van RA tot PV Een hulpmiddel voor het uitvoeren van ‘externe’ kwaliteitsborging
Ing. N. Assegaff MSc Met dank aan Yvo Provoost 1
Beleid Bedrijf b.v. In alle contracten wordt op risicoanalyse gebaseerde kwaliteitsborging toegepast en met de beheersing van deze risico’s mogen geen substantiële kosten zijn gemoeid
2
Middelen beschikbaar om dit beleid te vertalen naar de werkvloer ?
Yvo
een zoektocht van 5 jaar …
Naufal 3
Toepassingsgebied
Projectmanagers Bouwmanagers Uitvoeringsbegeleiders (UAV-GC 2005) Toezichthouders (UAV 1989) Projectingenieurs Bouwadministrateurs Adviseurs/derden 4
PRM BM
PI
BU
BA ON
Projectplan Contract
Referentie
Beleid Bedrijf b.v. Kwaliteitshandboek Bedrijf b.v. ISO 9001: 2008
A1 A2
Risicodossier ProRail - IP Contractdossier
Geaccepteerd Plan van Aanpak TIS
6.1
Interne Kick- Off
RA
B1
Projectrisico periodiek geanalyseerd en/of geactualiseerd
B2
Toetsingsmatrix opgesteld en/of geactualiseerd
B3 ‘Gezamenlijke Risicosessie’ en Project Kick-Off gehouden [ Ref. RR Bouw 1998, Samenwerkingsmodel tbv Beheersing van Projectrisico’s in de Bouw ]
04 Beheersmaatregelen (onder andere de S, B & R- punten) aangepast B4
Geactualiseerde Verificatie- en/of Keuringsplannen ter acceptatie ingediend
Afstemmen S- en B- punten
Toetsplan opgesteld en/of Geautoriseerd Toetsplan geactualiseerd
TIS Rapporten
TB
B5 VP & KP geaccepteerd?
Geaccepteerd Acceptatieplan
TB C1
Verificaties en Keuringen uitgevoerd
AWR
Staat van Meer-/ Minderwerk
C2 Maatregelen geaccepteerd?
VTW Procedure Contractwijzigingen
Geaccepteerde Verificatie- en/of Keuringsplannen
Toetsingen uitgevoerd
Afwijkingen geconstateerd? Staatvan Afwijkingen
TB C3
Maatregelen uitgevoerd?
(Deel-)Product opgeleverd en/of einde termijn conform Betalingsregeling D1
van RA tot PV
Legenda A1
D2
Zie omschrijving in de Procedure Nee
Ja
Procedure Close-out
Geaccepteerde Termijnbetaling Betalingsregeling Contract accoord? planning TBF
Prestatieverklaring getekend
PV
D3
PV
Prestatieverklaring, incl. onderbouwing, ingediend
Termijnstaat + onderbouwing
Handboek Bouwadministratie
5
Getekend PV
Doelstelling
Gebruik maken van een gebruiksvriendelijke software (Excel 2000, versie 9.0.8948 SP-3) Duidelijke heldere uitleg (gebruiksaanwijzing) voor ‘beginners’ met Excel- files De macro’s niet beveiligen en zonder wachtwoord Praktisch gericht, met zo weinig mogelijk ‘papier’ Opstellen van een Toetsblad moet snel en aantoonbaar onderbouwd zijn De termijn beoordeling moet gerelateerd zijn aan de ‘bewust’ gekozen toetsobjecten / op basis van risicomanagement Besparing van tijd voor de gebruikers Een hulpmiddel voor de uitvoering van contracten onder UAV-GC, UAV ’89 en Kwaliteitsborging 6
SPREADSHEETS
De basis is een ingevulde (middels een risicosessie) Risicoanalyse met een ranking – systeem (zie format als bijlage van het Contract UAV-GC 2005 / Bestek UAV ’89) Verder sorteert het spreadsheet ‘Risicoanalyse’ de geïdentificeerde risico’s op basis van de ‘scores’ Met deze gesorteerde risicoanalyse kan op basis van de gekozen -opdrachtgever- risico’s , bijv. scores ‘boven’ de 30, een Toetsingsmatrix met beheersmaatregelen worden opgesteld (automatisch ingevuld) Op basis van deze matrix kunnen verschillende formulieren worden ingevuld én verwerkt 7
UITLEG
Wat er op het blad moet gebeuren Wat niet / wel is toegestaan (ivm de macro's) op of met bepaalde tabbladen
UITLEG 5 Zichtbare bladen: • • • • •
Uitleg Risicoanalyse RA- gesorteerd Toetsingsmatrix Contractbewaking
Verborgen bladen
UITLEG Verborgen bladen 1. Toetsbladen TB 1 ..2 ..3 ..4 etc 2. Termijn Beoordelingsformulieren TBF 1 ..2 .. 3. Afwijkingsrapporten AWR 1 ..2 .. 4. Meer- / Minderwerkformulieren MMF 1 ..2 .. 5. Voorstel tot Wijzigingen VTW 1 ..2 .. 6. Extra formulieren (uitbreiding i/d toekomst) 7. 4 modules met macro’s (voor het projectspecifiek maken van bijvoorbeeld de score van de risicotabel)
Risicoanalyse De lay-out kan enigszins worden gewijzigd, doch regel 23 is de eerste ‘invoer’- regel
Gezamenlijke Risicoanalyse
12
Toen: ‘eve’ naar buiten .…. Nu: een bewuste keuze
13
Toetsingsmatrix Met de keuze ‘Maak Toetsingsblad’ in het sub-menu Risicomatrix kan een Toetsingsblad (TB) worden gemaakt
Toetsblad (TB)
TB
Project: ProRail - IP Bestek / Contract Naam Aannemer
Versie: ..
Risico ID: zoekrij: 8
Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Beheersmaatregel
Docs-nr. document Toetsingsmethode Registratiemethode
Uit te voeren toets Toelichting (intern ProRail)
Archiefcode lokaal ProRail
Historie van het te toetsen document: Revisie
Datum
Status
Conclusie
Naam behandelaar
Handtekening en datum
acceptatie Bevindingen toetsing document / implementatie:
G = Geen opmerkingen W = Wijzigen
A = Aanv ullen O = Opmerking
Actie
Prestatieverklaring (PV) Met de keuze ‘Maak Termijn Beoordelingsformulier’ in het sub-menu Risicomatrix kan een Termijn Beoordelingsformulier (TBF) worden gemaakt
Het TBF dient ingevuld te worden door de Toezichthouders / Uitvoerings-begeleiders als bijlage van de Prestatieverklaring
Termijn BeoordelingsFormulier
Contractbewaking
Aanneemsom Stelposten Verrekenbare hoeveelheden Contractwijzigingen Termijnbetalingen Totaal opdracht
Contractbewaking
Toetsblad (TB)
TB
Project: ProRail - I P Bestek / Contract Naam Aannemer
Versie: ..
Risico ID: zoekrij: 8
Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Beheersmaatregel
Docs-nr.
Uit te v oeren toets
Toetsingsmethode
document Registratiemethode Toelichting
Archiefcode lokaal ProRail
(intern ProRail)
Historie van het te toetsen document: Revisie
Datum
Status
Conclusie
Naam behandelaar
Bevindingen toetsing document / implementatie:
van RA tot PV G = Geen opmerkingen
A = Aanvullen
W = Wijzigen
O = Opmerking
Handtekening en datum
Actie
RA RA gesorteerd
Toetsingsmatrix
Toetsblad (TB)
TB
Project: ProRail - I P Bestek / Contract Naam Aannemer
Versie: ..
Risico ID: zoekrij: 8
Gegevens te toetsen document en/of implementatie: Beheersmaatregel
Docs-nr.
Uit te v oeren toets
Toetsingsmethode
document Registratiemethode Toelichting
Archiefcode lokaal ProRail
(intern ProRail)
Historie van het te toetsen document: Revisie
Contractbewaking
Datum
Status
Conclusie
Naam behandelaar
Handtekening en datum
Bevindingen toetsing document / implementatie:
van RA tot PV Kruisverwijzing
Actie
Toetsblad G = Geen opmerkingen
A = Aanvullen
W = Wijzigen
O = Opmerking
Termijn Beoordelingsformulier
PV’s
Is het doel bereikt? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Is dit hulpmiddel wel / niet bruikbaar? Eenvoudig genoeg voor onze Projectteamleden? Besparing in tijd en ergernis voor onze Projectteamleden? Is de relatie PV > TM > RA traceerbaar? Is onze PV nu ‘ DAD- proof ’? Past dit hulpmiddel om ons beleid uit te voeren? Past dit hulpmiddel om onze contracten onder kwaliteitsborging in relatie tot rechtmatigheid van betaling te waarborgen? 23
Rechtmatigheid van betaling Contract onder kwaliteitsborging
RA
TM
PV
De andere richting is afgrijselijk moeilijk ! 24
Elke intelligente dwaas kan de dingen groter, complexer en gewelddadiger maken. Er is een sprank van genialiteit en veel moed voor nodig om zich in de andere richting te bewegen. [ E.F. Schumacher / Welstone, 2005 ]
Dank voor uw aandacht, Yvo & Naufal 25
