Proses membangun dan implementasi Sistem Penjamininan Mutu ISO 9001:2008 dalam meningkatkan kesadaran mutu civitas akademika IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Sistem penjaminan mutu di Perguruan Tinggi merupakan keharusan yang harus dilakukan secara sistemik, berencana dan berkelanjutan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan Standar Pendidikan Nasional. Dalam pelaksanaannya, sistem penjaminan mutu di IAIN STS Jambi belum berjalan sesuai dengan tuntutan aturan yang berlaku secara terencana dan konsiten sehingga penjaminan mutu dilaksanakan secara sporadis, dari masalah tersebut perlu membangun sistem penjaminan mutu yang telah teruji yaitu sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada IAIN STS Jambi. Proses membangun dan implementasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi telah berjalan secara gradual atau bertahap dengan konsep sistem yang terncanan, sistematis dan berkelanjutan. Kedua; Faktor pendukung proses membangun dan implementasi penjaminan mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi adalah (a) Komitmen pimpinan dan civitas akademika; (b) Adanya Tim Teknis ISO 9001:2008 yang diberi tugas untuk membangun dan mengawal sistem, sedangkan faktor hambatan, adalah: (a) adanya resistensi dalam implimentasi sistem; (b) lambannya pencapaian sasaran mutu; (c) lambannya perbaikan terhadap tindaklanjut dari hasil Audit Mutu Internal. Ketiga; Dampak dari membangun dan implementasi sistem penjaminan mutu berbasisis ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi berikut: (1) mulai terbangun atmosfir dan budaya akademik; (2) tertibnya dokumen akademik; (3) terpantaunya kelemah dan kelebihan pelayanan akademik.
Pendahuluan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 merupakan salah satu bentuk implimentasi konsep Total Quality Manajemen (TQM). ISO 9001:2008 adalah salah satu standar Internasional untuk sistem manajmenen kualitas. Pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan (quality assurance) pada suatu Perguruan Tinggi bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
yang berstandar secara berkelanjutan (continious improvement). Proses tersebut dijalankan oleh perguruan tinggi visi dan misinya, dan untuk memenuhi kebutuhan serta kepuasan stakeholder internal dan eksternal terhadap penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan Undang‐undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi mengamanatkan bahwa Perguruan Tinggi. Pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan mutu merupakan aspek yang menentukan untuk meningkatkan daya saing perguruan tinggi. Sebagai tindaklanjut untuk mencapai hal tersebut di beberapa perguruan tinggi mengawalinya dengan pembentukan lembaga/badan/kantor/unit/satuan penjaminan mutu perguruan tinggi atau Quality Assurance (QA) sebagai ujung tombak dalam mewujudkan peningkatan mutu, hal ini menjadi kebutuhan mendesak bagi dunia Perguruan Tinggi khususnya IAIN Sultan Thaha Saifuddin Jambi. Itulah makanya, semua Perguruan Tinggi membentuk lembaga penjamin mutunya masing-masing guna menjalankan tugas-tugas internal warning system agar mutu tetap terjaga. Keuntungan implemetasi ISO 9001 pada lembaga pendidikan (Usman, 2011) adalah dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001 oleh lembaga pendidikan , berarti lembaga pendidikan tersebut telah terbukti menerpakan sistem manajemen mutu yang terstandar dan terukur. IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi berkomitmen membangun dan mengimplimentasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008, hal ini ditunjukkan dengan telah dilaunching oleh Direktur Perguruan Tinggi Islam Kementerian pada tanggal 25 Pebruari 2013, dengan mengimplimentasi SOP Pengendalian Proses Peerkuliahan dan SOP Pengendalian Ujian. Hasil grandtour pada IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi tentang membangun dan mengimplimentasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001: 2008, dapat dijabarkan bahwa civitas akademika IAIN STS Jambi belum memahami tentang standar Mutu ISO 9001:2008, ini menunjukkan kurangnya sosialiasi pemahaman kepada civitas akademika. Belum terbangun kesadaran mutu/ budaya mutu akademik bagi pimpinan dan civitas akademika IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi, hal ini ditunjukkan belum terstandarnya secara baku tentang pelayanan akademik secara komprehenship. Implementasi Sistem Penjaminan Mutu berbasis ISO 9001:2008 di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi belum didukung sepenuhnya kebutuhan fasilitas akademik, seperti kelas kuliah belum representatif, ruang dosen yang belum represntasif, serta belum terbangun atmosfir akademik di kampus sungai duren. Problem klasik tentang akademik yang rutinitas belum di atasi secara serius oleh institusi dan selalu berulang setiap semester, seperti; Dosen sering bolos; Dosen mengajar tidak ada silabus dan sap; Dosen tidak memberikan referensi bacaan dan modul kuliah yang memadai; Dosen ada yang mengajar tidak sesuai dengan bidang kompetensinya karena alasan tidak ada orang; Model pembelajaran masih tradisional, cenderung komunikasi satu arah; Tidak partisipatif; Jarang sekali ada studi kasus; Jarang praktek; Fasilitasi perkulihan masih terbatas; Tidak ada kontrak belajar di awal kuliah atau atran main yang disepakati bersama . Misalnya : penugasan, model ujian,
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
hak dan kewajiban dosen dan mahasiswa; proses belajar mengajar tidak dilengkapi dengan fasilitas yang memadai; Fasilitas internet masih terbatas; Perpusatakaan yang jauh dari rasa puas; Tidak ada hubungan yang terbangun antara mahasiswa dan dosen mungkin karena tidak ada sarana atau media penghubung; Gedung baru tidak mengakomodasi kebutuhan mahasiswa untuk berkumpul, diskusi dan sebagainya; Budaya meneliti dan menulis dosen kurang; Ujian semester tidak serentak; Wisuda belum menyerahkan ijazah; Ujian skripsi Berdasarkan gambaran di atas menunjukkan perlu membangun sistem penjaminan mutu yang komprehenship melalui pengembangan Sistem Penjaminan Mutu ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi adalah sebagai berikut: 1. Membuat sistem kerja dalam kampus menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan pengendalian; 2. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan; 3. Akan memudahkan Pimpinan dalam pencapaian target/sasaran mutu karena sudah dipersiapkannya target/sasaran mutu yang terukur dan rencana pencapaiannya; 4. Meningkatkan semangat dan moral pimpinan, para dosen dan karyawan serta mahasiswa karena adanya kejelasan tugas dan wewenang (job description); 5. Mengarahkan dosen, karyawan dan mahasiswa agar berwawasan mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal; 6. Untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan karena pelayanan yang tidak sesuai; 7. Nilai kompetisi dan image positive dari IAIN STS Jambi baik sebagai lembaga pendidikan yang reputable maupun sebagai mitra kerjasama yang potensial dan strategis. Adapun langkah-langkah pengembangan dengan menggunakan beberapa metode yaitu dengan tujuan untuk menghasilkan produk sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 kerangka kerja menggunakan pendekatan PDCA (plan, do,check &action), dengan prosedur pengembangan Akker (1999), ada 4 tahap dalam penelitian pengembangan, antara lain: 1. Pemeriksaan pendahuluan (preliminary inverstigation). Pemeriksaan pendahuluan yang sistematis dan intensif dari permasalahan yang ada antara lain mencakup beberapa hal sebagai berikut: (a) tinjauan ulang literatur, (b) konsultasi tenaga ahli, (c) analisa tentang ketersediaan contoh untuk tujuan yang terkait, dan (d) studi kasus dari praktek yang umum untuk merincikan kebutuhan. 2. Penyesuaian teoritis (theoretical embedding) . Usaha yang lebih sistematis dibuat untuk menerapkan dasar pengetahuan dalam mengemukakan
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
dasar pemikiran secara teoritis untuk pilihan desain yang akan dikembangkan. 3. Uji empiris (empirical testing). Bukti empiris yang jelas menunjukkan tentang kepraktisan dan efektivitas dari intervensi. 4. Proses dan hasil dokumentasi, analisis dan refleksi (documentation, analysis, and reflection on process and outcome). Implementasi dan hasil yang diperoleh digunakan pada spesifikasi dan perluasan metodologi rancangan dan pengembangan penelitian. Adapun subjek penelitiannya adalah civitas akademika dan Stakeholder IAIN STS Jambi yang terlibat dan terkait dengan membangun dan implimentasi sistem ISO 9001:2008, dengan teknik pengambilan subjek menggunakan teknik bola salju (snowballsampling) dengan key informan adalah Rektor IAIN STS Jambi. Teknik pengumpulan data,menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik anlisisis data menggunakan analisis data mengalir (flow model), dan dalam mengecek keabsahan data, peneliti melakukan perpanjangan keikutsertaan, ketekunan pengamatan, trianggulasi dan diskusi sejawat.
Pembahasan Proses Membangun dan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu berbasis ISO 9001:2008
Komitmen dan Kesadaran Mutu Pimpinan Adapun komitmen yang telah ditunjukkan oleh civitas akademik IAIN STS Jambi dalam mebangun sistem penjaminan mutu adalah telah disepakati dan ditandatangi komitmen bersama menjalankan sistem penjamainan mutu berbasis ISO 9001:2008 dilingkungan IAIN STS Jambi dengan arah Kebijakan Mutu : “IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi berkomitmen menjadi Perguruan Tinggi yang bermutu dalam pengembangan studi keislaman dan keilmuan yang responsif, inovatif dan kompetitif serta berdaya saing tinggi secara nasional, regional dan global sesuai dengan peraturan yang berlaku dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan”. Dan adapun Sasaran Mutu : Pada tahun akademik 2013 s/d 2015 IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi menargetkan: NO
SASARAN MUTU
2013
2014
2015
1.
Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu studi 80% (selama 9 semester)
85%
90%
2.
Lulusan mampu menguasai bahasa asing 60% minimal nilai EPT minimal 400 dan APT minimal 400.
65%
70%
3.
Lulusan mampu menguasai Informasi Teknologi
aplikasi 80%
85%
90%
4.
Lulusan S1 menguasai Tahfiz Juz’amma 80%
90%
100%
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
dan Ibadah Praktis 5.
Lulusan S1 berkarya di masyarakat sesuai 50% dengan profil program studi pada tahun pertama
60%
70%
6.
Indeks Kinerja Dosen ≥ 3.00
80%
85%
7.
Karya Ilmiah Dosen yang dipublikasi 5 & 2 7 & 5 10 & 8 jurnal terakreditasi nasional dan karya karya karya Internasional pertahun
8.
Kualifikasi Dosen berijazah S3
15%
20 %
25%
9.
Semua prodi terakreditasi minimal B
90%
100%
-
75%
IAIN STS Jambi dituntut oleh pemerintah maupun masyarakat harus selalu berkembang dan berkualitas dalam pengelolaan dan pelayanan perguruan tinggi. Masyarakat akan memberikan kepercayaan kepada perguruan tinggi manakala pelayanan akademik dan mutu lulsuan yang di keluarkan sesuai dengan yang diinginkan, sehingga sangat diperlukan perbaikan dan penataan terus menerus (Continual improvement) sehingga ditemukan good governance university.
Penunjukkan Wakil Manajemen dan Tim ISO 9001:2008 Berdasarkan Surat Keputusan Rektor, Nomor: In.08/R/SK/PP.00.09/344/2013 tentang Tim Sistem Penjaminan Mutu berbasis Teknis ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi tahun 2013, dengan tugas: (1) Merumuskan dan Menyusun Dokumen Mutu berbasis ISO 9001:2008; (2) Menjamina dan memastikan sistem penjaminan mutu berbasis ISO:2001:2008 dapat berjalan efektif dan efesien di lingkungan IAIN STS Jambi; (3) Melakukan Workshop membangun sistem penjaminan mutu IAIN STS Jambi; (4) Melakukan komunikasi dengan pimpinan di lingkungan IAIN STS Jambi dalam membangun sitem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008; (5) Mempersiapkan, menyusun dan pendampingan borang akreditasi dan ISO 9001:2008; (6) Melaporkan kepada Rektor tentang perkembangan proses kegiatan membangun sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008. Adapun Tim ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi yang ditunjuk Rektor sebagai berikut: Kepala Perwakilan Manjemen (KPM) : Iskandar, M.Pd.,Ph.D Pengendali Sistem Mutu (PSM) : Firza kurniawati A, SE, MM Koordinator Dokumen Mutu (KDM) : Aris Dwi N. S.Pd.I, M.Pd.I Koordinator Audit Mutu Internal (KAI) : Drs. Rahmadi, M.HI Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) Tarbiyah : Dr. Risnita, M.Pd Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) Syariah : Irmawati Sagala, S.IP, M.Si Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) Ushuluddin: Dr. Masiyan, M.Ag Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) Adab: AtihatulHaqqi, MIKom Pengendali Sistem Mutu Fakultas (PSMF) Pascasarjana: Dr. Nofrianto, M.Ag
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
Pelatihan Pemahaman dan Kesadaran Sistem Penjaminan Mutu Pelatihan pemahaman dan penyadaran akan sistem mutu ISO 9001:2008 sangat penting dilakukan oleh civitas akademik terutama pimpinan, bagaimana mungkin sistem bisa jalan kalau seorang pimpinan tidak paham dan tidak bekerja secara sistem, maka itu perlu pemahaman sistem melalui pelatihan dan pendampingan oleh ahli (expert) yang sduah berpengalaman telah suskes membangun sitem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008.1 Pelatihan pemahaman sistem manajemen ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi telah dilaksanakan oleh Tim Teknis ISO 9001:2008 dengan bekerjasama dengan Tim ISO UIN Sunankalijaga Yogyakarta dalam bentuk pelatihan dan pendampingan membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi. Pelatihan SMM ISO 9001:2008 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi Rektor Perguruan Tinggi dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi pimpinan dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai:
Sejarah Sistem Manajeman Mutu. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen (Wakil Manajemen). Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan , kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan, dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
Manfaat SMM ISO 9001:2008 bagi Perguruan Tinggi. Pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2008. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Penjelasan mengenai sertifikasi SMM. Metoda dan teknik pemeliharaan SMM. Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM.
Penyusunan Dokumen ISO 9001:2008 Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Perguruan Tinggi yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Perguruan Tinggi agar efektif memenuhi persyaratan SMM, dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut: Semua Perguruan Tinggi internal maupun dokumen eksternal harus ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki level dokumentasi SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumen agar dapat dikendalikan dan pengaturan keseluruhan
1
Wawancara dengan Narasumber Pendaping Suwadi, tanggal Juni 2013
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
dokumen tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian rekaman. Manual mutu: manajemen Perguruan Tinggi harus menetapkan dokumen manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Perguruan Tinggi, dan harus diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM. Prosedur: Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM. Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi. Instruksi kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis. Dokumen ISO 9001:2008 yang dimaksud di atas disusun oleh TIM ISO secara gradual atau bertahap, adapun tahapan penyusunan dan implementasi dokumen adalah: (1) Tahap pertama; penyusunan dokumen pada Bulan Januari- Pebruari 2013, yaitu: (a) SOP Standar ISO 9001:2008; (b) SOP Pengendalian Perkuliahan; (c) SOP Pengendalian Ujian. Selanjutnya Penyusunan Dokumen tahap Kedua pada bululan Juni- Agustus 2013, yaitu: (a) SOP Dosen; (b) SOP Sarana Prasarana Perkuliahan; (c) SOP Skripi; (d) SOP Wisuda; (e) SOP Panduan Akademik; (f) Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab; (g) Manual Mutu, dan; (h) Standar Mutu.2
Sosialisasi Dokumen Mutu Sebelum diimpliemtasikan Tim ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi telah melaksanakan sosialisasis Dokumen ISO 9001:2008 kepada pemegang dokumen untuk diimplimentasikan mulai dari kegiatan worksop pemantapan dokumen dan sosialisasi kepada semua fakultas dan pendapingan serta melalui pelaksanaan Audit Mutu Internal, artinya sosialisasi dilaksanakan berproses terus menerus.3
Implementasi Dokumen Mutu Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Perguruan Tinggi harus diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Perguruan Tinggi. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk: a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen. c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen. d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian. e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. 2 3
Wawancara degan TIM ISO 9001:2008 Dokumen Mutu ISO 9001:2008
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan. g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
Audit Mutu Internal (AMI) Sebelum pelaksanaan Audit Mutu Internal, Tim ISO 9001:2008 melakukan seleksi dan pelatihan calon Auditor, dari 30 orang Calon Audiror setelah seleksi dana dilatih yang memenuhi syarat hanya 11 orang Auditor. Dari 11 orang Auditor di Skkan Rektor untuk melaksanakan Audit Mutu terhadap implementaasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi. IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi telah melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) pertama pada tanggal 15 s/d 30 Juli 2013 dengan lingkup audit adalah sasaran mutu, rencana mutu, 7 SOP Srandar, dan 2 SOP Perkuliahan serta komitmen dan kesedaran mutu. Adapun hasil audit mutu internal terampir.4 Audit Mutu Internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan Sistem Manajemn Mutu. Kepala Perwakilan Manjamen hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi Perguruan Tinggi.
Tinjaun Manajemen Tinjauan Manajemen di IAIN STS Jambi dilaksanaskan pada tanggal 31 Oktober 2013.5 sebagai bentuk laporan pertanggunjawaban terhadap pelaksanaan sitem penjaminan mutu ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi. Adapun laporan Rapat Tinjauan Manajemen terlampir.6 Perguruan Tinggi harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut: a. Hasil audit b. Feed back dari pelanggan c. Kinerja dari proses dan produk d. Status tindakan koreksi dan pencegahan e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya Dokumen Audit Mutu Internal tanggal 31 Juli 2013 Laporan Kepala Perwakilan Manajemen pada pembukaan Audit Mutu Internal IAIN STS Jambi, tanggal 15 Juli 2013. 6 Laporan Kepala Perwakilan Manajemen ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi, pada acara Rapat Tinjauan Manajemen tanggal 31 Oktober 2013 4 5
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
Sistem
Rekomendasi untuk perbaikan. Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan terhadap efektifitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan Perguruan Tinggi yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan. Adapun dokumen laporan Rapat Tinjauan Manajemen ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi, terlampir. IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi telah menunjukkan komitmen untuk membangun dan menjalankan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 secara gradual atau bertahap dimulai dengan dilaunching pada tanggal 25 Pebruari 2013 sampai pada tahap Audit Mutu Internal dan Persiapan Rapat Tinjauan Manajemen, dalam perjalanan proses membangun sistem menemukan berbagai faktor-faktor baik faktor pendukung maupun faktor penghambat: Adapun faktor pendukung implementasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi adalah: Adanya dukungan pimpinan dan komitmen bersama untuk membangun sistem di IAIN STS Jambi; Keserisusan dukungan dari pimpinan (Rektor) menjadikan proses membangun dan implementasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 sebagai icon menuju perubahan manajemen perguruan tinggi untuk meningkatkan layanan bermutu untuk stakeholder . Selanjutnya kebijkan menbangun sistem penjaminan mutu juga didukung oleh semua pejabat di lingkungan IAIN STS Jambi yaitu: Mulai dari Warek, Kepala Biro, Dekan, Direktur Pasaca, Wadek, Lembaga/Pusat dan Kajur/Kaprodi di lingkungan dan BEMI dan BEMF yang ditandai dengan pendandatangan komitmen bersama untuk menjalankan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi.7 Komitmen pimpinan dan civitas akademika IAIN STS Jambi dalam meningkatkan Mutu IAIN STS Jambi menjadi keharusan yang harus diwujudkan secara konsisten dan berkelanjutan dalam rangka pemenuhan standar mutu di IAIN STS Jambi melalui Akreditasi program studi dan Institusi.8 Adanya Tim Teknis ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi: Bahwa untuk membangun sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 secara terencana, sistematis dan berkelanjutan dipersayaratkan harus membentuk Tim ISO 9001:2001.9 Rektor sebagai Top Mangement telah membentu Tim Teknis ISO 9001:2008 dengan tugas. (1) Merumus dan menyusun dokumen sistem penjaminan mutu IAIN STS Jambi, yang terdiri dari; (a) Manual Mutu, (b) Kebijakan Mutu, sasaran utu dan Rencana Dokumentasi Lounching Sistem Penjmainan Mutu ISO 9001:2008 tanggal 25 Peberuari 2013 Wawancara dengan Pembantu Rektor IAIN STS Jambi, 5 September 2012 9 Surat Keputsan Rektor nomor: In.08/R/SK/PP.00.9/344/2013 tentang Tim Teknis Sisitem Penjaminan Mutu berbasis Akreditasi dan ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi 2013 7 8
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
Mutu, (c) Standar Opersinal Prosedur (SOP), (d) Formulir, (e) Instruksi Kerja, (f) Wewenang dan Tanggung Jawab; (2) Menjamina dan memastikan sistem penjaminan mut berbasis akreditasi dan ISO 9001:2008 dapat berjalan efektif dan efesien di lingkungan IAIN STS Jambi; (3) Melakukan Workshop membangun sistem penjaminan muu ISO 9001:2008; (4) Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan pimpinan di lingkungan IAIN STS Jambi dalam membangu sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008; (5) Mempersiapkan, menyusun dan pendampingan borang akreditasi Institut IAIN STS Jambi; (6) Melaporkan kepada Rektor IAIN STS Jambi tentang perkembangan kegiatan membangun sistem penjaminan mutu berbasis akreditasi dan ISO 9001:2008. Sedangkan factor penghambat dalam membangun dan penerapan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 melalui penerapan 2 dokumen SOP tahap pertama yaitu SOP Pengendalian Perkuliahan dan SOP Pengendali Ujian berbagai hambatan, anatar lain:
Kuarangnya Komitmen dan Kesedaran Mutu pimpinan dan civitas akademika Terjadi beberapa resistensi penerapan dokumen ISO 9001:2008 hal ini dikarena ketidakpahaman dan kurangnya kesadaran mutu dan perubahan meandseat budaya akademik dari pelayanan tradisononal yang tidak berdokumen menjadi pelayanan yang tertib administrasi yang dipandu dengan aturan main berupa SOP.
Lambatnya Pencapain Sasaran Mutu Tolak ukur pencapaian sistem penjaminanan mutu ISO 9001:2008 terletak ketercapaian sasaran mutu yang sudah disepekati. Berdasarkan Hasil Audit Mutu Internal (AMI) I menunjukkan bahwa proses pencapaian sasaran mutu Institut masih lambat dan perlu pendekatan yang serius. Konsekuensi dari proses membangun dan menjalankan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi adalah lambannya pencapaian sasaran yang telah ditetapkan, namun proses tersebut tetap jalan secara bertahap dan terus menerus.
Lambannya proses Perbaikan terhadap temuan Upaya peningkatan mutu IAIN STS Jambi menjadi prioritas utama dan terus menerus dilakukan. Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di IAIN STS Jambi melalui kebijakan penguatan akademik dan kelembagaan berbasis pemenuhan akreditasi prodi dan institusi. Upaya melakukan perbaikan sistem teah dimulai melalui Audit Mutu Internal, dari hasil Audit tersebut banyak temuan yang harus diperbaiki dan ditindaklanjuti oleh Institusi melalui pimpinan yang diberi tugas dan tanggun jawab untuk menjawab dan memperbaiki. Berdasarkan hasil rapat pimpinan menyikapi hasil Audit Mutu Internal pada bulanl Juli 2013 menyepakati bahwa penyediaan fasilitas perkuliahan pada semester ganjil 2013-2014 akan dipenuhi pada awal perkuliahan sesuai dengang kelender akademik pada tanggal 9 september 2013, kenyataannya
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
adalah perbaikan dan pemenuhan fasiltias tersebut belum dipenuhi, sehingga sistem proses perkuliahan masih belum terstandar. Adapun kebutuhan kuliah yang dibutuhkan adalah lokal yang representatif, kebutuhan listrik, infokus, AC, WC, penataan lingkungan perkuliahan yang asri.10 Adapun dampak Implementasi Sistem Penjaminan Mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi
Mulai Terbangunnya Budaya Otmosfir Akademik Berdasarkan hasil observasi peneliti terhadap atmosfir akademik IAN STS Jambi setelah membangun sistem penjaminan mutu bebasis ISO 9001:2008 mulai menampakkan perubahan atmosfir akademik dikampus sungai duren yang mana sebelum penerapan sistem ISO 9001:2008, sistem perkuliahan di kampus sungai duren tidak terstandar dan terkawal.
Ketertiban pendokumentasi layanan perkuliahan Implementasi sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi dilakukan dengan pendekatan PDCA (Plan, Do, Cheks, Action), artinya rencanakan/tulis apa yang akan dilakukkan dan lakukan apa yang tertulis, kemudian harus dilakukan monetoring an evaluasi dan perbaiki secara berkelanjutan.11 Adapun ketertiban dokumentasi perkuliahan yang diatur oleh sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 telah diatur dalam SOP Perkuliahan dan SOP uijan, terhadap implimentasi SOP tersebut telah dilakukan Audit Mutu Internal, dan menemukan berbagai temuan dan rekomendasi, seperti pelaksanaan peruliahan dan ujian semester tidak mengikuti kelender akademik, Dosen tidak membuat SAP, Dosen tidak membuat kontrak kuliah, Ketertiban absensi perkuliahan, nilai hasil tidak diserahkan tepat waktu.12 Dengan adanya temuan tersebut sistem merekomendasikan kepada instituti dan dosen untuk menjalankan dokumen SOP Perkuliahan dan SOP Ujian yang sudah kita sepakati sehingga pada perkuliahan semester Ganil 2013-2014 perkuliahan telah dilakukan secara serentak sesuai dengan kele nder akademik, dan mayoritas dosen telah membuaat kontrak kuliah dan SAP kuliah.
Kekurangan Terpantau
dan
Kelebihan
Pelayanan
Perkuliahan
Mulai
Hasil Audit Mutu Internal (AMI) menunjukkan bahwa dengan adanya penerapan sistem penjaminan mutu ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi sudah mulai terpantau, hal ini dikarenakan setiap proses akademik yang dilaksanakan di IAIN STS Jambi harus dilakukan pemantauan apakah terlaksana atau tidak, hal ini ditunjukkan dengan data hasil Audit Mutu Internal (AMI) I IAIN STS Jambi.13
Dokumentasi Hasil Rapat Pimpinan Juli 2013 Dokumen ISO 9001:2008 IAIN STS Jambi 12 Hasil Audit Mutu Internal, tanggal 15-31 di lingkungan fakultas IAIN STS Jambi 13 Laporan Audit Mutu Internal I tanggal 31 Juli 2013 IAIN STS Jambi 10 11
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
Kesimpulan Proses membangun dan implementasi sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008 di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi telah berjalan secara gradual atau bertahap dengan konsep sistem yang terncanan, sistematis dan berkelanjutan. Faktor Pendukung proses membangun dan implementasi penjaminan mutu ISO 9001:2008 di IAIN STS Jambi adalah (a) Komitmen pimpinan dan civitas akademika; (b) Adanya Tim Teknis ISO 9001:2008 yang diberi tugas untuk membangun dan mengawal sistem, sedangkan faktor hambatan, adalah: (a) adanya resistensi dalam implimentasi sistem; (b) lambannya pencapaian sasaran mutu; (c) lambannya perbaikan terhadap tindaklanjut dari hasil Audit Mutu Internal. Dampak dari membangun dan implementasi sistem penjaminan mutu berbasisis ISO 9001:2008 di lingkungan IAIN STS Jambi berikut: (1) mulai terbangun atmosfir dan budaya akademik; (2) tertibnya dokumen akademik; (3) terpantaunya kelemah dan kelebihan pelayanan akademik. Adapun direkomendasikan dari proses membangun sistem penjaminan mutu di IAIN STS Jambi, sebagai berikut: 1. Pimpinan di linkungan IAIN STS Jambi Komitmen dan kesedaran pimpinan dalam mewujudkan pelayanan mutu akademik di IAIN STS Jambi menjadi keharusan, dan melalui hasil penelitian ini dapat menjadi pedoman dan masukan untuk meningkatkan mutu IAIN STS Jambi melalui mengeluarkan kebijkan sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan civitas akademika dan stakeholder, berdasarkan Standar Nasional Pendidikan Tinggi; seperti kebijakan teknis yang berhubungan dengan Standar Mutu melalui Standar Operasional Prosedur Pelayanan akademik. 2.
Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan IAIN STS Jambi
Lembaga penjaminan mutu diharapkan mampu merencanakan, menyusun, mengawal dan mengejewantahkan dokumen sistem penjaminan mutu berbaisis ISO 9001:2008 secara konsisten berkelanjutan. 3.
Civitas Akademika dan Stakeholder
Civitas akademik dan stakeholder diharapakan dapat menjalankan sistem dan berperan aktif dalam memberi masukan dan dukungan secara akademik untuk mewujudkan mutu layanan akademik di IAIN STS Jambi, sehingga pelayanan akademik yang bermutu di IAIN STS Jambi dapat terwujud melalui sistem penjaminan mutu berbasis ISO 9001:2008.
Daftar Pustaka: Bogdan, Robert, C., & Sari Knopp Biklen, 1982. Qualitaive Research for Education: anIntroduction to Theory and Methods. Boston: Allyn and Bacon, Inc.
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
Gay, L.R. (1991). Educational Evaluation and Measurement: Com-petencies for Analysis and Application. Second edition. New York: Macmillan Publishing Compan. CHEA (Council for Higher Education Accreditation). 2001 Quality Review. CHEA Almanac of External Quality Review. Washington, D.C. Gasperz, Vincent, 2006. ISO 9001:2001., and Countinual Quality Improvment. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. IAIN STS Jambi, 2003. Seminar Konsorsium: Kurikulum Berbasis Kompetensi Jurusan/Prodi di Lingkungan IAIN STS Jambi. Iskandar, 2009. Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif dan Kualitatif). Jakarta: Gaung Persada Press Lembaga Penjaminan Mutu Akademik 2007. Sistem Penjaminan Mutu IAIN STS Jambi. Moleong, Lexy, J., 1990. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Laporan Penelitian Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung. Alfabeta Tessmer, M.(1998). Planning and Conducting Formative Evaluations. Philadelphia: Kogan Page. Penny Rahmawaty. Dampak Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2001 terhadap Organsiasi (Studi Kasus Pada Fakultas Ilmu Sosial dan ekonomi Universitas Negeri Yogyakaryta). Van den Akker J. (1999). Principles and Methods of Development Research. Pada J. van den Akker, R.Branch, K. Gustafson, Nieven, dan T. Plomp eds), Design Approaches and Tools in Education and Training (pp. 1-14). Dortrech: Kluwer Academic Publishers. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar NasionalPendidikan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2005 tentang Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 63 tahun 2009 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 28 tahun 2005 tentang Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
IWA 2:2007 Quality management systems —Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in education SNI ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan Standar Nasional Indonesia ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu Persyaratan. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. http://www.ipdn.ac.id/upm/sistem_penjaminan_mutu_pt.pdf http://detaseruniba.files.wordpress.com/2010/06/panduan-penjaminanmutu.pdf. Panduan pelaksanaan Sistem penjaminan mutu Perguruan tinggi (spm-pt) Bidang akademik Direktorat jenderal pendidikan tinggi Departemen pendidikan nasional 2006. http://ipan.staff.uii.ac.id/2009/02/hambatan-implementasi-sistem-penjaminanmutu-di-perguruan-tinggi/ http://dwikasianta.blogguru.org/files/2012/06/PRINSIP-DASAR-ISO-9001.pdf http://bambangkesit.staff.uii.ac.id/2009/01/15/quality-plan-implementasi-sistemmanajemen-mutu-iso-90012000-di-perguruan-tinggi/ http://www.galoreindonesia.com/konten.php?id=502 http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/penelitian/Dra.%20Endang%20Mulyatinin gsih,%20M.Pd./15B_DAMPAK%20PENERAPAN%20SMM%20ISO%20900 1.pdf
Al-Afkar
Vol. I, No. 1, 2016
