een organisatie die in Brussel gevestigd is, maar in Vlaanderen actief is een project indienen? Ook hier geldt dat dit enkel kan wanneer dit gemeenschapsmaterie betreft. 85. Wie is de doelgroep van een innovatieproject? Dit zijn de dienstverleners, bijvoorbeeld HR-managers. Deze projecten richten zich niet op werkenden of werkzoekenden rechtstreeks, maar de dienstverlening moet hen wel ten goede komen. 86. Kan je zelf als promotor ook de instrumenten testen? Indien je zelf een dienstverlening aanbiedt dan kan je inderdaad zelf testen.
