Název účetní jednotky
Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně
Označení
Směrnice kvestora
Číslo
SK05.2003
Název normy
Dlouhodobý majetek
Schvaluje
Kvestor – RNDr. Alexander Černý
Podpis schvalujícího Derogace Závaznost Platnost
Směrnice kvestora SK10.2002 UTB ve Zlíně od 1.1. 2003
Datum vydání
1.5. 2003
Vydává
Kvestor
Zpracoval
Vedoucí ekonomického odboru – ing. Eva Šviráková
Spolupracoval Počet stran
15
Počet příloh Definice dlouhodobého majetku na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně.............................................. 2 Dlouhodobý hmotný majetek.................................................................................................................................. 2 Dlouhodobý nehmotný majetek .............................................................................................................................. 3 Příslušenství dlouhodobého hmotného majetku...................................................................................................... 3 Technické zhodnocení............................................................................................................................................. 3 Soubor movitých věcí ............................................................................................................................................. 4 Vlastnictví ............................................................................................................................................................... 4
Pořizování dlouhodobého majetku ...................................................................................................... 4 Oceňování dlouhodobého majetku ...................................................................................................... 5 Účetní vstupní cena................................................................................................................................................. 5 Daňová vstupní cena ............................................................................................................................................... 7
Odpisování dlouhodobého majetku ..................................................................................................... 8 Účetní odpisování ................................................................................................................................................... 8 Účetní odpisový plán dlouhodobého nehmotného majetku .................................................................................... 9 Daňové odpisování.................................................................................................................................................. 9 Hmotný a nehmotný majetek vyloučený z daňového odpisování ......................................................................... 10
Financování a účtování dlouhodobého majetku............................................................................... 10 Financování a účtování dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku............................................................ 10 Financování a účtování DrHM a DrNM ............................................................................................................... 11
Dlouhodobý majetek v užívání........................................................................................................... 11 Zařazování majetku do užívání ............................................................................................................................ 11 Majetek nabytý po leasingu .................................................................................................................................. 12 Vyřazování dlouhodobého majetku ...................................................................................................................... 12 Převody majetku mezi středisky a fakultami ........................................................................................................ 13 Vyřazování drobného dlouhodobého majetku vedeného na podrozvahových účtech........................................... 14
Inventarizace majetku ........................................................................................................................ 14 Fyzická inventarizace............................................................................................................................................ 14 Dokladová inventarizace....................................................................................................................................... 15 Pronajatý majetek.................................................................................................................................................. 15
Odpovědnost za dlouhodobý majetek................................................................................................ 15 1
Článek 1. Definice dlouhodobého majetku na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně (dále jen UTB) Za dlouhodobý majetek je považován majetek, jehož doba využitelnosti je delší než jeden rok. Účtování, odpisování a financování dlouhodobého majetku se řídí především: 1. zákonem 563/91 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, 2. Opatřením č.j. 283/76 102/2000, kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro nevýdělečné organizace (dále jen postupy účtování), 3. Vyhláškou č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví (dále jen vyhláška 504), 4. zákonem č. 586/92 Sb. o daních z příjmů, 5. zákonem 588/92 Sb. o dani z přidané hodnoty, 6. dalšími souvisejícími zákony (např. obchodním zákoníkem, občanským zákoníkem, zákonem o vysokých školách aj.) 7. tímto předpisem. Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobým hmotným majetkem (dále jen DHM) se rozumí pozemky, stavby včetně budov, byty a nebytové prostory vymezené jako jednotky (bez ohledu na dobu použitelnosti a výši ocenění, umělecká díla, sbírky, a to bez ohledu na jejich pořizovací cenu, dále jsou to samostatné movité věci, případně soubory movitých věcí, se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je vyšší než 40 tis. Kč. Uměleckými díly a předměty kulturní a umělecké povahy se rozumí movitý dlouhodobý hmotný majetek pořizovaný za účelem výzdoby interiérů, lze jej ocenit podle právních předpisů a není součástí staveb. Účtuje se o něm na účtu 032 bez ohledu na výši pořizovací ceny. Umělecká díla a ostatní umělecké předměty s oceněním 10 tis. Kč a vyšším musí být doloženy fotodokumentací. Je li umělecké dílo součástí budovy nebo stavby, eviduje se jako budova nebo stavba a účtuje se o něm na příslušných syntetických a analytických účtech budov a staveb. Dlouhodobým drobným hmotným majetkem (DDHM) jsou movité věci, případně soubory movitých věcí, se samostatným technicko-ekonomickým určením, který byl pořízen a zařazen do skupiny DDHM a do používání v době do 31.12.2002. Drobným majetkem v operativní evidenci (dále jen DrHM) jsou movité věci, případně soubory movitých věcí, se samostatným technicko-ekonomickým určením, jejichž doba použitelnosti je delší než jeden rok a ocenění jedné položky je vyšší než 2 tis. Kč a nižší než 40 tis. Kč včetně a byl pořízen a zařazen do používání v době od 1.1.2003. Finanční hranice 40 tis. Kč pro DrHM je na UTB stanoven s ohledem na efekt hospodárnosti vzhledem k tomu, že celková hodnota hmotného majetku v roce 2002 převýšila hodnotu 822 mil. Kč a tedy každé pořízení 1 samostatného DrHM v pořizovací ceně horního limitu (40 tis. Kč) je přibližně v hodnotě 0,005% a je zanedbatelnou částí vzhledem k celkovému objemu DHM. 2
Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobým nehmotným majetkem (DNM) jsou majetkové položky, zejména nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, ocenitelná práva a ostatní dlouhodobý nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší jak jeden rok a od výše ocenění jedné položky 60 tis. Kč. Drobným dlouhodobým nehmotným majetkem (DDNM) jsou majetkové položky, které byly pořízeny a zařazeny do skupiny DDNM a do používání v době do 31.12.2002. Drobným nehmotným majetkem v operativní evidenci (dále jen DrNM) jsou majetkové položky, s dobou použitelnosti delší jak jeden rok a s oceněním jedné položky vyšším než 3 tis. Kč a nižší než 60 tis. Kč včetně pokud byl tento majetek pořízen a zařazen do používání v době od 1.1.2003. Finanční hranice do 60 tis. Kč pro DrNM je na UTB stanovena s ohledem na efekt hospodárnosti efektivního využití státních dotací. Příslušenství dlouhodobého hmotného majetku Příslušenstvím dlouhodobého hmotného majetku jsou předměty, které tvoří s hlavní věcí jeden majetkový celek a jsou součástí jeho ocenění a evidence. Příslušenství je součástí dodávky hlavní věci, nebo se k hlavní věci přiřazuje dodatečně. Netvoří-li příslušné předměty s hlavní věcí jeden majetkový celek, jedná se o samostatné movité věci. Technické zhodnocení Technickým zhodnocením dlouhodobého hmotného majetku se rozumí výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období (kalendářním roce) částku 40 tis. Kč. V roce, kdy je technické zhodnocení zavedeno do užívání, se o jeho hodnotu zvyšuje vstupní cena majetku a dochází ke změně v odpisování, tj odpisování se provádí ze zvýšené vstupní ceny. Technickým zhodnocením dlouhodobého nehmotného majetku jsou výdaje převyšující částku 40 tis. Kč u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období (kalendářním roce). Náklady vynaložené na jeden majetek v jednom zdaňovacím období v součtu nepřevyšující výše uvedené částky se účtují jako: a) náklady vynaložené na nákupy (analytické účty k syntetickému účtu 501 – spotřeba materiálu v souladu s účtovým rozvrhem) v případě hmotného majetku b) náklady na služby (analytické účty k syntetickému účtu 518 – ostatní služby v souladu s účtovým rozvrhem) v případě nehmotného majetku. V souladu s výše uvedeným a s postupy účtování je proto nutné pro příslušný majetek užít k financování takových zdrojů, které jsou přípustné pro pořizování dlouhodobého majetku, a to investičních či provozních výdajů podle čl. 5. této směrnice. Technické zhodnocení lze provádět i na DHM, DNM a na DrHM a DrNM. V případě splnění výše uvedených podmínek definice technického zhodnocení, bude tento majetek převeden z evidence DDHM, DDNM, případně z evidence DrHM, DrNM do evidence dlouhodobého hmotného či nehmotného majetku, zařazen do příslušné majetkové a odpisové skupiny a odpisován, avšak pouze do výše hodnoty technického zhodnocení. Technické zhodnocení tak zůstane v evidenci zachováno u toho inventárního čísla, u kterého bylo technické zhodnocení realizováno. 3
Rekonstrukcí se rozumí takové zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu, nebo změnu (zlepšení) technických parametrů. Modernizací se rozumí takový zásah do majetku, který odstraňuje morální opotřebení majetku za účelem rozšíření vybavenosti a funkční užitkové vlastnosti majetku uplatněním prvků technického pokroku. Vždy je třeba posuzování provádět k původnímu stavu. Opravou se rozumí odstranění částečného fyzického opotřebení nebo poškození majetku za účelem uvedení do původního nebo provozuschopného stavu beze změny pořizovací ceny. (viz dále část o ocenění majetku) Soubor movitých věcí Souborem movitých věcí se samostatným technicko-ekonomický určením se rozumí dílčí část výrobního či jiného celku, jehož vstupní cena je vyšší než 40 tis. Kč a provoznětechnická funkce delší než jeden rok. Soubor se obvykle skládá z několika předmětů (zařízení) buď vzájemně propojených do linky, nebo se vzájemně doplňujících a pořizovací cena jednotlivých částí souboru nemusí dosahovat stanovené částky. Vždy v souboru musí být definována hlavní a řídící jednotka souboru. Soubor je definován tak, že nemůže fungovat bez této hlavní jednotky. Vlastnictví UTB o dlouhodobém majetku účtuje na majetkových účtech pouze v případě, má-li k tomuto majetku vlastnické právo. Článek 2. Pořizování dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek se pořizuje zejména: koupí vytvořením vlastní činností nabytím práv k výsledkům duševní tvořivé činnosti bezúplatným nabytím včetně darování převodem podle právních předpisů. Veškerý dlouhodobý majetek je na UTB ve Zlíně pořizován centrálně na Odboru investic a majetku (dále jen OIM) rektorátu. To znamená, že jednotlivé fakulty požadují nákup majetku formou písemného požadavku na nákup u tohoto oddělení. OIM provede objednávku u externího dodavatele a spolupracuje podle stanovených pravidel pro oběh účetních dokladů s Ekonomickým odborem na úhradě faktury a jejím zaúčtování. Takto pořízený majetek je zachycen na příslušných analytikách účtu 041, 042, aj. a po převzetí do užívání podle čl. 6. této směrnice převeden jednotlivými fakultami a součástmi na účty 01, 02, případně 03. Dlouhodobým hmotným a nehmotným majetkem se stává též technické zhodnocení, definované v článku 1. této směrnice, provedené na DDHM, DDNM, DrHM, DrNM. 4
-
Na fakultách UTB rozhoduje o nákupu majetku do 40 000 Kč i nad 40 000 Kč určený finanční disponent podle podpisových oprávnění a podle dalších pravidel. Na rektorátu a dalších součástech rozhoduje o nákupu majetku do 40 000 určený finanční disponent, jehož rozhodnutí podléhají rozpočtové kázni UTB, ustanovené kvestorem. Na rektorátu a dalších součástech (mimo fakult) rozhoduje o nákupu majetku nad částku 40 000 pouze kvestor UTB. Na rektorátu rozhoduje o nákupu nehmotného majetku v pořizovací ceně od 3 000 Kč kvestor UTB. Veškeré úhrady investičních faktur schvaluje svým podpisem vedoucí OIM (zástupce vedoucího OIM) a kvestor (zástupce kvestora) – tak, jak to stanovují pravidla pro oběh dokladů na UTB. Bez obou těchto podpisů nemůže být zaplacena investiční faktura, její případné nesprávné zaplacení je hrubým porušením pracovní kázně toho pracovníka, který se přestupku dopustil.
Článek 3. Oceňování dlouhodobého majetku Dlouhodobým hmotným a nehmotným majetkem se stávají věci uvedením do používání dle čl. 6. této směrnice. Uvedením do používání se rozumí zabezpečení všech povinností stanovených právními předpisy. Účetní vstupní cena Dlouhodobý hmotný majetek se v souladu se zákonem o účetnictví oceňuje: a) pořizovací cenou, která obsahuje cenu pořízení majetku a náklady s jeho pořízením související. Jedná se zejména o náklady: na přípravu a zabezpečení dlouhodobého majetku do doby uvedení pořizovaného majetku do používání (včetně úroků, odvodů za dočasné odnětí půdy apod.) průzkumné, geologické, geodetické práce, technické zhodnocení včetně nákladů na dopravu, montáže, clo zabezpečovací a konzervační práce projektové práce, autorský dozor mandátní a inženýrská činnost související s investicí technická pomoc při vypracování změny projektu a podobně. Všechny náklady, které souvisí s pořízením dlouhodobého hmotného majetku se soustředí na účtu 042. Součet nákladů vynaložených na jeden předmět je vstupní cenou pro dlouhodobý majetek zařazovaný do užívání. Součástí pořizovací ceny nejsou tyto náklady: smluvní pokuty a úroky z prodlení účtované na účtu 541 a peněžní náhrady škod 5
náklady na přípravu pracovníků pro budované provozy a zařízení náklady na vybavení pořizované investice zásobami náklady na biologickou rekultivaci náklady spojené s přípravou a zabezpečením výstavby vzniklé po uvedení pořizovaného majetku do užívání náklady na opravy a udržování dlouhodobého majetku (jedná se o odstranění částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu) kriterium musí být do Ekonomického odboru dáno technikem, který je znalý věci, předchozího technického stavu a může dát odborný posudek o nemožnosti opravy zařízení, je schopen zajistit podklady či přímo určit odhadem cenu jednotlivých nepoškozených částí majetku pro případné užití na náhradní díly apod. OIM bez takto definovaného posudku nemůže vyřadit majetek z evidence v důsledku manka nebo škody zkoušky, kterými zhotovitel prokazuje řádné provedení díla (zkoušky provozuschopnosti) daně spojené s pořízením dlouhodobého majetku, které zákon o daních z příjmů uznává za výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (daň dědická, darovací, daň z příjmů apod.) a daň z převodu nemovitostí kursové rozdíly. Tyto náklady nikdy nevstupují do ocenění majetku. Dle zákona č. 588/92 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, nemá UTB nárok na odpočet u přijatých zdanitelných plnění na vstupu použitých pro hlavní činnost, která je podle § 25 a § 31a od DPH osvobozena. Proto do pořizovací ceny dlouhodobého majetku (i drobného), pořízeného pro hlavní činnost, při zařazení rovněž vstupuje DPH. Toto ustanovení se nepoužije u majetku pořízeného ze zahraniční pomoci, kde je možnost podat žádost na Finanční úřad o vrácení DPH a u majetku pořízeného výhradně pro činnost doplňkovou. Částku DPH je třeba sledovat v analytické evidenci (na kartách při uplatnění odpočtu DPH se zavádí vstupní cena ve výši základu daně a vyplní se položka DPH). Z výše uvedeného vyplývá nemožnost případného převodu majetku z jedné činnosti do druhé. b) Reprodukční pořizovací cenou se oceňuje: hmotný majetek bezúplatně nabytý na základě smlouvy o koupi najaté věci, na základě darovací smlouvy hmotný majetek nově zjištěný a v účetnictví dosud nezachycený (např. inventarizační přebytek) c) Vlastními náklady, což je souhrn veškerých přímých i nepřímých nákladů vynaložených na pořízení hmotného majetku vytvořeného vlastní činností. U majetku pořízeného ve vlastní režii se do celkové ceny nesmí zahrnovat zisk.
Dlouhodobý nehmotný majetek se v souladu se zákonem o účetnictví oceňuje: a) pořizovací cenou, jde-li o nakoupený nehmotný majetek, b) reprodukční pořizovací cenou nebo vlastními náklady, jde-li o majetek vytvořený vlastní činností, 6
c) reprodukční pořizovací cenou, jde-li o majetek dosud nezachycený v účetnictví, jde li o majetek darovaný na základě darovací smlouvy. U darovaného majetku může k vyjádření pořizovací ceny majetku sloužit cena, kterou by majetek měl, kdyby byl zakoupen, pokud je tato cena vyjádřena prokazatelným způsobem v darovací smlouvě a má pouze funkci informační. O nehmotném majetku se účtuje pouze v případě, je-li nabyt (pořízen) samostatně, tj. není součástí hmotné dodávky nebo nabytého hardware a jeho ocenění. Operační systém je nezbytný pro funkci osobních počítačů, proto vždy musí být součástí pořizovací ceny počítače. O ocenitelných právech se účtuje v případě nabývaných i poskytovaných know-how a licencí. Je-li součástí výdajů spojených s pořízením dlouhodobého nehmotného majetku (majetek vytvořený vlastní činností) zhotovování věcí materiální povahy, na kterých se práce zkoušejí nebo ověřují, účtují se na samostatném analytickém účtu. V případě, že věci materiální povahy již nejsou potřebné, naloží se s nimi podle toho, zda budou prodány, likvidovány nebo dále využívány (převod na příslušný majetkový účet). Daňová vstupní cena Daňová vstupní cena je dle zákona č. 586/92 Sb., o daních z příjmů (dále jen zákon), §29, u dlouhodobého hmotného majetku shodná s účetní vstupní cenou, byl-li tento majetek pořízen z vlastních investičních prostředků. V případě, že byly na pořízení majetku (tedy i technického zhodnocení provedeného na dlouhodobém hmotném majetku či drobném dlouhodobém hmotném majetku) poskytnuty prostředky z dotace ze státního rozpočtu, z rozpočtů měst, obcí a vyšších územních celků, státních fondů, grantů přidělených podle zákona č.300/92 Sb., o státní podpoře vědecké činnosti a vývoje technologií, grantů Evropských společenství, dotací, příspěvků a podpory veřejných rozpočtů a jiných peněžních fondů cizího státu s výjimkou peněžních fondů spravovaných podnikatelskými subjekty se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí, se při zařazování dlouhodobého majetku daňová pořizovací cena o výši těchto prostředků snižuje. Daňová vstupní cena se upravuje o výše uvedené prostředky při zavádění majetku do užívání, tj. při zakládání nové karty nebo navyšování vstupní ceny o technické zhodnocení (tj. vyplní se daňová vstupní cena pouze ve výši, která odpovídá použitým vlastním zdrojům – FRIM). Tato skutečnost musí být součástí analytické evidence karty dlouhodobého majetku. Dále se pořídí ke každému inventárnímu číslu, pořízenému z dotace karta dotací, na které je v souladu s platnými předpisy pro účtování prováděn evidenčně účetní odpis dotací. Tato skutečnost musí být dále dokladována analytickou evidencí tak, aby bylo možné k 30.6. a k 31.12. daného kalendářního roku ověřit použití dotací a vlastních prostředků na pořízení majetku, který byl zařazen do užívání. Skutečnost dokladuje OIM na základě pokynů EO. Skutečnost musí být dokladována po skupinách analytických účtů takto: Pro skupinu: software, ocenitelná práva, budovy a stavby, pozemky, DHM – stroje a zařízení, DHM – dopravní prostředky, DHM – inventář, DHM – umělecká díla, předměty, insignie se dokladuje pořízení a úbytek pomocí hodnotové tabulky podložené detailním soupisem inventárních čísel majetku. Vzor hodnotové tabulky pro DHM – stroje a zařízení je například následující:
7
Číslo řádku Číslo účtu 022 200 – Samostatné movité věci
Hodnota v Kč
– stroje a zařízení 1.
Pořizovací cena k 1. 1.
2.
Přírůstky celkem
v tom pořízení nákupem celkem V tom z FRIM V tom z FRVŠ V tom v ISPROFIN V tom z GA ČR V tom z výzkumných záměrů V tom z GA AV v tom pořízeno darováním v tom zvýšení poř. ceny HIM - bezúplatné převzetí 3.
Úbytky
v tom vyřazení HIM – likvidací v tom vyřazení HIM - v důsledku škody, manka v tom vyřazení HIM – prodejem 4.
Stav k 31. 12. z rozvahy řádek
Může být použit i jiný způsob detailní evidence, musí však být předem konzultován s EO, aby byl kompaktní s údaji potřebnými pro tvorbu Výroční zprávy o hospodaření.
Článek 4. Odpisování dlouhodobého majetku Účetní odpisování Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, evidovaný v majetku UTB, tj. zařazený do užívání, se účetně odpisuje podle předem stanoveného odpisového plánu UTB. Dlouhodobý majetek účetně odpisovaný se účtuje na účtech 01 a 02. Majetek neodpisovaný je zachycen na účtu 03. Dlouhodobý majetek je při zařazení do evidence UTB zatříděn do příslušné majetkové skupiny dle číselníku uvedeném v modulu „Majetek“ v informačním systému. Jednotlivé majetkové skupiny mají v tomto modulu nastaveny automatické kontace k zaúčtování na příslušný analytický účet majetku, oprávek a odpisů. Účetní odpisový plán dlouhodobého hmotného majetku stanoví UTB v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví a to s ohledem na opotřebení majetku, které 8
odpovídá běžným podmínkám užívání. Odpisový plán UTB je řešen směrnicí kvestora číslo 10/2001, který byl zrušen a nahrazen (derogován) směrnicí kvestora SK11.2002. Odpisy jsou do nákladů účtovány rovnoměrně a počítají se z ceny, za kterou je dlouhodobý nehmotný nebo hmotný majetek oceněn v účetnictví. Účetní odpis se provádí měsíčně a v této výši a účetní periodě je také zahrnován do nákladů. V případě hmotného majetku ve spoluvlastnictví provádí účetní jednotka účetní odpisy jen ze svého vlastnického podílu. Podle § 38 vyhlášky 504 se odpisuje dlouhodobý majetek, pokud byl pořízen z dotace vymezené v § 27 odst. 7 vyhlášky 504 takto: UTB sníží ve výkazu zisku a ztráty položku nákladů „ A.VI.25. Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku“ o poměrnou část zjištěných odpisů, odpovídající přijaté dotaci, a zároveň sníží v rozvaze (bilanci) položku pasiv „A.I.1. Vlastní jmění“. O tomto snížení uvede informace v příloze k účetní závěrce. S ohledem na ustanovení zákona 130/2002 Sb. se účetní odpisy, vygenerované majetkem, nakoupeným z účelové dotace nebo institucionální dotace na vědu a výzkum, účtují u majetku, kde vznikly (divize, středisko, zakázka) a jsou odpisovány podle § 38 vyhlášky 504. Účetní odpisový plán dlouhodobého nehmotného majetku Dlouhodobý nehmotný majetek je na UTB účetně odpisován rovnoměrně po dobu 4 let s následující roční odpisovou sazbou v %: 1. rok další léta zvýšená VC
14,2 28,6 25,0
Zahrnování účetních odpisů dlouhodobého nehmotného majetku do nákladů je prováděno měsíčně od toho měsíce, kdy je nehmotný majetek uveden do užívání. Daňové odpisování Daňové odpisy se řídí zákonem 586/1992 Sb. o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů. Definice a daňové odpisy dlouhodobého hmotného majetku jsou stanoveny v § 26 až 33 zákona 586/1992 Sb. Daňové odpisy hmotného majetku uplatňuje UTB jako celek, tedy právnická osoba, z majetku, ke kterému má vlastnické právo a to rovnoměrně dle § 31 zákona. Výjimku tvoří technické zhodnocení pronajatého hmotného majetku, které může, na základě písemné smlouvy s vlastníkem (UTB), odpisovat nájemce, a to po dobu trvání nájemní smlouvy. Technické zhodnocení pronajatého majetku, provedené nájemcem, může být nájemcem odpisováno, pokud UTB s provedením technického zhodnocení souhlasí a nezvýší si o toto technické zhodnocení vstupní cenu majetku. Po ukončení nájemní smlouvy, nebo při zrušení souhlasu UTB s odpisováním nájemce, je zůstatková cena, určená podle § 31 zákona nebo znaleckým posudkem, takto odpisovaného majetku nepeněžním příjmem pronajímatele (UTB), pokud se jedná o náklady nehrazené UTB a jsou-li nad rámec smluveného nájemného. Technické zhodnocení pronajatého majetku je účetně vedeno u té skupiny majetku, kde bylo realizováno (technické zhodnocení pronajaté stavby se účetně vede na účtu 021, TZ pronajatého stroje na účtu 022 apod.).
9
Majetek, který není pro účely zákona vymezen, zahrnuje UTB do daňových nákladů dle § 24 odst. 2 písm. v) zákona ve výši účetních odpisů stanovených účetním odpisovým plánem (dlouhodobý nehmotný majetek). Hmotný a nehmotný majetek vyloučený z daňového odpisování Dle § 27 zákona jsou některé druhy majetku z daňového odpisování vyloučeny. Jedná se např. o: umělecká díla, která jsou hmotným majetkem a nejsou součástí staveb a budov předměty muzejní a galerijní hodnoty movité kulturní památky a jejich soubory hmotný majetek převzatý povinně bezúplatně podle zvláštních předpisů inventarizační přebytky majetku zjištěné podle zákona o účetnictví bezúplatně převedený majetek podle smlouvy o finančním pronájmu s následnou koupí najaté věci, pokud náklady související s jeho pořízením nepřevýší 40 tis. Kč.
Článek 5. Financování a účtování dlouhodobého majetku Financování a účtování dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku Dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek je financován buď z investiční dotace (investičního transferu cíleně poskytnutého ze SR, grantu apod.), nebo z investičních prostředků FRIM, tj. z fondu, který je dle zákona č. 111/98 Sb., o vysokých školách, na UTB tvořen ve výši účetních odpisů. Při pořizování majetku lze jednotlivé zdroje financí kombinovat, avšak nedosáhneli vstupní cena u dlouhodobého hmotného majetku po odečtení státních prostředků podle čl. 3. této směrnice limitu stanoveného zákonem (u hmotného majetku nad 40 tis.Kč), nelze u takto pořízeného majetku uplatnit daňový odpis. Pro ilustraci jsou uvedeny následující příklady: 1. V roce 2003 byl pořízen počítač v celkové hodnotě 88 tis. Kč. Na počítač byly užity investiční prostředky grantu ve výši 60 tis. Kč, zbylých 28 tis. Kč bylo financováno z prostředků FRIM. Účetní vstupní cena počítače je tedy 88 tis. Kč, daňová vstupní cena 28 tis. Kč (po odečtení prostředků užitých z grantu nedosahuje limitu stanoveného zákonem, který je nad 40 tis. Kč). Takto pořízený majetek nelze daňově odpisovat, neboť nesplňuje podmínky § 26 zákona a to limitu vstupní ceny a nelze jej uplatnit ani jako daňový náklad podle § 24 odst. 2 písm. v), protože je z hlediska ostatních parametrů (mimo vstupní cenu) zákonem za hmotný majetek uznán. 2. Jiný případ nastane, je-li v roce 2003 pořízen počítač v celkové hodnotě 88 tis. Kč, avšak prostředky jsou užity 44 tis. Kč z grantu a 44 tis. Kč z FRIM. Po odečtení státních prostředků daňová vstupní cena počítače ve výši 44 tis. Kč splňuje ve všech bodech parametry stanovené v § 26 zákona, tento majetek je daňově odpisován a jeho odpis uplatněn v dani z příjmů právnických osob. Účetní odpisy se účtují na vrub účtu 551-100 DNM, 551-200 DHM a prostřednictvím oprávek ve prospěch účtových skupin 07 u nehmotného majetku a 08 u hmotného majetku. Odpisy 10
se zaokrouhlují na celé koruny nahoru. Účetní odpisy se upravují podle článku 4 tohoto předpisu. O daňových odpisech se neúčtuje. O jejich roční výši je pouze mimoúčetně upraven základ daně v daňovém přiznání k dani z příjmů právnických osob (UTB). Technické zhodnocení provedené na dlouhodobém drobném hmotném majetku je odpisováno dle účetního odpisovaného plánu do výše jeho hodnoty. Je pořizováno výhradně z investičních prostředků.
Financování a účtování DrHM a DrNM Drobný hmotný majetek v operativní evidenci (DrHM) je movitý majetek, jehož vstupní cena je od 2 000,- Kč do 40 000,- Kč včetně a jeho provozně-technické funkce jsou delší než jeden rok. Je pořizován výhradně z provozních prostředků, je veden na podrozvahových účtech a každoročně inventarizován podle zákona o účetnictví. PC je účtována na nákladový účet 501. Drobný nehmotný majetek v operativní evidenci (DrNM) je majetek, jehož vstupní cena je od 3 tis. Kč do 60 tis. Kč a jeho provozně-technické funkce jsou delší jak jeden rok. Je pořizován výhradně z provozních prostředků, je veden na podrozvahových účtech, PC účtována na účet služeb 518.
Článek 6. Dlouhodobý majetek v užívání Zařazování majetku do užívání Pořízený dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek je do doby zařazení do užívání včetně výdajů s jeho pořízením souvisejících účtován na příslušné analytice účtu č. 041 a 042. Při převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí, se za den uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Dokument potvrzený katastrálním úřadem nahrazuje v případě převáděných nemovitostí protokol o zařazení majetku do užívání. Není-li následně vklad povolen, opraví se všechny účetní zápisy v tom období, ve kterém došlo ke zjištění, že vklad nebyl povolen. V ostatních případech zařazení dlouhodobého majetku do užívání znamená řádně a včas vytvořit v informačním systému (dále zkratka „IS“) inventární kartu, jejíž založení a vyplnění ve všech bodech (např.vstupní cenu účetní, daňovou, SKP, zdroj financování, druh odpisování apod.), včetně výběru majetkové skupiny, automaticky aktivuje odúčtování z příslušného střediska účtu 04 a zaúčtování na majetkové účty 01, 02 a 03 střediska. Inventární karta musí obsahovat údaje v souladu s požadavky podrobné evidence k zařazovanému předmětu podle platných postupů účtování dle platné legislativy (pro rok 2003 Postupů účtování – Účtová třída 0, článek XI.) Mimo jiné musí obsahovat údaje o účetní a daňové pořizovací ceně včetně jejich vývoje v čase.
11
Stanovený postup odpisování dle odpisového plánu takto zařazeného majetku nelze po dobu jeho odpisování (tj. až do 100% vstupní ceny) žádným způsobem měnit. Převody majetku na jiné středisko, zvýšení jeho vstupní ceny o technické zhodnocení a další změny provedené v souvislosti s jeho užíváním, lze provádět pouze pohybem k tomu určeným. Opravy v IS, týkající se dlouhodobého majetku, lze provádět pouze přes modul „Majetek“. Součástí každé inventární karty majetku je i řádně vyplněná karta technické dokumentace. Velmi důležité a nepostradatelné pro daňové účely jsou zejména záznamy o jednotlivých předmětech tvořících soubor, včetně informací o jejich pořizovacích cenách, o složení souboru a určení hlavní věci apod. U budov, staveb a pozemků musí být povinně vyplňovány údaje vycházející z listů vlastníků a případné změny průběžně aktualizovány podle skutečnosti. Před zařazením majetku do užívání je tedy nutno provést: stanovení vstupní ceny (účetní a daňové) podle faktur, daňových dokladů zařazení majetku do evidence v termínu podle protokolu uvedení věci do užívání určení majetkové skupiny podle číselné nabídky v modulu majetku, podle níž se řídí automatické účtování o dlouhodobém majetku (majetek odpisovaný a neodpisovaný) zatřídění majetku do SKP a z ní vyplývající odpisové skupiny Majetek nabytý po leasingu Finanční pronájem (leasing) má z daňového hlediska pro uznatelnost nájemného následující podmínky. Věc musí být pronajímána déle než 20% stanovené doby odpisování, nejméně však 3 roky. U nemovitostí musí pronájem trvat nejméně osm let. Doba nájmu se počítá ode dne, kdy byla věc přenechána ve stavu způsobilém k obvyklému užívání a kupní cena najaté věci není vyšší než zůstatková, kterou by věc měla při rovnoměrném odpisování. Dlouhodobý majetek, u kterého přešlo na UTB vlastnictví bezprostředně po ukončení finančního pronájmu věci, bude zařazen do příslušné evidence dle jeho hodnoty (pokud byl koupen za cenu vyšší než 40 tis. Kč DHM, 40 tis. a méně vždy DrHM). Byl-li majetek převeden bezúplatně, jedná se o majetek vyloučený z odpisování (ocenění dle právního předpisu). Vyřazování dlouhodobého majetku Vyřazení dlouhodobého majetku se provádí z důvodu: 1. 2. 3. 4. 5.
prodeje likvidace bezúplatného převodu (daru) převodu na základě právních předpisů v důsledku manka nebo škody.
Vedoucí pracovníci UTB, určení na základě organizační struktury a organizačního řádu UTB, jsou povinni sledovat, který jim svěřený majetek je přebytečný či nevyužitelný. V případě neupotřebitelnosti předávají vedoucí pracovníci návrhy na vyřazení dlouhodobého hmotného majetku do oddělení investic a majetku (dále jen OIM). Návrhy na vyřazení strojů a zařízení prověřuje vedoucí TPO, výpočetní a kancelářské techniky vedoucí CVT nebo jím pověřený pracovník u dalších zařízení prověřuje návrhy pověřený pracovník dané součásti. Po prověření je seznam daného majetku předán likvidační komisi, která rozhodne o případném prodeji či šrotování. Toto rozhodnutí schvaluje 12
na fakultě tajemník, na rektorátu kvestor, na KMZ ředitel. Po fyzické likvidaci majetku zodpovědný pracovník OIM vyřadí zlikvidovaný majetek z evidence. V případě odprodeje majetku sepisuje vedoucí pracovník na základě ocenění (znalce nebo ocenění z účetnictví) návrh kupní smlouvy, který předá referátu organizačně právnímu. Kupní smlouvu na prodej přebytečného majetku podepisuje kvestor, případně tajemník fakulty nebo ředitel KMZ. Ztráty zaviněné poškozením nebo znehodnocením nebo jiné zaviněné znehodnocení dává vedoucí pracovník na vědomí OIM nebo přímo referátu organizačně právnímu (v případě krádeže) formou písemného sdělení. To je pak podkladem pro jednání náhradové komise, která se schází dle potřeby. Tuto komisi svolává její předseda. Po projednání a případném rozhodnutí o náhradě škody náhradovou komisí vystaví náhradová komise protokol, který dá k dispozici do účtárny Ekonomickému odboru, na OIM a dotyčnému pracovníku, který škodu zavinil. Zůstatková cena stavebního objektu nebo jeho části, likvidovaného v důsledku nové stavby, se včetně nákladů na likvidaci zahrne do nákladů stavby. K částečnému snížení vstupní ceny majetku může dojít: částečnou likvidací škodou krádeží prodejem nebo darováním věci (části), aniž by majetek ztratil způsobilost užívání. Ocenění majetku se sníží o pořizovací cenu vyřazené věci. Míra odepsanosti vyřazené věci je shodná s mírou odepsanosti celého původního majetku. Zůstatková cena odpisovaného dlouhodobého majetku neodpisovaného dlouhodobého majetku se účtuje na vrub nákladů:
a
pořizovací
cena
u majetku vyřazeného likvidací na účet č. 551 u majetku vyřazeného z důvodů manka nebo škody na účet č. 548 u majetku vyřazeného z důvodu darování na účet č. 546 (551) u majetku vyřazeného z důvodů prodeje na účet č. 552 Vyřazení majetku se provádí v modulu „Majetek“ k příslušnému účelu určeným pohybem. Převody majetku mezi středisky a fakultami Při převodu majetku mezi jednotlivými středisky na fakultách nebo mezi fakultami je nutno zpracovat převodku předávaného majetku. Na základě tohoto dokladu se převod provede v modulu "Majetek" v IS k tomu určeným pohybem s nastaveným automatickým účtováním. Převody provádí OIM nebo proškolení odpovědní pracovníci fakult. Převádět majetek v užívání jinak než přes modul (např. přes finanční účetnictví) vede k neopodstatněným rozdílům mezi modulem „Majetek“ a účtováním na rozvahových účtech sk.0 a není povoleno.
13
Vyřazování drobného dlouhodobého majetku vedeného na podrozvahových účtech Majetek vedený na podrozvahových účtech je vyřazován ať už z důvodu opotřebení, krádeže, prodeje nebo darování na základě vyřazovacího protokolu a to v jednom termínu zvoleném fakultou či součástí za celé účetní období s povinností proúčtování snížení podrozvahových účtů. Částka snížení podrozvahových účtů se musí rovnat součtu vstupních cen vyřazeného drobného majetku z evidence.
Článek 7. Inventarizace majetku Na základě zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 29 a 30 je organizace povinna provádět inventarizaci majetku a závazků. Inventarizace se chápe jako nástroj průkaznosti účetnictví, její řádné provedení je jedním ze základních předpokladů věcné správnosti účetní závěrky. Inventarizace se provádí podle povahy inventarizovaného druhu majetku a závazků: fyzicky u majetku hmotné povahy dokladově u ostatního majetku a závazků Fyzická inventarizace Fyzickou inventarizací se srovnává fyzický stav majetku s evidencí a účetním stavem. K datu určenému vnitřním předpisem školy je ověřen veškerý dlouhodobý majetek školy a případné rozdíly jsou vyznačeny v inventurním zápise. Všechny zjištěné rozdíly jsou proúčtovány vždy v tom účetním období, ke kterému byla inventarizace prováděna. Pokud dojde k manku z důvodu krádeže nebo jiné škody, jsou příslušné doklady předkládány v termínech a rozsahu dle směrnic a pokynů kvestora náhradové komisi . Pozemky: Při fyzické inventuře pozemků se zjišťuje jejich skutečný stav v terénu a porovnává se se záznamy evidence a účetnictví. Současně musí být zabezpečen soulad mezi záznamy účetní jednotky v jejích evidencích a evidencích u katastrálních úřadů (s listy vlastníků). Budovy a stavby: Inventarizační komise zjišťuje skutečnost, kontroluje jejich celkový stav, využití k určenému účelu, opotřebení, přezkoumává shodnost záznamů o technickém zhodnocení apod. Současně musí být zabezpečen soulad mezi záznamy účetní jednotky v kartách s evidencí u katastrálních úřadů (listy vlastníků). Stroje, přístroje, zařízení, dopravní prostředky a inventář: Inventarizační komise kontroluje, zda jsou předměty označeny inventárními čísly, řádně udržovány a využívány. Nedokončené pořízení dlouhodobého majetku:
14
Jde o zůstatek na účtu 042. Zůstatek se ověřuje na podkladě dodavatelských faktur. Při fyzické inventuře se kontroluje, zda stav a rozsah nedokončeného majetku odpovídá projektu, rozpočtu či profinancované částce. Dokladová inventarizace Dokladovou inventarizací se zjišťuje stav majetku a závazků, u něhož způsob inventury, opírající se fyzické zjištění, není možný. Při dokladové inventarizaci se stav příslušného druhu majetku a závazků ověřuje či prokazuje např. pomocí účetních dokladů, listin, spisů, smluv apod. Při dokladové inventuře se prověřuje správnost příslušného účtu syntetického, analytického či podrozvahového. Při dokladové inventuře se ověřuje oprávněnost výše zůstatků výše uvedených účtů k datu roční závěrky v členění podle jednotlivých položek. Pronajatý majetek U majetku, který UTB pronajímá, se mimo fyzické inventarizace provádí důkladná dokladová inventura podle jednotlivých nájemních smluv. Postup inventarizací UTB, termíny inventur jsou každoročně stanovovány pokynem kvestora. Sestavy, vycházející z modulu „Majetek“, jejichž seznam je uveden v pokynu kvestora, jsou při inventarizacích jednotně používány všemi fakultami a součástmi UTB a tvoří povinnou součást inventurních zápisů. Podrobně je inventarizace řešena směrnicí kvestora č. 01/2002 Inventarizace. Článek 8. Odpovědnost za dlouhodobý majetek Fakulty a součásti UTB se řídí při předávání podkladů pro zaúčtování prvotních dokladů, pro zařazování do evidencí a pro vyřazování z evidencí dlouhodobého majetku příslušnými zákony a jednotlivými články této směrnice. Odpovídají za výše uvedené podklady pro účetní postupy a jejich průkaznost pro kontrolu státních orgánů.
15
