Virtual Office Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas Pasundan U i i P d Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT.
[email protected]
Kantor virtual
2
Kantor virtual y Kemampuan otomasi perkantoran yang
menghubungkan orang‐orang secara elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor yang membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat , gg p j p dikerjakan di mana saja pekerja berada.
3
Kantor virtual Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor
maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis ( l (electronic‐driven) sehingga d ) h d k dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Kantor virtual adalah istilah untuk layanan kantor bersama, yang biasanya mencakup alamat bisnis, layanan y mail & kurir, layanan y telepon, layanan p y resepsionis, layanan faks, layanan menjawab, web hosting layanan, dan fasilitas pertemuan & konferensi
4
Kantor virtual
5
Pengar h kantor virtual irt al Pengaruh g y Keuntungan kantor virtual y Menekan biaya fasilitas. y Menekan biaya peralatan. y Jaringan komunikasi formal. J i k ik i f l y Menekan penghentian kerja. y Kontribusi sosial. y Keuntungan‐keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja. k k t b d k j
6
y Kerugian kantor virtual y Tidak berperasaan. y Kekhawatiran kehilangan pekerjaan. y Semangat rendah. y Kerugian‐kerugian tersebut adalah kerugian untuk K i k i t b t d l h k i t k
pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh. p g
7
irt al Strategi kantor virtual y y y y y y y
y y p Menyediakan sumberdaya komputer. Menyediakan akses pada sumber informasi. Menyediakan pasokan non komputer. Menyusun forwarding panggilan telepon. Menggunakan conference call. M j d lk t Menjadwalkan pertemuan rutin. ti Mengikuti kerja rutin. Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja. 8
Organisasi virtual y Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan
menerapkannya pada seluruh perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual. y Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan di dirancang sedemikian sehingga tidak terikat pada d iki hi tid k t ik t d lokasi fisik. y Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa g p operasi dan beberapa perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
9
Contoh Kasus Virtual Office Kantor regional Xerox di Waltham, negara bagian
Massachussets adalah kantor yang pertama kali menerapkan konsep p virtual office ff ini. Konsep p konvensional kantor yyang jika gj terjadi transaksi harus melewati banyak langkah kerja, dirubah konsepnya sehingga lebih mudah aksesnya bagi para salesmen ataupun orang yang akan bertransaksi. Konsep ini berhasil dalam mengurangi atau bahkan meniadakan penggunaan kertas, serta mengurangi penggunaan kantor secara fisik. Pengurangan‐pengurangan fisik Pengurangan pengurangan tersebut ternyata berimbas kepada efektifitas dan efisiensi kerja yang meningkat dan berujung pada penekanan biaya (cost reduction). reduction) 10
11
Jenis Organisasi Virtual Responden mengidentifikasi lingkup pekerjaan, panjang proyeksi waktu yang digunakan untuk kerja virtual, jenis proyek kisaran keterlibatan dan jumlah personil jenis proyek, kisaran keterlibatan dan jumlah personil yang terlibat. Kriteria ini menyarankan empat jenis organisasi virtual yang berbeda: g y g y organisasi virtual permanen y tim virtual y proyek virtual y organisasi virtual sementara 12
Organisasi Virtual Permanen y Organisasi virtual ini dirancang, dari awal, sebagai
organisasi virtual untuk mempertemukan pelaku pasar dan menanggapi kesempatan & untuk meningkatkan pendapatan ‐ kegiatan yang menghasilkan serta penghematan biaya. g p g y y Ini adalah model yang melibatkan konsep virtual dalam semua operasi, termasuk tugas‐tugas virtual, tim, dan manajemen kegiatan organisasi.
13
Tim Virtual y Penggunaan organisasi Internal serta konsepsi virtual
telah menghasilkan tim virtual dalam berbagai organisasi Dalam kebanyakan kasus tim ini datang organisasi. Dalam kebanyakan kasus tim ini datang dari fungsional tertentu, proses atau unit bisnis strategis dalam organisasi yang lebih besar. g g y g y Penggunaan konsep organisasional virtual dalam hal ini adalah dalam tugas‐tugas virtual dan tim virtual.
14
Proyek Virtual y Proyek virtual, organisasi membentuk aliansi atau
konsorsium untuk membawa organisasi pelengkap bersama sama dalam memenuhi peluang pasar bersama‐sama dalam memenuhi peluang pasar. y Aliansi ini meminta produsen, pengembang, dan pasar dari berbagai organisasi untuk kembali meresponsecara lebih efektif untuk peluang pasar.
15
Organisasi Virtual Sementara y Perpanjangan rancangan proyek virtual adalah untuk
membangun sebuah organisasi virtual sementara untuk mengambil beberapa proyek dan mengembangkan tanggapan terhadap peluang pasar tertentu. y Ketika peluang pasar telah berakhir, sehingga memiliki organisasi. Ini adalah model virtual awal organisasi yang melibatkan tugas virtual, tim, operasi, dan manajemen virtual kegiatan organisasi.
16
Virtual Team y Virtual Team, juga dikenal sebagai Geographically
Dispersed Team (GDT) ‐ adalah sekelompok individu yang bekerja di waktu ruang dan batas‐batas organisasi dengan bekerja di waktu, ruang, dan batas batas organisasi dengan link diperkuat dengan jaring dari teknologi komunikasi. y Mereka memiliki keterampilan yang saling melengkapi dan berkomitmen untuk tujuan yang sama, memiliki tujuan kerja yang saling melengkapi dan saling tergantung, dan berbagi pendekatan untuk bekerja dan saling bertanggung jawab. y Secara geografis tim tersebar serta memungkinkan organisasi untuk merekrut dan mempertahankan orang‐ i i k k d h k orang terbaik terlepas dari lokasi. 17
y Sebuah tim virtual tidak selalu berarti teleworkers.
Teleworkers didefinisikan sebagai individu yang bekerja dari rumah bekerja dari rumah. y Banyak tim virtual dalam organisasi saat ini terdiri dari karyawan baik yang bekerja di rumah dan kelompok‐kelompok kecil di kantor tapi di lokasi geografis yang berbeda.
18
Keuntungan dari tim virtual y Jarak geografis dalam tim virtual tidak menjadi
kendala dalam melakukan aktivitas dan mengadakan pertemuan dan konferensi y Pengaruh bencana alam seperti kebakaran, ledakan, gempa bumi dll pada prosedur kerja akan menurun gempa bumi, dll pada prosedur kerja akan menurun. y Meningkatkan produktifitas dan profitabilitas. y Memenuhi kebutuhan lebih banyak pelanggan. y Mengurangi biaya ruang kantor karena peningkatan fleksibilitas kerja. y Meningkatkan ketergantungan pada pikiran dan ide dari staf.
19
y Mengurangi masalah ekologis karena kurang
transportasi. y Meningkatkan tingkat penyebaran pengetahuan dan M i k k i k b h d inovasi dalam organisasi. y Mengurangi kebutuhan untuk tingkat menengah dalam mengelola unit kantor pusat untuk mendapatkan dan menganalisa informasi untuk p g membuat keputusan oleh manajer tingkat tinggi.
20
Kekurangan dari tim virtual y Kurangnya kepercayaan antara staf. y Kegagalan untuk mengidentifikasi inti kompetensi
organisasi. Banyak organisasi ingin melihat perubahan di organisasi Banyak organisasi ingin melihat perubahan di dalam, namun tidak mampu untuk membuat transisi. y Ada kemungkinan peningkatan stres di antara anggota tim g p g gg karena garis antara rumah dan bekerja menjadi tidak jelas. y Staf dapat menjadi terpencil secara sosial karena penurunan umpan balik pekerjaan. b lik k j y Staf yang tidak pengetahuan secara bertahap akan merasa , , p g , gg y g terkucil, kecuali, di bawah program, anggota yang memiliki aktifitas fisik didukung dan dilatih. 21
y Salah satu faktor kritis untuk suksesnya sebuah Tim
Virtual adalah sumber daya yang cukup untuk membeli dan mendukung state of the art alat membeli dan mendukung state‐of‐the‐art komunikasi dan kolaborasi yang dapat diandalkan untuk semua anggota tim. gg y Sistem yang digunakan untuk komunikasi & kolaborasi adalah groupware, web conferencing, instant messages, video conferencing, file repositories dan virtualisasi CAD.
22
Groupware y Perangkat lunak kolaboratif atau groupware adalah
sebuah aplikasi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam tugas bersama untuk mencapai tujuan. Salah satu definisi awal dari perangkat lunak kolaboratif adalah 'proses kelompok yang disengaja di ditambah perangkat lunak untuk mendukung mereka’ b h k l k k d k k ’. y Desain dari perangkat lunak kolaboratif adalah mengubah dokumen dan media yang digunakan dibagi untuk memungkinkan kolaborasi tim yang lebih efektif. Memahami perbedaan interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi tepat guna yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan interaksi. 23
Web Conferencing y Web conferencing mengacu pada layanan yang memungkinkan
konferensi untuk dibagikan dengan lokasi yang berbeda. Ini kadang‐kadang disebut sebagai webinar atau, untuk konferensi g g g , interaktif, lokakarya online. Secara umum, layanan ini dimungkinkan oleh teknologi internet, terutama pada koneksi TCP/IP. y Layanan ini memungkinkan real‐time point‐to‐point komunikasi serta komunikasi multicast dari satu pengirim ke banyak penerima Web Conferencing menawarkan aliran data banyak penerima. Web Conferencing menawarkan aliran data pesan berbasis teks, suara dan video chat untuk dibagikan secara bersamaan, di lokasi geografis. Aplikasi untuk web conferencing termasuk pertemuan kegiatan pelatihan kuliah atau presentasi termasuk pertemuan, kegiatan pelatihan, kuliah, atau presentasi dari komputer manapun. 24
Instant Messaging y Instant messaging (IM) adalah jenis chat online yang
menawarkan transmisi teks real‐time melalui Internet. LAN yang beroperasi dengan cara yang sama melalui jaringan area lokal. Pesan singkat biasanya terjadi secara terarah antara dua pihak, ketika masing‐masing pengguna memilih untuk menyelesaikan pesan dan pilih "kirim". ilih k l ik d ilih "ki i " y Beberapa aplikasi IM dapat menggunakan teknologi push untuk menyediakan teks real time, yang mentransmisikan untuk menyediakan teks real‐time, yang mentransmisikan pesan karakter demi karakter, instant messaging dapat menambahkan transfer file, hyperlink, Voice over IP, atau video chatting video chatting. 25
Video Conferencing y Video conferencing adalah melakukan konferensi
video (juga dikenal sebagai konferensi video atau video teleconference) oleh seperangkat teknologi telekomunikasi yang memungkinkan dua atau lebih lokasi untuk berkomunikasi dengan dua arah g transmisi video dan audio secara simultan.
26
File Repositories y Repositori untuk semua jenis dokumen. Berikut
proyek dokumen tertentu dan dokumen global dan perusahaan resmi seperti perjanjian dan kontrak pemasok, statistik dll. disimpan. y Contohnya adalah dokumentasi dengan kendala tentang bagaimana bagian‐bagian yang berbeda dari sebuah subsistem mobil harus digunakan atau dirakit disimpan di sini.
27
CAD y Sebuah alat visualisasi / presentasi untuk gambar 3D.
Computer‐aided design (CAD) adalah penggunaan sistem komputer untuk membantu dalam penciptaan sistem komputer untuk membantu dalam penciptaan, modifikasi, analisis, atau optimasi dari design. y Software CAD digunakan untuk meningkatkan produktivitas desainer, meningkatkan kualitas desain, meningkatkan komunikasi melalui dokumentasi, dan untuk membuat database untuk manufaktur. Keluaran CAD sering dalam bentuk file elektronik untuk cetak, mesin atau operasi manufaktur lainnya mesin, atau operasi manufaktur lainnya. 28
