Windows XP migratie 8 april 2014 voorspelt drama

Login Consultants

Windows XP migratie 8 april 2014 voorspelt drama White paper

Windows XP migratie 8 april 2014 voorspelt drama

Introductie Microsoft biedt na 8 april 2014 geen enkele ondersteuning meer op Windows XP en Office 2003 en dit betekent dat iedereen per die datum over moet zijn op een nieuwere versie van Windows en Office1. Tegelijkertijd draait 39% van alle werkplekken in de wereld nog op Windows XP en een recent Brits onderzoek laat zien dat 15% van de ondervraagde bedrijven zich niet eens bewust is van deze datum.2

De realiteit Migratie naar een ander besturingssysteem of een nieuwe versie van software voor kantoorautomatisering is uiterst actueel. Veel bedrijven die de overstap gaan maken, zien in het algemeen erg op tegen de exercitie, die dikwijls als een ‘sure loser’ of ’drama project’ wordt gezien, als een traject dat per definitie deels of geheel mislukt. Dat idee is niet uit de lucht gegrepen. Werkplekmigraties lijken ogenschijnlijk simpel maar onderzoeken tonen aan dat ruim twee derde van de projecten niet op tijd of binnen budget worden opgeleverd en 90% van de projecten minimaal één keer herstart moet worden. De doorlooptijd van een migratieproject is volgens Gartner voor het gemiddelde bedrijf 6 tot 12 maanden, voor enterprises is dit zelfs aanzienlijk langer: als u nog niet bent begonnen bent u eigenlijk al te laat. Het belang van een first time right migratie wordt daarmee essentieel. Werkplekmigratieprojecten zijn geen projecten waarmee een organisatie zich in welke context dan ook kan profileren.

Wat zijn de gevolgen van niet tijdig migreren? Het niet tijdig migreren, betekent concreet dat er na 8 april, 2014 geen nieuwe security updates, functionele updates en hotfixes meer uitkomen. Gratis en betaalde ondersteuning van Microsoft zal niet langer beschikbaar zijn en technische artikelen op het internet worden niet langer geactualiseerd. De effecten en risico’s van het niet tijdig migreren en doorgaan met Windows XP en Office 2003 zijn: 

Security en compliancy risico’s: niet ondersteunde en niet gepatchte systemen vormen een veiligheidsrisico. Naast risico’s op schade als gevolg van virussen en malware, kan het ook leiden tot het niet in overeenstemming zijn met de geldende weten regelgeving. Dit kan in het ergste geval resulteren in een control failure bij interne of externe audits en leiden tot schorsing van certificeringen/vergunningen en/of publieke bekendmaking (imagoschade) van het onvermogen van de organisatie om haar informatiesystemen en klantinformatie te beheren.



Verlies van ondersteuning van applicatieontwikkelaars 3, hardware leveranciers en het niet kunnen upgraden naar de laatste versie van applicaties leidt tot: o

risico’s dat applicaties mogelijk niet meer functioneren;

o

het niet kunnen benutten van nieuwe functionaliteit van nieuwe versies;

o

het niet kunnen installeren van de laatste internet browsers zoals Internet Explorer 9 of hoger (niet ondersteund op Windows XP) en het kunnen gebruiken van de daarvan afhankelijk zijnde applicaties (o.a. applicaties gebaseerd op de HTML5 standaard);

1 2 3

http://www.microsoft.com/en-us/windows/endofsupport.aspx http://www.theregister.co.uk/2013/03/11/camwood_windows_xp_end_of_life/ http://mcpmag.com/articles/2012/05/22/gartner-recommends-xp-migration.aspx

Versie 27 maart 2013

1


o

een sterke beperking van de beschikbaarheid van nieuwe PC hardware omdat de hardware leveranciers voor de meeste nieuwe modellen niet langer Windows XP zullen ondersteunen. Nieuwe technologische ontwikkelingen kunnen hierdoor niet worden benut.



Hogere operationele kosten: organisaties die uitstel overwegen, dienen zich te realiseren dat het afsluiten van een maatwerk support contract bij Microsoft verre van aantrekkelijk is. De geschatte kosten hiervoor bedragen $200.000 per jaar voor klanten die Software Assurance hebben en $500.000 per jaar voor klanten die dit niet hebben.

Waar gaat het fout? Organisaties onderschatten vaak de complexiteit van desktopmigraties en, als het migratieproject al succesvol is, voldoet de nieuwe werkplek vaak niet aan de wensen en eisen van de eindgebruikers.

Onderschatting van de complexiteit Desktopmigraties worden door ICT’ers en beslissers onderschat, zowel qua impact op de workload in de organisatie als qua mogelijke afbreukrisico’s. Veel bedrijven schuiven het onderwerp migratie als een lastig dossier voor zich uit. Organisaties stellen migraties lang uit, vanwege de te verwachten kosten, de te verwachten druk op de organisatie en omdat de risico’s van mislukking als zeer groot worden gepercipieerd. De urgentie van de migratie wordt intussen bij veel organisaties steeds groter. Zo is er bijvoorbeeld nog maar minder dan een jaar te gaan voordat het extended support van Windows XP afloopt. Migratie naar een nieuwe Windows en Office versie is onontkoombaar en de tijdsdruk wordt steeds meer voelbaar! Bedrijven die zich op de markt begeven om een goede partner te vinden die een werkplekmigratieprogramma tot een goed einde weet te brengen, weten vaak niet (precies) wat ze willen. Moet het goed gebeuren, met een goed uitzicht op resultaat? Maar wat is goed, wat is het gewenste resultaat en wat is een redelijke vergoeding? En hoe moeilijk kan het zijn? Dit is een markt waarin de klant aan beide kanten van het prijsspectrum te kort wordt gedaan. Aan de ene kant vragen sommige aanbieders van naam de hoofdprijs, waarbij al is gebleken dat klanten afhaken omdat zij in dit aanbod het verband tussen value en money volledig kwijt zijn. Aan de andere kant snijden klanten zich in de vingers door in zee te gaan met partijen die voor een migratieprogramma een instap/afbraaktarief rekenen per werkplek dat – naar later blijkt – essentiële elementen van het traject ‘vergeet’ of ‘negeert’. Het zijn oplossingen die louter ontwikkeld zijn vanuit de leverancier, met weinig oog voor de werkelijke klantbehoefte. Schijnzekerheden die dikwijls maar zeer beperkte duidelijkheid geven over de inspanningen die de klant zich zal moeten getroosten om een veilige en goede transformatie te maken. Schijnbaar complete trajecten blijken een grote verantwoordelijkheid te leggen bij de klant waarbij van werkelijk ‘ontzorgen’ geen sprake is. Aan essentiële randvoorwaarden is ofwel niet gedacht, ofwel zijn deze stilzwijgend bij de klant neergelegd om zo de aanbiedingsprijs prettig laag te houden en de deal binnen te slepen. De sentimenten aan klantzijde, puntsgewijs en in willekeurige volgorde: 

Er bestaat een grote behoefte aan een verantwoorde, complete aanpak, zonder kleine lettertjes.



Werkplekmigratie wordt vaak onderschat, het wordt gezien als een commodity.



Het is geen project waarmee een organisatie zich, in welke context dan ook, kan profileren. Wie zo’n traject tot een goed einde brengt, maakt zich niet automatisch populair. Het is een ‘moetje’.


2




Andersom: wie faalt, krijgt de hoon, want ‘hoe moeilijk kan het zijn’. Kan je een ogenschijnlijk simpele werkplekmigratie niet tot een goed einde brengen, dan kan je de zorg voor de echt bedrijfskritische applicaties zeker niet aan.



Klanten zien de randvoorwaarden niet of willen ze niet zien. Daarbij komt dat organisaties, een desktop migratie zoals deze zeer zelden uitvoeren, dus van enige ervaring, routine of overzicht is geen sprake.



Er is een groot afbreukrisico, organisaties verslikken zich in trajecten als deze, ondanks een ogenschijnlijke degelijke aanpak.

Nieuwe werkplek voldoet niet aan de verwachtingen Die organisaties die zich uitsluitend op de hierboven genoemde risico’s, continuïteit en de operationele aspecten van de migratie richten zijn ook nog niet uit gevarenzone. De eindgebruiker verwacht vandaag de dag meer dan de oude Windows XP werkplek in een nieuw jasje. De nieuwe werkplek dient rekening te houden met verwachtingen die sterk zijn gedreven door thema’s zoals: 

meer openheid van het systeem, meer ruimte voor personalisatie;



het zelf kunnen installeren van (eigen) applicaties;



meer vrijheid voor wat betreft de keuze van hardware, inclusief het gebruik van de eigen hardware (Bring Your Own);



ondersteuning bieden voor nieuwe werkvormen zoals Het Nieuwe Werken.

Organisaties die onvoldoende de business betrekken bij het ontwikkelen van de nieuwe werkplekstrategie lopen het risico dat: 

gebruikers zelf oplossingen gaan regelen buiten de IT organisatie om;



talent op zoek gaat naar een andere werkgever (vooral bij kennisintensieve organisaties);



de organisatie verliest aan concurrentiekracht.


3


Succesvolle werkplekmigratie Hebt u de stip op de horizon nog niet of wilt u de door u gekozen desktopmodellen door een gespecialiseerde partij laten toetsen, dan kan de Desktop Strategy Assessment u helpen bij het maken of valideren van de juiste keuzes, die het beste aansluiten bij de wensen en eisen van uw eindgebruikers en de ontwikkelingen binnen uw organisatie. Voor bedrijven waar het doel al duidelijk is en de business is aangehaakt bij de toekomstige werkplek, bieden wij Login Workplace Transformation Management (Login WTM). Login WTM is het antwoord op de onuitgesproken vraag naar executiekracht bij werkplekmigratieprogramma’s, met een oplossing op basis van deskundigheid en ervaring, doelgerichtheid en vastberadenheid! Werkplekmigraties kunnen complex en taai zijn en vergen van een organisatie veel inspanning in tijd, aandacht en geld. Login WTM staat voor goede, succesvolle trajecten die zo kort mogelijk ‘pijn’ doen en waarbij de offers en inspanningen vooraf goed duidelijk zijn.

Desktop Strategy Assessment De Desktop Strategy Assessment helpt u bij het maken van de juiste keuzes. De assessment biedt een gestructureerd stappenplan om te achterhalen welk desktopmodel het beste bij uw organisatie past. 

Allereerst kijken we naar uw business requirements. Op welke manier past u de infrastructuur toe? Wie werken ermee?



Daarna inventariseren we hoe de huidige situatie in uw organisatie eruit ziet. Hoeveel en welke applicaties heeft u draaien? Welke daarvan zijn bedrijfskritisch? Zo maken we inzichtelijk wat kan worden hergebruikt en waar investeringen nodig zijn. We brengen dit in kaart door middel van online questionnaires, persoonlijke gesprekken en (eigen) tooling.



In de daarop volgende workshop bespreken we op interactieve wijze de belangrijkste marktontwikkelingen. Op welke manier draagt de nieuwe werkplek bij aan toekomstige plannen voor de organisatie. Op basis van deze stappen schrijven we voor u een rapport met een gestructureerde samenvatting en motivatie van alle bevindingen. Naast een high-level design, wordt ook duidelijk hoe de roadmap voor uw strategie vormgegeven kan worden.

De uiteindelijke evaluatie vat de mogelijke aanbevelingen uit de Desktop Strategy Assessment samen en geeft een overzicht van mogelijke vervolgstappen. De assessment wordt binnen twee weken afgerond. Afhankelijk van de situatie en de vraag maakt Login Consultants ook een financiële inschatting.

Login Workplace Transformation Management Login Consultants heeft bij verschillende grote en middelgrote bedrijven succesvol migraties uitgevoerd. In alle gevallen lag de nadruk op een tijdige oplevering van het project binnen het vooraf gestelde budget. We hebben onze aanpak vastgelegd in een methodiek, waarbij een nauwe samenwerking met de ITafdeling, de business en de gebruiker centraal staat. Daarnaast kijkt Login Consultants niet alleen naar de technische implementatie, maar nemen we ook het Project Management, het Service Management Versie 27 maart 2013

4


en een belangrijk deel van het Communicatie Management voor onze rekening. Onze bewezen methodiek leunt op vijf stappen: 

Discovery – samen met de IT-afdeling, de business en de gebruiker brengen we de huidige omgeving in kaart. We doen dat met onze eigen tooling en door survey’s af te nemen.



To-be-design – Na de onderzoekende fase bepalen we op basis van de op tafel liggende eisen hoe de nieuwe situatie eruit moet komen te zien.



Preparation – Vervolgens onderzoeken we of het vastgestelde design ook werkt doormiddel van PoC’s en performance onderzoeken.



Roll-Out – Als het ontwerp getest is en goed is bevonden, worden de werkplekken in fases uitgerold. Daarbij kan voor een self-service migratie worden gekozen, waarbij gebruikers hun eigen moment kiezen om te migreren.



After-care – Login Consultants kijkt zijdelings mee of de migratie ook het gewenste effect heeft bereikt en helpt de IT-organisatie waar mogelijk om bij te sturen.

In de vijf stappen migratiemethode wordt veel aandacht besteed aan aspecten zoals krachtenveldanalyse, politieke awareness, sturen op actieve participatie, creëren van draagvlak, communicatie & stakeholder management. Daarnaast is de visie van Login Consultants erop gericht de migratie een meerwaarde voor de organisatie te geven. Een migratie wordt veelal gezien als ‘moetje’, maar zou eigenlijk een verbetering teweeg moeten brengen.

Wilt u het ‘drama’ voorkomen en meer weten over Login Workplace Transformation Management of onze Desktop Strategy Assessment, neem dan contact met ons op:

Login Consultants Nederland BV Telefoon: +31 20 342 02 80 Email: [email protected]


5

Windows XP migratie 8 april 2014 voorspelt drama

Recommend Documents