Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. Een stappenplan om een effectief familiestatuut te realiseren en te behouden.
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
2
Het familiestatuut bestaat niet. Een familie-
‘een modelletje’. Wij geloven in uw en ons verstand en niet in
statuut wel. Want een familiestatuut maakt u
vragenlijsten die na een gevolgd strak tijdspad uitmonden in
zelf, bent u zelf. Het vormt het wezen, de ziel van
een duur pak papier met het etiket ’Familiestatuut’ er op. Want
het familiebedrijf. Het is richtinggevend - soms
nogmaals, een familiestatuut maakt u zelf, bent u zelf. Dag in,
mede richting bepalend - voor de gewenste
dag uit.
toekomst van de familie en haar bedrijf. Niet als een keurslijf. Maar als een open, dynamisch
Om te beginnen
document dat alle familieleden met elkaar
Een familiestatuut is een dynamisch document waarvan de
in dialoog brengt én houdt rondom cruciale
inhoud net zo belangrijk is als de weg naar de inhoud toe.
vragen bij uw familiebedrijf. En daarmee is een
Daarom vindt u in deze whitepaper een stappenplan voor de te
familiestatuut doel en middel tegelijk.
bewandelen weg én een aantal suggesties over onderwerpen die aan bod zouden kunnen komen in uw familiestatuut.
Het
familiestatuut
geniet
steeds
meer belangstelling,
onder meer omdat de inkomsten-, erf- en schenkbelasting
In zeven stappen op weg naar úw familiestatuut
zeer aantrekkelijke faciliteiten biedt in de vorm van de bedrijfsopvolgingsregeling, de ’BOR’. Deze regeling eist
Stap 1: Go or no go
namelijk dat een overgenomen bedrijf ten minste vijf jaar
Voordat u tijd, geld en energie steekt in een traject om te komen
wordt voortgezet. Dus waar continuïteit van het familiebedrijf
tot een familiestatuut is het van belang om het besluit daartoe
altijd al één van de belangrijkste onderwerpen was - zie het
zorgvuldig en vooral ook zichtbaar te nemen. Zichtbaar in die
praktijkonderzoek ‘Zorgen voor morgen’ uitgevoerd door
zin dat de (toekomstig) betrokkenen zich er van bewust zullen
Windesheim in 2012 in opdracht van Nysingh - is met de BOR
worden dat zij gaan participeren in een grondig voorbereid
het waarborgen van die continuïteit in een familiestatuut alleen
traject dat leidt naar een familiestatuut en waarvoor mogelijk
nog maar belangrijker geworden.
een investering in tijd of geld nodig is.
Maar hoe pakt u het opstellen van zo’n familiestatuut nu aan?
•
Geef aan dat u het voornemen heeft om te onderzoeken of
Waar begint u? Met welke familieleden? Welke onderwerpen?
een familiestatuut wel of niet iets is voor het familiebedrijf,
Hoe maakt u netelige kwesties bespreekbaar, beheersbaar?
waarom u dit voornemen heeft en wannneer u het
Deze whitepaper geeft u daarvoor een handvat. Een
onderzoek heeft afgerond. En kom die toezegging ook na.
stappenplan vanuit de advies-traditie van Nysingh. Nysingh
•
Start het onderzoek: welke doelen zullen ruwweg bereikt
adviseert familiebedrijven immers al vanaf de negentiende
moeten worden? Zijn die haalbaar? In hoeverre geeft
eeuw. Die traditie en ervaring is uw basis. En wij beseffen
het uitvoering aan de bestaande missie en visie van het
ook: behoefte aan structuur is wat anders dan behoefte aan
familiebedrijf? Wie van de betrokkenen gaan participeren
Nysingh weet er meer van.
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
3
in het traject of slechts een deel? En waarom? Welke
Go?
investeringen in geld en tijd zijn nodig? Over welke
Indien u een ‘go’ krijgt, kunt u het traject verder bewandelen.
periode? Aan wie denkt u als de trekker(s) van het traject? En waarom? Wilt u er externe adviseurs bij betrekken?
Stap 2: Plan en planning
Aan welke externe partners denkt u dan? U besluit in
U stelt een realistisch concept werkplan op dat ten minste
deze fase nog helemaal niets, maar onderzoekt slechts de
inzicht geeft in het volgende:
mogelijkheden en doet aanbevelingen. •
Communiceer de uitslag van het onderzoek in een plenair
•
hoe ziet het traject eruit
overleg met de betrokkenen. Beperkt u zich daarbij in
•
de planning (houdt er rekening mee dat een traject van
beginsel tot de (toekomstige) aandeelhouders. Wees
één tot twee jaar eerder regel is dan uitzondering)
duidelijk en beknopt in uw verslag en aanbevelingen.
•
de doelen
Twee, drie A4-tjs zijn veelal voldoende om inzicht te geven.
•
de trekkers
•
de externe adviseurs (het opzetten van het familiestatuut,
No go?
respectievelijk het werkplan, met behulp van één van onze
Hier stopt het traject indien er geen noodzaak blijkt te zijn
specialisten draagt, los van onze expertise op de inhoud,
voor het realiseren van een familiestatuut. En ook wanneer
bij aan een veilige omgeving rondom het te doorlopen
er geen behoorlijk draagvlak is: zonder commitment om het
traject. Gesprekken (collectief én individueel) met onze
traject samen in te gaan, is de weg naar een familiestatuut
specialisten leveren veel informatie op: alles kan/mag een
te vergelijken met het spreekwoordelijke ’trekken aan een
keer gezegd worden. Gevoelige informatie is desgewenst
dood paard’. Om het draagvlak te vergroten, doet u er goed
in vertrouwen alleen bij ons beschikbaar en zonder blijk
aan tijdens het onderzoek ook doelen mee te nemen die
te geven van de beschikbaarheid van dergelijk informatie,
geen obstakels zullen vormen.
kunnen wij toch een (bij-)sturende rol in het overleg
Makkelijk te behandelen
onderwerpen, waaraan alle participanten een goed gevoel over zullen houden.
Zelfs indien u eigenlijk op voorhand wel weet dat draagvlak
spelen. •
de participanten
•
de te behandelen onderwerpen
•
de manier waarop deze onderwerpen worden behandeld
ontbreekt, kan het zinvol zijn om dit onderzoek toch te doen.
(ga na of en zo ja bij welke bestaande, logische (overleg-)
Een familiestatuut is immers steeds meer een gebruikelijk
structuren, verbanden en relaties, aansluiting kan worden
instrument binnen een familiebedrijf. Het initiëren en
gevonden. Soms kan het juist nodig zijn om bestaande
uitvoeren van een onderzoek naar de wenselijkheid van een
allianties te doorbreken.)
familiestatuut sec behoort dan ’voor het dossier’ ook tot goed bestuur.
Nysingh weet er meer van.
•
besluitvorming, familiestatuut
vaststelling
en
borging
van
het
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
•
de dialoog ná oplevering van het statuut
4
Stap 6: Uitvoering Uitvoering van de krachtens het familiestatuut genomen
Stap 3: Presenteer het plan
besluiten en terugkoppeling daarvan richting de participanten.
Presenteer het plan aan de participanten. Leg in uw presentatie
Leg verantwoording af en oogst de credits.
verantwoording af over de gemaakte keuzes, biedt ruimte om te reageren (zo nodig in één of meer vervolgbesprekingen),
Stap 7: Bijhouden
toon bereidheid om uw plan op onderdelen aan te passen en
Organiseer periodiek overleg na vaststelling van uw
doe dat ook indien nodig. Introduceer de adviseur(s). Beslis
familiestatuut. Blijf met elkaar in gesprek rondom de
gezamenlijk wie de trekker(s) is/zijn en bij welke onderdelen
kernwaarden van uw familiestatuut en schaaf deze waar
welke adviseur(s) betrokken is/zijn.
nodig bij. Het ervaren van trots om op enigerlei wijze deel
Vervolgens kan het plan al dan niet na aanpassing vastgesteld
uit te mogen maken van een familiebedrijf, van die cultuur,
worden, of u gaat met huiswerk terug.
die traditie, brengt normaal gesproken met zich mee dat dat vanzelf gaat.
Stap 4: Uitwerking Nu start het gezamenlijk werken aan de totstandkoming van uw
Welke onderwerpen neemt u op in uw familie-
familiestatuut. Er staat niet voor niets ’gezamenlijk’ en ’werken’.
statuut?
Op die basis bouwt u uw concept familiestatuut steeds verder
Zoals geschreven is ieder familiestatuut uniek. Want een
op. Periodiek overleg met de participanten is even noodzakelijk
familiestatuut maakt en bent u zelf. Er is dan ook geen lijst
als voedend. Mocht gaandeweg blijken dat een gekozen weg
met onderwerpen voor handen die u altijd in uw statuut op
doodlopend is, of een afgesproken werkwijze niet bijdraagt aan
moet nemen, immers ieder familiestatuut is anders. Wel geven
de gestelde doelen, besluit dan ook gezamenlijk om het anders
we u onderstaand enkele suggesties, onderwerpen die wij
te gaan doen. En monitor onderweg vooral op de gestelde
regelmatig voorbij zien komen in familiestatuten.
doelen zelf. De markt verandert immers continu.
Gebruik bestaande informatie Stap 5: Vaststelling van het familiestatuut
Vind vooral het wiel niet opnieuw uit! Het strategisch
Uiteindelijk is er voldoende draagvlak voor de inhoud van het
beleidsplan 2012-2017, die marktverkenning van vorig jaar en
concept en kan worden overgegaan tot de vaststelling van
zelfs de SWOT-analyse van drie jaar terug kan nog waardevolle
uw familiestatuut. De feitelijke borging van de vaststelling is
informatie opleveren. Aansluiting zoeken bij en putten uit
uitermate belangrijk: zorg ervoor dat het vaststellen van uw
bestaande (beleids-)documenten is een prima uitgangspunt.
familiestatuut gevierd kan worden op een binnen de cultuur
Verzamel alle bestaande informatie en wijzig en vul deze aan
van de familie passende wijze.
waar nodig. Soms wordt gedacht dat met het opstellen van een familiestatuut, de missie, visie, strategie of de cultuur van het
Nysingh weet er meer van.
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
5
familiebedrijf zelf ook ter discussie staan. Niets is minder waar.
het moederschap en een eigen kledingwinkel het ultieme
Natuurlijk is het mogelijk om doelen bij te stellen, maar dat is nu
levensdoel is.
juist bovenal de dagelijkse uitdaging van elke ondernemer en dus géén middel dat bij het doorlopen van de stappen naar een
Eigendom
familiestatuut exclusief aan het overleg van de participanten is
Eigendom heeft in de basis twee rechten in zich: economische
voorbehouden.
rechten en zeggenschapsrechten. Bij uw familiebedrijf is dat niet anders. De eigenaar/aandeelhouder heeft recht op de
Inleiding
vruchten van de onderneming en staat in een rechtstreekse
Schrijf een inleidend hoofdstuk, waarin u aangeeft waarom
relatie tot de waardestijging en eventueel waardedaling van
tot het opstellen van een familiestatuut is besloten. Dit geeft
de onderneming. Daarnaast is de eigenaar/aandeelhouder in
basis aan de legitimiteit van een familiestatuut en daarmee,
beginsel de enige die uiteindelijk de zeggenschap heeft over
als daar voor gekozen is, mede aan de afdwingbaarheid van
de onderneming. Maar daar is dan niet alles mee gezegd.
de besluiten. Er is ook een uitvoerend management in de vorm van een
Waarde, norm en mores
directie. Ook al is de enig aandeelhouder tevens enig directeur,
Uw familiestatuut krijgt body doordat het gebaseerd is op de
voor de continuïteit van het familiebedrijf en de toekomst
waarden, normen en mores van uw familie en daarmee van
van het familievermogen is het cruciaal dat verschil te blijven
uw bedrijf. Het is dus belangrijk dit moeilijk benoembare tóch
maken en daar invulling aan te geven door afspraken te maken,
onder woorden te brengen en om daar een eenduidige visie
besluiten te nemen over eventuele splitsing van de economische
over te hebben.
rechten en zeggenschapsrechten. Dat kan namelijk. Door de oprichting van een ‘Stichting Administratiekantoor’ kan er voor
Uitgangspunten vanuit privé
gezorgd worden dat de zeggenschap over het familiebedrijf
De basiselementen visie, missie en strategie van uw
niet per definitie bij de erfgenamen terecht komt, maar bij een
familiebedrijf mogen naast de financiële doelstellingen
adequaat toegerust stichtingsbestuur. Een mogelijke andere
niet ontbreken. Maar vergeet ook niet de wensen en
oplossing is het creëren van stemrechtloze aandelen, al zijn bij
verwachtingen van familieleden en andere eigenaren mee
die oplossing veel kanttekeningen te plaatsen.
te nemen. Stroken de uitgangspunten van het bedrijf met de wensen en doelstellingen ’vanuit privé’? Als aannemer
Daarnaast dient er aandacht te zijn voor het dividendbeleid, de
een opvolgingsscenario benoemen waarbij uw drie dochters
(maximale hoogte van) de rekening-courant rekeningen en zo
gezamenlijk als operationeel, financieel en commercieel
nodig het aan de onderneming verbonden (privé-)vermogen.
directeur een rol gaan spelen, is niet zinvol indien u weet
Het kan maar zo zijn dat er een tegenstrijdig belang ontstaat
dat voor hen achtereenvolgens een tandartsenpraktijk,
tussen het privévermogen en het familiebedrijf: de buurman
Nysingh weet er meer van.
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
6
biedt 20% meer huur voor de grote bedrijfshal. Blijft de
het dan toch tot een conflict komt, is een vooraf vastgelegde
bedrijfshal na afloop van de huurovereenkomst nu wel of niet
objectieve, rechtvaardige wijze van geschillenbeslechting, hoe
verhuurd aan het familiebedrijf?
vervelend ook, wel een volwassen en chique manier om het verschil van inzicht met zo min mogelijk schade voor bedrijf,
Continuïteit van directie
familie en vermogen de wereld uit te helpen.
Het is daarnaast ook verstandig om ’top down’ goed invulling te geven aan de continuïteit van het dagelijkse,
MVO
operationele bestuur van het familiebedrijf; de directie dus. Is
Na goed bestuur, volgt wellicht ’ goed doen’: het maatschappelijk
er bijvoorbeeld een calamiteitendraaiboek voor het geval de
verantwoord ondernemen (MVO). Of de aanleiding om daar
directie onverwacht wegvalt? De rol van buitenstaanders in het
aandacht aan te besteden nu het imago van uw bedrijf,
management van het bedrijf kan hier ook aan bod komen: aan
naastenliefde of het kunnen meedoen aan een aanbesteding
welke eisen moeten die voldoen? Wat is het beloningsmodel?
is, vast staat dat MVO zich dwars door alle verbanden binnen
Is een werknemersparticipatie mogelijk?
een familiebedrijf heen op een warme belangstelling mag verheugen. Het is dan ook goed om daar op ten minste twee
Familieleden in het familiebedrijf
manieren aandacht aan te besteden. In de eerste plaats voor
En in het kader van arbeid en arbeidsbeloning is het ook goed
wat betreft het vaststellen van de criteria waaraan het MVO
vast te leggen of er specifieke regels, eisen, criteria gelden
moet voldoen, al dan niet ondersteund door geld en/of andere
voor familieleden die in het familiebedrijf werken of willen
inzet vanuit privé - binnen het kader van de estate planning zijn
werken. En hoe verschillen die voor werk op de productievloer
hele mooie combinaties mogelijk. En in de tweede plaats voor
tot het pluche van de directiekamer? Wat is de beloning en het
wat betreft het mogen oogsten van de waardering door alle
perspectief? Is er een opvolgingsscenario? En hoe zit dat met
betrokkenen: het maakt hen nog trotser op hun bedrijf.
de familieleden die de verantwoordelijkheid op zich hebben genomen voor het buitenvennootschappelijk vermogen?
Familieberaad Een familiestatuut is een levend document. Ook na de
Governance, ‘goed bestuur’
vaststelling blijven het bedrijf, de familie en hen met vermogen
Ook binnen het familiebedrijf krijgt dit fenomeen steeds meer
in het bedrijf met elkaar in gesprek. Veelal is de structuur
een plaats. En terecht in onze optiek, want u merkt al dat wij
van het daarvoor noodzakelijke overleg (het familieberaad)
vanaf de eerste stap die leidt naar een familiestatuut alle
vastgelegd in een familiestatuut.
aandacht besteden aan een zorgvuldige wijze van informatie, communicatie en besluitvorming. Eén-op-één, directie jegens
Set formele regels
aandeelhouders en aandeelhouders jegens het familieberaad.
Tot slot bevat een familiestatuut vaak een set formele regels
Dat zal een hoop potentiële conflicten geen kans geven. En als
die soms ook zien op de juridische afdwingbaarheid van
Nysingh weet er meer van.
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
7
afspraken of verwijzingen naar regels in andere stukken.
gebruik van elkaars expertise. Zo maken ze samen deel uit van
Denk aan statuten van de betrokken vennootschap(-pen), de
de branchegroep Familiebedrijven van Nysingh.
Stichting Administratiekantoor (StAK), een directiereglement, arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten, een aandeel-
Maak een afspraak voor een oriënterend gesprek:
houdersovereenkomst, financiële stukken en jaarverslagen. mr. Henk van Doorn
Klaar voor de start?
Het is interessant voor u om te kijken in hoeverre een
[email protected]
familiestatuut dienstbaar kan zijn aan uw familiebedrijf. En of u
dijkmanvandoorn.nl
055 52 71 280
vervolgens de handen op elkaar kunt krijgen voor de realisatie van uw familiestatuut dat gaat leven en breed gedragen blijft
mr. Angelique Hommes
door de betrokkenen.
Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat advies daarbij
[email protected]
onontbeerlijk is. Omring u door adviseurs. U zult keuzes
nysingh.nl/familiebedrijven
06 51 84 62 65
moeten maken. Vaak in overleg met uw familie en belangrijke personen uit uw bedrijf. Hopelijk hebben het stappenplan en de suggesties voor de inhoud van een familiestatuut u de benodigde inspiratie gegeven om ook voor uw familiebedrijf een familiestatuut op de stellen. Of dat in ieder geval te onderzoeken.
Nysingh, Dijkman & Van Doorn en familiebedrijven Nysingh en Dijkman & Van Doorn zijn thuis bij familiebedrijven. Sinds jaar en dag adviseren wij familiebedrijven over uiteenlopende juridische vraagstukken en procederen wij als dat nodig is. Onze advocaten en notarissen begrijpen als geen ander dat het bij familiebedrijven gaat om het vinden en houden van balans tussen zaak en privé, tussen commercie en emotie. Tussen Nysingh en Dijkman & van Doorn bestaat een uniek associatief verband. Beide kantoren maken over en weer
Nysingh weet er meer van.
Voor meer whitepapers: nysingh.nl/whitepapers
Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf.
8
Uw zaak. Nysingh weet er meer van. U zoekt een jurist. Eén die de complexiteit van de huidige wet- en regelgeving kan doorgronden. En daarom zoekt u er eigenlijk niet één, maar meerdere. Voor elk rechtsgebied een échte expert. Welkom bij Nysingh. Wij hebben alle kennis en ervaring in één huis. Als één van de grotere advocaten- en notarissenkantoren in Nederland kunnen wij u op nagenoeg alle rechtsgebieden bijstaan met topjuristen. En omdat juridische vragen zelden beperkt blijven tot één rechtsgebied, werken onze specialisten hecht samen. Dat biedt ons een brede blik op mogelijke oplossingen. Daardoor weten we méér van uw zaak. En kunnen we sneller en slagvaardiger optreden. Niet alleen in Nederland, maar via het TAGlaw-netwerk óók wereldwijd. Incidenteel of op vaste basis. Altijd gedreven en gedegen. Ontdek het zelf.
Hoewel aan de totstandkoming van deze paper de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Nysingh Advocaten- Notarissen N.V. (Nysingh) geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten, onjuistheden, onvolledigheden of niet meer actuele informatie. Deze paper kan niet worden beschouwd als vervanging van deskundig advies. Voor juridisch advies op maat kunt u contact opnemen met Nysingh. Niets uit deze paper mag zonder voorafgaande schriftelijke of elektronische toestemming van Nysingh worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt. Alle rechten voorbehouden.
Nysingh.nl/whitepapers
