Voorbeeld meldingsregeling vermoeden van een misstand Voorlichtingsbijeenkomst Integriteitbeleid CBO’s 24 april 2012
Michel Frequin
1
Aangepaste regeling Een goede procedure voor het intern melden van misstanden kan ‘klokkenluiden’ voorkomen. Nieuw: • de rol van de vertrouwenspersoon (+ profielbeschrijving) • het verloop van de interne procedure • taak, samenstelling en procedure bij het externe meldpunt (“Commissie Integriteit CBO’s”) bij het CAOP • uitgewerkte regeling voor de bescherming van de rechtspositie van melder en vertrouwenspersoon
2
Werkingssfeer Bijlage van Richtlijnen Goed en Integer Bestuur; maatwerk per CBO (‘voorbeeld’); pas toe of leg uit; toezicht CvTA De regeling beschermt medewerkers van een CBO. Met dienstverleners kan worden afgesproken dat voor hun medewerkers een vergelijkbare regeling wordt toegepast. De dienstverlener kan worden aangemeld bij de Commissie Integriteit CBO’s (voorbeelden Cedar, SCAN, Stichting Servicebureau Filmrechten) 3
Inhoudsopgave De Meldingsregeling bestaat uit de volgende onderdelen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Begripsbepalingen De Vertrouwenspersoon Integriteit (‘VPI’) Interne meldingsprocedure Intern onderzoek Externe melding aan de Commissie Integriteit CBO’s Taak en samenstelling van de Commissie Integriteit CBO’s Procedure van de Commissie Integriteit CBO’s Rechtsbescherming Bijlage: Bouwstenen voor het profiel van een Vertrouwenspersoon Integriteit (‘VPI’) 4
Vermoeden van een misstand Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de CBO waar de medewerker werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels; b. een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; c. een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten die het goed functioneren van de CBO en/of een maatschappelijk belang in het geding brengt; d. een (dreigende) verspilling van voor rechthebbenden geïncasseerde gelden.
5
De Vertrouwenspersoon Integriteit (‘VPI’) • Een interne of een externe VPI, of een combinatie van beiden; • Klankbord, vraagbaak en meldpunt voor medewerkers die een vermoeden hebben van een misstand of integriteitschending en dit vertrouwelijk willen bespreken; • Advies aan directie en/of bestuur over meldingen en beleid.
6
Interne meldingsprocedure •
•
Melding vermoeden van een misstand, al dan niet via de VPI, intern bij leidinggevende of bij de directeur of bij de voorzitter van de CBO of bij een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid. Tenzij onmiddellijk externe melding: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; d. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; e. betrokkenheid bij de melding van de directie of het bestuur. 7
Intern onderzoek • Onmiddellijk na ontvangst van een vermoeden van een misstand wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding gestart onder de verantwoordelijkheid van de directeur, voorzitter van de CBO of van een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid; tenzij a. geen sprake is van een vermoeden van een misstand; b. indien de melder niet meer werkzaam is bij de CBO en hij de melding niet heeft gedaan binnen twee jaar na zijn vertrek; c. de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.
• Wijzen op beroepsmogelijkheid bij de Commissie Integriteit CBO’s • Standpunt en consequenties binnen 8 weken; schriftelijk gemotiveerd uitstel mogelijk 8
Externe melding
aan de Commissie Integriteit CBO’s • Beroep na conclusie intern onderzoek of afwijzing onderzoek • Niet binnen 8 weken een intern standpunt • Tevergeefs bezwaar tegen interne onredelijke verlenging van termijn • Of onmiddellijk extern: a. b. c. d. e.
acuut gevaar; risico tegenmaatregelen; risico op verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; eerdere vergeefse interne melding; betrokkenheid van directie of bestuur.
9
Taak en samenstelling
van de Commissie Integriteit CBO’s De Commissie heeft tot taak een melding te onderzoeken en de directie en het bestuur van de CBO naar aanleiding van dat onderzoek te adviseren. De Commissie is door de Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren (VOI©E) ondergebracht bij de Stichting CAOP. De structurele kosten zijn voor rekening van VOI©E, de zaaksgerelateerde kosten zijn voor rekening van de desbetreffende CBO. De Commissie bestaat uit drie leden, onder wie de voorzitter. De leden worden door VOI©E benoemd naar aanleiding van een te onderzoeken melding voor de duur van het onderzoek en de verdere behandeling. CAOP draagt commissieleden voor, voert secretariaat en heeft een adviseur, die tevens fungeert als aanspreekpunt voor VOI©E en de CBO’s.
10
Procedure
van de Commissie Integriteit CBO’s
De Commissie stelt een onderzoek in, tenzij - onvolledige melding; - interne melding nog mogelijk; - geen misstand; - te laat.
11
Procedure
van de Commissie Integriteit CBO’s - vervolg • Advies aan directie en bestuur binnen 12 weken, gemotiveerd uitstel mogelijk. • Directie of het bestuur van de CBO bericht uiterlijk binnen twaalf weken standpunt en eventuele consequenties; afwijkingen van advies worden gemotiveerd. • Standpunten en advies worden in geanonimiseerde vorm openbaar gemaakt, tenzij zwaarwegende redenen hieraan in de weg staan.
12
Rechtsbescherming Geen nadelige gevolgen: • Voor melder te goeder trouw • Voor een VPI of een gewezen VPI vanwege de uitoefening van zijn taken op basis van de Meldingsregeling
13
Rechtsbescherming - vervolg • Nadelige gevolgen zijn in ieder geval: a. het verlenen van ontslag anders dan op eigen verzoek; b. het verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe; c. het treffen van een ordemaatregel; d. het treffen van een disciplinaire maatregel; e. het onthouden van salarisverhoging; f. het onthouden van promotiekansen; g. het afwijzen van verlof.
• Onder voorwaarden tegemoetkoming in de kosten van bezwaar, beroep of hoger beroep. 14
