Vinologix gebruikershandleiding

Vinologix gebruikershandleiding Versie 1.14

Vinologix Engelanderweg 22 7361 CT Beekbergen tel:

055-5064596

mob: 06-51470799 fax:

084 2267331

email: [email protected] www.vinologix.com

gebruikershandleiding Vinologix pagina

1

Inhoudsopgave

blz

1. Introductie; uw bedrijfsgegevens (profiel)

4

2. De Vinologix dienstverlening

5

- Algemeen - Speciale diensten

3. Operationeel

6

3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen

6

- Bestellen - Vermelding bijzondere aflevergegevens bij aflevering op pallet - Meerdere afleveradressen voor de verpakkingen of afwijkend afhaaladres - Bevestiging/elektronische factuur en aflevering verpakkingen - Het volgen van de status van uw order en raadpleging geplande aflevertijdstip

3.2 Verzendetiketten

9

3.3 Het verpakken van uw flessen

10

- Verzendklaar maken - Vouwinstructies voor de dozen voor flessen - Inpakken van uw flessen in de verzendverpakkingen - Vouw- en inpakinstructie voor de verpakking van een Magnum - Vouw- en inpakinstructie voor uw 1-vaks, 2-vaks en 3-vakswijnkistjes - Vouw- en inpakinstructie voor uw 4-vaks, 5-vaks, en 6-vaks wijnkist met de flessen naast elkaar - Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen - Vouw en inpakinstructie voor uw 12-fles wijnkist met 2 lagen van zes flessen - Extra verpakkingsinstructies bij verzending naar andere EU-landen en naar buiten de EU

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en pakketten versturen

16

- Afhaalopdracht plaatsen - Bewijs van overdracht

3.5. De aflevering van uw pakketten

19

3.6 Het volgen van uw pakketten (track and trace) en het opvragen van de handtekening voor ontvangst

20

- Track and trace - Opvragen handtekening voor ontvangst (afleverbewijs)

3.7 Andere DPD diensten dan DPD Classic

22

- Guarantee- en Express diensten - Collection-upon-delivery - Terughalingen - Collection Request


2

4. Wat te doen bij schade of vermissing?

24

5. Facturering, inning, order- en factuurhistorie en historie afhaalopdrachten 26 6. Verzending naar buiten de EU

27


3

1. Introductie; uw bedrijfsgegevens (profiel) Vinologix heeft van u een aanmelding ontvangen, doordat u uw gegevens heeft ingevuld in het deel “registreer“ van de website. Dit noemen wij “uw profiel”. Wij hebben u een email gestuurd ter bevestiging van de ontvangst van uw aanmelding, waarbij ook de door u ingevoerde gegevens zijn vermeld. U hebt bij uw aanmelding ook de door u gewenste username/password ingevoerd. In theorie kan het gebeuren, dat combinatie van logincode en password al in gebruik is. In dat geval krijgt u hiervan bericht. Wij hebben u ook toegezonden onze standaardovereenkomst en een doorlopende machtiging tot automatische incasso. Wij activeren uw registratie direct na ontvangst van de ondertekende overeenkomst en de doorlopende machtiging tot incasso. U ontvangt hiervan per email een bevestiging, waarin is vermeld dat uw registratie “approved” is. U kunt dan direct aan de slag. Wij voegen aan uw profiel uw DPD klantnummer toe en het emailadres van de planning van het depot dat de afhalingen bij u regelt. Het is van groot belang dat uw gegevens altijd juist en actueel zijn. Dit geldt ook voor operationele gegevens als het afhaaladres voor uw wijnpakketten en het afleveradres van de breukvrije verpakkingen. Indien u grotere hoeveelheden bestelt die op pallet worden afgeleverd, dan zijn ook de volgende gegevens van belang: de tijdsperiodes waarbinnen kan worden afgeleverd, de maximale grootte van de vrachtwagen die bij u terecht kan (trailer, dat is een cabine met oplegger) en of u over een heftruck beschikt (zo niet dan is een wagen met een laadklep noodzakelijk). Bij aflevering door DPD (bij kleinere hoeveelheden) en bij het afhalen van uw wijnpakketten door DPD wordt hiermee geen rekening gehouden. U kunt uw profiel raadplegen en actualiseren via de rubriek “aanpassen profiel” aan de linkerzijde van iedere pagina van de website. Om gebruik te maken van diverse onderdelen van het Vinologix systeem dient u in te loggen bij “login” aan de linkerzijde op de website en daar de door u eerder gekozen username/password in te voeren. U dient de codes zorgvuldig te bewaren en buiten het bereik van onbevoegden te houden. Indien u uw username en/of password kwijt bent, kunt u deze via de website opvragen via “password vergeten”. Vinologix maakt bij haar dienstverlening gebruik van derden. Voor de aflevering van wijnpakketten en van kleinere hoeveelheden verpakkingen is dit DPD. Voor diverse logistieke dienstverlening en de aflevering van verpakkingen op pallets is dit De Rooy Transport en Warehousing in ’t Goy. Uw contractpartner en aanspreekpunt is Vinologix. Bij vragen en operationele problemen graag contact opnemen met Vinologix, opdat wij de uitvoering van de afspraken met de dienstverlener kunnen managen. Dit bij spoed via telefoonnummer 055-5064596 of 06 51470799 en anders liefst via email: [email protected] of via fax: 084-2267331. In dit document treft u alle wetenswaardigheden aan voor u als klant van Vinologix. Hier vindt u ondermeer hoe u verpakkingen kunt bestellen, hoe u aan verzendetiketten komt, hoe u uw pakketten verzendklaar maakt, hoe u een opdracht plaatst tot het afhalen van uw pakketten, hoe u de aflevering van de verpakkingen kunt volgen en hoe u een afleverbewijs kunt raadplegen. Alvorens u van start gaat, is het raadzaam het onderstaande een keer goed door te lezen.


4

2. De Vinologix dienstverlening Algemeen Vinologix is een verzenddienst speciaal gericht op het verzenden van wijnen en andere dranken binnen Nederland en vanuit Nederland naar in ieder geval alle EU-landen. Vinologix biedt deze dienstverlening voor wijnhandelaren en importeurs om hun wijnen op een snelle, goedkope en veilige manier bij hun klanten te krijgen. (Hiernaast bieden wij een uitgebreide logistieke dienstverlening in samenwerking met De Rooy Logistics; warehousing, orderpicking etc. Zie hiervoor de tab Downloads op de Vinologix website.) In het verzendtarief is eveneens inbegrepen de kosten van de speciale verpakking, die de veiligheid van uw wijnen garandeert. Het gebruik van deze speciaal ontwikkelde verpakkingen is verplicht bij vervoer van wijn en andere dranken. Dit is een voorwaarde voor de verzekering. Het is bovendien een strikte voorwaarde voor het zo goedkoop kunnen laten vervoeren van wijn. Bij breuk zijn de problemen voor de vervoerder dusdanig, dat deze heeft geëist dat Vinologix bij haar klanten afdwingt dat louter onze speciale verpakkingen worden gebruikt. Dit is de reden dat wij bij misbruik ten behoeve van de vervoerder een boete kunnen innen. Wij bieden speciale verpakkingen aan voor 1 fles, voor een Magnum, voor 3 flessen, voor 6 flessen, voor 12 flessen, voor 18 flessen, voor 1-vaks wijnkisten , voor Magnum wijnkisten, voor 2-vaks wijnkisten, voor 3-vaks wijnkisten en voor diverse grotere wijnkisten. Hieronder noemen wij dit de soorten verzendverpakkingen. Deze verpakkingen bestaan uit een zeer stevige verzenddoos en in de meeste gevallen een speciaal binnenwerk. Wij zorgen er voor dat u uw verzendverpakkingen ontvangt en dat u om verzendetiketten te kunnen printen toegang krijgt tot de webapplicatie MyDPD of de lokaal draaiende software Delisprint. De verzenddozen dient u te voorzien van het verzendetiket met daarop het adres van de ontvanger. U plaatst vervolgens via de Vinologix website een afhaalopdracht en op de gewenste datum (alleen maandag t/m vrijdag) worden de pakketten afgehaald. In ongeveer 95% van de gevallen wordt het pakket de volgende werkdag bij uw klanten afgeleverd (DPD Classic) en wordt een handtekening voor ontvangst verkregen. Deze handtekening kunt u doorgaans na 24 uur na aflevering opvragen via onze website en via DelisPrint. Wij streven ernaar om zo min mogelijk vermijdbare kosten te hebben en zo min mogelijk administratieve rompslomp. Om die reden vragen wij betaling via het verstrekken van een doorlopende machtiging tot incasso. Speciale Diensten: a. Remboursleveringen (COD). Het is mogelijk om een aanvullende overeenkomst te sluiten omtrent rembourslevering. U kunt dan het te incasseren remboursbedrag invoeren, waardoor dit op het verzendetiket wordt geprint. Activatie van de Rembours optie kunt u aanvragen bij Vinologix. b. DPD biedt naast DPD Classic (zit standaard in de Vinologix dienstverlening) ook Express diensten


5

aan zoals DPD 12:00 en DPD 18:00. Wij raden u aan uw klanten ook de optie DPD 18:00 aan te bieden, voor de klanten die het pakket zeker de volgende werkdag willen ontvangen. Zie hiervoor paragraaf 3.7. c. Het ophalen van pakketten bij derden om bij u af te leveren (Terughalingen - Collection Request). Als dit wijn of andere dranken betreft die niet in Vinologix verpakkingen zitten, valt dit buiten de verzekering. Zie verder paragraaf 3.7.

3. Operationeel De dienstverlening van Vinologix is operationeel op te splitsen in 7 stukken: −

3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen

−

3.2 De verzendetiketten

−

3.3 Het verpakken van uw flessen

−

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en pakketten versturen

−

3.5 De aflevering

−

3.6 Track and Trace en handtekening voor ontvangst

−

3.7 Andere DPD diensten dan DPD Classic

3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen Bestellen Via onze website www.vinologix.com kunt u verzendverpakkingen bestellen. In het menu aan de linkerzijde (producten) kunt eerst kiezen of u een kleine hoeveelheid wilt bestellen via “2. Verpakkingen incl verzendrecht (kleine aantallen)” of een grotere hoeveelheid wilt bestellen die op pallet wordt uitgeleverd via “1. Verpakkingen incl verzendrecht (grotere aantallen)” of via “3. Standaard volle pallets”. U kunt vervolgens kiezen uit de diverse soorten. Bij de keuze “1. Verpakkingen incl verzendrecht (grotere aantallen)”worden de bestelde verpakkingen gezamenlijk uitgeleverd op europallet. U kunt dus het precieze aantal bundels per soort bestellen dat u wenst. De besteleenheid is bij verzendverpakkingen voor een Magnum, 6, 12 en 18 flessen en bij verzendverpakkingen voor wijnkistjes steeds een bundel van 10 stuks. Bij verzendverpakkingen voor 1- en voor 3 flessen is dit steeds 20 stuks. De website rekent uit in hoeverre de pallet is gevuld met uw voorlopige bestelling. Indien de pallet slechts beperkt gevuld is, kunt u ervoor kiezen om de pallet verder te vullen of om een bijdrage in de vrachtkosten te betalen. De vrachtkosten zijn voor Vinologix bij een volle of een nauwelijks gevulde pallet hetzelfde. Bij afname van een beperkt gevulde pallet zouden wij hierop tekort komen, vandaar de hogere bijdrage bij een beperkt gevulde pallet. Bovendien hebben wij Standaard Volle Pallets gedefinieerd die maximaal gevuld zijn met 6-fles, 12fles en/of 18 fles verpakkingen, opdat u relatief zo min mogelijk bezorgkosten betaald. U kunt ook verpakkingen incl verzendrecht (kleine aantallen) bestellen. U heeft dan de keuze uit vele pakketten met een vast aantal verzendverpakkingen van één soort. Bij de kleinere verpakkingen treft


6

u per soort diverse pakketten aan met een verschillend aantal bundels. Deze worden uitgeleverd als pakket door DPD. De verzendverpakkingen worden afgeleverd op grond van de gegevens die door u in het systeem zijn ingevoerd. Dit betreft het afleveradres en bij aflevering op pallet bovendien de toelichting locatie (indien het moeilijk te vinden is), uw normale openingstijden, of met een normale maat vrachtwagen kan worden afgeleverd en of u eventueel een heftruck ter beschikking heeft. Het is dus heel belangrijk dat u ervoor zorgt dat deze gegevens actueel zijn. Vermelding bijzondere aflevergegevens bij aflevering op pallet U kunt eventuele bijzonderheden ten aanzien van de bezorging van pallets aangeven bij “profiel” in de rubriek “toelichting locatie”. Hier kunt u opmerkingen kwijt als bij welke deur moet worden afgeleverd en wie te bellen bij geen gehoor. De vervoerder zal daarmee rekening trachten te houden, wij kunnen dat echter niet garanderen. In deze rubriek dienen alleen zaken te worden ingevuld die van belang zijn voor de vervoerder bij het afleveren. Bovendien kunt u bij “telnr afleveradres” het telefoonnummer vermelden dat de chauffeur kan bellen bij dit soort operationele problemen. Deze informatie gaat rechtstreeks naar de vervoerder en wordt niet door anderen geraadpleegd. Meerdere afleveradressen voor de verpakkingen of afwijkend afhaaladres Indien U meerdere afleveradressen heeft waar verzendverpakkingen moeten worden bezorgd en wijnpakketten moeten worden opgehaald (en ook als de wijnpakketten op een ander adres moeten worden afgehaald dan het afleveradres voor de verpakkingen), dient u zich een tweede keer te registreren via de website en daar al uw gegevens opnieuw in te voeren, maar dan met het tweede afleveradres. Wij raden u aan om dan als username uw oorspronkelijke username te gebruiken met achter de username een voor u duidelijk kenmerk (bijv: loods of winkel). U kunt uw huidige password ook voor deze tweede aanmelding gebruiken. Door deze tweede aanmelding kunt u afzonderlijke bestellingen plaatsen voor elk afleveradres, respectievelijk de verpakkingen laten afleveren op het ene adres en de wijnpakketten laten afhalen op het andere adres. Bij een derde afleveradres en meer geldt dit alles overeenkomstig. Bevestiging/elektronische factuur en aflevering verpakkingen Nadat u de gewenste hoeveelheid heeft besteld, ontvangt u direct in uw email inbox een bevestiging van uw bestelling in de vorm van een elektronische factuur. Indien u op een werkdag vóór 13.00 uur een order heeft geplaatst ontvangt u in principe reeds de volgende werkdag de verzendverpakkingen via onze partner. De afrekening vindt plaats door automatische incasso op basis van de door u verstrekte machtiging. Indien u niet direct na het plaatsen van de bestelling de bevestiging/factuur hebt ontvangen, dan kan het zijn dat de bestelling niet goed door is gekomen en dus wellicht niet wordt verwerkt. Neemt u dan direct telefonisch contact met ons op: 055-5064596 of 06-51470799. U dient bij aflevering te controleren of de aflevering overeenkomt met wat op de pakbon staat en of deze conform de bestelling is. Het natellen is soms niet eenvoudig, omdat een verzendverpakking meestal bestaat uit een verzenddoos en speciaal binnenwerk en u dus moet kunnen controleren of u van beide het juiste aantal bundels heeft ontvangen. Hierbij kunt u de volgende tabel gebruiken:


7

verpakking voor

buitendoos

opdruk

binnenwerk

opdruk

1 fles

1 bundel

3001

geen

nvt

Magnum

1 bundel

2001 Magnum vinologix

1 bundel

geen

3 flessen

2 bundels

3003

1 bundel

3360E

6 flessen

1 bundel

3006

1 bundel

3360E

12 flessen

1 bundel

3012

2 bundels

3360E

18 flessen

1 bundel

3018

3 bundels

3360E

1-vaks wijnkist

1 bundel

2001 vinologix

geen

nvt

Magnum wijnkist

1 bundel

2001 Magnum vinologix

geen

nvt

2-vaks wijnkist

1 bundel

2002 vinologix

geen

nvt

3-vaks wijnkist

1 bundel

2003 vinologix

geen

nvt

4/5/6-vaks wijnkist

1 bundel

geen

20 randen

geen

6-fles Bordeaux kist

1 bundel

3012

20 platen

geen

12-fles Bordeaux kist

1 bundel

3018

20 platen

geen

U dient bij akkoordbevinding te tekenen voor ontvangst. Hierna is reclamering niet meer mogelijk. Indien u verzendverpakkingen op pallets hebt besteld, krijgt u deze geleverd op europallets. Deze pallets hebben waarde. Op de pakbon staat dan tevens het aantal bij u afgeleverde europallets. Het is de bedoeling dat u dan direct de europallets van een vorige aflevering teruggeeft aan de vervoerder. Deze noteert het aantal terugontvangen pallets op de pakbon en ondertekent deze, zodat u daarvan een bewijs heeft. Vinologix brengt eventuele niet terugontvangen europallets in rekening via de verstrekte machtiging.

3.2 Verzendetiketten De verzendetiketten zijn zowel geschikt voor binnenlandse verzending als voor verzending naar het buitenland. Het verzendetiket bevat het unieke nummer, waarmee uw pakket kan worden geïdentificeerd (wordt dan het pakketnummer genoemd). Let op: het adres van de geadresseerde dient een werkelijk adres te zijn, geen postbusadres. Dit is ondermeer omdat bij een postbusadres geen handtekening voor ontvangst kan worden verkregen. Zodra u klant bent geworden, vragen wij voor u bij het programma DelisPrint aan of de webapplicatie MyDPD (voor Apple gebruikers en bij kleinere verzendaantallen per jaar). Deze programma’s worden kosteloos verstrekt. In geval van DelisPrint ontvangt u een mail van DPD met een link om het programma te downloaden. U kunt het op uw eigen netwerk of op uw eigen PC onder Windows laten draaien. Bij grote aantallen te printen verzendetiketten heeft u een laserprinter of een goede labelprinter nodig (geen Dymo). Bij kleinere aantallen kunt u volstaan met een inktjetprinter. U dient zelf de blanco etiketten (indien u geen labelprinter gebruikt: 4 etiketten per A4 vel) en papier aan te schaffen.


8

Met dit programma kunt u: - Zelf verzendetiketten uitprinten die reeds zijn voorzien van uw adres als afzender; - Uw eigen klantbestand of externe klantbestanden inlezen (Excel; MS Access; DBase; FoxPro; ODBC). U behoeft de adresgegevens van de geadresseerde niet meer handmatig in te voeren. Zie hiervoor bijlage 2. - Automatisch de verzendlijst laten printen bij de dagafsluiting; - Eenvoudig (via Pakketgeschiedenis) ook op klantnaam, referentie, periode etc de pakketnummers opzoeken en rechtstreeks naar Track en Trace gaan; - Automatisch een email laten verzenden naar de geadresseerde dat het pakket ter aflevering is aangeboden. Wij bevelen aan om hierin ook nadere informatie te geven dat in het algemeen de volgende werkdag wordt afgeleverd, maar dat het ook 2 dagen langer kan duren, dat men het pakket goed controleren vóór tekening voor ontvangst, hoe te handelen bij zichtbare schade, te wijzen op eventuele burenlevering en te verzoeken contact op te nemen met afzender indien het pakket na 3 werkdagen niet is ontvangen. Zie hiervoor ook bijlage 1; - De verzendetiketten printen met de extra gegevens die nodig zijn bij de Express of Guarantee diensten van DPD en bij verzending onder rembours Bij kleinere aantallen verzendingen en voor Apple gebruikers (DelisPrint werkt niet op Apple) vragen wij toegang tot de webapplicatie MyDPD voor u aan. U ontvangt dan een email van DPD met de toegangscodes voor MyDPD op de website www.dpd.com/nl. U kunt hiermee ook de verzendlijst printen. Bij deze applicatie is het mogelijk een excel bestand in te lezen in het adresboek. Op verzoek kan DPD ook een versie van DelisPrint “zelfontwikkelaar” leveren, die u kunt integreren in uw eigen systeem. Neem hierover contact met ons op.

3.3 Het verpakken van uw flessen Als u in bezit bent van de verzendverpakkingen, kunt u gaan verpakken. Bij het versturen van uw wijnen bent u verplicht de wijnen te verpakken in de ongebruikte breukvrije verpakkingen, zoals deze door ons worden geleverd. Alleen bij het juiste gebruik van deze verzendverpakkingen zijn uw verstuurde wijnflessen verzekerd en bent uzelf gevrijwaard van schadeclaims bij breuk boven het drempelbedrag van EUR 30,-. Zie hiervoor ook de standaardovereenkomst die u heeft ondertekend. Het (juiste) gebruik van deze dozen is dus cruciaal. Ook het navolgen van onderstaande vouwen inpakinstructies is voorwaarde voor het verzenden met Vinologix, ter vermijding van breuk en de daarmee gepaard gaande schade en gevolgschade. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan is sprake van misbruik van de overeenkomst, met de in de overeenkomst vermelde gevolgen. Vouwinstructies voor de dozen voor flessen De verzendverpakkingen voor flessen, met uitzondering van de 1-fles verzendverpakkingen, bestaan uit een buitendoos en 1 of méér keren binnenwerk. Het vouwen van de verzenddozen behoeft nauwelijks toelichting. Op de beneden en bovenkant van bijvoorbeeld de 12-fles staat de volgorde aangegeven met 1, 2, 3, 4. Hierdoor ontstaat een benedenkant én bovenkant van 4 lagen. Alvorens de doos te vullen dient u de onderkant dicht te maken met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.


9

Het vouwen van het binnenwerk is de eerste keer even echt opletten, daarna eenvoudig. Een binnenwerk vormt het omhulsel voor drie flessen (dit met uitzondering van het speciale binnenwerk voor de Magnum verzenddoos). Voor een 12-fles verzenddoos is er dus 4 maal binnenwerk nodig. Hiermee houden wij bij de bestelling uiteraard rekening. Het vouwen gaat als volgt: 1. U legt het binnenwerk neer met de opdruk naar boven. Vervolgens neemt u de kant met de meeste buigranden en buigt de middelste buigrand naar beneden. De twee stukken karton aan weerszijde van deze buigrand komen hierdoor tegen elkaar. Vervolgens doet u het uitsteeksel met de pijl door de gleuf bij “hier einstecken”; 2. U keert uw werkstuk om, waardoor de opdruk beneden is (niet meer zichtbaar). U klapt uw werkstuk naar het midden langs de binnenste buigrand. Hierdoor komt dit gedeelte op het middelste gedeelte te liggen. U buigt vervolgens het laatste stukje karton van uw werkstuk tot het haaks op het middelste gedeelte staat. Het resultaat is het omhulsel voor twee flessen en een gleuf met “hier einstecken”; 3. U vouwt de andere zijde door alle buigranden 90 graden naar binnen te buigen en steekt het uitsteeksel met de pijl in de gleuf met “hier einstecken” van punt 2; 4. U doet het binnenwerk in de verzenddoos. Inpakken van uw flessen in de verzendverpakkingen Elk pakket is verzekerd tot 520 euro inkoopwaarde (vanaf de eerste ontvangstscan op het depot van DPD tot en met de aflevering), mits u de Vinologix verzendverpakkingen gebruikt. Door het gebruik van deze verzendverpakkingen wordt de kans geminimaliseerd dat er breukschade op zal treden. Door zelf simpele additionele maatregelen te treffen kunt u de kans op schade of vermissing nog kleiner maken. U bent natuurlijk verzekerd, maar voorkomen is uiteraard beter dan genezen. Enkele inpaktips: −

Plaats kostbare/zeldzame flessen wijn zo weinig mogelijk aan de buitenkant van de dozen;

−

Plaats een prop papier onder de extra zware flessen of bij flessen die overdruk hebben, zoals Champagne of andere mousserende wijnen. Dit geeft extra demping;

−

Indien u de verzendverpakkingen niet geheel vult, laat bij voorkeur de hoekvakken leeg;

−

Voorzie de onderkant van de 18-vaks verzendverpakkingen van een extra strook tape, voor extra stevigheid;

−

Probeer flessen met een diameter, die groter is dan de breedte van een vulvak, niet naast elkaar te plaatsen maar juist te plaatsen naast een vulvak waar een smalle fles zit;

−

Vermijd zoveel mogelijk vervoer van 1,5 liter (magnum) flessen;

−

Flessen groter dan 1,5 liter zijn niet toegestaan;

−

Indien de wijnproducent de wijn in een kist voor 6 flessen heeft geleverd, die niet mag worden verzonden met onze speciale verpakking voor 6-fleskisten (zie Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen) kunt u deze wijn en de kist als volgt onder de voorwaarden van uw overeenkomst met Vinologix versturen. Gebruik dan een 12 fles verzenddoos. Haal de 6 flessen uit de kist en doe deze afzonderlijk in de 12


10

fles doos (met binnenwerk). Laat het overige binnenwerk weg en doe ook de lege kist in de doos. Gebruik het resterende binnenwerk om eventuele ruimte op te vullen. Vouw- en inpakinstructie voor de verpakking van een Magnum De verpakking voor een Magnum bestaat uit de omverpakking voor een Magnum wijnkistje (artikelnummer 2001 Magnum) en een speciaal binnenwerk voor een Magnum. U maakt eerst de 2001 van onderen dicht met tape . U vouwt het binnenwerk tot een rechthoekige koker en maakt de onderkant dicht met een stukje tape. U doet de fles in het binnenwerk, vult deze aan de bovenkant op met bijvoorbeeld een stukje karton of met luchtkussenfolie, legt het binnenwerk met de Magnum in de 2001 en maakt deze dicht met tape. Vouw- en inpakinstructie voor uw 1-vaks, 2-vaks en 3-vakswijnkistjes Het is van groot belang dat de flessen in uw wijnkistjes goed in houtwol en of beschermend plastic zijn verpakt, ook bovenop de flessen. De 2-vaks kistjes en 3-vaks kistjes dienen bovendien te zijn voorzien van goede houten tussenschotjes. U dient het 3-vaks kistje bovendien te omwikkelen met luchtkussenfolie (bolletjesplastic). Het is raadzaam om de middelste fles met noppenfolie te omwikkelen. Bij een 2-vakskistje kunt u dit bij één van de flessen doen. U buigt eerst de onderkant langs de buigranden en maakt deze dicht met tape. U plaatst het wijnkistje in de doos. Indien u een klein model wijnkistje gebruikt vult u de open ruimtes op met wat krantenproppen, bolletjesplastic o.i.d. U vouwt vervolgens de bovenkant langs de buigranden en maakt de bovenkant dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur. Vouw- en inpakinstructie voor uw 4-vaks, 5-vaks, en 6-vaks wijnkist met de flessen naast elkaar U plakt de onderkant van de doos dicht met tape. U breekt de beide L profielen door midden (op de breekrand), waardoor U 4 L-profielen heeft van 50 cm lang. U plaatst 2 L-profielen op de bodem van de doos langs de lange zijden en plaatst uw kist in de doos waardoor zowel de onderkant als de zijkant in het L-profiel rust. U plaatst de twee overgebleven L-profielen om de lange zijden van uw kist en vult de beide korte zijden op met bijvoorbeeld karton of noppenfolie, zodat aan beide zijden extra bescherming zit en de doos niet kan schuiven. U maakt de doos dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur. Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen 6-fleswijnkisten met 2 lagen van 3 flessen mogen alléén met Vinologix worden verzonden indien de kist is voorzien van stevige houten tussenschotten, die ervoor zorg dragen dat de flessen elkaar niet kunnen raken en ook niet hard tegen de kist kunnen slaan. Indien dit niet het geval is kunt u toch met Vinologix verzenden door de flessen uit de kist te halen en de losse kist én de 6 flessen in een 12fles verzenddoos (3012) te doen. Voor de flessen gebruikt u dan 2 maal het binnenwerk en u stopt de kist op de plaats van het overige binnenwerk. Indien uw kist wél voldoet aan bovengenoemde eis dan gaat u als volgt te werk:


11

U hebt van Vinologix voor de verzending van deze kist ontvangen een normale 12-flesverpakking (de 3012) en een speciaal binnenwerk met ronde gaten dat uit twee delen bestaat. De vorm van beide delen is bijna hetzelfde, het ene deel is iets breder en korter dan het andere deel. Dit binnenwerk zorgt ervoor dat uw wijnkist “zwevend” in de doos komt. Beide delen worden op dezelfde wijze gevouwen tot een H figuur met de dwarsbalk wat lager dan normaal, zie onderstaande tekening. Iedere vouwrand heeft een insnijding. De insnijding dient open te worden gevouwen. U zet één van de H’s neer met het horizontale gedeelte zo laag mogelijk en zet u kist erop. De beide zijden van de H steken dan wat boven de kist uit. U neemt de andere H en doet deze over de kist heen zodat de andere zijden van uw wijnkist ook volledig worden bedekt. In beide H’s zitten gleuven, U laat deze gleuven in elkaar vallen en drukt de bovenste H zo aan, dat deze precies tegen de kist zit. U schuift dit geheel vervolgens verticaal in de 3012 doos. U maakt de doos tenslotte dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Vouw en inpakinstructie voor uw 12-fles wijnkist met 2 lagen van zes flessen 12-fleswijnkisten met 2 lagen van 6 flessen mogen alléén met Vinologix worden verzonden indien de kist is voorzien van stevige houten tussenschotten, die ervoor zorg dragen dat de flessen elkaar niet kunnen raken en ook niet hard tegen de kist kunnen slaan. Indien dit niet het geval is kunt u toch met Vinologix verzenden door de flessen uit de kist te halen, de flessen in een 12-fles verzenddoos (3012) te doen en de lege kist te verzenden in een doos voor 18-flessen. Indien uw kist wél voldoet


12

aan bovengenoemde eis dan gaat u als volgt te werk: U hebt van Vinologix voor de verzending van deze wijnkist ontvangen: a. Onze verzenddoos voor 18 flessen (3018), maar zonder het normale binnenwerk; b. Een speciaal binnenwerk met ronde gaten, dat uit twee delen bestaat. De vorm van beide delen is bijna hetzelfde, het ene deel is breder en korter dan het andere deel. Dit binnenwerk zorgt ervoor dat uw wijnkist “zwevend” in de doos komt; De werkwijze is als volgt: 1.

U maakt de onderkant van de 3018 dicht met tape;

2.

U vouwt het speciale binnenwerk met gaten (beide delen) ieder op dezelfde wijze tot een H figuur met de dwarsbalk wat lager dan normaal, zie bovenstaande tekening bij de 6-fles wijnkist. Iedere vouwrand heeft een insnijding. De insnijding dient open te worden gevouwen. U zet één van de H’s neer met het horizontale gedeelte zo laag mogelijk en zet uw wijnkist in de H. De beide zijden van de H steken dan wat boven de kist uit, terwijl onder de kist én aan twee zijkanten pootjes zitten. U neemt de andere H en doet deze over de wijnkist heen zodat de andere zijden van uw kist ook volledig worden bedekt en ook de bovenkant én de twee overige zijkanten van de kist voorzien zijn van pootjes. In beide H’s zitten gleuven, U laat deze gleuven in elkaar vallen en drukt de bovenste H zo aan, dat deze precies tegen de kist zit.

3.

U schuift dit geheel vervolgens verticaal in de 3018. Indien de kist nog wat teveel speling heeft gebruikt u de kleine kartons (punt d) om dit op te vullen. U kunt deze kartons hiertoe langs de buigranden in drieën vouwen;

4.

U maakt de doos dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Extra verpakkingsinstructies bij verzending naar andere EU-landen en naar buiten de EU U kunt de verzendverpakkingen ook gebruiken voor verzending naar het buitenland. Wij stellen hierbij echter aanvullende eisen ten aanzien van de wijze van inpakken, ook in uw belang: - Bij fles-verzendingen dient iedere fles extra te worden beschermd aan tenminste de boven- en onderzijde met behulp van luchtkussenfolie of iets vergelijkbaars, in ieder geval de flessen op de hoekpunten; - Bij verzending van wijnkistjes dient luchtkussenfolie bovenop de flessen te worden gelegd en dienen de 1-vaks, 2-vaks en 3-vaks wijnkistjes te worden omwikkeld met luchtkussenfolie alvorens de kistjes in de Vinologix-verpakking worden gedaan. Dit hebben wij verplicht gesteld omdat pakketten die naar het buitenland gaan in het algemeen veel meer risico lopen op beschadiging (zij gaan via vele depots) en omdat het oplossen van de bij breuk ontstane problemen ook veel meer inspanning en doorlooptijd kost. Het luchtkussenfolie is ondermeer verkrijgbaar bij de firma RajaPack (www.rajapack.nl). Zij hebben ook luchtkussenbuisfolie, artikelnummer LFB150, waarin flessen tot een diameter van 9 cm passen en


13

u alleen nog aan de onderen bovenkant dicht moet tapen. Het wordt geleverd in 3 rollen van 50 meter lengte. Op onze website staan per EU-land de toeslagen vermeld die wij in rekening brengen bij verzending vanuit Nederland naar het betreffende EU-land en ook de eventueel van toepassing zijnde eilandtoeslagen. Deze toeslagen zijn exclusief eventuele eilandentoeslagen. U ontvangt na daadwerkelijke verzending elektronisch een afzonderlijke factuur voor deze toeslagen op basis van de opgave die wij van DPD ontvangen. U bent zelf verantwoordelijk voor het toevoegen van de juiste intracommunitaire documenten (Geleideformulier; factuur). Dit speelt met name bij levering aan de zakelijke markt. Zie paragraaf 6 voor Verzending naar buiten de EU.

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en versturen van uw pakketten Nadat u de flessen heeft ingepakt en de verzenddoos heeft dichtgemaakt met tape, dient u het verzendetiket aan te brengen op de grootste zijde van de doos. Het verzendetiket bevat het unieke nummer, waarmee uw pakket kan worden geïdentificeerd (wordt dan het pakketnummer genoemd). U pakketten zijn nu verzendklaar. Afhaalopdracht plaatsen U kunt vaste afhaaldata afspreken of via onze website ad hoc afhaalopdrachten plaatsen. Indien u vaste afhaaldagen wenst, geeft u per email de vaste afhaaldagen aan ons door. Deze afhalingen worden dan vast in de routeplanning bij DPD opgenomen. Indien u een keer op een afhaaldatum geen pakket heeft dat moet worden afgehaald, dient u dit de werkdag vóór de afhaaldatum rechtstreeks door te geven aan het DPD depot dat bij u de afhalingen regelt (zie voor de DPD depots bijlage 1). Indien u niet werkt met vaste afhaaldatums of indien u opdracht wilt geven tot een extra afhaling plaatst u een afhaalopdracht via onze website www.vinologix.com. Indien u de afhaalopdracht op een dag genereert vóór 16.00 uur, kan de afhaling desgewenst nog de volgende werkdag plaatsvinden. U klikt op de tab “afhaalopdrachten”. Hier vult u uw username en password in, eveneens de werkdag (de werkdagen bij DPD zijn maandag t/m vrijdag) waarop uw pakketten opgehaald moeten worden en een globale schatting van het aantal pakketten dat men dient op te halen. Zie onderstaand figuur:


14

Wij verzoeken u goed te controleren of de ingevoerde gegevens juist zijn. U kunt deze afhaalopdracht niet meer wijzigen nadat u op "genereer afhaalopdracht" hebt geklikt 1. Indien u akkoord bent met de ingevoerde gegevens klikt u op “genereren afhaalopdracht”. De afhaalopdracht is daarmee geplaatst. U kunt dit als volgt controleren: ä. U krijgt zelf een kopie van de afhaalopdracht op het emailadres dat in uw profiel staat; b. Tevens vindt u de afhaalopdracht terug in de afhaalopdrachten historie. Indien de afhaalopdracht niet in de afhaalopdrachten historie verschijnt en/of u niet direct na het plaatsen van de afhaalopdracht een kopie van de afhaalopdracht hebt ontvangen, dan kan het zijn dat de afhaalopdracht niet goed door is gekomen en dus wellicht niet wordt verwerkt. Neemt u dan direct telefonisch contact met ons op: 055-5064596. Indien u de geplaatste afhaalopdracht wenst te annuleren, dient u dit door te geven aan Vinologix. Het komt wel is voor dat een afhaalopdracht niet slaagt, bijvoorbeeld omdat de chauffeur een fout maakt of omdat er op het afhaalmoment niemand open deed. Wij raden u aan om dan opnieuw een afhaalopdracht te plaatsen en ons hiervan een email te sturen, opdat wij kunnen managen dat deze fout zich niet herhaalt. Let op: ongeacht of u werkt met vaste afhaaldagen of dat u afhaalopdrachten plaatst via onze website geldt het volgende. U kunt geen afhaaltijdstip opgeven, DPD komt langs tussen 9.00 uur en 17.00 uur. U dient dus te regelen dat de pakketten om 9.00 uur verzendklaar zijn en er gedurende die periode iemand beschikbaar is om de pakketten af te geven aan de chauffeur. Indien u wenst toch nader af te stemmen over het afhalen, dient u dit zelf rechtstreeks met de chauffeur te regelen. Dit is een extra, onverplichte service van de chauffeur, waarop wij geen invloed uit kunnen oefenen en ten aanzien waarvan zowel Vinologix als DPD geen verantwoordelijkheid kunnen nemen en/of aansprakelijkheid kunnen aanvaarden. Wij raden u in een dergelijk geval aan om aan de chauffeur

1

Indien het noodzakelijk is de afhaalopdracht in te trekken kunt u ons dit berichten per email aan

[email protected]. Wij zullen dit dan met de vervoerder trachten te regelen.


15

zijn telefoonnummer te vragen, opdat u hem bij problemen kunt bereiken. De reden hiervoor is de volgende: DPD deelt de afhaalopdracht op basis van de 4 cijfers van de postcode toe aan de juiste route. De chauffeur is niet in dienst van DPD en bepaalt zelf op welke wijze en in welke volgorde hij die dag zijn route rijdt. In de praktijk wordt dit vaak praktisch opgelost: - De chauffeur heeft meestal een bepaalde volgorde in zijn route, waardoor u uit ervaring weet of de chauffeur ’s morgens of ’s middags komt; - Men plaatst een briefje op de deur dat de buren de sleutel hebben o.i.d. Indien u méér dan 50 pakketten tegelijk wil laten afhalen, is het raadzaam hierover de werkdag tevoren telefonisch of per email ’s morgens contact op te nemen met het DPD depot dat bij u het afhalen verzorgt. U kunt de gegevens van uw depot vinden in bijlage 1 en op de website www.dpd.nl, rechtsonder bij “uw dichtstbijzijnde depot”. U kunt dan nader afstemmen of DPD de pakketten los komt laden of dat DPD een vrachtwagen langs stuurt die de pakketten gesealed op pallet mee gaat nemen. In dat laatste geval moet ook duidelijk zijn of u met een heftruck laadt, respectievelijk DPD een wagen met laadklep moet regelen en hoe de palletomruil wordt geregeld in geval van europallets. De pakketten worden op de aangegeven datum opgehaald op het afhaaladres dat u destijds heeft ingevoerd bij "Profiel". Indien de afhaling eenmalig op een ander afhaaladres plaats dient te vinden, dient u ons hierover een email te sturen opdat wij dit met DPD regelen. Indien regelmatig afhalingen moeten geschieden op een ander adres, dient u een tweede aanmelding te doen met het andere aflever/afhaaladres, zoals beschreven in paragraaf 3.1 onder “meerdere afleveradressen of afwijkend afhaaladres”. Bewijs van overdracht Nadat u de verzendetiketten hebt geprint, print u ook een verzendlijst uit. De verzendlijst dient door de chauffeur te worden ondertekend als bewijs van overdracht. De afgetekende verzendlijst is een belangrijk bewijsstuk voor de verzekering bij een evt. vermissingsclaim. Let op: Het zal voorkomen dat bij de uitlevering van de pakketten de chauffeur niemand thuis treft. Om vlotte aflevering te bewerkstelligen en eventuele ongewenste oplossingen van de chauffeur (burenaflevering; plaatsing in tuinhuisje etc) te vermijden is het slim dat u op de doos ook niet-thuis instructies vermeldt (bijv. “geen burenlevering”, “b.g.g. afleveren op nr. 12, enzovoort). Wij kunnen niet garanderen dat deze instructies worden uitgevoerd, in de praktijk blijkt echter dat dit doorgaans goed gaat.

3.5 De aflevering van uw pakketten De opgehaalde pakketten worden ‘s avonds bij het DPD depot afgeleverd tot welk de chauffeur behoort die het pakket heeft opgehaald. ’s Nachts vervoert DPD uw pakket naar het DPD depot dat in het gebied ligt van het afleveradres. De volgende werkdag wordt het pakket daar opgehaald door de


16

chauffeur die de route rijdt waarop het afleveradres ligt. DPD wijst op basis van de 4 cijfers van de postcode de aflevering toe aan de juiste route. De chauffeur bepaalt zelf op welke wijze en in welke volgorde hij zijn route rijdt. De chauffeur levert het pakket af: a. Op het afleveradres indien daar iemand aanwezig is om het pakket in ontvangst te nemen en een handtekening voor ontvangst te plaatsen; b. Indien het een consumentenlevering betreft bij de buren, tenzij expliciet is aangegeven “geen burenlevering” (DPD geeft overigens niet de garantie dat de chauffeur altijd ziet dat geen burenlevering plaats mag vinden). Bij levering aan bedrijven verricht DPD alleen burenlevering, indien zij daarvoor tevoren een machtiging hebben ontvangen of indien u dat expliciet op het verzendetiket hebt vermeld. Bij burenlevering is ook een handtekening voor ontvangst aanwezig en doet de chauffeur een kaartje in de bus waarop is vermeld dat burenlevering heeft plaatsgevonden en bij wie; c. Op een door de verzender aangegeven plek (schuurtje etc) indien de verzender tevoren een schriftelijke verklaring heeft afgegeven dat hij dit wenst én afziet van het verkrijgen van een handtekening voor ontvangst (en dus ook zelf het risico loopt van diefstal vanaf de aflevering); d. Op een door de ontvanger aangegeven plek, indien deze hierom expliciet verzoekt door middel van een briefje op de deur o.i.d. De chauffeur neemt dan dit verzoek mee of maakt indien mogelijk een foto van dit verzoek als bewijsmiddel. DPD mag het pakket dan als afgeleverd beschouwen. Indien de bezorgpoging niet slaagt, doet de chauffeur meestal een briefje in de bus (Chauffeursmededeling) waarop is vermeld dat hij tevergeefs langs is geweest om een pakket te bezorgen en de volgende werkdag ’s morgens of ’s middags opnieuw langs zal komen. Indien de bezorgpoging niet slaagt vanwege een onjuist adres (verhuizing; postbusadres etc), dan levert de chauffeur het pakket weer af bij het depot en krijgt u hiervan bericht. U hebt dan gedurende 5 dagen de gelegenheid om het juiste adres te verschaffen, waarna DPD alsnog voor aflevering zorg draagt. Indien ook de tweede bezorgpoging niet slaagt doet de chauffeur de Chauffeursmededeling in de bus waarop is vermeld dat hij voor de tweede keer tevergeefs is langs geweest en waarin wordt verzocht om contact op te nemen met het betreffende DPD depot om de aflevering te bewerkstelligen. Dit kan ondermeer zijn een afleverdatum waarop de geadresseerde wél thuis is, een ander afleveradres, zelf afhalen op het DPD depot of het verstrekken van een eenmalige machtiging aan DPD om het pakket op een door de geadresseerde aan te geven plek achter te laten. Indien geen contact wordt opgenomen met het DPD depot wordt het pakket na 5 werkdagen teruggestuurd naar de afzender. Overigens is de afleverscore van DPD voor Vinologix tot nu toe boven de 99%.

3.6 Het volgen van uw pakketten (track and trace) en het opvragen van de handtekening voor ontvangst Uw pakketten die u hebt meegegeven aan DPD kunt u diezelfde avond volgen. Nadat de eerste scan in het depot heeft plaats gevonden is uw pakket traceerbaar en tevens verzekerd tot 520 euro 2. Dit kan op een aantal manier, bijv. via de site van Vinologix. Om uw pakketten te kunnen volgen gaat u naar de website www.vinologix.com en klikt u op “track and trace”. Hier kunt u het pakketnummer

2

Zie hiervoor uw standaardovereenkomst


17

invullen van het pakket waarvan u de status wilt weten. Het kleine laatste cijfer behoort niet tot het pakketnummer, maar is een controlegetal. Zodra u het pakketnummer ingevuld heeft, ziet u de levensloop van het pakket (zie onderstaande figuur):

U ziet in dit voorbeeld dat het pakket is afgehaald door depot Ede, ’s nachts is doorgestuurd naar depot Amsterdam (uitlevering) en daar de volgende morgen is aangekomen (ingangscan). Indien het pakket volgens DPD is geleverd”, in dit geval aan de heer Visser, treft u in de kolom “Soort scanning” aan “geleverd aan Visser”. Indien het pakket nog op “uitlevering” staat betekent dit dat het depot het pakket heeft meegegeven ter uitlevering. De belangrijkste bijzondere situaties: - Code 11 AD: Verkeerd adres of postbusadres. U ontvangt hierover bericht van DPD met het verzoek om binnen 5 werkdagen het juiste adres op te geven. - Code 12 AVB: Pakket geweigerd door ontvanger vanwege beschadiging - Code 13 t/m 15: Pakket geweigerd, overige redenen - Code 19 NAB1: Niemand aangetroffen 1e keer (bericht achtergelaten) - Code 24 IHP: Inhoudscontrole door DPD vanwege breuk. - Code 33 EXPA: Geen exportpapieren aanwezig - Code 42 NAB2: Niemand aangetroffen 2e keer (bericht achtergelaten; reactie afwachten). Let op: Soms staat het pakket nog op uitlevering met daaronder een nummer en een rood pijltje. Dit betekent dat het pakket toch is uitgeleverd en dat een handtekening voor ontvangst aanwezig is. Traceren dmv Shipping Report Het is ook mogelijk meerdere pakketten te gelijk te traceren via de applicatie Shipping Report. Via deze website kunt u pakketten traceren maar ook verschillende overzichten opvragen mbt de aflevering. Voor meer informatie, download de handleiding Shipping Report van de website, deze is ook aan u gemaild samen met de inloggegevens voor MyDPD/Shipping Report.

Opvragen handtekening voor ontvangst Om een handtekening op te vragen, klikt u op het laatste rode pijltje (“Geleverd aan”). Er wordt nu


18

om het login en password van Vinologix gevraagd voor het DPD systeem. De volgende login en password dient u in te voeren om de handtekening voor ontvangst op te kunnen vragen. Uw login: op454511 Uw password: m44590c Vervolgens klikt u op: “toon afleverbewijs” en het afleverbewijs wordt getoond. Het DPD afleverbewijs wordt als TIF-bestand (met de extensie TIF) opgeslagen. De handtekening voor ontvangst kan tot een half jaar worden opgevraagd via Track & Trace. Daarna kan DPD nog gedurende een jaar de handtekening voor ontvangst verschaffen vanuit hun archiefbestanden. In dat laatste geval dient u ons een email te sturen waarin u naast het pakketnummer ook de verzenddatum van het pakket verschaft. Afleverbewijs verschijnt niet? Bij uitzondering kan het opvragen van de handtekening voor ontvangst problemen geven vanwege de instellingen op uw computer. Indien het afleverbewijs na de selectie Toon afleverbewijs niet wordt getoond, dient het ingestelde programma voor het openen van TIF-bestanden te worden gewijzigd. Hiervoor opent u in de Explorer onder extra’s/ordneropties het menu bestandstypes. Daar selecteert u uitbreiding TIF en de knop veranderen. Selecteer in het volgende venster onder aanbevolen programma’s de tool Microsoft Office Document Imaging. Indien het afleverbewijs niet getoond wordt ondanks dat Microsoft Office Document Imaging is ingesteld, dan is het mogelijk dat dit veroorzaakt wordt door de installatie van een add-on programma zoals bijv. de QuickTime-Player. Dit kan een storende invloed op de browser hebben. Schakel hiervoor in de MIME-instellingen van de QuickTime-Player bij de rubriek afbeeldingen de toegang tot TIFafbeeldingen uit. Mocht u toch nog problemen met het opvragen van het afleverbewijs hebben, neemt u dan a.u.b. met deze informatie contact op met uw IT-afdeling.

3.7 Andere diensten van DPD dan DPD Classic 1.

De Express diensten; mogelijkheden verschillen per postcode gebied. Download het postcodeoverzicht op de Vinologix website. a.

DPD 18:00 (binnenlands). De chauffeur komt de werkdag na afhalen vóór 18.00 uur afleveren. Dit is de goedkoopste dienst die onder DPD EXPRESS valt. Er is een toeslag van 3,50 euro per pakket verschuldigd bij binnenlandse aflevering. Uw pakket wordt in een afzonderlijke logistieke stroom en met voorrang behandeld. Optioneel is een (gratis) pro-actief bericht via e-mail en SMS (aanvinken in DelisPrint). U ontvangt dan informatie over de voortgang van een Express pakket, eventuele vertragingen die kunnen plaatsvinden, of eenvoudig een bevestiging van de levering - allemaal tot naar maximaal vijf e-mail adressen en telefoonnummer.

b.

DPD 12:00 (binnenlands). De chauffeur komt de werkdag na afhalen vóór 12.00 uur afleveren. De toeslag bedraagt 15 euro per pakket. DPD 10:00 (binnenlands). De chauffeur komt de werkdag na afhalen vóór 10.00 uur afleveren. De toeslag bedraagt 22,50 euro per pakket. DPD Express voor het buitenland (DPD 8:30; DPD 10:00; DPD 12:00; DPD Guarantee). Zie voor de uitgesloten postcodegebieden per land de postcodetabel op de Vinologix website (bij downloads).

c. d.


19

U dient zo spoedig mogelijk, uiterlijk op de afhaaldatum om 12.00 uur een email te zenden naar de afdeling planning van uw depot met uw klantnummer en postcode/land van de ontvanger(s) en het aantal Expresspakketten. DPD zorgt er dan voor dat de Expresspakketten dezelfde dag nog worden afgehaald en stelt de chauffeur op de hoogte dat het om Expresspakketten gaat. Het afhalen op dezelfde dag is niet in elk postcode gebied mogelijk. Bovendien dient u op de afhaaldag vóór 16.00 uur de dagafsluiting te verrichten. Door deze dagafsluiting worden de pakketgegevens van de Expresspakketten automatisch naar DPD gezonden. De toeslagen worden achteraf in rekening gebracht (samen met andere toeslagen als de buitenlandtoeslag). U kunt alléén van deze diensten gebruik maken als u al in bezit bent van het speciale DPD tape, dat over alle zijden van uw pakket dient te worden geplakt. U kunt het DPD tape tevoren aanvragen bij DPD EDE ([email protected]) onder vermelding van uw klantnummer. 2.

Collection-upon-delivery. Hoewel de website van DPD anders doet vermoeden is deze dienst nog niet beschikbaar in NL. In de toekomst kunt u hiermee retourlabels aanmaken om aan uw klant te sturen voor een retourzending. U kunt hiervoor de dienst Collection Request, zie hieronder, gebruiken.

3.

Terughalingen - Collection Request. Deze dienst is bedoeld om pakketten op uw kosten bij derden op te laten halen om bij u te bezorgen. Let op, verzekeringsrisico: Aangezien er alléén mag worden verzonden in Vinologix verpakkingen en deze derde meestal geen Vinologix verpakkingen heeft, dient u alléén van deze dienst gebruik te maken als het gaat om het terughalen van een pakket in onbeschadigde Vinologix verpakking. Desondanks vervalt de verzekering voor breuk (vermissing is wél verzekerd). U dient via DelisPrint/MyDPD de afhaling aan DPD door te geven. Het verschuldigde bedrag wordt achteraf in rekening gebracht (samen met andere toeslagen als de buitenlandtoeslag). Zie voor tarieven de DPD website. Rembours Wilt u de mogelijkheid hebben dat DPD een pakket alléén aflevert tegen contante betaling, dan kunt u aan Vinologix vragen om in MyDPD/Delisprint de optie C.O.D. (Cash on Delivery, ook wel rembours genoemd) te activeren. DPD overhandigt uw pakket dan alleen tegen directe contante betaling (maximum bedrag € 2.500!). Download de handleiding Rembours op de site voor uitleg en tarieven.

4.


20

4. Wat te doen bij schade of vermissing? Wat te doen bij schade of vermissing? Via Shipping Report kunt u zelf eenvoudig de aflevering van uw pakketten volgen. Ondanks alle goede bedoelingen kan het gebeuren dat de inhoud van uw pakket beschadigd raakt (in Track en Trace staat dan code 24 “inhoudscontrole” of code 22 ”beschadiging door chauffeur”) of dat een pakket kwijt raakt (in Track en Trace is er dan geen uitleveringsscanning en/of afleverbewijs aanwezig). U bent verzekerd op basis van de Nederlandse Expeditie voorwaarden en aanvullend vanaf de eerste depotscan bij DPD tot 520 euro per pakket. Alleen schades boven 30 euro worden uitgekeerd. Vinologix dient de schademelding binnen 15 werkdagen na de verzenddatum van het pakket schriftelijk van u te hebben ontvangen (liefst per email) onder vermelding van het pakketnummer, opdat de verzekeraar zich niet kan beroepen op termijnoverschrijding. Vinologix zorgt voor de verdere schadeafwikkeling en de eventuele uitbetaling. De schadefactuur kan ten hoogste het bedrag bevatten van de inkoopwaarde van de schade, verhoogd met de verzendkosten plus de prijs van de Vinologix doos, met 520 euro ex btw als maximum te claimen bedrag. De schadeafwikkeling kan diverse weken duren. De schade-uitkering is exclusief btw. Dit is omdat de btw voor u geen kostenpost vormt en er over een schade-uitkering geen btw is verschuldigd. Breukschade Bij breuk krijgt u, indien er nog flessen heel zijn, in sommige gevallen het beschadigde pakket retour, in andere gevallen levert DPD de onbeschadigde flessen (indien nodig na het pakket te hebben omgepakt) uit aan uw klant. Deze keuze is aan DPD, wij kunnen dit niet beïnvloeden. Indien de schade niet al door DPD is geconstateerd en uw klant het pakket heeft geweigerd vanwege beschadiging, ontvangt u het pakket terug en hanteert DPD bij Track & Trace code 12 of code 16 “geweigerd vanwege beschadiging”. U komt bij deze situaties in aanmerking voor schadevergoeding indien u de verzendverpakkingen van Vinologix heeft gebruikt en de inpakinstructies heeft opgevolgd. U komt desondanks niet in aanmerking voor schadevergoeding indien de breukschade niet door DPD is geconstateerd (er zit dan geen schaderapport op de doos en geen schadecode in Track en Trace) en uw klant bovendien het pakket heeft geaccepteerd zonder een aantekening te (laten) maken over beschadiging. Het is dus van belang uw klanten hierop vooraf te wijzen. U dient tijdig de volgende documenten naar ons toe te sturen: Het ingevulde formulier Schadefactuur (hier te downloaden) Kopie verkoopfactuur met daarop aangegeven welke fles(sen) gebroken is/zijn en liefst ook een kopie van de inkoopfactuur Kopie van de door de chauffeur getekende verzendlijst of van het pakketlabel Bij uitzondering wordt ook schade vanwege fors besmeurde flessen vergoed. In dat geval dient u deze flessen naar Vinologix te sturen. Vermissing Bij vermissing is het van belang om zo snel mogelijk uit te laten zoeken wat er aan de hand is, opdat uw klant tevreden kan worden gesteld. U zult willen weten of u opnieuw een pakket moet sturen en


21

wat u uw klant moet vertellen. U kunt eerst bij Shipping Report/Track & Trace kijken of het pakket volgens DPD is uitgeleverd. Hierbij kunnen de volgende situaties voorkomen: a) Het pakket komt niet voor in Track & Trace, staat in Track & Trace bij een depot zonder nadere actie of staat op uitgeleverd terwijl het afleverbewijs ontbreekt. Wij zullen dan laten uitzoeken wat er aan de hand is. Check wel eerst of uw klant het pakket inderdaad niet heeft ontvangen. Om een pakket op te kunnen sporen en indien dit niet lukt de schade bij de verzekering te kunnen claimen hebben wij de volgende documenten nodig: Een kopie van de door de chauffeur getekende verzendlijst of een kopie van het pakketlabel; Kopie verkoopfactuur of een kopie van de inkoopfactuur. Indien de factuur meerdere pakketten betreft graag specifiek aangeven wat er in het vermiste pakket zat en welke Vinologix verpakking is gebruikt (6-fles verpakking etc). Op basis van deze gegevens laat DPD dan in de betreffende depots zoeken. Het ingevulde formulier Schadefactuur (zie tab “Downloads”) b) Het pakket is volgens Track & Trace afgeleverd. U kunt dan het afleverbewijs via Track en Trace raadplegen en naar uw klant mailen. Indien op het afleverbewijs een andere naam en/of een ander adres is vermeld dan de gegevens van uw klant, kunt u dit aan uw klant doorgeven en weet uw klant waarschijnlijk door wie het pakket in ontvangst is genomen. Wellicht is er door een huisgenoot getekend of is er sprake van burenlevering. Indien u van uw klant verneemt dat de handtekening voor ontvangst niet de handtekening is van een persoon die bij de klant bekend is of een valse handtekening is, dient uw klant tevens een verklaring te verschaffen waarin dit is vermeld (zie tab “Downloads”). In geval van een valse handtekening dient een kopie van de bladzijde met handtekening uit een officieel document te worden verschaft (paspoort; rijbewijs etc.). Meldt deze vermissing tijdig aan Vinologix, in ieder geval binnen 15 werkdagen na de verzenddatum, onder vermelding van het pakketnummer, opdat de verzekering zich niet kan beroepen op termijnoverschrijding. Om de claim af te kunnen handelen heeft Vinologix de hierboven onder a) vermelde documenten nodig en in geval van “valse handtekening” tevens genoemde verklaring plus kopie rijbewijs o.i.d.


22

5. Facturering, inning, order- en factuurhistorie en historie geplaatste afhaalopdrachten Zodra u een order heeft geplaatst, ontvangt u per email uw factuur. Deze emails hebben als onderwerp “Vinologix: Factuur voor order xxx. Het factuurnummer is altijd gelijk aan het ordernummer. Vinologix krijgt periodiek van DPD overzichten van daadwerkelijk verzonden pakketten en maakt op basis van deze DPD-overzichten specificaties voor de achteraf in rekening te brengen toeslagen, zoals de Waddentoeslag en de buitenlandtoeslagen en voor de speciale diensten (Guarantee, terughalingen etc). U ontvangt na het verzenden van de specificaties de factuur per email, deze verwijst naar de desbetreffende specificatie. Vinologix int periodiek op basis van de verstrekte machtigingen tot automatische incasso. Vinologix int altijd precies het factuurbedrag onder vermelding van het betreffende order/factuurnummer en de factuurdatum. De factuurdatum is de datum waarop u de factuur in uw email heeft ontvangen. Eventuele andere posten, zoals een schade uitkering, worden ten behoeve van de overzichtelijkheid afzonderlijk overgemaakt en dus niet verrekend. U kunt alle door u geplaatste orders raadplegen via de website. U dient eerst in te loggen. Links onderaan klikt u op “orderhistorie”. U kunt desgewenst selecteren op periode. Als u de selectie hebt uitgevoerd kunt u ook de facturen raadplegen die bij de geselecteerde orders behoren. U klikt dan op “print factuur”. U krijgt dan de facturen op uw beeldscherm te zien. U kunt de facturen vervolgens ook uitprinten. Deze facturen zijn gelijk aan de eerder verstuurde facturen, waarbij de slottekst over Vinologix is weggelaten. U kunt ook alle door u geplaatste afhaalopdrachten raadplegen. U gaat naar het tabblad “afhaalopdrachten” en scrolt naar beneden. U ziet daar alle door u geplaatste afhaalopdrachten met vermelding van datum en tijdstip van het plaatsen van de opdracht én de door u ingevoerde afhaaldatum.

6. Verzending naar buiten de EU Bij verzending naar buiten de EU zijn extra documenten vereist en is het soms verboden om wijn en/of alcoholische dranken in dat betreffende land of de betreffende staat in te voeren. Bij sommige landen is een importvergunning vereist. De vereiste documentatie kan per land verschillen, U bent als afzender verantwoordelijk voor het toevoegen van de juiste documenten. Bovendien is sprake van inklaringskosten. Daarnaast is een attentiepunt bij het verzenden van wijn en andere alcoholische dranken als relatiegeschenk naar landen buiten de EU, dat dient te worden vermeden dat de ontvanger invoerrechten en plaatselijke omzetbelasting moet gaan betalen over zijn geschenk. Wij hebben een uitgebreide handleiding opgesteld “verzending naar buiten de EU”. U kunt deze downloaden via onze website bij “Downloads”. Zie deze handleiding ook voor de tarieven per land.


23

Vinologix gebruikershandleiding

Recommend Documents