WFL Notitie: Sponsoring Inleiding Een organisator wil vooral een geslaagd evenement, waarbij het wielrennen centraal staat. Daar is veel voor nodig en het lijkt wel of er steeds meer eisen worden gesteld. Om dit allemaal mogelijk te maken is de organisator natuurlijk afhankelijk van zijn bestuur, van zijn medewerkers en van een groot aantal vrijwilligers. Maar de organisator is bovenal afhankelijk van inkomsten, want zonder geld is een wielerevenement niet mogelijk. Hoe groter het evenement, des te hoger de begroting. En daarom moet er dus geld binnenkomen. Dat kan via entreegelden, startgelden en subsidies. Maar tegenwoordig dient een steeds groter deel van de inkomsten uit sponsoring te komen. Deze WFL-notitie heeft als titel: sponsoring. Hiermee vertellen wij u tal van wetenswaardigheden over sponsoring. Maar ook andere onderwerpen, die u als organisator tegenkomt, komen aan bod. Want sponsoring is slechts een van de vele aspecten van het organiseren van een wielerevenement. En, zoals u weet, alles moet kloppen om van een geslaagd evenement te kunnen spreken. Deze notitie is bedoeld als een hulpstuk, een manier om veel over het onderwerp te lezen. Een deel van de informatie zal nieuw zijn, een deel bekend. Wij proberen echter het proces van sponsoring zo duidelijk mogelijk te omschrijven, zodat u dit vervolgens op uw eigen wijze in de praktijk kunt brengen. In de praktijk komt u ongetwijfeld meer vraagstukken tegen. Schroom dan niet om contact op te nemen met de WFL Helpdesk via 06 – 53 25 98 97. Wij helpen u dan graag verder! Wij wensen u veel succes en een geslaagd evenement!
1
Inhoudsopgave Inleiding
01
Inhoudsopgave
02
Samenvatting
03
1
Financiering evenementen
04
1A
Geld, dat u vooraf binnenhaalt A1 Subsidies A2 Wielergemeenten A3 Sponsoring Sponsormogelijkheden Relatiemanagement
04 04 05 06 06 06
1B
Inkomsten die u achteraf ontvangt B1 Entreegelden Bepaal de kosten B2 Inschrijfgelden Bepaal de hoogte van de inschrijfgelden B3 Omzet catering Maak een keuze over de invulling van de catering B4 Collectes Maak een keuze over een collecte
07 07 07 08 08 08 08 09 09
1C
Afsluiting hoofdstuk financiering evenementen
09
2
Sponsor(stappen)plan
10
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 3
2
Wie gaat de sponsorwerving doen, hoe organiseert ik dat? Hoe stel ik mijn basispakketten samen? Welke sponsortypen zijn er? Waar vind ik de mogelijke sponsoren? Hoe voer ik de sponsorafspraken uit? Hoe ontvang ik mijn sponsbijdrage? Hoe moet ik evalueren? Wil de sponsor contact na het evenement?
Kostenbesparing
11 11 13 14 15 16 16 17 18
Samenvatting Sponsoring heeft alles te maken met persoonlijke relaties en met het besef dat iedere prestatie een tegenprestatie vergt. Sponsoring dient georganiseerd te gebeuren. De gewenste sponsorinkomsten moeten bekend zijn, evenals de mogelijke tegenprestaties. Vervolgens moeten de juiste mensen gevonden worden, die de potentiële sponsors kunnen vinden en benaderen. Zeker in deze tijd mag men geen te hoge verwachtingen hebben van sponsoring. Daarom is het goed om eerst naar andere inkomstenbronnen te kijken. Evenals sponsoring vormen subsidies inkomsten die u vooraf binnenhaalt. U weet dus vóór de start van het evenement of er voldoende geld is om alle plannen uit te voeren. Subsidies zijn aan te vragen bij de (wieler)gemeente, de provincie en in een aantal gevallen bij de WFL. Er zijn ook inkomsten die achteraf worden ontvangen. We behandelen de entreegelden, inschrijfgelden, collectes en de opbrengst vanuit catering. Het opnemen van inkomsten die pas na het evenement echt duidelijk worden, vormen een risico. Indien de inkomsten minder zijn dan begroot ontstaat er een tekort. Indien er meer geld binnenkomt, kan dat betekenen, dat uw evenement winst maakt in plaats van dat het geld kost. Een tekort kan weer betekenen, dat de subsidie(s) moeten worden terugbetaald. Sponsoring werkt het beste vanuit een strakke organisatie, vanuit een professionele aanpak. Deze notitie laat zien welke 8 stappen noodzakelijk zijn om sponsorwerving succesvol in te zetten.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Wie gaat de sponsorwerving doen, hoe organiseert ik dat? Hoe stel ik mijn basispakketten samen? Welke sponsortypen zijn er? Waar vind ik de mogelijke sponsoren? Hoe voer ik de sponsorafspraken uit? Hoe ontvang ik mijn sponsoring? Hoe moet ik evalueren? Wil de sponsor contact na het evenement?
Deze notitie probeert u te overtuigen van het belang om al vóór het evenement zo veel mogelijk inkomsten definitief vast te leggen. U voorkomt daarmee dat het risico te groot wordt. Realiseer u, dat u als organisator met vrijwilligers werkt en dat alleen daarom al de risico’s zo veel mogelijk dienen te worden beperkt.
3
1 Financiering evenementen Zodra de grote lijnen van het evenement duidelijk zijn, kan men bepalen hoeveel geld er nodig is. Uiteindelijk zal echter blijken hoeveel geld u binnen kunt halen. Valt dit mee, dan kunt u het evenement verfraaien. Valt dit tegen, dan moet u uw plannen bijstellen. Want dat is les één voor een organisator! “Geld dat er niet is kun je niet uitgeven!” Maar waar moet al dat geld dan vandaan komen? Daarvoor bestaan gelukkig diverse mogelijkheden, die ruwweg in twee categorieën zijn in te delen; geld, dat vooraf wordt binnengehaald en inkomsten, die u achteraf ontvangt. 1A Geld dat u vooraf binnenhaalt Dit is geld, waarvan u vóór het evenement precies weet, hoeveel het is en wanneer u dit ontvangt. Dit is dus de meest zekere manier van financiering voor een organisator, omdat u al voor het evenement van start gaat, weet, dat er voldoende geld zal zijn, om alles conform draaiboek uit te kunnen voeren. Dit klinkt heel goed en het is ook de meest professionele aanpak, maar er zit een addertje onder het gras. Sponsors kunnen om diverse redenen uiteindelijk hun belofte(n) niet nakomen. Bijvoorbeeld omdat zij vinden dat de uitingen die u heeft beloofd, niet goed tot hun recht zijn gekomen. Soms komt het voor, dat een sponsor failliet gaat. Dan denkt u het goed aangepakt te hebben, maar staat u toch met lege handen. Gelukkig zijn dit soort zaken uitzonderingen. Sponsors, zeker als u daar al langer contact mee heeft, gedragen zich over het algemeen, zoals je mag verwachten, professioneel. A1 Subsidies Voor sport zijn vaak subsidies te verkrijgen bij de overheid. Natuurlijk kost het enige inspanning om een subsidie aan te vragen, maar vaak kunt u van dit vele werk profiteren in de jaren die nog komen. Stap 1 Vraag bij uw gemeente na welke subsidiemogelijkheden er voor uw evenement zijn. Dit kunt u het beste doen door vooraf een telefonische afspraak te maken en vervolgens naar de desbetreffende ambtenaar toe te gaan. Persoonlijk contact werkt in dit soort zaken het beste. Stap 2
4
Vraag bij de provincie na welke subsidiemogelijkheden er voor uw evenement zijn. Hiervoor kunt u het beste eerst op de website van de provincie kijken. Kijk vooral ook bij andere subsidiemogelijkheden dan sport. Soms kunt u namelijk ook een beroep doen op andere beleidsvelden. Vervolgens probeert u ook hier een persoonlijke afspraak te maken. Laat u daarbij vooral goed uitleggen, wat er allemaal nodig is en vraag, of u de ambtenaar mag bellen, indien u hulp nodig heeft.
Stap 3
Vraag bij de WFL na, welke ondersteuningsmogelijkheden u daar kunt verkrijgen. De Helpdesk van de WFL (06 - 53 25 98 97) kan u hier alles over vertellen. Het grote verschil met de subsidieregelingen van de overheid is, dat de mogelijkheden van de WFL ieder jaar anders kunnen zijn, omdat men jaarlijks andere accenten zet.
Stap 4
Coördineer alle informatie over subsidies, die u heeft ontvangen Het is heel belangrijk om eerst alle informatie, die u heeft gekregen, goed door te nemen. Soms hebben subsidies van gemeenten en provincie raakvlakken. Zorg, dat u de regels goed leest, voordat u de aanvragen indient. Let daarbij ook op de termijnen, die in de subsidieregels staan vermeld. Te vroeg indienen, mag niet, te laat indienen zeker niet. Nadat u een subsidieaanvraag heeft ingediend, ontvangt u een ontvangstbevestiging. Bewaar deze goed en volg de aanwijzingen op.
Stap 5
Boekhouding Bij subsidies is het belangrijk, dat u de begroting, die u heeft ingediend voor de aanvraag, ook gebruikt bij de afrekening. Want voor een subsidie dient u vrijwel altijd achteraf nog informatie aan te leveren. Zorg, dat dit tijdig gebeurt en dat u alles wat gevraagd wordt, ook aanlevert. De afrekening dient qua opzet gelijk te zijn aan de begroting.
Stap 6
Definitieve vaststelling De meeste subsidies worden vooraf voor 90% uitgekeerd. De resterende 10% ontvangt u pas, nadat u een kort verslag over de realisatie heeft ingediend. Dit proces zal in ieder geval een aantal weken in beslag nemen. Weet dus, dat u die 10% pas enkele maanden na het evenement ontvangt en dat u dit geld dan pas kunt uitgeven.
A2 Wielergemeenten Een bijzondere positie nemen de wielergemeenten in. Sittard-Geleen, Eijsden-Margraten, Nuth, Valkenburg, Beek, Vaals, Stein, Heerlen, Landgraaf, Gulpen-Wittem, Maastricht, Beesel en Echt-Susteren mogen zich formeel wielergemeente noemen. Samen met de Provincie Limburg bepalen zij een aantal activiteiten, waar zij extra aandacht (geld) aan willen besteden. Indien uw evenement in éën van deze gemeenten plaatsvindt, is het verstandig om naar deze extra mogelijkheden te vragen.
5
“Om voor een subsidie in aanmerking te komen, dient er een financieel tekort te zijn. De subsidieregels vermelden meestal, dat de subsidie maximaal is, dat alleen een tekort afgedekt kan worden en dat in geval van winst, de subsidie deels teruggevorderd kan worden. Houd hier rekening mee bij het opstellen van de begroting en de afrekening!” A3 Sponsoring Sponsoring betekent, dat een ondernemer geld geeft aan uw evenement. Dit klinkt vreemd en dat is het ook. Want er zijn maar weinig ondernemers, die hun geld uit liefdadigheid weggeven. U moet de ondernemers dus iets bieden. Liefde voor de wielersport en/of eigen gemeente kan meespelen, maar ondernemers zijn primair gefocust op publiciteit en relatiemanagement voor hun bedrijf. Sponsoring als zakelijke deal vergt dus een faire tegenprestatie, in prijs-/kwaliteit en zeker ook nakomen wat u belooft! Ondernemers willen zich ook écht klant voelen! Zorg voor deze erkenning door een duurzaam contact en een relaxte sfeer. Groepjes sponsoren, die goed bij elkaar passen, dragen zelf ook bij aan de sfeer. Men vermaakt elkaar en elkanders gasten. Sponsormogelijkheden Veel organisatoren werken met een aantal sponsorpakketten. Dat kan, maar sponsoring is eigenlijk altijd maatwerk. Vraag sponsors wat hun commerciële doelen zijn. Meestal bestaat de sponsorbehoefte uit een mix van relatiemanagement en naamsbekendheid. Luister daarom goed naar uw sponsor, toon u dienstbaar, creatief en vertaal zijn vragen naar een maatwerkpakket. Het is ook verstandig, om niet te snel over geld te praten. Laat de mogelijke sponsor maar aangeven aan welk bedrag hij zelf denkt. Daar kunt u als organisator dan een sterk pakket bij bedenken. Dit voorkomt, dat u een lager bedrag noemt, dan de sponsor misschien zou willen besteden. Zorg altijd voor een beknopte maar degelijke terugkoppeling van gemaakte afspraken naar de sponsor. Bedank hem daarbij voor zijn betrokkenheid bij uw evenement. Relatiemanagement Relatiemanagement betekent niets meer of minder dan het onderhouden van relaties. Voor u als organisator betekent dit allereerst, dat u uw sponsors (uw relaties) de nodige aandacht moet geven. Zij maken uw evenement namelijk mede mogelijk.
6
Relatiemanagement is vaak gekoppeld aan een VIP-bijeenkomst. Hier zijn uw sponsors aanwezig, samen met hun gasten. Door de gasten van de diverse sponsors met elkaar in contact te brengen kunnen we ook weer spreken van relatiemanagement. Van de organisator en van de sponsor wel te verstaan. Het zal duidelijk zijn dat deze relaties zich prettig moeten voelen en dat de omgeving daarbij van belang is. “Soms lijkt het wel, dat de Vips geen enkele aandacht voor het wielrennen hebben! Dit is ook helemaal niet zo gek, want veel gasten hebben als hoofddoel met bestaande en nieuwe relaties te praten. Als sponsors hun geld daarvoor over hebben, dan kunt u daar als organisator best mee leven” Relatiemanagement betekent, dat u ook na uw evenement aandacht voor uw sponsors moet hebben. Want alleen als het de sponsor tijdens uw evenement bevalt, wil hij volgend jaar misschien weer meedoen. Hierover meer in het volgende hoofdstuk. 1B Inkomsten die u achteraf ontvangt B1 Entreegelden De vraag of u entree kunt heffen, is afhankelijk van een aantal factoren. Mag het van de overheid? Mag het van de eigenaar van het terrein? Is het gebied fysiek af te zetten zodat entreeheffing mogelijk is? Vervolgens is het de vraag, hoe hoog de entree kan zijn en of er voor kinderen speciale prijzen gelden. Als organisator wilt u natuurlijk graag veel publiek. Het grootste succes zult u behalen, als de entreeprijs passend is. Hoog genoeg om geld op te brengen, laag genoeg om de mogelijke toeschouwers niet af te schrikken. Hoe vaker u in het verleden met succes entree heeft geheven bij de uitvoering van uw evenement, des te zekerder kunt u zijn over de mogelijke opbrengsten. Bepaal de kosten U dient eerst te weten wat de kosten zijn, die worden veroorzaakt door entreeheffing. Hoeveel kost het afzetten van het terrein, hoeveel het bemensen van de kassa’s en meer van dit soort praktische zaken. Vervolgens kan de gewenste hoogte van de entree bepaald worden. Door de kosten tegen de inkomsten af te wegen neemt u als organisator een afgewogen besluit.
7
Het opnemen van een bepaald bedrag op de begroting (verwachte inkomsten) is een risico. Indien er minder entree wordt betaald dan begroot, ontstaat er een tekort. Indien er meer geld binnenkomt, kan dat betekenen, dat uw evenement winst maakt. Maar winst kan weer betekenen, dat de subsidie(s) moeten worden terugbetaald. B2 Inschrijfgelden De hoogte van inschrijfgelden is vaak door de bond bepaald, maar niet altijd. Het gaat bij wedstrijden meestal om een beperkt bedrag, waardoor de risico’s ook beperkt blijven. Indien het inschrijfgeld niet vaststaat, gelden dezelfde overwegingen als bij de entreegelden. U vermeldt het bedrag in uw begroting en dat is dus altijd een inschatting. Vooral bij toertochten maken de inschrijfgelden een groot deel van de inkomsten uit. Het mag duidelijk zijn, dat dit daarbij natuurlijk een vrij groot risico is. Bepaal de hoogte van de inschrijfgelden Het opnemen van een bepaald bedrag in de begroting (verwachte inkomsten) is een risico. Indien er minder wordt betaald aan inschrijfgelden dan begroot, ontstaat er een tekort. Indien er meer geld binnenkomt, kan dat betekenen, dat uw evenement winst maakt in plaats van dat het geld kost. En winst kan betekenen, dat de subsidie(s) moeten worden terugbetaald. B3 Omzet catering Tijdens een evenement wordt meestal catering aangeboden. De organisator kan er voor kiezen, om de catering zelf ter hand te nemen. De organisatie loopt dan zelf het risico, maar indien het goed verloopt, ontvangt men ook de volle winst. In dat geval moet men de hoogte van de inkoop bepalen en de gewenste verkoopprijs. Ook hier geldt wederom “inspelen op de bezoeker”; wat is men bereid te betalen voor een kop koffie of een frikadel? Een andere optie is, de catering aan een externe partij over te laten. Deze dient dan een deel van de winst aan de organisatie af te staan. Grootste hobbel hiervoor luidt: vertrouwen. Immers, hoe kan de organisator controleren hoeveel de cateraar heeft omgezet? Maak een keuze over de invulling van de catering Het opnemen van een bepaald bedrag op de begroting (verwachte inkomsten) is een risico. Indien er minder wordt verkocht dan begroot, ontstaat er een tekort. Indien er meer geld binnenkomt, kan dat betekenen, dat uw evenement winst maakt in plaats van dat het geld kost. Een tekort kan weer betekenen, dat de subsidie(s) moeten worden terugbetaald.
8
Een derde optie is, dat organisator en cateraar vooraf een afkoopsom bepalen. In dit geval ligt het risico geheel bij de ondernemer en weet de organisator dus toch vooraf precies hoeveel de catering oplevert. B4 Collectes Het komt niet meer zo vaak voor, maar vroeger werd tijdens evenementen vaak een collecte gehouden. Zeker als u geen entree heft, kunt u als organisator een collecte als extra inkomstenbron overwegen. De verwachtingen dienen vooral niet te hoog gespannen te zijn, maar de kosten zijn ook heel minimaal. Vooral een collecte ten behoeve van het jeugdwielrennen kan best succesvol zijn. “En laten we eerlijk zijn, alle beetjes helpen.” Maak een keuze over een collecte Het opnemen van een bepaald bedrag op de begroting (verwachte inkomsten) is een risico. Dit risico zal hier niet zo groot zijn omdat men ook geen grote opbrengst verwacht. 1C Afsluiting hoofdstuk financiering evenementen Tot zo ver een inleiding over de inkomsten, die u vooraf binnen kunt halen, waarvan u na het evenement pas weet of ze conform de begroting zijn. Het mag duidelijk zijn, dat het altijd de voorkeur verdient, dat de organisator vooraf weet, dat hij alle kosten ook daadwerkelijk kan betalen. Uit de opsomming op de vorige pagina’s wordt duidelijk, dat het aanvragen van subsidies veel aandacht verdient. Hierover is echter niet veel meer te vertellen. Wij hebben een aantal tips gegeven, waarmee u als organisator aan de slag kan. Per overheidsinstantie zijn de regels net weer even anders. Indien u advies nodig heeft kunt u natuurlijk bellen met de WFL Helpdesk 06 – 53 25 9897. “Ambtenaren zijn net mensen. Als men ze met respect behandelt, zullen zij eerder iets voor u willen doen. Een persoonlijke band doet ook in overheidsland nog steeds wonderen!” In het volgende hoofdstuk wordt het sponsorplan uitgewerkt en laten we u stap voor stap zien, waar u aan kunt denken. We spreken over sponsoring, maar vaak zijn de opmerkingen ook van toepassing op uw relatie met de overheid en andere organisaties, die u nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan de wielerbond. We hopen, dat u veel kennis kunt vergaren uit het volgende hoofdstuk, dat helemaal op verdieping is gericht.
9
2
Sponsorplan
Bij sponsoring is het van belang, dat u als organisator een plan heeft. U dient vooraf te weten welk budget afgedekt moet worden, wat u de sponsors kunt bieden en wie er met de mogelijke sponsors gaat praten. Ook heel belangrijk, sponsoring is altijd maatwerk! Het samenstellen van sponsorpakketten is goed voor het algemene beeld en om een waarde voor de afzonderlijke pakketten te bepalen. Maar uiteindelijke wil de sponsor, dat u hem de beste deal aanbiedt. Probeer dit steeds voor ogen te houden, opdat de sponsor tevreden is als hij tekent. Dan moeten we het hem nog naar de zin maken tijdens het evenement en vervolgens naar zijn ervaring van de uitvoering vragen(evaluatie). Al deze stappen zijn aanzetten om de sponsor de volgende keer te kunnen benaderen met een grotere kans op succes. Uiteindelijk bouw je samen een relatie op, die hopelijk veel jaren in stand blijft. Het sponsorplan dient antwoord te geven op 8 belangrijke vragen. Wij zullen deze vragen nu stuk voor stuk behandelen. U treft suggesties aan en wetenswaardigheden. Mocht u ergens vragen over hebben, aarzel dan niet en neem contact op met de WFL Helpdesk via 06 – 53 25 98 97. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
10
Wie gaat de sponsorwerving doen, hoe organiseert ik dat? Hoe stel ik mijn basispakketten samen? Welke sponsortypen zijn er? Waar vind ik de mogelijke sponsoren? Hoe voer ik de sponsorafspraken uit? Hoe ontvang ik mijn sponsorbijdrage? Hoe moet ik evalueren? Wil de sponsor contact na het evenement?
Stap 1. Wie gaat de sponsorwerving doen, hoe organiseert ik dat? Als organisator heeft u het al druk genoeg. Het is daarom maar de vraag of u zelf de sponsorwerving moet doen, of dat u daar beter iemand anders voor kunt zoeken. Zelf heeft u natuurlijk het voordeel van uw betrokkenheid bij het evenement, uw enthousiasme en uw kennis van zaken. Maar als u iemand anders inschakelt, zal deze na verloop van tijd ook over dergelijke eigenschappen beschikken. Over het algemeen geldt, dat een sponsorwerver voor zijn taak geschikt moet zijn. Hij is ook het visitekaartje van de organisatie! Hij moet ook passen bij het type sponsor. Iemand, die kleine bedragen, onder de honderd euro probeert op te halen bij de plaatselijke middenstand kan een heel andere persoon zijn, dan degene, die bij de directeur van een grote onderneming over een forse sponsoring gaat praten. Het gaat er dus om, dat u de juiste personen vindt. Als u de sponsorwervers gevonden heeft, laat ze dan vooral goed met elkaar kennismaken. Ook maakt u duidelijk, dat het gaat om maatwerk en dat iedereen dus veel vrijheid heeft bij het sluiten van een sponsordeal. Uiteindelijk werken ze allemaal aan hetzelfde doel! “Sponsoring is maatwerk, dat begint bij de keuze van de sponsorwervers.” De sponsorwerver(s) dienen regelmatig contact te onderhouden met de organisatie. Het verdient de voorkeur om binnen het bestuur één persoon hiervoor verantwoordelijk te maken. Hij/zij stuurt dus de sponsorwerver(s) aan, kan een beslissing nemen indien dat nodig is en zorgt ook voor de afwikkeling van de zaken (stap 5). Het verdient aanbeveling om het team, dat de sponsoring doet zo lang mogelijk in tact te houden. Hoe langer zij samenwerken, des te beter raken zij op elkaar ingespeeld en des te beter wordt hun relatie met de bestaande sponsors. Stap 2. Hoe stel ik mijn basispakketten samen? De sponsorpakketten zijn van belang om een bepaalde waarde aan de diverse uitingen te geven. Maar we weten inmiddels, dat het uiteindelijk juist om maatwerk gaat. 11
Bij het samenstellen is het belangrijk om eerst een lijst van mogelijkheden te maken. Wat kunt u een sponsor bieden? Het samenstellen kunt u het beste samen met de sponsorwervers doen. Zij weten wat hun ‘klanten’ willen betalen. U zult snel zien, dat er zaken zijn, die u eigenlijk niets kosten en zaken, die juist wel fors geld kosten. U moet dan eerst geld uitgeven om er vervolgens sponsoring voor terug te ontvangen. We lopen een aantal zaken met u door. Sponsor items die weinig kosten U moet dan denken aan zaken, die geen (extra) kosten opleveren zoals het toevoegen van een logo met link naar de site van de sponsor. Ook het uitspreken van een korte reclameboodschap door de speaker kost niets. Het ophangen van aangeleverde reclamespandoeken kost ook bijna niets (vrijwilligers!). Vaak moet u bepaalde zaken laten maken, zoals een start- en finishdoek. Het kost dan eigenlijk niets meer om er een logo op te zetten. Dat geld ook voor entree- en VIP-kaarten e.d. Let wel goed op! Sommige items vertegenwoordigen nu eenmaal meer communicatieve waarde dan anderen. Zo ziet iedereen het finishdoek, waardoor dit dus voor een sponsor ook meer waarde heeft en dus duurder mag zijn. Sponsor items die u geld kosten Veel zaken kosten u als organisator wel geld. Denk hierbij aan een VIP-bijeenkomst. U moet voor eten en drinken zorgen en misschien nog een tent of ruimte huren. De prijs voor een VIP-kaartje moet deze kosten allemaal dekken en bovendien moet er nog geld overblijven voor het evenement. Soms kunt u zelfs items maken, die u niet echt nodig heeft, maar wel interessant zijn voor uw sponsors. Denk bijvoorbeeld aan een groot doek achter uw erepodium.
12
De sponsorpakketten moeten een brede keuze geven en ze moeten logisch geprijsd zijn. Onderstaand een aantal mogelijke uitingen die u kunt noemen in uw sponsorfolder. Naamsponsor Relatiemanagement Merkuitstraling
- Verbinden naam sponsor aan evenement - VIP kaart, meerijkaart gastenauto - Logo op buitenreclame, posters, programmaboekje, advertenties in media, finishdoek, erepodium - Logo op VIP-kaart, P-kaart, polsbandjes, rugnummers, rennerslijsten - Auto’s in reclamekaravaan - Spandoeken (aangeleverd) - Sampling (uitgeven gratis producten)
Het beste kunt u een folder maken waarin de mogelijkheden zijn vermeld. De sponsorwervers kunnen deze achterlaten bij de bedrijven waarmee zij gesproken hebben. Zorg in ieder geval voor voldoende variatie in de pakketten en de prijsstelling. Iemand moet voor € 100,00 (instappakket) mee kunnen doen (naamsvermelding in programmaboekje), maar de grotere pakketten mogen best € 1.000,00 en meer kosten. Elke organisator weet hoeveel sponsorgeld hij moet binnenhalen. De hoogte van dit budget bepaalt ook de uitgebreidheid en de prijs van de diverse sponsorpakketten. Soms denkt men, dat één sponsor die alles betaalt, ideaal is. In de praktijk kan dat fors tegenvallen. Als deze exclusieve sponsor ooit wegvalt, komt het evenement direct in de problemen. Zorg dus voor spreiding van de sponsorinkomsten. “Veel kleine sponsors zorgen samen ook voor een groot budget.” Stap 3. Welke sponsortypen zijn er? Ruwweg zijn er twee soorten sponsoren. De eerste groep bestaat uit ondernemers, die iets willen betalen voor hun sport en/of hun stad. De tweede groep bestaat uit ondernemers, die op zoek zijn naar uitstraling en naamsbekendheid en deze willen verkrijgen via een wielerevenement.
13
Sponsors zijn ook naar grootte in te delen. De grote sponsor wil graag een optimale link met het evenement. Eigenlijk moet het evenement en zijn onderneming in één adem genoemd worden. De meest expliciete invulling is dan de naamsponsor. De onderkant wordt gevormd door mensen, die eigenlijk niet mee willen doen en dus op zoek zijn naar een ontsnapping, om niet geheel nee te hoeven zeggen. Dit zijn de zogenaamde sympathisanten of begunstigers, die een bedrag van € 25,00, € 50,00 of € 100,00 betalen in ruil voor hun naam in een boekje of op een rennerslijst. Er geldt nog een andere indeling, namelijk die tussen eenmalige en trouwe sponsors. Het mag duidelijk zijn, dat u als organisator voor deze laatste groep graag wat extra’s doet. Stap 4. Waar vind ik de mogelijke sponsoren? Doelgroep bepaling Zoals eerder vermeld wil een sponsor iets bereiken met zijn bijdrage. Daarom is het van belang om vooraf na te denken over de doelgroepen en doelstellingen van de mogelijke individuele sponsor. Hierdoor kan de sponsorwerver in zijn verkoopverhaal wijzen op de mogelijkheden, die sponsoring biedt om de doelgroepen te bereiken en doelen te realiseren. Begin dicht bij huis Iedereen doet boodschappen, zowel dagelijks voor levensmiddelen, maar men koopt ook verf of gereedschap bij een bouwmarkt, brengt zijn auto voor de jaarlijkse APK naar de garage en gaat ook wel eens uit eten! Sponsorwerving begint dus bij de plaatselijke middenstand, de bakker, de slager, de supermarkt, de bouwmarkt, de garage en het restaurant. De sponsorwerver kan hier het beste gewoon binnenlopen en zijn sponsorvoorstel bespreken. Groter lokaal bedrijfsleven Wat voor de middenstand opgemerkt is, geldt ook voor het ‘gewone’ bedrijfsleven. Als u geen gemeentegids of andere bestaande lijst ter beschikking heeft, rijd dan gewoon naar het industrieterrein, maak foto’s van de bewegwijzering waarop de bedrijfsnamen staan en ga aan de slag. Zoek de bedrijfsgegevens via internet op en probeer telefonisch een afspraak te maken. Gewoon binnenlopen werkt meestal niet omdat de juiste persoon niet aanwezig is, of alleen op afspraak werkt. Het is verstandig om vooraf een mailtje te sturen waarin u aankondigt, dat u binnenkort contact opneemt. U kunt dan al in het kort vertellen om welk evenement het gaat en dat u op zoek bent naar een sponsor.
Naam- en hoofdsponsors Alleen grote bedrijven met een sterke maatschappelijke binding komen in aanmerking voor een écht grote en langdurige sponsoring. Vaak zijn dit banken, uitzendbureaus, energiemaatschappijen et cetera. Het binnenhalen van dit type sponsor vergt meer dan gebruikelijke aandacht en zorg. Zorg dat de sponsorwerver zich goed voorbereidt. Het is vaak ook aan te bevelen, dat u als organisator ook mee gaat naar deze besprekingen. Uw enthousiasme en detailkennis kunnen net het verschil maken. Als u beschikt over een naamsponsor, probeer deze dan ook te betrekken bij de verdere sponsorwerving. Vaak heeft de naamsponsor veel goede contacten en weet hij gemakkelijker de juiste personen binnen een organisatie te vinden. Grote merken Grote, landelijke bedrijven verbinden zich vanwege het reclamebelang per definitie het liefst met zeer grote evenementen met een enorme publieksopkomst en veel media-aandacht. U kunt met het hoofdkantoor contact zoeken of met een regionale dealer. Vaak huren grote merken gespecialiseerde bureaus in, die gemachtigd zijn promocampagnes uit te voeren. Deze zoektocht is niet eenvoudig maar zeker de moeite waard. Door goed op de websites van de grote merken te zoeken, vindt u meestal wel de juiste contactgegevens. Zoektocht Kortom, sponsorwerving staat of valt met het zoeken naar de juiste bedrijven en contactpersonen. Het helpt beslist om zelf al te bedenken, welke voordelen een sponsor heeft als partner van uw evenement. Stap 5. Hoe voer ik de sponsorafspraken uit? Als het gesprek van de sponsorwerver goed is verlopen, moeten de zaken goed afgewerkt worden. Allereerst moeten de afspraken goed vastgelegd worden. Bij contracten van € 500,00 en meer is het verstandig om een contractje op te stellen. Dit contract wordt door de organisator en de sponsor ondertekend. Iedereen weet nu wat de afspraken zijn.
15
Het is niet de taak van de sponsorwerver om de zaak verder af te handelen. Dat kan beter door de organisator zelf gebeuren. Stuur een mail naar de sponsor met de uitwerking van de afspraken. Wanneer en waar moeten de spandoeken aangeleverd worden, wanneer ontvang men de VIP-kaarten e.d. Voor een aantal zaken heeft u het logo van de sponsor nodig. Laat u dat toesturen, hierdoor kan er geen misverstand ontstaan over het juiste logo. Het is ook verstandig dat u als organisator een overzicht maakt van alle sponsoren met al hun gegevens. Deze ‘klantenkaart’ komt u een volgende keer goed van pas, ook als u dan een andere sponsorwerver inschakelt. Als organisator dient u er op toe te zien, dat alle afspraken worden uitgevoerd. Daarvoor dient u vaak verschillende vrijwilligers en medewerkers te instrueren. “Het zo goed mogelijk uitvoeren van de sponsorafspraken is het begin van het succes van de sponsorwerving bij een volgend evenement!” Stap 6. Hoe ontvang ik mijn sponsbijdrage? In het sponsorcontract is vastgelegd wanneer er betaald moet worden. Meestal is dit voor de start van het evenement. Stuur daarom tijdig een factuur met een duidelijke betalingstermijn. Zorg, dat u voldoende tijd over heeft om eventueel nog een herinnering te sturen. Bij de kleine sponsoren/begunstigers kunt u het beste direct het geld in ontvangst nemen. De sponsorwerver kan dan een kwitantie achterlaten. Stap 7. Hoe moet ik evalueren? Na het evenement is het goed om de sponsor de kans te geven om zijn mening kenbaar te maken. Bij kleinere sponsoren kan dat telefonisch. Bij de grotere sponsoren is een bezoekje beter. Bespreek even de pluspunten en de aandachtspunten. U wordt er alleen maar wijzer van en de sponsor voelt zich gehoord en betrokken bij uw evenement. Laat uw bestuur en medewerkers ook weten wat er uit die evaluatie met sponsors naar voren komt. Zo voorkomt u dat eventuele fouten het volgende jaar weer opnieuw worden gemaakt. Bovendien worden de opmerkingen dan meegenomen bij de evaluatie van de organisatie zelf.
“Een goede, open en constructieve evaluatie met de sponsor is eigenlijk al het eerste contact voor de volgende editie. Niet zelden geeft de sponsor tegen het einde van een evaluatiegesprek aan, dat hij de volgende keer ook weer zal meedoen!” Stap 8. Wil de sponsor contact na het evenement? Het leveren van de afgesproken tegenprestatie naar de sponsor is een must maar helaas geen garantie, dat het bedrijf zijn sponsorschap continueert! Vergeet daarbij niet, dat bedrijven dagelijks voor nieuwe of andere projecten benaderd worden. Naast deze verleiding, schommelt vaak ook het beschikbare budget omdat de bedrijfsresultaten veranderen. De grotere sponsoren willen betrokken zijn bij uw evenement, zonder dat men er te veel tijd in moeten steken. Na de evaluatie zou u de belangrijkste sponsors bijvoorbeeld kunnen uitnodigen om als gast aanwezig te zijn bij een ander (wieler-) evenement. Of u gaat gezellig een hapje eten met uw belangrijke sponsors. Het voordeel voor de sponsor is dan, dat hij ook met andere sponsoren in contact komt. Dit is over het algemeen een gewaardeerde manier van netwerken. Een andere mogelijkheid is om de sponsors een Kerstkaart te sturen namens uw organisatie. Dat kost niet veel, maar vestigt wel weer even (positief) de aandacht op uw evenement. Als u dan een paar maanden later weer om een gesprek vraagt, weet men vaak nog, dat u een Kerstkaart gestuurd heeft. Dit soort extra aandacht versterkt de gunfactor langdurig en zet uw evenement op voorsprong! Tot zo ver het sponsorplan. Het is zoals gezegd een lijst met suggesties in een logische volgorde. U als organisator bepaalt natuurlijk zelf hoe u de sponsoring aanpakt. Maak in ieder geval gebruik van de suggesties die u aanspreken. Voor de rest geldt wederom: “Sponsoring is maatwerk, ook voor de organisator!”
17
3
Kostenbesparing
We hebben het uitgebreid over sponsoring gehad. Maar soms lukt het niet om het benodigde budget helemaal te verwerven. Door tussentijds goed de verwachte inkomsten en uitgaven te bewaken, kunt u het evenement goed aan- en bijsturen. Blijkt dat er te weinig sponsoring binnenkomt, dan is het verstandig om de uitgavenposten stuk voor stuk na te lopen. Bij iedere post dient dan de vraag gesteld te worden of deze uitgave echt nodig is en of het misschien ook met minder kan. Het is altijd vervelend om te moeten beknibbelen op uitgaven, maar dat is altijd nog minder erg dan dat u als organisator blijft zitten met een tekort.
18
