Pengantar & Office Automation Semester Ganjil 2014 Fak. Teknik Jurusan Teknik Informatika Universitas U i i Pasundan P d Caca E Supriana S Si MT Caca E. Supriana, S.Si., MT.
[email protected]
L t B l k Latar Belakang e e jaa y Pekerjaan
a to ada a suatu eg ata kantor adalah kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian, j ji memfasilitasi f ili i pertemuan, memberikan b ik laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. y Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA). OA) 2
Teknologi Komputer untuk Teknologi Komputer untuk Perkantoran y Dengan
semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang g menjadi j Virtual Office atau Kantor Maya. y Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.
3
Office Automation Asal mula “otomatisasi perkantoran” dapat ditelusur
balik pada awal 1960‐an ketika IBM mengusulkan istilah word processing (pengolah kata) untuk menggambarkan aktivitas divisi pengetikan elektriknya. Istilah I il h tersebut b menyatakan k konsep k di dimana aktivitas ki i kantor yang fokusnya di sekitar pemrosesan kata. Tujuannya adalah menggambarkan perhatian yang sama ke produk kantor yang dicurahkan pada komputer dan pengolahan data.
4
Office Automation Produk OA memungkinkan pekerja kantor untuk
memproses lebih banyak dokumen dengan lebih cepat dan d lebih l bih baik. b ik OA bisa membuat hal tersebut lebih mudah bagi pekerja k j berpengetahuan b t h untuk t k menyiapkan i k korespondensi keluar. Sebagai contoh, pekerja contoh pekerja berpengetahuan atau sekretaris bisa menggunakan pengolahan kata untuk menyiapkan surat, memo, dan laporan. 5
Office Automation y Office automation mengacu pada berbagai variasi
komputer dan software (perangkat lunak) yang digunakan untuk membuat mengumpulkan menyimpan untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan , memanipulasi , dan informasi digital yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas‐tugas dasar . y Penyimpanan data mentah , transfer elektronik , dan manajemen informasi bisnis elektronik meliputi kegiatan dasar dari sistem otomatisasi kantor . Otomatisasi kantor membantu dalam mengoptimalkan atau mengotomatisasi prosedur kantor yang ada .
6
Office Automation Tulang punggung dari otomatisasi kantor adalah LAN , yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan data , mail ke seluruh jaringan . Semua fungsi kantor , termasuk dikte , mengetik, pengarsipan , menyalin , faks , Telex , mikrofilm dan ik i li f k T l ik fil d catatan manajemen , telepon dan switchboard telepon operasi , termasuk dalam kategori ini . K Keuntungan adalah: d l h y Otomatisasi kantor membantu banyak tugas diselesaikan lebih cepat . y Menghilangkan kebutuhan staf dalam jumlah besar . y Sedikit tempat yang diperlukan untuk menyimpan data . y Data secara dapat diperbaharui bersamaan dalam hal perubahan p p p jadwal 7
Office Automation Office Automation Information Systems
Operations Support System
Transaction processing systems
Process P control systems
Management Support System
Office Offi automation systems
Management M information systems
Decision support systems
Executive information systems
8
Sistem Informasi An information system(IS) is typically considered to
be a set of interrelated elements or components that collect(input), manipulate(processes), and disseminate (output) data and information and provide a feedback mechanism to meet an objective. Sistem informasi (SI) adalah satu set
unsur/komponen yang saling terkait, dimana terdapat unsur input memanipulasi (proses) dan terdapat unsur input, memanipulasi (proses), dan menyebarkan (output) data dan informasi, serta menyediakan mekanisme umpan balik untuk memenuhi tujuan. memenuhi tujuan 9
Karakteristik Sistem Karakteristik Sistem ‐ Komponen ‐ Lingkungan luar ‐ Batasan ‐ Jalinan /interface ‐ Input ‐ Proses ‐ Output ‐ Tujuan
10
K Si t Konsep Sistem ‐ Konsep sistem ‐ Konsep informasi ‐ Konsep manajemen ‐ Manusia sebagai pengolah b l h informasi f
11
K Si t Komponen Sistem y Perangkat keras y Perangkat lunak y Database y Prosedur y Personil
12
Konsep Dasar Manajemen Konsep Dasar Manajemen A. Dimana manajer ditemukan Manajer dapat ditemukan dimana‐mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkatan dan dalam berbagai bidang fungsional didalam perusahaan.
B. Tingkatan manajemen Tingkatan manajer didalam organisasi adalah : • Tingkat perencanaan strategis • Tingkat pengendalian manajemen Ti k t d li j • Tingkat pengendalian operasional
13
C. Bidang Fungsional Bidang fungsional perusahaan terdiri dari 3 (tiga) bidang utama yakni : • Pemasaran • Manufaktur • Keuangan
D. Apa yang dilakukan para manajer Fungsi manajemen menurut Henri Fayol : g j y • Planning • Organizing • Staffing • Directing • Controling
14
E. Peran manajerial y y y y
Interpersonal (peran antar pribadi) p p p Figurehead (kepala) Leader (pemimpin) Liasion (penghubung)
Peran Informasi y Monitor (pemantau) ( ) y Disseminator (pewarta) y Spokesperson (juru bicara) p p (j )
Peran Keputusan y y y y
Entrepreneur (wirausaha) E t ( i h ) Disturbance handler Resource allocation Negotiator 15
Keakhlian Manajer j y Keahlian komunikasi y Keahlian pemecahan masalah
Pengetahuan Manajemen y Mengerti komputer y Mengerti Informasi
16
MANAJER DAN SISTEM TUJUAN
MEKANISME PENGENDALIAN
MASUKA N
TRANSFORMASI
KELUAR AN
17
Manajemen Informasi Delapan Lingkungan y Pemerintah y Masyarakat global y g y Pelanggan y Pesaing y Pemegang saham/pemilik P h / ilik y Serikat kerja y Pemasok y Masyarakat keuangan
Perusahaan
18
Perencanaan Stategis Sumber Daya Informasi Rencana stategis sumbser daya informasi Rencana R stategis sumbser daya pemasaran
Rencana stategis sumbser daya manufaktur
Rencana R stategis sumbser daya keuangan
Rencana stategis sumbser daya manusia
19
Manajeman Informasi Manajeman Informasi Seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakan g g y p y g seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat.
PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Kompleksitas Kegiatan Bisnis p g 1. Pengaruh ekonomi internasional 2. Persaingan dunia 3. Meningkatnya kerumitan teknologi k k k l 4. Batas waktu yang semakin singkat 5 5. Kendala kendala sosial 20
Kemampuan komputer yg semakin baik Perkembangan komputer mulai dari generasi I sampai dengan V ( Pentium).
Evolusi Komputer E K Era Komputer t 1. 2 2. 3. 4. 4
Facus of philosopy Adminstrative framework Primary target JJustification Purposes p
: Data Processing : Regulated monopoly : Organizational : Productivity effeiciency y ff y
21
Era Teknologi Informasi g 1. 2. 3. 4.
Focus of philosopy Administrative framework Primary target Justification purposes
: end‐user computing : Free market : Individual : effectiveness
Era Sistem Informasi 1. 2. 3 3. 4.
Focus of philosopy F f hil Administrative framework Primary target Justification purposes
: Strategic system S i : Regulated free market : Business process : Competitive advantage
22
Era Globalisasi Informasi 1. 2. 3. 4.
Focus of philosophy enabler Administrative framework Primary target Justification purpose
: Business transformation : Globalization : Dynamic system : Adaptivity
23
