Vinologix gebruikershandleiding

Vinologix gebruikershandleiding Versie 1.12

Vinologix Engelanderweg 22 7361 CT Beekbergen tel: 055-5064596 mobiel: 06-51470799 fax: 084 2267331 email: [email protected] www.vinologix.com

gebruikershandleiding Vinologix pagina

1

Inhoudsopgave

blz

1. Introductie; uw bedrijfsgegevens (profiel)

4

2. De Vinologix dienstverlening

5

- Algemeen - Speciale diensten

3. Operationeel 3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen

6 6

- Bestellen - Vermelding bijzondere aflevergegevens aflevering op pallet - Meerdere afleveradressen voor de verpakkingen of afwijkend afhaaladres - Bevestiging/elektronische factuur en aflevering verpakkingen - Het volgen van de status van uw order en raadpleging geplande aflevertijdstip

3.2 Verzendetiketten

9

3.3 Het verpakken van uw flessen

10

- Verzendklaar maken - Vouwinstructies voor de dozen voor flessen - Inpakken van uw flessen in de verzendverpakkingen - Vouw- en inpakinstructie voor de verpakking van een Magnum - Vouw- en inpakinstructie voor uw 1-vaks, 2-vaks en 3-vakswijnkistjes - Vouw- en inpakinstructie voor uw 4-vaks, 5-vaks, en 6-vaks wijnkist met de flessen naast elkaar - Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen - Vouw en inpakinstructie voor uw 12-fles wijnkist met 2 lagen van zes flessen - Extra verpakkingsinstructies bij verzending naar andere EU-landen en naar buiten de EU

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en pakketten versturen

16

- Afhaalopdracht plaatsen - Bewijs van overdracht

3.5. De aflevering van uw pakketten

19

3.6 Het volgen van uw pakketten (track and trace) en het opvragen van de handtekening voor ontvangst

20

- Track and trace - Opvragen handtekening voor ontvangst (afleverbewijs)

3.7 Andere DPD diensten dan DPD Classic -

22

Express diensten

- Collection-upon-delivery - Collection Request


2

4. Wat te doen bij schade of vermissing?

24

5. Facturering, inning, order- en factuurhistorie en historie afhaalopdrachten 26 6. Verzending naar buiten de EU

27

Bijlage 1: Extra toelichting op DelisPrint

28

-

Het importeren van uw eigen adressenbestand

-

Het aanmaken van een automatisch emailbericht naar de geadresseerde indien de

Adresbestanden die u van een Opdrachtgever ontvangt

verzendlijst is geprint

Bijlage 2: Samenvoegen kolommen in Excel

35


3

1. Introductie; uw bedrijfsgegevens (profiel) Vinologix heeft van u een aanmelding ontvangen, waarbij u uw gegevens heeft ingevuld in het deel “registreer“ van de website. Dit noemen wij “uw profiel”. Wij hebben u een email gestuurd ter bevestiging van de ontvangst van uw aanmelding, waarbij ook de door u ingevoerde gegevens zijn vermeld. Het is van groot belang dat uw gegevens altijd juist en actueel zijn. Dit geldt ook voor operationele gegevens als het afhaaladres voor uw wijnpakketten en het afleveradres van de breukvrije verpakkingen. Indien u grotere hoeveelheden besteld, die op pallet worden afgeleverd, dan is ook van belang de tijdsperiodes waarbinnen kan worden afgeleverd, de maximale grootte van de vrachtwagen die bij u terecht kan (trailer, dat is een cabine met oplegger) en of u over een heftruck beschikt (zo niet dan is een wagen een laadklep noodzakelijk). U kunt uw profiel raadplegen en actualiseren via de rubriek “aanpassen profiel” aan de linkerzijde van iedere pagina van de website. Wij voegen aan uw profiel uw DPD klantnummer toe en het emailadres van de planning van het depot dat de afhalingen bij u regelt.

Wij hebben u ook toegezonden onze standaardovereenkomst en een doorlopende machtiging tot automatische incasso. U hebt bij uw aanmelding ook de door u gewenste username/password ingevoerd. In theorie kan het gebeuren, dat combinatie van logincode en password al in gebruik is. In dat geval krijgt u hiervan bericht. Om gebruik te maken van diverse onderdelen van het Vinologix systeem dient u in te loggen bij “login” aan de linkerzijde op de website en daar de door u gekozen username/password in te voeren. Wij activeren deze codes direct na ontvangst van de ondertekende overeenkomst en de doorlopende machtiging tot incasso. U ontvangt hiervan per email een bevestiging, waarin is vermeld dat uw registratie “approved” is. U kunt dan direct aan de slag.

U dient de codes zorgvuldig te bewaren en buiten het bereik van onbevoegden te houden. Indien u uw username en/of password kwijt bent, kunt u deze via de website opvragen via “password vergeten”.

In dit document treft u alle wetenswaardigheden aan voor u als klant van Vinologix. Hier vindt u hoe u verpakkingen kunt bestellen, hoe u aan verzendetiketten komt, hoe u uw pakketten verzendklaar maakt, hoe u een opdracht plaatst tot het afhalen van uw pakketten, hoe u de aflevering van de verpakkingen kunt volgen en hoe u een afleverbewijs kunt raadplegen.

Vinologix maakt bij haar dienstverlening gebruik van derden. Voor de aflevering van wijnpakketten en van kleinere hoeveelheden verpakkingen is dit DPD. Voor diverse logistieke dienstverlening en de aflevering van verpakkingen op pallets is dit De Rooy Transport en Warehousing in ’t Goy. Uw contractpartner en aanspreekpunt is Vinologix. Bij vragen en operationele problemen die niet rechtstreeks met de betreffende dienstverlener kunnen worden afgehandeld, kunt u altijd ook contact opnemen met Vinologix. Dit bij spoed via telefoonnummer 055-5064596 of 06 51470799 en anders liefst via email: [email protected] of via fax: 084-2267331.

Hieronder volgt een beschrijving van het gebruik van de Vinologix dienstverlening. Alvorens u van start gaat, is het raadzaam het onderstaande een keer goed door te lezen.


4

2. De Vinologix dienstverlening Algemeen Vinologix is een verzenddienst speciaal gericht op het verzenden van wijnen en andere dranken binnen Nederland en vanuit Nederland naar in ieder geval alle EU-landen. Vinologix biedt deze dienstverlening voor wijnhandelaren en importeurs om hun wijnen op een snelle, goedkope en veilige manier bij hun klanten te krijgen.

In het verzendtarief is eveneens inbegrepen de kosten van de speciale verpakking, die de veiligheid van uw wijnen garandeert. Het gebruik van deze speciaal ontwikkelde verpakkingen is verplicht bij vervoer van wijn en andere dranken. Dit is een voorwaarde voor de verzekering. Het is bovendien een strikte voorwaarde voor het zo goedkoop kunnen laten vervoeren van wijn. Bij breuk zijn de problemen voor de vervoerder dusdanig, dat deze heeft geëist dat Vinologix bij haar klanten afdwingt dat louter onze speciale verpakkingen worden gebruikt. Dit is de reden dat wij bij misbruik ten behoeve van de vervoerder een boete zullen innen.

Wij bieden speciale verpakkingen aan voor 1 fles, voor een Magnum, voor 2 flessen, voor 3 flessen, voor 6 flessen, voor 12 flessen, voor 18 flessen, voor 1-vaks wijnkisten (inclusief wijnkisten voor 1 Magnum of voor een Champagne wijnkist), voor 2-vaks wijnkisten, voor 3-vaks wijnkisten en voor diverse grotere wijnkisten. Hieronder noemen wij dit de soorten verzendverpakkingen. Deze verpakkingen bestaan uit een zeer stevige verzenddoos en in de meeste gevallen een speciaal binnenwerk.

Wij zorgen er voor dat u uw verzendverpakkingen en dat u om verzendetiketten te kunnen printen hetzij een CD Rom met DelisPrint ontvangt, hetzij toegang krijgt tot de webapplicatie MyDelis. De verzenddozen dient u te voorzien van het verzendetiket met daarop het adres van de ontvanger. U plaatst vervolgens via de Vinologix website een afhaalopdracht en op de gewenste datum worden de pakketten afgehaald. In ongeveer 95% van de gevallen wordt het pakket de volgende werkdag bij uw klanten afgeleverd (DPD Classic) en wordt een handtekening voor ontvangst verkregen. Deze handtekening kunt u doorgaans na 48 uur na aflevering opvragen via onze website.

Wij leveren zowel pallethoeveelheden op maat als kleine hoeveelheden die vanwege de omvang nog net als DPD-pakket kunnen worden verzonden. Indien uw verzendverpakkingen bijna op zijn, kunt u weer een nieuwe hoeveelheid nabestellen. Op deze manier koopt u alleen pakketverzendingen in, indien u dit nodig heeft. We werken niet met een verplichte jaarafname om een bepaald pakkettarief te bereiken. Bestellen en versturen wanneer u dat wilt!

Wij streven ernaar om zo min mogelijk vermijdbare kosten te hebben en zo min mogelijk administratieve rompslomp. Om die reden vragen wij betaling via het verstrekken van een doorlopende machtiging tot incasso.

Speciale Diensten: a. Remboursleveringen (COD). Het is mogelijk om een aanvullende overeenkomst te sluiten omtrent


5

rembourslevering. Hierbij is een voorwaarde dat u Delisprint gebruikt. U kunt dan het te incasseren remboursbedrag invoeren, waardoor dit op het verzendetiket wordt geprint.

b. DPD biedt naast DPD Classic (zit standaard in de Vinologix dienstverlening) ook Express diensten aan zoals DPD 12:00 en DPD 18:00. Zie hiervoor paragraaf 3.7. Voorwaarde is het gebruik van DelisPrint.

c. Het terughalen van pakketten (collection upon delivery). In principe biedt DPD deze service. DPD kan echter niet aangeven op welke datum wordt afgehaald, waardoor dit niet werkt bij terughalen van pakketten bij particulieren. Bovendien is deze service nogal prijzig. Wij raden u aan om in een dergelijk geval de klant het pakket zelf terug te laten sturen.

d. Het ophalen van pakketten bij derden (Collection Request). Als dit wijn of andere dranken betreft die niet in Vinologix verpakkingen zitten, is dit door DPD verboden. Zie verder paragraaf 3.7. Voorwaarde is het gebruik van DelisPrint.

3. Operationeel De dienstverlening van Vinologix is operationeel op te splitsen in 6 stukken: −

3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen

−

3.2 De verzendetiketten

−

3.3 Het verpakken van uw flessen

−

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en pakketten versturen

−

3.5 De aflevering

−

3.6 Track and Trace en handtekening voor ontvangst

3.1 Bestellen en aflevering van verzendverpakkingen Bestellen Via onze website www.vinologix.com kunt u verzendverpakkingen bestellen. In het menu aan de linkerzijde (producten) kunt eerst kiezen of u een kleine hoeveelheid wilt bestellen via verpakkingen incl verzendrecht (kleine aantallen) of een grotere hoeveelheid wilt bestellen die op pallet wordt uitgeleverd via Verpakkingen incl verzendrecht (grotere aantallen) of via Standaard volle pallets). U kunt vervolgens kiezen uit de diverse soorten.

Bij de keuze Verpakkingen incl verzendrecht (grotere aantallen) worden de bestelde verpakkingen gezamenlijk uitgeleverd op europallet. U kunt dus het precieze aantal bundels per soort bestellen dat u wenst. De besteleenheid is bij verzendverpakkingen voor een Magnum, 6, 12 en 18 flessen en bij verzendverpakkingen voor wijnkistjes steeds een bundel van 10 stuks. De besteleenheid is bij verzendverpakkingen voor 1, 2 en 3 flessen steeds 20 stuks. Bij de 1-flesverpakking is de bundelgrootte 20 stuks en bij de 2- en 3-fles verpakking is de besteleenheid 2 bundels van 10 stuks, omdat het binnenwerk in bundels van 20 stuks is verpakt en bij deze bestelgrootte precies 1 bundel binnenwerk benodigd is. De website rekent uit in hoeverre de pallet is gevuld met uw voorlopige bestelling. Indien de pallet slechts beperkt gevuld is, kunt u ervoor kiezen om de pallet verder te


6

vullen of om een bijdrage in de vrachtkosten te betalen. De vrachtkosten zijn voor Vinologix bij een volle of een nauwelijks gevulde pallet hetzelfde. Bij afname van een beperkt gevulde pallet zouden wij hierop tekort komen, vandaar de hogere bijdrage bij een beperkt gevulde pallet.

Bovendien hebben wij Standaard Volle Pallets gedefinieerd die maximaal gevuld zijn met 6-fles, 12fles en/of 18 fles verpakkingen, opdat u relatief zo min mogelijk bezorgkosten betaald.

U kunt ook verpakkingen incl verzendrecht (kleine aantallen) bestellen. U heeft dan de keuze uit vele pakketten met een vast aantal verzendverpakkingen van één soort. Bij de kleinere verpakkingen treft u per soort diverse pakketten aan met een verschillend aantal bundels. Bij de 6-fles verpakking lopen we er al tegenaan dat er maar 1 bundel 6-flesverpakkingen met binnenwerk in een pakket gaat als we rekening houden met de maximale maten voor pakketvervoer.

De verzendverpakkingen worden afgeleverd op grond van de gegevens die door u in het systeem zijn ingevoerd. Dit betreft het afleveradres en bij aflevering op pallet bovendien de toelichting locatie (indien het moeilijk te vinden is), uw normale openingstijden, of met een normale maat vrachtwagen kan worden afgeleverd en of u eventueel een heftruck ter beschikking heeft. Het is dus heel belangrijk dat u ervoor zorgt dat deze gegevens actueel zijn.

Vermelding bijzondere aflevergegevens aflevering op pallet U kunt eventuele bijzonderheden ten aanzien van de bezorging van pallets aangeven bij “profiel” in de rubriek “toelichting locatie”. Hier kunt u opmerkingen kwijt als bij welke deur moet worden afgeleverd en wie te bellen bij geen gehoor. De vervoerder zal daarmee rekening trachten te houden, wij kunnen dat echter niet garanderen. In deze rubriek dienen alleen zaken te worden ingevuld die van belang zijn voor de vervoerder bij het afleveren. Bovendien kunt u bij “telnr afleveradres” het telefoonnummer vermelden dat de chauffeur kan bellen bij dit soort operationele problemen. Deze informatie gaat rechtstreeks naar de vervoerder en wordt niet door anderen geraadpleegd.

Meerdere afleveradressen voor de verpakkingen of afwijkend afhaaladres Indien U meerdere afleveradressen heeft waar verzendverpakkingen moeten worden bezorgd en wijnpakketten moeten worden opgehaald (en ook als de wijnpakketten op een ander adres moeten worden afgehaald dan het afleveradres voor de verpakkingen), dient u zich een tweede keer te registreren via de website en daar al uw gegevens opnieuw in te voeren, maar dan met het tweede afleveradres. Wij raden u aan om dan als username uw oorspronkelijke username te gebruiken met achter de username een voor u duidelijk kenmerk (bijv: loods of winkel). U kunt uw huidige password ook voor deze tweede aanmelding gebruiken. Door deze tweede aanmelding kunt u afzonderlijke bestellingen plaatsen voor elk afleveradres, respectievelijk de verpakkingen laten afleveren op het ene adres en de wijnpakketten laten afhalen op het andere adres. Bij een derde afleveradres en meer geldt dit alles overeenkomstig.

Bevestiging/elektronische factuur en aflevering verpakkingen Nadat u de gewenste hoeveelheid heeft besteld, ontvangt u direct in uw emailinbox een bevestiging van uw bestelling in de vorm van een elektronische factuur. Indien u op een werkdag vóór 13.00 uur een order heeft geplaatst ontvangt u in principe reeds de volgende werkdag de verzendverpakkingen


7

via onze partner. De afrekening vindt plaats door automatische incasso op basis van de door u verstrekte machtiging. Indien u niet direct na het plaatsen van de bestelling de bevestiging/factuur hebt ontvangen, dan kan het zijn dat de bestelling niet goed door is gekomen en dus wellicht niet wordt verwerkt. Neemt u dan direct telefonisch contact met ons op: 055-5064596 of 06-51470799.

U dient bij aflevering te controleren of de aflevering overeenkomt met wat op de pakbon staat en of deze conform de bestelling is. Wij vermelden hiertoe op de pakbon zowel de bestelling als de orderpick instructie. Dit omdat een verzendverpakking meestal bestaat uit een verzenddoos en speciaal binnenwerk en u dus moet kunnen controleren of u van beide het juiste aantal bundels heeft ontvangen. De meeste verzenddozen zijn voorzien van een nummer, waardoor u eenvoudig kunt zien welke verzenddoos het is. U dient bij akkoordbevinding te tekenen voor ontvangst. Hierna is reclamering niet meer mogelijk.

Indien u verzendverpakkingen op pallets hebt besteld, krijgt u deze geleverd op europallets. Deze pallets hebben waarde. Op de pakbon staat dan tevens het aantal bij u afgeleverde europallets. Het is de bedoeling dat u dan direct de europallets van een vorige aflevering teruggeeft aan de vervoerder. Deze noteert het aantal terugontvangen pallets op de pakbon en ondertekent deze, zodat u daarvan een bewijs heeft. Vinologix brengt eventuele niet terugontvangen europallets in rekening via de verstrekte machtiging.

Bij uitzondering regelen wij, dat u nog met de hand te beschrijven verzendetiketten ontvangt. Het is de bedoeling dat u bij ontvangst van de verzendetiketten controleert of u het bestelde aantal heeft ontvangen. Dit kunt u bij grotere bestellingen eenvoudig uitrekenen door het laagste nummer van de doorlopende nummerserie af te trekken van het hoogste nummer en bij de uitkomst 1 op te tellen. Indien u binnen 5 dagen na bestelling de verzendetiketten niet hebt ontvangen of als er iets anders niet klopt, laat het ons dan direct weten. Wij kunnen dan direct maatregelen treffen, zoals het blokkeren van het gebruik van deze nummerserie, waarbij u direct opnieuw een nummerserie wordt toegezonden.

Het volgen van de status van uw order en raadpleging geplande aflevertijdstip U kunt via de website de status van uw order zien en ook de volledige orderhistorie. U klikt daarvoor op de rubriek “orderhistorie” linksonder bij de hoofdpagina’s van de website. Per order is de status vermeld met een codering, die aldaar wordt toegelicht.

U kunt tevens via onze website bij Track en Trace nazien hoe het met uw order staat. Dit doet u door het ordernummer in te tikken. Als uw bestelling via DPD wordt afgeleverd, kunt u hier het DPD pakketnummer zien, als het pakket met DPD ter aflevering is meegegeven. U kunt dan aan de hand van dat pakketnummer (eerst als eerste 4 cijfers 0511 toevoegen) op dezelfde webpagina de aflevering door DPD volgen.

Na het intikken van het ordernummer kunt U bij bestellingen die op pallet worden uitgeleverd gedurende de bezorgdag via onze website zien op welk tijdstip de vrachtwagen bij u langskomt. De vrachtwagen geeft bij elke stop het vertrektijdstip door, waarna het systeem direct de consequenties


8

doorrekent voor de nog te verrichten stops. Hierdoor is de geplande aankomsttijd zo accuraat als maar mogelijk is.


9

3.2 Verzendetiketten De verzendetiketten zijn zowel geschikt voor binnenlandse verzending als voor verzending naar het buitenland. Let op: het adres van de geadresseerde dient een werkelijk adres te zijn, geen postbusadres. Dit is ondermeer omdat bij een postbusadres geen handtekening voor ontvangst kan worden verkregen.

Zodra u klant bent geworden, vragen wij voor u bij het programma DelisPrint aan. U ontvangt dan over ongeveer een week een CD-rom, die u op uw eigen netwerk of op uw eigen PC onder Windows kunt laten draaien. Dit programma wordt kosteloos verstrekt. Bij grote aantallen te printen verzendetiketten heeft u een laserprinter of een goede labelprinter nodig (geen Dymo). Bij kleinere aantallen kunt u volstaan met een inktjetprinter. U dient zelf de blanco etiketten (indien u geen labelprinter gebruikt: 4 etiketten per A4 vel) en papier moeten aanschaffen. Met dit programma kunt u: - Zelf verzendetiketten uitprinten die reeds zijn voorzien van uw adres als afzender; - Uw eigen klantbestand of externe klantbestanden inlezen (Excel; MS Access; DBase; FoxPro; ODBC). U behoeft de adresgegevens van de geadresseerde niet meer handmatig in te voeren. Zie hiervoor bijlage 1. - Automatisch de verzendlijst laten printen bij de dagafsluiting; - Eenvoudig (via Pakketgeschiedenis) ook op klantnaam, referentie, periode etc de pakketnummers opzoeken en rechtstreeks naar Track en Trace gaan; - Automatisch een email laten verzenden naar de geadresseerde dat het pakket ter aflevering is aangeboden. Wij bevelen aan om hierin ook nadere informatie te geven dat in het algemeen de volgende werkdag wordt afgeleverd, maar dat het ook 2 dagen langer kan duren, dat men het pakket goed controleren vóór tekening voor ontvangst, hoe te handelen bij zichtbare schade, te wijzen op eventuele burenlevering en te verzoeken contact op te nemen met afzender indien het pakket na 3 werkdagen niet is ontvangen. Zie hiervoor ook bijlage 1; - De verzendetiketten printen met de extra gegevens die nodig zijn bij de Express of Guarantee diensten van DPD en bij verzending onder rembours (voor rembours is een afzonderlijke overeenkomst vereist).

Bij kleine aantallen verzendingen en voor Apple gebruikers (DelisPrint werkt niet op Apple) kunnen wij u de webapplicatie MyDelis verschaffen. Deze applicatie is geschikt om tot 15 verzendetiketten per dag te printen. U kunt hiermee ook de verzendlijst printen. My Delis biedt geen extra faciliteiten als het inlezen van bestanden.

Indien u nog werkt met handmatig te beschrijven verzendetiketten, dan geldt het volgende. Het verzendetiket heeft twee doordruk vellen en bevat 2 ministickers die naast het stickervel zitten met daarop ook de barcode met het unieke zegelnummer.


10

Alvorens het verzendetiket op de doos te plakken vult u op het verzendetiket de volgende zaken in: - Naam, adres, postcode en plaatsnaam van de geadresseerde bij punt A in onderstaand figuur; - Naam, adres, postcode en plaatsnaam van u als afzender bij punt B in onderstaand figuur. De overige rubrieken kunt u ten behoeve van uw klant invullen, maar zijn voor ons niet noodzakelijk.

De verzendetiketten dient u handmatig te beschrijven met een zwarte of donkerblauwe ballpoint, waarbij goed wordt doorgedrukt op de doorslagen. Zie ook paragraaf 3.4 bij “bewijs van overdracht”. U kunt de verzendetiketten ook voorzien van eigen stickers waarop u de geadresseerde en de afzender heeft vermeld. Het nadeel hiervan is dat uw doordrukvellen oningevuld blijven. Dit is op te lossen door een verzendlijst te maken met dezelfde adressen, waarbij u achter ieder adres de ministicker plakt van het pakket dat naar dat adres wordt verzonden. U maakt vervolgens een kopie van deze lijst met ministickers en laat deze lijst aftekenen door de chauffeur. Zie ook paragraaf 3.4 bij “bewijs van overdracht”.

3.3 Het verpakken van uw flessen Als u in bezit bent van de verzendverpakkingen, kunt u gaan verpakken. Bij het versturen van uw wijnen bent u verplicht de wijnen te verpakken in de door ons geleverde, ongebruikte verpakkingen. Alleen bij het juiste gebruik van de verzendverpakkingen zijn uw verstuurde wijnflessen verzekerd en bent uzelf gevrijwaard van schadeclaims bij breuk. Zie hiervoor ook de standaardovereenkomst die u heeft ondertekend. Het (juiste) gebruik van deze dozen is dus cruciaal. Ook het navolgen van onderstaande vouwen inpakinstructies is voorwaarde voor het verzenden met Vinologix, ter vermijding van breuk en de daarmee gepaard gaande schade en gevolgschade. Indien niet aan deze voorwaarde is voldaan is sprake van misbruik van de overeenkomst, met de in de overeenkomst vermelde gevolgen.

Vouwinstructies voor de dozen voor flessen De verzendverpakkingen voor flessen, met uitzondering van de 1-fles verzendverpakkingen, bestaan uit een buitendoos en 1 of méér keren binnenwerk. Het vouwen van de verzenddozen behoeft nauwelijks toelichting. Op de beneden en bovenkant van bijvoorbeeld de 12-fles staat de volgorde aangegeven met 1, 2, 3, 4. Hierdoor ontstaat een benedenkant én bovenkant van 4 lagen. Alvorens


11

de doos te vullen dient u de onderkant dicht te maken met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Het vouwen van het binnenwerk is de eerste keer even echt opletten, daarna eenvoudig. Een binnenwerk vormt het omhulsel voor drie flessen (dit met uitzondering van het speciale binnenwerk voor de Magnum verzenddoos en voor de 2-fles verzenddoos). Voor een 12-fles verzenddoos is er dus 4 maal binnenwerk nodig. Hiermee houden wij bij de bestelling uiteraard rekening. Het vouwen gaat als volgt:

1. U legt het binnenwerk neer met de opdruk naar boven. Vervolgens neemt u de kant met de meeste buigranden en buigt de middelste buigrand naar beneden. De twee stukken karton aan weerszijde van deze buigrand komen hierdoor tegen elkaar. Vervolgens doet u het uitsteeksel met de pijl door de gleuf bij “hier einstecken”;

2. U keert uw werkstuk om, waardoor de opdruk beneden is (niet meer zichtbaar). U klapt uw werkstuk naar het midden langs de binnenste buigrand. Hierdoor komt dit gedeelte op het middelste gedeelte te liggen. U buigt vervolgens het laatste stukje karton van uw werkstuk tot het haaks op het middelste gedeelte staat. Het resultaat is het omhulsel voor twee flessen en een gleuf met “hier einstecken”;

3. U vouwt de andere zijde door alle buigranden 90 graden naar binnen te buigen en steekt het uitsteeksel met de pijl in de gleuf met “hier einstecken” van punt 2;

4. U doet het binnenwerk in de verzenddoos. Inpakken van uw flessen in de verzendverpakkingen Elk pakket is verzekerd tot 520 euro inkoopwaarde (vanaf de eerste ontvangstscan op het depot van DPD tot en met de aflevering), mits u de Vinologix verzendverpakkingen gebruikt. Door het gebruik van deze verzendverpakkingen wordt de kans geminimaliseerd dat er breukschade op zal treden. Door zelf simpele additionele maatregelen te treffen kunt u de kans op schade of vermissing nog kleiner maken. U bent natuurlijk verzekerd, maar voorkomen is uiteraard beter dan genezen.

Enkele inpaktips: −

Plaats kostbare/zeldzame flessen wijn zo weinig mogelijk aan de buitenkant van de dozen;

−

Plaats een prop papier onder de extra zware flessen of bij flessen die overdruk hebben, zoals Champagne of andere mousserende wijnen. Dit geeft extra demping;

−

Indien u de verzendverpakkingen niet geheel vult, laat bij voorkeur de hoekvakken leeg;

−

Voorzie de onderkant van de 18-vaks verzendverpakkingen van een extra laag tape, voor extra stevigheid;

−

Probeer flessen met een diameter, die groter is dan de breedte van een vulvak, niet naast elkaar te plaatsen maar juist te plaatsen naast een vulvak waar een smalle fles zit;

−

Vermijd zoveel mogelijk vervoer van 1,5 liter (magnum) flessen;

−

Flessen groter dan 1,5 liter zijn niet toegestaan;


12

−

Indien de wijnproducent de wijn in een kist voor 6 flessen heeft geleverd, die niet mag worden verzonden met onze speciale verpakking voor 6-fleskisten (zie Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen) kunt u deze wijn en de kist als volgt onder de voorwaarden van uw overeenkomst met Vinologix versturen. Gebruik dan een 12 fles verzenddoos. Haal de 6 flessen uit de kist en doe deze afzonderlijk in de 12 fles doos (met binnenwerk). Laat het overige binnenwerk weg en doe ook de lege kist in de doos. Gebruik het resterende binnenwerk om eventuele ruimte op te vullen.

Vouw- en inpakinstructie voor de verpakking van een Magnum De verpakking voor een Magnum bestaat uit de omverpakking voor een 1-vakswijnkistje (artikelnummer 2001) en een speciaal binnenwerk voor een Magnum. U tapt eerst de 2001 van onderen dicht. U vouwt het binnenwerk tot een rechthoekige koker en maakt de onderkant dicht met een stukje tape. U doet de fles in het binnenwerk, vult deze aan de bovenkant op met bijvoorbeeld een stukje karton of met luchtkussenfolie, legt het binnenwerk met de Magnum in de 2001 en maakt deze dicht met tape.

Vouw- en inpakinstructie voor uw 1-vaks, 2-vaks en 3-vakswijnkistjes Het is van groot belang dat de flessen in uw wijnkistjes goed in houtwol en of beschermend plastic zijn verpakt, ook bovenop de flessen. De 2-vaks kistjes en 3-vaks kistjes dienen bovendien te zijn voorzien van goede tussenschotjes. U dient het 3-vaks kistje bovendien te omwikkelen met luchtkussenfolie (bolletjesplastic). Het is raadzaam om dit ook bij de kleinere kistjes te doen.

U buigt eerst de onderkant langs de buigranden en maakt deze dicht met tape. U plaatst het wijnkistje in de doos. Indien u een klein model wijnkistje gebruikt vult u de open ruimtes op met wat krantenproppen, bolletjesplastic o.i.d. U vouwt vervolgens de bovenkant langs de buigranden en maakt de bovenkant dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Vouw- en inpakinstructie voor uw 4-vaks, 5-vaks, en 6-vaks wijnkist met de flessen naast elkaar Voor een 4-vakswijnkist wordt gebruik gemaakt van de 12-fles verpakking (de 3012), het normale binnenwerk en van speciaal dik luchtkussenfolie van 30 cm breed (AstroBubble). Het gebruik van luchtkussenfolie is verplicht, want essentieel voor de bescherming van de zijkanten van uw wijnkist. Het luchtkussenfolie is ondermeer verkrijgbaar bij de firma Rajapack (www.rajapack.nl), artikelnummer LUR30P, per 3 rollen van 50 meter lengte en kan eventueel ook per rol bij Vinologix worden besteld. De rol luchtkussenfolie heeft afscheurperforatie om de 40 cm.

a. Tape de 3012 doos aan de onderzijde dicht; b. Doe tegen de twee lange zijden een binnenwerk in de doos; c. Scheur 1,20 meter luchtkussenfolie af, vouw deze strook in de lengterichting dubbel en leg de strook in de tussenruimte plat op de bodem, met aan beide kanten evenveel uitsteeksel; d. Doe de kist erin (verticaal met de langste zijde naar beneden), vouw de strook over de kist heen en tape de doos dicht. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.


13

Voor een 5-vaks wijnkist en een 6-vaks wijnkist wordt gebruik gemaakt van de 18-flesverpakking (de 3018), het normale binnenwerk en van speciaal dik luchtkussenfolie van 30 cm breed (AstroBubble). Het gebruik van luchtkussenfolie is verplicht, want essentieel voor de bescherming van de zijkanten van uw wijnkist. Het luchtkussenfolie is ondermeer verkrijgbaar bij de firma BinPac (www.binpac.nl), artikelnummer LUR30P, per 3 rollen van 50 meter lengte en kan eventueel ook per rol bij Vinologix worden besteld. De rol luchtkussenfolie heeft afscheurperforatie om de 40 cm.

a. Tape de 3018 doos aan de onderzijde dicht; b. Doe naast elkaar tegen de twee lange binnenzijden 2 maal binnenwerk aan iedere zijde; c. Scheur 1,60 meter luchtkussenfolie af, vouw deze strook in de lengterichting dubbel en leg de strook in de tussenruimte plat op de bodem, met aan beide kanten evenveel uitsteeksel; d. Doe de kist erin (verticaal met de langste zijde naar beneden), vouw de strook over de kist heen en tape de doos dicht. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Vouw en inpakinstructie voor uw 6-fles wijnkist met 2 lagen van drie flessen 6-fleswijnkisten met 2 lagen van 3 flessen mogen alléén met Vinologix worden verzonden indien de kist is voorzien van stevige houten tussenschotten, die ervoor zorg dragen dat de flessen elkaar niet kunnen raken en ook niet hard tegen de kist kunnen slaan. Indien dit niet het geval is kunt u toch met Vinologix verzenden door de flessen uit de kist te halen en de losse kist én de 6 flessen in een 12fles verzenddoos (3012) te doen. Voor de flessen gebruikt u dan 2 maal het binnenwerk en u stopt de kist op de plaats van het overige binnenwerk. Indien uw kist wél voldoet aan bovengenoemde eis dan gaat u als volgt te werk:

U hebt van Vinologix voor de verzending van deze kist ontvangen een normale 12-flesverpakking (de 3012) en een speciaal binnenwerk met ronde gaten dat uit twee delen bestaat. De vorm van beide delen is bijna hetzelfde, het ene deel is iets breder en korter dan het andere deel. Dit binnenwerk zorgt ervoor dat uw wijnkist “zwevend” in de doos komt. Beide delen worden op dezelfde wijze gevouwen tot een H figuur met de dwarsbalk wat lager dan normaal, zie onderstaande tekening. Iedere vouwrand heeft een insnijding. De insnijding dient open te worden gevouwen. U zet één van de H’s neer met het horizontale gedeelte zo laag mogelijk en zet u kist erop. De beide zijden van de H steken dan wat boven de kist uit. U neemt de andere H en doet deze over de kist heen zodat de andere zijden van uw wijnkist ook volledig worden bedekt. In beide H’s zitten gleuven, U laat deze gleuven in elkaar vallen en drukt de bovenste H zo aan, dat deze precies tegen de kist zit. U schuift dit geheel vervolgens verticaal in de 3012 doos. U maakt de doos tenslotte dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.


14

Vouw en inpakinstructie voor uw 12-fles wijnkist met 2 lagen van zes flessen 12-fleswijnkisten met 2 lagen van 6 flessen mogen alléén met Vinologix worden verzonden indien de kist is voorzien van stevige houten tussenschotten, die ervoor zorg dragen dat de flessen elkaar niet kunnen raken en ook niet hard tegen de kist kunnen slaan. Indien dit niet het geval is kunt u toch met Vinologix verzenden door de flessen uit de kist te halen, de flessen in een 12-fles verzenddoos (3012) te doen en de lege kist te verzenden in een doos voor 18-flessen. Indien uw kist wél voldoet aan bovengenoemde eis dan gaat u als volgt te werk:

U hebt van Vinologix voor de verzending van deze wijnkist ontvangen: a. Onze verzenddoos voor 18 flessen (3018), maar zonder het normale binnenwerk; b. Een speciaal binnenwerk met ronde gaten, dat uit twee delen bestaat. De vorm van beide delen is bijna hetzelfde, het ene deel is breder en korter dan het andere deel. Dit binnenwerk zorgt ervoor dat uw wijnkist “zwevend” in de doos komt;

De werkwijze is als volgt: 1.

U maakt de onderkant van de 3018 dicht met tape;

2.

U vouwt het speciale binnenwerk met gaten (beide delen) ieder op dezelfde wijze tot een H figuur met de dwarsbalk wat lager dan normaal, zie bovenstaande tekening bij de 6-fles wijnkist. Iedere vouwrand heeft een insnijding. De insnijding dient open te worden gevouwen. U zet één van de H’s neer met het horizontale gedeelte zo laag mogelijk en zet


15

uw wijnkist in de H. De beide zijden van de H steken dan wat boven de kist uit, terwijl onder de kist én aan twee zijkanten pootjes zitten. U neemt de andere H en doet deze over de wijnkist heen zodat de andere zijden van uw kist ook volledig worden bedekt en ook de bovenkant én de twee overige zijkanten van de kist voorzien zijn van pootjes. In beide H’s zitten gleuven, U laat deze gleuven in elkaar vallen en drukt de bovenste H zo aan, dat deze precies tegen de kist zit. 3.

U schuift dit geheel vervolgens verticaal in de 3018. Indien de kist nog wat teveel speling heeft gebruikt u de kleine kartons (punt d) om dit op te vullen. U kunt deze kartons hiertoe langs de buigranden in drieën vouwen;

4.

U maakt de doos dicht met tape. Het is raadzaam om speciaal opvallend tape te gebruiken met breekbaar o.i.d. in een signaalkleur.

Extra verpakkingsinstructies bij verzending naar andere EU-landen en naar buiten de EU

U kunt de verzendverpakkingen ook gebruiken voor verzending naar het buitenland. Wij stellen hierbij echter aanvullende eisen ten aanzien van de wijze van inpakken, ook in uw belang: - Bij fles-verzendingen dient iedere fles extra te worden beschermd aan tenminste de boven- en onderzijde met behulp van luchtkussenfolie of iets vergelijkbaars, in ieder geval de flessen op de hoekpunten; - Bij verzending van wijnkistjes dient luchtkussenfolie bovenop de flessen te worden gelegd en dienen de 1-vaks, 2-vaks en 3-vaks wijnkistjes te worden omwikkeld met luchtkussenfolie alvorens de kistjes in de Vinologix-verpakking worden gedaan.

Dit hebben wij verplicht gesteld omdat pakketten die naar het buitenland gaan in het algemeen veel meer risico lopen op beschadiging (zij gaan via vele depots) en omdat het oplossen van de bij breuk ontstane problemen ook veel meer inspanning en doorlooptijd kost.

Het luchtkussenfolie is ondermeer verkrijgbaar bij de firma RajaPack (www.rajapack.nl). Zij hebben ook luchtkussenbuisfolie, artikelnummer LFB150, waarin flessen tot een diameter van 9 cm passen en u alleen nog aan de onderen bovenkant dicht moet tapen. Het wordt geleverd in 3 rollen van 50 meter lengte.

Op onze website staan per EU-land de toeslagen vermeld die wij in rekening brengen bij verzending vanuit Nederland naar het betreffende land. Deze toeslagen zijn exclusief eventuele eilandentoeslagen. U ontvangt na daadwerkelijke verzending elektronisch een afzonderlijke factuur voor deze toeslagen op basis van de opgave die wij van DPD ontvangen. U bent zelf verantwoordelijk voor het toevoegen van de juiste intracommunitaire documenten (Geleideformulier; factuur). Dit speelt met name bij levering aan de zakelijke markt.

Zie paragraaf 6 voor Verzending naar buiten de EU.


16

3.4 Afhaalopdracht plaatsen en versturen van uw pakketten Nadat u de flessen heeft ingepakt en de verzenddoos heeft dichtgemaakt met tape, dient u het verzendetiket aan te brengen op de grootste zijde van de doos. Het verzendetiket bevat het unieke nummer, waarmee uw pakket kan worden geïdentificeerd (wordt dan het pakketnummer genoemd). U pakketten zijn nu verzendklaar.

Afhaalopdracht plaatsen U kunt vaste afdhaaldata afspreken of via onze website ad hoc afhaalopdrachten plaatsen.

Indien u vaste afhaaldagen wenst, geeft u telefonisch of per email de vaste afhaaldagen aan ons door. Deze afhalingen worden dan vast in de routeplanning bij DPD opgenomen. Indien u een keer op een afhaaldatum geen pakket heeft dat moet worden afgehaald, dient u dit de werkdag vóór de afhaaldatum rechtstreeks door te geven aan het DPD depot dat bij u de afhalingen regelt.

Indien u niet werkt met vaste afhaaldatums of indien u opdracht wilt geven tot een extra afhaling plaatst u een afhaalopdracht via onze website www.vinologix.com. Indien u de afhaalopdracht op een werkdag genereert vóór 16.00 uur, kan de afhaling nog de volgende werkdag plaatsvinden. Later geplaatste afhaalopdrachten én afhaalopdrachten met een datum die in het weekend valt of op een feestdag, zullen pas de volgende werkdag kunnen worden verwerkt en de werkdag daarna worden uitgevoerd. Let op: als u een afhaalopdracht plaatst op een weekenddag of op een feestdag, dan leest DPD deze afhaalopdracht pas op de volgende werkdag en kan de afhaalopdracht dan op zijn vroegst de werkdag daarop laten uitvoeren.

U klikt op de tab “afhaalopdrachten”. Hier vult u uw username en password in, eveneens de werkdag (de werkdagen bij DPD zijn maandag t/m vrijdag) waarop uw pakketten opgehaald moeten worden en een globale schatting van het aantal pakketten dat men dient op te halen. Zie onderstaand figuur:


17

Wij verzoeken u goed te controleren of de ingevoerde gegevens juist zijn. U kunt deze afhaalopdracht niet meer wijzigen nadat u op "genereer afhaalopdracht" hebt geklikt1. Indien u akkoord bent met de ingevoerde gegevens klikt u op “genereren afhaalopdracht”. De afhaalopdracht is daarmee geplaatst en wordt automatisch verstuurd naar het betreffende depot van DPD.

U krijgt zelf een kopie van de afhaalopdracht in uw emailinbox. Tevens vindt u de afhaalopdracht terug in de afhaalopdrachten historie. Indien u de geplaatste afhaalopdracht wenst te annuleren, dient u dit telefonisch of per email door te geven aan uw DPD depot. Indien u niet direct na het plaatsen van de afhaalopdracht een kopie van de afhaalopdracht hebt ontvangen, dan kan het zijn dat de afhaalopdracht niet goed door is gekomen en dus wellicht niet wordt verwerkt. Neemt u dan direct telefonisch contact met ons op: 06-51470799.

Het komt wel is voor dat de chauffeur langs komt voor een afhaling, terwijl de afhaalopdracht pas de volgende dag moest worden uitgevoerd. De planning van DPD heeft dan een fout gemaakt. Wij raden u aan om dan opnieuw een afhaalopdracht te plaatsen (ook al zegt de chauffeur de volgende dag wéér langs te zullen komen), omdat de afhaalopdracht anders niet op de routeplanning van die volgende dag staat en dan waarschijnlijk wordt vergeten door de chauffeur.

Let op: ongeacht of u werkt met vaste afhaaldagen of dat u afhaalopdrachten plaatst via onze website geldt het volgende. U kunt geen afhaaltijdstip opgeven, DPD komt langs tussen 9.00 uur en 17.00 uur. U dient dus te regelen dat de pakketten om 9.00 uur verzendklaar zijn en er gedurende die periode iemand beschikbaar is om de pakketten af te geven aan de chauffeur. Indien u wenst toch nader af te stemmen over het afhalen, dient u dit zelf rechtstreeks met de chauffeur te regelen. Dit is een extra, onverplichte service van de chauffeur, waarop wij geen invloed uit kunnen oefenen en ten aanzien waarvan zowel Vinologix als DPD geen verantwoordelijkheid kunnen nemen en/of aansprakelijkheid kunnen aanvaarden. Wij raden u in een dergelijk geval aan om aan de chauffeur zijn telefoonnummer te vragen, opdat u hem bij problemen kunt bereiken. De reden hiervoor is de volgende: DPD deelt de afhaalopdracht op basis van de 4 cijfers van de postcode toe aan de juiste route. De chauffeur is niet in dienst van DPD en bepaalt zelf op welke wijze en in welke volgorde hij die dag zijn route rijdt.

In de praktijk wordt dit vaak praktisch opgelost: - de chauffeur tot meestal een bepaalde volgorde in zijn route heeft, waardoor u uit ervaring weet of de chauffeur ’s morgens of ’s middags komt; - men een briefje op de deur dat de buren de sleutel hebben o.i.d.

Indien u méér dan 50 pakketten tegelijk wil laten afhalen, is het raadzaam hierover de werkdag tevoren telefonisch of per email ’s morgens contact op te nemen met het DPD depot dat bij u het afhalen verzorgt. U kunt de gegevens van uw depot vinden op de website www.dpd.nl, rechtsonder bij “uw dichtstbijzijnde depot”. U kunt dan nader afstemmen of DPD de pakketten los komt laden of dat DPD een vrachtwagen langs stuurt die de pakketten gesealed op pallet mee gaat nemen. In dat

1

Indien het noodzakelijk is de afhaalopdracht in te trekken kunt u ons dit berichten per email aan

[email protected]. Wij zullen dit dan met de vervoerder trachten te regelen.


18

laatste geval moet ook duidelijk zijn of u met een heftruck laadt, respectievelijk DPD een wagen met laadklep moet regelen en hoe de palletomruil wordt geregeld in geval van europallets.

De pakketten worden op de aangegeven datum opgehaald op het afhaaladres dat u destijds heeft ingevoerd bij "Profiel". Indien de afhaling eenmalig op een ander afhaaladres plaats dient te vinden, dient u ons hierover een email te sturen opdat wij dit met DPD regelen. Indien regelmatig afhalingen moeten geschieden op een ander adres, dient u een tweede aanmelding te doen met het andere aflever/afhaaladres, zoals beschreven in paragraaf 3.1 onder “meerdere afleveradressen of afwijkend afhaaladres”. Bewijs van overdracht Bij gebruik van DelisPrint print u, nadat u de verzendetiketten hebt geprint, 2 maal de verzendlijst uit. Eén exemplaar dient door de chauffeur te worden ondertekend als bewijs van overdracht, het andere exemplaar is voor de chauffeur.

Bij gebruik van handmatig te beschrijven verzendetiketten: de verzendetiketten hebben twee doordrukvellen. Eén doordrukvel is bestemd voor de chauffeur van DPD en het andere doordrukvel is bestemd voor uw eigen administratie. Het doordrukvel dat bestemd is voor uw eigen administratie dient te worden ondertekend door de chauffeur als bewijs van overdracht. Elk vel dient door de chauffeur afzonderlijk te worden afgetekend. Dit vel kunt u dan toevoegen aan uw orderadministratie zodat u direct kunt zien, welke orders met welke pakketnummers zijn uitgeleverd.

U kunt de verzendetiketten ook voorzien van eigen stickers waarop u de geadresseerde en de afzender heeft vermeld. Het nadeel hiervan is dat uw doordrukvellen oningevuld blijven. Dit is op te lossen door een verzendlijst te maken met dezelfde adressen, waarbij u achter ieder adres de ministicker plakt van het pakket dat naar dat adres wordt verzonden. U maakt vervolgens een kopie van deze lijst met ministickers en laat deze lijst aftekenen door de chauffeur.

Let op: Het zal voorkomen dat bij de uitlevering van de pakketten de chauffeur niemand thuis treft. Om vlotte aflevering te bewerkstelligen en eventuele ongewenste oplossingen van de chauffeur (burenaflevering; plaatsing in tuinhuisje etc) te vermijden is het slim dat u op de doos ook niet-thuis instructies vermeldt (bijv. “geen burenlevering”, “b.g.g. afleveren op nr. 12, enzovoort). Wij kunnen niet garanderen dat deze instructies worden uitgevoerd, in de praktijk blijkt echter dat dit doorgaans goed gaat.


19

3.5 De aflevering van uw pakketten De opgehaalde pakketten worden ‘s avonds bij het DPD depot afgeleverd tot welk de chauffeur behoort die het pakket heeft opgehaald. ’s Nachts vervoert DPD uw pakket naar het DPD depot dat in het gebied ligt van het afleveradres. De volgende werkdag wordt het pakket daar opgehaald door de chauffeur die de route rijdt waarop het afleveradres ligt. DPD wijst op basis van de 4 cijfers van de postcode de aflevering toe aan de juiste route. De chauffeur bepaalt zelf op welke wijze en in welke volgorde hij zijn route rijdt.

De chauffeur levert het pakket af: a. Op het afleveradres indien daar iemand aanwezig is om het pakket in ontvangst te nemen en een handtekening voor ontvangst te plaatsen; b. Indien het een consumentenlevering betreft bij de buren, tenzij expliciet is aangegeven “geen burenlevering” (DPD geeft overigens niet de garantie dat de chauffeur altijd ziet dat geen burenlevering plaats mag vinden). Bij levering aan bedrijven verricht DPD alleen burenlevering, indien zij daarvoor tevoren een machtiging hebben ontvangen of indien u dat expliciet op het verzendetiket hebt vermeld. Bij burenlevering is ook een handtekening voor ontvangst aanwezig en doet de chauffeur een kaartje in de bus waarop is vermeld dat burenlevering heeft plaatsgevonden en bij wie; c. Op een door de verzender aangegeven plek (schuurtje etc) indien de verzender tevoren een schriftelijke verklaring heeft afgegeven dat hij dit wenst én afziet van het verkrijgen van een handtekening voor ontvangst (en dus ook zelf het risico loopt van diefstal vanaf de aflevering); d. Op een door de ontvanger aangegeven plek, indien deze hierom expliciet verzoekt door middel van een briefje op de deur o.i.d. De chauffeur neemt dan dit verzoek mee of maakt indien mogelijk een foto van dit verzoek als bewijsmiddel. DPD mag het pakket dan als afgeleverd beschouwen.

Indien de bezorgpoging niet slaagt, doet de chauffeur meestal een briefje in de bus (Chauffeursmededeling) waarop is vermeld dat hij tevergeefs langs is geweest om een pakket te bezorgen en de volgende werkdag ’s morgens of ’s middags opnieuw langs zal komen. Indien de bezorgpoging niet slaagt vanwege een onjuist adres (verhuizing; postbusadres etc), dan levert de chauffeur het pakket weer af bij het depot en krijgt u hiervan bericht. U hebt dan gedurende 5 dagen de gelegenheid om het juiste adres te verschaffen, waarna DPD alsnog voor aflevering zorg draagt.

Indien ook de tweede bezorgpoging niet slaagt doet de chauffeur de Chauffeursmededeling in de bus waarop is vermeld dat hij voor de tweede keer tevergeefs is langs geweest en waarin wordt verzocht om contact op te nemen met het betreffende DPD depot om de aflevering te bewerkstelligen. Dit kan ondermeer zijn een afleverdatum waarop de geadresseerde wél thuis is, een ander afleveradres, zelf afhalen op het DPD depot of het verstrekken van een eenmalige machtiging aan DPD om het pakket op een door de geadresseerde aan te geven plek achter te laten. Indien geen contact wordt opgenomen met het DPD depot wordt het pakket na 5 werkdagen teruggestuurd naar de afzender. Overigens is de afleverscore van DPD voor Vinologix tot nu toe boven de 99%.


20

3.6 Het volgen van uw pakketten (track and trace) en het opvragen van de handtekening voor ontvangst Uw pakketten die u hebt meegegeven aan DPD kunt u diezelfde avond volgen via onze website. Nadat de eerste scan in het depot heeft plaats gevonden is uw pakket traceerbaar en tevens verzekerd tot 520 euro 2. Om uw pakketten te kunnen volgen gaat u naar de website www.vinologix.com en klikt u op “track and trace”. Hier kunt u het pakketnummer invullen van het pakket waarvan u de status wilt weten. Het kleine laatste cijfer behoort niet tot het pakketnummer, maar is een controlegetal. Zodra u het pakketnummer ingevuld heeft, ziet u de levensloop van het pakket (zie onderstaande figuur):

U ziet in dit voorbeeld dat het pakket is afgehaald door depot Ede, ’s nachts is doorgestuurd naar depot Amsterdam (uitlevering) en daar de volgende morgen is aangekomen (ingangscan). Indien het pakket volgens DPD is geleverd”, in dit geval aan de heer Visser, treft u in de kolom “Soort scanning” aan “geleverd aan Visser”. Indien het pakket nog op “uitlevering” staat betekent dit dat het depot het pakket heeft meegegeven ter uitlevering. De belangrijkste bijzondere situaties: - Code 11 AD: Verkeerd adres of postbusadres. U ontvangt hierover bericht van DPD met het verzoek om binnen 5 werkdagen het juiste adres op te geven. - Code 12 AVB: Pakket geweigerd door ontvanger vanwege beschadiging - Code 13 t/m 15: Pakket geweigerd, overige redenen - Code 19 NAB1: Niemand aangetroffen 1e keer (bericht achtergelaten) - Code 24 IHP: Inhoudscontrole door DPD vanwege breuk. U ontvangt hierover bericht van DPD. - Code 33 EXPA: Geen exportpapieren aanwezig - Code 42 NAB2: Niemand aangetroffen 2e keer (bericht achtergelaten; reactie afwachten).

Let op: 1. Soms staat het pakket nog op uitlevering met daaronder een nummer en een rood pijltje. Dit betekent dat het pakket toch is uitgeleverd en dat een handtekening voor ontvangst aanwezig is. 2. Bij klanten die de langere pakketnummers gebruiken: bij het invoeren van het pakketnummer moet u ook de 0 aan het begin invoeren.

2

Zie hiervoor uw standaardovereenkomst


21

Opvragen handtekening voor ontvangst Om een handtekening op te vragen, klikt u op het laatste rode pijltje (“Geleverd aan”). Er wordt nu om het login en password van Vinologix gevraagd voor het DPD systeem. De volgende login en password dient u in te voeren om de handtekening voor ontvangst op te kunnen vragen. Uw login: op454511 Uw password: m44590c Vervolgens klikt u op: “toon afleverbewijs” en het afleverbewijs wordt getoond. Het DPD afleverbewijs wordt als TIF-bestand (met de extensie TIF) opgeslagen.

De handtekening voor ontvangst kan tot een half jaar worden opgevraagd via Track & Trace. Daarna kan DPD nog gedurende een jaar de handtekening voor ontvangst verschaffen vanuit hun archiefbestanden. In dat laatste geval dient u ons een email te sturen waarin u naast het pakketnummer ook de verzenddatum van het pakket verschaft.

Bij uitzondering kan het opvragen van de handtekening voor ontvangst problemen geven vanwege de instellingen op uw computer. Indien het afleverbewijs na de selectie Toon afleverbewijs niet wordt getoond, dient het ingestelde programma voor het openen van TIF-bestanden te worden gewijzigd. Hiervoor opent u in de Explorer onder extra’s/ordneropties het menu bestandstypes. Daar selecteert u uitbreiding TIF en de knop veranderen. Selecteer in het volgende venster onder aanbevolen programma’s de tool Microsoft Office Document Imaging. Indien het afleverbewijs niet getoond wordt ondanks dat Microsoft Office Document Imaging is ingesteld, dan is het mogelijk dat dit veroorzaakt wordt door de installatie van een add-on programma zoals bijv. de QuickTime-Player. Dit kan een storende invloed op de browser hebben. Schakel hiervoor in de MIME-instellingen van de QuickTime-Player bij de rubriek afbeeldingen de toegang tot TIFafbeeldingen uit. Mocht u toch nog problemen met het opvragen van het afleverbewijs hebben, neemt u dan a.u.b. met deze informatie contact op met uw IT-afdeling.

3.7 Andere diensten van DPD dan DPD Classic 1.

De Express diensten a.

DPD 18:00 (binnenlands). De chauffeur komt de werkdag na afhalen vóór 18.00 uur afleveren. Dit is de goedkoopste dienst die onder DPD EXPRESS valt. Uw pakket wordt in een afzonderlijke logistieke stroom en met voorrang behandeld. Optioneel is een (gratis) pro-active bericht via e-mail en SMS (aanvinken in DelisPrint) . U ontvangt dan informatie over de voortgang van een Express pakket, eventuele vertragingen die kunnen plaatsvinden, of eenvoudig een bevestiging van de levering - allemaal tot naar maximaal vijf e-mail adressen en telefoonnummer. Er is een toeslag van 3,50 euro per pakket verschuldigd bij binnenlandse aflevering.

b.

DPD 12:00 (binnenlands). De chauffeur komt de werkdag na afhalen vóór 12.00 uur afleveren. De toeslag bedraagt 15 euro per pakket.

c.

DPD Express voor het buitenland (DPD 8:30; DPD 10:00; DPD 12:00; DPD Guarantee). Zie voor de toeslagen en doorlooptijden bij express-verzending naar het buitenland www.dpd.nl, u klikt op “producten en services”, vervolgens geheel links op “internationaal” en op “tarieven”, op “actuele tarieven voor alle internationale DPD producten” en links op “downloads”. U kunt dan de Tarievenbrochure Express-Service 2009 downloaden.


22

Indien DPD die dag niet al langs komt vanwege een al geplande afhaalopdracht of vaste afhaaldatum dient U zo spoedig mogelijk, uiterlijk op de afhaaldatum om 12.00 uur een email te zenden naar de afdeling planning van uw depot met uw klantnummer en postcode/land van de ontvanger(s) en het aantal Expresspakketten. DPD zorgt er dan voor dat de Expressspakketten dezelfde dag nog worden afgehaald. Indien DPD die dag al langs komt om af te halen, kunt u de express pakketten óók meegeven. U dient zo spoedig mogelijk, uiterlijk op de afhaaldatum om 12.00 uur een email te zenden naar de afdeling planning van uw depot met uw klantnummer en postcode/land van de ontvanger(s) en het aantal Expresspakketten. DPD belt dan de chauffeur om hem op de hoogte te brengen dat hij ook Expresspakketten moet afhalen (moeten door hem tijdig en afzonderlijk worden ingeleverd op het depot) en om zeker te stellen dat wordt inderdaad wordt afgehaald. In beide situaties dient U bovendien op de afhaaldag vóór 16.00 uur de dagafsluiting van DelisPrint te verrichten. Door deze dagafsluiting worden de pakketgegevens van de Expresspakketten automatisch naar DPD gezonden. De toeslagen worden achteraf in rekening gebracht (samen met andere toeslagen als de buitenlandtoeslag). U kunt alléén van deze diensten gebruik maken als u DelisPrint gebruikt en als u al in bezit bent van het speciale DPD tape, dat over alle zijden van uw pakket dient te worden geplakt. U kunt het DPD tape tevoren aanvragen bij DPD EDE ([email protected]) onder vermelding van uw klantnummer.

2.

Collection-upon-delivery. Dit kunt u gebruiken indien u een verkeerd pakket heeft afgeleverd en u opnieuw een pakket bij deze ontvanger wilt afleveren. DPD neemt dan het verkeerde pakket mee op het moment dat zij het andere pakket afleveren. Het verkeerde pakket moet dan wél nog goed zijn verpakt in de Vinologix verpakking. De ontvanger dient dan een speciaal verzendlabel op de terug te bezorgen doos te bevestigen. Indien u hierover een email stuurt naar [email protected] met de precieze NAW gegevens van uw klant, sturen wij een reeds ingevuld verzendlabel plus toelichting namens u naar de Ontvanger . U dient te wachten met het laten ophalen van het nieuwe pakket totdat uw klant u heeft bericht dat hij/zij het verzendlabel heeft ontvangen. Deze dienst bestaat voor terughalen in Nederland (8,50 euro), België/Luxemburg (11 euro), Duitsland (13 euro) en Denemarken (16 euro). Genoemde bedragen worden u achteraf in rekening gebracht.

3.

Collection Request. Deze dienst is bedoeld om pakketten op uw kosten bij derden op te laten halen. Aangezien er alléén mag worden verzonden in Vinologix verpakkingen en deze derde meestal geen Vinologix verpakkingen heeft, dient u alléén van deze dienst gebruik te maken als het gaat om het terughalen van een pakket in onbeschadigde Vinologixverpakking, indien dat niet kan worden gecombineerd met het afleveren van een nieuw pakket. U dient via DelisPrint het speciale verzendetiket te printen en de afhaling via DelisPrint aan DPD door te geven. Het verschuldigde bedrag wordt achteraf in rekening gebracht (samen met andere toeslagen als de buitenlandtoeslag). Zie voor tarieven de DPD website. Wij raden deze dienst af voor afhaling bij particulieren, omdat DPD niet aan kan geven op welke datum gaat worden afgehaald.


23

4. Wat te doen bij schade of vermissing? Ondanks alle goede bedoelingen kan het gebeuren dat de inhoud van uw pakket beschadigd raakt of dat een pakket kwijt raakt. U bent via DPD verzekerd vanaf de eerste depotscan bij DPD, ten eerste op basis van de Nederlandse Expeditievoorwaarden en aanvullend tot 520 euro per pakket. Alleen schades boven 30 euro worden uitgekeerd.

Breukschade Wij volgen dagelijks of er in het DPD systeem pakketten zijn, waarbij DPD een inhoudscontrole heeft uitgevoerd vanwege mogelijke breukschade (bij Track en Trace kenbaar aan code 24 IHP inhoudscontrole) en geven aan u door wat er aan de hand is. In sommige gevallen krijgt u het beschadigde pakket retour, in andere gevallen levert DPD de onbeschadigde flessen (indien nodig na het pakket te hebben omgepakt) uit aan uw klant. Deze keuze is aan DPD, wij kunnen dit niet beïnvloeden.

Indien de schade niet al door DPD is geconstateerd en uw klant het pakket heeft geweigerd vanwege beschadiging, ontvangt u het pakket terug en hanteert DPD bij Track & Trace code 12 “geweigerd vanwege beschadiging”.

U komt bij deze situaties in aanmerking voor schadevergoeding indien u de verzendverpakkingen van Vinologix heeft gebruikt en de inpakinstructies heeft opgevolgd. U komt niet in aanmerking voor schadevergoeding indien de breukschade niet door DPD is geconstateerd en uw klant bovendien het pakket heeft geaccepteerd zonder een aantekening te (laten) maken over beschadiging. Het is dus van belang uw klanten hierop te wijzen.

Om ervoor te kunnen zorgen dat de verzekering tot uitkering overgaat ontvangen wij hierover graag binnen 2 weken een schademelding met de vereiste documenten. U dient de volgende documenten naar ons toe te sturen: 1. 2. 3.

Het ingevulde formulier Schadefactuur (te downloaden zie website tab “schade/vermissing”) Kopie van de verkoopfactuur of van de inkoopfactuur opdat DPD de opgegeven inkoopwaarde kan controleren; Kopie van de door de chauffeur ondertekende verzendlijst/doorslag verzendetiket.

De schadefactuur kan ten hoogste het bedrag bevatten van de inkoopwaarde van de schade, verhoogd met de verpakkings- en vervoerskosten, met 520 euro ex btw als maximum te claimen bedrag. De schade-uitkering is exclusief btw. Dit is omdat de btw voor u geen kostenpost vormt en er over een schade-uitkering geen btw is verschuldigd. De schade-afwikkeling kan diverse weken duren.

De documenten dienen naar Vinologix te worden gezonden, Vinologix zorgt voor de verdere schadeafwikkeling en de eventuele uitbetaling. E-mail: [email protected]; Fax: +31 (0) 84 2267331; Post: Vinologix.com, Engelanderweg 22, 7361 CT Beekbergen.

Vermissing Bij vermissing is het van belang om zo snel mogelijk uit te laten zoeken wat er aan de hand is, opdat uw klant tevreden kan worden gesteld. U zult willen weten of u opnieuw een pakket moet sturen en


24

wat u uw klant moet vertellen. U kunt eerst bij Track & Trace kijken of het pakket volgens DPD is uitgeleverd. Hierbij kunnen de volgende situaties voorkomen: a) Het pakket is volgens Track & Trace uitgeleverd Indien het pakket volgens DPD is uitgeleverd kunt u de handtekening voor ontvangst raadplegen. Indien hierbij een andere naam is vermeld dan de naam van uw klant, kunt u dit aan uw klant doorgeven en weet uw klant bij wie het pakket is afgeleverd. Wellicht is er door een huisgenoot getekend of is er sprake van burenlevering. Indien u van uw klant verneemt dat de handtekening voor ontvangst niet de handtekening is van een persoon die bij de klant bekend is of een valse handtekening is, dient uw klant tevens een verklaring te verschaffen waarin dit is vermeld (te downloaden via onze website, tab “schade/vermissing”). In geval van een valse handtekening dient een kopie van de bladzijde met handtekening uit een officieel document te worden verschaft (paspoort; rijbewijs etc.).

b) Het pakket komt niet voor in Track & Trace, staat in Track & Trace bij een depot zonder nadere actie of staat op uitgeleverd terwijl het afleverbewijs ontbreekt Wij zullen dan laten uitzoeken wat er aan de hand is. Om een pakket op te kunnen sporen hebben wij naast het pakketnummer de volgende gegevens nodig: 1. 2.

Een kopie van de verzendlijst of een kopie van de doordruk van het verzendetiket inclusief handtekening van de chauffeur. Dit geeft het pakketnummer en de gegevens van de geadresseerde en vormt ook het bewijs van fysieke overdracht aan DPD; Een opgave van de inhoud. Het kan zijn dat het verzendetiket kwijt is of onleesbaar is geworden. Op basis van deze gegevens laat DPD dan in de betreffende depots zoeken.

Indien de vermissing niet kan worden opgelost komt u in aanmerking voor schadevergoeding. De vermissing dient dan binnen 4 weken na verzending van uw pakket schriftelijk aan ons te zijn gemeld. Daarbij zijn de volgende documenten vereist: 1. 2. 3. 4.

Het ingevulde formulier Schadefactuur (te downloaden zie website, tab “schade/vermissing”). Kopie van de verkoopfactuur en liefst ook een kopie van de inkoopfactuur; Een kopie van de verzendlijst of een kopie van de doordruk van het verzendetiket inclusief handtekening van de chauffeur (indien niet al verstrekt t.b.v. het opsporen van het pakket); Bij “valse handtekening” tevens de genoemde verklaring met kopie uit rijbewijs o.i.d. (te downloaden via onze website, tab “schade/vermissing”).

De schadefactuur kan ten hoogste het bedrag bevatten van de inkoopwaarde van de schade, verhoogd met de verpakkings- en verzendkosten, met 520 euro ex btw als maximum te claimen bedrag. De schadeafwikkeling kan diverse weken duren. De schade-uitkering is exclusief btw. Dit is omdat de btw voor u geen kostenpost vormt en er over een schade-uitkering geen btw is verschuldigd.

De documenten dienen naar Vinologix te worden gezonden, Vinologix zorgt voor de verdere schadeafwikkeling en de eventuele uitbetaling. E-mail: [email protected]; Fax: +31 (0) 84 2267331; Post: Vinologix.com, Engelanderweg 22, 7361 CT Beekbergen.


25

5. Facturering, inning, order- en factuurhistorie en historie geplaatste afhaalopdrachten Zodra u een order heeft geplaatst, ontvangt u per email uw factuur. Deze emails hebben als onderwerp “Vinologix: Factuur voor order xxx”. Door in uw emailprogramma op onderwerp te selecteren kunt u de facturen desgewenst eenvoudig terugvinden. Het factuurnummer is altijd gelijk aan het ordernummer.

Vinologix krijgt periodiek van DPD overzichten van daadwerkelijk verzonden pakketten en maakt op basis van deze DPD-overzichten afzonderlijke orders aan voor de achteraf in rekening te brengen toeslagen als de Waddentoeslag en de buitenlandtoeslagen. Op deze orders wordt per toeslag het aantal keren vermeld dat een bepaalde toeslag in rekening is gebracht. U ontvangt direct na het aanmaken van deze orders automatisch per email uw factuur. Op aanvraag kunnen wij ook de betreffende pakketnummers verstrekken.

Vinologix int periodiek op basis van de verstrekte machtigingen tot automatische incasso. Vinologix int altijd precies het factuurbedrag onder vermelding van het betreffende order/factuurnummer en de factuurdatum. De factuurdatum is de datum waarop u de factuur in uw email heeft ontvangen. Eventuele andere posten, zoals een schade uitkering, worden ten behoeve van de overzichtelijkheid afzonderlijk overgemaakt en dus niet verrekend.

U kunt alle door u geplaatste orders raadplegen via de website. U dient eerst in te loggen. Links onderaan klikt u op “orderhistorie”. U kunt desgewenst selecteren op periode. Als u de selectie hebt uitgevoerd kunt u ook de facturen raadplegen die bij de geselecteerde orders behoren. U klikt dan op “print factuur”. U krijgt dan de facturen op uw beeldscherm te zien. U kunt de facturen vervolgens ook uitprinten. Deze facturen zijn gelijk aan de eerder verstuurde facturen, waarbij de slottekst over Vinologix is weggelaten.

U kunt ook alle door u geplaatste afhaalopdrachten raadplegen. U gaat naar het tabblad “afhaalopdrachten” en scrolt naar beneden. U ziet daar alle door u geplaatste afhaalopdrachten met vermelding van datum en tijdstip van het plaatsen van de opdracht én de door u ingevoerde afhaaldatum.


26

6. Verzending naar buiten de EU Indien u wijn en/of alcoholische dranken wilt verzenden naar buiten de EU, gelieve dan eerst contact met ons op te nemen. Op onze website is (tab “werking prijzen”, een tabel vermeld met alle EUlanden. Indien het land niet is vermeld, dan is het géén EU land.

Bij verzending naar buiten de EU zijn nog meer documenten vereist en is het soms verboden om wijn en/of alcoholische dranken in dat betreffende land of de betreffende staat in te voeren. Bij sommige landen (bijvoorbeeld Noorwegen) is een importvergunning vereist. De vereiste documentatie kan per land verschillen, zie hiervoor bijvoorbeeld www.kvk.nl onder Import en Export; Formulieren, waarna u het betreffende land kan invoeren. U bent als afzender verantwoordelijk voor het toevoegen van de juiste documenten. Bovendien is sprake van inklaringskosten. Daarnaast is een attentiepunt bij het verzenden van wijn en andere alcoholische dranken als relatiegeschenk naar landen buiten de EU, dat dient te worden vermeden dat de ontvanger invoerrechten en plaatselijke omzetbelasting moet gaan betalen over zijn geschenk.

Wij hebben een overeenkomst gesloten met UPS voor het vervoer per vliegtuig en zijn bezig om importvergunningen te verkrijgen voor diverse landen buiten de EU.

Wij zijn bezig met een speciale handleiding voor verzending naar buiten de EU. Op verzoek sturen wij u deze toe.


27

Bijlage 1 Extra toelichting op DelisPrint

U heeft van DPD een CD Rom ontvangen met diverse handleidingen voor DelisPrint: -

Installatie

-

Instellen dat Uw DelisPrint automatisch wordt bijgewerkt zodra een nieuwe routetabel beschikbaar is (ongeveer eens per 4 maanden)

-

Gebruikershandleiding DelisPrint

Onderstaande handleiding is ter aanvulling en gaat met name in op het importeren van adressenbestanden en het aanmaken van een automatisch emailbericht naar de geadresseerde indien het verzendetiket is geprint.

Het importeren van uw eigen adressenbestand

Dit betreft uw eigen adressenbestand, niet een bestand dat u van een Opdrachtgever ontvangt om relatiegeschenken te versturen naar de klanten van die Opdrachtgever (zie daarvoor “externe bestanden”). U kunt in DelisPrint via gegevensinvoer handmatig klantgegevens invoeren en deze opslaan, zodat u deze gegevens bij een volgende order niet opnieuw behoeft in te voeren. U kunt ook een gegevensbestand importeren in DelisPrint, zodat u geen adressen behoeft in te voeren. Dit werkt als volgt:

1.

Maak een exportbestand via uw eigen systeem. Liefst in Excel (.exe). Deze handleiding gaat hiervan uit. Andere bestanden zijn ook mogelijk (.csv; MS Access; DBase; FoxPro; ODBC), Dit werkt overeenkomstig. Het exportbestand dient minimaal de volgende kolommen te bevatten: a. Naam Ontvanger b. Straat en huisnummer (deze twee gegevens in één kolom) c. Postcode (cijfers plus letters; het maakt niet uit of er een spatie tussen de cijfers en letters staat) d. Woonplaats e. Land (als tweeletterige landcode)

Bovendien: f. Ter attentie van, indien u deze naam ook op het verzendetiket wilt laten printen g. Emailadres ontvanger indien u DelisPrint een email naar de ontvanger wil laten verzenden) h. Contactpersoon Ontvanger (indien u gebruik wilt maken van Express of GuaranteeService) i. Telefoonnummer contactpersoon Ontvanger (indien u gebruik wilt maken van Express of GuaranteeService) j. Uw eigen referentienummer voor de Ontvanger (bijv klantnummer), indien u daarop wilt kunnen zoeken in DelisPrint.

De volgorde van de kolommen en de breedte van de kolommen is niet van belang. Alle velden mogen cijfers en letters bevatten.


28

2.

Maak dit exportbestand gereed voor importeren: -

Voeg een eerste regel in met kopjes per kolom. Noem de kolom met de naam Ontvanger “Bedrijf” en Straat en huisnummer als één kolom “Adres1”. Dit voorkomt straks vergissingen;

-

Controleer op postbusadressen en verander deze in fysieke adressen

-

Voeg, indien u afzonderlijke kolommen heeft voor straat en huisnummer, deze kolomen samen tot één kolom “Adres1”. Hoe dit te doen is vermeld in bijlage 2.

-

Sla het bestand op onder een duidelijke naam (bijv DelisExport jan 2009);

-

Controleer de landcodes. De juiste landcodes kunt u als volgt vinden: ga naar DelisPrint, kies Nieuw, vervolgens Gegevensinvoer en scroll op het veld land.

3.

Start DelisPrint, ga naar Klantgegevens (in bovenste balk) en klik op Adressen. U krijgt dan het scherm “Adresbeheer”. Klik vervolgens op Importeren (u krijgt dan het scherm “Pakket/Adres import”), kies bij “Geconfigureerd gegevensformaat” de Import_Wizzard en klik direct onder het veld met “IMPORT_WIZZARD” op de knop “Importeren”. U krijgt dan het scherm “Importconfiguratie”. Selecteer bij Importformaat ‘Excel”. Klik bij Database op het mapje achter dit veld. U ziet dan de bestanden van uw eigen computer. Selecteer het Excelbestand dat u wilt importeren (in het voorbeeld DelisExport jan 2009) en klik op Openen. U komt dan weer in het scherm “Importconfiguratie”.

Klik op knop “Verbinden” en kies bij Tabel het juiste tabblad (moet bijna altijd blad1 zijn). U ziet dan de kopjes van uw exportbestand verschijnen bij “externe tabelkolommen”. Verbindt de juiste kolommen aan elkaar. Klik daartoe op een kolomkopje bij “externe tabelkolommen” (bijv Bedrijf) en klik dan op de overeenkomstige naam van een kolomkopje bij “DelisPrint velden“ (Bedrijf) en klik op Samenvoegen. Het kopje verschijnt nu bij “Verbonden kolommen”. Doe dit vervolgens voor alle kolomkopjes bij “externe tabelkolommen”. Indien gereed, klik dan rechtsonderaan op OK. Het systeem vraagt dan “Wilt u deze configuratie opslaan?”. U klikt dan op “JA” en voert de naam in waaronder u deze configuratie wilt opslaan (bijvoorbeeld “Eigen bestand”). Hiermee wordt de volgende keer het verbinden tussen exportbestand en DelisPrint eenvoudiger, omdat vast ligt welk kopje uit uw bestand met welk kopje uit de standaardindeling van DelisPrint moet worden verbonden. Klik op “OK”als u de naam hebt ingevoerd, U krijgt dan het venster “Pakket/adresimport”. Klik onderaan op “Import”. DelisPrint voert eerst een controle uit (ondermeer op bestaanbaarheid van de postcode). Bij geconstateerde fouten krijgt u een scherm “Fout in bestand”. Indien u dit scherm niet krijgt, zijn alle adressen nu opgenomen in DelisPrint. U kunt adresbeheer nu sluiten.

Let op: U heeft hiermee eenmalig uw eigen adressenbestand geïmporteerd. U krijgt vervolgens wijzigingen in uw adressenbestand (nieuwe klanten; adreswijzigingen etc). U kunt het adressenbestand van DelisPrint bij werken door: -

De wijzigingen handmatig ook in te voeren in het adressenbestand van DelisPrint óf


29

-

Bij het selecteren van de klanten voor wie een etiket moet worden geprint controleert u of de adresgegevens nog juist zijn. De wijzigingen en eventuele nieuw opgevoerde adressen worden dan in het adressenbestand opgeslagen.

Adresbestanden die u van een Opdrachtgever ontvangt

Dit betreft bestanden, die u niet permanent in DelisPrint wenst op te slaan, maar die u van uw Opdrachtgever ontvangt om éénmalig pakketten te kunnen verzenden naar de klanten van uw Opdrachtgever. Het biedt forse voordelen om te doen door een bestand te vragen, dat u kunt importeren. Ten eerste voert DelisPrint diverse foutcontroles uit en wordt de postcode van de Ontvanger al meegenomen in de barcode, waardoor minder sprake zal zijn van adresfouten, routefouten etc. Ten tweede staat de informatie gemakkelijk terugvindbaar in DelisPrint en kunt u via DelisPrint eenvoudig naar Track en Trace gaan. Ten derde print u eenvoudig een verzendlijst uit en behoeft u dus niet te werken met vele, door de chauffeur te ondertekenen bonnetjes of met eigen lijsten waaraan dan de ministickers moeten worden toegevoegd (meer werk en grotere foutkans). Het werkt als volgt:

1.

U vraagt aan uw Opdrachtgever de verzendadressen als excelbestand. Het exportbestand dient de volgende kolommen te bevatten: a. Naam Ontvanger (Bedrijfsnaam of Persoonsnaam bij particuliere adressen) b. Ten aanzien van (nodig bij Bedrijven) c. Straat en huisnummer (deze twee gegevens liefst in één kolom). Géén postbusadressen! d. Postcode (cijfers plus letters; het maakt niet uit of een spatie tussen de cijfers en letters staat) e. Woonplaats f. Land (liefst als tweeletterige landcode) g. Telefoonnummer Ontvanger. Dit is niet verplicht, maar wel handig om afleverproblemen op te lossen.

Indien de Opdrachtgever Straat en huisnummer alleen als twee afzonderlijke kolommen kan leveren, is dit ook goed. U zult deze kolommen dan zelf samen moeten voegen, zie bijlage 2.

De volgorde van de kolommen en de breedte van de kolommen is niet van belang. Alle velden mogen cijfers en letters bevatten.

2.

Maak dit exportbestand gereed voor importeren: a.

Voeg een eerste regel in met kopjes per kolom. Noem de kolom met de naam Ontvanger “Bedrijf” en Straat en huisnummer als één kolom “Adres1”. Dit voorkomt straks vergissingen;

b.

Controleer op postbusadressen en verander deze in fysieke adressen

c.

Voeg, indien u afzonderlijke kolommen heeft voor straat en huisnummer, deze kolommen samen tot één kolom “Adres1”. Hoe dit te doen is vermeld in bijlage 2.

d.

Sla het bestand op onder een duidelijke naam (bijv DelisExport Sony 2009);


30

e.

Controleer de landcodes. De juiste landcodes kunt u als volgt vinden: ga naar DelisPrint, kies Nieuw, vervolgens Gegevensinvoer en scroll op het veld land;

f.

Voeg een kolom “Type Verzending” toe en vul deze kolom met NP, zodat in elke adresregel NP staat in de kolom Type Verzending. Indien u van een andere dienst gebruik wilt maken dan van het verzenden van een normaal pakket via de normale DPD service, dient u een ander type verzending in te vullen.

3.

Start DelisPrint, ga naar Pakket (in bovenste balk) en klik op Pakketten importeren. U krijgt dan het scherm “Pakket/Adres import”. kies bij “Geconfigureerd gegevensformaat” de Import_Wizzard en klik direct onder het veld met “IMPORT_WIZZARD” op de knop “Importeren”. U krijgt dan het scherm “Importconfiguratie”. Selecteer bij Importformaat ‘Excel”. Klik bij Database op het mapje achter dit veld. U ziet dan de bestanden van uw eigen computer. Selecteer het Excelbestand dat u wilt importeren (in het voorbeeld DelisExport Sony 2009). en klik op Openen. U komt dan weer in het scherm “Importconfiguratie”.

4.

Klik op knop “Verbinden” en kies bij Tabel het juiste tabblad (moet bijna altijd blad1 zijn). U ziet dan de kopjes van uw exportbestand verschijnen bij “externe tabelkolommen”. Verbindt de juiste kolommen aan elkaar. Selecteer daartoe een kolomkopje bij “externe tabelkolommen” (bijv Bedrijf) en de overeenkomstige naam van een kolomkopje bij “DelisPrint velden“ (Bedrijf) en klik op Samenvoegen. Het kopje verschijnt nu bij “Verbonden kolommen”. Doe dit vervolgens voor alle kolomkopjes bij “externe tabelkolommen”. Indien gereed, klik dan rechtsonderaan op OK. Het systeem vraagt dan “Wilt u deze configuratie opslaan?”. U klikt dan op “JA” en voert de naam in waaronder u deze configuratie wilt opslaan (bijvoorbeeld “bestand Sony”). Hiermee wordt de volgende keer het verbinden tussen exportbestand en DelisPrint eenvoudiger, omdat vast ligt welk kopje uit uw bestand met welk kopje uit de standaardindeling van DelisPrint moet worden verbonden. Klik op “OK”als u de naam hebt ingevoerd. U krijgt dan weer het scherm “Pakket/Adres import”. Daar staat standaard aangevinkt “adressen na invoer opslaan”. Indien u niet wilt dat de adressen worden opgenomen in het adressenbestand van DelisPrint, dient u deze vink weg te halen (door erop te klikken). U klikt vervolgens rechts onderaan op “Import”. ”. DelisPrint voert eerst een controle uit (ondermeer op bestaanbaarheid van de postcode). Bij geconstateerde fouten krijgt u een scherm “Fout in bestand”. Indien u dit scherm niet krijgt, is alles goed gegaan en ziet u de geïmporteerde adresregels dan staan met links onderaan een telling van het aantal etiketten dat afdrukklaar is.

5.

U drukt de etiketten af via de knop “etiket afdrukken” in de in de werkbalk en sluit af (via de knop “Afsluiten” in de werkbalk, waardoor de verzendlijst wordt geprint. Als u op dezelfde dag voor meerdere Opdrachtgevers bestanden wilt importeren en etiketten wilt printen, raden wij u aan om het geheel eerst voor de ene Opdrachtgever geheel af te werken, de etiketten te printen en de verzendlijst te draaien door af te sluiten. U kunt dan vervolgens alles afwerken voor de volgende Opdrachtgever. Hierdoor krijgt u opeenvolgende etiketten en verzendlijsten per Opdrachtgever.


31

Het aanmaken van een automatisch emailbericht naar de geadresseerde indien de verzendlijst is geprint

DelisPrint biedt de faciliteit, dat automatisch een email wordt verzenden naar de geadresseerde dat het pakket ter aflevering is aangeboden. DelisPrint verzendt dit bericht bij zodra u de verzendlijst heeft geprint via Afsluiten en bij het Afsluiten eenmalig “verzend pakketinfo E-mails” heeft aangevinkt. DelisPrint zendt dit bericht naar het emailadres, dat u in DelisPrint heeft ingevoerd (handmatig of via import) als emailadres Ontvanger. Indien er geen emailadres Ontvanger is ingevoerd, wordt er geen emailbericht verzonden aan deze Ontvanger. Door alleen emailadressen in te voeren bij Ontvangers die bericht dienen te krijgen, kunt u ervoor zorgen dat de email alleen wordt verstuurd naar degenen bij u dit wenst.

Een dergelijke email kan een prima vorm van klantvriendelijke communicatie zijn en tevens allerlei nodeloze vragen voorkomen. Wij bevelen aan om hierin ook nadere informatie te geven dat:

-

Het pakket ter verzending is aangeboden aan de vervoerder DPD en dat in het algemeen de volgende werkdag tussen 9.00 uur en 17.00 wordt afgeleverd;

-

bij “niet thuis”gepoogd wordt bij de buren af te leveren;

-

bij het niet slagen van de aflevering de volgende dag opnieuw een bezorgpoging wordt ondernomen;

-

als het dan nog niet gelukt is, een briefje in de bus wordt gedaan om met het verzoek contact op te nemen met de vervoerder DPD om te bespreken hoe de derde bezorgpoging succesvol te maken;

-

men contact op moet nemen met de verzender indien na drie werkdagen het pakket niet ontvangen is en er ook geen briefje in de bus is gedaan;

-

men het pakket goed moet controleren vóór tekening voor ontvangst en bij eventuele schade hetzij het pakket dient te weigeren, hetzij de schade duidelijk aan laten tekenen bij de handtekening voor ontvangst, aangezien het pakket niet meer verzekerd is zodra voor ontvangst is getekend.

Deze email kan ook het pakketnummer bevatten plus een verwijzing naar Track en Trace. Ervaring leert dat dit bij levering aan particulieren veel vragen oproept over de informatie die in Track en Trace staat. Wij bevelen dit daarom niet aan. Wij hebben daarom het volgende automatische emailbericht opgesteld.

Geachte klant,

Wij hebben opdracht gegeven aan DPD om uw order bij ons af te halen ter uitlevering. DPD komt binnen enkele werkdagen bezorgen. DPD bezorgt alleen van maandag tot en met vrijdag, tussen 9 uur en 17.30 uur. Helaas kunnen zij niet aangeven op welk tijdstip. Indien zij niemand thuis treffen, zullen zij bij de buren proberen af te leveren. Indien dat ook niet lukt, zal DPD de volgende werkdag een tweede bezorgpoging doen (indien nodig ook bij de buren). Indien deze bezorgpoging ook niet succesvol is, doet DPD een briefje in de bus met het verzoek om contact op te nemen. U kunt dan aangeven wanneer en waar zij succesvol kunnen afleveren. Indien u drie werkdagen na vandaag uw


32

pakket nog niet heeft en ook niets hebt vernomen van DPD, neemt u dan contact met ons op (zie onderstaande gegevens). Wij laten dan uitzoeken wat er aan de hand is.

Als u het pakket in ontvangst neemt, controleert u het pakket dan goed op beschadiging, mogelijke lekkage etc. U wordt namelijk gevraagd voor onbeschadigde ontvangst te tekenen en als u dat gedaan heeft wordt eventuele schade niet vergoed. Wij vragen u het pakket dan te weigeren. DPD stuurt het beschadigde pakket retour aan ons en wij sturen u een nieuw pakket. Indien er al een schaderapport van DPD bij het pakket zit (en dit overeenkomt met de schade), kunt u wél accepteren. Wij vragen u ons daarvan in kennis te stellen, opdat wij zo mogelijk de eventuele gebroken fles(sen) vervangen.

Met vriendelijke groet,

Wijnhandel ZZZ Emailadres: Telefoonnr:

U kunt dit bericht automatisch door DelisPrint laten verzenden. Dit gaat als volgt.

1. Wijzig in onderstaande tekst “Wijnhandel ZZZ” in uw bedrijfsnaam en voeg daaronder uw contactgegevens toe, waarbij u
moet laten staan. U kunt de tekst desgewenst nog wat aanpassen, let u dan wél op de regeleinden en witregels die door middel van
zijn gecreëerd.

Geachte klant,

Wij hebben opdracht gegeven aan DPD om uw order bij ons af te halen ter uitlevering.
DPD komt binnen enkele werkdagen bezorgen. DPD bezorgt alleen van maandag tot en
met vrijdag, tussen 9 uur en 17.30 uur. Helaas kunnen zij niet aangeven op welk tijdstip.
Indien zij niemand thuis treffen, zullen zij bij de buren proberen af te leveren.
Indien dat ook niet lukt, zal DPD de volgende werkdag een tweede bezorgpoging doen
(indien nodig ook bij de buren). Indien deze bezorgpoging ook niet succesvol is, doet DPD
een briefje in de bus met het verzoek om contact op te nemen. U kunt dan aangeven wanneer
en waar zij succesvol kunnen afleveren. Indien u drie werkdagen na vandaag uw pakket
nog niet heeft en ook niets hebt vernomen van DPD, neemt u dan contact met ons op (zie
onderstaande gegevens). Wij laten dan uitzoeken wat er aan de hand is.

Als u het pakket in ontvangst neemt, controleert u het pakket dan goed op beschadiging,
mogelijke lekkage etc. U wordt namelijk gevraagd voor onbeschadigde ontvangst te tekenen
en als u dat gedaan heeft wordt eventuele schade niet vergoed. Wij vragen u het pakket dan
te weigeren. DPD stuurt het beschadigde pakket retour aan ons en wij sturen u een nieuw
pakket. Indien er al een schaderapport van DPD bij het pakket zit (en dit overeenkomt met de
schade) kunt u wél accepteren. Wij vragen u ons daarvan in kennis te stellen, opdat wij zo
mogelijk de eventuele gebroken fles(sen) vervangen.

Met vriendelijke groet,


33

Wijnhandel ZZZ
Emailadres:
telefoonnr:

2. Klik in DelisPrint op Configuratie (in bovenste balk) en vervolgens in de pop-up ook op configuratie. U klikt daarna op het tabblad Klantconfiguratie. U dient dan eenmalig de volgende gegevens in te voeren (in het onderste gedeelte van klantconfiguratie), die u heeft ontvangen van uw internetprovider: - SMTP server: , bijvoorbeeld mail.planet.nl - Gebruiker: meestal niet nodig - Wachtwoord: het wachtwoord dat u heeft gekregen van uw interrnetprovider.

3. U klikt vervolgens op “Inhoud Email”. U klikt vervolgens op het eerste item onder routing. U krijgt dan een DelisPrint emailtekst in html in het kladblok. Verwijder de DelisPrint emailtekst en vervang deze door de nieuwe tekst (hierboven punt 1) door deze te kopiëren en in genoemd emailbericht te plakken.

4. Sla de nieuwe tekst op door op bestand te klikken en vervolgens op “Opslaan”.


34

Bijlage 2: Samenvoegen kolommen in Excel

Dit is nodig, indien u een exportbestand in Excel heeft, waarbij Straat en Huisnummer afzonderlijke kolommen vormen. Het eindresultaat moet 1 kolom “Adres1” zijn met straat en huisnummer, gescheiden door een spatie.

1.

Geef de kolom met de straatnaam het kopje “Straat” en de kolom met het huisnummer het kopje “Huisnummer”. Voeg een lege kolom toe na de kolom “Huisnummer” (ga op de kolom na de kolom Huisnummer staan; klik met de rechter muisknok en klik op invoegen) en geef deze als kopje “Adres1”;

2.

Ga op de eerste lege adresregel staan in de kolom “adres1”. Klik in de werkbalk direct boven uw excelsheet (vlak voor het veld waar bij invoer de getypte tekens verschijnen) op fx (functie invoegen). U krijgt dan een scherm “functie invoegen”. Tik dan in het bovenste veld Zoek een functie “Samenvoegen” en klik op Zoeken. Er verschijnt dan “Tekst.Samenvoegen”. Klik op OK. U krijgt dan een scherm Functieargumenten. Ga in dezelfde adresregel naar de kolom “Straat”en klik op de betreffende straat. De coördinaten komen dan in Tekst1 te staan. Tik bij Tekst 2 een spatie in. Ga naar Tekst3 (U ziet dan “ ” in het scherm verschijnen bij Tekst2). Ga in dezelfde adresregel naar de kolom “Huisnummer” en klik op het betreffende huisnummer. De coördinaten komen dan in Tekst3 te staan. Klik op OK, het samengevoegde adres verschijnt dan in kolom “adres1”. Kopieer deze functie naar de gehele kolom “adres1” (ga op het zojuist samengevoegde adres staan, klik rechtermuisknop en vervolgens op kopiëren. Ga op de adresregel eronder staan en houdt de linkermuisknop ingedrukt terwijl je naar de laatste regel van deze kolom gaat. Klik met de rechtermuisknop en vervolgens op Plakken).

3.

Verwijder de kolommen Straat en huisnummer, sla dit bestand op en ga verder met het gereedmaken van dit bestand voor importeren in DelisPrint.


35

Vinologix gebruikershandleiding

Recommend Documents