UVA INFORMATIE- BEHOEFTE De behoeften van UvA-studenten als het gaat om de informatievoorziening rondom studiegerelateerde informatie

UVA INFORMATIEBEHOEFTE

De behoeften van UvA-studenten als het gaat om de informatievoorziening rondom studiegerelateerde informatie

AMSTERDAM, 19 NOVEMBER 2014

2

INHOUDSOPGAVE

VOORAF

AANLEIDING, DOEL EN ONDERZOEKSOPZET 03 OVER HET RAPPORT 04 HOOFDCONCLUSIE EN ONZE VISIE

HOOFDCONCLUSIE EN SUBCONCLUSIES 06 ONZE VISIE 07 REFERENTIEKADER

REFERENTIEKADER 10 SUBCONCLUSIES EN RESULTATEN

SUBCONCLUSIES EN RESULTATEN 11 BIJLAGEN

ONDERZOEKSVERANTWOORDING RESPONDENTENLIJST TOPIC LIST

Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

3

AANLEIDING, DOEL EN ONDERZOEKSOPZET

OVER HET ONDERZOEK Aanleiding Voor het programma Verbetering Interne Communicatie (VIC) wil de Universiteit van Amsterdam (hierna: UvA) een goed overzicht hebben van de kennis, het gebruik en de waardering van de communicatiemiddelen en –kanalen voor studenten. Daartoe is in de zomer van 2014 een kwantitatief onderzoek uitgevoerd. De resultaten van dit kwantitatieve onderzoek zijn voor de UvA aanleiding geweest om een verdiepingsslag te maken. Zij wil meer inzicht in het ‘waarom’ achter antwoorden uit het kwantitatieve onderzoek. De UvA wil vooral meer inzicht in de informatiebehoefte van UvA-studenten en achterhalen op welke manier deze informatie ontsloten moet worden. Doel De resultaten van het kwalitatieve onderzoek moet de UvA handvatten bieden om de interne communicatie UvA-breed te optimaliseren en beter op de behoeften van de studenten te laten aansluiten. Onderzoeksopzet Voor dit onderzoek zijn kwalitatieve groepsdiscussies met bachelor- en masterstudenten gevoerd. In de bijlagen is de volledige onderzoeksopzet te vinden.

Het is belangrijk rekening te houden met de indicatieve aard van kwalitatief onderzoek. Kwalitatief onderzoek legt de nadruk op welke aspecten van belang zijn en niet op de cijfermatige verdeling van die aspecten. Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

4

OVER HET RAPPORT

OVER HET RAPPORT We hebben dit rapport geschreven op basis van het principe van ‘Pyramid thinking’. Dat wil zeggen dat we starten met de hoofdconclusie uit het onderzoek die direct antwoord geeft op de hoofdvraag: Op welke wijze kan de UvA haar communicatie beter laten aansluiten op de

informatiebehoeften van de studenten?

De hoofdconclusie onderbouwen we vervolgens met een aantal subconclusies waarin we ingaan op de informatiebehoefte van de studenten. Elke subconclusie onderbouwen we in een apart hoofdstuk met de resultaten uit het onderzoek. Op deze wijze zijn we in staat om snel tot de kern van de resultaten te komen en een helder en toegankelijk rapport op te leveren. In het hoofdstuk ‘Onze Visie’ plaatsen we de resultaten van het onderzoek in een breder kader en geven we aanbevelingen. In het referentiekader geven we een beknopte achtergrondschets van de respondenten.

Hoofdconclusie

Onze Visie

Referentiekader

Subconclusies en resultaten

Bijlagen

Leeswijzer In de rapportage noemen wij de respondenten die hebben meegedaan aan het onderzoek ‘studenten’.


5

HOOFDCONCLUSIE EN ONZE VISIE


6

HOOFDCONCLUSIE

HOOFDCONCLUSIE EN SUBCONCLUSIES De UvA-student ervaart het overgrote deel van de huidige informatievoorziening van de UvA als versnipperd en chaotisch

1.

2.

3.

4.

Het vinden van de juiste informatie kost studenten veel moeite

Een interface tussen informatiebronnen ontbreekt

Informatie is via mobiele devices nog onvoldoende toegankelijk

Studenten missen begeleiding in het informatieaanbod

1a. Men heeft het idee dat alles aanwezig is, maar weet niet waar

2a. Sommige processen zijn studentonvriendelijk

3a. Belangrijke programma’s laden niet of traag op mobiele devices

4a. Men moet zelf een weg zien te vinden in de informatie

1b. De zoekfuncties op de websites van de UvA voldoen niet

2b. De informatie op de websites komt niet altijd overeen

3b. Studenten vinden mobiele toegang een vanzelfsprekendheid

4b. Studenten ervaren ook offline weinig begeleiding

2c. Social media niet geschikt om essentiële informatie te ontsluiten

3c. Een UvA-app zou voorzien in een behoefte

4c. E-mail als communicatiekanaal speelt het meest in op behoefte aan begeleiding

2d. Men ziet mogelijkheden voor Blackboard als centrale informatiebron Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

7

ONZE VISIE

ONZE VISIE Een geïntegreerd informatiesysteem In onze ogen heeft de UvA-student behoefte aan een geïntegreerd informatiesysteem, waarbinnen zij toegang heeft tot alle studiegerelateerde informatie met een single sign on (een keer inloggen waarna automatische toegang wordt verschaft tot verschillende informatie). Uit het onderzoek is duidelijk naar voren gekomen, dat men de huidige informatievoorziening als zeer versnipperd en chaotisch ervaart. Er zijn veel verschillende plekken waar verschillende, dezelfde of met elkaar samenhangende informatie wordt aangeboden dat ze door de bomen het bos niet zien. Het geïntegreerde informatiesysteem moet ook mobiel toegankelijk zijn. Aandachtspunten bij een geïntegreerd systeem • Studenten hebben behoefte aan begeleiding bij de verschillende huidige informatiesystemen. Wanneer UvA een geïntegreerd systeem gaat aanbieden, dan verdient het de aanbeveling om het systeem zo intuïtief mogelijk voor studenten te maken. Bij een goede doorvoering van het intuïtieve aspect heeft dit tot gevolg dat studenten geen handleiding nodig hebben om het systeem te gebruiken. Wij adviseren om de eerstejaars studenten in ieder geval een boomstructuur aan te bieden die hen wegwijs maakt in de informatievoorziening. • Geef studenten in het geïntegreerde systeem mogelijkheden om persoonlijke keuzes te maken, bijvoorbeeld in een profielpagina. Hier kunnen studenten aangeven welke informatie zij getoond willen hebben, welke meldingen zij willen zien, et cetera. • E-mail als communicatiemiddel blijven inzetten naast een geïntegreerd systeem. E-mail wordt door veel studenten zeer gewaardeerd, het wordt niet als spam ervaren. E-mail zorgt voor persoonlijk en direct contact tussen docenten en studenten, wat een geïntegreerd systeem niet kan overnemen. Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

8

ONZE VISIE

ONZE VISIE Practice what you preach Studenten worden door de UvA strak aan deadlines gehouden als het gaat om inschrijven voor vakken en buitenlandstages en andere belangrijke momenten tijdens hun studie. Wanneer studenten niet voor de deadline iets inleveren, betekent dit uitsluiting van deelname. Dit heeft soms grote gevolgen voor het verloop van een studie. Voor sommige aanmeldingen is men afhankelijk van een handtekening of een goedkeuring van de adviseur. Zorg dat deze adviseurs op belangrijke momenten beter bereikbaar zijn voor studenten, zodat enige vertraging de UvA niet verwijtbaar is. Het is moeilijk studenten aan regels te houden wanneer er intern soepel met deze regels wordt omgegaan.


9

REFERENTIEKADER

10

REFERENTIEKADER

REFERENTIEKADER • Studenten hebben vaak gekozen om aan de UvA te gaan studeren vanwege de sfeer en de locatie(s) van de faculteiten, omdat familieleden ook aan de UvA studeren of hebben gestudeerd of omdat dit een logische doorstroommogelijkheid vanuit de HvA is. Het alternatief, de VU, spreekt minder aan vanwege de sfeer, de minder centrale ligging, de beperkte keuzevrijheid of de christelijke inslag. • De studenten in dit onderzoek zijn zeer positief over de kwaliteit van het onderwijs en de docenten van de UvA. • Opvallend is dat zowel de bachelor- als de masterstudenten op een ‘schoolse’ manier spreken over de UvA. Zij hebben het over ‘naar school gaan’ wanneer ze naar de universiteit gaan en spreken over leraren en huiswerk. De behoeft om aan de hand genomen te worden als het gaat om de informatievoorziening binnen de UvA sluit aan bij deze schoolse manier van studeren. Men waardeert het als men persoonlijke reminders per mail krijgt over het aflopen van deadlines. Daarnaast zoeken ook veel studenten persoonlijk advies bij een studieadviseur of de onderwijsbalie.


11

SUBCONCLUSIES EN RESULTATEN De UvA-student ervaart het overgrote deel van de huidige informatievoorziening van de UvA als versnipperd en chaotisch

1.

2.

3.

4.

















12

SUBCONCLUSIES EN RESULTATEN

1A. MEN HEEFT HET IDEE DAT ALLES AANWEZIG IS, MAAR WEET NIET WAAR De informatie uit de systemen krijgen is de moeilijkheid • De studenten hebben de indruk dat het informatieaanbod waaruit zij kunnen putten compleet is. Men neemt aan dat alles wel ergens staat en dat men er links- of rechtsom wel terechtkomt: Alle informatie is wel ergens beschikbaar. Meestal vind ik het wel. Ik mis wel eens dingen maar dan heb ik het niet gezien. Wel werkt het verwarrend voor studenten dat men verschillende bronnen moet raadplegen om te achterhalen waar de informatie staat: Soms

staat er in de studiegids welke boeken je moet kopen, soms in de studiehandleiding. Heel irritant.

• Een kritisch geluid komt van enkele studenten die aangeven dat UvA selectief is in de informatie die zij aanbiedt: Wil je extra vakken volgen? Wil je bij een andere faculteit of

universiteit vakken volgen? Dat wil de UvA niet, dus er is geen informatie over te vinden.

De nieuwsbrief wordt gewaardeerd en gelezen • Verschillende studenten zeggen een nieuwsbrief per e-mail te ontvangen van de UvA of de faculteit. Deze nieuwsbrief bevat vaak informatie over de opleiding, interessante lezingen en informatie over buitenlandmanifestaties. Studenten vinden deze informatie nice-to-know en vinden het prettig een dergelijke nieuwsbrief te ontvangen. De studenten zeggen de nieuwsbrief te scannen op voor hen interessante informatie. Studenten die geen nieuwsbrief ontvangen, geven aan behoefte te hebben aan een nieuwsbrief en aan informatie over onder andere buitenlandmanifestaties.


13


1B. DE ZOEKFUNCTIES OP DE WEBSITES VAN DE UVA VOLDOEN NIET Zoekfuncties geven niet altijd de juiste informatie • De studenten hebben geen goede ervaringen met de zoekfuncties van de websites van de UvA. Het exacte zoekwoord moet worden ingevoerd om een juiste match te krijgen. Wanneer er een spelfout in het zoekwoord wordt gemaakt of men voert een deel van het zoekwoord in, geeft de zoekmachine geen match. Of men krijgt een irrelevante match. Door deze ervaringen maken studenten weinig tot geen gebruik van de zoekfuncties op de websites: De

zoekfunctie van alle UvA websites is echt vreselijk. De meeste UvA websites hebben een zoekbalk bovenin maar dat geeft je niet wat je nodig hebt en Deze week had ik weer dat ik het via de zoekfunctie echt niet kon vinden. Deze ervaringen dragen bij aan het idee dat men veel moeite moet om de gewenste informatie te vinden.

Studenten creëren ‘workarounds’ om zoekfunctie niet te gebruiken • Via de zoekfuncties komen studenten niet bij de informatie die ze zoeken. Daarom gebruiken zij andere manieren om op de juiste plek te komen. • Zo weten veel studenten de url’s van veel gebruikte informatiepagina’s uit hun hoofd en typen dit in hun browser: Alles.uva.nl en dan ben je vaak waar je moet zijn. Sommige studenten maken van hun veel gebruikte websites een favorieten tabblad in hun browser zodat zij deze pagina makkelijk kunnen terugvinden. De meeste studenten gebruiken Google als zoekmachine om bij de juiste informatie terecht te komen: Het is blijkbaar heel makkelijk

maar ik typ alles in Google in. Bijvoorbeeld ‘geschiedenis UvA’ en dan zegt Google wel hoe die site heet en Als ik Google dan heb ik het in een keer.


14


1.

2.

3.

4.

















15


2A. SOMMIGE PROCESSEN ZIJN STUDENTONVRIENDELIJK Inschrijven werkt omslachtig • Wanneer men zich wil inschrijven voor een vak moet men eerst de studiegids raadplegen voor de vakcode, vervolgens moet men inloggen in SIS en deze code invoeren. Over dit proces zijn studenten verre van tevreden. Vooral het feit dat men twee verschillende, op zichzelf staande bronnen nodig heeft, wekt irritatie: Normaal zie je pas op Blackboard in welke werkgroep je

zit. En toen moest het opeens via SIS, maar dat is weer een ander platform, het is allemaal zo verspreid bij de UvA en Bij SIS heb je nog wel eens dat als je je aanmeldt voor een vak, je dit apart voor dingen moet doen, zoals voor het tentamen, voor de werkgroep, et cetera. Erg omslachtig.

• Vrijwel niemand zegt zich aan te melden voor vakken middels de vakaanmeldapplicatie. SIS onoverzichtelijk • Daarbij is men zeer ontevreden over de overzichtelijkheid van SIS: SIS zou makkelijk moeten zijn, maar bij ons heeft 80% er problemen mee en Waarom een winkelmandje? Ik ben toch

niet aan het winkelen??

2B. INFORMATIE OP WEBSITES KOMT NIET ALTIJD OVEREEN • Bepaalde studiegerelateerde informatie wordt door de UvA op verschillende plekken en op verschillende websites aangeboden. Wanneer er een wijziging plaatsvindt in de informatie, wordt deze wijziging niet altijd op alle plekken doorgevoerd. Dat heeft tot gevolg dat studenten gaan twijfelen aan de waarde van de wijziging. Welke website of welk systeem is leidend bij een wijziging? Studenten verwijzen hierbij bijvoorbeeld naar lokalen die wijzigen, voor hen is dit essentiële informatie om hun studie te kunnen volgen. Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

16


2C. SOCIAL MEDIA NIET GESCHIKT OM ESSENTIËLE INFORMATIE TE ONTSLUITEN • Men gebruikt social media vrijwel niet voor studiegerelateerde informatie. Als de UvA informatie via social media aan wil bieden, moet dit als extra kanaal worden gezien en niet ter vervanging van de reguliere kanalen. • Twitter is een medium dat weinig studenten gebruiken. Studenten geven aan dat wanneer informatie via Twitter wordt verspreid, veel mensen deze informatie niet tot zich krijgen. • Sommige studenten noemen Facebookpagina’s van hun opleiding als bron van informatie. Dit zijn initiatieven die zijn ontstaan bij de studenten zelf en worden niet gefaciliteerd door de UvA. Dit vindt men prima, maar men vindt het niet wenselijk dat UvA belangrijke informatie via social media deelt omdat men bang is het dan te missen.


17


2D. MEN ZIET MOGELIJKHEDEN VOOR BLACKBOARD ALS CENTRALE INFORMATIEBRON • Studenten geven aan behoefte te hebben aan één centraal punt waar alle informatie voor studenten wordt ontsloten. Dit benadrukt het versnipperde karakter van de huidige informatievoorziening. Een enkele keer noemen studenten de applicatie datanose als ideaal. Dat in deze applicatie verschillende typen informatie bij elkaar worden gebracht, zoals per opleiding het rooster, de docenten, de vakken en de lokalen, ziet men als een grote toegevoegde waarde: Datanose is gebruiksvriendelijk en is gemaakt voor ons. Het is geen

rompslomp. Het enige wat je nodig hebt staat op die website. Je krijgt gewoon allemaal buttons en dat zijn de buttons waar jij mee te maken hebt. En meer staat er niet want meer heb jij als student niet nodig. Het feit dat een dergelijke applicatie door een student is opgezet, benadrukt de behoefte van de studenten eens te meer.

• Studenten zijn over het algemeen tevreden over BlackBoard. Zij zeggen dat BlackBoard doet wat het moet doen, ook al kent de vormgeving wel enkele verbeterpunten: Het is het enige dat werkt van de UvA-systemen. Het ziet er niet uit maar het werkt wel en ik kan alle

informatie goed vinden. Blackboard van de VU ziet er wel fancier uit.

• De studenten kijken ieder dag, soms meerdere malen per dag, op BlackBoard. Er wordt veel waarde gehecht aan de informatie die op BlackBoard wordt geplaatst door docenten. Dat niet iedere docent dezelfde werkwijze hanteert in BlackBoard, lijken studenten niet als hinderlijk te ervaren. Een eigen werkwijze van de docenten zien de studenten als vrijheid van de docenten. Studenten vinden het belangrijk dat ook minder digitaal bedreven docenten op hun eigen manier BlackBoard kunnen gebruiken. • Studenten geven aan behoefte te hebben aan meer koppelingen in BlackBoard, bijvoorbeeld met het rooster, met vakaanmeldingen (SIS) en de studiegids. Alles op een plek met een goede uitleg.


18


1.

2.

3.

4.

















19


3A. BELANGRIJKE PROGRAMMA’S LADEN TRAAG OF NIET OP MOBIELE DEVICES • Programma’s als SIS en Blackboard laden vaak niet of zeer traag op mobiele devices. Dit ervaren de studenten als storend, omdat zij niet altijd over een computer beschikken: Blackboard is zo groot en SIS ook, die werken nauwelijks op mijn Iphone. De computerfaciliteiten op de UvA zijn wegens drukte niet altijd beschikbaar voor de studenten om toegang te krijgen tot informatie. Dit is een van de redenen waarom studenten ook op andere devices hun studiegerelateerde informatie zoeken. Sommigen nemen een eigen laptop mee naar college waarop zij kunnen inloggen op alle websites. Maar er zijn ook studenten die juist een tablet gebruiken of die gedurende de dag hun smartphone gebruiken. Belangrijke informatie die zij op BlackBoard en SIS vinden, zijn moeilijk toegankelijk omdat deze niet responsive zijn. 3B. STUDENTEN VINDEN MOBIELE TOEGANG EEN VANZELFSPREKENDHEID • Studiegerelateerde informatie zoeken moet volgens studenten op elk gewenst moment mogelijk zijn, omdat studenten op verschillende momenten van de dag naar studiegerelateerde informatie op zoek gaan. De een zoekt de avond voor het college waar hij moet zijn en hoe laat, de ander zoekt op de dag zelf tijdens het reizen naar informatie: Ik zoek

informatie op de fiets. Even snel het rooster checken zodat ik het lokaal weet. Of even inloggen voor mijn cijfer. Als je last minute iets wilt weten.

• Dat informatie over de studie ook mobiel toegankelijk is, vinden studenten niet meer dan normaal. Het hoort er in deze tijd van onbegrensde digitale mogelijkheden ‘gewoon bij’. Daarbij geven studenten aan dat de UvA hier enigszins achterloopt op andere universiteiten:

Bij andere universiteiten hebben ze allemaal al apps. Het hoort er gewoon bij vind ik.


20


3C. EEN UVA-APP ZOU VOORZIEN IN EEN BEHOEFTE • Studenten willen op ieder moment informatie over hun studie kunnen raadplegen. Men wil alle belangrijke informatie altijd bij de hand hebben. Verschillende studenten noemen in dit kader een app, waarin zij ook toegang hebben tot de zwaardere programma’s zoals Blackboard en SIS. De app moet wel van toegevoegde waarde zijn: Het moet wel iets

toevoegen, zoiets als student.uva.nl in een app, met al die kopjes als Blackboard, studentenmail en het rooster.

• Enkele studenten hebben ervaring opgedaan met studiegerelateerde apps, van de VU of de UvA. Zij noemen in dit kader de rooster app van de UvA en de Blackboard app van de VU. De studenten die hier ervaring mee hebben, zijn tevreden. Vooral de onbeperkte toegang, op ieder gewenst moment, ziet men als toegevoegde waarde: De VU heeft de Blackboard app

en dat vind ik heel handig. Die gebruik ik voor een vak, dat kan je altijd checken. Op de WC bijvoorbeeld.


21


1.

2.

3.

4.

















22


4A. MEN MOET ZELF EEN WEG ZIEN TE VINDEN IN DE INFORMATIE If you can make it at the UvA, you can make it anywhere • Studenten hebben het gevoel dat ze in het diepe worden gegooid als het gaat om de informatiebronnen en systemen van de UvA die zij moeten gebruiken. Docenten noemen vooral Blackboard omdat zij dit vooral gebruiken tijdens hun vakken. Maar alle andere studiegerelateerde informatiebronnen blijven onderbelicht: Ik heb wel eens gelezen dat van

de UvA goede mensen komen omdat ze alles zelf moeten regelen en vinden. Want ze moeten alles zelf doen, niemand weet iets. Ik vind het schandalig.

• Verschillende studenten geven aan dat zij hulp hebben gezocht bij medestudenten of familie omdat zij zelf niet uit de voeten konden met de verschillende systemen en wat er van studenten wordt verwacht: Het is niet moeilijk, maar iemand moet je wel vertellen hoe het

allemaal werkt. Ik weet niet hoe ik het had kunnen weten als mijn broer het me niet had uitgelegd.

• Studenten willen graag meer aan de hand genomen worden als het gaat om de verschillende systemen en informatiebronnen van de UvA en op welke manier men met deze informatiebronnen om moet gaan: Al zouden ze bij de studentenbalie een how to-gids hebben waarin staat waar ik moet klikken en Het is toch vreemd dat ik pas na 4 jaar door heb

hoe het allemaal werkt hier?


23


4B. STUDENTEN ERVAREN OOK OFFLINE WEINIG BEGELEIDING Van het kastje naar de muur • Wanneer studenten op zoek gaan naar een medewerker van de UvA om informatie te achterhalen, ervaren zij niet altijd hulp. Vooral wanneer studenten vragen hebben over zaken die buiten de reguliere onderwijsgang vallen, krijgt men moeizaam antwoorden: Ik had een

vraag en via de website werd ik doorverwezen naar de studieadviseur, maar die wist het ook niet, dus werd ik weer doorgestuurd en Ik vind het niet erg om dingen zelf te regelen maar ik wil dan wel iemand vinden die antwoorden op mijn vragen heeft.

• Een best practice die studenten noemen als het gaat om informatievoorziening is de universiteitsbibliotheek. De medewerkers van de UbA worden als zeer deskundig bestempeld, zij hebben veel kennis van de verschillende vestigingen en zijn zeer servicegericht. • Over fysieke aanwezigheid van de studieadviseur om informatie te verschaffen, zijn niet alle studenten te spreken. Men ervaart op cruciale momenten, bijvoorbeeld wanneer men een handtekening nodig heeft, dat de studieadviseur niet bereikbaar is. Dit ervaart men als zeer storend. • Voor de UvA gelden volgens de studenten ook niet altijd dezelfde regels als voor de studenten: Wij studenten moeten ons aan allerlei deadlines houden, maar de instelling zelf zal

zich niet aan deadlines houden.


24


4C. E-MAIL ALS COMMUNICATIEKANAAL SPEELT HET MEEST IN OP DE BEHOEFTE AAN BEGELEIDING Reminders per mail zeer gewaardeerd • Studenten maken zeer veel gebruik van e-mail, zowel als zender als ontvanger. De meeste studenten hebben hun UvA-mail doorgelinkt naar hun persoonlijke mailadres. Ze controleren hun mail meerdere malen per dag. Wanneer ze mailen met de UvA doen ze dit veelal vanaf hun UvA-mailadres. • Studenten ontvangen dagelijks meerdere e-mails vanuit de UvA: nieuwsbrieven met interessante info, mail van docenten. Zij waarderen deze manier van communiceren want het is een snelle manier om informatie uit te wisselen: Heel handig en essentieel en Bij mijn opleiding wordt e-mail heel veel gebruikt, dat moet je elke dag wel controleren. Ook vindt men het prettig een reminder per mail te krijgen over een deadline voor het inschrijven van een vak of tentamen. • De mails die studenten van de UvA ontvangen, bestempelen ze niet als spam. Men leest de e-mails met nieuwsbrieven vrijwel altijd en gooit ze vervolgens weg. De nieuwsbrieven attenderen hen op interessante lezingen en andere mogelijk interessante onderwerpen zoals buitenlandmanifestaties: Heel leuk die nieuwsbrief, dan krijg je ook informatie over andere studies, dat er speciale lezingen zijn of onderwerpen die je interesseren . Daarnaast ontvangen ze van docenten informatie over vakken of een reminder over een deadline, wat studenten prettig vinden. • Enkele studenten krijgen ‘vage e-mails’ van de UvA. Het betreft dan antwoorden op vragen die zij hebben gesteld: Ik kreeg op mijn vraag een hele vage mail met een schema uit het systeem zonder toelichting. Eigenlijk geen antwoord op mijn vraag. • De e-mails die zij van medestudenten ontvangen met verzoeken voor medewerking aan een onderzoek, ervaren studenten wel als spam. Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

25

BIJLAGEN

26

OVER HET ONDERZOEK

OVER HET ONDERZOEK Centrale vraag en afgeleide vraagstellingen Voor het onderzoek geldt de volgende onderzoeksvraag met de daarbij horende subvragen:

Op welke wijze kan de UvA haar communicatie beter laten aansluiten op de informatiebehoeften van de studenten? Subvragen: • Hoe ziet de informatiebehoefte van UvA-studenten er uit? • Op welke wijze willen studenten dat studiegerelateerde informatie (zowel informatieaanbod als informatievoorziening) wordt ontsloten? (kanalen, middelen, frequentie, et cetera) • Hoe waarderen de UvA-studenten het huidige informatieaanbod en de informatievoorziening van de UvA? • Wat zijn mogelijke verbeterpunten voor het informatieaanbod en de informatievoorziening van de UvA?


27

OVER HET ONDERZOEK

OVER HET ONDERZOEK Respondenten Er zijn twee groepsdiscussies gevoerd met bachelorstudenten en twee groepsdiscussies met masterstudenten. In totaal is gesproken met 14 bachelorstudenten en 13 masterstudenten. De studenten zijn deels geworven uit het UvA-panel, met aanvullingen uit het bestand van het professionele selectiebureau*. Het selectiebureau heeft de studenten gebeld om deelname te bevestigen. In de selectie is rekening gehouden met een verdeling in: • Faculteit; • Geslacht; • Leeftijd. Groepsdiscussies De groepsdiscussies zijn uitgevoerd op dinsdag 4 en donderdag 6 november 2014, op het kantoor van Ruigrok | NetPanel in Amsterdam. Van de gesprekken zijn geluidsopnames en notulen gemaakt. De studenten uit het UvA-panel hebben als dank voor hun deelname spaarpunten ontvangen. De studenten uit het bestand van het selectiebureau hebben een geldelijke vergoeding ontvangen. Topic list Voor de gesprekken is gebruik gemaakt van een topic list die in overleg met de UvA tot stand is gekomen. De studenten hebben voorafgaand aan de groepsdiscussies een huiswerkopdracht gekregen waarbij zij een week lang een informatiedagboek hebben bijgehouden. De antwoorden uit het informatiedagboek hebben we tijdens de groepsdiscussies besproken. * Bureau FRIS voldoet aan de kwaliteitseisen conform het Research Keurmerk [based on ISO 20252]. Dat houdt onder andere in dat respondenten de afgelopen zes maanden niet mogen hebben meegedaan aan kwalitatief onderzoek. Ruigrok | NetPanel - 19 november 2014

4 november Groep 1: 16.00-18.00 Naam

m/v Lft

Gezinssituatie

Faculteit

Studie

Welk leerjaar?

1 Jori

m

22

Thuiswonend

Maatschappij en gedragswetenschappen

BA

3e jaar

2 Laura

v

20

Thuiswonend

Natuurwetenschappen, Wiskunde & Informatica

BA

3e jaar

3 Andrea

v

20

Alleenstaand

Geesteswetenschappen

BA

3e jaar

4 Alysa

v

20

Thuiswonend


BA

3e jaar

5 Iris

v

19

Thuiswonend

Rechtsgeleerdheid

BA

2e jaar

6 Femke

v

21

Alleenstaand

Maatschappij- en Gedragswetenschappen

BA

4e jaar

7 Duncan

m

37

Alleenstaand

Rechten en Kunstgeschiedenis

BA


m/v Lft

Gezinssituatie

Faculteit

Studie

Welk leerjaar?

1 Pia

v

24

Thuiswonend


MA

2e jaar

2 Hugo

m

27

Alleenstaand


MA

2e jaar

3 Evelien

v

24

Alleenstaand

Rechtsgeleerdheid

MA

6e jaar

4 Jolijn

v

24

Samenwonend


MA

2e jaar

5 Rex

m

22

Alleenstaand


MA

1e jaar

6 Bas

m

23

Alleenstaand

Economie en bedrijfskunde

MA

5e jaar

7 Jules

m

25

Alleenstaand

Economie en bedrijfskunde

MA

4e jaar


m/v Lft

Gezinssituatie

Faculteit

Studie

Welk leerjaar?

1 Demelza

v

23

Thuiswonend


MA

3e jaar

2 Annelies

v

23

Alleenstaand


MA

1e jaar

3 Marthe

v

22

Alleenstaand


MA

5e jaar

4 Federico

m

29

Alleenstaand


MA

4e jaar

5 Harry

m

60

Samenwonend met kinderen

Rechtsgeleerdheid

MA

2e jaar

6 Jasper

m

22

Thuiswonend


MA

1e jaar


m/v Lft

Gezinssituatie

Faculteit

Studie

Welk leerjaar?

1 Annelena

v

21

Alleenstaand


BA

4e jaar

2 Laura

v

25

Alleenstaand


BA

2e jaar

3 Shelley

v

20

Alleenstaand


BA

3e jaar

4 Linde

v

22

Alleenstaand

Amsterdam University College

BA

4e jaar

5 Rens

m

18

Alleenstaand

Natuurwetenschappen

BA

2e jaar

6 Thomas

m

22

Samenwonend


BA

2e jaar

7 Nina

v

21

Alleenstaand


BA

3e jaar

TOPIC LIST

UVA / INFORMATIEVOORZIENING

AMSTERDAM, 4 EN 6 NOVEMBER 2014

INTRODUCTIE  Uitleg doel en aard van het onderzoek (in kaart brengen aan welke informatie jullie behoefte hebben als het gaat om je studie en op welke manier)  Camera-opstelling, geluid en meekijk, anonimiteit

REFERENTIEKADER  Achtergrond: studie, woonsituatie, bezigheden naast studie  Waarom gekozen om aan de UvA te studeren?  Hoe ervaart men de UvA over het algemeen?

INFORMATIEBEHOEFTE IN HET ALGEMEEN

Individuele opdracht (de studenten noteren dit individueel)  Wat is de meest essentiële informatie die je nodig hebt als het gaat om je studie? Prioriteren van meest naar minst essentieel.  Welke informatie is minder essentieel als het gaat om je studie maar wil je niet missen? Vervolgens bespreken we wat de studenten hebben genoteerd:  Op welke manier zoekt men essentiële en minder essentiële informatie?  Op welke manier ontvangt men essentiële en minder essentiële informatie?  In hoeverre een verschil tussen manier van zoeken per type informatie?  Hoe tevreden is men momenteel over het zoeken en ontvangen van deze informatie?

HUIDIGE MANIER VAN INFORMATIE VERGAREN Bespreken huiswerkopdracht (zowel voorziening als aanbod)  Op welk device bekijkt men studiegerelateerde informatie (computer, smartphone, tablet, et cetera)? Waarom?  Op welke plek bekijkt men studiegerelateerde informatie (thuis, universiteit, OV, et cetera)? Waarom?

Ruigrok | NetPanel – UvA Informatievoorziening – topic list

1

 Op welk moment van de dag bekijkt men studiegerelateerde informatie? Waarom op dat moment?  Wanneer zoekt men informatie of krijgt men informatie aangereikt?  Welk type informatie zoekt men of krijgt men aangereikt?  Hoe makkelijk/ moeilijk vindt men de gewenste informatie?  Mist men informatie? Is er sprake van overbodige informatie?

INFORMATIEBRONNEN- EN KANALEN  Welke kanalen gebruikt men? (eerst spontaan, daarna geholpen. We tonen de

afbeeldingen van de kanalen op het scherm zodat het voor iedereen duidelijk is over welk kanaal we het hebben).

     

 Blackboard  MijnUvA  Studentensites  Studiegids  Vakaanmeldapplicatie  WebApp Mijn Resultaten  SIS  Rooster  Social media (Twitter, Facebook)  E-mail (doorvragen)  Schermen (pc’s studiecentra, collegezalen, hallen)  Posters / flyers  Student Service desk: balie en telefoon  Onderwijsadministratie: balie en telefoon ‘  Digitale loketten Mist men bepaalde kanalen / bronnen? Welk kanaal / bron heeft de voorkeur? Waarom? In hoeverre is e-mail een geschikt communicatiemiddel voor studiegerelateerde informatie? Waarom wel / niet? Maakt men zelf gebruik van e-mail om informatie te achterhalen? Welke soort informatie? Ontvangt men e-mail met studiegerelateerde informatie? Wat vindt men hiervan? Welke mailadres gebruikt men waarvoor? (UvA adres of persoonlijk adres)

IDEALE SITUATIE We delen de groep in twee subgroepen. Beide subgroepen vragen we een oplossing uit te werken voor de manier waarop de informatie ontsloten moet worden. Een groep gaat aan de slag met need-to-know informatie, de andere groep met een oplossing voor de nice-to-know informatie.  Om welke soort informatie gaat het?  Op welke manier moet deze informatie gebracht worden? (vorm, kanaal, middel)  Welke frequentie? Beiden groepen presenteren hun oplossing aan elkaar, vullen elkaar aan en geven feedback op elkaars ideeën.


2

AFSLUITING  Tips of suggesties voor de UvA  Overhandigen vergoeding


3

28

In opdracht van de Universiteit van Amsterdam, 19 november 2014

Dorien Blokhuis, [email protected] Nathalie Leenen, [email protected]

UVA INFORMATIE- BEHOEFTE De behoeften van UvA-studenten als het gaat om de informatievoorziening rondom studiegerelateerde informatie

Recommend Documents