Handleiding Airtip Online 1. Inleiding 2. Opvragen en Reserveren 2.1 Homepage-Zoeken 2.2 Tarievenoverzicht 2.3 Beschikbaarheid 2.4 Boeking afsluiten 2.5 Bevestiging 3. LowCost Airlines (No Frills) 4. Ticketopdrachten en dossierbeheer 5. Mark up bepalen
1. Inleiding Daar u op verschillende manieren een reservering kunt maken in Airtip Online, zullen wij stap voor stap de mogelijkheden beschrijven. Tevens beschrijven wij het administratieve proces en het bestellen van tickets. Als afsluiting geven wij u nog een aantal tips & tricks.
2. Opvragen en Reserveren 2.1 Homepage-Zoeken • Van en naar, vertrek en aankomst, kunt u op 3 manieren invullen: o de IATA drielettercode van de stad of luchthaven o
de volledige naam van de stad of luchthaven. (indien foutief geschreven, suggereert het systeem een aantal mogelijkheden)
o
ofwel door op de wereldbol te klikken en zo uw bestemming te zoeken
• Vertrek- en retourdatum worden ingevuld via een “drop down” menu. De heenreis is op zijn vroegst 1 dag na vandaag te reserveren. De terugreis kan maximaal tot 11 maanden na vandaag te worden gereserveerd. • Aantal volwassenen, kinderen en baby's. Totaal kunt u maximaal 6 personen gelijktijdig reserveren. Meer is in sommige gevallen een groep, bel of mail hiervoor onze Service Support. • Retour of enkele reis. Standaard staat dit op retour ingesteld. Wilt u een enkele reis dan dient u dit aan te passen. • Klasse, hier ziet u een ‘drop-down’ menu met de keuzes ‘economy’ ,‘business/first’ of ‘jeugd/studenten’ en eventueel ‘economy plus’. Standaard staat dit op economy ingesteld. Wilt u een andere klasse dan dient u dit aan te passen. • Tarievenoverzicht, hier ziet u een ‘drop-down’ menu met de keuzes ‘niets’, ‘normaal’, ‘meer’ en ‘nog meer’. Standaard staat dit op normaal ingesteld. Dit wil zeggen dat het systeem de meeste IATA Published en Nego Private Fares tarieven toont, samen met de speciale Airtip tarieven. Dit kunnen honderden tarieven zijn. Kiest u voor ‘niet’ dan toont het systeem alleen de
speciale Airtip tarieven. Kiest u voor ‘veel’ dan toont het systeem nog meer IATA Published en Nego Private Fares tarieven. Kiest u voor ‘zeer veel’ dan toont het systeem er nog meer. Indien u kiest voor meer dan de normale hoeveelheid IATA Published en Nego Private Fares tarieven, zal het aanzienlijk langer duren voordat Airtip Online een tarievenoverzicht kan tonen. • De optie ‘retail price’ is altijd aangevinkt. Dit dient niet veranderd te worden. • De optie ‘Profi Modus’ heeft met de lay out van het overzicht te maken. U kunt de standaard optie en de Profi Modus beide proberen en zelf beslissen welke optie uw voorkeur heeft. •
kunt u gebruiken als de luchthaven van aankomst en vertrek niet gelijk is.
• Heeft u alles ingevuld, druk dan op de knop seconden.
en wacht enkele
2.2 Tarievenoverzicht • Nu gaat het systeem zoeken en toont u een overzicht van de best beschikbare tarieven voor de gewenste datum. Deze tarieven zijn standaard gesorteerd aan de hand van vertrektijd. U kunt dit wijzigen in sorteren op Aankomsttijd of op Totale Reisduur door de gewenste optie aan te klikken. Tevens ziet u: 9 tarieven gevonden! 1 tot 5 getoond: [ 1 2 3 4 ] Hier wordt aangegeven hoeveel tarieven hij heeft gevonden en hoeveel hij er toont. U kunt dus verder kijken door op de vervolgpagina's te klikken. o
Klik op voor een overzicht van de beschikbare vluchten van de gekozen luchtvaartmaatschappij.
o
Via , komt u op de pagina waar u alle passagiers- en betalingsgegevens kunt invullen.
• o
kunt u nieuwe zoekopdracht laten uitvoeren.
Via
o
Wilt u een overzicht van de tarieven en voorwaarden die het systeem heeft gecontroleerd, klik dan op . Hier heeft u ook de mogelijkheid om een andere luchtvaartmaatschappij te selecteren. (zie Airtip Online Tip)
o
Vindt u het zoekresultaat onvoldoende of mist u de Low Cost Carriers, klik dan op en het systeem zoekt naar meer tarieven en Low Cost Carriers.
o
Indien u heeft gekozen voor dan ziet u het tarievenoverzicht voor de geselecteerde reis. De status laat zien: beschikbaar
niet beschikbaar ?? nog niet gecontroleerd Tevens ziet u: 19 tarieven gevonden! 1 tot 8 getoond: [ 1 2 3 4 ] Hier wordt aangegeven hoeveel tarieven hij heeft gevonden en hoeveel hij er toont. U kunt dus verder kijken door op de vervolgpagina's te klikken. • o
Selecteer vlucht’: klik op voor een overzicht van de beschikbare vluchten van de gekozen luchtvaartmaatschappij.
o
‘Voorwaarden’: als je op de I button, toont Airtip Online de voorwaarden van het tarief, ofwel vanuit onze tarievendatabase voor de speciale tarieven ofwel uit de CRS voor de IATA Published en Nego Private Fares tarieven.
o
‘Klasse’: dit is de reserveringsklasse.
o
‘Farebasis’: dit is de tariefscode.
o
‘Luchtvaartmaatschappij’: hier wordt de IATA tweelettercode van de luchtvaartmaatschappij getoond, gevolgd door het type tarief, Published IATA, Nego voor Private fares of netto.
o
‘Prijs’: prijs volwassene zonder luchthavenbelasting. Opgelet! Standaard wordt hier het agenten inkooptarief getoond, exclusief uw eigen marge. Deze marge kunt uzelf instellen en bepalen. Neem hierover contact met ons op.
o
‘Kinderen’: prijs kinderen (jonger dan 12 jaar) zonder luchthavenbelasting. De leeftijd ten tijde van de terugreis is bepalend voor het tarief. Opgelet! Airtip Online kan de kinderkorting pas tonen nadat u de vluchten selecteert en klikt op ‘boeken’.
• o
‘Baby’s: prijs baby (jonger dan 2 jaar) zonder luchthavenbelasting. Zie opmerking bij ‘Kinderen’. De leeftijd ten tijde van de terugreis is bepalend voor het tarief.
o
‘Belasting’: dit is een afgeronde schatting van de luchthavenbelasting door Airtip Online. Dit is exclusief security of andere toeslagen. Deze toeslagen worden getoond zodra u de vluchten selecteert en klikt op ‘boeken’.
o
‘Aankomst’: dit is de bestemming, eventueel met de naam van de luchthaven als er meerdere zijn ( bv. New York ).
• Via krijgt u een overzicht van de beschikbare vluchten die het systeem heeft gecontroleerd.
• Klik op controleren. • Via
om het systeem de beschikbaarheid van ?? te laten
kunt u een nieuwe zoekopdracht laten uitvoeren.
Airtip Online Tip: • Bovenaan ziet u de knop ‘Filter’ met daarvoor een ‘drop-down’ menu met luchtvaartmaatschappijen. Selecteer een luchtvaartmaatschappij en klik ‘Filter’. U ziet nu alleen de tarieven van die luchtvaartmaatschappij. Selecteer ‘all’ en klik op de filterknop als u weer alle tarieven wilt zien. Indien u een luchtvaartmaatschappij heeft geselecteerd, klik dan op . Airtip Online zoekt minimaal 2 beschikbare vluchtschema’s. Klik dan op de knop in de kolom ‘Selecteer Vlucht’ voor het overzicht van het vluchtschema. • Via de knop tarieven wilt zoeken.
kunt u meer tarieven laten zoeken als u meer
• Via de knop
gaat u terug naar het tarievenoverzicht.
gaat u terug naar de eerste pagina, waar u een • Met de knop nieuwe zoekopdracht kunt laten uitvoeren.
Reservering met voorkeur voor een bepaalde luchtvaartmaatschappij • Dit is handig als u de beschikbaarheid van een luchtvaartmaatschappij wilt nakijken op verschillende data. • U vult op de eerste pagina bij ‘Luchtvaartmaatschappij’ de IATA tweelettercode van een luchtvaartmaatschappij in, bijvoorbeeld KL (voor KLM). • De rest vult u in zoals hierboven beschreven. Opgelet! Het scherm met het tarievenoverzicht wordt anders weergeven. Airtip Online controleert direct de beschikbaarheid van de tarieven van de gevraagde luchtvaartmaatschappij. U krijgt hier de mogelijkheid om de beschikbaar met + 1 dag of –1 dag te veranderen en dit zowel voor de heen- als de terugreis! 2.3 Beschikbaarheid Airtip Online stopt nadat hij 2 beschikbare tarieven heeft gevonden -> Sommige tarieven zijn niet beschikbaar op de gevraagde data -> Indien u meer beschikbaarheden wenst na te kijken, klik dan op Indien u tevreden bent met het resultaat, kunt u een overzicht opvragen van de beschikbare tarieven door op te klikken.
.
In dit stadium heeft Airtip Online alle mogelijke tarieven nagekeken: Net ( Airtip fares ), Published ( officiële CRS-tarieven ), Nego en Private Fares ( onderhandelde CRS-tarieven ) en Publ-MP fares ( het systeem mixt de klasses en maatschappijen om de goedkoopste oplossing te zoeken) Nu kunt u de boeking maken of teruggaan naar het tarievenoverzicht door op te klikken. of op klikt, krijgt u een overzicht van de • Zodra u op beschikbare vluchten en/of verbindingen voor het gevraagde tarief. Let goed op de verschillende vertrek-, aankomst- en overstaptijden. Selecteer een heen- en terugreis of accepteer de voorgestelde vluchten. staat de optie ‘Zoek het laagste tarief’. Deze optie • Voor de knop staat standaard aangevinkt. Hierdoor zoekt Airtip Online of dat er voor de geselecteerde vluchten een lagere prijs is. Dit kan dan door dat op één van beide vluchten plaats is voor een tarief dat goedkoper is en op half/half basis gecombineerd mag worden met het geselecteerde tarief. • Klik op de knop
.
Opgelet! In dit stadium geeft het systeem een prijs gebaseerd op de beschikbaarheid van de long haul. Het kan echter zijn dat deze prijs gekoppeld is aan een feeder, of dat men bepaalde vluchtnummers niet mag gebruiken, of dat men op bepaalde dagen niet mag vliegen, of dat de luchtvaartmaatschappij de farebasis foutief heeft geladen, bv YPX3M maar boeken in K klasse of dat bepaalde toeslagen zoals security taxen nog moeten worden toegevoegd. Al deze restricties kan Airtip Online pas controleren nadat men op klikt. Het kan dus voorkomen dat er een prijsverschil zit tussen het tarief in de ‘prijslijst’ en het tarief dat men krijgt na ‘boeken!’. Natuurlijk kunt u dan via altijd terug gaan naar het tarievenoverzicht en voor een ander tarief kiezen. 2.4 Boeking afsluiten • Hier ziet u een overzicht van de geboekte vluchten, een melding van de laatste datum van ticketuitgifte (indien van toepassing), een overzicht van de prijzen, de benodigde gegevens van de passagiers, vrije tekst voor bijzonderheden en betalingsgegevens. • Bij de namen dient u de naamgegevens exact volgens het paspoort in te vullen. Dit wil zeggen de achternaam plus 1e voornaam voluit. Vergeet niet om de correcte geboortedatum te vermelden bij jeugd, senioren, kinderen en baby's. • Rechts van de namen vindt u een optie met ‘frequent flyer nummer, zitplaatsen, maaltijden’. Als u hierop klikt, krijgt u een pop-up scherm. Bij frequent flyer nummer kunt u het kaartnummer van de klant invullen. Bij zitplaatsen en maaltijden kunt u een speciaal verzoek invullen. Let wel: dit zijn verzoeken en geen garanties. • Bij ‘bijzonderheden’ kan het reisbureau de naam van de reisagent invullen die de reservering heeft gemaakt. Alle andere informatie die u wilt melden aan het personeel van Airtip, kan hier worden ingevuld. • Bij ‘Ticketbezorging’ is e-ticket is standaard ingevuld. U kunt kiezen voor andere opties. Let wel: andere opties brengen extra kosten met zich mee. Indien de luchtvaartmaatschappij een paper ticket toeslag heeft dan zijn deze
kosten al opgenomen in de overige opties.
Stel uw klant vliegt met BA en wil geen e-ticket terwijl dat wel mogelijk is op de route dan rekent BA hiervoor euro 40,00 extra. Indien u kiest voor de optie per expresse dan kost deze optie euro 55,00. ( 40,00 voor BA plus 15,00 voor expresse) • U kunt de klant met zijn creditcard laten betalen. Airtip Online kan echter op moment van boeking niet nakijken of het ticket met een bepaalde creditcard mag worden betaald en/of de betreffende luchtvaartmaatschappij deze creditcard accepteert. Bovendien rekent Airtip alleen het inkooptarief inclusief belastingen af. U zult uw mark-up en uw boekingskosten zelf met de klant moeten verrekenen. Indien men geen creditcard gegevens invult dan krijgt u als reisbureau de factuur. • ‘Herberekenen’ kan men gebruiken om het totaal te herberekenen, indien men een andere vorm van ticketbezorging heeft gekozen met een extra kosten. • Vergeet niet om zowel de ‘Ik accepteer de algemene voorwaarden van Airtip’ als ook ‘Ik accepteer de voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij’ aan te vinken! Anders kunt u de boeking niet afsluiten. • Klik onderaan op
, als u alles volledig heeft ingevuld.
2.5 Bevestiging • Links bovenaan vindt u het reserveringsnummer (PNR). • Daaronder ziet u een overzicht van de gemaakte reservering. • Onderaan links kun u het vluchtschema in ‘Check my trip’ (Amadeus) of in ‘Viewtrip ’ (Galileo) opvragen. • Onderaan rechts kunt u een printbare versie vragen. • Via de knop eerste pagina.
voor een nieuwe reservering gaat u terug naar de
• In de printbare versie kunt u via het menu van uw internet browser (internet explorer) deze pagina afdrukken. U kunt onderaan ook een email sturen (bijvoorbeeld naar het email adres van uw klant), door het vak in te vullen en op ‘send e-mail’ te klikken. • U ontvangt via uw e-mail een bevestiging van deze boeking. Ook kunt u de boeking vinden in ‘mijn boekingen’. Deze optie kunt u vinden op de eerste pagina.
3. LowCost Airlines (No Frills) Airtip Online zal de Low Cost Carriers tonen nadat men op ‘Ga verder’ heeft geklikt. Men kan ze makkelijk herkennen, omdat er ‘LowCost’ naast de maatschappij zal staan.
Houdt u er rekening mee dat men bij het afsluiten van de reservering, de complete
passagiersgegevens (NAW) en een creditcard nummer moet invullen. Reserveren bij een LowCost luchtvaartmaatschappij staat gelijk aan direct betalen en er zijn geen wijzigingen mogelijk zonder kosten.
De klant ontvangt een reserveringsnummer en dient zich met dat nummer te melden bij de balie van de desbetreffende Low Cost luchtvaartmaatschappij op de luchthaven. Opgelet! De bevestiging van een LowCost luchtvaartmaatschappij wordt door de LowCost Luchtvaartmaatschappij zelf naar het e-mailadres verstuurd dat u invult bij de NAW gegevens van de klant. U kunt ervoor kiezen uw eigen e-mail adres in te vullen en zelf te communiceren naar de klant. Het heeft als nadeel indien er wijzigingen of annuleringen zijn van vluchten en uw kantoor is gesloten dan heeft de passagier niet de juiste informatie.
4. Ticketopdrachten en dossierbeheer • Op de eerste pagina vindt u onder links ‘Mijn boekingen’. Als u hierop klikt krijgt u een pop-up scherm. Dit scherm toont u een overzicht van uw boekingen. • Reserveringen wijzigen of annuleren is (nog) niet mogelijk via Airtip Online. Neem hiervoor contact op (via mail of telefonisch) met onze Service Support. Zij zullen u graag verder helpen. • Airtip Online reserveringen worden alleen dan geprint na ontvangst van een schriftelijke aanvraag via
[email protected] met vermelding van de PNR.
Men kan zelf controleren of een ticket is geprint via de link ‘Is mijn ticket geprint?’ op de eerste pagina. U wordt doorgelinkt naar Amadeus of Galileo en u vult hier het PNR nummer en de naam van passagier in. Indien het ticket is uitgegeven, kan men duidelijk zien of het een paper- of een e-ticket is!
5. Mark up bepalen 5.1 Via Retail (berekening) op de 1e pagina (homepage) kunt u uw eigen mark up bepalen. Standaard start u met de mark up bij Netto. Het voordeel is dat deze mark up direct in het tarief wordt opgenomen. De klant ziet geen handlingfee, het wordt getoond als een all inclusief tarief.
5.2 Hier dient u per type tarief uw markup in te voeren. Dit vergt even tijd en aandacht. U hoeft dit slechts éénmalig, per type tarief, te doen. U kunt het zo vaak wijzigen als u wilt. De wijziging wordt altijd direct doorgevoerd. Netto =speciale Airtip netto´s Normaal Tarief =gepubliceerde crs tarieven Speciale Tarieven =actie tarieven Private fares =speciale klantarieven Unifares =speciale markttarieven Belasting =luchthavenbelasting Verzekering =nvt
° Mogelijkheid 1: u kiest voor 1 vaste mark up per type tarief: Dan hoeft u aan dit veld niets te wijzigen. van
0
,- tot 9999,-
Hier kunt u mark up in Euro´s en/of in Procenten invullen. 0
+
0.00
Procent
Voorbeeld: 0 + 7 betekent alle tarieven ophogen met 7% 20 + 0 betekent alle tarieven ophogen met Euro 20,00 20 + 7 betekent eerst het tarief ophogen met Euro 20 en dan nog eens met 7% Klik dan op Bewaren. ( per type tarief dient u op Bewaren te klikken)
° Mogelijkheid 2: u wilt per ticketbedrag een andere mark up berekenen? Idem als boven. Zodra u op Bewaren klikt, verschijnt er weer een veld van
0
,- tot 9999,-
Hier vult u de volgende ticketwaarde in vanaf het bedrag dat u een andere mark up wenst. Voorbeeld: 0
van van
tot 99,-
10
,-
Tot 199,-
20
,-
tot 9999
30
,100 200
+ + +
0.00 0.00 0
Procent Procent Procent
Ticketprijs van 0- 99 Euro 10,00 mark up Ticketprijs van 100-199 Euro 20,00 mark up Ticketprijs van 199-9999 Euro 30,00 mark up Etc.
Klik dan op Bewaren. Altijd afsluiten met Bewaren.
5.3 Daarnaast heeft u de mogelijk om te kiezen voor een mark up op de laatste pagina. Dit dient u vooraf aan Airtip door te geven. Deze optie is alleen door Airtip aan of uit te zetten. Hier kunt u b.v. uw boekingskosten invullen. De klant ziet direct het hele bedrag dat hij dient te betalen. 5.4 Indien u niet wilt dat de Retail berekening zichtbaar is voor uw medewerkers, kunt u na het bepalen van uw marge contact opnemen met Airtip.
