Verenigingsadministratie Versie 2.7.6

Verenigingsadministratie Versie 2.7.6

© Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het KNZV-Limburg verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, offset, fotokopie of microfilm of in enige digitale, elektronische, optische of andere vorm of (en dit geldt zonodig in aanvulling op het auteursrecht) het reproduceren ten behoeve van een onderneming, organisatie of instelling of voor eigen oefening, studie of gebruik welk(e) niet strikt privé van aard is of voor het overnemen in enig dag-, nieuws- of weekblad of tijdschrift (al of niet in digitale vorm of online) of in een RTV-uitzending. Het KNZV-Limburg aanvaard geen enkele aansprakelijkheid t.a.v. welke problemen dan ook die ontstaan door het gebruik van deze handleiding. De programmatuur van de verenigingsadministratie worden u eenmalig verstrekt. Het KNZV-Limburg en de bouwer G.J.M.M. Uphoff aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid t.a.v. welke problemen dan ook die ontstaan door het gebruik van deze software. De in deze handleidinggenoemde software en hardwarebenamingen, merken typenamen van de desbetreffende firma’s zijn over het algemeen door fabrieksmerken, handelsmerken of patentrechten beschermd.

Samenstelling: Gert Uphoff, Adviseur informatie en Communicatie van het KNZV-Limburg Laatst bijgewerkt op: 11-02-15 18:09

Beschikbare functies van de verenigingsadministratie

Handleiding verenigingsadministratie v2.7.6

2 - 20

Inleiding De Verenigingsadministratie De verenigingsadministratie is toegankelijk via een beschermd deel van uw website en kan vanaf een willekeurige locatie met elke PC, die beschikt over een moderne browser en een internetverbinding, benaderd worden. De informatie wordt opgeslagen in een MySQL database. De programmatuur is grotendeels in PHP geschreven. In de bijlage staan enige specifieke eisen. De beheerder verschaft - in overleg met het bestuur – de toegangscode en de autorisatiecodes aan gebruikers. De beheerder kan met zijn toegangscodes altijd alle onderdelen bereiken en muteren.

Gebruikersnaam, wachtwoord en autorisatie Als gebruiker ontvangt u per e-mail een eerste uitnodiging. Hierin staat uw gebruikersnaam en uw initiële wachtwoord vermeld. Wachtwoorden zijn hoofdletter gevoelig. Typ ze dus exact zo in als u ze krijgt! Tevens bevat de e-mail een link die gevolgd moet worden door er op te klikken. Hiermee bevestigd u als gebruiker de ontvangst van de mail en wordt uw toegang tot het systeem geactiveerd. Op basis van de voor u van toepassing zijnde autorisatie wordt een hoofdmenu aangemaakt waaruit u functies kunt kiezen. Die functies bestaan uit gekleurde tekst waarop u klikt. Hier kunt u ook uw wachtwoord en e-mail adres veranderen. Kies daarvoor de link wijzig mijn gegevens die in de kop van de pagina is opgenomen. Het is verstandig om bij uw eerste bezoek uw wachtwoord te wijzigen in een wachtwoord dat voor u beter hanteerbaar is. Uw autorisatie wordt bepaald door een of meerdere letters uit de reeks: Letter R L X B P S D U M O I

Deelgebied Relaties algemeen Ledenadministratie Informatie oud leden Gegevens over het bestuursleden Financiële administratie Spaarkas administratie Donateuradministratie Registratie post secretariaat Muziekpartituren beheersysteem Onderhoud en beheer van alle onderdelen De I achter een letter geeft aan dat u uitsluitend inzage recht heeft voor dat onderdeel van het systeem.

Op diverse schermen zult u letterblokjes tegenkomen die corresponderen met uw autorisatie.

Gebruikte methode voor communicatie met deelschermen Op de meeste schermen komt u gegevens tegen in een afwijkende kleur. Dat duidt er op dat u op de betreffende tekst kunt klikken waarna u additionele informatie wordt getoond dan wel nieuwe mogelijkheden krijgt om met de informatie om te gaan. Vrijwel ieder pagina heeft in de kop een of meerdere koppelingen naar ander onderdelen van de administratie. Op invoerschermen komt u bedieningsknoppen tegen waarmee u opdracht geeft de invoer te verwerken. Indien op bepaalde invoerschermen geen knoppen verschijnen bent u niet geautoriseerd om gegevens via dat scherm te wijzigen. Op sommige schermen zult u de rode letterblokjes ook tegen komen. U kunt er dan op klikken om naar het betreffende deelgebied te gaan. E.e.a. ook weer voor zover u daartoe geautoriseerd bent. In de nu volgende hoofdstukken worden per deelgebied de functies beschreven.


3 - 20

Relatiebeheer Het relatiesysteem is vaak de primaire ingang voor uw activiteiten. Een relatie is eigenlijk niet meer dan een hoeveelheid informatie die een persoon, bedrijf of instelling uniek en benaderbaar maakt. Daarom is het verplicht om bij het aanmaken van een nieuwe relatie minimaal achternaam, straat, huisnummer en woonplaats vast te leggen. Naast deze elementaire gegevens kunnen echter ook additionele gegevens (zoals postcode, e-mail adres, telefoon etc.) ingebracht worden. Aan een relatie kunnen vervolgens blokken met info gekoppeld worden. In deze informatieblokken worden gegevens vastgelegd die voor een specifiek deelgebied noodzakelijk zijn. Leden, donateurs etc: zij allen zijn relaties. U dient zich terdege te realiseren dat, ook al hebt u een bepaalde relatie ingebracht, andere gebruikers deze informatie in gebruik kunnen hebben. Het ondoordacht wijzigen of verwijderen kan ernstige gevolgen hebben voor anderen. Het systeem voert slechts beperkte controles uit. Ook i.v.m. historische informatie die het systeem opbouwt wordt afgeraden relaties te verwijderen.

Een relatie toevoegen Het is de bedoeling dat een persoon / bedrijf maar één keer in het systeem voorkomt. Overtuig u er dus eerst van of de betreffende persoon al is ingebracht. Voorkom dubbele inbreng van gegevens. Veel gemaakte fout is het niet onderkennen van het feit dat de betreffende relatie al via een postbus bereikbaar is. Of dat de persoon verhuisd is. Met de functie Zoek een relatie kunt u uitgebreide controles doen. Ook is het handig om uw adres eerst te controleren op juiste schrijfwijze en compleet te maken met behulp van postcode zoeken. De zorg die u nu besteedt voorkomt latere problemen. De rubrieken met een rood * moet u invullen. Doet u dit niet dan volgt onherroepelijk een foutmelding via een leeg scherm! Er is echter een extra mogelijkheid deze controle te ontwijken door in de verplichte rubrieken minimaal één spatie in te voeren. Echter als u later de gegevens wijzigt zult u die rubrieken alsnog moeten vullen. De spatie blijft niet bewaard.

Nu volgen een aantal opmerkingen / adviezen per in te voeren rubriek. Bedrijf De volledige bedrijfsnaam of naam van de instelling. Titulatuur Normaliter bedoeld om een van de volgende termen in te vullen: De heer, Mevrouw of Familie. Kan ook gebruikt worden voor Mr., Dr. etc. of een combinatie van beide. Voorletters, voorvoegsels, achternaam Spreekt voor zich. Liever géén voornamen gebruiken. Voorletters door punten scheiden en geen spaties gebruiken. Dus Th.J.K en niet Th. J. K. Schrijf de voorvoegsels correct voluit dus van den en niet v.d. Achternaam met een hoofdletter beginnen. Straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land U vermeldt hier de straat zonder huisnummer. Het huisnummer vermeldt u dus in de volgende rubriek. Gebruik de hulpjes postcode zoeken om uniforme schrijfwijze van straatnamen op te zoeken. Binnenlandse postcodes kunt u via de betreffende link opzoeken. Als u land leeg laat beschouwd het systeem het adres als een Nederlands adres. Met behulp van websites als Google maps kunt u ook adressen controleren.


4 - 20

Een binnenlandse postcode voert u in door 4 cijfers, een spatie en twee hoofdletters in te vullen. Voor buitenlandse postcodes gebruikt u de landletters gevolgd door een streepje (minteken) en de betreffende code. Telefoonnummers Gebruik een uniforme manier om deze in te brengen. Gebruik +31 als landcode en laat de 0 van het netnummer weg. Suggestie: +31 77 555 6666 of +31 165 555 666. Bij GSM: +31 622 555 666 E-mail en website U kunt één e-mail adres invoeren. Ook bestaat de mogelijkheid een webadres in te voeren. U hoeft dan geen http:// voorloop te gebruiken en kunt dus volstaan met bijvoorbeeld www.uwwebsite.nl Opmerkingen Deze rubriek kunt u vrij gebruiken. Alhoewel de rubriek op het scherm erg klein oogt kunt u maximaal 64.000 tekens invoeren. Binnen de rubriek kunt u de return toets gebruiken om naar een nieuwe regel te gaan. Als u al uw gegevens hebt ingevoerd klikt u op de knop VOER IN of de enter toets. Het systeem zal nu een foutmelding geven (met een leeg scherm, u moet dus alles weer intypen!) of melden dat de gegevens zijn ingevoerd. Bovendien is de invoer knop gewijzigd in een WIJZIG knop, zodat u de zojuist ingebrachte gegevens direct kunt wijzigen. Op het scherm wordt weergegeven hoe een adresetiket er uit komt te zien. Controleer dus even of dat e.e.a. correct is. N.B.: Pas na het inbrengen van een relatie heeft het zin de optie Type relatie instellen te kiezen. U heeft nu een relatie ingebracht. Indien u informatie van een deelgebied – zoals ledeninfo of donateurgegevens - aan de relatie wilt toevoegen dient u de procedure te volgen die in het betreffende hoofdstuk beschreven staat.

Zoek een of meerdere relaties Met deze functie bent u in staat een relatie te lokaliseren en van daar uit de relatiegegevens te wijzigen, deelgebied informatie in te zien of deze te bewerken. Het zoekscherm bestaat uit 3 verschillende delen: Nummer, naam, postcode, woonplaats, e-mailadres Als u het interne nummer weet van een relatie kunt u deze rechtsreeks oproepen door het nummer in te voeren en op enter te drukken. Weet u het nummer niet dan gebruikt u één van de andere drie rubrieken. U kunt volstaan met een gedeeltelijke invoer. Zoekt u via de rubriek naam dan wordt automatisch gezocht in de rubrieken achternaam, bedrijfsnaam en titulatuur. Het zoeksysteem is niet gevoelig voor hoofd en kleine letters. U bent niet verplicht één van deze rubrieken in te vullen!

Partij, Titels, Functie, Soort relatie en Extra Indicatie Deze vijf rubrieken hebben onderling een én relatie en tevens een én relatie met de bovenste vier rubrieken. U kunt ze onafhankelijk van en in combinatie met elkaar gebruiken. U bent niet verplicht een van deze rubrieken in te vullen! Heeft u geen enkele keuze gemaakt dan zullen alle in het systeem aanwezige relaties getoond worden!

Sorteer op / toon er 20 per pagina Hier kunt u uw sorteervolgorde kiezen en aangeven hoeveel geselecteerden u op uw scherm tegelijkertijd wil zien. Als er meer relaties werden gevonden dan er volgens deze specificatie getoond kunnen worden vindt u onder aan de pagina knoppen om verder te bladeren.


5 - 20

Met de gekleurde pijltjes kunt u navigeren, met de blauwe echter niet: u bent aan het begin en / of het einde van de reeks. Het scherm met geselecteerde relaties Nadat u op de enter knop heeft gedrukt verschijnt een scherm met een of meerdere regels informatie over een relatie. De rubriek Nr bevat het interne nummer van de relatie. Onder Naam staan de bedrijfsnaam en achternaam vermeld. Indien deze gekleurd zijn kunt u er op klikken om een verband aan te brengen tussen deze relatie en een van de deelgebieden binnen het relatiesysteem. Zonder deze activering van het deelgebied is het inbrengen en / of wijzigen van deelgegevens niet mogelijk. Naast de adresgegevens kunt u via een of meerdere icoontjes aantreffen. De envelop verschijnt alleen als de relatie een e-mail adres heeft. Indien u er op klikt wordt uw mailprogramma gestart en kunt u mail versturen. Via het huisje gaat u naar de website van de betreffende relatie. De letterblokjes stellen u in staat om naar het betreffende deelgebied te gaan. Het ontbreken van een of meerdere blokjes betekent dat deze relatie nog niet is geactiveerd voor het betreffende deelgebied. Door op een letterblokje te klikken gaat u, indien u over de juiste autorisatie beschikt, direct naar de schermen van het betreffende deelgebied.

Het inzien en / of wijzigen van relatiegegevens Zoek de betreffende relatie op met de functie Zoek een relatie. Klik op het blokje met de letter R. Nu verschijnt het reeds eerder beschreven invoer scherm. U kunt de gegevens wijzigen. Ook bestaat de mogelijkheid om de gegevens te verwijderen. Maar pas op: dit kan verstrekkende gevolgen hebben, ook voor andere gebruikers. Beter is het om de relatie tussen uw gegevensbereik en de relatiegegevens te verbreken. Daartoe klikt u op het scherm Geselecteerde Relaties op de gekleurde naam van de relatie en verbreekt de verbinding door uw vinkje uit te zetten. Overleden personen Bij overleden personen is het bovendien een goede gewoonte om de voorletters vooraf te laten gaan door een het teken † (de zogenaamde dagger). Afhankelijk van uw toetsenbordinstelling kunt u de toetscombinatie Option-t of Alt+0134 gebruiken. Tip: Vul desnoods de verplichte adresrubrieken met een spatie waardoor u ongewilde postverzending voorkomen kunt. Evenzo is het verwijderen van het emailadres aan te raden.

Bestanden ophalen De beheerder is in staat van het volledige relatiebestand een Excel document te maken. Ook een voorbeeldsjabloon om etiketten af te drukken m.b.v. de samenvoegfunctie van Word kan opgehaald worden.


6 - 20

De ledenadministratie Inbrengen van gegevens Het inbrengen van gegevens over leden verloopt via het relatiesysteem. Nadat de algemene relatiegegevens zijn ingevoerd kan via klikken op Type relatie invoeren of nadat u een relatie opgezocht hebt door klikken op de achternaam, indien deze gekleurd is weergegeven, het aankruisvakje ‘lid’ worden aangezet. Daarna kan via het letterblokje L de invoer pagina worden opgeroepen. Gegevens over bestuurders kunnen - via het letterblokje B - ingevuld worden nadat het aankruisvakje ‘Bestuur’ is aangezet. Reeds ingevoerde leden kunnen overigens rechtstreeks via het zoekscherm worden benaderd. Klik dan meteen op de letter L of B. Beëindigen lidmaatschap Bij het beëindigen van een lidmaatschap dient u: ! het partijnummer te verwijderen ! de indicatie stempartij af te zetten ! i.v.m. de contributie inning het veld Contributie t/m in te stellen ! de einddatum lidmaatschap ingevoerd te worden ! de verbinding tussen de relatie (niet verwijderen !) en het ledensegment verbroken te worden. U doet dit laatste via het relatiescherm waar u, nadat u de relatie hebt opgezocht via het klikken op de naam het scherm krijgt waarin de type relaties worden weergegeven. Haal het vinkje weg. De letter L verdwijnt dan. De ledengegevens blijven opvraagbaar via het letterblokje X dat overigens uitsluitend verschijnt indien de rubriek einde lidmaatschap is ingevuld. Is het echter zo dat u, ondanks de einddatum, de relatie nog steeds als lid beschouwd (b.v. op grond van de rubriek Bijzondere titel) dan dient u de verbinding niet te verbreken. De relatie blijft in dat geval ook in de ledenlijst vermeld. Contributie van / t/m In deze rubrieken noteert u het nummer van de maand. Deze gegevens zijn – indien u het spaarsysteem gebruikt - noodzakelijk om een correcte inning van contributie te kunnen uitvoeren. De functie Jaarafsluiting stelt deze rubrieken overigens opnieuw in. Het correct invullen van alle rubrieken is natuurlijk bijzonder belangrijk. Immers, hier wordt de basisinformatie vastgelegd die voor anderen van belang is. De in te vullen rubrieken spreken voor zich. Overigens dienen data in de volgorde jaar - maand - dag te worden ingevuld. Banknummers dienen zonder punten, spaties e.d. ingevoerd te worden! Het nummer dient het IBANnummer te zijn dat het lid gewoonlijk gebruikt om betalingen aan de vereniging te doen. Open (als u het spaarkassysteem gebruikt) een nieuwe spaarkas voor uw lid en vul in vanaf welke maand t/m welke maand hij contributie verschuldigd is. Alle betalingen (ontvangsten, contributies) van leden verlopen via deze spaarkasrekening. Met andere woorden: via deze rekening kan inzicht verkregen worden in alle financiële transacties tussen het lid en de vereniging. Functies binnen de vereniging Om een functie toe te kennen aan een relatie dient u hem eerst als lid van het bestuur aan te merken waarna u het invoer scherm kunt bereiken en invullen. Laat u vervolgens het aankruisvakje waarmee u aangeeft dat de betreffende relatie lid is van het bestuur in takt dan is hij tevens bestuurslid. Om dat te voorkomen zet u het selectievakje bestuur weer af. Lijsten en Excelbestanden Via het Hoofdmenu zijn diverse ledenlijsten opvraagbaar. Ook kan de complete ledeninformatie in een spreadsheet beschikbaar te komen.


7 - 20

Muziekpartituren Alle bij uw koor aanwezige partituren kunnen worden ingebracht in het informatiesysteem. Hierdoor zijn ze relatief eenvoudig op te zoeken. Via het zoekmenu kan in het archief gezocht worden. Door op de betreffende pagina een door komma`s gescheiden lijst met partituurnummers in te voeren kan – rekening houdend met een datum – op deze wijze ook historisch inzicht verkregen worden. Ook kunnen de nodige digitale bestanden woorden opgenomen: partituren in .pdf formaat, digitale audio bestanden en partituren in digitaal formaat. Tevens kan een lijst bijgehouden worden waarop die partituren komen te staan die op een bepaald moment in de map van de leden aanwezig (dienen) te zijn. Advies: Begin elke maand of elk kwartaal met een nieuw record. Zo bouwt u een historisch overzicht op van werken die u heeft uitgevoerd.

Doorzoek het partiturenarchief Met deze functie kunt u zoeken in het archief. Hierbij vult u één van de rubrieken in. U kunt volstaan met het invullen van gedeeltelijke teksten. Tevens kunt u uw sorteervolgorde aangeven en specificeren hoeveel geselecteerde partituren u op één pagina wilt laten tonen. Via de pijltjes op het overzicht kunt u daarna navigeren naar de overige selecties. Een blauw pijltje geeft aan dat in de betreffende richting niet verder genavigeerd kan worden. Het icoontje in de kolom PM kunt u gebruiken om de betreffende partituur direct aan het overzicht Partituren in partij map toe te voegen. Dit gebeurt bij de meest recente lijst. Een partituur toevoegen of wijzigen Alvorens een partituur toe te voegen of te wijzigen is het van belang zoveel mogelijk informatie te verzamelen over die partituur. Om de gegevens van een partituur te wijzigen zoekt u hem eerst op. Zodra u hem gevonden heeft klikt u op het resultaatscherm op de gekleurde titel, waarna het mutatiescherm verschijnt. Bij het inbrengen of muteren gelden de volgende kanttekeningen: Nummer Het door de archivaris toegekende nummer. U bent verplicht hier iets in te vullen. Overigens kan dit nummer ook alfanumerieke waarden bevatten. Pas op bij uitsluitend numerieke waarden: omdat dit een alfanumerieke rubriek is krijgt u bij sorteringen een ongebruikelijke volgorde. Voorbeelden van coderingen: P00090, VERDI005, KERST026 etc. etc. Het nummer dat u hier gebruikt dient u ook te gebruiken in uw digitale bestanden die aan dit catalogus item gekoppeld zijn. De namen van dergelijke digitale bestanden zien er dus als volgt uit: P00090-wilhelmus.pdf. Het nummer gevolgd door het minteken is verplicht. Hiermee wordt de koppeling tussen de bestanden gerealiseerd. Tip: gebruik geen spaties of speciale tekens in bestandsnamen. Dit gaat vaak problemen veroorzaken! I.p.v. een spatie gebruit u b.v. het _ (underscore) teken.

In archief Van belang indien u een ook extern archief hebt. Deze indicatie wordt pas aangezet indien een exemplaar van de partituur zich in dat externe archief bevindt. Titel, Uit De volledige titel invullen zoals hij op de eerste bladzijde van de partituur staat. Additionele titelinformatie (titels in andere talen, toevoegingen als Frans volksliedje, in opdracht geschreven voor, etc) hoort in de rubriek opmerkingen thuis. In Uit dient de naam te worden opgenomen van de compositie


8 - 20

waarvan deze partituur een onderdeel uitmaakt. Desnoods kunt u proberen om hier met behulp van een zoekmachine (Google) achter te komen. U bent verplicht hier iets in te vullen. Componist en Arrangeur U voert in Achternaam, voorletters c.q. voornaam voorvoegsels dus Verdi, Guiseppe of Suppé, Franz von. Bij voorkeur de eerste voornaam voluit gebruiken. Voor het opzoeken van correcte namen kunt u gebruikmaken van de link Zoek Componist. Opmerkingen Hier kunt u allerlei opmerkingen kwijt. De rubriek kan ruim 64.000 tekens bevatten. Webinfo Hier kunt u een verwijzing naar een website opnemen met b.v. nader informatie over de componist. Ook koppelingen naar YouTube muziekvideo’s kunnen hierin worden opgenomen. Via de knop Voer in of Wijzig worden de gegevens ingebracht. Met de knop Verwijder wordt de partituur uit de bibliotheek verwijderd. Partituren in map bijwerken Het is mogelijk om een lijst samen te stellen met partituren die de koorleden in hun mappen dienen te hebben. Via het betreffende scherm kunt u een nieuwe lijst samenstellen dan wel, door in de kolom ID een keuze te maken, een bestaande lijst aanpassen. Nummers hoeven niet in volgorde te staan. Het systeem sorteert ze voor u. U verwijderd een specificatie door de datum op nul te zetten. Het overzicht wordt op alfabet samengesteld. Om een reeds bestaand record te wijzigen klikt u in het onderste deel van het scherm op de identificatie van dat record. Het wordt dan naar boven gehaald om gewijzigd te kunnen worden. Digitale bestanden beheren Zie onder Nummer v.w.b. de regels die u dient te hanteren m.b.t. de bestandsnaam. Er is geen beperking (anders dan uw server ruimte) aan het aantal bestanden dat u koppelt. Excel bestand aanmaken Deze functie stelt u in staat de partituur gegevens naar uw Pc te halen. Catalogus Een .pdf bestand dat via Adobe Acrobat Reader ® gelezen kan worden. Kies een sorteervolgorde. U kunt ook een selectieve catalogus samenstellen b.v. van stukken van een bepaalde componist. Daartoe pleegt u eerst een selectie via de zoekprocedure waarna u op de gekleurde tekst Maak catalogus klikt. In dat geval worden uitsluitend de geselecteerde in de catalogus opgenomen. Via de keuze Digitale bestanden krijgt u een overzicht van alle aanwezige digitale bestanden. Bovendien kunt u via het resultaat scherm bestanden toevoegen of verwijderen. Bij het toevoegen van een bestand dient u aan te geven in welke van de drie mappen het bestand moet worden opgeborgen. De locatie van de mappen zelf dient via de codetabel te zijn vastgelegd èn de mappen dienen te zijn aangemaakt


9 - 20

Het Financiële systeem Inleiding De financiële administratie bestaat uit een drietal componenten die ieder voor zich via een eigen menu benaderbaar zijn: 1. Administratie van de Penningmeester 2. Administratie Spaarkas 3. Donateuradministratie Van de twee laatste onderdelen worden samenvattingen weergegeven in de rapportage van het eerste onderdeel. Dit impliceert dat – indien men een snel inzicht wil verkrijgen in de financiële situatie van – men kan volstaan met het doorlezen van het verkorte verslag van de Penningmeester. Mutaties: Algemene punten van aandacht Voor een beter begrip is het noodzakelijk dat u zich realiseert dat de financiële administratie geen boekhoudsysteem is. Door het inbrengen van mutaties op bankrekeningen wordt echter een zeer gedetailleerde verslaglegging mogelijk. Mutaties dienen echter altijd gekoppeld te worden aan een rekening uit de 1000 groep van het rekeningschema. In deze groep bevindt zich ook een Memoriaal (rekening 1009) dat voor sommige boekingen gebruikt dient te worden. Het systeem voert slechts een beperkt aantal controles uit. Dit impliceert dat de gebruiker een grote verantwoordelijkheid houdt op het correct inbrengen van gegevens. Controleer een ingebrachte mutatie dus zorgvuldig! Datums in mutaties dienen ingebracht te worden in het formaat jjjj-mm-dd dat wil zeggen: het 4cijferige jaartal gevolgd door een minteken, het 2-cijferige nummer van de maand gevold door een minteken en het 2-cijferige nummer van de dag. Foutief ingevoerde datums leiden onherroepelijk tot grote problemen. Controleer ze dus goed. Het jaartal uit de mutatiedatum bepaalt tot welk boekjaar de mutatie behoort. Vooral aan het begin van een nieuw jaar vraagt dit om uw speciale aandacht! Negatieve getallen brengt u in door eerst een minteken te typen. Voer getallen bij voorkeur in via uw numerieke toetsenbord. Indien u als bedrag van een mutatie de waarde 0 gebruikt wordt de betreffende mutatie verwijderd! Het gebruik van de rekening Kruisposten Het is niet mogelijk om in een mutatie bedragen van de ene 1000-groep rekening naar een andere 1000-groep rekening over te maken. Stel u neemt van de bank een bedrag op om als kasgeld te gebruiken. U maakt nu twee mutaties: 1. Via de eerste boekt u het opgenomen bedrag af van de bankrekening en boekt het bij op de rekening Kruisposten. 2. Via de tweede boekt u het bedrag bij op de kasrekening en af van de rekening Kruisposten. De rekening Kruisposten dient dus altijd een saldo van 0 te bevatten.


10 - 20

De financiële administratie Rekeningschema De basis voor deze administratie is een rekeningschema. Dit schema is verdeeld in een aantal hoofdgroepen: Financiële rekeningen 1000 Tussenrekeningen 2000 Spaarrekeningen 3000 Onkostenrekeningen 4000 Opbrengstrekeningen 8000 Elke groep kan onderverdeeld worden in subgroepen. Een subgroeprekening is een rekening die als eindcijfer een nul heeft. Op dergelijke rekeningen moet u niet boeken. Zij zijn bedoeld om in overzichten saldi geordend weer te kunnen geven. In principe kunt u subgroepen en detailrekeningen vrijelijk toevoegen. Echter: een aantal rekeningen dienen altijd aanwezig te zijn. 1000 1001 1008 1009

Subgroep Financiële Rekeningen Bankrekening Kasboek Memoriaal / Bijzondere boekingen

2000 Subgroep Reserves 2001 Algemene reserve 2990 2995 2996 2997 2998 2999

Subgroep Tussenrekeningen Kruisposten Overlopende posten t.b.v. het volgende jaar Overlopende posten uit het afgelopen jaar Vraagposten Beginsaldi

3000 Subgroep Spaartegoeden leden 4000 Subgroep Uitgaven 8000 Subgroep Inkomsten De namen van de subgroepen mag u overigens vrij kiezen. Tip: gebruik het meegeleverde rekeningschema !

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van rekeningen U kunt rekeningen toevoegen door de optie Nieuwe rekening te kiezen op het rekeningschema scherm. Rekeningnummers dienen altijd uit vier cijfers te bestaan. Om een rekening te wijzigen of te verwijderen klikt u op de naam van de rekening (niet het nummer). Door op het mutatiescherm dat dan verschijnt het rekeningnummer op 0 te zetten verwijdert u de rekening. U kunt geen rekening verwijderen waarop mutaties aanwezig zijn. Wijzigt u het nummer van de rekening in een ander nummer dan worden alle (dus ook die van oudere boekjaren) mutaties op die rekening omgenummerd. Het systeem meldt na afloop het aantal omgenummerde mutaties.


11 - 20

Rekeningafschrift Wilt u zien wat er op een rekening geboekt is dan klikt u op het rekeningnummer. Vervolgens wordt u een scherm getoond met de op de betreffende rekening geboekte bedragen. Indien u op dit scherm op het rekeningnummer van een mutatieregel klikt wordt u een afschrift getoond van die betreffende rekening. Klikt u op het afschriftnummer dan wordt dat complete afschrift getoond. Indien u op het bedrag klikt wordt de oorspronkelijke mutatie getoond, die u eventueel kunt wijzigen. Op deze manier geeft het afschrift u gemakkelijk inzicht in uw boekingen. Inbrengen, wijzigen of verwijderen van mutaties Tijdens het inbrengen van mutaties kan vanaf het mutatiescherm nadere informatie over een rekening verkregen worden door op Toon rekeningschema te klikken. In een apart venster wordt nu het schema getoond en via dit scherm kunt u weer andere rekeningen oproepen. Indien een reeds in het systeem ingevoerde mutatie wordt getoond kunt u ook vanaf het mutatiescherm de rekeningafschriften van de gebruikte rekeningen opvragen. Gebruik het afschriftnummer van uw bankrekening. Voor kasmutaties hanteert u een eigen systeem. Suggestie: begin elk jaar opnieuw met nummer 1. Gebruik nooit een afschriftnummer dat bestaat uit het vier cijfers van het boekjaar gevolgd door een volgnummer van twee cijfers.

Inbrengen beginsaldi bij opstart Als voorbeeld volgen hier voorbeeld boekingen voor het inbrengen van saldi: Afschrift 23 *) 14 *) 0 0 0 0 0 0 0 0

Datum 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01 2015-01-01

Rekening 1001 1004 1008 1009 1009 1009 1009 1009 1009 1009

Soort 2001 2001 2001 2001 2505 2001 2002 2001 3001 3002

Bedrag 1714.15 35000.00 135.85 -80.00 80.00 -25000.00 25000.00 -100.00 35.00 65.00

Toelichting Beginsaldo bank Beginsaldo deposito Beginsaldo kas Beginvoorraad medaille 25 jaar Beginvoorraad medaille 50 jaar Beginsaldo kledingfonds Beginsaldo kledingfonds Beginsaldo Spaartegoeden leden Beginsaldo Spaarkas 3001 Beginsaldo Spaarkas 3002

Dit voorbeeld gaat uit van: Een banksaldo van € 1714,15 Een deposito bij de bank van € 35.000 Een saldi in Kas van € 135.85 Een voorraad medailles van € 80 Een reserve kledingfonds van € 25.000 Twee leden die een spaartegoed hebben van € 35 resp. € 65 Belangrijke punten: Boek alle saldi van financiële rekeningen EERST op 2001 Voed vervolgens via rekening 1009 de reserve / voorraad / spaarrekeningen Die bedragen worden dus afgeboekt van 2001 en bijgeboekt op de werkelijke rekeningen Rekening 2999 mag uitsluitend door het programma gebruikt worden Het voeden van 2996 en 2997 heef uitsluitend zin tijdens een jaarafsluiting

*) Gebruik het werkelijke afschriftnummer waarop uw beginsaldo staat.


12 - 20

Financiële Verslagen Alle verslagen worden samengesteld in het .pdf formaat dat via Adobe Acrobat Reader ® gelezen kan worden. Er bestaat een beknopt en een kort verslag dat meestal voldoende informatie biedt. Het uitgebreide verslag is vooral bedoeld als finaal verslag dat na afloop van een jaar afgedrukt en gearchiveerd kan worden. Bovendien is deze uitdraai bijzonder geschikt als basisinformatie voor een kascontrole commissie. Om het mogelijk te maken om in het begin van een nieuw jaar nog te muteren in het vorige jaar is ook het verslag van het voorgaande jaar opvraagbaar. Jaarwerk Na afloop van het boekjaar dient het jaar te worden afgesloten. Dit gebeurt via de optie Jaarafsluiting doorvoeren: o o o o o

Poststukken (ook de bijlage) ouder dan drie jaar worden verwijderd Mutaties die ouder dan drie jaar zijn worden verwijderd Mutaties met een datum die niet correct kan zijn worden verwijderd, Contributieverplichtingen worden desnoods ingesteld Saldi worden overgezet.

Belangrijk: o Heeft u de jaarrapportage afgedrukt (uitgebreide versie)? o Heeft u de overzichten van de spaarkasrekeningen afgedrukt? o Heeft u een Excel bestanden van mutaties en schema opgehaald? Vóór de afsluiting van een boekjaar dienen de rekeningen 1009, 2995 t/m 2998 een nul saldo te hebben. Vervolgens dient u eerst rekening 2996 te voeden met die posten die of in het volgend jaar thuis horen maar nu reeds geboekt zijn (b.v. in december ontvangen contributie volgend jaar) of posten die tot het huidige boekjaar horen maar pas in het volgende boekjaar worden afgehandeld (b.v. betaling vindt pas plaats in het nieuwe jaar). Tip: Maak er een gewoonte van dit soort posten meteen op 2996 te boeken en zet desnoods in de omschrijving het rekeningnummer waarop de post na de jaarafsluiting terecht moet komen.

Tijdens de jaarafsluiting worden de posten op rekening 2996 vervolgens automatisch overgebracht naar rekening 2997. Boek in het nieuwe jaar de bedragen van 2997 direct weg naar de echte rekeningen. Het voordeel van het toepassen van deze methode is dat uw administratie inzicht geeft in het exploitatieresultaat van het afgesloten jaar. Hier volgt een voorbeeld van de boekingen die noodzakelijk zijn i.v.m. vooruit ontvangen contributie: Datum 2014-12-31 2014-12-31

Afschrift 99 99

Rekening 1009 1009

Soortmutatie 8011 2996

2015-01-01 2015-01-01

1 1

1009 1009

2997 8011

Bedrag Toelichting -375 Contributie 2010 375 Contributie 2010 van 8011 -375 Contributie 2010 naar 8011 375 Contributie 2010

Tip: U kunt de boekingen die betrekking hebben op het nieuwe jaar nu reeds invoeren!

Bestanden t.b.v. Excel Zowel de mutaties als het rekeningschema kan in Excel formaat naar uw PC gehaald worden.


13 - 20

De Spaarkas Doel van de spaarkas Bij het gebruikmaken van de spaarkas (is niet noodzakelijk) registreert u alle financiële transacties tussen de vereniging en een lid op een aparte grootboekrekening. Tip: Laat leden geld overmaken via een aparte bankrekening en zorg er voor dat het saldo van die bankrekening gelijk is aan de som van de tegoeden die uw leden hebben.

Aanmaken Spaarkasrekening Bij het aanmaken van een spaarkasrekening, u doet dit via de pagina met detailgegevens van een lid, bepaalt het systeem een nummer. Daarbij wordt doorgenummerd. Wilt u vrij gevallen plaatsen benutten verander in het rekeningschema het toegekende nummer in het door u gewenste nummer. Rekeningafschrift Wilt u zien wat er op een rekening geboekt is dan klikt u op het rekeningnummer. Vervolgens wordt u een scherm getoond met de op de betreffende rekening geboekte bedragen. Inbrengen van Spaarkasmutaties Alle door de leden overgemaakte bedragen worden bijgeschreven op hun Spaarkasrekening. Hiervoor klikt u op Spaarfonds stortingen waarna u via het zoekscherm een deelnemer kunt opsporen. U vult daartoe een van de rubrieken (gedeeltelijk) in. Tip: voer bij het opzoeken van een spaarkasdeelnemer de laatste 4 cijfers van een bankrekening in.

Indien meerde relaties aan uw zoekcriteria voldoen wordt u een keuzescherm getoond. Door op het rekeningnummer te klikken kunt u zien wat reeds op deze rekening is geboekt. Klik op de naam om een deelnemer te kiezen. Voldoet maar een deelnemer aan uw criteria dan wordt dit scherm overgeslagen. Het mutatiescherm dat vervolgens verschijnt bevat een reeds ingevulde mutatie. De tekst Let op: Dit is een voorstel maakt u er op attent dat de gepresenteerde gegevens slechts een voorstel zijn: Van de laatste mutatie op de bankrekening wordt datum en afschriftnummer getoond terwijl de rubriek bedrag gevuld is met het bedrag van de laatste mutatie op de betreffende Spaarkasrekening. Nogmaals: het betreft een voorstel. Deze werkwijze heeft als voordeel dat het inbrengen van een groot aantal maandelijkse periodieke betalingen vlot kan verlopen.

Innen van Contributies Eens per maand dient de contributie geïnd te worden. Dit gebeurt via de betreffende optie Contributie Innen. Nadat u hier op heeft geklikt verschijnt een scherm waarop staat vermeldt in welke maand voor het laatst werd geïnd. Vul de correcte gegevens in en druk op OK. De procedure boekt contributies af van de spaarrekeningen naar het Memoriaal en van het memoriaal naar de rekening Af te dragen contributies. Via dit scherm kunt u de laatste inning terug boeken. Het systeem doet dit razendsnel door alle mutaties met het overeenkomstige afschriftnummer (dat bestaat uit vier cijfers van het jaar gevolgd door de twee cijfers van de maand) te verwijderen. 200911 is zodoende contributie van maand 11 in 2009. Maak dus nooit zelf mutaties met een soortgelijk afschriftnummer, want die worden onherroepelijk mee verwijderd. Contributies worden uitsluitend afgeschreven bij deelnemers waarvan via de rubrieken Contributie van en Contributie tot ingesteld is over welke periode zij contributie moeten betalen.


14 - 20

Tijdens het jaarwerk worden de rubrieken van – tot automatisch opnieuw ingesteld op de waarden 1 en 12.

Jaaropgave deelnemers Elke deelnemer ontvangt een maal per jaar een overzicht van zijn stortingen, opnamen, afgedragen contributie en saldi. Deze worden samengesteld als één groot document in het .pdf formaat dat via Adobe Acrobat Reader ® gelezen kan worden. Haal het naar uw PC om af te drukken.

De Donateuradministratie Via de donateuradministratie bent u in staat actuele informatie over donateurs te verwerken. Niet alleen adresgegevens, maar ook betalingen kunnen worden ingebracht. Het systeem is in staat historische informatie per donateur bij te houden. Alle gegevens betreffende de laatste twee verenigingsjaren (het lopende en voorgaande jaar) kunnen op eenvoudige wijze worden verzameld en naar uw PC worden gehaald. Een financieel verslag wordt automatisch samengesteld. Met deze gegevens, een standaard spreadsheet en standaard brieven en etiketten, die u lokaal op uw PC kunt plaatsen, kunt u uw gegevens analyseren en correspondentie voeren.

De donateurs administratie kent een nogal afwijkende methode om ontvangen gelden te boeken. Indien u slechts op eenvoudige wijze uw ontvangsten wilt bijhouden zonder historische informatie per donateur - dan kunt u onderstaand aangegeven boekingsmethode ook weglaten en ontvangen gelden rechtstreeks op de betreffende rekening in de 8000 groep boeken. Zorg er in dat geval voor dat geen van uw gebruikers de autorisatie D of DI heeft en stel ook bij uw relaties de code D niet in maar maak in de codetabel in de 300 of 400 groep een code Donateur (of sponsor), die u in het relatiesysteem aan een relatie meegeeft. U kunt de rest van dit hoofdstuk verder overslaan.

Het inbrengen van een nieuwe donateur Voordat u de gegevens van een donateur kunt verwerken dient u een koppeling tot stand te brengen tussen de relatiegegevens van de betreffende donateur en het deelgebied donateurs. Als de relatie nog niet bestaat dient u eerst de relatiegegevens in te brengen; zie het betreffende hoofdstuk m.b.t. aanmaken en wijzigen van relaties. Als de relatie al bestaat zoekt u de betreffende relatie op. Dat doet u via de normale zoekprocedure voor relaties. (Dat kan ook rechtstreeks via een lijst met donateurs. Handig als u zeker weet dat de relatie al donateur is. Klik daartoe in de rubriek Donateurs op Mutatie Invoeren. De eerste 50 donateurs worden getoond. U kunt eventueel verder bladeren.) Indien er reeds een koppeling is tussen deze relatie en de donateuradministratie zal op het scherm bij de betreffende relatie in de kolom type een letterblokje met de letter D verschijnen. Klik daar op om het mutatie menu van de donateur beschikbaar te krijgen. Als er geen letterblokje D in de type kolom staat klikt u in het scherm Geselecteerde Relaties klikt u op de gekleurde naam van de relatie. Zorg dat op het volgende scherm een vinkje staat achter donateur en kies WIJZIG. Het systeem bevestigt de correcte wijziging en toont het letterblokje D. Het mutatiemenu Vanuit dit menu kunt u aanmeldgegevens en betalingen invoeren en wijzigen. Om aanmeldgegevens in te brengen of te wijzigen kiest u de betreffende gekleurde optie. Om een nieuwe betaling in te voeren kiest u de betreffende optie. Om een betaling te wijzigen klikt u op de gekleurde datum van de betreffende betaling. Bij het inbrengen van betalingen gelden dezelfde afspraken als bij het aanbrengen van financiële mutaties. Het jaartal van de betaaldatum wordt beschouwd als het verenigingsjaar waarvoor de donatie is gedaan.


15 - 20

Overzichten uit het Hoofdmenu Op het Hoofdmenu vindt u onder de rubriek Donateurs koppelingen naar diverse overzichten zoals een overzicht met per donateur gestorte bedragen. Meerdere betalingen zijn gesommeerd. Als u op de naam van de donateur klikt gaat u naar het relatie mutatiescherm. Als u op het bedrag klikt gaat u naar het donateurmenu van de betreffende donateur. Indien regels voorkomen met bedragen zonder namen, dan zijn de betreffende relatiegegevens - ten onrechte - inmiddels uit het relatiesysteem verwijderd!


16 - 20

Uitgaande en binnenkomende post Met deze functie registreert de secretaris binnengekomen of verstuurde post. Ook e-mail kan op deze wijze geregistreerd worden. Op het scherm wordt de post van het lopende kwartaal getoond. U kunt echter een andere datum (jaar – maand - dag) invullen. Door op het printer icoontje te drukken wordt, startend vanaf de ingestelde datum, een overzicht gemaakt. In dit overzicht is de post uitgesplitst naar in- of uitgaand en naar wel of geen e-mail. Om een reeds bestaande registratie te wijzigen klikt u in het onderste deel van het scherm op de identificatie van dat poststuk. Het wordt dan naar boven gehaald om gewijzigd te kunnen worden. De onderste tabel bevat een kopregel. Door op de naam van een bepaalde kolom te klikken sorteert u de poststukken. Tevens kunt u één bijlage bij het bericht opslaan. Klik daartoe na inbreng van de postgegevens op de gekleurde tekst Laad die in de regel van het ingebrachte poststuk staat. Tip: Denk er om dat u de bijlagen, afhankelijk van de grote, veel server ruimte in kunnen nemen.

Nadat een bijlage geladen is kan deze door op de naam van die bijlage te klikken deze ingezien of opgehaald worden. Poststukken verwijdert u door de datum van het betreffende stuk op 0 te zetten. Een eventuele bijlage wordt dan ook verwijderd. Tijdens de jaarafsluiting worden poststukken die ouder zijn dan twee jaar verwijderd. Collectieve e-mail verzenden U kunt met de functie collectieve mail verzenden e-mail berichten aan (geselecteerde) groepen uit uw relatiebestand verzenden. Daarbij kunt u diverse combinaties maken waarbij uw een van de drie groepen moet kiezen. De groepen worden gescheiden door de kopregels die met het woord of beginnen. Tip voor gevorderden: U kunt ook het where deel van een SQL statement gebruiken (zonder het woord WHERE). Zie hiervoor de tabel met rubrieken op bladzijde 18.

Let op dat u uw mail eerst goed uittest. Vul uw eigen emailadres in bij afzender. Zolang het vakje test staat aangevinkt wordt de mail uitsluitend op proef naar uw emailadres gezonden. Leg uzelf een gezonde discipline op m.b.t. het gebruik maken van deze functie: gebruik hem niet om te ‘spammen’. Zeer belangrijk: Een bijlage die u mee wilt zenden zult u telkens weer opnieuw moeten instellen. Etikettenbestand aanmaken Met behulp van een dit selectiescherm kunt u een spreadsheet aanmaken met de adresgegevens van de geselecteerde relaties. Daarbij kunt u diverse combinaties maken waarbij uw een van de drie groepen moet kiezen. De groepen worden gescheiden door de kopregels die met het woord of beginnen.


17 - 20

Installatie van het systeem De programmatuur dient op de server van uw hosting provider te draaien en moet kunnen beschikken over PHP 5.1 én MySql 5.1 of latere versies. Indien u gebruik maakt van eigen website dient u zich te realiseren dat er geen enkele samenhang is tussen uw website en de ledenadministratie tenzij u deze expliciet aanmaakt met door u zelf ontwikkelde interfaces.

Het installeren van het systeem dient door een deskundige webmaster te geschieden en bestaat uit een aantal stappen: ! Pak het aangeleverde zip bestand uit en plaats de complete inhoud, via een FTP-verbinding, in een map op uw server (de naam van de map mag u zelf kiezen). Gebruik hiervoor b.v. het gratis programma FileZilla - via http://filezilla-project.org/ installeert u de client-versie - of als u van Firefox gebruik maakt installeert u de gratis extensie Fireftp (http://fireftp.mozdev.org/) ! Maak een nieuwe database aan. Meestal doet u dit met een door uw service-provider beschikbaar gesteld programma zoals PHPAdmin. Noteer de host, user en wachtwoordgegevens! Daarna dient u het aangeleverde bestand ledenadmi.sql in deze database te importeren. De database wordt gevuld met de benodigde tabellen en voorbeeld gegevens. ! Aanpassen van de instellingen in de codetabel. Dit is zeer belangrijk. Uw startpagina voor het systeem is http://www.uw.url.nl/uwmapnaam/ U logt aan met gebruikersnaam admin en password ook admin (kleine letters!). De eerste maal dat u aanlogt krijgt u een melding dat het configuratiebestand ontbreekt en wordt u in de gelegenheid gesteld dit bestand aan te maken. Daarvoor dient u de genoteerde databasegegevens beschikbaar te hebben. Doorloop de procedure en meldt u opnieuw aan. Codetabel inrichten Nu dient u de codetabel in te richten. Via het hoofdmenu roept u de tabel op en volgt u de aanwijzingen die op de pagina gegeven worden. Op de server zijn de mappen, die initieel in de codetabel staan vermeld, aangelegd. Indien u de voorkeur geeft aan andere mappen dient u er voor te zorgen dat deze aangelegd zijn. Gebruiksrechten toekennen Vervolgens dient u uw eigen wachtwoord aan te aanpassen en kunt gebruikers met specifieke rechten gaan instellen. Dit doet u via de opties die onder Onderhoud staan vermeld. Bij het invoeren van een nieuwe gebruiker bepaald u een gebruikersnaam (korte naam; later niet meer te wijzigen), voert u zijn emailadres in en kent hem rechten toe. Voor elke functie (=letter) van het systeem geldt het volgende: Geen letter Geen mogelijkheid de gegevens in te zien of te muteren Alleen een letter Zowel inzien als wijzigen en verwijderen is toegestaan Letter gevolgd door de letter I Gegevens kunnen uitsluitend worden ingezien Een wachtwoord wort automatisch toegekend maar kan, evenals zijn emailadres, door de gebruiker later gewijzigd worden. Nadat u de gegevens hebt opgeslagen ontvangt de gebruiker een email met gegevens en dient hij de in deze email opgenomen bevestigingslink te gebruiken.


18 - 20

Rubrieken ledenbestand naam voorletters voorvoegsels straat huisnummer postcode woonplaats land telefoon_prive telefoon_zaak bedrijfsnaam is_lid is_bestuur is_donateur is_relatie is_abonnee lidnummer geboren lid_sinds lid_soort cvan ctot cnr bestuur_soort commissie_soort relatie_soort titel_soort datum_in_functie datum_herkiezen lid_stop relatie_opm volnaam gehuwd titel sortnaam voornaam voornaamp don_opgave_door don_opgave_datum don_acceptgiro_datum gsm email webpagina naw_seq brek pasfoto

varchar(40) varchar(20) varchar(20) varchar(40) varchar(10) varchar(10) varchar(40) varchar(40) varchar(20) varchar(20) varchar(40) tinyint(3) tinyint(3) tinyint(3) tinyint(3) tinyint(3) mediumint(3) date date int(3) tinyint(2) tinyint(2) int(11) int(3) int(3) int(3) int(3) date int(4) date text, varchar(255) date varchar(20) varchar(60) varchar(20) varchar(20) varchar(40) date date varchar(20) varchar(100) varchar(100) int(11) varchar(25) varchar(100)


partijnummer zie tabel Contributie vanaf maand Contributie tot maand spaarkasnummer zie tabel zie tabel Extra indicatie zie tabel zie tabel

volledige naam om op volledige naam te sorteren voornaam partner donateur aangemeld door donateur sinds datum laatste acceptgiro

intern database nummer IBAN rekeningnummer locatie pasfotobestand

19 - 20

Inhoud BESCHIKBARE FUNCTIES VAN DE VERENIGINGSADMINISTRATIE

2

INLEIDING

3

De Verenigingsadministratie Gebruikersnaam, wachtwoord en autorisatie Gebruikte methode voor communicatie met deelschermen

3 3 3

RELATIEBEHEER

4

Een relatie toevoegen Zoek een of meerdere relaties Het inzien en / of wijzigen van relatiegegevens Bestanden ophalen

4 5 6 6

DE LEDENADMINISTRATIE

7

Inbrengen van gegevens

7

MUZIEKPARTITUREN

8

HET FINANCIËLE SYSTEEM

10

Inleiding De financiële administratie

10 11

DE SPAARKAS

14

Aanmaken Spaarkasrekening Innen van Contributies

14 14

DE DONATEURADMINISTRATIE

15

UITGAANDE EN BINNENKOMENDE POST

17

INSTALLATIE VAN HET SYSTEEM

18

RUBRIEKEN LEDENBESTAND

19


20 - 20

Verenigingsadministratie Versie 2.7.6

Recommend Documents