1 YOB BV Gebruikershandleiding versie 1.1 Versie: V6.2 ~ YOB TELE#BOEKHOUDEN ~2 1 Disclaimer Dit document is eigendom van YOB BV en blijft dit ook te ...
Dit document is eigendom van YOB BV en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor YOB BV. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door YOB BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of
voor
andere
doeleinden
dan
waarvoor
het
is
uitgereikt,
is
verboden.
Openbaarmaking,
vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van YOB BV niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee
WAAROM KRIJG IK EEN MELDING OP DE SALDOCONTROLE BIJ HET VERWERKEN VAN MIJN BANKAFSCHRIFTEN?.............................................................................106 14.6
HOE KAN IK EEN BETALING VAN MEERDERE (VERKOOP)FACTUREN VERWERKEN? ....107
14.7
HOE KAN IK EEN BETALING MET EEN AFWIJKEND
14.8
HOE KAN IK EEN EERDER AANGEMAAKT CLIEOP03 BESTAND OPNIEUW OPHALEN? 107
14.9
WAAROM IS HET BTW-OVERZICHT NIET ZICHTBAAR IN MIJN ADMINISTRATIE? .....107
Doelstelling van deze handleiding is om aanvullende gebruikersondersteuning te bieden voor de webapplicatie van YOB BV. De webapplicatie ‘TELE#BOEKHOUDEN’ is een portaal voor administratie/-accountantskantoren, franchiseorganisaties en verenigingen om cliënten en/of leden in de gelegenheid te stellen om op eenvoudige wijze financieel gerichte informatie met elkaar te delen om snel en doelmatig tot bedrijfsgerichte inzichten te komen. Daarnaast stelt het partijen in de gelegenheid om delen van taakgebieden naar keuze door de een of door de ander uit te laten voeren.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
7
YOB TELE#BOEKHOUDEN
4
Beginnen
4.1 Systeemeisen TELE#BOEKHOUDEN kan worden gebruikt op alle computers die over een internetverbinding beschikken. Voor een goede weergave van de schermen is een beeldscherm resolutie van minimaal 1024 x 768 vereist. Tevens moet gebruik worden gemaakt van een recente versie van een van de volgende browsers: Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera of Google Chrome. Voor de grafieken in TELE#BOEKHOUDEN wordt gebruik gemaakt van de Flashplayer, dus ook deze dient te zijn geïnstalleerd.
4.2 Inlogprocedure
4.2.1
Inloggen via authenticatie kantoor
Via de website van uw administratie-/accountantskantoor en uw persoonlijke inloggegevens logt u in op uw administratie. U gebruikt hiervoor de aan u geleverde iverifier en bijbehorende pas. Vul uw gebruikersnaam in, gevolgd door <Enter>. In het scherm wordt nu een controlegetal getoond. Stop uw pas in de i-verifier en geef uw pincode op. Type meteen hierna het controlegetal uit het computerscherm in op de iverifier en druk op OK. Er zal nu een resultaat worden berekend. In het onderstaande scherm vult u als toegangscode het berekende resultaat in. Door het aanvinken van de optie ‘Bewaar mijn gebruikersnaam op deze computer’ wordt op uw computer een cookie aangemaakt met daarin uw gebruikersnaam. De volgende keer dat u inlogt wordt uw gebruikersnaam automatisch gevuld. De mogelijkheid om een abonnement aan te vragen is mogelijk niet aanwezig, dit wordt bepaald door uw administratiekantoor.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
8
YOB TELE#BOEKHOUDEN
4.2.2
Inloggen via Fidesque
Uw kantoor heeft mogelijk de keuze gemaakt om in te loggen in Teleboekhouden via OpenID provider ‘Fidesque’. Via een OpenID provider kan toegang worden verleend tot meerdere applicatie waarbij maar één keer hoeft te worden ingelogd. Het inloggen in TELE#BOEKHOUDEN via Fidesque verloopt op een iets andere manier dan hierboven vermeld. In het inlogscherm voert u namelijk géén gebruikersnaam in, bij OpenID provider kiest u voor Fidesque en klikt dan meteen op ‘Inloggen’.
Hiermee komt u in het aanmeldscherm van Fidesque. Vul bij ‘gebruikersnaam’ uw emailadres in en kies voor ‘Doorgaan’. Er verschijnt nu een challenge in uw scherm. Stop uw pas in de i-verifier en geef uw pincode op. Type meteen hierna de challenge uit het computerscherm in op de i-verifier en druk op OK. Er zal nu een resultaat worden berekend. In het veld ‘response’ vult u als toegangscode het berekende resultaat in. Kies dan voor ‘Inloggen’.
4.2.3
Openingsscherm
Als u succesvol bent ingelogd komt u in het openingsscherm van uw administratie. Rechtsboven in het scherm ziet u een kleine menubalk waarmee u vanuit iedere plek binnen TELE#BOEKHOUDEN kunt terugkeren naar de startpagina (huis), uw persoonlijke voorkeuren kunt vastleggen (radertje), de helpfunctie kunt oproepen (vraagteken) of op de juiste manier TELE#BOEKHOUDEN kunt verlaten (slot).
Met de help-functie kunt u de handleiding downloaden en bladeren in help-onderwerpen zoals procesbeschrijvingen en FAQ’s (frequently asked questions). Het getal rechts in de kleine menubalk is variabel en geeft aan hoeveel minuten tijd u nog heeft voordat TELE#BOEKHOUDEN de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbreekt. Het getal zal afnemen indien u geen acties onderneemt maar zal weer toenemen als u wel een actie binnen TELE#BOEKHOUDEN uitvoert waardoor TELE#BOEKHOUDEN weet dat u er nog bent.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
9
YOB TELE#BOEKHOUDEN
4.3 Persoonlijke instellingen Bij de persoonlijke instellingen (radertje) kunt u instellen in welke taal u TELE#BOEKHOUDEN wenst te gebruiken waarbij u kunt kiezen uit Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools, Spaans en Turks. Let wel, de taal heeft enkel betrekking op benaming van velden en kolommen binnen de webapplicatie en niet op de gegevens die in de administratie worden bijgehouden. Tevens kunt u instellen welke administratie standaard wordt geopend na het inloggen. Let u er wel op dat bij het wisselen van een financieel boekjaar u ook deze instelling aanpast. Als u geen standaard administratie heeft ingesteld, of een andere administratie wilt openen, dan dient u via de menukeuze Basisgegevens – Administraties Overzicht de gewenste administratie te selecteren. De paginalengte staat standaard op 500. Dit getal is het aantal regels dat in één scherm wordt getoond. Hoe meer regels in een scherm, hoe langer het duurt voordat het scherm is opgebouwd. Bij een trage internetverbinding kunt u de paginalengte daarom kleiner maken, bijvoorbeeld 200. In dat geval kan het scherm sneller worden opgebouwd. Dit heeft vaak wel als gevolg dat de gegevens over meerdere pagina’s verdeeld worden zodat u moet bladeren naar volgende pagina’s.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
10
YOB TELE#BOEKHOUDEN
4.4 Startpagina Als u een standaard administratie heeft ingesteld dan komt u na het inloggen meteen op de startpagina van deze administratie op de eerste tab [Vandaag]. Hier ziet u een actueel Verlies & Winst overzicht en de berichten die voor u aanwezig zijn. Door te dubbelklikken op een bericht kunt u verdere details van het nieuwsbericht opvragen. Wellicht heeft u met uw intermediair afgesproken dat u berichten en taken uitwisselt via TELE#BOEKHOUDEN. In dat geval ziet u ook een overzicht van de ingekomen en verzonden berichten en de taken die uw intermediair voor u heeft klaargezet.
Tevens kunt u vanaf de startpagina doorlinken naar door u ingestelde weblinks. Bij een integratie met SCAN#BOEKEN kunt u hier rechtstreeks de applicatie starten voor het scannen van facturen voor de automatische verwerking in uw boekhouding. De door u gemaakte digitale scans zijn uiteraard ook opvraagbaar vanuit TELE#BOEKHOUDEN in de vensters grootboek, relaties, te betalen posten en te ontvangen posten. In de tab [Dashboard] vindt u een overzicht van de saldo’s van opbrengsten-, inkopenen kostenrekeningen met hun procentueel aandeel van het totaal. In de tab [KPI] wordt overzichtelijk weergegeven hoe uw organisatie operationeel functioneert aan de hand van de quick ratio, current ratio, solvabiliteits ratio en bruto marge. Door met uw muis op een wijzer te gaan staan vindt u de formule terug. Bij Solvabiliteit worden twee wijzers getoond omdat er in de praktijk twee verschillende manieren van berekenen bestaan. Het is mogelijk dat de betreffende tab bij u niet in beeld worden gebracht. Indien u daar wel prijs op stelt kunt u contact opnemen met uw intermediair. Op de tab [Liquiditeit] vindt u direct terug hoe uw geldpositie eruit ziet. De gegevens zijn onderverdeeld in vier schermen waarbij ook de openstaande posten van klanten en leveranciers getoond worden. Een vereiste hiervoor is dat deze facturen al in uw administratie geboekt worden voordat de facturen per kas of bank betaald worden. Dit noemen we een administratie op basis van Factuurstelsel. Het grote voordeel van het bijhouden van een administratie op basis van een Factuurstelsel is dat u inzicht heeft in uw nog te ontvangen posten bij uw klanten of nog Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
11
YOB TELE#BOEKHOUDEN
te betalen facturen aan uw leveranciers. Tevens worden kosten en opbrengsten geboekt in de maand waar de kosten zijn gemaakt dus de presentatie van de cijfers geven een meer realistisch beeld van de situatie. In de praktijk kunt u echter ook tegenkomen dat uw administratie wordt gevoerd op basis van het zogenaamde Kasstelsel. Dit houdt in dat er geen facturen worden ingeboekt maar alleen de betalingen en ontvangsten per kas en bank. De eventuele BTW verrekening vindt in dat geval plaats op moment van de kas-/banktransactie. Indien uzelf of uw intermediair voor u een administratie bijhoudt op basis van kasstelsel worden in onderstaand overzicht de kaders Te ontvangen van klanten en Te betalen aan leveranciers niet getoond.
In bovenstaand overzicht ziet u per kader ook nog een onderverdeling in Verwerkt (A als kolomtitel) en In bewerking (K als kolomtitel). Dit komt voor indien u boekingen in de administratie opneemt via Coderen wat een soort van “kladblok” boeksysteem is. Met deze boekingsmethode kunt u eigenlijk niets fout doen dus met een gerust hart uw mutaties vastleggen. Zolang de mutaties nog niet zijn verwerkt (overgedragen aan het kantoor) kunt u de gegevens terug zien onder In bewerking. Over het boeken van gegevens in de administratie is verderop in deze handleiding een apart hoofdstuk aanwezig.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
12
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Op de tab [Openstaande posten] wordt in een taartdiagram grafisch weergegeven hoe het staat met de ouderdom van uw openstaande posten. Uiteraard werkt dit alleen indien u werkt op basis van een factuurstelsel. Er zijn vier kleuren beschikbaar om de status van uw openstaande posten weer te geven: Groen
de openstaande posten zijn niet ouder dan 30 dagen
Geel
de openstaande posten zijn ouder dan 30 dagen
Oranje
de openstaande posten zijn ouder dan 45 dagen
Rood
de openstaande posten zijn ouder dan 90 dagen
Vervolgens resteren de tabs [Uw Team] (kantoormedewerkers) en [Mijn gegevens] waarop de inhoud van uw abonnement en uw toegangsrechten worden getoond. Het versienummer geeft aan welke versie van TELE#BOEKHOUDEN u gebruikt, dit kan relevant zijn op het moment dat ondersteuning door uw intermediair of door YOB nodig is. De mogelijkheid om via TELE#BOEKHOUDEN uw abonnement te beëindigen is wellicht niet aanwezig, dit wordt bepaald door uw administratiekantoor.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
13
YOB TELE#BOEKHOUDEN
5
Interface algemeen
5.1 Navigatiemenu De bediening van uw administratie heeft veel overeenkomsten met programma’s waarmee u gewend bent te werken op uw computer. Zo onderscheidt u links het navigatiemenu. Afhankelijk van uw abonnement worden de diverse hoofd- en submenu’s aangeboden. In de afbeelding hiernaast is gekozen voor het hoofdmenu [Relaties] en zijn daarbij de volgende submenu’s beschikbaar:
Klanten overzicht
Te ontvangen posten
Leveranciers overzicht
Te betalen posten
Door een hoofdmenu optie (linksonder) aan te klikken wordt het bijbehorende submenu (linksboven) geopend. De diverse menu opties worden in de volgende paragrafen verder toegelicht.
5.2 Indeling Hoofdscherm Het hoofdscherm (het rechterdeel van uw scherm) bestaat uit 2 of meer van de volgende componenten: 1. Werkbalk 2. Tabs 3. Tabel 4. Invoerscherm bij tabel 5. Invoerscherm 6. Opvraaglijsten
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
14
YOB TELE#BOEKHOUDEN
5.2.1
Werkbalk
Met de werkbalk worden veelgebruikte functies beschikbaar gemaakt door met de muis op het betreffende symbool te klikken. Door met de muis over het betreffende symbool heen te gaan wordt tevens de bijbehorende sneltoets weergegeven. Deze toetsen komen waar mogelijk overeen met combinaties zoals deze ook gebruikelijk zijn in uw Windows toepassingen. Als deze sneltoetsen ook in uw browser worden gebruikt dan is het mogelijk dat deze voorrang hebben op de functionaliteit van TELE#BOEKHOUDEN. Indien een functie of een symbool niet beschikbaar is dan wordt deze als niet toegankelijk weergegeven. Bijvoorbeeld: Wanneer gegevens worden gewijzigd, wordt het verwijder symbool ontoegankelijk gemaakt (ofwel uitgegrijsd). Afhankelijk van het actuele scherm (of menu) zal de werkbalk minder of meer symbolen bevatten. Specifieke functies worden in de tweede groep (tussen de verticale lijnen) weergegeven en krijgen binnen de actuele schermen een functietoets toegewezen.
Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Ga naar de mutaties (per klant/leverancier of per rekening)
Factuur definitief maken Documenten Alles markeren/demarkeren
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
15
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende standaardfuncties zijn in de werkbalken terug te vinden1: Symbool
Sneltoets
Omschrijving Menu verbergen
CtrL+P
Afdrukken van rapporten
Ctrl+N
Nieuwe gegevens toevoegen
Ctrl+O
Wijzigen van detailinformatie van het record
Ctrl+D
Verwijderen van betreffende gegevens
Ctrl+S
Opslaan van de gegevens
Ctrl+Z
Wijzigingen ongedaan maken
Ctrl+F
Filterconditie over één of meerdere zoekvelden die op dat moment boven het overzicht getoond worden. Door een waarde in te vullen en even te wachten of <Enter> te gebruiken wordt de filter opgebouwd. De filtervelden verwijderen en de selectie opheffen Bladeren naar eerste set van gegevens Bladeren naar vorige set van gegevens Bladeren naar volgende set van gegevens Bladeren naar laatste set van gegevens Gegevensoverzicht exporteren naar Excel
Ctrl-F5
Gegevens in de pagina verversen (bijwerken)
De standaardfuncties van de vaste kleine menubalk rechtsboven: Symbool
Sneltoets
Omschrijving Terug naar startpagina
F1
Online Helpfunctie Persoonlijke instellingen Uitloggen. Keert terug naar inlogscherm
1
De specifieke werkbalk functies worden in de betreffende paragrafen behandeld
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
16
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Een pagina bevat een beperkt aantal regels. Dit aantal kan worden ingesteld bij uw persoonlijke instellingen. Indien u beschikt over een snelle internetverbinding kan het aantal gegevens dat gelijktijdig in een overzicht wordt opgenomen hoger zijn dan bij een minder snelle verbinding. Indien een specifieke tabel binnen uw administratie meer gegevens bevat dan de gemaakte instelling zal de knoppenbalk uitgebreid worden met het rood omkaderde deel.
Door te bladeren kunt u dan kiezen voor een volgende pagina en daarna kunt u uiteraard ook weer kiezen om de vorige pagina op te roepen.
Symbool
Omschrijving Ga naar eerste pagina Ga naar vorige pagina Ga naar volgende pagina Ga naar laatste pagina
5.2.2
Tabs
Om het overzicht van uw administratie overzichtelijk en optimaal te houden worden de gegevens onderverdeeld in logische verzamelingen. Deze verzameling van gegevens worden toegankelijk gemaakt via tabs. We kennen een onderverdeling in maanden:
We kennen een onderverdeling in alfabet:
Door het aanklikken van een tab wordt de betreffende gegevensverzameling weergegeven.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
17
YOB TELE#BOEKHOUDEN
5.2.3
Tabeloverzicht
De gegevens in uw administratie worden in tabelvorm weergegeven.
De geselecteerde regel is de donkere regel waar uw cursorbalk op staat. U kunt met zowel de muis als met de pijltjestoetsen door uw gegevens scrollen. De lichtgekleurde regel is de regel die met uw muis meegaat om duidelijk zichtbaar te maken welke regel u mogelijk wilt gaan selecteren. Met behulp van de sneltoets + of dubbelklik met de muis kunt u –indien aanwezig- naar de onderliggende informatie. Een tabel kan worden gesorteerd op de door u gewenste kolom door een klik met de muis op de kolomtitel. Door nog eens te klikken wordt de sortering omgedraaid. Dit wordt weergegeven met een pijltje in de kolom. Pijl naar boven betekent van A naar Z en pijl naar beneden betekent van Z naar A. Om in een tabeloverzicht gegevens te zoeken kunt u gebruik maken van de filtermogelijkheden. Deze kunt u oproepen met + zodat de selectievelden worden getoond op basis waarvan u een filter kunt opbouwen. De tabellen zijn in een aantal gevallen voorzien van nuttige meeloopinformatie en vanzelfsprekend zijn de functies in de knoppenbalken beschikbaar.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
18
YOB TELE#BOEKHOUDEN
5.2.4
Invoerscherm bij een tabel
Om nieuwe gegevens aan een tabel toe te voegen of bestaande gegevens te wijzigen kunt u vanuit de knoppenbalk met de muis of met behulp van de sneltoetsen een mutatiescherm oproepen.
Indien er veel verschillende gegevens moeten worden ingevoerd kunnen binnen het invoerscherm meerdere tabs aanwezig zijn. In bovenstaand voorbeeld wordt een invoerscherm van Klanten getoond dat is opgedeeld in vier pagina’s zijnde [Algemeen] (adresgegevens), [Communicatie gegevens] (telefoon, fax, mail, website, …), [Financieel] (instellingen die het gedrag van de applicatie verder kunnen beïnvloeden) en [Notitie] (extra uitgebreide omschrijving). Ook bij mutatieschermen is het mogelijk dat gebruik wordt gemaakt van meerdere tabs waarbij op de 1e pagina de meest voorkomende velden worden getoond en op de overige pagina’s velden die enkel in specifieke situaties voorkomen. Rechtsboven in het scherm ziet u de volgende drie knoppen in beeld.
Met de eerste knop (minstreepje) kunt u het invoervenster verkleinen om de achterliggende gegevens te bekijken. Door nogmaals het minstreepje te klikken wordt het scherm weer op de normale grootte getoond. Met de tweede knop (vierkant) kunt u het scherm maximaliseren. Door nogmaals te klikken op deze knop krijgt het scherm weer de normale grootte. Met de derde, rode knop kunt u het venster sluiten.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
19
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Rechtsonder in het scherm ziet u een tweetal knoppen, Bewaren en Annuleren. In de praktijk kunnen in een invoerscherm de volgende knoppen aan de orde zijn. Sneltoets
Omschrijving
Bewaren en Nieuw
Snelfunctie om direct na invoer van de juiste gegevens een nieuwe lege invoerpagina te tonen voor een volgende boeking
Bewaren en Openen
Snelfunctie om direct na invoer van de juiste gegevens een invoerpagina te tonen voor subregels. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het invoeren van een factuurkopregel waarbij eerst de klantgegevens worden ingevuld. Door daarna direct voor deze knop te kiezen kunt u meteen de factuurregels invoeren.
Bewaren
De knop [Bewaren] komt overeen met de functie ‘Bewaren’ in de werkbalk.
Bewaren als Nieuw
Een eenvoudige kopieermogelijkheid. Door van een bestaande regel enkele velden te wijzigen zoals Codeerrekening, Omschrijving en Bedrag kunt u zo eenvoudig boekingen van inkoopfacturen splitsen over meerdere kostenrekeningen. Indien u nu de knop [Bewaren] zou gebruiken zal de oorspronkelijke regelinformatie worden overschreven. Let hier goed op.
Bewaren en Sluiten
Snelfunctie om direct na invoer de gegevens op te slaan en terug te keren naar het gegevensscherm.
Annuleren
De knop [Annuleren] komt overeen met de functie ‘ Ongedaan maken’ in de werkbalk.
Velden gemarkeerd met een roodgekleurde onderlijn zijn verplichte velden.
Tijdens de invoer van gegevens zal waar mogelijk direct worden gecontroleerd of de waarde in het veld toegestaan is. Dit wordt dan direct achter het veld getoond zoals hieronder is weergegeven waarbij een controle aangeeft dat het betreffende veld niet leeg mag zijn.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
20
YOB TELE#BOEKHOUDEN
5.2.5
Opvraagmogelijkheden
Bij het invoeren van gegevens is het mogelijk om informatie op te vragen via een keuzescherm. Hiervoor bestaan drie mogelijkheden: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F10
Keuze maken uit een andere lijst van gegevens
F10
Kalender (F10 is mogelijk inactief)
F10
Rekenmachine (met valutacalculator)
Hieronder zit u een voorbeeldscherm met een opvraaglijst van Klanten. U ziet in de knoppenbalk van de opvraaglijst dat het mogelijk is om meteen van hieruit een nieuwe klant aan te maken met alle bijbehorende gegevens.
In de opvraaglijst is het mogelijk om meteen één of meerdere filterargumenten in te voeren om de juiste klant te zoeken. U heeft de volgende mogelijkheden: u kunt direct met de muis kiezen voor een klant. Na selectie van deze klant met behulp van een dubbele klik met de linkermuisknop of met <Enter> wordt deze waarde overgenomen in het onderliggende mutatiescherm.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
21
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De overige opvraagfuncties zoals de kalender en de calculator ziet u hieronder.
Overnemen van de datum is mogelijk door een dubbelklik met de muis. Een datum kan overigens ook rechtstreeks worden ingetypt in het datumveld, daarbij is het voldoende om de 4 cijfers voor dag en maand (ddmm) in te voeren. Een datum kan bovendien worden gewijzigd met behulp van de pijltjestoetsen, pijltje omhoog = dag verder, pijltje omlaag = dag terug.
In TELE#BOEKHOUDEN worden bedragen vastgelegd in de administratievaluta, meestal zal dit de Euro zijn. Bedragen met een vreemde valuta kunnen via de calculator worden omgerekend naar de administratievaluta. Hiervoor dient bij ‘Basisgegevens – Valutacodes’ de valutakoers van de vreemde valuta te zijn ingesteld. Vul in het bedragveld het bedrag in met de vreemde valuta. Kies vervolgens voor de calculator en selecteer de vreemde valutacode. Het ingevoerde bedrag wordt omgerekend naar de administratievaluta waarna de berekende waarde kan worden overgenomen met de groene knop.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
22
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Ook zonder gebruik te maken van een opvraaglijst kunnen gegevens worden opgevraagd. Hiervoor is de ‘autosuggest’ functie aanwezig. U typt rechtstreeks in het veld waarin u wilt zoeken een aantal tekens (letters of cijfers) in. Dit kunnen de begintekens of een deel van het gezochte gegeven zijn. Het systeem laat in dat geval alle gegevens zien waarin de ingetypte combinatie van tekens voorkomt. Met een muisklik of <Enter> kan het gewenste gegeven worden geselecteerd en overgenomen in het onderliggende mutatiescherm. Met <Escape> kan een geselecteerd gegeven worden verworpen zodat de ingetypte tekst gehandhaafd blijft. Dit is ook mogelijk door met de muis langs het veld te klikken.
De ‘Autosuggest’ functie is actief in alle velden waar een opvraaglijst aanwezig is en tevens in de omschrijvingvelden van boekingsregels. Bij het zoeken naar de tekencombinatie worden de codes plus de omschrijvingen doorlopen, bij een grootboekrekening kan dus worden gezocht op code maar ook op naam.
6
Hoofdmenu Samenwerken
6.1 Communicatie
6.1.1
Postvak IN – Verzonden items
TELE#BOEKHOUDEN biedt de mogelijkheid om berichten uit te wisselen met uw intermediair. Op de startpagina, tab [Uw team] vindt u de personen waarbij deze dienst mogelijk is. In het menu ‘Samenwerken’ ziet u meteen of er nieuwe berichten voor u aanwezig zijn, dit wordt namelijk aangegeven middels het getal achter ‘Postvak IN’ . Mogelijk heeft u via Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
23
YOB TELE#BOEKHOUDEN
uw mailprogramma ook al een melding gehad dat er een nieuw bericht voor u is aangemaakt.
Met de knop [Gelezen] of het overeenkomende icoontje in de werkbalk kunt u uw intermediair laten weten dat u een bericht heeft gelezen. Tevens kunt u het bericht beantwoorden. Vanuit ‘Postvak IN’ kunt u ook zelf berichten aanmaken voor uw intermediair. In beide gevallen zal uw intermediair ook via zijn mailprogramma op de hoogte worden gebracht dat er een nieuw bericht is gemaakt. Bij de ‘verzonden items’ staan de berichten die u beantwoord of verstuurd heeft vanuit Postvak IN. De datum ‘Gelezen’ geeft aan wanneer uw intermediair uw bericht gelezen heeft.
F2
Bericht markeren als gelezen
F3
Bericht beantwoorden
6.1.2
Taken
Taken kunnen alleen door uw intermediair worden aangemaakt, om u te wijzen op werkzaamheden die door u dienen te worden uitgevoerd. U kunt een taak gereed melden om uw intermediair te informeren dat de taak is uitgevoerd.
6.2 Berichten Bij berichten kunt u de nieuwsberichten terugvinden die door uw administratiekantoor zijn gepubliceerd. Dit zijn vaak algemene berichten die van belang zijn voor meerdere gebruikers van TELE#BOEKHOUDEN.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
24
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7
Hoofdmenu Relaties
7.1 Klanten- en Leveranciersoverzicht
7.1.1
Hoofdscherm
Binnen uw administratie worden klanten en leveranciers onderscheiden. In deze handleiding beperken wij ons tot de klanten. Voor de leveranciers zijn de functionaliteit en de schermen nagenoeg gelijk. Waar nodig wordt het onderscheid toegelicht.
Het hoofdscherm van klanten bestaat uit de werkbalk met tabbladen op basis van letters van het alfabet. Op basis van Bedrijfsnaam of Zoekcode wordt een klant teruggevonden. De eerste tab [Actieve] toont uitsluitend die klanten die in de betreffende administratie daadwerkelijk worden gebruikt. Bij de tweede tab [Alle] wordt een overzicht getoond van al uw klanten. In de kolom ‘Saldo’ staat het totaalbedrag aan openstaande facturen van de relatie. De kolom ‘Omzet’ bevat het nettobedrag aan omzet aan de relatie.
Let op: Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt kan het zijn dat deze na het opslaan niet in uw overzicht voorkomt. Dan stond u blijkbaar nog op de tab [Actieve relaties] en de betreffende nieuwe relatie komt nog niet voor in die lijst. Wanneer u echter kijkt op de tab [Alle relaties] zult u de betreffende relatie wel terugvinden.
7.1.2
Stamgegevens klant
Bij het toevoegen van een klant worden de gegevens van een klant vastgelegd op meerdere tabbladen. Op tab [Algemeen] voert u eerst een unieke klantcode in. Dit kan een nummer zijn maar het is ook mogelijk om letters in de code te gebruiken. Mogelijk heeft uw intermediair een instelling gemaakt waarbij de klanten automatisch genummerd worden. In dat geval komt er bij het toevoegen van een relatie de tekst ‘AUTO_NR’ te staan als klantcode. Bij het bewaren van de klantgegevens wordt deze tekst vervangen door het eerstvolgende nummer in de reeks. Op tab [Algemeen] kunnen verder de naam en adresgegevens van de klant worden ingevuld.
Op tab [Communicatie gegevens] kan, naast de telefoon en mailgegevens o.a. het BTWnummer worden ingevuld. Als u zelf verkoopfacturen aanmaakt dan kan dit nummer worden vermeld op de factuur. Tevens kan de klant hier worden gekoppeld aan een relatiegroep. In de werkbalk is de optie aanwezig om klanten per relatiegroep te kunnen selecteren. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
25
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Tab [Financieel] bevat een aantal instellingen die het gedrag van de applicatie verder kunnen beïnvloeden. De hier ingevulde gegevens zullen standaard worden gebruikt in de facturen voor deze klant. Als u gebruik maakt van ‘Telebankieren’ zijn het bankrekeningnummer en de instelling ‘Incasso toegestaan’ van belang.
Let op: De betalingsconditie is van belang voor het berekenen van de vervaldatum van openstaande posten. Zonder betalingsconditie zal de vervaldatum gelijk zijn aan de factuurdatum.
Let op: Bij leveranciers is het veld ‘Klantnummer’ beschikbaar. Dit is het nummer waarop u bekend bent bij de betreffende leverancier. Dit nummer zal, in combinatie met het factuurnummer, worden opgenomen als betaalreferentie in betaalopdrachten.
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij klanten: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Mutaties
F3
Open posten
F4
Grafiek
F5
Aanmaken document (HTML)
F6
Aanmaken document (PDF) Documenten
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
26
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.1.3
Mutaties
Per relatie kunnen de onderliggende mutaties worden opgevraagd. De mutaties zijn oproepbaar (met de sneltoets F2 of het symbool keer.
) per periode of alle mutaties in één
Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. De boekingen die als voorlopige boekingen zijn vastgelegd in de codeerbladzijden worden zichtbaar met behulp van de F3 knop in de bijbehorende knoppenbalk van dit scherm. Als er een document is gekoppeld aan een boeking (bijv. een verkoopfactuur of scanboekdocument) dan zal de ‘Document-knop’ in de werkbalk beschikbaar worden en kan het gekoppelde document worden opgevraagd.
F2
Overzicht van de dagboekmutaties
F3
Overzicht van de codeermutaties
F4
Document
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
27
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.1.4
Te ontvangen posten
Met de sneltoets F3 of het symbool van de openstaande posten.
kan per relatie een overzicht worden opgevraagd
De openstaande posten hebben betrekking op de reeds verwerkte boekingen in de dagboekadministratie, plus de voorlopige facturen in de codeerbladzijdes. Als in de kolom [K] een vinkje is opgenomen betreft de openstaande post een voorlopige factuur die via het Coderen is ingeboekt en nog niet is verwerkt naar de dagboeken.
Het is ook mogelijk om een totaaloverzicht op te vragen van al uw klanten. Kies hiervoor uit het submenu Relaties voor ‘Te ontvangen posten’. Vervolgens kan op basis van ouderdom een selectie van de openstaande posten worden gemaakt door de betreffende tab aan te klikken.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
28
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.1.5
Grafieken
Bij Relaties wordt een verloop van de omzet of inkoop grafisch weergegeven per maand om een driedeling van Bijdrage Resultaat, Open posten en Betalingstermijnen.
Bijdrage resultaat: Wat voegt de Klant toe aan uw bedrijf?
Openstaande posten: Wat is de status van de openstaande posten bij deze Klant?
Betalingstermijn: Hoe ziet het betalingsgedrag van de Klant eruit? Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
29
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.1.6
Aanmaken documenten (HTML)
Met de formulierontwerper (zie Menu Basisgegevens/Formulieren) kunnen diverse HTMLlay-outs worden aangemaakt. Alle lay-outs van het type Herinnering of Overig zijn beschikbaar bij de relaties.
Indien in de adresgegevens van de relatie de volledige postbus informatie is ingevuld, wordt automatisch dit postadres in het document opgenomen in plaats van het bezoekadres. De volgende functies zijn beschikbaar in de werkbalk. Symbool
Sneltoets
Omschrijving
Ctrl+P
Document afdrukken naar de printer
Ctrl+C
Document op het klembord plaatsen
Ctrl+M
Mailprogramma starten en Document op klembord plaatsen Selecteren document
Met de functie op het klembord plaatsen kunnen documenten eenvoudig overgezet worden naar een tekstverwerker voor verdere verwerking of printen op uw briefpapier. Om het document te mailen kiest u voor de sneltoets Ctrl+M of het bijbehorende symbool uit de knoppenbalk. Hiermee wordt het mailprogramma gestart en indien u bij de relatiegegevens een e-mail adres heb ingevoerd, wordt dit gelijk overgenomen in het adresveld. Vervolgens klikt u een keer in het berichtvenster en kiest u in uw mailprogramma Ctrl+V om de tekst in het bericht te plaatsen. Na het invullen van een passend onderwerp kunt u het bericht verzenden. Desgewenst kunt u eerst nog handmatig wijzigingen in de tekst aanbrengen. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
30
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.1.7
Aanmaken documenten (PDF)
Als uw intermediair een (of meer) XML-layout(s) voor u heeft aangemaakt van het type ‘Herinnering’ of ‘Overig’ dan kunt u deze documenten per klant afdrukken of opslaan als pdf-bestand. Een overzicht van de aangemaakte layouts kunt u terugvinden via ‘Basisgegevens – Layouts’
7.1.8
Documenten
Met de knop ‘Documenten’ in de werkbalk kunnen de documenten worden opgevraagd die voor de relatie aanwezig zijn. Er zijn drie typen documenten die elk op een eigen tabblad getoond worden. Onder tab [Documenten] staan de documenten die door uw intermediair zijn toegevoegd aan de relatie. Bij tab [Scanboeken] vindt u de scanboekdocumenten van de relatie, op voorwaarde dat SCAN#BOEKEN onderdeel is van het abonnement. Tab [Verkoopfacturen] laat de verkoopfacturen zien die in TELE#BOEKHOUDEN zijn aangemaakt. Vanuit deze tab kan een geselecteerde factuur ook opnieuw worden afgedrukt.
7.1.9
Rapportages
Door te kiezen voor ‘afdrukken’ verschijnt onderstaand dialoogvenster waarmee u diverse rapportagemogelijkheden kunt benutten. Alle rapporten worden in PDF aan u getoond zodat u van daaruit kunt bepalen of u daadwerkelijk wenst te printen.
Het onderscheid tussen mutaties (A) en (K) betreft het onderscheid tussen de definitieve boekingen in de dagboeken (A) en de conceptboekingen in de codeerboeken (K). A staat voor Adviseur, K voor Klant.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
31
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.2 Te ontvangen posten In paragraaf 7.1.4. is omschreven hoe ook een totaaloverzicht van de openstaande posten per relatie is op te vragen vanuit het submenu [Te ontvangen posten]. Dan wordt onderstaand scherm voor u getoond.
Het scherm is voorzien van tabs waarmee een selectie op basis van ouderdom kan worden weergegeven. De tabs hebben betrekking op het aantal vervallen dagen. Onder de tab [14 dgn.] vindt u de openstaande posten die tussen de 1 en 14 dagen zijn vervallen. De tab [21 dgn.] bevat posten die tussen 15 en 21 dagen zijn vervallen. Bij het invoeren van facturen via de codeerboeken zal de vervaldatum van een factuur worden berekend op basis van de betalingsconditie die is gekoppeld aan de klant/leverancier. Als facturen rechtstreeks in de dagboeken worden geboekt dan kan per factuur een betalingsconditie worden meegegeven waarmee de vervaldatum wordt bepaald. Onderin het scherm wordt voor de geselecteerde regel nog extra informatie getoond. Door te dubbelklikken op een te ontvangen post kan worden ingezoomd naar de onderliggende informatie. Als de post een verkoopfactuur betreft die via TELE#BOEKHOUDEN is aangemaakt dan kan via de Document-knop in de werkbalk de factuur worden opgevraagd. Ook bij een integratie met SCAN#BOEKEN kan het bijbehorende document worden opgevraagd. Wanneer u gebruik maakt van Telebankieren en u uw klanten automatische incasseert dan kan via dit scherm een selectie worden gemaakt van te incasseren posten. Alleen niet geblokkeerde posten kunnen worden gemarkeerd. Een post kan geblokkeerd zijn doordat bij de klant de instelling ‘Incasso toegestaan’ niet is geactiveerd of doordat de post handmatig is geblokkeerd voor incasso. Door te dubbelklikken op de post worden de onderliggende gegevens zichtbaar. Op het moment dat een incasso-opdracht wordt toegevoegd aan een incassobestand dan zal de aanmaakdatum van het incassobestand worden ingevuld als ‘datum Onderweg’. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
32
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F3
Klaarzetten van de incasso-opdracht(en) Alles markeren/demarkeren
Shift+F2
Post blokkeren/deblokkeren
F4
Document
spatiebalk
Markeren van open post voor incasso Selecteren van de bankrekening voor de incasso-opdrachten
In paragraaf 8.4 staat omschreven hoe u vanuit dit scherm aangemaakte incassoopdrachten ook op een andere wijze kunt aanmaken en hoe daarna een incassobestand kan worden aangemaakt om aan te leveren aan uw bank. Als een incassobestand wordt aangemaakt dan zal in het scherm ‘te ontvangen posten’ de aanmaakdatum worden ingevuld als datum ‘Onderweg’
Het aanmaken van een incasso-opdracht gaat als volgt: 1. Markeer de te incasseren posten met behulp van de spatiebalk. Met het symbool kunnen alle, niet geblokkeerde posten automatisch worden gemarkeerd. 2.
kies in de werkbalk het bankrekeningnummer dat u wenst te gebruiken voor de incasso.
3. Met de sneltoets F3 of het symbool
kunt u de incasso-opdrachten aanmaken.
Let op: De gemarkeerde posten worden niet tussentijds opgeslagen. Indien u het scherm verlaat alvorens incasso-opdrachten aan te maken gaan deze gegevens verloren. Het ligt voor de hand om bovenstaande procedure volledig te volgen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
33
YOB TELE#BOEKHOUDEN
7.3 Te betalen posten Indien u geen gebruik maakt van Telebankieren komt de functionaliteit van het overzicht van de [Te betalen posten] overeen met hetgeen hiervoor is omschreven bij de [Te ontvangen posten]. Wanneer u wel gebruik maakt van Telebankieren kunt u direct vanuit het overzicht betalingen markeren en direct omzetten naar betaalopdrachten. Het overzichtscherm is dan voorzien van een extra kolom waarin de bedragen kunnen worden ingevuld. Alleen niet geblokkeerde posten kunnen worden gemarkeerd. Een post kan geblokkeerd zijn doordat de leverancier geblokkeerd is voor betalingen of doordat de post handmatig is geblokkeerd voor betaling. Door te dubbelklikken op de post worden de onderliggende gegevens zichtbaar. Op het moment dat een betaalopdracht wordt toegevoegd aan een betaalbestand dan zal de aanmaakdatum van het betaalbestand worden ingevuld als ‘datum Onderweg’ . In paragraaf 8.3.1 staat omschreven hoe u vanuit dit scherm aangemaakte betaalopdrachten ook op een andere wijze kunt aanmaken en hoe daarna een betaalbestand kan worden aangemaakt om aan te leveren aan uw bank.
Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F3
Klaarzetten van de betaalopdracht(en) Alles markeren/demarkeren
Shift+F2
Post blokkeren/deblokkeren Documenten
spatiebalk
Markeren van post voor betalen, overnemen van het Open saldo naar de kolom Betalen Selecteren van de bankrekening voor de incasso-opdrachten
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
34
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Het aanmaken van een betaalopdracht gaat als volgt: 1.
Markeer de te betalen posten met behulp van de spatiebalk. In de kolom Betalen
wordt het te betalen bedrag automatisch ingevuld. Met het symbool niet geblokkeerde posten automatisch worden gemarkeerd.
kunnen alle,
2. Indien het een deelbetaling betreft dient het bedrag handmatig te worden gewijzigd in de kolom [Betalen]. 3. Wanneer alle betalingen zijn neergezet, kiest u in de werkbalk het bankrekeningnummer dat u wenst te gebruiken voor de betaalopdrachten. 4. Met de sneltoets F3 of het symbool
kunt u de betaalopdrachten aanmaken.
5. Nadat de betaalopdrachten zijn aangemaakt is de kolom [Betalen] weer leeg.
Let op: De ingevoerde te betalen bedragen worden niet tussentijds opgeslagen. Indien u het scherm verlaat alvorens betaalopdrachten aan te maken gaan deze gegevens verloren. Het ligt voor de hand om bovenstaande procedure volledig te volgen.
7.4 Betalingsherinneringen Via deze menuoptie kunnen betalingsherinneringen worden aangemaakt en gemaild voor meerdere klanten tegelijk. Deze functie kan alleen worden gebruikt als een XML-layout van het type ‘Aanmaning’ beschikbaar is (zie ook hoofdstuk Verkoop en BasisgegevensLayouts). In het scherm zijn alle verkoopfacturen zichtbaar waarvan de vervaldatum is bereikt. De aan te manen posten kunnen met behulp van de spatiebalk worden gemarkeerd, of via de knop ‘Alles (de)markeren’ in de werkbalk.
Kies vervolgens in de werkbalk voor ‘Post aanmanen’ zodat het onderstaande scherm verschijnt.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
35
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Om aanmaningen te kunnen mailen dient bij alle gemarkeerde klanten het e-mailadres te zijn ingevuld. Door een aanmaning te registreren wordt het ‘aantal keren aangemaand’ verhoogd. Het aantal keren aangemaand en de datum waarop de laatste aanmaning is verstuurd kunnen worden bekeken door in te zoomen op de te ontvangen post. Via de stamgegevens van de relatie, tab [Financieel], kan een klant worden geblokkeerd voor aanmaningen. Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F6
Post(en) aanmanen Alles markeren/demarkeren
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
36
YOB TELE#BOEKHOUDEN
8
Hoofdmenu Mutaties
8.1 Coderen versus Dagboeken Onder het menu Mutaties worden, afhankelijk van uw specifieke administratie instellingen, de Codeerboeken en/of de Dagboeken getoond met daaronder de specifieke registers waarin u documenten of financiële mutaties kunt vastleggen zoals: -
bankafschriften
-
kasregistratie
-
inkoopfacturen
-
verkoopfacturen
-
memoriaal
(wordt veelal door uw intermediair geboekt)
De laatstgenoemde categorie mutaties (Memoriaal) komt weinig voor binnen het gebruik van deze toepassing. Deze mutaties zijn vaak wel essentieel voor het compleet maken van een boekhouding maar worden meestal door uw intermediair geboekt. Deze mutaties betreffen veelal beginbalans, salarismutaties, afletteren van openstaande bedragen, afschrijvingen e.d. Deze boekingen zijn dus vaak specialistisch van aard. Indien u wel de beschikking heeft gekregen over deze functionaliteit adviseren wij u omwille van de inzichtelijkheid van uw administratie om iedere memoriaalpost op een Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
37
YOB TELE#BOEKHOUDEN
aparte bladzijde in te voeren. Of u nu wel of geen Memoriaal boekt, de resultaten van die boekingen zijn uiteraard altijd voor u zichtbaar via de overzichten. Tevens ziet u ook een mogelijkheid om bestanden in te kunnen lezen (importeren). Deze optie is alleen aanwezig als dit in overleg met uw intermediair is ingesteld.
8.2 Coderen
8.2.1
Inleiding
In de meeste situaties geldt dat voor u is ingesteld dat u boekingen vastlegt in de Codeerboeken. Deze optie biedt namelijk een ideale scheiding tussen u en uw intermediair aangezien u conceptboekingen vast kunt leggen zonder dat deze mutaties een definitief karakter krijgen. Wanneer u gereed bent met de invoer van een codeerbladzijde kunt u deze zelf verwerken of, afhankelijk van gemaakte afspraken, uw intermediair. Door de bladzijde te verwerken verdwijnt bij u automatisch de mogelijkheid om de mutaties alsnog te wijzigen. Voor uw intermediair kan dat belangrijk zijn aangezien hij/zij de door u aangeleverde gegevens inmiddels al gecontroleerd kan hebben en eventueel ook aangiftes daarop gebaseerd zijn. Ieder codeerboek bestaat uit bladzijden met regels waarop u de mutaties kunt vastleggen. Bij bankmutaties wordt verondersteld dat een bladzijde gelijk is aan een bankafschrift. Voor kasmutaties geldt dat u het best kunt kiezen voor een bladzijde per dag of per periode. Verkoop- en inkoopfacturen kunt u per batch invoeren (een bladzijde met alle facturen van een periode). Om beeld te houden op uw operationeel resultaat wordt altijd een tussenstand bijgehouden van de conceptboekingen. Samen met de definitieve boekingen die uw intermediair toevoegt of wijzigt houdt u zo altijd controle over uw organisatie.
8.2.2
Hoofdscherm codeerbladzijden
In het hoofdscherm maakt u bladzijden aan waarop u de financiële transacties in regelvorm kunt vastleggen. Welke codeerboeken voor u beschikbaar zijn zal in overleg met uw intermediair zijn bepaald. Veelal beperkt zich dit tot Kasregistratie, Bankafschriften, Inkoopfacturen en Verkoopfacturen. Als u ook verkoopfacturen aanmaakt via TELE#BOEKHOUDEN dan zal het codeerboek voor verkoopfacturen niet worden getoond in het menu ‘Mutaties’ maar bij de menuoptie ‘Verkoop’. Bij het aanmaken van een codeerbladzijde kiest u als omschrijving bij Inkoop en Verkoop veelal voor algemene namen zoals “Facturen september”. Bij bankmutaties kiest u vaak voor “Afschrift ” en bij kas voor “Kas dd-mm-jjjj”. Na invoer van een codeerbladzijde kiest u veelal direct voor [Bewaren en openen] omdat u dan meteen kunt beginnen met het vastleggen van de eerste mutatieregel.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
38
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Een codeerbladzijde Inkoopfacturen (en ook Verkoopfacturen indien geen gebruik wordt gemaakt van het factuursysteem) is in feite een verzameling van een stapel facturen die u op één moment achter elkaar registreert. Doelstelling is daarbij dat u de gegevens op de regels zo goed mogelijk registreert. Nadat alle regels op een codeerbladzijde correct zijn ingevoerd zal de laatste kolom op de codeerbladzijde [Geldig] automatisch worden aangekruist. Daarna heeft u de mogelijkheid om een codeerbladzijde te verwerken met de hierna vermelde sneltoets. Voor het verwerken van meerdere codeerbladzijden tegelijk dient u eerst de bladzijden te markeren met behulp van de spatiebalk. Na het verwerken is een bladzijde niet meer zichtbaar in het scherm.
De controle door uw intermediair zal meestal niet direct plaatsvinden nadat u uw mutaties heeft geregistreerd en verwerkt. Veelal gebeurt dit periodiek voor alle door u klaargezette mutaties. U spreekt met uw intermediair af met welke frequentie dit gebeurt. De gegevens van verwerkte en niet verwerkte codeerbladzijden zijn terug te vinden in het invoerverslag. Dit kan worden opgevraagd door in het scherm van de codeerbladzijden in de werkbalk te kiezen voor ‘Afdrukken’. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
39
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de codeerbladzijden: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F3
Bladzijde verwerken
spatiebalk
Markeren van bladzijden voor verwerking
8.2.3
Subscherm (invoeren van) codeerregels
Het invoerscherm voor codeerregels biedt een aantal belangrijke aandachtspunten. In onderstaand voorbeeld ziet u op één codeerbladzijde 201100024 één inkoopfactuur die over twee regels is geboekt omdat de factuur over twee verschillende onderwerpen ging die we graag apart gerubriceerd (verschillende grootboekrekeningen) wilden vastleggen. Rechtsonder ziet u echter toch het totaal van deze twee aparte regels alsmede het totaal BTW bedrag van de ene factuur.
Het boeken van inkoopfacturen op een codeerbladzijde is in de basis een heel eenvoudig principe. U maakt eerst een bladzijde aan. Vervolgens opent u de bladzijde en gaat u op deze bladzijde uw stapel inkoopfacturen registreren. Na iedere invoer kiest u direct voor [Bewaren en Nieuw] zodat u meteen een nieuw leeg invulformulier in beeld krijgt. Wanneer u facturen wilt splitsen om bijvoorbeeld de kosten te verdelen over verschillende grootboekrekeningen, dossiers (kostenplaatsen) of BTW-percentages dan moet u echter niet kiezen voor [Bewaren en Nieuw] maar na invoer van de eerste regel voor [Bewaren]. Het voordeel is dat dan het invulformulier niet ververst wordt met een leeg venster maar de ingevoerde gegevens gewoon laat staan. U past dan alleen die gegevens aan die u wenst aan te passen en kiest dan voor [Bewaren als Nieuw]. Er wordt dan een nieuwe regel toegevoegd. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
40
YOB TELE#BOEKHOUDEN
In de praktijk is dit even wennen en het zal in het begin wel eens voor kunnen komen dat u uw bestaande eerste regel overschrijft omdat u kiest voor [Bewaren]. Gebleken is dat dit snel voorbij gaat en daarna heel snel uw facturen kunt registreren.
Voorbeeld invulformulier waarbij de knop Bewaren als Nieuw wordt benadrukt.
Overzicht van belangrijke gegevens om te onthouden bij het werken met coderen: 1. U kunt verschillende facturen van verschillende relaties op één bladzijde registreren. 2. Per factuur kunt u regels splitsen met hetzelfde factuurnummer. In bovenstaand schermvoorbeeld ziet u dat een deel van factuur 521346 is geboekt op rekening 4730 en het restant is geboekt op rekening 4780. Het is raadzaam om bij het splitsen van facturen de netto bedragen in te voeren die ook op de factuur zijn vastgelegd. Het bijbehorende bruto bedrag wordt dan netjes uitgerekend. U kunt een netto bedrag invoeren door achter het bedrag te kiezen voor Netto Ink. Factuur. 3. Om te controleren of het totaal factuurbedrag van de betreffende factuur overeen komt met hetgeen u geboekt heeft kijkt u in het overzichtscherm Codeerbladzijden rechtsonder waar het Cumulatief Bedrag en het totaal BTW bedrag worden weergegeven. Deze velden zijn ook op de achtergrond zichtbaar terwijl u nog in de invoer van codeerregels zit. 4. Indien sprake is van een creditnota kunt u achter het veld Bedrag kiezen hoe gerekend moet worden met de BTW (netto/bruto) en hoe de boeking dient plaats te vinden (nota/creditnota). 5. In bovenstaand voorbeeld wordt het veld Dossier getoond. Dit veld is echter uitsluitend zichtbaar indien u beschikt over de dossieradministratie. Hiermee kunt u boekingen toewijzen aan dossiers waarop u werk verricht zoals projecten, opdrachten, orders, werken, klussen, … zodat u nog meer informatie uit uw administratie kunt analyseren. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
41
YOB TELE#BOEKHOUDEN
6. Bij het registreren van inkoopfacturen kan het wenselijk zijn om automatisch een volgnummer oftewel een boekstuknummer te laten toekennen aan een inkoopfactuur zodat deze in volgorde kunnen worden opgeborgen. Uw intermediair kan deze functie voor u instellen. Voor het registreren van bankafschriften in codeerboeken is extra functionaliteit aanwezig. Deze kunt u vinden in het hoofdstuk ‘Telebankieren’ van deze handleiding.
Let op: Indien u geen geschikte Codeerrekening weet te vinden kunt u dit veld op de mutatieregel ook gewoon even leeg laten. De regel is dan niet geldig zodat u de gehele bladzijde ook nog niet kunt verwerken om over te dragen aan uw intermediair.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
42
YOB TELE#BOEKHOUDEN
8.3 Dagboeken
8.3.1
Inleiding
Als u relatief zelfstandig (zonder intermediair) uw administratie voert dan kunnen mogelijk de dagboeken voor u geactiveerd zijn in plaats van of naast de codeerboeken. Binnen de dagboekadministratie geldt dat iedere inkoopfactuur of verkoopfactuur een aparte bladzijde vormt.
8.3.2
Hoofdscherm dagboekbladzijden
Het hoofdscherm Dagboekbladzijden is voorzien van tabs om per maand de ingevoerde bladzijden te laten zien. De dagboekadministratie vormt de daadwerkelijke financiële administratie en een extra verwerking is dus niet meer noodzakelijk. Zolang de laatste kolom [Gebl.] (Geblokkeerd) niet is gevuld beschikt u over de mogelijkheid om de mutaties op de betreffende bladzijdes te wijzigen. Uw intermediair beschikt over de mogelijkheid om bladzijdes te blokkeren die gecontroleerd zijn.
In tegenstelling tot bij de codeerboeken is bij het boeken van bankafschriften rechtstreeks in de dagboeken geen saldocontrole mogelijk. Wel kan via de knop ‘Beginsaldo instellen’ in de werkbalk het beginsaldo van kas- en bankdagboeken worden ingevoerd zodat op de overzichten een correct beginsaldo zal worden getoond. Hiervoor moet eerst een bladzijde zijn aangemaakt. Symbool
Sneltoets
Omschrijving Beginsaldo instellen bij bank/kas
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
43
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Een invoerscherm ‘Dagboekbladzijden’ vereist direct wat meer gegevens dan een codeerbladzijde. Op de bladzijde voert u de boekingsperiode in alsmede de wijze waarop u de regels wenst in te voeren zijnde Netto of Bruto.
In een dagboekbladzijde kan een vreemde valutacode worden ingevuld. Dit houdt in dat voor alle regels binnen de bladzijde de bedragen automatisch worden omgerekend van de vreemde valuta naar de administratievaluta. Het is dan niet nodig om dit per regel te laten berekenen. Bij het aanmaken van een dagboekbladzijde wordt als omschrijving de naam van het dagboek ingevuld. Het is aan te raden om deze omschrijving aan te passen aangezien deze getoond wordt in de rapportages.
8.3.3
Subscherm dagboekregels
In het subscherm dagboekregels dienen mutaties te worden vastgelegd zoals aangegeven in onderstaand voorbeeld. Het daarin getoonde veld Dossier is uitsluitend zichtbaar indien u beschikt over de dossieradministratie. Hiermee kunt u boekingen toewijzen aan dossiers waarop u werk verricht zoals projecten, opdrachten, orders, werken, klussen, …
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
44
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Het eindresultaat na invoer van de factuurkopregel en daarna de factuurdetailregel is onderstaand scherm waarin de kop- en detailregel samen worden getoond.
Let op: Een dagboekregel kent geen pardon. U dient altijd geldige boekingsregels vast te leggen. Ongeldige of incomplete regels kunnen niet worden opgeslagen.
8.4 Mutatie historie De mutatiehistorie bevat een overzicht van alle mutaties die in de dagboeken zijn verwerkt. Via dit scherm kunnen selecties en sorteringen worden gemaakt om snel boekingen uit het boekjaar terug te kunnen vinden. Hiervoor kan een filter worden gelegd op bijna alle kolommen die in het scherm aanwezig zijn. De mutaties zijn per periode verdeeld over verschillende tabbladen maar er is ook een tab aanwezig met alle mutaties.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
45
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9
Hoofdmenu Telebankieren
9.1 Bankafschriften invoeren
9.1.1
Inleiding
Bankafschriften kunnen handmatig worden geboekt net zoals de andere codeer- of dagboekbladzijden. ‘Telebankieren’ biedt echter ook een aanvulling op de handmatige invoer van bankafschriften, namelijk de mogelijkheid om bankafschriften in te lezen en betaal- of incassobestanden aan te maken.
9.1.2
Handmatige invoer bankafschriften
In onderstaand scherm wordt een voorbeeld gegeven van het aanmaken van een codeerbladzijde voor bankafschriften (voor kasregistratie werkt dit op dezelfde manier). Bij handmatige invoer zal de basis worden gevormd door een bankafschrift van uw bank. Alle transacties van het bankafschrift worden in dit geval binnen 1 bladzijde geboekt. In de omschrijving van de codeerbladzijde kan het afschriftnummer worden vermeld. Het is mogelijk en gebruikelijk om te werken met het begin- en eindsaldo van het bankafschrift. Ook bij een kasboek kan met begin- en eindsaldo worden gewerkt. Dit is afhankelijk van de instellingen die uw intermediair heeft ingesteld. De saldocontrole werkt tweeledig, ten eerste wordt gecontroleerd of de totaaltelling van alle regelbedragen van het bankafschrift overeenkomt met het verschil tussen begin- en eindsaldo. Tevens wordt gecontroleerd of het beginsaldo van een bladzijde overeenkomt met het eindsaldo van de vorige bladzijde van het codeerboek.
Let op: Bij gebruik van saldocontrole hoeft u bij het aanmaken van een bladzijde alleen het eindsaldo in te vullen. Het beginsaldo wordt automatisch ingevuld en is gebaseerd op het eindsaldo van de vorige codeerbladzijde. Alleen bij de eerste codeerbladzijde van een boekjaar dient het beginsaldo handmatig te worden aangepast.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
46
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Na het openen van de bladzijde kunnen de boekingsregels worden ingevoerd. Als u werkt via het factuurstelsel dan kunt u op twee manieren boeken. U kunt een openstaande post afboeken of u kunt rechtstreeks boeken op een kosten- of omzetrekening. Om een openstaande post af te boeken kiest u eerst de relatie. Hierdoor wordt automatisch de verzamelrekening voor debiteuren of crediteuren ingevuld en vervolgens kunt u bij het factuurnummer de openstaande post selecteren die blijkens het bankafschrift is betaald. Als u een regel wilt boeken die niet is gebaseerd op een openstaande factuur dan vult u geen relatie en geen factuurnummer in, hierdoor blijft het veld voor de codeerrekening beschikbaar en kunt u daar de gewenste rekening invullen. Bij het afboeken van een open post kunt u geen BTW invullen, deze wordt namelijk al bij de factuur geboekt. Als u rechtstreeks op een kosten- of omzetrekening boekt dan dient u wel rekening te houden met de nog te boeken BTW.
Er is nog een andere methode om de regels waarin een openstaande post wordt betaald op een simpele manier toe te voegen. Maak in dat geval nog geen nieuwe regel aan maar kies F3 of de knop ‘Afboeken open posten’ in de werkbalk. In het scherm dat nu verschijnt kunt u met de spatiebalk alle posten markeren die op het bankafschrift zijn betaald. Vervolgens verwerkt u deze posten waarna de afschriftregels automatisch worden toegevoegd aan de bladzijde.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
47
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de codeerregels:
Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F3
Afboeken open posten
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
48
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.1.3
Inlezen bankafschriften
Het hoofdscherm voor het inlezen van bankafschriften is in feite hetzelfde scherm waarmee u ook handmatig met coderen bankafschriften kunt invoeren. Door de toevoeging van één specifieke functie (hieronder met een rode cirkel in de knoppenbalk weergegeven maar ook op te starten met F2) heeft u de mogelijkheid om een bankafschrift automatisch in te lezen. Deze inleesfunctie analyseert de bankmutaties en probeert waar mogelijk meteen voor u een juiste boeking te maken.
Indien alle bankmutaties op een afschrift volledig ingevuld zijn en ook de saldocontrole geen problemen oplevert dan verschijnt de melding Ok en tevens wordt de indicator “Geldig” automatisch aangevinkt. Indien dit niet geval is dient het afschrift geopend te worden om de ingelezen mutaties te wijzigen. Het wordt aangeraden om ieder afschrift te controleren en vast te stellen of u de voorgestelde boekingen in de betreffende situatie daadwerkelijk op die wijze wenst te verwerken of dat u nog enkele wijzigingen wenst aan te brengen. Voor het inlezen van bankafschriften raden wij aan om vanuit uw bankprogramma een MT940- bestand te exporteren. Een MT940 bestand bevat de meest volledige informatie van uw transacties alsmede de saldo-informatie van de afzonderlijke afschriften.
Naast het importeren van bankafschriften biedt TELE#BOEKHOUDEN de mogelijkheid om gegevens op te halen via een directe bankkoppeling. Deze mogelijkheid wordt o.a. geboden door de ABN-AMRO. Voor deze functie is een aparte knop in de werkbalk aanwezig. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de bankafschriften: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Bankafschrift inlezen
F3
Bladzijde verwerken Bankafschrift ophalen via directe bankkoppeling
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
49
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.1.4
Hoofdscherm bankafschriftregels
In het scherm met codeerregels worden de afzonderlijke regels van het bankafschrift getoond. Bij het inlezen van een bankafschrift vindt een herkenningsproces plaats waarbij een aantal gegevens automatisch worden gevuld. Voor elke regel wordt onderaan een opmerking getoond. Als alle verplichte velden van een regel zijn ingevuld dan verschijnt de melding Ok en tevens wordt de indicator “Geldig” automatisch aangevinkt. Als de regel niet volledig is gevuld dan staat bij de opmerking vermeld welk gegeven nog mist.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
50
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.1.5
Mutatiescherm bankafschriftregel
In het onderstaande scherm kunt u de ingelezen boekingen aanvullen en corrigeren.
Indien de omschrijving van de mutaties nog niet geheel de juiste is kunt u deze handmatig aanpassen. In de tab [Notitie] staat de tekst van de banktransactie zoals die is ingelezen vanuit het bankbestand. Het kan voorkomen dat in één afschriftregel meerdere facturen zijn betaald. In dat geval kan op die regel gebruik worden gemaakt van de functie om meerdere open posten af te boeken zoals die is beschreven in 9.1.2. Daarbij dient wel de oorspronkelijke, ingelezen regel te worden verwijderd omdat deze anders dubbel wordt geboekt.
De volgende functie is beschikbaar bij het vastleggen/corrigeren van bankmutaties: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F5
Aanmaken herkenningscode
F3
Afboeken open posten
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
51
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.1.6
Herkenning van bankafschriften
Om snel bankafschriften te kunnen verwerken zijn uitgebreide herkenningsmogelijkheden ingebouwd. Zo wordt er automatisch gekeken naar de bankrekeningnummers die u heeft vastgelegd bij uw relaties, de document/factuurnummers die ingeboekt zijn in inkoop- of verkoopregisters en eerder door u aangemaakte betaalopdrachten. Waar mogelijk wordt geprobeerd om een afschriftregel te combineren met een openstaande factuur zodat deze factuur automatisch wordt tegengeboekt. Om ervoor te zorgen dat er automatisch nog completere boekingen worden aangemaakt kunt u herkenningscodes aanmaken. Herkenningscodes kunnen bij uitstek worden gebruikt voor de afschriftregels waar geen openstaande post aan is gekoppeld en die regelmatig terugkeren, denk hierbij aan bankkosten, elektra etc. De volgende keer dat u een bankafschrift inleest zal de herkenningscode worden gebruikt om de afschriftregel meteen te herkennen en de goede boeking te maken. Een herkenningscode kan worden aangemaakt vanuit een geldige afschriftregel via de F5toets of de betreffende knop in de werkbalk.
In het hierboven weergegeven voorbeeld wordt herkend op het woordje HUUR. Zodra op uw bankafschrift een omschrijving voorkomt met dit woord erin zal de boeking plaatsvinden op rekening 4300 met BTW code 3. Als boekingsomschrijving zal nu de regelomschrijving uit het bankafschrift worden overgenomen. Het is van belang dat de volledige tekst van een herkenningscode voorkomt in alle volgende afschriften die worden aangeboden. In een herkenningscode mag daarom geen tekst worden opgenomen die specifiek is voor één factuur. Dus wel ‘HUUR’ maar niet ‘HUUR JANUARI 2012’ aangezien deze laatste tekst maar één keer in een bankafschrift zal worden vermeld.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
52
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Als in een herkenningscode de optie ‘herkenning op bankrekeningnummer’ wordt geactiveerd dan wordt een post in eerste instantie herkend op het banknummer dat in de afschriftregel is meegekomen. De tekst van de herkenningscode dient in dat geval ook voor te komen in het bankafschrift. Aangezien de naam van een relatie bijna altijd voorkomt in het bankafschrift is het raadzaam deze te gebruiken als herkenningscode.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
53
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.2 Betaalopdrachten
9.2.1
Betaalopdrachten aanmaken
De functie Betaalopdrachten (Telebankieren/Betaalopdrachten) werkt net zoals u gewend bent van de programmatuur die u via uw bank heeft gekregen. Door de betaalopdrachten aan te maken vanuit deze toepassing beschikt u echter meteen over de mogelijkheid om direct vast te leggen hoe de boeking later in de boekhouding moet worden opgenomen. U kunt dit doen door de velden op het tabblad [Gegevens boekhouding] in te vullen. Indien u uw inkoopfacturen vooraf heeft ingevoerd (door de administratie bij te houden op basis van het factuurstelsel) kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om de openstaande post eenvoudig direct te selecteren uit de lijst van openstaande facturen. Wanneer u een nieuwe betaalopdracht aanmaakt vanuit het scherm Telebankieren/ betaalopdrachten/ CTR-N kunt u bij het veld ‘Factuur’ een opvraaglijst openen door op het icoontje te klikken. U krijgt nu de totale lijst van openstaande posten te zien. Na selectie is de gehele betaalopdracht compleet aangemaakt. Indien u slechts een deel wenst te betalen past u het bedrag aan. Wanneer u eerst het veld ‘Begunstigde’ invult en dan bij het veld ‘factuur’ de opvraaglijst opent, worden in de lijst enkel de openstaande posten van die leverancier getoond.
Let op: U kunt ook betaalopdrachten selecteren vanuit het overzicht Te betalen posten dat als submenu bij de leveranciers is terug te vinden.
Let op: Niet alle banken beschikken over de mogelijkheid om op basis van Internet betaalbestanden in te lezen. In dat geval dient u te werken met de PC applicatie die u van uw bank kunt krijgen. In die programmatuur die u op uw computer dient te installeren, kunt u vervolgens wel betaalopdrachten inlezen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
54
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Voor administraties die geboekt worden op basis van een factuurstelsel bestaan de volgende methodes om betaalopdrachten aan te maken: 1. Deels handmatig waarbij tijdens de invoer de leverancier wordt gekozen en vervolgens uit de lijst van openstaande posten die dan automatisch gefilterd wordt op enkel de openstaande posten van de gekozen leverancier 2. Deels handmatig direct uit de lijst van alle openstaande posten van alle leveranciers door geen voorbezetting in te voeren van de leverancier 3. Vanuit overzicht Te betalen posten vanuit het menu Relaties 4. Vanuit de betaalhistorie om betaalopdrachten vanuit het verleden opnieuw aan te bieden. Ook voor administraties die geboekt worden op basis van kasstelsel is het mogelijk om betaalopdrachten aan te maken. In dat geval kan op het tweede tabblad worden opgegeven hoe de boeking moet plaatsvinden. Wanneer u op een later moment het bankafschrift inleest waar deze post daadwerkelijk wordt afgeboekt van uw betaalrekening, zal bij het inlezen automatisch herkend worden dat dit een afboeking was op basis van een eerder geplaatste betaalopdracht en de codeerrrekening die is opgegeven zal dan worden overgenomen voor de definitieve boeking.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
55
YOB TELE#BOEKHOUDEN
9.2.2
Wijzigen agenderingsdatum
Op het moment dat een betaalopdracht wordt aangemaakt zal de actuele datum als agenderingsdatum worden ingevuld, dit is de datum waarop de betalingen door uw bank zullen worden uitgevoerd. Mocht u deze datum willen wijzigen dan kan dit voor meerdere opdrachten tegelijk. Markeer de betaalopdrachten die u wilt voorzien van een nieuwe agenderingsdatum (met de spatiebalk of met de knop ‘Alles markeren’ in de werkbalk). Vul de gewenste betaaldatum in waarna de agenderingsdatum voor al deze opdrachten in een keer wordt gewijzigd.
9.2.3
Aanmaken betaalbestand
Om vanuit het venster Betaalopdrachten daadwerkelijk een betaalbestand aan te maken en naar uw computer te halen om het uiteindelijk weer in te lezen in uw telebankiersoftware, kunt u voor de betreffende knop op de knoppenbalk kiezen.
Daarna verschijnt het dialoogvenster waarin u twee stappen dient te doorlopen. 1. Bestand aanmaken: Hiermee maakt u een online bestand aan dat naar uw lokale computer kan worden gehaald voor verzending naar uw bank. Nadat deze optie is voltooid verschijnt een nieuw venster waarin deze optie uit beeld wordt gehaald. 2. Bestand ophalen: Hiermee zorgt u daadwerkelijk voor de overdracht van het bestand naar uw lokale computer.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
56
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de betaalopdrachten: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Aanmaken betaalbestand Alles markeren/demarkeren Betaaldatum wijzigen
Let op: Het laatst aangemaakte betaalbestand wordt getoond in het scherm en kan eventueel opnieuw worden opgehaald zonder eerst een nieuw bestand aan te maken .
9.2.4
Betaalhistorie
Van alle, door u vanuit deze toepassing aangemaakte betaalopdrachten, wordt de historie bewaard. Ten eerste wordt dit uiteraard gedaan omdat u dan beschikt over een volledige historie van door u aangemaakte betaalopdrachten. Belangrijker is echter de functie om bij het inlezen van bankafschriften te kunnen herkennen op eerder door u vastgelegde gegevens. U heeft dan namelijk alles al bij uw betaalopdracht vastgelegd zodat u die betreffende mutatie niet nog eens hoeft in te voeren of te corrigeren. Een ander groot voordeel van deze betaalhistorie is dat u betaalopdrachten uit het verleden opnieuw kunt gebruiken (kopiëren) als nieuwe betaalopdracht met een nieuwe betaaldatum. Dit kan u wederom tijd besparen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
57
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Let op: Betaalopdrachten die vanuit de historie worden aangemaakt bevatten nog geen agenderingsdatum. Deze dient u in te vullen, handmatig of via de knop ‘Wijzigen agenderingsdatum’.
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de betaalhistorie: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Kopiëren naar betaalopdrachten
Let op: De betaalhistorie wordt weergegeven per periode. Indien u geen historie in beeld krijgt kan het zijn dat op de dag dat u controleert, een nieuwe periode is begonnen. Indien u dan in vorige periodes kijkt middels de tabs in het venster of kijkt onder de tab Totaal kunt u alsnog de historie van het hele jaar bekijken.
9.3 Incasso-opdrachten Het aanmaken van incasso opdrachten en bestanden komt overeen met het aanmaken van betaalopdrachten en bestanden zoals besproken in de vorige paragrafen. Vandaar dat deze opties niet apart zijn opgenomen in deze handleiding.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
58
YOB TELE#BOEKHOUDEN
10 Hoofdmenu Overzichten 10.1 Standaardoverzichten Wanneer vanuit het hoofdmenu wordt gekozen voor Overzichten zijn twee rubrieken beschikbaar: Standaard en Specifiek. Het betreft hier overzichten die direct in het scherm worden getoond zonder dat hiervoor een PDF reader nodig is. Standaard overzichten zijn standaard rapportages die niet te beïnvloeden zijn.
10.1.1 Hoofdscherm Balans Alle rekeningen die betrekking hebben op uw bezittingen of uw schulden worden weergegeven op de balans. Het is mogelijk dat u hier meer rekeningen ziet dan het aantal waar u uit kunt kiezen tijdens het boeken. Dit kan zo ingesteld zijn door uw intermediair om de keuzemogelijkheden voor u te beperken en de kans op invoerfouten te voorkomen. In het scherm zijn kolommen zichtbaar voor de Dagboekadministratie en voor de Codeeradministratie.
De code (K) staat voor Klant wat niet meer of minder wil zeggen dan dat dit de geboekte regels zijn binnen de Codeeradministratie die nog bij u in behandeling zijn. Zodra codeerbladzijden worden verwerkt verschuiven de mutaties naar de Dagboekadministratie (A, Adviseur). Om gedurende het proces de operationele resultaten beschikbaar te hebben is er natuurlijk nog de kolom met Verwacht saldo aanwezig. Bezit staat voor bezit in de vorm van Vorderingen, Inventaris, Geldelijke middelen, etc. en Schuld staat voor Schuld c.q. Vermogen wat tegenover het bezit staat.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
59
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij Standaard overzichten: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Overzicht van mutaties (dagboeken/coderen)
F3
Grafiek (verloop van de rekening per periode)
Met een dubbelklik op een rekening of via de Mutatie-knop in de werkbalk wordt een overzicht van de mutaties op een rekening getoond. Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. De boekingen die als voorlopige boekingen zijn vastgelegd in de codeerbladzijden worden zichtbaar met behulp van de F3 knop in de bijbehorende knoppenbalk van dit scherm. Als er een document is gekoppeld aan een boeking (bijv. een verkoopfactuur of scanboekdocument) dan zal de ‘Document-knop’in de werkbalk beschikbaar worden en kan het gekoppelde document worden opgevraagd.
F2
Overzicht van de dagboekmutaties
F3
Overzicht van de codeermutaties Document
10.1.2 Hoofdscherm Winst & Verlies Het hoofdscherm Winst & Verlies is identiek aan het hoofdscherm Balans met dat verschil dat hier sprake is van Kosten en Opbrengsten rekeningen. Het gaat hier dus om een exploitatieoverzicht om het bedrijfsresultaat tot dit moment te kunnen volgen.
10.1.3 Rapportages Balans en Winst & Verlies Vanuit de schermen Balans en Winst en Verlies kunnen diversie rapportages worden aangemaakt. Bij Grootboekkaarten is onderscheid tussen de grootboekkaart van definitieve boekingen en codeerboekingen (K).
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
60
YOB TELE#BOEKHOUDEN
10.1.4 BTW In het scherm BTW worden in het keuzelijstje in de knoppenbalk de aangifterubrieken getoond zoals deze overeenkomen met het aangifteformulier van de belastingdienst. Door voor een aangifterubriek te kiezen verschijnt in het overzicht een lijst van alle mutaties per periode die hierop betrekking hebben.
Door nu op de werkbalk te kiezen voor Afdrukken verschijnt een dialoogvenster voor het afdrukken van de BTW aangifte. Tevens kunt u een BTW-overzicht afdrukken van alle boekingen waarbij een te selecteren BTW-code is gebruikt. Als tijdvak heeft u de keuze tussen Periode en Factuurdatum. Bij de keuze ‘Periode’ is de BTW-aangifte gebaseerd op de periode waarin facturen zijn geboekt. Bij ‘Factuurdatum’ wordt gekeken naar de daadwerkelijke factuurdatum van facturen. Om te voorkomen dat facturen dubbel of niet op de BTW-aangifte worden meegenomen dient u hier altijd dezelfde keuze te maken.
Let op: Indien in het lopende boekjaar c.q. administratie geen boekingen op BTW codes aan de orde zijn zal de gehele functie BTW niet zichtbaar zijn. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
61
YOB TELE#BOEKHOUDEN
10.2 Specifieke Overzichten Dit submenu wordt afhankelijk van de instellingen die uw intermediair heeft ingesteld in uw specifieke situatie wel of niet zichtbaar. Deze functie biedt uw intermediair de mogelijkheid om overzichten samen te stellen die uniek zijn voor uw eigen organisatie en die mogelijkheid bieden om de cijfers met die van het vorig boekjaar te vergelijken. Het betreft hier veelal overzichten waarbij totalen van rekeningen bij elkaar kunnen worden opgeteld tot verdichtingen. De resultaten en de verdichtingen kunnen vervolgens in een rapportage worden opgenomen om vervolgens van daaruit nog een keer een optelsom te kunnen maken. Hiermee kan er bijvoorbeeld een totaal aan liquide middelen gemaakt worden door Kas en Bank bij elkaar op te tellen binnen een rapportage.
Bij Specifieke overzichten zijn de resultaten ook per periode ondergebracht onder tabs om snel periodieke informatie over uw organisatie te krijgen. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij Specifieke overzichten: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Grafiek (per rubriek per periode vergeleken met vorig jaar)
F3
Budget (indien vastgelegd door uw intermediair)
In het hierna volgende scherm is de grafische weergave als voorbeeld getoond van de verdichtingrubriek omzet. Vanuit de opvraaglijst bovenin het scherm kan nu meteen ook voor een andere verdichting gekozen worden. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
62
YOB TELE#BOEKHOUDEN
In onderstaande grafiek wordt vervolgens een onderbouwing van het totaal van het huidige boekjaar onderverdeeld op basis van de gekoppelde codeerrekeningen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
63
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Naast onderverdeling per codeerrekening in een grafische presentatie kan ook worden ingezoomd op de mutaties. Vanuit het hoofdscherm kan door te dubbelklikken op een totaal bedrag worden ingezoomd op de codeerrekeningen. Door vanuit dat overzicht weer te dubbelklikken op het totaal van een rekening wordt een nieuw scherm getoond met de detailregels.
Voorbeeldscherm: Doorzoomen van rubriek naar rekening naar mutatie
Let op: Specifieke overzichten kunnen niet door uzelf worden opgezet en onderhouden. U dient hiervoor altijd contact op te nemen met uw intermediair.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
64
YOB TELE#BOEKHOUDEN
11 Hoofdmenu Verkoop 11.1 Verkooporders
11.1.1 Hoofdscherm verkooporders In het hoofdscherm Verkooporders maakt u voor elke verkoopfactuur een afzonderlijke bladzijde aan. Een factuur wordt in eerste instantie aangemaakt zonder factuurnummer en factuurdatum en heeft daardoor dan de status van offerte. De omschrijving kan als factuurreferentie worden opgenomen in de factuurlayout en daarmee worden afgedrukt op de factuur. Het percentage G-rekening kan alleen worden toegepast als gebruik wordt gemaakt van een xml-layout.
Als alle factuurregels van een factuur correct zijn ingevoerd kan de factuur definitief worden gemaakt. Bij het definitief maken wordt automatisch een factuurnummer toegekend en wordt de huidige datum ingevuld als factuurdatum. Als in een eerdere fase al een factuurdatum is ingevuld dan blijft deze behouden. De factuurdatum kan zo nodig nog worden gewijzigd. De status van de factuur zal nu wijzigen in ‘Factuur’. Een definitieve factuur kan niet meer worden verwijderd. Wel kunnen de gegevens van de factuur nog worden gewijzigd.
Let op: Bij de start van een nieuw boekjaar (of bij het starten van de verkoopregistratie in het huidig boekjaar) moet het eerste factuurnummer worden ingesteld. Dit is mogelijk bij ‘Basisgegevens – Codeerboeken’.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
65
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Het overzichtscherm is opgedeeld in drie tabbladen: 1. [Concept facturen]
ingevoerde conceptfacturen
2. [Te verwerken facturen] klaar voor doorboeken naar dagboekmutaties 3. [Alles]
alle ingevoerde en nog niet verwerkte facturen
Voorbeeldscherm: Overzichtscherm verkoopfacturen Als een factuur volledig is ingevuld kan er een formulier van worden aangemaakt en afgedrukt. De laatste stap is dan het verwerken van de factuur in de financiële administratie. De factuur zal hiermee verdwijnen uit het scherm maar kan worden teruggevonden bij de verkoophistorie. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij verkooporders: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Factuur definitief maken (factuurnr. en –datum uitdelen)
F3
Factuur financieel verwerken naar dagboekmutaties
F4
Een HTML-formulier afdrukken met de interne lay-out ontwerper
F6
Een PDF-formulier afdrukken of mailen via een XML-layout
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
66
YOB TELE#BOEKHOUDEN
11.1.2 Subscherm verkooporders Via het symbool komt u in het subscherm Verkooporders terecht. In dit scherm worden de factuurregels in de factuur ingevoerd. U kunt een nieuwe factuurregel toevoegen met CTR-N of door op het icoontje
te klikken
Door een product te kiezen uit de lijst met Producten/Diensten worden automatisch een aantal velden gevuld doordat hiervoor standaardwaardes zijn ingevuld bij het product. Deze velden kunnen overigens in de factuurregel naar wens worden gewijzigd. Als bij het gekozen product geen standaard omzetrekening is ingevuld dan wordt gekeken of het product aan een statistiekgroep is gekoppeld. In dat geval zal de omzetrekening van de statistiekgroep worden overgenomen. De standaard omschrijving van het product kan worden aangevuld met een extra beschrijving die ook op de factuur wordt afgedrukt. Het kortingspercentage en het dossier worden in eerste instantie overgenomen vanuit de stamgegevens van de relatie maar kunnen desgewenst worden gewijzigd. Op tab ‘Dimensies’ kan per regel een leverdatum worden ingevoerd. Het kortingspercentage, dossier en de leverdatum kunnen alleen worden afgedrukt op een formulier als gebruik wordt gemaakt van een maatwerklayout. Het is tevens mogelijk om factuurregels aan te maken zonder productcode en aantal ‘0’ . In dat geval zal alleen de omschrijving worden afgedrukt op de factuur, op die manier kunt u tekstregels toevoegen op de factuur. Ook het toevoegen van lege regels is mogelijk, hiervoor maakt u alle velden leeg.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
67
YOB TELE#BOEKHOUDEN
11.1.3 Afdrukken en mailen van verkooporders Vanuit het hoofdscherm ‘Verkooporders’ kunnen facturen afzonderlijk worden afgedrukt met de HTML-formulieren die zijn aangemaakt met de interne layout ontwerper. De functionaliteit van deze editor binnen TELE#BOEKHOUDEN is echter beperkt. Uw intermediair heeft daarom de mogelijkheid om een of meer XML-layouts voor u aan te maken. Een XML-layout biedt extra mogelijkheden zoals het opnemen van transport naar volgende pagina’s, kortingspercentages en G-rekening. De opbouw van een XML-layout is flexibel en kan worden voorzien van uw eigen bedrijfskenmerken. Met een XML-layout kunnen facturen worden afgedrukt, gemaild en bewaard in pdf-formaat. Het is mogelijk om meerdere, op maat gemaakte layouts te gebruiken, bijvoorbeeld een Engelstalige factuur of een orderbevestiging. Door uw klanten in te delen in verschillende ‘relatiegroepen’ is het mogelijk om voor elke klant een specifieke XML-layout te gebruiken, u kunt namelijk per relatiegroep een XML-layout koppelen. Bij ‘Basisgegevens – Layouts’ ziet u een overzicht van de voor u aangemaakte XMLlayouts. Tevens kunt u daar het e-mailbericht opstellen dat bij de factuur wordt gemaild. Vanuit het hoofdscherm van de verkooporders markeert u een of meer facturen (m.b.v. de spatiebalk of m.b.v de markeerknop in de werkbalk). Vervolgens kiest u in de werkbalk voor ‘Aanmaken document’ (F6). Het onderstaand scherm zal verschijnen.
Als er meerdere layouts aanwezig zijn dan kiest u de gewenste layout. Als u gebruik maakt van relatiegroepen waar een layout aan is gekoppeld dan kunt u bij ‘Layout’ ook kiezen voor ‘Automatisch’ zodat per klant de gespecificeerde layout wordt gebruikt. Let er dan wel op dat alle gemarkeerde klanten aan een relatiegroep moeten zijn gekoppeld. Facturen kunnen worden verstuurd via mail. Vanzelfsprekend moet dan wel bij alle gemarkeerde klanten het e-mailadres zijn ingevoerd. Tevens kunt u aanvinken dat de facturen na het verzenden meteen financieel verwerkt worden. Hiermee wordt voorkomen dat facturen per ongeluk dubbel worden verstuurd. Het versturen van de facturen is een Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
68
YOB TELE#BOEKHOUDEN
geautomatiseerd proces, u vindt de facturen niet terug in uw mailprogramma, behalve als bij de layouts is ingesteld dat u zelf een kopie (BCC) van de mail ontvangt. De kopiefacturen kunnen worden teruggevonden via de verkoophistorie of via de documenten-tab bij de klant zelf. Als u de facturen niet wilt mailen dan kunt u ze natuurlijk ook gewoon afdrukken. In dat geval is echter de financiële verwerking niet direct mogelijk.
Let op: Als afzender van een gemailde factuur wordt het e-mailadres gebruikt dat is ingevuld bij de administratiegegevens. U kunt het e-mail adres invoeren bij Basisgegevens – Administratieoverzicht, via de knop ‘Wijzigen’ in de werkbalk.
11.2 Producten/Diensten Het onderhoud op de Producten/Diensten geeft u de mogelijkheid om producten en diensten vooraf te definiëren zodat u eenvoudig verkoopfacturen kunt aanmaken. In het invoerscherm ziet u de volgende velden terugkomen.
Product-/Dienstcode
Dit is een korte code om uw product aan te duiden
Omschrijving
Een standaard omschrijving van maximaal 40 karakters. Deze kan worden aangevuld met een notitie waarin een onbeperkt aantal karakters kan worden opgenomen. Beide velden worden overgenomen in de factuur maar kunnen daar indien wenselijk nog gewijzigd worden
Eenheid
De eenheid waarin het product wordt gefactureerd
Product/Dienst niet meer gebruiken
Activeren als een product niet meer gebruikt mag worden bij de facturering en urenregistratie
Verkoopprijs
De verkoopprijs van het product waarbij dient te worden aangegeven of dit de bruto of netto verkoopprijs is. De verkoopprijs wordt overgenomen in de factuur maar kan daar indien wenselijk nog gewijzigd worden.
BTW code (verkoop)
De BTW-code die wordt gebruikt bij verkoop van dit product
Kostprijs
Een vaste inkoop/kostprijs van het product waarbij dient te worden aangegeven of dit de bruto of netto kostprijs is
BTW code (kostprijs)
De BTW-code die wordt gebruikt bij het berekenen van de kostprijs van het product
Omzetrekening
Rekening waarop de omzet financieel verwerkt wordt
Kostprijs rekening
Om de kostprijs verkopen afzonderlijk te kunnen boeken
Levering /OHW
Rekening waarop de kostprijs financieel verwerkt wordt
Voorraad / Dekking
Rekening waarop voorraad of inkoopdekking geboekt wordt
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
69
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Statistiekgroep
Groep waarin het product is ingedeeld
Doorbelasting
Geeft aan of het product moet worden doorbelast naar de debiteur
Soort
Geeft een typering aan van het soort artikel. Daarbij heeft u de keuze uit Product, Uren, Kilometers en Onkosten waardoor er een onderverdeling ontstaat tijdens de urenregistratie. Er wordt nog geen gebruik gemaakt van de instelling voor indirecte uren.
De laatste twee genoemde velden zijn alleen van belang als gebruik wordt gemaakt van de urenregistratie in TELE#BOEKHOUDEN.
De rekeningen voor kostprijs, levering en voorraad worden gebruikt in het geval dat de kostprijs van producten of diensten automatisch wordt geboekt. In TELE#BOEKHOUDEN zijn hiervoor meerdere methodes beschikbaar. Voor een juiste instelling is het noodzakelijk om overleg te plegen met uw intermediair. In het hoofdscherm Producten/Diensten kan met de F2-toets of de knop in de werkbalk een overzicht worden verkregen van alle verkoopbladzijdes van een geselecteerd product. Hierin worden naast de definitief verwerkte facturen ook de bestaande verkooporders getoond. Ook kan per product een grafiek worden opgevraagd van de opbrengsten, kostprijs en resultaat. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar in het scherm Producten/diensten: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Mutatiehistorie per product
F3
Grafiek met opbrengst – kosten - resultaat per product
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
70
YOB TELE#BOEKHOUDEN
11.3 Historie Verkoopregistratie Nadat een verkoopfactuur definitief is verwerkt naar de financiële administratie zal deze verdwijnen in het overzicht van verkooporders. Om buiten de financiële administratie om toch inzicht te houden op uw verkoophistorie wordt de historiefunctie geboden. In de verkoophistorie worden, naast de facturen van het huidige jaar, ook de facturen van de drie vorige boekjaren getoond. In de werkbalk kunt u selecteren van welk jaar u de facturen wilt zien. Door te dubbelklikken op een factuur kan worden ingezoomd op de onderliggende regels. De verkoophistorie biedt de volgende functionaliteit: -
Per periode inzicht geven in de definitief verwerkte verkoopfacturen
-
Rapportages afdrukken. Er zijn drie rapporten beschikbaar, verkoophistorie, omzet per klant en omzet per product. Bij alle rapportages kan een datumbereik worden opgegeven.
-
Afzonderlijke Kopiedocumenten afdrukken (pakbon, kopiefactuur, …) via de of F4-toets.
-
Meerdere facturen markeren voor het aanmaken van kopiedocumenten of credit/herhaalorders
-
Kopiedocumenten afdrukken of mailen voor een of meer facturen via een XML-layout.
-
Credit- en herhalingsorder/factuur aanmaken via de meer facturen
-
Facturen aanmaken voor een relatiegroep, bijvoorbeeld voor het factureren van abonnementen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
71
knop
knop of F3-toets voor een of
YOB TELE#BOEKHOUDEN
De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij verkoophistorie: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F3
Creditfactuur of herhaalorder aanmaken Factuur aanmaken voor relatiegroep
F4
Een formulier afdrukken met de interne lay-out ontwerper
F6
Een formulier afdrukken of mailen met een XML-layout Alles markeren/demarkeren Jaarkeuze
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
72
YOB TELE#BOEKHOUDEN
11.4 Voorraad Als dit door uw intermediair is ingesteld dan is het mogelijk om voor producten aantallen te registreren zodat een, weliswaar beperkt, voorraadbeheer kan worden gevoerd. Verkopen van producten worden automatisch geregistreerd vanuit de verkoopregistratie. De beginvoorraad, inkopen en correcties dienen handmatig te worden geregistreerd. In het hoofdscherm Voorraad maakt u bladzijden aan waarop u voor een of meer producten wijziging van het aantal in regelvorm kunt vastleggen.
Bij het aanmaken van een voorraadbladzijde kan een transactiecode worden meegegeven. Na invoer van een codeerbladzijde kiest u veelal direct voor [Bewaren en openen] omdat u dan meteen kunt beginnen met het vastleggen van de eerste mutatieregel. Per product dient een afzonderlijke mutatieregel te worden toegevoegd waarbij het aantal kan worden ingevoerd, dit betreft een positief aantal bij inkopen en bij de beginvoorraad en een negatief aantal in het geval dat producten verloren zijn gegaan. In het scherm Producten/Diensten wordt de actuele voorraad van de producten getoond. Via de producten/Diensten historie kan worden opgevraagd welke wijzigingen in aantal zijn doorgevoerd.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
73
YOB TELE#BOEKHOUDEN
12 Hoofdmenu Urenregistratie
12.1 Dossieradministratie
12.1.1 Introductie dossieradministratie De dossieradministratie biedt u de mogelijkheid om van elk dossier een verzameloverzicht van alle mutaties (kosten en opbrengsten) samen te stellen. Dossiers bieden in feite een extra groepering op de door u of door uw intermediair vastgelegde gegevens waarmee op een aanvullende wijze inzicht kan worden verkregen. Voorbeelden van groeperingen zijn projecten, werken, klussen, … maar ook afdelingen of eindproducten.
Voor het doorbelasten van uren, kilometers en onkosten vanuit de urenregistratie dient u aan een dossier een klant te koppelen. Het is uiteraard mogelijk om meerdere dossiers aan eenzelfde klant te koppelen. Door een dossiercode te koppelen aan uw financiële mutatie kunt u op een later moment informatie opvragen van kosten en opbrengsten per dossier zodat u bijvoorbeeld kunt zien of door u uitgevoerde opdrachten gunstig of ongunstig zijn uitgevallen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
74
YOB TELE#BOEKHOUDEN
12.1.2 Inrichting van de dossieradministratie Een dossier is dus in principe een lijmlaag die allerlei mutaties bij elkaar haalt en daarop kan rapporteren. Daarom kan volstaan worden met een dossiercode en een omschrijving waarbij de code natuurlijk wordt gebruikt om bij andere mutaties zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankmutaties en uiteraard urenregistratie in te voeren.
Door echter op een slimme wijze gebruik te maken van de codering van dossiers kunt u er bovendien ook nog eens prettig mee werken. Door dus te kiezen voor een slimme indeling van uw dossiers bouwt u eigenlijk ook automatisch een groepering in. Een voorbeeldindeling zou kunnen zijn zoals V > vestiging, P > project, A > afdeling en X > interne projecten.
12.1.3 Overzichten binnen de dossieradministratie Net als bij de codeerrekeningen zijn van dossiers diverse overzichten direct op het scherm op te vragen vanuit de menubalk. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij dossiers: Symbool
Sneltoets
Omschrijving
F2
Overzicht van definitieve mutaties
F3
Overzicht van geregistreerde uren (indien aan de orde)
F4
Grafiek van resultaat van het gekozen dossier
Naast de overzichten op het scherm zijn er natuurlijk ook een aantal standaard rapporten beschikbaar. Momenteel zijn er vier rapportages af te drukken. Deze afdrukfunctie is op te roepen vanuit de standaard werkbalk met de printerknop.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
75
YOB TELE#BOEKHOUDEN
In het hierna opgenomen voorbeeld ziet u een gedetailleerd afdrukvoorbeeld van de kosten en opbrengsten van een dossier. Hier is de keuze gemaakt voor Financieel overzicht.
Let op: Alleen mutaties op Verlies & Winst rekeningen waarbij de dossiercode is gekoppeld worden getoond in de dossieroverzichten. Boekingen op Balansrekeningen worden niet getoond.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
76
YOB TELE#BOEKHOUDEN
12.2 Urenregistratie De urenregistratie is een uitbreidingsoptie op de dossieradministratie en bestaat momenteel uit vijf submenu’s zijnde Urenregistratie, Urenhistorie, Producten/Diensten en Medewerkers. Alvorens goed gebruik te kunnen maken van de functie Urenregistratie zullen de Producten/Diensten en Medewerkers van te voren vastgelegd moeten worden. Voor een beschrijving daarvan verwijzen wij u eerst naar die onderdelen binnen dit hoofdstuk.
12.2.1 Hoofdscherm urenregistratie In een door u zelf te definiëren periode kunt u binnen deze functionaliteit uren, materiaalverbruik, kilometers en onkosten derden vastleggen. Hiervoor maakt u per gekozen periode nieuwe bladzijden aan waarbij als boekdatum de eerste datum van de betreffende periode kan worden gekozen. In onderstaand voorbeeld ziet u drie bladzijden met een indeling per week waarbij voor de boekdatum is gekozen voor de begindatum van de periode. De boekdatum is echter indicatief en wordt niet daadwerkelijk gebruikt bij het verwerken van uw uren. Hetzelfde geldt ook voor de omschrijving. Met hetzelfde gemak hadden we in onderstaand voorbeeld dus ook kunnen kiezen voor invoer per dag of per maand.
Wanneer alle uren, kilometers, onkosten en materialen van de periode correct zijn vastgelegd moet de urenbladzijde worden gereed gemeld als teken dat de invoer door de gebruiker volledig is afgerond. Dit is mogelijk met behulp van de F2-toets of het ikoontje in de werkbalk. Na het gereed melden kan de bladzijde in de administratie worden verwerkt (indien ingesteld door uw intermediair worden dan meteen boekingen gemaakt tegen de kostprijstarieven). U kunt een bladzijde in de administratie verwerken met de F3-toets of het ikoontje in de werkbalk. Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
77
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Nadat een urenbladzijde is verwerkt verdwijnt deze uit het overzicht. De historie van ingevoerde uren kan hierna teruggevonden worden op dossierniveau via de schermknoppen of via de standaard rapportage. Wanneer er sprake is van doorbelasting (het aanmaken van facturen) kunt u gebruik maken van de menufunctie ‘Urenhistorie’.
12.2.2 Subscherm urenregistratie Wanneer een urenbladzijde wordt geopend ziet u dat u per regel de volgende gegevens kunt vastleggen: -
Medewerker
De code van de medewerker
-
Datum
De datum waarop de werkzaamheden zijn verricht
-
Dossier
De opdracht waarvoor de werkzaamheden zijn verricht
-
Uursoort
De taakcode, materiaalcode, kilometer- of onkostencode
-
Omschrijving
Een aanvullende omschrijving behorend bij de gebruikte uursoort
-
Aantal/Bedrag
Het aantal uur dat besteed is om de werkzaamheden te verrichten,het bedrag dat aan onkosten derden en materialen voor dit dossier is besteed of het aantal kilometers dat voor dit dossier is afgelegd.
Vervolgens dient te worden opgegeven op welk dossier en met welke uursoort (activiteit) er gewerkt is. De uursoort (product/dienst) is hierbij wel een relevant onderwerp omdat binnen de uursoort wordt bepaald of het Uren, Materiaal, Kilometers of Onkosten betreft.
1. Urenregistratie
vastlegging van het aantal gewerkte uren
2. Materiaalverbruik
vastlegging van al eerder ingekochte materialen
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
78
YOB TELE#BOEKHOUDEN
3. Kilometerregistratie
vastlegging van gereden kilometers
4. Onkosten derden
vastlegging van extra gemaakte onkosten
Daarbij is het van belang om te weten dat de gehele registratie enkel ten doel heeft om een zuivere kosten/opbrengsten registratie per dossier vast te leggen met de mogelijkheid om posten automatisch over te nemen op de factuur naar uw klanten. Het onderscheid op de hierboven omschreven vier verschillende registratievormen wordt gemaakt door de uursoorten. Wanneer u namelijk kijkt bij het veld Uursoort zult u zien dat hier gebruik wordt gemaakt van de tabel Producten/Diensten (die ook gebruikt wordt bij de Verkoopregistratie). Door dus te kiezen voor de juiste uursoort kunt u naast taakcodes ook direct een productcode, een kilometercode of een onkostencode opgeven. Of en hoe de verwerking van deze codes financieel afgehandeld wordt is beschreven bij de paragraaf Producten/Diensten van dit hoofdstuk.
12.2.3 Doorbelasten uren Via het scherm ‘Urenhistorie’ kunnen van de verwerkte urenbladzijdes conceptfacturen worden aangemaakt. Door te kiezen voor F2 of het ikoontje in de werkbalk verschijnt een dialoogvenster waarin een selectie kunt opgeven van de door te belasten uurregels die u wenst om te zetten naar conceptfacturen. U dient hier in elk geval een periodebereik op te geven. De keuze voor dossier of klant is optioneel.
Om de conceptfacturen aan te maken kiest u voor de schermknop ‘Facturen aanmaken’ rechtsonder in het dialoogvenster. Indien het aanmaken van facturen niet afgerond kan worden zal het venster onder het woord STATUS gevuld worden met tekst waarin wordt gemeld dat u eventueel kunt gaan controleren bij de instellingen:
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
79
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Dossiers
Controleer of er een Klant is gekoppeld om een factuur op te schrijven. Het is niet mogelijk om een factuur op te slaan zonder een Klantcode.
Product\Dienst
Controleer bij de gebruikte uursoorten of de instellingen staan op Doorbelasting is Ja.
Wanneer het aanmaken van conceptfacturen wel is gelukt verschijnt de melding ‘OK’ en kan het dialoogvenster worden gesloten. Op de urenregels wordt in de rechterkolom aangeduid op welke conceptfactuur de uren zijn opgenomen. De conceptfactuur is nu zichtbaar in het hoofdmenu ‘Verkoop’ en heeft als omschrijving het periodebereik dat in het dialoogvenster is ingevuld bij het doorbelasten van de uren. Bij het doorbelasten worden de gegevens per debiteur verzameld in één order. Wanneer voor een debiteur meerdere dossiers en/of meerdere medewerkers geregistreerd zijn dan worden daarvoor afzonderlijke factuurregels aangemaakt. Per medewerker worden de uren met een overeenkomende uursoort gecumuleerd tot één factuurregel. In de factuur kunnen naar wens wijzigingen worden doorgevoerd. Wijzigingen van het aantal uren worden echter niet meer met terugwerkende kracht verwerkt in de urenregistratie! Wanneer opnieuw wordt gekozen voor het doorbelasten van uren dan worden alle conceptfacturen die nog niet definitief zijn gemaakt (dus nog geen factuurnummer hebben) verwijderd en opnieuw aangemaakt.
12.2.4 Producten/Diensten Bij de urenregistratie worden uren geboekt op een dossier via een Uursoort. Een uursoort is niets anders dan een Product/Dienst zoals die ook worden gebruikt bij de Verkoopregistratie. De inrichting van de Uursoorten vormt in feite het fundament achter de gehele urenadministratie. In het hoofdstuk ‘Verkoopregistratie’ is al een beschrijving opgenomen van de velden en de financiële verwerking. Voor een product van het type ‘Uren’ kan een standaard verkoopprijs worden opgenomen. Bij het doorbelasten van deze dienst naar de klant zal dit bedrag worden ingevuld op de verkooporder. Echter, tijdens dit proces zal eerst worden gekeken of er
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
80
YOB TELE#BOEKHOUDEN
uurtarieven zijn genoteerd voor de medewerker. Het tarief van de medewerker heeft namelijk voorrang op de verkoopprijs van het product. Indien de combinatie Urenregistratie en Verkoopregistratie aan de orde is zijn er verschillende methodes beschikbaar om de kostprijs te verwerken. Voor alle regels in de urenregistratie kunnen de volgende journaalposten worden gemaakt. A. Rechtstreekse boeking op kosten (en journaalpost bij urenregistratie) Kostprijs verkopen Aan Voorraad (dekking)
rekening uit de product-\dienstentabel rekening uit de product-\dienstentabel
B. Via onderhanden werk (en journaalpost bij urenregistratie) Levering (ohw) Aan Voorraad (dekking)
rekening uit de product-\dienstentabel rekening uit de product-\dienstentabel
Let op: Deze journaalposten worden uitsluitend aangemaakt indien de kostprijs is ingevuld en uiteraard de rekeningen zijn gekoppeld. Of methode A of methode B wordt gehanteerd kan door uw intermediair in de backoffice worden ingesteld. Bij facturering dienen dan vervolgens één van de twee volgende journaalposten aangemaakt te worden. A. Rechtstreekse boeking op kosten (en journaalpost bij facturering) Niets meer want alles is immers al geboekt bij de urenregistratie B. Via onderhanden werk (en journaalpost bij facturering) Kostprijs verkopen Aan Levering (ohw)
rekening uit de product-\dienstentabel rekening uit de product-\dienstentabel
Let op: Bovenstaande boekingsgangen worden uitsluitend op deze wijze verwerkt indien de regels van de verkoopfactuur automatisch zijn gegenereerd vanuit de urenregistratie. Bij handmatig aangemaakte factuurregels geldt in principe de standaard methode zoals hieronder weergegeven. Dit kan voorkomen worden door in overleg met uw intermediair te kiezen voor een andere instelling in de backoffice. Kostprijs verkopen Aan Voorraad (dekking)
rekening uit de product-\dienstentabel rekening uit de product-\dienstentabel
12.2.5 Medewerkers De meeste velden op het invoerscherm voor Medewerkers zullen voor zichzelf spreken. Uitzondering hierop zijn de volgende velden: Afdeling
Een afdeling is een intern Dossier waar de medewerker voor werkt. Bij het maken van een boeking uit de urenregistratie zal op de dekkingsrekening tegen het kostprijstarief van de uursoort of het intern tarief van de medewerker deze afdelingscode worden meegegeven. Hierdoor kunnen de interne resultaten van salariskosten versus afdelingsopbrengsten zichtbaar
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
81
YOB TELE#BOEKHOUDEN
worden gemaakt. Extern tarief
De uurprijs van de medewerker die kan worden gebruikt bij de doorbelasting van uren naar de klant. Hiermee kunt u dus ook afwijken van het tarief dat standaard op de Uursoort (Product\Dienst) is vastgelegd.
Intern tarief
De kostprijs van de medewerker zoals deze intern kan worden geboekt via de urenregistratie. Of deze boeking daadwerkelijk wordt gemaakt hangt af van de instellingen die uw intermediair voor u heeft gemaakt. Wanneer dit veld 0,00 blijft zal het tarief van de Uursoort (Product\Dienst) worden gebruikt.
Het vastleggen van werktijden is niet vereist en biedt ook nog geen aanvullende functionaliteit. De overige tabbladen zijn uitsluitend actief indien u samen met uw intermediair via deze toepassing gegevens uitwisselt over nieuwe en bestaande medewerkers alsmede maandmutaties in gewerkte uren. De medewerkers zijn ook bereikbaar via het Navigatiemenu bij ‘Basisgegevens’
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
82
YOB TELE#BOEKHOUDEN
12.2.6 Historie Urenregistratie Nadat een urenbladzijde is ingevoerd en verwerkt zal deze verdwijnen uit het overzicht. De historie van ingevoerde uren kan daarna teruggevonden worden in het hoofdscherm Dossiers. Met de F3-toets of de op het scherm op te vragen.
knop vanuit de menubalk is een urenoverzicht direct
Naast het overzicht op het scherm zijn er natuurlijk ook een aantal standaard rapporten beschikbaar.
In het volgende voorbeeld ziet u een gedetailleerd afdrukvoorbeeld van het urenoverzicht van een dossier.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
83
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
84
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13 Hoofdmenu Basisgegevens 13.1 Introductie onderhoud basisgegevens Informatie die nodig is voor het werken met TELE#BOEKHOUDEN, maar niet zo vaak zal wijzigen, noemen wij basisgegevens. Deze menufunctie heeft u dus niet dagelijks nodig maar mogelijkerwijs af en toe om het gedrag van TELE#BOEKHOUDEN te veranderen. Over het algemeen zal het zo zijn dat uw intermediair er al voor heeft gezorgd dat deze basisgegevens voor u zijn ingericht. In dat geval zal uw intermediair waarschijnlijk ook hebben ingesteld dat u een aantal basisgegevens wel kunt inzien maar niet zelf kunt wijzigen. Het betreft dan het Rekeningschema, de BTW-codes, Dagboeken en Codeerboeken.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
85
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.2 Administraties Overzicht
13.2.1 Administratiekeuze In het scherm ‘Administraties Overzicht’ worden alle administraties getoond die voor u beschikbaar zijn in TELE#BOEKHOUDEN. Deze lijst van administraties wordt niet door u onderhouden maar door uw intermediair.
U hoeft niet eerst uit te loggen om van administratie te wisselen, maar kunt vanuit het hoofdmenu Basisgegevens direct weer naar dit scherm springen om een andere administratie te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Als u TELE#BOEKHOUDEN opstart dan komt u standaard terecht in de administratie die u heeft ingesteld bij de persoonlijke instellingen. Alleen als u een andere administratie wilt openen dient u de gewenste administratie te selecteren. Het is mogelijk dat een administratie wel voorkomt in het overzicht maar niet Beschikbaar is. Dit kan het geval zijn als er een update is uitgevoerd waarna nog niet alle administraties zijn georganiseerd. Als u een dergelijke administratie toch wilt gebruiken dan dient u eerst de administratie te organiseren via de knop in de werkbalk. U krijgt geen melding dat het organiseren is voltooid, door het scherm te verversen of door in het menu opnieuw te kiezen voor ‘Administratie overzicht’ kunt u controleren of de administratie inmiddels beschikbaar is geworden.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
86
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.2.2 Jaarovergang, overnemen beginbalans Het is niet mogelijk om in TELE#BOEKHOUDEN nieuwe administraties toe te voegen, dus ook geen nieuwe boekjaren. Uw intermediair zal de jaarovergang voor u uitvoeren. Bij een jaarovergang zijn er een aantal zaken waar rekening mee gehouden dient te worden in TELE#BOEKHOUDEN. -
-
-
-
-
Zorg ervoor dat alle codeerboekingen verwerkt zijn voordat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Deze worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar. Bij gebruik van de module “Facturatie” wordt de verkoophistorie eenmalig overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Hierna mogen geen verkoopfacturen meer worden aangemaakt in het oude boekjaar. Zorg er dus voor dat verkoopfacturen zijn gemaakt en verwerkt voordat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt, is het raadzaam het nieuwe boekjaar als standaard administratie in te stellen. Kies in de menubalk rechtsboven voor Persoonlijke instellingen en wijzig de standaard administratie. Bij gebruik van de module “Facturatie” is het noodzakelijk in het nieuwe boekjaar het eerste factuurnummer in te stellen. Kies voor Basisgegevens - Codeerboeken en selecteer het codeerboek voor de facturatie. Kies in de werkbalk voor de optie 'Factuurnummer instellen'. Het in te voeren getal is het gewenste factuurnummer minus 1. Het is raadzaam om het jaartal op te nemen in het factuurnummer. Bij gebruik van de optie “Telebankieren” is het noodzakelijk het eerste afschrift dat automatisch wordt ingelezen goed te controleren aangezien alleen transacties binnen het huidige boekjaar worden ingelezen. Ontbrekende transacties kunnen handmatig worden toegevoegd. Als u handmatig bankafschriften invoert in Coderen en daarbij gebruik maakt van de saldocontrole dan dient u bij het eerste bankafschrift het beginsaldo van de bank in te voeren. Maak het eerste bankafschrift aan en voeg daarin de regels toe. Ga vervolgens terug naar de bladzijde en kies voor Ctrl-O of ‘Wijzigen’ om het beginsaldo in te voeren.
Het blijft mogelijk om na de jaarovergang te blijven boeken in het oude boekjaar. Boekingen die in het oude boekjaar worden gemaakt, dienen echter middels de opdracht “Overnemen beginbalans” te worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Kies voor Basisgegevens - Administratie overzicht. Selecteer het nieuwe boekjaar en kies in de werkbalk de optie 'Overnemen beginbalans'.
Nieuwe klanten of leveranciers die worden aangemaakt in het oude boekjaar en worden gebruikt bij boekingen in het oude boekjaar, worden bij het overnemen van de beginbalans overgenomen in het nieuwe boekjaar.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
87
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.2.3 Aanmaken auditfile Vanuit het administratie overzicht kunt u per administratie een auditfile aanmaken. Een auditfile is een bestandsformaat dat door de belastingdienst is voorgeschreven om gegevens te ontvangen. Een auditfile wordt echter ook gebruikt door veel administratieve software om administratiegegevens in te kunnen lezen.
13.2.4 Wijzigen administratiegegevens In XML-layouts kan gebruik worden gemaakt van de bedrijfsgegevens die voor de administratie zijn ingesteld. Om de bedrijfsgegevens te kunnen invoeren dient u eerst de administratie te openen. Kies vervolgens in het administratie overzicht voor de knop ‘Wijzigen’ (Ctrl-O) in de werkbalk. Het E-mailadres zal worden gebruikt als afzender bij de digitaal verstuurde facturen/aanmaningen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
88
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.3 Formulieren
13.3.1 Aanmaken Formulierlayout (HTML) In TELE#BOEKHOUDEN worden HTML-formulieren gebruikt voor verschillende doeleinden zoals het aanmaken van aanmaningen, verkoopfacturen, offertes of een informatieve brief aan een klant of leverancier. Naast HTML-formulierlayouts kan uw intermediair voor u een ander type formulierlayouts aanmaken, namelijk XML-layouts. Deze XML-layouts bieden het voordeel dat facturen en en aanmaningen als pdf- kunnen worden bewaard en digitaal kunnen worden verstuurd. In dit hoofdstuk worden echter alleen de HTML-formulieren behandeld. Er zijn drie types HTML-formulieren aanwezig. Vanuit de relaties kunt u kiezen voor formulieren van het type ‘Herinnering’ en ‘Overig’. Bij de verkoopregistratie kunt u kiezen voor formulieren van het type ‘Verkoop’.
Waarschijnlijk zijn al een aantal standaardformulieren voor u klaargezet door uw intermediair maar u kunt zelf ook nieuwe formulieren aanmaken. Mocht u een bestaand formulier willen aanpassen, dan is het aan te raden de inhoud van het bestaande formulier te kopiëren naar een nieuw formulier. Open hiervoor het voorbeeldformulier dat u wilt gebruiken. Selecteer de volledige inhoud van het formulier (Ctrl-A) en kopieer dit naar het geheugen (Ctrl-C). Sluit het scherm af en maak een nieuw formulier aan. Geef een omschrijving, bijvoorbeeld ‘verkoopfactuur’, en kies het type formulier. Ga in het lege veld staan en plak de inhoud van het voorbeeldformulier in de lay-out (Ctrl-V). Hierna kunt u de tekst en velden naar believen aanpassen. Het is mogelijk om een voorbeeld dat is aangemaakt in Word, te kopiëren naar de formulieren. Selecteer de tekst in het word-document en kopieer deze naar het geheugen. Maak een nieuw formulier aan en plak de tekst in het lege veld. Selecteer nu alle tekst (Ctrl-A) en kies de knop ‘verwijder Word-tags’ (zie voorbeeld hieronder) in de werkbalk om alle overbodige opmaaktekens die vanuit Word zijn meegekomen te verwijderen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
89
YOB TELE#BOEKHOUDEN
In een formulier kunt u de vaste tekst gewoon intypen. De variabele gegevens, zoals de relatiegegevens en factuurgegevens worden als veld toegevoegd. Om een dergelijk veld toe te voegen gaat u eerst met de cursor op de gewenste plaats staan. Vervolgens kiest u uit de lijst met variabelen het gewenste gegeven. De variabelen ‘Orderregels’, ‘open posten’ en ‘vervallen posten’ kunnen alleen als geheel worden opgenomen in een formulier en kunnen niet gewijzigd worden. Bij de orderregels kunt u kiezen uit een aantal verschillende opmaken. Hieronder vindt u een voorbeeld van een formulierlay-out.
Het is mogelijk om de tekst aan te passen door de kleur, het lettertype en de grootte te wijzigen. De tekst kan worden uitgelijnd of gecentreerd. Ook kan er een horizontale lijn worden getekend. In sommige browsers wordt het wijzigen van kleuren niet ondersteund. Bij het aanpassen van de opmaak van een formulier zijn er aantal dingen waar u rekening mee moet houden: - Bij het gebruik van <Enter> wordt er een extra ruimte tussen de regels aangemaakt. Om dit te voorkomen moet u in plaats van <Enter> de toetsencombinatie <Shift><Enter> gebruiken - De factuur mag nooit langer worden dan één pagina; - De factuur kan niet worden voorzien van grafische vormgeving; Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
90
YOB TELE#BOEKHOUDEN
- De factuur kan niet in een batch (meerdere facturen achter elkaar) worden afgedrukt. - Gebruik geen groot aantal spaties om tekst te verplaatsen. Dit kan ertoe leiden dat het formulier niet kan worden bewaard. Gebruik hiervoor liever een tabel. - Bij de totaaltelling van facturen zullen de bedragen worden voorafgegaan door het Euroteken ‘€’. Als dit niet gewenst is dan dient in de formulierlayout de tekst {noeurosign} te worden opgenomen, de positie is hierbij niet van belang. Deze tekst zal niet worden afgedrukt op de factuur.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
91
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.3.2 Gebruik van Formulieren Zoals u kunt zien in het basisscherm van Formulieren, zijn de formulieren ingedeeld in 3 categoriën: ‘Verkoop’, ‘Herinnering’ en ‘Overige’. Formulieren van het type ‘Herinnering’ en ‘Overig’ kunt u gebruiken vanuit ‘Relaties’. Formulieren van het type ‘Verkoop’ kunt u kiezen in de verkoopregistratie. Bij het aanmaken van een document dient u een keuze te maken uit de formulieren die in de toegewezen categorie beschikbaar zijn. De formulieren zijn gesorteerd op alfabet waarbij het bovenste formulier automatisch wordt geselecteerd. Bij het aanmaken van formulieren is het dan ook raadzaam om het meest gebruikte formulier zo te noemen dat dit bovenin de lijst komt staan. Een document zal altijd eerst in uw scherm worden getoond ter controle. Bij gebruik van de Internet Explorer kan het voorbeeldscherm in sommige gevallen leeg blijven. Met de ‘ refresh’ knop kunt u dan alsnog het voorbeeld ophalen.
Het is mogelijk om het document direct af te drukken, te kopiëren naar een ander programma, of te verzenden per e-mail. Het kan zijn dat bij het direct afdrukken van het document boven en onderaan de afgedrukte pagina een tekst, datum en bladzijdenummer verschijnt. Dit zijn de kop- en voettekst die vanuit de browser worden meegegeven. Deze kunnen worden verwijderd bij de pagina-instelling van de browser. Het is natuurlijk ook mogelijk om de kop- en voettekst te voorzien van een eigen gekozen tekst, bijvoorbeeld “Fijne feestdagen!”. Door op de knop ‘mailbericht aanmaken’ te drukken, wordt het mailprogramma op uw pc geopend. Plak de lay-out hierin met Ctrl-V. Als het e-mailadres van de relatie is ingevuld bij de stamgegevens, dan wordt dit automatisch ingevuld als geadresseerde.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
92
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.3.3 Logo toevoegen Binnen de formulieren is het niet mogelijk een vast logo toe te voegen, wel is het mogelijk om een verwijzing naar een logo op te nemen. Het logo dient hiervoor aanwezig te zijn op een website die algemeen toegankelijk is. Om het webadres van een logo te achterhalen dient u de website te openen en met de rechtermuisknop te klikken op het logo. Kies ‘eigenschappen’ en kopieer het adres (URL) van het logo. In TELE#BOEKHOUDEN opent u het formulier en drukt op de ‘HTML-code’knop.
Type nu de onderstaande code waarbij u uiteraard het webadres vervangt door het webadres van het door u gewenste logo. Door toevoegen van de tekst ‘align=right’ wordt het logo rechts op het formulier weergegeven.
De grootte van het logo kan worden aangepast door het logo te selecteren en met behulp van de afbeeldingskaders de gewenste grootte te bepalen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
93
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.3.4 Tekst naar rechts verplaatsen Door een tabel in te voegen is het mogelijk tekst, bijvoorbeeld het adres, naar rechts te verplaatsen. Kies in de lay-out editor voor de optie ´Tabel invoegen´.
Onderstaande HTML-code wordt dan toegevoegd aan de lay-out:
{BEDRIJF}
{CONTACT}
{ADRES}
{POSTCODE}{WOONPLAATS}
Indien u de tekst naar rechts wilt verplaatsen kunt u de HTML-code aanpassen naar het voorbeeld zoals hier onder weergegeven:
{BEDRIJF}
{CONTACT}
{ADRES}
{POSTCODE}{WOONPLAATS}
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
94
YOB TELE#BOEKHOUDEN
In de onderstaande schermafdruk is het resultaat zichtbaar, de omlijning kunt u verwijderen door in de HTML-code de tekst ´
´ aan te passen naar ´
´.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
95
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.4 Layouts Vanaf versie 6.2 van TELE#BOEKHOUDEN is het mogelijk om facturen en betalingsherinneringen via mail te versturen. Dit is alleen mogelijk als uw intermediair een of meer XML-layout(s) voor u heeft aangemaakt. Deze layouts kunt u terugvinden via ‘Basisgegevens – Layouts’ Als een factuur of betalingsherinnering digitaal wordt verstuurd dan wordt deze als pdfbijlage toegevoegd aan een mailbericht. De inhoud van dit mailbericht kunt u per layout zelf opstellen. Een factuur/herinnering zal naar het e-mailadres worden verstuurd dat bij de klant is ingevuld. Door bij ‘BCC’ uw eigen e-mailadres in te vullen ontvangt u een kopie van de verstuurde mail.
In de tekst van de mail kunnen de onderstaande variabelen worden opgenomen. Ga hiervoor eerst met de cursor naar de positie waar u de variabele wilt toevoegen en selecteer dan de gewenste variabele.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
96
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.5 Rekeningschema Het rekeningschema zal waarschijnlijk door uw intermediair worden onderhouden, hij kan daarmee aangeven op welke codeerrekeningen u mutaties kunt vastleggen. U kunt in dat geval wel de rekeningen bekijken en een lijst ervan afdrukken. Als u zelf wijzigingen wilt maken in het rekeningschema dan kan dit door uw intermediair worden ingesteld. Vaak zullen niet alle rekeningen gebruikt worden tijdens het boeken. Om de opvraaglijst met rekeningen beperkt te houden kunt u alleen de gebruikte rekeningen (laten) publiceren.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
97
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.6 BTW codes Hiervoor geldt eigenlijk hetzelfde verhaal als omschreven bij Rekeningschema, waarschijnlijk worden de BTW codes ingesteld door uw intermediair en kunt u deze wel bekijken maar niet wijzigen. Wanneer u hieronder kijkt in het voorbeeldscherm ziet u allemaal BTW codes waarvan de meeste u mogelijkerwijs niets zullen zeggen of u niet precies begrijpt hoe de rekenwijze in elkaar steekt. Indien u hier meer van wilt weten kunt u uiteraard altijd contact opnemen met uw intermediair maar die zorgt er eigenlijk voor dat deze gegevens goed voor u zijn ingericht en tijdens het boeken alleen de juiste codes aan u als keuzemogelijkheid worden voorgesteld zodat u op een eenvoudige wijze mutaties kunt vastleggen. Als u wel zelf de BTW-codes kunt wijzigen dan is het raadzaam om alleen de te gebruiken BTW-codes te publiceren. In de opvraaglijst voor BTW-codes blijft de keuze in dat geval beperkt tot deze codes.
13.7 Dagboeken en Codeerboeken
13.7.1 Codeerboeken versus dagboeken In TELE#BOEKHOUDEN zijn twee manieren aanwezig om boekingen vast te leggen, via codeerboeken en via dagboeken. Codeerboeken worden gebruikt om conceptboekingen in te voeren. Een voordeel hiervan is dat de boekingen, zonder compleet te hoeven zijn, toch bewaard kunnen worden. U, of uw intermediair, kan op een later tijdstip de boeking aanvullen en/of corrigeren naar een geldige codeermutatie. Als alle boekingen van een codeerbladzijde geldig zijn kan de bladzijde worden doorverwerkt naar het gekoppelde dagboek. Een ander voordeel van Codeerboeken is de snellere invoer van facturen. In een dagboek wordt per factuur een nieuwe bladzijde aangemaakt. In een codeerbladzijde kunt u echter achter elkaar meerdere facturen invoeren, bijvoorbeeld alle facturen van een maand. Een aantal opties in TELE#BOEKHOUDEN kunnen uitsluitend worden uitgevoerd via coderen. Dit is o.a. het geval bij Telebankieren en de verkoop- en urenregistratie.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
98
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.7.2 Aanmaken – inrichten dagboeken In een administratie zullen standaard een aantal dagboeken aanwezig zijn; - kasboek - bankboek - Inkoopboek - Verkoopboek - Memoriaalboeken In het inkoop- en verkoopboek worden de facturen van en naar leveranciers en klanten ingevoerd. Hierdoor ontstaan open posten. Via de bank- en kasboeken kunnen deze openstaande posten worden afgeboekt en kunnen bovendien de kosten (en opbrengsten) worden geboekt waarvan u geen factuur heeft ontvangen. Memoriaalboeken worden gebruikt voor de beginbalans, correctieboekingen en voor overige boekingen die niet via facturen of bank/kas kunnen worden geboekt. Ook voor de voorraadregistratie en urenregistratie worden vaak afzonderlijke dagboeken aangemaakt. Uw intermediair bepaalt of u zelf de mogelijkheid hebt om dagboeken aan te maken of de gegevens van bestaande dagboeken te wijzigen. Om dagboeken toe te voegen of wijzigen kiest u voor Basisgegevens – Dagboeken.
Tab Algemeen Dagboekcode: Een code van 3 cijfers of letters. Omschrijving: Naam van het dagboek. Als sprake is van meerdere bankrekeningen dan dient per rekening een dagboek te worden aangemaakt, in de omschrijving kan het rekeningnummer worden opgenomen Type dagboek: soort dagboek (Bank/kas, inkoop, verkoop, memoriaal) Codeerrekening. Aan een Bank/Kas dagboek dient een ‘verzamelrekening’ te worden gekoppeld. Deze verzamelrekening is terug te vinden in het rekeningschema. Het is raadzaam om voor elk bank-dagboek een eigen verzamelrekening te gebruiken. Bankrekening: In te vullen in het bank-dagboek als gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Telebankieren’
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
99
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Bankformaat: In te vullen bij het bank-dagboek als gebruik wordt gemaakt van de optie ‘Telebankieren’. Selecteer het type bankafschrift dat u wilt inlezen. Als dit niet aanwezig is dient u contact op te nemen met uw adviseur. Bruto: Is de invoer van bedragen standaard netto of bruto. U kunt in de codeerregels op elk moment alsnog wisselen tussen netto of bruto. Webpublicatie: Activeren als het dagboek zichtbaar moet zijn tijdens het werken in TELE#BOEKHOUDEN.
Tab Omschrijving Betalingsreferentie: Kies de betalingsreferentie die moet worden meegegeven aan betaalopdrachten. Bij ‘Zelf invoeren’ wordt de referentie overgenomen uit de codeerboekingen. Coderen ink/verk: Welke omschrijving moet worden overgenomen vanuit de codeerboekingen. Bij verkoopfacturen zal dit de bladzijde omschrijving zijn, bij overige boekingen de regelomschrijving.
13.7.3 Aanmaken – inrichten codeerboeken Voor elk dagboek kan een codeerboek worden aangemaakt, voor Telebankieren en de Verkoop- en urenregistratie is dit zelfs een vereiste. Om codeerboeken te kunnen toevoegen kiest u voor Basisgegevens – Codeerboeken
Tabblad Algemeen Codeerboek: Bij voorkeur dezelfde 3 cijfers of letters zoals die zijn gebruikt voor het te koppelen dagboek Omschrijving: De naam van het Codeerboek. Als sprake is van meerdere bankrekeningen dan dient per rekening een codeerboek te worden aangemaakt, in de omschrijving kan het rekeningnummer worden opgenomen
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
100
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Omschrijving regels: De omschrijving die standaard moet worden ingevuld in een nieuwe codeerregel. Deze omschrijving wordt alleen gebruikt bij handmatige invoer van gegevens, bij het inlezen van bankafschriften wordt de ingestelde omschrijving niet gebruikt. De omschrijving ‘Product’ kan alleen worden gebruikt voor de verkoopregistratie.
Type dagboek: het type codeerboek, dit is hetzelfde als het type dagboek waarin de mutaties uiteindelijk verwerkt gaan worden. Keuzes zijn Liquide middelen (= bank, kas), Verkoopfacturen, Inkoopfacturen en Overig (= memoriaal) Dagboek: Het dagboek waarin de mutaties van dit Codeerboek bij het verwerken geboekt gaan worden. Bruto: Is de invoer van bedragen standaard netto of bruto. U kunt in de codeerregels alsnog wisselen tussen netto of bruto. Webpublicatie: Activeren als het codeerboek zichtbaar moet zijn tijdens het werken in TELE#BOEKHOUDEN. Tabblad Bank/Kas Begin- en eindsaldo gebruiken: Door deze instelling te activeren wordt het verschil tussen begin- en eindbedrag van een bankafschrift vergeleken met de opgetelde regelbedragen. Bovendien wordt gecontroleerd of het beginsaldo van een bankafschrift gelijk is aan het eindbedrag van het vorige verwerkte bankafschrift. Negatief saldo toestaan: Activeren voor bank codeerboeken. Voor kas codeerboeken kan men de optie deactiveren zodat er een controle plaatsvindt op een negatief saldo. Tabblad Diversen Urenregistratie: Activeren voor een codeerboek (type Overig) dat wordt gebruikt voor de urenregistratie. De module ‘Urenregistratie’ dient hiervoor aanwezig te zijn in uw TELE#BOEKHOUDEN abonnement. Voorraad: Activeren voor een codeerboek (type Overig) voor het registreren van productaantallen. De module ‘Verkoopregistratie’ dient hiervoor aanwezig te zijn in uw TELE#BOEKHOUDEN abonnement. Tabblad Inkoop/Verkoop Referentie: (bij codeerboeken van type Inkoop en Verkoop) Kies de betalingsreferentie die moet worden meegegeven aan betaal-/incasso-opdrachten. Verkoopregistratie: Activeren voor codeerboeken waarin u verkoopfacturen wilt aanmaken. De module ‘Verkoopregistratie’ dient hiervoor aanwezig te zijn in uw TELE#BOEKHOUDEN abonnement.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
101
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.8 Betalingscondities De betalingscondities vormen een aparte tabel die u kunt koppelen bij Klanten en Leveranciers. Met behulp van de betalingsconditie wordt de vervaldatum van facturen berekend. Hiervoor dient in de betalingsconditie een betaaltermijn te worden ingevuld plus de methode waarop de vervaldatum moet worden berekend. Bij het invoeren van facturen in codeerboeken zal de betalingsconditie van de klant of leverancier worden overgenomen. Bij het invoeren van facturen rechtstreeks in de dagboeken kan de betalingsconditie ook handmatig per factuur worden ingevoerd.
De vervaldatum is opgenomen in de overzichtsschermen van de te betalen en te ontvangen posten. Via de tabs in deze schermen kan een onderscheid worden gemaakt tussen facturen die nog maar kort of juist al lang zijn vervallen. Bij het aanmaken van herinneringen (via HTML-formulieren) kan een onderscheid worden gemaakt tussen alle openstaande posten van een klant of alleen de vervallen posten. Ook daarvoor is het van belang dat de juiste betalingsconditie aan een klant is gekoppeld. Kortom, door gebruik te maken van de bovenstaande mogelijkheden krijgt u net iets meer inzicht voor een beter beheer van uw openstaande posten.
13.9 Valutacodes Om facturen met een vreemde valuta gemakkelijk te kunnen inboeken met Euro’s, is de Valutacalculator beschikbaar. Deze rekent met de valutakoers die bij de Valutacodes ingevuld moet worden. Aangezien dit handmatig gebeurt, dient de koers (indien nodig) regelmatig bijgehouden te worden.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
102
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.10
Statistiekgroepen
Een statistiekgroep dient om producten/diensten met overeenstemmende codeerrekeningen te kunnen groeperen. De benodigde instellingen kunnen door uw intermediair in de backoffice worden aangemaakt. Wanneer aan een product zelf ook codeerrekeningen worden gekoppeld dan hebben deze voorrang op de rekeningen van de statistiekgroep. Uw intermediair kan tevens op administratieniveau standaard rekeningen opgeven. Deze zullen worden gebruikt als èn bij het product èn bij de aan het product gekoppelde statistiekgroep geen codeerrekeningen zijn ingevuld. Op de statistiekgroep kan tevens worden opgegeven of de gekoppelde Producten\Diensten moeten worden doorbelast. Deze instelling is alleen van belang als gebruik wordt gemaakt van de urenregistratie in TELE#BOEKHOUDEN.
13.11
Weblinks
In dit scherm is het mogelijk om weblinks vast te leggen om deze op de startpagina te tonen als snelkoppeling naar favoriete websites, zoals de pagina voor internetbankieren. Het enige dat u hoeft te doen is het webadres van de snelkoppeling vast te leggen, de rubriek en een logische naam die op het dashboard wordt getoond.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
103
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.12
Relatiegroepen
Via ‘Basisgegevens – Relatiegroepen’ kunnen relatiegroepen worden aangemaakt die aan de verschillende klanten kunnen worden gekoppeld. Hiermee kan een onderverdeling worden gemaakt in soorten klanten. Aan elke relatiegroep kan een eigen XML-layout worden gekoppeld.
Bij het aanmaken van een factuur voor een klant met een relatiegroep zal de gekoppelde layout standaard worden gebruikt. In bovenstaand voorbeeld zal voor klanten met relatiegroep ‘ENG’ de engelstalige factuur standaard worden gebruikt. Natuurlijk kan deze keuze bij het afdrukken nog worden gewijzigd. Let op: Als u meerdere facturen tegelijk wilt mailen of afdrukken dan zal aan alle geselecteerde klanten een relatiegroep moeten zijn gekoppeld met bijbehorende layout. Relatiegroepen kunnen ook worden gebruikt vanuit de verkoophistorie voor het aanmaken van herhaalorders voor een groep klanten, bijvoorbeeld voor de facturatie van abonnementen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
104
YOB TELE#BOEKHOUDEN
13.13
Inventaris
Bij ‘Basisgegevens – Inventaris’ kunt u de onderdelen van uw inventaris vastleggen. Deze gegevens zijn puur informatief en worden niet verwerkt in uw financiële boekhouding.
13.14
Medewerkers
Medewerkers zijn de personen in uw bedrijf waarvan de uren, kilometers en materiaalverbruik geregistreerd kunnen worden via de urenregistratie. De urenregistratie dient door uw intermediair te worden ingericht voor gebruik.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
105
YOB TELE#BOEKHOUDEN
14 Veelgestelde vragen 14.1 Mijn gebruikersnaam wordt niet meer automatisch gevuld Bij het inloggen in TELE#BOEKHOUDEN kunt u uw gebruikersnaam laten bewaren. Als u dan de volgende keer inlogt wordt uw gebruikersnaam automatisch gevuld. Deze variabele word bewaard met behulp van een cookie. Als u regelmatig uw internetgeschiedenis opschoont en daarbij de cookies verwijdert dan zult u bij het inloggen opnieuw uw gebruikersnaam in moeten voeren en opnieuw moeten kiezen voor bewaren.
14.2 Hoe kan ik het eerste factuurnummer instellen? Bij de start van een nieuw boekjaar (of bij het starten van de verkoopregistratie in het huidig boekjaar) moet het eerste factuurnummer worden ingesteld. Kies voor Basisgegevens - Codeerboeken en selecteer het codeerboek voor de facturatie. Kies in de werkbalk voor de optie 'Factuurnummer instellen'. Het in te voeren getal is het gewenste factuurnummer minus 1. Het is raadzaam om het jaartal op te nemen in het factuurnummer.
14.3 Hoe kan ik de gegevens van verwerkte codeerbladzijdes terugvinden? Als codeerbladzijdes eenmaal verwerkt zijn, zijn deze niet meer zichtbaar in TELE#BOEKHOUDEN. Het is toch mogelijk de ingevoerde gegevens te achterhalen door een invoerverslag af te drukken. Kies voor Mutaties en selecteer een codeerboek. Door hierna op CTRL-P of op het icoontje van de printer te drukken is het mogelijk het gewenste codeerboek en het datumbereik te selecteren en hiervan een invoerverslag af te drukken
14.4 Waarom is de vervaldatum gelijk aan de factuurdatum bij ´Te ontvangen posten´? Dit komt omdat er aan de klant geen betalingsconditie is gekoppeld of er is een betalingsconditie gekoppeld waarbij geen betalingstermijn is vastgelegd. Dit kan alleen worden gecorrigeerd door eerst de juiste betalingsconditie te koppelen aan de klant en vervolgens per factuur de klant opnieuw te selecteren en vervolgens de factuur te bewaren.
14.5 Waarom krijg ik een melding op de saldocontrole bij het verwerken van mijn bankafschriften? Bij het verwerken van bankafschriften wordt gecontroleerd of het eindsaldo van het laatst verwerkte afschrift overeenkomt met het beginsaldo van het ´te verwerken´ afschrift. Indien deze saldo´s niet overeenkomen wordt dit gemeld en is verwerken niet mogelijk. De oorzaak van deze melding is dat de bankafschriften in de verkeerde volgorde zijn ingelezen.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
106
YOB TELE#BOEKHOUDEN
Om uw bankafschriften alsnog te kunnen verwerken dient de saldocontrole tijdelijk te worden uitgeschakeld. Dit is mogelijk via Basisgegevens-Codeerboeken. Waarschijnlijk dient u hiervoor uw intermediair in te schakelen.
14.6 Hoe kan ik een betaling van meerdere (verkoop)facturen verwerken? Als een bankafschrift wordt ingelezen dan zal bij een betaling van meerdere verkoopfacturen tegelijk maar één factuur worden herkend. Bij de opmerking van de regel zal in dat geval gemeld worden dat het bedrag ongelijk is aan de openstaande post. Via de volgende werkwijze kunt u ook de overige facturen afboeken. - Open de regel met de betaling, verwijder het factuurnummer en kies 'Bewaren en sluiten'. - Kies F3 ‘Afboeken open posten’ en markeer alle betaalde facturen met de spatiebalk. - Kies nogmaals F3 om de gemarkeerde posten te verwerken. - Verwijder de oorspronkelijk ingelezen regel (handmatig of tijdens het verwerkingsproces via de betreffende instelling).
14.7 Hoe kan ik een betaling met een afwijkend bedrag verwerken? Als een bankafschrift wordt ingelezen waarbij een betaling afwijkt van het factuurbedrag dan zal dit gemeld worden bij de opmerking van de regel. Via de volgende werkwijze kunt u het verschil afboeken. - Open de regel met de betaling, verwijder het factuurnummer en kies 'Bewaren’ (u blijft in de regel staan). - Selecteer nu de factuur opnieuw uit de lijst. - Wijzig het factuurbedrag naar het betaalde bedrag (dit bedrag is zichtbaar op de achtergrond) - Geef aan wat er met het betalingsverschil moet gebeuren (Laten staan, Betalingskorting,…). Bij deze werkwijze is het van belang dat het scherm niet te ver wordt ingezoomd zodat de informatie op de achtergrond zichtbaar blijft.
14.8 Hoe kan ik een eerder aangemaakt CLIEOP03 bestand opnieuw ophalen? Het laatst aangemaakte CLIEOP03 bestand kunt u opnieuw ophalen door vanuit het scherm ´Telebankieren´ direct te kiezen voor de optie ´Aanmaken Betaalbestand (F2)´. Vervolgens kiest u in het scherm voor ´Bestand ophalen´. Alleen het laatst aangemaakte CLIEOP03 bestand wordt bewaard. De bestanden die daarvoor zijn aangemaakt kunnen niet meer worden teruggehaald.
14.9 Waarom is het BTW-overzicht niet zichtbaar in mijn administratie? Het BTW-overzicht wordt pas zichtbaar nadat er boekingen zijn gedaan met BTW. Als er alleen nog maar boekingen zijn gemaakt in de codeerboeken dan dienen deze eerst te worden verwerkt. Alleen de verwerkte boekingen komen op het BTW-aangifte rapport.
Handleiding TELE#BOEKHOUDEN V6.2-1.1
107
YOB TELE#BOEKHOUDEN
14.10
Wisselende snelheid
Wij noemen diverse factoren die de snelheid kunnen beïnvloeden: 1.
Uw afstand tot het internetknooppunt bij u in de buurt. Het gebruik van internet blijft elke dag groeien. Het is net als het fileprobleem. Uw afstand tot het knooppunt kan van invloed zijn op de snelheid.
2.
De snelheid van uw eigen (technische) verbinding met internet. Als u gebruik maakt van een “particuliere” ADSL-verbinding, moet u de capaciteit op de lijn delen met andere gebruikers in uw omgeving. Alleen met een zakelijk abonnement kunt u een gegarandeerde snelheid afspreken met uw internetprovider. Dat geldt met name als u thuis de boekhouding voert.
3.
Internetverkeer over uw eigen lijnen. Het downloaden van grote bestanden (muziek, film) kan ongemerkt de performance van uw netwerk flink verlagen. Als u thuis inlogt op Online samenwerken, kunt u daar last van hebben als uw kinderen ook online zijn.
4.
Virusscanner met zware beveiligingsinstellingen. U kunt de scanner tijdelijk uitzetten om te kijken of dat een hogere snelheid oplevert. Neem contact op met uw hardwareleverancier over de instelling van de virusscanner.
5.
Meerdere gebruikers met zware processen. Het inlezen van bankafschriften vraagt vrij veel capaciteit. Als u dit regelmatig doet, zijn de in te lezen bankbestanden kleiner, bent u sneller klaar en belast u het centrale systeem minder zwaar.
6.
Groot klantenbestand. Als u met een groot klantenbestand werkt, kan het binnenhalen van pagina’s onnodig lang duren. Vraag uw intermediair in te stellen dat er bijvoorbeeld niet meer dan 100 regels per pagina worden aangemaakt.
7.
Verwerken gegevens. Bijvoorbeeld bij het maken van facturen is het zaak deze regelmatig definitief te verwerken in het systeem. Hoe langer de lijst onverwerkte facturen wordt, hoe trager het systeem. Immers, bij elke volgende mutatie wordt de volledige pagina met onverwerkte facturen weer opgevraagd. Vraag uw intermediair hoe u het handigst kunt werken.
8.
Dagboeken in plaats van Coderen. Boekt u via Dagboeken? Het boeken via Coderen is voor de meeste ondernemers makkelijker en sneller. Vraag uw intermediair dit in te stellen.
Tot slot: U werkt nu online! Als u voorheen uw boekhouding op de eigen pc bijhield, had u alleen te maken met de snelheid van die pc en de software. Met online samenwerken werkt u via internet en de snelheid daarvan is niet constant. Bedenk wel dat de vertraging meestal maar een fractie van een seconde is. Terwijl de winst in efficiency en geld veel groter is. Informatie is actueel, compleet en direct uit te wisselen met uw intermediair. Taken kunnen beter verdeeld worden en online rapportages helpen u de juiste beslissingen te nemen. Dat mist u bij uw oude programma.
