VVB

Kerkbalans / VVB Ondersteuning en voorbeeld voor de actie Kerkbalans / VVB

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB Inleiding Dit document beschrijft in zijn geheel hoe u de actie Kerkbalans kan opzetten en uitvoeren. Dit omvat de aanschrijfwijze van personen, de selectie, de sortering, het afdrukken van bezorglijsten en het uiteindelijk afdrukken van de kerkbalans formulieren. In het document wordt aan de hand van een voorbeeld aangegeven hoe deze actie werkt. In uw gemeente is het voorbeeld vast niet helemaal gelijk aan de lokale situatie. U kunt dit dus zelf aanpassen waar nodig. Het document beschrijft niet hoe de rapportage editor werkt. Dit staat omschreven in de handleiding, hoofdstuk 8. (Deze staat op de CD-Rom van Scipio) Gebruik dit document als ondersteuning voor uw eigen actie(s). Let op: De gegeven voorbeelden kunnen in uw gemeente afwijken.

Advies: Lees dit document op uw gemak door.

Pagina 2

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 1. Een Kerkbalans fonds Met de actie kerkbalans worden er toezeggingsformulieren aan uw gemeenteleden aangeboden. Deze toezeggingsformulieren kunnen volledig zelf gemaakt worden. U kunt dit ook uitbesteden aan een derde partij. De gemeenteleden kunnen vervolgens op dit toezeggingsformulier aangeven hoeveel men in het aankomende jaar wil gaan betalen aan de kerk. Daarbij kunnen ze aangeven op welke manier men wil gaan betalen en in hoeveel termijnen. Om dit goed bij te houden heeft u een fonds nodig. Voor het gemak kunt u dit fonds de naam ‘Kerkbalans’ geven. Indien u dit fonds nog niet heeft dan kunt u deze aanmaken door te gaan naar: Fondsadministratie – Onderhoud Fondsen. Klik daar op Toevoegen en vul alle gevraagde gegevens in. Vergeet niet hierbij de gegevens van de begunstigde (dat is de kerkelijke gemeente) in te vullen. De begunstigde gegevens worden gebruikt voor: - Het afdrukken van acceptgiro’s (indien gebruikt) - Het aanmaken van een ClieOp03 incassobestand (indien gebruikt) Na het aanmaken / controleren van het kerkbalans fonds kunt u het onderhoud fondsen weer afsluiten. Later zullen de ontvangen toezeggingsformulieren verwerkt gaan worden waarbij deze toezeggingen ingegeven gaan worden. Deze worden dan ingegeven op het fonds ‘Kerkbalans’.

Pagina 3

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 2. Personen aanschrijven Een van de belangrijkste onderdelen van de actie kerkbalans is om de juiste personen aan te schrijven. In dit document gaan we uit van onderstaand gezin.

Man – gezinshoofd –

45 jaar

Vrouw – echtgenote –

41 jaar

Man – zoon –

22 jaar

Vrouw – dochter –

15 jaar

Vrouw – dochter -

7 jaar

Voor de man en de vrouw komt er 1 kerkbalansformulier. Op dit formulier komen de namen van de man en van de vrouw te staan. In de rapportage editor kunt u hiervoor gebruik maken van de velden ‘Contactnaam’ en ‘Directmailnaam’. U kunt dan eenvoudg op persoonlijke titel de personen aanschrijven. Dit heeft doorgaans een beter effect dan ‘Geacht gemeentelid’. Deze aanschrijfwijze wordt de ‘Combinatie aanschrijving’ genoemd. Om deze combinatie aanschrijving bij iedereen op de juiste manier in te stellen gaat u naar: Leden – Repareren ledengegevens

Pagina 4

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 2. Personen aanschrijven - vervolg Plaats hier de vinkjes zoals hieronder is aangegeven en klik vervolgens op Uitvoeren:

Op dat moment krijgen de gehuwde personen –allebei behorende tot de gekozen denominatiesde combinatie aanschrijving. De velden die veel gebruikt worden voor de aanschrijving zijn: Directmailnaam Contactnaam Contactadres (blok) Bovenstaande velden houden rekening met de gekozen aanschrijfwijze.

Pagina 5

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 3. Voorbeeldselectie Belangrijk: In dit document wordt een voorbeeld selectie voor Kerkbalans weergegeven. Dit voorbeeld kan in uw gemeente afwijken – u kunt het wel als handvat gebruiken! De volgende personen moeten in dit voorbeeld worden aangeschreven voor Kerkbalans:

Omschrijving opdracht:

Veldnaam/ opmerking:

Er moet voor alle actieve personen een kerkbalans formulier komen. Deze personen moeten gedoopt zijn of belijdenis hebben gedaan. Deze personen moeten de GK, NH of PKN gezindte hebben. Deze personen moeten 21 jaar of ouder zijn op 1 januari. Deze personen moeten een vinkje hebben bij Kerkbalans Deelname . Deze personen mogen geen blokkade hebben voor de postverzending.

status kerk.staat kerk. gezindte geb. datum kerkbalans postverzending

Extra eisen: Per persoon moet er een formulier worden afgedrukt. Let op: Gehuwde en samenwonende partners moeten op één formulier.

(mits deze voldoen aan bovenstaande omschrijving)

Eén partner per gezin tonen

De formulieren moeten per bezorgwijk worden afgedrukt.

Per bezorgwijk

De volgorde die gehanteerd moet worden is op bezorgwijk, binnen de bezorgwijk op bezorgsectie, binnen de bezorgsectie op straatnaam, binnen de straatnaam op huisnummer, op volgorde van gezinsopbouw.

Uitgebreide sortering.

De looplijsten/bezorglijsten moeten op dezelfde volgorde als de formulieren worden afgedrukt; dit moet per straatnaam worden uitgeprint.

Bezorglijsten

Verbreden en Verdiepen

Geavanceerde eisen: 1. De personen die in het afgelopen jaar 21 zijn geworden krijgen een bepaalde brief. 2. De personen die vorig jaar niets hebben toegezegd krijgen een eigen brief. 3. De personen die vorig jaar tussen de 0,01 en 250,00 hebben toegezegd krijgen een eigen brief. 4. De personen die vorig jaar meer dan 250,00 hebben toegezegd krijgen een eigen brief.

Pagina 6

Brief A Brief B Brief C Brief D

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 3. Voorbeeldselectie - vervolg Het eerste wat moet gebeuren is dat de zoekopdracht goed begrepen wordt. Neem hiervoor de tijd. Wanneer het doel helder is; is de uitvoering eenvoudig. Er zijn -

TIP

een aantal zaken waarmee rekening gehouden moet worden: De selectie van de juiste personen moet gemaakt worden De volgorde moet correct zijn Per categorie personen moet een aparte brief geprint worden. o Brieven moeten gemaakt worden in de rapportage editor. o Regels moeten worden ingesteld

Uw eigen selectie kunt u verderop in dit document opschrijven.

Wanneer u weet welke groep welke brief krijgt dan kunt u deze brieven maken in de rapportage editor. Hoe dit werkt staat omschreven in hoofdstuk 8 van de handleiding Scipio (Deze staat op de CDRom van Scipio).

Pagina 7

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans Start het selectiescherm via: Leden – Overzichten – Selectie. Kies: Bestand – Nieuwe zoekopdracht

LET OP

LET OP

Waarom moet u dit menu onderdeel kiezen: De volgende instellingen zijn van invloed op het resultaat van uw zoekopdracht. Door op Bestand – Nieuwe zoekopdracht te klikken kunt u niet per ongeluk een fout maken. Eén partner per gezin tonen. Eén persoon per gezin tonen. Partnergegevens tonen.

In dit voorbeeld wordt ‘één partner per gezin tonen’ gebruikt. Doordat de combinatie aanschrijving gebruikt gaat worden, zullen beide partners aangeschreven worden op één formulier.

Pagina 8

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg U kunt nu alleen de volgende optie aanvinken: Eén partner per gezin tonen. Controleer of bovenstaande optie is aangevinkt. Ga naar: Selectie – Selectie instellingen…

Er verschijnt een nieuw scherm met vier tabbladen: - Selectie - Opvraag volgorde vanuit database - Sortering op scherm - Uitvoer Eerst wordt de selectie gemaakt in het tabblad Selectie op basis van de gegeven opdracht: Klik op ‘Toevoegen’. Selecteer het veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: status Vink ‘actief’ aan en klik op ‘OK’.

Pagina 9

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg Klik weer op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: kerk. staat Vink ‘dooplid’ en ‘belijdend lid’ aan en klik op ‘OK’. Klik weer op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: kerk. gezindte Vink ‘Geref. Kerken’ en ‘Ned. Hervormde Kerk’ en ‘Prot. Kerk in Nederland’ aan en klik op ‘OK’. Klik weer op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: geb. datum Bij vanaf geeft u bijvoorbeeld in: 01 januari 1880 Bij t/m geeft u bijvoorbeeld in: 31 december 1989

( 2010 – 21 jaar = 1989 )

( Selectie maken op bijvoorbeeld 21 jaar of ouder ) Klik weer op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: kerkbalans Kies ‘Ja’ en klik op OK Kies ‘EN’ Kies ‘NIET’ Klik op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een selectie op wilt uitvoeren.

Selecteer: postverzending Kies alle opties, behalve ‘geen blokkade’ en klik op OK. Indien gewenst kan nu op dezelfde manier een bezorgwijk worden toegevoegd. De selectie is nu gemaakt; de volgende stap is het tabblad ‘Opvraag volgorde vanuit database’. Klik op het tabblad ‘Opvraag volgorde vanuit database’.

Pagina 10

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg De selectie is gemaakt. Deze selectie kan dus worden opgevraagd vanuit de achterliggende databank. In de databank staan de gegevens echter op willekeurige volgorde.

Voorbeeld van een gezin zoals deze in de databank is opgenomen:

Vrouw – dochter -

7 jaar


41 jaar


45 jaar

Man – zoon –

22 jaar


15 jaar

Het is dus noodzakelijk om bij de selectie aan te geven welke volgorde de personen opgevraagd moeten worden vanuit de database.

Gewenste sorteerwijze:


45 jaar


41 jaar

Man – zoon –

22 jaar


15 jaar

Vrouw – dochter -

7 jaar

Pagina 11

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg Om de personen met de gewenste sorteervolgorde te selecteren kan deze volgorde worden aangegeven bij het tabblad ‘Opvraagvolgorde vanuit database’. Verwijder de huidige sortering door (meerdere keren) te klikken op de knop ‘Verwijderen’ onderin het scherm. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’. Selecteer het veld waar u een sortering op wilt toepassen.

Selecteer: gezinshoofdnaam (oplopend) klik op ‘OK’.

Klik weer op ‘Toevoegen’. Selecteer het volgende veld waar u een sortering op wilt toepassen.

Selecteer: Gezinsvolgorde binnen PE familie Nu de gewenste opvraagvolgorde is ingesteld kunt u onder het tabblad ‘Sortering op scherm’ de laatste stap uitvoeren. In het voorbeeld staat:

Extra eisen: De volgorde die gehanteerd moet worden is op bezorgwijk, binnen de bezorgwijk op bezorgsectie, binnen de bezorgsectie op straatnaam, binnen de straatnaam op huisnummer, op volgorde van gezinsopbouw.

De uiteindelijke sortering moet feitelijk dus als volgt worden: Bezorgwijk Bezorgsectie Adres Gezinnen

Pagina 12

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg U zit nu in het scherm Sortering op scherm. Verwijder de huidige sortering door (meerdere keren) te klikken op de knop ‘Verwijderen’ onderin het scherm. Klik vervolgens op ‘Toevoegen’. Selecteer het veld waar u een sortering op wilt toepassen.

Selecteer: Bezorgwijk. Klik op Toevoegen.

Selecteer:: Bezorgsectie. Klik op Toevoegen.

Selecteer: Adres.

Klik op Toevoegen.

Selecteer: Huisnummers Klik op Toevoegen.

Selecteer: Gezinshoofdnaam. Klik op Toevoegen.

Selecteer: Gezinsvolgorde. Klik op Toevoegen.

De gewenste sortering staat nu gereed. Klik op de knop ‘OK’.

De selectie is nu klaar. De sortering is nu klaar. Controleer of de volgende optie is aangevinkt: Eén partner per gezin tonen.

Pagina 13

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB Vervolgens kunt u de selectie uitvoeren door te klikken op:

Elke kerkelijke gemeente heeft een andere selectie en een andere sorteerwijze.

LET OP

Denk hierbij de selectie bijvoorbeeld aan eigen coderingen of bepaalde velden waarop u ook wilt selecteren. Dit kan ook de kerkelijke gezindte nog zijn of juist een andere status. Denk hierbij de sorteerwijze bijvoorbeeld aan looplijsten in plaats van bezorgwijken; op postcode of juist op straatnaam etc. Bekijk de selectie daarom altijd goed!

Pagina 14

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB

Hieronder kunt u uw eigen selectie en sorteerwijze opschrijven: Selectie:

Sorteerwijze:

Pagina 15

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 4. Personen selecteren voor Kerkbalans - vervolg

Resultaat: Op dit moment staan de personen die voldoen aan onderstaande zoekopdracht in uw beeldscherm:

Omschrijving opdracht: Er moet voor alle actieve personen een kerkbalans formulier komen. Deze personen moeten gedoopt zijn of belijdenis hebben gedaan. Deze personen moeten de GK, NH of PKN gezindte hebben. Deze personen moeten 21 jaar of ouder zijn op 1 januari. Deze personen moeten een vinkje hebben bij Kerkbalans Deelname . Deze personen mogen geen blokkade hebben voor de postverzending.

Daarbij opgemerkt dat waar een man en een vrouw binnen een gezin voldoen aan de opdracht; alleen de man zichtbaar is. (Er wordt namelijk één partner per gezin weergegeven).

Pagina 16

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 5. Uitvoer / kolommen aanpassen Nadat het resultaat op het beeldscherm is verschenen, kunt u extra uitvoerkolommen toevoegen of juist een aantal kolommen verwijderen. Werkwijze om een kolom aan het zoekresultaat toe te voegen: Klik op Resultaat – Toevoegen aan resultaat – Ander veld…

Selecteer nu het veld / de velden welke u wilt toevoegen. Enkele handige velden om te voegen zijn: -

burg. staat gezinsrelatie kerk. gezindte status

Maar ook: -

Directmailnaam Contactnaam

-

Looplijstwijk Looplijstsectie Bezorgwijk Bezorgsectie

Pagina 17

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 5. Uitvoer / kolommen aanpassen – vervolg Nadat het resultaat op het beeldscherm is verschenen, kunt u extra uitvoerkolommen toevoegen of juist een aantal kolommen verwijderen. Werkwijze om een kolom uit het zoekresultaat te verwijderen: Klik op Resultaat – Verwijderen uit resultaat – Selecteer het veld dat u wilt verwijderen.

TIP

U kunt de kolommen op elk gewenst tijdstip aanpassen

Pagina 18

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 6. Sorteren op de gewenste sorteermethode Nadat het resultaat op het beeldscherm is verschenen kunt u de sortering op het scherm nog aanpassen. Eerder hebben we een selectie gemaakt op basis van bezorgwijken. Stel u wilt dit wijzigen in looplijsten dan kunt u in dit geval gebruik maken van de functie ‘Hersorteren’. Ga naar het menu onderdeel: Resultaat – Resultaat hersorteren…

U zit nu in het scherm Resultaat Hersorteren. In de linkerlijst zoekt u op: Looplijst. Klik op Toevoegen. In de linkerlijst zoekt u op: Looplijstsectie. Klik op Toevoegen. In de linkerlijst zoekt u op: Adres. Klik op Toevoegen. U krijgt nu de vraag wat u met de huisnummers wilt doen. Selecteer ‘Normale sortering’ en klik op OK. In de linkerlijst zoekt u op: Gezinshoofdnaam. Klik op Toevoegen. In de linkerlijst zoekt u op: Gezinsvolgorde. Klik op Toevoegen. De gewenste sortering staat nu gereed. Klik op de knop Hersorteren. Het resultaat staat nu op de juiste manier gesorteerd.

Pagina 19

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 7. Personen bewaren voor latere controle U kunt de geselecteerde personen bewaren om later weer op te roepen. Het resultaat van de zoekopdracht wordt opgeslagen. Dit is dus een exacte kopie van de gegevens zoals u die op dit moment op uw scherm heeft. Selecteer in het menu: Resultaat – Resultaat naar klembord U kunt vervolgens een omschrijving geven aan dit resultaat Voorbeeld: Kerkbalans Klik vervolgens op ‘OK’. Tip: U kunt vervolgens later op elk gewenst tijdstip dit resultaat weer oproepen via: Resultaat – Resultaat van klembord.

Pagina 20

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken De volgende personen moeten in dit voorbeeld worden aangeschreven voor Kerkbalans:

Omschrijving opdracht:

Veldnaam/ opmerking:

Er moet voor alle actieve personen een kerkbalans formulier komen. Deze personen moeten gedoopt zijn of belijdenis hebben gedaan. Deze personen moeten de GK, NH of PKN gezindte hebben. Deze personen moeten 21 jaar of ouder zijn op 1 januari. Deze personen moeten een vinkje hebben bij Kerkbalans Deelname . Deze personen mogen geen blokkade hebben voor de postverzending.

status kerk.staat kerk. gezindte geb. datum kerkbalans postverzending

Extra eisen: Per persoon moet er een formulier worden afgedrukt. Let op: Gehuwde en samenwonende partners moeten op één formulier.

(mits deze voldoen aan bovenstaande omschrijving)

Eén partner per gezin tonen

De formulieren moeten per bezorgwijk worden afgedrukt.

Per bezorgwijk

De volgorde die gehanteerd moet worden is op bezorgwijk, binnen de bezorgwijk op bezorgsectie, binnen de bezorgsectie op straatnaam, binnen de straatnaam op huisnummer, op volgorde van gezinsopbouw.

Uitgebreide sortering. Bezorglijsten

De looplijsten/bezorglijsten moeten op dezelfde volgorde als de formulieren worden afgedrukt; dit moet per straatnaam worden uitgeprint. Verbreden en Verdiepen

Geavanceerde eisen: 1. De personen die in het afgelopen jaar 18 zijn geworden krijgen een bepaalde brief. 2. De personen die vorig jaar niets hebben toegezegd krijgen een eigen brief. 3. De personen die vorig jaar tussen de 0,01 en 250,00 hebben toegezegd krijgen een eigen brief. 4. De personen die vorig jaar meer dan 250,00 hebben toegezegd krijgen een eigen brief.

Pagina 21

Brief A Brief B Brief C Brief D

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB De selectie van de juiste personen is gereed. De sortering van de personen is gereed. Het resultaat kan nu worden afgedrukt. Afdruk mogelijkheden: - Bezorglijsten / Looplijsten - Kerkbalansformulieren o Via de rapportage editor van Scipio (aanbevolen) o Via externe programma’s zoals Microsoft Word etc.

Pagina 22

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Selectiescherm - Resultaat afdrukken – De bezorglijst / looplijst Het juiste resultaat staat in de juiste volgorde in uw beeldscherm. U kunt nu de bezorglijsten/looplijsten gaan afdrukken. Ga hiervoor naar: Bestand – Afdrukken. Selecteer vervolgens ‘Looplijst/bezorglijst’ en klik op ‘Afdrukken’

Vervolgens kan worden aangegeven welke indeling van toepassing is. In het voorbeeld moet het op straatnaam worden uitgeprint.

Klik vervolgens op OK om de bezorglijst/looplijst af te drukken.

Pagina 23

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – Gemaakt met de rapportage editor – I

Met Scipio kunt u eenvoudig gemaakte brieven met de rapportage editor koppelen aan uw selectieresultaat. Het is mogelijk om aan diverse groepen bijv. een begleidende brief en een toezeggingsformulier te koppelen. De brieven worden n.a.v. uw ingegeven sortering, hierbij te denken aan bijv. volgorde loop- of bezorglijsten uitgeprint. Voordat u de brieven gaat koppelen is het van belang dat u de gewenste groepen gaat definiëren d.m.v. de groepen te collectief muteren. Hieronder wordt u stap voor stap met een voorbeeld uitgelegd hoe u zelf gemaakte documenten (rapportage editor) kunt koppelen aan een specifieke groep. Groepen definiëren U gaat naar ‘Beheer - Programma instellingen – Eigen indeling’. Klik op ‘Wijzigen’. Vervolgens kiest u een veld ‘Niet gebruikt’ en klik op ‘Wijzigen’. Geef vervolgens een gewenste ‘Nieuwe omschrijving’ in en selecteer bij nieuw veldsoort ‘Codeveld’. Klik op ‘Ok’.

De volgende stap is het aanmaken van groepsnamen (zie het voorbeeld hieronder). Dit doet u via ‘Beheer – Gemeente indeling – Onderhoud omschrijvingstabellen.

Zodra u de gewenste groepen heeft ingegeven klikt u op´Opslaan´.

Pagina 24


Collectief muteren Maak vervolgens per groep een selectie. Voorbeeld: Definiëren groep ‘Jongvolwassenen’: Selectie criteria:

Status - ‘Actief’ Kerk. Staat - ‘dooplid’ en ‘belijdend lid’ Kerk. Gezindte - ‘Geref. Kerken’-‘Ned. Hervormde Kerk’- ‘Prot. Kerk in NL Geb. Datum – vanaf 21 jaar t/m 30 Kerkbalans deelname ‘Ja’

Is uw selectie compleet klik op ‘Ok’. Vervolgens klikt u op het vergrootglas, het resultaat komt in beeld. De volgende stap is het resultaat collectief te muteren. Dit doet u als volgt: U gaat naar ‘Resultaat – Resultaat collectief muteren’.

Klik op ‘Toevoegen’. In ons geval zoeken we naar: ‘Kerkbalans 2012’.

Vervolgens vinken we de waarde ‘Jongvolwassenen’ aan en klikken op ‘Ok’. Het volgende scherm komt in beeld. Klik vervolgens op ‘Verwerken’.

Pagina 25


Herhaal bovenstaande stappen voor de overige groepen (met de juiste selectie). Uiteindelijk zijn alle personen welke aangeschreven moeten worden voor Kerkbalans in een groep onderverdeeld. Selectie Kerkbalans Maak vervolgens de gehele selectie voor de ‘Kerkbalans 2012’. Sorteer het restultaat zoals u het geprint wilt hebben (zie voor meer informatie op pag. 12). Zodra het resultaat in de juiste volgorde in uw beeldscherm staat, kan deze worden samengevoegd met de eerder gemaakte documenten in de rapportage editor.

Ga hiervoor naar Bestand – Afdrukken Selecteer vervolgens ‘Bijdrageformulier’ en klik op ‘Instellen’

Pagina 26


8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – Gemaakt met de rapportage editor – I

Selecteer bij het Bijdragefonds: ‘Kerkbalans’ Selecteer bij Gebruik layout: ‘Scipio Samenvoegdocument(en)’ Klik op: ‘Regels instellen…’

Klik op’ Toevoegen’.

Pagina 27

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – gemaakt met Rapportage editor – I In onderstaand scherm kunt u eigen regels instellen. In het voorbeeld dat we volgen moeten we de volgende instelling maken:

-

Geef een omschrijving regel in. Vink ‘De eigen indeling’ aan. Selecteer het gewenste veld en geef de waarde in. Hierna vinkt u ‘Het volgende document moet worden afgedrukt’ aan en klikt u op ‘Bladeren’ om het bijbehorende document te selecteren. Indien gewenst kunt u nog een volgend document selecteren welke voor de betreffende groep afgedrukt moet worden. Vervolgens herhaalt u voorgaande stappen voor alle aangemaakte groepen binnen de actie Kerkbalans. Wanneer alle brieven gekoppeld zijn kunnen deze in een keer worden afgedrukt.

Pagina 28

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – gemaakt met Rapportage editor - II Het resultaat staat nu in de juiste volgorde in uw beeldscherm. Deze kan nu worden samengevoegd met de eerder gemaakte documenten in de rapportage editor. Ga hiervoor naar Bestand – Afdrukken Selecteer vervolgens ‘Bijdrageformulier’ en klik op ‘Instellen’

Selecteer bij het Bijdragefonds: ‘Kerkbalans’ Selecteer bij Gebruik layout: ‘Scipio Samenvoegdocument(en)’ Klik op: ‘Regels instellen…’

Pagina 29

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – gemaakt met Rapportage editor - II

Klik op’ Toevoegen’. In onderstaand scherm kunt u eigen regels instellen. In het voorbeeld dat we volgen moeten we de volgende instelling maken: -

De personen De personen De personen eigen brief. De personen

die in het afgelopen jaar 21 zijn geworden krijgen een bepaalde brief. die vorig jaar niets hebben toegezegd krijgen een eigen brief. die vorig jaar tussen de 0,01 en 250,00 hebben toegezegd krijgen een die vorig jaar meer dan 250,00 hebben toegezegd krijgen een eigen brief.

Pagina 30

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – gemaakt met Rapportage editor - II Bij ‘Omschrijving regel:’ vult u: 21-jarigen Selecteer de voorwaarde voor deze regel Selecteer: ‘Wanneer de persoon in het jaar 2009 GEEN toezegging heeft gedaan. Selecteer: Leeftijdsselectie Selecteer: De persoon is in het jaar 2009 (21) jaar oud geworden. Indien gekozen voorwaarde geldig is, dan de volgende actie ondernemen: Selecteer: ‘ Het volgende document moet worden afgedrukt;’ Selecteer: Bladeren… Kies het eerder gemaakt bestand, Brief A Klik op: Open Kies: ‘OK’ Klik op ‘ Toevoegen’ Bij ‘ Omschrijving regel:’ typt u: 0 toezeggers Selecteer de voorwaarde voor deze regel Selecteer: ‘Wanneer de persoon in het jaar 2009 GEEN toezegging heeft gedaan. Selecteer: Leeftijdsselectie Selecteer: ‘De persoon moet op 01 januari 2010 minimaal de volgende leeftijd hebben: (22) jaar. Indien gekozen voorwaarde geldig is, dan de volgende actie ondernemen: Selecteer: ‘ Het volgende document moet worden afgedrukt;’ Selecteer: Bladeren… Kies het eerder gemaakt bestand, Brief B Klik op: Open Kies: ‘OK’ Klik weer op ‘ Toevoegen’ Bij ‘ Omschrijving regel:’ typt u: 0 tot 250 Selecteer de voorwaarde voor deze regel Selecteer: ‘Wanneer de persoon in net jaar 2009 een toezegging heeft gedaan vanaf: (0,01) tot en met (249,99). Indien gekozen voorwaarde geldig is, dan de volgende actie ondernemen: Selecteer: ‘ Het volgende document moet worden afgedrukt;’ Selecteer: Bladeren… Kies het eerder gemaakt bestand, Brief C Klik op: Open Kies: ‘OK’ Klik weer op ‘ Toevoegen’ Bij ‘ Omschrijving regel:’ typt u: 250 en hoger

Pagina 31

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren – gemaakt met Rapportage editor - II Selecteer de voorwaarde voor deze regel Selecteer: ‘Wanneer de persoon in net jaar 2009 een toezegging heeft gedaan vanaf: (250) tot en met (25.000). Indien gekozen voorwaarde geldig is, dan de volgende actie ondernemen: Selecteer: ‘ Het volgende document moet worden afgedrukt;’ Selecteer: Bladeren… Kies het eerder gemaakt bestand voor deze situatie. Klik op: Open Kies: ‘OK’ U heeft nu de verschillende vier documenten toegewezen aan de juiste personen.

Let op: U kunt ook per eigen gemaakte groep deze instellingen opbouwen. Een eigen groep maakt u in de eigen indeling. Zo kunt u exact zelf bepalen wie in welke groep zit en wie daardoor welke brief toegezonden krijgt! Indien u meer informatie wenst over het aanmaken en indelen van een eigen indeling neem dan contact met ons op. Hiervoor hebben we een stap voor stap instructie gereed liggen. Afdrukken Om eventueel een afdrukvoorbeeld te bekijken kunt u op “voorbeeld” klikken, zodat u de eerste 40 formulieren kunt controleren. Klik vervolgens op afdrukken om de kerkbalansformulieren af te drukken.

Pagina 32

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB Resultaat afdrukken - eigen samenvoegdocumenten – gemaakt met Rapportage editor

U wilt eigen documenten samenvoegen met meerdere groepen. Maak allereest een “eigen indeling” aan om uiteindelijk de groepen aan de desbetreffende document samen te voegen. Maak per groep een selectie en muteer deze collectief (met uw aangemaakte eigen indeling). Doe dit vervolgens voor alle groepen. Nadat de groepen collectief gemuteerd zijn, maakt u één selectie waarin alle personen weergegeven worden. Het resultaat staat nu in de juiste volgorde in uw beeldscherm. Deze kan nu worden samengevoegd met de eerder gemaakte documenten in de rapportage editor. Ga hiervoor naar Bestand – Afdrukken Selecteer vervolgens ‘Bijdrageformulier’ en klik op ‘Instellen’ Selecteer bij het Bijdragefonds: ‘Kerkbalans’ Selecteer bij Gebruik layout: ‘Scipio Samenvoegdocument(en)’ Klik op: ‘Regels instellen…’

Klik op “Toevoegen”

Pagina 33

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB Vul de omschrijvingsregel in selecteer “uw eigen indeling” met de bijbehorende waarde

Indien gekozen voorwaarde geldig is, dan de volgende actie ondernemen: Selecteer: ‘ Het volgende document moet worden afgedrukt;’ Selecteer: Bladeren… Kies het eerder gemaakt bestand, Brief .... Klik op: Open Kies: ‘OK’ Herhaal dit vervolgens voor alle groepen. Zijn alle documenten samengevoegd klik op “afdrukken”.

Pagina 34

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken samenvoegdocument – Kerkbalansformulieren afdrukken U heeft aangegeven dat u de gegevens in het selectiescherm wilt gaan samenvoegen met een

samenvoegdocument, welke is gemaakt met Rapportage editor. Dit document moet nu geselecteerd worden. Klik hiervoor op de knop ‘Bladeren’.

Selecteer het bestand (blauw maken) waarmee u het selectieresultaat wilt samenvoegen. Klik vervolgens op ‘Openen’.

Pagina 35

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 8. Resultaat afdrukken samenvoegdocument – Kerkbalansformulieren afdrukken U ziet nu in het scherm dat de gegevens worden samengevoegd met het door u gekozen bestand. Om door te gaan klikt u op ‘Doorgaan’.

Indien u heeft aangegeven dat er een acceptgiro onder het samenvoegdocument moet komen: In de eigenschappen van het samenvoegdocument heeft u aangegeven dat een acceptgiro onder het formulier dient te worden afgedrukt. Geef nu de opbouw van de acceptgiro in:

Bij het afdrukken van acceptgiro’s kunt u gebruik maken van sjablonen. Klik op ‘Instellen’ om te controleren welk sjabloon actief is bij de acceptgiro. Klik op ‘Doorgaan’ om de daadwerkelijke samenvoegdocumenten, inclusief acceptgiro’s, te gaan afdrukken.

Pagina 36

Scipio – Actie Kerkbalans / VVB 9. Resultaat afdrukken – Kerkbalansformulieren afdrukken – via Microsoft Word Het juiste resultaat staat in de juiste volgorde in uw beeldscherm. Deze kan nu worden samengevoegd met het een Microsoft Word document. Om de juiste gegevens te exporteren naar Microsoft Word kiest u: Resultaat – Resultaat exporteren. Kies vervolgens ‘Export-database geschikt voor Mail Merge vanuit Microsoft Word’.

Klik op Volgende - De gegevens worden nu klaargezet. Sluit Scipio vervolgens af. Ga naar Start – Alle programma’s – Hagru – Datamap weergeven – Openen. Voor het gemak noemen we dit doellocatie ‘X’. (Deze map is wel wat ‘verstopt’ in Windows Vista / Windows 7). Op een gegeven moment kunt u binnen Microsoft Word aangeven met welk databestand u de brief wilt koppelen. Blader nu naar doellocatie ‘X’. Selecteer de map Data01 en daarna Selectie.mdb Open deze en koppel op de normale manier.

Pagina 37


Ruimte voor notities:

Pagina 38

VVB

Recommend Documents