VERWERVINGSSTRATEGIE ON2013

VERWERVINGSSTRATEGIE ON2013

Versie 1.0e

Datum Status

24 mei 2013 Definitief

DEFINITIEF | VERWERVINGSSTRATEGIE ON2013 | 24 MEI 2013

Inhoud

Inhoud .................................................................................................................... 2 Managementsamenvatting ......................................................................... 4 1

2

3

4

5

Inleiding ......................................................................................................... 6 1.1

Aanleiding ................................................................................................. 6

1.2

Strategie en verwerving ...................................................................... 6

1.3

ON2013 en RON2.0 .............................................................................. 7

1.4

Governance .............................................................................................. 7

1.5

Doel van dit document ........................................................................ 8

Doelstelling, ambities en uitgangspunten ON2013 .............. 9 2.1

Doelstelling .............................................................................................. 9

2.2

Ambities .................................................................................................... 9

2.3

Uitgangspunten .................................................................................... 10

Te verwerven diensten, fasering en toekomstvastheid ... 13 3.1

Te verwerven diensten en fasering............................................... 13

3.2

Toekomstvastheid ............................................................................... 14

Deelnemers ................................................................................................ 15 4.1

Deelnemers binnen de Rijksoverheid........................................... 15

4.2

Deelnemers buiten de Rijksoverheid............................................ 15

4.3

Aanmelding deelnemers .................................................................... 15

Perceelindeling en sourcing ............................................................. 16 5.1

Perceelindeling ...................................................................................... 16

5.2

Contractvorm ........................................................................................ 18

5.3

Contractduur ......................................................................................... 19

5.4

Aantal leveranciers en overeenkomsten ..................................... 20

5.5

NOK gunning en preferente NOK ................................................... 20

6

De verwervingsprocedure ................................................................. 22

7

Selectiecriteria ......................................................................................... 24

8

Migratieaspecten .................................................................................... 25 Pagina 2 van 29


9

8.1

Migratie na gunning ............................................................................ 25

8.2

Retransitie .............................................................................................. 26

Beheeraspecten ....................................................................................... 27 9.1

Strategisch contractmanagement ................................................. 27

9.2

Tactisch en operationeel contractmanagement ....................... 27

9.3

Flexibiliteit beheerprocessen en dienstverlening ..................... 28

Pagina 3 van 29


Managementsamenvatting

In dit document zijn de strategische keuzes, die gelden voor de verwerving van de producten en diensten die vallen onder ON2013, onderbouwd en vastgelegd. Het doel van ON2013 is om te borgen dat de Rijksoverheid door verwerving van producten en/of diensten in de markt kan (blijven) beschikken over een goed portfolio aan netwerken connectiviteitsdiensten die zowel bij de aanvang van de nieuwe overeenkomst(en), als gedurende de looptijd marktconform zijn in technische en financiële zin. ON2013 moet enerzijds zorgdragen voor opvolgers van bestaande, aflopende contracten voor de levering van netwerken connectiviteitsdiensten, en moet anderzijds passen binnen de visie van de Rijksoverheid op haar netwerkinfrastructuur, bekend onder de noemer ‘Visie op de basisinfrastructuur’. In deze visie wordt de netwerkconnectiviteit aangeduid met de term RijksOverheidsNetwerk 2.0 (RON2.0). De noodzaak om de continuïteit van de levering van connectiviteitsdiensten te borgen enerzijds en de ambitie om bij te dragen aan de totstandkoming van RON2.0 anderzijds heeft er toe geleid dat de benodigde diensten gefaseerd worden aanbesteed. De eerste fase zal zich richten op de borging van de continuïteit. Andere, nog nader uit te werken diensten zullen, indien van toepassing, in één of meer vervolgfasen worden aanbesteed. Dit document richt zich uitsluitend op de verwervingsstrategie van de connectiviteitsdiensten die in de eerste fase worden aanbesteed. Voor eventuele verwervingen in vervolgfasen zal een aparte verwervingsstrategie worden uitgewerkt. Na toetsing met de deelnemers (klankbordgroep), de ontwikkelaars van RON2.0 (expertgroep), de markt en de stuurgroep Basisinfrastructuur zijn voor de verwervingen tijdens de eerste fase van ON2013 de volgende keuzes gemaakt: 1.

Te verwerven diensten Voor de borging van de continuïteit van de huidige voorzieningen, bestaande uit huurlijnen, DSL verbindingen, ethernetverbindingen, managed netwerken (IP-VPN’s) en internettoegang, verwerft ON2013 opnieuw deze - of soortgelijke - voorzieningen. Er zal ruimte worden gecreëerd om nieuwe diensten in de toekomst aan het portfolio toe te voegen, mits passend binnen de aanbestedingsregels. Deze ruimte wordt onder meer verkregen door zoveel mogelijk functioneel te specificeren. Dit dient echter te passen binnen de doelstelling om de continuïteit van bestaande voorzieningen te borgen.

2.

Deelnemers Alle Rijksoverheidsorganisaties (organisaties behorend tot de Staat der Nederlanden) en ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen) kunnen deelnemen aan de aanbestedingen. Er is op beperkte schaal ruimte voor andere overheidsinstanties om deel te nemen, mits hier een gedegen motivatie aan ten grondslag ligt en deze deelname is goedgekeurd door de stuurgroep Basisinfrastructuur.

Pagina 4 van 29


3.

Perceelindeling ON2013 zal de diensten in twee percelen verwerven: i. Connectiviteitsdiensten Hieronder vallen huurlijnen, DSL verbindingen, ethernetverbindingen en managed netwerken. ii. Internettoegang

4.

Overeenkomsten In beide percelen zal met maximaal drie leveranciers raamovereenkomsten (ROK’s) worden gesloten voor de duur van zes jaar. Elke ZBO sluit een eigen ROK af naast de ROK van de Rijksoverheid. De onder de ROK’s vallende nadere overeenkomsten (NOK’s) krijgen een initiële looptijd van vijf jaar. Daarna kan een NOK maximaal driemaal worden verlengd met in totaal maximaal vijf jaar, waarmee de totale looptijd van een NOK maximaal tien jaar kan beslaan. Als alternatief kan een deelnemer na de initiële looptijd van vijf jaar een nieuwe NOK gunnen met een looptijd van vijf jaar. De totale maximale looptijd van deze tweede NOK komt daarmee op vijf jaar, en de totale maximale looptijd van beide NOK’s op tien jaar. Iedere NOK kan aan het einde van de looptijd worden verlengd met een extra jaar voor de migratie van de dienstverlening naar een nieuwe leverancier. De deelnemers krijgen, binnen aanbestedingsrechtelijke grenzen, de mogelijkheid om onder een afgesloten NOK additionele diensten te bestellen.

5.

Verwervingsprocedure De diensten worden door middel van een openbare Europese aanbesteding op de markt gezet.

6.

Selectiecriteria De voornaamste selectiecriteria betreffen een landelijke leveringsplicht en een aantoonbare vakbekwaamheid (ervaring).

7.

Migratie De Rijksoverheid zal de migratie van diensten naar nieuwe overeenkomsten en leveranciers centraal begeleiden. De centrale begeleiding vervult met name een rol bij het vaststellen van de prioriteit en het tempo van de migraties, en als bemiddelaar in geval van escalaties. In het bestek zal daarnaast apart aandacht worden geschonken aan de eisen die gelden tijdens de retransitie (migratie aan het eind van de ON2013 overeenkomsten naar nieuwe leveranciers).

8.

Beheer Op strategisch niveau worden de ON2013 overeenkomsten centraal beheerd door HIS/SBO. Het beheer op tactisch/operationeel niveau wordt belegd bij de deelnemers, of bij een deelnemer of organisatie die namens (een) andere deelnemer(s) het beheer voert.

In de ON2013 overeenkomsten zal zoveel mogelijk flexibiliteit worden ingebouwd om de dienstverlening of processen aan te passen, als dat in het kader van de realisatie van RON2.0 is gewenst.

Pagina 5 van 29


1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Binnen de Rijksoverheid is in de afgelopen decennia steeds meer de behoefte en noodzaak ontstaan om hechter samen te werken en steeds meer als ‘concern’ te opereren. Deze behoefte komt zowel voort uit de wens beter en eenvoudiger inhoudelijke afstemming te realiseren tussen organisaties onderling, als uit de noodzaak om het takenpakket met minder mensen en middelen in te vullen. Vanaf 2007 zijn zichtbare stappen gezet om de samenwerking te verbeteren, allereerst in het programma ‘Vernieuwing Rijksdienst’, later gevolgd door het uitvoeringsprogramma ‘Compacte Rijksdienst’, en momenteel in ‘de hervormingsagenda Rijksdienst’. Onder de Compacte Rijksdienst is een aantal concrete projecten gedefinieerd die handen en voeten aan de verbetering van de samenwerking geven. Deze projecten worden afgerond en krijgen een vervolg binnen de hervormingsagenda. In het kader van het hiervoor genoemde streven naar meer samenwerking passen ook de gezamenlijke aanbestedingen die zijn gedaan onder de noemers ON2000, OT2000, OT2006 en OT2010. Een groot aantal overheidsorganisaties heeft onder deze programma’s gezamenlijk producten en diensten op het gebied van telecommunicatie verworven. In de afgelopen periode zijn alle overeenkomsten die onder deze projectprogramma’s vielen vernieuwd, met uitzondering van de overeenkomst voor vaste datacommunicatiediensten (OT2006-Vaste Data). Deze overeenkomst nadert inmiddels het einde van zijn looptijd. Naast de OT2006-Vaste Data overeenkomst loopt ook de overeenkomst NTB2008 af waaronder de Belastingdienst vaste datacommunicatiediensten afneemt. Voor de continuering van de dienstverlening die valt onder de OT2006 en NTB2008 overeenkomsten (en andere, kleinere binnen de Rijksoverheid in gebruik zijnde en aflopende overeenkomsten) is het project ON2013 van start gegaan.

1.2

Strategie en verwerving

De Rijksoverheid legt in een Informatiseringstrategie voor het Rijk (kortweg I-Strategie) de koers vast die de Rijksoverheid ten aanzien van de ICT-infrastructuur volgt. In de I-Strategie wordt onder meer gestreefd naar meer samenwerking binnen de rijksdienst als geheel en het delen van generieke ICT-voorzieningen door de afzonderlijke rijksdiensten. Voortvloeiend uit deze I-Strategie heeft de Rijksoverheid een toekomstvisie op haar netwerkinfrastructuur opgesteld, bekend onder de noemer ‘Visie op de basisinfrastructuur’. In deze visie wordt de netwerkconnectiviteit aangeduid met de term RijksOverheidsNetwerk 2.0 (RON2.0). De diensten die onder ON2013 worden geworven dienen te passen binnen de strategische koers op het gebied van netwerkconnectiviteit zoals die in de visie is uitgewerkt. ON2013 richt zich op de verwerving van de benodigde netwerk connectiviteitsdiensten voor de deelnemende organisaties, en heeft geen inhoudelijke rol bij de bepaling of vaststelling van de strategie die de Pagina 6 van 29


Rijksoverheid hanteert bij de ontwikkeling van de netwerkinfrastructuur. ON2013 wijkt daarmee af van de opzet van de hiervoor genoemde programma’s OT2006 en OT2010 waarin, naast de verwerving, tevens een rol voor het programmateam was weggelegd bij het opstellen van de toekomstvisie en telecommunicatiestrategie.

1.3

ON2013 en RON2.0

In de genoemde visie op de basisinfrastructuur heeft de Rijksoverheid het streven vastgelegd om in de komende jaren te komen tot een steeds verdergaande consolidatie van bestaande netwerkinfrastructuren. In 2020 moet deze consolidatie hebben geleid tot een beperkt aantal resterende infrastructuren die de connectiviteit verzorgen in zogenoemde verzorgingsgebieden. Alle rijksoverheidsorganisaties krijgen een plaats in deze verzorgingsgebieden. Ook over de verzorgingsgebieden heen zal communicatie mogelijk worden gemaakt. De netwerkinfrastructuren in de verzorgingsgebieden, de onderlinge koppelingen van deze infrastructuren, en (beveiligde) koppelvlakken met andere externe netwerken, vormen in totaal het RijksOverheidsNetwerk 2.0 (RON2.0). De ontwikkeling naar RON2.0 geschiedt in dezelfde tijdsperiode als de looptijd van de toekomstige ON2013 overeenkomsten. Dit betekent dat de producten en diensten die worden aanbesteed onder ON2013 dienen te passen binnen de contouren van RON2.0. Alle deelnemers aan deze aanbesteding worden geacht in de toekomst aan te kunnen sluiten op RON2.0. Om de realisatie van RON2.0 te ondersteunen, is het van belang dat de deelnemers nu gezamenlijk de ON2013 producten en diensten verwerven.

1.4

Governance

Opdrachtgever voor het project ON2013 is de CIO Rijk. Het project wordt aangestuurd door de stuurgroep Basisinfrastructuur onder zijn voorzitterschap.De stuurgroep Basisinfrastructuur stuurt tevens de ontwikkeling en realisatie van RON2.0 aan. Opdrachtnemer voor het project is de HIS (Haagse Inkoop Samenwerking), onderdeel van De Werkmaatschappij van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De producten van het projectteam ON2013 worden voorgelegd aan en getoetst door een klankbordgroep. In deze klankbordgroep zitten vertegenwoordigers van de deelnemers van de Rijksoverheid. De leden van de klankbordgroep fungeren voor het projectteam tevens als enkelvoudig contactpunt van de deelnemende organisatie die zij vertegenwoordigen. De Expertgroep Basisinfrastructuur, verantwoordelijk voor het opstellen van de visie op de basisinfrastructuur, toetst of de door ON2013 te verwerven diensten passen binnen de kaders die in de visie zijn opgenomen.

Pagina 7 van 29


1.5

Doel van dit document

In het projectplan ON2013 zijn onder meer de opdracht, de scope, de doelstellingen, de te realiseren resultaten en de randvoorwaarden van het project gedefinieerd. Voorafgaand aan de verwerving zijn er ten aanzien van de aanbesteding verschillende strategische beslissingen te nemen. Deze worden voor een deel gevoed door de actuele situatie (borging van vaste datacommunicatiediensten na afloop van bestaande overeenkomsten), voor een deel door ontwikkelingen in de markt en voor een deel door ontwikkelingen bij en ambities van de Rijksoverheid. Dit document heeft tot doel om de gemaakte strategische keuzes ten behoeve van de verwerving in het kader van ON2013 vast te leggen en waar nodig toe te lichten.

Pagina 8 van 29


2

Doelstelling, ambities en uitgangspunten ON2013

2.1

Doelstelling

Het doel van ON2013 is om te borgen dat de Rijksoverheid door verwerving van producten en/of diensten in de markt kan (blijven) beschikken over een goed portfolio aan netwerken connectiviteitsdiensten die, zowel bij de aanvang van de nieuwe overeenkomsten als gedurende de looptijd, marktconform zijn in technische en financiële zin.

2.2

Ambities

Uit de doelstelling blijkt dat ON2013 in ieder geval marktconforme netwerken connectiviteitsdiensten wil verwerven die aansluiten bij de eisen en wensen van de deelnemers. Om continuïteit van dienstverlening te borgen zal ON2013 in belangrijke mate kijken naar bestaande overeenkomsten die nu bij de deelnemers in gebruik zijn voor de levering van connectiviteitsdiensten, waaronder de overeenkomsten OT2006-Vaste data en NTB2008. De ambitie van ON2013 reikt echter verder dan alleen het borgen van continuïteit. ON2013 wil ook aansluiten bij de de IStrategie van de Rijksoverheid, en de daaruit voortvloeiende visie op de basisinfrastructuur. Dit betekent dat ON2013 concreet wil bijdragen aan de volgende, in de I-Strategie opgenomen doelen:

Meer interdepartementaal samenwerken De verwerving van de connectiviteitsdiensten dient op een zodanige wijze plaats te vinden dat geen belemmeringen ontstaan bij de realisatie van RON2.0. RON2.0 is nog in ontwikkeling. Daarom is het noodzakelijk dat in de af te sluiten overeenkomsten voldoende flexibiliteit is opgenomen om RON2.0 te realiseren. Deze flexibiliteit moet breed worden geïnterpreteerd, en kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de af te nemen connectiviteitsdiensten, de clustering van infrastructuren van organisaties, en de inrichting van bestel- en factureringsprocessen.

Beter plaats/tijd/apparaat onafhankelijk werken De te contracteren diensten moeten op een zodanige wijze geleverd en ingericht kunnen worden dat het in RON2.0 beoogde flexibele werkplekconcept wordt ondersteund.

Flexibel generieke rijksapplicaties (zoals rijksportal, hrm, documentbeheer) ondersteunen De te verwerven diensten dienen zo flexibel mogelijk om te kunnen gaan met de eisen die applicaties stellen aan de onderliggende netwerkinfrastructuur.

Pagina 9 van 29


Consolidatie van datacenters en realisatie gesloten Rijkscloud ON2013 besteedt apart aandacht aan de timing van en de eisen die gesteld worden aan de koppeling van datacenters. In het vervolg van dit document wordt aangegeven dat een eventuele verwerving van specifieke datacenterkoppelingen op een later moment aan de orde komt.

Gemeenschappelijke internetvoorziening en koppelvlakken externe netwerken De te verwerven internet access diensten moeten flexibel kunnen groeien naar de binnen RON2.0 beoogde eindsituatie met slechts een beperkt aantal internetkoppelingen, aangesloten op nog te realiseren beveiligde koppelvlakken.

Bedrijfsverzamelgebouwen (voordeurdeling) De realisatie van bedrijfsverzamelgebouwen betekent dat verschillende deelnemers, die mogelijk binnen verschillende verzorgingsgebieden vallen, in één en hetzelfde gebouw werkzaam zijn. De ON2013 overeenkomsten moeten flexibel op deze situatie kunnen inspelen, waarbij onder meer het aantal leveranciers en verbindingen, indien gewenst, op dergelijke locaties beperkt moet kunnen worden.

Rijksbreed identity- en accessmanagement De te verwerven diensten dienen om te kunnen gaan met de eisen die applicaties stellen aan de onderliggende netwerkinfrastructuur.

De noodzaak om de continuïteit van de levering van connectiviteitsdiensten te borgen enerzijds, en de ambitie om bij te dragen aan de totstandkoming van RON2.0 anderzijds, heeft er toe geleid dat de benodigde diensten gefaseerd worden aanbesteed. De eerste fase zal zich richten op de borging van de continuïteit. Andere, nog nader uit te werken diensten zullen, indien van toepassing, in één of meer vervolgfasen worden aanbesteed. In hoofdstuk 3 wordt nader op deze fasering ingegaan. Dit betekent ook dat dit document van toepassing is op de verwerving van de connectiviteitsdiensten die in de eerste fase worden aanbesteed. Voor eventuele verwervingen in vervolgfasen zal een aparte verwervingsstrategie worden uitgewerkt.

2.3

Uitgangspunten

Bij de vaststelling van de verwervingsstrategie zijn onderstaande uitgangspunten als basis voor ON2013 gehanteerd. Deze uitgangspunten zijn richtinggevend en kaderstellend voor de wijze waarop de verwerving nu en in vervolgfasen gestalte krijgt: 1.

De markt, tenzij… Werkzaamheden die marktpartijen net zo goed of beter kunnen, worden overgelaten aan die marktpartijen (ICT-bedrijven, aannemers, ingenieursbureaus, enz.). Op deze manier voert de overheid dus steeds minder projecten zelf uit, maar stuurt marktpartijen aan die het uitvoerende werk verrichten. Binnen de overheid wordt daarmee capaciteit vrijgemaakt voor het verrichten van kerntaken.

Pagina 10 van 29


Voor marktpartijen is het belangrijk dat de overheid zich verder ontwikkelt als een deskundig en vernieuwend opdrachtgever. Een dergelijk proces is een uitdaging, gaat niet meteen en gaat niet vanzelf. Marktpartijen krijgen een steeds grotere rol bij de uitvoerende werkzaamheden van de overheid, overheidsmanagers gaan daarbij meer regisseren in plaats van uitvoeren, en er komt meer druk op de inkoop- en beheerfunctie. Dat alles vraagt om goede samenwerking tussen de overheid en de marktpartijen, en tussen overheden onderling. 2.

De overheid zal niet acteren als marktpartij Het overheidsbeleid is erop gericht de markt geen onnodige concurrentie aan te doen door zich te gedragen als concurrerende partij op de markt. Overheid en markt hebben immers verschillende uitgangspunten en doelstellingen. Marktorganisaties streven naar winstmaximalisering, zoeken naar nieuwe markten en producten, en laten het niet toe dat in hun 'keuken' wordt gekeken. De overheid verricht haar taak in publiek belang en daarbinnen past het niet de vrije concurrentie in de markt te verstoren. Een belangrijke uitzondering op dit uitgangspunt is van toepassing op situaties waar bijzondere eisen aan producten of diensten (bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging) het zeer wenselijk of noodzakelijk maken om deze producten of diensten in eigen beheer te exploiteren.

3.

Duurzaam inkopen Een goede onderneming maakt keuzes waarbij rekening wordt gehouden met Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). MVO is een vorm van ondernemen waarbij wordt nagedacht over de gevolgen van de keuzes op lange termijn. Maatschappelijk verantwoord ondernemende organisaties maken duurzame keuzes, waarbij telkens wordt bekeken wat de gevolgen van deze keuzes zijn voor mens en milieu. De Rijksoverheid stelt bij het duurzaam inkopen eisen op drie terreinen: i.

Milieu Voor tal van groepen van producten zijn milieucriteria op papier gezet. Daarbij is gelet op de hele levensloop van het product of de dienst. De Europese Commissie ontwikkelt ook criteria voor duurzaam inkopen. Voor zover deze criteria verplicht zijn, neemt Nederland ze over. Andere criteria neemt Nederland alleen over, als ze passen binnen het nationale beleid van Nederland.

ii.

sociale omstandigheden De overheid wil dat producten die ze koopt, op een eerlijke manier zijn geproduceerd. Dat wil zeggen zonder dat mensen zijn uitgebuit en zonder inzet van kinderarbeid. Door sociale voorwaarden te stellen in het inkoopproces wil de overheid meehelpen aan betere internationale arbeidsomstandigheden. Op verschillende manieren kunnen leveranciers voldoen aan de sociale voorwaarden die de overheid stelt.

Pagina 11 van 29


iii. werkgelegenheid voor kwetsbare groepen in de samenleving Overheden en ondernemers spreken bij een aanbesteding soms af dat ze langdurig werklozen of gehandicapten aan een baan, stage of leerwerkplek gaan helpen. Dit heet 'social return'. Het Rijk past dit principe toe bij aanbestedingen voor werken en diensten boven de € 250.000. Doel is 5% social return. Duurzaamheid is in alle fasen van het inkoopproces belangrijk. Zo wordt bij het opstellen van het beschrijvend document al nagedacht over wat mogelijk is. Ook nadat de overeenkomst is afgesloten blijft de opdrachtgever alert op mogelijkheden de duurzaamheid van het ingekochte product te verhogen. Ook bij de verwerving van de ON2013 producten en diensten en speelt duurzaam inkopen een rol. ON2013 zal daarom tijdens de aanbesteding, daar waar zinvol en relevant, op dit onderwerp sturen.

Pagina 12 van 29


3

Te verwerven diensten, fasering en toekomstvastheid

3.1

Te verwerven diensten en fasering

ON2013 wil diensten verwerven die invulling geven aan de huidige en toekomstige behoeften op het gebied van vaste datacommunicatie. Bij de vaststelling van de behoefte aan vaste datacommunicatie is een aantal bronnen in ogenschouw genomen:

Vraaginventarisatie DIR Onder verantwoordelijkheid van de Directie Informatiseringsbeleid Rijk (DIR) heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de huidige en toekomstige behoefte aan connectiviteit bij de deelnemers aan OT2006-Vaste Data, en een beperkt aantal uitvoeringorganisaties. Rapportages over het OT2006-Vaste Data contract De HIS/SBO beheert het staatscontract OT2006-Vaste Data en krijgt vanuit die rol periodiek rapportages over afname en performance van de diensten. Bestaande overeenkomsten voor vergelijkbare diensten Met name de huidige overeenkomst voor connectiviteitsdiensten van de belastingdienst (NTB2008) en de overeenkomst voor Internet Access ten behoeve van Rijksinternet (RIA) zijn in dit kader geanalyseerd. Het visiedocument basisinfrastructuur connectiviteit Rijksoverheid DIR heeft een visie opgesteld op de basisinfrastructuur connectiviteit van de Rijksoverheid. De aanbestedingen die plaatsvinden onder ON2013 dienen in lijn te zijn met deze visie. Het Technisch Beleidskader RON2.0 In het hiervoor genoemde visiedocument is de verdere uitwerking van de visie in een aantal modellen vastgelegd. De uitwerking van het technische model is door Logius ter hand genomen. Versie 1.0 van deze uitwerking is gebruikt als kader voor ON2013.

Uit deze bronnen, en in overleg met de deelnemers (klankbordgroep), de ontwikkelaars van RON2.0 (expertgroep), de markt en de stuurgroep Basisinfrastructuur zijn de volgende diensten gedefinieerd:

Huurlijnen DSL verbindingen Ethernetverbindingen Internettoegang Managed netwerken (IP-VPN’s) Dark fiber Datacenter-interconnect diensten Geconsolideerd beveiligd koppelvlak

In de stuurgroep Basisinfrastructuur1 is vastgesteld dat het geconsolideerd beveiligd koppelvlak buiten de scope van ON2013 valt. Voor de Datacenter-interconnect diensten en dark fiber geldt dat deze diensten 1

Besluit 2, stuurgroepvergadering 6 maart 2013 Pagina 13 van 29


nog nader dienen te worden gespecificeerd. Datacenter-interconnect diensten kunnen bovendien pas worden ingezet als de consolidatie van de rekencentra binnen de Rijksoverheid verder is gevorderd. Voor de overige diensten geldt dat deze nu reeds in gebruik zijn bij de deelnemers onder overeenkomsten die in de nabije toekomst expireren. Om de continuïteit van de bestaande dienstverlening te borgen en ruimte te creëren voor de nadere specificatie van nieuwe diensten is besloten ON2013 gefaseerd uit te voeren: 1. Eerste fase In de eerste fase worden overeenkomsten afgesloten voor de levering van huurlijnen, DSL verbindingen, ethernetverbindingen, internettoegang en managed netwerken. Hiermee wordt tevens opvolging verkregen voor de aflopende contracten OT2006-Vaste data, NTB2008 en OT2006-RIA. 2. Vervolgfase In een vervolgfase zal de verwerving van overige connectiviteitsdiensten, waaronder de eventuele verwerving van een backbonevoorziening en daarbij behorende diensten, centraal staan. Het is nog niet vastgesteld of en in welke mate de markt een rol zal gaan spelen bij de realisatie van deze diensten. Als alternatief wordt momenteel tevens de mogelijkheid bekeken om (een deel van) deze diensten in eigen regie gelaagd en modulair op te bouwen, mede gezien de bijzondere eisen die aan deze diensten worden gesteld. Deze verwervingsstrategie richt zich op de diensten uit fase 1. De aanpak van de verwerving in fase 2 zal worden beschreven in een later op te stellen, aparte verwervingsstrategie.

3.2

Toekomstvastheid

De diensten die worden gecontracteerd onder ON2013 dienen te voorzien in de huidige connectiviteitsbehoefte van de deelnemers, maar dienen tevens te voorzien in de toekomstige behoeften aan connectiviteit. In de overeenkomsten zal daarom de mogelijkheid worden opgenomen om gedurende de looptijd van de overeenkomsten nieuwe diensten of verbeterde technologieën aan het producten en dienstenportfolio toe te voegen, mits dit past binnen de scope van de aanbestede dienstverlening. Om deze reden zal de dienstverlening ook, voor zover mogelijk en passend binnen de noodzaak om continuïteit van bestaande voorzieningen te borgen, functioneel worden uitgevraagd.

Pagina 14 van 29


4

Deelnemers

4.1

Deelnemers binnen de Rijksoverheid

De ingezette koers binnen de Rijksoverheid om te komen tot RON 2.0, zoals verwoord in het visiedocument basisinfrastructuur connectiviteit Rijksoverheid, betekent dat deelname aan de ON2013 verwerving open staat voor alle tot de Rijksoverheid behorende organisaties. De inzet is om alle Rijksoverheidsorganisaties daadwerkelijk aan de verwerving deel te laten nemen, omdat hiermee de beoogde samenwerkingsdoelstelling maximaal wordt ondersteund. Onder de noemer ‘Rijksoverheid’ vallen alle deelnemers die behoren tot de rechtspersoon ‘Staat der Nederlanden’. Dit zijn de ministeries, de Eerste en Tweede Kamer, de Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale Ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet der Koningin, de Hoge Raad der Nederlanden en de Raad voor de rechtspraak met de onder hen ressorterende organisatieonderdelen (diensten, inspecties, agentschappen etc.).

4.2

Deelnemers buiten de Rijksoverheid

De verwerving staat in beginsel niet open voor organisaties die niet behoren tot de Rijksoverheid. Uitzondering hierop vormen de ZBO’s (zelfstandige bestuursorganen). In het regeerakkoord is vastgelegd dat ZBO's, in het kader van efficiency, gaan aansluiten bij shared services en relevante infrastructurele voorzieningen van de Rijksoverheid. Elk ZBO krijgt de optie tot deelname maar geen mogelijkheid tot aansturing of beïnvloeding van de specificaties voor de verwerving. Aanmelding verloopt procedureel via het departement onder welke ministeriële verantwoordelijkheid het ZBO valt. Het is mogelijk dat een nieuwe, buiten de Rijksoverheid vallende organisatie aangeeft deel te willen nemen aan de ON2013 verwerving. Een dergelijke organisatie dient zich in dat geval aan te melden, voorzien van een gedegen motivatie waarom deelname aan ON2013 noodzakelijk of opportuun is. Aanmeldingen die op deze manier binnenkomen worden per geval beoordeeld en aan de stuurgroep voorgelegd. Voor deelnemers buiten de Rijksoverheid geldt dat deze zelf invulling dienen te geven aan het contractbeheer op alle niveaus. Dit heeft onder meer tot gevolg dat de deelnemers buiten de Rijksoverheid, ondanks het feit dat gezamenlijk wordt aanbesteed, toch aparte overeenkomsten zullen sluiten voor de levering van de aanbestede diensten.

4.3

Aanmelding deelnemers

Deelnemers dienen zich uiterlijk op 21 juni 2013 te hebben aangemeld voor deelname aan de eerste fase van ON2013.

Pagina 15 van 29


5

Perceelindeling en sourcing

5.1

Perceelindeling

Bij het in de markt zetten van een totaalpakket aan diensten kan er voor worden gekozen delen van het totaalpakket in aparte percelen onder te brengen. Aanbieders kunnen, afhankelijk van eventueel door de aanbesteder vastgelegde spelregels, op één of meer van deze percelen aanbieden. Bij de afweging of het nuttig en zinvol is een totaalpakket aan diensten te verdelen over meerdere percelen, speelt een aantal elementen een rol:

Marktwerking Hierbij wordt afgewogen of een opsplitsing in percelen tot een betere marktwerking leidt. Onder een betere marktwerking wordt in dit kader met name gedoeld op de situatie dat zoveel mogelijk verschillende (en ook kleinere) partijen kunnen en willen inschrijven op de aanbesteding van (delen van) de aanbesteding, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit en het niveau van de gevraagde dienstverlening. Contractbeheer Het professioneel beheren van grote interdepartementale ICT overeenkomsten is vakwerk en vereist hoog gekwalificeerde medewerkers. Een toename van het aantal overeenkomsten en het aantal verschillende leveranciers leidt tot een verhoging van de beheerkosten. Flexibiliteit voor deelnemers Het samenvoegen van diensten in hetzelfde perceel biedt mogelijkheden om het switchen tussen deze diensten voor de deelnemers te vereenvoudigen. Aanbestedingsrichtlijnen De aanbestedingsregelgeving kent een aantal spelregels op het gebied van het opsplitsen of juist samenvoegen van opdrachten. De gekozen perceelindeling dient in lijn met deze spelregels te zijn.

Voor ON2013 is er voor gekozen om de diensten onder te brengen in twee percelen; een perceel voor internettoegang en een perceel voor de overige diensten, verder te noemen het perceel connectiviteitsdiensten. Aan deze keuze liggen de volgende overwegingen ten grondslag: 1. Marktwerking De situatie in de markt ten aanzien van verbindingen maakt het wenselijk om de verschillende typen verbindingen in hetzelfde perceel onder te brengen. Opsplitsing van de typen verbindingen in aparte percelen zou een te groot risico met zich meebrengen dat aanbieders alleen inschrijven op het perceel met ethernetverbindingen, en niet (of zeer ongunstig) aanbieden op huurlijnen of DSL verbindingen. Dit risico is, gezien de noodzaak vooralsnog bestaande huurlijnen en DSL verbindingen te continueren, onacceptabel groot. Voor de retailmarkt heeft deze bundeling geen bijzondere gevolgen, omdat de hoeveelheid huurlijnen en DSL verbindingen relatief gering is en deze gereguleerd ingekocht kunnen worden op de Wholesale markt. Pagina 16 van 29


Het samenvoegen in één perceel van de managed netwerk diensten en de verschillende typen verbindingen kan het, afhankelijk van vooraf gedefinieerde spelregels, voor deelnemers eenvoudiger maken om te switchen tussen deze vormen van dienstverlening. Dit betekent tevens dat deelnemers niet vooraf al gedwongen worden voor meerdere jaren een keuze te maken voor de inzet van netwerkdiensten in de toekomst. Een samenvoeging van deze diensten in één perceel heeft voor de markt geen bijzondere consequenties. Voor Internet Access geldt dat deze dienst min of meer losstaand van de andere diensten kan worden afgenomen, omdat de verwevenheid met deze andere diensten gering is. Daarnaast kent de markt andere, en soms zelfs gespecialiseerde leveranciers die deze dienst kunnen leveren. Het onderbrengen in een apart perceel zorgt voor een optimale marktwerking, zonder dat dit de belangen van de deelnemers schaadt. Een opsplitsing van de levering van diensten in regio’s is, gezien de landelijke spreiding van de deelnemers, niet mogelijk. Dit is tevens in lijn met de plannen van RON2.0 waarin ook gekozen is voor netwerkclusters met een landelijke dekking. 2. Contractbeheer Opsplitsing in twee percelen betekent dat het aantal overeenkomsten en bijbehorende leveranciers relatief beperkt blijft, en daarmee ook de benodigde inspanning om deze overeenkomsten adequaat te beheren. 3. Flexibiliteit voor de deelnemers Onder punt 1 is aangegeven dat het samenvoegen van de verbindingen en managed netwerkdiensten in één perceel meer flexibiliteit voor de deelnemers geeft om te wisselen tussen de aan te besteden connectiviteitsdiensten. Deze flexibiliteit is in de komende periode tevens van groot belang voor de realisatie van RON2.0. 4. Aanbestedingsrichtlijnen Het is voor een verdere verbetering van de dienstverlening van de Rijksoverheid aan burgers, bedrijven, en andere overheden van essentieel belang dat wordt toegewerkt naar één netwerkinfrastructuur. Deze netwerkinfrastructuur is omvangrijk, landelijk dekkend, en dient te voldoen aan hoge eisen. De gekozen perceelindeling is noodzakelijk vanwege de transitie naar RON2.0, geeft ruime kansen aan marktpartijen die de dienstverlening kunnen invullen, en zet niet onnodig marktpartijen buiten spel.

Pagina 17 van 29


5.2

Contractvorm

Voor het vaststellen van de contractvorm spelen de volgende elementen een rol:

Aantal gewenste leveranciers De primaire keuze in dit kader betreft de wenselijkheid om te gaan werken met één of met meerdere leveranciers per perceel. Indien wordt gekozen voor één leverancier kan gekozen worden voor een (afroep)overeenkomst of een raamovereenkomst (ROK) met één leverancier. Als het wenselijk is om meerdere leveranciers voor de levering van dezelfde diensten en producten te contracteren, zal veelal worden gekozen voor een raamovereenkomst. Na gunning van de raamovereenkomst vinden de uiteindelijke bestellingen steeds plaats na uitvoering van een minicompetitie. Tijdens een dergelijke minicompetitie kunnen de leveranciers een offerte uitbrengen op de gespecificeerde aanvraag van de opdrachtgever. De winnaar van de minicompetitie krijgt de uiteindelijke opdracht, die wordt vastgelegd in een nadere overeenkomst (NOK). Het moeten uitvoeren van een minicompetitie maakt het bestellen omslachtiger en tijdrovender, maar draagt positief bij aan het handhaven van de financiële marktconformiteit. Bepaalbaarheid van de inkoopbehoefte Als het lastig is vooraf in te schatten wat de exacte inkoopbehoefte is, dan ligt het voor de hand te kiezen voor een raamovereenkomst.

Er is voor gekozen om voor ON2013 raamovereenkomsten aan te besteden. De belangrijkste overwegingen die hieraan ten grondslag liggen, zijn: 1. Brede participatie van de markt De deelnemers aan ON2013 hebben de behoefte om in hoofdlijn de voorwaarden van de met deze aanbesteding te verwerven diensten voor langere tijd contractueel zeker te stellen (zie ook paragraaf 5.3). Deze langere periode in combinatie met de omvang van de aanbesteding maakt het wenselijk om gedurende de looptijd van de overeenkomsten een zo groot mogelijk deel van de markt zo actief mogelijk bij de dienstverlening betrokken te houden. Dit heeft tot gevolg dat een groter deel van de markt ook de komende jaren kansen blijft houden op delen van de opdracht en dat de deelnemers niet per definitie langdurig verbonden zijn aan dezelfde leverancier. Hiermee wordt tevens de mogelijkheid open gehouden om te profiteren van eventuele nieuwe of verbeterde netwerkdiensten in de toekomst. 2. Betere financiële marktconformiteit De gewenste langere doorlooptijd van de opdracht verhoogt het belang van een goede greep op de financiële marktconformiteit. Een raamovereenkomst met de bijbehorende minicompetities biedt de beste mogelijkheden om de gewenste marktconformiteit over een langere periode te behouden.

Pagina 18 van 29


5.3

Contractduur

Het implementeren of migreren van netwerkdiensten vergt tijd en inspanning, zowel voor deelnemers als voor aanbieders. Voor aanbieders kunnen er bovendien aanzienlijke kosten verbonden zijn aan de aanleg of overname van netwerkinfrastructuur. Deze kosten zitten met name in de vervanging of upgrading van apparatuur en de aanleg van (delen van) de infrastructuur (glas). De genoemde migratie- en implementatie-inspanning, in combinatie met de voor de leveranciers potentieel hoge initiële kosten, heeft tot gevolg dat zowel afnemers als leveranciers van datacommunicatiediensten vaak kiezen voor relatief langere contractperioden. In overleg met markt en deelnemers is vastgesteld dat een contractperiode van vijf tot tien jaar wenselijk en gebruikelijk is. Voor de Rijksoverheid betekent een maximale looptijd van tien jaar bovendien dat hiermee optimaal de realisatie van RON2.0 wordt ondersteund, onder meer omdat in de realisatieperiode geen nieuwe migraties en aanbestedingen noodzakelijk zijn. Een initiële periode van vijf jaar en een maximale looptijd van tien jaar laat zich niet verenigen met de standaard maximum periode van vier jaar voor raamovereenkomsten zoals in de aanbestedingswet is vastgelegd. Met een raamovereenkomst van vier jaar is het immers niet meer mogelijk na afloop van een nadere overeenkomst van vijf jaar (de initiële periode), indien gewenst, een nieuwe nadere overeenkomst voor de volgende vijf jaar af te sluiten. De aanbestedingswet laat het echter toe om raamovereenkomsten van langere duur af te sluiten, mits voldoende gemotiveerd kan worden aangegeven dat de maximum periode van vier jaar redelijkerwijs te kort is. In verband met de genoemde hoge implementatie- en migratie-inspanningen, gecombineerd met de wens om een acceptabele terugverdientijd van investeringen te creëren, is voor ON2013 besloten om raamovereenkomsten af te sluiten voor een periode van zes jaar. De initieel af te sluiten NOK’s zullen een looptijd hebben van vijf jaar. Na deze periode kunnen de deelnemers hun NOK maximaal drie keer verlengen waarbij het totaal van deze drie verlengingen maximaal vijf jaar mag beslaan. Dit betekent dat een deelnemer in totaal tien jaar diensten kan afnemen van de aanbieder waar de initiële NOK aan is gegund. Een deelnemer kan echter ook besluiten om na afloop van de eerst afgesloten NOK opnieuw een minicompetitie onder de raamovereenkomst uit te voeren om een nieuwe NOK af te sluiten. Deze tweede NOK zal een looptijd van vijf jaar hebben, maar zal geen verlengingsopties kennen. Ook in het geval van gunning van een tweede NOK zal de totale maximale looptijd derhalve tien jaar bedragen. Naast de genoemde verlengingen heeft een deelnemer ook de mogelijkheid om iedere NOK aan het einde van de normale looptijd te verlengen met een extra jaar voor de migratie van de dienstverlening aan een nieuwe leverancier. Gedurende deze periode zal alleen sprake zijn van afbouw van dienstverlening en kunnen geen uitbreidingen of vernieuwingen plaatsvinden. Schematisch ziet een en ander er als volgt uit:

Pagina 19 van 29


5.4

Aantal leveranciers en overeenkomsten

In de aanbestedingswet 2012 is vastgelegd dat bij de aanbesteding van een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers gestreefd moet worden naar minimaal drie opdrachtnemers. ON2013 zal voor beide percelen dit minimale aantal hanteren. Dit betekent dat, bij voldoende geldige inschrijvingen, voor ieder perceel met maximaal drie leveranciers een raamovereenkomst wordt gesloten. In totaal zullen derhalve maximaal zes verschillende leveranciers worden gecontracteerd. Met dit aantal raakt een voldoende groot deel van de markt betrokken bij de opdracht, heeft de Rijksoverheid ook in de toekomst voldoende keuzemogelijkheden ten aanzien van de dienstverleners, houdt de Rijksoverheid voldoende zicht op innovatiemogelijkheden, en resteert er voldoende competitie in de markt bij de gunning van de raamovereenkomsten en de nadere overeenkomsten.

5.5

NOK gunning en preferente NOK

De deelnemers aan ON2013 zullen, voor zover hun behoefte aan de opgenomen diensten reikt, deze diensten afnemen onder de af te sluiten raamovereenkomsten. De in ON2013 opgenomen diensten kunnen daarmee gedurende de looptijd van de ROK en onderliggende NOK’s niet buiten de raamovereenkomst om worden afgenomen. Het is echter wel mogelijk dat een deelnemer slechts een beperkte set van de ON2013 diensten afneemt, als hij daarmee in zijn volledige behoefte aan connectiviteit kan voorzien. Hieruit volgt dat de deelnemers niet altijd alle in ON2013 opgenomen diensten ook daadwerkelijk zullen gaan afnemen. In het perceel connectiviteitsdiensten zullen deelnemers voorafgaand aan de start van een minicompetitie voor de gunning van een NOK, een keuze maken uit de diensten die zij onder de betreffende NOK af gaan nemen. In veel gevallen zullen niet alle in de overeenkomst beschikbare diensten worden afgenomen. Sommige deelnemers dragen zelf zorg voor het management van hun netwerk (al of niet in een andere aanbesteding verworven) en zullen zich daarom binnen ON2013 beperken tot de afname van transmissiediensten. Andere deelnemers zullen er juist voor kiezen alleen managed netwerken af te nemen, en maken daarom geen gebruik van de verschillende in de overeenkomst opgenomen transmissiediensten. Ook op het gebied van de transmissiediensten kunnen de deelnemers keuzes maken. Een deelnemer kan bijvoorbeeld besluiten, afhankelijk van de in de raamovereenkomst opgenomen tarieven, om een bepaalde dienst niet (meer) af te nemen. Ook is het om diverse redenen denkbaar dat een deelnemer standaardiseert op één techniek. Pagina 20 van 29


Als een deelnemer besluit om tijdelijk of permanent slechts een deel van de diensten af te gaan nemen, dan kan hij een NOK gunnen specifiek voor de diensten die hij op dat moment wenst af te nemen. Mocht deze zelfde deelnemer op een later moment besluiten andere, nog niet in een NOK (maar wel in de ROK) opgenomen diensten alsnog af te gaan nemen, dan kan hij een nieuwe minicompetitie starten voor deze nieuw af te nemen diensten. Voor de goede orde wordt vermeld dat deelnemers tijdens de uitvraag duidelijk zullen vermelden op welke diensten de te gunnen NOK betrekking heeft. Een deelnemer zal met de eerste NOK gunning zijn initiële behoefte specificeren voor de vervanging van zijn huidige infrastructuur, inclusief op dat moment de eventuele bekende vernieuwingen of uitbreidingen. Onder normale omstandigheden zal een deelnemer hiermee direct het grootste deel van zijn behoefte aan connectiviteitsdiensten hebben ingevuld. Mocht een deelnemer na gunning van de eerste NOK behoefte hebben aan extra, reeds in deze eerste NOK gegunde diensten (‘meer van hetzelfde’), dan hoeft hij deze extra diensten niet opnieuw te gunnen door middel van een minicompetitie, maar kan hij deze diensten direct onder de eerst afgesloten NOK afnemen. De hoeveelheid extra af te nemen diensten onder een afgesloten NOK kan echter nooit meer dan 50% bedragen van de omvang van de eerst afgesloten NOK. Als het volume groter wordt dan deze 50%, dan kan de deelnemer er voor kiezen om door middel van een nieuwe minicompetitie een additionele NOK af te sluiten, of om, onder voorwaarden het hele dienstenpakket in een nieuwe minicompetitie aan een leverancier te gunnen. Voorbeeld: • Deelnemer A sluit na een minicompetitie een NOK met leverancier X voor de levering van 100 ethernetverbindingen. Tijdens het gunningstraject is aangegeven dat de NOK alleen betrekking heeft op ethernetverbindingen. • Deelnemer A heeft op een zeker moment 3 extra ethernetverbindingen nodig. Hij bestelt deze 3 extra verbindingen dan onder de al afgesloten NOK. • Op zeker moment besluit deelnemer A ook DSL diensten in te gaan zetten. Hij start dan een nieuwe minicompetitie voor de gunning van een nieuwe NOK voor de levering van DSL diensten. • Deelnemer A heeft 70 nieuwe ethernetverbindingen nodig (financiële omvang groter dan 50% van de omvang van de huidige NOK). Hij start dan een nieuwe minicompetitie hetzij voor de gunning van een additionele NOK voor de nieuwe ethernetverbindingen, hetzij voor de gunning van het totale af te nemen pakket ethernetdiensten. Deze laatste variant zal aan nader te beschrijven voorwaarden zijn gebonden.

Pagina 21 van 29


6

De verwervingsprocedure

De aanbesteding(en) van ON2013 vallen onder de aanbestedingswet 2012 die vanaf 1 april 2013 van kracht is. Op basis van deze wet dient een aanpak te worden gekozen, die tot de meest efficiënte en effectieve verwerving van de gevraagde diensten zal leiden. De belangrijkste procedures die hierbij ter beschikking staan, zijn:

de concurrentiegerichte dialoog; een onderhandelingsprocedure; de openbare procedure; de niet-openbare procedure.

Concurrentiegerichte dialoog De concurrentiegerichte dialoog biedt de mogelijkheid om bij het aanbestedingstraject alle tot de procedure toegelaten ondernemers te verzoeken deel te nemen aan een dialoog, ten einde één of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende dienst beantwoorden. Deze procedure is alleen toegestaan bij ‘bijzonder complexe overheidsopdrachten’ waarvan sprake is indien een normale Europese aanbestedingsprocedure onmogelijk is vanwege de omstandigheid dat de aanbestedende dienst nog onvoldoende in staat is om de technische eisen te specificeren van de te vergeven opdracht en/of de financiële of juridische randvoorwaarden. ON2013 is weliswaar omvangrijk en complex, maar deze complexiteit zit niet in de specificatie van de technische eisen of van de financiële of juridische randvoorwaarden. Er is geen sprake van de aanbesteding van geheel of gedeeltelijke nieuwe materie. De producten en diensten die worden uitgevraagd zijn standaard nu reeds beschikbaar, dan wel worden binnenkort verwacht, en zijn goed te specificeren. Er bestaat bovendien geen aanleiding om te veronderstellen dat de financiële en/of juridische randvoorwaarden niet vooraf kunnen worden geformuleerd. De concurrentiegerichte dialoog is bovendien een, voor alle partijen, zeer kostbaar en tijdrovend traject. ON2013 zal derhalve geen gebruik maken van deze procedure. Onderhandelingsprocedure De toepassing van gunning door onderhandeling (met of zonder voorafgaande bekendmaking) is, evenals de concurrentiegerichte dialoog, slechts mogelijk in bepaalde uitzonderingsgevallen. Deze kunnen aan de orde zijn ingeval in eerste instantie geen, ongeschikte, onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ingediend, ingeval de totale prijs vooraf niet kan worden vastgesteld, ingeval van financiële of intellectuele diensten, ingeval van exclusieve rechten, dwingende spoed, een prijsvraag, en aanvullende of zich herhalende diensten. Deze gevallen zijn voor ON2013 niet aan de orde, zeker in het licht van het feit dat de uitzonderingsgevallen volgens de geldende jurisprudentie restrictief moeten worden uitgelegd. Openbare versus niet-openbare procedure Bij een openbare procedure kan ieder geïnteresseerd bedrijf een inschrijving indienen. Bij de niet-openbare procedure is er sprake van preselectie. De keuze tussen deze beide procedures is vrij. Het hangt af van de concrete omstandigheden van de desbetreffende opdracht welke Pagina 22 van 29


procedure het best kan worden gevolgd. In het algemeen heeft de openbare procedure als voordeel dat meer ondernemingen een offerte kunnen indienen, zodat een aanbestedende dienst meer voorstellen voor het vervullen van de opdracht krijgt voorgelegd en dus meer keuzemogelijkheden heeft. Daartegenover staat dat het de aanbestedende dienst meer tijd kost alle offertes door te nemen, omdat er meer te verwachten zijn. Omdat bij de openbare procedure direct een complete inschrijving moet worden ingediend, is er een remmende werking op de animo om onder het motto ‘voor de zekerheid, je weet maar nooit ….’ in te schrijven. De niet-openbare procedure heeft in het algemeen als voordeel, dat de aanbestedende dienst zelf (binnen bepaalde marges) kan bepalen hoeveel inschrijvingen hij wil beoordelen. Daarnaast is het een voordeel dat eventuele gevoelige informatie slechts met een beperkt aantal partijen (de partijen die door de preselectie zijn gekomen) gedeeld hoeft te worden. Het nadeel is dat de aanbestedende dienst minder inschrijvingen ontvangt, zodat hij minder aanbiedingen voor het vervullen van de opdracht krijgt voorgelegd. Bovendien is het lastig om zinvolle objectieve selectiecriteria op te stellen die ook nog onderscheidend vermogen hebben. De totale doorlooptijd van de niet-openbare procedure is bovendien langer dan die van de openbare procedure. Doorgaans zal voor een niet-openbare procedure worden gekozen indien de verwachting bestaat dat er door veel meer partijen zal worden ingeschreven dan voor een gezonde concurrentie nodig is (met als gevolg onnodige inspanning en kosten voor zowel de markt als voor de overheid) of als sprake is van een aanbesteding waarin gevoelige informatie gedeeld moet worden. Bij de Europese aanbestedingen voor OT2006 en OT2010 is, mede op grond van het beperkte aantal echt relevante partijen en de afwezigheid van gevoelige informatie, in alle gevallen gekozen voor de openbare procedure. Deze procedure heeft naar tevredenheid heeft gewerkt. Conclusie Al het bovenstaande afwegend is voor ON2013 gekozen om gebruik te maken van de openbare procedure.

Pagina 23 van 29


7

Selectiecriteria

ON2013 zal bij de selectie van opdrachtnemers alleen criteria hanteren die strikt noodzakelijk voor de borging van een afdoende en professionele levering van de gevraagde diensten. Het streven is het aantal criteria zoveel mogelijk te beperken en de criteria zelf zo ruim als mogelijk te omschrijven. De meest essentiële selectiecriteria die gelden voor deze verwerving zijn:

Landelijke levering De inschrijvers dienen in staat te zijn de gevraagde diensten overal op Nederlands grondgebied (inclusief de Waddeneilanden en exclusief Caribisch Nederland) te kunnen leveren, ook op locaties waar nog geen infrastructuur voorhanden is.

Aantoonbare vakbekwaamheid De inschrijvers dienen aan te tonen dat zij op relevante schaal ervaring hebben in de levering van de gevraagde diensten.

Pagina 24 van 29


8

Migratieaspecten

8.1

Migratie na gunning

Na gunning van de raamovereenkomsten zullen de minicompetities van start gaan waarmee de gunningen van de NOK’s tot stand komen. Deze gunningen zullen, in verband met het aflopen van een aantal overeenkomsten waaronder de huidige leveringen plaatsvinden, op zo kort mogelijk termijn plaatsvinden. Aansluitend zullen, eveneens op zo kort mogelijke termijn, de migraties van diensten plaatsvinden. Als de leverancier die de NOK gegund krijgt dezelfde is als de zittende leverancier, en de diensten worden op basis van dezelfde technologische oplossingen geleverd, dan is sprake van een contractuele migratie. De impact van een contractuele migratie is beperkter dan de migratie van diensten van een zittende leverancier naar een nieuwe leverancier. Hoewel de exacte omvang van de migratie door de onbekendheid van de uitkomst van de NOK gunningen onbekend is, zal, door de hoeveelheid te verwerven diensten, in alle gevallen de omvang van de migratie aanzienlijk zijn. Tijdens de migratieperiode zal aan de volgende twee onderwerpen extra aandacht worden gegeven:

Centrale begeleiding De migratie is dermate belangrijk en omvangrijk dat een projectmatige aanpak noodzakelijk is. De ontvangende leverancier zal primair verantwoordelijk zijn voor een goed verloop van de migratie bij zijn deelnemers, en veel activiteiten zal de leverancier in afstemming met een deelnemer en de latende leverancier uitvoeren. Toch is het van essentieel belang dat de migratie ook centraal door de Rijksoverheid wordt begeleid. Vooral als activiteiten deelnemer overstijgend zijn, incidenten tijdens de migratie optreden of de voortgang van de migratie in gevaar dreigt te komen, is centrale sturing noodzakelijk. In een later stadium zal worden vastgesteld waar de centrale begeleiding wordt belegd. De centrale begeleiding kent onder meer de volgende taken: o

Vaststellen prioritering masterplan migratie Door de ontvangende leverancier dient een masterplan migratie te worden opgesteld dat deelnemer overstijgend is. Hierin wordt onder meer de volgorde en het tempo van migreren bij de deelnemers vastgelegd. De belangen van individuele deelnemers, de Rijksoverheid en de leverancier bij het vaststellen van deze volgorde kunnen tegengesteld zijn. Om de belangen van Rijksoverheid en deelnemers zo goed mogelijk te borgen, dient het masterplan migratie door de centrale begeleiding te worden goedgekeurd.

o

Monitoren van de voortgang van de migratie De centrale begeleiding houdt continu de voortgang van de migratie in de gaten en kan deelnemers op verzoek ondersteunen als de voortgang in gevaar dreigt te komen.

o

Escalatiekanaal bij incidenten De centrale begeleiding dient als aanspreekpunt of Pagina 25 van 29


escalatiekanaal als onenigheid tussen leverancier en deelnemer ontstaat, of als zich incidenten tijdens de migratie voordoen.

8.2

Retransitie

De retransitie betreft de overgang van de dienstverlening van een leverancier bij beëindiging van een ON2013 (nadere) overeenkomst naar een nieuwe leverancier. Afspraken over de gang van zaken tijdens de retransitieperiode worden vastgelegd in een exit-strategie. Gedurende de retransitieperiode blijft de ON2013 leverancier verantwoordelijk voor de in de overeenkomst afgesproken service levels voor geleverde producten en diensten tot deze zijn overgedragen aan de toekomstige leverancier. De ON2013 leverancier draagt zorg voor de overdracht van wezenlijke kennis, documentatie en middelen die nodig zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Daarnaast accepteert de ON2013 leverancier dat gedurende de periode de toekomstige marktpartij medegebruik maakt van infrastructuuronderdelen. Een retransitie vraagt veel aandacht van alle betrokken partijen, en vraagt daarom om een nauwkeurige, gestructureerde aanpak. ON2013 zal op een aantal gebieden eisen stellen ter ondersteuning en borging van een efficiënte en gecontroleerde retransitie. Deze eisen hebben onder meer betrekking op de volgende onderwerpen:

Inrichting CMDB Gedurende de looptijd van de overeenkomst dient de leverancier continu een actuele CMDB (Configuratie Management Database) te onderhouden. De informatie in deze CMDB is eigendom van de Rijksoverheid en staat continu aan de deelnemers ter beschikking. Ook na afloop van de overeenkomst dient de laatst bijgehouden informatie in de CMDB beschikbaar te blijven voor de deelnemers.

Exit management plan De leverancier zal tijdens de reguliere looptijd van de (nadere) overeenkomst een exit management plan opstellen waarin de te nemen stappen tijdens de retransitie staan beschreven. Tevens wordt in dit plan aangegeven op welke wijze de retranistie organisatorisch wordt ingericht. Dit exit management plan wordt in gezamenlijk overleg tussen de deelnemer en de leverancier vastgesteld.

Zeggenschap over activa In de overeenkomsten zal zoveel mogelijk worden vastgelegd dat de Rijksoverheid ook na beëindiging van de overeenkomsten zeggenschap houdt over geleverde activa (bijvoorbeeld apparatuur op het koppelvlak van verbindingen). Daar waar het eigendom van ingezette activa niet berust bij de leverancier, bijvoorbeeld in het geval van softwarelicenties, zullen uitgebreide gebruiksrechten worden vastgelegd.

Kosten van de retransitie De kosten die de leverancier maakt tijdens de retransitie worden geacht te zijn inbegrepen in de reguliere dienstverleningstarieven. Pagina 26 van 29


9

Beheeraspecten

9.1

Strategisch contractmanagement

Als resultaat van ON2013 zullen raamovereenkomsten worden gesloten met maximaal 3 leveranciers per perceel die de economisch meest voordelige inschrijvingen hebben ingediend. Namens de deelnemers zullen de raamovereenkomsten worden ondertekend door de Directeur Generaal van het Directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR). DGOBR is daarmee de houder van de overeenkomsten. De raamovereenkomsten zullen op strategisch niveau worden beheerd door de HIS/SBO die op dit moment ook de OT2006- Vaste data overeenkomsten beheert, of door een andere door DGOBR aan te wijzen centrale contractbeheer organisatie. Onder het strategisch contractbeheer vallen in ieder geval de volgende activiteiten:

Handhaven financiële marktconformiteit. Handhaven technische marktconformiteit. Adviseren en rapporteren aan het management (DGOBR). Beheren van organisatorische processen. Bemiddelen, begeleiden en escaleren bij incidenten tussen deelnemers en leveranciers. Doorvoeren contractuele wijzigingen. Het opleggen van boetes (service credits) in geval van contractueel tekortschieten door leveranciers. Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening, bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van audits. Organiseren van deelnemersbijeenkomsten. Voeren van leveranciersgesprekken.

Na het sluiten van de raamovereenkomsten zal de definitieve gunning van de diensten aan de leveranciers tot stand komen na gunning van NOK’s. Een gunning van een NOK na een minicompetitie is complexer en vergt meer inspanning voor deelnemers en leveranciers dan een bestelling onder een (afroep)overeenkomst. De procedure om tot de gunning van een NOK te komen dient bovendien zorgvuldig en nauwgezet te worden doorlopen om te voorkomen dat partijen zich benadeeld voelen en mogelijk juridische procedures tegen de gunning opstarten. Om incidenten tijdens de NOK gunningen te voorkomen, zal HIS/SBO deze gunningstrajecten gedurende de looptijd van de raamovereenkomsten blijven begeleiden.

9.2

Tactisch en operationeel contractmanagement

Het tactisch en operationeel contractmanagement is binnen de Rijksoverheid belegd bij de deelnemers of bij dienstverleners die de af te nemen diensten van de leverancier doorleveren aan of inzetten voor de eindgebruikers. Binnen de Rijksoverheid staan deze dienstverleners vaak bekend onder de naam Shared Service Centers (SSC’s). In RON2.0 wordt de netwerkinfrastructuur onderverdeeld in verzorgingsgebieden die elk worden aangestuurd door een tactisch beheerder. Deze beoogde Pagina 27 van 29


verzorgingsgebieden en de bijbehorende tactisch beheerders moeten nog definitief worden vastgesteld. Het is daarom denkbaar dat de plek van het tactisch contractmanagement bij aanvang van de ON2013 overeenkomsten nog niet geheel vastligt. Het tactisch contractmanagement kan liggen bij SSC’s, waarvan sommigen mogelijk worden aangewezen als tactisch beheerder van de verzorgingsgebieden. Andere SSC’s zullen het tactisch beheer overdragen aan de nog aan te wijzen tactisch beheerder van het verzorgingsgebied waartoe zij behoren. In paragraaf 9.3 wordt stilgestaan bij de consequenties van deze organisatorische wijzigingen voor ON2013. De tactisch contractmanager is onder meer verantwoordelijk voor de NOK gunning voor de levering van de diensten voor de deelnemers in zijn verzorgingsgebied. Zoals in de vorige paragraaf is aangegeven, wordt hij hierbij bijgestaan door de strategische contractmanager. Onder tactisch contractmanagement vallen in ieder geval de volgende activiteiten:

Vaststellen inrichting infrastructuur (configuratie). Vaststellen vereiste beschikbaarheid. Vaststellen benodigde capaciteit. Vaststellen continuïteitsmaatregelen. Vaststellen beveiligingsmaatregelen. Innoveren of uitfaseren van diensten. Vaststellen vereiste service levels. Voeren leveranciersgesprekken over voorgaande onderwerpen.

9.3

Flexibiliteit beheerprocessen en dienstverlening

De Rijksoverheid is in het kader van de visie op de basisinfrastructuur en de hiermee samenhangende ontwikkeling van RON2.0 momenteel ook organisatorisch aan het vernieuwen. Voor ON2013 betekent dit dat in de overeenkomsten ruimte moet worden ingebouwd om toekomstige organisatorische veranderingen te ondersteunen. De volgende onderwerpen zullen in dit kader in het bijzonder de aandacht krijgen:

Flexibiliteit BLAF processen De in paragraaf 9.2 beschreven lopende inrichting van het (contract)beheer betekent dat er gedurende de looptijd wijzigingen kunnen plaatsvinden in de BLAF processen (Bestellen, Leveren, Accepteren, Factureren). Deelnemers kunnen zelf bestellen, maar kunnen ook een andere deelnemer (of tactisch beheerder) aanwijzen om voor hen bestellingen te plaatsen. De levering en acceptatie van diensten kan plaatsvinden onder regie van een deelnemer zelf, of onder regie van een andere deelnemer of de tactisch beheerder van het verzorgingsgebied waar deze deelnemer onder valt. Ook is het denkbaar dat de factuurcontrole en betaling door deelnemers zelf ter hand wordt genomen of dat een centrale organisatie deze taken overneemt (en de kosten vervolgens doorbelast aan de deelnemers). In de overeenkomsten zal worden opgenomen dat leveranciers flexibel met dergelijke wijzigingen omgaan.

Flexibiliteit deelnemers onder NOK’s De realisatie van RON2.0 en de daarmee samenhangende organisatie van deelnemers in de verzorgingsgebieden zal gedurende de looptijd Pagina 28 van 29


van de overeenkomsten zijn beslag krijgen. Dit betekent dat deelnemers die diensten afnemen onder een bepaalde NOK gedurende deze periode worden toegevoegd aan een verzorgingsgebied (of wijzigen van verzorgingsgebied) waar diensten worden afgenomen onder een andere NOK. De overeenkomsten zullen zodanig worden opgesteld dat deelnemers, onder voorwaarden en binnen redelijke grenzen, kunnen wisselen van NOK voor de levering van hun diensten.

Flexibiliteit aanpassingen dienstverlening De onder het vorige punt beschreven lopende organisatorische inrichting van deelnemers kan ook betekenen dat er meer wisselingen in de afname van (soorten) dienstverlening plaatsvinden dan in een stabiele netwerkomgeving gebruikelijk is. Zo kan het zijn dat deelnemers in verzorgingsgebieden komen waar een snelle afbouw van een bepaald type verbindingen gewenst is ten gunste van een ander type verbindingen. Andersom kan het ook zo zijn dat bepaalde typen verbindingen die in beginsel niet worden afgenomen binnen een verzorgingsgebied toch veelvuldig worden afgenomen om continuïteit bij deelnemers te borgen of om te voldoen aan specifieke eisen van deze deelnemers. In de aanbesteding zal van de leveranciers voldoende ruimte worden gevraagd om aan dergelijke wijzigingen mee te werken.

Pagina 29 van 29

VERWERVINGSSTRATEGIE ON2013

Recommend Documents