UNIVERSITAS WIRARAJA SUMENEP KEBIJAKAN MUTU
Kode/No : UNIJA-KM-001 Tanggal : 22 Januari 2014 Revisi :0 Halaman : 1 dari 9
KEBIJAKAN SPMI
Proses
Nama
Penanggungjawab Jabatan
1. Perumusan
Dr. Ir. Ida Ekawati, MP
2. Pemeriksaan
Moh. Harun, ST., MT
PR 1
3. Persetujuan
Alwiyah, SE., MM
Senat
4. Penetapan
Alwiyah, SE., MM
Rektor
5. Pengendalian
Dr. Ir. Ida Ekawati, MP
Tandatangan
Tanggal
Kepala PJM
Kepala PJM
1
1. Visi, Misi,Tujuan & Budaya Mutu Universitas
Visi Universitas Wiraraja: “ Terwujudnya Universitas Wiraraja Sumenep sebagai Universitas yang Universal, Berkarya Ilmiah dan Berbasis Riset” Misi Universitas Wiraraja: 1. Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran yang berkualitas; 2. Melaksanakan Penelitian dan publikasi yang professional untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi; 3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat sesuai kebutuhan pembangunan daerah di Kabupaten Sumenep dan di luar Kabupaten Sumenep; Tujuan Universitas Wiraraja: 1. Mengembangkan potensi mahasiswa agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, terampil, kompeten, dan berbudaya untuk kepentingan bangsa 2. Menghasilkan lulusan yang menguasai iptek/seni serta terampil dalam upaya peningkatan daya saing bangsa menuju kemajuan peradaban dan kesejahteraan umat manusia 3. Menghasilkan ilmu pengetahuan dan teknologi/seni melalui penelitian dan menerapkannya melalui pengabdian kepada masyarakat untuk kemajuan bangsa Budaya Mutu: 1. Reliabilitas :Kemampuan Universitas Wiraraja untuk melaksanakan layanan pendidikan secara akurat dan terpercaya 2. Daya tanggap (responsiveness): Kesediaan dan kemampuan Pimpinan/Dosen /Karyawan Univesitas Wiraraja untuk melayani semua stakeholder secara cepat. 3. Jaminan (assurance) : Pengetahuan dan keSPOanan semua Pimpinan/Dosen /Karyawan, serta kemampuan mereka untuk menyimpulkan keyakinkan & keprcayaan stakeholder 4. Empati : Pimpinan/Dosen /Karyawan Universitas Wiraraja bersedia untuk peduli, memberi perhatian kepada Stakeholder. 5. Bukti Fisik: Ketersediaan fasilitas sarana dan prasarana yang memadai 6. Bekerja amanah sesuai dengan uraian tugas masing-masing (kennenganna kennengi lakona lakoni)
2. Tujuan dokumen tertulis kebijakan
Dokumen tertulis Kebijakan SPMI Universitas Wiraraja dimaksudkan sebagai: 1. sarana untuk mengkomunikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan tentang SPMI yang berlaku di dalam lingkungan universitas; 2. Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dan pengendalian bagi setiap unit kerja dalam merencanakan dan melaksanakan program kerja dan anggaran, monitoring, evaluasi dan audit internal serta perbaikan mutu secara terus menerus (continuous improvement). 3. landasan dan arah dalam menetapkan semua standard dan manual atau prosedur dalam SPMI, serta dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu SPMI; 2
4. bukti otentik bahwa universitas telah memiliki dan melaksanakan SPMI sebagaimana diwajibkan menurut peraturan perundang-undangan.
3. Luas lingkup kebijakan
Kebijakan SPMI mencakup semua aspek penyelenggaraan pendidikan tinggi pada universitas, dengan fokus utama pada aspek pembelajaran dan aspek lain yang mendukung aspek pembelajaran. Fokus pada aspek pembelajaran ini dimaksudkan sebagai langkah awal atau perintis, sebab secara bertahap fokus dari luas lingkup kebijakan SPMI akan dikembangkan sehingga mencakup juga aspek non akademik kecuali aspek keuangan
4. Pihak-pihak yang terkena kebijakan
Kebijakan SPMI berlaku untuk semua unit dalam universitas Wiraraja, yaitu: fakultas, prodi, biro, lembaga, dan pusat-pusat studi, serta organisasi kemahasiswaan.
5. Istilah dan Definisi
1. Kebijakan: pernyataan yang tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan dari institusi tentang sesuatu hal; 2. Kebijakan SPMI: pemikiran, sikap, pandangan universitas mengenai SPMI yang berlaku di universitas; 3. Manual/SPO SPMI: dokumen tertulis berisi petunjuk praktis tentang bagaimana menjalankan atau melaksanakan SPMI; 4. Standar SPMI: dokumen tertulis berisi kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi, mengenai sesuatu yang harus dicapai / dipenuhi; 5. Evaluasi diri: kegiatan setiap unit dalam universitas secara periodik untuk memeriksa, menganalisis, dan menilai kinerjanya sendiri selama kurun waktu tertentu untuk mengetahui kelemahan dan kekurangannya; 6. Audit SPMI: kegiatan rutin setiap akhir tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal universitas untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai / dipenuhi oleh setiap unit dalam lingkungan universitas. 7. Instruksi kerja: Petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara terperinci
6. Rincian Kebijakan
Seluruh sivitas akademika Universitas Wiraraja Sumenep berkeyakinan bahwa SPMI bertujuan untuk: 1. menjamin bahwa setiap layanan pendidikan kepada mahasiswa dilakukan sesuai standar yang ditetapkan, sehingga apabila diketahui standar tersebut tidak bermutu atau terjadi penyimpangan antara kondidi riil dengan standar , maka akan segera dilakukan perbaikan standar; 2. mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, khususnya orang tua/wali mahasiswa, tentang penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan standar yang ditetapkan ; 3. mengajak semua warga kampus Universitas Wiraraja untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpedomanan pada standard an secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu.
3
Model Manajemen Pelaksanaan SPMI Universitas Wiraraja: SPMI pada Universitas Wiraraja dirancang, dilaksanakan, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan dengan berdasarkan pada model PDCA (Plan, Do, Check, Action). Dengan model ini, maka universitas akan menetapkan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktifitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktifitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan. Dengan model manajemen PDCA, maka setiap unit dalam lingkungan universitas secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri dengan menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan unit, seluruh staf pada unit bersangkutan, dan kepada pimpinan universitas. Terhadap hasil evaluasi dari pimpinan unit dan pimpinan universitas akan membuat keputusan tentang langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu. Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PDCA juga mengharuskan setiap unit dalam universitas bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan setiap akhir semester akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan universitas, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor. Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Universitas Wiraraja terjamin mutunya, dan bahwa SPMI universitas pun juga selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahannya sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan. Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model manajemen PDCA adalah kesiapan semua prodi untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal baik oleh BAN-PT ataupun lembaga akreditasi lain yang kredibel
Gambar 1. Model Manajemen PDCA Kaizen Disamping itu, dalam upaya peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous improvement), Universitas Wiraraja juga menerapkan filosofi kaizen yang meliputi 5 S yaitu Seiri (Singkirkan Item Yang Tidak Diperlukan), Seiton (Atur penempatannya shg mudah diatur & mudah diakses sehingga lebih efisien), Seisou (Kembalikan kondisinya seperti semula (make it shine)), Seiketsu (Buat standart Kerja dan perjelas standartnya), Shitsuke (Pastikan standartnya dipatuhi) yang diimplementasikan pada setiap aktivitas di seluruh tingkatan unit kerja di Universitas Wiraraja Sumenep.
4
Prinsip dalam melaksanakan SPMI Universitas Wiraraja: Untuk mencapai tujuan SPMI, dan untuk mewujudkan visi, misi, serta tujuan universitas, maka civitas akademika dalam melaksanakan SPMI pada setiap aras, selalu berpedoman pada prinsip: 1. berorientasi kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal; 2. mengutamakan kebenaran; 3. tanggungjawab sosial; 4. pengembangan kompetensi personel; 5. partisipatif dan kolegial; 6. keseragaman metode; 7. inovasi, belajar dan perbaikan secara berkelanjutan. Strategi SPMI Universitas Wiraraja: Strategi Universitas Wiraraja di dalam melaksanakan SPMI adalah: 1. melibatkan secara aktif semua civitas akademika sejak tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI; 2. melibatkan pula organisasi profesi, alumni, dunia usaha dan pemerintahan sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penetapan standar SPMI; 3. melakukan seminar, lokakarya,workshop, pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi di bidang akademik maupun non akademik, tentang SPMI, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal; 4. melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI kepada para pemangku kepentingan secara periodik. Siklus Manajemen Pelaksanaan SPMI: Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dengan model PDCA di Universitas Wiraraja diawali dengan satu siklus kegiatan penjaminan mutu dalam waktu satu kalender akademik dan diikuti oleh siklus yang sama pada tahun-tahun berikutnya dengan model manajemen kendali mutu PDCA dan penerapan filosofi kaizen. Implementasi “Satu Siklus” Penjaminan Mutu dikendalikan dan dikoordinasikan secara konsisten dan terus menerus oleh Pusat Jaminan Mutu dan seluruh unit kerja di tingkat Universitas, Fakultas, program Studi, Lembaga, Biro, dan Unit lainnya. Satu Siklus kegiatan penjaminan mutu di Universitas Wiraraja terdiri atas 7 (tujuh) komponen yang dapat dijelaskan dalam gambar berikut:
Gambar 2. Siklus Manajemen SPMI Universitas Wiraraja 5
Wisuda
Yudisium
Tugas Akhir
DOWNSTREAM
KHS
UAS
UTS
Perkuliahan
MIDSTREAM GBPP/S A P
KRS
PKKMB
Daftar Ulang
PMB
UPSTREAM
LPPM Perpustakaan BAAK BAU Biro Keuangan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Laboratorium
Gambar 3. Proses Pendidikan Universitas Wiraraja Pelaksanaan SPMI pada aras setiap Unit dan aras Universitas Wiraraja: Universitas Wiraraja memiliki 7 fakultas dengan 10 prodi yaitu Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Prodi Administrasi Negara, Fakultas Pertanian (FP) Prodi Agribisnis, Fakultas Ekonomi (FE) Prodi Akuntansi dan Prodi Manajemen, Fakultas Hukum (FH) Prodi Ilmu Hukum, Fakultas Teknik (FT) Prodi Teknik Sipil, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Prodi Ilmu Pengetahuan Alam dan Fakultas Ilmu Kesehatan (FIK) Prodi Keperawatan , Prodi Kebidanan, dan Prodi Ners, 4 unit kerja tingkat biro universitas, perpustakaan, 2 lembaga, dan laboratorium. Universitas menetapkan bahwa sejak tahun 2011 seluruh unit kerja akademik maupun non-akademik pada setiap aras harus melakukan SPMI dalam setiap aktivitasnya. Agar pelaksanaan SPMI pada semua unit dan aras tersebut dapat berjalan lancar dan terkoordinasi secara efektif, maka Universitas membentuk Pusat Jaminan Mutu (PJM) yang secara khusus bertugas untuk menyiapkan, merencanakan, merancang, menetapkan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi, dan mengembangkan SPMI. Fungsi Pusat Penjaminan Mutu Universitas Wiraraja adalah sebagai berikut : 1. Menyelenggarakan penjaminan mutu akademik dan non akademik kecuali keuangan secara menyeluruh di Universitas Wiraraja, dalam mencapai indikator-indikator kinerja sesuai target yang telah ditetapkan. 2. Mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik secara konsisten dan berkelanjutan. Tugas Pokok Pusat Jaminan Mutu Universitas Wiraraja adalah sebagai berikut: 1. Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di Universitas Wiraraja 2. Mengkoordinasikan penyusunan dokumen-dokumen mutu dan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu akademik dan non akademik di Universitas Wiraraja 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu akademik dan non akademik dengan seluruh unit kerja yang terkait di Universitas Wiraraja 4. Memantau, menilai, mengaudit, dan mengevaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik di Universitas Wiraraja. 5. Menyiapkan sumber daya manusia yang kompeten melaksanakan penjaminan mutu maupun penilaian penjaminan mutu (Audit Internal) di
6
Universitas Wiraraja. 6. Melakukan kajian terhadap pelaksanaan penjaminan mutu akademik maupun non akademik oleh unit kerja dan menyampaikan hasil kajiannya kepada Rektor. 7. Mempersiapkan Akreditasi Program Studi dan Institusi, serta Evaluasi Implementasi SPM-PT. Pusat Jaminan Mutu dipimpin oleh seorang Kepala yang merupakan management representative di bidang mutu. Dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris, kepala bagian pengembangan dan manajemen mutu serta kepala bagian audit dan akreditasi. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Pusat Jaminan Mutu membentuk Tim Ad Hoc. Tim Ad Hoc adalah Tim yang secara khusus dibentuk oleh PJM untuk suatu penugasan tertentu terdiri atas sumber daya manusia dari unit kerja baik akademik maupun non akademik yang diangkat dengan SK Rektor atas usulan Kepala UPM. Berikut ini adalah struktur organisasi PJM. KEPALA Sekretaris
Kepala Bidang Pengembangan Manajemen Mutu
Kepala Bidang Audit dan Akreditasi
Gambar 4. Struktur Organisasi PJM
Di Tingkat Fakultas, Lembaga, Unsur Pelaksanan lainnya termasuk Biro dibentuk Tim penjaminan Mutu (TPM) yang tugas dan fungsinya melekat (embeded) dengan tugas dan fungsinya pada unit kerja masing-masing. Dalam implementasi SPMI, PJM berkoordinasi dengan TPM seluruh unit kerja di Universitas Wiraraja, dengan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, peraturan perundang-undangan yang berlalu dengan tujuan agar unit kerja yang bersangkutan dapat memenuhi standar dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Selanjutnya PJM dan TPM melakukan evaluasi untuk tindakan korektif terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan pendidikan baik akademik dan non akademik dan melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada pimpinan universitas. Disamping itu PJM melaksanakan pula Audit Internal untuk memeriksa kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang telah ditetapkan serta penetapan standar baru setelah dilakukan kaji ulang. 7. Daftar Standard Rincian standar dan SPO tertuang di dalam daftar induk dokumen mutu internal dan SPO 8. Referensi 1. UU Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen 3. UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 7
4. PP Republik Indonesia No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Statuta Universitas Wiraraja
8
Lampiran 1. Kebijakan SPMI Dengan dibentuknya unit SPMI, maka struktur organisasi Universitas Wiraraja adalah sebagai berikut:
9
