Úvod do projektového řízení

Úvod do projektového řízení Matěj Vala Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze © Matěj Vala, 2011

Projektové řízení LS 2010/11, Předn. 1

Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti Matěj Vala (FIT ČVUT)

Úvod do PM

MI-PRM, 2010, Předn. 1

1 / 13

Projekt

Projekt • = „uzavřená posloupnost kroků, jasně definovaný počátek a konec, cíle a výsledek“ • = „proces cílevědomého návrhu a realizace inovace v daném rozsahu v konkrétních termínech zahájení a ukončení se stanovenými náklady“ • = „jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji“ rozsah, kvalita

projekt cena, náklady

Matěj Vala (FIT ČVUT)

čas

Úvod do PM


2 / 13

Proces

Proces • =„série aktivit, která přejímá vstup, transformuje jej a produkuje výstup pro zákazníka“ • =„soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, které přeměňují vstupy na výstupy“ • Činnost = „nejmenší rozpoznatelná jednotka práce v procesu“


Úvod do PM


3 / 13

Proces – vývojový diagram

Proces – vývojový diagram Analýza

Analýza požadavku Popis „co zákazník chce“

Návrh řešení

Návrh řešení Definováno „jak se to udělá“

Výroba Stanovení cíle Testovací scénáře Výsledky Realizovaný SW testů

Smlouva; definovaný cíl

Testy

Stanovení PM

Jmenovací dekret (osoba, definice projektu prostřednictvím cíle, pravomoce, odměna/ její princip)

Výsledky testů Realizovaný SW Postupy nasazení

Vyhodnocení

Interní hodnocení

Podpora Pracovní postupy

Nasazení

U zákazníka připraveno vše Časový plán

Plán zdrojů

Plán rozpočtu Školení

Konec tvorby SW

Uživatelé schopni fungovat

Zkušební provoz

Rutinní provoz


Úvod do PM


4 / 13

Proces - popis

Proces - popis Činnost

Vstup

Forma

Tvorba a aktualizace EPMS

info

Založení projektu

info o podpisu smlo uvy ISK

zal ožený projektu Scan a založení Podepsaná smlouva smlouvy / BUS4_ F03_Košil ka objednávky Projektu Smlouvy

ISK

ISK papírově papírově

Od role -

R15

R2 R31 R31

Tvorba a aktualizace projektové dokumentace

info

ISK

-

Řízení výroby

info

ISK

-

Realizace projektu

info

ISK

-


Popis

Výstup

V zodpovědnosti R2 Výrobního ředitele vzniká EPMS, vnitřní metodika projektového řízení, a dochází k jej í aktual izaci. Na tomto procesu spolupracují další role dle matice odpovědností. Tato metodika slouží jako zdroj know-how do procesu realizace projektu. K založení projektu dochází na základě podpisu smlouvy a rozhodnutí Obchodní a Výrobní porady. R2 Výrobní ředitel určí ve spolupráci s R18 Koordinátorem zdrojů Vedoucího p rojektu. Ten následně vytvoří projekt v ISK včetně všech potřebných údajů. R15 s případnou podporou R16 vytvoří scan smlouvy a košilky, založí je na patřičná místa a elektronické verze doplní do ISK dokumentace projektu

Roli

info

ISK

-

založený projekt

ISK

-

dokumentace

ISK

-

ISK

-

ISK

-

ISK

-

Mimo požadavky zákazníka vzniká vnitřní projektové dokumentace ke každému projektu ve výrobním procesu. Vnitřní projektovou dokumentaci tvoří Eq Project description (VYR3_Z01_ Eq PD), zápisy z projektových porad (VYR3_Z10_Zapis_schuzka_CZ nebo VYR3_Z11_Zapis_schuzka_EN) a předávací protokoly (VYR3_Z02 _Předávací protokol nebo VYR3_Z08 Předávací protokol na dílo). Vše chny dokumenty je Vedoucí projektu povinen dokumentace uložit v ISK a odpovídá i za jejich p růběžnou aktualizaci. V rámci atestačních říze ní vzni ká p ovinná dokumentace určená MI ČR, kterou tvoří Žádost o atest (VYR3_Z03), Protokol o atestačním řízení VC(VYR3 _Z04), Protokol o atestačním řízení NVC(VYR3_Z05) a Atestační certifikát (VYR3_Z06). R2 je zodpovědný za zajištění výrobní činnosti firmy. Řeší požadavky R1 které přesahují jednotlivé projekty, koord inuj e jejich činnost. Pro plnění těchto info povinností využívá podpory R16 . R1 je odpovědný za splnění všech poža davků klad ených zákazníkem v rámci platného smluvního vztah u a požadavků vznikajících z KON1 Vnější zpětná vazba a řízení dalších R1 přidělen ých na projekt. V případě potřeby je dle dispozic R2 pro podporu těchto činností využívána R16 a znalostní podpora R2. R1 pro realizaci produktu využívá me todiky výrobních postupů, které jsou výstupem procesu VYR1 EPMS, znalostní báze EQ: pro zakázky v oblasti projektového řízení a školení projektových info manažerů R1 využívá me todiku VYR1_M01_EPMS (Eq Fashion 2005), pro žádosti o dotace z fondů EU se řídí aktuálně platnými pokyny na stránkách strukturálních fondů EU (http ://www.strukturalni-fondy.cz/), případně dalšími závaznými požadavky dle charakteru zakázky, pro zakázky v oblasti atestací se řídí zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy (Ex_016) a metodikami VYR1_M02_ AS_ Inspekcni_postup_DR a

Úvod do PM

Forma


5 / 13

Proces - role

Proces - role • Matice odpovědností

VYR2

Výroba Výroba Výroba

VYR2 VYR2 VYR2

Výroba

VYR2

Výroba

VYR2


I

IC I I

I

I

RA AI

C I I

I

S

R R

RA AC RA

I R S

RA

I

AC

I

I

AC

I

Úvod do PM

S

C

R

R15 Obchodní podpora

Výroba

Založení projektu Scan a založení smlouvy / objednávky Tvorba a aktualizace projektové dokumentace Řízení výroby Realizace projektu Výrobní porady Eq Tvorba podkladů pro vyplacení obchodní provize Uzavření a hodnocení projektu

RA

R15 O Obchodní podpora

VYR2 VYR2

I

R7 Správce informací

Tvorba a aktualizace EPMS

R1 Projektový manažer

VYR1

R18 koordinátor zdroj zdrojů

Činnost

R2 Výrobní ředitel

Proces

R20 Finan Finanční ředitel

Proces EPMS, znalostní báze Výroba Výroba

R4 Obchodní ředitel

R31 31 Ředitel

R – zodpovědnost (responsible) - je zodpovědný za vykonání činnosti, případně činnost sám i vykonává A – vlastník procesu (accountability) - je vlastníkem (sponzorem) činnosti, případně činnost sám i vykonává S – spolupracuje/vyrábí (support) - fyzicky vykonává činnost C – odborné konzultace (consultation) - poskytuje konzultace před začátkem nebo v průběhu výkonu činnosti I – je informován (information) - je informován po skončení o výsledku / výstupu činnosti

I S SI

I

I I

S S S

I

I


6 / 13

Projektové řízení

Projektové řízení / management projektu • =„plánování, organizování, monitorování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu a motivace všech zúčastněných dosáhnout cílů projektu “ Hodnocení stavu projektu Před spuštěním projektu: • Nastavení standardů • Mechanismy změn. řízení • Určení metrik • Standardizace vyhodnocování ukazatelů Běh projektu: • Status report • Porady vedení projektu (prac. skupin) • Vyhodnocování metrik • sledování trendů a predikce rizik • aplikace stabilizačních opatření Matěj Vala (FIT ČVUT)

Úvod do PM

Vrcholové vedení

Podklad pro rozhodnutí o zásadních změnách v projektu


7 / 13

Definice projektu

Definice projektu • • • • • • • • • •

Identifikace účastníků (subjektů) Výchozí podmínky a předmět Cílové skupiny Cíle Procesní schéma Popis procesů (vstupy, výstupy) Harmonogram Zdroje Dokumenty projektu Rozpočet


Úvod do PM

rizika


8 / 13

Definice projektu

Cíle • Cílové skupiny • Cíle – – – – –

Váha

S = jednoznačné, srozumitelné M = měřitelné A = ambiciózní (něco někam posunout) R = reálný T = termínovaný (+ odpovědnost)

Cíl

Měřitelná interpretace cíle

Metrika

35%

C1 - Zajistit výstupy akceptované zadavatelem

Převzaté a odsouhlasené dokumenty

-Podrobná nabídka, návrh smlouvy. -Podepsané NDA -Zadání pro správce infrastruktury -Harmonogram, cena, objednávka

15%

C2 = Spokojenost zákazníka

Subjektivní hodnocení zákazníka: „jste spokojen s plněním?“

1 – velmi nespokojen 0% 2 – spíše nespokojen 25% 3 – ani tak ani tak 50% 4 - spíše spokojen 75% 5 - velmi spokojen 100%


Úvod do PM

Indikátor dosažení cíle

Způsob měření

Měří

4/4

Při odevzdání jednotlivých dokumentů / 14 dní

PM

M >= 4

Měsíčně

PM


9 / 13

Definice projektu

Harmonogram

Nr

Úkol

427.1

Pořešit finalizaci seznamu tiskáren z podkladů O. Novotného

430.1

Poslat specifikaci "SoftGridu" Citrixu pro DAB Vyhodnotit přesné počty ticketprinterů – které bude možno zrušit, které se budou muset nahradit – zorganizovat schůzku

15 429.1

Kdo

Termín

Stav

Ze kdy

M.Vala

12.5.2008

ok

28.4.2008

A. Klimek

2.5.2008

cancel

30.4.2008

M.Vala

5.5.2008

ok

28.4.2008

dopady ticketingu na počty a umístění tiskáren 6.5. odeslán mail na I. Funa

Verifikovat seznam lokalit - pro následné doplnění so seznamu k úkolu (5.5.)

E. Kroc

5.5.2008

ok

29.4.2008

7.6

Zajistit rozpad seznamu na PC/DL a ticketprinterů

M.Vala

14.5.2008

ok

12.5.2008

5.3

Poslat seznam lokalit ve VPN

E.Kroc

28.4.2008

ok

28.4.2008

5.4

Do seznamu HW doplnit cute/VPN/jiné

M.Vala

30.4.2008

ok

28.4.2008

5.10

Zajistit objednávku 5 licencí HED Zpracovat připomínky DAB

10

Zpracovat podklady na Servis desk a rozklíčovat cenu za konzultace od SAP

2.6

Zjistit finanční nároky HP na konzultace ke schválení našich návrhů implementace změn v Helpdesku

H. Hanák

29.4.2008

ok

28.4.2008

M.Vala

29.4.2008

ok

29.4.2008

Poznámka spojeny seznamy, 29.4. odeslán mail na O. Novotného s dotazem na dopřesnění už jen 7 lokalit (zatím 21:11) - opět kontaktovány lokality odpovědi do 9.5. - ok, vyjma označení na maintanance

doplněno, E. Krocovi odeslán mail s ověřením Brna, které v seznamu komplet chybí (řešeno úkolem MV429.1) odesláno 29.4 (kopie v pdf uložena)

M.Vala

12.5.2008

ok

28.4.2008

H. Hanák

30.4.2008

ok

8.4.2008

M. Vala

12.5.2008

ok

8.4.2008

potvrzeno na SAS poradě 12.5

2.4

Zajistit finance na konzultace ke schválení našich návrhů implementace změn v Helpdesku (dle odhadu) Zajistit finalizaci FDD s DAB

M.Vala

6.5.2008

ok

8.4.2008

nedořešeno zcela, verze 7.5. předána na jednání SC

3.1

Po finalizaci FDD předložit na koordinační DAB

M. Vala

7.5.2008

ok

15.4.2008

2.5

Dle výstupů z FDD připravit metodiku zadávání požadavků DAB

H. Hanák

22.8.2008

A

8.4.2008

nedořešeno zcela, verze 7.5. předána na jednání SC na základě výstupů SC, měl by být v souladu s naším očekáváním

M. Vala

19.5.2008

ok

12.5.2008

5.5

Do seznamu doplnit současné rychlosti (krom cute)

M. Jabůrek

5.5.2008

ok

28.4.2008

5.3

Vyjasnit s K. Medkem finální požadavky na FW

M.Jabůrek

30.6.2008

ok

28.4.2008

2.7

Ve smyslu nezahlcení DAB zrevidovat zasílání aktualizací reportů porad


Úvod do PM


10 / 13

Definice projektu

Zdroje Lidské zdroje • Plánování • Řízení kapacit

• Komunikace • Motivace Nástroje, materiál, energie, finance, auta, …


Úvod do PM


11 / 13

Definice projektu

Rozpočet Členění dle potřeb • Náklady • Příjmy • (úspory)

• Celková bilance • NPV – čistá současná hodnota • Cashflow – tok hotovosti


Úvod do PM


12 / 13

Definice projektu

Dokumenty • • • • • • • • • • • • • • • •

Projektový záměr Projektová dokumentace Zadávací dokumentace Nabídka Rozpočet Plán lidských zdrojů Harmonogram Riziková analýza Studie proveditelnosti Studie návratnosti (analýza návratnosti, ROI) Status report Smlouva Zápisy z jednání Předávací / akceptační protokoly Závěrečná zpráva a další… Matěj Vala (FIT ČVUT)

Úvod do PM


13 / 13

Úvod do projektového řízení

Recommend Documents