Zakelijk declareren veroorzaakt veel onnodige problemen. Bonnetjes die kwijtraken, vermoedens van fraude,verwarring met privé-uitgaven, nodeloze discussies en tijdverlies. Een groot landelijk onderzoek maakt duidelijk waar de problemen precies liggen. In deze whitepaper leest u hier meer over, evenals over een mogelijke oplossing.
Ergernis. Dat is het meest voorkomende gevoel van managers als het om declaraties van hun medewerkers gaat. Slechts 20% van de Nederlandse managers heeft nergens last van als er weer een stapel bonnetjes op hun bureau belandt, met het vriendelijke verzoek deze zo snel mogelijk te controleren en goed te keuren. De overige 80% storen zich aan allerlei onvolkomenheden, onjuistheden, fouten en misverstanden. Meer dan de helft maakt regelmatig mee dat de declaraties niet volledig zijn omdat er bijvoorbeeld bonnetjes ontbreken. Daarnaast moet bijna de helft van de managers tegen wil en dank in
declaraties. Dat alles blijkt uit een groot landelijk declaratieonderzoek
gedane uitgaven. Een kwart van de declaraties wordt niet volgens de
augustus en september 2015 uitvoerde onder meer dan 1000
discussie met medewerkers over de noodzaak of de hoogte van de
richtlijnen ingediend, en zo zijn er nog tal van andere ergernissen, waaronder het tijdsbeslag van de controle en te laat ingeleverde
dat marktonderzoeksbureau DirectResearch in de maanden
managers en medewerkers van grote, middelgrote en kleinere organisaties.
Welke irritaties ervaart u wel eens bij het controleren en goedkeuren van zakelijke uitgaven van uw medewerkers?
Misverstanden en fraude
Naast deze ergernissen vermoeden veel managers misverstanden, fouten en soms zelfs regelrechte fraude. Zo gaat meer dan de helft van de leidinggevenden ervan uit dat medewerkers uitgaven declareren die eigenlijk niet door de beugel kunnen, denkt 42% dat medewerkers privé-uitgaven op het bedrijf proberen
te verhalen en veronderstelt 40% dat medewerkers uitgaven declareren die zij niet werkelijk hebben gemaakt. Wellicht iets minder erg, maar toch hinderlijk is het feit dat 44% van de medewerkers bepaalde uitgaven niet doen omdat zij geen zin hebben het bedrag voor te schieten.
Opmerkelijk is ten slotte dat 8% van de deelnemers aan het onderzoek denkt dat medewerkers zich soms zelfs ziek melden omdat zij bepaalde uitgaven niet willen of kunnen voorschieten.
Hoe vaak vermoedt u dat er sprake is van bovenstaande situaties?
Een dure hamburger en ontslag op staande voet
‘Als u denkt aan het controleren en goedkeuren van zakelijke uitgaven van uw medewerkers, wat is dan het vervelendste dat u ooit heeft meegemaakt of
ervaren? ’Dat was één van de vragen in het declaratieonderzoek die veel reacties opriepen. De antwoorden varieerden van bonnetjes die zoek waren en het declareren van zeer kleine bedragen (van bijvoorbeeld 20 of 30 eurocent) tot meer ernstige klachten, zoals het declareren van een kilometervergoeding voor ritten die niet waren gemaakt, waarna ontslag op staande voet volgde. Ook stoorden managers zich eraan dat zakelijke diners werden gedeclareerd op verjaardagen van medewerkers, terwijl het voor de hand ligt dat ze dan met familie of vrienden uit eten gaan.
Ook klaagden managers over het declareren van vliegreizen terwijl de medewerker achteraf met de eigen auto bleek te hebben gereisd. Ten slotte werden lunches gedeclareerd ‘met champagne en zeer dure gerechten, terwijl het later een hamburger en een biertje bleken te zijn’.
Lang niet alle bonnetjes worden gecontroleerd
Ondanks het vermoeden van misstanden en vergissingen, controleert minder dan de helft van de ondervraagde managers (46%) alle uitgaven van hun medewerkers. De overigen doen dit ‘meestal’, ‘soms’ of zelfs ‘helemaal niet’. Op de vraag waarom de controle achterwege blijft, variëren de antwoorden van
‘de aard van de medewerker’ tot ‘de hoeveelheid van de declaraties’. Dit alles terwijl het toch om grote bedragen gaat. Jaarlijks declareren de medewerkers van de ondervraagde managers ruim € 165 per week. Per jaar is dat, zonder de vakanties, bijna € 8000 per persoon.
Controleert u alle declaraties en zakelijke uitgaven van uw medewerkers?
Nog veel papieren formulieren
Wellicht dat de vele ergernissen en de soms gebrekkige controle samenhangen met het feit dat het declareren in Nederland nog altijd op ouderwetse en omslachtige wijze gebeurt. Ondanks de vele mogelijkheden die de ICT biedt, worden nog veruit de meeste declaraties verricht via een papieren formulier met de bonnetjes eraan vastgeniet. Soms krijgen managers zelfs niet meer dan een stapeltje bonnen die zij zelf moeten verwerken of doorgeven aan de administratie. Minder dan 20% van de declaraties verloopt via een computerprogramma of een app.
Op welke manier worden zakelijke uitgaven op uw werk gedeclareerd door uw medewerkers?
Uw medewerkers zijn ook niet tevreden
In het nationale declaratie onderzoek zijn niet alleen de managers ondervraagd, maar ook een groot aantal medewerkers. Meer dan 64% van hen geeft aan
dat zij zelfde zakelijke kosten voorschieten en deze vervolgens declareren. Lunches, diners, reiskosten, cadeautjes en kantoorartikelen worden hierbij het
meest genoemd. De bereidheid om deze kosten zelf voor te schieten, iets dat toch extra werk en mogelijk renteverlies betekent, is groot. Het gemiddelde bedrag dat men bereid is voor te schieten, is bijna €300 per week.
Welke betalingen verricht u wel eens voor uw werk?
Net als bij de manager is ook bij medewerkers sprake van ergernissen en irritaties op het gebied van declaraties. Hoog scoren onder meer de grote
hoeveelheid tijd die het declareren kost (40%), het zoekraken van bonnetjes waardoor de gemaakte kosten niet worden vergoed (44%) en de lange periode tussen het indienen van de declaratie en de uitbetaling (24%).
Welke irritaties ervaart u wel eens bij het verantwoorden van zakelijke uitgaven?
400 euro aan natte bonnetjes
Op de vraag wat hun vervelendste ervaring was bij het indienen van declaraties, varieerden de antwoorden van de ondervraagde medewerkers aanzienlijk. Veel ergernis was er over praktische zaken, zoals bij die medewerker die 400 euro aangemaakte kosten niet kon terugvragen omdat de bonnetjes nat en dus onleesbaar waren geworden.
Ook het feit dat sommige bonnetjes vervagen onder invloed van tijd of zonlicht wordt als vervelend ervaren. Klachten zijn er ook over de
administratieve rompslomp en de lange duur van de terugbetalingen, waardoor medewerkers in een enkel geval zelfs geld moesten lenen bij familie of
vrienden om de maand door te komen. De ergernissen van medewerkers worden waarschijnlijk het meest bondig samengevat in de volgende klacht. ‘Ik erger
me aan de hele bureaucratische riedel die je moet volgen om je geld terug te krijgen. En dan wordt het afgekeurd omdat je net iets verkeerd hebt ingevuld, iets dat niet eens van invloed is op het terug te storten bedrag...’
De oplossing…
Alle problemen en ergernissen in aanmerking genomen, is het niet verwonderlijk dat medewerkers graag een alternatieve oplossing zouden zien. Op de vraag wat men vindt van een betaalpas (geen bankpas of creditcard) van de werkgever waarmee eenvoudig zakelijke uitgaven kunnen worden gedaan, wordt
positief gereageerd. Na de toelichting dat de werkgever voor voldoende saldo zorgt, en dat uitgaven direct inzichtelijk zijn zodat deze niet meer apart hoeven te worden verantwoord, reageert bijna 9 op de 10 medewerkers positief.
Bijschrift: Wat is uw eerste reactie met betrekking tot een dergelijke betaalpas?Is dat positief of negatief?
15% Negatief
85% Positief
Simpled Card. Het nieuwe zakelijk betalen
Het goede nieuws is: zo’n betaalpas is er al. De naam is Simpled Card. Simpled Card is een volstrekt nieuwe en efficiënte combinatie van zakelijke
betaalpassen, een bijbehorend Card Management Systeem en een eenvoudig te installeren en te gebruiken app. De betaalpassen geeft u zelf uit en de bestedingsruimte van iedere betaalpas kuntu online beheren.
Bonnetjes worden direct aan transacties gekoppeld en automatisch in uw administratie verwerkt. Simpled Card maakt declareren niet alleen makkelijk, maar bespaart veel tijd en voorkomt misbruik.
De bussines case is heel simpel
Meer weten?
Neem contact op met Simpled Card of bekijk onze website: www.simpledcard.com
