BIJLAGE Bijlage nr. 1
Overeenkomst tussen de gevangenis Sint-Gillis, gemeente Sint-Gillis en de Vlaamse Gemeenschapscommissie over de bibliotheekwerking in de gevangenis van Sint-Gillis
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen De Gevangenis Sint-Gillis, vertegenwoordigd door Dirk VAN BOGAERT, Inrichtingshoofd, Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Penitentiaire Instellingen De Gemeente Sint-Gillis, vertegenwoordigd door dhr. Willem STEVENS, Schepen van Nederlandstalige Aangelegenheden, en dhr. Laurent PAMPFER, Gemeentesecretaris De Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door dhr. Pascal SMET, Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport en Stedelijk beleid Betrokken instanties en personen De volgende partners worden direct of indirect betrokken bij de bibliotheekwerking: - de Vlaamse Gemeenschap: het Departement Welzijn, Volksgezondheid en gezin – Afdeling Welzijn en Samenleving, met de beleidscoördinator en het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen – Afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid - de FOD Justitie – gevangenis van Sint-Gillis - de Nederlandstalige gemeentelijke openbare bibliotheek van Sint-Gillis - de Vlaamse Gemeenschapscommissie – Streekgericht Bibliotheekbeleid (SBB) - de vzw Rode Antraciet – organisatie voor sociaal-culturele en sportieve participatie in de penitentiaire sector Voorwerp van de overeenkomst Het voorwerp van de overeenkomst betreft de bibliotheekwerking in de gevangenis van Sint-Gillis. De overeenkomst wordt opgemaakt naar aanleiding van het convenant Vlaamse Gemeenschap – Vlaamse Gemeenschapscommissie met betrekking tot de uitvoering van het lokaal cultuurbeleid in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, goedgekeurd op het College van 21 november 2013, waar in art 1 § 4 vermeld staat ‘het organiseren van het Streekgericht Bibliotheekbeleid met inbegrip van de uitbouw van
een gevangenisbibliotheek in Brussel;’
Vanuit de middelen die in uitvoering van dit convenant worden ingezet, wordt een bibliotheekwerking in de gevangenis van Sint-Gillis uitgebouwd die structureel wordt ondersteund door de gemeente Sint-Gillis en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Deze overeenkomst bepaalt het kader van de samenwerking tussen de drie partners: de gevangenis van Sint-Gillis, de gemeente Sint-Gillis en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. wordt overeengekomen:
1
1. MISSIE De bibliotheek wil de gedetineerden toegang bieden tot kennis, informatie, ontspanning en cultuur en hen helpen ‘bijblijven’ en voeling houden met wat zich buiten de muren afspeelt. De gevangenisbibliotheek organiseert voor de gedetineerden of werkt mee aan diverse activiteiten die zorgen voor een creatieve tijdsbesteding, een verbeterde levenskwaliteit en een positieve stimulering van de sociale vaardigheden. 2. DOELSTELLINGEN 2.1. Op vlak van toegankelijkheid De gevangenisbibliotheek is toegankelijk voor alle gedetineerden rekening houdend met de interne veiligheidsregels : - De openingsuren van de bibliotheek zijn afgestemd op het regime van de gedetineerden - Bepalen van de organisatie van de bibliotheekbezoeken: komt overeen met een uitleentermijn van twee weken - Organisatie van de bibliotheek voor bijzondere regimes 2.2. Op vlak van infrastructuur en fysieke ruimte De ruimte waarover de bibliotheek kan beschikken, garandeert een goede bibliotheekwerking: - De bibliotheek beslaat ongeveer 60 m² en omvat een balie, rekken met de bibliotheekmaterialen en een leesruimte. - Een bureel voor administratief werk. Het bibliotheekpersoneel kan gebruik maken van de gedeelde administratieve ruimte van de medewerkers van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en gezin – Afdeling Welzijn en Samenleving van de Vlaamse Gemeenschap. De gevangenis zorgt voor een veilige en gebruiksvriendelijke werkomgeving voor het externe personeel van de gemeentelijke Nederlandstalige bibliotheek. 2.3. Op vlak van informatietechnologie/bibliotheeksysteem De gevangenisbibliotheek beschikt over een performante computerhardware en randapparatuur. o De FOD Justitie staat in voor aanschaf en onderhoud van de hardware en voor de buroticasoftware. o De gevangenisbibliotheek beschikt over 2 recente desktopcomputers (met scherm, toetsenbord, muis) voor het beheer en de uitleen en 1 recente desktopcomputer (met scherm, toetsenbord, muis) voor het raadplegen van de publiekscatalogus. De desktopcomputers voor het beheer en de uitleen beschikken over een barcodescanner en een laserprinter. De desktopcomputer voor de uitleen beschikt over een ticketprinter met thermische printkop. De gevangenisbibliotheek maakt gebruik van hetzelfde bibliotheeksysteem als deze van de bibliotheken die zijn aangesloten op het BruNO-netwerk. Het bestaande stand-alone-systeem Vubis Original (DOS) zal geïntegreerd worden in het BruNO-netwerk Vubis Smart. De telecom-connectie met de BruNO-server die zich bij de VGC bevindt, zal worden gerealiseerd met een veilige verbinding als uitbreiding op het bestaande contract dat de VGC nu met een telecomoperator heeft. De gevangenisbibliotheek volgt de relevante ontwikkelingen op vlak van de bibliotheektechnologie. 2
Dit betekent dat de gevangenisbibliotheek mee gaat in de technische ontwikkelingen van het BruNO-netwerk, voor zover deze niet in strijd zijn met de interne veiligheidsregels. De Vlaamse Gemeenschapscommissie/SBB staat in voor: Een dienstverlening die vergelijkbaar is met wat aan de Brusselse bibliotheken en hun filialen wordt aangeboden. In dat opzicht wordt de gevangenisbibliotheek van Sint-Gillis beschouwd als een filiaal van de openbare bibliotheek van de gemeente. Concreet betekent dit : o De aankoop van de centrale server en netwerkaansluiting (= bestaande infrastructuur); o De jaarlijkse vaste kosten: het algemeen onderhoud, het onderhoud, de upgrade en de vervanging van de centrale server; de huur van het centrale netwerk; het personeel voor en de organisatie van de helpdesk (= bestaande dienstverlening); o De licenties voor de uitbouw van een basissysteem (= 1 licentie op locatie gevangenis) en de jaarlijkse kosten voor het onderhoud van de door de gevangenisbibliotheek gebruikte licenties en van het noodsysteem; o De installatie, de tuning van de modules (catalografie, besteladministratie, tijdschriftenadministratie, uitleenadministratie, webcatalogus), de projectopvolging, de conversie van de bibliografische database en de consolidatie ervan (= integratie huidig systeem in BruNO); o Het bepalen van het niveau van de toegang van de aangesloten bibliotheken tot de beschikbare modules (= gevraagd beveiligde toegangen cf. privacy gedetineerden); o Het bepalen van de opmaak en de vormgeving van de centraal aangeboden publiekscatalogus van het BruNO, evenals van een daarvan afgeleide lokale webcatalogus voor elke aangesloten bibliotheek (= apart profiel / URL voor catalogus gevangenisbibliotheek, ook zichtbaar via OB Sint-Gillis); o De handleidingen en de opleidingen (= bestaande dienstverlening + opleiding personeelslid gevangenisbibliotheek); o De initiële lokale netwerkaansluiting en de netwerkkosten; o Het aanleveren van statistieken die door de Vlaamse overheid worden opgevraagd, binnen de termijn die hiervoor door de Vlaamse overheid is voorzien. Deze investeringen vertegenwoordigen een eenmalige financiële inbreng van ca. 25.000 EUR (conversie + aanschaf licenties + netwerkaansluiting) en een jaarlijkse recurrente inbreng van ca. 3.500 EUR (jaarlijks onderhoud licenties + abonnement telecom). Voor wat hierboven niet is afgesproken, gelden de voorwaarden van het BruNOconvenant tussen de gemeente Sint-Gillis en de Vlaamse Gemeenschapscommissie 2.4. Op vlak van de collectie De gevangenisbibliotheek beschikt over een diverse, doelgerichte en actuele bibliotheekcollectie: o De collectie wordt afgestemd op de noden van de gedetineerden. o De gevangenisdirectie behoudt het recht om bepaalde boeken op gemotiveerde wijze te weigeren De gedetineerden kunnen gebruik maken van de volledige collectie binnen de Brusselse publiekscatalogus via het interbibliothecair leenverkeer (IBL). o Gedetineerden kunnen hun aanvraag doen bij de bibliotheekmedewerker van de gemeente Sint-Gillis. Deze medewerker plaatst de IBL-aanvraag via het landelijke IBL-systeem Impala en bezorgt na ontvangst het aangevraagde werk ter uitlening aan de gedetineerde. Streefdoel is om deze werkwijze te implementeren in de loop van het jaar volgend op de ondertekening van deze overeenkomst. o De gevangenisdirectie behoudt het recht om bepaalde aanvragen op gemotiveerde wijze te weigeren. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat financieel in voor het collectiebudget = een jaarlijks budget van 5.000 EUR binnen de grenzen van de VGC-begroting.
3
2.5. Op vlak van personeel De gevangenis stelt personeel ter beschikking ter ondersteuning van de bibliotheekwerking. Dit impliceert: o Backoffice-taken: De boekverzorging (o.a. plastificeren van de boeken…) De organisatie van de recuperatie van boeken bij vrijlating en transfer Onderhoud van de bibliotheekruimte o o
Frontofficetaken: baliewerk ism bibliotheekmedewerker Het bibliotheekbezoek: De begeleiding van de gedetineerden van en naar de bibliotheek De bewaking tijdens het bibliotheekbezoek
De gemeentelijke Nederlandstalige bibliotheek van Sint-Gillis stelt minimaal een halftijds bibliotheekmedewerker aan voor de organisatie van de bibliotheekwerking. Deze medewerker geniet dezelfde omkadering en ondersteuning als het overige gemeentelijke bibliotheekpersoneel. De taken van de bibliotheekmedewerker omvatten: o Backofficetaken: Collectievorming (bestel en aankoop) en invoer van de materialen Labelen van de boeken Op termijn: IBL-mogelijkheid van en naar gevangenis o Frontofficetaken: baliewerk ism personeel gevangenis o Inhoudelijke werking Coaching van gedetineerden-bibliotheekmedewerkers voor autonome werking Op termijn: mogelijkheid tot projecten met interne en externe partners (belang van inschakeling bibliotheek in uitbreidingsactiviteiten gevangenis) De medewerkers van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en gezin – Afdeling Welzijn en Samenleving van de Vlaamse Gemeenschap ondersteunen de bredere bibliotheekwerking i.s.m. de gemeentelijke Nederlandstalige bibliotheek van Sint-Gillis: o Bijdrage aan de praktische organisatie en ondersteuning van de bibliotheekwerking (inschrijvingen, beheer rapportbriefjes, opmaak deelnemerslijsten) o Ondersteuning van de bibliotheekmedewerker (introductie en ondersteuning, klankbord, administratieve ruimte,…) o Mee denken en bijdragen aan specifieke bibliotheekprojecten o Samenbrengen Werkgroep cultuur en bibliotheek o Relais met andere gemeenschappen 2.6. Op vlak van budget De Vlaamse Gemeenschapscommissie betaalt jaarlijks – binnen de grenzen van de VGCbegroting - een projectsubsidie van 25.000 EUR aan de gemeente Sint-Gillis voor de ondersteuning van de gevangenisbibliotheek. De gemeentelijke bibliotheek zet jaarlijks de gesubsidieerde projectmiddelen in voor de optimalisering van de bibliotheekwerking in de gevangenis: o In de opstartfase: inventaris, stroomlijnen van de collectie, opbouw expertise anderstalige deelcollecties, opnieuw regelmaat in de bibliotheekbezoeken en de beschikbaarheid van de dienstverlening, opmaak aangepast beleidsplan….. o Vervolgens: gestage kwaliteitsverbetering en ontwikkeling uitbreidingsactiviteiten. 2.7. Op vlak van communicatie 4
De gevangenis zorgt samen met alle partners voor een duidelijke communicatie naar alle gedetineerden gericht op een optimaal gebruik van de bibliotheek en haar diensten. De gevangenis zorgt voor een open en directe dialoog met de gedetineerden over het aanbod en de diensten van de bibliotheek. De gemeentelijke bibliotheek en haar filiaal, de gevangenisbibliotheek, nemen deel aan overleg- en communicatiemomenten met de andere partners inzake educatie en socioculturele ondersteuning binnen de gevangenis. 2.8. Overzicht inzet van middelen
FOD Justitie
Vlaamse
VGC
Gemeente Sint-Gillis
Conversie + aanschaf licenties + netwerkaansluiting
Organisatie werkpost in de gemeentelijke bibliotheek
gemeenschap Eénmalige middelen
Recurrente middelen
Aanschaf hardware + buroticasoftware Inzet nieuw netwerk Onderhoud hardware + buroticasoftware
Jaarlijks onderhoud licenties bibliotheeksysteem + abonnement telecom
Materiaal boekverzorging
Projectsubsidie gemeente St-Gillis
Onderhoud werkpost in de gemeentelijke bibliotheek Vorming en studiekansen gevangenisbibliotheekmedewerker
Collectiebudget
Personele middelen
Penitaire begeleiders + gedetineerden
Beleidscoördinator Organisatieondersteuner Sociaal-cultureel medewerker
Helpdesk ondersteuning bibliotheeksysteem
Minimaal ½ tijdse bibliotheekmedewerker
3.EVALUATIE Jaarlijks bezorgt de gemeente Sint-Gillis tegen einde februari aan de VGC/SBB een rapportage van de gevangeniswerking. De rapportage bevat volgende elementen: de toegankelijkheid, de infrastructuur, de informatietechnologie, het personeel, het budget, de bibliotheekcollectie, de diensten en de communicatie.
4.BEHEER en DAGELIJKSE WERKING Deze overeenkomst wordt opgevolgd door een stuurgroep bestaande uit max. 3 vertegenwoordigers per betrokken partij (de FOD Justitie gevangenis Sint-Gillis, de Vlaamse Gemeenschap, gemeente Sint-Gillis, 5
en de Vlaamse Gemeenschapscommissie). Deze stuurgroep komt minimaal driemaal per jaar samen en ziet toe op het nakomen van de afspraken in deze overeenkomst en op de concrete afstemming tussen de partners. De dagelijkse werking van de gevangenisbibliotheek staat onder het toezicht van de bibliotheekverantwoordelijken van de gevangenis en de gemeentelijke bibliotheek en desgewenst van vertegenwoordigers van de betrokken partijen in deze overeenkomst. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2015 en heeft een looptijd van 5 jaar.
Opgemaakt te Brussel op……………en opgesteld in drie exemplaren waarvan elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen.
Gevangenis van Sint-Gillis
Gemeente Sint-Gillis
Dirk VAN BOGAERT Inrichtingshoofd Federale Overheidsdienst Justitie Directoraat-generaal Penitentiaire Instellingen
Willem STEVENS Schepen van Nederlandstalige Aangelegenheden
Vlaamse Gemeenschapscommissie
Pascal SMET Collegelid bevoegd voor Cultuur, Jeugd, Sport en Stedelijk beleid
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van de overeenkomst Collegebesluit houdende de goedkeuring van de overeenkomst betreffende de gevangenisbibliotheek van Sint-Gillis met de Gevangenis van Sint-Gillis en de gemeente SintGillis nt.20142015-0081 van 23-10-2014
De collegeleden,
Bianca DEBAETS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL
6
