Závěrečná práce posluchače Kurzu
Manažerské minimum Název práce:
Sebeorganizace a spolupráce týmu při přípravě větších NZDM akcí Autor:
Tomáš Příhoda Vedoucí práce:
Pavel Plaček
Obsah 1. Úvod do tématiky 2. Stanovení základních cílů a charakteru akce 3. Úkoly a cíle - přípravný tým 4. Úkoly a cíle – realizační tým 5. Příklad na konkrétní akci
str.3 str.4 str.5 str.6 str.7
1. Úvod do tématiky Práce NZDM je velmi pestrá, a tak jsou lidé v NZDM často vystaveni výzvě plnit řadu úkolů, které přímo nesouvisejí s jejich přímou prací s uživateli či administrativou s tím spojenou. V prostředí práce NZDM týmů se často setkáváme s potřebou uspořádat nárazovou či pravidelnou větší akci pro naše klienty či jako propagační akci navenek směrem k veřejnosti. Jedná se o různé sportovně kulturně volnočasové akce, které pořádáme párkrát do roka opakovaně. Týmy NZDM, ale zpravidla nejsou pro přípravu takových akcí plně vybaveny jak technicky, tak individuálními znalostmi jednotlivých členů a v neposlední řadě, nejsou připraveny se sebeorganizovat v takovém rozsahu jak podobné akce vyžadují. Akce tohoto rozsahu jsou tak výzvy a velkou zátěží, která se často promítne i do jejich vzájemného fungování a spolupráce i po těchto nárazových akcích. Špatně připravená akce s neurčitými týmovými rolemi, tak může v extrémních případech docela zásadně narušit vztahy v týmu a jeho fungování i po uplynutí těchto akcích. Proto chci svou závěrečnou práci pojmout jako inspiraci, na co si dát při organizování podobných akcích pozor. Vše chci vztahovat směrem k týmu a práci s týmem, od identifikování úkolů a rolí, které jsou potřeba splnit/obsadit a určení rolí jednotlivců týmu z toho vyplívajících, během organizace podobně náročných akcí, správnému rozdělení úkolů a rolí. Dále vyhodnocení akce směrem k naplnění rolí jednotlivců a jejich úkolů, tak k celkové spolupráci týmu se závěrečným hodnocením týmu. Vše budu uvádět na příkladu konkrétní akce, kterou v rámci týmu NZDM Prahy 12 pořádáme každý rok, jedná se o kulturně sportovní pouliční festival „Nízkoprahy uvádí“ nově pod názvem „Modřanský street fest“. Akce vzhledem ke své již čtyři roky trvající existenci zaznamenala od svého počátku značný vývoj a já bych se jej rád pokusil zachytit a v teoretické rovině zlepšit před dalším ročníkem.
Strana 3 (celkem 11)
2. Stanovení základních cílů a charakteru akce Vizionářský tým Na začátku každé podobné akce je zpravidla někdo, kdo má potřebu širším způsobem prezentovat organizaci, tj. public relations (PR), zpravidla ředitel organizace nebo vedoucí NZDM. Jejich cílem je uspořádání alespoň jedou do roka akci pro NZDM uživatele nebo veřejnost jako strategie (PR). Na jejich zadání se v podstatě tvoří první zadání, koncept a úkoly pro vizionářský tým. Na základě těchto podnětů od vedení si vizionářský tým určí cíle akce, k čemu má směřovat, tak aby nekolidovali se zadáním od vedení, na konci tohoto procesu musí být jasné kam v přípravách a realizaci směřovat a v neposlední řadě cílovou skupinu pro kterou je akce pořádána. Proces samozřejmě odráží vyjednávaní mezi vizionářským týmem a vedením organizace o tom co je v reálných možnostech a s čím se dokáží realizátoři ztotožnit. Stanovení těchto cílů dopředu může týmům pomoci předejít vnitřním konfliktům a frustraci o jejím celkovém smyslu a jejich naplnění. Členové realizačního týmu se tak snáze identifikují s dílčími úkoly, které v průběhu přípravy vyvstanou a snáze se tak zamezí pochybnostem, kam akce směřuje a zda byla úspěšná. Proto je od začátku plánování akce do její přípravy důležité zahrnou pokud možno všechny členy týmu, kteří akci budou připravovat a realizovat. Členové tohoto týmu jsou zpravidla ti, co píší granty, ve kterých se poprvé smysl celé akce přivádí k životu a z jejich finančních prostředků se akce následně provádí. Před podáním projektu by měli členové tohoto týmu již reálně uvažovat, koho do realizace podobného projektu osloví a ještě před odevzdáním grantu se jich zeptat na podněty a nápady k projektu, tak jak je navržen. Zároveň si tím ověří zda mohou předběžně počítat s angažovaností těchto lidí v budoucím přípravném týmu. Základní otázky se kterými se Vizionářský tým musí vypořádat: - cíle a charakter akce: ty by se měly odrážet od cílové skupiny pro koho akci děláme (prezentace ven pro veřejnost, dovnitř pro běžné klienty NZDM nebo kombinace obou čily PR navenek a akce pro NZDM) - jednotlivé aktivity: podle cílové skupiny zvolit jednotlivé aktivity které budou cílovou skupinu zajímat a osloví ji - místo pořádání: dle charakteru akce, cílové skupiny a podle rozsahu aktivit vytipovat vhodná místa, kde se dá akce uspořádat a jsou pro ni vhodná - základní výčet úkolů pro realizaci: vizionářský tým by si měl základně stanovit úkoly, které bude potřeba pro uspořádání akce udělat a v jakých fázích, a z nich by měla vykrystalizovat personální angažovanost přípravného realizačního týmu - stanovení přípravného a realizačního týmu: zde by se měli členové vizionářského týmu zamyslet, jaké role je potřeba obsadit a kdo by mohl být členem kterého týmu, a ty následně s prosbou o angažovanost a o zapojení do přípravy akce oslovit, zároveň je seznámit s vizí a projektem a dát jim rovnou možnost se k tomu vyjádřit a angažovat s podněty a motivovat potencionální členy návrhem odměny za práci
Strana 4 (celkem 11)
-
-
-
rozpočet na celou akci: ten by měl zahrnovat kompletní finanční rozpočet od nákladů na realizaci jednotlivých aktivit tak již počítat zhruba s náklady na odměny pro přípravný a realizační tým grant a jeho podání: s ohledem na Tento tým by měl samozřejmě obsahovat, alespoň některé členy vizionářského týmu a zároveň mít přesah do realizačního týmu, tak aby se zajistila kontinuita vize a smyslu akce. Tento tým by měl samozřejmě obsahovat, alespoň některé členy vizionářského týmu a zároveň mít přesah do realizačního týmu, tak aby se zajistila kontinuita vize a smyslu akce. výše popsané aspekty Navrhnout přípravný a realizační tým: po podání grantu a jeho obdržení znovu oslovit potencionální členy jednotlivých týmů a jejich základní ustanovení
3. Úkoly a cíle - Přípravný tým Tým by se měl na začátku tedy vykrystalizovat podle toho kdo má na akci jakou měrou zájem či možnost participovat, je jasné, že ne všichni budou od začátku mít už vzhledem ke svému běžnému pracovnímu nasazení v práci tolik času se stejnou měrou angažovat. Vznik přípravného týmu by měl být dle mého názoru proto „maximálně dobrovolný“, ale samozřejmě podmíněn s ohledem na pracovní úvazky a náplň práce jednotlivců. Tento tým by měl samozřejmě obsahovat, alespoň některé členy vizionářského týmu a zároveň mít přesah do realizačního týmu, tak aby se zajistila kontinuita vize a smyslu akce. Přípravný tým může být personálně stejný jako realizační, ale nemusí to tak být vždy, hlavně v případě, že charakter akce je hlavně zaměřen ven (PR) čili na širší veřejnost. U takové akce se dá předpokládat větší angažovanost lidí zvenku jak při propagaci, tak při následné realizaci, protože se zpravidla jedná o větší profi akce. Určitě by měl obsahovat s ohledem na znalost lokality ve které bude akce pořádána a cílovou skupinu, někoho znalého místních poměrů, místní pracovníky, ti kteří jsou pracovníci v dané lokalitě a s danou cílovou skupinou běžně v kontaktu. Jejich poměr práce v přípravné fázi by měl být největší pro znalost lokálních podmínek. Základní úkoly přípravného týmu - revize projektu: na společném setkání vizionářského a přípravného týmu, zrevidovat rozsah a obsah akce podle utržených peněz z grantů, případné přehodnocení cílů a obsahu akce, pokud by se navrhovaný rozpočet zásadně lišil od získaných peněz, porovnání zdrojů a výdajů, stanovení prioritních aktivit, které se musí uspořádat tak aby akce nepostrádala smysl a zvážení účasti všech členů původně navrhovaného týmu - vytvoření přípravného plánu: ze kterého by měly vyvstat úkoly, které je v přípravné fázi potřeba splnit než se přejde k realizaci akce - analýza týmu: provést analýzu silných a slabých stránek přípravného týmu zjistit kdo je na co talentovanější a vhodnější, pomoci může Belbinuv test týmových rolí pro určení kdo bude koordinátor apod., dále vztaženo k připravované akci by mohla pomoci Swot analýza ze které by mohla vykrystalizovat potřeba externistů apod.
Strana 5 (celkem 11)
-
-
-
-
Hierarchická posloupnost: zvolení na základě analýzy koordinátora celého přípravného týmu a případné další koordinátory jednotlivých přepravných fází, tak aby se předešlo zmatku kdo se zodpovídá komu rozdání rolí a úkolů: v této fázi by se měl tým dohodnout kdo bude plnit jaké role a úkoly, na fázování jednotlivých dílčích cílů, stanovit termíny dokdy budou úkoly/dílčí cíle (měřitelná kritéria) splněny a způsob jejich vyhodnocení například na škále 1-10, stanovení opatření když úkoly naplněny nebudou alternativní scénáře: vytvoření alternativních záložních scénářů, když by se nepodařilo splnit důležité úkoly (ať už z objektivních či subjektivních důvodů) a opět kdo je do jakého data vykoná a komu odevzdá výsledek vyhodnocení úkolů a spolupráce: vyhodnocení práce přípravného týmu vzhledem k naplnění jednotlivých úkolů např. vzájemné spolupráce v týmu, jak se dařila a kde byly rezervy
4. Úkoly a cíle - Realizační tým Sestavování realizačního týmu by mělo proběhnout v ideální případě, tím, že bude kopírovat obsahově členy angažované v přípravném týmu doplněné o externisty a odborníky na určité oblasti (např. zvukař, DJ) nebo o přímé pracovníky, kteří znají cílovou skupinu pro kterou jsou aktivity zaměřeny. Z tohoto důvodu budou do angažmá v tomto týmu zváni a dopředu s nimi bude i počítáno viz práce vizionářského týmu. Opět pro větší kontinuitu by měl tým obsahovat některé členy vizionářského týmu. Základní úkoly realizačního týmu - revize projektu: Prvním úkolem realizačního týmu setkání s přípravným týmem a tématem setkání bude zrevidování přípravné fáze akce/projektu, setkání bude mít za úkol zanalyzovat, případně zapracovat důležité změny vyplývající z přípravné fáze, tak aby celý projekt dával i nadále smysl vzhledem k původnímu záměru. - Vytvoření realizačního plánu: ze kterého by měly vyvstat úkoly, které je potřeba během realizace akce naplnit, vytvoření časového plánu (jízdního řádu), jaké akce budou probíhat v jaké časy, které mohou probíhat současně, kolik lidí a kde bude třeba apod. Na setkání by měly vykrystalizovat jednotlivé role a úkoly a konečné počty všech angažovaných v realizaci akce. - analýza týmu: provést analýzu silných a slabých stránek realizačního týmu, zjistit kdo je na co talentovanější a vhodnější, pomoci může Belbinuv test týmových rolí pro určení kdo bude koordinátor apod., dále vztaženo k připravované akci by mohla pomoci Swot analýza ze které by mohla vykrystalizovat potřeba externistů apod. - Hierarchická posloupnost: zvolení na základě analýzy koordinátora celého realizačního týmu a případné další koordinátory jednotlivých větších aktivit či externistů, tak aby se předešlo zmatku, kdo se zodpovídá komu a celkový způsob komunikace během akce (všichni služební mobilní telefony apod.) - rozdání rolí a úkolů: v této fázi by se měl tým dohodnout, kdo bude plnit jaké role a úkoly, na fázování jednotlivých dílčích cílů k naplnění konkrétních aktivit celé akce, stanovit časové harmonogramy aktivit s ohledem na časový plán celé akce a v konečném důsledku, kdo bude komu odkdy nápomocen (např. s úklidem po aktivitě), určení rolí a úkolů externistů, a odkdy do kdy a kde
Strana 6 (celkem 11)
-
-
budou potřeba, stanovení měřitelných kritérií pro zhodnocení jednotlivých aktivit, aby byla hmatatelně posouditelná úspěšnost celé akce, způsob jejich vyhodnocení. alternativní scénáře: vytvoření alternativních záložních scénářů, když by se nepodařilo splnit některou aktivitu s ohledem na nenadálé okolnosti (ať už z objektivních či subjektivních důvodů) a opět, kdo je v případě potřeby bude vykonávat. vyhodnocení úkolů a spolupráce: vyhodnocení práce přípravného týmu vzhledem k naplnění jednotlivých úkolů např. vzájemné spolupráce v týmu jak se dařila a kde byly rezervy
5. Příklad na konkrétní akci - „Modřanský street fest“ Práci všech zúčastněných týmů a jejich spolupráci se pokusí demonstrovat na reálné akci, která je v organizaci Proxima Sociale o.p.s. pořádána jednou za rok v lokalitě Prahy 12 pod původním názvem „Nízkoprahy uvádí“. Tato akce procházela v rámci jejího organizačního procesu velkým vývojem, proto popsaný příklad bude částečně odrážet již reálně procesy a zároveň navrhované inovace, např. na počátku organizace této akce neexistoval jiný než realizační tým. Minulost a vývoj akce „Nízkoprahy uvádí“ – první ročník V jeho přípravě a organizaci se odrážela naprostá nepřipravenost uspořádat podobnou akci, rozdělení týmů nebylo v podstatě žádné, existovaly pouze dva týmy reps.jeden a to realizační co dostal zadání od autora projektu hlavního vedoucího NZDM (ten psal i projekt) Výsledkem byla relativně úspěšná (PR) akce a částečně i pro uživatele, ale frustrovaní pracovníci NZDM (realizační tým), který konal něco s čímž nebyl vnitřně ztotožněn, unikal jim smysl a na závěr akce byli akorát neadekvátně unaveni. Před pořádáním akce samotné „týmy“ minimálně komunikovaly (proběhla dvě setkání) a více než půlka účastníků v realizačním týmu dostala angažování příkazem. Nutno dodat, že akce byla finančně náročná pro potřebu velkého množství externistů (podia, zvukaři apod.) utrácení peněz tímto směrem frustrovalo pracovníky ještě více. Zhodnocení celé akce, a to jak to realizační tým cítil či jak se mu spolupracovalo oficiálně neproběhlo a taktně se mlčelo. „Nízkoprahy uvádí“ – druhý ročník Na základě přání vedení byl pořádán druhý ročník této akce, opět měla být koncipována jako (PR) akce. Poučení z první akce nastalo v tom, že projekt již nepsal vedoucí NZDM bez účasti koordinátora týmu NZDM Prahy 12, tím se akce více zacílila a byla více realizovatelná a v možnostech realizačního týmu který v podstatě 100% kopíroval tým NZDM Prahy 12 a Prahy 16. Jinak celkový průběh akce opět proběhl stylem o nás bez nás, realizační tým byl v přípravných fázích do vývoje zapojen jen minimálně. Akce naštěstí pro všechny zúčastěné nebyla tak velká jako minulý ročník a tak se pracovníci cítili měně unaveni. Strana 7 (celkem 11)
Oficiální zhodnocení akce opět neproběhlo, realizační tým si situaci a to jak se kdo cítil rozebral na intervizi týmu, obecně všichni byli unaveni a frustrování a hovořilo se o posledním ročníku této akce. „Nízkoprahy uvádí“ – třetí ročník Akce byla opět iniciována od vedení organizace a vznikla i přes odpor pracovníků co minulé ročníky realizovali. Po zkušenostech z minulých ročníků byli při psaní projektu a do vizionářské práce nad akcí zapojeni i zkušení pracovníci, co se nejvíce angažovali v realizaci minulých ročníků. Akce se tak stala náplní svých aktivit ještě více realizovatelnou a více odrážela zájmy uživatelů NZDM. Přes tuto inovaci byla akce zacílena široce tj. jako (PR) a zároveň pro uživatele služeb, nebylo jasné kdo je prioritní cílová skupina a které aktivity jsou tedy prioritní. I přes tuto snahu neproběhla takřka žádná práce přípravného týmu, ten v podstatě neexistoval. Reálně funkční byl vizionářský tým a realizační tým, chybělo propojení vize v přípravné fázi s úkoly až v realizační části. Tím opět vzniklo neadekvátní zatížení všech realizačních pracovníků a někteří se cítili obzvláště přetíženi, zatímco někteří se cítili nevytíženi, z toho vznikaly vzájemné konflikty a frustrace. Na základě této zkušenosti byla akce poprvé zhodnocena, tým měl poprvé možnost se vyjádřit, jak akci prožíval a jak se jim vzájemně spolupracovalo a to tentokrát na supervizi. Výsledkem byla sice „jemná“ roztržka týmu na supervizi, ale výsledkem bylo vyčištění frustrací a vzájemných vztahů. „Nízkoprahy uvádí“ – čtvrtý ročník Hlavní změna nastala už v přípravě plánovaní akce, ta probíhala úvodně na plánovacím výjezdu NZDM týmu Prahy 12 a Prahy 16 na začátku školního roku. Tam se tým dohodl na rámci akce, její maximální velikosti a pro koho bude primárně zaměřena a určilo se, kdo bude psát projekt. Vizionářský tým napsal projekt dle dohody na plánovacím výjezdu, snahou bylo projekt už více neměnit mimo dohodnutý rámec, změnou byly pouze malé PR prvky požadované od vedení např. zahájení akce místostarostou MČ Prahy 12 apod. Akce byla zaměřena hlavně na cílovou skupinu NZDM uživatelů a minimálně směrem ven pro veřejnost. Tento fakt pomohl všem z přípravného a realizačního týmu se se smyslem a náplní úkolů více ztotožnit. Vznikaly jen minimální třecí plochy mezi pracovníky a zatížení realizačního týmu bylo rovnoměrnější. Poprvé byli velmi jemně specifikované role všech zúčastněných pracovníků realizačního týmu, každý měl minimálně jednu roli. Trochu horší byla práce s dobrovolníky a externisty, kteří neměli vlastního koordinátora, a tak vznikaly kolem jejich práce zmatky, někteří nestíhali a jiní se cítili nevytíženi. Zhodnocení akce proběhlo již zaběhnutým systémem na supervizi, kde si tým měl možnost zhodnotit průběh a výsledek akce, to jak se kdo cítil či jak se týmu vzájemně spolupracovalo.
Strana 8 (celkem 11)
5. Návrh na průběh a přípravu letošního ročníku akce Vizionářská část V první fázi přípravy akce se již zaběhlým způsobem dohodl NZDM tým Prahy 12 a Prahy 16 na předběžném kalendáři větších akcí na celý školní rok na plánovacím výjezdu celého NZDM organizace Proxima Sociale o.p.s. Akce pod změněným názvem „Modřanský street fest“ byla do plánovaných akcí zahrnuta již jako akce, kterou tradičně pořádáme a tým je s její existencí vnitřně ztotožněn, tak na základě požadavku vedení, aby každá lokalita měla jednou za rok vlastní velkou akci. Projekt na grant k akci podával jeden z pracovníků NZDM Prahy 12 po upřesňujícím setkání a dojednání s přípravným týmem NZDM jehož členové vykrystalizovaly na plánovacím výjezdu. Tento pracovník bude mít dále na starost se informovat se u vedení organizace/ekonoma na výsledky podaného grantu a seznámit se s reálným rozpočtem na akci oproti plánovanému. Následovat bude setkání přípravného týmu s vizionářským, kde se zkonkretizuje, co je po udělení dotace grantů uskutečnitelné a co je možné, aniž by se ohrozil smysl akce, vypustit. Následně se přípravný tým sejde na naplánování kroků, které je potřeba v přípravné fázi pro uskutečnění akce provést. Z něj by měly vykrystalizovat úkoly a role, které jsou v přípravné fázi potřeba provést a jejich rozdělení. Vzhledem ke skutečnosti trvalého složení přípravného týmu, není již potřeba dělat analýzu rolí v týmu či slabých a silných stránek, o každému z týmu je po zkušenostech z minulých ročníku jasné, na co je šikovný a která role mu nejvíce sedí. Stanovení termínů, do kdy budou splněny a kdo celou přípravnou fázi koordinuje a hlídá plnění termínů. V této fázi jsou v přípravném týmu pouze kolegové z NZDM Prahy 12, kolegové z Prahy 16 se zapojí až do realizační časti projektu, nikdo z vedení organizace se do této fáze taky nezapojuje. Realizační fáze projektu bude mít na starost již celý tým NZDM Prahy 12 a Prahy 16, opět proběhne úvodní setkání, na kterém proběhne revize dosavadního průběhu přípravy a to, co je potřeba změnit, ale s ohledem na udržení smyslu akce a jejího rozpočtu. Bude potřeba analyzovat role a úkoly, jejichž naplnění bude potřeba pro správnou realizaci jednotlivých aktivit celé akce. Tým si musí např. Swot analýzou zjistit jaké jsou pro potřeby realizace projektu silné a slabé stránky a pomocí Belbinova testu rolí v týmu si najít, kdo bude rámcově na co nejšikovnější. Například koordinátor NZDM Prahy 12 a Prahy 16 nemusí být notně koordinátor realizace akce apod. Cílem by mělo být obsazení všech důležitých rolí, a to správnými lidmi a zároveň nalezení děr, které se dají obsadit dobrovolníky či externisty. Následně vytvoření časového plánu jednotlivých aktivit a celé akce, ze kterého by mělo být jasné kdo, kdy a kde bude angažován. Tím by se mělo předejít nevyvážené zátěži jednotlivců. Dále systém komunikace, když bude akutně potřeba něco řešit, např. zástup pracovníka na jeho pozici, zraněný účastník apod. Zhodnocení akce již tradičně na supervizi ve vztahu pocitů týmu a jejich vzájemných vztahů, před tím by se měla akce věcně hodnotit na úrovni porady NZDM týmu Prahy 12 a Prahy 16. reflektování potřebných změn na příště a uvést do zápisu, aby nebyly do příště zapomenuty.
Strana 9 (celkem 11)
Časový plán spolupráce týmu na přípravě akce 1. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
Požadavek vedení jaké akce mají prioritu pro jednotlivé lokality na následující školní rok s ohledem na strategický a střednědobý plán organizace Plánovací výjezd NZDM týmu Prahy 12 a Prahy 16, kde vzniká dohoda týmu jaké akce budeme realizovat během roku a v jakém období, kdo se na nich bude podílet a jakou měrou. Vše s ohledem na požadavky vedení, pokud by byl zásadní rozpor mezi očekáváním vedení a NZDM týmem, vizionářský tým dojedná s vedením únosný a realizovatelný kompromis. Na tomto setkání se určí koordinátor jednotlivých akci, zpravidla člověk z vizionářského týmu který bude psát grant. Vizionářský tým napíše např. do volnočasových grantů na daný rok záměr akcí korespondující s požadavky vedení a týmu NZDM z plánovacího výjezdu tak aby akce měli již pevný a realizovatelný rámec. Po udělení grantů kdy je již znám jasný rozpočet na akce, provede Koordinátor/vizionářský tým revizi spolu s ekonomem organizace připravovaných akcí, ze které by mělo být jasné na co jsou peníze a jak se moc se akce budou muset s ohledem na finance pozměnit. Následně se sejde s přípravným týmem a společně začnou plánovat akce/ci. Rozdělí si úkoly role a úkoly které jsou v přípravné fázi potřeba vykonat, stanový data dokdy je jaký úkol potřeba provést a kdy se budou vyhodnocovat. (v případě, že se jedná o nový přípravný tým, který se dostatečně nezná, můžou si pomoci některým z nástrojů - Swot analýzou či Belbinovým testem týmových rolí vše staženo k připravované akci) Koordinátor svolá přípravný tým, ke zhodnocení přípravné fáze akce, zhodnotí splnění úkolů a případně zapracuje do plánů akce změny, které z přípravné fáze vyplývají např.když se nepodaří splnit nějaký z úkolů, který ovlivní charakter akce. V dalším kole svolá Koordinátor akce přípravný a realizační tým, na tomto setkání si zrevidují dosavadní vývoj přípravy akce. Vytvoří časový harmonogram akce a soupis rolí a úkolů které budou potřeba během akce pokrýt. Dále si rozdělí role a úkoly, které kdo bude mít během realizace akce, rozdělí role které kdo bude plnit a určí koordinátora akce, ten se nemusí nutně personálně překrývat s koordinátorem v přípravné fázi. Realizační tým si v této fázi musí dobře vyjasnit co kdo bude dělat, jaké bude mít kdo kompetence a dojasní si způsob komunikace jednotlivců kteří budou na sebe navazovat či na sobě závislí (v případě, že se jedná o nový přípravný tým, který se dostatečně nezná, můžou si pomoci některým z nástrojů - Swot analýzou či Belbinovým testem týmových rolí vše staženo k připravované akci). Po této fázi by mělo být každému členovy realizačního týmu jasné co a kde bude dělat a s kým a jakým způsobem bude komunikovat případné problémy. Měla by také vykrystalizovat potřeba případných externistů či dobrovolníků a jejich úloha v organizování akce. Zhodnocení celé akce, zástupci týmů by se měly sejít a vzájemně zhodnotit uspořádanou akci s ohledem na splnění cílů, zhodnocení průběhu a celkovou
Strana 10 (celkem 11)
spolupráci týmů. Sepsat zprávu z konané akce a zahrnout do ní případné upgrady do příštích ročníků podle toho co fungovalo či naopak.
Strana 11 (celkem 11)
