V. MICROSOFT EXCEL – Bag. 2 5.1 FUNGSI LOOKUP Fungsi lookup digunakan untuk mengatasi fungsi logika IF yang mempunyai keterbatasan dalam
penggunaannya,
disamping
itu
penggunaan
fungsi
ini
diyakini
dapat
mempersingkat tahapan atau penulisan perintah fungsi tersebut. 5.1.1 FUNGSI VLOOKUP Adalah suatu fungsi yang digunakan untuk membaca suatu tabel yang disusun secara vertikal. Bentuk penulisan fungsi VLOOKUP adalah : =VLOOKUP(Nilai kunci, Range Tabel Pembanding, Nomor Indeks Kolom) Nilai kunci adalah nilai yang terdapat pada tabel pembanding dan tabel isian. Range tabel pembanding adalah alamat dari area atau wilayah tabel pembanding. Nomor indeks kolom adalah nomor urutan kolom yang terdapat pada tabel pembanding yang akan digunakan pada tabel isian.
Nilai kunci, karena kode buku merupakan kolom pada tabel isian dan tabel pembanding yang telah terdapat nilainya Alamat tabel pembading dengan menggunakan alamat sel absolut yaitu $A$8:$B:$10
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
A KODE BUKU COB PAS KOM
B NAMA BUKU
C JUMLAH 50 65 Nomor indeks 30 kolom = 2
TABEL PEMBANDING KODE BUKU NAMA BUKU COB COBOL KOM KOMDAT PAS PASCAL
Penulisan fungsi VLOOKUP( ) dapat dengan beberapa cara, diantaranya : Cara Pertama 1. Letakkan kursor pada sel yang akan diisikan.
Sel yang akan diisikan
STMIK Bani Saleh - Bekasi
110
2. Ketikkan =VLOOKUP( pada sel tersebut.
3. Arahkan kursor ke nilai kunci dengan tombol panah atau mouse. Atau dapat pula dengan menuliskan langsung alamat nilai kunci.
Nilai kunci
4. Ketikkan tanda koma (,) atau titik koma (;) sesuai dengan setting yang digunakan. 5. Menentukan alamat tabel pembanding dengan cara :
Jika menggunakan keyboard a. Letakkan kursor pada sel alamat awal tabel pembanding
Sel alamat awal tabel pembanding
b. Tekan tombol shift diikuti dengan tombol panah sehingga semua tabel pembanding ter-blok
Tabel pembanding yang telah ter-blok
STMIK Bani Saleh - Bekasi
111
Jika menggunakan mouse, langsung dengan menekan mouse kemudian sorot semua area tabel pembanding
6. Kemudian alamat tabel pembanding tersebut dibuat menjadi alamat absolut dengan menekan tombol F4, sehingga rumus menjadi
:
=VLOOKUP(A2,$A$8:$B$10 7. Ketikkan tanda koma (,) atau titik koma(;) kembali 8. Tuliskan nomor indeks kolom dengan 2, karena kolom nama buku yang akan kita isikan terletak pada kolom ke 2. =VLOOKUP(A2,$A$8:$B$10,2) 9. Ketikkan tanda kurung tutup, kemudian tekan enter Cara Kedua 1. Tempatkan kursor pada sel yang akan diisikan hasil fungsi VLOOKUP( ) 2. Aktifkan jendela paste function dengan cara :
Klik icon Function
yang terdapat pada toolbar, atau dengan cara
Klik menu Insert, pilih dan klik sub menu Function, atau dengan cara
Tekan tombol Alt+I, kemudian pilih sub menu Function dengan menggunakan tombol panah atau dengan menekan tombol huruf F
3. Cari fungsi VLOOKUP, kemudian tekan tombol OK
STMIK Bani Saleh - Bekasi
112
4. Kemudian isikan Lookup_value, Table_array dan Col_index_num Tekan tombol ini untuk mengisikan nilai kunci
Ketikkan nomor indeks kolom
Tekan tombol ini untuk menentukan area tabel pembanding dan tekan tombol F4 untuk alamat absolut
5. Kemudian klik OK
Hasil dari fungsi VLOOKUP( ) tersebut dapat di-copy untuk mengisi baris selanjutnya. 5.1.2 FUNGSI HLOOKUP Adalah suatu fungsi yang digunakan untuk membaca suatu tabel yang disusun secara mendatar / horizontal. Bentuk penulisan fungsi HLOOKUP adalah : =HLOOKUP(Nilai Kunci, Range Tabel Pembanding, Nomor Indeks Baris)
STMIK Bani Saleh - Bekasi
113
A
Kode buku sebagai nilai kunci
1
KODE BUKU
2
COB
3
PAS
4
KOM
B
C
NAMA BUKU
JUMLAH
D
50 Nomor indeks 65 baris = 2, karena nama buku yang akan disikan pada 80 di baris ke 2 tabel isian terletak
5 6
TABEL PEMBANDING
7
KODE BUKU
8
NAMA BUKU
COB
KOM
PAS
COBOL
KOMDAT
PASCAL
Range tabel pembanding
Cara penulisan fungsi HLOOKUP( ) sama dengan penulisan fungsi VLOOKUP( ), yaitu dengan beberapa cara berikut ini : Cara Pertama 1. Letakkan kursor pada sel yang akan diisikan
Sel yang akan diisikan
2. Ketikkan =HLOOKUP( pada sel tersebut
3. Arahkan kursor ke nilai kunci dengan tombol panah atau mouse. Atau dapat pula dengan menuliskan langsung alamat nilai kunci.
Nilai kunci
STMIK Bani Saleh - Bekasi
114
4. Ketikkan tanda koma (,) atau titik koma (;) sesuai dengan setting yang digunakan 5. Menentukan alamat tabel pembanding dengan cara :
Jika menggunakan keyboard a. Letakkan kursor pada sel alamat awal tabel pembanding
Sel alamat awal tabel pembanding
b. Tekan tombol shift diikuti dengan tombol panah sehingga semua tabel pembanding ter-blok
Tabel pembanding yang telah ter-blok
Jika menggunakan mouse, langsung dengan menekan mouse kemudian sorot semua area tabel pembanding
6. Kemudian alamat tabel pembanding tersebut dibuat menjadi alamat absolut dengan menekan tombol F4, sehingga rumus menjadi
:
=HLOOKUP(A2,$B$7:$D$8 7. Kemudian ketikkan tanda koma (,) atau titik koma(;) kembali 8. Tuliskan nomor indeks baris dengan 2, karena baris nama buku yang akan kita isikan terletak pada baris ke 2. Sehingga rumus menjadi : =HLOOKUP(A2,$B$7:$D$8,2) 9. Ketikkan tanda kurung tutup, kemudian tekan enter Cara Kedua 1. Tempatkan kursor pada sel yang akan diisikan hasil fungsi HLOOKUP( ) STMIK Bani Saleh - Bekasi
115
2. Aktifkan jendela paste function dengan cara :
Klik icon Function
yang terdapat pada toolbar, atau dengan cara
Klik menu Insert, pilih dan klik sub menu Function, atau dengan cara
Tekan tombol Alt+I, kemudian pilih sub menu Function dengan menggunakan tombol panah atau dengan menekan tombol huruf F
3. Cari fungsi HLOOKUP, kemudian tekan tombol OK
4. Kemudian isikan Lookup_value, Table_array dan Col_index_num Tekan tombol ini untuk mengisikan nilai kunci
Ketikkan nomor indeks kolom
Tekan tombol ini untuk menentukan area tabel pembanding dan tekan tombol F4 untuk alamat absolut
5. Kemudian klik OK
STMIK Bani Saleh - Bekasi
116
5.2 GRAFIK Chart atau Grafik dapat digunakan untuk mempresentasikan perubahan data secara lebih efektif dan efisien. Dengan presentasi grafik ini Anda dapat menggambarkan laporan, kesimpulan, gagasan dan persepsi Anda kepada orang lain dengan lebih jelas. Grafik dapat dibuat dengan dua cara penempatan, cara pertama yaitu dengan penempatkan grafik pada lembar kerja bersamaan dengan datanya, dengan cara ini Anda dapat menampilkan data dan grafik sekaligus pada saat yang sama, sedangkan cara yang kedua yaitu dengan menempatkan grafik pada lembar grafik yang terpisah dari lembar kerja data, namun dalam buku kerja yang sama. Langkah – langkah pembuatan grafik adalah sbb : 1. Sorotlah range data yang akan Anda buat grafiknya. Range data yang Anda sorot dapat mencakup datanya saja atau dapat pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya. 2. Pilih dan klik menu Insert, lalu pilih sub menu Chart atau klik tombol Chart Wizard pada toolbar. Sehingga akan muncul tampilan sbb :
3. Pada kotak dialog tersebut klik tab Standard Types, kemudian lakukan pemilihan berikut ini : a. Pada kotak daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik yang Anda inginkan. STMIK Bani Saleh - Bekasi
117
b. Pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik yang Anda inginkan. c. Untuk melihat contoh tampilan grafik, klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and Hold to View Sample. d. Setelah Anda melakukan pemilihan, klik tombol perintah Next. Sehingga muncul tampilan sbb :
Tombol collapse dialogs
4. Pada kotak dialog tersebut klik tab Data Range, kemudian lakukan pemilihan berikut ini : a. Pada kotak isian Data range, tentukan range data yang Anda inginkan, dengan cara mengklik tombol pemilihan range
(tombol collapse dialogs). Namun,
karena Anda telah menyorot range data tersebut sebelumnya, maka secara otomatis kotak isian tersebut akan terisi. b. Pada Series in, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan untuk pengambilan data series yang akan Anda gunakan, Anda dapat memilih berdasarkan kolom atau baris. c. Apabila dibutuhkan, Anda dapat menentukan dan mengatur lebih lanjut pengambilan data series dengan cara mengklik tab Series. STMIK Bani Saleh - Bekasi
118
d. Setelah melakukan pemilihan, kemudian klik tombol perintah Next. Sehingga muncul tampilan sbb :
5. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengisian berikut ini : a. Tab Titles, digunakan untuk membuat judul grafik. ª Chart Title, diisi dengan judul grafik yang Anda inginkan. ª Category (X) axis, diisi dengan judul untuk sumbu [X]. ª Value (Y) axis, diisi dengan judul untuk sumbu [Y]. b. Tab Axes, digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis). Anda dapat mengatur apakah judul sumbu Category (X) axis dan Value (Y) axis akan ditampilkan atau tidak. c. Tab Gridlines, digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid). Anda dapat mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu Category (X) axis dan alue (Y) axis. d. Tab Legend, digunakan untuk mengatur tampilan legend grafik. ª Kotak
cek
Show
legend,
digunakan
untuk
menampilkan
atau
menghilangkan tampilan legend grafik ª Tombol pilihan yang ada pada kotak Placement, digunakan untuk mengatur letak penempatan legend grafik. e. Tab Data labels, digunakan untuk menempatkan label data pada grafik. Label data yang akan Anda tempatkan dapat berupa teks atau berupa nilai data itu sendiri. f. Tab Data Tabel, digunakan untuk menempatkan tabel data pada bagian bawah grafik. STMIK Bani Saleh - Bekasi
119
g. Setelah melakukan pemilihan, kemudian klik tombol perintah Next. Sehingga muncul tampilan sbb :
6. Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini : a. As new sheet, jika Anda ingin menempatkan grafik pada lembar grafik yang terpisah dari lembar kerja data, namun masih dalam buku kerja yang sama. Tab lembar grafik tersebut defaultnya diberi nama Chart1, tetapi jika diperlukan Anda dapat mengganti nama tab lembar grafik tersebut dengan nama lain. b. As object in, jika Anda ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan. 7. Klik tombol perintah Finish.
LATIHAN 5 1. Kerjakan latihan berikut ini :
STMIK Bani Saleh - Bekasi
120
a. Isilah kolom GAJI POKOK dengan menggunakan fungsi HLOOKUP b. Isilah kolom BONUS dengan menggunakan fungsi HLOOKUP berdasarkan JUMLAH HADIR c. Hitunglah TOTAL GAJI 2. Kerjakan latihan berikut ini :
a. Isilah kolom Jenis Komputer dan Harga dengan menggunakan fungsi VLOOKUP b. Hitunglah Bayar = Harga * Qty c. Isilah kolom Potongan dengan menggunakan fungsi VLOOKUP berdasarkan jumlah QTY d. Hitunglah Total Bayar = Bayar - Potongan 3. Dari table berikut ini, buatkan grafiknya ! DATA PENJUALAN MOBIL PT. SINAR MAJU PERIODE JANUARI S/D MARET 2005 JENIS MOBIL JANUARI FEBRUARI Daihatsu Toyota Suzuki Mazda
STMIK Bani Saleh - Bekasi
150 50 300 200
100 150 250 300
MARET 200 250 200 150
121
