Príloha č. 2 k Smernici č. 28/2006-R
Vzorový registratúrny plán pre školy a školské zariadenia Registratúrna značka RZ
Názov vecnej skupiny
Znak hodnoty Lehota uloženia ZH - LU
V Všeobecná agenda VA VA1 VA2 VA3 VB VC VD VE VF VG VG1 VG2 VK VM VN VP VR VS
Analýzy a rozbory Vlastné - ročné a dlhodobé Vlastné - krátkodobé Riadených organizácií Projekty a programy školy Koncepcia rozvoja školy Delimitačné protokoly Evidencie Bežná korešpondencia Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám Poskytnutie informácie Rozhodnutie Komisie Metodická a koordinačná činnosť Indexy a registre Registratúrny denník Dokumentácia k vyraďovaciemu konaniu (odovzdávacie zoznamy) Preberacie zoznamy (spisy do registratúrneho strediska)
A-5 5 5 A-10 A-10 A-10 5 3 5 5 5 5 A-10 A-10 A-10 1 (po vyradení spisov)
VT VU VV VV1 VV2
Výpožičné lístky Súdne spory, dokumenty zmierovacieho konania, rozsudky Štatistika Ročná a dlhodobá Krátkodobá
1
5 10 A-5 5
A AA AB AC AD AE AE1 AE2 AE3 AE31 AE32 AE33 AE34 AE4 AF AG
Agenda riadenia
Zriaďovacia listina (zmeny a dodatky) Štatút Vnútorné riadiace akty (príkazy, organizačný poriadok, bezpečnostný poriadok, registratúrny poriadok, smernice, pokyny) Rada školy Porady Operatívne porady riaditeľa Pedagogické Rodičovské združenia (porady, zápisnice, dokumentácia) Slovenská rada rodičovských združení Slovenská rada rodičovských združení - rodičovské združenia pri škole Slovenská rada rodičovských združení - rodičovské združenia pri školskom združení Zväz maďarských rodičov na Slovensku Školských poradní Dohody o spolupráci s inými orgánmi a organizáciami Vyznamenania, ocenenia, diplomy a uznania udelené škole
A-10 A-10 A-10 A-10 5 5 5 5 5 5 5 10 A-10
C BOZP a OPP, Civilná obrana CA CA1 CA2 CA3 CA4 CA5 CB CC CD CE CO CO1 CO2 CO3 CO4 CO5
Úrazy Ľahké Ťažké Doklady o pracovnej úrazovosti z hľadiska náhrad škôd spôsobených na zdraví Štatistické výkazy o úrazovosti žiakov Záznamy o úrazoch a ich prešetrení, záznamy z prešetrenia ťažkých a smrteľných úrazov Dokumentácia školení, preškolení z oblasti OPP a BOZP Protokoly výsledkov z kontrol a previerok Protokoly o vykonaní dozoru, evidované karty ocharnných pomôcok, kniha inštruktáží o BOZP Dokumentácia BOZP Civilná obrana Plány hlavných úloh na úseku obrany Základné materiály CO, opatrenia Záznamy z previerok z CO, dokumentácia školení, inštruktáží a previerok Záznamy funkcií určených zamestnancov, návrhy pre styk s utajovanými skutočnosťami Pomocná vojenská evidencia
2
5 A-5 5 5 5 5 A-5 5 5 5 5 5 5 5
E Publikačná činnosť EA EB EC
Propagačné filmy, fotografické materiály viažúce sa ku škole Časopisy vydané školou alebo školským zariadením Kronika školy
5 A-10 A
G Ekonomická agenda GA GA1 GA2 GA3 GA4 GU GU1 GU2 GU3 GU4 GU41 GU42 GU5 GU6 GZ GZ1 GZ2 GZ3 GZ4 GZ5 GZ6 GZ7 GZ8 GZ9 GZ10
Rozpočet Vlastný Správy o čerpaní Zmeny, rozpočtové opatrenia Záverečný účet Účtovníctvo Ročné výkazy (súvaha, výkaz ziskov a strát, hlavná kniha) Krátkodobé výkazy Účtovné doklady (faktúry, platobné poukazy, interné doklady,... Mzdy Podkady pre zostavenie miezd Výstupy miezd Prihlásenia (odhlásenia) do zdravotnej a sociálnej poisťovne Daňové výkazy Zmluvy Kúpne O prevode správy majetku štátu O výpožičke Nájomné Zámenné O závodnom stravovaní O dielo O dotáciách zo štátneho rozpočtu O sponzorstve Darovacie
3
A-10 5 5 A-10 A-10 5 5 5 5 5 5 5 A-10 5 5 5 5 5 5 5 5
L
Hospodárska agenda
LA LB
Verejné obstarávanie Budovy (vlastné)
5
LB1
Stavebná a projektová dokumentácia
LB2 LB3 LB4 LD LD1 LD2 LE LE1 LE2 LE3 LE4 LF LF1 LF2 LF3 LF4 LF5 LF6 LF7 LF8 LF9 LF10 LF11 LI LI1 LI2 LI3 LI4 LI5 LI6 LI7 LI8 LI9 LK LK1 LK2 LK3 LK4 LK5 LP LP1 LP2
Opravy a údržba Investičná výstavba Register investícií Delimitácie budov, priestorov a miestností, výpočtovej techniky a mot. vozidiel Základná evidencia Pomocná evidencia Energia Elektrická - prihlášky, odhlášky Plyn - prihlášky, odhlášky Voda - prihlášky, odhlášky Komunálny odpad - prihlášky, odhlášky Hospodársko-finančné veci Pohľadávky, fakturovanie Osobné motorové vozidlá - prevádzka Denník dispečera Administratívne dohody Telefón. stanice, fax, modem, TV, rozhlas, rádiostanice, noviny, časopisy Poštovné Kancelárska a iná technika Objednávky Doprava - jednotný vozový park Evidencia skladových zásob Sklad - príjem, výdaj Inventarizácia Základná evidencia budov a pozemkov Základná evidencia inventárneho zariadenia Pomocná evidencia Majetku a skladových zásob Inventárne karty hmotného majetku Ponuka prebytočného majetku Znalecké posudky Vyradenie majetku Likvidácia majetku Koncesné obstarávanie Vyhlásenie verejného výberového konania Priame zadanie Udelenie a odňatie koncesie Neudelenie koncesie Previerky Poistenie Zmluvy Likvidácia škody
A (po zrušení školy alebo školského zariadenia)
4
5 5 5 A-10 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 A-10 5 5 A-10 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
M Domov Mládeže MA MB MC MD ME MF MG
Denník výchovných skupín Ročný program DM Mesačné programy VVČ skupín Vnútorný poriadok DM Domovová kniha Harmonogram služieb pre vychovávateľov DM Ročný program práce stravovacej komisie
A-5 A-5 5 10 A-5 5 5
N Liečebno-výchovné sanatóriá NA NB NC ND NE NF NG NH NI NJ NK NL NM
Kniha hlásení o úteku Evidencia vydaných liekov Výpis zo zdravotného záznamu (FCO) Fotokópie kartičiek poistencov Individuálny reedukačný program (IRP) Kniha denného hlásenia Týždenný plán práce vo výchovnej činnosti Denné prípravy Organizačný plán výletu Harmonogram služieb pre vychovávateľov Zoznam chovancov (podľa skupín) Dovolenky chovancov Priestupky chovancov
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 3 5
O Poradne a odborná činnosť OA
OB OC OD OE OF OG OH OI OK OL OM
Dokumentácia klienta - pedagogické charakteristiky, správy zo psychologických vyšetrení, ... Evidencia klientov (zošity vedené odbornými zamestnancami) Metodické materiály - interná tvorba Podklady k plánu činností a vyhodnotenie činností Kontrola odborných činností zamestnancov Agenda - prevencia sociálno-patologických javov (aj CVPP pri PPP) Projekty, koncepcie (aj ďalšou dokumentáciou) Štátna štatistika - o činnosti PPP, CVPP pri PPP Agenda - osobnostný, výchovno-vzdelávací a sociálny vývin Agenda - deti zdravotne postihnuté, so ŠVVP Agenda - návrhy (OPŠD, špec. MŠ, špec. ZŠ, Diag. Centrum, LVS, ...) Agenda - profesijné poradenstvo 5
20 (od posledného poskytnutia zdravotnej starostlivosti)
A-5 A-10 5 5 10 A-10 A-10 5 5 5 5
ON OP OP1 OP2 OR OS OT OV
Plán práce poradne Pozvánky na hromadné akcie (exkurzie, výlety, kurzy, školenia, prípravky, semináre, prednášky, besedy,...) Organizované poradňou Organizované inou organizáciou Despitážne dotazníky (stredné, základné, materské, špeciálne školy, obce, mestá,...) Cvičenia, didaktické hry, tábory,... Vyhodnocovacia správa činnosti za školský rok Vyhodnotenia činností koordinátorov, výchovných poradcov
5
A-5 5 5 5 A-5 5
P Personálna agenda PA PB PC PD PE PF PG PH PI PJ
Osobný spis zamestnanca - obsahuje platový dekrét, menovací dektrét,... Rozbory klasifikačnej štruktúry a stavu zamestnancov Kolektívna zmluva Dovolenky Dochádzky Žiadosti o prijatie do zamestnania a ich odpovede Dokumentácia k výberovému konaniu Mzdové listy Starostlivosť o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,...) Dohody (o vykonaní práce, o brigádnickej činnosti)
70 (od narodenia)
A-10 A-10 3 3 5 5 50 5 5
R Materské školy po dovŕšení 10. roku života dieťaťa
RA
Evidenčný list dieťaťa
RB RC RD RE RF RG
Prihlášky, rozhodnutia alebo oznámenia o prijatí, neprijatí dieťaťa do MŠ Rozhodnutia o prerušení dochádzky dieťaťa Dochádzka dieťaťa Splnomocnenie rodičov o prevzatí dieťaťa Potvrdenia o bezinfekčnosti dieťaťa Záznamy o deťoch (pedagogická diagnostika - charakteristika dieťaťa)
6
5 5 3 2 5 5
S Vzdelávací proces, školstvo SA
Triedna kniha
SB SC SD SE SF SG SH SI SJ SK SL SM SN SO SP SR SS ST ST1 ST2 ST3 SU SU1 SU2
Triedny výkaz Učebné plány Učebné osnovy Protokol o maturitných skúškach Protokol o záverečných skúškach Protokol o absolutóriu Protokol o komisionálnych skúškach Vzdelávacie štandardy Plán výchovno-vzdelávacej činnosti Plán práce školy Rozvrh hodín Hospitačný záznam Školská inšpekcia a štátny dozor Galéria úspechov školy (olympiády, súťaže) Súťaže (výsledky, programovo-organizačné zabezpečenie) Účelové cvičenia, didaktické hry Nepovinné predmety Vysvedčenia Neprevzaté vysvedčenia Nostrifikácia Agenda k odpisom vysvedčení, neprevzaté odpisy z vysvedčení Poukazy Vzdelávacie Kultúrne
10 60 (od narodenia)
A-10 A-10 A-20 A-20 A-20 A-20 A-10 10 10 5 5 A-10 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Š Školské stravovanie ŠA ŠB ŠC ŠD
Dokumentácia k stravným lístkom Mesačný výkaz v spotrebe potravín Žiadanky na tovar Výdajky
5 5 5 5
7
T TA TB TB1 TB2 TC TC1 TC2 TD TE TE1 TE2 TE3 TE3
Finančná kontrola a audit Kontroly v organizácii Vonkajšie Vnútorné Kontrola plnenia opatrení Z vyšších orgánov Z vlastných orgánov Petície Sťažnosti, podnety a oznámenia Správy a dokumenty Konkrétne prípady Odstúpené so sledovaním Odstúpené bez sledovania
10 10 10 10 10 10 A-10 10 10 10 10
Y YP YP1 YP2 YP3 YP4 YP5 YP6 YP7 YP8 YS YT YT1 YT2
Kontrola
Informatika
Programové vybavenie Inštalácia - doklady, zmluvy, licencie Antivírové programy Overovanie a schvaľovanie APV Pripomienky a reklamácie Údržba a inovácia aplikácií Základné programové vybavenie Operačné systémy Štandardné programové vybavenie Školenia a semináre Technické vybavenie školy Inštalácia TV - doklady, zmluvy Zmluvy, doklady, reklamácie
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
8
Z Žiacke veci ZA ZA1
Dokumentácia žiaka Osobný spis žiaka
ZA2
Katalógový list žiaka (osobný list žiaka, katalógový priebeh štúdia ...)
10 60 (od narodenia žiaka)
20 (od posledného poskytnutia zdravotnej starostlivosti)
ZA3
Zdravotný záznam žiaka
ZB ZC ZD ZE
Klasifikácia prospechu a správania žiakov (úľavy z dochádzky, ospravedlnenky, nedbalá dochádzka, napomínanie) Prijímacie konanie (zápisnica, dokumentácia, rozhodnutia) Trestné činy žiakov, škody spôsobené žiakmi Organizačné zabezpečenie hromadných školských akcií
ZF ZG ZH ZI ZJ ZK ZL ZM ZN
Štúdium žiaka v zahranicí Zahraniční študenti Prerušenie štúdia, individuálny študijný plán Vylúčenie zo štúdia Písomné práce žiakov Záujmové útvary Zaradenie podľa odborných činností Štipendiá Lekárske prehliadky žiakov
ZO
Návrhy na prijatie žiaka so špeciálnymi výchovnými potrebami školy, špeciálnych tried a 5 (po ukončení štúdia) na individuálnu integráciu
5 5 10 5 5 (po ukončení štúdia)
5 5 10 3 5 5 10 5
9
