rTresttoer ^-. -
/
provinciebedrijf West-Vlaams voorToerismeen Recreatie
Pilisoftbvba Izegemstraat56 B8B0Ledegem
Sint-Michiels,vrijdag 29 april 2011 Onderwerp: Uitnodiging tot offerte'Consultancy ICT' T 050/3055 60, lieven'
[email protected] LievenVerdonck, contactpersoon: bestek Bijlage(n):
Geachte Mevrouw Geachte Heer
Vrijblijvend verzoeken wij u om een offerte in te dienen voor bovengenoemde zonder die wij zullengunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure overheidsopdracht, bekendmaking. Als bijlage bezorgen wij u het betreffende bijzonder bestek, Wij verwachten uw offerte uiterlijk dinsdag 17 mei 2OLt om 1O.OOuur. (opm: in het bestekstaat nog vrijdag 13 mei 2OLL,maar die datum hebbenwe aangepast) Er is geen openbareopeningszittingvan de offertes bij een onderhandelingsprocedure. U richt uw offerte aan de aanbestedendeoverheid,Westtoerapb, KoningAlbert I laan 120 te 8200 Sint-Michiels. Voor bijkomendeinlichtingenkan u contactopnemen met de heer LievenVerdonck(tel. 050/30 55 60 -
[email protected]). Wij danken u bij voorbaat voor uw offerte.
Verdonck ur Personeel,Administratieen Financiën
-
[email protected] (Brugge) - tel.+3250305500 - fax+3250305590 - www.westtoer.be Sint-Michiels l-laan120 - 8-8200 Albert Koning (BE) (0) - KBO/ BTW 2673BB4iB provinciebedrijf metrechtspersoonlijkheid Autonoom
WESTTOER APB
29/04/zOLr
Ref.: 2011/033
BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTVOOR
D IE N S TE N MET ALS VOORWERP ttco rt
ZONDERB E K E NDMA K ING
Aa n bestedende Overheid
BTW BE 267 38a 418
Leidend ambtenaar Lieven Verdonck. Westtoer apb,
WESTTOERAPB
29/04/2017
Ref.: 2011/033
Inhoudsopqave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............ I.1 BrscnnuuNc vANDEopDnRcHT. L2 Lrrorruo AMBTENMR L3 WuzrvANGUNNEN.. L4 PRTJSopGAVE ....... I.5 VonvENrNHouD vANDEoFFERTE L6 lruorrrurru vANDEoFFERTE. L7 OPENTNG vANDEoFFERTES I.BGrsrnruoooENrNGsrERMUN ...... I.9 SELEct-rEcRrrERrA
.....zn4 *O ........... 4ê, g+ , ......... .44 5g .... S& 5g ..... SS gg
I.1O GUNNING SCRI TERI A
,,.,..,.,...
L 11VrurrvARIANTEN.. L 12 KruzrvANoFFERTE.
7+
ï+ . .. . .. . .. . SS
Ir. CoNTRACTUELE BEPALrNGEN............. II.1 BoRcrocHr..... IL2 PursnrnzrENrNGEN IL3 LoomJD
* ........S# gS ...........gS
II,4 PLAATS VANLEVERING I I . 5 P RUS E NB ET A U N G E N I I . 6 O P LE V ER ...... rN G II,7 NITTUITVoERING VANDEoPDMCHT IL8 OruornnnNNEMrNG.. II,9 INTELLECIUELE RECHTEN ILl0 AnruspnnKELrJKHErD. II.11 BOFTEN ENMMTREGELEN vANAMBTSWEGE ....
g9 ,,....,,.,9s gS .. j,O+s jg*e ,. j"O*ê gg*e ...ég#e
III. TECHNISCHE BEPALING . CONSULTANCY ICT WESTTOER B I J LA G E A : O F F E R T E F O R M U L IE R ............
[g** * .-
B I J LA G E B : IN V EN T AR IS..........
.. áS&&
B l z.2
WESTTOERAPB
29/04/2OrL
Ref.: 2011/033
Toeoasselijke reo lementeri no De volgendebepalingenen voorwaardenzijn van toepassingop dit bestek (tenzij er in de bepalingenvan afgewekenwordt): 1. Wet van 24 december1993 (BS van 22-Ot-1994) en latere wijzigingenbetreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachtenvoor aannemingvan werken, leveringenen diensten. 2. Koninklijkbesluitvan 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffendede overheidsopdrachten voor aannemingvan werken, leveringenen dienstenen de concessiesvoor openbarewerken. 3. Koninklijkbesluitvan 26 september1996 (BS van 18-10-1996)en latere wijzigingen tot bepalingvan de algemeneuitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessiesvoor openbarewerken, alsmedede bijlage bij dit Koninklijkbesluit betreffendede algemeneaannemingsvoorwaarden. Afwiikinoen
+ eventuele motivatie
B l z.3
WESTTOERAPB
29/04/2Or1
Re f . :2 0 1 1 /0 3 3
Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdrachttot de opdrachtnemeris aangesteld. De bepalingendie vervat zijn in dit deel, hebben betrekkingop de wet van 24 december 1993 en het koninklijkbesluitvan 8 januari 1996 en latere wijzigingen.
f.l Beschrijvingvan de opdracht Voorwerp van deze diensten: Westtoer werkt aan een lCT-visie waarin de lCT-gerelateerde zaken voor de komende jaren beschrevenstaan. Westtoer zoekt via deze overlieidsopdracht een partner om over de bestaandelCT-ideeën en lCT-inventaris advies te geven. Plaatsvan dienstverlening:Westtoerapb, KoningAlbert I laan 120 te g200 Sint-Michiels
I.2 Leidendambtenaar Lieven Verdonck DirecteurPersoneel,Administratieen Financiën Westtoer apb Adres: Telefoon: E-mail
KoningAlbert I laan 120 te 8200 Sint-Michiels 050/30 55 60 lieven.verdonck@westtoer. be
I.3 Wijze van gunnen Overeenkomstigartikel 17, g 2, 1" a (limiet van € 67.000,00 excl. btw niet overschreden)van de wet van 24 december 1993, wordt de opdrachtgegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
I.4 Prijsopgave Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavigeovereenkomst beschouwd als een opdrachtvoor globaleprijs. In de offerteprijszijn alle kosten inbegrepen,onder meer: . Alle administratie-en secretariaatskosten. . Verplaatsingskosten Kostenvan alle documentatie,die de aanbestedendeoverheideist. ' . Mogelijkeheffingen(zoals bv. auteursrechten). Leveringvan documentenen/of stukken die met de uitvoeringvan de opdracht gepaard ' gaan. . Andere kosten die samenhangenmet deze opdracht.
WESTTOERAPB
29/04/20rt
Re f . :2 0 1 1 /0 3 3
I.5 Vorm en inhoudvan de offefte Op straffe van uitsluiting zal de offerte opgebouwd zijn zoals beschrevenin onderhavig bestek' De inschrijver zal, daar waar in te vullen formulieren bij het bestek zijn bijgevóegd, deze formulierenzo volledigmogelijk invullen. De prijs van de inschrijvingdient uitgedruktin EURO. Zowel de offerte als de bijgevoegdedocumentenvan de hand van de inschrijverdienen verplichtopgesteldte worden in het Nederlands.
I.6 Indienen van de offefte De offerte wordt opgemaakt op de bijgevoegdedocumenten in het bestek. Deze moeten ondertekenden aangevuldworden met een eigen prijsberekeningmet de detailgegevens. De offerte moet volgende elementen bevatten: - hetofferteformulier; - bewijsstukken met betrekking tot de selectiecriteria (zie verder); - alle documentengevraagdonder gunningscriteria (zie verder); - de gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheidblijkt of een gewaarmerktafschriftvan hun volmacht; zij kunnen zich ook beperkentot een verwÍjzingnaar het nr. van de bijlagevan het BelgischStaatsbladwaarin hun bevoegdhedenzijn bekendgemaakt. OffeÉes die niet vergezeld zijn van alle hierboven opgesomde documenten kunnen als onregelmatig aanschouwd worden. De offerte wordt in een definitief gesloten omslag geschovenwaarop het volgende vermeld wordt : de verwijzingnaar het bestek (2011/033) en eventueelnaar de nummers van de betrokken percelen. Bij verzending per post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschovenmet opgave van het adres dat in het bestek is aangegevenen met de vermelding" OFFERTE ". De tweede omslag moet geadresseerdzijn aan: Westtoer apb - Lieven Verdonck KoningAlbert I laan 120 8200 Sint-Michiels De offerte moet het bestuur bereikenten laatsteop 13 mei 2011om 10.00 uur, hetzij bij aangetekendschrijven, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres.
I.7 Opening van de offeftes Er is geen publiekeopeningvan de offertes.
I.8 Gestanddoeningsterm ij n De termijn gedurendedewelkede inschrijverdoor zijn offerte gebondenblijft, bedraagt60 kalenderdagen,ingaandede dag na de zitting voor de openingvan de offertes.
B l z.5
WESTTOERAPB
29/04/z0tt
Re f . :2 0 1 1 / 0 3 3
I.9 Selectiecriteria Het inschrijvingsformulier moet vergezeldzijn van volgendestukken: Juridische situatie van de inschrijver . Een verklaringop eer van de dienstverlenerwaarin wordt gestelddat hij niet veroordeeldis voor deelnameaan een crimineleorganisatie,omkoping,fraude of witwassen van geld. r Attest rsz: een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land als bewijs dat de dienstverlenerin orde is met zijn bijdragenaan de socialezekerheid. Opmerking:Art.90. $ 3. RSZ-attest:In toepassingvan het KB van 20 juli 2005 dient de Belgischeinschrijverhet RSZ-attestniet bij zijn inschrijvingte voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluitingte bevinden,zoals bedoeldin art. 69.
B l z.6
WESTTOER APB
29/04lzOLL
Ref.: 2011/033
I.10 Gunningscriteria Voor deze opdracht is "kwaliteit" een belangrijk criterium naast de prijs. Westtoer zoekt uiteraardnaar die dienstverlenervan wie het uiteindelijkadvies het meest waardevol zal zijn. Het aspect kwaliteit hebbenwe uitgesplitstin 2 subcriteria:enerzijdswelke mensen erop de opdrachtzullenwerken en anderzijdswelke visie (welke ideeën)de dienstverlenernu al heeft over de opdracht. De competentiesvan de ingezettemensen moet blÍjken uit cv's en referenties.Voor de "visie" vragen we een nota van maximum 2 bladzijden.We laten de inschrijvervrij om de inhoud van de nota te bepalen(maar geven hieronderwelke enkele suggesties).Het is uiteraardde bedoelingdat de inschrijveraantoont dat hij de meest geschiktekandidaatis voor de opdracht. De criteriaworden hieronderwat meer gedetailleerdbeschreven.Bovendiengeven we ook mee hoeveelpunten er op elk criterium staan: - 1: Prijs: 4O punten De prijs moet een totale prijs zijn voor de opdracht.Het is op basisvan de totale prijs dat de offertes met elkaar zullen vergeleken worden. De inschrijver vermeldt hoe de totale prijs berekendwerd: welke profielenworden hoeveeldagen tegen welk tarief ingezetop de opdracht? - 2: Kwaliteit van de consultants: 3O punten Hier moet via cv's en referentiesaangetoondworden dat de personendie de opdrachtzullen uitvoeren geschikt zijn voor deze opdracht. Deze personen moeten gans het traject doen. Voor hen moet ook een back-upvoorgesteldworden. - 31 Begeleidende nota: 3O punten Begeleidendenota die de aanpak beschrijft(maximum 2 bladzijden)(30 punten). Het is niet de bedoelingdat de inschrijvershun planningbeschrijven(die is immers in grote lijnen bepaaldin dit bestek). Het is wel de bedoelingdat de inschrijverseen indicatiegeven van bij voorbeeld: o Welke zaken (van de opgesomdevragen van Westtoer) hen prioritairlijken. o Hoe ze bepaaldezaken denken aan te pakken? o De eventueleexpertisedie ze hebbenop bepaaldevlakken (het zou b.v. kunnen zijn dat de inschrijveral een studie heeft gemaakt over mogelijkeoplossingenvoor een webshop; dan kan dit in de nota zeker vermeld worden). o Een ruwe inschattingvan de benodigdetijd per item. Als er zaken zijn die volgens de inschrijverweinig tijd zullen vergen (of net heel veel tijd zullenvergen), dan kan dit hier worden aangegeven. De inschrijverdient bij zijn offerte de nodigedocumentente voegen teneindeeBn evaluatie van de gunningscriteriamogelijkte maken.
L11 Vrije varianten Vrije variantenworden niet toegestaan.
Blz.7
WESTTOERAPB
29/04/zOtL
Ref.:2011/033
l.!2 Keuzevan oÍfefte Het bestuur kiest de economischmeest voordeligeregelmatige(rekening houdend met de gu n n ingscriteria) offerte. Offertesdie niet aan alle gevraagdeminimumvereistenvoldoen, kunnen zonder meer uitgeslotenworden. Indien een offerte onvoldoendeinformatiebevat en het bijgevolgquasi onmogelijkwordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte zonder meer uitgesloten worden. Op de opdrachtzijn de voorwaardenvan het bestek van toepassing,en dus niet de verkoopsvoorwaardenvan de i nschrijver.
Blz. 8
WESTTOERAPB
29104/2}rt
Re f . :2 0 1 1 / 0 3 3
Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voorzoverer niet van afgewekenwordt, zijn het Koninklijkbesluitvan 26 september1996 en latere wijzigingentot bepalingvan de algemeneuitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessiesvoor openbarewerken van toepassing,alsmedede bepalingenvan de bijlage bij dit Koninklijkbesluit betreffendede algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.
fI.1 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd.
f I. 2 Prijsherzieni ngen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherzieningvan toepassing.
II.3 Looptijd Voorzienebegindatumvan de diensten: 25 mei 2011 Voorzieneeinddatumvan de diensten: 12 september2011
lI.4 Plaatsvan levering Westtoerapb , KoningAlbert I laan 120 te 8200 Sint-Michiels
II.5 Prijs en betalingen De betalingenmoeten plaatsvindenbinnen een termijn van 50 kalenderdagenvanaf de keuring van de schuldvordering. De facturen moeten gestuurdworden aan Westtoer,Dienst Boekhouding,KoningAlbert l-laan I2O, B2OOSint-Michielsmet vermeldingvan het BTW-nummer van Westtoeren verwijzing naar nummer ID263.
II.6 Oplevering Binnende 15 kalenderdagenna het nazichtvan de diensten,wordt naargelanghet geval een proces-verbaalopgesteldvan opleveringof van weigeringvan oplevering.
Blz. 9
WESTTOERAPB
29/04/2O1L
Ref.: 2011/033
Il.7 Niet uiWoeringvan de opdracht Het opdrachtgevendebestuur houdt zich het recht voor om de opdrachtal dan niet te gunnen, zonder dat de inschrijveraanspraakkan maken op enige schadevergoeding. Niet uitvoeringvan de opdracht: Indien Westtoer nadat de opdrachtgegevenwerd, beslistde opdracht niet uit te voeren, omwille van een oorzaakdie niet ten laste van de inschrijverkan worden gelegd, wordt hij vergoed voor de gedane prestaties. Mits het betalen van die vergoedingen is Westtoer geen schadevergoeding verschuldigdwegens niet vervullenvan een in het vooruitzichtgestelde prestatie.
II.8 Onderaanneming Onderaannemingis toegestaan. Dit dient dan wel te worden meegedeeld in de offerte, waarbij minstens naam, ev. rechtsvorm,adres, ondernemingsnummer(ev. rechtspersonennummer) en BTW-nummervan de onderaannemersworden vermeld. Ongeachtenige onderaanneming,is WESTTOER enkel contractueelverbondenmet de inschrijver.Het gebruik van onderaannemers,tijdelijk of definitieveverenigingenontslaat de inschrijvernoch geheel noch gedeeltelijk,van de algemeneen bijzonderevoorwaardenvan de contractueleverbintenissen.
II.9 Intellectuele rechten De aanbestedendeoverheidverkrijgt de exclusieveeigendomsrechten van de resultatenen producten van de opdracht. Deze eigendom omvat eveneens de overdracht van de auteursrechten.
II. 10 Aansprakelijkheid De inschrijverdraagt de volle verantwoordelijkheid voor de fouten en nalatighedendie in de verleendedienstenvoorkomen.
II.11 Boetenen maatregelenvan ambtswege Zie art.2o algemeneaannemingsvoorwaarden bij KB van 26.O9.1996voor voorwaardendie betrekkinghebben op: - vaststellingvan in gebreke blijven - gevolgenvan in gebreken blijven - straffen - boeten wegens laattijdinguitvoering - maatregelenvan ambtswege - compensatie - bijkomendesancties - korting wegens minderwaarde Alle eventuelegeschillentussen de inschrijveren Westtoervoortvloeienduit de uitvoeringvan onderhavigcontractworden bij gemis aan minnelijkeschikkingbeslechtdoor de Rechtbank van Brugge. B l z. 10
WESTTOERAPB
29lO4lz0rt
R ef.: 2O11l O33
jaren westtoer werkt aan een lCT-visie waarin de lCT-gerelateerdezaken voor de komende de partner over om een beschrevenstaan. Westtoer zoekt via deze overheidsopdracht bestaandeICT-ideeënen ICT-inventarisadvies te geven' Doel lCT-visie De doelstellingendie we willen behalenmet de lCT-visieis . nagaanof we onze efficiëntiekunnen verhogen' . bepalen op welke zaken we in de toekomst prioritair moeten inzetten'
Werkwijze Dit advies moet worden uitgewerktaan de hand van o.a. gesprekkenmet een of meerdere senior lCT-consultantsvan de partner. Eén senior lCT-consultant moet projectleiderziin en moet het ganse traject voor Westtoer uitwerken. Hij mag hierbij bijgestaan worden door collega's,maar hij ís het aanspreekpuntvoor Westtoergedurendehet ganse traject' Het is de nedoélingdat er een rapport wordt opgemaaktmet haalbareaanbevelingenvoor Westtoeren met een duidelijkebepalingvan toekomstigeprioriteiten'
Indicatieve
planning (atte data zijn onder voorbehoud, met uitzondering van 12/09/2011)
Op 25 mei 2O11 willen we een eerste lCT-meetinghoudente Westtoer' Op deze meeting moet de lCT-consultantaanwezigzijn en zullen alle punten die in deze opdrachtaan bod komen toegelichten besprokenworden' Tegen begin juni 2O11 verwachten we een tussentijds kort rapport met de resultaten en aanbeveliÀgennav. van de eerste vergaderingen van de eerste gesprekken. Op basisvan dit tussentijdsrapport zullen in overleg met Westtoer prioriteitengelegdworden en zal bepaald worden wêlt<epunten verder in de diepte moeten onderzocht worden door de consultant(s). In de maand juni moet de consultant verdere gesprekken voeren met Westtoermedewerkersom de eerder bepaaldeonderwerpenverder uit te werken' Tegen 14 juli 2011 moet een eersteversie van het eindrapportklaar zijn' Hierna moet er verder aan dit rapport gewerkt worden na feedback van Westtoer' Tegen 25 augustus 2O11 moet het definitieverapport klaar zijn. Dit finale rapport moet een documentzijn met concrete,onderbouwdeaanbevelingen. Op maandag 12 september moet het eindrapport door de consultant gepresenteerdworden aan de directie van Westtoer.
WESTTOERAPB
29/04/20L7
Ref.: 2011/033
Raming De raming van deze opdrachtbedraagt€ 15.000 exclusiefBTW.
Omvang opdracht Een overzicht van wat momenteel in Westtoer aanwezig is op vlak van hardware en software is te vinden in bijlage.In deze opdrachtmoet nagegaanworden of hetgeen momenteel beschikbaaris volstaatvoor de komendejaren en wat kan geoptimaliseerdof verbeterd worden. Westtoerheeft de volgendeICT-gerelateerde vragen. Het zijn aspectendie aan bod kunnen komen in de audit. 1. Welke rol moet Westtoerspelenop vlakvan ICT? En wat zijn de implicaties? 2' Is onze algemenehardware-en software-architectuur goed? Zijn er (belangrijke) verbeteringenmogelijk?Kunnenonze huidigehardwareen ons databanken-aanbod verder geoptimaIiseerd worden? 3. Websites,e-zinesen socialemedia: a' Moetenwe het aantal websitesen nieuwsbrievenbehouden?(verminderen, uitbreiden,vervangendoor nieuwe of andere on line kanalen, ...?) b. Hoe beherenwe het best de content van onze diversewebsites?Hoe linken we het best de websites aan elkaar? c. Hoe kunnen we onze websitesverder optimaliserenvoor zoekmachines? d. Hoe kunnen we de huidigewebstatistieken,statistiekenvan newslettersen van socialemedia optimaliseren?Hoe kunnen we het best een centraaloverzicht behouden? e. Welke software toepassing kan Westtoer best gebruiken voor verzending van e-zines? f. Op vlak van socialemedia, zijn verschillendemensen binnen Westtoer bezig met het aanmakenvan facebookpagina's, twitteraccounts,... Hoe beherenwe die socialemedia het best? 4. Aanbiedenvan productenvan Westtoer(kaarten/brochures): a. Moetenwe downloadbarekaarten (van de recreatieveroutes) aanbiedenop onze websites?Hoe gebeurt dat dan het best? b. Westtoerhaalt momenteeleen omzet van 350.000 € uit de verkoop van kaarten. Zal het aanbiedenvan downloadbarekaarten daarop een invloed hebben?Kunnenwij overstappennaar een ander financieringsmodel? c. Zien jullie mogelijkhedenom onze productenaan te biedenvia mobiele applicaties(b.v. smartphones)? d. Werken we best met I algemenewebshop (via 1 site) of een specifieke webshop per website? En op basis van welke technologie zal deze nieuwe webshop best ontwikkeld worden? 5. Routedatabanken routeplanner: a. Moet de opvolgervan de routedatabank(TRIS) ontwikkeldworden door Westtoer,of kan dit in samenwerkingmet andere overheden? b' Moetenwe zelf een fietsrouteplannerlaten maken of participerenwe best in een bestaandeoplossingz c. Moetenwe zelf mobieletoepassingenontwikkelen?Of werken me beter samen met een leveranciermet wie we een overeenkomsthebbenvoor het aanleverenvan onze content?
Blz. t2
WESTTOERAPB
29/04/2OLt
Re f . :2 0 1 1 / 0 3 3
6' Is de invoeringvan een document managementsystem (voor o.a. digitaliserenvan briefwisseling)en/of een collaboratietool(voor o.a. optimaliserenvan project managementen samenwerking)voor Westtoerbelangrijk? 7 ' Moet de opvolgervan de Win-databankontwikkeldworden door Westtoer,of kan dit in samenwerkingmet andere overheden?Hoe kunnen we Win-databankinhoud die ingegeven wordt door steden en gemeenten beter afstemmen op hetgeen op onze websitesmoet komen? Is het mogelijk om de WlN-databankuit te breiden met een vraagregistratiesysteem(op boekingsniveau)bij logies? B. Westtoergebruikt momenteelnog geen GIS. Zou GIS een nuttige tool kunnen zijn voor Westtoer? Hoe kan GIS iets betekenen binnen de databanken van Westtoer? 9. Westtoer verzamelt informatie via tellers (b.v. fietstellers op het fietsnetwerk) en doet heel wat enquêtes op het terrein. Hoe kunnen wij het efficiëntst gegevens van tellers, PDA's,tablets, ... doorsturen naar onze servers? 10. Hoeveel FTE'szijn er bij westtoer nodig voor lCT-gerelateerdezaken?
Blz. 13
WESTTOERAPB
29/04/20Lt
Ref.: 2011/033
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRI]SOFFERTE VOOR DE OPDRACHTMETALS VOORWERP *CONSULTANCY ICT" Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Belangriik: dit offerteformulier dient vollediq te worden ingevutd en ondertekend door de inschrijver. Atte bedragen moeten zowel in cijfers ats votuit geschreven wórden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende(naam en voornaam): Hoedanighei do f b e ro e p : Nat ionalit eit: Woonplaats(volledio adres): Telefoon: F ax : E - m ail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap(benaming, rechtsvorm): Nat ionalit eit : met zetel te (volledio adres): Telefoon: F ax : E - m ail: vertegenwoordigddoor de ondergetekende(n): (BELANGRIJK:De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheíd bliikt of een gewaarmerkt afschrÍft van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwíjzing naar het nr. van de bíjlage van het Belgisch Staatsblad waarín hun bevoegdheden zÍjn bekendgemaakt.) Ofwel (1) T iidelijk ev er e n i o i n q De onder get e k e n d e n d i e z i c h ti j d e l i j k h e b b e nvereni gdvoor deze aannemi ng(naam, voornaam hoedanigheidn a ti o n a l i te i t,v o o rl o p i g ez e te l ):
V E RB I NDTO F V ER BIN D E N Z IC H OP Z IJ N O F OP H U N R OE R E N DE N ON R OE R E N DGOE E DEREN TOT UITVOERINGVAN DE AANNEMINGOVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEKVOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: t egen de s om v a n : (in cijfers, exclusiefbtw) (in letters, exclusiefbtw)
A loem eneinli c h ti n q e n I ns c hr ijv ingbi j d e R SZ n r,: B . T . W .nr . ( all e e ni n Be l g i ë ): O nder nem ing s n u mme r:
Blz. L4
WESTTOERAPB
29/04/20Lr
Re f . :2 0 1 1 / 0 3 3
Betalinqen De betalingenzullen geldig worden uitgevoerddoor overschrijvingop rekeningnummer
Attesten Bij deze offerte voeg ik of voegen wij: r Een verklaring op eer van de dienstverlenerwaarin wordt gesteld dat hij niet veroordeeldis voor deelname aan een crimineleorganisatie,omkoping, fraude of witwassenvan geid. o Attest rsz: een getuigschriftuitgereikt door de bevoegdeoverheid van het betrokken land als bewijs dat de dienstverlenerin orde is met zijn bijdragen aan de socialezekerheid.Opmerking:Art. 90. s 3. Rsz-attest :In toepassingvan het KB van 20 juli 2005 dient de Belgischeinschrijverhet RSZ-attest niet bij zijn inschrijvingte voegen. De aanbestedendeoverheid zal deze informatie zelf opvragen. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijverzich niet in een toestand van ui[sluitingte bev inden,z oa l s b e d o e l di n a rt. 6 9 . Bij de offerte te voeqen documenten De documenten,gedateerd en ondertekend,die volgens het bestek van deze overheidsopdrachtmoeten worden bijgevoegd.
G edaant e
De inschrijver,
Handt ek enin g :.,,,......... Naam en v oo rn a a m : F unc t ie: Belanorijkenota Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken,fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk bes luitv an 8 j a n u a ri 1 9 9 6 ).
í1) Doorhalen wat niet van toeoassinq is
Blz. 15
$ 3 .J
Ë F *I ,c} -:(, :.X {t rË
s
c (It
r-{ N
Ol íI' L
o -o p
0) -c q (U
iE
.ií,a
c
"o l*
_(l) ':,1::
t:o
rfl
LF a*
t: :,|l;} .hr ,P
ao
& t
{, Ë a
c{
u x o :'*ii
il ,lË :{{
:!!
L
o
L
s 0I
d
t*
E t$
.o o. :E
R =l e ë--15 R ÉI 3 Ftl t{l
,
o -c o !
.',.!a p
tu. G
o o -o
*l:
F
!
(u
.q
Ëu
E o a
o
.E c
P P
o o
r{
f,
=, Hl Jl
P
::,::t{, :,,,iiE:
E
rul >
= >l u
6
,li
o)
E lrl
Élt
3
a (o
.o
iu
HI
F{
Ír'|
a
.'È . .iH
E
llr
Él
s
P
_c
E
Ull
o
P
E
.s +
c o
I È
-9 ó
tr
|9
uJ {| Ë Ë
o
E
o(9
q) J
o
P
c (It I
6F " ,o oh
JY :=L ;q, !L
bo
Él
G)e
(u'oit c \:= Có (UNC
:= o co o-
L
c) o P
t |rI
6
c)
o tr-
= .cJ
tÍ) tu
U)
h
.Ë tl o CI ËE t-
z,
9 ; tro
F (J
_c 'l U lc
ío
CJ
P
,,O ,c
hE (no
p3 9ar JU -qq)H '
c a .q
c
--
>o
o)c cO íI'E ru o) c-c Os p(O
E (It c o)
-c>
b p
h' t
Ë
íU (IJ c
I9' NL
L
o
U)
o o
oE ? e-(, o' N.= O'='
(nF
c
(u E o.
t-
ÍIt (It 7
ICT: bedenkingen en aanzet tot visie 1 , I n le id in g In punt 2 geef ik een overzichtvan wat er bij Westtoeraanwezigis op het vlak van hardwareen software.Daarbij vermeld ik ook de geschattekostprijs per jaar. vervolgenslijst ik in punt 3 op wat er volgensmij nog ontbreekt.
2. Wat is er aanwezigbij Westtoer 2 .1. Ha r d ware 2 .1.7. Machines Wat de machinesbetreft, staan er serversbij Westtoer;een deel van de servercapaciteit wordt ook gehost(win-databank,websites), Vorigjaar werd er geopteerdom "seryerbased"te werken.Dat hield in dat de servercapaciteit moestuitgebreidwordenen dat we, naast pC's en laptops,ook zijn beginnenwerkenmet thin clients. 2.1.2. Onderhoud,beheeren insta lla t ie Voor de lste lijnszorgop vlak van hardwarehebbenwe iemandin dienst (PhilippeNollet).De 2de lijnszorgis uitbesteedaan iDVB. De installatievan serversen PC'sgebeurtdoor iDVB.Thin clientskan P hilippezelf installeren, De installatievan nieuweprogramma'sgebeurtaltijd door |DVB,indiennodig, Voor de aankoopvan PC's,thin clientsen laptopshebbenwe - samen met de provincie- een contractmet Dell. Serverswordenapart aangekocht(via onderhandelingsprocedure). 2 .t.3. Kostprijs We hebbenin totaal 15 serversstaan.Rekendie aan een kostprijsvan 5.000 €. Als we ervan uitgaandat een server5 jaar meegaat,kost ons dat perjaar: 15 000 € Voor de eindgebruikers moetenwe rekeninghoudenmet: type PC(incl, install) thin clients l aptops(incl.install) schermen
aantal 20 60 20 B0
aankoop levensduur kostperj 11OO 4 5 5 O O€ 400 5 4 B O O€ 1500 3 10 000 € 180 4 3 600 €
Ons contractmet |DVBkost ons per jaar: Vasteprijs: Ad hoc interventies:
34 000 € 35 000 €
2 .2. Da tab a nken 2 .2.1. A X AX bevat een gedeelteERP(boekhouding,projecten,aankoop,verkoop, stockbeheer,uurregistratie, onkostennota's) en een gedeelteCRM (contacten,campagnes,nieuwsbrieven). Het pakket heeft ons tot hiertoe gekost: 260 000 € Bovendienis er een jaarlijksonderhoudvan: 25 000 € Als we afschrijvenop 5 jaar, krijgenwe de volgendejaarkost: 77 000€ opm: de onderlijnebedragen wordenverder gesommeerd.
2 .2.2. T RIS TRIS is ons pakket voor de routes en de netwerken.Alle trajecten, palen,borden,...zitten in TRIS,alsookde opvolgingvan de petersen de metersen de klachten, Kostprijspakket: fasel: 150 000 € fase2 (nog te gunnen): 125 000 € J aarlijksonderhoud: 25 000 € Kost per jaar (afs op 5 jaar): B0 000 € 2.2.3. WrN In de WlN-databankhoudenwe de logiesbij, de attractiesen de evenementen. Kostprijspakket: Jaarlijksonderhoud+ hos t in g : Kost perjaar (afs op 5 jaar):
150000 € 25 500€ 55 500€
2.2.4. Vraagregistratie Met de databankvraagregistratie wil de afdelingKO alle vraaggegevens in één centraledatabankkunnensteken;uiteraardis het ook de bedoelingom snel de gewensterapportente kunnentrekken. Kostprijspakket: 50 000 € Jaarlijksonderhoud: 6000€ Kost per jaar (afs op 5 jaar): 16 000 € 2 .2.5. F otodatabank Kostprijspakket (kostprijsupgrade2011): Jaarlijksonderhoud: Kost per jaar (afs op 3 jaar):
3267€ 2072€ 3101€
2.3. Websitesen nieuwsbrieven In totaal hebbenwe 14 websitesen 9 nieuwsbrieven (zie mail Nikolaas). De kostprijsvan de websitesvarieertsterk.Voor de upgradevan de kustwebsitehebbenwe 76.000 € betaald.Voor de websitevan de Westhoekwordt gerekendop een bedragvan ongeveer40.000 € (+ 5.500€ljaar). Laatons alleenrekeninghoudenmet de Westtoer-website, de 4 regiositesen de MlCE-website + 1 extra site (voor de kostprijsvan de rest). En laat ons ervan uitgaandat de kostprijsvoor de Westhoek-website een goed gemiddeldeis. De websiteswordenafgeschreven op 4 jaar: 7 sitesx 40.000 € per site (afs op 4 jaar) Hostingvan alle sites (zonderwebsiteWH): Onderhoudper jaar (zonderwebsiteWH):
kostperj 70 000 € 45 000 € 32 000 €
2.4 . Ko p p e lingen 2 .4.L KoppelingWIN-A X Aangeziende logieszowelin de WlN-databankzitten als in AX, zou er een koppelingtussende twee databankenmoetengerealiseerd worden.Dat is nog niet gebeurd. Geschattekostprijs: Kost per jaar (afs op 5 jaar):
15 000 € 3000€
2.4.2. Koppelingwebsites-AX Mensenkunnenzich registrerenvia de websites;hun gegevensmoeten dan in het CRM-gedeelte van AX terechtkomen. Er zijn aparteformulierenvoorzienvoor gewoneparticulierenen MICEpartners, Via de webshop,die toegankelijkis via de websites,moet een klant b estellingen kunnenplaats e n : Geschattekostprijs: Kost perjaar (afs op 5 jaar):
15 000 € 3 000 €
2.4.3. K oppelingWIN met toerisme d a t a b a n k : Geschattekostprijs: Kost per jaar (afs op 5 jaar):
6 500 € 1 300 €
2.5. And e r e Westtoergebruiktnog tal van anderetoepassingen: SP S S : Office: 3P: Pythagoras: Adobe Rest:
7 500€ 12 000 € B 000 € 2 500 € 2 5oo € 5 000 €
2.6. To taa lg eraamdbedragper jaar:
531 3O1€
In dit bedragzitten geen kostenvoor GSM's,PDA's,datalijnen,personeel,... 3, Wat ontbreekter? De volgendezakenzijn (nog) niet gerealiseerd en zijn in min of meerderemate wen se lijk: x Aangepastewebshop(met koppelingnaar AX) (zie hierboven) x Eenaantal nieuwetoepassingen, zoalsb.v. Sharepoint(DMS) x Ken n isen gebruikvan socialem e d ia De MARK-afdeling onderzoektmomenteelde mogelijkhedenvan socialemedia. Het is de bedoelingom er een visie rond uit te werken(incl. hardwaretools) en om te komentot een policyvoor het bedrijf. x Enkelebijkomendedatabanken - briefwisseling (DMS) x Er is noodaan een GIS-pakket,zowelvanuit KO als vanuit RPROD. LievenVerdonck
