DOMOV LUŽINY, družstvo Zvoncovitá 1973/3, 155 00 Praha 5 - Lužiny • IČ: 61861031 Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 1626.
Zápis z členské schůze bytového družstva „Domov Lužiny“ družstvo ze dne 2.6.2015 Přítomni viz prezenční listina z 28 členů družstva přítomno 19 + plná moc 1, tj. 71% členská schůze byla usnášeníschopná Program (oznámeno pozvánkou dne 14. května 2015) Zahájení schůze v 19:00 hodin; 1. Projednání zprávy kontrolní komise; 2. Schválení usnesení členské schůze. Zápis Členskou schůzi zahájil a řídil předsedající družstva pan Vladimír Chlumský. Za zapisovatele byla určena paní Stanislava Pechová. Za ověřovatele byl určen pan František Včelička. Za skrutátora byla určena paní Mgr. Pavlína Šimůnková. Na ČS byla pozvána zástupkyně správcovské firmy UM, spol.s.r.o paní Ulmani Hlasování o programu: pro: 20, proti: 0, zdržel se: 0 ad.1 – Projednání zprávy kontrolní komise Paní Šimůnková informovala ČS o výsledku kontroly dokumentace družstva za roky 2012 a 2013 ( viz příloha ) Pan Chlumský informoval ČS o činnosti představenstva za roky 2008 -2015 (viz příloha) Vzhledem k tomu, že kontrolní komise při předchozích jednání neakceptovala vysvětlení představenstva ke zjištěním z provedené kontroly, byla představenstvem podána vysvětlení k jednotlivým bodům zprávy kontrolní komise (viz příloha). Vysvětlení týkající se účetní závěrky, zprávy o hospodaření družstva, daňového přiznání, náležitostí účetních dokladů a dalších povinností bytových družstev doplnila paní Ulmani (viz příloha). ČS hlasovala o zadání vyhotovení zprávy o hospodaření družstva položkově za rok 2014 správcovské firmě UM, spol. s.r.o. Pro: 16, proti: 0, zdržel se: 2 ČS bere na vědomí zprávu kontrol za tímto účelem za tímto účelem ní komise. Eventuálně zjištěné nedostatky budou promítnuty do další činnosti družstva. ČS hlasovala o možnosti převodu bytů do osobního vlastnictví Pro: 18, proti: 0, zdržel se: 0 Diskuze: Na příští ČS budou předloženy nabídky na výměnu vodoměrů, které je potřeba provést ještě v letošním roce z důvodu končící platnosti. Do programu příští ČS bude zařazen bod o možnosti převodu bytů do osobního vlastnictví.
1/2
DOMOV LUŽINY, družstvo Zvoncovitá 1973/3, 155 00 Praha 5 - Lužiny • IČ: 61861031 Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 1626.
Do programu další ČS bude zařazen bod provedení zateplení domu. Paní Klečková informovala o možnosti odkoupení pozemku okolo domu. Za tímto účelem Paní Klečková obdrží od představenstva družstva plnou moc pro jednání s hlavním městem Prahou o prodeji pozemku okolo domu. V 20:30 hod. byla schůze ukončena. V Praze dne 8. června 2015 Zapsala: Stanislava Pechová Ověřil: František Včelička
2/2
ZPRÁVA KONTROLNÍ KOMISE O HOSPODAŘENÍ DRUŽSTVA ZA ROK 2012 A 2013
Po kontrole dokumentace zapůjčené představenstvem, bylo zjištěno: že dokumentace není v souladu se stanovami družstva a s legislativou daného roku. -
-
V dokumentaci chybí plán oprav na celý rok (kde jsou stanoveny výše výdajů) schválený členskou schůzí k lednu danému roku. Chybí zápisy z jednání představenstva o projednaných záležitostech – stručně s datem a podpisy (jako doklad o činnosti). Zpráva hospodaření za uplynulý rok a zveřejnění na přelomu leden/únor (peníze, které jsou z prostředků družstva). Není účetní uzávěrka! Vlastní předložená dokumentace neobsahuje všechny potřebné doklady např.: k faktuře je třeba přiložit: nabídku, objednávku/smlouvu, předávací dokument. Vše je potřeba sjednotit na jednom místě (pro přehlednost a jednoduché nalezení potřebných informací) Zdokumentovat výběrové řízení a doložit záznamem na jednání představenstva (VŘ ze 3 firem) a zveřejnění na členské schůzi. Revize a servis – hasicích přístrojů, výtahu a elektroinstalace – zdokumentovat a potvrdit převzetí. U silnoproudu – revizní zpráva, nedostatky, odstranění nedostatků je podkladem pro financování nutných neplánových oprav (k možnosti případné reklamace).
JEDNOTLIVÉ CHYBNÉ POLOŽKY I.
Chyby, které lze prominout a příště se jim vyhnout (předejít jim): Trvalý příkaz na platbu nečlenovi představenstva po dobu 2 let bez schválení členské schůze, ale finanční ztráta nebyla, protože o tuto částku byly sníženy odměny ostatním členům představenstva. Chybou bylo financování v rozporu se stanovami družstva (čl. 16/6). Doklad č. 33 od 21. 8. 2012-20. 8. 2013 (1 rok) spotřeba 96 kWh tj 601,- Kč v neobydleném bytě č. 16. Kdo zaplatil? Proč nebyl odhlášen elektroměr, aby se za neobydlený byt neplatilo? To samé v bytě č. 31 – nedoplatek za elektřinu 480,- Kč za září-říjen 2013. Kdo to zaplatil? Vyjádření pana Ulmana k účetní uzávěrce, přesněji nedoplatek za elektřinu 480,-Kč u bytu č. 16 (přišla upomínka od PRE). Doklad č. 36 – úprava souhrnného vyúčtování služeb bytu č. 20 – snížení nákladů – kdo provedl úpravu a z jakého důvodu? Výroba klíčů od vstupu do domu – chybí záznam o předání a uhrazení částky 1376,Kč za vyhotovení 7 klíčů. Placení zdravotního pojištění OZP – příkaz č. 309 1376,- Kč za měsíce leden, únor 2012 – za koho částka byla placena a proč? Platba za úklid za rok 2012/2013 – navíc 6 500,- Kč, bez smlouvy za úklid po vytopení?. Proč nebyla vyžadována částka od pojišťovny a uhrazena z pojistky?
II.
Závažná pochybení, je nutné vyjádření členů družstva: 1) Rekonstrukce bytů č. 16 a č. 20, celkový výdaj cca 140.000,- + 134.000,- Kč - Doložit výběr firem z VŘ. - Byl překročen limit schválení členskou schůzí, důvod překročení nebyl dokladován.
Do bytu č. 16 byla dodána síť proti holubům za cenu 5 685,- Kč. Z jakého důvodu byla instalována právě zde? 2) Výdaj za opravu zvonkového tabla 57.889,- Kč doložit objednávkou/smlouvou. 3) Proč a komu byla předána hotovost v červnu 2013 realitní kanceláři Soreta za realizaci nájmu bytů č. 20 částka 12.000,- Kč, bytu č. 16 částka 9.438,- Kč, když firma byla neexistující již od ledna 2013. Razítko je tudíž neplatné (IČ: 26065941)? 4) Nevýhodná úroková sazba po převedení účtu z KB běžný účet ČSOB, vybrat výhodnější uložení. -
Navržená nápravná opatření: 1. Zlepšit informovanost členů, 1x v roce informovanost o počtu bydlících osob v bytech a jména nájemníků 2. Upravit komunikaci mezi členy družstva a představenstvem, možnost předávání informací představenstvu osobně nebo písemně. Reakce na podněty dle závažnosti, nejpozději do 14 dní. 3. Zavést informativní tabuli – nástěnku, dodávat a aktualizovat informace. 4. Řádně vést dokumentaci družstva: 1) Zápisy z členských schůzí a jejich zveřejnění neprodleně po schůzi 2) Zápisy do knihy o jednání představenstva družstva 3) Zpráva o hospodaření za uplynulý rok – termín leden 4) Připravit vyúčtování služeb 5) Sbírání návrhů oprav a investic od členů družstva – termín prosinec např. drátěné sítě na sklepní okna proti potkanům. 6) Plán oprav a revizí na rok 2015 – termín leden/únor 7) Ukládání faktur s nutnými nezbytnými doklady tj. nabídka, objednávka/smlouva, předávací dokument 8) Dokladovat revizní a servisní zprávy 9) Dokumentovat vyúčtování nedoplatků (přepisy a platby) a vysvětlení, jak se řeší nedoplatky? 10) Sjednocení nájemních smluv a smluv členů družstva k jednotlivým bytům. 5. Vzniklou škodu a způsob úhrad řešit po projednání na členské schůzi 6. Transparentní výběrová řízení – dle platné legislativy 7. Zabezpečit převzetí zadaných prací osobou pověřenou předsedou družstva 8. Hospodaření družstva se svěřenými finančními prostředky všech členů družstva by mělo být efektivní, hospodárné, transparentní. 9. Kontrolní komise provede následnou kontrolu a) V únoru – kontrola plánu oprav a zprávy o hospodaření b) V říjnu – řádné vedení ostatních dokumentů
Kontrola sledovala: 1. Dodržování stanov a právních předpisů 2. Plnění ustanovení členské schůze 3. Hospodaření družstva Se závěry bude seznámena členská schůze.
Výsledky kontrolní komise zařadit do programu nejbližší členské schůze. Vypracovali: Šimůnková, Haffner, Klečková
Činnost představenstva družstva od 7.1.2008 do 28.2.2015
Zajištění správní firmy U.M., zajištění správného hospodaření družstva; Koupě bytu 20 od paní Behríkové; Převzetí bytu 16 od pana Krlína; Věra Scherer – Malá je schválena jako náhradnice členskou schůzí ze dne 7.1.2008; Vyjednání kompenzace s firmou RS družstvu za stavbu Prokopský vrch ve výši 300.000 Kč; rekonstrukce střešního pláště, který byl v havarijním stavu; výměna původních oken za plastová, výměna obou venkovních dveří; rekonstrukce výtahu; pojištění domu na reálnou hodnotu; prodej bytu č. 19 manželům Novákovým; prodej zádveří bytu č. 35 panu Jungwirtovi. Pronájem bytů č. 16, 20 a 32; zateplení strojovny původního výtahu na střeše domu, do střechy již nezatéká; rekonstrukce interiérů domu (nátěr společných prostor domu, výměny obou dveří ve vstupních částech domu, výměna linolea v celém domě, osvětlení domu, výměna zvonkového tabla a domovních telefonů); ve spolupráci se správní firmou U.M. navyšování nájmu nájemníkům od 1.1.2010 postupně až na tržní hodnotu; pravidelné revize elektro, plynu a stabilního hasicího zařízení; Navýšení příspěvků členů družstva do fondu oprav; Podávání přiznání k dani z příjmu s nulovou daní, a přiznání k dani z nemovitosti; Volné finanční prostředky družstva činí k 28.2.2015 cca. 5 mil. Kč na bankovních účtech v ČSOB.
Po kontrole dokumentace zapůjčené představenstvem, bylo zjištěno: že dokumentace není v souladu se stanovami družstva a s legislativou daného roku. Není zřejmé o jakou legislativu daného roku se jedná. Kontrolní komise by měla konkrétně uvést, který zákon je porušován a čím. V dokumentaci chybí plán oprav na celý rok (kde jsou stanoveny výše výdajů) schválený členskou schůzí k lednu danému roku. Je schvalován každý rok Dle ČS z 30.10.2014 má paní Klečková zajistit registraci Zelená úsporám V současné době zajišťujeme nabídky na výměnu vodoměrů, zatím máme jednu od Isty. Chybí zápisy z jednání představenstva o projednaných záležitostech – stručně s datem a podpisy (jako doklad o činnosti). Ano, je pravda, že zápisy z jednání představenstva neděláme. Stanovy ukládají představenstvu povinnost sejít se minimálně 2x za rok. My se scházíme nejméně 1x za měsíc. Kromě toho jsme v každodenním kontaktu přes e-maily a telefony. Dělat zápisy z jednání jsou pouze další, podle nás zbytečnou zátěží. Mezi námi panuje důvěra a nepotřebujeme si psát na čem jsme se dohodli. Je to jistě dobré doporučení pro další období. Podle nových stanov budou zápisy z jednání představenstva vyhotoveny do 30 dnů
Zpráva hospodaření za uplynulý rok a zveřejnění na přelomu leden/únor (peníze, které jsou z prostředků družstva). Není účetní uzávěrka! Nevíme co kontrolní komise myslí tím, že není účetní závěrka, že není vůbec, nebo není na začátku roku? V jakém zákoně je to uvedeno? Účetní závěrka a zpráva o hospodaření družstva nemůže nikdy být hotova na přelomu ledna a února. V lednu se doplácí faktury z konce roku, výpisy obdržíme z banky až začátkem února a vše předáváme správcovské firmě. Dále probíhá vyúčtování záloh na vodu, Ista provádí odečty topení a vodoměrů, vyúčtovávají se zálohy na služby v jednotlivých bytech. Bytová družstva stejně tak jako jiné subjekty mají povinnost podat daňové přiznání. Pokud je vypracováno daňovým poradcem, termín pro jeho odevzdání na FÚ je 30.6. K tomuto datu je vždy každý rok daňové přiznání FÚ předloženo. Jeho součástí jsou výkazy z účetní závěrky. Za tohoto představenstva jsme nikdy neplatili pokutu nebo penále za nedodržení některé z povinností, což se v minulosti stávalo. Paní Holovková ze správcovské firmy UM napsala: Nevím, přesně co tím kontrolní komise myslí, že neděláte účetní závěrku. Rozhodně se účetní závěrka dělá bez toho by nešlo udělat daňové přiznání – je součástí daňového přiznání. Také jí zveřejňujete v Obchodním rejstříku (tedy my jí za vás zveřejňujeme). Je ve sbírce listin v obchodním rejstříku všem veřejně přístupná na www.justice.cz. Samozřejmě můžu vytisknout z účetnictví hlavní knihu (soubor všech účtů), aktiva a pasiva (soubor všech účtů v součtu) a výsledovku. Slouží jak podklad pro vyhotovení daňového přiznání a přiložené účetní závěrky. Zprávu o hospodaření družstva nevyhotovujeme, platí se správcovské firmě zvlášť ve výši 6000,-Kč ročně. Obsahuje stejné údaje jako účetní závěrka, pouze přepsané do jiné formy. Jedná se o zbytečné výdaje. V současné době firma UM, s.r.o. zpracovává zprávu o hospodaření družstva za rok za 550,- Kč
- Vlastní předložená dokumentace neobsahuje všechny potřebné doklady např.: k faktuře je třeba přiložit: nabídku, objednávku/smlouvu, předávací dokument. Vše je
1
potřeba sjednotit na jednom místě (pro přehlednost a jednoduché nalezení potřebných informací) Žádný zákon neukládá jak mají být archivovány doklady. Není vhodné smlouvu a objednávku přikládat k fakturám. Takto založenou smlouvu již těžko v budoucnu dohledáte. Navíc každý měsíc probíhají stále stejné platby. Smlouva je většinou vyhotovena jedna a platí po delší časové období. Podle našeho názoru je vhodnější mít smlouvy uložené zvlášť. Tuto připomínku kontrolní komise bereme jako doporučení pro další období. - Zdokumentovat výběrové řízení a doložit záznamem na jednání představenstva (VŘ ze 3 firem) a zveřejnění na členské schůzi. Výběrová řízení jsou zdokumentována, jsou založena u smlouvy o dílo - Revize a servis – hasicích přístrojů, výtahu a elektroinstalace – zdokumentovat a potvrdit převzetí. U silnoproudu – revizní zpráva, nedostatky, odstranění nedostatků je podkladem pro financování nutných neplánových oprav (k možnosti případné reklamace). Revize pravidelně probíhají, revizní zprávy jsou založeny v dokumentaci. Revizní zprávy jsou uloženy u správcovské firmy UM, spol. s.r.o. a dále jsou k dispozici i elektronicky JEDNOTLIVÉ CHYBNÉ POLOŽKY I. Chyby, které lze prominout a příště se jim vyhnout (předejít jim): Trvalý příkaz na platbu nečlenovi představenstva po dobu 2 let bez schválení členské schůze, ale finanční ztráta nebyla, protože o tuto částku byly sníženy odměny ostatním členům představenstva. Chybou bylo financování v rozporu se stanovami družstva (čl. 16/6). Ano, je pravda, že paní Scherer pobírala odměnu 2000,-Kč měsíčně stejně jako ostatní členové představenstva. Paní Scherer byla schválena jako náhradník členskou schůzí 7.1.2008. Zde bychom chtěli namítnou, že především v rozporu se Stanovami je to, že představenstvo družstva má být tříčlenné + dva náhradníci. My pracujeme ve třech, což je náročnější hlavně v době dovolených, nebo pokud dojde k nepředvídané události, kterou je třeba urychleně řešit jako např. při vytopení domu. Z tohoto důvodu jsme uvítali návrh paní Věry Scherer, že s námi bude spolupracovat a připadalo nám vhodné se s ní o odměnu rozdělit. V současné době Věra Scherer, od podzimu loňského roku odměnu nepobírá. Vyplácíme si tedy 3x 2000,-Kč a dále se platí daň FÚ. Peníze družstvu vlastně šetříme. Pokud by naše odměna byla vyšší bylo by nutné platit i odvody. Doklad č. 33 od 21. 8. 2012-20. 8. 2013 (1 rok) spotřeba 96 kWh tj 601,- Kč v neobydleném bytě č. 16. Kdo zaplatil? Proč nebyl odhlášen elektroměr, aby se za neobydlený byt neplatilo? To samé v bytě č. 31 – nedoplatek za elektřinu 480,- Kč za září-říjen 2013. Kdo to zaplatil? Vyjádření pana Ulmana k účetní uzávěrce, přesněji nedoplatek za elektřinu 480,-Kč u bytu č. 16 (přišla upomínka od PRE). V bytě č. 16 probíhaly v roce 2012 stavební úpravy, což vyžadovalo používání elektřiny. Odhlášení elektroměrů je finančně náročnější než jej nechat přepsat na družstvo. 1) Po odebrání elektroměru a případné nové montáži do jednoho kalendářního roku – nutné opravy odběrového místa dle požadavků PRE tj., výměna hl. jističe, předrátování CU vodičem předepsaného průřezu – cena cca 1000,- až 1200,- Kč
2
-vystavní přihlášky k odběru od revizního technika spolupracujícího s PRE , cena cca 1200,- až 2000,- Kč dle revizáka - manipulační poplatky PRE, cenu přesně nevíme, neustále se mění 2)Po odebrání elektroměru a případné nové montáži po uplynutí jednoho roku – náklady stejné + nový odběr výše hl. jističe x cca 200,-Kč za ampéru.
Doklad č. 36 – úprava souhrnného vyúčtování služeb bytu č. 20 – snížení nákladů – kdo provedl úpravu a z jakého důvodu? Nájemní smlouva je uzavřená od 10.10., vyúčtování bylo vypočítáno od 1.10., proto byl nedoplatek snížen Výroba klíčů od vstupu do domu – chybí záznam o předání a uhrazení částky 1376,- Kč za vyhotovení 7 klíčů. 1x paní Matoušková – klíč jí někdo v domě ukradl 4x nájemníci 2x má k dispozici p. Včelička pro řemeslníky V době kdy se přebíraly byty č.16 a 20, nebyly ještě nové dveře, tudíž nájemníci nevrátili klíče. Placení zdravotního pojištění OZP – příkaz č. 309 1376,- Kč za měsíce leden, únor 2012 – za koho částka byla placena a proč? Zdravotní pojištění bylo v minulosti povinností platit z odměn představenstvu. Dle přehledu předpisů a plateb od OZP za období 1.1.2008 – 2.3.2015 nemáme přeplatek ani nedoplatek na zdravotním pojištění. Platba za úklid za rok 2012/2013 – navíc 6 500,- Kč, bez smlouvy za úklid po vytopení?. Proč nebyla vyžadována částka od pojišťovny a uhrazena z pojistky? V roce 2012 bylo zaplaceno 12x 5500,V roce 2013 bylo zaplaceno 12x 5500,Platby jsou provedeny dle platných faktur a souhlasí s příslušnými výpisy z účtu. Kontrolní komise musí konkrétně uvést o jaký se jedná přeplatek. Dle našeho názoru k žádnému přeplatku nedošlo. Závažná pochybení, je nutné vyjádření členů družstva: 1) Rekonstrukce bytů č. 16 a č. 20, celkový výdaj cca 140.000,- + 134.000,- Kč - Doložit výběr firem z VŘ. Výběr firem byl proveden ze dvou nabídek, bylo přihlédnuto na znalost a dostupnost provádějící firmy - Byl překročen limit schválení členskou schůzí, důvod překročení nebyl dokladován. Limit neřešil problémy, které se vyskytly až po prohlídkách bytů firmami, které dodaly cenové nabídky. Bylo přihlédnuto k tomu, že bylo potřeba byty uvést do stavu, aby byly pronajímatelné (každá prohlídka případných zájemců skončila na havarijním stavu bytů). Byly provedeny práce, se kterými se vůbec nepočítalo. - Do bytu č. 16 byla dodána síť proti holubům za cenu 5 685,- Kč. Z jakého důvodu byla instalována právě zde? 3
Nejedná se o byt č. 16, ale č.20, který byl po odchodu paní Behríkové dlouho prázdný a balkon byl plný holubů. V tomto stavu nebylo možné byt pronajmout, za což jsme byli rovněž kritizováni. Jak zajistit odstranění holubů z balkonu, aniž by byla instalována síť, nevíme. 2) Výdaj za opravu zvonkového tabla 57.889,- Kč doložit objednávkou/smlouvou. Byly dvě nabídky. Smlouva byla uzavřena s firmou KB servis
3) Proč a komu byla předána hotovost v červnu 2013 realitní kanceláři Soreta za realizaci nájmu bytů č. 20 částka 12.000,- Kč, bytu č. 16 částka 9.438,- Kč, když firma byla neexistující již od ledna 2013. Razítko je tudíž neplatné (IČ: 26065941)? S firmou Soreta byla uzavřena smlouva na provizi za pronájem bytů. Při placení odměny za odvedenou službu jsme již nezjišťovali na Justici, cz. zda je razítko platné a zda firma neukončila činnost. Službu odvedla, smlouva byla dodržena, k žádné škodě nedošlo. Pokud dodavatel neuvede na pokladním dokladu správné údaje, je to jeho problém, ne náš. 4) Nevýhodná úroková sazba po převedení účtu z KB běžný účet ČSOB, vybrat výhodnější uložení. Není konkrétně uvedeno, co je myšleno nevýhodnou úrokovou sazbou. Úrokové sazby banky neustále snižují a nezdá se nám vhodné často kvůli tomu účet měnit. Pobočka KB byla v souvislosti s rekonstrukcí OC u metra převedena do Stodůlek, navíc měla pro nás nevýhodnou pracovní dobu, byly velké čekací fronty, písemné výpisy byly doručovány až v polovině měsíce, někdy vůbec. Na účtě v KB neprobíhaly žádné pohyby, pouze jsme hradili poplatky. Dva účty byly pro družstvo z důvodu poplatků nevýhodné a nepotřebné. Proto jsme účet zrušili. V současné době máme pouze jeden účet a jeden termínovaný vklad u ČSOB. ČSOB je stabilní banka, pobočka je na Hůrce, komunikace je bez problémů, máme zřízeno internetové bankovnictví, což rovněž není jednoduché rušit a zřizovat jinde. Vyžaduje to minimálně tři několikahodinové návštěvy pobočky. Navíc máme zřízeny certifikáty pro vstup na účet, za které se při zřízení platí poplatek. V dnešní době se úrokové sazby pohybují od 0,1 – 0,25 %. V ČSOB je 0,15. Nejedná se tedy o velký rozdíl. Navržená nápravná opatření: 1. Zlepšit informovanost členů, 1x v roce informovanost o počtu bydlících osob v bytech a jména nájemníků Pokud člen družstva nenahlásí změnu v počtu osob v bytě, nevíme o tom. Povinnost hlásit změny vyplývá ze Stanov pro členy družstva. Počet osob 1x ročně aktualizujeme a zasíláme správcovské firmě UM jako podklad pro vyúčtování záloh za služby. 2. Upravit komunikaci mezi členy družstva a představenstvem, možnost předávání informací představenstvu osobně nebo písemně. Reakce na podněty dle závažnosti, nejpozději do 14 dní. Komunikovat členům družstva s námi nikomu nezakazujeme. Nemůže ale nikdo očekávat, že budeme reagovat na Vaše podněty, které nám sdělujete na chodbě, ve výtahu nebo na ulici, případně sdělujete jiným členům rodiny. Družstvo má svoji poštovní schránku a nejvhodnějším způsobem je písemný požadavek nebo podnět. Rovněž máme e-mailovou adresu, která je hodně používána. Osobně jsme k dispozici 1x měsíčně v kočárkárně. Je pravda, že pokud měníme termín jednání, zapomínáme to dát vědět na nástěnku, což se snažíme napravit, není to úmysl. Reagovat na podněty 4
nejpozději do 14 dní je určitě dobrý návrh pro budoucí období, jedná se ale o další zátěž představenstva. 3. Zavést informativní tabuli – nástěnku, dodávat a aktualizovat informace. Nezdá se nám vhodné zveřejňovat na nástěnku informace, které jsou určeny pouze pro členy družstva. V domě bydlí rovněž nájemníci a tyto informace jim nepatří. Proto byly zřízeny web. stránky družstva, je možné je využívat. 4. Řádně vést dokumentaci družstva: 1) Zápisy z členských schůzí a jejich zveřejnění neprodleně po schůzi Zápisy z ČS jsou vždy vyhotoveny, pravda je, že ne neprodleně, ale Stanovy neukládají termín do kdy má být zápis vyhotoven. Je vyhotoven vždy dle časových a technických možností představenstva. Používáme vlastní PC, tiskárny, tonery, papír a ne vždy se zápis podaří ihned po schůzi připravit. Nové stanovy ukládají vyhotovit zápis do 30ti dnů 2) Zápisy do knihy o jednání představenstva družstva To je jistě dobrý návrh pro další období 3) Zpráva o hospodaření za uplynulý rok – termín leden Už bylo řečeno, že toto splnit nelze. Kontrolní komise neuvedla z jakého zákona tato povinnost vyplývá. 4) Připravit vyúčtování služeb Znamená to, že vyúčtování služeb neprobíhá? Nerozumíme tomuto nápravnému opatření. Vyúčtování služeb se provádí vždy 1x za rok na jaře za uplynulý rok. Přeplatky jsou zaslány na účty členům družstva i nájemníkům, nedoplatky za jednotlivé byty platí členové a nájemníci na účet družstva. 5) Sbírání návrhů oprav a investic od členů družstva – termín prosinec např. drátěné sítě na sklepní okna proti potkanům. Návrhy investic a oprav sbíráme. To se projdnává na ČS. 6) Plán oprav a revizí na rok 2015 – termín leden/únor Dobrá připomínka do dalšího období 7) Ukládání faktur s nutnými nezbytnými doklady tj. nabídka, objednávka/smlouva, předávací dokument Již bylo vysvětleno. Je to na každém, kdo zodpovídá za archivaci dokladů, jaký způsob zvolí. 8) Dokladovat revizní a servisní zprávy Všechny revizní zprávy jsou dokladovány a předávány elektronicky správcovské firmě UM. 9) Dokumentovat vyúčtování nedoplatků (přepisy a platby) a vysvětlení, jak se řeší nedoplatky?
5
Nerozumíme nápravnému opatření, co má napravit? Každý měsíc správcovské firma zasílám přehled rozpisu plateb nájemného za jednotlivé byty, ze kterého je vidět případné nezaplacení. Pokud k tomu dojde, jednotliví členové družstva a nájemníci jsou urgováni o zaplacení. Zálohy za služby jak již bylo řečeno se vyúčtovávají jednou za rok a přeplatky jsou zasílány na účty družstevníků a nájemníků v případě nedoplatků vyzýváme písemně k doplacení. 10) Sjednocení nájemních smluv a smluv členů družstva k jednotlivým bytům. Připomínku bereme jako návrh do příštího období 5. Vzniklou škodu a způsob úhrad řešit po projednání na členské schůzi Není jasné co je tím myšleno 6. Transparentní výběrová řízení – dle platné legislativy O jakou se jedná legislativu není uvedeno. Výběrová řízení probíhají. 7. Zabezpečit převzetí zadaných prací osobou pověřenou předsedou družstva Provádí se. 8. Hospodaření družstva se svěřenými finančními prostředky všech členů družstva by mělo být efektivní, hospodárné, transparentní. Ano souhlasíme, dle nás je efektivní, hospodárné a transparentní. 9. Kontrolní komise provede následnou kontrolu a) V únoru – kontrola plánu oprav a zprávy o hospodaření b) V říjnu – řádné vedení ostatních dokumentů
Kontrola sledovala: 1. Dodržování stanov a právních předpisů 2. Plnění ustanovení členské schůze 3. Hospodaření družstva Se závěry bude seznámena členská schůze.
Výsledky kontrolní komise zařadit do programu nejbližší členské schůze. Vypracovali: Šimůnková, Haffner, Klečková
Stanovisko ke zprávě kontrolní komise zpracovalo představenstvo družstva: Ing. Chlumský, F. Včelička, Ing. Pechová
6
Dobrý den, Prosím nepřikládat pro zaúčtování k fakturám žádné další dokumenty, pokud by vznikla nějaká pochybnost se zaúčtováním, požádáme sami o doplnění podkladů. Výběrové řízení ve smyslu zákona pro družstvo neplatí takže nepřichází v úvahu. U družstva jde vlastně o vyhodnocení nabídek, nic víc. Žádný zákon se na to nevztahuje, jde o volná pravidla, která by měla schválit členská schůze, a to rozumně i s přihlédnutím k velikosti zakázky. Při předávání dokladů dodržujeme zákonem dané termíny – vyúčtování, účetní závěrka, daňové přiznání, nerozumím připomínkám KK. V únoru určitě zpráva o hospodaření nebude (další info viz dále). (Za zprávu o hospodaření účtujeme jednorázový výdaj, v současné době dle ceníku 550,‐ Kč + DPH). A dále: KK odkazuje na § 252 a § 253 z neplatného obchodního zákoníku – nyní platí ZOK. Ad eventuální povinnost sestavovat výroční zprávu o hospodaření žádný právní předpis pro neauditované společnosti a družstva neukládá – týká se jen těch, které mají povinný účetní audit (§20 a §21 563/1991). Tudíž lze u družstva předkládat zprávu o hospodaření, její předložení však není určeno zákonem a její podoba se rovněž neřídí zákonem. Takže družstvo se nemůže dopustit přestupku nevyhotovením výroční zprávy. Ze zmiňovaného zákona 563/1991 Sb. který se správně jmenuje Zákon o účetnictví, poukazuji na § 11: (1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností. Není nutno doprovázet dalším shlukem doprovodných materiálů, ty doporučuji archivovat odděleně. K ukládání revizních zpráv jsme vázáni mandátní smlouvou svému klientovi, družstvo plní svou povinnost prostřednictvím třetí osoby – správcovské firmy. V současné době existuje 1 splatný významnější nedoplatek, a to u bytu č. 35 částka 6000,‐ Kč. Je součástí vyúčtování za rok 2014 a byl předložen panu Jungwirtovi k uhrazení spolu s vyúčtováním. Možná by bylo dobré, kdyby KK uváděla ke zmiňovaným § i zákon, ze kterého ten § má být … S pozdravem Ondřej Ulmani
