~ l ~a t!s~:ja. V~dilD. ~S:t~ilO. ~VRI:tl~ VW DNINIVH~

~VRI:tl~ VW DNINIVH~

~S:t~ilO V~dilD ~l ~a t!S~:JA

Table of Contents I.

II.

III.

IV. V.

VI. VII.

Introduction Quest - Akses ke corporate database - Fasilitas-fasilitas Quest: form, query, report quest, graph, table quest, kemampuan DDE Menggunakan Quest - Prosedur menambah dan memilih database - Prosedur pembuatan table -Entry data - Mengubah namaljudul kolom - Mensorting row Pemasukkan dan Perubahan Data - Import data dari file dBase - Import data dari SQL table yang lain Latihan Soal Table Query -Query data pada dua table - Memilih kolom dari suatu query - Menyimpan suatu query Latihan Soal Query Report - Pembuatan report - Customizing suatu report - Pembuatan report berlevel break Transfer Data ke Aplikasi Lain - Transfer data ke dBase -Transfer data ke spreadsheet Latihan Soal Report Form Graph Case Study I - Analisis finansial menggunakan Quest dan Excel - Query untuk menentukan anggaran dan pengeluaran bulanan - Membandingkan budget dan actual amounts selama satu tahun Case Study II - Langkah-langkah pembuatan Mailing report - Langkah-langkah pembuatan Merge report

1

4

11

13 16

21 25

I

VIII.

IX. X. XI. XII.

XIII.

29

31 36 39 41

55

I. INTRODUCTION QUEST Solusi Bisnis A. Quest, ... ?

Quest adalah suatu software berbasis grafis yang anda butuhkan,untuk mengakses data. Data yang akan anda akses, dapat berasal dari konvensional database, seperti DBase, atau bahkan-berasal dari suatu SQL Database. Dengan Quest, anda dapat memanfaatkan segala fasilitas kemudahan-kemudahan dari Windows untuk mengakses data dari segala SQL Databases, yang tersebar di seluruh bagian perusahaan anda dari mainframe, mini komputer, atau bahkan client-server PC LAN. Tanpa dibutuhkan pengetahuan dibidang pemrograman ataupun bahasa SQL, anda telah dapat melakukan akses data, query sampai pembuatan report yang 'secanggih' word processor ataupun spreadsheet, dengan kwalitas 'WYSIWYG' dengan sangat mudah dan sederhana. Anda hanya mengarahkan mouse anda, dan tekan pilihan yang anda maksudkan (Point & Click). Quest dapat bekerjasama dengan software lainnya, misalnya MICROSOFT WORD - untuk pembuatan Mail Merge, dengan EXCEL untuk memanfaatkan kemampuan grafisnya, dan softwaresoftware lainnya yang berbasis Windows.

B. Akses ke Corporate Database Quest dapat mengolah data pada Corporate Database, baik yang tersimpan pada Database DB2 di IBM Mainframe, ORACLE di mesin Unix, DEC FAX, dll, pada Database SQLBase di Novell, OS2, Sun Unix, atau pada vendor SQL Database lainnya di mesin mainframe, mini atau client-server PC LAN. . ••

•

0

Tanpa dibatasi oleh platform tempat database yang akan diakses datanya berada, serta tidak peduli jauh lokasinya, Quest dapat memanipulasi data tersebut dengan cepat dan transparan.Anda hanya menambahkan SQLNetwork yang sesuai dengan Environment yang akan anda hubungkan tersebut sebagai sistem di Back-End, maka segala data yang ada akan dapat diakses dengan sangat transparan, seolah-olah Anda sedang menggunakan local database .

.

Quest Basic Training Material Copyright

~I 99.5,

by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

C. Quest, Data Manager bagi Anda untuk Client-Server serta Personal Database Quest adalah alat yang cocok dan sangat dibutuhkan oleh Anda, sebagai Personal Data Management yang berbasis grafis untuk client-server database, baik SQL Database yang ada, maupun SQLBase Server engine database dari Gupta. Bahkan, dengan memiliki Quest, Anda juga telah diberikan single-user SQLBase engine, sebagai DBMS pribadi untuk standalone PC anda.

D. Apa yang anda dapat lakukan menggunakan Quest? Quest memiliki fasilitas-fasilitas untuk melakukan manipulasi data, seperti create database, menetukan struktur dan format tabel, fonnulasi untuk query data, report generator, fungsi-fungsi Catalog, sampai pada fasilitas untuk dapat mengetahui perintah SQL dari suatu query yang dibentuk dengan cara 'Point & Click' . Penggunaan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada software lain juga dimungkinkan, untuk menambah 'kecanggihan' quest. Misalkan penggunaan Microsoft Word atau Microsoft EXCEL yang dijalankan secara interaktif satu dengan lainnya. Fasilitas - fasilitas Quest meliputi:

1.

Form, suatu fasilitas untuk menambah, merubah dan mengha!ms data yang ada dalam tabel yang aktif, yang terdiri dari form master dan form detail.

2.

Query, fasilitas utama dari Quest, yang anda dapat pergunakan untuk retrieve data yang anda inginkan dari SQL Database.

3.

Report Quest, suatu aktifitas untuk mengolah data dan merancang disain formatnya untuk ditampilkan dalam bentuk suatu report yang indah, dan comprehensif.

4.

Graph, suatu fasilitas untuk mengolah data menjadi suatu grafik yang bila data berubah maka graflk akan ikut berubah.

5.

Tabel Quest, suatu fasilitas untuk edit dan browse data pada SQL Database.

6.

Kemamp~ . untuk

DDE (Dynamic Data Exchange), yaitu fasilitas dari Quest untuk dapat melakUkan interaksi dengan progran1-program Windows lain, misalnya dengan pembuatan graflk melalui EXCEL yang menggunakan data dari SQL Database, setelah data dirubah maka secara otomatis grafik pada EXCEL akan ikut berubah.

E. Solusi yang ditawarkan Quest Solusi yang ditawarkan Quest adalah suatu set dari empat ilustrasi masalah bisnis, yang dapat dipecahkan oleh Quest. Setiap solusi yang diberikan, akan melibatkan suatu data dari database, yang akan digunakan dalam proses pembuatan report, documen, spreadsheets, atau grafik.


~

1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

2

VERSA DATA

Keernpat ilustrasi bisnis tersebut, rneliputi : 1.

Formulir dan Label Surat, Quest digunakan untuk rnengklasifikasikan data konsurnen dan prosedur pernbuatan label surat, serta pernbuatan surat-surat pribadi, dengan rnenggunakan Report Quest.

2.

Analisa Keuangan dengan Quest dan Excel, Quest digunakan untuk rnenyediakan data Pengeluaran serta Anggaran, bagi spreadsheet Excel untuk pernbuatan grafik.

3.

Laporan Penjualan, Laporan rnengenai Kornisi , Kuota, Indentitas Konsurnen dapat dihasilkan rnelalui Quest.

4.

Pernrosesan Dokumen menggunakan Quest dan Microsoft Word, Quest digunakan untuk analisa dan pernbuatan report pacta pengawasan kwalitas data, dan untuk rnenghasilkan laporan detail rningguan .

•

Quest Basic Training Material Copyright @ 1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

3

VERSA

DATA

II. MENGGUNAKAN QUEST A. Menambah dan Memilih Database Quest dapat mengakses hanya database pada saat yang sama - secara local dari PC anda, secara remote melalui Server Database, atau kedua-duanya secara serentak. Untuk itu, anda harus memilih database yang akan diproses. Prosedure untuk menambahkan suatu database. 1.

Pilih Database dari Utilities menu.

2.

Pilih Add pada submenunya.

3.

Pilih 'TRAINER' pada database list box

4.

Click OK

5.

Pada database list box di Activity Bar, click tanda 'panah bawah.

6.

Pilih 'TRAINER' .

.


~ 1995,


4

VERSA DATA

B. Membuat Table Seperti halnya SQL Database, Quest Database juga terdiri dari tabel-tabel. Suatu Tabel, adalah merupakan sekumpulan informasi yang saling berhubungan, yang terorganisasi ke dalam Row dan Column. Prosedur untuk membuat suatu tabel baru : I.

Click button New pad a Activity Bar.

2.

Click button Table pada Activity Bar.

3.

Ketik GUEST.

4.

Click OK.

5.

Pada Col Name ketik Name.

6.

Pada Type pilih Varchar.

7.

Pad a Width ketik 25.

8.

Beri tanda pada Data Required dan Must Be Unique.

9.

Click Apply.

10. Click New. 11. Pada Col Name ketik Build. 12. Pada Type pilih Varchar. 13. Pada Width ketik 1. 14. Click Apply. 15. Click New. 16. Pada Col Name ketik SeL 17. Pada Type pilih Varchar.

.

18. Pada Width ketik 1. 19. Beri tanda pada Data Required. 20. Click Apply. 21. Click New. 22. Pada Col Name ketik Height. 23. Pada Type pilih Float. 24. Pada Width ketik 3. 25 . Click Apply. 26. Click OK. Quest Basic Training Material Copyright @ 1995. by PT. Versadata Systemindo. Jakarta

5

VERSA DATA

~------- - --------- - ---~---- ---- ----- - -- - ----·----··-·--------··--············ · ··· ···

-+..:-

---- -- -.:.==-1-·-·-··-.. --- --- -- -···- ··········-·-.. -- .. --- .··-··················· ..-.... -..-... 1----------···-·---··--------...:...::..f- - -- ------ ----·-··---··- --··-·················-······---···· ----==-+-······ --- ---- -- -···-·············-·······--··-························· -----··--· ··-···-··---------·········-···-·····--···-·"''"''''''"'''''''"''''''"''""

········ ·· ···•·•·····

l-·--_-_.._____ ________ --+-=---------1-=---i--------------------~---------------- - -- - ----·-·- -- ---- - --- · """"""" "

------==-t------------..--.-.... ---------·-··......... _____ , ___ ,. ...................... ------"...:...::..f·-----------------·-----------............................................... .

--------------· . --+---------J--.--...,-------------·-··---·----;-.......... -----------------------------············· · ··· · ------ --------------------·--·······--··-··-- ..················-·--- ···-···

- F..·-·--i---.. ·--....................._________ _- :- i-..-·------------.................... ............................................... . : . :--...::::.:.: ._________ ___,........:,::. _____ __:...:______ 1----------·"""'"''"'"'----------...:..=-l--·- -----------·--.. ----------· .... -.............................. .

-+=-..·--·f-.................................................. ---=+·. ·-------------.. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . MMHoOOOOo-1---------- -- ··0o--- ----- ---• •ooo .. ooo ........ooO o O OoH • •••••~"'"

-----·- -··-···--------·---- --····-···-········· ·····- ... ..................................... .

-·---+-··-·-.. ·--------·--·············- ..................................... . -----.:....---------l-·-·--..1------------·-··"·-·-·-· .. ---- -----l------ -- --- -----·····......... ...................................... .. l-----..-----·- -----------i----------1-----:------------------------- """'·- -------------·--------..···--------------................... .

1--·------·--·-- - +······-·+----i-········--··-·····-+---··-·-·-------·-----·-- - - -----------.................. ----+--------+--1--------------------f----------- - - ---------·-····---·-----.. --........................

Membuat tabel dengan mengambil nama kolom dari tabellain : 1.

Click button Open pad a Activity Bar.

2.


3.

Pilih tabel GUEST.

4.

Click OK

4.


5.

Click bu,tton Table pad a Activity Bar.

6.

Ketik TAMU.

7.

Click From >>

8.

Click Activity kemudian click tanda panah pada combo box Activity kemudian pilih Table- Trainer: GUEST.

9.

Click OK

....

....

....

...

..........

....

...

...

~------

Quest Basic Training Material Copyright@ 1995, by PT. Versadata System indo, Jakarta

6

VERSA . DATA

-------+-.:--------i-. ---+---- ---- ----------- ~-==+--- - - -- - -------- - - ··---------------------------------· ::.::-:=--- --------- --+-~ ------ +-=--+-- - ------------ -- -- -:::::::

t----------------------------------------------- .............

.:,-::;;;;.;.;;;._......... -+---------~-+------------------:.:..=..t--------------- -- -- -- ---- -- ----"=---- -- ---------j-":-- ---- --+'::--1 -- -- --- ------ -- ---- ---=-~- -------- ------- -----------------------

--------~-==+-- ------------------------ -----------------------------------------

-~?------ - - - -- - - - ------+=~------- --t==-----l-------- ---------------- - -:==1-------- --- ------- -- ---------------------------- ------· -~-:::-.:.:=___- - -- --- - --+ ""--------!-=---1- ---------------- - - - - - - -'..::::;.i---------- - ------- ----------------------------·

.....

-:;: -_--- - --- -- -----+:"0 ------ - - +-=------!---------------------- ----~=t-- - - ----- - - --------------------------------------- --·

........ . +-------------- ---------------------------------------· ~ ~~-~~ ==- ' -~~~--- -- ------ ---- - -··-···--·····-····-··-----···

-F-----I- - - - - -------------- ----- -- ~-=::1---- - -- --- - - --------- -- -------------------------

--------:

~=

-----+-:· -------+-=---!-- ------------- ---- --~ -- - ------ --- ---------------------------- ---------------·

:.:-=-= -------------+----------+'-'--1------------------------'-'-=+------------------------------------------------------------------------·. -----+---------------- ----------·····-····-·-·--------· · · ········· ------- -+----------------------------------------------- ......... -------1- -------------------------------------------------------·

C. Memakai Catalog ,;

Ada beberapa kegunaan yang terdapat pada catalog yaitu : Cara membuka suatu catalog :

1.

Click button Open Activity Bar.

2.

Click button Catalog pad a Activity Bar.

3.

Click Catalog pada Menu Bar.

4.

Pada Menu Bar aoda akan memilih menu caatalogyaog diinginkan. Menu-menu antara lain : •

Browse ·: melihat isi dari tabel.

+ Create : membuat suatu tabel. + Modify : merubah isi dari tabel. • •

Delete : menghapus suatu tabel. Sort : mengurutkan tabel dalam suatu database.

Untuk merubah kolom dari suatu tabel maka langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.

Click button Open pada Activity Bar.

2.

Click button Catalog pad a Activity Bar.

3.

Click Catalog pada Menu Bar. ....

.....

--~---


~


7

VERSA . DATA 4.

Pilih Modify.

5.

Pilih Table Tamu.

6.

Click OK

7.

Click Use Columns.

8.

Pilih table (Misalnya :CUSTOMER).

9.

Pilih kolom yang diinginkan (Misalnya : City dan State).

10. Click OK 11. Click OK

.

D. Memasukkan nata secara Manual Untuk melakukan entry data secara manual: 1.

Click button Open pada Activity Bar.

2.

Click button Table pad a Activity Bar.

3.

Double-click pada tabel yang telah dibuat (GUEST)•

4.

Click New Row pada Table menu.

5.

Masukkan data yang anda maksud, untuk pindah ke column yang lain, tekanlah tombol Tab, dan isikan data yang bersangkutan, dan seterusnya.

.


~I 995,


8

VERSA DATA

6.

Setelah data di-entry, untuk menyimpan datanya pada database, pilih Apply Edits pad a Tabel Menu.

E. Merubah Data Untuk mengubah Data: 1.

Click pada data yang dimaksud.

2.

Ketikkan data yang diinginkan.

3.

Setelah seluruh perubahan selesai, pilih Apply Edits pada Table menu, uotuk men-savcnya.

F. Menggeser letak Column Letak urutan column-column pada suatu tabel, semuanya berdasarkan pada struktur tabel tersebut yang telah anda definisikan sebelumnya, sewaktu anda membuat tabel tcrscbut (pacta disain databasenya). Begitujuga mengenai type dan panjangdari column tersebut. Namun, pada penampilan/screen layout dari tabel tersebut di layar monitor, mungkin anda rasa kurang bagus dan anda bermaksud untuk merubah urutannya dan atau ukurannya juga, agar data yang ditampilkan lebih lengkap dan indah. Untuk maksud seperti diatas maka anda dapat merubah urutan, maupun ukurannya dengan melakukan tahap-tahap seperti pada prosedur berikut ini. Prosedur untuk menggeser urutan suatu column: 1.

Gerakkan pointer dari mouse anda kebawab suatu kata yang merupakan judul dari suatu column - bentuk panah mouse akan berubah menjadi bentuk suatu kotak yang berisi dua anak panah.

2.

Tekan tombol mouse sebelah kiri terus-menerus, selama anda menggeser pointer mouse tersebut k~. suatu tempat di tabel, dimana column tersebut akan anda tem1>atkan.

3.

Lepaskan tombol mouse tesebut.

• Prosedur untuk merubah ukuran suatu column:


Iff)


9

VERSA DATA

l.

Arahkan pointer mouse perlahan ke batas kanan suatu judul coloum - bentuk panah mouse akan berubah menjadi suatu bentuk suatu garis dengan dua arab panah.

2.

Tekan tombol mouse sebelah kiri terus-menerus, selama anda menggeser pointer mouse tersebut, sampai pada ukuran yang anda inginkan.

3.

Lepaskan tombol mouse tersebut.

G. Mengubah nama/judul column Judul/nama column suatu tabel, telah berbentuk berdasarkan nama column yang bersangkutan dengan struktur tabelnya, pada database. Kadangkala, nama judul column tersebut terlalu singkat, karena berdasarkan nama coloum di databasenya, kemudian anda bermasud untuk mengubahnya, agar lebih jelas. Untuk kebutuhan tersebut, anda harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut : l.

Pastikan tabel yang bersangkutan telah dibuka.

2.

Pilih Column Setting dari View menu - kemudian akan muncul Column Setting Dialog Box.

3.

Pilih nama column yang dimaksud, yang terdaftar.

4.

Pada Title Field, gantilrubah nama judul terscbut.

5.

Click OK

H. Mensorting Row Pertama kali suatu tabel dibuka, maka data/row yang ditampilkan sesuai dengan urutannya sewaktu data tersebut di entry. Untuk memudahkan anda, mungkin anda menginginkan untuk mengurutkan row-row tersebut berdasarkan suatu colurns. Untuk menguruikan row-row: 1.

Pastikan tabcl yang akan diurutkan telah dibuka.

2.

Pilih Sort dari Table Menu.

3.

Pilih Judul column yang dimaksud, kemudian click button panah kanan, atau langsung dengan double click judul colum yang dimaksud.

4.

Pilih jenis urutan, untuk Ascending pilih button 'tanda menaik', untuk descending pilih button 'tanda menurun'.

5.

Click OK

Quest Basic Training Material Copyright@ 1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

10

VERSA : DATA

III. PEMASUKAN DAN PERUBAHAN DATA A. Import Data dari file dBase Cara cepat untuk dapat mernasukkan data ke Quest, adalah dengan import data dari aplikasi lain . Pada bagian ini akan ditunjukan cara melakukan import data dari file dBase. Import data dari file dBase: 1.

Click New button pad a Activity Bar.

2.

Click Table button pad a Activity Bar - akan muncul Create Table dialog box.

3.

Click button From>> •

4.

Click button File - tarnpak seperti floppy disk

5.

Click button Files - kemudian akan tarnpak Import Table dialog box.

6.

Pilih dBase pada Formats list box

7.

Pada Files list box, pilih nama file yang diinginkan- rnisalnya address.dbf.

8.

Click OK

9.

Click OK

e :~~!!i;i~iiJ.\1:m;mmm1~~:m!mnfimijtmr:m.fil!i!!!!'~gmm.•.

B. Import data dari SQL Table yang lain ~

Cara lainnya untuk mernasukkan data ke dalam suatu tabel adalah dengan mengimport data yang telah ada dari suatu tabel yang berasal dari tabel di SQL Database yang lain.

Quest Basic Training Material Copyright ~ 1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

11

VERSA . DATA

Sebagai contoh yang baik adalah ketika anda menginginkan untuk mengambil data perusahaan anda yang berasal dari mainframe atau mini komputer untuk di copy kemudian data tersebut akan anda rubah, update ataupun untuk dilakukan query imtuk tujuan tertentu. Untuk mensimulasikan hal tersebut, kita umpamakan, remote database tempat source data berasal adalah database TRAINER Database tempat tujuan/ export data yang dicopy adalah database PROTOTIP. Logic prosesnya adalah

+ Lakukan open table pada remote database TRAINER. + Buat suatu tabel bam pada database PROTOTIP berdasarkan query aktivity yang telah ada. Prosedur untuk proses tersebut diatas: 1.

Tambahkan serta pilih TRAINER database dari Menu Utility -Database -Add di menu bar.

2.

Click button Open pad a Activity Bar.

3.

Click button Table pad a Activity Bar.

4.

Tambahkan serta pilih PROTOTIP database dari Menu Utility - Database - Add di menu bar.

5.

Click button New pada Activity Bar.

6.


7.

Click button From>>.

8.

Click button Activity.

9.

PadaActivity drop-down list box, misalnya: pilih table COMPANY

10. Click pada Table Name text box, ketikkan COMPANY. 11. Click OK

..


~ 1995,

by PT. Versadata System/ndo, Jakarta

12

VERSA ; DATA

IV. LATIHAN SOAL: TABLE 1. Buat suatu tabel Accounts yang terdiri dari :

Width 5 40

Type Varchar Varchar Varchar Varchar

Col Name AcctNum Acct Desc Acct Type Acct Class

1

5

2. Buat suatu tabel Account_Class yang terdiri dari :

Width

Type Varchar Varchar Varchar

Col Name Acct Class Description Acct Type

5

40 I

3. Buat suatu tabel Budget yang terdiri dari : Col Name AcctNum Divisi Bgt Year Month 01 Month 02 Month 03 Month 04 Month 05 Month 06 Month 07 Month 08 Month 09 Month 10 Month 11 Month 12

.. .

Type Varchar Varchar Integer Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Varchar

Width 5 4 4 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15

I

I


~

/995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

13

VERSA . DATA

4. Buat suatu tabel Expense_ Summary yang terdiri dari : Col Name AcctNum Divisi Bgt Year Month 01 Month 02 Month 03 Month 04 Month 05 Month 06 Month 07 Month 08 Month 09 Month 10 Month 11 Month 12

- - - - - - -- -

Type Varchar Varchar Integer Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Decimal Varchar

- -- - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - -- - -

Width 5 4 4 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15

5. Buat suatu tabel Customers yang terdiri dari : Col Name Cust Id Salutation First Name Last Name Street Address APT Number City State ZIP Code

Width 5 40 20 20 30 10 20 2

Type Char Char Char Char Char Char Char Char Char

5

6. Buat suatu tabel Sales_Data yang terdiri dari : Col Name Style Id Cust Id Sales Agent Sales Date

..

Type Char Char Char Char

Width 3

5 30 4

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- - -

---

--

-

- ------ --

~


(f;)

1995. by PT. Versadata System indo, Jakarta

14

VERSA DATA

7. Buat suatu tabel Order_Detail yang terdiri dari : Col Name Order Num Prod Num Quantity Q~cou!l!_ ________________

Type

Width

Float Float Float Float

8 8 8 8

----------------------

------ -

8. Buat suatu tabel Order_Master yang terdiri dari :

Width

Type Float Date Varchar Varchar Char

Col Name Order Num Order Date Terms Rep_ Num Customer

8 4

5 5 20

9. Buat suatu tabel Sales_Rep yang terdiri dari : Col Name Prod Num Prod Name GRP Price Date

Width

Type Float Char Float Date

8 30

8

I

4

I

10. Buat suatu tabel Product yang terdiri dari :

Width

Type Float Char Float Date

Col Name Prod Num Prod Name GRP Price Date

8 30 8 4

11. Buat suatu tabel Treatment yang terdiri dari : Col Name Name Treatment Price

...

Type Varchar Varchar Float

Width 25 15

8

.


~


15

-----

VERSA -DATA

V.QUERY A. Query Data Query adalah suatu metode Wltuk meminta dan mendapatkan suatu data yang kita inginkan.Anda dapat melakukan query dari beberapa tabel, serta query tersebut dapat disimpan pada suatu file , sehingga apabila kita menginginkan jenis query yang sarna dengan yang pernah dibuat pada tabel tertentu, maka query tersebut dapat dipanggil kembali kapan saja.

B. Query pada dua tabel Untuk melakukan query pacta dua tabel: 1.

Click button New pada Activity Bar

2.

Click button Query pada Activity Bar

3.

Pilih Tabel-tabel yang anda maksud pada Table/View list box

4.

Click OK

5.

Click OK

llllllf

~-


~ 1995,


16

-

.......... -- ..... .. ......... .

VERSA ' DATA

C. Memilih Column dari suatu Query Dari suatu query, maka akan ditampilkan seluruh column-column yang ada dari tabc l-tabcl dimaksudkan. Anda da pat memilih , column-column apa saj a ya ng akan ditampilkan

\
Memilih Column :

1.

Pastikan bahwa tabel Query yang dimaksud scdang aktif

2.

Pilih Choose Columns dari Query menu.

3.

Pilih Tabel yang dimaksud pada combo box, anda dapat click pada button 'p an ah bawah' untuk mencari tabcl yang dimaksudkan.

4.

Pilih Column-column yang dimaksud yang tampak pada list box.

5.

C lick OK

Quest Basic Training Material Copyngh t

@

/995. by PT. Versadata Systemmdo. J akarta

17

. . .- ..

.

. -.

V€J3SA.;, DATA ........................................

~

D. Query pada suatu Row tertentu Misalkan anda menginginkan untuk mencari suatu!beberapa row berdasarkan kondi si tcrtcntu . UnttJI-; itu, anda harus mclakukan query dcngan mcncntukan kondisi scrta column tcrtcntu scba g
I.

Pilih Conditions dari Query menu.

2.

Click bu.t ton 'panah bawah ' pacta Columns drop-down list box.

3.

Pilih tabel yang dimaksudkan

4.

Pi lih Column yang akan digunakan sebagai key.

5.

Pada Values data field , isikan nilai yang dimaksud!dicari.

6.

Pilih kondisi dari relati onnya dengan click pada 'panah bawah' pada combo box di relation tersebut.

7.

Click OK

Que:.t Basic Training Material C opynght

~I 995.

by PT. Versadata Systemrndo. Jakarta

IX

,

.............. .

VERSA : DATA Misalnya

*iiH!'-~hlliliiili'il !i li!l fi ili li ~'i !

Que:.t Basic Training Material Copynght

@

1995. by PT. Versadata System indo, Jakarta

lSI

VERSA , DATA .

E. Untuk Mesort Data Untuk mensort data yang anda pilih : 1. 2. 3.

Pilih Sort dari Query Menu Pilih Column yang anda ingin sort Pilih Sort berdasarkan ascending atau descending

F. Menyimpan suatu Query Setelah suatu query terbentuk, anda dapat menyimpannya sebagai suatu file, dimana query ini dapat dipakai lagi kapan saja pada tabel yang sama. Untuk penyimpanan:

1.

Pilih Save dari File menu.

2.

Click OK

.

~

Quest Basic Training Material Copyright "'1 995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

20

VERSA . DATA

VI. LATIHAN SOAL: QUERY 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

8.

Buat Query baru dari tabel Accounts dan Account_Class. Link berdasarkan Acct_Class. Kolom yang ditampilkan : + Description + Acct_Type + Acct_Class + AcctNum Buat Conditions yang anda inginkan. Buat Query baru dari tabel Customers dan Sales_Data. Link berdasarkan Cust_Id. Kolom yang ditampilkan : + Cust_Id + First_Name + Last_Name + Street_Address + APT_Number + City + State + ZIP_Code + Style_Id + Sales_Agent + Sales Date Buat Conditions yang anda inginkan.

~

·~

Quest Basic Training Material Copyright© 1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

21

DATA

VERSA

Latihan Soal 1 : Buat pada database TRAINER tabel PEGAWAI, DATA PEGAWAI dan JABATAN dengan deskripsi sebagai berikut : Tabel PEGAW AI yang terdiri dari :

Col Name NIP Nama Pegawai Alamat Pegawai

Type Char Char Char

Width

10 25

30

Tabel DATA_PEGAWAI yang terdiri dari :

Col Name NIP Kode Jabatan Jenis Kelamin Umur Tgl Masuk Tgl Keluar Gaji Transport Makan Lembur

Type Char Char Char Number Date Date Number Number Number Number

Width

10 10 1

i .

Tabel JABATAN yang terdiri dari :

Col Name Kode Jabatan Jab atan

Type Char · ·Char

Width

10 25

1.

Buat suatu query pada database TRAINER yang terdiri dari tabel PEGAW AI , DATA_PEGAWAI DAN JABATAN dengan Query Type : Summary .

2.

Kemudian Link tabel PEGAWAI dan DATA_PEGAWAI berdasarkan NIP, tabel DATA- PEGAWAI dan JABATAN berdasarkan Kode- Jabatan.

3.

Pada Group Data pilih tabel PEGAWAI dengan kolom NIP, Nama_Pegawai, Alamat_Pegawai, pada tabel DATA_PEGAWAI pilih kolom Kode_Jabatan, ..._..;,...,.


~


22

VERSA . DATA

Jenis_Kelamin, Umur, Tgl_Masuk, Tgl_Keluar, Gaji, Transport, Makan, Lembur dan pada tabel JABATAN pilih kolom Jabatan. 4.

Pada Conditions pilih tabel DATA_PEGAWAI serta pilih kondisi dibawah ini dan lihat hasilnya. Misalnya : • Jenis Kelamin = 'L' • Kode Jabatan = 'EDP' • Jenis Kelamin = 'P' dan Kode Jabatan ='SEC' • NIP lebih besar dari '8 7000 1' dan Umur lebih kecil dari 30 Jenis Kelamin 'L' dan Gaji lebih besar dari '300' •

5.

Untuk menjalankan Query pilih Query pada menu kemudian Execute.

6.

Buat Formula untuk Query ini : + Jumlah 1 = transport + makan + lembur + Jumlah 2 = jumlah 1 * 30 + Total= jumlah 1 + jurnlah 2

7. Sort Query berdasarkan tabel PEGAWAI kolom Nama_Pegawai Ascending.

Latihan Soal 2 : Buat pada database TRAINER tabel REGION, DEPARTE.l\1EN, SALARY dan TGL_MAS UK dengan deskripsi sebagai berikut : Tabel REGION yang terdiri dari :

Col Name Name Region

Type Char Char

Width 30 20

Tabel DEPARTE.l\1EN yang terdiri dari :

Col Name Name pepart~Il1en

Type Char Char

- - - - - - - - - - ------ - - -

Width 30 10

~

Quest Basic Training Material Copyright q;! 1995, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

23

-

--

-

-

-

~-

-~--

- - - - - - - - -- - - - -- -

VERSA . DATA

Tabel SALARY yang terdiri dari :

Col Name Name Salary

Type Char Char

Width 30 15

Tabel TGL_MASUK yang terdiri dari :

Col Name Name Tgl Masuk

Type Char Date

Width 30

1.

Buat suatu query pada database TRAINER yang terdiri dari tabel REGION, DEPARTEMEN, SALARY dan TGL_MASUK dengan Query Type : Summary.

2.

Kemudian Link tabel REGION dan DEPARTEMEN berdasarkan Name, tabel REGION dan SALARY berdasarkan Name, tabel REGION dan TGL_MASUK berdasarkan Name.

3.

Pada Group Data pilih tabel REGION pilih kolom Name, Region, pada tabel DEPARTEMEN pilih kolom Departemen, pada tabel SALARY pilih kolom Salary dan pada tabel TGL_MASUK pilih kolom Tgl_Masuk.

4.

Pada Conditions pilih kondisi dibawah ini dan lihat hasilnya. Misalnya : • Region = 'SMG' • Departemen = 'SEC' • Tanggal Masuk > 4/1/90

5.

Sort Query berdasarkan tabel REGION kolom Name Ascending.

Quest Basic Training Material Copyright~


24

-~-

VERSA ·. DATA

VII. REPORT A. Pembuatan Report Cara tennuctah untuk membuat report ctari Quest, adalah dengan me-Link suatu report yang akan ctibuat ctengan suatu Query. Cara ini actalah beralasan, karena ctasar ctari pembuatan suatu report adalah proses query. Proses Link suatu Query ke Report: 1.

Buka suatu Query yang pernah anda buat sebelumnya.

2.


3.

Click button Report pada Activity Bar.

4.

Click Yes

5.

Maksimumkan tampilan Quest, kemudian pilih Tile dari Windows menu.

Pada Report Activity, terdapat dua mode, yaitu Design dan Preview. Report ancta sekarang berada dalam mode Preview. Jika komputer anda telah terinstall sebuah printer, maka report anda akan tercetak seperti apa yang terlihat pacta Preview mode ini. Selama tabel Query dan Report tersebut tetap terbuka keduanya, maka segala perubahan pacta Query, akan berakibat/tercermin pacta bentuk dan isi Report tersebut.

B. Customizing suatu Report. Sekarang ancta telah merniliki suatu report. Ancta dapat melakukan perubahan/penyesuaian pacta report tersebut agar bentuknya dapat diperindah atau lebih representatif dan sebagainya. Untuk customize suatu Report: 1.

Maksimumkan tampilan Report window .

2.

Pilih Design dari Report menu.

3.

Click pada kata Report Header dengan tombol kiri mouse.

4.

Ketikkan kata-kata, yang akan ditampilkan pada report sebagai judul.

5.

Untuk merubah bentuk tampilan kata-kata tersebut misalnya dicetak TebaUBold, Miring/Italic atau Digaris-bawah!Underline, maka anda dapat menekan tombol B, I, atau 1!. pada scbclah kanan layar diatas Ru/e/Penggaris.

6.

Untuk merubah uku"ranlbesar karakternya, pilih Pts drop-down list box, dan pilihlah ulmran yang anda inginkan.

7.

Selain melakukan perubahan seperti langkah 5, 6 tersebut diatas, anda dapat mengetahui atributatribut dari suatu object (misalnya background, datafield, dll) untuk merubahnya, dcngan double-

.


25

VERSA_; DATA click pada object tersebut, kemudian akan mucul suatu dialog box (misal Format Fields dialog box) dan anda tinggal memilih/menentukan atribut-atribut yang anda inginkan, setelah itu pilih OK 8.

Setelah modifikasi selesai dilakukan, untuk melihat hasilnya, anda pilih Preview pada Report menu.

HeOder: HEIGHT

~

Reader: BUILD

~

Heoder: SEX

0 Line$ )

C. Lalu anda membuat Report berLevel Break 1. 2.

3. 4. 5.

Buka report yang telah Anda buat dan Save as ke dalam file lain. Pindahkan Background Guest.Name, Build, Sex, Height, Price dan Treatment Header: Guest. Narne.' · Pindahkan pula Field Guest.Nam e, Build, Sex dan Height ke dalam Header:Gucst.Namc. Sedangkan field untuk Price dan Treatment tetap pada Detail Block. Kemudian Report Preview

Quest Basic Training Material Copyright @I 995, by PT. Versada ta Systemindo, Jakarta

26

kc

dalam

IvERsA:: oATA ·:

::::~~:~>':

·;·:·· ,........

~~:

----~------------

HA).£

HEiiHT

A nQ.;

lffiOO

ILU)

SE>< 'A

PRO:

TREAH4ENT

2.lXXJOO

CUM BN:;

lUUDOO

PAN TN;

20.anoo

MAN O N:>

ifiii

4UUXJ 00

H LN11N G

HA).£

HE~

ILU)

SE><

Bud

19).00

L

M

D. Menyimpan suatu Report ke dalam File Suatu report dapat dipanggirkembali , namun sebelumnya report tersebut sudah pernah di simpan kc dalam su;nu file.

Quest Basic Training Material Copynght

@

/ 995. by PT. Versada ta Systemmdo. Jakarta

27

VERSA DATA

Untuk menyimpan suatu report ke dalam file: 1.

Pilih Save dari File menu

2.

Click OK

E. Mencetak suatu Report Untuk mencetak Report: 1.

Pilih Print dari File menu

2.

Click OK


~ 1995,

by PT. Versadata Systemlndo, Jakarta

28

VERSA , DATA

VIII. Transfer Data ke Aplikasi Lain. A. Transfer Data ke dBase Mungkin anda sudah memilik.i suatu aplikasi dBase, maka agar aplikasi dBase tersebut dapat memakai data dari SQL Database, terlebih dahulu data dari SQL Database tersebut harus di-copy-kan ke file dBase. Prosedur untuk mentransfer data ke dBase:

1.

Buka suatu table yang anda maksud.

2.

Pilih Copy to Edit Menu.

3.

Click OK

Secara automatis Quest akan membuat suatu file baru dengan format dBase.

B. Transfer Dabi' ke Spreadsheet Anda mungkin ingin untuk dapat meng-export data ke suatu aplikasi spreadsheet, misalnya Excel. Anda akan membutuhkan Excel untuk menyelesaikan prosedur ini. Prosedur berikut ini akan menpertunjukkan bagaimana untuk me-Link data dari suatu table dengan worksheet di Excel anda.


29

VERSA , DATA

Untuk mentransfer data ke Excel:

1.

Bukalah suatu table.

2.

Pilih table yang anda maksud.

3.

Pilih Copy All dari Edit menu.

4.

Buka suatu workshet kosong yang baru pada Excel.

5.

Pilih suatu cell pada spreadsheet.

6.

Pilih Paste dari Edit menu di Excel.

~


~

199.5, by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

30

VERSA . DATA

IX. LA TIHAN SOAL : REPORT

1.

Buat suatu report yang sesuai dengan Query anda.

2. Buat No Urut pada detaillaporan.

Quest Basic Training Material Copyrighl

@

1995, by PT. Versadala Syslemindo, Jakar/a

J1

VERSA DATA

Langkah-langkah pembuatan report ber level break. 1.

2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9.

10.

11.

12. 13 .

14. 15. 16.

Click New, click Query. Pilih tabel : Order_detail, Order_masterl, Product, Query type = Summary, click Ok, click Ok. Link tabel Order_masterl (Order_num) dengan tabel Order_detail (Order_num) . Link Order_detail (Prod_num) dengan Tabel_Product (Prod_num) . Click menu Query, click Choose Columns. Pilih kolom dari tabel Order_masterl : Customer, Order_num, Order_date, Rep_num, Terms. Pilih kolom dari tabel Order_detail : Prod_Num, Quantity, Discount. Pilih kolom dari tabel Product Prod_Name, Price_Date, Grp. Click Formula. Buat formula dari : Quantity*(grp-(grp*(discount/1 00))), formula name = extended _revenue, click Ok. Click menu Query, click Choose Columns, pilih formula yang telah dibuat tadi (extended_revenue), click Ok. Click menu Query, click Sort. Pilih dari tabel Order_masterl column Order_num secara ascending, click Ok. Click New, click Report, Link to Query= Yes. Pada report header, gunakan picture tool untuk : import picture Big_city. Buat ukuran gambar dengan menekan terus mouse dan lepaskan.Ciick menu format , click Picture.Ciick Paste From pilih big_city.bmp, click Ok, click Ok. Pada report header : ketiklah Customer History dengan back ground dan tempatkan field, click editor dan buatlah formula untuk mendapatkan current date dari function report yaitu Current date, ketik formula name= tanggal, click OK. Pada Header Order_num letakkan field-field : Order_Num, Order_Date, Rep_Num, Terms ambil dari content .Lalu pada Header Customer letakkan field Customer, ketiklah Prod Num, Prod Name, Discount, Quantity, Price Date, GRP, Extended Revenue dengan menggunakan background tool. Pada Detail Block letakkan field-field : Prod_Num, Prod_Name, Discount, · Quantity, Price_Date, GRP, Extended_revenue dari content. Pada Footer Customer Ketikkan Total per Customer, disebelahnya letakkan field tool, click Editor buat formula : Sum(extended.Revenue), dengan formula name = Total per Customer. Pada Page footer, letakkan field tool, click editor buat formula : PageNumber dari functions report, formula name = Hal, click OK. Pada Report Footer buat Total_revenue : Reportsum (extended Revenue) . Formula nama : Total all. Lihat hasil rancangan report dengan click report menu, click Preview

Quest Basic Training Material Copyright(!;) 1995. by PT. Versadata Systemindo. Jakarta

32

VERSA ., DATA

VERSA DATA 21l1.0) 20111Y94

1 1

PTBi>orinAg\.1"9 PfiJD_}U

...

•

PROD_NN-E

DISCUJNT

QUANTilY

PRICl;_DATE

Gf'

1Cl2

Mou:se

10

1CD

31 ~ !11·1391

125

103

Keyt:Dald

JJ

2!Il

31J<J'1·199ol

l!il

Buat suatu report dengan menggunakan tabel Region, Departemen, Salary dan Tg:l Masuk. demmn bentuk laporan seperti di bawah ini : Ouest · IHetJOrt • REGION.OJU'J -

7/19/94

REGION :

.IKT NN-E

REGION :

DEFWJJ EWEH

SAlAAV

TGI,._~

Ancy

t.t
3J)

E>'4'91

Ei
~

2CD

4IV9I

E,....,.

SEC

2CD

51~

SBY

Langkah-langkah pembuatan report Crosstab

Quest Basic Training Material Copyright @ 1995. by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

33

VERSA DATA

..-:: ..= =-J------ -------------------------··········-······-·----.... ..... ....

::·---"":::=-1..-·--· ---- ------- --..------------..................................... .. -::----::::::-~-- - -- ----·· -- ·-··· ·-·---- --- -----

..-:-:..:c.::::.+....-... - ...... .. ............................................................................ .................. .. .. ::..:c_.::=+· ··· ···-----·······-······-········------··-····...... ...... .

.::·---= =-1...........................................................................................

-:. ---::::::+-··-···-----------····-··-·- ····-·· ---············ ·······-··- ···----····· · -.::-·-:::==+-··.. ·-·--------··-·-····-·--·--··---- ··· · ······· ···· ···--···--··-- .. .... . 1................................... _.............._. __ __ .. ____ _...................................... .

-- ~

::·---::~=

_._.,._.._=+. . . . . ._. __...................................... _.................. ........... . . . . . ...... . . . .... .. .. . ........... . . . ::. ·::::::+ ................ ... . ........................................................ . . ........................... . . . ... ........... . ::·..•.."::"::::.• j.............................................................................................................. ...... .... .

-.. . -- --1·----....... -- ------- _........._ ........ ---- ---- ....................... -.... -.. --- -.. .................. ~ .. .. .......1-..-·--- -- -.. ------·-·""-"""""""""""""""""""""""""""""' .. .. .. .. ..... .............. ~

-·-+-..-...............................--·---..----------...-............_.......... .......................... . ~ ......... + ·-..--..-------------------------·-..................................................... ~

1. 3.

5. 6.

7.

Open tabel Crosstab dari database Trainer Click New Report (Link data dari tabel Crosstab) Pad a page header buat header dan formula Current date dari editor report Pada report footer buatlah format crosstab dengan tabel Crosstab : - Restart event : first fecth - Definition : - Column : Bulan - Row : Lokasi - Cell : Hasil -Summary : col, row, matrix Silakan lihat hasil report dengan menggunakan menu report Preview

Quest Basic Training Material Copy right <'l 1995. by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

34

VERSA · DATA

Re.e£<1 Head8r

~

Page Heddei

~

Deta3 Block

~

~ooler

~


(f;)

1995, by PT. Versada ta Systemindo. J akarta

]5

VERSA .• DATA

FORM Form Quest adalah cara untuk kita untuk mengakses data dengan mudah . dengan Form Quest ini, kita dapat membuat suatu aplikasi grafis yang dapat mengakses data pada SQL database tanpa bahasa pemrogramman. Hanya dengan clicking and dragging objek grafts, kita sudah dapat membuat suatu form, dimana kita akan dapat melihat dan mengedit satu atau lebih tabel dalam SQL Database. Didalam Form activity terdapat 3 jenis mode, yakni 1. Plan Mode, untuk melakukan link table. 2. Design Mode, untuk melakukan desain forrnlobjek screen. 3. Data Mode, untuk melakukan entry/query data.

'"'j!ilr.~mr;,

Proses pembuatan Form 1. Click New dan Form button dari Quest actitity bar, lalu anda masuk ke Plan Mode. 2. Double click tabel GUEST dan TREATMENT pada object palette. 3. Kemudian click Design Mode button pada tool bar kedua dari kiri. 4. Dari Object palette, pilih·Data Field object tool, lalu tempatkan pada form dan click. 5. Untuk memodifikasi object tool tersebut, Double click object tool atau Click Display dari menu pop-up Attributes. 6~ Ulangi langkah 3 untuk object tool yang yang lain sampai seluruh form kita terbentuk . Quest Basic Training Material Copyright

If;) 1995,

by PT. Versadata System indo, Jakarta

36

VJ;R$A DATA . .....

.....

.....

.....

~-~--

7. Simpan form tersebut dengan Save As dari menu File a tau tekan F 12, lalu beri nam a GUEST.QFM. 8. Lalu jalankan Form tersebut dengan meng-click Data Mode button.

•

Buat suatu form dengan format sebagai berikut dengan menggunakan tabel GUESTI dengan menggunakan picture, radiobutton, datafield, combobox dan groupbox .

--

------~

-

-

---


~

1995. by PT. Versada ta Systemindo, Jakarta

37

VERSA ,; DATA ~

•

-

"

""

-

------

Buat suatu form c\engan format seoaga\ oen\mt c\engan menggunakan taoe\ GUES1' , 'IREA'IMEN'I c\an ADDRESS c\eng,an meng,g,unakan \)kture , radl.ob utton , dataf1e\d , \istbox, c.ombobox, c.hl.\dtab\e c\an grou\)box.

-------------------------------------------------~----------------------------

Que5t Basic Training Material

Copyright

@

1995. by PT. Versadata Systemindo, Jakarta

JX

VERSA ., DATA

GRAPH Graph Quest adalah tool untuk membuat/menggambar grafik. Dengan teknik yang sangat simple anda sudah akan mendapatkan suatu grafik dari tabel atau query . Cara pembuatannya sama seperti linking facilties Quest lainnya, dimana anda tinggal me-link suatu grafik yang akan kita buat dengan suatu tabel atau query.

Proses pembuatan Grafik 1. Buka tabel GUEST 2. Click New, lalu Graph pada Quest activity bar. 3. Kemudian click Yes pad a pertanyaan 'Link to Table' . 4. Kita dapat pilih tipe grafik dengan Graph Type pada pop-up menu Graph . 5. Simp an grafik tersebut dengan Save Bitmap As dari pop-up menu File, lalu and a beri nama GUEST.QGT.

• Buat suatu grafik dengan format seperti di bawah ini dengan menggunakan tabel BUDGET


@

1995, by PT. Versadata Systemlndo, Jakarta

39

m· ).d ifq '\661@ Jl{8JJifdOJ JV!JIJJVW .8U!II!VJ1 :J!SfJf! JStJ nQ

0/JDJ(D{ 'opuuumifs DJVpOSJ3;1

V!~a : ttsl:I:JA

Case Study I Ana/isis Finansial menggunakan Quest dan Excel Quest adalah suatu data access tool yang sangat berdaya-guna dan flesibel. Anda tidak hanya dapat mengutip data dan mengolahnya menggunakan Quest, namunjuga dapat megirimkan data yang telah diolahnya kc aplikasi lain, seperti spreadsheet. Quest membantu anda dalam menciptakan suatu solusi, dengan menggunakan suatu tool yang telah anda kenai sebelumnya. Contoh berikut, akan menampilkan kasus dari data keuangan perusahaan PT. Versa Publishing.

Kasus Pacta suatu akhir periode akuntansi, PT. Versa Publishing ingin untuk melakukan rekapitulasi dari informasi anggaranlbudget, pacta periode akuntansi tahun yang lalu, dan akan melakukan perencanaan anggaran untuk periode akuntansi tahun berikutnya. Julius akan menggunakan Quest serta spreadsheet dari Excel. Data perusahaan tersebut berasal dari SQLBase Server. Setiap bulannya setiap manager akan memasukkan data mengenai pengeluaran dari departemennya. Dan setiap bulannya juga, Finance akan membuat laporan mengenai selisih antara anggaran bulanan versus pengeluaran sebenarnya (yang Finance sebut 'Variance Report') . Pacta akhir periode akuntansi, cetakan laporan ini, akan digunakan untuk merancang anggaran tahun berikutnya.

Julius's Data Flow Setelah melakukan penganalisaan, dia memutuskan untuk menggunakan Quest untuk dapat mcnangkap data dari SQL Database dan mengolahnya menggunakan Excel. Dalam Excel, dia dapat melakukan skenario-skenario 'bagaimana seandainya' untuk dapat menentukan anggaran terbaik untuk tahun berikutnya.Setelah selesai, dia dapat menyimpannya kembali dalam table BUDGET untuk dapat digunakan untuk meramal anggaran pacta tahuntahun berikutnya.



41

VERSA DATA

Report

SOLEase

Excel Graphics

Account Clas

Accounts

Budget

Expense_summary



42

VERSA DATA

Database

•


@


43

VERSA DATA

Table-table ACCOUNT_CLASS adalah berisikan daftar-daftar seluruh rekening utama, yang digunakan PT Publishing. Rekening-rekening ini berupakan kategori dari

Versa

pengeluaran-pengeluaran umum, masing-masing individual rekening tersebut merupakan milik dari rekeningrekening yang ada di account classes. ACCOUNT adalah peta dari rekening-rekening pada perusahaan, yang mana masing-masing rekening tersebut harus mempunyai nomor dan keterangan yang unik. Setiap Acc-Num merupakan miliklbagian dari Acct_Class. BUDGET berisikan data mengenai jumlah anggaran yang dianggarkan untuk setiap rekening setiap bulannya. Data anggaran ini diambil berdasarkan analisa terhadap pengeluaran biaya tahun sebelummnya. EXPENSE_SUMMARY berisikan data mengenai jumlah pengeluaran sesungguhnya dari masing-masing rekening setiap bulannya. Setiap departemen bertanggung jawab terhadap posting dari informasi tersebut.

Query untuk menentukan Anggaran dan Pengeluaran Bulanan Query tersebut akan memberikan nilai total bulanan yang dibutuhkan dari setiap kelompok rekening. Setiap kelompok rekening memiliki individual rekening, yang merupakan bagiannya. Julius akan membuat ringkasan dari masing-masing kelompok rekening. Untuk keperluan tersebut, dia akan membuka Quest Formula Editor (yang mana bentuknya mirip seperti yang dia biasa gunakan di Excel) untuk membuat suatu formula sederhana (rnisalnya JanuarySum) untuk menjumlah biaya-biaya bulanan di setiap kelompok rekening. Dengan bantuan Quest, Julius akan membuat dua query, satu untuk total pengeluaran, satu untuk pengeluaran yang dianggarkan di setiap bulannya. Dengan query tersebut, Julius akan dengan mudah mendapatkan data yang diinginkannya untuk setiap bulanan, dengan hanya merubah sedikit formula tersebut. Query pertama (BUDGET.QQT) akan mengambil data yang dianggarkan, pada setiap kategori . Table ACCOUNT dan ACCOUNT_ CLASS akan di-link menjadi satu berdasarkan column ACCT~ CLAS S Tabel BUDGET dan ACCOUNT, akan di-link menjadi satu berdasarkan column ACC_NUM. . '"··

..

Query kedua (EXPENSE.QQT) akan mengambil data dari pengeluaran sesungguhnya yang terjadi berdasarkan masing-masing kategori pada bulan yang sama. Table ACCOUNT dan ACCOUNT_CLASS, akan di-link bersama berdasarkan column ACCT_CLASS. Table EXPENSE_SUMMARY dan ACCOUNTS akan di-link bersama, berdasarkan column ACCT_NUM.


@


H

"VERSA DATA

c------------------.-T: ------------ e.H
- - - - - - - - - - - - - ....... .. .... T

DE !SEFMCl5

--- - .. - -- .. - - - .. - ...... ........ ..

: ........ - - - - ........ - -?-,151UD - - .. .... .. ..

.... ...... ...... .. ...... .. .. - - - - - - ............ T

I

'

Que!>t B asic Training Material Copyright

@

1995. by PT. Ve rsadata Systemindo. Jakarta

45

...

,._,.,_'

'V ERSA j DATA .. . .-

~-~--

.~ :

-

: :. ; :

: :: :

...

...

...

...

,...

...

...

-~-~-~-

Mengirim data ke Excel Setelah query , sekarang Julius sudah memiliki data, selanjutnya dia harus meng-copy dan paste data da ri Quest ke Excel spreadsheet. Mengirim data dari Quest ke aplikasi lain, merupakan suatu proses yang sangat sederhana . Pacta Quest, pilih Copy All dari Edit menu, row-row yang telah terpilih tersebut, akan di-copy-ka n ke C lipboard Windows . Selanjutnya anda ha nya membuka suatu documen (spreadsheet pada Excel) ya ng akan menerima data . pilih Paste da ri Edit menu pada Aplikasi ya ng bersangkutan (dalam hal ini Excel )

!!mi~[ffi~~m!~1!ffiH!HHii!H!i!i!!flm!!iHW'

.,...:l i!li;ll·l·

t~===~=f

Sekarang Ju lius telah dapat membuat suatu 'li ve connection' antara Quest dengan Exce l den gan me nggu nakan Paste Link dari Excel. Hal ini dapat dilakukan dikarenakan penggunaan suatu fasili tas dari Q ues t va ng clisebut dengan DDE (Dynamic Data Exchange).

Que:.t Basic Training Material

·-

Copyright @I 995, by PT. Versada ta Systemindo, Jakarta ~G

VERSA • DATA Kelebihan dari fasilitas ini adalah adanya hubungan interaktif dari kedua aplikasi , yaitu data pacta sp readsheet Excel akan berubah secara otomatis, apabila terjadi perubahan data di query Quest.

Membuat Grafik Budget dan Expense Untuk memudahkan Julius dalam menganalisis, dia ingin melihat hasil dari ringkasa n data Budget dan Expense pacta grafik Excel. Sejak suatu data telah di-copy-kan ke Excel, maka data tersebut dapat diolah seperti data apa saja yang berada dalam Excel. Julius dengan mudah dapat membuat grafik tersebut. Berikut ini graflk yang dihasilkan dari data Budget dan Expense

fCi

Ji:iD

·; 1,., I • h:•ll I

Janu.a.ry Budgat

~ Ac:ccunt

Type

8~

•

DIRECT PEPSOHr.El

Ill EClJA.I ENT

·~

D 01HEF\PER.90NHEL

~~

• OVTSIOESER\1<:E6

'II"

le:1

ll:ll a:

'ill• .... c:lnrl.,

January Expenses by Account Type

B" • DIP.ECf PE~O~EL .. Y.

IB E~EIJT

• OFFICE

D

01HERPERSONNEL

•

OI.IT51DE 5D'NICf5

49"

Sekarang Julius telah dapat melacak jumlah pengeluaran bulanan. Kemudian , dia tclah siap untuk merancang/merencanakan anggaran untuk tahun depan. Sekali lagi, Julius telah berhasil untuk melaksanakan hal tersebut berkat bantuan tool yang sangat 'powerful' ya itu Quest.

........... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

~


1995, by PT. Versadata System indo, Jakarta

47

'

.. ',.. .

.

..

. . .

'

:

~:.'

... ; . :

.. :· .

~€~$~J DATA

Membandingkan Budget dan Actual Amounts selama satu tahun Untuk dapat menghasilkan berbandingan antara nilai anggaran dengan biaya sesungguhnya untuk dapat membuat suatu Laporan Variance/ Variance Report, Julius akan membuat satu Query lagi (VARJANCE .QQT). Query tersebut akan mengakses 3 table. Tidak diperlukan sorting, kondisi khusus, pengelompokan , atau bahka n pembuatan suatu formula, untuk menghasilkan query ini.

Julius hanya meng-copy seluruh data dari setiap column dan paste pada speradsheet. Berikut langkah-langkah yang dilakukannya.

Membuat Perencanaan Budget untuk Th 1993 dari data Th 1992

11:1 .;>: ;.:::.:, ·. :_ .·

.. ;:. ·... ·.: ·..

VJI.Rit\N(E)<'LC . : .

-:: .. :.::-:-.-.: .;::;.:.

Glif!1

Actual vs. Budget by Month

$

Sl2U.OOO.OO SJO().DOO.OO $80,000.00 ~0. 000.00

•

Ac:tJol

1111 Budget

·~0. 000.00

82().D00.00

so.oo

~..o d q_jfc:; CIO.U > ~ ~ ~ ~ ~ ~ • ~ ~ 0 ~

u

8

M-...1+

Julius sekarang telah siap untuk membuat Forecast untuk anggaranlbudget tahun 1993 .

Que!>t Basic Training Material Copyright

@

1995. by PT. Versada ta Systemindo, Jakarta

-+ 8

VERSA DATA

Dia akan menggunakan data tahun sebelummnya sebagai dasar perencanaannya. Dia akan membuat suatu query tertentu (FORECAST.QQT) untuk mengambil data yang dibutuh.kan. kemudian data yang didapat akan di-copy serta di-paste pada spreadsheet, seperti cara-cara terdahulu.


~ 1995,


49

OJJO:J(Of 'OpUfUJ;J]f!(S 0/0pOSJfJA

"l d !(q '}66 {

@ Jlf 8 u !(do:J

Jtl!J31tJW :Ju!UJTJJ.L :1JStlf[1San(j

....

,,. .................. ._ .....

.

VERSA . DATA

Un tuk membuat forecast tahun mendatang, maka rubahlah kolom tahun dangan tahun mendatang . Berdasarkan data pada Excel tersebut, maka Julius dapat menganalisa dan meman ipulasinya untuk menghasilkan forecast untuk tahun-tahun berikutnya. Langkah akhir dari proses ini adalah menyi mpan data hasil dari proses forecas tin g tcrscbut kcmbali kc tabel budget, ya itu menambahkan da ta budget tahun 1992 dengan data budget tahun 1993 .


@


51

.iiERSA .i DATA '.: .•. :" .. · ·.·~-~~ .. : .. -.... '. ":t

Dengan mengguna.kan Quest, Julius telah banya.k mela.kukan perkerjaan dcngan singkat. rnudah clan dapat diandalkan hasilnya. Hanya dengan query data , copy, dan tera.khir paste, maka scga la data akan scca r;1 otomatis a.kan diproses. Dengan demikian Quest membantu pekerjaan Julius dengan baik dan ccpat.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam Study Case ini: 1.

Buat suatu query baru dengan nama BUDGET.QQT, yang akan mengambil data dari tabel ACCOUNT_CLASS, ACCOUNTS, dan BUDGET, dengan Query Type: Summary. Sc ba gai Link, Tabel ACCOUNT_ CLASS dcngan ACCOUNTS akan di-link bcrdasarkan column ACCT_C LASS, Tabel ACCOUNTS dengan BUDGET di-link bcrdasarkan colum ACCTNUM.

2.

Lakukan pengelompokan data (Group Data) dengan memilih table ACCOUNTS_ CLASS. co lumn DESCRIPTION, serta buatlah suatu Formula dcngan rumus SUM(MONTH_Ol ) dan hc rik an nama formula tersebut dcngan JanuarySum.

3.

Lakukan pemilihan column dari menu Query, dan pilih column Formula dcngan nama JanuarySum.

4.

Jalankan Excel.

5.

Sebclum membuat grafic eli Excel, pada Quest click menu Edit pilih Copy All pad a query BUDGET.

6.

Pada Exce l click menu Edit, clik Paste

7.

Buat grafik batang dcngan mernblok data tcrsebut.

8.

Rubah sclu ruh nilai pada column tahun rnenjadi tahun berikutnya pada workshctt tcrscbu t.

9.

Pada Excel click menu Edit, click Copy.

10. Masuk ke Quest, buka query Budget lalu click menu Edit, clik Paste. II. Click menu File.

12. C lick Save As dan beri nama pada query tcrscbut. 13. Tutup selu ruh Aplikasi.


@

1995. by PT. Versada ta Syste11undo, Jakart a

52

·: vE8$.AJDATA Struktur Database

! BG T YEAR

1

St.IALij.p:j jj.

· ·: : ·--:~~~Q:~~tH=o1 ·- ·· · · · t~·~¢i:8A~·:r:.·:: IUECIMAL : . :~ :.: ]F~~.T.-~:~~~~- . -.::~ 1..~-E.~~~~~-: . r..::... ! l ._.oNTH _02

: ~ONTH 04

• DECIMAL

!

!

.......... .. .. ..... ..............................J ·······--··· - -·=:-....... ..................!.........._, -····- .........., .... NON TH_05 DEC IMAL j

... ......... .........., ....... - - ... -·-·- .... ·-· .... ... ····-··· .. .·j··--- ... ""' -- .... -· ..... .. ........ ..

... . ...!..t.IQ.~T..'~-::7~. .......

!.~.~~~-....~~- l

..

UECIMAL--··t-···-·· ! ..!--···--····BUDGET i t.IONTH 09 i DECIMAL • ............. ··········· ...... ·····......................,......·--···---=···--_ .. ._,_.......,.. _ .. ,_, _... ,__._ ........................ ,_·ONTH 07

I ... ....... ... .... ) _____ ___ ....... =:... _ -···· ····--

I

UDGET : NO NTH 09 • DECIMAL I 11 "''"'"'" """'"'''""" "' '"" ............ ........1--.-. - - ... --;-.. , __ .. , ___ _. .. 1-... ... - _ ,, __ ............ _ ,_.. , _ '"

UDGET DECIMAL : 11 ....... ,.......................,........... -···-;!-NONTH .... -_,_, __-;-:,10 . _ -· . ·-·-·· . !r-.. ·- _ .... _- . UDGET i NO NTH 11 i DECIMAL : .. ... ... .. ... . . . ........ .... ... ....... ........... ·- ....... _.,_...... ·-·. ......... •.............. ... .......... ·-t-·· .... UDGET l .................. NO NTH =:-..12' ' DECIMAL ; . ,_. ............... .. j........... ,_ .... _ ...... ;,......... _ ...... ,.....,..JI

+--.. . -_,.,_ . .

Quest Basic Training Material Copynght @ 1995. by PT. Ve rsodata Systemmdo, Jakarta

53

"vi#RsA _, oATA

' DEPT

---------·.......... .................1. --- ·--··------·--· ENSE _ SUNMA.AY IB GT _YE AR ! SMALLINT 1

_,

-··· --· ·N-sE'·-·su·N-MMYT'~ifN .TH_ _ _o1------··· ro-ECIMAC·r---·-·-·-----11 . f_ll -------·--=·------· ....... .... - ....... .J-. ... ------·------=·--·--·.........-------·-----·--··-··1--------·-·---··-· NSE SUN MARY i hiON TH 02

! DECIMAL i

' . ... .... .. .. ........ ...... ...,-:.. ,,,,, ........ ... ........ ........ :.. ............... .......,.,.. ... ... ...... ' 1-.. ......... .. _ .... . .... .. .. : .......................

EXPENSE_SUMMARY l hiONTH_03

I' DECIMAL l 1 ....... . . .. .N.sE____ ___o4·---·-·!·oEciMAL"T ·-·--- ........ . . t· ...... .... ... ....... . ..........: .... ......... . NSE _ SUNMARY l hiON TH _ 05 ! DECIMAL . . ................. . ............... _, _ _ - +--· - - - ---- - - - --·- --- -- ~ - - - - --- ---------·+-- su·w·t;4-IJlvT~il-NTH

.. ..... ... ... ..::=....... ........... .. .. ............: ........................,.,...............

' ,, I

,!!t.di!lt!rt

. ---

----~-~-~-=-~-~~-~~£1!.+~-(]~.!.~--=-0.~ -- L f)_~-~1_!4~1:

EXPENS E SUMMARY i hiON TH 07

! DEOMAL .

-··· " ' " ...... ...... . .. ......... ....: : :.... ... ............... .......... + - - · - - - - - - · " " ' " "" "" ' " " ' " " " ' !- " " " " " ' " " " " " " " " " " ' " " " " ' " " " " " " "

E>

@

1995, by PT. Versadata Systenundo, Jakarta

54

VERSA , DATA

Case study II Langkah-langkah pembuatan mailling report

1.

2.

3. 4. 5.

6. 7.

Buat query dari tabel customer (click New & Query button). Pilih nama tabel Customcrs,Query type = Normal, click Ok Dari Menu Query, click Choose columns.Pilih kolom-kolom yang dibutuhkan yaitu : Salutation,Fist_ name,Last_ name,St reet_ add ress,Apt_number ,City ,State, Zip_code, click Ok Click New, Report. Link to query= Yes Pilih Format menu, click Report pilih Page size :Letter, Orientation : Potrait, Number of kolom : 2, click Ok Pacta Detail_ block tempatkan field-field (data dari basil query tadi). Letakkan kotak field dari tool palette lalu ambil data dari combo box Content pilih Fist_name. Lakukan step ke 5 sampai seluruh isi dari content digunakan, diletakkan sesuai dengan contoh di hal sebaliknya. Click Report menu, click Preview untuk melihat hasil rancangan report Jika hasil report in gin dirubah kembali/diperbaiki click menu Report, click Design


55

, ,vERs:A': oATA .

'

.

.'

Re~r t Header

~

Pa9.e He<Jder

~

~ooter

~

Re.Q_ort Footer

0 Lino$ )

Langkah-la ngkah pembuatan MERGE report

:.~.-- .... ..J_.~~~~.~-::7.~~!.~.

l lli'''""l -- .- - :.::-..::.: . .:.:..

l.

2.

3.

4.

Click New , click Qucry.Pilih tabel Customers dan Sales_data, Query type = No r111al, click 01< , cl tck Ok. Link table customer (Cust_id) dengan table sa les data (Cust_id). Click menu Query, click Choose column . Pilih kolom-ko lom dari tabel customers ya itu : Salutation ,First_namc,Last_name,Street_address,Apt_number,City,State, Zi p_ code dan dari tabel Sales_data adalah : Salcs_agent, click Ok Cl ick New _ click Report button . Link to query = Yes. Letakkan field First_na mc,Last_name,Street_address,Apt_n urnber,City,State,Zip_codc dari content dan lctakkan di Dctail_block seperti contoh. Ketiklah isi merge dengan menggunakan back ground . Merge dibuat pada bagian Detai l- block . Click for mat report :paper size : letter, orientation : lanscape Lihat hasil ra ncangan report kita dengan menggunakan menu report preview.

Quest Basic Training Material Copyngh t

@

1995, by PT Versada/a Systemmdo, Jakarta

56

':'\IERSA ~ti--· ;::~~::·;;

1

i

.. ·... :.:~·~!g

DATA .


@


57

~ l ~a t!s~:ja. V~dilD. ~S:t~ilO. ~VRI:tl~ VW DNINIVH~

Recommend Documents