Workshop
Sisfo Kampus 2005
Administrasi Prodi
www.sisfokampus.net Oktober 2005
Agenda Pelatihan 1. Administrasi Jadwal Perkuliahan 2. Registrasi Ulang Mahasiswa 3. Isi KRS Mahasiswa 4. Absensi 5. Ubah Status Mahasiswa 6. Penundaan Mata Kuliah 7. Penjadwalan Ujian (UTA dan UAS) 8. Proses Penilaian Mahasiswa Online 9. Proses Penilaian Mahasiswa Lewat Program External 10. Pencetakan KHS dan Transkrip Nilai
www.sisfokampus.net
2/35
1. Administrasi Jadwal Perkuliahan Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat jadwal kuliah. 1. Jalankan menu “Penjadwalan Kuliah” Akademik > Penjadwalan Kuliah. Kemudian akan timbul form seperti gambar 12. Isikan dengan Tahun Akademik, Program Pendidikan dan Program Studi yang dimaksud.
Gambar 12. Form Tahun Akademik 2. Tekan tombol “GO” untuk mengaktifkan Tahun Akademik yang dimaksud. 3. Setelah itu akan ditampilkan jadwal mata kuliah. Gambar 13 menampilkan contoh daftar jadwal kuliah.
Gambar 13. Jadwal Mata Kuliah 4. Jadwal yang ditampilkan dibagi menjadi dua, yaitu mata kuliah yang “Terjadwal” dan yang “Tidak Terjadwal”. Maksud dari mata kuliah yang “Terjadwal” adalah bahwa mata kuliah tersebut dijadwalkan untuk kuliah rutin setiap minggu. Sedangkan “Tidak Terjadwal” adalah mata kuliah yang tidak dijadwalkan untuk kelas kuliah. Contoh mata kuliah yang ditawarkan tetapi tidak terjadwal: Skripsi, Tesis, dll. 5. Untuk membuat jadwal baru, tekan link “Tambah Jadwal”. Kemudian akan ditampilkan formulir “Tambah Jadwal” seperti pada gambar 14.
www.sisfokampus.net
3/35
Gambar 14. Form Tambah Jadwal 6. Bila field “Terjadwal” dicentang, maka mata kuliah yang bersangkutan akan diterdaftar di jadwal kuliah. Sebaliknya, jika tidak dicentang, maka mata kuliah ini tidak terjadwal untuk kuliah. Secara default, mata kuliah adalah terjadwal. 7. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan jadwal baru ini. Tekan tombol “Reset” untuk mengembalikan isian tiap field ke nilai semula. Tekan tombol “Kembali” untuk kembali ke daftar jadwal kuliah. 8. Sebelum disimpan, sistem akan memeriksa apakah jadwal ini bentrok dengan jadwal lain. Pemeriksaan ini meliputi: Waktu kuliah dengan jadwal kuliah lain yang sama waktu dan ruang kuliahnya, pemeriksaan waktu mengajar dosen, apakah bentrok dengan mata kuliah lain atau tidak. Jika terjadi bentrok, maka akan timbul dialog seperti pada gambar 15 di bawah ini.
Gambar 15. Dialog Bentrok Jadwal Kuliah
www.sisfokampus.net
4/35
9. Jika tidak diinginkan bentrok, maka kita dapat mengubah waktu kuliah, ruang kuliah atau pun dosen di form “Penjadwalan Gagal” yang ditampilkan tepat di bawah dialog bentrok ini. 10. Tetapi jika diinginkan agar mata kuliah yang dijadwalkan digabung dengan mata kuliah yang bentrok yang telah dijadwalkan sebelumnya, misalnya karena mata kuliah dan dosennya sama tetapi untuk mahasiswa dengan jurusan yang berbeda, maka kita dapat menggabungkannya dengan menekan link opsi “Gabungkan Jadwal”. 11. Untuk mengedit jadwal mata kuliah, kita dapat menekan link edit di kolom “Mata Kuliah”. Kemudian akan ditampilkan form “Edit Jadwal” seperti pada gambar 16.
Gambar 16. Form Edit Jadwal 12. Jika sudah ada mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang bersangkutan, maka jadwal tidak dapat diubah. 13. Untuk menghapus jadwal, tekan link edit pada kolom “Mata Kuliah”, maka akan ditampilkan form “Edit Jadwal”. Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus jadwal tersebut. Tetapi jika sudah ada mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang bersangkutan, maka jadwal tidak dapat dihapus.
www.sisfokampus.net
5/35
2. Registrasi Ulang Mahasiswa Setelah Tahun Akademik dibuka, mahasiswa harus melakukan proses registrasi ulang untuk menetapkan statusnya menjadi mahasiswa aktif. Setelah aktif mahasiswa dapat mulai mengisi KRS. Registrasi ulang atau pengaktifan mahasiswa dapat dilakukan oleh bagian Akademik mau pun bagian Keuangan/Kasir. Registrasi Ulang yang dilakukan oleh bagian Keuangan/Kasir dibahas di “Panduan Modul Keuangan.” Berikut adalah langkah-langkah untuk proses registrasi ulang mahasiswa. 1. Pilih menu “Registrasi Semester Mahasiswa” “Akademik” > “Registrasi Semester Mahasiswa”. Setelah itu akan tampil box NIM seperti pada gambar 17. Isikan dengan NIM mahasiswa yang dimaksud. Tekan tombol “GO”.
Gambar 17. Form NIM KRS 2. Setelah itu akan timbul 2 bagian tampilan seperti pada gambar 18 di bawah ini. Bagian pertama adalah formulir untuk meregistrasikan mahasiswa pada sesi (semester) baru, sedangkan pada bagian bawah adalah daftar sesi (semester) yang pernah dilalui mahasiswa beserta dengan statusnya.
Gambar 18. Daftar Sesi Mahasiswa 3. Jika sebelumnya telah dilakukan Proses Pembukaan Tahun Akademik di setiap Program Studi, maka secara otomatis Mahasiswa akan memiliki sesi dari Tahun www.sisfokampus.net
6/35
Akademik tetapi status Mahasiswa “Pasif”. Kita dapat mengubah Sesi, Maximum SKS yang dapat diambil dan Status Mahasiswa dari formulir bagian dua seperti yang ditampilkan pada Gambar 18. Kemudian tekan tombol “Ubah” untuk menyimpannya. 4. Jika Sesi (semester) yang dimaksud belum ada pada daftar Sesi Mahasiswa, maka kita dapat menambahkan sesi tersebut dengan mengisi formulir “Tambah Sesi Baru” seperti yang ditampilkan pada Gambar 18.
www.sisfokampus.net
7/35
3. Pengisian KRS Mahasiswa Setelah melakukan registrasi ulang & pembayaran, mahasiswa dapat mengisi Kartu Rencana Studi (KRS). Walau pun mahasiswa dapat melakukan pengisian KRS secara langsung, tetapi bagian akademik juga dapat mengisikan KRS mahasiswa ini. Berikut adalah langkah-langkah pengisian KRS oleh bagian akademik. 1. Pilih menu “KRS Mahasiswa” Akademik > KRS Mahasiswa. Setelah itu akan timbul form untuk mengisikan NIM mahasiswa yang dimaksud. Contoh form NIM ini ditampilkan di gambar 22.
Gambar 22. Form NIM untuk KRS 2. Isikan NIM dan tekan tombol “GO”. Setelah itu akan timbul daftar mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan. Contoh daftar ini digambarkan pada gambar 23.
Gambar 23. Daftar Mata Kuliah yang Diambil Mahasiswa 3. Jika mahasiswa masih memiliki hutang, maka akan ditampilkan sebuah pesan seperti pada gambar 24.
www.sisfokampus.net
8/35
Gambar 24. Pesan Hutang Mahasiswa 4. Tekan link “Tambah KRS” untuk menambah mata kuliah yang diambil mahasiswa. Penekanan link ini akan menampilkan form mata kuliah yang ditawarkan seperti contoh pada gambar 25.
Gambar 25. Form Tambah KRS 5. Kita dapat sekaligus memilih beberapa mata kuliah yang akan diambil dengan memberikan tanda centang pada kolom “Ambil” dari mata kuliah yang akan diambil. Setelah itu tekan tombol “Ambil Kuliah”. 6. Sistem akan memeriksa mata kuliah yang diambil tersebut dalam beberapa kondisi, yaitu: •
Apakah jam kuliah yang diambil akan bentrok dengan mata kuliah lain yang diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan?
•
Apakah ada mata kuliah prasyarat untuk mengambil mata kuliah tersebut? Jika ada apakah mahasiswa yang bersangkutan telah mengambil mata kuliah yang bersangkutan?
•
Apakah mata kuliah yang diambil mensyaratkan jumlah kumulasi SKS mata kuliah yang telah diambil mahasiswa?
•
Apakah mahasiswa telah melampaui jumlah SKS yang boleh diambilnya dalam semester tersebut? Jika maksimum SKS yang boleh diambilnya terlampaui, maka mata kuliah tidak dapat diambil.
www.sisfokampus.net
9/35
•
Apakah pengisian atau pengubahan KRS masih dalam jangka waktu pengisian & pengubahan KRS? Jika tidak dalam rentang waktu pengisian & pengubahan KRS, maka KRS tidak dapat disimpan. Gambar 26 memberikan contoh tampilan kesalahan jika tidak dalam rentang waktu pengisian & pengubahan KRS.
Gambar 26. Kesalahan karena Lewat Batas Waktu KRS 7. Untuk menghapus atau membatalkan mata kuliah yang diambil, kita dapat menekan link “Hapus” yang digambarkan sebagai icon tempat sampah pada daftar KRS mahasiswa. Penghapusan ini juga akan divalidasi waktu pengisian & pengubahan KRS. Jika tidak dalam rentang waktu pengisian & pengubahan KRS, maka penghapusan tidak dapat dilakukan.
www.sisfokampus.net
10/35
4. Absensi Berikut adalah langkah-langkah pengisian absensi Dosen & Mahasiswa. 1. Pilih menu “Absensi” Akademik > Absensi. Setelah itu akan timbul form Tahun Akademik seperti ditampilkan pada gambar 27. Isikan Tahun Akademik yang dimaksud dan tekan tombol “GO”.
Gambar 27. Dialog Tahun Akademik 2. Penekanan tombol “GO” akan menampilkan daftar mata kuliah yang dijadwalkan dalam Tahun Akademik yang dimaksud. Gambar 28 menampilkan contoh daftar mata kuliah tersebut.
Gambar 28. Daftar Mata Kuliah 3. Tekan link “Absensi” seperti gambar 29.
www.sisfokampus.net
di kolom “Kode MK”. Kemudian akan timbul Daftar Absensi
11/35
Gambar 29. Daftar Absensi 4. Isilah “Tatap Muka” dengan pilihan: “Hadir”, “Tidak hadir” atau “Digantikan”. Masukkan pula tanggal kuliah dan kemudian tekan tombol “Hadir”. Jika status tatap muka diisikan “Tidak Hadir”, maka tanggal hadir tidak akan disimpan oleh sistem. 5. Jika diisi dengan “Digantikan”, maka kita dapat mengeset dosen penggantinya. Untuk melakukannya, kita dapat mengklik link [ Set Dosen Pengganti ]. Setelah itu akan timbul dialog “Set Dosen Pengganti” seperti gambar 29a di bawah ini.
Gambar 29a. Set Dosen Pengganti 6. Setelah itu akan timbul link “Absensi Mahasiswa” di kolom “Mhsw”. Tekan link tersebut untuk masuk ke form “Absensi Mahasiswa”. Contoh form ini ditampilkan pada gambar 30.
Gambar 30. Form Absensi Mahasiswa www.sisfokampus.net
12/35
7. Secara default semua status absen mahasiswa adalah kosong (blank). Kita dapat mengubah nilai status kehadiran mahasiswa satu per satu dengan memilih status pada kolom “Absen”. Penggantian status ini akan secara otomatis menyimpan status kehadiran mahasiswa yang dimaksud. 8. Tetapi kita juga dapat memasukkan suatu nilai status untuk semua mahasiswa sekaligus. Misalnya kita masukkan semua status mahasiswa sebagai “Hadir” dan kemudian ubah status mahasiswa lain yang tidak hadir. Ini akan menghemat waktu, terutama jika jumlah mahasiswa yang mengikuti mata kuliah tersebut sangat banyak. 9. Untuk memasukkan suatu nilai status kehadiran mahasiswa secara kolektif, gunakan fasilitas pengubahan seperti yang digambarkan pada gambar 31.
Gambar 31. Fasilitas Ubah Semua Status Kehadiran 10. Pilih salah satu status kehadiran yang diinginkan dan kemudian tekan tombol “Ubah Semua.” Kemudian semua status kehadiran mahasiswa akan diubah menjadi status kehadiran yang diinginkan. 11. Tekan link “Lihat Jadwal Kuliah” untuk kembali ke daftar jadwal kuliah atau tekan link “Lihat Daftar Pertemuan” untuk kembali ke daftar tatap muka kuliah mata kuliah yang bersangkutan.
www.sisfokampus.net
13/35
5. Ubah Status Mahasiswa Kita dapat mengubah status mahasiswa per tahun akademik. Misalnya karena mahasiswa cuti atau tidak aktif sementara. Berikut adalah langkah-langkah mengubah status mahasiswa. 1. Pilih menu “Status Mahasiswa” Akademik > Status Mahasiswa. Setelah itu akan timbul tampilan “Perubahan Status Mahasiswa”. 2. Masukkan Tahun Akademik dan NIM Mahasiswa yang dimaksud pada box “Cari”. Gambar 32 menampilkan contoh input pencarian mahasiswa.
Gambar 32. Box Cari Mahasiswa 3. Pencarian ini mungkin menghasilkan beberapa hasil pencarian. Hasil ini ditampilkan dalam bentuk tabel seperti pada gambar 33.
Gambar 33. Tabel Hasil Pencarian 4. Tekan gambar pensil pada kolom “Status” untuk memilih salah satu mahasiswa yang dimaksud. Setelah itu akan ditampilkan dialog “Edit Status” seperti yang ditampilkan pada gambar 34.
Gambar 34. Data Status Tahun Akademik Mahasiswa www.sisfokampus.net
14/35
5. Ubah field “Status” dengan nilai yang telah ditentukan, kemudian tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan. Perubahan status ini berlaku untuk semester/sesi mahasiswa yang telah ditentukan sebelumnya.
www.sisfokampus.net
15/35
6. Penundaan Mata Kuliah Ada dua macam penundaan, yaitu Penundaan Mata Kuliah dan Penundaan Mahasiswa. Sebuah jadwal mata kuliah dapat ditunda karena satu atau beberapa hal yang mengakibatkan jadwal mata kuliah tidak dapat berlangsung dengan baik pada tahun akademik yang berjalan. Sedangkan penundaan mahasiswa akan dibahas lebih lanjut di bagian Dosen. Berikut adalah cara menunda mata kuliah. 1. Pilih menu “Penundaan Mata Kuliah” Akademik > Tunda Mata Kuliah. Setelah itu akan ditampilkan box pemilihan Tahun Akademik, Program dan Program Studi seperti pada gambar 36.
Gambar 36. Box Tahun Akademik 2. Masukkan Tahun Akademik, Program dan Program Studi yang dimaksud kemudian tekan tombol “GO”. Penekanan tombol “GO” akan menampilkan daftar jadwal mata kuliah seperti pada gambar 37.
Gambar 37. Daftar Mata Kuliah 3. Pada daftar mata kuliah ini tampak pula status pada masing-masing mata kuliah. Bila status mata kuliah “Ditunda”, maka akan tampak bahwa warna latar belakangnya abu-
www.sisfokampus.net
16/35
abu. Sedangkan bila statusnya normal, maka pada kolom status akan kosong dan warna latar belakangnya adalah putih. 4. Untuk mengubah status mata kuliah tekan link “Ubah Status” pada kolom “KodeMK” dari mata kuliah yang bersangkutan. Penekanan link ini akan menampilkan form seperti pada gambar 38.
Gambar 38. Form Tunda Mata Kuliah 5. Beri centang pada field “Tunda Nilai MK” untuk menunda mata kuliah yang bersangkutan. Beri catatan pada “Alasan Penundaan” untuk memberikan alasan penundaan mata kuliah. 6. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “Reset” untuk mengembalikan semua field ke nilai semula.
www.sisfokampus.net
17/35
7. Penjadwalan Ujian (UTS dan UAS) Kita dapat melakukan penjadwalan ujian baik untuk UTS (Ujian Tengah Semester)/UTC (Ujian Tengah Cawu) mau pun untuk UAS (Ujian Akhir Semester)/UAC (Ujiah Akhir Cawu). Berikut adalah langkah-langkah untuk menjadwalkan ujian. 1. Pilih menu “Jadwal Ujian” Akademik > Jadwal Ujian. Kemudian akan timbul box pemilihan tahun akademik, program dan jurusan seperti pada gambar 36. Tekan tombol “Refresh” untuk mengambil daftar mata kuliah. 2. Tentukan jenis jadwal ujian, apakah “Ujian Tengah Semester”, “Ujian Akhir Semester” atau “Ujian Susulan” pada box “Jenis Ujian” seperti yang digambarkan pada gambar 39.
Gambar 39. Box jenis Ujian 3. Pemilihan salah satu jenis ujian akan menampilkan jadwal ujian mata kuliah seperti pada gambar 40.
Gambar 40. Daftar Jadwal Ujian 4. Untuk mengubah jadwal ujian tekan link Kode Mata Kuliah pada kolom “Kode MK” pada mata kuliah yang dimaksud. Penekanan ini akan menimbulkan form “Edit Jadwal Ujian” seperti pada gambar 41.
www.sisfokampus.net
18/35
Gambar 41. Form Edit Ujian 5. Isikan field “Tanggal”, “Jam mulai”, “Jam Selesai” dan “Ruang Ujian”. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan, tombol “Reset” untuk mengembalikan ke nilai semula atau tombol “Kembali” untuk kembali ke daftar ujian. 6. Sebelum disimpan sistem akan memeriksa apakah jadwal ujian bentrok dengan ujian lain atau tidak. Jika bentrok, maka perubahan tidak disimpan dan memerlukan pengeditan lagi. 7. Di sebelah kanan form “Edit Ujian” tampak daftar penjaga ujian yang dikelompokkan menjadi 2 bagian, yaitu dosen jaga dan petugas (karyawan) jaga. Daftar jaga ujian ini ditampilkan pada gambar 42.
Gambar 42. Daftar Jaga Ujian 8. Kita dapat menghapus penjaga ujian dengan menekan icon tempat sampah di sebelah kanan penjaga ujian. 9. Untuk menambahkan pengawas ujian dosen dan juga karyawan, kita dapat memilih pengawas di form “Tambahkan Pengawas Ujian” seperti yang digambarkan pada gambar 43.
www.sisfokampus.net
19/35
Gambar 43. Form Tambah Pengawas Ujian 10. Pilih dosen atau karyawan yang dimaksud kemudian tekan tombol “+” di sebelah kanan. Kemudian dosen atau karyawan yang dimaksud akan ditambahkan pada daftar pengawas ujian yang ditampilkan seperti pada gambar 42.
www.sisfokampus.net
20/35
7. Proses Penilaian Mahasiswa Online Kita dapat mengisi nilai secara online langsung ke SIATUNG. Berikut adalah cara mengisi nilai secara online: 1. Pilih menu “Dosen” > “Nilai Mahasiswa”. Kemudian akan muncul dialog box seperti gambar di bawah ini.
2. Isikan field “Tahun Akademik”, “Program” dan “Program Studi” dimana kita bekerja. Kemudian tekan tombol “GO”. Setelah itu akan muncul pilihan matakuliah. Pilih salah satu matakuliah. Tampilan pemilihan ini seperti tampak pada gambar di bawah ini.
3. Setelah itu akan muncul daftar mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut seperti yang ditampilkan gambar di bawah ini.
4. Untuk menentukan persentase setiap komponen nilai, kita dapat mengklik link “Persentase Nilai”. Kemudian akan timbul dialog untuk memasukkan persentase komponen nilai matakuliah tersebut seperti gambar di bawah ini.
www.sisfokampus.net
21/35
5. Isikan persentase komponen penilaian kemudian tekan tombol “Simpan” untuk menyimpannya. Atau tekan “Reset” untuk mengembalikan ke nilai semula. 6. Klik link “Proses Absensi” untuk memproses nilai absensi berdasarkan tabel absensi mahasiswa. Setelah itu nilai absensi akan masuk secara otomatis ke setiap mahasiswa. 7. Klik link “Detail Nilai” untuk melihat dan mengisi detail nilai mahasiswa. Kemudian akan timbul tampilan seperti di bawah ini. Masukkan nilai setiap komponen penilaian dan tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan setiap mahasiswa.
8. Tekan link “Proses Nilai” untuk menghitung nilai akhir setiap mahasiswa. Proses ini perlu dilakukan setiap selesai mengedit detail nilai mahasiswa.
www.sisfokampus.net
22/35
8. Proses Penilaian Mahasiswa Lewat Program External Proses penilaian dengan program external ini dapat dilakukan oleh dosen sehingga dosen dapat mengisi nilai lewat disket/Flashdisk di mana pun, kemudian mengembalikan data nilai ke administrasi prodi untuk di-upload. Proses ini meliputi beberapa tahap, yaitu: 1. Setup password file nilai mata kuliah; 2. Download file nilai mahasiswa; 3. Pengisian nilai mahasiswa; dan 4. Upload data nilai mahasiswa. Tahap 1 dilakukan via web, sedangkan tahap 2, 3, dan 4 dilakukan dengan program external berbasis MS Windows.
Setup Password File Nilai Mata Kuliah Setup password ini secara default dilakukan oleh Kepala Akademik, tetapi tugas ini dapat didelegasikan pada karyawan lain. Berikut adalah cara setup password file nilai. 1. Pilih menu “Password Dosen untuk File Nilai” KaAkademik > Password Dosen untuk File Nilai. Penekanan ini akan menampilkan daftar jurusan dan tahun akademik yang aktif untuk tiap jurusan. Daftar jurusan ini ditampilkan pada gambar 44.
Gambar 44. Daftar Jurusan & Tahun Akademik Aktif 2. Tekan lambang gear pada kolom “Proses” untuk memproses password untuk setiap mata kuliah pada jurusan dan tahun akademik yang aktif tersebut. 3. Jika telah berhasil diproses, maka akan timbul lambang printer di sebelah kanan. Tekan lambang printer tersebut untuk mencetak password file nilai tiap mata kuliah dari jurusan dan tahun ajaran yang dimaksud. www.sisfokampus.net
23/35
Download File Nilai Mahasiswa Proses download ini dapat dilakukan oleh staf akademik yang telah ditunjuk. Proses download ini menggunakan program external berbasis MS Windows yang bernama “downloadnilai.exe”. Berikut adalah tahap-tahap yang dilakukan untuk mendownload file nilai mahasiswa. 1. Jalankan program “downloadnilai.exe” atau shortcut-nya yang telah dibuatkan oleh bagian MIS/IT/PUSKOM. 2. Gambar 45 memperlihatkan tampilan awal program “downloadnilai.exe” ini.
Gambar 45. Program downloadnilai.exe 3. Pilih “Kode Jurusan” dan “Kode Program” dari daftar yang telah disediakan di sebelah kanan. 4. Masukkan “Tahun Akademik” yang dimaksud dan kemudian tekan tombol “Ambil Data”. 5. Kemudian akan ditampilkan daftar mata kuliah sesuai dengan kriteria Kode Jurusan, Kode Program dan Tahun Akademik seperti pada gambar 46.
www.sisfokampus.net
24/35
Gambar 46. Daftar Mata Kuliah 6. Pilih salah satu mata kuliah yang ingin didownload nilainya kemudian tekan tombol “Buat File Nilai”. Setelah itu akan ditampilkan box untuk menyimpan file nilai seperti pada gambar 47. Kita dapat langsung menyimpan file nilai ke disket (drive A/B). 7. Format default file nilai ini memiliki format: KodeMK-Tahun-Program-Jurusan.nil. Jadi misalnya untuk mata kuliah dengan kode “MMP 203” pada tahun akademik “20042” yang dijadwalkan untuk program “S2 Eksekutif Sabtu” untuk jurusan “Manajemen Pemasaran”, maka defaultnya akan memiliki nama “MMP203-20042-MS2P.nil”. Tetapi tidak menutup kemungkinan nama ini diubah. 8. Walau pun yang tampak adalah satu file nilai, yaitu file dengan ekstensi “nil”, tetapi terdapat 2 file lain, yaitu file bobot (dengan ekstensi “bbt”) dan file mahasiswa (dengan ekstensi “mhsw”).
www.sisfokampus.net
25/35
Gambar 47. Simpan File Nilai 9. File nilai yang telah disimpan ini (mungkin di disket) dapat didistribusikan ke dosen pengampunya masing-masing.
Pengisian Nilai Mahasiswa Pengisian nilai mahasiswa dapat dilakukan oleh dosen pengampunya langsung atau pun didelegasikan ke staf akademik sepanjang staf akademik mengetahui password dosen pengampunya. Pengisian nilai ini menggunakan program eksternal berbasis MS Windows dengan nama “isinilai.exe”. Berikut adalah langkah-langkah pengisian nilai. 1. Jalankan program “isinilai.exe” atau dari shortcut-nya yang telah dibuatkan bagian MIS/IT/PUSKOM. 2. Gambar 48 menampilkan tampilan awal program “isinilai.exe”.
www.sisfokampus.net
26/35
Gambar 48. Tampilan Awal Program isinilai.exe 3. Buka file nilai yang telah tersimpan di disket dengan memilih menu “File” > “Open Berkas Nilai” yang kemudian menampilkan dialog “Open” seperti pada gambar 49. 4. Pilih salah satu file nilai (dengan extensi ‘nil’) dan tekan tombol “Open”. 5. Setelah file nilai dipilih, maka akan timbul dialog “Password”. Masukkan password file nilai dan tekan tombol “OK”. Dialog “Password” ini ditampilkan seperti pada gambar 50.
Gambar 50. Masukkan Passwor File Nilai 6. Bila password salah, maka file nilai akan ditutup kembali. Tetapi bila password benar, maka akan ditampilkan semua data dari file nilai seperti pada gambar 51.
www.sisfokampus.net
27/35
Gambar 51. Data File Nilai 7. Isikan nilai-nilai pada box “Persentase Nilai” sehingga total nilai berjumlah 100%. Isikan “Jumlah Tugas” dengan berapa jumlah tugas yang akan dinilai. Nilai keseluruhan tugas berjumlah sesuai dengan nilai yang dimasukkan di field “% Tugas”. 8. Masukkan nilai-nilai pada box “Persentase Tugas” dengan nilai yang memberikan bobot persentase masing-masing tugas. Jumlah persentase tugas harus sama dengan field “% Tugas” pada box “Persentase Nilai”. 9. Masukkan nilai-nilai yang diperoleh mahasiswa pada tabel mahasiswa. Nilai-nilai yang dimasukkan adalah: Nilai Hadir, Tugas1 s/d 5 (sesuai yang ditentukan di field “Jumlah Tugas”), UTS, dan UAS. 10. Kita juga dapat menunda nilai seorang mahasiswa dengan mengeset nilai pada kolom “Tunda” untuk mahasiswa yang bersangkutan. 11. Pilih menu “Nilai” > “Bobot Nilai” untuk mengetahui bobot penilaian. Gambar 52 menampilkan contoh Bobot Nilai yang berlaku.
www.sisfokampus.net
28/35
Gambar 52. Bobot Nilai yang Berlaku 12. Setelah mengisi field-field nilai mahasiswa, kita dapat menghitung nilai akhir mahasiwa dengan memilih menu “Nilai” > “Hitung Nilai”. Setelah itu akan ditampilkan nilai akhir dan bobot/grade nilai mahasiswa. Gambar 53 menampilkan hasil penghitungan nilai.
Gambar 53. Hasil Hitung Nilai 13. Untuk mencetak nilai ini pilih menu “Nilai” > “Cetak Detail Nilai”. 14. Untuk menutup file nilai dapat dipilih menu “File” > “Tutup Berkas Nilai”. Setelah itu kita dapat membuka file nilai lain. 15. Pilih menu “File” > “Exit” untuk keluar program.
www.sisfokampus.net
29/35
Upload Data Nilai Mahasiswa Setelah dosen pengampu mengisi file nilai dan menyerahkan kembali disket nilai ke bagian akademik, maka file nilai tersebut dapat mulai diupload ke sistem eKampus. Proses upload file nilai ini menggunakan program external yang berbasis MS Windows yang bernama “uploadnilai.exe”. Berikut adalah langkah-langkah untuk upload nilai. 1. Jalankan program “uploadnilai.exe” atau dari shortcut yang telah dibuat oleh bagian MIS/IT/PUSKOM. 2. Kemudian akan tampil program “uploadnilai.exe” seperti digambarkan pada gambar 54.
Gambar 54. Tampilan Awal Program “uploadnilai.exe” 3. Pilih menu “File” > “Open” untuk membuka sebuah file nilai seperti pada contoh gambar 55.
www.sisfokampus.net
30/35
Gambar 55. Buka File Nilai 4. Pilih salah satu file nilai (dengan ekstensi ‘nil’) dan tekan tombol “Open”. Bila file nilai berada di disket, maka tentukan field “Look in” untuk menunjuk ke disket drive yang dimaksud. 5. Setelah itu akan tampil data nilai seperti yang digambarkan pada gambar 56.
Gambar 56. Tampilan Data Upload Nilai 6. Untuk proses upload nilai, pilih menu “Upload” > “Go Upload Nilai”. Setelah itu akan terjadi proses yang meng-upload satu per satu nilai mahasiswa. www.sisfokampus.net
31/35
7. Untuk menutup file nilai pilih menu “File” > “Close”. Setelah tertutup kita dapat membuka file nilai lain. 8. Pilih menu “File” > “Exit” untuk keluar program “uploadnilai.exe”.
www.sisfokampus.net
32/35
9. Pencetakan KHS dan Transkrip Nilai Setelah proses penilaian selesai, kita dapat mencetak KHS (Kartu Hasil Studi) dan Transkrip Nilai Mahasiswa.
Cetak KHS 1. Untuk mencetak KHS, pilih menu “Akademik” > “Cetak Kartu Hasil Studi”. 2. Setelah itu akan muncul dialog untuk memasukkan Tahun Ajaran dan NIM Mahasiswa seperti gambar di bawah ini.
3. Isikan field Tahun Ajaran dan NIM Mahasiswa dan tekan tombol “Cetak”. 4. Setelah itu akan muncul window baru yang menampilkan KHS mahasiswa dan siap untuk dicetak. Untuk mencetaknya tekan kombinasi tombol “Ctrl”+”P”.
www.sisfokampus.net
33/35
Cetak Transkrip Nilai Berikut adalah cara untuk mencetak Transkrip Nilai: 1. Pilih menu “Akademik” > “Cetak Transkrip Nilai Sementara”. Kemudian akan muncul dialog box seperti gambar di bawah ini.
2. Isikan field NIM Mahasiswa, Nomer Dokumen untuk nomer dokumen keluar, dan piliha Bahasa yg akan digunakan dalam Transkrip nilai. Kemudian tekan tombol “Cetak” untuk mulai mencetak. 3. Kemudian akan muncul window baru seperti gambar di bawah ini. Tekan kombinasi tombol “Ctrl”+”P” untuk mulai mencetak ke printer.
www.sisfokampus.net
34/35
4. Cetak Transkrip Sementara ini digunakan untuk mencetak transkrip bagi para mahasiswa yang belum lulus. Sedangkan untuk mahasiswa yang telah lulus dapat menggunakan menu “Akademik” > “Cetak Transkrip Nilai”. Prosedur pencetakannya sama dengan cara mencetak “Cetak Transkrip Sementara”.
www.sisfokampus.net
35/35
