Titel document PRIVACYREGLEMENT
Code P 4.1.16
Schrijver H.Kosse
Verantwoordelijke H.Kosse
Datum uitgifte Juli 2013
Geldig voor Vredewold
Evaluatiedatum juli 2015
Status definitief
Vredewold bescherming persoonsgegevens, wet:
privacyreglement
Inleiding Deze notitie beschrijft de gevolgen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De WBP, die per 1 september 2001 werd ingevoerd, vervangt de Wet Persoonsregistraties (WPR). De belangrijkste gevolgen van de nieuwe privacywet zijn aanvullende eisen aan behandelaars, dienstverleners of de instelling. Zo is er de plicht om de gegevensverwerking te melden en de informatieplicht van de behandelaar of de instelling over de doelen van de gegevensverwerking en de beveiligingseisen. Leeswijzer De WBP koppelt privacyeisen aan de persoon of personen die verantwoordelijk is c.q. zijn voor de gegevensverwerking. De WBP betitelt hen als 'verantwoordelijke'. Binnen Vredewold is de Raad van Bestuur de (eind)-verantwoordelijke. Er kunnen drie categorieën persoonsgegevens worden onderscheiden binnen de stichtingen, te weten die van het personeel, die van de cliënten en overige registraties.
1
Vredewold
Privacyreglement
Indirect kunnen de stichtingen betrokken zijn bij andere registraties. Het gaat hierbij om 'in opdracht' handelingen (waarbij niet twee maar drie partijen betrokken zijn: de behandelaar, de medewerker/ cliënt en de opdrachtgever), zoals het adviseren van de werkgever in het kader van verzuimbegeleiding van de cliënt/ werknemer. De registratie van personeelsgegevens behoeft overigens niet te worden gemeld, omdat het een standaardgegevensverwerking betreft (mits geen bijzondere gegevens worden vastgelegd). De tweede doelgroep betreft de cliënten, waarvan zowel algemene persoonsgegevens worden vastgelegd (ten behoeve van de woonfunctie) als een zorgdossier. Naast deze twee hoofdcategorieën zijn er nog diverse persoonsregistraties (bv vrijwilligers, leveranciers enz) die evenals de personeelsadministratie onder de algemene vrijstelling vallen. In Hoofdstuk B van deze notitie zijn een aantal elementen opgenomen rond de personeels-en vrijwilligersadministratie, terwijl hoofdstuk C ingaat op de zorgregistraties. Omwille van de leesbaarheid zijn steeds mannelijke aanduidingen gebruikt. Onder de term ‘cliënten’ worden mede verstaan cliënten die zorg ontvangen, maar niet van de woonfunctie gebruik maken. Inhoudelijke hoofdstukken
A. ALGEMENE PARAGRAAF A1 Wanneer is de WBP van toepassing? De WBP is van toepassing als er sprake is van het 'verwerken van persoonsgegevens'. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie bevatten over een persoon die identificeerbaar is. In het algemeen vallen personeels/vrijwilligers- en cliëntgegevens onder deze definitie, althans als ze zijn te herleiden tot de betreffende medewerker, vrijwilliger of cliënt. Geanonimiseerde gegevens, waarmee wordt bedoeld dat met deze gegevens een persoon niet kan worden geïdentificeerd, zijn geen persoonsgegevens. Niet alleen (gecombineerde) gegevens als naam, adres, woonplaats en geboortedatum maar ook foto's, geluidsbanden, chipcards, vingerafdrukken en DNA-profielen zijn persoonsgegevens. Overigens spreken we gemakshalve over 'cliëntgegevens', terwijl de WBP spreekt over 'gezondheidsgegevens'. Het 'verwerken' van persoonsgegevens behelst alle handelingen met persoonsgegevens vanaf het moment dat deze worden verzameld totdat ze worden vernietigd. Dus: ordenen, bijwerken, raadplegen, gebruiken, verstrekken, koppelen etc. In de gezondheidszorgpraktijk is de WBP van toepassing op vrijwel alle gegevensverzamelingen die zijn te herleiden tot medewerkers, vrijwilligers of cliënten. 2
Vredewold
Privacyreglement
Dat geldt zowel voor elektronische als voor handmatige verwerkingen. Uitgezonderd zijn handmatige verwerkingen die niet in een systematisch toegankelijk dossier of systeem worden opgeslagen. Dat is doorgaans echter niet het geval omdat goede toegankelijkheid één van de vereisten is die aan dergelijke dossiers wordt gesteld. A2 Wie zijn de 'verantwoordelijke' en de 'bewerker'? De 'verantwoordelijke' is degene die bepaalt wat er met de gegevens gebeurt. Vaak zullen er medeverantwoordelijken en eindverantwoordelijken zijn. Binnen Vredewold is de Raad van Bestuur eindverantwoordelijk voor het beheer en het instandhouden van het informatienetwerk en de gegevensbestanden. Leidinggevenden, de dienst PO&O en de administratie zijn medeverantwoordelijk voor het verwerken van de personeelsgegevens. De behandelaars die binnen de instelling werkzaam zijn, zijn medeverantwoordelijk voor het verwerken van de cliëntgegevens. De WBP legt aan de '(eind)verantwoordelijke' een aantal plichten op. De 'bewerker' is een persoon of organisatie buiten de instelling aan wie de 'verantwoordelijke' (een deel van) de gegevenswerking heeft uitbesteed. De 'bewerker' bewerkt volgens instructies en onder uitdrukkelijke verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke. Voorbeelden van bewerkers zijn: een externe netwerkbeheerder, een servicebureau of een administratiekantoor. Wanneer er een hiërarchische relatie bestaat tussen verantwoordelijke en bewerker is er sprake van (intern) beheer en niet van een bewerker. De bewerker is, naast de verantwoordelijke, aansprakelijk voor eventuele nadelen die iemand ondervindt omdat de privacyeisen niet zijn nagekomen. De bewerker en zijn medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
A3 Verplichtingen van de 'verantwoordelijke' Meldingsplicht De (eind)verantwoordelijke is verplicht om elektronische gegevensbestanden bij het College Bescherming Persoonsgegevens te melden. Papieren bestanden hoeven slechts te worden aangemeld als er een 'bijzonder risico voor privacyschending' aanwezig is, bijvoorbeeld als gegevens worden vastgelegd zonder dat de persoon op wie de gegevens betrekking hebben, daarvan op de hoogte is. Dit laatste zal zich niet zo snel voordoen, omdat de WGBO de instemming ('informed consent') van een cliënt vereist. Concreet: in de gezondheidszorg zullen in de regel alleen elektronische verwerkingen (van cliëntgegevens) hoeven te worden gemeld. Gegevensbestanden die slechts door één behandelaar of diens waarnemer worden gebruikt, voor bijvoorbeeld behandeling, begeleiding, eigen wetenschappelijk onderzoek en financiële administratie zijn vrijgesteld van de meldingsplicht. Informatieplicht In de WBP is de informatieplicht van de 'verantwoordelijke' belangrijker (of dwingender) geworden.
3
Vredewold
Privacyreglement
De persoon van wie gegevens worden verwerkt ('de betrokkene') moet worden ingelicht over: wie de 'verantwoordelijke' is, het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de wijze waarop de verwerking plaatsvindt en eventuele medegebruikers of ontvangers van de gegevens. De 'verantwoordelijke' is aanspreekpunt voor de cliënt bij vragen over de gegevensverwerking. Ook moet de medewerker/vrijwilliger cliënt worden gewezen op de rechten waarop hij zich kan beroepen. Deze rechten vindt u in A 5. Informatie over de gegevensverwerking van wilsonbekwame cliënten (bijvoorbeeld ouderen met dementie) moet worden verstrekt aan de (wettelijk) vertegenwoordiger, zoals de curator.. Heeft de cliënt toen hij nog wel wilsbekwaam was, een ander schriftelijk gemachtigd namens hem op te treden, dan moet de informatie aan die persoon worden gegeven. Als de wettelijk vertegenwoordigers of de gemachtigden ontbreken of niet wensen namens de cliënt op te treden, dan wordt de cliënt vertegenwoordigd door de echtgenoot of partner, kind, broer of zus. Beveiligingsmaatregelen De verantwoordelijke moet voor 'passende organisatorische beveiligingsmaatregelen' zorgen. Dat betekent onder meer dat hij duidelijk moet maken - bijvoorbeeld via een overzicht - welke personen toegang hebben tot welke gegevens.. Er zijn ook vereisten aan de technische beveiliging. Toegang tot elektronische gegevens moet alleen mogelijk zijn via een uniek wachtwoord. Persoonsgegevens die elektronisch worden verzonden via een ook voor (onbevoegde) derden toegankelijk 'medium', moeten eerst worden geëncrypteerd. Voorbeeld: vóórdat cliëntgegevens of afspraken voor een consult per e-mail worden verstuurd, moet het bericht eerst worden gecodeerd zodat de gegevens niet meer tot de cliënt zijn te herleiden. Immers, de kans bestaat dat onbevoegde derden, bijvoorbeeld een familielid, toegang hebben tot de gegevens. Dat kan al het geval zijn als het adres verkeerd wordt getypt. Handmatig bijgehouden dossiers (maar ook laptops) moeten in goed afsluitbare kasten en ruimten worden bewaard. Bijlage 8 gaat in op beveiligingsmaatregelen. Bewerkerscontract Als gegevens extern worden bewerkt, moet de verantwoordelijke een bewerkerscontract opstellen.
Vervallen privacyreglement In de WPR was de (eind)verantwoordelijke van het gegevensbestand verplicht een privacyreglement op te stellen voor cliënten en medewerkers. Die plicht komt in de WBP te vervallen. A 4 Doelen van de gegevensverwerking De 'verantwoordelijke' moet aangeven voor welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verzameld, nagaan of die doelen 'gerechtvaardigd' zijn en of niet meer gegevens worden verwerkt dan voor het doel noodzakelijk is.
4
Vredewold
Privacyreglement
Worden er gegevens voor andere doelen verwerkt, dan moet zijn voldaan aan extra voorwaarden, zoals uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Verder moet de verantwoordelijke ervoor zorgen, dat de gegevens juist en zo objectief mogelijk zijn. Dat geldt ook voor gegevens die aan anderen worden verstrekt. Van derden ontvangen gegevens moeten rechtmatig zijn verkregen, dat wil zeggen met kennis en (veronderstelde) toestemming van de cliënt. Een behandelaar moet er dus op toezien dat alle cliëntgegevens die hij 'verwerkt', aan deze eisen voldoen. Immers, deze eisen sluiten grotendeels aan bij de plicht van een behandelaar om een zorgvuldig dossier bij te houden (zie A 5.1). Wordt aan alle eisen voldaan, dan is de gegevensverwerking 'rechtmatig'. De doelen van de gegevensverwerking zijn en worden in samenspraak tussen 'verantwoordelijke' en (een vertegenwoordiging namens) behandelaars gedefinieerd. A 5 Rechten van de betrokkene De WGBO geeft de cliënt een aantal rechten zoals het recht op inzage, afschrift, aanvulling en vernietiging. De WBP biedt de betrokkene (de persoon op wie een gegeven betrekking heeft) het recht van kennisneming, correctie, aanvulling, afscherming en verwijdering. A 5.1 Recht op inzage en afschrift De betrokkene heeft recht op inzage en afschrift van zijn gegevens. De WGBO maakt hierop één uitzondering: inzage of afschrift mag niet worden gegeven als daardoor de privacy van een ander wordt geschonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die door een partner of familielid zijn verstrekt in het vertrouwen dat de cliënt daarvan niet op de hoogte wordt gebracht. De gegevens kunnen betrekking hebben op henzelf of op de cliënt. De behandelaar zal die informatie uiteraard alleen vastleggen als dit voor de behandeling van de cliënt relevant is. Om een beroep te doen op de uitzondering moet de behandelaar aantonen dat het privacybelang van de ander wordt geschaad door inzage te geven én dat dit belang zwaarder weegt dan het belang van de cliënt. De behandelaar moet dus een belangenafweging maken. Aan een verzoek tot inzage of afschrift moet de verantwoordelijke zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken voldoen. Als de eindverantwoordelijke het inzage- of afschriftverzoek afhandelt, is het van belang dat het verzoek wordt afgestemd met de betrokken hulpverlener en dat conform een daartoe opgestelde procedure wordt gehandeld. De betrokken hulpverlener moet beoordelen of alle gegevens kunnen worden ingezien of opgevraagd. De betrokkene heeft in beginsel geen recht op afgifte van de originele gegevens. De originelen komen alleen toe aan degene die ze heeft opgesteld of degene die ze bewaart en beheert. Voor het maken van afschriften (niet voor het geven van inzage) mag een redelijke vergoeding worden gevraagd.
A 5.2 Recht op aanvulling, correctie en afscherming De betrokkene heeft het recht om het dossier aan te vullen. Hiermee kan de betrokkene bereiken dat - naar zijn mening - een vollediger of juister beeld van zijn persoon of zijn gezondheidstoestand wordt geschetst. Het gaat dan om afwijkende of aanvullende zienswijzen van de betrokkene zelf óf - op verzoek van de betrokkene - van een andere behandelaar bijvoorbeeld in het kader van een second opinion. Ook als de behandelaar het met de inhoud van de verklaring niet eens is, moet hij de verklaring in het dossier opnemen. De betrokkene mag de verantwoordelijke ook verzoeken om feitelijke onjuistheden in de gegevens te corrigeren, bijvoorbeeld verkeerde adresgegevens. 5
Vredewold
Privacyreglement
De betrokkene mag de verantwoordelijke ook verzoeken zijn gegevens voor anderen af te schermen als hij van mening is dat deze feitelijk onjuist zijn of niet ter zake doen. Dat zal hij alleen vragen als hij het bewaren van deze gegevens van belang vindt; anders zal hij wel om correctie of vernietiging vragen. Binnen vier weken moet de verantwoordelijke laten weten of, en zo ja, in hoeverre aan deze verzoeken kan worden voldaan. In enkele specifieke situaties heeft de betrokkene het recht om het doorgeven van zijn gegevens aan de opdrachtgever te blokkeren, bijvoorbeeld de uitslag van een onderzoek of keuring. A 5.3 Recht op verwijdering en vernietiging De betrokkene heeft het recht om informatie die niet relevant is voor het doel van de registratie, te laten verwijderen. Bijvoorbeeld gegevens over geloofsovertuiging of ras. Ook kan de cliënt verzoeken (een deel van) zijn dossier te laten vernietigen. De verantwoordelijke moet binnen vier weken op een vernietigingsverzoek reageren en het binnen drie maanden uitvoeren. Een eventuele weigering moet goed worden gemotiveerd. Op het recht op verwijderen of vernietigen van gegevens bestaan namelijk twee uitzonderingen: een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens moeten worden bewaard; vanwege een 'aanmerkelijke belang' van een ander dan de cliënt, moeten (bepaalde) gegevens worden bewaard. ad a. Een voorbeeld van de eerste uitzondering is de bepaling in het Besluit Patiëntdossier Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ) dat een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) cliënt pas vijf jaar ná beëindiging van de BOPZ-behandeling kan worden ingediend. Gegevens die relevante informatie bevatten voor gerechtelijke procedures, moeten worden bewaard totdat de procedure definitief is afgerond. Voor overige persoonsgegevens moeten de wettelijke bewaartermijnen worden aangehouden. ad b. De tweede uitzondering op het recht van een betrokkene om gegevens uit zijn dossier te verwijderen, heeft betrekking op een 'aanmerkelijk belang van een ander dan de betrokkene. De verantwoordelijke moet dit (liefst schriftelijk) aannemelijk maken. Het kan bijvoorbeeld gaan om een situatie waarin de betrokkene een procedure tegen de verantwoordelijke wil aanspannen of dit inmiddels heeft gedaan. De verantwoordelijke heeft er dan een 'aanmerkelijk' belang bij dat hij de gegevens voor zijn verweer kan gebruiken. A 6 Sancties Als naar het oordeel van de toezichthouder, het College Bescherming Persoonsgegevens, in strijd met de WBP-verplichtingen is gehandeld, kan het college een sanctie opleggen. Het college kan bestuursdwang toepassen, bijvoorbeeld door de 'onrechtmatigheid' op kosten van de overtreder ongedaan te maken. Bestuursdwang kan ook bestaan uit het geven van een bevel, in combinatie met een geldboete als dwangmiddel om aan het bevel te voldoen. Voorts kan het college een bestuurlijke boete opleggen (maximaal € 4.538) als het gegevensbestand niet (correct) is aangemeld of als wijzigingen niet zijn doorgegeven. Als een betrokkene vindt dat zijn privacybelang is geschonden, kan hij zich tot het tuchtcollege of de rechter wenden.
6
Vredewold
Privacyreglement
B. PERSONEELS- en VRIJWILLIGERSGEGEVENS B 1 Bewaartermijnen personeels- en vrijwilligersgegevens De Nederlandse wetgeving rond bewaartermijnen van personeels/vrijwilligersgegevens is omvangrijk en complex. Er bestaan niet alleen veel regels, de bewaartermijnen die deze regels bevatten lopen bovendien onderling sterk uiteen. De Helpdesk WBP heeft daarom een overzicht gemaakt van alle regelgeving met bewaartermijnen van personeels/ vrijwilligersgegevens waarmee zorginstellingen te maken (kunnen) hebben. B 2 Wet Bescherming Persoonsgegevens De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is van toepassing op alle vormen van personeels/vrijwilligersgegevens. Deze wet bepaalt dat persoonsgegevens niet langer in identificeerbare vorm mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn vastgelegd. Mogelijke doelen kunnen zijn: personeels-en vrijwilligersregistratie, personeelsbeoordeling, training en opleiding, management development, management/ leidinggeven, interne controle, bedrijfsbeveiliging, etc. Gegevens moeten worden vernietigd of geanonimiseerd als het doel is bereikt. De bewaartermijn is dus gekoppeld aan het doel van de registratie. Echter, als de gegevens niet meer nodig zijn in de actieve registratie, mogen zij worden overgebracht naar een archief (passieve registratie). Een archief heeft echter een veel beperkter gebruiksdoel (referenties, historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek). De bewaartermijn van persoonsgegevens in een archief is oneindig. B 3 Vrijstellingsbesluit WBP Op het bovenstaande is een algemene uitzondering. Als een registratie niet is gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) in Den Haag, dan gaat de wet ervan uit dat de werkgever gebruik maakt van het Vrijstellingsbesluit WBP (VB). Om daarvan gebruik te kunnen maken, moet voldaan zijn aan een aantal normen. Een daarvan is de bewaartermijn van de gegevens. NB. Het gaat hier om de actieve registratie. Overbrenging naar een archief is steeds mogelijk, met de bovengenoemde restricties. B4 Melding bij CBP Als een registratie wordt gemeld bij het CBP, geldt de melding als een vorm van zelfregulering. Met inachtneming van de hoofdregels van de WBP inzake doelbinding, kan iedere willekeurige bewaartermijn worden opgegeven. Het bedrijf moet zich dan hieraan houden. B5 Bewaartermijn: hoofdregels Indien gemeld bij CBP Indien niet gemeld bij CBP Algemene uitzondering om langer te kunnen bewaren
Niet langer dan nodig is voor doel, niet langer dan genoemd in melding Max. voorgeschreven bewaartermijn Vrijstellingsbesluit WBP Toestemming van de werknemerNoodzakelijk voor 7
Vredewold
Privacyreglement
(lopende) geschillen (evt. afscherming geboden) B6 Bijzondere bewaartermijnen Er zijn diverse wetten die regels geven voor bewaartermijnen van specifieke personeelsgegevens of die daar mede op betrekking hebben. B 6.1 Personeels- en salarisregistratie De bewaartermijnen gelden zowel voor gegevens in een personeelsinformatiesysteem als voor gegevens in fysieke (papieren) personeelsdossiers. Gegevens die fiscaal relevant zijn Gegevens betreffende etniciteit en Herkomst Gemeld bij CBP – overige gegevens: actieve registratie Niet gemeld bij CBP – overige gegevens: actieve registratie In archief (passief)
7 jaar Algemene wet inzake Rijksbelastingen 5 jaar Wet stimulering Arbeidsdeelname Minderheden – Wet Samen Zie hoofdregels Uiterlijk 2 jaar tot na uitdiensttreding Vrijstellingsbesluit WBP Onbeperkt
B6.2 Medische gegevens / Arbogegevens Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. De genoemde bewaartermijnen gelden dan ook alleen als de gegevens ook daadwerkelijk door de Arbodienst worden bewaard. Medische gegevens die (met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer) in het personeelsdossier zijn opgenomen, vallen onder de hoofdregel inzake personeelsdossiers (zie boven). Medische gegevens Arbodienst - algemeen
Gegevens betreffende kankerverwekkende stoffen en processen, incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers
10 jaar (maar werknemer kan om vernietiging vragen) Wet op de Geneeskundige Behandelings-overeenkomst (zie Boek 7 Burgerlijk Wetboek) 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Gegevens betreffende Vinylchloridemonomeer
3 jaar Arbeidsomstandighedenbesluit
- (metinggegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem)
40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
8
Vredewold
Privacyreglement
- gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers
Gegevens betreffende benzeen en Gechloreerde koolwaterstoffen incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers Gegevens betreffende asbest incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers Register van blootstelling Gegevens betreffende zandsteen incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig Onderzoek en lijst van werknemers Gegevens betreffende lood en loodwit Gegevens betreffende biologische agentia - algemeen - indien infectueus Gegevens inzake radioactieve straling (registratie berust bij nationaal registratiesysteem NDRIS)
40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit 10 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit 10 jaar na de laatste blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit zoveel langer als nodig, max. 40 jaar Arbeidsomstandighedenbesluit
Tot leeftijd van 75, maar in ieder geval 30 jaar na beëindiging werkzaamheden Besluit Stralingsbescherming
B 6.3 Sollicitatiegegevens Voor gegevens van sollicitanten geldt als vuistregel dat deze gegevens niet langer dan 4 weken bewaard mogen worden, tenzij de sollicitant zijn toestemming heeft gegeven. (Sollicitatiecode NVP). Indien de registratie onder het Vrijstellingsbesluit WBP valt, is de maximale bewaartermijn 4 weken tot na beëindiging van de sollicitatieprocedure (zonder toestemming) of maximaal 1 jaar (met toestemming). Gemeld bij CBP
Niet gemeld bij CBP
Zonder toestemming: Max. 4 weken Met toestemming: onbeperkt (NVP Sollicitatiecode) Zonder toestemming: Max. 4 weken Met toestemming: Max. 1 jaar Vrijstellingsbesluit WBP 9
Vredewold
Privacyreglement
B 6.4 Videobeelden beveiligingscamera’s Personeel en vrijwilligers kunnen ook gefilmd worden door beveiligingscamera’s. Opnames mogen maximaal 24 uur bewaard worden (mits Vrijstellingsbesluit van toepassing is) of zoveel langer als is aangegeven in de melding bij het CBP Gemeld bij CBP Niet gemeld bij CBP
Zie hoofdregels Max. 24 uur Vrijstellingsbesluit WBP
B 6.5 Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring Gegevens betreffende de handelingen van werknemers, vrijwilligers op computers, computernetwerken en het gebruik van computerdiensten (e-mail / internet) zijn ook aan een maximale bewaartermijn gebonden. Ook hier geldt dat de bewaartermijn afhankelijk is van de vraag of de registratie is gemeld bij het CBP. Gemeld bij CBP Niet gemeld bij CBP - Computersystemen Niet gemeld bij CBP
Zie hoofdregels max. 6 maanden Vrijstellingsbesluit WBP Max. 6 maanden Vrijstellingsbesluit WBP
- E-mail / Internet-monitoring B 6.6 Logfiles toegangscontrolesystemen Ook hier geldt dat de bewaartermijn afhankelijk is van de vraag of de registratie is gemeld bij het CBP. Gemeld bij CBP Niet gemeld bij CBP
Zie hoofdregels Max. 6 maanden nadat het recht op toegang is vervallen
B 7 Overige zaken intern beheer Zie hoofdregels en het Vrijstellingsbesluit (doorgaans maximaal 6 maanden).
C. VOOR BEHANDELAARS (Zorggegevens) De consequenties van de WBP zijn voor de gezondheidszorg beperkt. Er bestaan immers al wetten die het vastleggen en verstrekken van gegevens van cliënts behandelen. Voorbeelden hiervan zijn de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ), de Wet op de Medische Keuringen (WMK) en de Infectieziektewet. Naast behandelaars en andere hulpverleners is het verwerken van cliëntgegevens - voor een beperkt aantal doelen - toegestaan aan onder meer verzekeraars, instellingen voor maatschappelijke dienstverlening en speciale scholen. Dit hoofdstuk is een aanvulling op het algemene deel en is bedoeld voor behandelaars. Of de 10
Vredewold
Privacyreglement
behandelaars (in opleiding) al dan niet in dienstverband werkzaam zijn, is irrelevant. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor het beheren en instandhouden van het informatienetwerk en de gegevensbestanden. De binnen de instelling werkzame behandelaars (in opleiding) zijn (mede)verantwoordelijk voor de cliëntgegevens die zij verwerken. De 'eindverantwoordelijke' heeft de genoemde plichten, waaronder die van melding. C1 Doelen van de gegevensverwerking De 'eindverantwoordelijke' definieert in samenspraak met de behandelaars de doelen van de verwerking van cliëntgegevens. In de informatiefolder voor cliënts (zie bijlage 1b) moeten die doelen worden aangegeven. Gegevens mogen alleen voor andere doelen worden verwerkt als de cliënt daarin toestemt.
C 1.1 Genetische gegevens De WBP onderwerpt het verwerken van genetische gegevens aan strengere eisen dan het verwerken van andere cliëntgegevens. Genetische gegevens mogen uitsluitend voor de cliënt zelf worden verwerkt en bijvoorbeeld niet voor een familielid. Deze restrictie heeft consequenties voor verzekeraars. Een verzekeraar die van iemand erfelijkheidsgegevens ontvangt in verband met het afsluiten van een (levens- of arbeidsongeschiktheids)verzekering, mag deze gegevens alleen voor dat doel gebruiken en niet voor eventuele te verzekeren of al verzekerde familieleden. De WBP maakt een uitzondering voor behandelaars die genetische gegevens nodig hebben voor de behandeling van een cliënt of voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of statistiek. Zij mogen deze gegevens voor wetenschappelijk onderzoek, onderwijs of statistiek onder voorwaarden (zie A 6) - dus wel voor die doelen gebruiken. C 1.2 Goede zorg en hulpverlening Binnen een geneeskundige behandelingsovereenkomst is het aanleggen en bijhouden van een zorgdossier door de behandelaar noodzakelijk om de cliënt goede hulp en zorg te kunnen bieden. De WGBO noemt dit de 'dossierplicht'. Ook de vervanger, de waarnemer en andere personen die rechtstreeks bij de behandeling van de cliënt zijn betrokken, zoals een medebehandelaar, verpleegkundige of fysiotherapeut, hebben een dossierplicht. In het dossier mogen ook 'bijzondere' persoonsgegevens, zoals de WBP ze noemt, worden opgenomen, mits deze relevant zijn voor een goede hulpverlening. Voorbeelden daarvan zijn gegevens over iemands ras, levensovertuiging of seksuele leven. Het verwerken van iemands cliëntgegevens met het oog op een goede behandeling, verzorging of begeleiding is dus rechtmatig. Ook het verwerken van (uitsluitend de noodzakelijke) gegevens voor de financiële afhandeling van de behandeling vormt een onderdeel van dit (primaire) doel. Deze gegevens moeten aan de zorgverzekeraar worden verstrekt. C 1.3 Medisch advies in opdracht van een ander Cliëntgegevens kunnen ook worden verwerkt in verband met een advies aan een derde, bijvoorbeeld een advies van een bedrijfsarts aan de werkgever, een conclusie van een medisch adviseur aan het Regionaal Indicatie Orgaan of een uitslag van een keuringsonderzoek door de keuringsarts aan een sportclub. Alleen de voor dat doel noodzakelijke gegevens mogen worden 'verwerkt'. Op deze situaties is de WGBO van toepassing. De gedachte hierachter is dat de rechten van een cliënt niet alleen in behandelsituaties (tussen behandelaar en cliënt) moeten worden beschermd, maar 11
Vredewold
Privacyreglement
ook in andersoortige situaties waarin een cliënt aan een geneeskundig onderzoek of behandeling wordt onderworpen. Omdat op deze situaties ook andere wetten van toepassing zijn, zoals de socialezekerheidswetgeving en de Wet op de Medische Keuringen, kunnen er conflicterende eisen aan de behandelaar-cliëntrelatie worden gesteld. Daardoor is niet altijd duidelijk of, en zo ja, in hoeverre de WGBO- en de WBP-bepalingen kunnen worden toegepast. C 1.4 Secundaire doelen Onder aanvullende voorwaarden mogen de gegevens ook worden gebruikt voor secundaire doelen, zoals beleid en management van de praktijk of de instelling, kwaliteitsbewaking van de zorg, registratie van complicaties, intercollegiale toetsing, medisch onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en statistiek. Hoofdregel is dat voor toegang tot herleidbare cliëntgegevens expliciete toestemming nodig is van de cliënt, zijn vertegenwoordiger of een gemachtigde. Er zijn echter enkele nuanceringen. Bij intercollegiale toetsing binnen een praktijk of instelling kunnen met 'veronderstelde toestemming' van de cliënt diens gegevens worden gebruikt en verstrekt. Voorwaarde is dat de cliënt daarvan tevoren (bijvoorbeeld via de informatiefolder) op de hoogte is gebracht én hij niet heeft aangegeven daartegen bezwaar te hebben. Is het doel het toetsen van het kwaliteitsbeleid van een instelling dan moet eerst worden nagegaan of niet kan worden volstaan met geaggregeerde gegevens. Is dat onmogelijk dan kan de medisch directeur met 'veronderstelde toestemming' van de cliënt gebruikmaken van uitsluitend de noodzakelijke gegevens. Ook hier geldt de voorwaarde dat de cliënt vooraf moet zijn geïnformeerd en geen bezwaar heeft aangetekend. In C 2 en C 3 wordt ingegaan op een aantal bijzondere situaties. C 2 Gegevens verstrekken zonder toestemming van de cliënt Hoofdregel is dat gegevens alleen aan 'anderen' mogen worden verstrekt als de cliënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Met 'anderen' bedoelt de WGBO niet de hulpverleners die rechtstreeks bij de behandeling of begeleiding van de cliënt zijn betrokken, zoals een medebehandelaar, praktijkassistente, artsassistent, verpleegkundige, fysiotherapeut, een vervanger of waarnemer. Met 'anderen' worden evenmin bedoeld de (wettelijk) vertegenwoordiger van de cliënt, zoals ouders, voogd, curator, mentor, kind, broer of zus, of de door de cliënt (schriftelijk) gemachtigde. Voor informatieverstrekking aan deze personen hoeft de behandelaar dus niet eerst toestemming aan de cliënt te vragen. Wél voor verstrekking aan personen die hierboven niet zijn aangegeven. In enkele bijzondere situaties is een behandelaar verplicht gegevens te verstrekken. Voorbeelden zijn de plicht om een infectieziekte te melden of de plicht om een verklaring van overlijden af te geven. Ook in een situatie dat zich een 'conflict van plichten' voordoet, moeten relevante gegevens door een behandelaar verstrekt worden zonder dat daarvoor toestemming aan de cliënt is gevraagd (bijvoorbeeld in geval van kindermishandeling of incest) De WGBO biedt een mogelijkheid om cliëntgegevens voor wetenschappelijk onderzoek, statistiek en medisch onderwijs te verwerken. Hoofdregel is dat toestemming (liefst schriftelijk) van de cliënt nodig is. Een uitzondering daarop is echter mogelijk als aan alle van de volgende vier voorwaarden is voldaan:
12
Vredewold
Privacyreglement
het onderzoek dient een algemeen belang;
het onderzoek kan zonder de gevraagde gegevens niet worden verricht;
de cliënt heeft geen uitdrukkelijk bezwaar gemaakt tegen de gegevensverwerking;
er doet zich één van de twee volgende situaties voor: a.
toestemming vragen is redelijkerwijs niet mogelijk op gronden, gelegen in de persoon wiens gegevens het betreft (bijvoorbeeld: de persoon is overleden, onbereikbaar door verhuizing, of de confrontatie met het onderzoek zou voor hem onnodig bezwarend zijn). Onder deze omstandigheden heeft de onderzoeker de plicht het onderzoek zo uit te voeren dat de privacy van de cliënt zo min mogelijk wordt geschaad;
b. toestemming vragen kan in redelijkheid niet worden verlangd vanwege de aard van het onderzoek (bijvoorbeeld onderzoek waarbij zeer veel cliënten zijn betrokken of onderzoek waarbij een reële kans op selectieve respons bestaat). In deze gevallen moet de behandelaar de gegevens zodanig coderen, dat de onderzoeker de gegevens niet kan herleiden tot de cliënt. C 3 Gegevens van een overleden cliënt verstrekken De hoofdregel bij het verstrekken van informatie uit het dossier van een overledene is dat de privacy van een cliënt ook na diens dood wordt gerespecteerd en dat anderen dus geen inzage in zijn gegevens krijgen. Strikte navolging van deze hoofdregel regel zou ertoe leiden, dat geen enkele informatie over een overledene aan wie dan ook mag worden verstrekt. Er zijn echter uitzonderingen. a.
Er is een wettelijke bepaling die verplicht om inzage te geven, bijvoorbeeld (ingevolge de BOPZ) aan de Inspecteur voor de Gezondheidszorg.
b.
In geval van 'veronderstelde toestemming' van de overleden cliënt: als de behandelaar tot de overtuiging komt, na 'reconstructie van de wil van de overledene', dat in een concreet geval de overledene toestemming tot inzage zou hebben gegeven. Zo kunnen kinderen bijvoorbeeld inzage in het dossier van een overleden ouder krijgen vanwege een erfelijke ziekte of met het oog op een klacht, tenzij voor de behandelaar duidelijk is dat de ouder dat niet zou hebben gewild.
c.
Als er sprake is van een 'conflict van plichten' en als is voldaan aan de desbetreffende criteria kan de behandelaar tot gegevensverstrekking overgaan. Het moet daarbij altijd gaan om zeer zwaarwegende belangen van derden. Het verdient aanbeveling dat de behandelaar in zijn dossier aantekening maakt van zijn belangenafweging en zijn motieven daarbij.
C 4 Gegevensverkeer met het buitenland Voor het verstrekken van cliëntgegevens aan landen binnen de Europese Unie stelt de WBP geen specifieke eisen. Voor gegevensverkeer met landen buiten de Europese Unie geldt dat gegevens alleen mogen worden doorgegeven als dat land een 'passend niveau van privacybescherming' waarborgt. Dit hoeft voor de gezondheidszorg geen problemen op te 13
Vredewold
Privacyreglement
leveren omdat met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt (of zijn vertegenwoordiger) de gegevens altijd mogen worden verstrekt of eventueel meegegeven. Een andere mogelijkheid is het verstrekken van cliëntgegevens in het kader van een (behandel)contract tussen behandelaar en cliënt.
C 5 Toegang tot de gegevensverwerking De eindverantwoordelijke draagt in samenspraak met de behandelaars zorg voor een informatiefolder voor cliënten. Net als bij papieren dossiers moeten ook bij elektronische cliëntbestanden alle gegevens toegankelijk en beschikbaar zijn. Bij een verandering van hard- of software moet worden nagegaan of de gegevens op de oude gegevensdrager in de toekomst nog kunnen worden ontsloten. Is dat niet het geval dan moet een uitdraai van de oude gegevens worden gemaakt. In de informatiefolder voor cliënten wordt aangeven welke functionarissen (per functie) toegang hebben tot de cliëntgegevens. De eindverantwoordelijke stelt hiervan in samenspraak met de behandelaars een overzicht op. Als er binnen de instelling wordt gewerkt met één integraal cliëntdossier, waarin ook alle gegevens van andere hulpverleners (zoals medisch specialisten, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, maatschappelijk werkers) worden opgenomen, moet de cliënt hierover worden geïnformeerd. Een waarnemer of vervanger moet uiteraard de cliëntgegevens kunnen inzien, echter uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de actuele hulpvraag van de betreffende cliënt. Een collega van de behandelend behandelaar die wordt gevraagd een keuring te doen bij één van de cliënten van de behandelend behandelaar, heeft voor dat doel geen toegang tot de cliëntgegevens, tenzij de cliënt daarvoor toestemming geeft. Behandelaars doen er verstandig aan niet op te treden als keuringsarts van cliënten die hen via de waarneming al bekend zijn. Bij de behandeling betrokken medewerkers, zoals assistenten, verpleegkundigen, secretaresses en administratieve medewerkers hebben uitsluitend toegang tot die gegevens, die op dat moment voor hun taak nodig zijn. De medewerkers zijn gehouden aan hun geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor een eventuele bewerker. C 6 Opvolging en verwijzing Bij opvolging door een andere behandelaar binnen de instelling heeft de 'nieuwe' behandelaar toegang tot het volledige dossier. Doorgaans worden de cliënten ruime tijd voor vertrek van de 'oude' behandelaar geïnformeerd over de opvolging. De cliënt kan dan eventueel bezwaar maken tegen de opvolging en de overdracht van het dossier aan de 'nieuwe' behandelaar. Bij verwijzing naar een collega wordt een verwijsbrief en eventueel een kopie van relevante informatie uit het dossier meegegeven of opgestuurd, tenzij de patiënt daartegen bezwaar maakt. Voor deze intercollegiale informatie-uitwisseling worden doorgaans geen kosten in rekening gebracht. C 7 Rechten van de cliënt Cliënts hebben een aantal wettelijke rechten, zie A 9 voor een overzicht. Om een beroep op een recht te doen kunnen cliënts een verzoek richten tot de '(eind)verantwoordelijke' of de 14
Vredewold
Privacyreglement
behandelaar. In alle gevallen zal de behandelaar het verzoek beoordelen, omdat alleen hij kan motiveren of het cliëntsrecht al dan niet kan worden gehonoreerd. Als een cliënt een beroep doet op zijn rechten, dan moet de '(eind)verantwoordelijke' of de behandelaar daarop in beginsel binnen vier weken reageren.
C 7.1 Recht op verwijdering en vernietiging De betrokkene heeft het recht om informatie die niet relevant is voor het doel van de registratie, te laten verwijderen. Bijvoorbeeld gegevens over geloofsovertuiging of ras. Ook kan de cliënt verzoeken (een deel van) zijn dossier te laten vernietigen. De verantwoordelijke moet binnen vier weken op een vernietigingsverzoek reageren en het binnen drie maanden uitvoeren. Een eventuele weigering moet goed worden gemotiveerd. Op het recht op verwijderen of vernietigen van gegevens bestaan namelijk twee uitzonderingen: a.
een voorschrift of een andere wet bepaalt dat de gegevens moeten worden bewaard;
b. vanwege een 'aanmerkelijke belang' van een ander dan de cliënt, moeten (bepaalde) gegevens worden bewaard. ad a. Een voorbeeld van de eerste uitzondering is de bepaling in het Besluit Patiëntdossier Bijzondere Opneming in Psychiatrische Ziekenhuizen (BOPZ) dat een verzoek tot vernietiging van gegevens door de (gedwongen opgenomen) cliënt pas vijf jaar ná beëindiging van de BOPZ-behandeling kan worden ingediend. Gegevens die relevante informatie bevatten voor gerechtelijke procedures, moeten worden bewaard totdat de procedure definitief is afgerond. Voor overige persoonsgegevens moeten de wettelijke bewaartermijnen worden aangehouden. ad b. De tweede uitzondering op het recht van een betrokkene om gegevens uit zijn dossier te verwijderen, heeft betrekking op een 'aanmerkelijk belang van een ander dan de betrokkene. De verantwoordelijke moet dit (liefst schriftelijk) aannemelijk maken. Het kan bijvoorbeeld gaan om een situatie waarin de betrokkene een procedure tegen de verantwoordelijke wil aanspannen of dit inmiddels heeft gedaan. De verantwoordelijke heeft er dan een 'aanmerkelijk' belang bij dat hij de gegevens voor zijn verweer kan gebruiken. Een andere situatie waarop deze tweede uitzondering betrekking kan hebben, is dat een familielid van de cliënt met het oog op een erfelijke ziekte binnen de familie, goede redenen heeft om aan te dringen op bewaring van de gegevens. De behandelaar moet beoordelen of er sprake is van 'een aanmerkelijk belang van een ander'. Een eventuele weigering van het vernietigingsverzoek moet goed worden onderbouwd. Is de cliënt het niet eens met het oordeel van de behandelaar, dan kan hij dit laten toetsen door een collega-behandelaar. Is de behandelaar van mening dat, gezien de medische voorgeschiedenis van de cliënt, hij deze niet meer verantwoord kan behandelen omdat de te vernietigen gegevens essentieel zijn voor behandeling in de toekomst, dan zal hij dit eerst met de cliënt moeten bespreken. Daarbij kan ook het beëindigen van de behandelingsovereenkomst aan de orde komen; maar dit zal in de regel beperkt blijven tot uitzonderlijke situaties.
15
Vredewold
Privacyreglement
C 8 Bewaartermijn De wettelijk bewaartermijn is (minimaal) vijftien jaar. Om praktische redenen rekent men gewoonlijk vanaf het moment dat het laatste consult of de laatste behandeling werd beëindigd Als de termijn is verlopen, moet de behandelaar nagaan of langer bewaren noodzakelijk is (uiteraard tenzij een eerder vernietigingsverzoek is gehonoreerd, zie A 9.2). De gegevens moeten langer dan tien jaar worden bewaard als dat 'redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener' voortvloeit, bijvoorbeeld omdat de behandelaar alleen goede zorg kan bieden als de gegevens langer worden bewaard. Te denken valt aan langlopende of terugkerende behandelingen bij chronische ziekten of erfelijke aandoeningen. Ook met het oog op wetenschappelijk onderzoek kan het van belang zijn gegevens langer te bewaren. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de cliënt uitgaan. Daarover kunnen behandelaar en cliënt samen afspraken maken. De BOPZ kent een aparte regeling voor het bewaren van dossiers die tijdens een BOPZopname zijn vervaardigd. Tot vijf jaar na afloop van deze opname mogen de gegevens niet worden vernietigd (zie A 9.2a). Daarna mag dat wel, al wordt (ook door de Stichting Cliënts Vertrouwenspersonen) geadviseerd deze gegevens minstens tien jaar te bewaren. Afschriften van rechterlijke beslissingen, beschikkingen van de burgemeester tot dwangopname (IBS) en de bijbehorende geneeskundige verklaringen moeten echter vijf jaar na dagtekening worden vernietigd. Voor deze gegevens geldt dus een échte maximum bewaartermijn. De WGBO maakt het bewaren van gegevens die op het moment van inwerkingtreding van de WGBO (1 april 1995) al zijn geregistreerd, nog tien jaar (tot 1 mei 2005) mogelijk. Gelet op het belang van bewaring voor onder meer medisch-wetenschappelijk onderzoek wordt voorgesteld terughoudend te zijn met het vernietigen van medische dossiers en de vernietiging bij voorkeur tot 1 mei 2005 uit te stellen, ook al wordt daarmee de bewaartermijn van tien jaar (ruim) overschreden. Dit is uiteraard niet van toepassing als de cliënt een beroep doet op vernietiging.
Toetsing Evaluatie van deze notitie vindt plaats eenmaal per drie jaar. Gebruikte afkortingen arbo BOPZ CBP DNA EU GGD IBS
= arbeidsomstandigheden = Wet Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen = College Bescherming Persoonsgegevens (voorheen: Registratiekamer) = Desoxyribonucleïnezuur = Europese Unie = gemeentelijke of gewestelijke gezondheidsdienst = inbewaringstelling 16
Vredewold
Privacyreglement
ICT KNMG MIC NAW NDRIS NVP PO&O VB WBP WGBO WMK WPR
= = = = = = = = = = = =
informatie- en communicatietechnologie Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor de Geneeskunst Meldingen Incidenten Cliëntenzorg naam, adres, woonplaats Nationaal Dosisregistratie- en Informatiesysteem Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid Personeel, Organisatie en Opleidingen vrijstellingsbesluit wet bescherming persoonsgegevens Wet Bescherming Persoonsgegevens Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst Wet op de medische keuringen Wet Persoonsregistraties
Literatuur Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens, Wet Bescherming Persoonsgegevens, uitgave van het Ministerie van Justitie, januari 2001, www.minjust.nl email:
[email protected] 'Handleiding voor behandelaars inzake privacy en omgaan met patiëntgegevens', een uitgave van de KNMG te Utrecht. auteurs: mw. mr. R.M.S. Doppegieter, mr. drs. T.F.M. Hooghiemstra en mr.dr. C. Lameer
17
Vredewold
Privacyreglement
