Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Dit document bevat versie 2011 van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht. De Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is opgesteld door de Werkgroep Toezichtsvereisten Verbond van Verzekeraars – NVGA. De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht niet bindend en louter indicatief van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.


Versie 2011

1

Inhoudsopgave I

Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht Art. 1 Verlening volmacht Art. 2 Werkzaamheden van de Gevolmachtigde Art. 3 Verstrekking informatie Art. 4 Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank Art. 5 Samenwerking met Bemiddelaars Art. 6 Fraude Art. 7 Gebondenheid aan weten regelgeving, gedragscodes en overige regelingen Art. 8 Voorschriften m.b.t. de bedrijfsvoering alsmede de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) Art. 9 Controle door de Maatschappij Art.10 Accountantsverklaring Art. 11 Aansprakelijkheid Art. 12 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Art. 13 Klachteninstituut Financiële Dienstverlening Art. 14 Beëindiging van de overeenkomst Art. 15 Geschillen

II

Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht (in te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij) Art. 16 Omvang van de volmacht Art. 17 Gebondenheid aan Branches en Limieten Art. 18 Pools Art. 19 Richtlijnen en instructies Acceptatie Art. 20 Richtlijnen en instructies Schadebehandeling Art. 21 Resultatenrekening Art. 22 Beloning Art. 23 Kosten Art. 24 Rapportage en verantwoording

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5

Service Level Agreement Relevante Wet- en regelgeving Gedragscodes en overige regelingen NVGA Kwaliteitsnormering/eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde Model-accountantsverklaring en - mededeling (optie 1) Model-accountantsverklaring en Self Assessment (optie 2)

In te vullen in overleg tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij: Bijlage 6. Overzicht Branches en Limieten Bijlage 7. Acceptatie-instructies Bijlage 8. Schadebehandelings-instructies Bijlage 9. Model-Resultatenrekening Bijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissie Bijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening Maatschappij Bijlage 12. Model Periodieke afrekening


Versie 2011

2

VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.

De ondergetekenden, 1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Maatschappij", en 2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Gevolmachtigde", de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:

Overwegende: a.

dat de Maatschappij het schadeverzekeringsbedrijf uitoefent en zich richt op in Nederland gesitueerde risico‟s als nader omschreven in deze overeenkomst;

b.

dat de Gevolmachtigde voldoet aan het met betrekking tot de Gevolmachtigd agent bepaalde in de Wet op het financieel toezicht (Wft);

c.

dat de Maatschappij aan de Gevolmachtigde, in zijn hoedanigheid als omschreven in artikel 1:1. van de Wft, volmacht heeft verleend;

d.

dat de Maatschappij tot verlening van de volmacht is overgegaan met erkenning van de eigen onafhankelijke en zelfstandige positie van de Gevolmachtigde in de bedrijfskolom met betrekking tot de afzet en distributie van verzekeringen, die met zich meebrengt dat de Gevolmachtigde nimmer verplicht is verzekeringen in de volmacht af te sluiten en voorts dat hij gerechtigd is als gevolmachtigd agent van andere verzekeraars op te treden;

e.

dat de rechtsverhouding tussen partijen mede wordt bepaald door de voorschriften met betrekking tot uitbesteding door verzekeraars die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van het Besluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft), met de inhoud waarvan Partijen bekend zijn;

f.

dat Partijen de tengevolge van die volmachtverlening ontstane rechtsverhouding nader wensen te regelen in deze overeenkomst met inachtneming van het bepaalde in H5 BprWft;

zijn overeengekomen als volgt:

I.

Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht

1.

Verlening volmacht

1.1.

Op heeft de Maatschappij aan de Gevolmachtigde volmacht verleend. De volmacht is opgemaakt overeenkomstig het door de Minister van Financiën in Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft vastgestelde model (de Modelvolmacht). De Gevolmachtigde verklaart met de inhoud hiervan bekend te zijn en deze te aanvaarden. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen is onlosmakelijk met de volmacht verbonden.


Versie 2011

3

1.2.

De volmacht is voor onbepaalde tijd verleend met inachtneming van het in de Wft en deze overeenkomst bepaalde.

1.3.

Partijen zijn deze overeenkomst aangegaan met de bedoeling daarmee mede te voldoen aan de in H5 BprWft opgenomen bepalingen. Ingeval op dat punt twijfel bestaat zal de tekst van H5 BprWft doorslaggevend zijn.

1.4.

Aan de verleende volmacht liggen de volgende documenten ten grondslag: a. de door de Maatschappij overeenkomstig de Modelvolmacht opgemaakte volmacht; b. deze overeenkomst met bijlagen. Deze documenten vormen met elkaar één geheel. Indien de teksten van de betreffende documenten op punten met elkaar of met de overeenkomst in tegenspraak zijn, dan prevaleert tussen partijen de tekst van deze overeenkomst.

1.5.

Indien DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) de Maatschappij een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Gevolmachtigde aanleiding zou kunnen geven tot wijziging of opzegging van deze overeenkomst, dan is de Maatschappij gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Gevolmachtigde.

1.6.

Indien de AFM de Gevolmachtigde een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Maatschappij aanleiding zou kunnen geven tot wijziging van deze overeenkomst of tot opzegging van deze overeenkomst en intrekking van de volmacht, dan is de Gevolmachtigde gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Maatschappij.

1.7.

Behoudens de gevallen waarbij aan een van beide partijen in deze overeenkomst een eenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend kan deze overeenkomst slechts worden gewijzigd met instemming van beide partijen.

1.8.

Iedere wijziging van deze overeenkomst wordt onder vermelding van de ingangsdatum vastgelegd in een door beide partijen ondertekend en genummerd aanhangsel bij deze overeenkomst.

1.9.

Indien de volmacht eindigt als gevolg van het feit dat de Gevolmachtigde of de Maatschappij als verdwijnende rechtspersoon is betrokken bij een juridische fusie, zal - behoudens in het geval dat conform het bepaalde in artikel 14.2 sub d gebruik wordt gemaakt van het recht om de volmacht te beëindigen - door respectievelijk aan de verkrijgende rechtspersoon per de datum van de juridische fusie een volmacht worden verleend. De nieuwe volmacht zal worden opgemaakt overeenkomstig de Modelvolmacht. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen zal onlosmakelijk met de nieuwe volmacht verbonden zijn.

2.

Werkzaamheden van de Gevolmachtigde

2.1.

De bevoegdheden van de Gevolmachtigde omvatten de in de conform de Modelvolmacht opgemaakte volmacht omschreven werkzaamheden en bevoegdheden.

2.2.

Wijzigingen van de in lid 1 van dit artikel omschreven werkzaamheden en bevoegdheden zijn slechts geldig indien en voor zover zij blijken uit deze overeenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen dan wel voortvloeien uit een wettelijk voorschrift.

2.3.

Tot de werkzaamheden en bevoegdheden van de Gevolmachtigde behoren ook het in rekening brengen, incasseren en afdragen van de verschuldigde Assurantiebelasting.

2.4.

De Gevolmachtigde voert zijn werkzaamheden steeds uit overeenkomstig de als bijlage 1 aan deze overeenkomst gehechte Service Level Agreement.

2.5.

De Maatschappij kan de Gevolmachtigde instructies geven met betrekking tot de wijze waarop hij zijn aan de volmacht verbonden werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen. Behoudens in het geval de aard van de gegeven instructies onverwijlde uitvoering vereist en de Maatschappij dit nadrukkelijk aan de Gevolmachtigde heeft meegedeeld, is de


Versie 2011

4

Gevolmachtigde in beginsel gehouden de instructies binnen 45 (vijfenveertig) dagen uit te voeren. Indien de aard van de instructies of de wijze van bedrijfsvoering daartoe aanleiding geeft, zullen de Maatschappij en de Gevolmachtigde in onderling overleg een andere termijn vaststellen. 2.6.

Indien de in lid 5 van dit artikel bedoelde instructie niet voortvloeit uit wet- of regelgeving of wijzigingen in het beleid van de Maatschappij die voor al haar gevolmachtigden gelden en evenmin het gevolg is van een door DNB of de AFM aan de Maatschappij gegeven aanwijzing, doch voor de Gevolmachtigde dermate vérstrekkende gevolgen heeft, dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, kan hij daartegen schriftelijk bezwaar maken bij de Maatschappij. Handhaaft de maatschappij de instructie, en heeft onderling overleg niet tot een oplossing geleid, dan bestaat er een geschil in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst dat op de daarin omschreven wijze kan worden beslecht.

2.7.

Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan werkzaamheden of delen daarvan die voortvloeien uit deze overeenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Maatschappij. Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld.

3.

Verstrekking informatie

3.1.

De Maatschappij zal naar beste weten de Gevolmachtigde op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij op de hoogte dient te zijn om de voor hem uit de volmacht en deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen naar behoren te kunnen nakomen.

3.2.

De Gevolmachtigde zal naar beste weten de Maatschappij op de hoogte stellen en houden van de bijzonderheden, waarvan hij in het kader van de Wft, volmacht en deze overeenkomst op de hoogte dient te zijn.

3.3.

De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde in staat stellen te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en hij zal de daartoe benodigde informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert.

3.4.

De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde die informatie verstrekken die nodig is om haar in staat te stellen een risicoanalyse met betrekking tot de uitbesteding van werkzaamheden als bedoeld in H5 BprWft te vervaardigen. Hij zal deze informatie op eerste verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde zulks verhindert.

3.5.

Daar waar nodig zal de Maatschappij de Gevolmachtigde in staat stellen om aan zijn uit lid 3 en lid 4 van dit artikel voortvloeiende verplichtingen jegens haar te kunnen voldoen.

3.6.

De Gevolmachtigde is verplicht de meest actuele productwijzers van de in volmacht gevoerde particuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren.

4.

Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank

De Gevolmachtigde verstrekt aan DNB alle door deze met betrekking tot de volmacht gevraagde inlichtingen, voor zover deze niet vallen onder een op hem rustende wettelijke geheimhoudingsplicht. De Gevolmachtigde verschaft DNB desgevraagd toegang tot de relevante boeken en administratieve bescheiden en volgt na kennisgeving door de Maatschappij de met zijn bedrijfsprocessen verband houdende aan de Maatschappij gegeven aanwijzingen van DNB op. De Gevolmachtigde informeert de Maatschappij onverwijld over de aan DNB met betrekking tot de volmacht te verstrekken inlichtingen respectievelijk het door DNB te houden onderzoek van boeken en administratieve bescheiden.


Versie 2011

5

5.

Samenwerking met Bemiddelaars

5.1.

Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door een Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van de Maatschappij. Deze toestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. De Gevolmachtigde zal daartoe, voordat de samenwerking aanvangt, de betreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestand van Bemiddelaars dat wordt beheerd door een door verzekeraars aangewezen derde partij, verder genoemd de Beheerder.

5.2.

Toestemming wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na de in artikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Het staat de Maatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij deze toestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als de Gevolmachtigde. Met de term “groep” wordt in dit artikel bedoeld een groep als gedefinieerd in art. 2:24b BW, echter met dien verstande dat slechts meerderheidsdeelnemingen worden geacht tot de groep te behoren.

5.3.

De Gevolmachtigde werkt uitsluitend samen met Bemiddelaars die beschikken over de krachtens de Wft vereiste vergunning(en). Hij verbindt zich jegens de Maatschappij erop toe te zien dat deze Bemiddelaars de afspraken naleven waaraan de Maatschappij zich mede in het kader van zelfregulering door de bedrijfstak conformeert.

5.4.

De gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in het door de AFM aangehouden register te controleren: a. bij het begin van de samenwerking; b. jaarlijks gedurende de samenwerking; c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over de juiste vergunning(en) beschikt. Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan de wettelijke vereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. De Gevolmachtigde sluit daartoe een zgn. bewerkerovereenkomst van Beheerder. De Gevolmachtigde verplicht zich om de daaruit voortvloeiende signalen adequaat op te pakken.

5.5.

Met iedere Bemiddelaar met wie hij samenwerkt dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud door de Maatschappij vooraf is goedgekeurd. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn verleend indien de samenwerkingsovereenkomst gelijkluidend is aan de overeenkomst die de Maatschappij gebruikt bij samenwerking met Bemiddelaars.

5.6.

Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om een Bemiddelaar met wie hij samenwerkt voorlopige dekkings- en/of schaderegelingsbevoegdheden te verlenen, tenzij hij hiervoor vooraf schriftelijke toestemming van de Maatschappij heeft verkregen.

5.7.

De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of de rechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat: a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend; b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert; c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of de rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd; d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde of rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zal verrekenen; e. De Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen.


Versie 2011

6

6.

Fraude

6.1.

De Gevolmachtigde conformeert zich aan het Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche en treft maatregelen ter voorkoming van fraude door werknemers, adviseurs, Bemiddelaars, verzekeringnemers, verzekerden en overige belanghebbenden.

6.2.

De Maatschappij kan in het kader van het door haar vastgestelde beleid met betrekking tot fraudepreventie eisen stellen aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde maatregelen. De Gevolmachtigde is gehouden aan deze eisen te voldoen.

6.3.

De Gevolmachtigde licht de Maatschappij onverwijld in over ieder geval waarin een vermoeden bestaat van fraude met een verzekering die in volmacht van de Maatschappij is gesloten en draagt de behandeling daarvan over aan de Maatschappij. De Maatschappij kan de Gevolmachtigde nadere instructies geven ter afwikkeling van dit geval en/of ter voorkoming van gevallen van fraude in de toekomst.

6.4.

De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij, daaronder begrepen de instructies met betrekking tot het raadplegen en gebruik van gegevens die in de CIS Database (FISH) zijn opgeslagen, met betrekking tot de voorkoming en opsporing van fraude bij de acceptatie van verzekeringen en bij de behandeling van schaden op te volgen.

6.5.

De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake registratie van gegevens in het FISH op te volgen.

7.

Gebondenheid aan weten regelgeving, gedragscodes en overige regelingen

7.1.

Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de relevante weten regelgeving, waaronder uitdrukkelijk begrepen H5 BprWft en eventuele latere uitbreidingen hierop en aanpassingen hiervan. Een overzicht van wat in elk geval als relevante weten regelgeving wordt aangemerkt is opgenomen in bijlage 2 bij deze overeenkomst.

7.2.

Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de gedragscodes en overige regelingen die zijn opgenomen in bijlage 3 bij deze overeenkomst. Indien de Maatschappij na het sluiten van deze overeenkomst nieuwe gedragscodes of overige regelingen aanvaardt kan zij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij instemt met opname hiervan in het in bijlage 3 bij deze overeenkomst opgenomen overzicht.

7.3.

Partijen voeren hun werkzaamheden op zodanige wijze uit dat zij naar beste weten en kunnen: a. zelf voldoen aan de voor deze volmacht relevante weten regelgeving, gedragscodes en overige regelingen; b. er voorzover noodzakelijk naar vermogen toe bijdragen dat de wederpartij te allen tijde zal kunnen voldoen aan de voor hem voor deze volmacht relevante weten regelgeving, gedragscodes en overige regelingen.

7.4.

De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde op de hoogte van alle voor hem in het kader van de uitvoering van zijn werkzaamheden als gevolmachtigd agent relevante regelgeving, gedragscodes en overige regelingen waaraan zij zich heeft verbonden en verschaft hem desgevraagd daarvan de tekst.

8.

Voorschiften met betrekking tot de bedrijfsvoering alsmede de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)

8.1.

De Gevolmachtigde draagt zorg voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.

8.2.

Optie 1 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne controle tenminste voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de Kwaliteitsnormering van de


Versie 2011

7

NVGA. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage 4 bij deze overeenkomst. De Maatschappij heeft het recht om aanvullende eisen te stellen aan de administratieve organisatie en interne controle indien de Kwaliteitsnormering van de NVGA na het sluiten van deze overeenkomst zodanig wordt gewijzigd, dat kwaliteitseisen en –normen geacht kunnen worden te zijn verlaagd. Optie 2 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne controle tenminste voldoet aan de eisen zoals geformuleerd in bijlage 4 bij deze overeenkomst. 8.3.

Optie 1 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling met betrekking tot de opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de mededeling een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen. Optie 2 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 1 maand na afloop van het boekjaar een door hem op schrift gestelde mededeling inzake het uitgevoerde Self Assessment met betrekking tot de opzet en bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst.

8.4.

De Gevolmachtigde verklaart en garandeert: a. dat de gegevens en bestanden van de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt,logisch te scheiden zijn; b. dat de gescheiden informatieverstrekking aan de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd agent optreedt is gewaarborgd; c. dat de privacy-aspecten van verzekeringnemers, verzekerden, Bemiddelaars en overige belanghebbenden zijn gewaarborgd.

8.5.

Indien in de onderneming van de Gevolmachtigde zowel het assurantiebemiddelingsbedrijf als het volmachtbedrijf wordt uitgeoefend neemt de Gevolmachtigde adequate maatregelen om in het geval van een belangenconflict een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te waarborgen.

8.6.

De Gevolmachtigde beschikt over een calamiteitenplan dat erin voorziet dat in geval van een calamiteit zodanige maatregelen worden getroffen dat de in het kader van de werkzaamheden als gevolmachtigd agent essentiële bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet.

8.7.

De Gevolmachtigde draagt zorg voor zodanige beveiligingsmaatregelen dat informatie, hoe dan ook opgeslagen of vastgelegd, niet door onbevoegden kan worden ingezien, gewijzigd, gekopieerd, vernietigd of ontvreemd.

8.8.

De Gevolmachtigde draagt zorg voor een zodanige inrichting van zijn administratie, dat in geval van beëindiging van de volmacht alle op de datum van beëindiging of, indien dit later is, de datum van overdracht met betrekking tot de volmacht respectievelijk de door de Gevolmachtigde opgebouwde volmachtportefeuille bestaande rechten en verplichtingen kenbaar en verifieerbaar zijn.

9.

Controle door de Maatschappij

9.1.

De Maatschappij heeft het recht om de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot de volmacht te controleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de door de Gevolmachtigde ingerichte administratieve organisatie en interne controle bestaat, is opgezet en werkt volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde.

9.2.

De Maatschappij heeft voorts het recht om de wijze waarop de Gevolmachtigde in individuele gevallen zijn werkzaamheden met betrekking tot acceptatie en schaderegeling uitvoert te con-


Versie 2011

8

troleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de Gevolmachtigde zijn werkzaamheden op het gebied van acceptatie en schaderegeling uitvoert volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde alsmede de hem terzake door de Maatschappij gegeven instructies. 9.3.

De Maatschappij kan de controles als bedoeld in dit artikel door een derde laten uitvoeren tenzij de Gevolmachtigde gegronde bezwaren heeft tegen de persoon of de onderneming die met de controle wordt belast.

9.4.

De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde met inachtneming van een termijn van ten minste 14 (veertien) dagen over een voorgenomen controle.

9.5.

De Gevolmachtigde verleent aan de controle zijn volledige medewerking en verschaft de Maatschappij toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht. De Gevolmachtigde verleent de benodigde assistentie en verschaft de gevraagde informatie. De Maatschappij houdt zich tijdens de controle aan de bij de Gevolmachtigde gebruikelijke maatregelen en procedures ter bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.

9.6.

De Maatschappij kan de Gevolmachtigde op basis van haar bevindingen nadere instructies geven.

9.7.

De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde in het bezit van het concept van haar rapport van bevindingen en stelt hem in staat daarop te reageren alvorens zij daaraan conclusies verbindt.

9.8.

Partijen behandelen de informatie, bevindingen en conclusies die verband houden met de controle vertrouwelijk. Het is de Partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij niet toegestaan deze informatie, bevindingen en conclusies aan derden ter inzage te geven of ter beschikking te stellen, met uitzondering van derden die bij de wet met het toezicht op financiële dienstverleners zijn belast.

10.

Accountantsverklaring

10.1. De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haar volmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegeven verklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportage en stelt deze uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het bezit van de Maatschappij. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de verklaring een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen. 10.2. De in lid 1 van dit artikel bedoelde verklaring dient overeen te stemmen met het in bijlage 5 bij deze overeenkomst opgenomen model, tenzij de accountant een geclausuleerde verklaring afgeeft.

11.

Aansprakelijkheid

11.1. Partijen zijn jegens elkaar aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst.


Versie 2011

9

11.2. Partijen behouden zich in ieder voorkomend geval jegens elkaar het recht voor om daadwerkelijk over te gaan tot aansprakelijkstelling en/of het nemen van rechtsmaatregelen. Het uitblijven van aansprakelijkstelling of het nemen van rechtsmaatregelen in een voorkomend geval laat de rechten van Partijen in andere gevallen onaangetast. 11.3. De Gevolmachtigde zal de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting nauwkeurig nakomen en de Maatschappij vrijwaren voor de gevolgen die voor de Maatschappij mochten ontstaan indien de Gevolmachtigde de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting niet of niet behoorlijk nakomt.

12.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

12.1. De Gevolmachtigde dient uitsluitend in de hoedanigheid van gevolmachtigde agent bij het aangaan van deze overeenkomst te beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerde som van € 2.500.000,(twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak of gebeurtenis en per jaar. De Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot 1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden. 12.2. De in lid 1 van dit artikel bedoelde verzekering dient de aansprakelijkheid van de Gevolmachtigde en van door hem ingeschakelde derden te dekken wegens fouten, verzuim of nalatigheden in de uitoefening van de volmacht en dient in overeenstemming te zijn met hetgeen in de branche gebruikelijk is. Indien dat niet het geval is kan de Maatschappij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij de dekking dienovereenkomstig laat aanpassen. 12.3. De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in de polis van zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering te verlangen teneinde te controleren of deze aan het in dit artikel bepaalde voldoet. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde te verschaffen. 12.4. Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Gevolmachtigde opzegt of royeert dan wel de dekking daarvan schorst dient de Gevolmachtigde hiervan onverwijld mededeling te doen aan de Maatschappij.

13.

Klachteninstituut Financiële Dienstverlening

13.1. De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst over een aansluiting bij de Stichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD) te beschikken en deze aansluiting gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot één jaar na het einde daarvan in stand te houden. 13.2. De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door de Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifid in behandeling genomen klachten te aanvaarden.

14.

Beëindiging van de overeenkomst

14.1. Deze overeenkomst kan door elk van de Partijen bij aangetekend schrijven worden opgezegd tegen 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 4 (vier) maanden. 14.2. Elk van de Partijen is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat hij enige vergoeding ter zake van de beëindiging verschuldigd zal


Versie 2011

10

worden te beëindigen wegens een dringende, aan de wederpartij onverwijld meegedeelde reden. Onder dringende redenen worden verstaan: a. intrekking door de AFM van de vergunning om als gevolmachtigd agent op te treden; b. intrekking door DNB van de vergunning om als verzekeraar actief te zijn in de branche waarvoor volmacht is verleend; c. wanneer de Gevolmachtigde surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard of wanneer op de verzekeraar door DNB de noodregeling als bedoeld in Hoofdstuk 3.5 van de Wft van toepassing wordt verklaard; d. wanneer de zeggenschap in een van de Partijen wijzigt door juridische fusie met of overname door een derde partij en de wederpartij dermate gegronde bezwaren heeft tegen samenwerking met die derde partij dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij de overeenkomst in stand laat; e. wanneer de wederpartij niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen of niet voldoet aan de verplichtingen die uit deze overeenkomst voorvloeien en hierin volhardt, ook na ingebrekestelling per aangetekende brief met een redelijke termijn voor nakoming; f. wanneer de Gevolmachtigde het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde met betrekking tot de uitvoering van zijn werkzaamheden, het als bijlage 1 aan deze overeenkomst gehechte Service Level Agreement daaronder nadrukkelijk begrepen, herhaaldelijk op een zodanige wijze niet of onvoldoende nakomt, ook na schriftelijk op zijn tekortkomingen te zijn gewezen, dat voortzetting van de volmacht met het oog op het toezicht waaraan de Maatschappij is onderworpen redelijkerwijs niet van de Maatschappij kan worden gevergd; g. wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM; h. wanneer de Gevolmachtigde daartoe een aanwijzing ontvangt van de AFM; i. wanneer de Gevolmachtigde fraude gedoogt, pleegt of doet plegen, dan wel pogingen daartoe onderneemt of daaraan zijn medewerking verleent. Het in dit lid bedoelde beëindigingsrecht laat andere rechten van Partijen die op grond van de wet of deze overeenkomst aan hen toekomen onverlet. Door beëindiging vervalt evenwel met onmiddellijke ingang de bevoegdheid van de Gevolmachtigde om namens de Maatschappij verzekeringsovereenkomsten aan te gaan. 14.3. Indien deze overeenkomst door de Maatschappij wordt beëindigd wegens een in lid 2 van dit artikel bedoelde dringende reden of indien de Gevolmachtigde deze overeenkomst opzegt anders dan om een dringende reden en Partijen geen afspraken hebben gemaakt over oversluiting van de portefeuille, draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe de door hem gevormde portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronder begrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomst behandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haar aangewezen derde. 14.4. Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan de dag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot 3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging, alle door de Maatschappij verlangde werkzaamheden verrichten. 14.5. Optie 1 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, heeft de Gevolmachtigde het recht de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar. Indien de opzegging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met intrekking van de vergunning van de Maatschappij dan wel met een aanwijzing van de AFM dan zullen de verzekeringen in beginsel direct worden overgesloten. Optie 2 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, treden Partijen in overleg over de wijze waarop de door de Gevolmachtigde gevormde verzekeringsportefeuille zal worden


Versie 2011

11

beheerd. Daarbij nemen Partijen tot uitgangspunt dat de tot de portefeuille behorende verzekeringen in beginsel aan de Maatschappij zullen worden overgedragen en door de Maatschappij zullen worden beheerd per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag. 14.6. Indien de Maatschappij deze overeenkomst anders dan wegens een dringende reden beëindigt en de Gevolmachtigde als gevolmachtigd agent belast met het beheer en de afwikkeling van de door hem gevormde verzekeringsportefeuille, blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot deze verzekeringen optreden als ware hij een gevolmachtigd agent tot uiterlijk 12 (twaalf) maanden na de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, tenzij Partijen over de wijze waarop de in volmacht lopende verzekeringen worden beheerd en afgewikkeld in onderling overleg een hiervan afwijkende afspraak maken. Met betrekking tot de betreffende verzekeringen blijft deze overeenkomst zoveel mogelijk van kracht. 14.7. Het hiervoor in dit artikel bepaalde ziet uitsluitend op de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van gevolmachtigd agent. De Maatschappij verbindt zich na beëindiging van deze overeenkomst de rechten van de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van Bemiddelaar met betrekking tot de door hem als gevolmachtigd agent gevormde verzekeringsportefeuille te respecteren, tenzij de Maatschappij gegronde bezwaren heeft tegen diens betrokkenheid als Bemiddelaar.

15.

Geschillen

15.1.

Op de volmacht en deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

15.2.

Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de volmacht of deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

15.3.

Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Partijen gezamenlijk besluiten hun geschil te beslechten overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.

15.4. Van een geschil in de zin van dit artikel is sprake indien een Partij de wederpartij daarvan schriftelijk mededeling doet alsmede in de gevallen waarin dat in deze overeenkomst is bepaald.


Versie 2011

12

II.

Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht

16.

Omvang van de volmacht

17.

Gebondenheid aan Branches en Limieten

18.

Pools

19.

Richtlijnen en instructies Acceptatie

20.

Richtlijnen en instructies Schadebehandeling

21.

Resultatenrekening

22.

Beloning

23.

Kosten

24.

Rapportage en verantwoording


Versie 2011

13

Bijlage 1.

Service Level Agreement

Toelichting Deze bijlage bevat een Service Level Agreement (SLA). In dit SLA zijn de service levels opgenomen met betrekking tot activiteiten die direct gerelateerd zijn aan de integriteit van de bedrijfsvoering. Teneinde de leesbaarheid te bevorderen is gekozen voor een schematische, overzichtelijke weergave met korte omschrijvingen per onderdeel. De activiteiten waarvoor service levels gelden zijn als volgt gegroepeerd:  Acceptatie  Schadebehandeling  Portefeuillebeheer  Financiële administratie en rapportage  Fraude Per activiteit is in de kolommen tijdigheid, kwaliteit, servicegraad steeds kort weergegeven welke eisen daaraan door verzekeraars worden gesteld. Wanneer bepaalde kolommen niet zijn ingevuld, wil dat niet zeggen, dat op die terreinen geen service levels kunnen of mogen worden vastgesteld. Omdat zij niet voldoen aan het criterium “van belang voor integere bedrijfsvoering” zijn deze op deze plaats echter niet nader uitgewerkt. Voorschriften, richtlijnen en afspraken alsmede daarmee verband houdende service levels op terreinen die niet direct zijn gerelateerd aan de integriteit van de bedrijfsvoering zijn elders in deze overeenkomst of in specifieke bijlagen (zoals de acceptatieen schadebehandelingsinstructies) opgenomen.


Versie 2011

14

SLA

Acceptatie Omvang

Tijdigheid

Aanmelden kentekens

binnen 28 dagen

Afmelden kentekens

binnen 10 dagen na bericht verzekerde binnen 8 dagen

Afgifte polis en polisvoorwaarden (elektronisch of op papier) Bewaartermijnen 1 Bewaartermijnen 2 Bewaartermijnen 3 Bewaartermijnen 4

Servicegraad art 34 verklaring te allen tijde zien te voorkomen

minimale eisen omtrent gegevens op polisblad (informatie risicodrager (al dan niet verwijzing naar depot))

minimaal gelijkwaardig aan model risicodrager

opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en gevolmachtigd agent. altijd fiat feitelijk leider nodig. t.a.v. wijze van acceptatie (incl. naselectie), opmaak polis, voldoen aan branches, termijnen, limieten en verzekeringsgebieden. vier ogen principe. aanstellen coördinator aanstellen coördinator en controle van de uitvoering

voorkomen belangenverstrengeling bemiddelaar / GA waarborgen serviceniveau

behandeling en afgifte correct en volledig royementsaanhangsel / malusregistratie / FISH-registratie

minimaal gelijkwaardig aan model risicodrager

Kwaliteit

Servicegraad

afgelegde autopolis 7 jaar afgelegde zakelijke brandpolissen 10 jaar afgelegde AVB (loss occurrence) 30 jaar andere afgelegde polissen 5 jaar

Functionele scheiding Interne controle

doorlopend

Klachtenprocedure (voorzover GA bevoegd is te behandelen) Prolongatie

binnen 14 dagen reactie aan klager

Royement

Kwaliteit

verzenden vóór de prolongatiedatum binnen 14 dagen bericht aan klant

mogelijkheid om klachten in te dienen duidelijk communiceren via pv en avf

Schadebehandeling Omvang

Tijdigheid

Bewaartermijnen 1

Functionele scheiding

afgelegde letselschaden 10 jaar alle andere afgelegde schaden 5 jaar doorlopend

Interne controle

doorlopend

Klachtenprocedure (voorzover GA bevoegd is te behandelen)

binnen 14 dagen reactie aan klager

Reserveren

elke nieuwe schade binnen 5 dagen invoeren & reserveren

Bewaartermijnen 2


opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en gevolmachtigd agent. altijd fiat feitelijk leider nodig. t.a.v. wijze van schadebehandeling, dekkingscontrole, limiteringen, uitkering, verhaal, voortgang, incl. naselectie. vier ogen principe. aanstellen kwaliteitscoördinator aanstellen klachtencoördinator en controle van de uitvoering

mogelijkheid om klachten in te dienen duidelijk communiceren via saf

regelmatige controle / update van reserves a.d.h.v. gewijzigde inzichten / uitkeringen / oude openstaande reserves

Versie 2011

15

Portefeuillebeheer Omvang

Tijdigheid

Kwaliteit

Servicegraad

Management Informatie Systeem (MIS) - als basis voor het kunnen uitoefenen van beheersactiviteiten Bescherming persoonsgegevens

per kwartaal vergelijking kengetallen

gebruik tool voor analyse portefeuille. daarnaast eenduidige norm voor rendement.

dusdanig gebruikmaken van MIS-tools dat portefeuille daadwerkelijk als verzekeraar gemanaged wordt

doorlopend

afschermen gegevens voor derden (niet zijnde volmachtgever?)

Cumulatiebewaking

met regelmaat, minimaal 1 x per jaar

Naselectie

met regelmaat, minimaal 1 x per jaar

Systeembeheer

dagelijkse back up procedure

protocol voor bescherming persoongegevens. gebruik persoonsgegevens melden op avf, pv en saf cf. afspraken m.b.t. aanlevering protocol bestandsgegevens of specifiek verzoek VG protocol voor portefeuillebeheer / naselectie. vaststellen en uitvoeren van protocol waarborging juistheid en volledigheid van gegevens en behoud van gegevens (via back up). hantering van uniforme coderingen voor bestands-overdracht.

Kwaliteit

Servicegraad

waarborging van een adequate debiteurenadministratie (facturatie- en herinneringsprocedures)

up to date en adequate debiteuren-administratie en achterstandsbewaking, minimaal gelijkwaardig als bij volmacht-gever. tbv klant overzichtelijke nota's maken en juistheid van openstaande nota's controleren.

Financiële administratie / rapportage Omvang Bewaartermijnen Debiteurenadministratie / Achterstandsbewaking 1

Interne controle

Opgave schaden aan FISH

Tijdigheid wettelijke bewaartermijnen hanteren (7 jaar) * 1e herinnering 16 dagen na vervaldag * 2e herinnering (& opschorting) 3 weken na 1e herinnering * 3e herinnering 3 weken na 2e herinnering * Beschikbaar hebben van een eigen incassobeleid doorlopend

aanlevering elke maand


prudent omgaan met naselectie richting klant systeem dient continuïteit gegevens te waarborgen, ook bij calamiteiten

t.a.v. financiële adm (boekingen, reserveringen, etc) / waarborging scheiding administraties. vier ogen principe. aanstellen coördinator iedere schade melden bij FISH inclusief reservering + melding afwikkeling schade

Versie 2011

juistheid en volledigheid van bestandsoverdracht controleren

16

Fraude en risicodetectie Omvang Fraudebeleid formuleren en implementeren

Tijdigheid

Kwaliteit

Servicegraad

Doorlopend

Opstellen van een fraudeprocedure / beleid

Voldoende slagvaardige fraudeaanpak binnen bedrijf, die wordt gedragen door zowel management als operationele afdelingen (acceptatie en schadebehandeling)

Formuleren van fraude-indicatoren Toepassen van de richtlijnen uit de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten

Benoemen Fraudecontactpersoon

Doorlopende registratie op Volmachtbeheer

Workshop Fraudebeheersing Volmachten gevolgd

Actief fraudepreventie- en detectiebeleid voeren

Doorlopend

Fraudepreventie en fraudedetectie conform beleid integreren in acceptatieen schadebehandelingsrichtlijnen

Gebruik CIS database (FISH)

Spoorboekje Fraudebeheersing voor Gevolmachtigden inclusief fraude-indicatoren

Nieuwe aanvragen / naamswijzigingen binnen 10 dagen toetsen / hercontrole na 3 maanden / controle op basis van Sanctiewetgeving . Nieuwe schaden: aanmelden & controleren Bij elke acceptatie / schadebehandeling te gebruiken en indicatoren te toetsen

Fraudeprotocol (voldoen aan)

Doorlopend / melding relevante info aan databanken of VG (denk aan CIS / SVMM) binnen 14 dagen


Doorlopend

Interne controle

Jaarlijks representatieve steekproef m.b.t. acceptatie / schadebehandeling / financiële administratie


Acceptanten en schadebehandelaars opleiden in fraudepreventie en opsporing Gebruik CIS database conform afspraken

Adequate controle van de door de Werkgroep Fraudebeheersing uitgevaardigde fraude-indicatoren, indien geautomatiseerd systeem aanwezig, dan voorkeur gebruik

Fungeren als contactpersoon voor eigen organisatie en andere belanghebbenden

100% controle dmv gebruik CIS bij iedere nieuwe verzekering. Juistheid / zuiverheid van aanmeldingen. prudentie daarbij betrachten.

Fraudebewustzijn integreren in organisatie GA

Pro-actief opstellen. in geval van twijfel kwestie voorleggen aan volmachtgever. Prudent met fraudemelding omgaan. CIS registratie melden aan klant Opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en Gevolmachtigde.. Altijd fiat feitelijk leider nodig. Bestrijding van fraude als onderdeel van interne controle bij acceptatie, schadebehandeling en financiële administratie.

Versie 2011

17

Bijlage 2. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Relevante Wet- en regelgeving

Wet op het financieel toezicht Besluit prudentiële regels Wft Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht) Wet bescherming persoonsgegevens Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraars


Versie 2011

18

Bijlage 3.

Gedragscodes en overige regelingen

1. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling 2. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars (www.verzekeraars.nl onder de rubriek Over het Verbond/zelfregulering en klachtenprocedures/codewijzer bindende zelfregulering/codewijzer) 3. Gedragcode verwerking persoonsgegevens financiële instellingen 4. Gedragscode expertisediensten 5. Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche 6. CIS protocol 7. Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie) 8. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening met een bindend karakter 9. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechting van geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben 10. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade. 11. Bedrijfsregeling ROYDATA


Versie 2011

19

Bijlage 4

NVGA Kwaliteitsnormering / Eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde

Inhoud: 1. Organisatorische en juridische aspecten 2. Acceptatie 3. Schadebehandeling

4. Schadelastbeheersing 5. Toetsing 6. Klachtenprocedure

De NVGA-kwaliteitsnormering bestaat uit 17 eisen. De eisen zijn genummerd van 1.1 tot en met 6.1. Bij deze eisen is, waar relevant, een toelichting opgenomen. Deze toelichtingen vormen een integraal onderdeel van de eisen. In deze kwaliteitsnormering wordt gesproken over de “financiële dienstverlener”. Hieronder wordt verstaan de financiële dienstverlener die het bedrijf van gevolmachtigde agent uitoefent. Met “Wft” wordt bedoeld de Wet op het financieel toezicht en met “AFM” de Autoriteit Financiële Markten. 1.

Organisatorische en juridische aspecten

1.1 Indien de financiële dienstverlener zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigde agent uitoefent, zijn adequate maatregelen genomen om in het geval van conflicterende situaties, een zorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent te bewerkstelligen. Toelichting: Een zorgvuldige en objectieve uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent, zowel ten opzichte van de volmachtgever als ten opzichte van de bemiddelaar en verzekerde is vereist. Financiële dienstverleners die naast gevolmachtigde agent ook als bemiddelaar functioneren, kunnen daarbij worden geconfronteerd met conflicterende situaties. Van deze financiële dienstverleners wordt verlangd dat zij een beleid hebben vastgesteld ten aanzien van de handelswijze in conflicterende situaties. Daarnaast dient een scheiding aanwezig te zijn in de verantwoordelijkheden en (beslissings)bevoegdheden tussen het bemiddelingsbedrijf en het bedrijf van gevolmachtigde agent. Een volstrekte taakscheiding is daarentegen niet vereist. Taakscheiding zou immers de efficiencyvoordelen schaden. De in eis 1.1 genoemde maatregelen, worden geacht adequaat te zijn wanneer: I. Mogelijke conflicterende situaties zijn geïnventariseerd. Bijvoorbeeld betreffende het aanvragen, wijzigen, opzeggen en royeren van verzekeringen en de beoordeling van schaden/schadeclaims. II. Een beleid is vastgesteld en vastgelegd, waarin de handelswijze in het geval van conflicterende situaties is bepaald. III. Een onderscheid is gemaakt tussen verantwoordelijkheden en (beslissings-) bevoegdheden van enerzijds de gevolmachtigde agent en anderzijds het bemiddelingsbedrijf. IV. De financiële dienstverlener handelt overeenkomstig de maatregelen onder I, II en III. De maatregelen dienen te zijn vastgelegd in de onder par. 2.2 en 3.1 vereiste procedures. Voorts dienen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ten behoeve van het bedrijf van gevolmachtigde agent werkzame medewerkers te zijn bepaald. Zie hiervoor paragrafen 2.2, 3.1 en 4.1.

1.2 De financiële dienstverlener heeft vakbekwaamheidseisen vastgesteld voor alle medewerkers met taken betreffende de beoordeling van verzekeringsaanvragen (acceptanten) en/of taken op het gebied van schadebehandeling (schaderegelaars). De medewerkers waarvoor deze vakbekwaamheidseisen gelden, voldoen aan de gestelde eisen. Toelichting: Vakbekwaamheidseisen kunnen bestaan uit opleidingseisen maar ook uit andere kwalificaties zoals (computer-)vaardigheden en persoonlijke kenmerken. De financiële dienstverlener bepaalt zelf de vakbekwaamheidseisen, waarbij het niveau wel dient te zijn afgestemd op de bevoegdheden en functies van de medewerkers alsmede op de eisen die door of krachtens de Wft aan de deskundigheid van deze medewerkers worden gesteld. De financiële dienstverlener dient een registratie van de vakbekwaamheidseisen bij te houden alsmede te kunnen aantonen dat de betreffende medewerkers aan de gestelde eisen voldoen.

1.3 De feitelijk leidinggevende met betrekking tot het onderdeel “gevolmachtigde agent” van de door de AFM verleende vergunning voldoet aan de opleidingseisen die door of krachtens de Wft ter zake zijn gesteld. Toelichting: De feitelijk leidinggevende is degene die de dagelijkse leiding heeft over de activiteiten van de gevolmachtigde agent en als zodanig bij de AFM is aangemeld. Aangenomen wordt dat de feitelijk leidinggevende in overeenstemming met de eisen van de Wft ook daadwerkelijk aanwezig is en leiding geeft aan de medewerkers van de gevolmachtigde agent.


Versie 2011

20

1.4 De betrouwbaarheid van de (mede-)beleidsbepalers en de feitelijk leidinggevende(n) van de gevolmachtigde agent voldoen aan de eisen die daaraan door of krachtens de Wft worden gesteld. Toelichting: Deze eis is van toepassing bij aanvraag van het lidmaatschap of wijziging van feitelijk leidinggevende. De NVGA kan verzoeken aan te tonen dat aan deze eis is voldaan.

1.5 De feitelijke leidinggevende is als zodanig vermeld in de inschrijving van de financiële dienst-verlener in het handelsregister van de Kamer van koophandel. Toelichting: Aan deze eis wordt voldaan als degene die als feitelijk leidinggevende optreedt blijkens de inschrijving in het Handelsregister over voldoende bevoegdheden beschikt om zijn taken, in het bijzonder in het licht van de bepalingen in de Wet op het financieel toezicht, adequaat te kunnen vervullen.

1.6 De financiële dienstverlener is ingeschreven in het door de AFM gehouden register van financiële dienstverleners als zijnde houder van een vergunning voor het onderdeel “gevolmachtigde agent”. Toelichting: Een indirecte inschrijving via een moederbedrijf is eveneens toegestaan.

1.7 De financiële dienstverlener voldoet aan haar wettelijke verplichtingen inzake de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Toelichting: De financiële dienstverlener dient te zijn aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Aanmeldingsformulieren worden door het College Bescherming Persoonsgegevens verstrekt.

1.8 De financiële dienstverlener beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een verzekerde som van tenminste € 2.500.000,- per aanspraak. Toelichting: Risico‟s inzake beroepsaansprakelijkheid, verbonden aan het uitoefenen van de gevolmachtigde agent, moeten zijn verzekerd. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering ten behoeve van uitsluitend een eventueel tussenpersonenbedrijf volstaat niet.

2.

Acceptatie

2.1. De financiële dienstverlener oefent het bedrijf van gevolmachtigde agent uit namens tenminste twee verschillende volmachtgevers. Toelichting: Het betreft de eis voor minimaal twee volwaardige volmachten; deelvolmachten zoals reisverzekeringen en rechtsbijstandverzekeringen worden niet meegerekend.

2.2 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor de acceptatie van verzekeringen met duidelijke processtappen en controlemomenten. Toelichting: Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de procedure voor aanvragen, wijzigingen, opzeggingen en royementen van verzekeringen. De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever. De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies. De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de acceptatie van aanvragen, wijzigingsverzoeken en opzeggingen van verzekeringen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de ondertekening en vrijgave van verzekeringsbewijzen (functiescheiding tussen acceptatie van de verzekering en ondertekening van de polis is vereist).


Versie 2011

21

-

Afspraken over het gebruik en de acceptatie van aanvraag- en/of wijzigingsformulieren voor verzekeringen, met name daar waar deze niet persoonlijk worden ingevuld en/of ondertekend door de klant. Controle en bewakingspunten in de procedure. Beheer en controle van verzekeringsvoorwaarden, acceptatielimieten en tarieven.

2.3 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het beheer van gegevens van de verzekeringsadministratie. Toelichting: Het betreft zowel gegevens in de vorm van documenten als elektronische gegevens, waarvan het voor uitvoering van het bedrijf van gevolmachtigde agent van belang is dat deze adequaat worden beheerd. De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever. De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies. De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd: Archivering van gegevens: bepaling van te archiveren gegevens, wijze van archivering en archiveringstermijn. Inzage in gegevens: bevoegdheden en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot de gegevens. Bescherming van gegevens tegen verloren gaan: back-up en andere protectie van computergegevens, bescherming van fysieke dossiers tegen externe invloeden.

3.

Schadebehandeling

3.1 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het behandelen van schaden. Toelichting: Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de schadebehandeling. De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever. De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies. De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende het beoordelen en toekennen van schadeclaims. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de fiattering van de uitbetaling van de schade-uitkeringen (functiescheiding tussen de schaderegelaar en fiatteert van de uitbetaling is vereist). Afspraken over het gebruik en de acceptatie van schadeaangifteformulieren, met name daar waar deze niet persoonlijk worden ingevuld en/of ondertekend door de klant. Afspraken over acceptabele bewijsstukken ter onderbouwing van schadeclaims Controle en (voortgangs)bewakingspunten in de procedure. Coulance-uitkeringen, voor zover ten laste van de volmachtresultaten. Afhandeling van conflicten met verzekerden en/of het bemiddelingsbedrijf.


Versie 2011

22

4.

Schadelastbeheersing

4.1 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het analyseren en rapporteren van volmachtresultaten, waaronder de schadelast. Toelichting: Doelstelling van deze eis is een tijdige en getrouwe rapportage van de volmachtresultaten. De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij de betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever. De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies. De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de rapportage van de volmachtresultaten. Wijze van, frequentie en onderwerpen van rapportage. De jaarlijkse rapportage dient tenminste inzicht te geven in: stand rekening courant - geboekte premie, provisie en tekencommissie inkomende en uitgaande premiereserve geboekte en uitbetaalde schades inkomende en uitgaande schadereserve kosten welke ten laste komen van de volmachtresultaten baten welke ten gunste komen van de volmachtresultaten vereiste aanvullende gegevens zoals aantal kentekens t.b.v. RDW De maand of kwartaalrapportage kan beperkter zijn, een en ander conform de overeenkomst met de volmachtgever.

5. 5.1.

Toetsing De financiële dienstverlener laat jaarlijks door een accountant met certificerende bevoegdheid controle uitoefenen omtrent de financiële stromen in het bedrijf van gevolmachtigde agent.

Toelichting: De accountantscontrole dient betrekking te hebben op: Stand rekening courant per begin en einde boekjaar. Hoogte van de schadereserve per einde boekjaar. Geboekte premie, inclusief eenmalige boekingen. Geboekte provisie. Geboekte tekencommissie. Uitbetaalde schades. Kosten en baten, ten laste cq ten gunste van de volmachtresultaten. Een goedkeurende verklaring van een accountant omtrent de bovenstaande elementen is vereist. Deze verklaring wordt aan de volmachtgever(s) ter beschikking gesteld. De financiële dienstverlener voldoet aan deze eis als hij aan de volmachtgever een goedkeurende verklaring overlegt over de financiële jaarrapportage als bedoeld in artikel 10 van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht.

5.2 De financiële dienstverlener toetst zelf tenminste éénmaal per twee jaar of zij aan de NVGAkwaliteitsnormering voldoet. Toelichting: Doelstelling van de zelftoetsing is vaststelling of de financiële dienstverlener aan de NVGA-kwaliteitsnormering voldoet. De wijze van toetsing wordt door de financiële dienstverlener bepaald. De resultaten van de zelftoetsing dienen schriftelijk te worden vastgelegd en gerapporteerd aan het management. De personen die de toetsing uitvoeren dienen bekend te zijn met de eisen van de NVGA-kwaliteitsnormering en onafhankelijk te zijn ten opzichte van de te toetsen onderwerpen.

5.3 Het management van de financiële dienstverlener beoordeelt tenminste eenmaal per twee jaar de resultaten van de toetsingen in relatie tot de NVGA-kwaliteitsnormering en verstrekt de NVGA desgevraagd een eigen verklaring inzake de uitkomst. Toelichting: De (mede-)beleidsbepaler(s) van de financiële dienstverlener en de feitelijk leidinggevende(n) beoordelen de resultaten van de accountantscontrole en de zelftoetsing, teneinde de overeenstemming met de NVGA-kwaliteitsnormering vast te stellen.


Versie 2011

23

Waar noodzakelijk neemt de financiële dienstverlener tijdig maatregelen om te voldoen aan de NVGA-kwaliteitsnormering. Wanneer de uitvoering van de maatregelen niet binnen drie maanden kan plaatsvinden, wordt de NVGA-toetsingscommissie kwaliteitsnormering hierover schriftelijk geïnformeerd. Op basis van de resultaten stelt de financiële dienstverlener een eigen verklaring op naar NVGA-model. De eigen verklaring wordt door de feitelijk leider ondertekend.

6.

Klachtenprocedure

6.1 De financiële dienstverlener is aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid) onder aanvaarding van het bindende karakter van de geschillenbeslechting door de Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgestelde bedrag voor alle door het Kifid in behandeling genomen klachten. Toelichting: Indien verzekerde een klacht heeft over een lid van de NVGA in diens hoedanigheid als gevolmachtigde agent wordt verondersteld dat de belanghebbende en het NVGA-lid proberen om onderling tot overeenstemming te komen. Als overeenstemming uitblijft dient het NVGA-lid de belanghebbende te wijzen op de mogelijkheid om zijn klacht voor te leggen aan het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening. Het NVGA-lid dient bij het Kifid te zijn aangesloten op basis van aanvaarding van alle uitspraken van de Geschillencommissie als bindend advies.

----------------------------------------------


Versie 2011

24

Bijlage 5.

Model-accountantsverklaring en –mededeling (optie 1)

In deze bijlage zijn modelteksten opgenomen voor de accountantsverklaring financiële rapportage (artikel 10 van de overeenkomst) en de accountantsmededeling AO/IC (artikel 8.3 van de overeenkomst). Teneinde hulpmiddelen te bieden aan de Gevolmachtigde en diens accountant bij de beoordeling van bestaan, opzet en werking van de administratieve organisatie en de interne controle zijn voorts toegevoegd: - een overzicht van AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage aan de maatschappijen. - een overzicht van mogelijke controlepunten.


Versie 2011

25

Modeltekst accountantsverklaring bij periodieke opgaven volmachtafrekening ACCOUNTANTSVERKLARING EX ARTIKEL 10.1 VAN DE SAMENWERKINGS-OVEREENKOMST VOLMACHT TUSSEN DE GEVOLMACHTIGDE EN DE MAATSCHAPPIJ VAN 1 JANUARI 2006 1 Opdracht Wij hebben2 bijgaande door ons gewaarmerkte financiële jaarrapportage van … (naam Gevolmachtigde) te … (statutaire vestigingsplaats), opgesteld ingevolge artikel 10.1. van de samenwerkingsovereenkomst volmacht met ……..(naam Maatschappij) met betrekking tot het jaar 20063, gecontroleerd. De financiële jaarrapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding4. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de financiële jaarrapportage te verstrekken. Deze verklaring is bestemd voor ….(naam gebruiker) te …. (zetel gebruiker). Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële jaarrapportage geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de financiële jaarrapportage. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële jaarrapportage zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding4 daarbij heeft gemaakt. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de getrouwheid van de financiële jaarrapportage voldoet aan de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen ……… (naam Gevolmachtigde) en ……..(naam Maatschappij) en is opgesteld met inachtneming van de grondslagen van waardering zoals toegelicht op pagina ….5 Plaats, datum

1 2 3 4 5

Datum van ondertekening van de volmachtovereenkomst, ter eenduidige identificatie Indien de accountantsverklaring wordt voorzien van een adressering, kunnen in de eerste paragraaf de woorden „Wij hebben‟ worden vervangen door „Ingevolge uw opdracht hebben wij‟. Respectievelijk: „voor het jaar eindigend op …….‟ (gebroken boekjaar). Afhankelijk van de aard van de huishouding te vervangen door een meer passende aanduiding zoals „het bestuur van de vennootschap‟ (B.V./N.V.), vereniging, stichting enz. Verwijzing naar de waarderingsgrondslagen in het jaarverslag.


Versie 2011

26

Modeltekst Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden AO/IC VERTROUWELIJK De directie van Betreft:

Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden volgens artikel 8.3 van de Samenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006 met betrekking tot de opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle

Geachte, Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden (toelichten) verricht met betrekking tot het voldoen door de Gevolmachtigde aan de AO/IC- (Administratieve Organisatie/Interne Controle) doelstellingen, zoals opgenomen in bijlage 5 van de samenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006. Voor een omschrijving van deze opdracht verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging van ………. c.q. verwijzen wij naar het controleprotocol. In dit controleprotocol zijn specifieke risicoanalyses opgenomen en is een uitgewerkt normenkader weergegeven. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden en is uitsluitend bestemd voor de leiding van de Gevolmachtigde en voor de tot kennisname bevoegde functionarissen van de Maatschappijen met wie een samenwerkingsovereenkomst volmacht is gesloten op grond waarvan dit rapport is vereist. De rapportage mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De opdracht houdt in dat op de AO/IC van het volmachtbedrijf geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest Verrichte werkzaamheden Ingevolge uw opdracht hebben wij de opzet, bestaan per 31 december 2006 en werking van de AO/IC over de periode 1 januari – 31 december 2006 van de Gevolmachtigde getoetst aan de geformuleerde AO/IC-doelstellingen en uitgewerkt normenkader. De AO/IC-doelstellingen hebben wij gebaseerd op << vermelden bron doelstellingen>>. Waar nodig geacht hebben wij deze doelstellingen gesorteerd en aangevuld naar een opzet die (meer) aansluit bij de procesdecompositie van de Gevolmachtigde en die tevens door zowel Maatschappijen als de NVGA gehanteerd wordt bij audits.

Deze sortering is als volgt:  Acceptatieproces van polissen;  Schadeproces rondom schademeldingen;  Financiële administratie met betrekking tot afstemming met maatschappij;  General controls en randvoorwaarden (functiescheiding, documentatie en AO-beschrijvingen). De toetsing heeft plaatsgevonden met gebruikmaking van een of meer van de volgende methodieken:  Inwinnen van inlichtingen  Bevestiging van derden  Verificatie van boekingen en documenten  Verificatie van activa (inventarisatie)  Waarneming ter plaatse  Narekenen


Versie 2011

27

 

Herhalen van procedures Cijferanalyses

Met inachtneming van het bovenstaande hebben wij conform de opdrachtbevestiging c.q. conform het protocol de volgende werkzaamheden verricht. Acceptatieproces 1. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 2. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 3. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 4. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of (…..) Schadeproces 5. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 6. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 7. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 8. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of (…..) Financiële administratie 9. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 10. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 11. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 12. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of (…..) General controls en randvoorwaarden 13. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 14. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 15. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of 16. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of (…..) Uitkomsten verrichte werkzaamheden Acceptatieproces 1. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 2. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 3. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 4. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. (…..) Schadeproces 5. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 6. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 7. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 8. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. (…..) Financiële administratie 9. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 10. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 11. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 12. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. (…..) General controls en randvoorwaarden 13. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 14. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.


Versie 2011

28

15. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. 16. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>. (…..) Wij wijzen erop dat deze uitkomsten niet zonder meer gelden na de datum van afsluiting van ons onderzoek, omdat nadien veranderingen in het getroffen stelsel van maatregelen kunnen zijn aangebracht. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend,


Versie 2011

29

Overzicht AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij(en)

Algemeen Krachtens de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigde dient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij periodiek te overleggen: 1. een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële jaarrapportage over de volmacht; 2. een mededeling van zijn accountant met betrekking tot de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de interne controle binnen zijn organisatie. In bijlagen bij de samenwerkingsovereenkomst zijn modellen voor deze documenten opgenomen. In dit document wordt een overzicht gegeven van die doelstellingen met betrekking tot de AO/IC (binnen het volmachtbedrijf van de Gevolmachtigde) die van belang zijn om een juiste en volledige afrekening met de Maatschappij te waarborgen. Overige AO/IC maatregelen, noodzakelijk in het kader van de met de verzekeringsmaatschappij gesloten overeenkomst, zijn hier niet opgenomen. Dit overzicht heeft geen normatief karakter en dient ook niet als zodanig te worden begrepen of gehanteerd. De bedoeling is aan de Gevolmachtigde en diens accountant met dit overzicht een hulpmiddel te bieden aan de hand waarvan de grondslagen en de inrichting van de administratieve organisatie en de interne controle in het kader van de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij(en) kunnen worden beoordeeld in verband met de hiervoor genoemde te overleggen documenten. Behandelen aanvragen en acceptatie van nieuwe en gewijzigde polissen.  De acceptatie van nieuwe aanvragen en mutatieaanvragen vindt volledig en juist plaats, conform de richtlijnen en limieten en overige acceptatierichtlijnen van de Maatschappij.  Posten boven de limiet of buiten de richtlijnen („specials‟) worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd.  Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd.  Ongewenste kandidaat-verzekerden (ongewenste risico‟s, gemelde fraudeurs) worden niet geaccepteerd. Opmaken polissen De polis wordt op een betrouwbare wijze opgemaakt conform de acceptatiebeslissing (inclusief eventuele clausules en andere beperkingen van de dekking) en de afspraken met de Maatschappij. Facturering premies en debiteurenbewaking  Prolongatie en naverrekeningen (met name transport, bedrijfsschadeverzekeringen en AVB) van alle actieve polissen vinden tijdig, volledig en juist plaats.  Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd.  Premieachterstand wordt tijdig en volledig bewaakt en de juiste acties worden ondernomen conform het beleid van de Maatschappij.  Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats. Behandelen claims  Er bestaat volledig inzicht in de gemelde maar nog te behandelen schades.  Het vaststellen van de schadereservering vindt tijdig, juist en volledig en conform het beleid van de Maatschappij plaats en de reserveringsadviezen van de maatschappij worden op een betrouwbare wijze verwerkt.  De schades of schadereserveringen van € 12.500 of meer (voor gepoolde polissen, de respectievelijke bedragen voor aandeel van de maatschappij) worden volledig en tijdig gemeld bij de Maatschappij.  Schadeclaims worden juist behandeld, namelijk conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen en limieten, de schaderegelingovereenkomst en het beleid van de Maatschappij en de claims worden op een betrouwbare wijze verwerkt en uitbetaald.  Uitkeringen vinden niet plaats als de dekking is opgeschort.  Naar aanleiding van (schuld)schades wordt de Bonus/Malus-trede juist, volledig en tijdig aangepast.


Versie 2011

30



Betaalde schades waarvoor derden aansprakelijk zijn, worden, waar mogelijk, altijd en tijdig op deze derden verhaald.

Fraudemanagement  Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbond voor Verzekeraars en het beleid van de Maatschappij.  Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke „zwarte lijsten‟ en overige relevante gegevens, zodat aan geregistreerde kandidaat-verzekerden geen dekking wordt verstrekt (of enkel tegen bepaalde voorwaarden). Beheer polis- en schadedossiers De polis- en schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige wettelijke bewaartermijnen en het beleid van de Maatschappij. Beheer rekening-courant en aanlevering gegevens aan maatschappij.  De rekening-courantgegevens, reserveringsgegevens en gegevens van „specials‟, pools en collectiviteiten worden juist, volledig en tijdig verwerkt.  Borderellen (rekening-courantoverzicht per maatschappij met premie, schade en provisietotalen) en overzichten met reserveringsgegevens volgens het NVGA-formaat worden tijdig aangemaakt.  Rekening-courantgegevens alsmede gegevens ten behoeve van reserveberekening zijn controleerbaar.  Polis- en schadegegevens worden volgens het NVGA-formaat juist, tijdig en volledig aangeleverd. Actief portefeuillebeheer  Op basis van juiste en volledige informatie worden de portefeuilleontwikkelingen en het verloop van het resultaat periodiek geanalyseerd en aan de Maatschappij gerapporteerd.  Premies worden conform de voorschriften van de Maatschappij vastgesteld en juist verwerkt in het systeem van de Gevolmachtigde. Riskmanagement  Het calamiteitenplan waarborgt bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten dat de contractueel afgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdig worden nagekomen.  De organisatorische continuïteitsmaatregelen zijn aantoonbaar effectief.  De technische continuïteitsmaatregelen sluiten aan met de businesseisen en zijn aantoonbaar effectief.  Het securitybeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk en eenduidig en is in lijn met de securityeisen van de Maatschappij.  De vertrouwelijkheid van de informatie wordt voldoende en conform de weten regelgeving gewaarborgd.  De integriteit van de informatie wordt gewaarborgd.  Toegang tot de technische infrastructuur is beperkt tot geautoriseerde medewerkers.  De database en de applicatie werken op betrouwbare wijze teneinde de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking te waarborgen.  De Gevolmachtigde heeft alle financiële aansprakelijkheden jegens de Maatschappij voldoende afgedekt.  De Gevolmachtigde voldoet aan de doelstellingen ten aanzien van interne controle zoals deze zijn overeengekomen met de Maatschappij.


Versie 2011

31

Overzicht mogelijke controlepunten AO/IC ten behoeve van het Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden

Hieronder is een overzicht van een aantal mogelijke controlepunten opgenomen die gebruikt kunnen worden voor het Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden inzake de bestaan, opzet en werking van de AO/IC van de Gevolmachtigde. Dit overzicht is puur informatief van aard en is niet limitatief. De genoemde controlepunten zijn niet dwingend voorgeschreven maar bedoeld als hulpmiddel bij de concrete invulling van de door de accountant te verrichten werkzaamheden. Algemeen 1. Algehele beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle, governance, general IT controls, compliance aan weten regelgeving en toegepaste grondslagen van waardering 2. Verricht specifieke risicoanalyses op basis van onder andere uitkomsten van algehele beoordeling onder 1 en bepaal controleaanpak (systeemgerichte en gegevensgerichte controles) 3. Zijn risicoanalyses voldoende specifiek en is het normenkader in voldoende mate uitgewerkt en opgenomen in het controleprotocol Acceptatieproces 1 De medewerkers, betrokken bij het invoeren van polissen, zijn alleen in dienst van het volmachtbedrijf. 2 Acceptatie van nieuwe polissen en/of mutaties geschiedt conform de richtlijnen van de maatschappijen. 3 Polissen boven de limiet of buiten de richtlijnen worden herkenbaar geadministreerd. 4 Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd. 5 Aan de hand van interne/externe systemen vindt toetsing plaats ten einde ongewenste kandidaat-verzekerden niet te accepteren. 6 Polissen worden op betrouwbare wijze opgemaakt conform de richtlijnen van de maatschappijen, waar nodig met toevoeging van de juiste clausules. 7 Premies zijn conform de voorschriften van de maatschappijen vastgesteld en juist verwerkt. 8 Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd. 9 Gedurende een periode (omschrijven) zijn premieachterstanden tijdig en volledig bewaakt en zijn de juiste acties conform het beleid van de maatschappij ondernomen. 10 Polissen worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige wettelijke bewaartermijn en het beleid van de Maatschappij. 11 Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats. 12 Gedurende een periode (omschrijven) zijn alle actieve polissen tijdig, juist en volledig geprolongeerd. 13 De systematiek voor naselectie en heroverweging van polissen wordt uitgevoerd ten einde de risico‟s van de portefeuille te verminderen. Schadeproces 14 De medewerkers, betrokken bij de schadebehandeling, zijn alleen in dienst van het volmachtbedrijf. 15 Schademeldingen worden tijdig vastgelegd met opening van een bijbehorend schadedossier. 16 Schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige wettelijke bewaartermijn en het beleid van de Maatschappij. 17 Gedurende een periode (omschrijven) bestaat volledig inzicht in gemelde maar nog te behandelen schades. 18 Schadereservering vindt tijdig, juist en volledig plaats, conform het beleid van de maatschappij. Schadereservingsadviezen van de Maatschappij worden tijdig en juist verwerkt. 19 Ingeval schadebedragen en/of schadereserveringen de per maatschappij vastgestelde limiet (voor gepoolde polissen, de respectievelijke bedragen voor aandeel van de Maatschappij) overschrijden worden hiervan volledig en tijdig melding gemaakt bij de Maatschappij. 20 Schades worden behandeld conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen en de limieten van de Maatschappij. 21 Dekkingscontrole vindt plaats zodanig dat de juiste bedragen worden vergoed en/of uitkering van schadebedragen niet plaatsvindt als de dekking is opgeschort. 22 Verhaalbare schades worden tijdig (norm?) op derden verhaald.


Versie 2011

32

23 24 25 26 27 28

Coulancebetalingen worden gedaan binnen de limieten van de Maatschappij en volgens een vaste procedure. Coulancebetalingen worden als zodanig verantwoord in de financiële administratie en worden intern zijn gecontroleerd. Afwikkeling van schadedossiers vindt plaats volgens de procedures van de Gevolmachtigde inclusief controles. De koppeling tussen het schade- en acceptatieproces is zodanig gewaarborgd dat voor acceptatie en fraudepreventie relevante feiten en omstandigheden worden uitgewisseld. Bij de schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbond van Verzekeraars en het beleid van de Maatschappij. Bij de schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke „zwarte lijsten‟ en overige relevante gegevens.

Financiële administratie 29 De rekening-courant-, reserveringen special/poolgegevens met betrekking tot een aantal (specificeren) polissen en schadedossiers zijn juist, volledig en tijdig verwerkt. 30 Borderellen en overzichten met reserveringsgegevens volgens NVGA-formaat worden tijdig aangemaakt. 31 Gegevens ten behoeve van schadereserveberekening zijn juist en volledig vastgelegd in de rekening-courant. 32 Polis- en schadegegevens zijn juist, tijdig en volledig volgens het NVGA-format aangeleverd. General controls en randvoorwaarden 33 Functiescheiding in de applicatie(s) is gewaarborgd. 34 De AO/IC en het organisatiediagram zijn beschreven en toegankelijk voor de medewerkers van het volmachtbedrijf. 35 Documentatie van de applicatie(s) en de technische infrastructuur is beschikbaar voor het waarborgen van de IT-omgeving. 36 Het calamiteitenplan waarborgt in opzet bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten dat contractueel afgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdig kunnen worden nagekomen. 37 De organisatorische en technische continuïteitsmaatregelen zijn in opzet aantoonbaar effectief. 38 Het beveiligingsbeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk, eenduidig en in lijn met de eisen van de Maatschappij. 39 Van een aantal (specificeren) polissen is vastgesteld dat de gegevens door logische toegangsbeveiliging zijn beschermd tegen ongeautoriseerde toegang conform weten regelgeving. 40 De toegang tot de technische infrastructuur is beperkt is tot geautoriseerde medewerkers. 41 Databases en applicaties werken zodanig dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking is gewaarborgd.


Versie 2011

33

Bijlage 5

Model-accountantsverklaring en Self Assessment (Optie 2)

In deze bijlage zijn modelteksten opgenomen voor de accountantsverklaring financiële rapportage (artikel 10 van de overeenkomst) en de mededeling (AO en IC) inzake het door de Gevolmachtigde verrichte Self Assessment (artikel 8.3 van de overeenkomst). Teneinde hulpmiddelen te bieden aan de Gevolmachtigde en diens accountant zijn voorts bijgevoegd:  

een modeltekst accountantsverklaring bij de financiële volmachtafrekening een overzicht AO en IC doelstellingen en minimaal vereiste controlepunten in het kader van de financiële volmachtafrekening aan de Maatschappij.


Versie 2011

34

Modeltekst Self Assessment Gevolmachtigden 2010 I. Hierbij verklaren wij: a) Dat wij de Checklist NVGA hebben aangeschaft en hebben geïmplementeerd. b) VARIANT 1: Dat wij in de periode van …….tot 31-december-xxxx alle beschreven controles hebben uitgevoerd. VARIANT 2: Dat wij in de periode van ……. tot 31-december-xxxx alle beschreven controles hebben uitgevoerd met uitzondering van de onder II. genoemde. c) VARIANT 1: Dat alle gedurende de controleperiode door ons gesignaleerde actie/verbeterpunten inmiddels door ons zijn afgewikkeld. VARIANT 2: Dat alle gedurende de controleperiode door ons gesignaleerde actie-/ verbeterpunten door ons zijn afgewikkeld, met uitzondering van de onder III. genoemde. d) OPTIONEEL: Dat de onder IV. Vermelde controles door ons niet zijn uitgevoerd, omdat deze niet van toepassing zijn op de werkzaamheden in het kader van de ons verleende volmachten. e) Dat wij bereid zijn verzekeraars op individuele basis (bijv. in het kader van audits) inzage te geven in de details van de door ons uitgevoerde controles. f) Dat wij naast deze verklaring inzake het Self Assessment Gevolmachtigden een verklaring inleveren van onze accountant met betrekking tot de volmacht(jaar)afrekening (conform de voorgeschreven Modeltekst). g) Dat de accountant, in het kader van zijn werkzaamheden bij het opstellen van de jaarrekening, geen bijzonderheden heeft gerapporteerd, die voor de volmachtgever van belang kunnen zijn in het kader van de (financiële) verplichtingen die de gevolmachtigde heeft ten opzichte van zijn volmachtgever. Indien deze er wel zijn, staan deze vermeld onder V. h) Dat de in deze verklaring vermelde bijzonderheden geheel overeenkomen met de in VolmachtBeheer gedeponeerde „rapportage maatschappij‟ van de module Self Assessment Gevolmachtigden. II. Overzicht door de gevolmachtigde niet tijdens de verslagperiode uitgevoerde controles in het kader van het Self Assessment Gevolmachtigden: 1. 2. 3. 4. III. Overzicht van de door gevolmachtigde gesignaleerde actie-/verbeterpunten, die op het moment van de rapportage in het kader van het Self Assessment gevolmachtigden nog niet zijn afgewikkeld: 1. 2. 3. 4.


Versie 2011

35

IV. Overzicht van de door gevolmachtigde niet uitgevoerde controles, omdat deze niet toepasselijk zijn op de verleende volmacht: 1. 2. 3. 4. V. Eventuele opmerkingen van de accountant, voortkomend uit de accountantscontrole van de jaarcijfers van de organisatie én voor zover van materieel belang voor de volmachtsamenwerking. 1. 2. 3. 4. V. De gevolmachtigde verklaart bovenstaande naar eer en geweten te hebben uitgevoerd en ingevuld en daarmee een getrouw beeld te hebben geschetst van de stand van zaken van procedures en controles binnen het volmachtkantoor.

Plaats, datum De gevolmachtigde,

Naam functionaris,

Ondertekend d.d.

Te


Versie 2011

36

Modeltekst controleverklaring bij financiële volmachtafrekening

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: Opdrachtgever Controleverklaring ex artikel 10.1 van de samenwerkingsovereenkomstvolmacht tussen de Gevolmachtigde en de Maatschappij van … (datum) Opdracht Wij hebben bijgaande door ons gewaarmerkte financiële volmachtafrekening van … (naam Gevolmachtigde) te … (statutaire vestigingsplaats), opgesteld ingevolge artikel 10.1. van de samenwerkingsovereenkomst volmacht met … (naam Maatschappij) met betrekking tot het jaar (jaartal), gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van …. (naam Gevolmachtigde) is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële volmachtafrekening in overeenstemming met de samenwerkingsovereenkomst. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële volmachtafrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële volmachtafrekening op basis van onze controle.Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële volmachtafrekening geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de financiële volmachtafrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico‟s dat de financiële volmachtafrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude en fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de volmachtafrekening door de Gevolmachtigde, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de Gevolmachtigde. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het bestuur van de Gevolmachtigde gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële volmachtafrekening. . Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden..


Versie 2011

37

Oordeel Naar ons oordeel voldoet de financiële volmachtafrekening in alle van materieel belang zijnde aspecten aan de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst tussen … (naam Gevolmachtigde) en ….(naam Maatschappij). Basis voor het opstellen van de financiële volmachtafrekening en beperking in gebruik en verspreidingskring Wij vestigen de aandacht op punt … in de toelichting van de samenwerkingsovereenkomst waarin is uiteengezet voor welk doel de volmachtafrekening is opgesteld en met welke basis voor financiële verslaggeving. Hieruit volgt dat de afrekening is opgesteld voor … met als doel … Hierdoor hoeft de afrekening niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor … (naam Gevolmachtigde) en … (naam verzekeringsmaatschappij) en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen dan … (naam Gevolmachtigde) en … (naam verzekeringsmaatschappij). Deze situatie doet geen afbreuk aan ons oordeel. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant en ondertekening met die naam Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden


Versie 2011

38

Overzicht AO/IC-doelstellingen en minimaal vereiste controlepunten in het kader van de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij (leidraad accountant)

Inleiding Krachtens de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigde dient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij jaarlijks een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële jaarrapportage over de volmacht te overleggen. In dit document wordt een overzicht gegeven van die doelstellingen met betrekking tot de AO/IC (binnen het volmachtbedrijf van de Gevolmachtigde) die van belang zijn om een juiste en volledige afrekening met de Maatschappij te waarborgen. Overige AO/IC maatregelen, noodzakelijk in het kader van de met de verzekeringsmaatschappij gesloten overeenkomst, zijn hier niet opgenomen. Daarnaast bevat dit document een overzicht van minimaal door de accountant te controleren punten. Dit overzicht heeft geen normatief karakter en dient ook niet als zodanig te worden begrepen of gehanteerd. De bedoeling is de Gevolmachtigde en diens accountant met dit overzicht een hulpmiddel te bieden aan de hand waarvan de grondslagen en de inrichting van de administratieve organisatie en de interne controle in het kader van de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij(en) kunnen worden beoordeeld in verband met het hiervoor genoemde te overleggen document. Algemeen 1. Algehele beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle, governance, general IT controls, compliance aan weten regelgeving en toegepaste grondslagen van waardering. 2. Verricht specifieke risicoanalyses op basis van onder andere uitkomsten van algehele beoordeling onder 1 en bepaal controleaanpak (systeemgerichte en gegevensgerichte controles). 3. Zijn risicoanalyses voldoende specifiek en is het normenkader in voldoende mate uitgewerkt en opgenomen in het controleprotocol. Acceptatieproces 4. Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd en op juiste wijze verrekend met de Maatschappij. 5. Premies worden juist verwerkt in het systeem van de Gevolmachtigde en op de juiste wijze met de Maatschappij verrekend. 6. Prolongatie

en

naverrekeningen

(met

name

Rechtsbijstand,

Transport,

Bedrijfsschade-

verzekeringen en AVB) van alle actieve polissen vinden tijdig, volledig en juist plaats en worden op de juiste wijze met de Maatschappij verrekend. 7. Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd en op de juiste wijze met de Maatschappij verrekend.


Versie 2011

39

Schadeproces 8. Schadeclaims worden op een betrouwbare wijze verwerkt en uitbetaald. en op juiste wijze verrekend met de Maatschappij; 9. Regresontvangsten worden op een betrouwbare wijze verwerkt en op de juiste wijze verrekend met de Maatschappij. 10. De schadereserves ultimo het boekjaar worden juist en volledig vastgesteld. Financieel 11. De rekening-courantgegevens, reserveringsgegevens en gegevens van „specials‟, pools en collectiviteiten worden juist, volledig en tijdig verwerkt. Daaronder ook te verstaan: 11.a. Provisies worden juist en volledig berekend en geadministreerd; 11.b. Tekencommissies worden juist en volledig berekend en geadministreerd; 11.c. De winstcommissie wordt juist en volledig berekend en geadministreerd; 11.d. De overige kosten geboekt in rekening courant zijn juist en volledig. 12. Rekening-courantgegevens alsmede gegevens ten behoeve van reserveberekening zijn controleerbaar. 13. Premieachterstand wordt tijdig en volledig bewaakt en de juiste acties worden ondernomen conform het beleid van de Maatschappij. De gevolgen hiervan worden op de juiste wijze verrekend met de maatschappij. Automatisering 14. De integriteit en continuïteit van de informatie wordt gewaarborgd. 15. Functiescheiding in de applicatie is gewaarborgd. 16. Databases en applicaties werken zodanig dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking is gewaarborgd.


Versie 2011

40

Bijlage 6.

Overzicht Branches en Limieten

Bijlage 7.

Acceptatie-instructies

Bijlage 8.

Schadebehandelings-instructies

Bijlage 9.

Model-Resultatenrekening

Bijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissie Bijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening Maatschappij Bijlage 12. Model Periodieke afrekening


Versie 2011

41

VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2011 (toelichting) Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht Op gezamenlijk initiatief van het Verbond van Verzekeraars en de Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA) is in 2004 een addendum bij de samenwerkingsovereenkomst met gevolmachtigd agenten gemaakt. Dit was nodig om te kunnen voldoen aan de in de Regeling uitbesteding verzekeraars (Ruv) gestelde eisen. In dit addendum is de bepaling opgenomen dat de bestaande samenwerkingsovereenkomst vóór 1 januari 2006 zou moeten zijn aangepast aan de Ruv-eisen. Met het vooruitzicht dat de Wet financiële dienstverlening (Wfd) op deze datum van kracht zou zijn of worden, is – wederom op gezamenlijk initiatief – een voorbeeld samenwerkingsovereenkomst volmacht (VSV) ontwikkeld die in overeenstemming is met wat op grond van de Ruv en de Wfd is vereist. Over de tekst van deze overeenkomst is De Nederlandse Bank geïnformeerd. Nadat in augustus 2007 voor de eerste keer een geactualiseerde versie van de VSV is gepubliceerd, wordt thans (in april 2011) voor de tweede maal een actualisering doorgevoerd. In de versie van 2011 zijn de relevante ontwikkelingen verwerkt die zich sinds 1 augustus 2007 hebben voorgedaan. De belangrijkste daarvan zijn:  de introductie van de “Bewerkerovereenkomst van Beheerder”. (art. 5);  het uitvaardigen van richtlijnen door de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten (art. 6);  de vernieuwing van de NVGA-Kwaliteitsnormering (art. 8.2);  het invoeren van de mogelijkheid van een self-assessment (art. 8.3). Daarnaast is de tekst over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering verduidelijkt (art. 12.1) en is toegevoegd dat de gevolmachtigd agent het bindend advies van het KiFiD aanvaardt (art. 13.1). Daar waar in deze toelichting specifiek aandacht wordt besteed aan de actualiseringen van april 2011, staat dat duidelijk aangegeven. De voorbeeld samenwerkingsovereenkomst bestaat uit twee delen: een algemeen deel en een bijzonder deel. Het algemeen deel is volledig uitgewerkt en bestaat uit bepalingen die van toepassing zijn in alle gevallen van volmachtverlening. Eisen die voortvloeien uit de toezichtwetgeving zijn verwerkt in dit algemeen deel. Deze algemene bepalingen worden hierna toegelicht. Voor wat betreft de meer specifieke bijzondere bepalingen is volstaan met een opsomming daarvan. Uit oogpunt van uniformiteit verdient het evenwel aanbeveling om deze „inhoudsopgave‟ aan te houden. Toelichting Considerans In de overwegingen wordt aangegeven dat een territoriale begrenzing geldt. Partijen kunnen hiervan afwijken, indien de statuten van de Maatschappij daaraan niet in de weg staan. Voorts wordt nadrukkelijk gerefereerd aan het karakter van de volmacht en de bijzondere positie die de gevolmachtigd agent inneemt. Deze brengen met zich mee dat de gevolmachtigd agent ook voor andere maatschappijen als zodanig kan optreden en niet verplicht is – en ook niet kan worden – verzekeringen in de volmacht te sluiten. Met deze overweging wordt benadrukt dat de volmachtverlening in het kader van de Wft weliswaar moet worden beschouwd als uitbesteding, maar voor het overige uitsluitend is geschied ter bevordering van de verkoop en distributie van verzekeringen. Met de invoering van de Wft is de Regeling uitbesteding verzekeraars (Ruv) vervallen. Uitbesteding door verzekeraars is nu geregeld in hoofdstuk 5 van het Besluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft). Algemene Bepalingen inzake de verleende volmacht


Versie 2011

42

Artikel 1 Overeenkomstig het bepaalde in art. 4:79 lid 1 Wft moet de volmacht schriftelijk worden verleend en moet deze worden opgemaakt volgens bij ministerieel vast te stellen model. Dit model is vastgelegd in Bijlage A behorende bij de Uitvoeringsregeling Wft. De inhoud van de volmacht en de wijze waarop invulling moet worden gegeven aan de verleende bevoegdheden wordt mede bepaald door de samenwerkingsovereenkomst alsmede de daarbij behorende instructies en bijlagen (art. 1.1). Beperkingen van de volmacht kunnen op grond van art. 4:79 lid 4 Wft niet aan derden worden tegengeworpen. Tussen de maatschappij en de gevolmachtigd agent prevaleert de tekst van de samenwerkingsovereenkomst (art. 1.4). Is er onduidelijkheid met betrekking tot een aan H5 BprWft ontleende bepaling dat gaat echter de tekst van H5 BprWft voor (art. 1.3). Als de Autoriteit Financiële Markten (AFM) of de DNB de maatschappij of gevolmachtigd agent een maatregel oplegt, kan dit voor de andere partij aanleiding vormen tot wijziging of zelfs opzegging van de samenwerkingsovereenkomst. Indien de gevolmachtigd agent of de maatschappij zo‟n maatregel krijgt opgelegd door een toezichthouder, moet hij daarom de andere partij daarover informeren zodat deze zo nodig tot actie kan overgaan. Wijzigen van de samenwerkingsovereenkomst is in beginsel slechts mogelijk met wederzijds goedvinden; eenzijdig wijzigen van de overeenkomst is alleen mogelijk als de bevoegdheid daartoe uit de overeenkomst blijkt. Wijzigingen worden steeds vastgelegd in een door de maatschappij en de gevolmachtigd agent getekend aanhangsel. In de versie 2007 is een nieuwe bepaling toegevoegd, die een regeling geeft voor het geval dat de maatschappij of de gevolmachtigd agent betrokken raakt bij een juridische fusie. Tenzij de wederpartij gebruik maakt van zijn beëindigingsrecht conform art. 14 wordt dan een nieuwe volmacht verleend. Artikel 2 In de volgens ministerieel model opgemaakte volmacht is vastgelegd welke bevoegdheden de gevolmachtigd agent heeft en welke werkzaamheden hij verricht. Volgens art. 2.3 behoort daar ook toe het in rekening brengen, incasseren en afdragen van assurantiebelasting. Deze bevoegdheden van de gevolmachtigd agent kunnen alleen bij wettelijk voorschrift worden gewijzigd en contractuele wijzigingen zijn slechts geldig als dit blijkt uit een aanhangsel bij de samenwerkingsovereenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen (art. 2.2). De gevolmachtigd agent moet handelen overeenkomstig de door de maatschappij in de samenwerkingsovereenkomst en/of de daarbij behorende bijlagen vastgelegde instructies. Dit geldt ook voor later gegeven instructies. In de samenwerkingsovereenkomst wordt een aantal voor de bedrijfsprocessen bij de gevolmachtigd agent relevante aspecten geregeld. Dit vloeit voort uit art. 30 BprWft. Daarbij gaat het onder andere om de aard, de omvang, de kwaliteit, de tijdigheid, de servicegraad en de deskundigheid. De vastlegging van de te stellen eisen geschiedt in de vorm van een Service Level Agreement (SLA). De in de als bijlage 1 bij de samenwerkingsovereenkomst gevoegde SLA genoemde termijnen gelden zijn bij wijze van voorbeeld opgenomen: de maatschappij kan naar eigen inzicht andere termijnen vaststellen. Tenzij onverwijlde uitvoering is vereist, geldt voor de gevolmachtigd agent in beginsel een invoeringstermijn van 45 dagen (art. 2.5). Gaat het om een niet op enig wettelijk voorschrift berustende instructie met voor de gevolmachtigd agent zulke vérstrekkende gevolgen dat van hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, dan kan hij een


Versie 2011

43

bezwaarschrift indienen bij de maatschappij. Bij handhaving van de instructie kan de gevolmachtigd agent een arbitrageprocedure starten. In versie 2011 is aan art. 2 een zevende lid toegevoegd, waarin wordt bepaald dat de gevolmachtigde agent werkzaamheden in de zin van dit artikel pas mag uitbesteden na voorafgaande schriftelijk toestemming van de verzekeraar. Artikel 3 Dit is in hoofdzaak een uitwerking van het bepaalde in art. 4:99 Wft. Op grond hiervan moeten financiële dienstverleners elkaar over en weer in staat stellen te voldoen aan wat bij of krachtens de Wft is bepaald, voor zover zij daarvoor van elkaar afhankelijk zijn. De hier bedoelde voor de gevolmachtigd agent resp. de maatschappij relevante bijzonderheden kunnen van velerlei aard zijn. Denk hierbij aan royement door een beroepsvereniging of aan bepaalde wijzigingen. Bijvoorbeeld wijzigingen in de door de maatschappij gehanteerde samenwerkingsovereenkomst met bemiddelaars of aan door de gevolmachtigd agent doorgevoerde wijzigingen in zijn (administratieve) organisatie. De ingevolge art. 3.4 voor de gevolmachtigd agent geldende verplichting vloeit voort uit de op de maatschappij rustende verplichting om zorg te dragen voor een systematische analyse van de risico‟s die samenhangen met de uitbesteding van bedrijfsprocessen. Een voorbeeld van de door de maatschappij op grond van art. 3.5 in dat verband te verschaffen hulpmiddel is een model – het zogenaamde doelstellingenmodel – waarmee risico‟s kunnen worden geïdentificeerd en aan de hand waarvan de gevolmachtigd agent kan nagaan of de door hem getroffen maatregelen afdoende zijn. In versie 2011 is dit artikel verrijkt met een zesde lid, waarin staat vermeld dat de gevolmachtigd agent verplicht is om productwijzers van de in volmacht gevoerde particuliere producten op de eigen website te plaatsen. Artikel 4 De in dit artikel genoemde verplichtingen zijn verplichtingen van de maatschappij jegens de DNB uit hoofde van H5BprWft. Voor de goede orde: het bepaalde in H5BprWft heeft betrekking op maatschappijen en introduceert dus geen rechtstreeks toezicht door DNB op gevolmachtigd agenten. Dit brengt met zich mee dat indien DNB eventuele aanwijzingen met betrekking tot de administratieve processen geeft aan de maatschappij, die de gevolmachtigd agent daarvan vervolgens in kennis stelt. De informatieverplichting in de laatste zin van dit artikel is opgenomen teneinde de maatschappij op de hoogte te houden van de door DNB in het kader van haar toezichthoudende taak ondernomen activiteiten. Artikel 5 Als uitgangspunt geldt dat de gevolmachtigd agent door eigen bemiddelingsactiviteiten uitbreiding geeft aan zijn volmachtportefeuille. Bij gebruikmaking van andere bemiddelaars, heeft de gevolmachtigd agent de voorafgaande toestemming van de maatschappij nodig en dient hij zich te houden aan de in dit artikel gestelde eisen. Om dit proces van toestemmingverlening eenvoudiger en inzichtelijker te maken is in versie 2011 aan art. 5 toegevoegd dat de gevolmachtigd agent vooraf de bemiddelaar dient te koppelen aan het bestand van Bemiddelaars, dat wordt beheerd door een door de maatschappij aangewezen derde partij, de beheerder. De gevolmachtigd agent gaat daartoe akkoord met de “Bewerkerovereenkomst van Beheerder”. Door deze koppeling is het niet meer nodig dat de maatschappij schriftelijk toestemming verleend. Daarom is de eis van schriftelijke toestemming in art. 5.1 komen te vervallen. Deze koppeling aan het bestand van Bemiddelaars dient overigens ook plaats te vinden als de bemiddelaar tot dezelfde groep behoort als de gevolmachtigd agent.


Versie 2011

44

Het bepaalde in art. 5.4 vindt zijn oorsprong in art. 4:94 Wft. Op grond hiervan moet een gevolmachtigd agent alvorens een samenwerking aan te gaan met een bemiddelaar nagaan of deze is ingeschreven in het door de AFM gehouden register. Hij moet eenmaal per jaar controleren of de bemiddelaar nog staat ingeschreven in dit register. En tevens als hij in het kader van de normale bedrijfsvoering signalen ontvangt die twijfel oproepen over de inschrijving. Indien de betreffende verzekering behoort tot de portefeuille van een bemiddelaar moet de schadeuitkering aan de bemiddelaar worden gedaan. Doet zich evenwel een van de in art. 5.7 genoemde gevallen voor, dan moet de uitkering rechtstreeks aan de verzekerde of rechthebbende worden betaald. In versie 2011 is aan de opsomming van art. 5.7 toegevoegd de situatie dat de bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke personen. Artikel 6 De maatschappij moet voldoende waarborgen krijgen dat er bij uitbesteding sprake is van voldoende maatregelen op het punt van fraudepreventie. De bepalingen van dit artikel vormen daarvan een uitwerking. In het bijzonder deel van de samenwerkingsovereenkomst kunnen nadere richtlijnen en instructies worden opgenomen. Bijvoorbeeld in welke gevallen en op welke wijze raadpleging van niet in FISH opgenomen, maar in het kader van Customer Due Diligence relevante, gegevens moet plaatsvinden. Artikel 7 De in dit artikel opgenomen bepalingen berusten mede op de in art. 3:18 Wft, art. 4:16 Wft en H5BprWft opgenomen verplichting te waarborgen dat bij uitbesteding de relevante weten regelgeving wordt nageleefd. In dit verband wordt ook de zelfregulering als relevant aangemerkt, zodat de gevolmachtigd agent tevens is gehouden tot naleving van de voor de maatschappij geldende gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars. De meest in het oog springende gedragscodes en protocollen staan genoemd in bijlage 3. Deze opsomming is echter uitdrukkelijk niet uitputtend. Een actueel overzicht van alle relevante gedragscodes en protocollen is te vinden op de website van het Verbond van Verzekeraars onder publicaties (www.verzekeraars.nl) Het bepaalde in art. 7.4 houdt niet in dat de gevolmachtigd agent is ontslagen van de op hem rustende verplichting om op de hoogte te zijn en blijven van de voor de uitvoering van zijn werkzaamheden relevante weten regelgeving. Artikel 8 De maatschappij moet krachtens H5BprWft in het kader van de op haarzelf rustende wettelijke verplichtingen ter zake bij uitbesteding voldoende waarborgen krijgen voor het handhaven van een beheerste en integere bedrijfsvoering. De gevolmachtigd agent moet daarvoor zorgen (art. 8.1). In art. 8.2 is vastgelegd aan welke eisen de administratieve organisatie en interne controle van de gevolmachtigd agent moeten voldoen. Hierbij zijn er twee mogelijkheden: voor leden van de NVGA wordt verwezen naar een bijlage, bestaande uit de voor hen geldende Kwaliteitsnormering, en voor niet-leden naar een bijlage met eisen die tenminste gelijkwaardig zijn aan die van de Kwaliteitsnormering. Dit houdt voor deze laatsten natuurlijk niet in dat zij daardoor NVGA-lid worden. De NVGA Kwaliteitsnormering is sinds versie 2007 van de VSV geactualiseerd. In versie 2011 is in bijlage 4 nu de geactualiseerde versie van de Kwaliteitsnormering opgenomen. De maatschappij moet zich regelmatig overtuigen van de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en interne controle van de gevolmachtigd agent. Uit overleg met DNB is gebleken dat de toezichthouder prefereert dat dit geschiedt door het jaarlijks overleggen van een door een accountant afgegeven mededeling, inhoudende een rapportage over opzet, het bestaan en de werking van de


Versie 2011

45

administratieve organisatie en interne controle. Hiervoor is een model vastgelegd dat is opgenomen in Bijlage 5 bij de VSV. Toegevoegd in versie 2011 is dat de maatschappij binnen één maand na ontvangst van de AOIC-mededeling de gevolmachtigd agent een ontvangstbevestiging toestuurt. Een mededeling van de accountant is echter niet meer per se noodzakelijk. In versie 2011 wordt voor de gevolmachtigd agent de mogelijkheid geïntroduceerd om te kiezen voor een self-assessment in e plaats van een AOIC-mededeling van de accountant. Daarom is in art. 8.3 een 2 optie opgenomen. Dit heeft ook gevolgen voor bijlage 5. Afhankelijk van de gemaakte keuze van de Gevolmachtigd agent zal bijlage 5 inhoudelijk anders worden. Het bepaalde in art. 8.4 ziet op de gevolmachtigd agent die voor meer maatschappijen als zodanig optreedt. Deze dient te verklaren en te garanderen dat de gegevens en bestanden logisch zijn te scheiden, dat naar de maatschappijen een gescheiden informatieverstrekking plaatsvindt en dat de privacyregelgeving wordt nageleefd. De in art. 8.6 opgenomen verplichting om een calamiteitenplan – waaronder mede begrepen back-upprocedures – te hebben, houdt verband met de waarborgen die de maatschappij bij uitbesteding dient te verkrijgen. Dit geldt ook ten aanzien van het bepaalde in art. 8.7. Artikel 9 De maatschappij moet periodiek toetsen of de gevolmachtigd agent in voldoende mate de realisatie waarborgt van de door hem geformuleerde doelstellingen van interne controle en of hij de krachtens de Wft en H5BprWft opgelegde verplichtingen naar behoren nakomt. Daartoe moet de maatschappij regelmatig de betrouwbaarheid van de administratieve organisatie en de interne controle bij de gevolmachtigd agent kunnen (laten) beoordelen. Het recht daartoe is vastgelegd in art. 9.1. Naast dit uit de wet voortvloeiende recht van de maatschappij om een audit te doen, heeft de maatschappij óók het recht om bij de gevolmachtigd agent dossiercontroles te verrichten om zodoende te kunnen vaststellen of deze conform de gegeven instructies handelt en de acceptatie en schadebehandeling naar behoren uitvoert. Indien de maatschappij de controle laat uitvoeren door een derde, kan zich de situatie voordoen dat de gevolmachtigd agent bezwaar maakt tegen de met de controle belaste persoon of onderneming – bijvoorbeeld omdat deze persoon of onderneming naar de mening van de gevolmachtigd agent niet als onpartijdig kan worden aangemerkt of omdat hij een conflict heeft met deze persoon of onderneming. Indien dit bezwaar gegrond is, zal de controle niet door deze persoon of onderneming kunnen worden uitgevoerd. Artikel 10 De in art. 10.1 voor de gevolmachtigd agent opgenomen verplichting om zijn financiële jaarrapportage over de volmacht te voorzien van een goedkeurende verklaring van een extern accountant vloeit voort uit de algemene eisen met betrekking tot uitbesteding zoals opgenomen in H5BprWft. Het gaat hier om een verklaring over de getrouwheid van de jaarcijfers met betrekking tot de volmacht. Treedt de gevolmachtigd agent voor meerdere maatschappijen als zodanig op dan zal hij elk van deze maatschappijen een op hun volmacht betrekking hebbende accountantsverklaring moeten overleggen. De goedkeurende verklaring kent een voorgeschreven tekst (art. 10.2). Toegevoegd in versie 2011 is dat de maatschappij binnen één maand na ontvangst van de accountantsverklaring de gevolmachtigd agent een ontvangstbevestiging toestuurt. Artikel 11 Voor de maatschappij en de gevolmachtigd agent geldt jegens elkaar de bij wanprestatie gebruikelijke wettelijke regeling. Uiteraard staat het hen vrij om in geval van een toerekenbare tekortkoming hun wederpartij daarop niet aan te spreken; in art. 11.2 is nadrukkelijk bepaald dat dit geen precedentwerking heeft.


Versie 2011

46

De gevolmachtigd agent vrijwaart de maatschappij voor de gevolgen van zijn eventuele tekortschieten in de nakoming van de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting (art. 11.3). Artikel 12 De Wft (art. 4:75 lid 1) schrijft voor dat bemiddelaars in verzekeringen over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering moeten beschikken. Naar analogie hiervan is voor de gevolmachtigd agent, voor wie geen wettelijke verzekeringsplicht geldt, een contractuele verplichting tot het hebben en in stand houden van een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. Daar is in versie 2011 aan toegevoegd dat de minimaal verzekerde som van EUR 2.500.000 beschikbaar moet zijn voor uitsluitend de hoedanigheid van gevolmachtigd agent; en dus niet voor de hoedanigheid van tussenpersoon en die van gevolmachtigd agent tezamen. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering moet na beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst gedurende een jaar uitloopdekking bieden. Als dit – zoals bij de BAVAM – een verzekering op claimsmadebasis is, dient de gevolmachtigd agent additionele dekking in te kopen bij zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Artikel 13 Deze bepalingen berusten op art. 4:17 lid 1 Wft, waarin is bepaald dat een financiële dienstverlener – dus ook een gevolmachtigd agent – moet zijn aangesloten bij een erkende geschilleninstantie. Daar is in versie 2011 aan toegevoegd dat de dienstverlener in de hoedanigheid van gevolmachtigd agent het bindend advies van het KiFiD aanvaardt. Geschrapt in versie 2011 is de bepaling dat de maatschappij van de gevolmachtigd agent bewijs van aansluiting mag verlangen. Vanwege de komst van een openbaar register van aansluiting is deze eis achterhaald. Artikel 14 Volgens art. 14.1 kunnen zowel de maatschappij als de gevolmachtigd agent de samenwerkingsovereenkomst opzeggen. De opzegtermijn is vier maanden; de opzegging wordt vervolgens effectief per 1 januari volgend op het verstrijken van deze termijn. Voor beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst per de eerstkomende mogelijkheid is dus vereist dat de opzegging geschiedt vóór 1 september. De maatschappij kan (niet: moet) de gevolmachtigd agent belasten met het beheer en de afwikkeling van de portefeuille. Doet hij dat dan blijft de gevolmachtigd agent in beginsel nog een jaar als zodanig optreden, tenzij de maatschappij en hij daarover andere afspraken maken (art. 14.6). H5BprWeft schrijft voor dat de samenwerkingsovereenkomst een regeling moet bevatten op grond waarvan de verzekeraar onder bepaalde omstandigheden de uitbesteding kan beëindigen (door herroeping van de volmacht) en de betreffende bedrijfsprocessen hetzij zelf hetzij via uitbesteding aan een ander kan voortzetten. Dit is geregeld in art. 14.2. Dit artikel bevat een aantal gevallen die als dringende reden worden aangemerkt, waardoor onmiddellijke beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst mogelijk is. Bij beëindiging om een dringende reden moet de gevolmachtigd agent de op de volmachtportefeuille betrekking hebbende administratie per direct aan de maatschappij of een door deze aan te wijzen derde overdragen (art. 14.3) en de maatschappij of de aangewezen derde moet deze kunnen lezen, analyseren en gebruiken. Op grond van art. 14.4 kan de gevolmachtigd agent in zo‟n geval uiterlijk drie maanden belast blijven met het verrichten van werkzaamheden inzake tot de portefeuillebehorende verzekeringen. In art. 14.5 is geregeld of en in hoeverre de gevolmachtigd agent gerechtigd is om de portefeuille over te sluiten (pseudo-portefeuillerecht). Gekozen kan worden uit twee opties. De ene optie geeft de gevolmachtigd agent op voorhand het recht om de door hem gevormde volmachtportefeuille over te


Versie 2011

47

sluiten. Bij de andere optie moet de portefeuille in beginsel worden overgedragen aan de maatschappij. In dit geval zijn partijen verplicht met elkaar in overleg te treden waarbij een afwijkende regeling uit de bus kan komen. Op grond van art. 4:95 lid 3 Wft kan de maatschappij de ex-gevolmachtigde belasten met het beheer en de afwikkeling van de door hem gevormde verzekeringsportefeuille. Daarbij treedt hij niet meer op als gevolmachtigd agent – wat in strijd zou zijn met het Wft-verbond om zonder vergunning financiële diensten te verlenen – maar als ware hij een gevolmachtigd agent. Hij moet zich daarbij laten leiden door de toepasselijke bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst. Artikel 15 De geschillenregeling laat de maatschappij en de gevolmachtigd agent de nodige ruimte. In beginsel moeten zij geschillen voorleggen aan de bevoegde rechter. Er staat echter ook een andere weg open: zij kunnen gezamenlijk besluiten om een geschil te beslechten door middel van arbitrage. Geschillenbeslechting door middel van arbitrage kan bovendien voortvloeien uit het bepaalde in art. 2.5.


Versie 2011

48

Aanhangsel VSV 2011

Dit document bevat een voorbeeld voor een aanhangsel bij de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht model 2007, waarin de aanpassingen die in model 2011 zijn opgenomen zijn vastgelegd. Dit voorbeeld-aanhangsel is opgesteld door de Werkgroep Toezichtsvereisten Verbond van Verzekeraars – NVGA. De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van dit voorbeeld-aanhangsel niet bindend en louter indicatief van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.


Versie 2011

49

Aanhangsel nummer bij de Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.

De ondergetekenden, 1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Maatschappij", en 2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Gevolmachtigde", de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:

Overwegende: g.

dat Partijen op een Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht hebben gesloten (de Overeenkomst);

h.

dat sindsdien onder meer een aantal wijzigingen heeft plaatsgevonden in weten regelgeving waardoor de Overeenkomst wijziging behoeft;

i.

dat Partijen deze wijziging conform het bepaalde in de artikelen 1.7 en 1.8 van de Overeenkomst schriftelijk wensen vast te leggen in dit Aanhangsel;

Zijn de volgende wijzigingen in de Overeenkomst overeengekomen:

Artikel 2.7 (NIEUW): Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan werkzaamheden of delen daarvan die voortvloeien uit deze overeenkomst, uit te besteden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Maatschappij. Voor elke vorm van uitbesteding dient de Gevolmachtigde een samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud op aanvraag aan de Maatschappij ter beschikking wordt gesteld. Artikel 3.6 (NIEUW): De Gevolmachtigde is verplicht de meest actuele productwijzers van de in volmacht gevoerde particuliere verzekeringsproducten op de eigen website te publiceren. Artikel 5.1: Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door een Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande toestemming van de Maatschappij. Deze toestemming dient voor iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. De Gevolmachtigde zal daartoe, voordat de samenwerking aanvangt, de betreffende Bemiddelaar koppelen aan het bestand van Bemiddelaars dat wordt beheerd door een door verzekeraars aangewezen derde partij, verder genoemd de Beheerder. Artikel 5.2: Toestemming wordt geacht te zijn verleend, tenzij de Maatschappij binnen 10 werkdagen na de in artikel 5.1 genoemde koppeling aangeeft niet akkoord te gaan met de samenwerking. Het staat de Maatschappij vrij om de gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij deze toestemming is verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als de Gevolmachtigde. Met de term “groep” wordt in dit artikel bedoeld een groep als gedefinieerd in art. 2:24b BW, echter met dien verstande dat slechts meerderheidsdeelnemingen worden geacht tot de groep te behoren.


Versie 2011

50

Artikel 5.4 De gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in het door de AFM aangehouden register te controleren: a. bij het begin van de samenwerking; b. jaarlijks gedurende de samenwerking; c. onverwijld indien hij reden heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over de juiste vergunning(en) beschikt. Toetsing of de Bemiddelaars, waarmee de Gevolmachtigde samenwerkt, voldoen aan de wettelijke vereisten, is door de Gevolmachtigde uitbesteed aan de Beheerder. De Gevolmachtigde sluit daartoe een zgn. bewerkerovereenkomst van Beheerder. De Gevolmachtigde verplicht zich om de daaruit voortvloeiende signalen adequaat op te pakken.

Artikel 5.7: De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of de rechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat: a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend; b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert; c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of de rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd; d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde of rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zal verrekenen; e. De Bemiddelaar een verzoek heeft gedaan tot toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen.

Artikel 8.3: Optie 1 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling met betrekking tot de opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de mededeling een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen. (NIEUW) Optie 2 De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 1 maand na afloop van het boekjaar een door hem op schrift gestelde mededeling inzake het uitgevoerde Self Assessment met betrekking tot de opzet en bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst. Artikel 10.1: De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haar volmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegeven verklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportage en stelt deze uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het bezit van de Maatschappij. De Maatschappij dient binnen één maand na ontvangst van de verklaring een bevestiging daarvan naar de Gevolmachtigde te sturen.


Versie 2011

51

Artikel 12.1: De Gevolmachtigde dient uitsluitend in de hoedanigheid van gevolmachtigde agent bij het aangaan van deze overeenkomst te beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerde som van € 2.500.000,- (twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak of gebeurtenis en per jaar. De Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot 1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden. Artikel 13: Klachteninstituut Financiële Dienstverlening Artikel 13.2: De Gevolmachtigde dient het bindend karakter van de geschillenbeslechting door de Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgesteld bedrag voor alle door het Kifid in behandeling genomen klachten te aanvaarden.


Versie 2011

52

Bijlage 1 Service Leve Agreement De tabel fraude is gewijzigd:

Fraude en risicodetectie Omvang Fraudebeleid formuleren en implementeren

Tijdigheid

Kwaliteit

Servicegraad

Doorlopend

Opstellen van een fraudeprocedure / beleid

Voldoende slagvaardige fraudeaanpak binnen bedrijf, die wordt gedragen door zowel management als operationele afdelingen (acceptatie en schadebehandeling)

Formuleren van fraude-indicatoren Toepassen van de richtlijnen uit de werkgroep Fraudebeheersing Volmachten

Benoemen Fraudecontactpersoon

Doorlopende registratie op Volmachtbeheer

Workshop Fraudebeheersing Volmachten gevolgd

Actief fraudepreventie- en detectiebeleid voeren

Doorlopend

Fraudepreventie en fraudedetectie conform beleid integreren in acceptatieen schadebehandelingsrichtlijnen

Gebruik CIS database (FISH)

Spoorboekje Fraudebeheersing voor Gevolmachtigden inclusief fraude-indicatoren

Nieuwe aanvragen / naamswijzigingen binnen 10 dagen toetsen / hercontrole na 3 maanden / controle op basis van Sanctiewetgeving . Nieuwe schaden: aanmelden & controleren Bij elke acceptatie / schadebehandeling te gebruiken en indicatoren te toetsen

Fraudeprotocol (voldoen aan)

Doorlopend / melding relevante info aan databanken of VG (denk aan CIS / SVMM) binnen 14 dagen


Doorlopend

Interne controle

Jaarlijks representatieve steekproef m.b.t. acceptatie / schadebehandeling / financiële administratie


Acceptanten en schadebehandelaars opleiden in fraudepreventie en opsporing Gebruik CIS database conform afspraken

Adequate controle van de door de Werkgroep Fraudebeheersing uitgevaardigde fraude-indicatoren, indien geautomatiseerd systeem aanwezig, dan voorkeur gebruik

Fungeren als contactpersoon voor eigen organisatie en andere belanghebbenden

100% controle dmv gebruik CIS bij iedere nieuwe verzekering. Juistheid / zuiverheid van aanmeldingen. prudentie daarbij betrachten.

Fraudebewustzijn integreren in organisatie GA

Pro-actief opstellen. in geval van twijfel kwestie voorleggen aan volmachtgever. Prudent met fraudemelding omgaan. CIS registratie melden aan klant Opstellen beleid inzake conflicterende situaties bemiddelaar en Gevolmachtigde.. Altijd fiat feitelijk leider nodig. Bestrijding van fraude als onderdeel van interne controle bij acceptatie, schadebehandeling en financiële administratie.

Versie 2011

53

Bijlage 2. Relevante Wet- en regelgeving:

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Wet op het financieel toezicht Besluit prudentiële regels Wft Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht) Wet bescherming persoonsgegevens Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraars

Bijlage 3. Gedragscodes en overige regelingen: 12. Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling 13. Gedragscodes en protocollen van het Verbond van Verzekeraars (www.verzekeraars.nl onder de rubriek Over het Verbond/zelfregulering en klachtenprocedures/codewijzer bindende zelfregulering/codewijzer) 14. Gedragcode verwerking persoonsgegevens financiële instellingen 15. Gedragscode expertisediensten 16. Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche 17. CIS protocol 18. Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie) 19. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening met een bindend karakter 20. Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechting van geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben 21. NVGA Protocollen Financieel, Polis en Schade. 22. Bedrijfsregeling ROYDATA

Bijlage 4. NVGA Kwaliteitsnormering/eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde Voor gevolmachtigden is de gewijzigde NVGA kwaliteitsnormering zoals in april 2008 is vastgesteld, van toepassing dan wel de daarop gebaseerde eisen aan de AO & IC Gevolmachtigde.

Bijlage 5. Model-accountantsverklaring en Self Assessment (optie 2) Voor gevolmachtigden die de keuze hebben gemaakt voor een Self Assessment in plaats van een AO & IC mededeling van de accountant geldt een model-accountantsverklaring en Self Assessment.

Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te op ,

Namens de Maatschappij

Namens de Gevolmachtigde

Naam

Naam

Functie

Functie


Versie 2011

54

Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht

Recommend Documents