Uren 7x24: Urenregistratie op internet
HOME
Met Uren 7x24 heeft u een zeer compleet en uitgebreid urenregistratiepakket tot uw beschikking. U kunt niet alleen uw bestede uren bijhouden, maar u creëert met behulp van Uren 7x24 een uniek inzicht in uw urenbesteding, hetgeen u waardevolle actuele managementinformatie oplevert. Het pakket Uren 7x24 onderscheidt zich van andere urenregistratiepakketten op de volgende punten:
• • • • • • • • •
Tijdregels eenvoudig invoeren op internet of per mobiele telefoon Heldere overzichten in tabellen en grafieken, in uren, percentages en guldens Dagelijks automatisch overzichten per email Uitgebreide autorisatiemogelijkheden per individuele medewerker Uren 7x24 is in te stellen naar de bedrijfsspecifieke situatie Automatische rapporten per medewerker, project, locatie en cliënt Rapporten op maat voor bijvoorbeeld de directie, personeelszaken en uw opdrachtgevers Waarschuwingen per email bij begrotingsoverschrijdingen Geschikt voor elk type bedrijf: van eenmanszaak tot multinational
Uren 7x24 maakt het voor u mogelijk om op eenvoudige wijze vanaf elke locatie en op elk gewenst tijdstip uw urenregistratie professioneel bij te houden. Uren 7x24 kenmerkt zich door het gemak bij het invoeren. Het registreren van uw uren doet u middels het invoeren van tijdregels. U kunt uw tijdregels invoeren op internet of via een WAP-telefoon. Een tijdregel is opgebouwd uit een aantal gegevens (activiteit, cliënt, locatie, project) en de begin- en eindtijd. De door u ingevoerde tijdregels vormen bij Uren 7x24 de enige vorm van input. U legt hiermee de basis voor een unieke hoeveelheid output, in de vorm van overzichten, rapporten en waarschuwingen.
Inhoud
Inhoud............................................................................................................................................... 2 1. Het inrichten van Uren 7x24 .......................................................................................................... 3 1.1 Het toevoegen van medewerkers ...................................................................................................3 1.2 Het autoriseren van medewerkers..................................................................................................3 1.3 Het gebruiken van cliënten, locaties en projecten.............................................................................4 1.4 Het invoeren van activiteiten, cliënten, locaties en projecten .............................................................4 2. Het werken met Uren 7x24 ............................................................................................................ 5 2.1 Beheer .......................................................................................................................................5 2.2 Invoeren.....................................................................................................................................5 2.2.1 Tijdregels invoeren op internet ...............................................................................................5 2.2.2 Tijdregels invoeren per WAP-telefoon ......................................................................................5 2.3 Overzichten.................................................................................................................................6 2.3.1 Dagrapporten .......................................................................................................................6 2.3.2 Tijdregels.............................................................................................................................6 2.3.3 Totalen ................................................................................................................................6 2.4 Rapporten ...................................................................................................................................7 2.4.1 Rapporten per periode ...........................................................................................................7 2.4.2 Rapporten per direct .............................................................................................................7 2.5 Waarschuwingen..........................................................................................................................8 3. Vragen en onduidelijkheden .......................................................................................................... 9 3.1 Helpteksten.................................................................................................................................9 3.2 Vragen .......................................................................................................................................9
1. Het inrichten van Uren 7x24
U kunt ervoor kiezen om gelijk met het invoeren van uw uren te beginnen en gedurende het invoeren, het pakket naar uw wensen in te stellen. U kunt echter ook, voordat u met het invoeren van uw tijdregels start, Uren 7x24 instellen naar uw situatie.
1.1 Het toevoegen van medewerkers U klikt achtereenvolgens op de buttons Abonnement (u vindt deze button in het menu, bovenin uw scherm), Medewerkers en Medewerker toevoegen. Hier vult u de gegevens in van de betreffende medewerker. In het veld 'Code' vult u een naam in, zoals de medewerker vermeld dient te worden binnen Uren 7x24. Vervolgens vult u in het veld 'Naam' de volledige voor- en achternaam van de medewerker in. Daarna vult u een uurtarief voor de betreffende medewerker (indien u binnen Uren 7x24, naast het aantal bestede uren, ook in guldens wilt werken) en het emailadres van de medewerker in. Iedere medewerker krijgt een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Tenslotte klikt u op de button Ja, ik voeg een medewerker aan mijn abonnement toe. De medewerker is toegevoegd en ontvangt op het emailadres dat u heeft ingevuld, een email van 7x24.nl. In deze email kan de medewerker lezen dat hij/zij is aangemeld voor Uren 7x24 en wat zijn gebruikersnaam en wachtwoord zijn, waarmee hij kan inloggen. De medewerker zal zijn gebruikersnaam en wachtwoord op een later moment zelf kunnen veranderen. U doorloopt voor elke medewerker die u wilt toevoegen, dezelfde stappen. U kunt onbeperkt en op elk moment medewerkers toevoegen aan uw Uren 7x24-abonnement. Op dezelfde plaats (klikken op de buttons Abonnement en Medewerkers) kunt u de omschrijvingen van de huidige medewerkers wijzigen en, indien gewenst, één of meerdere medewerkers verwijderen uit Uren 7x24.
1.2 Het autoriseren van medewerkers U klikt op de button Abonnement. Vervolgens vindt u onder de button Autorisatie de bestaande autorisatieprofielen. Door de naam van een medewerker te selecteren in het drop-down-menu komt u bij diens individuele autorisatieprofiel. U kunt hier het autorisatieprofiel wijzigen door het plaatsen of verwijderen van de vinkjes in een of meerdere vakjes. U moet daarna op ‘Opslaan’ klikken om het gewijzigde autorisatieprofiel op te slaan. Dit dient u te doen voordat u een nieuw venster opent! Autorisatie is toegankelijk voor degene die het abonnement op Uren 7x24 heeft afgesloten en daarnaast iedereen die vervolgens geautoriseerd is om deze functie te gebruiken (de ‘beheerders’ binnen Uren 7x24). Van elke medewerker binnen Uren 7x24 wordt hier bepaald wat deze mag doen. 1. Is deze medewerker beheerder binnen de urenadministratie UREN 7x24? Zo ja, dan mag deze medewerker alle functies gebruiken en alle bestanden bewerken. Daarnaast kan de beheerder medewerkers toevoegen, hun omschrijving wijzigen en verwijderen. De beheerder beschikt eveneens over de mogelijkheid om de autorisaties van andere medewerkers te maken en eventueel te wijzigen. Ook ontvangt de beheerder het volgende rapport: ‘dagrapport: beheerder’. Het systeem zal alleen weigeren om de laatste medewerker met toegang tot deze pagina (de laatste beheerder) te verwijderen. Eveneens kunnen de adresgegevens van het abonnement alleen worden gewijzigd door degene die het abonnement heeft afgesloten. 2. Welke functies mag een medewerker gebruiken? A. Per medewerker kan worden aangegeven welke van de bestanden activiteiten, cliënten, locaties en projecten hij mag toevoegen, wijzigen en verwijderen B. Per medewerker kan worden aangegeven uit welke activiteiten, cliënten, locaties en projecten hij kan kiezen bij het invoeren van de tijdregels. Wanneer hier niets wordt aangegeven kan de medewerker uit alle mogelijkheden kiezen. Het uitsluiten van bepaalde items in de keuzelijsten voor het invoeren van tijdregels werkt sneller en overzichtelijker en voorkomt onduidelijkheden of vergissingen. Ook zullen de rapporten hierdoor overzichtelijker worden. C. Per medewerker kan worden aangegeven van welke activiteiten, cliënten, locaties en projecten hij overzichten en grafieken mag bekijken en rapporten mag bestellen. Zo kan een cliënt bijvoorbeeld toegang krijgen tot de
overzichten, grafieken en rapporten over zijn bedrijf, zonder dat de cliënt informatie van andere relaties onder ogen krijgt. De autorisatiegegevens worden per medewerker vastgelegd in zijn autorisatieprofiel. Bij nieuwe medewerkers luidt dit autorisatieprofiel: - geen toegang tot autorisatie - geen toegang tot de deelnemerslijst - geen toegang tot de bestanden met activiteiten, cliënten, locaties en projecten - invoeren tijdregels toegestaan - alle keuzes toegestaan bij het invoeren van tijdregels - toegang tot alle overzichten, grafieken en rapportages over zichzelf.
1.3 Het gebruiken van cliënten, locaties en projecten U klikt achtereenvolgens op de buttons Uren 7x24, Beheer en Opties. Hier kunt u bepalen of u gebruik wilt maken van Cliënten, Locaties en Projecten bij het invoeren van uw tijdregels. Wanneer u bijvoorbeeld altijd op dezelfde locatie of voor dezelfde cliënt werkt of de uren niet doorberekent aan een cliënt, dan kunt u bepalen dat deze bestanden niet worden gebruikt binnen Uren 7x24.
1.4 Het invoeren van activiteiten, cliënten, locaties en projecten U klikt achtereenvolgens op de buttons Uren 7x24 en Beheer. In het Beheer-menu kunt u het pakket instellen. U kunt hier items aan de bestanden (Activiteiten, Cliënten, Locaties en Projecten) toevoegen, bestaande items wijzigen of verwijderen.
Wanneer u de stappen 1.1 tot en met 1.4 heeft doorlopen, dan heeft u het pakket Uren 7x24 ingesteld naar uw bedrijfsspecifieke situatie. U kunt op een later tijdstip altijd en op elk gewenst moment aanpassingen maken, aanvullingen plaatsen of instellingen verwijderen. U kunt het inrichten dan ook als een gefaseerd proces zien waar u in de eerste fase het pakket zo inricht dat u er in ieder geval mee aan de slag kunt en in latere fases het pakket zo bijstelt tot er een optimale situatie is bereikt. Nu kunt u gaan werken met Uren 7x24.
2. Het werken met Uren 7x24
2.1 Beheer Bij het invoeren van tijdregels maken de medewerkers gebruik van de volgende bestanden:
• • • •
Activiteiten Cliënten Locaties Projecten
Wanneer u een beheerder bent binnen Uren 7x24 of daarvoor geautoriseerd bent door de beheerder kunt u in het Beheermenu de bestanden beheren. Wanneer u klikt op Activiteiten krijgt u een lijst met de activiteiten die binnen Uren 7x24 beschikbaar zijn voor het invoeren van uw tijdregels. U kunt activiteiten toevoegen door te klikken op Toevoegen. U kunt altijd en op ieder moment reeds geplaatste activiteiten wijzigen door op de pijl te klikken, die voor de activiteit staat die u wilt wijzigen. U kunt een activiteit verwijderen door te klikken op het stopbord. Dezelfde procedure geldt voor de andere bestanden: Cliënten, Locaties en Projecten.
Bij het invoeren van een tijdregel dient u minimaal een activiteit te selecteren. Binnen Uren 7x24 kunt uzelf bepalen of u gebruik wenst te maken van de andere gegevens. Wanneer u bijvoorbeeld slechts voor één cliënt werkzaamheden verricht, kunt u bepalen om het invoerveld Cliënt niet te gebruiken. Hiervoor klikt u binnen het Beheer-menu op Opties en selecteert 'Nee' achter 'Cliënten gebruiken'. Evenzo bepaalt u of u gebruik wenst te maken van de invoervelden Locatie en Project. Onder Opties kunt u ook aangeven of u gebruik wenst te maken van groepen. Met behulp van groepen kunt u het overzicht vergroten in omvangrijke urenregistraties; u groepeert bijvoorbeeld een aantal medewerkers tot een afdeling.
2.2 Invoeren U kunt uw tijdregels op twee verschillende manieren in Uren 7x24 invoeren, namelijk 1. tijdregels invoeren op internet 2. tijdregels invoeren per WAP-telefoon
2.2.1 Tijdregels invoeren op internet U klikt op Invoeren wanneer u een tijdregel wilt invoeren. In het invoerscherm selecteert u de gewenste activiteit in het drop-down-menu, en vervolgens afhankelijk van uw instellingen de overige gegevens cliënt, locatie en project. U noteert de begin- en eindtijd (en past als dat nodig is de datum van de begin- en eindtijd aan) en vult, indien gewenst, de tijdregel aan met commentaar. Tenslotte klikt u op Opslaan. De tijdregel is nu opgeslagen in de database. Een opgeslagen tijdregel kunt u op een later moment altijd nog wijzigen of verwijderen.
2.2.2 Tijdregels invoeren per WAP-telefoon U kunt ook uw tijdregels invoeren per WAP-telefoon. U gaat naar wap.7x24.nl/, de WAP-site van Uren 7x24. (Let u op de '/' in het adres, want wanneer die ontbreekt komt u niet op de WAP-site terecht.) U typt in de daarvoor bestemde invulvakken uw gebruikersnaam (Logincode) en wachtwoord in en klikt op Log in. In het volgende scherm kunt u de door u gewenste activiteit selecteren in het drop-down-menu. Vervolgens klikt u op Verder.
Dezelfde procedure doorloopt u voor cliënt, locatie en project. Tenslotte typt u de begin- en eindtijd in en klikt op Verder. De tijdregel is opgeslagen in de Uren 7x24-database. U kunt direct verder gaan met het invoeren van eventuele nieuwe tijdregels. De tijdregels, die u per WAP-telefoon hebt ingevoerd, kunt u op een later moment altijd nog wijzigen of verwijderen, door in te loggen op internet. Deze tijdregels zijn in overzichten te herkennen aan de letters 'WAP', die achter de betreffende tijdregel staan.
2.3 Overzichten In het Overzichten-menu vindt u de volgende buttons:
• • •
Dagrapporten Tijdregels Totalen
2.3.1 Dagrapporten Uren 7x24 stelt aan het einde van elke dag dagrapporten samen. Er zijn twee soorten dagrapporten:
- Dagrapport: beheerder. Het dagrapport: beheerder bestaat uit een overzicht van de tijdregels, en de totalen van de tijdregels, van alle medewerkers en alle activiteiten, gesorteerd op cliënt, locatie en project. Daarnaast staan er in dit dagrapport ook overzichten van de wijzigingen, die de afgelopen dag aan de instellingen hebben plaatsgevonden, zoals bijvoorbeeld nieuwe medewerkers die zijn toegevoegd.
- Dagrapport: medewerker. Het dagrapport: medewerker bestaat uit een overzicht van de tijdregels die de betreffende medewerker die dag heeft ingevoerd plus het totaal aantal bestede uren van die dag.
Uren 7x24 stuurt per email alle medewerkers en alle beheerders aan het einde van de dag automatisch respectievelijk het dagrapport: medewerker en het dagrapport: beheerder toe. Wanneer u klikt op Dagrapporten heeft u de mogelijkheid om eerder aan u verzonden dagrapporten nogmaals toegstuurd te krijgen. U selecteert het soort dagrapport en de datum van het dagrapport dat u toegestuurd wenst te krijgen en klikt op Verstuur. Het dagrapport van uw keuze wordt verzonden naar uw emaildres.
2.3.2 Tijdregels U kunt een groot aantal overzichten samenstellen uit de ingevoerde tijdregels in de database. Wanneer u klikt op Overzichten komt u in een selectiescherm terecht. Door middel van het selecteren van de gewenste periode en een combinatie van verschillende items uit de bestanden kunt u een door u gewenste selectie maken of zoeken binnen de ingevoerde tijdregels. De resultaten van uw selectie verschijnen in de vorm van tijdregels op uw scherm. In deze resultaten kunt u tijdregels inzien en, indien gewenst, bewerken.
2.3.3 Totalen Uren 7x24 berekent voor u van alle activiteiten, cliënten, locaties, medewerkers en projecten de totalen in uren, guldens en percentages. Deze worden weergegeven op uw scherm. De totalen en percentages worden zowel per item als per bestand weergegeven. U kunt een periode selecteren, waarover u de totalen wenst te zien weergegeven. Vervolgens klikt u op de button Bekijk totalen en het overzicht van de betreffende periode verschijnt op uw scherm. Wanneer u geen periode
selecteert en klikt op de button Bekijk totalen, maakt Uren 7x24 een totalen-overzicht aan over de gehele periode van uw abonnement (vanaf de start van het abonnement tot op dat moment).
2.4 Rapporten De rapporten die Uren 7x24 voor u samenstelt bestaan uit overzichten van tijdregels, totalen in uren en guldens en percentages. U bepaalt op welke manier de tijdregels gesorteerd en weergegeven worden. Momenteel kunt u binnen Uren 7x24 over een tweetal soorten rapporten beschikken, namelijk:
• •
Rapporten per periode Rapporten per direct
2.4.1 Rapporten per periode Uren 7x24 biedt u de mogelijkheid om rapporten per periode aan te laten maken. Afhankelijk van uw keuze stelt Uren 7x24 na afloop van een dag, van een week of van een maand, een rapport samen en stuurt dit per email naar het emailadres dat door u is geselecteerd. U kunt zelf het rapport samenstellen. U klikt op Rapporten en vervolgens op Rapporten per periode en doorloopt de volgende stappen.
1. U bepaalt van welke medewerker, activiteit, cliënt, locatie of project of combinatie, u de tijdregels in een rapport wilt weergeven. 2. U selecteert het emailadres, waar het rapport naar toegestuurd dient te worden. U kunt hier ook meer dan één emailadres selecteren. Het emailadres kan zowel van een persoon zijn binnen uw organisatie als van een persoon van een externe organsisatie, bijvoorbeeld een cliënt van u. 3. U geeft per emailadres aan of Uren 7x24 het rapport dagelijks, wekelijks of maandelijks dient aan te maken en naar het betreffende emailadres dient te versturen. 4. U typt de naam van het rapport in en klikt op Opslaan. Het gewenste rapport zal dagelijks, wekelijks of maandelijks (afhankelijk van uw instelling) samengesteld worden en verzonden worden naar het door u geselecteerde emailadres. Hieronder staan een aantal rapporten per periode beschreven, die voor u als voorbeeld kunnen dienen: a. Cliëntrapport: wekelijks een rapport met de tijdregels voor cliënt Janssen naar het emailadres van cliënt Janssen; b. Projectrapport: dagelijks een rapport met de tijdregels van project ‘Ontwikkelen homepage’ naar het emailadres van de projectleider van project ‘Ontwikkelen homepage’ en/of wekelijks een rapport naar de emailadressen van alle projectmedewerkers van het project ‘Ontwikkelen homepage’; c. Locatierapport: maandelijks een rapport met de tijdregels voor locatie Kantoor naar het emailadres van de locatiedirecteur De Boer; d. Activiteitrapport: wekelijks een rapport met de tijdregels voor de activiteit ziekteverlof naar het emailadres van de afdeling Personeelszaken; e. Medewerkerrapport: dagelijks een rapport met de tijdregels van medewerker Pieterse naar het emailadres van de directe manager van Pieterse.
2.4.2 Rapporten per direct Uren 7x24 biedt u de mogelijkheid om rapporten per direct aan te maken. Uren 7x24 stelt per direct het door u bepaalde rapport samen en stuurt dit per email naar het emailadres dat door u is geselecteerd. U kunt zelf het rapport samenstellen. 1. U stelt de periode in, waarover het rapport opgemaakt dient te worden. 2. U bepaalt van welke medewerker, activiteit, cliënt, locatie of project of combinatie, u de tijdregels in een rapport wilt weergeven. 3. U selecteert het emailadres, waar het rapport naar toegestuurd dient te worden. U kunt hier ook meer dan één emailadres selecteren.
4. U klikt op Versturen. Het gewenste rapport zal per direct samengesteld worden en verzonden worden naar het door u geselecteerde emailadres.
2.5 Waarschuwingen Elke nacht controleert Uren 7x24 alle administraties om te kijken of er kritische grenzen bereikt dreigen te worden. Als 85% van de begrote uren of het begrote bedrag is bereikt kan per email een waarschuwing worden verzonden. U kunt aangeven wanneer u gewaarschuwd wilt worden, en naar welk emailadres de waarschuwing moet worden verzonden. Voor elk aantal of bedrag dat u in de gaten wilt houden maakt u een waarschuwingsprofiel. Instellen waarschuwingsprofiel: 1. U stelt de periode in, waarover de controle dient plaats te vinden. 2. U bepaalt van welke medewerker, activiteit, cliënt, locatie of project of combinatie u een kritische grens in de gaten wilt laten houden. 3. U stelt de kritische grens in. U kunt bepalen of de grens wordt gedefinieerd als een aantal uren of als een bedrag in guldens. 4. U stelt de marge in. Normaal wordt u gewaarschuwd als 85% van de ingestelde kritische waarde is bereikt, maar als in de praktijk blijkt dat u dan te vroeg of te laat wordt gewaarschuwd kunt u deze waarde verhogen of verlagen. 5. U selecteert het emailadres, waar de waarschuwing naar toegestuurd dient te worden. U wordt gewaarschuwd per email als na afloop van een dag blijkt dat de ingestelde marge van de kritische grens bereikt is. U kunt hier ook meer dan één emailadres selecteren. 6. U typt de naam van de waarschuwing in en klikt op Opslaan.
Let op: het systeem kan controleren op uren en bedragen. Op bedragen kan alleen worden gecontroleerd als bij de deelnemers een uurtarief is ingevuld. De uren van deelnemers waarvan geen tarief bekend is worden wel meegerekend, maar het bedrag wordt niet verhoogd. Controleer wanneer u een kritische grens definieert als een bedrag in guldens altijd eerst of bij de medewerkers het uurtarief is ingevuld.
Hieronder staan een aantal waarschuwingsprofielen beschreven, die voor u als voorbeeld kunnen dienen:
A. U wilt weten wanneer het totale budget van cliënt Janssen, in overleg met Janssen ingesteld op fl 80.000, overschreden dreigt te worden. U kiest er in dit geval voor om geen periode aan te geven. U selecteert eerst Janssen in het invulvak ‘Cliënt’, vervolgens selecteert u achter ‘Kritische grens: meer dan (>)’ Bedrag in fl en vult hierachter 80000 in. U selecteert uw eigen emailadres en typt tenslotte in het veld ‘Opslaan als’ de naam van de waarschuwing in (bijvoorbeeld Janssen – 80 000) en klikt op de button ‘Opslaan’.
B. De projectleider van het project ‘Ontwikkelen homepage’ wil weten wanneer er meer dan 200 uur besteed is aan het project ‘Ontwikkelen homepage’. U kiest er in dit geval voor om geen periode aan te geven. U selecteert eerst Ontwikkelen homepage in het invulvak ‘Project’, vervolgens selecteert u achter ‘Kritische grens: meer dan (>)’ Aantal uren en vult hierachter 200 in. In het veld ‘Waarschuwing bij’ vult u 100 in en tenslotte selecteert u het emailadres van de projectleider van het project ‘Ontwikkelen homepage’. U typt in het veld ‘Opslaan als’ de naam van de waarschuwing in (bijvoorbeeld Ontwikkelen homepage - 200 uur) en klikt op ‘Opslaan’. De waarschuwing is ingesteld.
C. De studiecoördinator wil weten wanneer medewerker De Vries minder dan 5 uur per week aan studie besteed. Om te beginnen kiest u in het invulvak ‘Periode’ de term per week. Vervolgens selecteert u De Vries in het invulvak ‘Medewerker’, daarna Studie in het invulvak ‘Activiteit’ en hierna selecteert u achter ‘Kritische grens: minder dan (<)’ Aantal uren en vult hierachter 5 in. In het veld ‘Waarschuwing bij’ vult u 100 in en tenslotte selecteert u het email-adres van de studiecoördinator. U typt in het veld ‘Opslaan als’ de naam van de waarschuwing in (bijvoorbeeld De Vries en studie) en klikt op ‘Opslaan’. De waarschuwing is ingesteld.
3. Vragen en onduidelijkheden
3.1 Helpteksten Wanneer u ingelogd bent dan ziet u bovenaan iedere pagina zogenaamde padteksten, bijvoorbeeld 7x24.nl>Uren>Beheer. Aan deze padteksten kunt u aflezen waar u zich binnen het pakket bevindt. Middels het klikken op deze padteksten (of te klikken op het vraagteken rechts in uw scherm) verschijnt er een nieuw scherm met de uitleg over de betreffende toepassing of het betreffende scherm. Zo heeft u tijdens het werken met Uren 7x24 altijd de helpfunctie bij de hand.
3.2 Vragen Daarnaast kunt u in het menu, bovenin uw scherm, klikken op de button Vragen. Hier treft u een aantal veel gestelde vragen aan, die hier met een helder antwoord overzichtelijk staan weergegeven. Tevens kunt u hier, wanneer uw vraag nog niet beantwoord is, zelf een vraag stellen.
