vrijwilligers. Laurens Liduina

Handboek Samenwerking medewerkers/vrijwilligers Laurens Liduina

Voor je ligt het Handboek met protocollen voor de samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers in Laurens Liduina. Een protocol is een document dat tot doel heeft medewerkers en vrijwilligers te ondersteunen bij het uitvoeren van hun taken, met andere woorden het geeft aan hoe een handeling uitgevoerd moet worden. Een protocol is een voorschrift of middel om tot kwalitatief goede en verantwoorde zorg te komen. Het geeft stap voor stap aan hoe iets gedaan moet worden. Dit handboek is tot stand gekomen als één van de stappen in het project Zorg Beter met Vrijwilligers. Gestart door Vilans, een kennisorganisatie voor langdurige zorg in Utrecht, deed Liduina als koploper mee in het traject dat verbetering van de samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers voorstond. Het beschrijven en afstemmen van de taken die beide groepen verrichten, maakt die taken niet alleen inzichtelijk, medewerkers en vrijwilligers zijn er ook op aanspreekbaar. In het project gaat het om zogenaamde afdelingsgebonden vrijwilligers, d.w.z. zij die betrokken zijn bij de zorg rond bewoners per afdeling. Daarom komen hoofdzakelijk deze protocollen in dit Handboek voor. De praktijk leerde dat het ook aan te bevelen is om de taken en werkzaamheden van nietafdelingsgebonden vrijwilligers te beschrijven. Zij zijn voornamelijk betrokken bij het facilitaire deel van Liduina of bij de geestelijke verzorging. Zij hebben dus te maken met alle bewoners van de hele locatie. Ook daarvan treft u al een protocol aan. Het betekent dat dit handboek zich in de loop van de tijd zal uitbreiden. Niet alleen dat echter. Omdat de ouderenzorg voortdurend in ontwikkeling is, zullen de protocollen zo nodig geactualiseerd worden.

Anne-Marie Vrijssen Coördinator vrijwilligers en informele zorg mei 2013

Handboek Samenwerking medewerkers/vrijwilligers - Anne-Marie Vrijssen - Laurens Liduina

1

Afdelingsgebonden vrijwilligers

Individueel Administratieve ondersteuning

3

Begeleiding ziekenhuis + aanvraagformulier + checklist

7 13 15

Bezoekvrijwilliger

17

Wandelvrijwilliger

22

Rolstoel rijden

28

Formulier: Verslag contact bewoner/vrijwilliger over het afgelopen halfjaar

30

Voor alle bewoners van een etage Koffie / maaltijd / thee ronddelen op de afdeling

31

Taken specifieke verzorgenden Contactpersoon afdeling: aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er)

37

Contactverzorgende individuele vrijwilligers

38

Niet-afdelingsgebonden vrijwilligers Winkel Shopperie


39

2

PROTOCOL VOOR VRIJWILLIGERS DIE ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING GEVEN AAN EEN BEWONER Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe iets gedaan moet worden. Eerst vind je de vacature, daarna de werkzaamheden en als laatste staat wat de taken van de medewerkers naar de vrijwilliger zijn.

Aanvraag voor administratieve ondersteuning door een vrijwilliger Deze aanvraag, die wordt neergelegd bij de coördinator vrijwilligers, kan komen van 1. de bewoner zelf 2. familie of zaakwaarnemer van de bewoner nb: Een aanvraag kan ook gedaan worden door Liduina, maar dat gebeurt dan altijd pas na overleg met de bewoner zelf, dan wel met diens/haar familie of mantelzorger via een zorgleefplanbespreking.

Informatief gesprek met de bewoner Alvorens de coördinator vrijwilligers op zoek gaat naar een vrijwilliger heeft zij eerst een informatief gesprek met de aanvrager. ad 1. Aanvraag komt van de bewoner Het gaat erom om duidelijk te krijgen wat het verzoek behelst en waarom het verzoek op dit moment geplaatst wordt. - Wat wil de bewoner aan ondersteuning ontvangen? . Wat is de concrete hulpvraag? . Gaat het om ondersteuning bij de post (het ordenen van binnenkomende post en verzending van bijvoorbeeld verjaardagspost)? . Gaat het om het (re-)organiseren van een adressenbestand? . Gaat het om ondersteuning bij de persoonlijke administratie (giro-/bankzaken; het doen van betalingen)? . Gaat het om (alleen) belastingaangifte? . Gaat het om ondersteuning bij de totale administratie alsook belastingaangifte? - Wat is er veranderd in de situatie waardoor er nu ondersteuning gevraagd wordt? - Wat is de voorgeschiedenis? - Wie bood tot op dat moment ondersteuning? Waarom niet meer? Voor welke zaken? - Is hij/zij van de aanvraag op de hoogte? - Blijft hij/zij betrokken op afstand? - Is er behoefte aan mondelinge of schriftelijke verantwoording naar die persoon toe? Bovenstaande betekent dat de coördinator vrijwilligers altijd in gesprek gaat met de bewoner, alsook met de familie/mantelzorger als deze laatste tot op dat moment ondersteuning gaf. ad 2. Aanvraag komt van familie/zaakwaarnemer Dezelfde vragen als onder 1 zijn van kracht.


3

Intake van een vrijwilliger Ervan uitgaande dat er inderdaad een reële behoefte aan ondersteuning bestaat, gaat de coördinator vrijwilligers op zoek naar een passende vrijwilliger. Deze vrijwilliger moet - naast de algemene criteria die Laurens regio NW hanteert - voldoen aan de volgende toelatingseisen: - betrouwbaar zijn - eerlijk zijn - accuraat zijn. Naarmate de hulpvraag ingewikkelder wordt (giro-/bankzaken), nemen de eisen uiteraard toe. Er bestaat een rechtstreekse relatie tussen beide. Zo gelden voor een vrijwilliger die betalingen moet verrichten of belastingaangifte moet doen ook eisen als - financieel inzicht hebben - evt. kunnen internetbankieren - kennis van zaken hebben (over bijv. belastingaangiftes). De verantwoordelijkheid voor de inschaling ligt bij de coördinator vrijwilligers. De coördinator toetst de bovenstaande eisen.

Contact bewoner/vrijwilliger 1. Wanneer de coördinator vrijwilligers van mening is dat de aanvraag tot ondersteuning inderdaad gehonoreerd dient te worden en als zij een passende vrijwilliger heeft gevonden, vindt er een kennismakingsgesprek plaats waarbij aanwezig zijn: - de bewoner - evt. de familie die tot op dat moment de zaken voor zijn/haar rekening nam - de coördinator vrijwilligers. In dit gesprek stelt de coördinator vrijwilligers ieder aan elkaar voor en geeft zij een korte samenvatting van de tot op dat moment gevoerde gesprekken. Ook is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen ter verduidelijking naar beide partijen toe. Indien zowel van de zijde van de bewoner (plus evt. familie) als de vrijwilliger ingestemd wordt m.b.t. administratieve ondersteuning, dient afgesproken te worden - hoe vaak en wanneer de vrijwilliger de bewoner bezoekt - hoe en hoe vaak de vrijwilliger rapporteert over de ondersteuning, zeker als familie op afstand woont. Gebeurt dat telefonisch, schriftelijk via e-mail? 2. Wanneer een vrijwilliger daadwerkelijk aan de slag gaat, zullen zijn/haar eerste werkzaamheden vooral gericht zijn op - het inzicht krijgen in de huidige situatie - het inzicht krijgen in de voorgeschiedenis - het zicht krijgen op de uit te voeren handelingen. Deze zijn afhankelijk van de afgesproken ondersteuning. Indien de eerste periode achter de rug is, zal hoogstwaarschijnlijk een lagere bezoekfrequentie afgesproken kunnen worden, omdat dan slechts sprake is van 'onderhoud'.


4

3. Net zoals bij alle andere individuele vrijwilligers, wordt in het zorgleefplan opgenomen dat er bij de desbetreffende bewoner een vrijwilliger komt, in dit geval voor administratieve ondersteuning. De betrokken vrijwilliger wordt daarvan in kennis gesteld (taak evv-er). 4. Indien de vrijwilliger administratieve ondersteuning geeft aan een bewoner die niet op zijn/haar kamer is (omdat deze i.v.m. toezicht op een van de huiskamers verblijft), dan kan de vrijwilliger zich melden of bij de receptie die de evv-er waarschuwt, of rechtstreeks bij de evv-er.

Eerste contact vrijwilliger/afdeling De coördinator vrijwilligers - stelt de nieuwe vrijwilliger voor aan de contactverzorgende (c.v.) van de bewoner, omdat de vrijwilliger met haar het meest overleg heeft m.b.t. de bewoner - stelt de vrijwilliger ook voor aan de aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er) op de afdeling. Bij haar kan de vrijwilliger terecht met algemene vragen of opmerkingen m.b.t. het vrijwilligerswerk, of wanneer er zich onverhoopt problemen voordoen. - stelt de vrijwilliger voor aan de teamleider - maakt een foto van de vrijwilliger, die door de avv-er wordt opgenomen in de fotocollage op de afdeling - brengt de vrijwilliger op de hoogte van de gang van zaken m.b.t. het aan- en afmelden bij binnenkomst en vertrek. De avv-er doet dat bij hun kennismaking voor de duidelijkheid nog een keer.

Verdere contact van vrijwilliger/afdeling Vrijwilliger - Bij binnenkomst en vertrek in Liduina meldt de vrijwilliger zich aan op de afdeling. Daartoe vraagt hij/zij al bij binnenkomst bij de receptie naar de naam en het telefoonnummer van de avv-er van de afdeling (of als zij afwezig is van een evv-er). Het kan zijn dat de avv-er/evv-er toevallig bij de zusterpost zit. Dan is er dus persoonlijk contact, anders telefonisch. Zij kan informatie betreffende de bewoner geven sinds het laatste bezoek van de vrijwilliger. - Bij vertrek meldt de vrijwilliger zich weer af en geeft evt. signalen door aan de avv-er/evv-er bij wie hij/zij zich aanmeldde bij binnenkomst, of, wanneer de avv-er/evv-er al naar huis is, bij de dan werkende verzorgende. Bijzonderheden worden vermeld in het zorgleefplan. - De vrijwilliger meldt zich dus altijd aan en af. Avv-er - De avv-er draagt er zorg voor dat de regelmatige komst van de administratieve vrijwilliger bekend is op de afdeling (kalender, agenda). Contactverzorgende - Voor vragen m.b.t. het contact met de bewoner is de contactverzorgende het aanspreekpunt. - Zij neemt de naam van de administratieve vrijwilliger op in het zorgleefplan van de bewoner, zodat ook de familie hiervan op de hoogte is (komt ter sprake tijdens de zlp-bespreking). - Bij onverwachte veranderingen in de situatie van een bewoner (ziekenhuisopname, overlijden) is het de taak van de c.v. of haar vervangster om de vrijwilliger hiervan op de hoogte te brengen.


5

- Vóór een bespreking van het zorgleefplan (tweemaal per jaar) neemt de contactverzorgende met de individuele vrijwilliger contact op om te infomeren naar zijn/haar ervaringen over het afgelopen halfjaar. - Na de zorgleefplanbespreking neemt de c.v. ook weer contact op met de vrijwilliger voor het teruggeven van bijzonderheden die voor de vrijwilliger van belang zijn (de bewoner heeft hiervoor toestemming gegeven). Teamleider Het is de taak van de teamleider om dit hele proces te faciliteren en te toetsen.

Ondersteuning vrijwilliger - Bewoner M.b.t. het contact met de bewoner vindt de begeleiding op de afdeling plaats. - Algemeen De coördinator vrijwilligers zorgt voor de algemene ondersteuning van individuele vrijwilligers. Deze ondersteuning is belangrijk om de vrijwilliger te stimuleren en zo nodig aan te spreken op de uitvoering van de taken. En verder biedt het de mogelijkheid om met vrijwilligers te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst. - Specifiek Formeel is coördinator vrijwilligers verantwoordelijk voor de handelingen van de administratieve vrijwilliger. In het begin heeft de coördinator maandelijks een toetsingsgesprek over het vrijwilligerswerk, daarna kan een lagere frequentie afgesproken worden, bijvoorbeeld één maal per twee maanden; in ieder geval nooit minder dan één maal per drie maanden. Het te voeren overleg kan in diverse vormen plaatsvinden, bijvoorbeeld telefonisch, zeker bij de nog hoge frequentie van één maal per maand. Bij deze vorm van vrijwilligerswerk toetst de coördinator vrijwilligers ook incidenteel bij de bewoner zelf of deze tevreden is, zeker in het begin.

Toerusting De coördinator vrijwilligers regelt structurele toerusting voor de groep individuele vrijwilligers.

Gebruikte afkortingen: evv-er c.v. avv-er

eerst verantwoordelijk verzorgende contactverzorgende aandachtsvelder vrijwilligers


6

PROTOCOL BEGELEIDING ZIEKENHUIS ofwel begeleiding naar een specialist, arts of tandarts door een vrijwilliger Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe iets gedaan moet worden. Eerst vind je de vacature met intake beschreven, de aanvraag, de werkzaamheden twee dagen vóór de afspraak en alles wat er op de dag van de afspraak moet gebeuren.

Intake van een vrijwilliger Een vrijwilliger die een bewoner begeleidt naar een specialist of (tand)arts moet - naast de algemene criteria die Laurens regio NW hanteert - voldoen aan de volgende eisen: - invoelend vermogen (specifiek gericht op oudere en/of zieke mensen) - over enige levenservaring beschikken - geduld hebben - stressbestendig zijn - in staat moeilijke en/of onverwachte situaties op te lossen - inzicht hebben in de gang van zaken in een polikliniek van een ziekenhuis - de Nederlandse taal goed beheersen. Daarbij is het van belang vast te leggen - of de vrijwilliger bereid is met de bewoner mee naar binnen te gaan bij de specialist om . een extra luisterend oor te bieden . eventueel dat wat de bewoner vertelt aan te vullen met de ontvangen informatie van de verzorging . eventuele vragen ter verduidelijking te stellen. - Maar ook of het voor de vrijwilliger een bezwaar is een bewoner te helpen bij . de transfer uit en in de rolstoel . het uit- en aankleden . een transfer op en van de onderzoekstafel. Deze aspecten zijn belangrijk bij het maken van een goede match bij een aanvraag. nb:

Vrijwilligers die bereid zijn mee naar binnen te gaan en een bewoner te helpen op het gebied van uit- en aankleden, alsook transfers zullen door de coördinator vrijwilligers aangemeld worden bij de fysiotherapeute voor een korte tilinstructie.

Binnen de halfjaarlijkse zorgleefplanbespreking wordt aan de orde gesteld of er bij familie van de bewoner de mogelijkheid en/of bereidheid is de bewoner te begeleiden bij een eventueel bezoek aan een specialist/ziekenhuis. Mocht er niemand zijn dan wordt door de evv-er/contactverzorgende per individuele situatie bekeken of de begeleiding uitgevoerd moet worden door een verzorgende dan wel door een vrijwilliger gedaan kan worden.


7

Aanvraag voor begeleiding van een bewoner naar het ziekenhuis De schriftelijke aanvraag komt van de zorgafdeling waar de bewoner woonachtig is. De aanvraag moet tijdig worden ingediend, minimaal één week van te voren. Er is een aanvraagformulier begeleiding specialist/(tand)arts, waarop door een evv-er/verzorgende het volgende moet worden ingevuld: - de naam van de evv-er/verzorgende die de aanvraag doet, alsook haar telefoonnummer of het telefoonnummer van de afdeling - de datum van de aanvraag - de naam en het kamernummer van de bewoner voor wie begeleiding wordt aangevraagd. - In welk ziekenhuis de bewoner een afspraak heeft en op welke afdeling/polikliniek - de datum van de afspraak - het tijdstip. - De plaats waar de bewoner zal zijn op het moment dat de vrijwilliger komt om de bewoner te begeleiden. - Of de bewoner . zelf loopt . gebruik maakt van een rollator . in een rolstoel zit en . of dat een eigen rolstoel is of een rolstoel van Liduina. - Waar de benodigde bescheiden zich bevinden: in beheer bij de bewoner zelf, dan wel op de zusterpost. Het betreffen: het verzekeringsbewijs van de bewoner, het legitimatiebewijs, de medicatielijst, een evt. artsen- of verwijsbrief. - Wat de verwachtingen zijn van de verzorging naar de vrijwilliger toe: . een bewoner alleen begeleiden tot aan de deur van de specialist/(tand)arts . met een bewoner mee naar binnen voor extra ondersteuning in het gesprek met de specialist (arts of tandarts) en terugkoppeling na afloop naar de verzorging . om ook fysieke ondersteuning te bieden. De evv-er/verzorgende geeft de receptie opdracht om vervoer te regelen. Indien dit is gebeurd wordt het aanvraagformulier verder ingevuld met de volgende gegevens: - Welke instantie het vervoer doet (meestal zal dit zijn: de BIOSgroep). - hoe laat het vervoer vanuit Liduina zal vertrekken. nb: Het komt voor dat een bewoner zelf vervoer regelt (indien hij/zij bezwaren heeft tegen BIOSgroep). Het is in het belang van een goed verloop op de dag van de afspraak, dat de zorgafdeling checkt of het vervoer inderdaad geregeld is en ook in dit geval het tijdstip van vertrek aangeeft op het aanvraagformulier. De aanvraag wordt ingeleverd in het postvak van de coördinator vrijwilligers of persoonlijk overhandigd.


8

De coördinator vrijwilligers zoekt een passende vrijwilliger De coördinator vrijwilligers zoekt uit de zgn. 'ziekenhuisvrijwilligers' een passende vrijwilliger. Hierbij houdt zij rekening met de aard van het te verwachten bezoek (dient de vrijwilliger een luisterend oor te bieden? wordt verwacht dat een bewoner fysiek onderzocht zal worden?) Uitgangspunt zal zijn dat - voor vrouwelijke bewoners een vrouwelijke vrijwilliger gezocht wordt - voor mannelijke bewoners een mannelijke vrijwilliger gezocht wordt - voor vrouwelijke bewoners zelden een mannelijke vrijwilliger zal meegaan - voor mannelijke bewoners kan ook een vrouwelijke vrijwilliger meegaan als daar noodzaak voor is. ----------Wanneer de coördinator een vrijwilliger heeft gevonden die geschikt en beschikbaar is, geeft zij - telefonisch en/of via de e-mail aan de vrijwilliger de ingevulde gegevens van het aanvraagformulier door, d.w.z. . naam en kamernummer van de bewoner . naam en afdeling van het ziekenhuis . tijdstip van de afspraak en het tijdstip van het verwachte vertrek uit Liduina . wat de verwachtingen zijn t.a.v. de begeleiding (al dan niet met bewoner mee naar binnen voor ondersteuning tijdens het consult, in woord en/of daad). - aan de afdeling door wie de bewoner zal begeleiden. Dat doet zij door onderaan op het aanvraagformulier in te vullen: . de naam van de vrijwilliger . het tijdstip dat de vrijwilliger aanwezig zal zijn . het telefoonnummer van de vrijwilliger. Dat laatste voor het geval dat er onverwacht toch familie meegaat of de afspraak niet doorgaat.

Twee dagen vóór de geplande afspraak Een evv-er of verzorgende checkt de volgende punten: - Gaat de afspraak nog steeds door? - Ingeval de afspraak niet doorgaat, is de vrijwilliger daarvan op de hoogte gesteld? nb: Als de vrijwilliger niet te bereiken is, dan wordt de afmelding doorgegeven aan de coördinator vrijwilligers of, als zij niet aanwezig is, aan de receptie die op haar beurt de coördinator vrijwilligers daarvan op de hoogte brengt. De coördinator neemt dan alsnog contact op met de vrijwilliger. - Als de afspraak wel doorgaat . is het vervoer inderdaad geregeld? . komt het tijdstip waarop de vrijwilliger komt (onderaan op het aanvraagformulier) overeen met de tijd dat de taxi in Liduina verwacht wordt? . zijn alle bescheiden aanwezig?


9

. zijn ze op de plek die is aangegeven op het aanvraagformulier? . komt de plaats waar de bewoner zal zijn overeen met de plaats aangegeven op het formulier?

De dag van de afspraak Voor het geval de afspraak plotseling niet doorgaat of er onverwachts een familielid de bewoner begeleidt: de evv-er/(contact)verzorgende brengt onverwijld de vrijwilliger hiervan op de hoogte. In Liduina: het vertrek naar de specialist - Een evv-er of verzorgende draagt er zorg voor . dat de benodigde gegevens aanwezig zijn op de op het aanvraagformulier afgesproken plaats . dat de bewoner klaar zal zijn (op tijd aangekleed, naar het toilet geweest, jas aan) op het moment dat het vervoer zal komen. Verder betekent het dat een bewoner die in een rolstoel meegaat (al of niet van de bewoner zelf) in die rolstoel klaar zit op de kamer of op de andere plaats die op het aanvraagformulier is aangegeven. nb: Indien er een rolstoel van Liduina meegaat (dus niet van de bewoner zelf) nagaan en ervoor zorgen dat er voetsteunen aan zitten en de banden hard opgepompt zijn. . dat er voor een bewoner die incontinent is, zo nodig incontinentiemateriaal wordt meegegeven. - Op het tijdstip dat de vrijwilliger zal arriveren, is er een evv-er of verzorgende op de zusterpost . om de vrijwilliger te ontvangen . zo nodig de vereiste informatie door te geven voor een goede gang van zaken bij de specialist (overdracht) . de gewenste bescheiden mee te geven indien de bewoner die niet zelf beheert . het telefoonnummer door te geven van de bellendienst, voor het geval er onverhoopt vragen rijzen tijdens het bezoek aan (de specialist in) het ziekenhuis . evt. incontinentiemateriaal mee te geven. - De vrijwilliger die in Liduina aankomt meldt zich eerst op de zusterpost, ten teken dat hij/zij er is en ontvangt evt. informatie m.b.t. de bewoner. - Hij/zij haalt vervolgens de bewoner op. - Als de bewoner de vereiste papieren zelf in beheer heeft, checkt de vrijwilliger of de bewoner ze inderdaad bij zich heeft. - Samen wachten ze op het vervoer. nb:

Het komt voor dat niet alles in orde is. Dan vraagt de bewoner soms aan de vrijwilliger om nog een jas of iets dergelijks te halen op de kamer van de bewoner. De vrijwilliger is echter niet bevoegd om alleen in de kamer van de bewoner te zijn; hij/zij koppelt dat verzoek dus terug naar de verzorging.


10

In het ziekenhuis - Bij aankomst in het ziekenhuis meldt de vrijwilliger met de afsprakenkaart de aankomst van de bewoner . op de desbetreffende afdeling/polikliniek . in het Erasmus MC bij de gastvrouwen. Vervolgens wacht zij met de bewoner tot hij/zij aan de beurt is bij de specialist (arts, tandarts). Gaat al of niet mee naar binnen. nb:

De vrijwilliger moet lopende bewoners altijd goed in het oog houden, want zij kunnen tijdens het wachten gaan dwalen en de weg kwijtraken.

- Indien de vrijwilliger de bewoner begeleidt tijdens het consult, voert de bewoner toch zelf het woord. De vrijwilliger luistert slechts. Zo nodig - en dit is naar inschatting van de vrijwilliger - vult de vrijwilliger de informatie van de bewoner naar de dokter aan met informatie van de afdeling of stelt vragen. Daarbij is het van groot belang dat de dokter in gesprek blijft met de bewoner en niet over het hoofd van de bewoner alleen nog maar met de vrijwilliger spreekt. - Bij een eventueel onderzoek kan het gebeuren dat de hulp van de vrijwilliger gewenst is . bij het uit de rolstoel komen en terug in de rolstoel helpen . bij het uit- en aankleden . bij het op de onderzoektafel helpen (en ervan af). - De arts zal (evt. na onderzoek) komen tot een aantal afspraken. Deze bespreekt hij met de bewoner. De vrijwilliger luistert. Zo nodig zal de vrijwilliger - naar eigen inschatting - vragen ter verduidelijking stellen omdat hij/zij de afspraken moet terugkoppelen naar de verzorgenden van Liduina. - De afspraken worden opgeschreven en doorgegeven aan de balie van de desbetreffende polikliniek. Daarbij wordt tevens een evt. vervolgafspraak gemaakt en evt. recepten worden door de bewoner, dan wel de vrijwilliger, in ontvangst genomen. - Bij de gastvrouwen/receptie van het ziekenhuis regelt de vrijwilliger een taxi voor de terugweg naar Liduina. Dit mag alleen een taxi zijn van hetzelfde bedrijf als op de heenweg (bijvoorbeeld van de BIOSgroep). Het kan voorkomen dat het wachten buitensporig lang duurt. Dan is het de taak van de vrijwilliger om nogmaals contact met het zelfde taxibedrijf op te nemen/te laten opnemen om te vragen waar de taxi blijft. nb:

Er mag geen taxi van een ander bedrijf gebeld worden. Dit om te voorkomen dat er op een bepaald moment twee taxi's van verschillende bedrijven voor de deur staan, en om te zorgen dat de bewoner niet met (extra) kosten geconfronteerd wordt.

- Als het wachten lang duurt, zowel vóór het bezoek aan de specialist als daarna op het vervoer, kan het gebeuren dat een bewoner nodig naar het toilet moet. De vrijwilliger helpt de bewoner eventueel hierbij. - Verder kan het voorkomen dat het lange wachten de behoefte aan een versnapering doet ontstaan, waarbij het kan zijn dat een bewoner geen portemonnee bij zich heeft en de vrijwilliger vraagt Handboek Samenwerking medewerkers/vrijwilligers - Anne-Marie Vrijssen - Laurens Liduina

11

het bedrag van de consumptie(s) voor te schieten. De vrijwilliger dient in dat geval een bon te vragen. Na terugkomst in Liduina kan zij het voorgeschoten bedrag terugontvangen bij de receptie. Liduina zorgt verrekening van het bedrag via de cliëntenadministratie.

Terug in Liduina - Bij terugkomst in Liduina brengt de vrijwilliger de bewoner naar haar/zijn kamer. nb:

Binnen Liduina worden zorgtaken alleen verricht door de verzorging. Een eventuele transfer uit de rolstoel of het uittrekken van de jas wordt nu weer gedaan door de verzorging.

- De vrijwilliger gaat vervolgens naar de zusterpost toe en . meldt de terugkomst in Liduina . koppelt terug wat er besproken is tijdens het bezoek aan de specialist in het ziekenhuis . levert daar de afsprakenkaart en andere bescheiden in (indien de bewoner die niet zelf bewaart). - De evv-er/verzorgende evalueert de gang van zaken met de vrijwilliger en neemt de gemaakte afspraken op in het zorgleefplan.

Ondersteuning vrijwilliger - Bewoner M.b.t. het contact met de bewoner vindt de begeleiding op de afdeling plaats. - Algemeen De coördinator vrijwilligers zorgt voor de algemene ondersteuning van individuele vrijwilligers. Deze ondersteuning is belangrijk om de vrijwilliger te stimuleren en zo nodig aan te spreken op de uitvoering van de taken. En verder biedt het de mogelijkheid om met vrijwilligers te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst.

Toerusting De coördinator vrijwilligers regelt structurele toerusting voor deze groep vrijwilligers.

Over Zorg Beter met Vrijwilligers Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans en MOVISIE, gefinancierd door Fonds NutsOhra. Aan dit project hebben van 2011 tot 2013 vijftien koploperorganisaties in de ouderen- en gehandicaptensector deelgenomen om het vrijwilligerswerk en de positie van vrijwilligers binnen hun organisatie te versterken. Zo ook de locatie Liduina van Laurens. Kijk voor meer informatie over ons praktijkvoorbeeld op www.zorgbetermetvrijwilligers.nl onder het thema Samenwerken.


12

AANVRAAGFORMULIER BEGELEIDING NAAR SPECIALIST, ARTS OF TANDARTS Minimaal een week van te voren inleveren bij de coördinator vrijwilligers

Naam aanvrager: .............................................telefoonnummer (afdeling): ...................... Datum aanvraag: ...................................................................................................... Het gaat om begeleiding voor dhr./mevr. ................................................ kamer ...............

Ziekenhuis: ............................................................................................................. Datum afspraak: ............................................................... tijdstip: ............................. Afdeling / polikliniek: ................................................................................................

Vervoer geregeld door O bewoner zelf O receptie, naam medewerker ……………………………………………………………………. Vervoer zal aanwezig zijn om: ............................ uur.

De bewoner bevindt zich bij vertrek

O in haar/zijn kamer O in de hal O in de brasserie

De bewoner loopt:

ja / nee

Er gaat een rollator mee: ja / nee Er gaat een rolstoel mee: ja / nee Dit is een rolstoel van O bewoner zelf O van Liduina (controle banden en voetsteunen!)

(z.o.z.)


13

De benodigde papieren gegevens die mee moeten (verzekeringsbewijs, legitimatiebewijs, medicatielijst, evt. een verwijs- of artsenbrief) bevinden zich

O op de zusterpost O bij de bewoner zelf

De verwachtingen van de verzorging bij de vrijwilliger: O alleen begeleiden tot aan de deur van de specialist / (tand)arts O met de bewoner mee naar binnen voor

O ondersteuning tijdens het gesprek en terugkoppeling na afloop naar de verzorging O ondersteuning bij lichamelijk onderzoek

Naam vrijwilliger: dhr./mevr. ....................................................................................... Vrijwilliger zal aanwezig zijn om ................................. uur Telefoonnummer van de vrijwilliger .................................................... voor het geval de afspraak niet doorgaat.


14

CHECKLIST AANVRAAG VRIJWILLIGER BEGELEIDING ZIEKENHUIS Naam bewoner: Kamernummer: Datum aanvraag: Actie 1.

Altijd eerst proberen of er een familielid mee kan gaan. Maak vervolgens een goede overweging of het verantwoord is een vrijwilliger mee te laten gaan. Bij twijfel, altijd overleg met de coördinator vrijwilligers.

2.

Aanvraag moet minimaal 1 week van tevoren gedaan worden (dien bij vervolgafspraken meteen de aanvraag in en wacht niet).

3.

Invullen aanvraagformulier:  Naam invuller + afdeling en telefoonnummer  Datum aanvraag  Naam bewoner en kamernummer  Welk ziekenhuis  Welke afdeling/polikliniek  Datum en tijd van afspraak  Plaats waar bewoner zich bevindt bij vertrek  Mobiliteit bewoner  Plaats waar de papieren die nodig zijn voor het ziekenhuisbezoek zich bevinden (bij bewoner zelf of in beheer van de zorg)  Taken vrijwilliger bij ziekenhuisbezoek (begeleiding tot de deur arts of meegaan ondersteuning bewoner bij arts)

4.

5.

6.

Evv-er/verzorgende die de aanvraag doet regelt gelijktijdig het vervoer, vermeldt tijdstip van vertrek en naam vervoerder en vult dit in op aanvraagformulier

Handtekening actie en bijzonderheden Familie mee: ja/nee Vrijwilliger mee: ja/nee



       

 

Welke instantie: tijdstip vertrek:

Aanvraagformulier wordt in postvak coördinator vrijwilligers gelegd of persoonlijk afgegeven



Coördinator levert vrijwilliger aan en geeft aan de afdeling door wie er zal komen (naam en telefoonnummer)




15

7.

8.

9.

2 dagen vóór geplande afspraak checkt de afdeling de volgende zaken:  Gaat de afspraak nog door  Is het vervoer geregeld  Klopt de tijd afspraak met de tijd op het aanvraagformulier vrijwilliger  Zijn alle papieren aanwezig (compleet) op de plaats die op het aanvraagformulier staat Wanneer de afspraak niet door gaat, vergeet dan niet de vrijwilliger op de hoogte te stellen Ochtend van vertrek:  Verzorgende zorgt dat alle papieren er zijn op de vermelde plaats  dat de bewoner op tijd verzorgd is en zich bevindt op de plaats die doorgegeven is op het aanvraagformulier  er evt. andere spullen klaar zijn die mee moeten (incontinentiemateriaal).  Bij eigen rolstoel vrijwilliger: is die in orde  Op de afgesproken tijd dat de vrijwilliger komt, is er een verzorgende aanwezig om vrijwilliger te ontvangen en bewoner en vrijwilliger te begeleiden waar nodig Terugkomst:    

Terugkoppeling door bewoner en evt. vrijwilliger naar zorg toe Teruggave benodigde bescheiden Evaluatie verzorgende/vrijwilliger over de gang van zaken Rapportage afspraken in zorgleefplan.

    



  



   

Zorg dat deze checklist bij een ieder bekend is en afgetekend wordt, zodra de acties zijn ondernomen.


16

PROTOCOL BEZOEKVRIJWILLIGER Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe iets gedaan moet worden. Eerst vind je de vacature, daarna de werkzaamheden en als laatste staat wat de taken van de medewerkers naar de vrijwilliger zijn.

Aanvraag voor een bezoekvrijwilliger De aanvraag voor een bezoekvrijwilliger kan komen van een bewoner zelf of van de familie. De behoefte aan een bezoekvrijwilliger kan op elk moment worden uitgesproken. Ook de contactverzorgende (c.v.) kan een voorstel daartoe uitspreken (wanneer er bijvoorbeeld van eenzaamheid sprake lijkt), maar altijd na overleg met de bewoner zelf. Meestal komt de vraag via de c.v. bij de coördinator vrijwilligers. Bij het doen van de aanvraag moet aangegeven worden - om welke bewoner het gaat + kamernummer - wat de bewoner/familie voor verwachtingen bij het contact heeft - hoe de lichamelijke en geestelijke toestand van een bewoner is - hoe de bewoner in het kort wordt gekarakteriseerd (kort beeld levensgeschiedenis) - of de bewoner zelf van de aanvraag op de hoogte is en inderdaad een vrijwilliger wil.

Contact coördinator vrijwilligers/bewoner De coördinator vrijwilligers bezoekt de bewoner door/voor wie de aanvraag is gedaan voor een kort gesprek. Met dit bezoek wil de coördinator zelf een indruk krijgen van de bewoner om daarna een zo goed mogelijke match bewoner/vrijwilliger te kunnen maken. Zij vertelt de bewoner bij die gelegenheid over de afspraken die er bestaan omtrent de bezoeken: geen cadeaus geven, geen geld lenen van/aan de bezoekvrijwilliger, bezoekfrequentie, etc.

Vrijwilliger De coördinator vrijwilligers zoekt een geschikte vrijwilliger die - behalve aan de algemene criteria van Laurens regio NW - nog aan de volgende eisen moet voldoen: - over een stabiele persoonlijkheid beschikken - communicatief vaardig zijn . contact kunnen maken en dat contact ook kunnen sturen in verband met de tijdbewaking . interesse hebben in andere mensen . kunnen luisteren en de bewoner als uitgangspunt nemen . over empatisch vermogen beschikken . zelfstandig kunnen werken . kunnen omgaan met kritiek of complimenten - de ander als gelijkwaardig tegemoet treden, waarbij de waarde van het persoonlijk contact voorop staat - grenzen kunnen stellen en bewaken.


17

Eerste contact bewoner/vrijwilliger Als er een geschikte kandidaat is, stelt de coördinator de vrijwilliger aan de bewoner voor, waarbij zij aan beide partijen aangeeft na ca. vier weken aan ieder afzonderlijk te vragen of zij al of niet tevreden zijn met het contact. Ieder moet zich vrijuit daarover kunnen uitspreken. Er wordt bij die gelegenheid tevens afgesproken wanneer en hoe vaak de vrijwilliger de bewoner zal bezoeken (in de regel is dat één bezoek per week (van ca. 1 à 1 ½ uur), maar ook eenmaal per twee weken is mogelijk). De bezoektijden vallen over het algemeen binnen de uren dat de zorg aan de bewoner en de maaltijden dat toelaten, tenzij nadrukkelijk anders wordt overeengekomen.

Contact vrijwilliger/familie bewoner De desbetreffende evv-er brengt, na overleg met de bewoner, de eerste contactpersoon op de hoogte van het feit dat de bewoner contact heeft met een individuele vrijwilliger. Dit gebeurt door middel van een standaardbrief. In die brief kan de vraag voorgelegd worden of de familie met de vrijwilliger in contact wil komen (een en ander wordt genoteerd op het blad Familieafspraken.) Mocht de bewoner aangeven dat de familie hiervan niet op de hoogte wordt gebracht, dan wordt dat in het zorgleefplan vastgelegd.

Richtlijnen voor het bezoeken van de bewoner Houding/opstelling - Veel vrijwilligers beginnen dit vrijwilligerswerk vanuit een betrokkenheid op de medemens en tijdens het werk kan een persoonlijke betrokkenheid op de bewoner een belangrijke drijfveer worden. Om steun te kunnen zijn voor de bewoner is het echter belangrijk dat de juiste balans tussen afstand en nabijheid bewaakt wordt. - Het gaat er verder om dat een vrijwilliger kan luisteren naar de bewoner, zodat hij/zij ervaringen en beleving daarbij kan delen die het ouder worden met zich mee brengen. - Anderzijds is het zo dat de vrijwilliger de buitenwereld binnen Liduina brengt, dus ook hier is een evenwicht nodig tussen luisteren en eigen ervaringen naar voren brengen. - Verder kan de vrijwilliger de leefwereld van de bewoner vergroten door samen een activiteit te doen als wandelen buiten Liduina, in de brasserie een kopje koffie/thee drinken of samen een spelletje doen. Indien de vrijwilliger ook met de bewoner naar buiten gaat om te wandelen, dan geeft de coördinator de vrijwilliger de benodigde instructies daartoe (+ protocol rolstoel rijden). - Een vrijwilliger neemt geen zorgtaken op zich, d.w.z. helpt de bewoner niet met aan- of uitkleden, met een transfer naar bijvoorbeeld de rolstoel. Ook mogen er geen medische of administratieve taken verricht of adviezen daaromtrent gegeven worden. Plichten - Tijdens de ontmoeting tussen bewoner en vrijwilliger kunnen er vertrouwelijkheden uitgewisseld worden door de bewoner. De vrijwilliger moet hier ook als zodanig mee omgaan door er niet met derden binnen en buiten Liduina over te spreken. Indien er echter belangrijke signalen zijn m.b.t. de bewoner, dan wel in relatie tot de zorgvraag, dan moeten die doorgegeven worden aan de teamleider. - Mocht de vrijwilliger t.a.v. het voorgaande punt in gewetensnood komen te verkeren, dan kan hij/zij terecht bij de vertrouwenspersoon voor vrijwilligers in de persoon van de coördinator vrijwilligers.


18

- Een vrijwilliger heeft de plicht een incident te melden bij de coördinator vrijwilligers en tezamen met de coördinator een MIM-formulier in te vullen. Bij afwezigheid van de coördinator vrijwilligers gebeurt dit bij één van de teamleiders. (Een incident kan zijn een valincident, ongewenste omgangsvormen, schade aan een eigendom van de bewoner of vrijwilliger.) Terugkoppeling - De vrijwilliger geeft signalen over veranderingen bij een bewoner door aan de c.v. of de persoon die op de dag van het bezoek daartoe aangewezen is. - Minimaal tweemaal per jaar heeft de bezoekvrijwilliger contact met de c.v.. De bespreking van het zorgleefplan is daarbij uitgangspunt. - Jaarlijks vindt er een voortgangsgesprek plaats met de coördinator vrijwilligers. Dit betreft echter vooral de algemene en minder de inhoudelijke kant van de vrijwillige inzet, hoewel dat laatste ook deel van dat gesprek kan zijn als er problemen zijn. Gevaren/valkuilen - Een vrijwilliger geeft niet zijn/haar adres en telefoonnummer aan de bewoner. - Een vrijwilliger neemt geen attenties of anderszins aan van de bewoner. - Een vrijwilliger leent ook niets van of aan de bewoner en evenmin geeft de vrijwilliger geld uit ten behoeve van de bewoner. Indien er kosten gemaakt worden tijdens een activiteit die bewoner en vrijwilliger samen ondernemen, dan zijn de kosten voor rekening van de bewoner. Hierbij valt te denken aan een kleine consumptie (koffie/thee) tijdens het wandelen. - Een vrijwilliger doet geen boodschappen buiten Liduina voor de bewoner. - Als een contact in de privé sector terecht komt en het aantal bezoeken daardoor de afgesproken frequentie structureel overstijgt, dan meldt de vrijwilliger dit aan de coördinator vrijwilligers. De bezoeken worden dan niet meer gezien als vrijwilligerswerk maar als mantelzorg en vallen dientengevolge niet meer onder verantwoordelijkheid van de coördinator, maar onder de eigen verantwoordelijkheid van de bewoner. De coördinator vrijwilligers maakt dit aan beide partijen duidelijk.

Eerste contact vrijwilliger/afdeling De coördinator vrijwilligers - stelt de nieuwe vrijwilliger voor aan de c.v. van de bewoner, omdat de vrijwilliger met haar het meest overleg heeft m.b.t. de bewoner - stelt de vrijwilliger ook voor aan de aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er) op de afdeling. Bij haar kan de vrijwilliger terecht met algemene vragen of opmerkingen m.b.t. het vrijwilligerswerk, of als er zich onverhoopt problemen voordoen. - stelt de vrijwilliger voor aan de teamleider. - maakt een foto van de vrijwilliger, die door de avv-er wordt opgenomen in de fotocollage op de afdeling - brengt de vrijwilliger op de hoogte van de gang van zaken m.b.t. het aan- en afmelden bij binnenkomst en vertrek. De avv-er doet dat bij hun kennismaking voor de duidelijkheid nog een keer.


19

Verdere contact vrijwilliger/afdeling Vrijwilliger - Bij binnenkomst en vertrek in Liduina meldt de vrijwilliger zich aan op de afdeling. Daartoe vraagt hij/zij al bij binnenkomst bij de receptie naar de naam en het telefoonnummer van de avv-er van de afdeling (of als zij afwezig is van een evv-er). Het kan zijn dat de avv-er/evv-er toevallig bij de zusterpost zit. Dan is er dus persoonlijk contact, anders telefonisch. Zij kan informatie betreffende de bewoner geven sinds het laatste bezoek van de vrijwilliger. - Bij vertrek meldt de vrijwilliger zich weer af en geeft evt. signalen door aan de avv-er/evv-er bij wie hij/zij zich aanmeldde bij binnenkomst, of, wanneer de avv-er/evv-er al naar huis is, bij de dan werkende verzorgende. Bijzonderheden worden vermeld in het zorgleefplan. - De vrijwilliger meldt zich dus altijd aan en af. Avv-er - De avv-er draagt er zorg voor dat de regelmatige komst van de bezoekvrijwilliger bekend is op de afdeling (kalender, agenda). Contactverzorgende - Voor vragen m.b.t. het contact met de bewoner is de c.v. het aanspreekpunt. - Zij neemt de naam van de bezoekvrijwilliger op in het zorgleefplan van de bewoner, zodat ook de familie hiervan op de hoogte is (komt ter sprake tijdens de zlp-bespreking). - Bij onverwachte veranderingen in de situatie van een bewoner (ziekenhuisopname, overlijden) is het de taak van de c.v. of haar vervangster om de vrijwilliger hiervan op de hoogte te brengen. - Vóór een bespreking van het zorgleefplan (tweemaal per jaar) neemt de c.v. met de individuele vrijwilliger contact op om te infomeren naar zijn/haar ervaringen over het afgelopen halfjaar. - Na de zorgleefplanbespreking neemt de c.v. ook weer contact op met de vrijwilliger voor het teruggeven van bijzonderheden die voor de vrijwilliger van belang zijn (de bewoner heeft hiervoor toestemming gegeven). Teamleider Het is de taak van de teamleider om dit hele proces te faciliteren en te toetsen.

Ondersteuning vrijwilliger - Bewoner M.b.t. het contact met de bewoner vindt de begeleiding op de afdeling plaats. - Algemeen De coördinator vrijwilligers zorgt voor de algemene ondersteuning van individuele vrijwilligers. Deze ondersteuning is belangrijk om de vrijwilliger te stimuleren en zo nodig aan te spreken op de uitvoering van de taken. En verder biedt het de mogelijkheid om met vrijwilligers te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst.



20

Gebruikte afkortingen: evv-er c.v. avv-er zlp-bespreking MIC MIM

eerst verantwoordelijk verzorgende contactverzorgende aandachtsvelder vrijwilligers zorgleefplanbespreking melding incident cliënt melding incident medewerkers (en vrijwilligers)


21

PROTOCOL WANDELVRIJWILLIGER

Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe je iets moet doen. Dit protocol volgt de chronologische gang van zaken vanaf de aanvraag van een wandelvrijwilliger. Na enkele instructies (ook voor de afdeling) gaat het over het contact van de vrijwilliger met bewoner en familie, alsook over enkele richtlijnen voor de vrijwilliger. Als laatste volgen taken van de afdeling.

Aanvraag voor het wandelen met een bewoner De bewoners die naar buiten gaan om te wandelen, kunnen op hun eigen appartement verblijven of i.v.m. toezicht op de dag op een huiskamer verblijven. Aanvragen voor wandelvrijwilligers komen derhalve van . een bewoner zelf (soms via de receptie) . verzorgenden van een afdeling, . medewerkers van de huiskamers. Bij het doen van een aanvraag moet (in de laatste twee situaties) duidelijk omschreven worden - om welke bewoner het gaat en waar hij/zij woont/verblijft - wat de bewoner voor verwachtingen heeft - of een bewoner rolstoelafhankelijk is (zo ja of hij/zij een eigen rolstoel heeft), of zelf loopt (al of niet met hulpmiddel) - hoe de fysieke toestand van de bewoner is - hoe de geestelijke toestand van de bewoner is - of er risico's te verwachten zijn. Hiervoor zijn de evv-ers/verzorgenden verantwoordelijk. nb: Komt de vraag van een bewoner zelf dan kan hij/zij zelf de meeste punten toelichten. De vrijwilligerscoördinator zoekt een passende wandelvrijwilliger en maakt afspraken met de bewoner (maar dan wordt ook de afdeling hiervan in kennis gesteld), de verzorgenden of de medewerkers van de huiskamer, alsook met de vrijwilliger. - Is het een eenmalige of bijvoorbeeld wekelijks terugkerende activiteit? - Hoe laat is de vrijwilliger aanwezig? Staat de bewoner dan klaar? Hoe? Waar? Indien de bewoner op dat bepaalde tijdstip toch niet naar buiten wil, kunnen evv-ers/verzorgenden/medewerkers van de huiskamer een andere bewoner in diens plaats laten meegaan, met dien verstande dat lopende bewoners nooit worden begeleid door een vrijwilliger uit categorie 2 (zie hieronder). In dat geval is de verzorgende verantwoordelijk.


22

Intake vrijwilliger De intake vindt plaats door de vrijwilligerscoördinator. De algemene criteria van Laurens zijn daarbij leidend. Maar binnen de groep wandelvrijwilligers kan een onderscheid gemaakt worden: - categorie 1: wandelaars die alleen wandelen met bewoners die rolstoelafhankelijk zijn. - categorie 2: wandelaars die kunnen wandelen met bewoners die zowel rolstoelafhankelijk zijn, als bewoners die zelf lopen, al dan niet met hulpmiddel (rollator, stok). Het is daarbij belangrijk dat de vrijwilliger veiligheid kan bieden aan de bewoner. Bij het indelen van de vrijwilligers in categorieën spelen de contactmogelijkheden en de fysieke toestand van de vrijwilliger een rol: kan hij/zij omgaan met mentale en/of fysieke problemen van de bewoner? Kan hij/zij omgaan met eventuele onverwachte omstandigheden? De verantwoordelijkheid voor de inschaling van vrijwilligers ligt bij de vrijwilligerscoördinator. Zij bekijkt ook jaarlijks of de vrijwilliger nog aan de geschiktheid voldoet.

Instructies vrijwilliger 1. instructie wandelen Er vindt een instructie plaats m.b.t. het wandelen - met een rolstoel - met een zelfstandig lopende bewoner De eerste instructie (voor de korte termijn) gebeurt door de vrijwilligerscoördinator. Jaarlijks zal er een instructiemiddag zijn door de fysiotherapeut met de ergotherapeut waarin zij verdere instructie geven over - het tillen van de bewoner, voor het geval hij/zij tijdens het wandelen wat wegzakt in de rolstoel - de goede houding van de vrijwilliger zelf. 2. instructie rolstoel Voorts worden de vrijwilligers geïnstrueerd over de rolstoel: - waar te vinden (als een bewoner geen eigen rolstoel heeft) - het evt. oppompen van de banden, of als de vrijwilliger dit niet zelf kan - over contact met de technische dienst. Zie verder het protocol Rolstoelrijden, dat één geheel vormt met dit protocol. 3. instructie telefoon De vrijwilliger moet altijd een mobiele telefoon bij zich hebben voor evt. calamiteiten. Indien de vrijwilliger zelf geen mobiele telefoon heeft , kan hij/zij er een bij de receptie halen om mee te nemen tijdens de wandeling. Er vindt in dat geval een korte instructie plaats over het gebruik van de mobiele telefoon door de coördinator vrijwilligers.

Instructie afdeling Op de afdeling moet ervoor worden gezorgd dat er identiteitskaart van de bewoner is of minimaal een papier waarop naam en adres van de bewoner staan, alsook de naam en adres van de instelling.


23

Eerste contact bewoner/vrijwilliger Als er een geschikte kandidaat is, stelt de coördinator de vrijwilliger aan de bewoner voor, waarbij zij aan beide partijen aangeeft na ca. vier weken aan ieder afzonderlijk te vragen of zij al of niet tevreden zijn met het contact. Ieder moet zich vrijuit daarover kunnen uitspreken. Er wordt bij die gelegenheid tevens afgesproken wanneer en hoe vaak de vrijwilliger met de bewoner zal wandelen (in de regel is dat één keer per week, maar ook eenmaal per twee weken is mogelijk). De tijden om te wandelen vallen over het algemeen binnen de uren dat de zorg aan de bewoner en de maaltijden dat toelaten, tenzij nadrukkelijk anders wordt overeengekomen.

Contact vrijwilliger/familie bewoner De desbetreffende evv-er brengt, na overleg met de bewoner, de eerste contactpersoon op de hoogte van het feit dat er een vrijwilliger komt om met de bewoner te wandelen. Dit gebeurt door middel van een standaardbrief. In die brief kan de vraag voorgelegd worden of de familie met de vrijwilliger in contact wil komen (een en ander wordt genoteerd op het blad Familieafspraken.) Mocht de bewoner aangeven dat de familie hiervan niet op de hoogte wordt gebracht, dan wordt dat in het zorgleefplan vastgelegd.

Enkele richtlijnen vrijwilliger voor het contact met de bewoner Houding/opstelling - Veel vrijwilligers beginnen dit vrijwilligerswerk vanuit een betrokkenheid op de medemens en tijdens het werk kan een persoonlijke betrokkenheid op de bewoner een belangrijke drijfveer worden. Om steun te kunnen zijn voor de bewoner is het echter belangrijk dat de juiste balans tussen afstand en nabijheid bewaakt wordt. - Het is zo dat de vrijwilliger de buitenwereld binnen Liduina brengt, daarom is er een evenwicht nodig tussen luisteren naar de bewoner en het naar voren brengen van eigen ervaringen. - Omgekeerd kan de vrijwilliger de leefwereld van de bewoner vergroten door samen te wandelen buiten Liduina, of in de brasserie een kopje koffie/thee drinken ingeval van slecht weer. - Een vrijwilliger neemt geen zorgtaken op zich, d.w.z. helpt de bewoner niet met een transfer naar bijvoorbeeld de rolstoel. Plichten - Tijdens de ontmoeting tussen bewoner en vrijwilliger kunnen er vertrouwelijkheden uitgewisseld worden door de bewoner. De vrijwilliger moet hier ook als zodanig mee omgaan door er niet met derden binnen en buiten Liduina over te spreken. Indien er echter belangrijke signalen zijn m.b.t. de bewoner, dan wel in relatie tot de zorgvraag, dan moeten die doorgegeven worden aan de teamleider. - Mocht de vrijwilliger t.a.v. het voorgaande punt in gewetensnood komen te verkeren, dan kan hij/zij terecht bij de vertrouwenspersoon voor vrijwilligers in de persoon van de coördinator vrijwilligers. - Een vrijwilliger heeft de plicht een incident te melden bij de coördinator vrijwilligers en tezamen met de coördinator een MIM-formulier in te vullen. Bij afwezigheid van de coördinator vrijwilligers gebeurt dit bij één van de teamleiders. (Een incident kan zijn een valincident, ongewenste omgangsvormen, schade aan een eigendom van de bewoner of vrijwilliger.)


24

Terugkoppeling - De vrijwilliger geeft signalen over veranderingen bij een bewoner door aan de contactverzorgende of de persoon die op de dag van het bezoek daartoe aangewezen is. - Minimaal tweemaal per jaar heeft de wandelvrijwilliger contact met de contactverzorgende. De bespreking van het zorgleefplan is daarbij uitgangspunt. Gevaren/valkuilen - Een vrijwilliger geeft niet zijn/haar adres en telefoonnummer aan de bewoner. - Een vrijwilliger neemt geen attenties of anderszins aan van de bewoner. - Een vrijwilliger leent ook niets van of aan de bewoner en evenmin geeft de vrijwilliger geld uit ten behoeve van de bewoner. Indien er kosten gemaakt worden tijdens een activiteit die bewoner en vrijwilliger samen ondernemen, dan zijn de kosten voor rekening van de bewoner. Hierbij valt te denken aan een kleine consumptie (koffie/thee) tijdens het wandelen. - Een vrijwilliger doet geen boodschappen buiten Liduina voor de bewoner. - Als een contact in de privé sector terecht komt en het aantal bezoeken daardoor de afgesproken frequentie structureel overstijgt, dan meldt de vrijwilliger dit aan de coördinator vrijwilligers. De bezoeken worden dan niet meer gezien als vrijwilligerswerk maar als mantelzorg en vallen dientengevolge niet meer onder verantwoordelijkheid van de coördinator, maar onder de eigen verantwoordelijkheid van de bewoner. De coördinator vrijwilligers maakt dit aan beide partijen duidelijk.

Het wandelen met de bewoner In het protocol Rolstoel rijden, dat één geheel vormt met dit protocol, worden de handelingen beschreven betreffende het gebruik van de rolstoel. Verder moet een vrijwilliger altijd een mobiele telefoon bij zich hebben. Bij een calamiteit/ongeval onderweg dient de vrijwilliger altijd eerst 112 en vervolgens Liduina te bellen (telefoon 010 211 25 00). Hij/zij blijft bij de bewoner. Mochten er zich tijdens de wandeling bijzonderheden voordoen dan meldt de vrijwilliger dat na terugkomst aan de verzorgende/medewerker huiskamer. Ook wordt er een MIC-, dan wel een MIM-formulier ingevuld, tezamen met de coördinator vrijwilligers. nb: Nadat er een incident heeft plaatsgevonden, houdt de vrijwilligerscoördinator contact met de vrijwilliger, waardoor hij/zij de mogelijkheid geboden wordt zijn/haar verhaal kwijt te kunnen.


25

Eerste contact vrijwilliger/afdeling De coördinator vrijwilligers - stelt de nieuwe vrijwilliger voor aan de contactverzorgende (c.v.) van de bewoner, omdat de vrijwilliger met haar het meest overleg heeft m.b.t. de bewoner - stelt de vrijwilliger ook voor aan de aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er) op de afdeling. Bij haar kan de vrijwilliger terecht met algemene vragen of opmerkingen m.b.t. het vrijwilligerswerk, of als er zich onverhoopt problemen voordoen. - stelt de vrijwilliger voor aan de teamleider. - maakt een foto van de vrijwilliger, die door de avv-er wordt opgenomen in de fotocollage op de afdeling - brengt de vrijwilliger op de hoogte van de gang van zaken m.b.t. het aan- en afmelden bij binnenkomst en vertrek. De avv-er doet dat bij hun kennismaking voor de duidelijkheid nog een keer.

Verdere contact vrijwilliger/afdeling Bij binnenkomst en vertrek in Liduina meldt de vrijwilliger zich aan op de afdeling. Daartoe vraagt hij/zij al bij binnenkomst bij de receptie naar de naam en het telefoonnummer van de avv-er van de afdeling (of als zij afwezig is van een evv-er). Het kan zijn dat de avv-er/evv-er toevallig bij de zusterpost zit. Dan is er dus persoonlijk contact, anders telefonisch. Zij kan informatie betreffende de bewoner geven sinds het laatste bezoek van de vrijwilliger. Bij vertrek meldt de vrijwilliger zich weer af en geeft evt. signalen door aan de avv-er/evv-er bij wie hij/zij zich aanmeldde bij binnenkomst, of, wanneer de avv-er/evv-er al naar huis is, bij de dan werkende verzorgende. Bijzonderheden worden vermeld in het zorgleefplan. De vrijwilliger meldt zich dus altijd aan en af. Avv-er - De avv-er draagt er zorg voor dat de regelmatige komst van de wandelvrijwilliger bekend is op de afdeling (kalender, agenda). Contactverzorgende - Voor vragen m.b.t. het contact met de bewoner is de c.v. het aanspreekpunt. - Zij neemt de naam van de wandelvrijwilliger op in het zorgleefplan van de bewoner, zodat ook de familie hiervan op de hoogte is (komt ter sprake tijdens de zlp-bespreking). - Bij onverwachte veranderingen in de situatie van een bewoner (ziekenhuisopname, overlijden) is het de taak van de c.v. of haar vervangster om de vrijwilliger hiervan op de hoogte te brengen. - Vóór een bespreking van het zorgleefplan (tweemaal per jaar) neemt de c.v. met de individuele vrijwilliger contact op om te infomeren naar zijn/haar ervaringen over het afgelopen halfjaar. - Na de zorgleefplanbespreking neemt de c.v. ook weer contact op met de vrijwilliger voor het teruggeven van bijzonderheden die voor de vrijwilliger van belang zijn (de bewoner heeft hiervoor toestemming gegeven). Teamleider Het is de taak van de teamleider om dit hele proces te faciliteren en te toetsen.

Ondersteuning vrijwilliger - Bewoner M.b.t. het contact met de bewoner vindt de begeleiding op de afdeling plaats.


26

- Algemeen De coördinator vrijwilligers zorgt voor de algemene ondersteuning van individuele vrijwilligers. Deze ondersteuning is belangrijk om de vrijwilliger te stimuleren en zo nodig aan te spreken op de uitvoering van de taken. En verder biedt het de mogelijkheid om met vrijwilligers te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst.


Gebruikte afkortingen: evv-er c.v. avv-er zlp-bespreking MIC MIM

eerst verantwoordelijk verzorgende contactverzorgende aandachtsvelder vrijwilligers zorgleefplanbespreking melding incident cliënt melding incident medewerkers (en vrijwilligers)


27

Behorend bij protocol WANDELEN

PROTOCOL ROLSTOEL RIJDEN Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Het is een voorschrift of middel om tot kwalitatief goede en verantwoorde zorg te komen. Het protocol geeft stap voor stap aan hoe iets gedaan moet worden.

Een bewoner heeft geen eigen rolstoel Als er een bewoner naar buiten wil (in de rolstoel), maar geen eigen rolstoel heeft, kan de rolstoel gehaald worden uit het kantoor van de coördinator vrijwilligers. De sleutel van het kantoor en van het slot van de rolstoel kunnen in dat geval opgehaald worden bij de receptie. Het slot van deze rolstoel moet op het kantoor blijven. 

 

Rolstoel uitklappen door op de zijkanten van de zitting te duwen. Soms is er de mogelijkheid om aan de achterzijde van de rolstoel het frame vast te zetten door de knop eronder te draaien in het verlengde van het frame. Kussen voor de zitting in de stoel leggen. In de winter kan er een deken meegenomen worden die op de kast ligt.

Het rolstoel rijden Vrijwilligers mogen geen zorgtaken overnemen van de verzorgenden. Dat heeft tot gevolg dat zij dus niet een bewoner mogen helpen met de overstap (transfer) van de eigen stoel naar de rolstoel. Wel zet de vrijwilliger de rolstoel zodanig neer dat de bewoner de transfer kan maken. Dat betekent:    



Rolstoel rijden tot voor de stoel van de bewoner. Beide wielen vastzetten met de remmen aan weerszijden. De bewoner maakt nu zelf de overstap. Rolstoel een stukje naar achteren rijden, zodat de vrijwilliger kan helpen de voeten op de voetsteunen te zetten. Voorzichtigheid is hierbij geboden want het lichaam van oude mensen is kwetsbaar. Een voet voorzichtig bij de hiel pakken en de voetsteun naar beneden plaatsen. Voet erop zetten. Bij andere voet dezelfde handeling herhalen. (Indien er kuitsteunen aan de rolstoel zitten, eerst de kuitsteunen naar beneden doen, dan de voetsteunen.) Rolstoel van de remmen afhalen en op weg gaan.

Bij het buiten rijden dienen de volgende regels in acht te worden genomen.  Als er een schuine trottoirrand aanwezig is, is het handig dáárvan gebruik te maken.  Indien die er niet is gaat het op- en afgaan van trottoir als volgt: o Bij het opgaan van het trottoir:  bewoner met het gezicht naar het trottoir  aan de achterzijde van de rolstoel bevindt zich altijd een voetsteun die als hevel kan dienen, waardoor de rolstoel gekanteld kan worden


28

o

 Bij het  



rolstoel verder het trottoir oprijden. van het trottoir afgaan de bewoner gaat altijd achteruit de stoep af voorzichtig de rolstoel met de achterwielen van de stoep laten zakken en nog een klein stukje in die stand doorrijden (zodat de voetsteunen niet over de stoep schrapen) voorkant rolstoel ook laten zakken.

Bij terugkomst in Liduina voltrekt zich het omgekeerde als bij het vertrek:  Rolstoel rijden tot bijna voor de stoel waarin de bewoner wil plaatsnemen.  Voorzichtig de voeten van de voetsteunen halen en de voetsteunen omhoog zetten.  Rolstoel nog iets dichter voor de stoel plaatsen, zodat de bewoner zelf de transfer kan maken.  Rolstoel inklappen en op de gang onder het plankje zetten of op de kamer van de coördinator vrijwilligers. In het laatste geval: o Het zitkussen weer naast het bureau zetten o De knop onder het frame aan de achterzijde dwars op het frame te draaien en rolstoel inklappen door de zitting omhoog te trekken. o Het slot weer aan het wiel bevestigen, en o de sleutels weer terugbrengen bij de receptie.

Voor de volledigheid Voor de volledigheid volgen hier enkele instructies uit het protocol Wandelen. Een vrijwilliger moet altijd een mobiele telefoon bij zich hebben. Bij een calamiteit/ongeval onderweg dient de vrijwilliger altijd eerst 112 en vervolgens Liduina te bellen (telefoon 010 211 25 00). Hij/zij blijft bij de bewoner. Mochten er zich tijdens de wandeling bijzonderheden voordoen dan meldt de vrijwilliger dat na terugkomst aan de verzorgende/medewerker huiskamer. Ook wordt er een MIC-, dan wel een MIM-formulier ingevuld, tezamen met de coördinator vrijwilligers. nb: Nadat er een incident heeft plaatsgevonden, houdt de vrijwilligerscoördinator contact met de vrijwilliger, waardoor hij/zij de mogelijkheid geboden wordt zijn/haar verhaal kwijt te kunnen.


29

VERSLAG CONTACT BEWONER/VRIJWILLIGER OVER HET AFGELOPEN HALFJAAR

Datum: .................................................................................................................. Naam bewoner: ....................................................................................................... Naam vrijwilliger: .................................................................................................... Activiteit: ..............................................................................................................

Hoe vind je dat het met de bewoner gaat?

Wat vind je van het contact tussen jou en de bewoner?

Wat is jouw globale beeld van de situatie van de bewoner in het laatste halfjaar. Hierbij is uiteraard de wens van de cliënt uitgangspunt.

Naar de toekomst toe: Zou de bewoner behoefte hebben aan veranderingen in de situatie van zijn/haar welzijn? Zo ja, heb je dan ideeën of suggesties daarover?


30

PROTOCOL KOFFIE/DE MAALTIJD/THEE RONDDELEN OP DE AFDELING Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe iets gedaan moet worden. Eerst vind je de vacature, daarna de werkzaamheden van de vrijwilliger en als laatste staat wat de taken van de medewerkers naar de vrijwilliger zijn.

Vacature Er ligt een permanente vraag naar vrijwilligers die koffie/de maaltijd/thee ronddelen, uitgaande van het feit dat alle afdelingen voor de ochtend, tussen de middag of 's middags een vrijwilliger zouden willen hebben, zowel op weekdagen als in het weekend. De coördinator vrijwilligers is daarom altijd op zoek naar nieuwe vrijwilligers zolang niet het complete schema ingevuld is. Het betreft vrijwilligers die - naast de algemene criteria die Laurens regio NW hanteert - aan de volgende eisen moeten voldoen:  

   

respect hebben voor ouderen sociale vaardigheden bezitten als o beleefdheid o interesse hebben in andere mensen o kunnen luisteren o over enig empathisch gevoel beschikken contact kunnen maken en dat contact ook kunnen sturen in verband met de tijdbewaking bescheiden zijn zelfstandig kunnen werken met een team op de achtergrond kunnen omgaan met kritiek of complimenten

Als het intake gesprek positief is verlopen en de coördinator vrijwilligers en de nieuwe vrijwilliger overeenkomen dat de vrijwilliger koffie/de maaltijd/thee op een bepaald dagdeel zal gaan ronddelen, is het de taak van de coördinator vrijwilligers  om de vrijwilliger beknopt het een en ander mee te delen over de gang van zaken bij het ronddelen van koffie/de maaltijd/thee en het aan- en afmelden op de afdeling  de nieuwe vrijwilliger voor te stellen aan de dan aanwezige medewerkers en, indien mogelijk, de teamleider op de afdeling waar zij1 gaat werken. De coördinator zal de komst van de nieuwe vrijwilliger ook via de e-mail aan de zusterpost te melden zodat iedereen op de hoogte is  een ontmoeting te regelen met de aandachtsvelder voor de vrijwilligers (avv-er) op de desbetreffende afdeling, zodat bekend is wie de eerst aanspreekbare is voor de vrijwilliger  voor een tijdelijke naambadge te zorgen  een foto van de vrijwilliger te maken voor de fotocollage op de afdeling  een taakomschrijving met tijden aan zowel de nieuwe vrijwilliger als de afdeling te geven  een inwerkperiode voor de vrijwilliger te regelen, indien mogelijk in overleg met de avv-er op de afdeling. Deze inwerktijd zal bestaan uit een paar keer meelopen met een ervaren iemand. De voorkeur daartoe gaat uit naar een ervaren vrijwilliger, maar het kan ook een medewerker 1

Als er over 'zij' gesproken wordt, dan kan ook gaan om een mannelijke vrijwilliger. Ervaring leert dat het bij deze vorm van vrijwilligerswerk meestal om vrouwelijke vrijwilligers gaat.


31

van de afdeling zijn. Het meelopen gebeurt minimaal twee keer, maar in ieder geval zolang de nieuwe vrijwilliger dat wenst en zich vertrouwd voelt met de gang van zaken.

Te verrichten werkzaamheden vrijwilliger 1. Ophalen sleutel appartementen  Bij binnenkomst in Liduina kan de vrijwilliger een sleutel ophalen bij de receptie voor de appartementen op de afdeling waar zij gaat werken. Op een lijst wordt aangetekend dat zij de sleutel in haar bezit heeft. Daarbij kan zij ook een sleutel ontvangen voor de garderobe, met daaraan een sleutel voor een kluisje waarin tas en/of andere waardevolle spullen kunnen worden opgeborgen.  Ook vraagt de vrijwilliger welk telefoonnummer zij evt. moet bellen voor het ontvangen van de benodigde informatie m.b.t. bewoners en/of afdeling. 2. Komst melden op de afdeling De vrijwilliger meldt haar aanwezigheid op de afdeling. Dit heeft een tweeledig doel:  Op de afdeling is bekend dat zij aanwezig is en dat niet iemand van de verzorging koffie/de maaltijd/thee hoeft rond te delen.  Er kan door de aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er) of eerst verantwoordelijk verzorgende (evv-er) afdelings- en/of bewonersgerichte informatie doorgegeven worden aan de vrijwilliger, die van belang is voor zowel het welzijn van de bewoners als het goed functioneren van de vrijwilliger. Het doorgeven van informatie kan gebeuren doordat er persoonlijk contact is tussen de vrijwilliger en de daartoe die dag aangewezen avv-er/evv-er die op de zusterpost aanwezig is. Is die laatste persoon daar niet, dan gebeurt het doordat de vrijwilliger het telefoonnummer belt dat zij bij de receptie heeft ontvangen. Via de telefoon kan beknopt de benodigde informatie worden doorgegeven. Bij later persoonlijk contact kan uitgebreider daarop worden ingegaan. 3. Ronddelen van koffie 3.1. Klaarmaken van de wagen voor het ronddelen van de koffie/thee  Rond 09.45 uur vult de vrijwilliger in de pantry twee zwarte kannen met koffie uit de koffieautomaat. Het kan zijn dat dat net niet voldoende is, maar beter koffie bijhalen dan een bijna volle kan weggooien.  Ook wordt er een gele kan gevuld met water met daarin een theezakje.  Er wordt voldoende koffiemelk uit de koelkast gehaald.  Alles wordt op de wagen gezet bij de pantry en van daaruit wordt de koffie/thee uitgedeeld op de afdeling 2. Als de automaat leeg is dient deze gevuld te worden door een pak koffie uit de koelkast in de pantry te pakken en in het apparaat te doen. n.b.: Er dient na afloop van de koffieronde een nieuw pak gehaald te worden in de Shopperie en in de koelkast gelegd!

2

De hoeveelheid bij dit alles is afhankelijk van het dagdeel waarop de vrijwilliger koffie/thee ronddeelt: 's morgens, 's middags of 's avonds.


32

Pakken koffie, pakken koffiemelk en theezakjes worden op rekening gekocht in de Shopperie. Rekeningnummer begane grond/1e etage: 995 Rekeningnummer voor zowel de 2e als 3e etage: 996. 3.2. Ronddelen koffie/thee  Op een lijst die door het team van de afdeling is opgesteld, staat welke bewoners op hun appartement en welke bewoners in de huiskamer verblijven. Eventuele bijzonderheden worden doorgegeven op het moment dat een vrijwilliger zich aanmeldt (zie punt 2).  Bij het aanbellen is het privacybordje op de deur leidend: o Staat het bordje op groen dan mag de vrijwilliger daarna met de sleutel naar binnen. o Staat het bordje op geel dan moet de vrijwilliger wachten totdat de bewoner 'ja' roept, dan wel zelf de deur komt opendoen. o Staat het bordje op rood, dan wordt er niet aangebeld en geen koffie/thee gebracht.  De vrijwilliger vraagt wat de bewoner wenst te gebruiken en hoe (met/zonder melk), alsook waarin het verlangde moet worden ingeschonken en waar dat te vinden is.  De koffie/thee wordt ingeschonken en op een vriendelijke manier overhandigd of neergezet. Mocht blijken dat er bij de bewoner behoefte bestaat aan een kort praatje, dan dient dat te gebeuren na het voltooien van de koffie/theeronde.  Daarbij kan gevraagd worden of er nog boodschappen gehaald kunnen worden in de Shopperie. Is dit inderdaad het geval, dan dient dat eveneens te gebeuren na het voltooien van de koffie-/theeronde.  Op die manier worden alle bewoners op de afdeling voorzien van koffie/thee. Het is van belang ervoor te zorgen dat alle bewoners van de afdeling binnen ongeveer een uur koffie/thee gehad hebben. Daarna is er tijd voor boodschappen in de Shopperie of een uitgebreider praatje bij bewoners. 3.3. Het doen van boodschappen in de Shopperie Vrijwilligers die in de ochtend koffie of in de middag thee ronddelen kunnen voor bewoners boodschappen halen in de Shopperie die geopend is op werkdagen van 09.00-16.00 uur en op zaterdag van 09.00-12.30 uur. Hierbij gaat het om de volgende punten: 

  

De bewoner of vrijwilliger noteert de gewenste boodschappen in een boodschappenboekje dat bij de bewoner op het appartement is. De vrijwilliger ondertekent de boodschappenlijst. Daarmee is duidelijk welke artikelen de bewoner wil hebben, welke soort en hoeveel. In de Shopperie pakt de vrijwilliger zelf de artikelen in de winkel en rekent die af, waarbij de boodschappen van verschillende bewoners gescheiden worden gehouden. De vrijwilliger weet of de bewoner op rekening koopt of contant betaalt. Zij krijgt altijd een kassabon. Na het opruimen van de boodschappen op het appartement tekent de vrijwilliger wederom het boodschappenboekje. De ontvangen kassabon wordt bewaard in het boekje.

4. Meehelpen bij de ronddelen van de soep en/of warme maaltijd 4.1. Soep  Op de afdeling is bekend welke bewoners op hun appartement eten, dan wel in de Brasserie hun maaltijd gebruiken.  Tezamen met iemand van het keukenteam gaat de vrijwilliger vanaf 12.00 uur alle appartementen langs van bewoners die aldaar eten. Zij belt aan en vraagt vervolgens aan de bewoner vriendelijk welke keuze de bewoner gemaakt heeft uit de twee mogelijkheden van die dag. Handboek Samenwerking medewerkers/vrijwilligers - Anne-Marie Vrijssen - Laurens Liduina

33



Er wordt rekening mee gehouden dat er afwisseling zit in de gang waar wordt begonnen met het ronddelen, om te voorkomen dat altijd dezelfde bewoners als eerste of als laatste aan de beurt zijn.

4.2. Warme maaltijd  Om 12.30 uur wordt - wederom gezamenlijk door een medewerker van het keukenteam en een vrijwilliger - een nieuwe ronde gemaakt langs de appartementen en wordt de warme maaltijd aangeboden aan die bewoners die niet naar de Brasserie gaan.  Daartoe kunnen de bewoners kiezen uit een vlees, vis of vegetarisch gerecht, alsook uit twee aardappel- en twee groentemogelijkheden. Verder maken zij meteen een keuze voor een nagerecht, d.w.z. een stuk fruit, yoghurt of vla.  De vrijwilliger vraagt vriendelijk welke keuze de bewoner uit de verschillende mogelijkheden maakt/gemaakt heeft en geeft dat door aan de medewerker van de keuken. Eventueel helpt zij bij het maken van een keuze. De medewerker van de keuken schept het gewenste op en de vrijwilliger brengt de maaltijd met een nagerecht bij de bewoner. Ook pakt zij zo nodig bestek voor de bewoner. Na de bewoner 'smakelijk eten' gewenst te hebben, gaan zij naar het volgende appartement.  Uiteraard moet er rekening worden gehouden met evt. diëten van de bewoners. Het is goed als een vrijwilliger hiervan op de hoogte is, zodat zij in de gaten kan houden dat een bepaalde bewoner ook daadwerkelijk een gewenst dieet krijgt.  Als er tijdens het ronddelen van de maaltijd dingen opvallen die afwijkend zijn van de normale gang van zaken bij een bewoner, is het goed als de vrijwilliger dit na afloop van het ronddelen meldt bij de verzorging.  Ook bij deze ronde wordt er rekening mee gehouden dat er afwisseling zit in de gang waar wordt begonnen met het ronddelen, om te voorkomen dat altijd dezelfde bewoners als eerste of als laatste aan de beurt zijn. 5. Bewoners helpen bij de maaltijd De teamleider, dan wel evv-er of avv-er kan een vrijwilliger vragen een bewoner te helpen bij het nuttigen van de maaltijd. Teamleider, evv-er of avv-er zijn dan de aangewezen persoon voor het geven van evt. instructie. De afspraak hieromtrent wordt opgenomen in het ECD. Bewoners met slikproblemen worden nooit geholpen door een vrijwilliger. 6. Afhalen van de warme maaltijd  Rond 13.30 uur begint de vrijwilliger met het afhalen van de maaltijd. Daartoe haalt zij in alle appartementen de etensborden weg. Etensresten en ander afval worden gescheiden opgeruimd: etensresten gaan in een speciale emmer, ander afval wordt apart gehouden en de borden opgestapeld.  Indien nodig wordt dat wat er op het appartement ligt aan bestek of evt. nog aan koffiekopjes staat, meteen afgewassen door de vrijwilliger. De vrijwilliger laat het appartement 'netjes' (= zonder ongewassen vaat) achter.  De wagen wordt naar de spoelkeuken gebracht en de vrijwilliger leegt de emmer in de speciale daarvoor klaarstaande container. Afval en etensresten blijven gescheiden.  Er zijn eventueel handschoenen beschikbaar bij de coördinator vrijwilligers.


34

7. Ronddelen van de thee Na afloop van alle werkzaamheden rond het afhalen van de maaltijd kan een vrijwilliger ook nog de theeronde doen. Het is ook mogelijk dat er een andere vrijwilliger komt die speciaal komt voor het ronddelen van de thee. Hiervoor gelden dezelfde punten als genoemd onder 3. 8. Afmelden voor vertrek De vrijwilliger meldt aan de zusterpost (persoonlijk of telefonisch) dat zij gaat vertrekken. Dit is tevens een moment om opgemerkte signalen over veranderingen bij bewoners door te geven. 9. Sleutel afgeven bij de receptie Bij vertrek uit Liduina wordt de sleutel van de afdeling (alsook de eventuele sleutels van garderobe en kluisje) weer afgegeven bij de receptie. De receptie tekent voor ontvangst.

Te verrichten werkzaamheden afdeling De afdeling draagt er zorg voor dat er een recente lijst aanwezig is waarop aangegeven staat welke bewoners op hun appartement zijn en of zij evt. boodschappen nodig hebben.

Speciale taken aandachtsvelder vrijwilligers (avv-er) De avv-er is de eerst aanspreekbare medewerker op de afdeling voor de vrijwilligers tijdens het begin van hun werkzaamheden in Laurens Liduina, maar ook bij evt. problemen. Eerste contact vrijwilliger/afdeling  Na het intakegesprek en de beslissing dat de vrijwilliger één of meer dagdelen op de afdeling komt werken, wordt de vrijwilliger door de coördinator vrijwilligers aan de avv-er voorgesteld.  De avv-er en de vrijwilliger spreken een tijdstip af voor een nadere kennismaking. In dit gesprek informeert de avv-er de vrijwilliger ook over de gewenste gang van zaken op de afdeling (zowel m.b.t. bewoners en medewerkers, als het aan- en afmelden voor het uitwisselen van informatie). Dit is al beknopt gebeurd door de coördinator, maar voor de volledigheid doet de avv-er dat nogmaals.  De avv-er zorgt dat er een lijst beschikbaar is met informatie rond de bewoners m.b.t. het ronddelen van koffie, de maaltijd of de thee, al naar gelang het dagdeel waarop de vrijwilliger werkt.  Na afloop van de inwerkperiode (die ca. vier weken duurt) informeert de avv-er bij de vrijwilliger hoe een en ander tot op heden is verlopen, of er evt. problemen waren en of er aanpassingen nodig zijn.  De avv-er plaatst een foto van de vrijwilliger die zij van de coördinator heeft ontvangen, in de fotocollage op de afdeling. Werkzaamheden gedurende de dagelijkse gang van zaken  Wanneer de vrijwilliger definitief op de afdeling werkt, blijft de avv-er een oogje in het zeil houden: verloopt alles naar wens voor beide partijen?


35





Ingeval van problemen met collega-vrijwilligers of medewerkers is de avv-er de eerst aangewezen persoon bij wie de vrijwilliger of de medewerker terecht kan. Zij probeert te bemiddelen en de situatie tot een oplossing te brengen. Indien dit niet gemakkelijk is, neemt ze contact op met de coördinator vrijwilligers. De avv-er heeft driemaandelijks overleg met de coördinator vrijwilligers om de gang van zaken m.b.t. de afdelingsgebonden vrijwilligers door te praten. Tijdens dat overleg wordt ook jaarlijks de voortgang van de vrijwilligers besproken tussen de coördinator vrijwilligers en de avv-er.

Ondersteuning vrijwilliger - Werkzaamheden op de afdeling De directe begeleiding m.b.t. de werkzaamheden op de afdeling vindt aldaar plaats. - Algemeen De coördinator vrijwilligers zorgt voor de algemene ondersteuning van deze groep vrijwilligers. Deze ondersteuning is belangrijk om de vrijwilliger te stimuleren en zo nodig aan te spreken op de uitvoering van de taken. En verder biedt het de mogelijkheid om met vrijwilligers te praten over persoonlijke ideeën en wensen voor de toekomst.

Toerusting De coördinator vrijwilligers zorgt voor structurele toerusting voor deze groep vrijwilligers.


36

TAKEN AANDACHTSVELDER VRIJWILLIGERS (AVV-ER ) De avv-er moet gezien worden als een ambassadeur van het vrijwilligerswerk op de afdeling. Op de afdeling komen twee soorten vrijwilligers: afdelingsgebonden vrijwilligers (individueel en 'koffieronddelers') en andersoortige vrijwilligers (kerkvrijwilligers, vrijwilligers m.b.t. de activiteiten, vrijwilligers van de TD, etc.). De laatste soort vrijwilligers valt buiten het bestek van het project Zorg Beter met Vrijwilligers. 1. De avv-er heeft een brugfunctie tussen medewerkers en vrijwilligers. 2. De avv-er heeft feeling voor vrijwilligers en inzicht in het vrijwilligerswerk. 3. De avv-er is een schakel tussen de vrijwilligerscoördinator en de afdeling. 4. De avv-er heeft volgens een jaarplanning 1 x per kwartaal structureel overleg met de coördinator vrijwilligers. 5. De avv-er draagt zorg voor de verwerking van 'lief en leed' m.b.t. medewerkers en vrijwilligers. Zij informeert de afdeling en coördinator vrijwilligers en vice versa. 6. De avv-er is bekend met het feit dat er een nieuwe vrijwilliger op de afdeling komt en is verantwoordelijk voor een goede opvang van die vrijwilliger. 7. De avv-er draagt er zorg voor om de collega’s op de afdeling up to date te houden betreffende het vrijwilligerswerk, alsook nieuwe collega's te informeren over afspraken rond en omgang met vrijwilligers. 8. De avv-er draagt zorg voor de planning van de 'koffievrijwilligers' op de dagplanner. 9. De avv-er heeft een coördinerende rol naar de contactverzorgende m.b.t. het wederzijds informeren betreffende bijzonderheden van bewoners, die van belang zijn vóór en na een zorgleefplangesprek. 10. De avv-er draagt zorg voor het up to date houden van de fotocollage op de afdeling. 11. De avv-er sluit bovenstaande ook geregeld kort met haar vervangende avv-er. 12. Als de vrijwilligers een punt willen inbrengen ter bespreking in het afdelingsoverleg, dan kunnen zij dat doen via de avv-er.


37

TAKEN CONTACTVERZORGENDE m.b.t. DE INDIVIDUELE VRIJWILLIGER VAN EEN BEWONER

1. De bewoner inventariseert samen met de contactverzorgende aan wat voor soort vrijwilliger hij/zij behoefte heeft (taak vrijwilliger). 2. Contactverzorgende doet aanvraag voor persoonsgebonden vrijwilliger bij de vrijwilligerscoördinator.3) 3. Zo gauw de coördinator vrijwilligers een geschikte vrijwilliger voor de desbetreffende bewoner heeft, zal zij die vrijwilliger aan de contactverzorgende (en de aandachtsvelder vrijwilligers op de afdeling) voorstellen. Het is de taak van de contactverzorgende daarna nog een keer een nader gesprek te hebben met de vrijwilliger om elkaar te leren kennen en evt. verdere informatie over de bewoner door te spreken. 4. Contactverzorgende noteert naam en functie vrijwilliger in het zorgleefplan en zet in de klantagenda dat er een vrijwilliger komt. 5. Contactverzorgende neemt tijdens voorbereiding zorgleefplanbespreking (ZPB) contact op met vrijwilliger, en vraagt of er bijzondere signalen zijn die naar de mening van de vrijwilliger meegenomen/besproken moeten worden tijdens het ZPB. 6. Contactverzorgende neemt na de ZPB contact op met vrijwilliger voor het teruggeven van bijzonderheden die voor de vrijwilliger van belang zijn (indien bewoner hiervoor toestemming heeft gegeven). 7. Contactverzorgende coördineert dat vrijwilliger op de hoogte blijft van veranderingen in de situatie van de bewoner, in het bijzonder als het gaat om ziekenhuisopname of andere afwezigheid van de bewoner, terugkeer in Liduina, en overlijden. 8. Contactverzorgende informeert de avv-er over verloop van het contact met de vrijwilliger i.v.m. driemaandelijks overleg tussen de avv-er en de vrijwilligerscoördinator. 9. De contactverzorgende is dus eerste aanspreekpunt voor de individuele vrijwilliger m.b.t. de bewoner. 10. De contactverzorgende houdt ook geregeld haar vervangster op de hoogte van het contact met de vrijwilliger

3

)

Daarbij moet vermeld worden - om welke bewoner het gaat + kamernummer - wat de bewoner/familie voor verwachtingen bij het contact heeft - hoe de lichamelijke en geestelijke toestand van een bewoner is - hoe de bewoner in het kort wordt gekarakteriseerd (kort beeld levensgeschiedenis) - of de bewoner zelf van de aanvraag op de hoogte is en inderdaad een vrijwilliger wil.


38

PROTOCOL VRIJWILLIGERS WINKEL (SHOPPERIE) Een protocol heeft tot doel de vrijwilliger te ondersteunen bij het uitvoeren van haar/zijn taken. Hierin staat stap voor stap hoe iets gedaan moet worden. Eerst vind je de vacature, daarna de werkzaamheden in de winkel en als laatste iets over de informatievoorziening.

1. VOORAF 1.1. Vacature Er is een vacature in de winkel voor één of meer dagdelen. De coördinator vrijwilligers zoekt een geschikte vrijwilliger die - naast de algemene criteria die Laurens regio NW hanteert - aan de volgende eisen moet voldoen:  de vrijwilliger moet o sociale vaardigheden bezitten als beleefdheid geduld kunnen luisteren over enig empathisch gevoel beschikken o bewoners kunnen ondersteunen in het maken van een keuze o eerlijk en oprecht zijn o met geld om kunnen gaan o een scankassa kunnen bedienen of bereid zijn dat te leren. 

Als er een geschikte kandidaat is gevonden, zal de toekomstige vrijwilliger een aantal keren (minimaal vier keer) meelopen met een ervaren winkelvrijwilliger, om zo de benodigde ervaring op te doen.

1.2. Inrichting winkel In de winkel zijn aanwezig  alle artikelen die cliënten nodig hebben volgens de AWBZ-normen - dus alle primaire levensmiddelen als brood, boter, melk, etc. - alsook meer luxe artikelen.  een scankassa met scanpistool.  een pinapparaat (om verkopen met contant geld te ontmoedigen).  een map waarin zijn ondergebracht o het HACCP-handboek waarin opgenomen de hygiënische eisen die gesteld worden aan het aanbieden van voedselproducten. Het behoort tot de taak van de teamleider plein om te controleren of de aangeboden producten aan de in dat handboek gestelde eisen voldoen. o het protocol waarin de vrijwilligers een uitgebreide uitleg kunnen terugvinden over de te verrichten werkzaamheden in de winkel. Hieronder worden de grote lijnen daarvan weergegeven. o het laatste en voorlaatste verslag overleggen Shopperie.  een oven voor het afbakken van producten.  een fles desinfecterend middel waarmee vooraf en tussendoor de handen kunnen worden gereinigd.


39

2. TE VERRICHTEN WERKZAAMHEDEN 2.1. Bevoorrading van de winkel 2.1.1. Algemeen  De winkel heeft een vaste indeling van alle artikelen. Deze standaardindeling is voor het gemak van de klanten en voor de herkenbaarheid. De te verkopen artikelen staan in schappen van knie- tot schouderhoogte, de voorraad staat op de bovenste en onderste planken, al of niet in plastic boxen.  Er worden geen artikelen gestapeld.  Artikelen staan of liggen met het beeldmerk naar voren.  De schappen zijn voorzien van een prijsaanduiding.  De prijsbepaling van de producten vindt plaats op locatieniveau door de teamleider plein.  Het invoeren van de prijzen van de producten in de scankassa gebeurt door de teamleider plein of een ondersteunende medewerker.  Eventuele lege dozen van kleine producten blijven in het schap staan, zodat direct opvalt welk product aangevuld moet worden.  Mocht een artikel even niet voorradig zijn (bijvoorbeeld door de beperkte houdbaarheid van een product) dan wordt de klant gevraagd of hij/zij hierop kan wachten. Is dit niet het geval dan wordt een zgn. 'wensbriefje' ingevuld (zie hieronder)  

Voor de huiskamers verloopt de levering en betaling van producten voor de warme maaltijd via de winkel. Munten en waspoeder voor het gebruik van de wasautomaat en droger door bewoners worden ook via de winkel gekocht, evenals batterijen.

2.1.2. Bestellingen  Bestellingen van versproducten als brood, zuivel, vleeswaren en fruit worden dagelijks rond het middaguur geplaatst door de teamleider plein of een ondersteunende medewerker.  Bestellingen voor andere artikelen als droge kruidenierswaren worden op maandagmorgen geplaatst door de teamleider plein of een ondersteunende medewerker.  Ook het op peil houden van de voorraad van munten en waspoeder gebeurt door de teamleider plein of een ondersteunende medewerker. 2.1.3. Aflevering  De geleverde versproducten worden (na datumcontrole) 's morgens om 09.00 uur door een medewerker van de keuken in de winkel gezet en door de dan werkende vrijwilliger in de schappen geplaatst met dien verstande dat artikelen met de meest verre datum achterin worden geplaatst (Fifo - First in first out).  Bevoorrading van droge kruidenierswaren gebeurt wekelijks, maar mocht een artikel extreem hard gaan, dan kan dat op de dagelijkse bestellijst geplaatst worden. Door de vrijwilliger die op donderdag werkt worden deze artikelen in de schappen geplaatst, met de meest verre datum achterin.  Alle artikelen, zowel versproducten als droge kruidenierswaren, waarvan de houdbaarheidsdatum al is verlopen bij binnenkomst worden niet in de winkel opgenomen. De producten worden apart gehouden en aan de groothandel wordt melding hiervan gedaan door de teamleider plein of een ondersteunende medewerker.


40

2.1.4. Aanvullen van artikelen Op stille momenten kunnen vrijwilligers de schappen aanvullen met artikelen uit de voorraadboxen volgens het Fifo-systeem (zie 2.1.3.) en met het beeldmerk naar voren.

2.2. Het openen van de winkel ‘s morgens 

   

Nadat de sleutel bij de receptie is opgehaald, worden de hekken geopend door deze opzij te schuiven naar de wanden en de beide hekgoten (drempels) naar de zijwand te tillen. Elk hek wordt vervolgens via een hendel vastgezet. Alle lichten dienen te worden aan gedaan en de luxaflex geopend. De kassa staat altijd aan, op de stand-by stand (RG = registratie goederen). Door slechts het aanraken van het beeldscherm wordt de werking ervan geactiveerd. Ín de kassa is een geldvoorraad van € 50,-- (in kleingeld). Deze moet gecontroleerd worden. Mocht er een groot verschil zijn, dan vragen de receptie even mee te tellen. De vrijwilliger leest de overdracht van de afgelopen week.

2.3. Werkzaamheden bij het verkopen van producten Producten kunnen worden gekocht door zowel bewoners als medewerkers, vrijwilligers en klanten van buiten Liduina. Alle artikelen die de winkel verlaten moeten gescand worden en afgerekend. Dat laatste kan door iedere klant zowel contant (= ook pinnen of chippen) gebeuren als via rekening-courant. Echter, als 'contant' wordt aangeslagen moet ook direct betaling plaatsvinden (= ook pinnen of chippen). 2.3.1. Scannen gebeurt als volgt:  door de barcode op het artikel te scannen met het scanpistool  indien er geen barcode aanwezig is, o door het aanraken van het scherm en het betreffende artikel op één van de schermbladen 'versproducten zonder barcode', 'DKW-producten zonder barcode' of 'overige producten zonder barcode' o de streepjescode van het artikel in de handleiding op te zoeken en alsnog te scannen. 2.3.2. Bij contante verkopen wordt  het artikel/de artikelen gescand  de toets ‘contant’ aangeslagen, waarna er een kassabon uit de printer rechts verschijnt en de geldla zich opent  het geld op de gebruikelijke manier afgerekend.  Bij pinnen of chippen vindt afhandeling van de verkoop plaats doordat de bon uit de kassa naar buiten komt. Bon controleren. 2.3.3. Verkopen volgens rekening-courant:  Als een klant aangeeft op rekening te willen kopen, dan worden in het geval de klant een bewoner is de naam en het appartementnummer opgezocht op de kassa (zie handleiding)  Teamleiders of leidinggevenden van afdelingen werkzaam in Liduina hebben een eigen debiteurennummer (zie handleiding).  Na de in de handleiding toegepaste handelingen verschijnen het appartementnummer en de naam van de bewoner, dan wel het debiteurennummer met naam van de medewerker/groep van Liduina. Controleer deze nogmaals.  Als er op OK getoetst is kunnen de producten gescand worden als bij contante verkopen. Handboek Samenwerking medewerkers/vrijwilligers - Anne-Marie Vrijssen - Laurens Liduina

41

   

Als alle artikelen gescand zijn dient op de kassa 'totaal debiteur' aangetoetst te worden, waarna de kassabon verschijnt rechts naast de kassa. Check aan het einde van deze handelingen nogmaals de op de kassabon voorkomende naam en het appartementnummer. Deze kassabonnen worden op een prikker bewaard. Indien de bewoner zelf een bon wil, wordt er een extra kassabon uitgedraaid (zie handleiding) en meegegeven. Medewerkers van de huiskamers of afdelingen krijg een bon mee.

2.3.4. Extra aandachtspunten  Mocht er, zowel bij contante verkopen als verkopen op rekening, tussentijds een foutief bedrag worden aangeslagen, dan dient er direct een correctie plaats te vinden (zie handleiding).  Artikelen waarvan de houdbaarheidsdatum is verlopen of anderszins niet meer verkoopbaar zijn, worden ‘afgerekend’ volgens een debiteurennummer (999, naam: 'over de THT'). Hetzelfde geldt voor artikelen die in de winkel zelf wordt verbruikt.  Mocht een klant om een artikel vragen dat niet tot de standaardvoorraad behoort, dan kan dat worden genoteerd op een bij de kassa liggend 'wensbriefje'. Daarop moet worden opgenomen o de naam van de bewoner o het appartementnummer o een duidelijke omschrijving van het product, alsmede het gevraagde aantal o de datum o naam van de vrijwilliger o of het om een eenmalig artikel gaat, of dat het artikel in het assortiment opgenomen kan worden. Binnen een week zal het wensbriefje worden afgehandeld en de bewoner een reactie ontvangen. Dan kan doordat het product elders voor de bewoner is gekocht of door de reden van afwijzing aan te geven.  Het kan zijn dat er door een teamleider met een bewoner of familie/zaakwaarnemer ervan afspraken zijn gemaakt betreffende (het verbod op) aankoop van speciale producten. De email waarin de teamleider hiervan melding maakt wordt opgenomen in de map genoemd onder 1.2. en er wordt melding van gemaakt in het overdrachtsgedeelte van die map. Er mag dus geen briefje op de kassa of in de omgeving daarvan geplakt worden i.v.m. de privacy van de bewoner.

2.4. Het afbakken van versproducten Winkelvrijwilligers bakken ook verse croissants of andere producten af. De beschrijving hoe dit te doen wordt aangegeven op de oven, maar is ook te vinden in de handleiding.

2.5. Hygiëne volgens HACPP 2.5.1. Temperatuurmetingen  De vrijwilliger op de woensdagmiddag en de vrijwilliger van de zaterdagochtend hebben als taak om wekelijks op een vast tijdstip de temperatuur van de diepvries te meten, alsook de houdbaarheidsdatum van producten te noteren. Indien de temperatuur van de diepvries hoger is dan -18 moet hiervan melding worden gedaan aan de teamleider plein of de ondersteunende medewerker. Meldingsformulieren zijn te vinden in de handleiding.


42





Ook de temperatuur van de koeling moet door deze vrijwilliger worden gemeten, alsmede van drie artikelen de houdbaarheidsdatum worden genoteerd. Indien de temperatuur van de koeling hoger is dan 7 moet hiervan melding worden gedaan aan de teamleider plein of de ondersteunende medewerker. Meldingsformulieren zijn te vinden in de handleiding. Van zowel de diepvries als de koeling wordt de temperatuur wekelijks ook op een aantal willekeurige producten gemeten (drie voor de koeling, twee voor de diepvries) en genoteerd door een medewerker van de keuken. Deze artikelen moeten worden afgeboekt als 'over de THT-product'.

2.5.2. Andere hygiënevoorschriften  Vrijwilligers beginnen hun werk met schone handen en schone kleding.  De globale schoonmaak van de winkel gebeurt door de huishouding.  De vrijwilligers dienen de werkomgeving (toonbank) tussen de verkopen door schoon te houden.  Voor het vooraf en tussentijds 'wassen' van de handen hangt er een fles met desinfecterend materiaal aan de muur. Als de fles bijna leeg is, dit melden in het overdrachtsboek.   

 

De afgebakken producten worden meegegeven in een zakje, of op een wegwerpbordje of servetje. Afgebakken producten die nog niet direct verkocht worden, worden bewaard in een vitrine op de toonbank (zie 3e punt hierboven). Afgebakken producten die aan het einde van de dag niet zijn verkocht moeten worden afgeboekt onder nummer 999 'over de THT' en (met servetjes) worden weggegooid in de afvalbak. Voor het weggooien van afvalmateriaal na het nuttigen van een afgebakken product staat er een brandwerende afvalbak in de winkel. Twee maal per week, te weten op woensdag en zaterdag, dient na afloop van de werkdag de oven te worden gereinigd. Daartoe wordt door de middagvrijwilligers en de vrijwilliger van de zaterdag het schoonmaakprogramma op de oven in werking gezet. Na afloop worden kruimels opgeruimd (zie handleiding). De bakplaat wordt echter dagelijks ter reiniging in de spoelkeuken te worden afgegeven.

2.6. De kassa aan het einde van een werktijd 2.6.1. Overdracht van de kassa bij wisseling van vrijwilliger midden op de dag  Er dient aan het einde van de ochtenddienst een kasstaat te worden opgemaakt.  De ene zijde daarvan is bestemd voor de overdracht, de andere zijde voor de afdracht.  Het geld in de kassa wordt geteld door ochtend- en middagvrijwilliger tezamen en beiden tekenen af.  De ingevulde kasstaat blijft in de kassa bewaard. 2.6.2. Afsluiting van de kassa aan het einde van de dag  Er moet een omzetrapport gemaakt worden (X- en Z-bon) - zie handleiding.  Het geld in de kassa moet geteld worden.  Opbrengst en omzetrapport (X-bon) worden in een enveloppe afgedragen aan de receptie. Verder wordt er aan de teamleider plein een aparte envelop afgedragen (= in zijn postvak gedaan) met debiteuren-/kassabonnen en de Z-bon.  Er blijft € 50,-- (met Z-bon) in kleingeld in de kassa voor de volgende dag.


43

2.7. Afsluiten van de winkel aan het einde van de dag    



De werkplek dient schoon achter gelaten te worden. De bakplaat van de oven wordt naar de spoelkeuken gebracht (zie 2.4.2.) Ramen moeten gesloten zijn, luxaflex gesloten en het licht uit. Het hek dient ontgrendeld te worden en vervolgens gesloten. Dat gebeurt door allereerst de linkergoot in de vloer vast te zetten en vervolgens de rechtergoot in de andere te laten zakken. Daarna worden beide hekken naar het midden geschoven en afgesloten. De sleutel wordt aan de receptie afgedragen.

3. INFORMATIEVOORZIENING 3.1. Bewoners Zo nu en dan verschijnt er een informatiekrant - de 'Shopperie krant' - voor de bewoners met nieuws, informatie en aanbiedingen.

3.2. Vrijwilligers winkel Met enige regelmaat zal er een overleg plaatsvinden met de teamleider plein, alle winkelvrijwilligers en de coördinator vrijwilligers, waarin de gang van zaken wordt doorgesproken. Indien de omstandigheden dit vereisen zal er een extra tussentijds overleg gepland worden.

Eventuele toekomstige verandering of uitbreiding van taken van de vrijwilligers gebeurt in overleg met de coördinator vrijwilligers.


44

vrijwilligers. Laurens Liduina

Recommend Documents