Web2Print Systeembeschrijving

HIFLEX Web2Print

2

Web2Print Systeembeschrijving

4

Inhoud

Inleiding 01. Bedrijfsprofiel

06

02. Redenen voor Web2Print

08

03. Referenties: Web2Print van HIFLEX

10

Web2Print voor drukwerkinkopers 04. Productmatrix en calculatie

12

05. Online ontwerpen

14

06. Offerte en orderomschrijving

18

07. Winkelwagen

20

08. Account beheer

22

09. Data-upload en preflight check

24

10. Gesloten Webshop voor zakelijke klanten

26

Web2Print voor drukkerijen 11. Administratie en ontwerp

28

12. Configuratie van de productmatrix

30

13. Afhandeling aanvullende diensten / Orderboek

32

14. Klantendatabase

33

15. Distributie aan productiepartners

34

16. Drukvrijgave

36

17. Online betaalsystemen

38

18. Integratie van verzenddiensten

39

19. Job tracking

40

20. Afroep uit voorraad en fulfillment

41

21. Doelgroepgerichte marketing

42

22. Promotiecode-generator

44

23. Partner- en affiliateprogramma’s

46

24. Drukken van verzamelvormen

48

Implementatie 25. Implementatie en support

50

26. Tien strategieën voor het succes van Web2Print

51

5

HIFLEX Web2Print • Hoofdstuk 01

Bedrijfsprofiel HIFLEX is een wereldwijd opererende softwareleverancier, gespecialiseerd in de grafimedia industrie. Tot de producten van HIFLEX behoort het Web2Print systeem »HIFLEX Webshop«, »HIFLEX MIS« en het »HIFLEX Print Support«.

Automatisering van commerciële en productieprocessen

De naam »HIFLEX« staat als geen ander voor dé softwareoplossing van automatisering van commerciële- en technische processen in de grafische industrie. Als technologie- en marktleider is het onze plicht er voor te zorgen dat, onze klanten altijd kunnen rekenen op een duurzame voorsprong op de concurrentie. HIFLEX stelt de klant centraal en garandeert snelle service, betrouwbaarheid, deskundigheid en innovatie. We zorgen voor actieve ondersteuning van onze klanten bij het optimaal benutten van kansen en uitdagingen die de markt aanbiedt. Meer dan 100 gemotiveerde en hooggekwalificeerde medewerkers staan klaar om hun specialistische kennis van onze awardwinnende technologie en softwareoplossing: »HIFLEX Webshop«, »HIFLEX MIS«, en »HIFLEX Print Support« te delen met onze klanten.

»HIFLEX Webshop« »HIFLEX MIS« »HIFLEX Print Support«

»HIFLEX Webshop« en »HIFLEX Print Support« zijn twee professionele online producten, die een revolutionaire verbetering van het webgebaseerde bestel- en inkoopproces tot stand hebben gebracht. »HIFLEX Webshop« is een specifiek voor de grafische industrie geoptimaliseerd online bestelsysteem. Het omvat een geïntegreerde functie waarmee producten kunnen worden samengesteld en maakt het mogelijk online offertes te genereren met afwijkende formaten in elke gewenste oplage. »HIFLEX Print Support« is een hoogwaardig webgebaseerd inkoopsysteem, dat drukwerk- en mediainkopers van digitaal tools voorziet om de organisatie van hun inkoopprocessen efficiënterte maken. »HIFLEX MIS« (Management Informatie Systeem) is een krachtig en zeer veelzijdig management systeem, dat alle processen in de grafische industrie afdekt en ondersteunt.

Meervoudig winnaar van de internationale CIP4 Innovations Awards

HIFLEX is partnerlid van de CIP4 organisatie, een wereldwijd consortium dat de integratie van de prepress-, druk- en afwerkprocessen nastreeft. Het grote aantal internationale CIP4 Innovation Awards (CIPPI Awards), dat HIFLEX inmiddels in ontvangst heeft genomen voor buitengewoon succesvolle JDF implementaties vormt het beste bewijs voor de daadwerkelijke praktische en economische voordelen

0810100901/02

die met JDF bereikt kunnen worden. In 2008 ontving HIFLEX bijvoorbeeld onderscheidingen van de CIP4 organisatie in de categorieën »Meest innovatieve gebruik van procesautomatiseringstechnologie – Wereldwijd« en »Beste implementatie van procesautomatisering – Europa« voor de projecten met online drukwerkleverancier PrintPlaza (www.printplaza.com). PrintPlaza is een HIFLEX Webshop die op

6

één website de producten van verschillende gespecialiseerde drukkerijen aanbiedt, met een breed

Marktleiderschap dankzij

scala aan keuzemogelijkheden en productvarianten. De CIP4 jury schreef: »Dit is een fantastisch

toonaangevende technologie

Web2Print project, ver voor op de concurrentie!« In hetzelfde jaar ontving HIFLEX als eerste MISleverancier de InterTech Award in de categorie MIS en Web2Print systemen. De InterTech Award juryleden waren met name onder de indruk van de managementfuncties en de superieure JDF integratie van de gecertificeerde HIFLEX producten. HIFLEX claimt zijn positie als wereldwijd marktleider in »MIS systemen« voor de grafische industrie en heeft als bedrijfsfilosofie dit marktleiderschap te behouden en te verstevigen door middel van toonaangevend technologie. Daarom wordt zo’n 30 procent van de jaarinkomsten opnieuw geïnvesteerd in eigen onderzoek en productontwikkeling. De softwareontwikkelaars spannen zich tot het uiterste in om geen inbreuk te maken op patenten

Patenten beschermen Web2Print producten tegen

die bij andere bedrijven berusten. Tegelijkertijd breidt HIFLEX het eigen portfolio aan internationale

imitatie en andere leveranciers

patenten voortdurend uit. Er zijn inmiddels meer dan 20 aanvragen ingediend. Op deze manier is HIFLEX Webshop beschermd tegen imitatie en tegen patentclaims van andere Web2Print leveranciers.

Web2Print is geen extra verkoopkanaal. Web2Print is mainstream.

7


Redenen voor Web2Print DTP, PDF, CTP, digitaaldruk en JDF: de grafische industrie onderging de afgelopen dertig jaar voortdurend ingrijpende veranderingen. Een van de belangrijkste veranderingen is de overgang van traditionele drukwerkorders naar Web2Print. Marktonderzoekers voorspellen dat op korte termijn meer dan eenderde van alle drukwerkorders via Internet zal worden afgehandeld.

Web2Print is niet alleen voor specialisten, ook voor traditionele commerciële-drukkerijen tot aan verpakkingsdrukkers toe

Web2Print is veel meer dan een extra verkoopkanaal en wordt inmiddels al op brede schaal toegepast. Internet is niet langer het exclusieve domein van gespecialiseerde online drukwerkleveranciers. Steeds meer »conventionele« drukkerijen richten hun aandacht op online mogelijkheden om beter in te kunnen spelen op het veranderende inkoopgedrag van hun klanten. Web2Print oplossingen bieden drukkerijen vele nieuwe kansen en mogelijkheden aan.

Onderzoek bevestigt het toenemend belang van Web2Print

Een rapport van Nielsen Media research geeft aan, dat meer dan 85 procent van alle Internetgebruikers al ervaring heeft met het plaatsen van online bestellingen. Consumenten en bedrijven kiezen duidelijk steeds vaker voor het gemak van Internet en regelen hun inkoop van producten en diensten liever online. Deze voorkeur wordt nog eens onderstreept door het feit, dat 66,5 procent van alle ondervraagde drukwerkinkopers bevestigen dat ze gebruik maken van Web2Print diensten.

Steeds meer drukkerijen gebruiken Web2Print

Het aantal opdrachtgevers, dat drukwerkorders geheel of gedeeltelijk via het web afhandelt groeit enorm. Onlangs nog meldde een Duitse Web2Print specialist dat het bedrijf haar miljoenste Web2Print order had geboekt. Volgens onderzoek zal in 2012 meer dan eenderde van alle drukwerkorders via het Internet worden afgehandeld.

HIFLEX Webshop is geschikt voor iedere drukkerij

HIFLEX Webshop biedt een compleet Web2Print systeem dat exact op de grafische industrie is afgestemd. Gebruikers kunnen hun portaal geheel naar eigen wens inrichten. Achter het front-end werkt een geïntegreerd MIS pakket dat alle klant-, opdrachten productgegevens in de achtergrond beheerd. HIFLEX Webshop is ontwikkeld als een eenvoudig Web2Print portaal dat door elke drukkerij kan worden geïmplementeerd – dus ook door drukkerijen die nog geen HIFLEX-product inzetten.

8

Kenmerken van HIFLEX Web2Print: Eenvoudige product configuratie: Met slechts 25 selectiecriteria kunnen meer dan 1.500 verschillende eindproducten worden samengesteld. Op die manier kan een drukkerij haar complete productmatrix snel en efficiënt presenteren. HIFLEX Webshop is ’s werelds eerste Web2Print systeem dat het bestellen van drukwerk in elk gewenst formaat mogelijk maakt. De klant kan dus producten specificeren die afwijken van de standaard formaten. Online ontwerpen: Voortbouwend op het basispakket biedt HIFLEX een breed assortiment van aanvullende modules die in de Webshop kunnen worden geïntegreerd. De klant kan op die manier zijn drukwerk zelf online ontwerpen en aanpassen. Automatische ingangscontrole: Direct na het uploaden van een bestand worden de ontvangen gegevens onderworpen aan een geïntegreerde preflight controle. Zo wordt voorkomen dat klanten nog op het allerlaatste moment hun onvolledige bestanden moeten corrigeren. Winkelwagen met veilige betaling: Bij opdrachten die via de bank of per creditcard worden betaald, wordt het verschuldigde bedrag direct bij de klant afgeschreven via een beveiligd betaalsysteem. HIFLEX Webshop handelt betalingen af via bekende en veilige online betaalsystemen als PayPal, Ogone en PayOne. »Drupal« content management systeem: HIFLEX Webshop is als module geïntegreerd in het wereldwijd leidend content management systeem »Drupal«. Professionele websites kunnen hiermee eenvoudig worden ontworpen en onderhouden. Zelfs meerdere webshops onder verschillende domeinnamen inrichten en deze vervolgens aan dezelfde back-end koppelen. Automatisering in de back-office: De administratie wordt automatisch verwerkt. Het creeren van offertes, orders, facturen, job tickets, afleverbonnen en verzendingslabels, zijn enkele voorbeelden die in de HIFLEX Webshop volledig geautomatiseerd gegenereerd worden. Het systeem biedt tevens een bi-directionale XML interface om systeemen van derden te koppelen. Drukken van verzamelvormen: Online bestellingen bieden de drukkerij interessante mogelijkheden om de verschillende producten in één drukvorm te combineren om efficiënter gebruik te maken van de beschikbare productiecapaciteit. Kleine oplages kunnen tegen aantrekkelijke prijzen worden geproduceerd. De integratie met Metrix is optioneel. Promotionele acties: HIFLEX Webshop beschikt over een scala aan nieuwe marketing kanalen. Een geïntegreerde »promotiecode-generator« maakt het mogelijk snel en eenvoudig te adverteren op websites van partners. De e-mail marketing functionaliteit stelt de drukkerij in staat om alle bestaande en potentiële klanten te informeren over speciale aanbiedingen en nieuwe mogelijkheden. Zoekmachine marketing: De grootste uitdaging voor Web2Print systemen is effectieve marketing. HIFLEX Webshop is zoekmachine vriendelijk geprogrammeerd zodat gebruikers hun online concurrenten verslaan. De configuratie met Google Analytics is standaard geconfigureerd. Grotere klantloyaliteit: Door klantspecifieke portalen beschermt met een wachtwoord in te richten, waar CI-conform drukwerk als ook afroep kan plaats vinden, vergroot men de klantenloyaliteit. Hetgeen tijd en geld spaart! 9


Referenties: Web2Print van HIFLEX HIFLEX Webshop biedt een compleet Web2Print systeem, exact afgestemd op de behoefte van de grafische industrie en volledig naar eigen inzicht in te richten en vorm te geven. Een geavanceerd back-end houdt op de achtergrond alle informatie bij van elke klant, iedere opdracht en alle producten.

Webshop kan door elke drukkerij worden toegepast

HIFLEX Webshop is ontworpen om moeiteloos door elke drukkerij te worden toegepast – zelfs door drukkerijen die nog geen HIFLEX product inzetten. Krijg toegang tot nieuwe markten en verhoog uw efficiency bij het vervaardigen van drukwerk. Het award-winnend HIFLEX Webshop systeem helpt u op alle onderdelen snel, kosteneffectief en met behoud van topkwaliteit te produceren. De bestaande HIFLEX Webshop implementaties geven een goed beeld van de uitgebreide mogelijkheden en de manier waarop het systeem aan de eigen wensen en eisen kan worden aangepast: Printello.de

PrintBeyond.com

PrintPlaza.com

FlyerPara.de

De HIFLEX Webshop portaal kan naar eigen wens worden ingericht.

10

Software is altijd enigszins ongrijpbaar, en de voor- en nadelen kunnen eigenlijk alleen goed worden

Demo Webshop beschikbaar op Internet

beoordeeld door er zelf ervaring mee op te doen. Daarom biedt HIFLEX op Internet een demo portaal aan van haar Webshop. Op www.bestprint24.com kunt u de HIFLEX Webshop zo vaak mogelijk uitproberen als u maar wilt. Het demo portaal bevat een volledige versie van de Webshop; u kunt alle functies van HIFLEX Webshop zonder enige beperking testen en bestellen. Geen zorgen – u ontvangt geen factuur er worden geen daadwerkelijke orders geplaatst, de Webshop is niet verbonden met een drukkerij.

Ervaar HIFLEX Webshop zelf. Op www.bestprint24.com kunt u een volledige versie van de Webshop online uitproberen.

11


Productmatrix en calculatie Een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier om producten samen te stellen vereenvoudigt het online selecteren en specificeren van drukwerk. Slechts een beperkt aantal opties is in de achtergrond nodig om een gevarieerd productaanbod te kunnen presenteren: op basis van 25 product specificaties kunnen meer dan 1.500 verschillende eindproducten worden samengesteld.

Eenvoudige productmatrix

De eenvoudige structuur is een van de kenmerken waarmee HIFLEX Webshop zich onderscheidt. Drukwerk wordt volledig ontleed tot alle benodigde elementen, en elk onderdeel kan vervolgens afzonderlijk worden geselecteerd en gespecificeerd. De drukwerkinkoper kan het gewenste eindproduct helemaal online samenstellen. De gebruikersbegeleiding van HIFLEX Webshop is eenvoudig: alle producteigenschappen zoals het formaat, het aantal pagina’s, de kleuren, het papier, afwerking en veredeling, worden stap voor stap gedefinieerd. Het systeem calculeert vervolgens automatisch een offerteprijs op basis van de geselecteerde gegevens van de gebruiker. Bovendien kunnen zelfs afwijkende formaten en oplages worden aangevraagd.

Op basis van slechts enkele componenten is een breed portfolio beschikbaar

Ondanks de grote verscheidenheid aan mogelijkheden, heeft de drukker op de achtergrond toch slechts een beperkt aantal opties nodig. Een vouwfolder bijvoorbeeld telt slecht 25 componenten, maar die kunnen tot maar liefst 1.536 verschillende uitvoeringen worden gecombineerd. Op basis van het complete productportfolio is er keuze uit 300.000 verschillende soorten drukwerk.

De drukwerkinkoper kan het gewenste eindproduct helemaal online samenstellen.

12

4

+

8

+

1

+

6

+

2

+

2

+

2 = 25

4

*

8

*

1

*

6

*

2

*

2

*

2 = 1.536

Tijdens het configuratieproces worden onmogelijke combinaties automatisch uit het keuzemenu

Onmogelijke combinaties worden

weggelaten terwijl noodzakelijke bewerkingen (zoals bijvoorbeeld het rillen van 200 grams papier)

automatisch uit het keuzemenu weggelaten

juist direct worden toegevoegd. Indien van toepassing kunnen producten ook uit meerdere onderdelen bestaan, zoals bijvoorbeeld een omslag en een binnenwerk. De mogelijkheid om eindproducten te configureren met een afwijkend formaat van de standaard, is

Web2Print wereldpremieré:

nieuw in de Web2Print wereld. Het gewenste formaat kan bij HIFLEX Webshop tot op de millimeter

afwijkende formaten

nauwkeurig worden gespecificeerd. Wijzigingen in de componenten kunnen uiterst eenvoudig worden doorgevoerd voor alle producten

Eenmalige invoer van prijswijzigingen

waar de correctie betrekking op heeft. Als bijvoorbeeld de prijs van een bepaalde papiersoort verandert, dan hoeft die nieuwe prijs slechts op een plaats in het systeem te worden aangepast (zie hoofdstuk 12: »Configuratie van de productmatrix«). De nieuwe papierprijs is vanaf dat moment direct van toepassing op alle producten, die dat papier gebruiken. Zodra een productomschrijving compleet is, wordt direct een offerteprijs getoond voor verschillende

Directe online prijsopgave

oplages. Als de gewenste oplage niet in dat rijtje voorkomt, kan de klant een prijs voor zijn specifieke bestelhoeveelheid aanvragen. Het systeem calculeert alle offertes direct online.

De direct gecalculeerde offertes voor verschillende oplages worden onmiddellijk weergegeven.

13


Online ontwerpen HIFLEX Webshop is een open systeem dat de integratie met derden systemem toelaat. Naast de inmiddels ingebouwde PDF Online Designer is het mogelijk om extern ontwikkelde tools te integreren, dat webshopgebruikers professionele DTP mogelijkheden biedt. Op die manier kan snel en eenvoudig eigen drukwerk worden vormgegeven.

Online ontwerp mogelijk door profesionele tools

De basisversie van HIFLEX Webshop bevat door derden ontworpen tools voor het online professioneel vormgeven van drukwerk op basis van templates: PDF-Online: PDFlib is een geavanceerde toepassing voor het aanmaken van een PDF bestand. Het is een standaard module in HIFLEX Webshop en ondersteunt het dynamisch genereren van een drukgereed PDF bestand. PDF bestanden met teksten, vector illustraties en bitmap afbeeldingen worden online aangemaakt met de Webshop. PDFlib heeft geen andere software nodig en is al geïnstalleerd bij het geleverde softwarepakket.

PDFlib wordt gebruikt om eigen drukwerk te ontwerpen. Alle geselecteerde onderdelen en ingevoerde tekst wordt automatisch gecombineerd tot een drukgereed PDF bestand.

14

Kroppr: Deze grafische module kan worden geïntegreerd met HIFLEX Webshop. Kroppr wordt gebruikt om beeldmateriaal te schalen, te roteren en de uitsnede te bepalen. Deze afbeeldingen kunnen worden ge-upload, waarna ze online worden bewerkt en in bestaande layouts kunnen worden gebruikt – allemaal zonder aanvullende software te installeren.

Met het geïntegreerde grafische tool Kroppr kan men online selecteren, rotateren en schaling.

Het resultaat kan worden ingebed in de bestaande templates.

Tom

* 1. januari

2010

15


PageFlip: Het PageFlip effect – een functie waarmee het omslaan van pagina’s wordt gesimuleerd – maakt de weergave van boeken of tijdschriften mogelijk. Met deze module zien klanten direct op hun beeldscherm het te produceren eindresultaat.

Bent u van plan een tijdschrift of boek online te laten drukken? Met PageFlip kunt u het eindresultaat vooraf zien.

16

De ontwerpmogelijkheden van HIFLEX Webshop kunnen worden uitgebreid met een breed

Via external tools verschaffen Webshop

assortiment van aanvullende modules, die allemaal naadloos met het systeem kunnen worden

gebruikers een meerwaarde voor klanten

geïntegreerd. Hieronder vindt u een beknopte weergave van typische producten: XMPie: Deze software optimaliseert het online creëren van gepersonaliseerd drukwerk. In plaats van statische beelden, combineert XMPie variabel beeldmateriaal met verschillende teksten en afwisselend kleurgebruik. Het is het perfecte tool voor het genereren van persoonlijke brochures, mailings, kalenders, catalogi en een verscheidenheid aan ander geïndividualiseerd drukwerk. Pageflex: Met Pageflex is het eenvoudig CI-conform drukwerk te creëren. Online te werken, zonder dat er professionele ontwerpers moeten ondersteunen om uw drukwerk te produceren. De technologie achter Pageflex maakt het – op basis van WYSIWYG – mogelijk om binnen de bestaande layout tot op typografisch niveau wijzigingen aan te brengen. Tegelijkertijd maakt de »Data Merge« optie, het mogelijk om dynamische beelden vanuit een database te gebruiken en volledig geïndividualiseerd versies van elk document te vervaardigen. InDesign-Server: Het internationaal befaamde layout programma Adobe InDesign is ook als een server versie beschikbaar. Eenmaal op een webserver geïnstalleerd voorziet het programma in uitgebreide mogelijkheden en een zeer breed assortiment van layout en typografische opties, voor de creatie van drukwerk.

Geef uw creativiteit de ruimte bij het ontwerpen van uw drukwerk. Teksten, kleuren en beeldmateriaal kunnen steeds naar wens worden aangepast.

17


Offerte en orderomschrijving HIFLEX Webshop genereert automatisch een offerte en een orderomschrijving in de vorm van een PDF. De orderomschrijving geeft een overzicht van het geselecteerde product met alle relevante gegevens en geeft informatie over de layout en de benodigde databestanden, ervan uitgaande dat de klant ervoor heeft gekozen zijn bestanden te uploaden.

Configuratiemogelijkheden

Als het kiezen en samenstellen van een product is voltooid, ontvangt de klant onmiddellijk een

voor de klant

offerte met een specificatie van de drukkosten van zijn aanvraag. Deze kosten komen tot stand op basis van een breed scala aan keuzemogelijkheden en extra opties. In onze »Bestprint24«

Klimaatneutraal drukwerk

demonstratieversie van de Webshop kan de klant bijvoorbeeld kiezen voor klimaatneutraal drukwerk, voor een online proef of voor aflevering per koerier. Ook kan de klant aangeven in welk bestandsformaat de data worden aangeleverd – die keuze resulteert namelijk in meer of juist minder werk voor de drukkerij en dat vertaalt zich direct in een hogere of juist lagere prijs.

Offerte voor het gekozen eindproduct.

Het systeem berekent automatisch

Behalve de prijs berekent HIFLEX Webshop ook automatisch de vroegst mogelijke afleverdatum,

de afleverdatum en verzendkosten

en het systeem geeft direct de uiterste deadline aan voor het ontvangen van de bestanden om die afleverdatum te kunnen realiseren. Als die deadline niet haalbaar is, stelt het systeem automatisch een latere datum voor. Tenslotte worden ook de verzendkosten aan de calculatie toegevoegd, op basis van het aantal verpakkingen en het berekende totaalgewicht.

18

De offerte van HIFLEX Webshop gaat vergezeld van een orderomschrijving in de vorm van een

Orderomschrijving

PDF, die eenvoudig door de klant kan worden geopend en afgedrukt. De omschrijving vat alle

vat de opdracht samen

relevante gegevens van het aangeboden drukwerk nog eens samen en informeert de klant over belangrijke voorwaarden waar de layout aan moet voldoen, zoals afloop, kleurruimte, minimale beeldresolutie, etc.

De automatische gegenereerde orderomschrijving geeft een overzicht van alle voor de klant relevante informatie. Naast ordergegevens zijn ook de voor het order benodigde databestanden omschreven.

19


Winkelwagen Klanten hebben in de HIFLEX winkelwagen steeds een overzicht van de producten die zij hebben geselecteerd. Via de checkout-pagina kunnen levering- en facturatieadressen worden gespecificeerd. Ook de betalingswijze kan worden gekozen.

Producten toevoegen

Nadat de klant het configureren van het gewenste drukwerk heeft voltooid, wordt alle informatie

aan de winkelwagen

bewaard in de HIFLEX winkelwagen. Hier kan de drukwerkinkoper nog uit verschillende opties kiezen. Indien er meer dan een product moet worden besteld, kan er een ongelimiteerd aantal andere producten worden geconfigureerd en aan de winkelwagen worden toegevoegd. Als een klant van gedachte verandert en besluit een product toch niet te bestellen, dan kan dat item eenvoudig uit de winkelwagen worden verwijderd.

Cookies bewaren de inhoud van de winkelwagen

HIFLEX Webshop bewaart alle geselecteerde producten en specificaties in de vorm van cookies op de computer van de klant. Hierdoor blijven die producten altijd beschikbaar op de website, zelfs als de browser tussen verschillende bestelsessies wordt afgesloten.

Promotionele actiecodes

Als u een marketingcampagne voert die gebruik maakt van de promotionele actiecodes (zie hoofdstuk 22: »Promotiecode-generator«), dan kan de klant zijn actiecode invullen in de daarvoor bestemde invoervelden. Het systeem verifieert de geldigheid van de actiecode en brengt de waarde automatisch in mindering op het totaalbedrag.

Aanmaken van een

Tot op dit moment bevindt de klant zich in het open gedeelte van de Webshop waar hij producten

account is verplicht

kan kiezen en samenstellen. Om het order daadwerkelijk te kunnen plaatsen moet de klant zich eerst registreren. Als de klant niet is ingelogd, of als er nog geen account bestaat, dan is de volgende stap in het bestelproces het aanmaken van een uniek account (zie hoofdstuk 8: »Account beheer«).

Opgeven van facturatie-

Om het order af te ronden moet de klant een leveringadres en een facturatieadres opgeven. Als deze

en leveringadres

klant in het verleden al eens orders heeft geplaatst, kunnen ook eerder opgegeven adressen worden geselecteerd. HIFLEX Webshop maakt onderscheid tussen levering- en facturatieadressen. Op deze manier is het mogelijk voor een bureau om drukwerk voor zijn klanten te bestellen en de orders direct bij de eindklant laten afleveren.

Erkende betaalsystemen

Op deze pagina selecteert de klant ook de betalingswijze. Het is mogelijk om dat via een erkend online betaalsysteem te doen (zie hoofdstuk 17 »Online betaalsystemen«), maar ook de eigen bankgegevens kunnen hier worden gespecificeerd. Alle klantinformatie moet goed worden beschermd tegen ongewenst gebruik door derden. Daarom gebruikt HIFLEX Webshop een optioneel PCI-certificeerbaar online betaalsysteem.

20

De checkout pagina geeft het geselecteerde product weer. Ook het leverings- en factuuradres als de betalingswijze worden hier vastgelegd.

21


Account beheer Het account beheer in HIFLEX Webshop biedt mogelijkheden om de bedrijfsgegevens en persoonlijke informatie van drukwerkinkopers in te voeren en te beheren. Een bedrijfsaccount geeft meerdere inkopers van een bedrijf toegang tot eenzelfde account.

Nieuwe klanten moeten zich aanmelden

Een klant moet een account aanmaken om orders te kunnen plaatsen in HIFLEX Webshop. Als er nog geen account bestaat, dan kan de klant dat via het account beheer zeer eenvoudig zelf aanmaken. Voor het account zijn naam, adres, telefoonnummer en e-mail nodig, en een gekozen online gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord. Alle informatie wordt opgeslagen in de klantendatabase (zie hoofdstuk 14 »Klantendatabase«), waar de gegevens later eventueel ook weer kunnen worden bijgewerkt. Behalve de eerder genoemde verplichte gegevens kan er ook aanvullende informatie worden ingevoerd, zoals bijvoorbeeld een faxnummer of een mobiel nummer.

Bedrijfsaccounts

Als de nieuwe gebruiker het keuzevakje »Bedrijf / Vereniging / Organisatie« aanvinkt, wordt er een bedrijfsaccount aangemaakt waarop een onbeperkt aantal medewerkers kan worden aangemeld. Omdat bedrijven de BTW over hun bestellingen mogen aftrekken van de belasting, voorziet HIFLEX Webshop ook in de mogelijkheid om het BTW-nummer in te voeren. De geldigheid van het ingegeven BTW-nummer wordt automatisch geverifieerd bij de Europese Commissie.

Netto bedragen voor

Het BTW nummer wordt later vermeld op de factuur. Bovendien kunnen alle prijzen op deze zakelijke

zakelijke gebruikers

facturen worden weergegeven als netto bedragen met de toevoeging dat er BTW op van toepassing is. Daarbij wordt er direct rekening gehouden met verschillende BTW-tarieven die bijvoorbeeld van toepassing zijn als er naar het buitenland wordt geleverd.

22

Invulformulier om een nieuw account aan te maken.

Op een bedrijfsaccount kan een onbeperkt aantal medewerkers worden aangemeld.

23


Data-upload en preflight check HIFLEX Webshop bevat een gebruiksvriendelijke uploadfunctie met optionele preflight check. Die vervolgens direct na aanlevering controleert of de bestanden geschikt zijn om te verwerken.

Verschillende upload mogelijkheden

HIFLEX Webshop biedt drukwerkinkopers een uiterst eenvoudige methode aan om hun bestanden naar uw server te versturen. Dit kan door de bestanden direct te uploaden, of door gebruik te maken van de uploadlink, die de klant per e-mail ontvangt.

Comfortable data-upload

Als de bestanden direct worden aangeleverd, hoeft de klant alleen maar zijn printklare bestanden op zijn computer te selecteren en te uploaden. De grootte van de bestanden en uploadtijd die nodig is om ze te versturen wordt automatisch berekend en door het systeem weergegeven, zodat de klant een permanent overzicht heeft van de voortgang.

Preflight check controleert geschiktheid bestanden

Als het uploaden gereed is, start het systeem de optionele preflight check (zoals Callas PDF Toolbox) om te controleren of de ge-uploade bestanden voldoen aan alle voorwaarden. Op deze controle kunnen specifieke regels worden toegepast. Als een bestand ongeschikt is om te drukken, wordt de klant geïnformeerd over de onjuiste onderdelen.

Geen telefoonverkeer met klant om probleembestanden te herstellen

Bij gebruik van online templates is geen aparte upload van data nodig

De eenvoudige uploadfunctie en de preflight check voorkomen dat er nog op het laatste moment voor productie met de klant moet worden gebeld over problemen met een bestand. Als het drukwerk is ontworpen met de online product designer (zie hoofdstuk 5 »Online ontwerpen«), dan is deze stap in het proces onnodig, omdat het systeem al automatisch printklare bestanden aanmaakt.

24

1.

4. 3. 2.

1. Bestandselectie: de klant selecteert de bestanden die moeten worden aangeleverd. 2. De optionele preflight check controleert direct na aanlevering of de bestanden geschikt zijn om te verwerken. 3. Een voorvertoning van het bestand dat is aangeleverd. 4. De klant moet bevestigen dat het uploaden is voltooid.

25


Gesloten Webshop voor zakelijke klanten Een gesloten Webshop biedt de mogelijkheid een klantspecifieke portaal voor het bestellen van huisstijldrukwerk in te richten. Deze duurzame verbetering van de communicatie met uw klant zorgt voor betere klantbinding, bespaart tijd en verlaagt kosten.

Gesloten Webshop

Een gesloten HIFLEX Webshop verbetert de communicatie tussen een drukkerij en zijn zakelijke

voor vaste klanten

klanten en garandeert een soepele verwerking van alle binnenkomende opdrachten. De toegevoegde waarde van een gesloten Webshop is hoog omdat de klant er zijn hele inkoopstructuur op kan aanpassen. CI (Corporate Identity) wordt nauwkeurig omschreven en kan met slechts een paar muisklikken worden besteld.

Personaliseren van standaard producten

Met een exclusieve zakelijke webshop kunnen grafische leveranciers aan specifieke klanten de mogelijkheid bieden producten te bestellen in hun eigen huisstijl. Na het invoeren van een gebruikersnaam en een wachtwoord, krijgt de klant toegang tot een bedrijfseigen webpagina waar hij een overzicht aantreft van alle standaardproducten met een vaste layout en vormgeving volgens de geldende bedrijfshuisstijl. Deze producten kunnen eenvoudig worden geselecteerd en besteld.

26

Via HIFLEX Webshop kunnen zowel voorgedefinieerd, klantspecifiek drukwerk, als ook vrij configureerbare producten besteld worden.

Bovendien kunnen bepaalde producten, zoals visitekaartjes of flyers, worden gepersonaliseerd op

Goedkeuringsprocedure

basis van de ontwerpvoorschriften. De klant selecteert eenvoudig een van de beschikbare templates

en controlemomenten

en voert de gewenste tekst of afbeeldingen in op de daarvoor bestemde locatie. Tenslotte wordt er een kant en klare PDF aangemaakt met alle wijzigingen die door de klant zijn aangebracht. Bij iedere order beschikt de klant over de mogelijkheid om gegevens te controleren, één of meerdere leveringadressen te kiezen en de gewenste oplage door te geven. Hiermee is het aanmaken van de opdracht voltooid. De klant kan nog een goedkeuringsprocedure toevoegen met extra controleposten en correctierondes als een opdracht nog aanvullende toestemming nodig heeft. Deze mogelijkheden bieden gezamelijk een eenvoudige en gestroomlijnde inkoopmethode voor standaard producten in een zakelijke omgeving.

Voordelen van een gesloten Webshop systeem: »» Job Tracking: Actuele orders en productievoortgang kunnen permanent opgevolgd worden. Reeds afgesloten orders kunnen eveneens ingezien worden. »» Producten personaliseren: Gepersonaliseerde CI-conforme producten kunnen met enkele muisklikken worden aangemaakt. »» Voorraadbeheer van half afgewerkte en afgewerkte producten: Klanten kunnen online de voorraad van hun producten bijhouden en de benodigde hoeveelheden afroepen. »» Goedkeuring van bestanden: Ordergerelateerde bestanden kunnen eenvoudig worden geupload en goedgekeurd. »» Correcties: Correcties en aanpassingen kunnen tot op het laatste moment eenvoudig en snel worden doorgevoerd. »» Informatie: Offertes, bevestigingen, facturen en afleverbewijzen kunnen online worden ingezien en afgedrukt. »» Product configuratie: Drukwerk kan online worden samengesteld en de offerte wordt automatisch gegenereerd op basis van opgeslagen klantgerelateerde prijzen in het systeem. 27


Administratie en ontwerp Het beheer en het ontwerp van de HIFLEX Webshop gebeurt op basis van het web content management systeem (CMS) »Drupal«. Websites kunnen eenvoudig professioneel en administratief verwerkt worden. Individuele elementen van de Webshop worden door middel van »drag-and-drop« op de gewenste plaats gepositioneerd en kunnen met een muisklik worden geactiveerd of juist verborgen.

Veelgebruikt content management systeem als basis voor uw Webshop

HIFLEX Webshop is als applicatie geïntegreerd in het wereldwijd toonaangevende content management systeem »Drupal«. Met Drupal is het – zoals met ieder CMS – mogelijk om, zonder enige programmeerkennis of DTP ervaring, eenvoudig content voor het Internet te creëren. Drupal wordt als open-source gebruikt en is daarom kosteloos beschikbaar. Er zijn al tienduizenden websites die op zeer uiteenlopende wijze gebruik maken van Drupal als hun CMS. Sites die Drupal gebruiken zijn bijvoorbeeld Sony Playstation, Sony BMG, Greenpeace, NAVO, Yahoo en muziekzender MTV.

Naast vele onafhankelijke deskundigen, is hoge kwaliteit en uitgebreide documentatie beschikbaar

»Drupal« beschikt over een grote groep ontwikkelaars, die voortdurend programmeren en nieuwe uitbreidingen en modules beschikbaar stellen. Het open-source CMS »Drupal« bestaat op die manier uit een basispakket waaraan naar wens allerlei plug-ins kunnen worden toegevoegd. Op deze manier biedt het pakket een vrijwel onbeperkte hoeveelheid functies en toepassingen, die bovendien in bijna elke taal beschikbaar zijn.

28

Letterlijk honderden templates kunnen in elke denkbare stijl en kleur (zogenoemde »thema’s«)

Complete vormgeving

van het Internet worden gedownload. Het uiterlijk van de Webshop is via eenvoudige activering

kan niet makkelijker

te definiëren en te veranderen. Via »drag-and-drop« kan eenvoudig op de pagina’s worden gepositioneerd, zonder dat daar nog dure interne of externe grafische ontwerpers voor moeten worden ingeschakeld. HIFLEX levert een »multi-domein licentie«, met een grote variëteit aan layouts. Het handige hiervan

Multi-domein licentie kan meerdere

is dat verschillende domeinnamen gebruik kunnen maken van één back-end systeem. Klanten die

webshops via één back-end bedienen

bijvoorbeeld Google gebruiken om een Internetdrukker te zoeken, zullen op het eerste gezicht verschillende alternatieven vinden. Maar in feite zijn al deze aanbieders gewoon aan dezelfde leverancier verbonden.

Voordelen van Drupal: Individueel ontwerp: »Drupal« is een open-source CMS en biedt gebruikers de gelegenheid individuele websites samen te stellen volgens hun specifieke wensen en eisen. Het uiterlijk van de pagina’s kan worden bepaald met »thema’s«. Met een paar muisklikken is de complete vormgeving eenvoudig te veranderen. Ondersteuning door een online community: »Drupal« beschikt over een eenvoudige basisstructuur en over een grote groep online developers die er voor zorgen dat duizenden plug-in modules gratis via het internet worden aangeboden. Zoekmachine optimalisering: »Drupal« is voor zoekmachines geoptimaliseerd en het beschikt over allerlei tools om een website perfect te laten functioneren (het automatisch genereren van meta tags, het creëren van sitemaps voor Google, etc.). De strikte scheiding van ontwerp en content als ook »sprekende URLs« zorgen voor een hoge positie in de zoekresultaten van alle belangrijke zoekmachines. Geen licentiekosten: Als open-source software zijn er geen kosten verbonden aan licenties voor »Drupal«. Het CMS kan gratis worden gedownload van Internet. Er zijn online ook talloze plug-ins te vinden die nieuwe functies aan uw website toevoegen. Duidelijke documentatie: Er zijn talloze boeken en instructievideo’s over vrijwel elk onderdeel van »Drupal« gepubliceerd. Typ maar eens »Drupal« in op Amazon of YouTube – u zult versteld staan. Lokale support: Vele webontwikkelaars hebben zich gespecialiseerd in »Drupal«. Er is altijd wel een expert in de buurt te vinden die u kan helpen om ook de meer ingewikkelde wensen te implementeren.

29


Configuratie van de productmatrix De productmatrix in de HIFLEX Webshop wordt via een webbrowser geconfigureerd. Via eenvoudige keuzemenu’s kunt u individuele producten en opties toevoegen, aanpassen of verwijderen.

Of u nu producten wilt aanbieden op verschillende papiersoorten, uw portfolio wilt uitbreiden

Configuratie van de productmatrix via een webbrowser

met nieuwe producten of misschien zelfs sommige producten uit uw aanbod wilt verwijderen: alle functies voor het toevoegen, aanpassen en verwijderen van producten en productenopties in het portfolio worden via een webbrowser beheerd. De HIFLEX Webshop biedt de mogelijkheid deze aanpassingen met slechts een paar muisklikken door te voeren. Eenmaal ingelogd als beheerder, kunnen alle wijzigingen met enkele muisklikken worden aangebracht. Elke wijziging wordt onmiddellijk doorgevoerd en geactiveerd.

2. 1.

3.

1. Het ID productnummer dient als eenduidige identificatie van het drukwerk. 2. Nieuwe producten kunnen met de »Add item« knop worden toegevoegd. 3. De specificaties van bestaande producten kunnen worden gewijzigd als er later aanpassingen

30

nodig zijn. De »Copy« knop kopieert bestaande instellingen naar een nieuwe product-

omschrijving. Vergelijkbare producten kunnen op deze manier snel en eenvoudig worden

geconfigureerd. Als een bepaald product uit het portfolio moet worden verwijderd volstaat

een enkele muisklik.

Slechts enkele handelingen zijn nodig om de productmatrix te wijzigen.

31


Afhandeling aanvullende diensten / Orderboek Alle opdrachten die via de back-end binnenkomen worden verwerkt door het orderboek van de HIFLEX Webshop. Het systeem maakt het de Webshop beheerder eenvoudig om eventueel ook aanvullende diensten te verlenen en de opdracht met de klant af te stemmen.

Het orderboek bewaart alle relevante informatie

Als een order via de Webshop wordt gegenereerd, wordt alle relevante informatie in het orderboek opgeslagen. Op hetzelfde moment voorziet het HIFLEX orderboek in een eenvoudige workflow om de kosten van aanvullende diensten te beheren. Als een klant bijvoorbeeld aangeeft dat hij zijn bestanden gaat aanleveren als open InDesign of Photoshop files in plaats van een drukklaar PDF, dan resulteert dit in extra werk voor de drukkerij en de kosten daarvan moeten worden doorgerekend aan de klant. Nadat u de kosten van deze aanvullende diensten in het back-end heeft opgeslagen, zal het systeem een e-mail aan de klant sturen met informatie over het te factureren bedrag.

HIFLEX stuurt de klant automatisch een e-mail met een overzicht van de kosten van aanvullenden diensten. De e-mail bevat een bevestigingslink hiervoor.

Als een klant op de bevestigingslink klikt dan wordt hij automatisch naar een nieuwe pagina geleid waar hij de betaling kan verrichten (zie hoofdstuk 17 »Online betaalsystemen«). Nadat het bedrag is voldaan ontvangt de klant een e-mail met de betalingsbevestiging. Bij deze e-mail ontvangt de klant ook een factuur. De bevestiging van de klant wordt ook automatisch in het HIFLEX orderboek geregistreerd, waarna de productie volgens planning kan aanvangen.

32


Klantendatabase De Informatie Cockpit van de HIFLEX klantendatabase presenteert de opgeslagen informatie in overzichtelijke tabellen en maakt met grafieken de bedrijfsmatige ontwikkelingen en stand van zaken overzichtelijk.

De informatie over alle klanten, die zich hebben aangemeld als gebruikers van de Webshop, wordt beheerd in de HIFLEX klantendatabase. Voor elke klant kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden opgeslagen, voorzien van individuele adressen en telefoonnummers. Bovendien kan elke klant over een willekeurig aantal factuuradressen, afleveradressen en bezoekadressen beschikken. Behalve de informatie die voor elke afzonderlijke klant wordt opgeslagen, kunnen vanuit de Informatie Cockpit ook nog andere gegevens worden ingezien. Er is bijvoorbeeld een grafiek die zichtbaar maakt hoeveel werk er van een bepaalde klant in de huidige maand is ontvangen en wat het volume was in de afgelopen twaalf maanden. Andere grafieken vergelijken bijvoorbeeld de omzet van het huidige en het vorige jaar, of het aantal orders.

De Informatie Cockpit van de HIFLEX klantendatabase biedt een overzicht van alle informatie over een bepaalde klant, maar laat ook in grafieken zien hoeveel orders er zijn geplaatst en wat de daaraan gerelateerde omzet is.

33


Distributie aan productiepartners HIFLEX Webshop kan worden opgezet voor een netwerk van onderling samenwerkende drukkerijen. Op deze manier kan een vrijwel onbeperkt productportfolio worden aangeboden en kan de Webshop ook nieuwe doelgroepen bedienen. Het systeem stuurt binnenkomende orders automatisch door naar de meest geschikte partner in het netwerk.

Orders verdelen over partnerbedrijven

HIFLEX Webshop is zó ontworpen dat opdrachten indien noodzakelijk kunnen worden verdeeld over partners of gespecialiseerde leveranciers. Op deze manier kunnen ontelbare en lucratieve opties aan het portfolio van de Webshop worden toegevoegd. Er kunnen nieuwe doelgroepen en nieuwe klanten worden benaderd, wanneer het assortiment verder is uitgebreid.

Partners vergroten de productportfolio van u Webshop

De distributie van orders over verschillende partnerbedrijven kan gebeuren op basis van verschillende criteria: »» Drukorders kunnen worden gedistribueerd, afhankelijk van waar de partners zijn gevestigd. Hier kan zowel gebruik worden gemaakt van een verdeling volgens postcodes of op basis van verschillende landen. Internettechnologie maakt de daadwerkelijke afstand tussen verschillende leveranciers minder relevant. »» Orders kunnen volgens productsoort worden toegewezen, bijvoorbeeld in het geval van gelijmde boeken, grootformaat posters of banners. Er is geen beperking om uw Webshop productportfolio uit te breiden. »» Gegevens over bijvoorbeeld de papiersoort en het gewicht kunnen bepalend zijn voor de manier waarop het werk wordt verdeeld, om op efficiënte wijze meerdere orders in een combinatievorm te produceren (zie hoofdstuk 24 »Drukken van verzamelvormen«).

34

Praktijkvoorbeeld van HIFLEX Webshop voor een netwerk van drukkerijen: PrintPlaza AG (PrintPlaza.com) PrintPlaza AG is een praktijkvoorbeeld van een webshop implementatie voor een samenwerkingsverband van drukkerijen. Het in Düsseldorf gevestigd bedrijf gebruikt HIFLEX Webshop al enkele jaren. De webshop orders worden door in totaal vijf drukkerijen in België en Duitsland afgehandeld. Elk van deze vijf drukkerijen werkt zeer efficiënt, gebruiken JDF/JMF koppelingen en leveren topkwaliteit volgens de ISO 12647-2 standaard. Op basis hiervan verloopt de productie op alle locaties gegarandeerd zonder problemen, ook al gebruiken alle partners persen en apparatuur van verschillende leveranciers. Het productportfolio van PrintPlaza AG bevat meer dan 300.000 verschillende soorten drukwerk. Ze worden »on-the-fly« via de HIFLEX Webshop samengesteld op basis van slechts zo’n 140 voorbeelden en opties. Het complete drukwerkspectrum is verkrijgbaar, van flyers, brochures, visitekaartjes en folders tot XXL posters en etiketten.

Productie locatie Benelux Productie locatie Berlin Productie locatie Karlsruhe Productie locatie München Productie locatie Düsseldorf

Een voorbeeld van succesvol samenwerken. De webshop PrintPlaza.com gebruikt JDF-informatie om ordergegevens uit te wisselen met de MIS systemen van drukkerijen op de verschillende locaties.

35


Drukvrijgave Als de functie »Drukvrijgave« wordt geactiveerd laat HIFLEX Webshop een lijst zien van alle opdrachten, waarbij de klant heeft aangegeven een proef te willen ontvangen voordat er met de productie wordt gestart. De geïntegreerde workflow van het systeem handelt het productieproces op professionele en eenvoudige wijze af.

Een proef voorkomt drukfouten

Een proef stelt de klant in de gelegenheid te controleren of alle gegevens correct zijn verwerkt, voordat de productie van start gaat. HIFLEX Webshop beschikt over een geïntegreerde functie om de klant van drukproeven te voorzien.

Automatisch afhandeling van drukvrijgave

Het systeem laat een lijst zien van alle klanten die de optie »Soft Proof« of »Drukproef« (zie hoofdstuk 6 »Offerte en orderomschrijving«) hebben gekozen. Om drukvrijgave te starten hoeft u enkel de klant, het betreffend order en de contactpersoon te selecteren. Er wordt automatisch een einddatum gegenereerd waarop de klant zijn akkoord moet doorgeven en indien gewenst kan er een bericht naar de klant worden verstuurd. Vervolgens stuurt het systeem een e-mail naar de klant, die via de meegestuurde link het order kan vrijgeven voor productie.

HIFLEX Webshop laat een lijst zien van alle open orders die voor productie nodig zijn.

36

De klant ontvangt een e-mail met een link naar een speciale pagina voor goedkeuring in de Webshop. Bij goedkeuring kan de daadwerkelijke productie van start gaan.

De link in de e-mail opent een speciale pagina in de Webshop waar de proef kan worden goed-

Goedkeuring voor productie

gekeurd. Door op de pre-flight van het bestand te klikken opent de PDF zich in de webbrowser van

door de klant

de klant. De resolutie en het formaat zijn afhankelijk van de instellingen in uw prepresssysteem, en kunnen naar wens worden aangepast. Als er geen correcties nodig zijn kan het bestand direct richting productie worden verstuurd. Wil de klant toch wijzigingen aanbrengen, dan kunnen die correcties worden doorgegeven of de klant kan goedkeuring weigeren en vervolgens een nieuw bestand toezenden. Als de proef door de klant is goedgekeurd, wordt de status van het order in het HIFLEX MIS automatisch veranderd in »Goedgekeurd«. De daadwerkelijk productie van het order kan dan van start gaan.

37


Online betaalsystemen HIFLEX Webshop beschikt over een PCI certificeerbaar online betaalsysteem om klanten een eenvoudige manier van betaling aan de Webshop aan te bieden.

PCI certificeerbare betaalsysteem

Het verschuldigde bedrag wordt facultatief onmiddellijk verrekend met de klant zodra het order in de HIFLEX Webshop is aangemaakt en afgerond. Het PCI (Payment Card Industry) certificeerbaar betaalsysteem maakt het betalen van de rekening eenvoudig. HIFLEX genereert automatisch een factuur en boekt deze optioneel in de financiële administratie. Ontvangen betalingen van de klant kunnen op dezelfde manier worden verwerkt. Met deze manier van werken bespaart de administratie aanzienlijk op tijd en kosten.

Online betaalsystemen bieden

Het certificeerbaar betaalsysteem biedt zowel de klant als de drukkerij voordelen. Misbruik van de

zowel drukkerijen als hun klanten voordelen

creditcardgegevens van uw klant is uitgesloten. En vanzelfsprekend behoren de installatie van een firewall en communicatie via SSL encryptie tot de standaard beveiligingstechnieken van de HIFLEX Webshop. Het voordeel voor de drukkerij: het verschuldigd bedrag wordt voor de productie al verrekend met de klant. Daarmee behoort het tijdrovende en vervelende versturen van herinneringen en aanmaningen meteen tot het verleden. HIFLEX Webshop maakt al met succes gebruik van verschillende toonaangevende online betaal-systemen, waaronder PayPal, PayOne, Ogone en Authorize.net.

38


Integratie van verzenddiensten Een interface tussen HIFLEX Webshop en verzenddiensten garandeert een snelle en betrouwbare aflevering van het eindproduct bij uw klanten. Als een order is ontvangen, worden automatisch een afleverbon, en inclusief volgcode (UPS) gegenereerd.

Zodra een order is geplaatst, legt het HIFLEX systeem optioneel contact met een van de

HIFLEX Webshop voorziet u van

verzenddiensten waarmee wordt samengewerkt. Het verzenden van het drukwerk wordt dan

een interface naar verzenddiensten

ingepland in het UPS-systeem en er wordt direct een volgcode aangemaakt voor het nauwkeurig opvolgen van uw order. HIFLEX Webshop voorziet in koppelingen met de planning van verzenddiensten aan UPS. Hierbij

Automatische planning door UPS

wordt aflevering automatisch in gang gezet zodra het order bij het systeem wordt aangeleverd. Maar u kunt het HIFLEX systeem natuurlijk ook koppelen met ander verzendbedrijven zoals FedEX. Op het moment dat de aflevering van start gaat, kan de klant aan de hand van de volgcode de voortgang op de voet volgen.

UPS labels kunnen na het order automatisch gegenereerd worden.

39


Job tracking Een belangrijke functie in HIFLEX Webshop is »job tracking«, waarmee de klant online de actuele status van al zijn lopende orders kan volgen. Daarmee biedt u uw klanten een ultieme vorm van transparantie, een service die zich altijd loont.

Online job tracking

»Job tracking« stelt uw klanten in staat de voortgang van alle lopende orders op de voet te volgen, bijvoorbeeld: bestanden ontvangen, drukproef, productie, of klaar voor aflevering. De klant ontvangt informatie over de actuele status van zijn opdracht en weet dus precies hoe het er met zijn drukwerk voor staat.

Hoge mate van transparantie bij de productie van drukwerk

Job tracking bespaart zowel u als uw klant tijd en geld, omdat telefoon- en e-mailverkeer tot een minimum beperkt blijft. De hoge mate van transparantie vormt de basis voor een duurzame relatie met uw klant, omdat klanten altijd volledig op de hoogte zijn van de stand van zaken.

Wachten op

Gegevens

Gegevens

Wachten

Gegevens

gegevens

compleet

in proces

op ok

bevestigd

Order in

Is verstuurd

Is geleverd

Geannuleerd

productie

40


Afroep uit voorraad en fulfillment De HIFLEX functies voor afroep uit voorraad en fulfillment stelt u in staat uw klanten niet alleen drukwerk, maar ook voorraadbeheer, fulfillment en logistieke dienstverlening aan te bieden.

Versterk uw klantenbinding door nog meer toegevoegde waarde te bieden – met de HIFLEX functies

Klantenbinding door middel van

voor afroep uit voorraad en fulfillment. Deze aanvullende diensten voegen waarde toe aan de keten

afroep uit voorraad en fulfillment

van productie en aflevering, van drukken tot de noodzakelijke verpakking en documentatie, via logistiek en voorraadbeheer tot de samenstelling van complete pakketten. Alle processen binnen het commerciële en logistieke systeem worden vanuit de HIFLEX Webshop geautomatiseerd. Deze workflow levert alle betrokken partijen grote voordelen op, omdat uw klant altijd volledig op de hoogte is van zijn actuele voorraden. De klant kan, zodra gewenst, een bepaalde hoeveelheid van de aanwezige producten bestellen en

Verzamelen van samengestelde

een afleverdatum en -adres specificeren. In het orderboek van het HIFLEX MIS wordt automatisch

opdrachten

een order aangemaakt en in het voorraadbeheersysteem wordt een reservering van de benodigde materialen aangemaakt. Via een interne e-mail wordt de drukkerij op de hoogte gesteld van de specificaties en voorzien van een afleverbon, het ordernummer en een bevestiging van de reservering. Een web-based applicatie start de verwerking van het afroeporder: de benodigde onderdelen worden uit voorraad gehaald en de bestelling wordt samengesteld. Op deze manier houden u en uw klant altijd volledig overzicht over de beschikbare hoeveelheid half afgewerkte en afgewerkte producten.

U kunt uw klant meer bieden dan alleen drukservice – bijvoorbeeld ook voorraadbeheer, verpakken, fulfillment en logistieke dienstverlening.

41


Doelgroepgerichte marketing Één van de grootste uitdagingen voor een webshop is succesvolle marketing. Daarom biedt HIFLEX Webshop ook een verkoop- en marketingtool om u te ondersteunen bij het benaderen van potentiële opdrachtgevers, het door blijven ontwikkelen van uw klantrelaties, en een succesvolle evaluatie van de bereikte resultaten.

Specifieke doelgroepen benaderen

Een zorgvuldige analyse van uw doelgroep is noodzakelijk om het benaderen van potentiële klanten en het ontwikkelen van een verdere klantrelatie een goede kans van slagen te geven. Waar een wederverkoper misschien op zoek is naar »geniete brochure« en een zakelijke opdrachtgever waarschijnlijk »advertentiebrochures« wil laten maken, zal een particuliere klant vooral zoeken naar »boekjes« of »clubbladen«. Men wilt uiteindelijk hetzelfde, maar ze benoemen het allemaal verschillend. Als u met iedereen zaken wilt doen, dan is het belangrijk dat u de taal van uw klanten spreekt. Om alle genoemde doelgroepen te kunnen dienen, biedt HIFLEX u een zogenoemde multibranding licentie. Op die manier kunt u meerdere webshops openen, met elk een andere inhoud en een ander ontwerp, onder verschillende domeinnamen, terwijl ze allemaal verbonden zijn met hetzelfde back-end systeem. Elk domein kan zich zo volledig concentreren op een specifieke doelgroep.

Webshop biedt meer

HIFLEX Webshop is ook geschikt om facultatief andere producten dan drukwerk aan te bieden,

dan alleen drukwerk

inclusief promotie artikelen. Voorbeelden zijn mokken, honkbalpetjes, pennen en rolbanners.

Meet het succes van uw website via geïntegreerde interface met Google Analytics.

Google Analytics genereert eenvoudige grafieken en tabellen om het bezoek aan uw website weer te geven en laat zien hoe bezoekers bij u terecht zijn gekomen. Hiermee kunt u nauwkeurig het effect meten van een marketingcampagne.

42

U heeft een nauwkeurig beeld van wie, wat, waar en wanneer uw website is bezocht.

Zoekmachine optimalisering, ofwel het zo programmeren van uw website dat u hoge ogen gooit in

Hoge Google zoekresultaten door

de resultaten van zoekmachines, stond bovenaan het verlanglijstje bij het ontwerpen van HIFLEX

zoekmachine optimalisering

Webshop. Er is met alle belangrijke zoekmachines rekening gehouden, waarbij Google PageRank en Alexa Traffic Rank de belangrijkste succesindicatoren zijn. »Sprekende URLs« ondersteunen u bij de optimalisering. In de bestandsnaam bevatten »Sprekende URLs« de inhoud van de website en zijn dus van invloed op de positionering in zoekmachines. Google Analytics speelt ook een belangrijke rol bij het evalueren van de bereikte resultaten: in

Google Analytics ondersteunt het

aanvulling op de verschillende tabellen en grafieken die door het back-end systeem worden

evalueren van marketingactiviteiten

gegenereerd, maakt HIFLEX Webshop ook gebruik van Google Analytics om het webverkeer en de effectiviteit van marketingcampagnes te meten. Overzichtelijke statistieken en data ondersteunen een goede weergave van de resultaten. De gegevens kunnen alfabetisch worden weergegeven, of chronologisch naar jaar, maand of dag.

43


Promotiecode-generator Het genereren van promotionele actiecodes is geïntegreerd in HIFLEX Webshop, en stelt drukkerijen in staat om bonus- of kortingsacties in te voeren. Gebruik promotionele actiecodes als een snelle en kosteneffectieve manier om aandacht te vragen voor uw marketingactiviteiten.

Promotionele actiecodes

De geïntegreerde functie om promotionele actiecodes te genereren is nog een belangrijke tool

als marketinginstrument

die HIFLEX Webshop biedt aan effectieve marketing en aan het implementeren van bonus- en kortingsacties. Met een minimale investering in tijd en geld kunt u met speciale actiecodes extra aandacht trekken voor uw marketingactiviteiten.

Eenvoudig te realiseren

Het genereren van actiecodes is zeer eenvoudig: u hoeft alleen het aantal codes en de bijbehorende waarde te specificeren. U kunt kiezen voor een korting op een product of op het totaalbedrag. Er kunnen twee verschillende kortingen worden geboden: er kan een vast bedrag (bijvoorbeeld 5 euro) in mindering worden gebracht, of een percentage (bijvoorbeeld 10 procent) van het orderbedrag.

Voor alle doelgroepen

Ook de geldigheid van een kortingsactie wordt door de gebruiker bepaald. De uiterste geldigheidsdatum wordt als zodanig weergeven in een speciaal invulveld. U kunt deze promotionele actiecodes gebruiken als blijk van waardering voor vaste klanten, maar ook als middel om uw marketingcampagne richting potentiële klanten te promoten; HIFLEX Webshop maakt beide toepassingen mogelijk.

Automatische korting

Als de promotionele actiecode wordt gebruikt bij het plaatsen van een order, dan wordt de korting onmiddellijk op het offertebedrag in mindering gebracht.

44

Met het genereren van promotionele actiecodes kunt u razendsnel een nieuwe marketingcampagne realiseren.

45


Partner- en affiliateprogramma’s HIFLEX Webshop biedt ook partner- en affiliateprogramma’s om nieuwe klanten en opdrachten te werven. Klanten, die nieuwe klanten aanbrengen, krijgen als »dank u wel« een bonus. Het is ook mogelijk om uw eigen banners te integreren op de websites van uw klanten en partners.

Eenvoudig nieuwe markten bereiken

HIFLEX Webshop is voor iedereen met een Internetverbinding te bereiken; er zijn geen regionale beperkingen. Daarom is het uiterst eenvoudig nieuwe markten te bereiken. HIFLEX ondersteunt u door middel van de geïntegreerde partner- en affiliateprogramma’s daar graag bij.

Klanten zorgen voor nieuwe klanten

De beste reclame voor een product is de aanbeveling door een vriend of familielid. Zij zullen tenslotte alleen producten aanbevelen waarover zijzelf zeer tevreden zijn. Daarom zal »mondtot-mond« reclame altijd de belangrijkste en meest effectieve manier van reclame blijven.

Via gecodeerde link meeprofiteren van de omzet

Stimuleer uw klanten om uw Webshop bij anderen aan te bevelen. Uw klanten kunnen direct vanuit HIFLEX Webshop een automatische e-mail versturen aan vrienden en bekenden. Het systeem genereert hierbij een speciale code en koppelt die aan een weblink, die de ontvanger van de e-mail kan gebruiken om toegang te krijgen tot de startpagina van uw Webshop. De informatie in de code, bevat namelijk de naam van de klant en de activering van de beloofde korting. Deze worden bij de ontvanger opgeslagen als een cookie. Op deze manier zorgt u ervoor dat de klant die de aanbeveling verstuurde, meedraagt aan de omzet van de nieuwe klant.

Door middele van de HIFLEX Webshop kunnen uw klanten een automatische e-mail naar vrienden of kennissen verzenden.

46

Het is zeer eenvoudig om een banner voor uw eigen Webshop te integreren in een website van

Webshopbanners op de website

uw bestaande klanten. HIFLEX Webshop kan uw klant automatisch de benodigde HTML-code

van uw klanten

aanleveren, die dan eenvoudig in de eigen broncode kan worden geplaatst. De HTML-code bevat alle gegevens voor een succesvolle marketingactie. Een klik op uw banner zorgt ervoor dat de bezoeker direct in uw Webshop belandt. Tegelijkertijd bevat deze link informatie om uw klant mee te laten profiteren van de additionele omzet.

Het systeem genereert automatisch de HTML-code om een webshopbanner te kunnen integreren.

47


Drukken van verzamelvormen Online bestellingen bieden drukkerijen de mogelijkheid verschillende orders te combineren op één drukvel en zo de capaciteit uiterst efficiënt te gebruiken en het rendement te verhogen. Op die manier kunnen zelfs zeer kleine oplages tegen aantrekkelijke prijzen worden gedrukt.

Web2Print betekent verzamelvormen

Een bijzonderheid van Web2Print is het samenstellen van verzamelvormen. Zo kan de drukkerij niet alleen het plaatverbruik verminderen, maar bijvoorbeeld ook de insteltijd, omdat gelijkwaardige opdrachten van verschillende klanten gezamenlijk kunnen worden gedrukt. Het drukken van verzamelvormen bespaart aanzienlijk op overheadkosten en dat is noodzakelijk om vooraan te blijven lopen in de competitieve Web2Print markt. HIFLEX Webshop kan worden gekoppeld aan een Metrix server, waarmee zelfs ongetrainde gebruikers snel en betrouwbaar verzamelvormen kunnen samenstellen. Metrix combineert producten van verschillend formaat en diverse oplages, gevouwen en ongevouwen, met afloop en verschillende looprichtingen, op één drukvel. Het systeem berekent automatisch de meest complexe indelingen met als resultaat perfect gesneden, gevouwen en afgewerkt drukwerk van verschillend formaat. De gecalculeerde layout wordt aangeleverd als een impositie PDF of in JDF layout of Preps template formaat, om verder te worden verwerkt in een aansluitend workflow systeem, zoals AGFA Apogee, Kodak Prinergy, Screen Trueflow of Fujifilm XMF.

De Metrix server verzamelt orders en stelt verzamelvormen samen.

48

Typische workflow:

2.

1.

3. 4. 6.

7. 5.

8.

1. Bestel in HIFLEX Webshop. 2. Order opgenomen in het orderboek, ordernummer wordt aangemaakt. 3. Ordertransfer aan Metrix: er wordt een lijst opgesteld van alle lopende orders waarvan de bestanden

reeds zijn ontvangen via MXML (Metrix XML).

4. Metrix: De automatische plan-functie verzamelt verschillende mogelijke verzamelvormen.

Het systeem of de prepressafdeling beslist welke variant gebruikt gaat worden.

5. MXML output: Metrix maakt een MXML bestand aan (Metrix XML) met alle opdrachten waar geen

plaats voor was op het verzamelvel. Dit MXML bestand wordt later aangevuld met nieuwe

opdrachten vanuit het HIFLEX MIS en vormt de basis voor de volgende samen te stellen

verzamelvormen.

6. JDF impositie: HIFLEX ontvangt de impositie informatie in JDF formaat. 7. HIFLEX maakt een productieomschrijving aan voor de nieuw samengestelde verzamelvorm. 8. HIFLEX verstuurt de bestanden en impositieparameters naar het prepresssysteem en koppelt

het ordernummer van het verzamelorder aan de impositiegegevens.

49

HIFLEX Web2Print • Hoofdstuk 25 • V0110NL

Implementatie en support HIFLEX Webshop wordt geleverd als een complete, direct te gebruiken oplossing op een USB-stick. Kopieer de bestanden eenvoudig naar de webserver en u bent klaar om te beginnen. Mocht u support nodig hebben, dan staan onze medewerkers van het Support Center ter beschikking (van 08:00 uur tot 18:00 uur).

Intel-gebaseerde servers

HIFLEX Webshop maakt gebruik van twee Intel-gebaseerde servers met virtuele Red Hat Linux machines (VMware). Het front-end (VMware 1) draait op een Apache webserver, een mailserver en de HIFLEX Webshop. De optionele preflight check en de PDF-Online software zijn ook op het front-end geïnstalleerd. Het back-end (VMware 2) omvat het HIFLEX MIS als het interne management systeem voor HIFLEX Webshop.

Professioneel Support Center

Vakkundige en snelle ondersteuning is van cruciaal belang bij een Web2Print oplossing. Daarom is

met IT- en drukspecialisten

er altijd iemand aanwezig in ons professionele Support Center. En om er zeker van te zijn dat we u volledig begrijpen, zorgen we ervoor dat al onze specialisten een druktechnische achtergrond hebben.

Snelle support via Internet technologie

Zo werkt het: indien nodig – en alleen na goed overleg – hebben onze medewerkers direct toegang tot uw webserver om daar de aanpassingen te verrichten. Snelle toegang op afstand garandeert hulp op zeer korte termijn en zorgt ervoor dat uw bedrijf soepel blijft lopen. Om deze garantie te kunnen bieden worden alle ontvangen vragen geregistreerd en beheerd in een professioneel

Door software gecontroleerde reactietijden

eSupport Center voor altijd bereikbare en transparante support

supportprogramma. Bovendien kunnen gebruikers de status van hun hulpvragen en opdrachten steeds via Internet volgen. Nadat u op onze website www.hiflex.com een persoonlijke gebruikersnaam en toegangscode hebt ingevoerd, krijgt u toegang tot ons exclusieve eSupport Center. U heeft dus altijd inzicht in onze ondersteuning.

Investeringsbescherming

Uw investering is op termijn veiliggesteld, want door de licentie- en onderhoudscontracten wordt minstens tweejaarlijks een doorontwikkelde versie van alle HIFLEX programma‘s geïnstalleerd. Daarmee heeft u altijd een actuele programmaversie, waarin de nieuwste technische trends en ontwikkelingen verwerkt zijn. Onze medewerkers staan natuurlijk altijd klaar om u ook te helpen met zaken die buiten de licentie afspraken vallen, zoals bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van op maat gemaakte database toepassingen.

50

Tien strategieën voor het succes van Web2Print: 1. Internet markt analyse: Is er al vraag naar uw diensten op het Internet, of is uw product nog niet via een webshop te bestellen? Internet marktonderzoek via Google helpt u snel en eenvoudig aan een duidelijk antwoord (zie: https://adwords.google.com/select/KeywordToolExternal). 2. De juiste domeinnaam: Registreer de juiste domeinnaam. Kies uw domeinnaam zo, dat u snel en automatisch gevonden wordt. U kunt ook verschillende namen registreren, zodat u bij spelfouten toch gevonden wordt. Hoe meer domeinen u heeft, hoe groter de vindkans. 3. Infrastructuur: Een stevige basis voor uw webshop is belangrijk. Een online webshop met verschillende koppelingen maakt gerichte uitbreiding met aanvullende opties mogelijk. Biedt zoveel mogelijk betaalsystemen aan en bescherm de gegevens van uw klanten via SSL encryptie. HIFLEX Webshop ondersteunt u op dit gebied met PCIcertificeerbare betalingsmogelijkheden. 4. Professionele website: U kunt maar een keer een eerste indruk maken. Dat geldt zeker voor het ontwerp van uw Webshop, die zowel aantrekkelijk als professioneel moet ogen. Uw website is het visitekaartje van uw drukkerij. Met Drupal kunnen professionele ontwerpen gemaakt als ook onderhouden worden, of vanuit het Internet worden geladen. 5. Klanten werven: Werven van nieuwe klanten door speciale marketingacties, of via banners op websites te plaatsen. HIFLEX Webshop biedt u verschillende mogelijkheden om u te helpen bij het aanboren van nieuw markten. 6. Vertrouwen: Win het vertrouwen van de bezoekers van uw Webshop. Kwaliteitskeurmerken, aanbevelingen van uw klanten en garanties hebben een positieve invloed op online kopers. 7. Zoekmachine optimalisering: Internet biedt vele nieuwe en vaak goedkope marketingkanalen. Zoekmachine optimalisering speelt hierbij een belangrijke rol. HIFLEX Webshop is geoptimaliseerd om bij alle belangrijke zoekmachines hoog te scoren in de lijst met zoekresultaten. 8. Nieuwsbrieven: Hou uw klanten op de hoogte van interessante onderwerpen en speciale aanbiedingen. HIFLEX Webshop maakt het mogelijk automatisch nieuwsbrieven te genereren om uw klanten te informeren over uw portaal en uw diensten. 9. Automatiseren: Zorg goed voor uw klanten, maar ook voor uzelf. Zorg ervoor dat het verwerken van orders is geautomatiseerd. De geïntegreerde optionele preflight check controleert de aangeleverde bestanden. Online orders lenen zich bovendien uitstekend voor het samenstellen van verzamelvormen, die zeer efficiënt en rendabel kunnen worden geproduceerd. U kunt uw capaciteit optimaal benutten, en daarmee uiterst competitief opereren in de markt van kleine oplages. 10. Klantenbinding: Blijf in contact met uw klanten. Genereer persoonlijke aanbiedingen, of biedt uw klanten kortingen, bonussen of klantkaarten aan. De HIFLEX Webshop bevat allerlei mogelijkheden om u te verzekeren dat klanten zullen blijven terugkeren.

51

52068 Aken

52

Web2Print Systeembeschrijving

Recommend Documents