WIE HOUDT UW SCHOOL EEN SPIEGEL VOOR? EYE OPENER AANPAK VERGROOT KWALITEITSBEWUST WERKEN IN TEAMS
ALIE KAMPHUIS, MARLOES VAN BUSSEL EN IDA BONTIUS
WWW.CINOP.NL
2
WIE HOUDT UW SCHOOL EEN SPIEGEL VOOR? EYE OPENER AANPAK VERGROOT KWALITEITSBEWUST WERKEN IN TEAMS In het mbo klinkt de roep om kwaliteitsbewust werken luider. Teams zijn nu aan zet om duurzame kwaliteitsverbetering waar te maken. Om dit te bereiken biedt CINOP Advies de EYE opener aanpak waarbij medewerkers zichzelf de spiegel voorhouden. Tezamen met bespiegelingen van externe stakeholders levert dit teams een helder beeld op wat dit betekent voor kwaliteitsbewust werken, nu en in de toekomst. De aanpak vormt het vervolg op ‘project EYE’ bij mbo-vakcollege SintLucas in Boxtel dat CINOP Advies, in samenwerking met SintLucas en met financiële bijdrage vanuit MBO15, heeft uitgevoerd in 2012-2013.
Door Alie Kamphuis, Marloes van Bussel en Ida Bontius
HET DOEL EYE opener is een aanpak om het kwaliteitsbewust werken in teams en instellingen te versterken. De methodiek inspireert medewerkers en teams om op vernieuwende wijze te gaan werken aan kwaliteitszorg. En wel zodanig dat het effect merkbaar is voor studenten in de klas en kwaliteitszorg niet alleen meer een zaak is van het management. Met EYE opener werken we op alle lagen binnen de instelling aan excellent beroepsonderwijs. Er ontstaat een doorlopend proces waarbij docenten/opleiders, ondersteuners, managers en professionals in teams vanuit reflectie de kwaliteit van het onderwijs evalueren en versterken.
DE AANPAK In de EYE opener aanpak spiegelt een instelling haar onderwijs en organisatie aan de wensen en verwachtingen van belangrijke stakeholders: studenten, ouders, het bedrijfsleven en docenten zelf. Met deze bespiegelingen vormen medewerkers zich een toekomstbeeld van de instelling. Teams en individuele medewerkers stellen zichzelf de vraag wat ze kunnen doen om het gewenste toekomstbeeld te bereiken. Dat resulteert in een plan van aanpak per individu en per team en tenslotte een plan van aanpak voor de instelling, inclusief een koppeling naar de PDCA-cyclus.
DE KERN • EYE opener is een methodiek om innovatief en toekomstgericht aan kwaliteit te werken. De aanpak is eenvoudig en overzichtelijk en wordt in nauwe samenwerking met de instelling uitgezet.
EYE OPENER WERKT OP ALLE LAGEN BINNEN DE INSTELLING
3
KWALITEITSBEWUSTZIJN DOOR DIRECTE FEEDBACK VAN STUDENTEN EN BEDRIJFSLEVEN • De instelling organiseert zelf het proces en bepaalt zelf de inhoud. Hierdoor ontstaat betrokkenheid en eigenaarschap. Verder leert de school hoe zij de EYE opener aanpak kan verankeren in de organisatie. • De aanpak gaat uit van de kracht en de ervaringen van het individu en van teams; dat creëert zelfvertrouwen, motivatie en een positieve sfeer. Teamontwikkeling en kwaliteitsontwikkeling gaan hand in hand. • Door creatieve werkvormen en alternatieve manieren van leren, creëren we meer impact en zijn medewerkers eerder geneigd om de uitkomsten te vertalen naar aanscherping van hun (kwaliteitsbewust) handelen. • EYE opener versterkt het kwaliteitsbewustzijn door directe feedback van stakeholders, zoals studenten en het bedrijfsleven. Dat levert belangrijke eyeopeners op die medewerkers uit hun vaste denkpatronen halen.
• EYE opener betrekt alle medewerkers van de instelling, op verschillende lagen. Zo ontstaat eigenaarschap voor het plan van aanpak dat zij opstellen én gaan realiseren.
HET RESULTAAT 1 EYE opener tilt de kwaliteit van het onderwijs naar een hoger plan, omdat medewerkers en teams daadwerkelijk verbeteringen doorvoeren. 2 De aanpak zorgt voor een betere afstemming van de doelen van het onderwijs op de buitenwereld door betrokkenheid van het werkveld.
4
3 Teams realiseren hun eigen kwaliteitsdoelen en stemmen deze af op de doelen van de organisatie. 4 De aanpak leidt ertoe dat een dialoog tussen bestuurders, managers en docenten gewoon wordt bij het samen werken aan kwaliteit. 5 De aanpak resulteert in inbedding van de PDCA-cyclus (plan, do, check, act) in het primaire proces.
6 Kwaliteitsbewustzijn is verankerd in het team; teams werken met een gedragen verbeterplan voor versterking van de kwaliteit van hun onderwijs. 7 Er ontstaat een open cultuur waarin leren, verbeteren en innoveren vanzelfsprekend zijn. 8 De aanpak leidt er toe dat professionalisering van docenten aansluit bij de teamdoelen.
KWALITEITSONTWIKKELING EN TEAMONTWIKKELING GAAN HAND EN HAND Kwaliteitscyclus ACT: bestendigen en doorontwikkelen
De ontwikkeling
CHECK: reflecteren en evalueren
Zelfvertrouwen, motivatie, positieve sfeer creëren
Teamontwikkeling
Doelen
PLAN: kwaliteitsdoelen opstellen
Excellent beroepsonderwijs Duurzame kwaliteitsontwikkeling Verbeteringen realiseren
Feedback ontvangen Kwaliteitsbewustzijn vergroten
DO: kwaliteitsdoelen realiseren
5
DE FASEN 1. VOORBEREIDING De instelling of sector vormt een projectteam en een stuurgroep. Een CINOP adviseur bereidt samen met het projectteam het traject voor, zodat het aansluit bij de wensen van de instelling zelf. Het traject wordt in grote lijn uitgezet en gepland.
2. MEDEWERKERSBIJEENKOMST 1: BOUWEN AAN HET TOEKOMSTBEELD Alle medewerkers van de instelling of sector komen bij elkaar en verzamelen in één dag op creatieve wijze de bouwstenen voor een gezamenlijk toekomstbeeld. De beelden die de medewerkers hebben over hun eigen individuele kracht en de kracht van de instelling zelf vormen hiervoor de basis.
3. SPIEGELING DOOR EXTERNE EN INTERNE STAKEHOLDERS Vertegenwoordigers van bedrijven, toeleverende of afnemende scholen, experts, studenten en/of ouders bezoeken de instelling en kijken rond. Zij geven antwoord op de vragen: ‘Wat vind ik de kracht van deze instelling?’, ‘Wat wens ik deze instelling toe voor de toekomst?’ en ‘Voldoet deze instelling aan mijn beeld van een goede school?’.
BASISSTAPPEN VAN EYE OPENER DE STAPPEN VOORBEREIDING TRAJECT MEDEWERKERSBIJEENKOMSTEN DEEL 1: BOUWEN AAN TOEKOMSTBEELD MEDEWERKERS SPIEGELING DOOR STUDENTEN, OUDERS EN BEDRIJVEN TEAMBIJEENKOMSTEN: TEAMONTWIKKELING MEDEWERKERSBIJEENKOMST DEEL 2: PLAN VOOR INDIVIDU, TEAM EN INSTELLING OF SECTOR TEAMBIJEENKOMSTEN: PLANNEN REALISEREN AFSLUITING TRAJECT EN BESTENDIGEN CYCLISCHE AANPAK VAN KWALITEITSONTWIKKELING
TEAMS VERTALEN DE TOEKOMSTBEELDEN NAAR DOELEN
6
4. TEAMBIJEENKOMSTEN: VERTAALSLAG EN DOELEN Teams vertalen de toekomstbeelden van de eigen medewerkers en externe stakeholders naar doelen voor hun eigen team en een bijbehorende aanpak. Parallel hieraan werken de teams aan teamontwikkeling die direct gekoppeld is aan kwaliteitsontwikkeling: hoe kunnen we ons als team verder ontwikkelen om onze kwaliteitsdoelen te realiseren? Het gaat om begeleide teambijeenkomsten voor onderwijsteams, teams van OBP’ers en het managementteam.
5. MEDEWERKERSBIJEENKOMST 2: OPSTELLEN PLAN VAN AANPAK Alle medewerkers komen bij elkaar en gaan in wisselende samenstelling (in eigen team en gemixed) een plan van aanpak uitwerken voor het eigen team en voor de instelling.
6. TEAMBIJEENKOMSTEN: READY, SET, ACTION
• Wat gaan we als team concreet doen, en • Wat ga ík concreet doen?
7. AFSLUITING TRAJECT EN BESTENDIGEN CYCLISCHE AANPAK VAN KWALITEITSONTWIKKELING De instelling sluit het traject af met een evaluatie en de terugkoppeling van de behaalde resultaten naar de betrokken stakeholders. De verschillende teams hebben zichzelf dusdanig ontwikkeld dat ze in staat zijn om cyclisch te werken aan doorgaande kwaliteitsontwikkeling van het onderwijs.
EYE OPENER IN DE PRAKTIJK Op dit moment werkt mbo-vakcollege Nimeto in Utrecht op basis van de EYE opener aanpak aan het verbeteren van het kwaliteitsbewust werken in teams. In 2014 gaan twee andere creatieve vakinstellingen op basis van hun specifieke wensen de EYE opener aanpak vertalen naar een passend eigen traject.
Teams geven uitvoering aan hun plannen van aanpak. We gaan in op hoe teams zich verder kunnen ontwikkelen zodat de beoogde eindresultaten worden gerealiseerd. In een slotbijeenkomst wordt vooruitgeblikt naar de volgende periode aan de hand van twee vragen:
CYCLISCH WERKEN AAN KWALITEITSONTWIKKELING
COLOFON Vormgeving: Evert van de Biezen CINOP Advies
Alie Kamphuis’ expertise ligt op het gebied van (het borgen van) de kwaliteit van onderwijs en examinering. Zij werkt veelal in opdracht van onderwijsinstellingen aan organisatie- en opleidingsvraagstukken op het thema kwaliteit en kwaliteitsmanagement.
Postbus 1585 5200 BP ’s-Hertogenbosch 073-6800800 www.cinop.nl Meer weten? Alie Kamphuis Managing consultant 06-22661663
[email protected]
Marloes van Bussel werkt als adviseur en trainer op het gebied van examinering, curriculumontwerp en kwaliteitsontwikkeling in het mbo aan het duurzaam verbeteren van de onderwijskwaliteit en de ontwikkeling van mensen.
Ida Bontius’ kennis en ervaring ligt met name op het gebied van onderwijsontwikkeling, organisatieontwikkeling en verandermanagement. Waaronder herontwerp van opleidingen, examinering en kwaliteitsontwikkeling in teams.
