Zásady vedení pokladny Název účetní jednotky: Označení: Číslo: Zpracoval: Kontroloval: Platnost: Závaznost: Datum vydání: Vydává: Nahrazuje: Doplňuje: Počet stran: Přílohy: Struktura vnitřního předpisu o pokladně je zaměřena na: 1. 2. 3. 4.
Pokladníka – vymezení činnosti, odpovědnosti Pravidla při přesunech hotovosti Inventarizaci Pravidla přepočtu cizí měny na českou
Varianta: S osobou odpovědnou za nakládání s peněžními prostředky v hotovosti, ceninami a přísně zúčtovatelnými tiskopisy (dále jen pokladník) musí být uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (§ 252 ZP). 1. Pokladník: 1) vede evidenci o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů, 2) zhotovuje pokladní doklady a odpovídá za jejich formální správnost, 3) zajišťuje průběžné číslování pokladních dokladů, 4) ověřuje výši plateb v hotovosti, 5) zajišťuje doplňování pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů, 6) zajišťuje odvody pokladní hotovosti do banky, 7) v určených hodinách zajišťuje příjem a výdej peněžních prostředků v hotovosti a výdej cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů, 8) předává pokladní doklady k zaúčtování. ad 1) Evidence o pohybu peněžních prostředků v hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů se vede v evidenčních knihách pro každou měnu, druh ceniny a přísně zúčtovatelného tiskopisu zvlášť. Evidenční knihy musí být průpisové, přičemž kopie odevzdává pokladní spolu s pokladními doklady do účtárny. ad 2) Pokladní doklad musí být označen názvem účetní jednotky, a musí obsahovat identifikaci osoby, která hotovost, ceninu nebo přísně zúčtovatelný tiskopis přijala, stručný popis účetní operace, datum vystavení pokladního dokladu, podpis příjemce hotovosti a podpis pokladníka. Pokladník nesmí vystavit pokladní doklad bez schválení věcné správnosti prvotního dokladu, na základě kterého pokladní doklad vystavuje. Osoby odpovědné za schvalování věcné správnosti prvotních dokladů a jejich podpisové vzory jsou uvedeny ve vnitřním předpise č. ... o oběhu
účetních dokladů. ad 3) Číselné řady, které se používají pro číslování pokladních dokladů jsou uvedeny ve vnitřním předpise č. .... o systému zpracování účetnictví. ad 4) Pokladník je povinen odmítnout provést platbu v hotovosti, jejíž výše překračuje zákonný limit. ad 5) Doplňování pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů zajišťuje pokladník v hodinách od 9 do 10 hodin před otevřením pokladny na základě předpokládaných výdajů. V případě, že některá složka firmy předpokládá pro daný den výdaje v hotovosti, které překračují běžnou úroveň, předá požadavek pokladníkovi do 8,30 hodin. ad 6) V hodinách od 16 do 17 hodin zajistí pokladník odvod hotovosti nad pokladní limit do banky. Pokladní limit činí 50.000 Kč. ad 7) Pokladní hodiny jsou od denně 10:00 do 15:00 s výjimkou výplatních dnů, kdy pokladna zajišťuje pouze výplatu mezd. ad 8) Pokladní doklady spolu s kopiemi listů evidenčních knih předává pokladník do účtárny v termínech stanovených ve vnitřním předpise č. .... o oběhu účetních dokladů. 2. Při přesunech hotovosti při doplňování pokladní hotovosti a odvodech hotovosti do banky používá pokladník speciální kufřík pro převoz hotovosti, který je součástí inventáře pokladny. Při cestě musí být doprovázen členem firemní ochrany, kterého pro každý den jmenuje velitel ochrany. 3. Inventarizaci pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů provádí inventarizační komise v souladu s vnitřním předpisem č. .... o inventarizaci majetku a závazků, kde jsou vymezeny zejména: - Inventarizační komise - Plánovaný termín inventur - Inventurní soupis a inventarizační zápis 4. Pravidla přepočtu cizí měny na českou ve valutové pokladně Varianta A) U pokladních operací bude používán pevný měsíční kurz vyhlášený ČNB k prvnímu pracovnímu dni v měsíci. Pevný kurz je možno změnit i průběhu stanovené doby, pouze však na základě změny pravidel stanovených vnitřním firemním předpisem. Pevný kurz musí být změněn vždy v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny. Při vyúčtování pracovních cest bude postupováno v souladu s vnitřním předpisem „Pracovní cesty, cestovní náhrady". Varianta B) U pokladních operací bude používán aktuální kurz vyhlášený ČNB ke dni uvedenému na pokladních příjmových nebo výdajových dokladech jako den příjmu nebo výdaje peněžních prostředků. Při vyúčtování pracovních cest bude postupováno v souladu s vnitřním předpisem „Pracovní cesty, cestovní náhrady". V případě nákupu valut z korunového účtu nebo prodeje valut na korunový účet bude docházet vždy ke kurzovým rozdílům. Konkrétní banka přepočítá příjem valut na korunový účet i výdej valut z korunového účtu vždy svým kurzem, který je odlišný od kurzu ČNB. Komentář:
Podoba této směrnice více než jiné závisí na konkrétních podmínkách a organizaci účetní jednotky. Jinou směrnici bude mít fyzická osoba s třemi zaměstnanci a podstatně jinou např. strojírenský kolos s miliardovým obratem a pěti pobočnými závody. Podoba vnitřního předpisu také úzce souvisí se systémem zpracování účetnictví, záleží na tom, zda pokladna bude zpracovávána ručně nebo počítačový program a hardwarové vybavení umožní zpracování pokladních dokladů a evidencí přímo na počítači. Uveřejněný vzor dává představu, jaké oblasti by měl vnitřní předpis o vedení pokladny obsáhnout a definovat. Vnitřní firemní předpis o pokladní agendě by měl zejména vymezit: 1. činnost pokladníka (vztahující se k evidenci peněžních prostředků v hotovosti, vystavování pokladních dokladů, dále jednoznačně stanovit pravidla pro pokladní limit, doplňování a odvody hotovosti, dále stanovení pokladních hodin a předávání pokladních dokladů k zaúčtování), 2. bezpečnost při přesunech hotovosti (při doplňování pokladní hotovosti a odvodech hotovosti do banky), 3. zabezpečit ověření výše hotovostních plateb (denní omezení), 4. inventarizaci pokladní hotovosti, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů, 5. archivaci pokladní agendy, 6. další pravidla – zejména je třeba rozhodnout o pravidlech přepočtu příslušných měn (pokud nebude rozhodnuto v samostatném vnitřním firemním předpise). Poznámka: V současné době neexistuje žádný předpis, který by stanovil, že pokladnu musí vést odlišný člověk od toho, který o ní účtuje (toto omezení platilo do konce roku 1991; čili v dobách, kdy majitelem podniků byl stát). V současné době je tedy v kompetenci každé firmy (majitele), jak rozhodne o personálním obsazení pokladny. Ověření výše plateb v hotovosti Zákonem č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, byla zavedena povinnost: „Poskytovatel platby, jejíž výše překračuje částku 350 000 Kč je povinen provést platbu bezhotovostně; to neplatí, jde-li o platbu, která musí být podle zvláštního právního předpisu provedena v hotovosti." Limit na 350 000 Kč byl zaveden v květnu 2011; do té doby platil limit 15 000 EUR. Povinnost se nevztahuje na vyjmenované tituly v citovaném zákoně: - platby daní a poplatků, cla, - výplaty mezd, - platby důchodů z důchodového pojištění, včetně jednorázových doplatků a výplat dávek z penzijních fondů a účastnických fondů obhospodařovaných penzijní společností,, - platby určené k úschově peněz notářem, - platby pojistného a výplat pojistného plnění ze soukromého pojištění, - vklady nebo výběry hotovosti na vlastní nebo na cizí účet. Do limitu se započítávají všechny platby v české i v cizí měně, provedené týmž poskytovatelem platby témuž příjemci platby v průběhu jednoho kalendářního dne. Platba v české nebo jakékoliv cizí měně se přepočte na měnu EURo směnným kurzem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni provedení platby. Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že poruší povinnost provést platbu bezhotovostně, ačkoli jí tuto povinnost ukládá tento zákon. Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že přijme hotovostní platbu, která byla provedena v rozporu s tímto zákonem. Za přestupek lze uložit pokutu do 500.000 Kč. Právnická nebo podnikající fyzická osoba se dopustí správního deliktu tím, že poruší povinnost provést platbu bezhotovostně, ačkoli jí tuto povinnost ukládá tento zákon.
Právnická nebo podnikající fyzická osoba se dopustí správního deliktu tím, že přijme hotovostní platbu, která byla provedena v rozporu s tímto zákonem. Za správní delikt lze uložit pokutu do 5.000.000 Kč. Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila. Při určení výše pokuty právnické osobě se přihlédne k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchání a jeho následkům a k okolnostem, za nichž byl spáchán. Odpovědnost právnické osoby za správní delikt zaniká, jestliže správní orgán o něm nezahájil řízení do 1 roku ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 10 let ode dne, kdy byl spáchán. Na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, se vztahují ustanovení zákona o odpovědnosti a postihu právnické osoby. Správní delikty podle tohoto zákona zjišťují při své činnosti finanční úřady a celní úřady. Pokuty ukládá, vybírá a vymáhá správní orgán, který při své činnosti zjistil porušení povinnosti podle tohoto zákona. Příjem z pokut je příjmem státního rozpočtu. Pravidla přepočtu cizí měny na českou vymezená v zákoně o účetnictví Pro přepočet cizí měny na českou měnu se používá směnný kurz devizového trhu vyhlášený ČNB. S výjimkou rozvahového dne, kdy je nutné použít pro přepočet pouze kurz ČNB k tomuto dni, je možno používat: - aktuální kurzy nebo - pevné kurzy (v souladu se zákonem o účetnictví § 24 odst. 6, 7 a 8); - kurz, za který byly peněžní prostředky nakoupeny nebo prodány – v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu je dána možnost použít k přepočtu kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány. Každá firma uvede vybraný kurz ve svém vnitřním firemním předpisu. Pravidla pro přepočet měn na EURo dle zákona o omezení plateb v hotovosti Platba v české nebo jakékoliv cizí měně se přepočte na měnu EURo směnným kurzem devizového trhu vyhlášeným ČNB a platným ke dni provedení platby. Pravidla pro přepočet (ve specifických případech) dle zákoníku práce při vyčíslení cestovních náhrad Použití kurzů: 1. při výpočtu zahraničního stravného při vyplacení zálohy v dohodnuté měně, jiné než v prováděcím právním předpisu pro daný stát – kurz ČNB, platný v den vyplacení zálohy; 2. při výpočtu nároku zaměstnance v české měně, pokud byla záloha nižší – kurz ČNB, platný v den vyplacení zálohy; 3. při výpočtu povinnosti zaměstnance vrátit peněžní prostředky, pokud byla záloha vyšší a zaměstnanec vrací českou měnu – kurz ČNB, platný v den vyplacení zálohy; 4. při výpočtu povinnosti zaměstnance vrátit peněžní prostředky, pokud byla záloha vyšší a zaměstnanec vrací jinou měnu, než ve které byla vyplacena záloha, protože zaměstnanec v zahraničí směnil poskytnuté prostředky na jinou měnu – zaměstnancem doložený kurz; 5. v případě, že nebyla poskytnuta záloha se při poskytování cestovních náhrad pro přepočet měn použije kurz ČNB, platný v den nástupu zahraniční pracovní cesty; 6. při účtování o pohybu peněžních prostředků v důsledku pracovních cest – kurz ČNB, platný ve firmě (vnitřní předpis o účtování v cizích měnách) ke dni účetního případu. Právní úprava: -
zákon č. 563/1991Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů – zejména: - Část první – Obecná ustanovení
- Část druhá – Účetní soustavy, účetní doklady, účetní zápisy a účetní knihy - Část čtvrtá – Způsoby oceňování - Část pátá – Inventarizace majetku a závazků - Část šestá – Úschova účetních záznamů - Část sedmá – Ustanovení společná, přechodná a závěrečná zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti, ve znění pozdějších předpisů. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce – zejména § 183 a 184, 252 Autor: Ing. Zdenka Cardová a Ing. Jindřich Carda
