Veřejná správa veřejně a správně

Veřejná správa veřejně a správně Ministerstvo vnitra ČR Procesní modelování agend

Josef Beneš Mikulov, 9/9/2014







Veřejná správa veřejně a správně OBSAH PREZENTACE Důvody realizace Program PMA Využití procesních modelů ve veřejné správě Příklady využití Závěr

Důvody realizace PMA Úroveň výkonu agend státní správy není jasně definována a financování probíhá formou příspěvku bez zohlednění skutečného rozsahu výkonu.

Výkon, tj. způsob zajištění jednotlivých agend, není jednotný!

Legislativa je nejednoznačná, často obsahující zbytečná resp. protichůdná ustanovení.

Standardizace výkonu agendy

Kvalita

Stát není schopen garantovat poskytování stejné služby ve stejné kvalitě, čase a podmínkách napříč poskytujícími úřady.

Úhrada za výkon neodpovídá množství, způsobu, ani kvalitě jejich zajištění. Zkvalitnění legislativy

Změna v úhradě

Poznámka: Výše uvedené důvody realizace PMA vychází mj. z popisu problematiky uvedené v dokumentu „Koncepce dokončení reformy veřejné správy“, Ministerstvo vnitra, 2012, zejména z popisu „Opatření 2: Standardizace agend“, který popisuje rovněž principy financování podle standardů agend a zohlednění výše odvedených výkonů.

1. Program PMA

Smysl „Procesní reformy veřejné správy“ Procesní model agendy jako nástroj pro dosažení maximální efektivity a transparentnosti výkonu agend veřejné správy Charakteristika „procesního přístupu“



Úvod



Iniciální analýza   

Model budoucího stavu (To Be)   

Optimalizační hypotézy Optimalizace centrální a lokální Rekapitulace významu PMA pro města a obce

…

Sběr dat o modelech Aplikace časové a nákladové analýzy Typy modelů

… …



Různost v systému Hodnocení regulace Efektivita modelování

Model současného stavu (AS-IS)   

…

…



Optimalizace agend na základě „procesního přístupu“

…  Snížení nákladů na základě detailní znalosti nákladů výkonu agendy a přínosu pro jejího příjemce  Dochází i k optimalizaci napříč institucemi a procesy veřejné správy a kromě snížení nákladů i ke zvýšení kvality a transparentnosti veřejných služeb

Program PMA Plán 2014+ 2012 8/2012

2013 2/2013

2014

2015

2016…2019

10/2013

6/2019

Program PMA Projekt PMA I 1

Standardy agend

Financování

Podpora PMA (Metodické centrum PMA, AIS RPP Modelovací)

•Metodika PMA •30 procesních modelů

Projekt PMA II 2

•Školení PMA

•Příprava dalších procesních modelů agend

•AIS RPP Modelovací

Projekt PMA III 3

•Podmínky pro Metodické centrum PMA

•Příprava návrhů standardů agend

Pilot ověření standardu a 4 financovaní vybrané agendy •Návrh standardu na velkém vzorku OVM •Návrh způsobu ověření financování

Příprava 5 změny financ.

Financování 6 podle standardů

•Příprava návrhů úpravy financování

•Provedení pilotního financování podle standardu agendy •Vyhodnocení pilotu

Navazující eGovernment projekty

Klíčové milníky:

Dokončení implementace projektu PMA

Rozhodnutí o variantě Rozhodnutí o způsobu financování dokončení reformy veřejné správy

Oblasti využití PMA PMA má široké využití nejen pro centrum (Gestora agendy), ale také pro zástupce území. Využití na centrální úrovni •

PMA vede ke zkvalitnění legislativy, umožňuje přesné zjištění zdrojů na výkon státní správy stejně jako zjištění nákladů a přínosů změn zákonů, poskytuje garanci jednotného způsobu výkonu veřejné správy (standardizaci agend) a potenciálně umožňuje změnu způsobu financování výkonu veřejné správy v přenesené působnosti.

Využití pro zástupce území • • • • •

Plánování zdrojů Optimalizace Školení pracovníků Popis životních situací Procesní řízení, …

Plánování zdrojů

Optimalizace

• Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů • Posuzování lok. odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu, např. vliv většího počtu cizinců

• Hledání oblastí s největším potenciálem úspor • Posuzování přínosů a dopadů navrhovaných optimalizačních opatření

Typy procesních modelů agendy Různé typy procesních modelů spolu souvisí Způsob vzniku procesního modelu Centrální procesní model Lokální pohled

TO-BE procesní model

AS-IS procesní model

Legenda

Model publikovan ý do RPP

Postup tvorby procesního modelu

Centrální pohled

Instanční procesní model

Hlavní vztahy

Vedlejší vztahy pevné Vedlejší vztahy volné

Co to je model a jak vzniká? Souvislosti výstavby procesního modelu klíčové pojmy

 Legislativní analýza  Procesní oblasti a mapy  Procesní dekompozice  Procesní postup  Data o nákladech  Sběr dat o pracnosti procesů a typů případů  Četnosti případů  Pravděpodobnosti průchodu  Časová a nákladová analýza  Optimalizace  Data o kvalitě  Standardizace

Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů – Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů

Hypotetická situace: „Vláda přijme opatření na podporu živnostenského podnikání s očekáváním 10% nárůstu počtu podnikatelů s ohlašovací živností v následujících 6 měsících“ Příklad je zjednodušený, proto předpokládá • Rovnoměrný nárůst ohlašovacích živností v 6 měsících • Pracnost procesu ohlášení živnosti bude v předpokládaném objemu stejná • Dlouhodobá úprava počtu pracovníků je uvažována pouze v kontextu procesu „Změny ohlášení živností“ Otázky úřadu • Bude muset úřad krátkodobě upravit počet pracovníků registrace v důsledku nárazového zvýšení ohlašovacích živností? • Bude muset úřad dlouhodobě upravit počet pracovníků registrace v důsledku zvýšení celkového počtu živnostenských oprávnění? Využití procesního modelu • Časová a nákladová analýza procesu „Ohlášení živnosti“ – skokový nárůst četnosti v prvních šesti měsících o 10 % • Časová a nákladová analýza ostatních procesů, např. „Změna ohlašovací živnosti“ – dlouhodobý nárůst četností o 10 %

Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů – Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů (2/3) Vstupy • Předpoklady vlády: 10% nárůst počtu ohlašovacích živností za prvních 6 měsíců • Situace úřadu • Počet živnostníků (ohlašovací živnosti) ve správě úřadu je 5 000, tj. očekává se 500 nových ohlašovacích živností • Za rok minulý bylo 750 změn ohlašovacích živností, tj. očekává se nárůst v dalších letech na 825 změn • Centrální procesní model • Zpracování jednoho nového ohlášení živnosti zabere úředníkovi 120 minut čistého času • Zpracování jedné změny ohlášení živnosti zabere úředníkovi 92 minut čistého času Postup • Založení instančního procesního modelu • Hodnocení krátkodobého dopadu: • Vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces „Ohlášení živnosti“ – Úprava časového fondu na 6 měsíců

•

– Úprava četnosti dle očekávaného nárůstu (500) • Posouzení odhadovaných dopadů Hodnocení dlouhodobého dopadu: • Vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces „Změna ohlášení živnosti“ – Úprava časového fondu na 12 měsíců – Úprava četnosti dle očekávaného nárůstu (75) • Posouzení odhadovaných dopadů

Praktický příklad (1/3) Plánování zdrojů – Příprava na očekávané změny četností u vybraných procesů (3/3) Postup

1• Založení instančního modelu a vygenerování časové a nákladové • Krátkodobý dopad analýzy pro posuzované procesy • Změna parametrů vygenerovaného reportu: 2 • Časový fond 110 dní (6 měsíců) • Očekávaný nárůst četnosti 500 • Posouzení odhadovaného dopadu dle FTE Dlouhodobý dopad • Změna parametrů vygenerovaného reportu:

3

• Časový fond 215 dní (1 rok) • Očekávaný nárůst četnosti 75 • Posouzení odhadovaného dopadu dle FTE

Praktický příklad (2/3) Plánování zdrojů – Posuzování lokálních odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu (1/2) Hypotetická situace: „Vlivem zvýšeného počtu cizinců na daném úřadě je pravděpodobnost typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu o 30% vyšší, než uvádí centrální model.“ Otázky OVM •

Jaký je dopad lokálních specifik úřadu na celkovou pracnost procesů agendy („Ohlášení živnosti“)?

Využití procesního modelu •

Vytvoření instančního procesního modelu

•

Úprava pravděpodobnosti příslušného typu případu

•

Vyhodnocení „Časové a nákladové analýzy“

Vstupy • Centrální procesní model • Zpracování jednoho nového ohlášení živnosti zabere úředníkovi 120 minut čistého času • Pravděpodobnost větve typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu, je 5 % • Situace úřadu • Za rok minulý bylo 900 přijatých nových ohlášení živnosti • Pravděpodobnost větve typu případu, kdy úřad vydává výpis z živnostenského rejstříku k řízení o povolení k pobytu, je vlivem zvýšeného počtu cizinců v území 35 %

Praktický příklad (2/3) Plánování zdrojů – Posuzování lokálních odchylek úřadu vůči centrálnímu modelu (2/2) Postup • 1 Založení instančního procesního modelu a vygenerování časové a nákladové analýzy pro proces „Ohlášení živnosti“ (dle centrálních hodnot ukazatelů)

• 2 Úprava hodnot ukazatelů modelu dle lokálních specifik

Posouzení vlivu lokálních specifik na celkovou pracnost procesu • Vygenerování časové a nákladové analýzy procesu „Ohlášení

živnosti“(dle lokálních hodnot ukazatelů) vlivu lokálních specifik • Posouzení na celkovou pracnost procesu dle lokální četnosti procesu (výsledky reportů)

LOKÁL.

3

CENTRÁL.

• Změna pravděpodobnosti typu případu z 5 % na 35 %

Praktický příklad (3/3) Optimalizace – Hledání míst s největším potenciálem úspor (1/3) Hypotetická situace: „Úřad chce zjistit, jaké procesy a jejich části mají z pohledu optimalizace nejvyšší potenciál úspor, tedy kde lze efektivně ušetřit“ Předpoklady Optimalizace je identifikována na základě pracností centrálního procesního modelu, pokud by se lokální hodnoty úřadu zásadně lišily, lze obdobně postupovat s lokálními pracnostmi procesním modelem. Otázky úřadu •

•

Jaké procesy agendy by měly být předmětem optimalizace?

Na jaké aktivity procesu by měla být optimalizace zaměřena? Využití procesního modelu • •

Report hodnot ukazatelů modelu a porovnání celkové pracnosti procesů, respektive jejich relativní podíl na výkonu celé agendy.

•

Časová a nákladová analýza vybraného procesu – výběr aktivit s největším relativním podílem na výkonu procesu

Praktický příklad (3/3) Optimalizace – Hledání míst s největším potenciálem úspor (2/3)

Vstupy • Centrální procesní model dle PMA • Četnosti procesů na úřadě Postup • Výběr procesu: • V reportu „Hodnoty ukazatelů modelu“ doplníme porovnání celkové pracnosti (četnost x pracnost) • Vybereme procesy s největším optimalizačním potenciálem • Výběr aktivity procesu: • Upravíme „Časovou a nákladovou analýzu“ pro proces „Ohlášení živnosti“ • Úprava časového fondu na 12 měsíců • Úprava četnosti nových ohlášení živností dle hodnot loňského roku (1 670) • Výběr aktivit s největším relativním podílem na výkonu procesu

Praktický příklad (3/3) Optimalizace – Hledání míst s největším potenciálem úspor (3/3)

Postup

1•

Založení instančního modelu a vygenerování souhrnného reportu hodnot ukazatelů modelu

2

• Identifikace procesů dle optimalizačního potenciálu • Vytvoření vlastní analýzy úřadu dle vygenerovaného reportu (hodn. uk. mod.):

3

• Doplnění lokální četnosti procesů • Sestavení grafu zobrazujícím relativní • Vytvoření analytické záložky podíl pracnosti objem procesu a kumulativní zobrazující pracnosti procesu graf[(Pracnost nákladů procesu A121 referentagendy + Identifikace aktivit procesů dle vedoucí)*četnost] optimalizačního potenciálu • Vygenerování časové a nákladové analýzy procesu „Ohlášení živnosti“ doplnění lokální četnosti • Analýza optimalizačního potenciálu aktivit zejména dle sloupce „Relativní podíl v definovaném počtu opakování procesu“

V případě zájmu o další informace neváhejte kontaktovat zástupce MVČR.

Kontakty Petr Horák [email protected] Lubomír Valenta [email protected] Josef Beneš [email protected] Jan Faltys [email protected] Radka Blahoutová [email protected] Jaroslav Neubauer [email protected] Martin Forman [email protected]