Wij stappen over: implementatietips van HR-experts

10

Wij stappen over:

implementatietips van HR-experts Overstappen naar een nieuw softwarepakket voor alle HRM/Payroll-processen in uw organisatie doet u niet dagelijks. Sterker nog: de meesten krijgen er maar twee keer in hun hele carrière mee te maken. Logisch dat u dan niet precies weet waar u moet beginnen en waar u rekening mee dient te houden. Overstappen op een nieuw softwarepakket is een uitdagend traject. Toch is het lang niet zo ingewikkeld en ondoorzichtig als veel mensen denken. Zolang u maar de juiste stappen zet. Daarom vindt u in dit document de belangrijkste overstaptips van deskundigen die al eens eerder met het implementatie-bijltje gehakt hebben. Deze tips geven u handvatten voor een goede aanpak en helpen van iedere HRM/Payroll software-implementatie een succes te maken.

1

Breng de verwachtingen van de implementatie in kaart of “Voorkom verrassingen en ak z g n re b ; n ge in ll e st r u tele sa men in kaart.”

De werkelijkheid is altijd anders dan de verkoopbelofte: een wijdverbreide angst onder kopers. De waarheid is dat u deze situatie heel eenvoudig “Een gedegen selectietraject vormt de basis

passen bij uw organisatie of afdeling en dat ze

van de overstap naar een nieuw HRM/payroll-

allemaal tegelijkertijd toegepast kunnen worden.

pakket. Stel van te voren een goed doordacht

Bespreek daarom direct bij de aanschaf met de

verwachtingen duidelijk uit te spreken, doen zich

eisenpakket

verschillende

projectleider wat uw verwachtingen zijn van

achteraf geen verrassingen voor. Michiel van de Riet

leveranciers uit om een demo te geven. Ga

de implementatie. Welke functionaliteiten wilt

ervan uit dat een accountmanager van een

u allemaal gaan gebruiken en wat is haalbaar

softwareleverancier altijd alle mogelijkheden van

om te realiseren binnen de projectperiode?

het systeem zal laten zien. Dat is zijn vak. Maar

Door dit samen in kaart te brengen voorkomt u

dat betekent niet dat al deze functionaliteiten

verrassingen of teleurstellingen.”

kunt voorkomen. Door uw eisenpakket tijdens het selectietraject goed voor ogen te houden en uw

is projectleider in de zorg bij AFAS Software. Hij heeft een jarenlange ervaring met het bijeenbrengen van de verkoopbelofte en de ‘haalbare’ werkelijkheid.

op

en

nodig

Over deze tip in gesprek? 10 IMPLEMENTATIETIPS VAN HR-EXPERTS

2

Zet uw team voor 100% in

“Laat het tea m de implementatie zelf uitvoeren.”

“Mijn ervaring is dat de door AFAS begrote

teamleden zoveel mogelijk met de consultant(s)

consultancydagen

implementatie

meekijken tijdens de implementatie. Beter nog:

realistisch zijn en niet tot verrassingen leiden.

laat het team de implementatie zelf uitvoeren,

Dit betekent echter niet dat u tijdens de

terwijl de consultants deze begeleiden. Vraag

implementatie achterover kunt gaan zitten

de consultants zoveel mogelijk kennis over te

in de veronderstelling dat de consultants

dragen en zorg dat de applicatiebeheerders

de implementatie wel regelen. Wilt u er een

en de andere medewerkers zo snel mogelijk

succes van maken, dan moet ook uw afdeling

alles zelf kunnen. Hierdoor bent u niet langer

Matijs Dekker, P&O manager van het Albert Schweitzer

de schouders er 100% onder zetten. Stel direct

afhankelijk van de softwareleverancier als het

Ziekenhuis in Dordrecht. Hij heeft in 2012 de HRM/

bij het begin, samen met de projectmanager,

implementatietraject is afgerond. Dit alles vergt

een projectbudgettering en -planning op en

een grote inspanning van het hele team, maar

houd zelf de touwtjes in handen. Start tijdig

levert heel veel op!”

Bent u bang dat uw software-implementatie buiten budget raakt, omdat er meer consultancy nodig is dan van te voren afgesproken? Dan helpt de tip van

Payroll-implementatie met AFAS Software afgerond en weet hoe dit te voorkomen is.

voor

de

met het opleiden van uw personeel en laat de


3

Raadpleeg uw netwerk voor implementatietips “Zorg voor visie en partners die met u meedenken.” Voor velen is het implementeren van een nieuw HR-systeem geen onderdeel van de dagelijkse “Start allereerst met het raadplegen van

niet aanwezig zijn, schakel dan een externe

uw eigen netwerk. Binnen het netwerk van

expert in. Implementatie-experts kunt u het

vakgenoten is er altijd wel iemand die eerder met

beste benaderen via de softwareleverancier,

u met het probleem dat u weinig tot geen ervaring

het bijltje gehakt heeft. Tips van anderen kunnen

omdat u dan zeker weet dat zij de juiste kennis

heeft met software-implementaties? Diana de Bruijn,

waardevol zijn voor zowel het selectietraject

hebben. Bepaal samen met de expert wat uw

als het implementatietraject. Daarnaast is het

visie is op de bedrijfsvoering en zorg ook dat

belangrijk dat u zorgt voor de juiste mensen

deze visie leidend is tijdens de implementatie.”

op de juiste plek. Een implementatie vereist

Kortom: zorg voor visie en partners die met u

veel kennis van uw team. Mocht deze kennis

meedenken.”

werkzaamheden. Geen wonder dat er dan onzekerheid ontstaat bij het opstarten van een selectietraject. Zit

teamleider salarisadministratie bij het Ruwaard van Puttenziekenhuis in Spijkenisse vertelt u waar u het beste kunt beginnen.

Over deze tip in gesprek?

Kijk voor meer informatie op www.afaspartner.nl

10 IMPLEMENTATIETIPS VAN HR-EXPERTS

4

Ga een partnerschap aan met uw softwareleverancier “Zonder 100% commitment van beide partijen geen succes.” Mocht u in de veronderstelling zijn dat de verantwoordelijkheid voor het succes van een “De verantwoordelijkheid voor het succes van

daarom als afdeling volledig in, maar verwacht

een implementatie ligt niet alleen bij u en ook

hetzelfde van uw leverancier … en andersom!”

zeker niet alleen bij uw softwareleverancier.

Vraag uw leverancier ook om zijn visie en

traditionele klant-softwareleverancier relatie, waarbij

Het is de hechte samenwerking die uiteindelijk

advies bij het inrichten van de administratieve

de softwareleverancier implementeert en vervolgens

leidt tot een succesvol eindresultaat. Zoek

processen. Stop met het uitvoeren van

de integratie op door partnerschap met uw

processen om het uitvoeren van processen en

softwareleverancier aan te gaan. Zonder

gebruik de ervaring van uw softwareconsultants

de MC Groep in Lelystad, vertelt u wat u dan wel mag

100% commitment van beide partijen kan de

om samen zo efficiënt mogelijk processen te

verwachten.

implementatie nooit een succes worden. Zet u

implementeren.”

implementatie ligt bij de softwareleverancier, dan zult u worden teleurgesteld. De tijd is voorbij van een

vertrekt. Lies Timmerman, Projectleider P&O beheer bij


5

Voorkom een eindeloos implementatietraject

In de zorgbranche komt het regelmatig voor dat implementaties niet binnen de afgesproken tijd worden afgerond. Een eindeloos implementatietraject is iets wat u absoluut wilt voorkomen. De vraag is alleen aan welke touwtjes u moet trekken om dat te realiseren. Laura Faanhof en Paul van Bommel, informatiemanagers van het Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis en het Nederlands Kanker Instituut (NKIAVL), vertellen erover.

n, e k a r p s f a e r e “M aak held ze af met stem de ier en de leveranc n leg ze re e v e g t h c a r d op ...” t s a v d e o g vervolgens

“Zorg dat de snelheid erin blijft zitten zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Implementatietrajecten waar geen einde aan lijkt te komen, worden voornamelijk veroorzaakt door onvoldoende voorbereiding, onduidelijke afspraken, besluiteloosheid en scope-drifting. Een gedegen voortraject en het vervolgens samenstellen van een goede projectorganisatie met de juiste kennis en beslissingsbevoegdheden zijn cruciaal. Ook is het verstandig om projectspelregels op te stellen. Zo houdt je elkaar scherp en weet iedereen waar hij aan toe is. Alle energie en creativiteit kunnen dan worden ingezet voor het projectresultaat. Dit creëert veel ruimte en stelt de specialisten van het project in staat goede resultaten te boeken. Dit alles geeft de motivatie van de projectdeelnemers en consultants een enorme boost en maakt het project leuk.”

“Begin voorafgaand aan de implementatie met het analyseren van de te automatiseren processen. Betrek daarbij alle betrokkenen en kijk over de muren van de afdelingen heen. Niet één afdeling maar de hele organisatie moet er uiteindelijk beter van worden. Ga ook in gesprek met andere organisaties en leer van hun ervaringen. Neem de tijd voor dit proces. Maak heldere afspraken, stem deze af met de leverancier en opdrachtgever en leg ze vervolgens goed vast. Stel daarna, onder leiding van een kundige projectmanager, een zo klein mogelijk team samen voor de daadwerkelijke implementatie. Hierdoor zijn keuzes sneller gemaakt en kan er, binnen de afgesproken kaders, direct actie ondernomen worden. Door snel te schakelen voorkomt u dat de implementatie vertraagt en dat de aandacht van de medewerkers verslapt.”


6

Houd het simpel “Door het oraf vo t c je a tr ie at t en m le p im pen te faseren in kleine stap creëert u eenvoud.”

Niemand heeft behoeft aan een ingewikkeld

“In mijn ervaring is een van de grootste

op. Door het implementatietraject vooraf te

implementatietraject. Toch vergt de implementatie van

valkuilen bij implementatietrajecten dat klanten

faseren in kleine stappen creëert u eenvoud.

vaak te veel en te snel willen. Te veel in te korte

Uw team houdt overzicht en de kans van slagen

tijd realiseren leidt tot problemen omdat het

is vele malen groter. Kies daarnaast voor een

is het nooit, maar dat betekent ook weer niet dat u

overzicht verdwijnt. Mijn advies is dan ook om

softwareleverancier die een template voor de

het onnodig ingewikkeld hoeft te maken. “Houd het

nooit te beginnen met de moeilijkste processen

zorg meelevert waarin veel brancheafhankelijke

en workflows, maar de moeilijkheidsgraad

procedures standaard zijn opgenomen. Dit

langzaam op te bouwen. Laat uw medewerkers

scheelt tijd en voorkomt veel ingewikkeld werk.

Consultancymanager voor de zorg bij AFAS Software.

wennen aan de nieuwe manier van werken

Bij AFAS kunt u hiervoor heel goed terecht.”

Maar de vraag is: hoe?

en pak gaandeweg de ingewikkelder zaken

nieuwe software veel tijd, kennis en kunde. Makkelijk

simpel!”, is dan ook het credo van Kasper Hetterschijn,


7

Communiceer en creëer draagvlak

De aanschaf van een nieuw softwarepakket is vaak

“Zonder com m uw medewe itment van de implemen rkers wordt tatie een last ig traject.”

“Bij het creëren van draagvlak is goede

Verlaagt het de werkdruk? Geeft het overzicht

communicatie cruciaal. Richt uw aandacht

en inzicht? Allemaal zaken die ervoor zorgen

organisatie. Logisch, want u wilt niet alle medewerkers

direct na de aanschaf van nieuwe software op

dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan.

en managers bij het aankooptraject betrekken. Maar

een plan voor de interne communicatie. Leg uw

Zonder commitment van uw medewerkers wordt

organisatie uit waarom voor de desbetreffende

de implementatie een lastig traject. Daarnaast

oplossing gekozen is en wat ze ervan kunnen

kan het helpen om een consultancymanager

met veel plezier en enthousiasme aan de slag gaan

verwachten. Breng met het middenkader

of projectleider van de softwareleverancier in

met het nieuwe product. Dus hoe creëert u draagvlak?

een bezoek aan de softwareleverancier en

de stuurgroep te plaatsen. Zij hebben al vaker

enthousiasmeer hen met een rondleiding en

met dit bijltje gehakt en kunnen u van advies

productdemonstratie. Laat zien wat voor hen

voorzien.”

in handen van een selectieve groep mensen in een

wat u wel wilt, is dat alle medewerkers na de aanschaf

Herman Zondag, Directeur Customer Operations bij AFAS heeft voor u de volgende tip:

de meerwaarde is. Bespaart het systeem tijd?


8

Houd grip

een t d ie b re a w ft o S S A F “A lan zeer compleet projectp aan via de klantportal.”

“De basis voor een implementatietraject ligt

van het projectteam kunnen hierop inloggen

niet alleen in het samenstellen van een goed

en precies zien wat de status is van de

projectteam, maar ook in het projectplan. In

verschillende onderdelen. Het plan helpt enorm

dit plan legt u alle fases en onderdelen van het

in het creëren van helderheid. Het helpt u grip te

project vast. U benoemt de verantwoordelijke

houden én het draagt bij aan het succes van de

medewerkers en geeft een tijdsplanning. Het is

implementatie.” Op het moment waarop beide

cruciaal dat iedereen dit plan kent en gebruikt

partijen overeenkomen dat de implementatie

meerdere focusgebieden. Hoe zorgt u ervoor dat u

en op tijd rapporteert als afspraken niet

conform het projectplan en de afspraken is

gedurende het traject grip houdt op de zaak? René

nagekomen kunnen worden. Ga zo’n projectplan

afgerond, volgt het decharge moment. “Hier

niet helemaal zelf samenstellen, maar verwacht

werkt u samen met de softwareleverancier naar

hierin hulp van uw softwareleverancier. AFAS

toe. Bij het moment van decharge zetten we een

Software biedt bijvoorbeeld een zeer compleet

streep onder de implementatie en is het tijd om

projectplan aan via de klantportal. Alle leden

feest te vieren.”

Een implementatietraject is een project voor langere tijd. Het traject bestaat uit verschillende fases en betreft

Rogaar, Projectleider in de zorg bij AFAS Software heeft inmiddels tientallen implementaties afgerond en vertelt u over zijn ervaring:


9

Onderschat de conversie niet en “Sc hakel een expert in l e e v en d ij t lf e z u r a a p es b onnodige fouten.” Bij de overstap van het oude naar het nieuwe softwarepakket is een conversie onvermijdelijk. Een conversie betekent dat alle data, zoals medewerkergegevens en de salarisadministratie uit het oude softwarepakket overgebracht worden naar

“Onderschat het werk niet dat u als organisatie

Daarom moeten gegevens zo geconverteerd

het nieuwe pakket. Omdat dit een vak apart is, werkt

heeft aan het overzetten van data. Met goede

worden dat ze passen in het nieuwe pakket.

data staat of valt de implementatie, maar het

Schakel hiervoor een expert in die u helpt bij de

overzetten is niet eenvoudig. De informatie uit

conversie en bespaar uzelf tijd en veel onnodige

gespecialiseerd in het converteren van data. Directeur

het oude pakket is vaak heel anders opgebouwd

fouten.”

van Salves en IT-professional Sander Post:

dan de database van het nieuwe systeem.

AFAS hierin samen met partner Salves, onder andere


10

Aanschaf- en implementatietraject van begin tot eind

Deel tips met uw collega’s

Heeft u zelf ook tips of handvatten voor een succesvolle

Aanschaftraject

Implementatietraject

Samenstellen selectieteam

Samenstellen projectorganisatie

Opstellen eisenpakket

Interne communicatie

Oriëntatie softwareleveranciers

Inventarisatie gewenste processen

Samenstellen longlist -> request for information

Projectplan opstellen

Samenstellen shortlist -> request for proposal

Intern resources vrijmaken

Leveranciers uitnodigen voor demo’s

Opleidingsplan opstellen & activeren

Bezoek aan referenties

Dataconversie opstarten

Keuze maken

Inrichten administratieve processen

Contract tekenen

Testen nieuwe software Livegang Decharge moment

Projectorganisatie Stuurgroep 0pdrachtgever

Consultancymanager/ projectleider van softwareleverancier

Projectmanager

E-HRM/Payroll software implementatie? Of misschien wilt u wel iets toevoegen aan één van bovengenoemde tips?

Projectgroep Voorzitter werkgroep PSA

Deel dit dan met uw collega’s op LinkedIn. Meld u aan voor

Voorzitter werkgroep ESS/MSS

de LinkedIn groep E-HRM van HRcommunity|Nederland en deel uw ervaringen of twitter mee op #overstaptips

Voorzitter werkgroep Conversie Voorzitter werkgroep Interfaces Voorzitter werkgroep Beheer & Techniek

Voorzitter werkgroep Change/ Communicatie

Werkgroep Werkgroep PSA

Werkgroep Conversie

Werkgroep Interfaces

Werkgroep ESS/MSS

Werkgroep Beheer & Techniek

Werkgroep Change/ Communicatie

10 IMPLEMENTATIETIPS VAN HR-EXPERTS

AFAS Software BV Philipsstraat 9 Postbus 310 3830 AJ Leusden Tel: 033 - 43 43 883 [email protected]

Wij stappen over: implementatietips van HR-experts

Recommend Documents