Procedure Auditproces Multi-Site VCA*/** en ISO 9001 INHOUD:
1
DOEL
2
2
INLEIDING
2
3
BESCHRIJVING PROCEDURE
2
4.
3.1
Betrokken functionarissen/afdelingen
2
3.2
Aanvraag
2
3.3
Klantmap
2
3.4
Aanbieding
3
3.5
Overeenkomst retour
5
3.6
Samenstelling audit team
5
3.7
Opdrachtverstrekking lead-auditor
5
3.8
Steekproef
6
3.9 Vooronderzoek 3.9.1 Tekortkomingen 3.9.2. Rapport vooronderzoek
6 7 7
3.10 Implementatie audit 3.10.1 Observaties 3.10.2 Niet kritieke tekortkoming 3.10.3 Kritieke tekortkoming
7 8 8 8
3.11
Rapportage
9
3.12
Beoordeling Coördinator
10
3.13
Certificatiebeslissing
10
3.14
Tussentijdse audits
11
3.15
Speciale audits
11
3.16
Toevoeging sites
12
3.17
Schorsing
12
3.18
Intrekking
12
3.19
Nietig verklaring
13
3.20
Klachten
13
3.21
Beroep
13
3.22
Geschillen
13
3.23
Publicatie
14
BIJLAGEN
Procedure Auditproces Multi-Site
14
Versie 20-02-2015
Pagina: 1 van 14
1
DOEL
Het doel van deze procedure is het vastleggen van het auditproces voor multi-site audits en aanvullende informatie geven hoe Alfa bureau voor certificering om gaat met het certificatieproces voor organisaties met een netwerk aan sites. Dit is een procedure voor steekproefsgewijs auditen van sites, om voldoende vertrouwen te krijgen in het management- en veiligheidsysteem van de organisatie. 2
INLEIDING
Het proces om te komen tot het verstrekken van een certificaat wordt beschreven in onderliggende procedure. Hierbij zijn de uit te voeren activiteiten steeds in delen geknipt zodat per deel is vastgelegd welke activiteiten moeten worden uitgevoerd. Begripsomschrijving: - Multi-site organisatie: een organisatie met een geïdentificeerde centrale functie/bureau waar bepaalde activiteiten worden gepland, gecontroleerd of beheerd en een netwerk van lokale of bijkantoren heeft die dergelijke activiteiten volledig of gedeeltelijk uitvoert. Hoeft geen unieke juridische entiteit te zijn, maar alle sites moeten een wettelijke of contractuele band hebben het hoofdkantoor en worden onderworpen aan een gemeenschappelijk beheerssysteem dat is vastgelegd, gevestigd en onderworpen aan voortdurend toezicht en interne audits. - Site: een site is een vaste plek waar een organisatie werkt of diensten verricht. Toepassingsgebied: Het toepassingsgebied van deze procedure is beperkt tot organisaties met een NACE-code die valt binnen sectie F. De organisatie moet minimaal 1 hoofdkantoor en 4 nevenvestigingen hebben met één en dezelfde juridische entiteit, dezelfde scope en alle vestigingen moeten worden opgenomen in het kader van de certificering. Er mogen geen verschillen zijn in de lokale implementatie van managementsysteem. 3
BESCHRIJVING PROCEDURE
3.1
Betrokken functionarissen/afdelingen
Voor de uitvoering van de in deze procedure beschreven werkzaamheden is de directeur van Alfa bureau voor certificering bv volledig bevoegd. De certificatie manager en coördinatoren van in deze procedure genoemde schema’s, de lead-auditoren en secretariaat hebben een adviesbevoegdheid betreffende deze procedure. 3.2
Aanvraag
Indien een potentiële klant een offerte wil aanvragen kan hij dat op verschillende wijzen doen. Via de website middels het elektronische meldingsformulier Offerteaanvraag of telefonisch/fax. Na het invullen van het offerteformulier wordt aan de hand van de tijdstabellen, de gewenste scope en de te certificeren normen het aantal mandagen bepaald voor de aanbieding. Hierbij wordt onder meer gebruik gemaakt van het Excel spreadsheet waarmee eveneens de mogelijke kortingen voor de ISO 9001 mee zijn te bepalen. 3.3
Klantmap
Door het secretariaat wordt een elektronische klant map aangemaakt. Alle documenten die betrekking hebben op deze klant worden hierin opgeslagen. De klant map is in dit stadium toegankelijk voor kantoor en het management. Na ontvangst van de overeenkomst (zie 3.5) en de samenstelling van het audit team (zie 3.6) krijgt het auditteam de benodigde documenten uit de klant map per email toegezonden. Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 2 van 14
3.4
Aanbieding
Doorlooptijd voor een aanbieding is 3 werkdagen bij een enkelvoudige aanvraag en 6 werkdagen bij meervoudige aanvragen. De aanbieding wordt gegenereerd door het aanvullen van de gegevens door de het secretariaat. Waarna er door de kwaliteitscoördinator een verificatie plaats vindt ten aanzien van de scope en invulling van het aantal en soort bij te wonen activiteiten. Bij het bepalen van het aantal mandagen wordt gebruik gemaakt van de “Instructie aantal te besteden mandagen VCA” zoals opgenomen in de VGM-Checklist Aannemers hoofdstuk 9 en Bijlage F (versie 2008/5.1) voor VCA-systemen, IAF MD 5:2013 voor kwaliteitssystemen conform ISO 17021 en IAF MD 1:2007 for the certification of Multiple Sites Based on Sampling .In enkele gevallen kan het voorkomen dat het aantal mandagen wordt gereduceerd. Indien dit het geval is dan zal dit per dossier worden onderbouwd. Er wordt geen reductie gegeven op de VCA audittijd. De totale te besteden tijd tijdens de initiële beoordeling mag niet minder zijn dan wanneer de audittijd zou moeten worden berekend, indien alle medewerkers van de organisatie op een locatie zouden werken. Bij het bepalen van de audittijd wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: a) de eisen uit de relevante normen; b) omvang en complexiteit; c) technologische en regelgevende context; d) eventuele uitbesteding van activiteiten in het kader van het beheersysteem; e) de resultaten van voorafgaande audits; f) aantal vestigingen en multi-site; g) de risico's van de producten, processen of activiteiten van de organisatie; h) gecombineerde controles i) gewenste scope Het secretariaat slaat na akkoord door de directeur de aanbieding op en stuurt de aanbieding naar de potentiële klant inclusief de bijlagen certificeringsovereenkomst en opdrachtformulier. De Algemene Voorwaarden en procedure Audit proces Multi-site zijn te downloaden van de website www.alfacertificering.nl. Nabellen van de aanbiedingen wordt geïnitieerd door het secretariaat. Indien de klant de aanbieding accepteert en zowel de certificeringsovereenkomst, opdrachtformulier als een kopie van het uittreksel Kamer van Koophandel toestuurt volgt stap 3.7. Indien geen overeenstemming wordt bereikt dan wordt de klantmap gearchiveerd (niet gehonoreerde aanbiedingen). Voorwaarden Als er een aanbieding uitgebracht gaat worden, moet het secretariaat eerst de volgende randvoorwaarden uit de VGM-Checklist Aannemers hoofdstuk 9 (versie 2008/5.1) nalopen: a. Het bedrijf hoeft niet één juridische entiteit te hebben, maar alle sites moeten een wettelijke of contractuele band hebben met het hoofdkantoor van de organisatie. b. De sites en het hoofdkantoor hebben één gemeenschappelijk vastgelegd managementbeheersysteem en worden onderworpen aan voortdurend toezicht en interne audits door het hoofdkantoor. c. Het bedrijf levert gelijksoortige activiteiten d.m.v. soortgelijke methoden en procedures in ieder van de vestigingen waar de activiteiten worden uitgevoerd en legt in zijn beleid vast dat dit zijn doel is. d. Het hoofdkantoor verzamelt en analyseert gegevens van alle nevenvestigingen en geeft blijk van haar vermogen om veranderingen aan te brengen waar dit nodig blijkt, bijvoorbeeld in: systeemdocumentatie en systeemwijzigingen, directiebeoordelingen, klachten, beoordeling van corrigerende maatregelen en interne auditplanning en beoordeling van dit resultaat. e. Het VGM-beheerssysteem is centraal opgezet. f. De hoofdvestiging stelt door middel van interne audits aantoonbaar vast dat het VGMbeheerssysteem in de nevenvestigingen aan alle VCA eisen voldoet en wordt toegepast.
Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 3 van 14
Het secretariaat informeert de organisatie over deze procedure en de voorwaarden die aan multi-site organisaties worden gesteld. Het secretariaat vraagt relevante stukken op, zoals een KVK, auditrapportages, organogram van de organisatie etc. De lead-auditor beoordeelt de stukken aan de hand van het document ‘Analyse bij multi-site sampling’. Mocht de organisatie de stukken niet willen sturen, dan wijst het secretariaat een lead-auditor aan voor een oriëntatie/intake gesprek. Tijdens dit gesprek vraagt de lead-auditor de stukken op en beoordeelt deze aan de hand van het document ‘Analyse bij multi-site sampling’. Dit document wordt bewaart in de klantmap. Uit dit document blijkt dat de reden om multi-site sampling toe te passen gerechtvaardigd is. Indien het bedrijf niet aan alle bovenstaande voorwaarden kan voldoen kan er geen multi-site audit plaats vinden. In dergelijke gevallen dienen alle vestigingen afzonderlijk bezocht en doorgelicht te worden en de certificaten worden dan afzonderlijk per vestiging verstrekt op basis van afzonderlijk per vestiging opgestelde auditrapporten. Overnames/hercertificering Indien een reeds gecertificeerde partij een certificaat wil onderbrengen bij Alfa bureau voor certificering bv middels een overname/hercertificering van het certificaat wordt er door het secretariaat een bezoek aan de certificaathouder ingepland en worden de rapportages van de andere Certificatie Instelling opgevraagd. Op basis van het bezoek en de rapportages vindt er een review plaats door de coördinator middels formulier “analyse bij overnames/hercertificering” ten aanzien van de tijd voor de overname/hercertificering. In de review komen de volgende onderwerpen aan de orde: - Locatiebezoek - Gewenste scope - Aantal medewerkers - Aantal projecten - Aard van de activiteiten - Omvang van de organisatie - Informatie uit voorgaande rapportages - Observaties en/of tekortkomingen - Klachten (bekend/afhandeling) - Certificaat geschorst / ingetrokken Indien er geen bezoek wordt uitgevoerd dient dit met redenen omkleed opgenomen te worden in de klantmap van de certificaathouder. Indien de rapportages van voorgaande audits niet worden verstrekt door de certificaathouder, deze niet beschikbaar zijn of worden gesteld, dan zal de certificaathouder als een nieuwe klant worden beschouwd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het certificaat regulier afloopt (dus na de tweede controle audit zonder afwijkingen of met afgesloten afwijkingen) wordt er een hercertificatie onderzoek ingepland. Op basis van het mandagenformulier en de review wordt berekend wat de aan te bieden audittijd is. Indien tijdens het vooronderzoek blijkt dat de aangeboden audittijd niet juist is, zal onmiddellijk contact met de klant worden opgenomen en de te besteden tijd worden verhoogd. Indien uit het bezoek en de rapportages blijkt dat het een overname betreft gedurende het lopende traject dan vraagt het secretariaat de status van het onderzoek op bij de Certificatie Instelling van het lopende certificaat. Indien de certificaathouder dit niet op prijs stelt of er andere redenen zijn waardoor er geen contact gezocht kan/mag worden met de vorige Certificatie Instelling, dan wordt dit geregistreerd in de klantmap. Procedure naar aanleiding van de status van het onderzoek: a. Nieuwe aanvraag, geen bijzonderheden; b. Nieuwe aanvraag, fase 1 is aantoonbaar positief afgesloten, onderzoek zal vanaf fase 2 volledig moeten worden uitgevoerd; c. Nieuwe aanvraag, fase 1 en 2 zijn aantoonbaar positief afgesloten, echter certificatiebesluit is nog niet formeel genomen, informatie voorleggen aan coördinator en certificatiebesluit kan worden genomen, indien akkoord, door besluitvormer; e d. Gecertificeerd, certificaat is reeds verstrekt na initieel onderzoek, 1 controle inplannen binnen 12 maanden na laatste datum van onderzoek (uit rapportage); e e. Gecertificeerd, 1 controle is uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn, dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn e inplannen van 2 controle onderzoek; Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 4 van 14
f.
e
Gecertificeerd, 2 controle is reeds uitgevoerd, indien er afwijkingen zijn dienen deze succesvol te worden afgesloten voorafgaand aan de overname, indien er geen lopende afwijkingen zijn voorstel voor hercertificatie direct aansluitend aan lopende periode.
Indien er lopende contracten of overeenkomsten zijn met partijen die van invloed kunnen zijn op de overname kan er geen sprake zijn van een overname en zal de certificaathouder beschouwd worden als een nieuwe klant. Met name schorsing-, intrekking-, of faillissementsprocedures en andere procedures met partijen en/of de vorige Certificatie Instelling. 3.5
Overeenkomst retour
Indien de klant akkoord gaat met de aanbieding dan wordt de overeenkomst door de klant getekend en samen met het opdrachtformulier geretourneerd. De klant dient eveneens de in de overeenkomst aangegeven documenten aan Alfa bureau voor certificering bv te verstrekken. Het secretariaat controleert of alle aangegeven documenten door de klant zijn meegezonden. Indien dit niet het geval is dan neemt het secretariaat contact op met de klant om de ontbrekende gegevens alsnog te verkrijgen. Tevens wordt er door het secretariaat gecontroleerd of er in de overeenkomst geen wijzigingen zijn aangebracht. Indien wijzigingen in de overeenkomst zijn aangebracht neemt het secretariaat contact op met de directeur. De directeur neemt vervolgens contact op met de klant. Bij overeenstemming over de wijziging wordt een nieuwe overeenkomst opgesteld en worden de stappen 3.4 en 3.5 herhaald. Als niet tot overeenstemming wordt gekomen, is er geen overeenkomst gesloten en wordt de klant hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. De klantmap wordt vervolgens gearchiveerd bij niet gehonoreerde offertes. Zodra een overeenkomst zonder wijzigingen is geretourneerd vermeld het secretariaat dit aan de directeur en Coördinator van betreffende norm. De overeenkomst wordt opgeborgen in de klantmap. 3.6
Samenstelling audit team
Door het secretariaat met ondersteuning van de kwaliteitscoördinator wordt aan de hand van de gegevens uit de klantmap het auditteam samengesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met kennis, ervaring, onafhankelijkheid, geografische ligging en capaciteit. Maar ook het feit of het een gecombineerde audit betreft, er wordt voldaan aan de certificatie-eisen en of de lead-auditor het systeem van de klant al eerder heeft beoordeelt. Lead-auditors in opleiding kunnen worden opgenomen in het auditteam. De auditor wordt dan aangesteld als lead-auditor i.o. en is bevoegd om taken over te nemen. De lead-auditor behoudt de eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten en bevindingen van de auditor in opleiding. Zodra het team is samengesteld wordt het auditteam door het secretariaat ingelicht. Indien noodzakelijk wordt er voor de betreffende audit een vertaler of tolk ingeschakeld. De tolk wordt door Alfa bureau voor certificering ingeschakeld, zodat deze niet op onrechtmatige wijze de audit kan beïnvloeden. Eventuele andere aanwezige personen tijdens de audit, moeten van te voren worden aangemeld bij de klant of bij Alfa. Bijvoorbeeld waarnemers van een branche organisatie, adviseurs, toezichthouders, leden van de accreditatie instelling en ander gerechtvaardigde aanwezige persoon. Hiervoor geldt dat de klant of Alfa van te voren op de hoogte worden gesteld van aanwezigheid en de rechtvaardiging waarom deze personen tijdens de audit aanwezig zijn. Alfa draagt er zorg voor dat deze aanwezige personen het auditproces of het resultaat niet beïnvloeden De lead-auditoren dienen zelf te melden of er een relatie bestaat/heeft bestaan tussen hen en de klant die de onafhankelijkheid zou kunnen aantasten. Het secretariaat vraagt eenmaal per jaar van elke auditor een overzicht relatie auditoren met klanten van Alfa op. Indien tijdens de audit pas blijkt dat er een andere Alfa auditor als intern adviseur optreedt bij de betreffende klant en de lead-auditor ziet daar mogelijk een issue in ten aanzien van de onafhankelijkheid, dan meldt hij dit direct aan het Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 5 van 14
secretariaat. Het secretariaat zal samen met de certificatiemanager beoordelen of de onafhankelijkheid in het geding is. Indien dit het geval is zal een ander auditteam worden samengesteld en zal de audit worden afgebroken. Mocht het voorkomen dat er sprake is van oneigenlijke druk die wordt uitgevoerd door de certificaathouder of diens adviseur, dan dient de auditor contact op te nemen met het secretariaat zodat vervolg stappen ondernomen kunnen worden. Indien volgens de mening van de auditor de druk te groot wordt, zodat dit de uitvoering en uitkomst van het onderzoek mogelijk beïnvloedt wordt, dan dient de auditor af te breken. Vervolg stappen zullen hierna worden ondernomen ten aanzien van de certificaathouder of diens adviseur. De bestede tijd van zowel de auditor als directeur wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. 3.7
Opdrachtverstrekking lead-auditor
Het secretariaat plant het onderzoek en verstrekt de benodigde gegevens aan de lead-auditor. Het secretariaat verstuurt een bevestiging van de gemaakte afspraken aan de klant. In deze bevestiging is tevens de mogelijkheid voor de klant opgenomen om de toegewezen lead-auditor te wraken. De bevestiging wordt gearchiveerd. Indien de klant wraking toepast, zal door de Certificatie Manager worden beoordeeld op welke gronden de wraking plaatsvindt. Indien wraking terecht is, zal door het secretariaat een wijziging in het auditteam aan de klant worden voorgesteld. 3.8
Steekproef
De grootte van de steekproef wordt vastgesteld volgens de VGM-Checklist Aannemers hoofdstuk 9 en Bijlage F (versie 2008/5.1) voor VCA-systemen en IAF MD 1:2007 for the certification of Multiple Sites Based on Sampling voor ISO-9001 kwaliteitsmanagementsystemen. Alfa bureau voor certificering bv zorgt voor een goede gedocumenteerde administratie ten aanzien van de sites die moeten worden geaudit tijdens de certificatiecyclus. Dit wordt bijgehouden op het formulier Multi-Site vestigingen. Met dien verstande dat minimaal ieder jaar het hoofdkantoor wordt ge-audit en dat alle andere sites minimaal 1 keer tijdens het certificatieproces worden ge-audit. De site-selectie wordt vastgesteld nadat de controle op het hoofdkantoor voltooid is. De aspecten waarop de site-selectie plaats vindt omvat: - de resultaten van interne audits, directiebeoordeling of vorige certificeringsaudits. - klachtenregistraties en andere relevante aspecten van corrigerende en preventieve acties - aanzienlijke variaties in de grootte van de locaties - variaties in ploegendiensten en werkprocedures - complexiteit van het managementsysteem en de processen - wijzigingen sinds de laatste certificatie-audit - looptijd van het managementsysteem en de kennis van de organisatie - verschillen in cultuur, taal en regelgeving De berekening van de steekproef verloopt volgens de richtlijn uit IAF MD 1:2007 for the certification of Multiple Sites Based on Sampling bij een bedrijf met lage tot gemiddeld risicovolle activiteiten met minder dan 50 werknemers per site: - Initiële audit: √ x, waarbij x staat voor het aantal externe sites, tot het hele hogere getal afgerond. - Tussentijdse audit: 0,6 van de √ x, waarbij x staat voor het aantal externe sites, tot het hele hogere getal afgerond. - Hercertificeringsaudit: 0,8 van de √ x, waarbij x staat voor het aantal externe sites, tot het hele hogere getal afgerond. 3.9
Vooronderzoek
Als eerste stap van het auditproces wordt een vooronderzoek uitgevoerd door de lead-auditor. Het vooronderzoek wordt indien mogelijk bij de klant op locatie uitgevoerd. Ter plekke wordt een rapport van het vooronderzoek gemaakt. Het vooronderzoek bestaat minimaal uit: Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 6 van 14
Kennismaking met de sleutelfiguren van de organisatie en van het te auditten systeem Documentatiebeoordeling Eventuele rondleiding door/langs de werkplaats/werkplekken Tijdens het vooronderzoek wordt beoordeeld of het systeem dusdanig operationeel is, dat de klant klaar is om geaudit te worden. Indien dit het geval is dan wordt aansluitend de implementatie audit uitgevoerd of wordt er een aparte afspraak voor gemaakt (maximaal 6 maanden na uitvoering van het vooronderzoek). In overleg met de klant wordt dan de auditplanning opgesteld. Een kopie van de auditplanning wordt verstuurd aan het secretariaat die deze opslaat in de klantmap. Is de klant niet zo ver, dan zijn er tekortkomingen. Deze tekortkomingen worden (mondeling) toegelicht. Als tijdens het vooronderzoek blijkt dat er toch niet aan alle vereiste voorwaarden kan voldoen kan er geen multi-site audit plaats vinden. Er wordt dan een nieuwe aanbieding opgesteld. Indien tijdens de het vooronderzoek blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de lead-auditor ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De lead-auditor brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. 3.9.1
Tekortkomingen
Indien tekortkomingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage vooronderzoek opgenomen. In de rapportage wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen actie bepaald. Er wordt een datum vastgesteld waarop het vervolg van de audit zal worden uitgevoerd. De lead-auditor zorgt dat een elektronische kopie van de rapportage naar kantoor wordt gezonden. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat de acties binnen maximaal 6 maanden worden uitgevoerd en zorgt dat de aanvullende documenten bij Alfa bureau voor certificering bv terecht komen. Het secretariaat zorgt ervoor dat deze informatie bij de betreffende lead-auditor terecht komt. De lead-auditor beoordeelt de toegezonden documenten. Als de toegezonden documenten de tekortkomingen afdoende opheffen zal de audit gepland worden. Als de lead-auditor beoordeelt dat de documenten niet voldoet aan de criteria van de Norm dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullende documenten. Deze vraag om aanvullende documenten zal schriftelijk aan de klant worden bevestigd. Deze brief/mail wordt opgeslagen in de klantmap. Het is ter beoordeling van de lead-auditor of er een auditdatum gepland kan worden of dat eerst de aanvullende documenten beoordeeld moeten worden. Na volledige afhandeling van de tekortkomingen wordt gehandeld conform “3.8.2”. Indien het langer dan 6 maanden duurt om de geconstateerde tekortkomingen vanuit het vooronderzoek op te lossen, moet een aanvullend vooronderzoek plaatsvinden waarbij wordt beoordeeld of er organisatorische en/of systeemtechnische wijzigingen hebben plaatsgevonden ten opzichte van de eerdere beoordeling. 3.9.2.
Rapport vooronderzoek
Het rapport vooronderzoek wordt door de lead-auditor ter plekke opgesteld en gerapporteerd in de rapportage van de implementatie audit. Op verzoek wordt deze aan de klant verstrekt. De lead-auditor zorgt er dan voor dat het rapport wordt verstuurd naar het secretariaat. Het secretariaat slaat het rapport vooronderzoek op in de klantmap. 3.10
Implementatie audit
De audit wordt conform het auditplan op de geplande datum door het auditteam uitgevoerd. Tijdens de audit wordt de implementatie van het systeem geverifieerd. Dit wordt op de bedrijfslocatie(s) (en indien vereist op één of meerdere projectlocatie(s)) uitgevoerd. Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 7 van 14
De implementatie-audit bestaat in basis uit de volgende onderdelen: Openingsbijeenkomst; Verificatie van normelementen door onder andere interviews, beoordeling registraties, indien vereist locatie bezoeken en overige onderzoeksmethoden; Evaluatiebijeenkomst. In de openingsbijeenkomst wordt kennis gemaakt met de organisatie en te interviewen personen en zal het verloop van de dag worden besproken. Tevens komen de onderwerpen zoals opgenomen in de NEN-EN-ISO/IEC 17021:2011 aan bod en wordt onder andere een keuze gemaakt van de, indien vereist, te bezoeken projectlocaties. De lead-auditor zal aan de hand van de door de klant verstrekte gegevens van aantal werknemers en aantal vestigingen beoordelen of dit overeenkomt met de opgegeven hoeveelheden en controleren of het aantal mandagen conform betreffende tabel is. Indien dit niet het geval is neemt de lead-auditor contact op met de directeur. De directeur treedt in contact met de klant en zal zorgdragen dat de te besteden tijd in overeenstemming komt met betreffende tabel. De lead-auditor zal gedurende de implementatie-audit registraties bijhouden van de interviews, bevindingen en uit overige onderzoeksmethoden. Tijdens de evaluatiebijeenkomst zal de lead-auditor de algemene bevindingen kenbaar maken zoals opgenomen in NEN-EN-ISO/IEC 17021:2011. Indien tijdens een audit blijkt dat de doelstellingen van de audit onhaalbaar zijn of dat er een onmiddellijk dreigend risico aanwezig is wordt dit aan de klant gemeld en door de teamleider ook aan Alfa. Indien mogelijk worden er direct maatregelen vast gesteld. Deze maatregelen kunnen bestaan uit wijziging van het auditplan, wijziging controle doelstellingen of de reikwijdte van de controle of beëindiging van de audit. De teamleider brengt verslag uit van de genomen maatregelen aan Alfa. Als het systeem volledig voldoet aan de criteria van de aangevraagde norm en scope, zal de leadauditor een positief advies uitbrengen ten aanzien van het certificatieonderzoek. Vervolgens zal het audit team een rapport opstellen (zie 3.10). Het rapport wordt door de coördinator van betreffende norm beoordeeld (zie 3.11). Er zijn drie soorten bevindingen: - Observaties - Niet kritieke tekortkoming - Kritieke tekortkoming 3.10.1 Observaties Observaties worden vermeld in de rapportage. Observaties hebben betrekking op opmerkelijke positieve zaken, geconstateerde incidenten of zaken waar verbetermogelijkheden voor de klant aanwezig zijn waarbij door het ontbreken hiervan niet in strijd met de norm wordt gehandeld. 3.10.2 Niet kritieke tekortkoming Een niet kritieke tekortkoming wordt geschreven indien: - niet volledig wordt voldaan aan een normelement; - een normelement niet volledig is geïmplementeerd; - een verplicht beschreven normelement niet volledig is beschreven; - interacties tussen de processen niet volledig zijn beschreven; - niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving bij secundaire processen; 3.10.3 Kritieke tekortkoming Er wordt een kritieke tekortkoming geschreven indien: - een normelement ontbreekt; - een normelement in (zijn geheel) niet is geïmplementeerd; - een verplicht beschreven normelement niet is beschreven; - interacties tussen de processen niet zijn beschreven; - het primaire proces niet is geborgd; - niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving met betrekking tot het primaire proces; Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 8 van 14
-
er geen vertrouwen is dat de organisatie aan de gestelde eisen kan voldoen; het logo-gebruik van de organisatie voldoet niet aan de procedure logogebruik van Alfa bureau voor certificering bv
N.B.: VCA kent alleen kritieke tekortkomingen. Er worden kritieke tekortkoming geschreven indien: VCA (versie 2008/5.1) - niet wordt voldaan aan een minimum eis of doelstelling van een must-vraag, - bij VCA** minder dan 7 van de 14 additionele vragen positief worden beoordeeld, bij VCA Petrochemie minder dan 2 van de 4 additionele vragen positief worden beoordeeld - het VCA-logo/beeldmerk op onjuiste wijze wordt toegepast. Bij een (niet) kritieke tekortkoming zal de lead-auditor een tekortkomingformulier invullen. Op het tekortkomingformulier wordt naast de geconstateerde tekortkoming en het betreffende normelement ook het tijdspad met betrekking tot de door de klant te nemen acties bepaald. De klant tekent voor gezien. Er wordt een datum vastgesteld waarop de follow-up audit wordt uitgevoerd (schriftelijk of ter plaatse). De lead-auditor laat ter plekke het tekortkomingenformulier achter bij de klant en stuurt een kopie van het formulier naar kantoor. Deze worden in de klantmap opgeslagen. De klant zorgt dat op de tekortkomingformulieren de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelende worden vermeld en deze binnen 14 dagen na het uitschrijven van de tekortkomingen worden toegezonden aan Alfa bureau voor certificering bv. Het secretariaat zorgt ervoor dat de ingevulde tekortkomingformulieren bij de betreffende lead-auditor terecht komen. De lead-auditor beoordeelt de voorgestelde corrigerende/preventieve maatregelen tegen betreffend normelement. Als de voorgestelde oplossingsrichting de tekortkomingen niet afdoende zullen opheffen dan neemt de lead-auditor contact op met de klant en vraagt om aanvullingen met betrekking tot de oplossingsrichting. Deze vraag om aanvullende informatie wordt schriftelijk aan de klant bevestigd. In bepaalde gevallen dient een follow-up audit op locatie uitgevoerd te worden. Na de eindbijeenkomst wordt door de lead-auditor een afspraak gemaakt voor de follow-up op locatie. De lead-auditor licht het secretariaat in over deze afspraak. Door het secretariaat wordt de afspraak voor follow-up op locatie schriftelijk bevestigd aan de klant. Voor kritieke tekortkomingen staat een maximale termijn van 3 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Voor niet kritieke tekortkomingen staat een termijn van 6 maanden voor het aantoonbaar opheffen van de geconstateerde tekortkoming. Echter indien de audit een certificatie-audit betreft (zowel initiële audit als hercertificatie) dienen alle tekortkomingen opgeheven te zijn voordat een certificaat verstrekt kan worden. De maximale termijn bij een certificatie-audit is hiervoor 3 maanden. De organisatie mag niet een site met een kritieke tekortkoming terugtrekken uit het certificatieproces, om zo de tekortkoming op te heffen en het certificaat te verlenen. De lead-auditor dient een onderzoek in te stellen om te bepalen of de gevonden tekortkoming ook andere sites beïnvloed indien het een tekortkoming betreft over niet voldoen aan een of meer normvoorschriften of dat de situatie aanzienlijke twijfel geeft over het onvermogen van het de kwaliteit van managementsysteem van de organisatie. Als andere sites inderdaad worden beïnvloed, dient de lead-auditor de corrigerende maatregelen te verifiëren zowel op het hoofdkantoor als op de beïnvloedde sites. Als de andere sites niet worden beïnvloed dan dient de organisatie dit aan te kunnen tonen zodat de rechtvaardiging voor de verificatie van de corrigerende maatregel ten behoeve van die specifieke site tijdens van de follow-up gerechtvaardigd is. Tijdens de follow-up worden door de lead-auditor alleen die aspecten van de norm beoordeeld waar een tekortkomingformulier voor is geschreven. Indien de bevindingen voldoen aan de gestelde eisen van de norm kan een positief advies worden uitgebracht. 3.11
Rapportage
Door het auditteam wordt een auditrapport opgesteld. Hierin worden de bevindingen verwerkt. Dit rapport dient uiterlijk 1 week na het afronden van de audit opgesteld te zijn en verstuurt te worden aan de Coördinator van betreffende norm. Voor de rapportages zijn standaarden aanwezig. Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 9 van 14
Indien er wijzigingen in rapportages worden aangebracht, dient eveneens de rapportdatum overeenkomstig gewijzigd te worden, zodat achteraf duidelijk de procesgang traceerbaar is. Procesgang auditrapportage 1 Lead Opstellen Auditrapportage Auditor 2 Coördinator
3 Lead Auditor
Conceptrapport, conceptdatum
Beoordeling conceptrapport: A. Volledige instemming B. Instemming, met opmerkingen C. Niet akkoord Ad A. Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Datum conceptrapport handhaven Ad B.
Doorvoeren aanpassingen Aanpassen rapportstatus (concept definitief) Nieuwe rapportdatum Geen beoordeling door Coördinator nodig
Ad C.
4 Office manager
3.12
Doorvoeren aanpassingen Nieuwe rapportdatum Aanbieden aan Coördinator voor beoordeling Verwerken rapportage
Formulier beoordeling coördinator
Definitief rapport Conceptdatum = datum definitief Definitief rapport Nieuwe conceptdatum
Conceptrapport Nieuwe conceptdatum Definitief rapport
Beoordeling Coördinator
De Coördinator van betreffende norm beoordeelt de rapportage inhoudelijk. Dit betreft onder andere of alle normelementen afdoende zijn afgedekt, voldoende verificatie is opgenomen, het auditprogramma is gevolgd, voldoende projectlocaties zijn bezocht, of het advies van het auditteam kan worden overgenomen en de klant voor certificatie kan worden voorgedragen. Indien de Coördinator op basis van de rapportage inclusief aantekeningen de klant niet voor certificatie kan voordragen wordt door de Coördinator contact opgenomen met het auditteam. Het auditteam dient aanvullende informatie te verschaffen op basis waarvan de Coördinator kan besluiten de klant alsnog voor te dragen voor certificatie. Indien de Coördinator de klant wil voordragen voor certificatie dan wordt de directeur geïnformeerd. Indien de aangestelde vaste Coördinator zelf onderdeel is geweest van het auditteam wordt deze taak uitgevoerd door een vervangende Coördinator. 3.13
Certificatiebeslissing
Door de Directeur van Alfa bureau voor certificering bv wordt beslist of het certificaat wordt verstrekt. Hiervoor wordt het formulier besluitvorming certificatie gebruikt. Hiertoe worden de volgende zaken beoordeeld: - Advies van de Lead-auditor; - Voordracht van de Coördinator; - Betalingsgedrag van de klant; - Overige informatie die een belemmering kan vormen voor het verstrekken van een certificaat. Het certificaat wordt door het secretariaat opgesteld en ondertekend door de Directeur. Het certificaat bevat de volgende gegevens: - naam en geografische locatie van elke organisatie van wie het managementsysteem is gecertificeerd (of de geografische locatie van het hoofdkantoor en de sites in het kader van multisite certificering; - de data van het verlenen, verlengen of vernieuwen van het certificaat; - de vervaldatum van het certificaat dat in overeenstemming is met de hercertificatie cyclus; Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 10 van 14
-
een certificaatnummer; de norm waartegen ge-audit is; de scope; naam, adres en keurmerk van Alfa bureau voor certificering
Het certificaat heeft een geldigheidsduur van 3 jaar indien minimaal jaarlijks een tussentijdse audit door Alfa bureau voor certificering bv wordt uitgevoerd en deze audits met positief advies worden afgerond. Na 3 jaar dient een volledig nieuwe audit uitgevoerd te worden tegen de dan geldende versie van de betreffende norm waarbij ook de documentatie tot in detail zal worden beoordeeld. Voor de hercertificatie wordt het proces vanaf 3.6 herhaald. De klant krijgt circa 6 maanden voor het verstrijken van de certificatieperiode bericht van Alfa bureau voor certificering bv met betrekking tot het aantal te besteden mandagen en de namen van het in te zetten auditteam. De mogelijkheid tot wraking van het voorgestelde auditteam is hierin opgenomen. De hercertificatie dient voor het verlopen van het bestaande certificaat volledig te zijn afgerond. Dit betekend dat 3 maanden voor het verlopen van het certificaat de hercertificatie uitgevoerd zal worden. Indien er wijzigingen in de norm zijn of aanzienlijke veranderingen in het managementsysteem, de opdrachtgever of de context waarin het beheersysteem werkt bijvoorbeeld wijzigingen in wetgeving kan dit betekenen dat een vooronderzoek onderdeel uitmaakt van de hercertificatie. De certificatiebeslissing wordt niet gedelegeerd. 3.14
Tussentijdse audits
Om het certificaat geldig te houden moeten minimaal jaarlijks tussentijdse audits worden uitgevoerd. Dit houdt in dat ieder jaar wordt beoordeeld of het betreffende systeem van de klant nog steeds voldoet aan de eisen die horen bij betreffend certificaat/norm. De eerste tussentijdse audit dient binnen 365 dagen na de laatste audit dag uitgevoerd te zijn. De back office van Alfa bureau voor certificering b.v. neemt contact op met de klant voor het maken van een afspraak en een auditplan wordt toegezonden. De mogelijkheid tot wraking van het auditteam is in het auditplan opgenomen. Om dit te realiseren wordt het proces van stap 3.8 tot en met 3.11 herhaald. De certificatie beslissing tot voortzetting van het certificaat, mag worden genomen door de Coördinator op basis van het advies en rapportage van het auditteam. Indien een klant niet voldoet aan de criteria krijgt hij maximaal 3 (respectievelijk 6 voor kritieke tekortkomingen) maanden de tijd om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. Indien noodzakelijk wordt een follow-up audit uitgevoerd bij de klant op locatie. Deze wordt bij voorkeur uitgevoerd door de lead-auditor die de audit heeft uitgevoerd. Lukt het de klant niet om geconstateerde tekortkomingen binnen de gestelde termijn op te lossen dan wordt het certificaat geschorst. 3.15
Speciale audits
Indien de organisatie haar naam, adres, entiteit en/of de eigenaar wijzigt dient dit, conform de overeenkomst, direct te worden gemeld bij Alfa bureau voor certificering bv. De organisatie dient een kopie van het uittreksel Kamer van koophandel toe te zenden waaruit de naam, adres, entiteit en/of wijziging van eigenaar blijkt. De coördinator van betreffend systeem beoordeeld of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. Indien geen extra onderzoek moet plaatsvinden of indien het extra onderzoek met positief resultaat wordt afgesloten zal een aangepast certificaat worden toegezonden. Bij VCA-certificaten zal de wijziging ook worden gemeld bij het SSVV. Indien een gecertificeerde organisatie een uitbreiding van de scope aanvraagt, beoordeelt de coördinator van het betreffende systeem of er een extra onderzoek moet plaatsvinden. De coördinator bepaalt de eventuele controle activiteiten die nodig zijn om te beslissen of de uitbreiding van de scope kan worden verleend. Indien mogelijk wordt dit uitgevoerd in combinatie met een tussentijdse audit.
Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 11 van 14
In sommige gevallen kan de noodzaak bij Alfa bureau voor certificering ontstaan om op korte termijn een audit uit voeren. Deze noodzaak kan ontstaan om bijvoorbeeld klachten te onderzoeken, bij veranderingen binnen de organisatie of als follow-up in het geval van schorsing van de klant. In dergelijke gevallen zal Alfa bureau voor certificering de reden voor de audit beschrijven en de voorwaarden waaronder het korte termijn audit zal worden uitgevoerd vooraf bekend maken aan de klant. Alfa bureau voor certificering zal extra zorg betrachten bij de samenstelling van het auditteam, omdat voor de klant niet de mogelijkheid bestaat om het auditteam zorgvuldig te controleren en/of te wraken. 3.16
Toevoegen / afvallen van sites
Tijdens de certificatiecyclus van 3 jaar kan het voorkomen dat er sites dienen te worden toegevoegd of juist afvallen. Iedere nieuwe site of afgevallen site dient te worden beschouwd als een zelfstandige site, waarmee rekening gehouden dient te worden bij de berekening van de steekproef. De organisatie moet op grond van stap 3.4 opnieuw aan de voorwaarden voldoen. Het secretariaat maakt met behulp van het mandagenformulier een nieuwe aanbieding, een certificeringsovereenkomst, bepaalt de nieuwe steekproef en de te besteden audittijd. 3.17
Schorsing
Een besluit tot schorsing wordt genomen door de Directeur op grond van de voordracht van de leadauditor van het betreffende systeem of het secretariaat. Redenen voor schorsing zijn onder andere: - De organisatie van de klant niet meer voldoet aan de verplichtingen voortkomend uit de overeenkomst; - Het gecertificeerd managementsysteem voortdurend of ernstig niet voldoet aan de vereisten voor de effectiviteit van het managementsysteem; - De klant corrigerende maatregelen niet uitgevoerd heeft binnen de afgesproken termijn; Het niet tijdig reageren van de klant naar aanleiding van klachten van derden bij Alfa bureau voor certificering bv over het gecertificeerde systeem; De klant Alfa bureau voor certificering niet toestaat om tussentijdse of de hercertificatie audit uit te voeren (hiertoe wordt standaard gehanteerd de certificatiemaand + of – 1 maand); - De klant het certificatiebeeldmerk/logo, het certificaat of een certificatiebeeldmerk/logo van Alfa bureau voor certificering bv misbruikt op welke wijze dan ook; - De klant niet heeft voldaan aan de financiële vereisten van het contract; - De klant vrijwillig verzoekt om schorsing van het certificaat; of tot schorsing wordt overgegaan is ter beoordeling van de directeur. Een besluit tot schorsing wordt altijd schriftelijk aangezegd (brief) met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van schorsing en termijn (maximaal 3 maanden) waarbinnen gestelde reden aantoonbaar moet zijn opgeheven. In deze brief wordt tevens vermeld dat gedurende schorsing niet actief gebruik mag worden gemaakt van het certificaat. Schorsingen van VCAcertificaten worden gemeld aan het CCvD-VCA. Schorsingen worden eveneens gepubliceerd op de website van Alfa bureau voorcertificering bv www.alfacertificering.nl onder knop certificatiestatus. De aan een schorsing bestede tijd van zowel de coördinator, lead-audit als Certificatie Manager wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. Indien een klant onvoldoende corrigerende maatregelen treft en na de gestelde termijn blijkt dat eerder genoemde zaken niet (afdoende) zijn opgelost zal het certificaat worden ingetrokken. De Procedure Schorsing – Intrekking – Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.18
Intrekking
Een besluit tot intrekking wordt genomen door de Directeur op grond van de voordracht van de Coördinator van betreffend systeem. Redenen voor intrekkingen zijn onder andere: Het niet tijdig nemen van corrigerende maatregelen nadat een schorsing is aangezegd; Het niet voldoen aan de financiële verplichtingen naar Alfa bureau voor certificering bv; Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 12 van 14
-
Na overleg met de curator bij faillissement of surseance van betaling van betreffende klant.
Een besluit tot intrekking wordt altijd schriftelijk (brief) aangezegd met vermelding van certificaatnummer en de datum, reden van intrekking en termijn waarbinnen de originele certificaten geretourneerd dienen te worden aan Alfa bureau voor certificering bv. In deze brief wordt tevens vermeld dat geen gebruik meer mag worden gemaakt van het certificaat/certificatielogo’s of op andere wijze de indruk mag worden gewekt dat het betreffende bedrijf door Alfa bureau voor certificering bv gecertificeerd is volgens de betreffende norm (misbruik zal worden gepubliceerd). Intrekkingen van VCA-certificaten worden tevens gemeld aan het CCvD-VCA. Intrekkingen worden eveneens gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder knop certificatiestatus. De aan de intrekking bestede tijd van zowel de Coördinator als directeur wordt op basis van nacalculatie doorberekend aan de klant. De Procedure Schorsing – Intrekking – Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.19
Nietig verklaring
Een certificaat wordt nietig verklaard indien een klant tussentijds, op eigen verzoek, de certificatieovereenkomst ontbindt. De opzegging van de overeenkomst dient aangetekend plaats te vinden, minimaal 6 maanden voor het verlopen van de certificatieduur. De nietig verklaring wordt bevestigd door een brief met daarin vermeld welk certificaat met welk nummer en de datum het betreft en met ingang van wanneer het certificaat nietig wordt verklaard. Tevens wordt vermeld dat zodra de ingangsdatum is bereikt geen gebruik meer mag worden gemaakt van het certificaat en de certificatielogo’s of op andere wijze de indruk mag worden gewekt dat men door Alfa bureau voor certificering bv gecertificeerd is voor betreffende norm (misbruik zal worden gepubliceerd). Nietig verklaringen van VCA-certificaten worden tevens gemeld aan het CCvD-VCA. De Procedure Schorsing – Intrekking – Nietig verklaring is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.20
Klachten
Klachten over Alfa bureau voor certificering bv of over certificaathouders van Alfa bureau voor certificering bv dienen schriftelijk te worden gestuurd ter attentie van de directeur van Alfa bureau voor certificering bv. Klachten worden afgehandeld conform procedure Klachten. Deze procedure is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.21
Beroep
Tegen een certificatiebeslissing kan beroep worden aangetekend binnen 14 dagen na dagtekening van de brief waarin betreffende beslissing wordt medegedeeld. Het beroep dient schriftelijk te worden gestuurd ter attentie van de directeur van Alfa bureau voor certificering bv. Het beroep wordt afgehandeld conform de procedure Klachten paragraaf 3.4. Deze procedure gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads. 3.22
Geschillen
Indien er een geschil blijft bestaan na het afronden van de procedure beroep is het mogelijk om het geschil voor te leggen aan de Raad voor Accreditatie. Geschillen worden afgehandeld conform procedure Klachten paragraaf 3.5. Deze procedure gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads.
Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 13 van 14
3.23 Publicatie Behaalde certificaten worden gepubliceerd op een lijst van certificaathouders. Deze lijst is gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv www.alfacertificering.nl onder de knop downloads certificatie status. Indien misbruik wordt gemaakt van certificatiebeeldmerken door (ex)klanten van Alfa bureau voor certificering bv dan wordt dit expliciet gepubliceerd op de website van Alfa bureau voor certificering bv (www.alfacertificering.nl).
4. -
BIJLAGEN Formulier Aanbieding Analyse bij Multi-site sampling Formulier Opdrachtformulier Formulier Certificeringsovereenkomst Formulier besluitvorming certificatie Formulier beoordeling coördinator Algemene voorwaarden Vooronderzoek rapport Formulier Tekortkoming Audit-rapportages Brieven Procedure Klachten Procedure Schorsing – Intrekking – Nietig verklaring Procedure Kwalificatie Lead-auditoren Procedure Logogebruik
Procedure Auditproces Multi-Site
Versie 20-02-2015
Pagina: 14 van 14
