Werkinstructie voor het Portfolio CO 2 -Prestatieladder
2
inhoud
2
1 Inleiding 2 Voorbereiding
4 8
3 Inzicht
12
4 Reductie
22
5 Transparantie
26
6 Participatie
32
7 Afronding
36
8 In stand houden
40
3
01
inleiding
4
Deze Werkinstructie is een bijlage bij de Handleiding CO2-Prestatieladder waarin de opzet van het systeem en documenten globaal beschreven zijn. In de Werkinstructie wordt per op te leveren document beschreven hoe u het portfolio zou kunnen opbouwen dat u aan de CI moet overleggen om het certificaat te behalen.
Het Handboek is leidend wanneer er onverhoopt een tegenstrijdigheid mocht ontstaan tussen het Handboek en deze Werkinstructie of wanneer de criteria onvolledig worden weergeven.
De indelingen die in deze Werkinstructie voorkomen dienen slechts als voorbeeld, en zijn niet verplicht. U kunt uw documenten zelf naar eigen inzicht opstellen, mits deze aan de eisen van de CO2-Prestatieladder voldoen.
In de Werkinstructie zijn tips opgenomen over handige werkwijzen en mogelijke oplossingen. Deze tips zijn geen onderdeel van de eisen van het Handboek.
5
1.1 Index Portfolio Bedrijf In onderstaande tabel zijn de documenten te vinden die in het portfolio voor het bedrijf kunnen zitten. Onder het bedrijf wordt verstaan: de overhead en de projecten (1) .
Deze index omvat niveau 3. Dit betekent dat ook aan de onderliggende niveaus 1 en 2 voldaan is.
Onderdeel Documentatie
Vindplaats in deze werkinstructie
Voorbereiding
Beschrijving organisatorische grenzen
Hoofdstuk 2.2
KvK uittreksels van alle bedrijven binnen de organisatorische grenzen
A. Inzicht
Overzicht energiestromen en energieverbruikers
Hoofdstuk 3.1
Energie audit verslag
Hoofdstuk 3.2
Emissie-inventaris met CO2-footprint
Hoofdstuk 3.3
Bewijslast cijfers CO2-footprint (facturen, uittreksels uit administratie,
berekeningen obv schattingen)
Inventarisatie reductiemogelijkheden
Hoofdstuk 3.4
B. Reductie
Energie Management Actieplan
Hoofdstuk 4.1
Onderschrijving hoger management (notulen, handtekening, beleidsverklaring)
C. Transparantie
Communicatieplan inclusief stakeholder analyse
Hoofdstuk 5.1
Communicatie uitingen intern
Hoofdstuk 5.2
Communicatie uitingen extern
D. Participatie
Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze van initiatief
Bewijs van actieve deelname aan sector of keten initiatief, inclusief budget
Hoofdstuk 6
Afronding Zelfbeoordeling
Beschrijving van de stuurcyclus
Hoofdstuk 7.1
Naast bovenstaande documenten kunt u werken met een projectplan voor de implementatie. Dit plan wordt dan opgesteld tijdens de voorbereiding (zie Hoofdstuk 2.1).
1
6
Zie paragraaf 2.4 van de Handleiding voor een toelichting op het verschil tussen overhead en projecten.
1.2 Index Portfolio Project met Gunningvoordeel Zoals beschreven in de Handleiding moet het bedrijf zich in alle projecten inspannen voor CO2-reductie.
Dit hoeft echter niet per individueel project inzichtelijk te zijn. Een uitzondering zijn de projecten met gunningvoordeel: voor deze projecten moet het bedrijf administratieve bewijslast kunnen laten zien aan de auditor van de vertaling van de eisen in het concrete project. (2) Het bedrijf is vrij om zelf een methode te kiezen voor deze administratieve bewijslast. Een manier om dit te doen is per project een apart projectportfolio opstellen. In onderstaande tabel staat beschreven hoe een dergelijk portfolio voor de projecten met gunningvoordeel er uit zou kunnen zien. Kiest u ervoor om niet met een projectportfolio te werken, dan zult u voor de projecten met gunningvoordeel onderstaande vereiste informatie op een andere manier aantoonbaar moeten maken in uw bedrijfsportfolio. Deze Werkinstructie gaat ervan uit dat u werkt met een projectportfolio.
Onderdeel Documentatie
Vindplaats in deze werkinstructie
Inzicht
Overzicht energiestromen en energieverbruikers van het project
Hoofdstuk 3.1.3
Beschrijving verdeelsleutel projecten
(Emissie inventaris en) CO2-footprint project
(bijdrage van het project aan de bedrijfs-footprint)
Hoofdstuk 3.3.3
Bewijslast cijfers CO2-footprint (indien nodig met behulp van facturen, uittreksels uit administratie, berekeningen op basis van schattingen)
Inventarisatie reductiemogelijkheden
Reductie Energie Management Actieplan project (afgeleid van bedrijfsactieplan,
Hoofdstuk 3.4.3 Hoofdstuk 4.1.3
met o.a de toegepaste maatregelen voor het project als bijdrage aan realisatie van bedrijfsdoelstellingen)
2
Transparantie
Communicatieplan incl stakeholder analyse project
(afgeleid van stakeholders op bedrijfsniveau)
Communicatie uitingen intern project
Communicatie uitingen extern project
Hoofdstuk 5.1.3 Hoofdstuk 5.2.3
Zie ‘projecten met gunningvoordeel’ in de begrippenlijst bij de Handleiding.
7
02
Voorbereiding
8
9
2.1 Projectplan voor implementatie Optioneel Het plan voor de implementatie bevat: •
De doelstelling voor het te behalen ladderniveau;
•
De projectorganisatie;
•
De planning;
•
Het budget;
•
De taakverdeling.
Het projectplan is een optioneel intern document en hoeft niet opgenomen te worden in het portfolio.
10
2.2 Organisatorische grenzen Optioneel Als u één BV heeft of op holding niveau werkt en alle dochterbedrijven binnen de grenzen meeneemt, dan is dit document optioneel. U kunt de organisatiegrenzen dan bijvoorbeeld ook beschrijven in de emissie-inventaris. Zijn de organisatorische grenzen ingewikkelder, dan is het aan te bevelen om ze in een apart document te beschrijven, dat als vaste bijlage opgenomen wordt in de emissie-inventaris.
2.2.1 Eisen • Handboek CO2-Prestatieladder bijlage B: Organisatorische grens
• GHG Protocol Corporate Standard Hoofdstuk 3.
2.2.2 Inhoud van het document
• Juridische structuur van het bedrijf, weergegeven in een organogram.
• Uittreksel van de Kamer van Koophandel, voor elke onderneming binnen de
• Beschrijving van de organisatorische grens: welk deel van het bedrijf wordt
• Wanneer er slechts een deel van een concern wordt gecertificeerd:
organisatorische grenzen. meegenomen voor certificering op de CO2-Prestatieladder en waarom
-U itwerking laterale analyse, zoals beschreven in het Handboek CO2-Prestatieladder, bijlage B: Organisatorische grens, p 59-63, de GHG Protocol Corporate Standard Hoofdstuk 2 en in de Handleiding.
2.2.3 Projectportfolio
Voor het projectportfolio is geen aparte beschrijving van de
organisatorische grenzen nodig.
11
03
Inzicht
12
13
3.1 Overzicht energiestromen en energieverbruikers
3.1.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 80-83 3.1.2 Inhoud van het document
• Noteer per energiestroom het totale verbruik in het afgelopen jaar en,
• Maak een overzicht van alle geïnventariseerde energieverbruikers van
indien beschikbaar, in enkele voorgaande jaren. de belangrijkste energiestromen in uw bedrijf en de projecten. Werk van groot naar klein.
- Elektriciteit: verlichting kantoren en bouwplaatsen, kantoorapparatuur, elektrisch gereedschap, elektrische transportmiddelen zoals bouwliften, elektrische verwarming, etc.
- Gas: verwarming - Brandstof: kranen, aggregaten, auto’s, busjes, vrachtwagens, etc.
• Noteer van de individuele verbruikers die veel energie verbruiken zoveel mogelijk beschikbare informatie over het verbruik. Dit helpt in de rangschikking van ‘groot’ naar ‘klein’.
- Elektriciteit: vermogen, gebruikstijd, vollast
- Gas: vermogen, gebruikstijd, vollast
- Brandstof: A uto’s: normverbruik, gereden kilometers en verbruikte liters per jaar (= samen werkelijk verbruik) Materieel: vermogen, verbruik per draaiuur, aantal draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton, vaarkilometers, etc.
3.1.3 Projectportfolio
• Maak een lijst met de te verwachten grote energieverbruikers in Scope 1 en 2 in het project. Op basis van de kostenraming is meestal voldoende inzicht in de relevante activiteiten verkregen.
• Vermeld van elke grote energieverbruiker zoveel mogelijk informatie over het verbruik, de draaiuren, geproduceerde hoeveelheden in m3 of ton, gemaakte kilometers, etc... Gebruik de kentallen van uw eigen bedrijf.
• Reken zo uit hoeveel brandstof/elektriciteit/gas deze naar verwachting gaat
• Heeft u voor een energiestroom onvoldoende gegevens over het verbruik in
gebruiken in het gehele project. het project, dan kunt u voor het project een schatting maken op basis van gegevens die u op bedrijfsniveau registreert (zie Hoofdstuk 4.2 van de Handleiding voor een toelichting over de toerekening van uitstoot naar individuele projecten). Is de betreffende energiestroom naar verwachting klein van omvang in het project, dan kunt u deze ook open laten.
14
TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld als bijlage bij het Energie Audit Verslag.
3.2 Energie Audit Verslag
3.2.1 Eisen ISO 50001 voor energiemanagement, bijlage A 3.2.2 Inhoud van het document
• Beschrijf wie de energie audit heeft uitgevoerd, inclusief de onderbouwing van
• Beschrijf hoe het bedrijf fysiek in elkaar zit:
• Beschrijf de referentie voor het toewijzen van de CO2-uitstoot aan overhead en
voldoende kennis en onafhankelijkheid kantoorlocaties/ projectlocaties/ productielocaties etc. (verschillende groepen van) projecten. Bijvoorbeeld: CO2-uitstoot per ton product, per e omzet of per FTE.
• Beschrijf hoe gecontroleerd is of alle belangrijke energieverbruikers per energiestroom en de reductiemogelijkheden volledig in kaart zijn voor het bedrijf en de projecten en wat de uitkomst van deze controle is. Gebruik hiervoor:
- De emissie-inventaris
- Het overzicht energiestromen en energieverbruikers
- De inventarisatie van reductiemogelijkheden
• Benoem welke stappen genomen worden om het huidige inzicht in het verbruik
• Benoem op basis van het overzicht van energieverbruikers en energiestromen de
van grote energieverbruikers verder te verbeteren. gebieden met significant energieverbruik. Dit zijn de energieverbruikers die de meeste energie verbruiken binnen een energiestroom. Voor meer informatie over het uitvoeren van energie audits, zie bijlage A.4 van ISO 50001.
Elektriciteits-verbruiker
Vermogen Gebruikstijd
Vollast bedrijfstijd Energie-verbruik Percentage
(kW)
(%)
A
B C D
(uren per jaar)
(kWh per jaar)
(%)
= B x C x D
Totaal jaarverbruik volgens factuur: Som van deze kolom Gasverbruiker
Belasting Gebruikstijd
Vollast bedrijfstijd Energie-verbruik Percentage
(kW)
(%)
A
B C D
(uren per jaar)
(m3 per jaar)
(%)
= B x C x D x 0,103
Totaal jaarverbruik volgens factuur: Som van deze kolom Brandstof-verbruiker Normverbruik Aantal gereden
Brandstof-verbruik Werkelijk verbruik Percentage
(liter per 100 km) kilometers
A
B C D
(liter per jaar)
(liter per 100 km)
(%)
= D / (C/100)
Totaal jaarverbruik volgens factuur: Som van deze kolom
15
3.2.3 Projectportfolio
• Beschrijf wie de energie audit heeft uitgevoerd, inclusief de onderbouwing van voldoende kennis en onafhankelijkheid
• Beschrijf hoe gecontroleerd is of het overzicht van energiestromen en energieverbruikers van het project overeenkomt met de belangrijke energiestromen en de grootste energieverbruikers in het gehele bedrijf om de volledigheid hiervan te controleren. Beschrijft ook hoe gecontoleerd is of het overzicht van reductiemogelijkheden op bedrijfsniveau voldoende compleet is voor dit specifieke project. Beschrijf de uitkomst van de controle.
• Benoem welke stappen genomen worden om het huidige inzicht in het verbruik van grote energieverbruikers in het project verder te verbeteren.
• Blijkt uit de controle dat er belangrijke energiestromen of reductiemogelijkheden over het hoofd worden gezien op bedrijfsniveau, dan dienen deze toegevoegd te worden aan de relevante documenten in het bedrijfsportfolio.
• Is er al eerder een energie audit verslag gemaakt van een soortgelijk project, dan kunt u hiernaar verwijzen en beschrijven waarom de projecten vergelijkbaar zijn.
16
3.3 Emissie-inventaris met CO2-footprint
3.3.1 Eisen ISO 14064-1, met name §7.3, punten a t/m q (3). 3.3.2 Inhoud van het document
• Beschrijf het basisjaar; dit is het jaar waarin u voor het eerst de CO2-footprint uitrekent en het jaar
• Achterhaal van elke energiestroom die geïnventariseerd is voor het bedrijf en de projecten hoeveel
op basis waarvan u de reductiedoelstelling bepaalt energie gebruikt is in het basisjaar, op basis van de inventarisatie van de energiestromen. - Scope 1:
• Verwarming: aantal m3 gas of aantal GJ stadsverwarming
• Brandstoffen: aantal liters brandstof van lease-auto’s, bedrijfswagens en materieel zoals kranen en aggregaten. Wanneer dit niet beschikbaar is: gereden kilometers, geproduceerde tonnen, m3, draaiuren etc..
• Bulkleveringen: alles wat als brandstof gebruikt wordt.
- Scope 2:
• Elektriciteit: aantal kWh, groene of grijze stroom (groene stroom is alleen groen wanneer het Nederlandse windenergie is, zie eisen op p. 71 Handboek CO2-Prestatieladder). Andere vormen (water, biomassa of zon) mogen ook, maar zijn lastiger te bewijzen.
• Zakelijke reizen met privé-auto: aantal gedeclareerde kilometers
• Vliegkilometers: aantal kilometers vliegafstand (let op korte, middellange of lange vluchten)
• Reken de energiestromen om naar CO2 met behulp van de conversiefactoren in het
• Beschrijf naast de berekening (bijvoorbeeld in het Excel-bestand waarin de CO2-berekening is
Handboek CO2-Prestatieladder bijlage C. gemaakt óf in een bijgevoegde rapportage) conform ISO 14064-1, §7.3, punten a t/m q:
- Verantwoordelijkheden voor het opstellen van de emissie-inventaris
- Wat het basisjaar is en wat de rapportageperiode is van de emissie-inventaris
- Wat de organisatorische en operationele grenzen zijn (welke Scopes en
energiestromen maken onderdeel uit van de inventaris)
- Hoe de berekeningen zijn gemaakt en hoe de verdeling over de projecten is berekend
- Welke onzekerheden er bestaan in de gemaakte berekeningen (bijvoorbeeld: gemaakte schattingen)
3
ISO 14064-1 is een norm voor het kwantificeren en rapporteren over CO2-uitstoot. In §7.3 van deze norm is uiteengezet welke informatie precies gerapporteerd dient te worden bij het opstellen van een emissieinventaris. Door deze informatie te rapporteren geeft u inzicht in de reikwijdte van de emissie-inventaris en hoe deze tot stand is gekomen.
17
Hier onder staat een voorbeeld voor het berekenen van de CO2-footprint. Vul dit in voor alle activiteiten die vallen onder de te certificeren organisatie. Maak een scheiding tussen overhead en projecten.
Invulsheet met conversiefactoren
Hoeveelheid Conversiefactor (4) CO 2 uitstoot
Scope 1 Verwarming
[invullen]
Eigen wagenpark
1825
g CO2 / m3
[hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen]
liter benzine
2780
[invullen] [invullen]
liter diesel liter LPG
3135 1860
g CO2 / liter g CO2 / liter g CO2 / liter
[hoeveelheid x conversiefactor] [hoeveelheid x conversiefactor] [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen]
liter benzine
2780
g CO2 / liter
Leaseauto’s
[invullen] [invullen]
liter diesel liter LPG
3135 1860
g CO2 / liter g CO2 / liter
[hoeveelheid x conversiefactor] [hoeveelheid x conversiefactor] [hoeveelheid x conversiefactor]
[invullen]
liter rode diesel
3135
g CO2 / liter
[hoeveelheid x conversiefactor]
Bulkleveringen
4
m3 gas
of gasolie
Scope 2
Vliegreizen - enkele reis <700 km [invullen] vlucht km’s 270 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Vliegreizen - enkele reis 700-2500 km [invullen] vlucht km’s 200 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Vliegreizen - enkele reis >2500 km [invullen] vlucht km’s 135 g CO2 / reizigerskm [hoeveelheid x conversiefactor]
Zakelijke reizen privé auto [invullen] gedeclareerde km 210 g CO2 / voertuigkm [hoeveelheid x conversiefactor]
Elektriciteit
[invullen]
kWh
455
g CO2 / kWh
[hoeveelheid x conversiefactor]
D e hier weergegeven conversiefactoren zijn afkomstig uit het Handboek CO2-Prestatieladder versie 2.2 van april 2014. Voor de meest actuele conversiefactoren, zie de meest recente versie van het Handboek CO2-Prestatieladder.
18
3.3.3 Projectportfolio Voor een project met gunningvoordeel moet inzichtelijk zijn welke bijdrage het specifieke project levert aan de bedrijfs-footprint. In de bedrijfs-footprint staat bijvoorbeeld het totaal aan gasolie dat u heeft verstookt. In de footprint van het project is dan te zien welk deel van het totaal is toe te rekenen aan het project. Doe dit volgens de verdeelsleutel die u voor uw bedrijf bepaald heeft. In de praktijk zal het meestal een mix zijn van geregistreerde en via verdeelsleutels verkregen emissie-gegevens. Voor emissies die u als bedrijf zelf wilt reduceren via maatregelen in de projecten ligt het immers voor de hand dat u die registreert, bijvoorbeeld aan de hand van een factuur. Voor emissies waar u geen concrete maatregelen op neemt zal een verdeelsleutel prima voldoen.
TIP: Om steeds voldoende inhoudelijke input te hebben voor uw halfjaarlijkse communicatie (zie Hoofdstuk 5.2) en om tijdig trends te signaleren en bij te kunnen sturen, is het handig om elk halfjaar uw CO2-footprint op te stellen.
19
3.4 Inventarisatie reductiemogelijkheden
3.4.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 91. 3.4.2 Inhoud van het document
• Beschrijf in het verleden getroffen maatregelen voor energie en/of CO2-reductie.
• Beschrijf welke mogelijke maatregelen genomen kunnen worden in het bedrijf en in de projecten op de gebieden met significant energieverbruik.
• Kijk ook welke maatregelen andere bedrijven in uw sector nemen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de inventarisatie van initiatieven of de voorbeelden op www.skao.nl/tips.
• Beschrijf welke ideeën er ingebracht zijn door de eigen medewerkers.
3.4.3 Projectportfolio
• Beschrijf op basis van de inventarisatie van reductiemogelijkheden op bedrijfsniveau
• Op basis van het overzicht met energiestromen en energieverbruikers kan bepaald
welke van de mogelijkheden wel en niet in het project toegepast worden, en waarom. worden wat een bepaalde CO2-reductie maatregel oplevert in het project.
TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, zoals het Energie Audit Verslag of het Energie Management Actieplan.
20
21
04
Reductie
22
23
4.1 Energie Management Actieplan
4.1.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 93 en ISO 50001: paragrafen 4.4.3, 4.4.6, 4.6.1 en 4.6.4. 4.1.2 Inhoud van het document Stel reductiedoelstellingen vast:
• Voor scope 1 en 2 apart benoemen in een percentage of een absoluut CO2-getal. Relateer dit bij voorkeur aan aantal medewerkers, omzet of productiehoeveelheden.
• Beschrijving van hoe de doelstellingen betrekking hebben op de projecten.
• Beschrijving van de maatregelen en hun (beoogde) opbrengst in CO2 en of energie.
• Beschrijving van de doelstelling voor het gebruik van alternatieve brandstoffen en/of groene stroom, inclusief bijbehorende maatregelen voor de projecten.
Beschrijf per reductiemaatregel:
• De emissiestroom waarop deze betrekking heeft;
• Hoeveel CO2 en of energie er bespaard wordt met de maatregel, in welk tijdbestek
• In welke projecten of type projecten de maatregel zal worden toegepast en waarom;
• Plan van aanpak met daarin:
- Verantwoordelijkheden en verantwoordelijken;
- Middelen en tijdsbestek ;
- Informatiebehoefte;
- Monitoring en bijsturing.
• Optioneel kunt u ook beschrijven:
- De reden waarom voor deze maatregel gekozen is;
- Investeringskosten en opbrengsten (inschatting);
(inschatting);
Een lid van het hoger management moet het gehele energie management actieplan goedkeuren, conform de verantwoordelijkheden zoals benoemd in de stuurcyclus (zie Hoofdstuk 7.1). Dit kan bijvoorbeeld door een handtekening te zetten op het document. In onderstaande tabel wordt een voorbeeld gegeven van een overzicht van maatregelen en doelstellingen per emissiestroom.
Maatregelen
Scope Emissie-stroom Kantoor 1 Gas
m3
[Beschrijving maatregel]
m3
Brandstof ltr
ltr
ltr
2 Elektriciteit kWh
kWh
kWh
Vlieg km
km
km
Zakelijke km
km
km
Totale besparing
24
Opbrengst
[Beschrijving maatregel]
m3
Opbrengst Projecten
km km [totaal]
[totaal]
[totaal]
4.1.3 Projectportfolio Voor het project met gunningvoordeel wordt aantoonbaar gemaakt welke maatregelen uit het Energie Management Actieplan van de organisatie van toepassing zijn op het project met gunningvoordeel.
• Bekijk of in de lijst met maatregelen uit het Energie Management Actieplan van de organisatie maatregelen zijn gedefinieerd die van toepassing zijn op het project. Beschrijf of deze maatregelen van toepassing zijn in het project en waarom.
• Beschrijf van de relevante maatregelen verantwoordelijken en uitvoerders in het project met
• Beschrijf de bijdrage van het specifieke project aan de reductiedoelstelling van het bedrijf.
gunningvoordeel.
Het kan natuurlijk dat binnen het bedrijf specifiek voor het project eigen doelstellingen en prestatieindicatoren worden afgesproken om op te kunnen bijsturen. Dit is echter geen vereiste.
25
05
Trans parantie
26
27
5.1 Communicatieplan
5.1.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 103-105 5.1.2 Inhoud van het document
• Identificatie externe stakeholders
- Welke externe partijen hebben belang bij CO2-reductie in uw bedrijf en uw projecten? Denk bijvoorbeeld aan:
• Andere bedrijven in de branche die bezig zijn met CO2-reductie
• Overheden als regelgever voor CO2-reductiebeleid (bijvoorbeeld milieudienst)
• Opdrachtgevers met een CO2-reductieambitie
• Belangenverenigingen en NGOs
- Met welke partijen wilt u om andere redenen ook communiceren over uw CO2-aanpak?
• Onderaannemers
• Andere opdrachtgevers
• Leveranciers
• Kennisinstituten
• Identificatie van de interne stakeholders
• Boodschap per doelgroep
Denk bijvoorbeeld aan:
- Betrek de medewerkers bij uw CO2-beleid door goede communicatie. Hoe bereikt u iedereen in de organisatie? -D eel de belanghebbenden in doelgroepen in. Bijvoorbeeld:
• Belangrijke interne belanghebbenden
• Minder belangrijke interne belanghebbenden
• Belangrijke externe belanghebbenden
• Minder belangrijke externe belanghebbenden
- Stel vast welke boodschap de doelgroepen moeten ontvangen.
• De inhoud van de communicatie-uitingen (intern en extern), deze omvatten minstens:
- Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf;
- Het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf;
- De behaalde besparingen in CO2-uitstoot;
- De individuele bijdrage van medewerkers aan specifieke maatregelen
• Overzicht van middelen
Communicatiemiddel Doelgroep Verschijningsfrequentie Website Nieuwsbrief Personeelsblad Relatiemagazine Afdelingsvergadering
28
• Beschrijf hoe ervoor gezorgd wordt dat de volgende vereiste documenten op uw bedrijfswebsite worden gepubliceerd
- Uw CO2-Bewust Certificaat
- CO2 footprint: 3.A.1
(inclusief de nummering van de bijbehorende eis), tijdig worden bijgewerkt en actueel worden gehouden:
- Periodieke rapportage: 3.A.1
- De reductiedoelstellingen voor scope 1 en 2 en het Plan van Aanpak (3.B.1)
- Communicatie uitingen: 3.C.1
- Deelname initiatief: 3.D.1
• Maak een overzicht van de verantwoordelijken en uitvoerders van communicatie in het bedrijf en de projecten
• Maak een planning, bijvoorbeeld:
Doelgroep
Boodschap
Middel
Moment/ Frequentie
Verantwoordelijke
Interne belanghebbenden
CO2 footprint,
Nieuwsbrief
Halfjaarlijks, in februari
Communicatie-manager
reductiemaatregelen
en augustus
& -doelstellingen
5.1.3 Projectportfolio Voor het project met gunningvoordeel kan een apart (verkort) communicatieplan opgesteld worden. Dit kan worden afgeleid van het communicatieplan voor de gehele organisatie.
• Bepaal welke stakeholders op bedrijfsniveau van toepassing zijn in het project.
• Maak een overzicht van de communicatiemiddelen die worden ingezet tijdens het project.
• Maak een overzicht van de verantwoordelijken en uitvoerders van communicatie in het project.
• Maak een planning voor de communicatie op het project en over het project (in en buiten het bedrijf), op dezelfde wijze als de planning in het communicatieplan voor de organisatie.
29
5.2 Communicatie-uitingen
5.2.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 102. 5.2.2 Inhoud Communiceer ééns per half jaar intern en extern conform het Communicatieplan over:
• CO2-footprint in de afgelopen periode (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3);
• Energiebeleid en maatregelen in het bedrijf en in de projecten (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3);
• Trends (inclusief Projecten met gunningsvoordeel, zie 5.2.3);
- Vergelijking met basisjaar en tussenliggende jaren;
- Analyse van trends;
• Voortgang reductiedoelstellingen;
• Onzekerheden;
• De individuele bijdrage van medewerkers aan CO2-reductie, bijvoorbeeld door het bijdragen aan maatregelen of het meedenken over reductie-opties.
5.2.3 Projectportfolio Beschrijf elk half jaar de onderstaande zaken voor het project met gunningvoordeel. Dit is ook input voor de communicatie-uitingen van de organisatie.
• CO2-bijdrage van het project aan de CO2-uitstoot van het bedrijf;
• Analyse van trends;
• Voortgang maatregelen;
• Onzekerheden;
• Medewerker bijdrage.
30
TIP: De inhoud van de communicatie-uitingen gaat verder dan enkel de CO2-footprint in de relevante periode. Zo moet u een analyse maken van trends en voortgang. Deze informatie is later ook nodig voor de interne audit en directiebeoordeling. Het kan daarom handig zijn om tegelijk met het halfjaarlijks opstellen van de CO2-footprint standaard een (interne) rapportage op te stellen waarin u de footprint analyseert, belangrijke wijzigingen in de organisatie of in de methodiek voor de emissie-inventaris benoemd, en bovenstaande vereiste communicatieonderwerpen beschrijft. Zo legt u de informatie direct vast als u de footprint opstelt, heeft u meteen alle inhoudelijke input voor de communicatie-uitingen, interne audit en directiebeoordeling, en hoeft u maar één keer een document op te stellen. Het is volgens de ladder op niveau 3 echter niet vereist om al deze informatie te bundelen in één document.
31
06
Participatie
32
33
6.1 Inventarisatie mogelijke initiatieven en keuze initiatief
6.1.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder: p. 107-109 6.1.2 Inhoud
• Rapporteer over de inventarisatie van de mogelijke initiatieven
• Beschrijf van het gekozen initiatief:
- Wat het initiatief inhoudt;
- Waarom er voor dit initiatief is gekozen en door wie;
- Waar in uw bedrijf de CO2-reductie uit het initiatief zou kunnen plaatsvinden en het verband met de materiële Scope 1 en 2 emissies in uw projecten
-H oe uw organisatie bijdraagt aan de voortgang van het initiatief en wat de deelname aan het initiatief u naar
- Wie er vanuit uw organisatie verantwoordelijk is voor een voldoende actieve deelname;
verwachting oplevert;
- Welk budget is vrijgemaakt voor deelname.
TIP: om uw portfolio overzichtelijk te houden, kunt u deze informatie toevoegen aan reeds bestaande documenten, bijvoorbeeld aan het Energie Management Actieplan.
34
35
07
afronding
36
37
7.1 Beschrijving van de stuurcyclus
7.1.1 Eisen Handboek CO2-Prestatieladder, p. 101-102, punt 2.C.2. 7.1.2 Inhoud
• Beschrijf de Plan-Do-Check-Act stuurcyclus en, indien van toepassing, de samenhang met uw andere managementsystemen. Hieronder staat een voorbeeld van de uit te voeren activiteiten in de stuurcyclus.
Plan Energie Management Actieplan opstellen Communicatieplan opstellen Do Uitvoeren acties (maatregelen, initiatieven, monitoring, communicatie etc.) Check Organisatorische grenzen, operationele grenzen en kwantificeringsmethode controleren Emissie inventaris opstellen Trends beschrijven en voortgang reductiemaatregelen controleren voor emissie inventaris Uitvoeren interne audit en directiebeoordeling Act Energie Audit Verslag en overzicht van energiegebruikers actualiseren Communicatieplan actualiseren Energie Management Actieplan actualiseren
Beschrijf voor ieder document in het portfolio wie er voor verantwoordelijk is binnen uw bedrijf en de projecten, bijvoorbeeld zoals in onderstaande tabel.
Document Inhoud
Verantwoordelijke Actualiseer periode
7.1.3 Projectportfolio
Voor het project portfolio is geen aparte stuurcyclus nodig voor het behalen van het bedrijfscertificaat. In de stuurcyclus op bedrijfsniveau worden verantwoordelijkheden toegewezen voor het project met gunningvoordeel.
38
TIP: U kunt de besturingscyclus van het CO2-managementsysteem goed inrichten door het opstellen van een apart document waarin bovenstaande informatie wordt uitgewerkt. U kunt daarnaast overwegen om aan dit document aanvullende informatie toe te voegen over: 1. De manier waarop invulling wordt gegeven aan de op niveau 3 vereiste interne audit van het managementsysteem en de directiebeoordeling
2. Het verbeteren van de kwaliteit van de emissie-inventaris. Daarbij kunt u denken aan het beantwoorden van de volgende vragen: a. Wie verzamelt de data en hoe? b. Welke verbeteringen zijn er mogelijk en hoe worden deze doorgevoerd? c. Hoe controleren en evalueren we de doorgevoerde verbeteringen? Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling zult u moeten laten zien hoe u werkt aan verbetering van de kwaliteit van de emissie-inventaris. U bent hierbij vrij in het kiezen van een aanpak. Het documenteren en doorvoeren van verbeterpunten is belangrijk om ervoor te zorgen dat u de emissie-inventaris goed blijft opstellen, ook in de periode na certificering, zodat u niet het risico loopt uw niveau 3 certificaat kwijt te raken. Het is daarom zeer aan te bevelen om dit te borgen in een plan zoals hierboven beschreven.
39
08
In stand houden
40
41
8
In stand houden
Nadat u het certificaat heeft behaald, blijft u de stuurcyclus doorlopen en documenteert u uw diverse vorderingen ter voorbereiding op de jaarlijkse herbeoordeling. Zo breidt u langzamerhand uw documentatie uit en legt u verbeteringen vast.
Voldoen aan eisen rondom kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers U kunt te maken krijgen met opdrachtgevers die veel waarde hechten aan kwaliteitsmanagement. Hoe zij hier invulling aan geven verschilt per opdrachtgever. Zo kan het zijn dat u in het bezit moet zijn van een erkenning om mee te kunnen doen aan een aanbesteding, en dat bij het behalen van die erkenning eisen worden gesteld aan kwaliteitsmanagement. Het kan ook zijn dat bij een aanbesteding eisen aan u worden gesteld rondom kwaliteitsmanagement. De eisen rondom kwaliteitsmanagement van opdrachtgevers kunnen betrekking hebben op het gehele project, maar ook op specifieke aspecten zoals veiligheid of CO2. Voor u is het belangrijk om bij uw kwaliteitsmanagement van uw CO2-reductie-aanpak ook aan te sluiten bij de werkwijze en eisen van uw opdrachtgever op het gebied van kwaliteitsmanagement, naast de eisen van de CO2-Prestatieladder. Dit betekent dat u tijdig bekijkt welke eisen uw opdrachtgever stelt aan kwaliteitsmanagement in uw bedrijf en/of project(en), en hoe u uw CO2-management hierin een plek kunt geven. Denk vooraf ook na over de handigste manier om de bijbehorende documentatie op te stellen, die nodig is om richting uw opdrachtgever aan te tonen dat u aan de kwaliteitsmanagementeisen voldoet, met zo min mogelijk administratieve lasten. Een goede integratie van uw kwaliteitsmanagement op CO2-gebied met het overige vereiste kwaliteitsmanagement kan bijdragen aan het vertrouwen van de opdrachtgever dat u aan de gestelde eisen voldoet en zal blijven voldoen.
42
Colofon
Deze werkinstructie is een bijlage bij de ‘Handleiding CO2-Prestatieladder’ en is tot stand gekomen in opdracht van SKAO. SKAO bedankt Rijkswaterstaat en ProRail voor hun waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling van de handleiding. Teksten: Primum Vormgeving: Rijk Concept & Creatie Publicatiedatum: 23 april 2014 Versie: 1.0
43
2
Zuilenstraat 7a 3512 NA Utrecht 030-711 6800
[email protected] www.skao.nl
