Word 2007 Lekce III. a IV.
Záložní kopie
Povolení a nastavení automatického obnovení a automatického uložení může být žádoucí ve chvíli, kdy aplikace Word nahlásí neočekávanou chybu, kolizi aplikace a vynutí si restart. Tlačítko Office – Možnosti aplikace Word – Uložit
2
Práce s tabulkami
Kontextové karty Návrh a Rozložení umožňují pracovat s tabulkami velmi snadno a efektivně.
Karta Vložení → Tabulka • • •
• •
Použití mřížky (kurzorem vyznačím počet řádků a sloupců) Rychlé tabulky (předdefinované tabulky) Vložit tabulku (zadám velikost a vlastnosti) o Pevná šířka o Přizpůsobit obsahu – automatická úprava podle textu o Přizpůsobit oknu – maximální využití místo v okně webového prohlížeče Převést text na tabulku Import tabulky z Excelu
Práce s tabulkou •
•
• •
Vymazání tabulky o karta Rozložení – sekce Řádky a sloupce - Odebrat o Nástroj Guma → 2x klik na ohraničení Přidání řádků do tabulky o umístění kurzoru na poslední buňku a stisk klávesy Tab o karta Rozložení – sekce Řádky a sloupce Přidání popisku v předdefinovaném formátu Titulek o Označit tabulku → pravé tlačítko → Vložit titulek Lze využít předdefinovaných stylů
3
Komplexní příklad
1. Otevřete vzorový příklad 2. S využitím stylů naformátujte připravený text 3. Vložte obrázek z webu 4. Naformátujte text tak, aby obtékal obrázek přesně podle zadání na semináři 5. Vložte tabulku podle zadání na semináři 6. V dokumentu utvořte tři oddíly podle zadání na semináři – každé bude mít jiné záhlaví a zápatí, dále se bude lišit forma číslování a nebude na sebe navazovat 7. Zkontrolujte metadata o dokumentu 8. Odstraňte všechny vlastnosti dokumentu a informace o autorovi 9. Uložte dokument a zabezpečte proti úpravám 10. Vytvořte pdf verzi dokumentu a zabezpečte.
4
Hromadná korespondence
Jednoduchý proces přípravy hromadné korespondence. Díky změně uživatelského rozhraní jsou všechny příkazy a dostupné funkce umístěny přehledně na pásu karet právě v takovém pořadí, v jakém je uživatel potřebuje. Lze snadno jednou vytvořit a mnohokrát použít: • • • • •
dopisy faxy zprávy elektronické pošty obálky štítky adresáře
Stručný seznam kroků, které jsou součástí realizace zpracování: 1. Ve skupině vytvořit vyberte typ dokumentu (obálky, popisky, hromadná korespondence)
2. Příprava seznamu příjemců. Klepněte na tlačítko Vybrat příjemce ve skupině Hromadná korespondence. (vytvořit nový seznam použít existující seznam, seznam kontaktů z Outlooku) 3. Napište dopis (nebo jiný dokument) a pomocí příkazu ve skupině Zapsat a vložit pole do dokumentu přidejte potřebná slučovací pole. 4. Podívejte se na náhled výsledku a případně znovu upravte pomocí příkazů skupiny Náhled výsledků. 5. Proveďte sloučení dokumentu a zdroje dat a výsledek vytiskněte nebo odešlete příkazem Dokončit a sloučit ve skupině Dokončit.
Terminologie • • • • •
Hlavní dokument – dopis, e-mail, obálka ,.. Zdrojový dokument – zdrojový seznam příjemců, soubor, ze kterého se berou data pro hromadné zpracování Slučovací pole – identifikátor vloženého textu označující pozice a typy dat, které chcete vložit do dokumentu Adresní blok – blok adresy obsahující jméno a adresu Oslovení – vložené upravené oslovení (řádek s pozdravem) společně se jménem adresáta
Začínáme modelové příklady, které zpracujeme: •
Oficiální dopis vedoucím pracovišť 5
• • 1.
Štítky na obálky Hromadný e-mail vedoucím pracovišť
Vyberte typ dokumentu a vložte obsah
Pracujeme s hlavním dokumentem, který obsahuje neměnící se text. Tento text se objeví na všech dokumentech.
Pokud vytváříte e-mailovou zprávu, nezapomeňte, že záleží na velikosti výsledného souboru. Pozor tedy na vkládání fotografií a obrázků obecně.
2. Vyberte příjemce
Nyní je nutné vybrat (popř. vytvořit) seznam příjemců, kterým bude dokument zaslán. a. Vytvoření nového seznamu b. Použití existujícího seznamu
6
c. Výběr kontaktů z aplikace Outlook Nadále budeme pracovat s existujícím seznamem příjemců.
3. Úprava a třídění příjemců Nyní aplikace ví, kde má data hledat a je na samotném autorovi, jestli chce seznam zúžit. Lze toho docílit na kartě Hromadná korespondence – funkce Upravit seznam příjemců.
Je možné využít filtru pro specifikaci užší množiny příjemců. 4. Přidání slučovacích polí 7
Nyní máme připravený dokument a určeny adresáty. V dalším kroku je nutné vložit zástupné symboly na ty pozice v dokumentu, kam se mají vložit karta Hromadná korespondence – Vložit slučovací pole
Databázové pole - Výběr z databázového pole = autorem určené místo, odkud aplikace čerpá informace o příjemcích. Jednotlivé nabídky reprezentují názvy jednotlivých sloupců zdrojového souboru. Pole adresy – pokud databázová data nesouhlasí s poli v adresovém seznamu, není problém tyto namapovat položky. Polí adresy se využívá při speciálních funkcích, takže aplikace musí vědět. co která položka obsahuje, aby ji poté mohla správně vložit. Shoda polí
8
5. Náhled výsledku hromadné korespondence Nyní je vhodné zkontrolovat samotný výsledek práce s hromadnou korespondencí.
Případné změny se projeví ve všech dalších dokumentech. Najít příjemce – umožňuje vyhledávání mezi položkami Automatické zjišťování chyb 6. Dokončit a sloučit
Posledním krokem před tiskem je dokončení a sloučení připravených dokumentů do výsledného souboru. Pomocí volby Upravovat jednotlivé dokumenty je možné upravovat všechny dokumenty za sebou ve formě jednoho word souboru. Finálním krokem je vytištění hromadné korespondence.
9
Práce s ovládacími prvky obsahu
Ovládací prvky umožňují uživateli ovládat typ obsahu, který se v dokumentu zobrazí. Na základě výběru uživatele je možné doplnit dokument, typickým příkladem je vytváření formulářů. Vytváření dokumentu s ovládacími prvky může vzejít buď ze šablony, které většinou obsahují určitý typ ovládacích prvků, nebo uživatel může sám vložit existující dokument a vložit do něj tyto prvky. Prvním krokem při přípravě dokumentu je vždy zobrazení karty Vývojář •
Tlačítko Office – možnosti aplikace Word – Oblíbené
Skupina Ovládací prvky obsahuje prvky obsahu, které lze vkládat do dokumentů a slouží k získávání dat od dalších uživatelů. • • • • •
různé typy prvků starší verze prvků prvky Active X zobrazené režimu návrhu seskupení prvků
Detailní popis: • • • • • • • •
text ve formátu RTF – text se všemi typy formátování, vkládání tabulek a obrázků text – pouze prostý text nebo text s jednoduchým formátováním obrázek pole se seznamem – textový seznam, do kterého může uživatel přidávat položky rozevírací seznam – vytvoření seznamu, jehož položky nelze měnit výběr data – vložení objektu kalendáře, ze kterého lze vybrat datum galerie stavebních bloků – vytvoření speciálních stavebních bloků, které následně budou uživatelům dostupné nástroje starší verze
Režim návrhu – zobrazí dokument tak, ze je možné upravit a uspořádat ovládací prvky Vlastnosti – dialogové okno, pomocí kterého lze měnit vlastnosti aktuálního ovládacího prvku Seskupit – umožní seskupit určitou oblast formuláře
10
Ovládací prvky Word 2007 •
Text v RTF
Klepněte sem a zadejte Váš text.
•
Text
Klepněte sem a zadejte prostý text.
•
Obrázek
•
Pole se seznamem
Zvolte položku.
•
Rozevírací seznam
Zvolte položku.
•
Výběr data
Klepněte sem a zadejte datum.
•
Galerie stavebních bloků
Zvolte stavební blok.
Starší prvky •
text
•
zaškrtávací pole
•
pole se seznamem
•
vodorovný rámeček
•
zobrazení stínu pole
položka 1
11
Prvky Active X lze je použít ve speciálních situacích určených k provedení akcí, které se provedou, jakmile uživatel aktivuje tento prvek formuláře. Například se může spustit posloupnost příkazu přes tzv. makro. Je možné vybudovat pružnější a výkonnější formulář, ale pozor na přístup prvků Active X k lokálním souborům a modifikaci registru. Je nutné používat v zabezpečeném prostředí. Ochranou je tzv. Centrum zabezpečení, které automaticky prohlédne každý dokument, který je otevřen. Hledá v něm nedůvěryhodná makra a prvky Active X. Nastavení se mění přes tlačítko Office – Možnosti aplikace Word - Centrum zabezpečení – Nastavení – Vybrat dané nastavení.
12
