V B S M E T S Y S A Douaneloods en DGVS T A D O G R A C

ARGO DATA SYSTEMS BV

Douaneloods en DGVS


Douaneloods & DGVS Inleiding In dit document wordt beschreven hoe de gebruiker moet werken met de DGVS module in de CDS Douaneloods Software. Lees voordat je begint eerst dit document in zijn geheel door.

Begrippen: DGVS DMS DVZ DGVS Module DGVS Systeem

Documentloos Goederen Volg Systeem CDS Douaneloods Software Douane Vrij Zone De software module voor het gebruik van DGVS in de DMS Het DGVS systeem van Cargonaut

DGVS: In het DGVS systeem van Cargonaut wordt de voorraad bij gehouden van al je zendingen. DGVS kent 4 type mutaties (correcties uitgezonderd): 1. Inslag (de zending komt van binnen de DVZ) 2. Inschrijving (de zending komt van buiten de DVZ) 3. Uitslag (de zending blijft binnen de DVZ) 4. Uitschrijving (de zending gaat naar buiten de DVZ) DGVS heeft betrekking op alle douane goederen die binnen je loods worden afgehandeld. Maar ook op alle vrije goederen van luchtvracht import zendingen.

Werkwijze: De werkwijze verschilt niet zo heel veel met de alle bestaande werkwijze zonder de DGVS module. Een zending doorloopt de volgende cyclus: 1. Aanmaken zending (registratie) 2. Aanmaken HAWB’s 3. Inslag/Inschrijving DGVS (nieuw) 4. Confirmatie 5. Uitslaan Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om diverse correcties aan te brengen op de inslag/inschrijving en uitslag/uitschrijving of op de voorraad. Let op voor elke zending wordt er altijd op z’n minst 1 HAWB aangemaakt, ook al is het een directe zending en heeft het geen HAWB’s.

©2011 Cargo Data Systems bv, All rights reserved.– versie 1.0

2


Voor je begint Voor je met de DGVS Module aan de slag gaat dien je eerst: 1. Deze gehele handleiding te hebben gelezen 2. De huidige voorraad op te schonen zodat er geen ‘vuiligheid’ meer in zit 3. DGVS module activeren 4. De huidige opgeschoonde voorraad te versturen naar DGVS Opmerking: neem de tijd op aan de DGVS module te beginnen en te werken. Werk rustig en nauwkeurig, dit voorkomt vele problemen. DGVS Module Activeren Zorg dat niemand anders gebruik maakt van de DMS software. Voor je kunt beginnen met de DGVS mdoule dien je eerst de nieuwe licentie code in te voeren. Deze nieuwe code geeft aan dat je de DGVS module wilt en mag gebruiken. Herstart de software na het in brengen van de licentie code. Daarna moet er nog twee zaken ingesteld te worden met behulp van de menu optie System->Opties. 1. Zoek naar en klik op de regel DGVS en zet dan vervolgens een vinkje bij Logische waarde. Hiermee wordt het DGVS module geactiveerd. 2. Zoek naar en klik op de regel DGVSDEELCD en vul dan uw DGVS deelnemerscode in in het vakje Tekst. Dit is de code waaronder je bekent bent bij Cargonaut. Herstart na dit ingesteld te hebben de software. Beginvoorraad versturen DGVS Zorg dat niemand anders gebruik maakt van de DMS software. Wanneer je de gehele voorraad gecontroleerd hebt en hebt opgeschoond zodat deze klopt, dan kan je de beginvoorraad naar DGVS sturen. Zorg er ook voor dat alle zendingen die je binnen hebt gekregen zijn geconfirmeerd. Om de beginvoorraad te versturen naar DGVS ga je naar de menu optie Zendingen->DGVS Beginvoorraad. Druk dan op de knop Start. Agenten en Loods Naast agenten (expediteur) dien je nu ook in dezelfde tabel ook alle loodsen (afhandelaren) aan te maken. Indien een agent of afhandelaar ook een deelnemer is van DGVS dan moet je zijn DGVS Deelnemerscode te vermelden bij zijn adresgegevens in het vakje DGVS Code. De DGVS code is een drie letter code in hoofdletters. Een lijst van codes krijg je van Cargonaut. Aan de hand van deze code weet het systeem dat de betreffende agent/afhandelaar een DGVS deelnemer is, en of de goederen van/naar binnen of buiten de DVZ komen/ gaan. Vul eerst alle DGVS deelnemers codes in voordat je begint met de DGVS module. Correcties Correcties op de voorraad mogen NIET meer via F9 geregeld worden. Gebruik hiervoor altijd de desbetreffende knoppen op het zending scherm. Zie ook de paragraaf “Correcties” voor meer informatie.


3


Zoeken Zending Wanneer bij het zoeken naar een scherm een zending Rood gekleurd is, dan wilt dat zeggen dat voor deze zending de ingeslagen/ingeschreven DGVS zending nog niet is afgebroken. Of te wel het aantal colli voor “In DGVS” is niet gelijk aan nul. Normaal gesproken wordt de “In DGVS” voorraad (de voorraad die is ingeschreven/ ingeslagen) afgebroken en verdeeld over de HAWB’s. Hierdoor wordt de “In DGVS” voorraad gereduceerd tot 0 colli. Groene zendingen zijn zendingen die geheel zijn afgewerkt. Via het kleine knopje (Geavanceerd zoeken) rechtsonder aan het zoekscherm kan je gaan zoeken op diverse nummers, zoals: - C Nummer - AWB Number - T1 Nummer - HAWB Nummer - HAWB ID - Inslag ID - Uitslag ID - DGVS Transactie nummer Jobs: Het registeren van eerste deel, tweede deel, etc, werd voorheen gedaan op het tabblad Jobs. Dit registreren kan je nu laten vervallen omdat elke (deel)zending vanaf nu moet worden geregistreerd op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS, zodat de transactie wordt gemeld aan het DGVS Systeem. Op dit tabblad kan je ook een T1 document of NCTS aangifte opmaken. Indien je deze functionaliteiten niet meer gaat gebruiken dan kan je het tabblad Jobs verwijderen van het zending scherm. Omdit te doen ga je naar Systeem->Opties. Hier zoek naar en klik je op de regel SHOWJOBTAB. Daarna haal je het vinkje weg bij Logische waarde.


4


Registeren Nieuwe Zending: Bij het aanmaken van een nieuwe zending bepaal je of de zending een binnenkomende AWB is of een overige douane T1 zending.

Bij het invoeren van het AWB nummer is er een controle op correctheid volgens de 11-check. In het AWB nummer niet correct is krijg je een melding. Deze melding is eventueel te negeren. Indien je kiest voor T1 document dan kan je het MRN nummer invullen als referentie. Laat dan echter de tekst MRN weg in het nummer. Nadat je op de knop Aanmaken drukt zal gecontroleerd worden of de zending al bestaat. Zo niet dan wordt deze aangemaakt en kan je de basisgegevens invullen voor deze zending op het volgende scherm.


5


Aandachtspunten: 1. Het tweede vakje achter Airline is de loods/afhandelaar waar de goederen vandaan komen. De code wordt gecontroleerd of deze bestaat in de Agent/Loods tabel of de de loods/afhandelaar een DGVS deelnemer is. Het is overigens niet verplicht dat de loods/afhandelaar voorkomt in de tabel. 2. Geef in het vakje Status aan of het C goederen (vrije goederen) of T1 goederen (douane goederen) zijn. Wanneer alle gegevens zijn ingevuld in het bovenste gedeelte van het scherm dan druk je op de knop Doorgaan. Hierdoor worden de onderliggende tabbladden actief.


6


Aanmaken HAWB’s Op het tabblad HAWB’s kan je met de knop Toevoegen de HAWB’s aanmaken die bij deze zending horen. Ook al heeft de zending geen HAWB/HWB dan dient u toch 1 HAWB aan te maken. Gebruik dan als HAWB nummer een streepje -. De HAWB’s kunnen worden gewijzigd zolang de HAWB nog niet is geconfirmeerd. Gebruik hiervoor de knop Wijzigen.

Aandachtspunten: 1. Bij Goederen onder douane toezicht geef je aan of deze HAWB douane goederen betreft. 2. Bij Behandelingscode geef je aan welke behandeling de goederen zullen ondergaan binnen de DVZ. 3. De som van de colli van alle HAWB’s hoeft niet overeen te komen met het aantal colli van de master. 4. Geef bij het aantal colli het aantal colli van de kleinste eenheid dat je zou willen uitslaan. Krijg je dus bijvoorbeeld 10 dozen binnen met in elke doos 2 onder delen die je apart zou willen uitslaan, dan moet je hier dus 20 colli invullen. Je moet deze vermeerdering van het aantal colli wel met documenten kunnen aan tonen. 5. Indien je een HAWB zou willen opsplitsen maak dan hier meerdere HAWB’s aan per HAWB. Geef elke HAWB dan wel een apart HAWB nummer. Voorbeeld: HAWB 123 wil je opsplitsen in 3 HAWB: gebruik de nummers 123-1, 123-2, 123-3. Tip: Nadat de HAWB’s zijn aangemaakt kan je met de knop Overzicht een overzichtsrapport printen. Dit document kan gebruikt worden om de zending over te halen van de afhandelaar naar je eigen loods. Tevens kan de loodsmedewerker op dit document aangeven wat de locatie is binnen de loods en hoeveel colli en gewicht hij heeft ontvangen en of er eventueel manco’s zijn. ©2011 Cargo Data Systems bv, All rights reserved.– versie 1.0

7


Inslag/Inschrijving DGVS: Zodra de goederen in loods zijn ontvangen en gecontroleerd heeft ga je de binnenkomst van deze zending invoeren op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS. Met de knop Inslaan/Inschrijven kunt u een registratie maken van ontvangst van de goederen. Hiermee registreer je de binnenkomst van de zending in het DGVS systeem. De volgende gegevens moeten worden ingevuld: Datum/tijd v/d transactie. Wanneer zijn de goederen ingeslagen in de loods. Goederen Referentie Type, deze code geeft aan de soort identificatie van de goederen. Bijvoorbeeld: AWB 3. Goederen referentie nummer, het unieke nummer waaronder de goederen zijn ontvangen. Bijvoorbeeld: AWB Nummer 4. Colli, het aantal colli dat is ontvangen. 5. Gewicht, het gewicht dat is ontvangen. 6. Goederen onder douane toezicht, geef aan of het douane goederen zijn, indien 1 of meerdere HAWB douane goederen zijn dan is de gehele (master) zending een douane goed. 7. Behandelingscode,de code die aangeeft welke behandeling de goederen binnen de DVZ zullen ondergaan.

1. 2.

Aandachtspunten: 1. Wanneer de goederen van binnen de DVZ komen, dan is het strikt noodzakelijk dat de goederen onder het juiste goederen referentie type en nummer worden ingevoerd. Indien dit niet gebeurd dan zal er een mismatch in het DGVS systeem plaats vinden op deze zending. ©2011 Cargo Data Systems bv, All rights reserved.– versie 1.0

8


2.

3.

4.

Wanneer je maar 1 HAWB ontvangt van een DGVS deelnemer dan moet je als Goederen Referentie Type en Goederen Referentie Nummer het type en nummer overnemen van deze deelnemer. Dit zal dus in vele gevallen dan worden als type HWB en als nummer het HAWB nummer. Dit moet je dus handmatig wijzigen op het scherm. Zie ook de handleiding “Overdracht HAWB”. Het aantal colli en gewicht is bij inslag zeer belangrijk dat dit overeenkomt met de uitslag gegevens van de andere DGVS deelnemer. Dus wanneer je 1 vliegtuigplaat ontvangt dan dien je dus 1 colli op te geven. Wanneer je alles hebt ingeslagen en hebt geconfirmeerd (m.a.w. je bent klaar met je zending) dan dient het totaal colli en gewicht onder aan de tabel op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS op 0 te staan. Met de inslag of inschrijving DGVS van een zending verhoog je het totaal, en door middel van de confirmatie wordt het totaal weer verlaagt.

Indien de goederen van buiten de DVZ komen, is het noodzakelijk om ook het douane document waarop de zendingen binnenkomen te vermelden. Het gaat hier dan om de volgende gegevens: 1. document type 2. aangifte type 3. aangifte nummer 4. plaats van aangifte 5. datum van aangifte Na een Inslag/Inschrijving DGVS dien je de goederen af te breken door te confirmeren op HAWB nivo. Zie paragraaf Confirmatie. Bij confirmatie wordt namelijk pas de voorraad daadwerkelijk verhoogd.

Tip: Goederenreferentie-nummer en type wijzigen: Indien bij de inslag het verkeerde goederenreferentie-nummer of type is ingevoer dan kan na de afbraak van de inslag deze gewijzigd worden met de knop . Ga op de inslag-regel staan en druk op de knop. Het het scherm wat verschijnt kan je dan het nieuwe type en nummer opgegeven.


9


Confirmatie: Confirmatie gebeurd via de knop Confirmatie op het tabblad HAWB. Het confirmeren van een HAWB gaat op dezelfde manier als voorheen. Confirmeren is dat bevestigen dat de goederen voor die HAWB zijn ontvangen, op dit moment wordt dus ook pas de voorraad opgehoogd. De confirmatie heeft als gevolg dat de zending die je bij Inslag/ Inschrijving DGVS hebt binnengekregen wordt afgebroken op HAWB nivo.

Aandachtspunten: 1. Confirmeer alleen de colli die je binnen hebt gekregen. 2. Probeer alles wat je binnen hebt gekregen van deze zending in één keer (uiteraard bij de juiste HAWB) te confirmeren voordat je op sluiten drukt. Dit i.v.m. het afbreken van binnengekomen master zending in DGVS.


10


Uitslaan: Met de knop Uitslaan op het tabblad HAWB’s kan je de zending weer uitslaan. Je dient aan te geven wat er met de goederen gaat gebeuren: 1. USC – Uitschrijving, de goederen gaan de DVZ verlaten, je dient dan een douane document op te geven, bijvoorbeeld een Sagitta inklaring 2. USL – Uitslag, de goederen gaan naar een andere loods (DGVS deelnemer) binnen de DVZ. Dit is het geval als je bijvoorbeeld de zending overdraagt aan een andere expediteur die DGVS gebruikt. 3. EXP – Export consol. Zie voor het gebruik van de optie Export Consols de separate handleiding “Export Consols”.

Aandachtspunten: 1. Indien de goederen direct van de afhandelaar naar de klant worden vervoerd, dan confirmeer je de zending als zijnde ingeslagen in de eigen douaneloods en bij uitslag geef je met een vinkje bij Directe uitslag vanuit de afhandelaar aan dat de goederen rechtstreeks naar de klant zijn gegaan. 2. Bij een Uitslag zal er op de uitslagbon de DGVS gegevens (Referentie type, referentie nummer, colli en gewicht) worden geprint. De ontvangende partij (DGVS deelnemer) dient deze DGVS gegevens te gebruiken om een mismatch in het DGVS systeem te voorkomen.


11


Correcties: Er zijn drie soorten correcties: 1. correctie op de inslag/inschrijving (de beweging) 2. correctie op de voorraad 3. correctie op de uitslag/uitschrijving (de beweging) Correctie op de inslag/inschrijving: Indien de inslag/inschrijving DGVS niet overeenkomst met de werkelijkheid of er is een mismatch dan kan met een correctie op de inslag/inschrijving maken. Dit doe je met de knop Correctie op inslag/inschrijving op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS. Hiermee corrigeer je de beweging tussen de afhandelaar en je eigen loods. Stel je haalt 2 colli over van de afhandelaar maar je doet maar een inslag van 1 colli. Dan moet je een correctie uitvoeren anders krijg je een mismatch. Je kan een correctie invoeren van 1 colli. Let op, indien je alles al geconfirmeerd hebt dien je daarna een correctie op voorraad uit te voeren om het totaal aantal colli en gewicht op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS weer op 0 te krijgen. Het scherm is hetzelfde als het scherm bij Inslag/Inschrijving DGVS. Let op indien je het aantal colli van de inslag/inschrijving wilt verminderen, dan geef je een negatief aantal colli en een negatief gewicht op. Wil je het aantal colli van de inslag/inschrijving vermeerderen dan geef je een positief aantal colli op. Correctie op de voorraad: Je kan op twee verschillende correcties aanbrengen op de voorraad. 1. Op de voorraad van Inslag/Inschrijving DGVS 2. Op de voorraad van de geconfirmeerde HAWB’s. De correctie op de voorraad van Inslag/Inschrijving DGVS doe je met de knop Correctie op Voorraad op het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS. Deze mogelijkheid gebruik om de voorraad desgewenst op 0 te stellen. De correctie op de voorraad van geconfirmeerde HAWB’s doe je met de knop Correctie Voorraad op het tabblad HAWB’s. Hiermee kan je de voorraad van de HAWB’s wijzigen, dit kan bijvoorbeeld gebeuren nadat je een administratieve controle hebt uitgevoerd in de loods. Deze correctie heeft invloed op de voorraad in de loods. Indien je de voorraad wilt verminderen, dan moet je een negatief aantal colli en een negatief gewicht invoeren.


12


Correctie op de uitslag/uitschrijving: Indien je te veel op te weinig hebt uitgeslagen of uitgeschreven hebt dam kan je dit corrigeren met behulp van de knop Correctie Uitslag op het tabbald HAWB’s. Hiermee wijzig je dus het aantal colli en gewicht dat is uitgeslagen. Dit heeft dan ook weer gelijk invloed op de voorraad in de loods. Indien je het aantal uitgeslagen/uitgeschreven colli verminderen dan vul je een negatief aantal colli en een negatief gewicht in. Let op: de voorraad in je loods zal dan weer toenemen. Indien je het aantal uitgeslagen/uitgeschreven colli wilt vermeerderen dan vul je een postief aantal colli en een positief gewicht in. Let op: de voorraad in je loods zal hierdoor dan afnemen. Aandachtspunten: 1. alleen gebruikers met voldoende rechten kunnen correcties uitvoeren. Samenvatting: Kort samengevat wordt de volgende procedure gebruikt voor DGVS. 1. Inslag/Inschrijving van de zending 2. De zending wordt afgebroken naar HAWB’s (confirmatie) 3. Uitslag/Uitschrijving van de HAWB


13


Overdracht HAWB: Nieuwe zending: Maak een nieuwe zending aan op het AWB nummer waar deze HAWB nummer bij hoort. Op het zending scherm dien je dan de loods achter de airline te veranderen in de DGVS deelnemer (zie pijl) van wie deze HAWB ontvangt. Achter de loods komt dan te staan of deze loods een DGVS deelnemer is.

Vervolgens vul je de rest van het scherm in en druk op de knop Doorgaan. Maak de bewuste HAWB of HAWB’s aan op het tabblad HAWB’s.


14


Inslag/Inschrijving DGVS: Zodra de HAWB in de loods is gearriveerd en gecheckt gaan je naar het tabblad Inslag/Inschrijving DGVS. Druk hier op de knop Inslaan/Inschrijven. Op het scherm wat verschijnt dien je dan bij Goederen Ref. Type en Goederen Ref. Nr. het document type en het document nummer in te voeren waar onder de andere DGVS deelnemer de zending uit zijn loods heeft uitgeslagen. De DGVS deelnemer moet je van deze gegevens voorzien. Indien je het document type en het nummer niet weet dan kan je de zending verder niet inslaan in je loods omdat je dan een mismatch gaat krijgen. Controleer ook op het aantal colli en gewicht klopt.

Indien je twee of meerdere HAWB’s van deze AWB overgedragen krijgt dan dien je ook twee of meerdere keren een inslag/inschrijving te doen. Elke keer met het juiste Goederen Ref. Type en Goederen Ref. Nr. en de juiste aantal colli en gewicht. Confirmeren: Na de Inslag/Inschrijving DGVS ga je de HAWB confirmeren op de manier zoals je dat gewend bent. Uitslaan: Het uitslaan van de HAWB gaat ook op dezelfde manier zoals je dat gewend bent.


15


Export Consols: In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe om te gaan met Export Consols in de nieuwste versie van Douaneloods. (vanaf versie 5.28) Hiermee kan je rechtstreeks de HAWB koppelen aan een Export Consol AWB en dan deze AWB uitslaan naar de Airline. Zonder dat je transacties hoeft aan te maken op de myUnidoc website van Minihouse. Ga pas aan de slag wanneer je dit hele document hebt gelezen en begrepen. Bij eventuele vragen neem eerst contact op met Cargo Data Systems. Indien je liever de export consols opbouwt en uitslaat via de myUnidoc website van Minihouse, dan hoef je verder niets te doen en blijft alles zoals het is.

Activeren: Deze nieuwe mogelijkheid dient handmatig geactiveerd te worden. Dit doe je als volgt: 1. ga naar Systeem->Opties 2. zoek naar en klik op de regel DGVSEXPCON 3. zet vervolgens een vinkje onderaan het scherm bij Logische waarde 4. Druk daarna op Sluiten De overige gebruikers moeten de Douaneloods software opnieuw opstarten.

Werkwijze: Het invoeren, inslaan en confirmeren van een (MRN) zending gaat precies zoals voorheen, dit zal dus nu ook niet beschreven worden. Het verschil zit hem in het uitslaan van de zending en het daarna opbouwen en uitslaan van Export Consol.


16


Uitslaan op Export Consol: Open de zending en selecteer de gewenste HAWB op het tabblad HAWB’s. Druk dan op de knop uitslaan. Het uitslaan scherm zal verschijnen. Selecteer nu de optie “EXP, Export Consol”. (Indien hier nog steeds staat “EXP, Export consol (DGVS transacties dienen aangemaakt te worden bij Minihouse)”, dan is de activeren niet juist verlopen of nog niet uitgevoerd. Zie paragraaf Activeren) Je vult het scherm in zoals je het gewend bent, als exta invoerveld heb je het Export Consol AWB. Vul hier het AWB nummer in van de Export Consol waarmee deze HAWB weer vertrekt. Opmerking: De prefix van het AWB nummer moet bestaan in de Airline tabel en het AWB nummer moet voldoen aan de 11-proef.

Nadat het hele scherm correct is ingevuld druk je op OK. Indien dit de eerste HAWB is die je koppelt aan deze Export Consol AWB, dan zal het systeem je dit melden en vragen of je deze Export Consol AWB wilt aanmaken. Elke aangemaakt Export Consol AWB krijgt van het systeem een E-nummer. Wanneer je meerdere HAWB’s wilt koppelen aan deze Export Consol AWB herhaal deze stap dan voor alle HAWB’s.


17


Export Consols opbouwen en uitslaan Wanneer je alle HAWB’s (alleen de douane goederen) hebt gekoppeld aan de Export Consol AWB en de Export Consol heeft je loods verlaten, ga dan naar de menu optie Zendingen->Export Consols Opbouwen en Uitslaan. Er verschijnt dan een scherm met alle Export Consols. De groene Export Consols zijn al opgebouwd en uitgeslagen. De witte Export Consols nog niet. Dubbel klik op de gewenste Export Consol. En het volgende scherm zal verschijnen.

Aan de rechterkant vind je een lijst met alle HAWB’s (douane goederen) die je hebt gekoppeld aan deze Export Consol. Indien je nog HAWB’s mist, druk dan op Annuleren en sla de ontbrekende HAWB’s als nog uit via de Export consol optie gekoppeld aan deze Export Consol AWB. Vul bij Colli en Gewicht het aantal colli en gewicht in van de gehele consol, dus inclusief de vrije goederen. Let op indien je een vliegtuigplaat aanlevert en de airline dit inslaat als 1 colli, vul dan hier ook 1 in.Wijzig eventueel de datum en tijd. Indien de Export Consol aangeleverd moet worden bij een andere DGVS deelnemer dan de standaard afhandelaar van deze airline dan kan je dit wijzigen in het vakje Loods. De optie Export Consols werkt alleen bij DGVS afhandelaren en kan niet gebruikt worden voor aanleveringen bij niet DGVS loodsen. Wanneer alles correctie is druk je op de knop “Opbouwen en Uitslaan”. Op dit moment zullen de benodigde DGVS transacties worden gemaakt en worden verstuurd. Met de knop Overzicht kan je een overzicht printen met daarop de Export Consol gegevens plus alle HAWB’s (douane goederen). Correcties: Wees zorgvuldig, vele handelingen en transacties kunnen niet worden terug gedraaid. De uitslag van de Export Consol kan worden gecorrigeerd met de knop Uitslag Correctie. Hiermee kan je dan het aantal colli en gewicht dat je aanlevert bij de airline wijzigen. ©2011 Cargo Data Systems bv, All rights reserved.– versie 1.0

18


Transactie beheer Bij elke handeling die wordt verricht in Douaneloods wordt er een DGVS transactie aangemaakt. Deze transacties worden verstuurd naar en afgehandeld door myUnidoc van Minihouse. Deze transacties kunnen worden beheerd via de optie Zendingen->DGVS Transacties. Het volgende scherm verschijnt:

Op dit scherm kunt u zien welke transacties compleet zijn afgehandeld en welke transacties eventueel een fout bevatten. De transacties hebben de volgende kleuren: Geel

de transactie is aangeboden om verzonden te worden

Blauw

de transactie is verzonden naar myUnidoc en een bevestiging is ontvangen

Groen

de transactie is verzonden naar myUnidoc en is vervolgens doorgestuurd aan Cargonaut. Dit is de enige juiste eindstatus De transactie is ontvangen en maar er is een fout geconstateerd

Rood

Een groene status wil helaas niet zeggen dat de transactie is ontvangen en verwerkt door Cargonaut. Dit komt omdat Cargonaut geen statusmeldingen terug stuurt. Indien een transactie lang geel of blauw blijft staan dan kan het zijn dat er wat mis is met de communicatie software. In dit geval neemt u contact op met uw systeembeheerder en eventueel met Minihouse om de communicatie software te controle. Nadat controle kan de transactie eventueel opnieuw worden ingestuurd.


19


Indien een transactie fout (rood) is, dan kunt u de transactie wijzigen en opnieuw versturen. Rechts onderaan het scherm treft u dan een failure-bericht aan. Door dubbel te klikken op het failure-bericht wordt deze geopend en kunt u wellicht achterhalen wat het probleem is. U kunt ook alle berichten van deze transactie per email versturen naar de helpdesk van CDS of Minihouse. Dit doet u door te klikken op het kleine knopje met de enveloppe. Indien u een transactie wijzigt let er dan op dat u dit correct doet, er worden namelijk geen controles op de wijzigingen uitgevoerd. Zoeken U kunt een transactie zoeken door in het vakje “Zoeken op transactie:” de het transactienummer in te voeren. U hoeft alleen de cijfers achter de voorloop-nullen in te voeren. Met behulp van het C-nummer kunt u de bijbehorende zending bepalen en openen. Berichten verwerken Het verwerken van de retourberichten geschied niet automatisch. Op bepaalde punten in het programma wordt deze module gestart. Door zelf op de knop “Berichten Verwerken” te drukken kunt u dit proces in gang zetten. Dus wanneer een transactie op geel of blauw staat is het raadzaam om een paar keer (met een tussenpozen) op deze knop te drukken.


20

V B S M E T S Y S A Douaneloods en DGVS T A D O G R A C

Recommend Documents