ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO KOMPLEXNÍ ZAJIŠTĚNÍ EVALUAČNÍHO SEMINÁŘE EQUAL EVALUATION SEMINAR KONANÉHO

ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PRO KOMPLEXNÍ ZAJIŠTĚNÍ EVALUAČNÍHO SEMINÁŘE „EQUAL EVALUATION SEMINAR“ KONANÉHO 28.-30.1.2008

PRAHA, 9. ledna 2008

1

1.

ZÁKLADNÍ INFORMACE ......................................................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

2.

PŘEDMĚT ZAKÁZKY................................................................................................................................ 4 2.1. 2.2. 2.3.

3.

Základní pokyny .................................................................................................................................. 7 Členění nabídky................................................................................................................................... 7

HODNOCENÍ A VÝBĚR NABÍDKY ......................................................................................................... 9 5.1. 5.2.

6.

Lokalizace a délka trvání .................................................................................................................... 5 Práva a povinnosti zadavatele zakázky ............................................................................................... 5 Práva a povinnosti realizátora zakázky .............................................................................................. 5 Cenové podmínky ................................................................................................................................ 5 Informace a publicita .......................................................................................................................... 6

POKYNY PRO ZPRACOVÁNÍ A PŘEDLOŽENÍ NABÍDKY ............................................................... 7 4.1. 4.2.

5.

Název zakázky...................................................................................................................................... 4 Předmět zakázky.................................................................................................................................. 4 Rozsah požadovaných služeb .............................................................................................................. 4

PODMÍNKY REALIZACE PROJEKTU................................................................................................... 5 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

4.

Zadavatel............................................................................................................................................. 3 Odpovědný útvar ................................................................................................................................. 3 Kontaktní složka útvaru....................................................................................................................... 3 Kontakt ................................................................................................................................................ 3 Uzávěrka přijímání nabídek ................................................................................................................ 3

Postup hodnocení ................................................................................................................................ 9 Ekonomická výhodnost nabídek .......................................................................................................... 9

OBCHODNÍ A PLATEBNÍ PODMÍNKY................................................................................................ 10

2

1.

ZÁKLADNÍ INFORMACE

1.1.

Zadavatel

Instituce: Česká republika - Ministerstvo práce a sociálních věcí Adresa: Na poříčním právu 1, 128 01 Praha 2

1.2.

Odpovědný útvar

Odbor: Odbor řízení pomoci z ESF Odpovědná ředitelka: PhDr. Iva Šolcová

1.3.

Kontaktní složka útvaru

Oddělení: 727 - Odd. kontrol, evaluace a nesrovnalostí Pracoviště Kartouzská 4, 150 00, Praha 5 Odpovědná osoba za odd. 727 MPSV: Ing. Radana Kratochvílová Koordinátor projektu: Mgr. Vít Kettner

1.4.

Kontakt

Mgr. Vít Kettner Tel: +420257196833 E-mail: [email protected]

1.5.

Uzávěrka přijímání nabídek

!! 14. ledna 2008, 15:00 hod !!

3

2.

PŘEDMĚT ZAKÁZKY

2.1.

Název zakázky

Komplexní zajištění evaluačního semináře ve dnech 28.-30.1.2008 v rámci projektu „EQUAL evaluation Community of Inquiry and Practice (EQUAL eCIP)“ Řídícího orgánu ESF ČR podporovaného z grantu Evropské komise a spolufinancovaného z národních prostředků.

2.2.

Předmět zakázky

Předmětem zakázky je zajistit komplexní realizaci semináře v uvedené době v rozsahu požadovaných služeb uvedených níže.

2.3.

Rozsah požadovaných služeb

Předmětem zakázky budou následující služby: • • • • •

Zajištění ubytování pro 40 osob na 2 noci (28.-30.1.2008) v centru Prahy Zajištění stravování pro 40 osob po dobu celé akce (společná večeře 28.1.2008, oběd 29.1.2008, společná večeře 29.1.2008) v centru Prahy Zajištění konferenčních prostor pro seminář 29.-30.1.2008 pro 40 osob včetně občerstvení a nápojů (2 coffee breaků 29.1.2008 a jednoho coffee breaku 30.1.2008) a včetně zajištění prezentační techniky a ozvučení v centru Prahy Zajištění tisku materiálů a materiálů na CD pro seminář v objemu max. 20.000 CZK Organizační zajištění a doprovod min. 1 osoby po dobu celé akce se znalostí AJ (jednacím jazykem bude AJ), tj. 28.-30.1.2008.

4

3. PODMÍNKY REALIZACE PROJEKTU 3.1. Lokalizace a délka trvání Seminář se uskuteční v konferenčních prostorách v Praze. V blízkosti těchto prostor musí být zajištěno ubytování (nebo přímo v prostorách konání semináře). Termín konání semináře je od 28. ledna 2008 do 30. ledna 2008.

3.2. Práva a povinnosti zadavatele zakázky Zakázka bude realizována na základě smlouvy Zadavatel zakázky v průběhu realizace zajistí následující činnosti: • • • •

Průběžnou dostupnost kontaktního pracovníka pro potřeby konzultací s pověřenými pracovníky realizátora zakázky. Účast pověřených pracovníků zadavatele na dohodnutých setkáních s realizátorem zakázky. Součinnost při managementu a organizaci semináře. Zadavatel si vyhrazuje právo: o Ověřit si průběh a podmínky realizace zakázky, resp. poskytování služeb v sídle zájemce až 10 let po ukončení realizace zakázky. o Odmítnout všechny předložené nabídky a s žádným předkladatelem nakonec smlouvu neuzavřít. o Zrušit výběrové řízení bez udání důvodu. o Nevracet podané nabídky.

3.3. Práva a povinnosti realizátora zakázky • • • • • • •

Více uchazečů o zakázku může vytvářet společný tým a podat nabídku společně. V nabídce však musí být jasné, jaká právnická nebo fyzická osoba bude smluvně ve vztahu se zadavatelem (společný tým je pokládán za jednoho realizátora). Žádný z členů týmu předkladatele nesmí být součástí týmu jakéhokoli dalšího předkladatele nabídky pro tento projekt. Vybraný realizátor poskytne nasmlouvané služby vlastním jménem a v součinnosti s pracovníky MPSV, Odboru řízení pomoci z ESF. Realizátor nabídky může svolávat schůzky, na které bude zvát i pověřené pracovníky zadavatele. Z každého jednání bude pořízen zápis, který bude předán všem zástupcům realizátora a pozvaným pracovníkům zadavatele. Dodavatel služeb bude povinen uchovávat veškeré dokumenty související s realizací zakázky po dobu 10 let po ukončení plnění zakázky. Uchazeč si může vyžádat doplňující informace k zadávací dokumentaci Od úspěšného realizátora zakázky se očekává vysoká míra flexibility a reaktivity na možné změny okolností (force majeure)

3.4. Cenové podmínky Cena za poskytnuté služby bude fakturována a účtována v české měně – CZK. Maximální stanovená cena pro 40 osob nesmí přesáhnout 450.000 Kč včetně DPH. Cena včetně DPH uvedená v nabídce, bude považována za definitivní a nepřekročitelnou.

5

3.5. Informace a publicita Konferenční místnosti, ve které bude seminář probíhat, budou opatřeny logem ESF ČR a vlajkou EU a ČR v souladu s Manuálem vizuální identity ESF ČR (2. vydání) stejně jako logem CIP EQUAL v ČR. Tyto předměty vizuální identity poskytne zadavatel. Dodavatel zajistí možnost jejich umístění v prostorách konání semináře. Na všech materiálech musí být zajištěna vizuální identita CIP EQUAL v ČR (dle Manuálu vizuální identity CIP EQUAL v ČR).

6

4. POKYNY PRO ZPRACOVÁNÍ A PŘEDLOŽENÍ NABÍDKY 4.1. Základní pokyny 1. Uchazeč musí být právním subjektem, s nímž lze uzavřít smlouvu na požadované činnosti a musí mít dostatečné organizační, administrativní a technické zázemí pro jejich realizaci. 2. Několik subjektů může předložit společnou nabídku za podmínky, že bude v nabídce jasně specifikováno, který subjekt bude smluvní stranou v případě uzavření smlouvy, tento subjekt bude také odpovědný zadavateli ohledně implementace projektu a bude kontaktní osobou při realizaci projektu a před uzavřením smlouvy. 3. Má-li být předmět veřejné zakázky plněn několika dodavateli společně a za tímto účelem podávají či hodlají podat společnou nabídku, je každý z dodavatelů povinen prokázat splnění základních kvalifikačních předpokladů. 4. Společný tým bude pokládán za jednoho uchazeče. 5. Zahraničním uchazečem se rozumí fyzická osoba s bydlištěm, místem podnikání nebo právnická osoba se sídlem mimo území České republiky. 6. V případě, že uchazeč, hodlá k plnění předmětu veřejné zakázky použít subdodavatele, identifikuje tohoto subdodavatele v nabídce obchodní firmou nebo názvem společnosti, adresou sídla, právní formou, statutárním orgánem, identifikačním číslem, bylo-li přiděleno. Jde-li o zahraniční právnickou osobu, městem registrace a číslem registrace a institucí, kde byla společnost zaregistrována, statutárním orgánem. Jde-li o fyzickou osobu bydlištěm či místem podnikání, identifikačním číslem, bylo-li přiděleno, příp. osobou oprávněnou jednat za tuto fyzickou osobu. 7. Uchazeč dále v nabídce identifikuje části veřejné zakázky, které hodlá plnit tímto dodavatelem. Kvalifikační předpoklady nemůže prokázat za uchazeče subdodavatel. 8. Nabídka bude napsána v češtině nebo v angličtině. Nabídka v jiném jazyce EU může být předložena za podmínky, že bude přeložena do češtiny nebo angličtiny a ověřený překlad nabídky bude přiložen. 9. Variantní řešení nabídky nebude akceptováno. 10. Nabídka nesmí obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. 11. Nabídka bude předložena v jednom originále a dvou kopiích (kopie budou označeny) v písemné formě. 12. Nabídka musí být označená názvem zakázky, nápisem "NEOTVÍRAT – nabídka“ a kontaktními údaji. 13. Všechny strany nabídky budou očíslovány vzestupnou číselnou řadou a části nabídky budou svázány v jeden celek v pořadí ČÁST I, ČÁST II a ČÁST III, PŘÍLOHY. Takto svázaný dokument budou tvořit celkovou nabídku. 14. Nabídky budou předloženy nejpozději do vypršení lhůty pro podání nabídek na kontaktní adresu zadavatele Odbor řízení pomoci z ESF – Sekretariát , pracoviště Kartouzská 4, 150 00 Praha 5 (viz Část 1.3. této zadávací dokumentace). 15. Upřesňující dotazy k zadávací dokumentaci je možné zaslat na adresu [email protected] nejpozději do 14. ledna 2008, 15:00 hod.

4.2. Členění nabídky Nabídka musí být strukturována následujícím způsobem: ČÁST I. Identifikace uchazeče 1. Obchodní firma; 2. Sídlo; 3. Kontaktní adresa; 4. IČ, DIČ; 5. Telefon;

7

6. 7.

Elektronická adresa, případně fax; Jméno statutárního zástupce;

Doklady prokazující základní kvalifikační předpoklady uchazeče 1. Originál nebo ověřená kopie výpisu z obchodního rejstříku ne starší 90 kalendářních dnů nebo obdobné evidence, pokud je v ní subjekt zapsán 2. Ověřená kopie oprávnění k podnikání nebo oprávnění k jiné činnosti vydané podle zvláštních právních předpisů, která je předmětem činnosti dodavatele. 3. Čestné prohlášení podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, kterým uchazeč stvrdí, že: a. není v likvidaci b. na majetek uchazeče nebyl prohlášen konkurz c. nebylo proti němu zahájeno konkurzní nebo vyrovnávací řízení, d. nebyl návrh na prohlášení konkurzu zamítnut pro nedostatek majetku úpadce, e. nebyl v posledních 3 letech pravomocně disciplinárně potrestán či mu nebylo pravomocně uloženo kárné opatření podle zvláštních právních předpisů f. nemá nedoplatky: i. v evidenci daní a poplatků, ii. na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, iii. na pojistném a na penále na sociální zabezpečení, iv. na příspěvku na státní politiku zaměstnanosti 4. Prohlášení musí být podepsané osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně doložené plnou mocí zmocňující k jednání jménem uchazeče. ČÁST II. Věcná část nabídky 1. Specifikace nabízených služeb – specifikace dle čl. 2.3. (kde je to možné), přičemž uchazeč doplní do tabulky relevantní kategorie služeb nebo položky služeb, které hodlá dodat nad rámec vymezený v bodě 2.3. 2. Popis organizace a managementu akce 3. Nabídka ubytovacích kapacit včetně popisu úrovně ubytování 4. Nabídka konferenčních prostor pro realizaci semináře pro 40 osob 5. Celkový popis zařízení a způsobu organizace akce (např. způsob přístupu do konferenčních prostor, termínu check-in a check-out apod.) 6. Specifikace stravování v průběhu akce ČÁST III. Finanční nabídka 1. Nabídková cena bude uvedena v CZK v rozpisu jednotlivých položek na osobu 2. Celková nabídková cena bez daně z přidané hodnoty (DPH), samostatně DPH a nabídková cena včetně DPH 3. Zadavatel nepřipouští překročení nabídkové ceny pro 40 osob. Cenový strop pro 40 osob, který nelze překročit, je stanoven na 450.000,- Kč včetně DPH. Bude-li počet účastníků vyšší, navýší se částka o počet osob účastnících se semináře PŘÍLOHY 1. Toto zadání

8

5. Hodnocení a výběr nabídky 5.1. Postup hodnocení Vyhlášení a celková administrace výběrového řízení se řídí postupy dle manuálu CIP EQUAL. Jedná se o zakázku malého rozsahu do 2.000.000 Kč a probíhá oslovením minimálně 5 potenciálních dodavatelů. • • • • •

Pověřený člen hodnotící komise otevře obálky s nabídkami podle času doručení. Po otevření všech nabídek členové hodnotící komise posoudí správnost z hlediska základních pokynů pro předložení nabídek a základních kvalifikačních předpokladů. V případě, že nabídka zásadním způsobem nevyhoví požadavkům, vyřadí komise tuto nabídku z dalšího hodnocení. Po věcné stránce budou nabídky hodnoceny dle dílčích kvalitativních kritérií, které jsou popsány níže. Z hodnocení se vyhotovuje protokol, který podepíší členové hodnotící komise. Protokol z jednání komise a výsledky jednání podléhají souhlasu zadavatele. Uchazeč bude vyloučen z účasti ve výběrovém řízení, pokud nebude jeho nabídka úplná, přehledná a jednoznačná nebo neprokáže základní kvalifikační předpoklady.

5.2. Ekonomická výhodnost nabídek Základním kritériem hodnocení je ekonomická výhodnost nabídky. Ekonomická výhodnost nabídky bude posuzována na základě vážených kritérií kvality a ceny a dílčích indikátorů. Kritérium 1. Kvalita nabídky (Váha kritéria 80%) Kritérium 1. Celková kvalita nabídky (váha 80 %)

Ukazatel 1.1. Posouzení kvality a vhodnosti návrhu organizačního zajištění akce (body 1-25) Ukazatel 1.2. Posouzení kvality ubytovacích prostor (na základě popisu ubytovacího zařízení, fotek, www stránek a případné osobní prohlídky) (1-25 bodů) Ukazatel 1.3. Posouzení kvality konferenčních prostor a technického vybavení (technické splnění zadání, variabilita sálů apod.) (1-25 bodů) Ukazatel 1.4. Posouzení referencí, předchozích organizovaných akcí a zkušeností týmu(1-25) Kvalita nabídky se bude posuzovat dle dílčích kvalitativních podkritérií (ukazatelů), přičemž hodnotící škála je následující: 1 až 5 body = zcela neuspokojivé, 6 až 10 bodů = spíše neuspokojivé, 11 až 15 bodů = dostatečné, 16 až 20 bodů = velmi dobré, 21 až 25 bodů = vynikající. V daném kvalitativním kritériu získá nabídka bodovou hodnotu, která vznikne tak, že celková suma získaných bodů indikátorů kvality hodnocené nabídky bude poměřena s nejlepší nabídkou a vynásobena váhou daného kritéria dle vzorce: (Hodnocená nabídka / Nejlepší nabídka) X 80 = Vážená hodnota Kritéria 1. Kde hodnocenou nabídkou je součet bodů kvalitativních indikátorů hodnocené nabídky; nejlepší nabídka je nabídka, která dosáhla v hodnocení kvalitativních indikátorů nejvyššího počtu bodů; 80 je váha Kritéria 1. Kritérium 2 - hodnocení ceny Cenové hodnocení nabídek proběhne tak, že hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu na základě vzorce:

9

(Nejnižší cena / Hodnocená cena) X 20 = Vážená hodnota Kritéria 2. Kde hodnocenou cenou je celková cena hodnocené nabídky; nejnižší cena je nejnižší cena nabídky bez DPH a 20 je váha Kritéria 2. Ekonomicky nejvýhodnější nabídka Na základě součtu kreditu za kvalitativní kritéria a cenu (Kritérium 1. + Kritérium 2.) u jednotlivých nabídek hodnotící komise stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější bude vyhodnocena nabídka, která získá po součtu nejvyšší kredit.

6. Obchodní a platební podmínky 1. 2.

Zakázka bude realizována na základě smlouvy o uspořádání semináře podle § 269 odst. 2 zákona č. a násl. zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, která bude podepsána neprodleně po výběru ekonomicky nejvýhodnější nabídky Bude-li konečný počet účastníků semináře doložený prezenční listinou vyšší nebo nižší než požadovaný počet, vypočte se celková částka součtem jednotlivých položek nákladů na osobu

10