VW-LB-KVB-SM

Stadsbestuur Sint-Niklaas Industriepark-Noord 4 9100 Sint-Niklaas Team overheidsopdrachten Tel. 03 778 35 51 [email protected]

BESTEK nr. 2016-35/OVA/stookinstallaties/VW-LB-KVB-SM OPEN OFFERTEAANVRAAG OP EUROPEES NIVEAU VOOR EEN RAAMOVEREENKOMST VOOR HET UITVOEREN VAN HET PREVENTIEF ONDERHOUD VAN DE KETELKUIS, ONDERHOUDS- EN DEPANNAGEWERKEN AAN DE MET GAS GESTOOKTE INSTALLATIES IN DIVERSE GEBOUWEN VAN DE STAD SINT-NIKLAAS VOOR REKENING VAN HET STADSBESTUUR

AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS A.

ALGEMENE BEPALINGEN

1.

Voorwerp en aard van de opdracht

De onderhavige opdracht betreft een raamovereenkomst van minimum 2 jaar en maximum 4 jaar voor het uitvoeren van het preventief onderhoud van de ketelkuis, onderhouds- en depannagewerken aan de met gas gestookte installaties in diverse stadsgebouwen van SintNiklaas. Hiervoor wordt de procedure van de open offerteaanvraag op Europees niveau gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen prijslijst (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 5°).

2.

Duur van de overeenkomst

De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van minimum twee jaar en maximum vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het tweede jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 90 dagen kalenderdagen vóór het einde van het tweede jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 15.1.

9100 Sint-Niklaas

2016-35/OVA/stookinstallaties/VW-LB-KVB-SM

1

3.

Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie

De aanbestedende overheid is het stadsbestuur van Sint-Niklaas. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij  mevrouw Veerle Weyers, diensthoofd overheidsopdrachten en administratie, tel. 03 778 35 51, [email protected]. Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij:  de heer Ludo Burm, diensthoofd technische dienst van de Stad Sint-Niklaas, tel. 03 778 36 00, [email protected];  Kristof Van Bogget, adviseur technische dienst van de Stad Sint-Niklaas, tel. 03 778 35 39, [email protected];

4.

Infosessie

Niet van toepassing.

5.

Indieningsrecht en opening van offertes

5.1.

Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. In toepassing van artikel 52, § 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen bijgevolg enkel elektronisch worden ingediend via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie) 5.1.1.

Offertes verstuurd via elektronische middelen

Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (artikel 52, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de etendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011.

9100 Sint-Niklaas


2

Structuur van de offerte: De inschrijving dient volgende vorm te hebben.  Deel 1 – offerte;  Deel 2 – documenten ivm kwalitatieve selectie;  Deel 3 – relevante documentatie ivm gunningscriteria;  Deel 4 – eventuele andere nuttige inlichtingen, (beknopte) documentatie en varia. Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00. 5.1.2.

Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte

Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moetennauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.

9100 Sint-Niklaas


3

5.2.

Opening van offertes

De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats in het Techniekhuis, Industriepark-Noord 4, 9100 Sint-Niklaas. Datum en uur worden in de publicatie vermeld. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden.

6.

Leidende dienst - leidend ambtenaar

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

7.

Beschrijving van de te presteren diensten

Zie luik B technische voorschriften.

8.

Documenten van toepassing op de opdracht

8.1.

Wetgeving  





8.2.

Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende de nieuwe wettelijke betalingstermijnen voor lokale besturen. Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, in het bijzonder artikel 25 en de daarbij behorende KB’s en alle latere aanvullingen geldig op datum van bekendmaking. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes. Opdrachtdocumenten

- Onderhavig bestek nr. 2016-35/OVA/stookinstallaties/VW-LB-KVB-SM + alle bijhorende bijlagen en documenten. - De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

9.

Offertes

9.1.

In de offerte te vermelden gegevens

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

9100 Sint-Niklaas


4

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. Het offerteformulier wordt in één exemplaar bij het bestek gevoegd. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: - de forfaitaire eenheidsprijzen in letters en in cijfers (excl. BTW); - het % van de BTW; - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend; - het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers); - aanvangsperiode, uitvoeringstermijnen en interventietermijnen. 9.2.

Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. 9.3.

Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden

De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); - certificaat van bekwaamheid inzake gasvormige brandstof (modules GI en GII); - certificaat van bekwaamheid inzake de verwarmingsaudit;

9100 Sint-Niklaas


5

- de aannemer voegt een lijst toe met namen en kwalificaties van de desbetreffende personeelsleden/vakspecialisten, die hij zal inzetten voor de werken beschreven in dit bestek; - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen; - afschrift van de gevraagde attesten; - afschrift van de verzekeringspolis; - reglement werken met derden ingevuld en ondertekend; - volledig ingevuld en ondertekend offerteformulier + meetstaten gasinstallaties stad SintNiklaas; - Catalogus materialen in functie van correctief onderhoud.

10.

Prijzen

10.1.

Prijzen

Als bijlagen, zal u de overzichtslijst vinden van de technische installaties die in de ketelkuis vervat zitten. Aangezien het contract zal opgestart worden in 2016, zal u prijs moeten opgeven per meetstaat voor de jaren 2016, 2017, 2018 en 2019 Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. Deze kosten zijn o.a. kosten voor administratie, transport, verplaatsingen, verpakking, klein materiaal bijhorend tot gewoon onderhoud, … 10.2.

Prijsherziening

Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3% bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

9100 Sint-Niklaas


6

11.

Aansprakelijkheid van de dienstverlener

De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

12.

Selectiecriteria – regelmatigheid van de offertes - gunningscriteria

12.1.

Selectiecriteria

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 12.3. van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. 12.1.1. Uitsluitingscriteria

Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. Daartoe zal zij de betrokken inschrijver vragen via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. In toepassing van het koninklijk besluit van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver geen rszattest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Voor deze uitsluitingscriteria kan de inschrijver een verklaring op erewoord toevoegen aan zijn offerte met de vermelding hij: - niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld - niet in staat van faillissement of vereffening verkeert; - geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem; - niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - in orde is met de betaling van belastingen - zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen.

9100 Sint-Niklaas


7

12.1.2. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet over minstens 4 vakbekwame mensen beschikken of kunnen beschikken, in het bijzonder de personen die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole. Bij de beoordeling van de technische bekwaamheid zal enkel rekening gehouden worden met de technici die in het raam van de opdracht die het voorwerp uitmaakt van onderhavig bestek een meerwaarde bieden. Belangrijke opmerking: Alle onderhoud /ketelkuis en eventuele toegekende extra depannages worden uitgevoerd door eigen personeel in dienstverband van de onderhoudsfirma. Er worden géén onderaannemers in dienst van de onderhoudsfirma toegelaten. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de tot de onderneming behorende technici, in het bijzonder van die welke verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole. Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet over voldoende bekwaam personeel beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van het personeel dat zal worden ingezet bij de realisatie van de opdracht. In deze opgave vermeldt de inschrijver de diploma’s waarover dit personeel beschikt alsook hun beroepskwalificaties en ervaring. Volgende certificaten worden zeker vermeld voor elk opgegeven personeelslid: - Certificaat van bekwaamheid inzake gasvormige brandstof (modules GI en GII) - Certificaat van bekwaamheid inzake de verwarmingsaudit Derde criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte minimum 1 lijst van de voornaamste soortgelijke diensten van dezelfde grootte-orde die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van diensten voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. Vierde criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet over de technische uitrusting beschikken om de opdracht behoorlijk te kunnen realiseren. Bij zijn offerte voegt hij een beschijving van de onderhouds- en uitgeruste interventiewagen die bij de uitvoering van de opdracht zal worden gebruikt.

9100 Sint-Niklaas


8

Vijfde criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet houder zijn van alle relevante certificaten die zijn bekwaamheid terzake attesteren. De certificaten moeten uitgereikt zijn door een organisme dat erkend is om dergelijke certificaten uit te reiken. Hij voegt bij zijn offerte een fotokopie van de certificaten. 12.2.

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. Het bestuur voorziet een toelichtingsmoment met o.a. rapportering MyMCS, een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Dag en uur zal later aan de kandidaat inschrijver worden overgemaakt. 12.3.

Gunningscriteria

Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen. 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende: 1. -

Inschrijvingsbedrag (60 punten) kostprijs onderhoud ketels/jaar (20 %) kostprijs audits/jaar (20 %) kostprijs uurloon en toeslag/korting percentage op bruto catalogus prijzen materialen voor interventies en herstelopdrachten (20 %) 2. Plan van aanpak en uitvoeringstermijn (30 punten) 3. Interventietermijn (10 punten) Gebruikte definities binnen het kader van dit bestek: - Inschrijvingsbedrag is totaal van alle kostprijselementen: - kostprijs onderhoud ketels/jaar - kostprijs audits/jaar - kostprijs uurloon en toeslag/korting percentage op bruto catalogus prijzen materialen voor interventies en herstelopdrachten. - Plan van aanpak & uitvoeringstermijn. Het plan van aanpak dient inzicht te geven in de “wijze van uitvoering van het preventief onderhoud” en de “praktische organisatie” ervan. De uitvoeringstermijn is de termijn tussen de effectieve startdatum van de preventieve onderhoudswerkzaamheden en einddatum van de preventieve onderhoudswerkzaamheden (in werkdagen) voor: 9100 Sint-Niklaas


9

-

- 2016 - 2017 - 2018 - 2019 Interventietijd is de reactie op een telefonische melding (24/24 7 op 7) van een probleem/storing of vraag tot bijstand (in uren)

12.3.2. Eindquotatie De quotaties voor de 3 gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: Het gunningcriterium 1 zal worden geëvalueerd volgens de volgende regels: (a) kostprijs onderhoud ketels/jaar (20 punten)  offerte met de laagste prijs: 20 punten (maximum);  andere offertes: 20 x laagste prijs / eigen prijs (b) kostprijs audits/jaar (20 punten) (b.1) kostprijs audits/jaar < 100 kw  offerte met de laagste prijs: 10 punten (maximum);  andere offertes: 10 x laagste prijs / eigen prijs. (b.2) kostprijs audits/jaar > 100 kw  offerte met de laagste prijs: 10 punten (maximum);  andere offertes: 10 x laagste prijs / eigen prijs. Totaal b = b.1 + b.2 (c) kostprijs uurloon en toeslag/korting percentage op bruto catalogus prijzen materialen voor interventies en herstelopdrachten: (c.1) uurloon:  offerte met de laagste kostprijs uurloon: 10 punten (maximum);  andere offertes: 10 x kostprijs uurloon / eigen prijs De voorrij of verplaatsingkosten maken onderdeel uit van voornoemde uurloonkost in regie. (c.2) toeslag of korting op bruto catalogus prijzen materialen voor interventies en herstelopdrachten  offerte met de laagste prijs: 10 punten (maximum);  andere offertes: 10 x laagste prijs / eigen prijs Totaal c = c.1 + c.2 Totaal 1 = a + b + c (maximum 60 punten) Het gunningcriterium 2 zal worden geëvalueerd volgens een vork van 5. Het beste voorstel krijgt het maximum van de punten, de firma’s die volgen krijgen steeds 5 punten minder. Het gunningcriterium 3 zal worden geëvalueerd volgens de regel van drie.

9100 Sint-Niklaas


10

13.

Borgtocht

De borgtocht bedraagt 5% van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

2°

3°

4°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van BPostbank van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1° 2° 3° 4° 5°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

9100 Sint-Niklaas


11

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de preciese bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: geen vrijgave; 2° in geval van de definitieve oplevering (na afloop garantietermijn): verzoek tot vrijgave van het geheel van de borgtocht.

14.

Opleveringen

14.1.

Keuring van de uitgevoerde diensten

De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart.

15.

Uitvoering van de diensten

15.1.

Termijnen en clausules

15.1.1. Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze “aanvangsperiode” begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener het bevel van aanvang heeft ontvangen. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend. 15.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) te respecteren, en in het bijzonder:

9100 Sint-Niklaas


12

1° het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2° het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3° het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) 4° het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5° de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. 15.2.

Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten

15.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd De plaatsen waar de diensten moeten verleend worden zijn beschreven in de detail van de inventaris (als bijlage). De potentiële inschrijvers hebben het recht om een bezoek te brengen aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd. Hiervoor dienen ze contact op te nemen met de heer Burm Ludo, 03 778 36 00, [email protected] . Het bezoek aan de plaats waar de diensten zullen moeten worden uitgevoerd, gebeurt op de dag en het uur overeengekomen met de voormelde persoon. 15.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een emailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een procesverbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen.

9100 Sint-Niklaas


13

16.

Facturatie en betaling van de diensten

De factuur dient te worden opgesteld in EURO. Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen worden gefactureerd. De opdrachtnemer zendt de digitale facturen (in één exemplaar) naar het volgende e-mailadres: [email protected] De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van de het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering.

17.

Aanbestedingsberichten en rechtzettingen

De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

18.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

19.

Geschillen

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Dendermonde. De voertaal is het Nederlands.

9100 Sint-Niklaas


14

B.

TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

B.1. Preventief onderhoud: De overeenkomst houdt in dat alle gasgestookte toestellen, die jaarlijks worden opgegeven door de leidende ambtenaar van het stadsbestuur Sint-Niklaas, worden onderworpen aan de ketelkuis. Bij de reiniging en afregeling van de installaties moeten volgende documenten afgeleverd worden: - een wettelijk reinigingsattest - een wettelijk verbrandingsrapport/attest Eén ketelkuis voor alle gasgestookte toestellen van de stad Sint-Niklaas, loopt over een cyclus van 4 jaar. Onderstaande tabel geeft kort weer hoe de indeling is opgebouwd van 1 cyclus: Jaar 1

Start deel I: begin april tot eind mei

Ketels met vervallen attest Ketels met vervallen attest

Jaar 2

Start deel II begin september tot november Start deel I: begin maart tot eind april

Jaar 3

Start deel II: begin september tot november Start deel I: begin maart tot eind april

Ketels met vervallen attest Luchtverhitters Ketels met vervallen attest

Start deel II: begin september tot november Start deel I: begin september tot november

Ketels met vervallen attest

Jaar 4

Boilers Gasvuren

Ketels met vervallen attest Luchtverhitters

Jaar 2016

Jaar 2017

Jaar 2018

Jaar 2019

Deze opdracht bestrijkt minimaal 2 jaar en maximaal 4 jaar. In de even jaartallen (2016 en 2018) worden quasi telkens dezelfde ketels onderworpen aan een ketelkuis. Gezien het aantal ketels in de even jaren groot is, wordt deze kuis over 2 vaste vooropgestelde periodes gespreid in datzelfde jaar. In de oneven jaartallen (2017 en 2019) is het aantal ketels dat onderworpen wordt aan de ketelkuis kleiner in aantal. Hierdoor wordt in deze jaartallen de ketelkuis uitgebreid met een luik luchtverhitters of met een luik boilers, gasvuren en luchtverhitters, afhankelijk van het jaar. Als bijlage zal u een overzichtslijst vinden waarin per jaar alle ketels, boilers, gasvuren en luchtverhitters staan die in datzelfde jaar dienen onderhouden te worden. De inschrijver dient prijs op te geven per jaar op basis van de vooropgestelde lijsten, cfr opgegeven meetstaat. Voor de gasgestookte open toestellen waarvan de verbrandingsgassen worden afgevoerd rechtreeks via een gemetselde schouw wordt er een extra schouwkuis voorzien door een erkend schouwkuiser . Deze schouwkuis vindt plaats voor aanvang van de ketelkuis, deze locaties staan ook nominatief aangeduid op de lijst.

9100 Sint-Niklaas


15

Opmerking: Jaarlijks kunnen de vooropgestelde installaties per jaar uitgebreid worden met nieuwe locaties (nieuwe stookplaatsen). De aangepaste gegevens worden in januari en juli van het lopende onderhoudsjaar telkens geüpdate naar de jaarlijkse lijst en overgemaakt aan de onderhoudsfirma.

Voorbereiding onderhoud ketelkuis materialen: De stad Sint-Niklaas wenst dat bij de ketelkuis minstens de uitvoering wordt nageleefd bij het normale onderhoud per specificatie of type van de ketel, zoals beschreven in het luik ‘preventief onderhoud ketelkuis’. Alle klein materiaal, behorend bij het normale onderhoud, moet voorzien worden in de eenheidsprijs voor onderhoud. Alle onderdelen worden tijdig besteld en zijn in voorraad voor de aanvang van de geplande ketelkuis zodat er maar één bezoek per stookplaats voor het onderhoud moet plaatsvinden. Enkel per uitzondering kan een afwijking worden toegestaan door de leidende ambtenaar. De voorstudie van de te bestellen onderdelen dient te gebeuren door diegene die de onderhoudsopdracht krijgt toegewezen. Hiervoor wordt er een ketellijst per jaar, door de opdrachtgever ter beschikking gesteld. Deze lijst is een leidraad en mag niet als 100% sluitend worden beschouwd . De lijst is niet limitatief en kan jaarlijks (beperkt) worden aangepast naar de werkelijkheid bv: nieuw gebouw , gebouw verkocht of stookplaats vernieuwd . De aangepaste gegevens worden in januari en juli van het lopende onderhoudsjaar telkens geüpdate naar de jaarlijkse lijst en overgemaakt aan de onderhoudsfirma. Opmerking Elke storing, die optreedt binnen de 8 weken na het beëindigen van de ketelkuis, moet kosteloos worden hersteld. Het betreft hier storingen aan door de inschrijver te onderhouden ketelonderdelen.

Voorbereiding onderhoud ketelkuis werktijden: Alle installaties dienen heel het jaar door optimaal te functioneren. De aannemer zal gedurende de looptijd van de overeenkomst alle wettelijke onderhoudswerken uitvoeren samen met de vastgelegde procedures van de stad Sint-Niklaas zoals beschreven in het luik: “preventief onderhoud ketelkuis”. De onderhoudswerken moeten gebeuren gedurende de normale werkuren (tussen 8u en 16u) van de werkdagen. De dagelijkse startprocedure wordt in overleg bepaald . De voorkeur gaat uit naar aanmelding iedere aanvangsdag in het Techniekhuis te Sint-Niklaas om 8u, om van daar uit de eerste stookplaats te bezoeken voor onderhoud. Hier kan enkel in sommige gevallen van afgeweken worden in overleg van de leidende ambtenaar. De toegang en afsluiting stookplaats worden door het stadsbestuur voorzien .

9100 Sint-Niklaas


16

Preventief onderhoud ketelkuis: Alle noodzakelijke onderhoudswerken moeten uitgevoerd worden volgens de geldende wetgeving en de onderrichtingen van de fabrikanten. Alle klein materiaal, behorend bij het normale onderhoud, moet voorzien worden in de eenheidsprijs voor onderhoud, de stad Sint-Niklaas wenst dat bij de ketelkuis minstens onderstaande uitvoering wordt nageleefd bij het normale onderhoud per specificatie of type van de ketel: a) Vervangingen binnen het preventief onderhoud: Een nieuw origineel thermokoppel eigen aan fabrikant van het toestel. (indien aanwezig in het toestel) oude thermokoppel wordt ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoudsrapport wordt het nieuw geplaatste type ter info vermeld Een nieuw originele ontstekingspen(nen) eigen aan fabrikant van het toestel (indien aanwezig in het toestel) de oude onstekingspen(nen) wordt ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoud rapport wordt het nieuw geplaatste type (merk en bestelcode /type )ter info vermeld Een nieuw originele ionisatiepen(nen) eigen aan de fabrikant van het toestel (indien aanwezig in het toestel) de oude ionisatiepen(nen) wordt ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoud rapport wordt het nieuw geplaatste type (merk en bestelcode /type )ter info vermeld Een nieuwe gloeikaars eigen aan fabrikant van het toestel (indien aanwezig in het toestel) de oude gloeikaars wordt ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoud rapport wordt het nieuw geplaatste type (merk en bestelcode /type )ter info vermeld Compleet set van waakvlamhouder inclusief ontstekingspen en ionisatiepen sommige toestellen hebben een compleet set van waakvlamhouder inclusief ontstekingspen en ionisatiepen ( Bv Buderus G124) hier wordt het geheel volledig vervangen ( = een set/ brander) de oude set wordt ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoud rapport wordt het nieuw geplaatste type (merk en bestelcode /type )ter info vermeld . Compleet dichtingset nodig voor het volledige onderhoud, eigen aan de aan fabrikant van het toestel en dit voor alle condenserende toestellen alsook het waterzijdig gedeelte van de stoombevochtiger Mercatormuseum. de oude dichtingen worden ter plaatse op de ketel achtergelaten op het onderhoud rapport wordt het nieuw geplaatste type(merk en bestelcode /type) verplicht vermeld .

9100 Sint-Niklaas


17

Loshangende brandplaat isolatie Eventuele loshangende brandplaat isolatie wordt vakkundig terug herbevestigd .alle nodige middelen om dit op een vakkundige manier uit te voeren zitten in het onderhoud inbegrepen . De meetopeningen De meetopeningen in de schouwstukken die niet voorzien zijn van een herafsluitbare stop, moeten na de meeting vakkundig afgestopt worden door de hiervoor bestaande en goedgekeurde zelfklevende hittebestendige alu tape .

b) Reinigen binnen het preventief onderhoud: Reinigen van de gasfilter het reinigen van de gasfilter (indien aanwezig). Reinigen van de bijhorende schouw reinigen van de bijhorende schouw (buis)+ visueel nazicht en trekmeeting schouw. afstellen van de brander + controle op de goede werking en opstelling van de vernieuwde thermokoppels of ionisatiepen(nen), ontsteking en veiligheden. Reinigen stookplaats aanvullend op het uitgevoerde onderhoud wordt de stookplaats ontdaan van alle stof via een goed werkend stofzuiger apparaat en andere, die de onderhoudsfirma zelf ter beschikking heeft en dit tot volledige tevredenheid van de leidende ambtenaar, m.a.w. de stookplaats dient proper te zijn bij het afsluiten van elke onderhoud beurt . Buiten de toelating om elektrische toestellen aan te sluiten op de bestaande stopcontacten, zal geen materiaal door het bestuur der werken aan de aannemer ter beschikking worden gesteld. De onder en boven verluchting De onder en boven verluchting moet grondig gereinigd worden tot tevredenheid van de leidende ambtenaar. Het branderbekken Het branderbekken word dus volledig gedemonteerd uit de brander om grondig te kunnen reinigen . De onderhoudsfirma voorziet alle materialen/apparatuur om dit te kunnen uitvoeren inclusief de water voorziening waar nodig. Dichtheid van de verbrandingskamer Nazicht van de dichtheid van de verbrandingskamer van de ketel en de schouwloop in de ketelplaats. De dichtingen, metaalpasta en cement moeten, indien nodig vervangen of hersteld worden d.m.v. identieke materialen, dit moet in de prijs voorzien worden. Opmerking: Procedure= Reinigen van de wisselaar + bekken uitnemen en reinigen, doorsteken, spoelen met voldoende waterdebiet, uitborstelen en terug monteren. De absolute voorkeur gaat uit naar reinigen via waterdoorspoeling , enkel waar dit echt niet kan, wordt in overleg met de leidende ambtenaar toegestaan om via lucht onder druk ( compressor in combinatie met stofzuiger)dit uit te voeren.

9100 Sint-Niklaas


18

Sommige stookplaatsen zijn voorzien van een condensaat opvangbak met granulaat Tijdens het onderhoud worden deze gereinigd en voorzien van nieuw evenwaardig en voldoende granulaat . De stookplaatsen waarop dit betrekking heeft, zijn: Mercatormuseum , Techniekhuis, huize Janssens en het stadhuis Uitwendig reinigen van de brander. Visueel nazicht van de staat der soepele verbindingen, afsluiters en koppelingen. Controle op de elektrische bediening en veiligheidsapparaten van ketel en brander. Revisie en deskundig afstellen van gasbrander en toebehoren. Afvoer van verbrande gassen Het reinigen van de schoorsteen gebeurt hetzij langs boven met borstels en gewichten waarvan de doormeter minimum gelijk aan de doormeter van de schouw, hetzij langs onder met de borstels, zoals reeds vernoemd, die langs de reinigingsopeningen of schoorsteenopening naar boven geduwd worden. Eveneens te voorzien; (deze werkzaamheden beperken zich tot de stookplaats) Het wegzuigen van de verbrandingsresten uit de voet van de schoorsteen. Het dichten van eventuele spleten, scheuren of barsten rond de kuisopening van de schoorsteen met de vuurvaste mantel. Het reinigen van de rookkasten, de verticale en horizontale buisleiding tussen de ketel en de schoorsteen. Bij eventuele gebreken aan verticale schouw is er een "meldingsplicht". Alvorens met de onderhoudswerken te beginnen moeten de vloeren afgedekt worden met papier of plastiekfolie. De reiniging van de schoorsteen, de rookgangen en de controle van de afvoerbuizen der verbrandingsgassen is na de uitvoering te vermelden op het "onderhoudsattest". Afvoergaskanalen voorzien van een liner in de schouw worden niet met borstels gereinigd. Hierop is van toepassing enkel het visueel nazicht en het reinigen van de condensaat afvoer en de condensaatleidingen van de schouw.

c) Overzicht preventief onderhoud per type ketel Atmosferische verwarmingsketel, gasboilers en gasluchtverhitters reinigen van branderbekken en leidingen der verbrandingsgassen (doorspoelen met water) nazicht condensbatterij en reiniging openen van de reinigingsdeksels reinigen van de verbrandingskamer en de rookkanalen met behulp van gepaste borstels. De oppervlaktes worden ontdaan van alle roet en bevuiling het herplaatsen van de reinigingsdeksels. Deze moeten afgedicht worden met ijzermastiek of vuurvaste mortel of origineel geplaatste dichting revisie en deskundig afstellen van gasbrander en toebehoren controle op de elektrische bediening en veiligheidsapparaten Bij condensketels nazicht regeling en afstelling van beveiliging retourwater. het afleveren, voor iedere stookinrichting, van een attest van rendementsmetingen en de bevindingen 9100 Sint-Niklaas


19

de attesten moeten gezonden worden naar de werkleider elektrische installaties (speciale technieken) Vervangen van alle dichtingen voorzien in een onderhoudset van de ketelfabrikant. Geblazen branders en ketel openen van de reinigingsdeksels. reinigen van de verbrandingskamer en de rookkanalen met behulp van aangepaste borstels. De oppervlaktes worden ontdaan van alle roet en bevuiling het herplaatsen van de reinigingsdeksels. Deze moeten afgedicht worden met ijzermastiek of vuurvaste mortel. Reinigen van het ventilatorhuis, ventilator en luchtregelklep reinigen van brandermond, vlamstabilisator, hoogspanningskabels en isolatoren Gasgestookte open toestellen Voor de gasgestookte open toestellen waarvan de verbrandingsgassen worden afgevoerd rechtreeks via een gemetselde schouw wordt er een extra schouwkuis voorzien door een erkend schouwkuiser . In de bijlagen zit een overzichttabel van deze locaties. Bij het beëindigen van deze schouwkuis wordt een wettelijke rapport conform VLAREM II overhandigd aan de leidende ambtenaar en een digitale versie opgeladen in het FacilSYN «zie punt: f)» pagina platform van de stad Sint-Niklaas conform de overige rapporten. De data waarop deze extra schouwkuis kan worden uitgevoerd, wordt met een minimum van 4 weken op voorhand bepaald, in overleg met de leidende ambtenaar. Deze werkzaamheden zijn aaneensluitend uit te voeren per gedeelte voorjaar en najaar meegedeeld door de opdrachtgever. Schouwkuis wordt uitgevoerd voor de uitvoering van het onderhoud aan de ketels.

d) Preventief onderhoud veiligheid: Onveilige situaties Onveilige situaties worden onmiddellijk gemeld aan de leidinggevende ambtenaar. Bediening regel- en veiligheidsapparatuur der ketels en branders. Controle van de bedieningskast der branders op haar werking. Controle op de werking van de branderautomaat. Reinigen en nameten cel.

e) Preventief onderhoud rapportering: Stookproeven. Meten van het verbrandingsrendement Meten van de onderdruk in de schoorsteen en in de vuurhaard van de verwarmingsketel. Meten van het roet getal. Meting van de rookgastemperatuur. Meting en rapportage conform VLAREM II.

9100 Sint-Niklaas


20

Rapporten Op het einde van ieder onderhoud /stookplaats worden de rapporten door de leidende ambtenaar afgetekend: - een wettelijk reinigingsattest - een wettelijk verbrandingsrapport/attest Eén exemplaar word ter plaatse overhandigd aan de leidende ambtenaar. Een tweede exemplaar wordt ingevoegd in het vooropgestelde FACILsyn systeem dat de stad hanteert en wat tevens ook deel uitmaakt van de opdracht. Het inschrijven van de prestaties en de bevindingen in het notitieboek het gebouw, zoals voorzien in het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming ( ARAB) art. 52.11.

f) Rapportage FACILsyn (MyMCS webportaal) Het staat de opdrachtnemer vrij om zijn volledige werkafhandeling op te volgen in zijn eigen systeem. Het is echter wel de uitdrukkelijke wil van de Stad Sint-Niklaas om een volledig technisch en beheersmatig zicht te houden op de toestand van de installaties, en dit aan de hand van de softwaretool (MyMCS) van Stad Sint-Niklaas. Het is dan ook verplicht om ieder uit te voeren preventief onderhoudsopdracht en iedere eventuele uitgevoerde herstelopdracht te registreren in de softwaretool van de Stad SintNiklaas. De opdrachtnemer dient zijn eigen ingevulde werkbon EN (indien overgemaakt door het opdrachtgevend bestuur) ingevulde werkbon van de opdrachtgever op te laden in het FMISsysteem (MyMCS) De kosten hieraan verbonden zitten vervat in de opgegeven offerteprijzen. Alle nieuwe keuringsattesten worden steeds zo snel mogelijk ingebracht in het aanwezige FMIS-systeem (MyMCS). Aanpassingen in de inventaris (in kader van onderhouds, herstelling of aanpassingswerken) worden door de opdrachtnemer overgemaakt aan de Stad Sint-Niklaas. De opdrachtnemer gebruikt hiervoor een XLS bestand conform de gevraagde opmaak/indeling door de Stad SintNiklaas.

g) Boete clausule Al de onderhoudswerken moeten worden uitgevoerd tijdens de vooropgestelde jaarcyclus. Bij het overschrijden van deze termijn, zal hierop een boete van 5% per dag overschrijding toegepast worden op de offerteprijs van iedere post die in deze tijdsoverschrijding valt. Het voorgestelde onderhoudsplan zal strikt uitgevoerd worden, en zal ook zo opgevolgd worden. Indien om een of andere reden hiervan afgeweken wordt zal dit voorafgaand gemeld aan en besproken worden met de leidende ambtenaar, bij overmacht zal de boeteclausule opgeheven worden.

9100 Sint-Niklaas


21

h) Personeel Teneinde om aan de verplichtingen te voldoen, stelt de inschrijver onder haar leiding ter beschikking van de stad Sint-Niklaas, het nodige personeel dat terzake bevoegd en gespecialiseerd is om het geheel der contractuele verplichtingen uit te voeren, en dat zich vlot kan uitdrukken in dezelfde taal als het personeel van de klant (Nederlands). Het technisch kader en de leiding: belast met het toezicht en het onderhoud van de installaties, evenals de contacten met de stad Sint-Niklaas om hem elk rapport van tussenkomst dat voor hem nuttig zou zijn over te maken. Er dient een rechtstreekse verantwoordelijke bij de onderhoudsfirma te worden aangesteld die fungeert als contactpersoon/aanspreekpunt voor dit dossier tussen de stad Sint-Niklaas en de onderhoudsfirma Een georganiseerde technische dienst die over specialisten beschikt in elke discipline. Voor het uit te voeren ONDERHOUD dient een vaste technieker(s) toegewezen te worden in overleg met de opdrachtgever. Deze technieker(s) moet voorzien zijn van alle nodige certificaten om de ketelkuis en audits te kunnen uitvoeren : - certificaat van bekwaamheid inzake gasvormige brandstof (modules GI en GII) - certificaat van bekwaamheid inzake de verwarmingsaudit Bij zijn inschrijving voegt de aannemer een lijst met namen en kwalificaties van de desbetreffende personeelsleden/vakspecialisten, die hij zal inzetten voor de werken beschreven in dit bestek. Er wordt extra aandacht besteed aan veilig werken. De noodzakelijke voorzorgsmaatregelen dienen steeds gekend te zijn en te worden gerespecteerd. De techniekers dienen de Nederlandse taal volledig onder de knie te hebben zowel schriftelijk als mondeling. De toegang en afsluiting stookplaats worden door het stadsbestuur voorzien . Om een vlotte toegang tot de gebouwen door de opdrachtgever mogelijk te maken dient de inschrijver maximaal 1 ploeg techieker(s) tegelijkertijd in te zetten voor het kuisen van de ketels, m.a.w. 1 ploeg = max 2 techniekers die samen één en dezelfde stookplaats in onderhoud nemen (= 1 locatie) Alle onderhoud /ketelkuis en eventuele toegekende extra depannages worden uitgevoerd door eigen personeel in dienstverband van de onderhoudsfirma. Er worden géén onderaannemer in dienst van de onderhoudsfirma toegelaten.

i)

Verwarmingsaudit rapport stookplaatsen

De dienstverlener organiseert de wettelijk verplichte verwarmingsaudits voor stookinstallaties Een periodieke verwarmingsaudit is verplicht voor alle toestellen met een vermogen vanaf 20 kW. Een verwarmingsaudit omvat: - een grondige beoordeling van de grootte en het rendement van het stooktoestel - een beoordeling van de energieprestatie van de hele centrale verwarmingsinstallatie

9100 Sint-Niklaas


22

Het uitvoeren van een verwarmingsaudit omvat: • Het organiseren en uitvoeren van de verwarmingsaudit volgens de richtlijnen van de geldende wetgeving; • Het aanleveren van de nodige documenten en dit in de vorm volgens de richtlijnen van de geldende wetgeving; • Het digitaliseren van de documenten (in pdf formaat); • De documenten, per gebouw of site, ingeven in het beheerssysteem MyMCS • Het aanvullen / opmaken van een overzichtslijst in Excel van alle installaties die een verwarmingsaudit hebben ondergaan met duidelijk vermelding van de gegevens van de installatie (merk, type, vermogen, leeftijd ketel), locatie stookplaats in het gebouw, indeling volgens de wetgever. Het verschaffen van de nodige informatie ivm de uitgevoerde audit en het bespreken van het resultaat. • Het verschaffen van de nodige informatie in verband met de uitgevoerde audit en de te nemen matregelen. De verwarmingsaudit wordt besteld per stookplaats en dit volgens brandstoftype en opgesteld vermogen. De post omvat naast de kosten voor het uitvoeren van de vermelde werkzaamheden ook de kosten voor het transport van en naar de site en alle bijkomende kosten die per keuring kunnen gedefinieerd worden of specifiek vermeld worden in dit bestek (bv opladen rapport in het beheersysteem MyMCS): - prijs voor installaties < 100 kw - prijs voor installaties > 100 kw

B.2. Correctief onderhoud: a) Doel Het correctief onderhoud heeft tot doel storingen en defecten te verhelpen, binnen de interventietijd. Dit omvat de werkuren en leveringen voor de herstellingen indien deze niet van dezelfde aard zijn als het preventief onderhoud en voorzover deze niet het gevolg zijn van een niet correct uitvoering van het preventief onderhoud. Het correctief onderhoud moet uitgevoerd worden, volgens de noodzaak, zowel tijdens de dag, de nacht, de weekends en de feestdagen en dit door bevoegde, personeelsleden welke over de nodige technische bekwaamheid en de nodige attesten beschikken om aan de verwarmingsinstallaties te kunnen en te mogen werken. Bovendien dient de technieker op de hoogte te zijn van de geldende afspraken voor de interventies op de installaties in de desbetreffende locatie.

9100 Sint-Niklaas


23

b) Uitvoering De dienstverlener verbindt er zich ertoe de nodige gekwalificeerde techniekers ter beschikking van het bestuur te stellen voor het uitvoeren van correctief onderhoud. De onderdelen die vervangen worden, vermeld op de werkbon of factuur, worden pas na controle door de verantwoordelijke van het bestuur van de werf verwijderd. Hierbij dient aangewezen te worden waar het stuk vervangen werd. De dienstverlener verbindt zich ertoe om binnen een termijn van 5 werkdagen, na uitvoering van het preventief onderhoud of een eerste interventie, een vrijblijvende prijsofferte inclusief opgave van hersteltijd aan het bestuur over te maken. In deze offerte wordt ook duidelijk omschreven wat het werk omvat en wat de aanleiding (voorgeschiedenis) is van deze offerte, alsook de uitvoeringstermijn van deze werkzaamheden. Het bestuur heeft het recht deze opdracht toe te wijzen aan een ander dienstverlener. Het bestuur zal de dienstverlener op de hoogte stellen, indien de opdracht wordt toegewezen aan een ander dienstverlener. Na een schriftelijke goedkeuring van de offerte door de gebouwbeheerder of de leidend ambtenaar mag de herstelling worden uitgevoerd. De inschrijver dient in het offerteformulier volgende prijselementen mee te geven : - uurloon (tijdens kantooruren) - toeslag op voormelde uurloon bij werken: o na 17 u (maandag t.e.m. vrijdag) o op zaterdag o op zondag - het verlagings- of verhogingspercentage op de bruto catalogusprijzen van de materialen Dit uurloon omvat ook de kosten voor de verplaatsingen en het gebruik van een volledig uitgeruste camionette met het gangbare gereedschap alsook de algemene kosten en de kostprijs voor de interne controle. Voor deze controle kunnen geen extra uren aangerekend worden. Voor het berekenen van verschuldigde bedragen voor de in regie gepresteerde werkuren komt enkel het aantal werkuren per arbeider in aanmerking, te tellen tussen het betreden en het verlaten van de stadseigendom daar waar de werken werden uitgevoerd. De in regie gepresteerde uren zullen worden gerechtvaardigd door middel van een prestatiestaat opgesteld per dag en per opdracht. Voor de werken in regie uitgevoerd en opgenomen in een vorderingsstaat, zullen alle prestatiestaten telkens als bewijs worden bijgevoegd. De materialen worden individueel vermeldt met eenheidsprijs en merk en artikelnummer. Bij de beëindiging van de herstelling wordt een werkbon opgemaakt en een originele factuur aangeleverd van het gebruikte materiaal. Beide documenten dienen, ter goedkeuring, ondertekend te worden door verantwoordelijk van het bestuur ter bevestiging van uitvoering. Er wordt bij elke vorderingsstaat een overzicht gemaakt, in Excel, van de uitgevoerde werken. Volgende documenten worden toegevoegd aan deze lijst: de goedgekeurde offertes, de ondertekende werkbonnen en de facturen van het materiaal en dit chronologisch en 9100 Sint-Niklaas


24

gebundeld per herstelling en de totale prijs voor het uitgevoerde werk. c) Stock van materialen in het kader van correctief onderhoud De opdrachtnemer dient over de nodige stock van materialen te beschikken opdat een normaal defect snel kan worden hersteld. Daar de onderhoudsopdracht handelt over een groep van gebouwen met een niet al te uitgebreide verwarmingsinstallatie, wordt aan de uitvoerder niet opgelegd dat de stock van materialen in het betrokken gebouw dient aanwezig te zijn. De inschrijver beschikt hiervoor over een eigen stock, hetzij via een leveringscontract met garantie. De keuze van het te gebruiken materiaal (merk en type) voor uitvoering van de toegewezen onderhoudsopdracht is afhankelijk van de situatie. Veelal zal het gaan over aanpassingswerken in bestaande gebouwen en aan bestaande installaties of infrastructuur. Het te leveren materiaal zal bijgevolg vaak ter vervanging van defecte onderdelen of ter uitbreiding van een bestaande situatie zijn. In beide gevallen dient er gestreefd te worden naar uniformiteit. De keuze van het materiaal wordt dan ook bepaald door de bestaande situatie. Er zal, voor zover dit mogelijk is, steeds gekozen worden voor dezelfde materialen of minstens evenwaardig als reeds aanwezig.

C.

BIJLAGEN Eén offerteformulier Meetstaten Inventaris installaties Reglement werken met derden Veiligheidsattest

9100 Sint-Niklaas


25

VW-LB-KVB-SM

Recommend Documents