Uživatelská příručka Verze z 10.1.2012
(C) 2012 CAD Studio a.s., www.cadstudio.cz
1
Obsah Uţivatelská příručka ...............................................................................................................................1 Obsah .......................................................................................................................................................2 Začínáme .......................................................................................................................................4 Základní principy ............................................................................................................................5 Přihlášení a odhlášení ...................................................................................................................7 Práce s dokumenty .....................................................................................................................12 Strom dokumentů .........................................................................................................................13 Operace nad stromem .................................................................................................................16 Operace s dokumenty..................................................................................................................32 Operace myší (Drag-n-drop) ......................................................................................................42 Filtry ................................................................................................................................................44 Schvalovací proces ......................................................................................................................46 Správa uţivatelů a uţivatelských skupin ..................................................................................48 Řízení oběhu dokumentů ............................................................................................................52 Platnost dokumentů .....................................................................................................................61 Atributy ...........................................................................................................................................63 Vazby..............................................................................................................................................70 Podpora výkresů ...........................................................................................................................72 Vyhledávání...................................................................................................................................78 Karty..............................................................................................................................................85 2
Úvod ...............................................................................................................................................86 Info ..................................................................................................................................................87 Náhled ............................................................................................................................................92 Diskuze ..........................................................................................................................................93 Historie ...........................................................................................................................................96 Uţivatelé ........................................................................................................................................97 Práva ..............................................................................................................................................98 Filtr ................................................................................................................................................101 Atributy .........................................................................................................................................103 Vazby............................................................................................................................................104 Procesní karty .............................................................................................................................105 Nastavení stanice .....................................................................................................................107 Základní charakteristiky .............................................................................................................108 Prohlíţeče a editory ...................................................................................................................110 Ostatní ........................................................................................................................................115 Otázky a odpovědi......................................................................................................................116 Parametry instalace ...................................................................................................................119
3
Začínáme
4
Základní principy Při společné práci na nějakém projektu je nezbytné spolupracovat... a sdílet společné dokumenty. Kaţdý z nás uţ to určitě zaţil, ţe se podařilo během vypracovávání dokumentu, na kterém člověk pracoval ještě se dvěma kolegy, přepsat změny, které kolega udělal večer v práci, protoţe já jsem pracoval doma na "aktuální" verzi, kterou jsem si zkopíroval při odchodu a zapomněl jsem mu to říct. A jak potom nadával, protoţe se mu povedly krásné formulace, které uţ znovu dohromady nedá. Určitě byste si vzpomněli na další nepříjemné zkušenosti (třeba dokument, který beze stopy zmizel z disku a nikdo o něm nic neví, nebo geniální nápad, který zmizel v propadlišti dějin, protoţe nikdo nedělal poznámky, kdyţ jste nad obsahem dokumentu diskutovali a nebo...). iProject je systém, který vytváří bezpečné a pohodlné prostředí pro týmovou práci s libovolnými dokumenty v elektronickém formátu. Stručně by se funkce daly shrnout do následujících bodů: Správa dokumentů Přehledně zobrazuje všechny výkresy, zprávy, smlouvy a další dokumenty projektu ve stromové struktuře podobné Průzkumníku Windows. Eviduje jejich aktuální verze, protokoluje veškeré provedené změny dokumentu, upozorňuje uţivatele na změnu provedenou na kterémkoliv dokumentu, vydává a zamyká dokumenty pro editaci. Soubory lze přenášet na/z internetu jednoduše pomocí metody Drag-and-Drop (táhni a pusť). Jednotlivé dokumenty lze vyhledávat nejen podle názvu, autora a datumu, popř. podle uţivatelských atributů, ale i fulltextově - podle textového obsahu - a to jak u kancelářských dokumentů, tak u výkresů AutoCADu. Za pomoci základní vlastnosti dokumentu "Typ dokumentu" lze dokumenty podle vlastních představ kategorizovat a těmto kategoriím pak přiřazovat další volitelné vlastnosti dokumentu. Vývoj dokumentu usnadňují procesy "Řízení dokumentace" (Workflow), které pokrývají jeho připomínkové, schvalovací a distributivní řízení. Dokumenty je moţné provázat vazbami a tím nadefinovat jakkoli sloţitou dokumentovou strukturu. Diskuze Účastníci projektu mohou vést diskusi k libovolnému dokumentu formou diskusního fóra přístupného všem členům projektu. Kromě běţných textových příspěvků je u CAD výkresů podporována funkce RedLine (grafické komentáře). Přístupová práva Soubory v iProjectu jsou přístupné pouze prostřednictvím rozhraní systému a pouze po úspěšné autentizaci uţivatele jeho jménem a heslem. Administrátor projektu můţe definovat uţivatelské přístupy pro další účastníky (i skupiny účastníků) daného projektu a určovat jejich práva pro práci s dokumenty projektu. 5
Omezení Název skupiny projektů, projektu, sloţky a dokumentu můţe být maximálně 256 znaků dlouhý. Název uzlu nesmí obsahovat znaky \ / : * ? " + < > ani |. Úplná cesta ke sloţce či dokumentu můţe obsahovat nejvýše 1000 znaků. Do jedné sloţky není vhodné ukládat více neţ cca. 100-150 dokumentů.
6
Přihlášení a odhlášení Úvodní stránka aplikace Jestliţe chcete pracovat s dokumenty, které máte uloţeny v systému iProject, musíte se nejdříve přihlásit. Přihlášení a odhlášení se realizuje na úvodní stránce aplikace, jejíţ vzhled se ale liší podle toho, jak je nastaven parametr instalace ViewSimpleDef. Není-li nastaven, bude úvodní stránka zobrazena v reţimu "full", v opačném případě v reţimu "simple". V tomto reţimu je moţné na úvodním formuláři prostřednictvím menu získat zajímavé odkazy a informace, spravovat uţivatele a osobní údaje a vyhledávat dokumenty nebo sloţky v rámci celé instalace. Mohou zde být umístěny i odkazy na případná rozšíření aplikace podle uţivatelských poţadavků. Takto vypadá úvodní stránka po otevření aplikace iProject ve "full" režimu. Přihlašovací formulář je vlevo dole.
7
Úvodní stránka aplikace v "simple" režimu. Přihlašovací údaje jsou nahoře uprostřed.
Přechod z reţimu "simple" do reţimu "full" a obráceně lze uskutečnit klepnutím na ikonu "iPROJECT" v levém horním rohu formuláře. Vložení uživatelského jména a hesla
V reţimu "full" se přihlášení provádí pomocí formuláře v levé dolní části okna aplikace. Jestliţe zde přihlašovací formulář není, jste jiţ pravděpodobně přihlášeni (nebo někdo jiný). Snadno si to ověříte v pravém horním rohu, kde se zobrazuje jméno právě přihlášeného uţivatele. Samotné přihlášení provedete tak, ţe vyplníte vámi zvolené přihlašovací jméno a heslo. Na tvar hesla má vliv parametr aplikace SecurePasswords. Pokud zaškrtnete volbu "Zapamatovat heslo", systém při příštím vstupu do aplikace předvyplní přihlašovací parametry a stačí pak jen stisknout tlačítko "Přihlásit". Tuto volbu ale pouţívejte opatrně - kdokoliv se dostane na váš počítač (i kdyţ většinou je ještě potřeba být přihlášen do Windows), bude moci se dostat do aplikace iProject a mít přístup k vašim dokumentům. Dále je třeba upozornit, ţe tato funkce je lokální vzhledem k určitému počítači (je realizována pomocí tzv. cookies) - bude tedy fungovat pouze na tom počítači, kde jste ji povolili.
8
V "simple" reţimu jsou přihlašovací údaje umístěny v horní části formuláře a pro jejich vyplňování platí obdobná pravidla.
Po úspěšném přihlášení se v pravé horní části stránky zobrazí jméno přihlášeného uţivatele a pod ním ve "full" reţimu také číslo aktuální verze nainstalované klientské části.
Jestliţe se na konkrétním počítači přihlašujete do aplikace iProject poprvé, je nutné stáhnout a nainstalovat klientskou část aplikace. Staţení a instalace proběhne víceméně automaticky, ale je třeba se připravit na to, ţe stahovaní a instalace zabere nějaký čas a bude potřeba mírný uţivatelský zásah. Jakmile aplikace zjistí, ţe nemáte nainstalovanou odpovídající klientskou část, začne jí stahovat. Obrazovka aplikace má během stahování následující vzhled. iProject ověřuje verze serveru a klienta a informuje o případné nekompatibilitě i s možností odregistrace stávající verze komponenty a umožnění práce s jinou verzí serveru (pro „zapomenutí“ komponenty je nutné zavřít všechna okna MSIE)
Po úspěšném staţení se automaticky spustí instalace. Nicméně bezpečnostní mechanismy v prohlíţeči se zpravidla chtějí ujistit, zda je instalace vámi vyţádaná a objeví se následující potvrzovací dialog.
9
Nyní jiţ stačí potvrdit instalaci a počkat na její dokončení. Dále je nutné upozornit na to, ţe staţení a instalace se můţe provést i v případěm kdy server vyţaduje novější verzi klienta, neţ kterou máte právě nainstalovanou. Odhlášení uživatele Odhlášení provedete klepnutím na tlačítko Odhlásit, které se objeví v levé dolní části místo přihlašovacího dialogu (pouze "full" reţim). Odhlásit se také můţete klepnutím na své jméno v pravé horní části okna aplikace. Důvěryhodné přihlášení Windows Nastavením specielního parametru instalace lze dosáhnout důvěryhodného přihlášení Windows coţ znamená, ţe přihlášení do iProjectu odpadá, neboť je automatické prostřednictvím přihlášení uţivatele do počítače. Jednoduché řešení je realizováno nadefinováním vazby mezi uţivatelem Windows a uţivatelem iProject. Uţivatel iProject tedy musí existovat včetně jeho přístupových práv. Z profilu uţivatele Windows nejsou přebírány ţádné údaje, kromě jeho přihlašovacího jména (event. včetně domény). Definice těchto vazeb je v kompetenci hlavního administrátora. Příslušný formulář lze otevřít z místní nabídky spuštěné mimo strom iProjectu, v poloţce "Konfigurovat" -> "Důvěryhodné přihlášení.
10
Textové pole "Účet Windows" je třeba naplnit přihlašovacím jménem uţivatele Windows, které při přihlášování do domény se uvádí včetně ní (ve tvaru.: "doména\uţivatel"). Seznam "Účet iProject" obsahuje všechny dosud neprovázané uţivatele iProjectu. Ve spodní části jsou jiţ definovaná propojení. Výchozí neautorizovaný přístup V tomto specielním reţimu práce iProject umoţňuje neautorizovaný přístup do správy dokumentů. Po spuštění aplikace se automaticky přihlásí k tomu účelu zaloţený anonymní uţivatel, jenţ má poskytnuta přístupová práva nevyţadující autentifikaci - zpravidla se jedná o čtecí přístupová práva. Postup při zavedení tohoto reţimu je následující: - založit pomocného uživatele - nastavit mu účast v projektech a přístupová práva - nastavit parametry instalace DefLoginName, DefLoginPass a UseDefLogin (viz část Ostatní, kapitola Parametry instalace)
11
Práce s dokumenty
12
Strom dokumentů Stromová struktura Po přihlášení do aplikace iProject je obrazovka rozdělena v zásadě na dvě části. Vlevo se zobrazuje strom, který obsahuje dokumenty a vpravo je soubor informačních karet, pomocí kterých lze zobrazit informace o dokumentech. Strom dokumentů
Podívejme se blíţe na stromovou strukturu dokumentů. Je v zásadě téměř totoţná se stromovou strukturou sloţek, kterou znáte z Windows. Nicméně je zde několik odlišností. Následuje přehled poloţek, které se mohou ve stromu vyskytnout. Skupina projektů Je to objekt na nejvyšší úrovni. V analogii se souborovým systémem ve Windows by odpovídala počítači. Skupina projektů můţe obsahovat jednotlivé projekty. Pokud smaţete všechny projekty ze skupiny, skupina se automaticky zruší. Skupina projektů je rozšíření jména projektu pro moţnost organizace projektů a slouţí mj. k tomu, aby byly projekty ve stromu logicky uspořádány. Projekt Jde o objekt na druhé úrovni. V analogii s Windows by odpovídal disku. Můţe obsahovat pouze sloţky. Zapamatujte si, ţe kaţdý projekt je zcela samostatný a nejsou podporovány ţádné mezi-projektové vazby (propojení dokumentů, sdílení uţivatelů, atd.). Práva uţivatelů a vlastnosti jsou definovány "per-projekt". 13
Složka Tento objekt se nejvíce podobá svému vzoru z Windows. Můţe obsahovat další sloţky (podsloţky) nebo dokumenty. Uţivatelská práva jsou přiřazována pouze sloţce a nikoliv jednotlivým dokumentům. Filtrovaná složka Jde o sloţku, ve které je aktivní filtr dokumentů. Znamená to, ţe zobrazené jsou pouze ty dokumenty, které vyhovují zadaným výběrovým kritériím. Dokument Vzhled ikony dokumentu se mění podle typu dokumentu a je shodný s ikonou pouţitou ve Windows. Dokumenty bez lokální podpory na daném PC jsou zobrazeny neutrální ikonou (prázdný list). Odkaz Off-line dokument - dokument (URL), který je umístěn na Internetu, na jiném počítači nebo v neelektronické podobě - je označen ikonou řetězu přes původní ikonu. Moţno pouţívat na web-odkazy, souborové odkazy nebo i jen textové odkazy k dokumentu (např. "ve skříni 68 vpravo nahoře") Vydaný dokument Vydaný dokument je označený červeným krouţkem u levého horního rohu původní ikony. Červeným prázdným krouţkem jsou označené dokumenty, které jsou vydány pro mne (mnou jako uţivatelem). Ostatní vydané dokumenty jsou označeny plným červeným krouţkem. Ostatní uţivatelé nemohou upravovat vydaný dokument. Rozpracovaný dokument Rozpracovaný dokument (work-in-progress) je označen ţlutým krouţkem. Jde o vydaný dokument dočasně vrácený zpět do iProjectu, zatím bez navýšení revize. Neplatný dokument Neplatný dokument je označen přeškrtnutím původní ikony souboru. Schválený dokument
14
Schválený dokument je označen zeleným zatrţítkem přes plochu původní ikony. Dokument v řízení Hvězdičkou je označen dokument v řízení (workflow). Její barvou je odlišen typ řízení:
modrá - připomínkové řízení, červená - schvalovací řízení, zelená - distributivní řízení
Zásady pro ovládání stromu Zobrazení stromu reaguje na stejné klávesové zkratky jako Průzkumník ve Windows (např. [*]=rozbalit vše, [+]=rozbalit větev, [-]=sbalit větev). Pozice ve stromu je ukládána mezi jednotlivými sezeními daného uţivatele a při příštím přístupu je zobrazena tato poloţka stromu. Polohu předělu mezi stromem a pravým oknem dokumentů lze měnit přetaţením myší (poloha se zapamatuje mezi sezeními).
15
Operace nad stromem Pravé tlačítko myši Všechny operace s objekty ve stromu se vyvolávají klepnutím pravého tlačítka myši na objekt, se kterým chceme pracovat. Po klepnutí se objeví rozbalovací nabídka, která obsahuje operace týkající se vybraného objektu. Tato nabídka má společnou část, která je shodná u všech objektů a pak část proměnnou, jejíţ poloţky závisí na objektu. Například u objektu Skupina projektů jsou v proměnné části pouze volby - "Nový projekt" a "Hledat", neboť nic jiného neumoţňuje. Společná nabídka Společná nabídka pro všechny objekty stromu má tři části. První obsahuje příkaz Nový projekt. Druhá zahrnuje příkazy Kopírovat URL a Obnovit strom. Oba příkazy se týkají stromu dokumentů. Třetí obsahuje příkazy Nastavení, O aplikaci a Nápověda. Tato část je nejvíce obecná a týká se spíše aplikace iProject samotné.
Nový projekt Nový projekt můţe zaloţit hlavní administrátor nebo uţivatel s právem "Smí zaloţit projekt", které mu hl. administrátor poskytne. Zvolením této moţnosti se zobrazí dialogové okno, pomocí kterého se definují vlastnosti vkládaného projektu. Pro úspěšné vloţení nového projektu stačí zadat dva údaje. Jméno projektu a vybrat Skupinu projektů, do které má nový projekt patřit. Jestliţe chcete nový projekt zařadit do skupiny projektů, která ještě neexistuje, stačí místo výběru ze seznamu existujících skupin napsat název nové skupiny - pole se jménem skupiny umoţňuje obojí. V takovém případě se při vkládání projektu vytvoří i nová skupina projektů. Pozor, po dokončení operace se vloţený projekt ve stromu neobjeví - je třeba pouţít volbu Obnovit strom. Po vytvoření nového projektu se v něm automaticky vytvoří sloţka Kořen. Pokud jí nehodláte pouţívat, můţete jí smazat nebo 16
přejmenovat. Kromě dvou povinných parametrů můţete doplnit do projektu další informace: URL projektu Pokud existuje nějaká www stránka, která se týká projektu, je vhodné jí zde uvést. Na tuto adresu pak vede odkaz z názvu projektu, který se zobrazuje na Info kartě. Pozor, je třeba vloţit odkaz včetně protokolu http:// (nebo https://) na začátku. Skupinový e-mail Adresa pouţívaná v diskuzi k projektu. Přizvat uživatele Projektům je moţné přidělit přístupová práva pro jednotlivé uţivatele. Zde je nabídnut seznam projektů, které jiţ administruji a pokud některý z těchto projektů vyberu, jsou jeho členové automaticky přiřazeni (zkopírováni) jako členové nově vytvářeného projektu. Ţádná práva nejsou přiřazována - následně je můţete volbou "Práva" upravit do poţadovaného stavu.
Přejmenovat
17
V reţimu změny názvu objektu se název objektu ve stromu umístí do editačního rámečku, celý text názvu je vybraný a kurzor je na konci. Tento přístup vám umoţní rovnou napsat nový název, který tak přepíše starý, nebo stačí kdyţ klepnete na šipku vpravo a můţete název doplnit. Chování je shodné s přejmenováváním souborů v Průzkumníku z Windows - reţim přejmenování můţete stejně tak vyvolat klepnutím na vybraný objekt. Pozor, neplést s poklepáním - to objekt otevře nebo zavře. Chcete-li přejmenovat objekt, který není vybraný, musíte na něj klepnout, počkat a znovu klepnout.
Smazat Totu volbou můţete smazat libovolný objekt. Jelikoţ je tato volba nevratná a datově kritická (kolik uţ jste si omylem smazali souborů), objeví se po jejím zvolení dialog, který poţaduje potvrzení smazání. Pokud volbu potvrdíte a mazaný objekt není prázdný, objeví se informace o této skutečnosti a je vyţadováno ještě jedno potvrzení. Tato volba není přístupná běţnému uţivateli. Po jejím provedení jiţ není vybraný objekt dostupný, ačkoliv jeho soubory zůstávají nadále fyzicky uloţeny v úloţišti na serveru.
Upravit strom Funkce úpravy stromu dokáţí plně nahradit funkce taţení myší ve stromě. Jsou nenahraditelné zejména v případech, kdy příslušné uzly stromu, vstupující do jisté operace, jsou od sebe značně vzdálené a je nezbytné strom rolovat. 18
Funkce "Vyjmout" a "Kopírovat" převezmou aktuální uzel do schránky. Funkce "Vložit" uloţí obsah schránky na aktuální uzel. Poznámka: Fyzické vyjmutí uzlu se realizuje aţ při provedení funkce "Vloţit". Hledat Tato funkce se nabízí v nabídce na všech uzlech stromu kromě uzlu "Dokument". Standardně umoţňuje vyhledat dokument nebo sloţku podle názvu nebo jeho části. Alternativně, pokud zvolíme fultextové vyhledávání, vyhledává dokumenty podle v nich obsaţeném textu. Oblast vyhledávání je vţdy určena uzlem, na kterém byla funkce aktivována, pokud byla aktivována mimo strom, vyhledává se v celé instalaci (všechny skupiny projektů). Podrobně popsána v kapitole "Vyhledávání". Kopírovat URL
Tato volba umoţní zkopírovat do Schránky Windows, nebo odeslat e-mailem odkaz (URL) daného objektu. Můţeme se pak na tento objekt (dokument, sloţku, projekt, skupinu projektů) odkázat v libovolné jiné aplikaci či dokumentu, který podporuje HTML odkazy (web stránka, e-mail, Word...). Pokud se na takový odkaz pokusíte podívat například pomocí prohlíţeče, budete nejprve poţádání o přihlášení do aplikace iProject a potom se jiţ zobrazí objekt, na který odkaz vede. K dispozici jsou dvě varianty odkazů: Pro přístup Po přihlášení se v prohlíţeči objeví stejné rozvrţení aplikace iProject, jako kdybychom vybrali odkazovaný objekt ve stromu. Tento odkaz tedy slouţí pro přístup "doprostřed" stromu dokumentů, coţ v případě rozsáhlých a "košatých" stromů můţe velmi usnadnit přístup ke konkrétnímu dokumentu. Nezapomínejte, ţe URL si také můţete přidat do vašich Oblíbených poloţek a snadno se pak k němu rychle vrátit. Pro stažení Tento odkaz je poněkud jiného charakteru - jde o odkaz přímo na daný dokument. Jde tedy o stejný případ, kdy je na WWW 19
stránkách odkaz například na archivní soubor ZIP. Prohlízeč v takovém případě uloţí soubor na lokální počítač uţivatele a ten s ním můţe pracovat jako se souborem. Jestliţe tedy pouţijeme tento typ odkazu, iProject (opět po přihlášení) zpřístupní pod tímto odkazem přímo daný soubor. Půjde-li třeba o obrázek ve formátu GIF a podíváte se na odkaz v prohlíţeči, zobrazí se vám pouze obrázek, který můţete snadno uloţit na disk a dále s ním pracovat. Pouţijete-li takový odkaz na www stránce, můţete soubor uloţit na disk přímo pravým tlačítkem a volbou Uloţít cíl jako... Odeslat e-mail Bude automaticky vytvořena e-mailová zpráva, v jejímţ těle bude obsaţen přístupový odkaz. Je nutné přepsat defaultní cílovou email adresu. Obnovit strom Tato funkce aktualizuje stav stromu. Vzhled stromu, tak jak jej vidíte, totiţ nemusí odpovídat aktuální situaci. Jestliţe na projektu pracuje i někdo jiný a provádí změny ve struktuře, nebo v dokumentech, změny se u vás neprojeví, dokud tuto funkci nepouţijete. Funkce obnovuje tu část stromu, na které je při spuštění příkazu kurzor myši, pokud jste mimo zobrazený strom, dojde k obnovení celého stromu. Nastavení Volba umoţňuje měnit základní nastavení aplikace. Tato část je popsána v samostatné kapitole "Nastavení stanice". O aplikaci Tato volba zobrazí informační okno o aplikaci. Důleţitá můţe být zejména informace o verzi aplikace.
Nápověda 20
Poskytne moţnost získat informace z uţivatelské příručky, která se otevře v samostatném okně. Nabídka projektu
Nová složka Funkci můţe pouţít pouze administrátor projektu a slouţí k vytvoření nové sloţky. Po vyvolání této volby se objeví dialog, kde musíte zadat jméno sloţky. Doporučujeme volit spíše krátké, výstiţné názvy a nepouţívejte přitom znaky \ / : * ? " + < > ani |.
Přehled řízení dokumentace Funkce poskytuje administrátorovi ŘD přehled o řízeních v projektu (více v kapitole "Řízení oběhu dokumentů"). Nabídka správy projektu
21
Zde jsou soustředěny administrátorské funkce pro danný projekt, které můţe vykonávat administrátor projektu.
Práva Uţivatel, který projekt zaloţil, se stává automaticky jeho administrátorem. Administrátory projektu se ale mohou stát další uţivatelé, pokud je prostřednictvím tohoto dialogu stávající administrátor pověří touto pravomocí. Administrátor řízené dokumentace je osoba s pravomocí vyhlašovat řízení nad dokumenty. Tuto osobu pověřuje pravomocí administrátor projektu (viz kapitola "Řízení oběhu dokumentů").
Procesní karty Administrátorská funkce pro nastavení procesních karet, zde s platností pro celý daný projekt (procesní karty lze definovat i na úrovni "Sloţka"). Pomocí procesních karet můţete rozšířit funkčnost iProjectu a navázat jej na další firemní intranetové aplikace. Zobrazí se dialog, kterým můţete přiřazovat a odnímat procesní karty. V horní části je seznam jiţ přiřazených karet. Novou kartu lze přiřadit zadáním Názvu karty a URL procesu. Název karty se pak objeví v nabídce karet při vybrání objektu a jako obsah takto definované karty se objeví výsledek volání URL procesu. Přiřazení nové karty se ukončí tlačítkem Přidat. Jestliţe chcete zrušit přiřazení, vyberte kartu v seznamu a pouţijte tlačítko Smazat. 22
Chceme-li opravit odkaz dříve zadané karty, zvolíme ji v seznamu, opravíme údaj a stiskneme "Přidat". Poté potvrdíme, ţe chceme aktualizovat odkaz.
Typy dokumentů Administrátorská funkce pro správu typů dokumentů. Typ dokumentu je jednou ze základních vlastností dokumentu, která je nastavena bezprostředně při vloţení dokumentu. Umoţňuje zejména:
omezit typy (extension - rozšíření) souborů dokumentu, propojit s uţivatelskými atributy dokumentu, povolit/zakázat kontrolu platnosti dokumentu, filtrovat dokumenty podle typu.
Typy dokumentů lze definovat na 2 úrovních. Administrátor projektu můţe nadefinovat typy s platností pro konkrétní projekt (zde), hlavní administrátor s globální platností (viz. Home -> Správa číselníků -> Číselník typů dokumentů. Formulář obsahuje seznam všech definovaných typů, na úrovni projektu jsou viditelné i globálně definované typy, které ale nelze měnit (jsou zešedlé). Globální typ "Obecné dokumenty" je základním typem dokumentu, který je definován automaticky v kaţdé instalaci a není moţné jej zrušit.
23
Kód typu Textový řetězec (max. 10 znaků dlouhý). Jednoznačný identifikátor typu dokumentu. Název typu Textový řetězec (max. 30), který se objevuje v rozbalovacím seznamu pro volbu typu. Rozšíření souborů Textový řetězec (max. 100), obsahující přípustná rozšíření souborů. Při uvedení více hodnot se jednotlivé hodnoty od sebe oddělují čárkou. Lze uvést znak "*" (hvězdička) s významem "všechny", čili "bez omezení". Kontrola platnosti Při zaškrtnutí políčka budou dokumenty tohoto typu podléhat kontrole platnosti schváleného dokumentu - jinak má schválený dokument platnost neomezenou (viz Platnost dokumentu). Pouţitím tlačítka "Zrušit" můţeme jiţ nepotřebný typ dokumentu odstranit. Dokumenty, které byly toho typu, jsou převedeny na typ "Obecné dokumenty". Stiskem tlačítka "Uložit" se změny provedené na údajích příslušné poloţky zplatní. Případná změna v rozšířeních má vliv pouze na nově vkládané dokumenty. Ikona slouţí k přidání nového typu dokumentu. Vznikne nová řádka s výchozími hodnotami, které je třeba upravit a uloţit stiskem tlačítka "Uloţit". Atributy a Přiřazení atributů Popis těchto funkcí naleznete v samostatné kapitole této knihy s názvem "Atributy" Uživatele Popis této funkce naleznete v samostatné kapitole této knihy s názvem "Správa uţivatelů a uţivatelských skupin". Skupiny uživatelů Popis této funkce naleznete v samostatné kapitole této knihy s názvem "Správa uţivatelů a uţivatelských skupin". Nabídka složky
24
Nová podsložka Funkci můţe pouţít uţivatel s právem administrovat výchozí sloţku. Umoţňuje vloţit do výchozí sloţky novou podsloţku (odpovídá vloţení sloţky do projektu - viz Nabídka projektu). Nový dokument Touto volbou je moţné přidat do sloţky nový dokument. Podrobný popis najdete v části Operace s dokumenty. Exportovat Funkci lze aplikovat na sloţce. Slouţí k hromadnému vykopírování všech dokumentů sloţky do určeného místa na externím nosiči. V určeném místě bude zaloţena cílová sloţka. Při zaškrtnutí Včetně podsložek funkce bere do úvahy i obsah posloţek. Na výstupu bude zaloţena stejná sloţková struktura jako na vstupu. Prázdné sloţky standardně nejsou na výstupu vytvářeny, coţ můţeme změnit zaškrtnutím Včetně prázdných složek. Jestli-ţe zaškrtneme Pouze schválené revize dokumentů, pak vystoupí poslední schválené revize dokumentů. Pokud dosud dokument nemá ţádnou schválenou revizi, nevystoupí.
Vyprázdnit Tato nabídka se objevuje pouze na uzlu typu "Sloţka". Po jejím provedení budou vymazány všechny dokumenty a podsloţky dané 25
sloţky, přičemţ sloţka jako taková zůstane zachována. Výmaz vnitřních objektů sloţky se realizuje rekurzívně. Před vlastním výmazem je nutno operaci potvrdit (stejné hlášení, jako u předchozí funkce "Smazat"). Importovat Funkci lze aplikovat na sloţce. Slouţí k hromadnému vloţení dokumentů z určené sloţky na externím nosiči. Vstupující dokumenty lze filtrovat zadáním filtru v údaji Filtr. Při zaškrtnutí Včetně podsložek funkce bere do úvahy i obsah posloţek. Na výstupu bude zaloţena stejná sloţková struktura jako na vstupu. Prázdné sloţky standardně nejsou na výstupu vytvářeny, coţ můţeme změnit zaškrtnutím Včetně prázdných složek. Počáteční sloţka zdrojového struktury bude standarně na výstupu zaloţena, ale zrušením zaškrtnutí Včetně počáteční složky to lze potlačit. Zaškrtnem-li Pouze složky, pak se nebudou vkládat dokumenty, ale pouze adresářová struktura. V tom případě je údaj Filtr bezpředmětný. Tlačítko "OK" se uvolní k pouţití pouze při zadání platné cesty, kdy se současně v levé spodní části zobrazí celková velikost importovaných dat. Je testována zbytková kapacita úloţiště a při jejím překročení je uţivatel na tuto skutečnost upozorněn.
Nabídka správy složky
26
Zde jsou soustředěny administrátorské funkce pro dannou sloţku, které můţe vykonávat uţivatel s právem administrace sloţky. V následujících odstavcích jsou tyto funkce popsány (funkce Spravovat - Procesní karty je popsána u téţe funkce projektu).
Povolit/Zakázat WWW přístup Společně s volbou Kopírovat URL - Pro stažení vám umoţní zpřístupnit určitý dokument i uţivateli, který není do systému iProject přihlášen. Jestliţe tuto volbu povolíte u sloţky konkrétního dokumentu, můţe odkaz vytvořený pomocí volby Kopírovat URLPro staţení pouţít jakýkoliv uţivatel Internetu. Zakázat/Povolit diskuzi Tato volba umoţňuje zakázat, nebo povolit diskuzi k dokumentům v určité sloţce. Nastavení platí pro všechny soubory ve sloţce. Procesní karty Funkce je popsána v části Nabídka správy projektu. Koš V pravé části okna se zobrazí seznam zrušených dokumentů. U kaţdého dokumentu je uvedeno datum vytvoření, datum zrušení a kdo dokument zrušil. Stiskem tlačítka "Obnovit" bude dokument opět dostupný. Nabídka dokumentu
27
Všechny funkce jsou popsány v následující kapitole "Operace s dokumenty".
Nabídka správy dokumentu Zde jsou soustředěny administrátorské funkce pro danný dokument, které můţe vykonávat uţivatel s právem administrace dokumentu (sloţky).
Zrušit vydání a Zneplatnit Tyto funkce jsou popsány v násl. kapitole "Operace nad dokumenty". Procesní karty Funkce je popsána v části Nabídka správy projektu. Specielní nabídka
28
Specielní nabídka se zobrazí při klepnutí pr. tl. myši mimo objekty stromu.
Konfigurovat Nabízí se pouze hlavnímu administrátorovi. Slouţí k nastavení základních vlastností aplikace jako celku.
Zde nastavené "Typy dokumentů" a "Atributy" platí pro všechny existující projekty instalace. Nastavení těchto vlastností na úrovni projektu pak rozšiřuje zde uvedené nastavení. "Typy dokumentů" určují všechny přípustné typy dokumentů, které hodláme v systému spravovat. Kaţdý dokument vloţený do systému je určitého typu, který odpovídá tomuto seznamu. Standardně seznam obsahuje typ "Běţné dokumenty". Volba "Atributy" umoţňuje nadefinovat doplňkové vlastnosti dokumentu. K dokumentu se připojují přes jeho typ (viz Práce s dokumenty - Atributy). "Typy vazeb" platí pro celou instalaci a nemají ekvivalent na úrovni projektu. Definuje všechny přípustné typy vazeb, kterými hodláme dokumenty vzájemně propojovat (viz Práce s dokumenty - Vazby). "Důvěryhodné přihlášení" slouţí k vytvoření vazeb mezi přihlášeními do Windows a iProject a tím odstranění dvojího přihlašování. "Parametry instalace" umoţňují nastavit některé zvláštní reţimy systému iProject. Pro snazší práci s nimi je lze filtrovat a třídit. Závaţné parametry lze měnit pouze po specielní autentifikaci.
29
Hledat Zde aktivované vyhledávání má působnost na celou instalaci, tzn. pro všechny projekty. Popsáno je v kapitole "Vyhledávání". Změna hesla Umoţňuje uţivateli změnit heslo. Zadává se aktuálně platné, nové a opakovaně nové heslo. Standardně musí mít délku min. 4 znaky. Při nastavení bezpečných hesel (parametr aplikace SecurePasswords) je vyţadovaná délka min. 8 znaků, nesmí obsahovat přihlašovací jméno a musí obsahovat alespoň jedno velké a jedno malé písmeno a alespoň jednu číslici.
Aktuality Prostřednictvím této poloţky lze získat aktuální informace pro uţivatele. Stránka je členěna na záloţky. V 1. záloţce získáme přehled o účasti přihlášeného uţivatele (nebo jiného změnou filtru Účastník) v řízeních. Výběr je moţné redukovat nastavením filtru Typ řízení. Ve 2. záloţce získáme informaci o vydaných dokumentech (standardně přihlášenému uţivateli). Ve 3. záloţce přehled změn v dokumentech za posledních 10 dní (podle parametru aplikace LastChangesInterval) . Změny jsou řazeny od nejnovějších k nejstarším a standardně jsou redukovány na nejvýznamější z nich, zašktnutím políčka "vše" se zobrazí všechny.
30
31
Operace s dokumenty Základní principy Revize Objekt dokument vypadá v aplikaci iProject poněkud jinak, neţ klasický soubor ve Windows. Hlavní rozdíl spočívá v tom, ţe pod jedním názvem dokumentu se můţe skrývat celá řada samostatných souborů – jde o různé revize dokumentu, tak jak se obsah dokumentu postupně vyvíjel. Nová revize vzniká v okamţiku, kdy aktualizujete nějaký dokument (ať jiţ aktualizací, nebo zpětným zařazením vydaného dokumentu) a zaškrtnete pole "Vytvořit novou revizi" (pokud pole nezaškrtnete, bude z ukládaného dokumentu vytvořena tzv. pracovní kopie - viz dále "Zařazení dokumentu"). Jestliţe se nějakým způsobem odkazujeme na dokument, vţdy se pracuje s obsahem poslední revize popř. pracovní kopie (při náhledu, otevírání, vydávání…). Předchozí revize je moţné nahlédnout, avšak je třeba příslušnou revizi vybrat na kartě Info. Označení revize je vyjádřeno čísly revize a subrevize oddělenými tečkou, nebo pouze číslem revize (z kompatibilních důvodů zachovaná starší varianta označování). Který způsob označování bude pouţit je dáno parametrem konkrétní instalace iProjectu. Počáteční revize je "0.1" (resp. "1"). Nová revize získává o 1 vyšší číslo na pozici subrevize (resp. revize). Schválením dokumentu se zvýší číslo revize o 1 a číslo subrevize se nastaví na 0 (resp. se číslo revize nezmění). Např. první schválený dokument nese označení "1.0". Vydávání a zařazování Při týmové práci na jednom dokumentu je nutné vyřešit problém souběţného provádění úprav. Pokud by dokument upravovali dva uţivatelé současně, pak by se opravy jednoho z nich v dokumentu neprojevily (vyhrál by ten, kdo by dokument uloţil jako poslední). Aplikace iProject proto zavádí pro dokument speciální příznak, který určuje, zda na dokumentu právě někdo pracuje – zda je vydaný. Typický postup při práci na úpravách dokumentu je pak následující: jestliţe je dokument nevydaný (nikdo na něm nepracuje), uţivatel pouţije volbu Vydat dokument, která jednak pošle aktuální obsah souboru na lokální počítač uţivatele a zároveň označí dokument jako vydaný. Vydaný dokument nelze znovu vydat a zařadit zpět ho můţe pouze uţivatel, kterému byl vydán. Jakmile uţivatel provede poţadované opravy (můţe ale ponechat dokument nezměněn), pouţije volbu Zařadit dokument, která jednak pošle do dokumentu nový obsah z lokálního počítače a jednak zruší označení vydání dokumentu. Tím umoţní provádět opravy dalšímu uţivateli, který má zájem. Vydaný dokument je jednak označen změnou jeho ikony (kolečko vlevo nahoře) a jednak se na kartě Info 32
objeví informace o uţivateli, kterému byl dokument vydán, včetně e-mailového kontaktu na něj. Můţete ho tak snadno poštou upozornit, ţe uţ má dokument dost dlouho a mohl by ho konečně vrátit. Specifickou funkcí je Aktualizace. Jde vlastně o zařazení nové verze dokumentu, bez předchozího vydání. Tuto funkci je pochopitelně moţné aplikovat pouze na nevydaný dokument. Můţete jí pouţít například při zásadní změně obsahu dokumentu, kdy neopravujete starý obsah, ale vytváříte zcela nový. Stejného výsledku můţete samozřejmě dosáhnout i vydáním dokumentu, a následným zařazením nového obsahu. V případě Aktualizace však nemusíte stahovat starý obsah dokumentu, který nepotřebujete. Administrátor projektu má k dispozici speciální funkci, která se vydávání týká. Jde o volbu Zrušit vydání, která uvolní dokument pro další vydání, i kdyţ ho uţivatel, který si původně dokument vyţádal, dosud nevrátil. Tímto způsobem můţe administrátor „vrátit do hry“ dokumenty, které jsou vydané nezvěstnému uţivateli, nebo napravit vydání, které vzniklo při nějaké nouzové situaci – například při selhání spojení během vydávání dokumentu, kdy nemá uţivatel vydaný obsah k dispozici, ale dokument je jiţ označený jako vydaný. Princip vydání a zařazení je zaintegrován do připomínkového řízení nad dokumentem (viz Řízení oběhu dokumentů). Vložení dokumentu Vkládat dokument můţete pouze do sloţky, proto je tato volba přístupná pouze na sloţce. Volba zobrazí dialog, pomocí kterého můţete nový dokument vloţit. Nejprve zvolte Typ dokumentu, který ovlivňuje výběr druhu zdrojového souboru (přípustné přípony názvu souboru) a sestavu uţivatelských atributů. Vloţit dokument můţete dvěma způsoby, přičemţ tento způsob uloţení jiţ po dobu existence dokumentu nelze měnit. Vložení fyzického dokumentu V tomto případě dojde k přesunu dat z vašeho počítače do aplikace iProject. Je to obdoba běţného kopírování souborů. Obsah takto vloţeného dokumentu je uloţen v zabezpečeném úloţišti na serveru a je k dispozici všem uţivatelům iProject. V takovém případě vloţte do pole Zdrojový soubor cestu k dokumentu na vašem lokálním disku - soubor můţete snadno vyhledat po stisku tlačítka se třemi tečkami (zobrazí se standardní dialog pro otevření souboru). Políčko "Voţit jako odkaz" ponechte nezaškrtnuté.
33
Vložení odkazu na dokument Jedná se o tzv. Externí odkaz.V tomto případě vkládáte pouze informaci, kde je moţné dokument nalézt. Touto informací můţe být třeba adresa dokumentu na Internetu (metodou Táhni a pusť lze takový odkaz vloţit pomocí Internetovského prohlíţeče, přetaţením ikony otevřeného odkazu do stromu aplikace iProject). Pokud takový odkaz vkládáte ručně, nezapomeňte vloţit celý odkaz včetně http://, https:// nebo ftp:// na začátku. Na kartě Info se objeví aktivní odskok na takto vloţený odkaz a karta Náhled bude zobrazovat obsah tohoto odkazu. Jestiţe půjde o papírový dokument uloţený v archivu, můţete do názvu dokumentu včlenit informaci o tom, kde lze fyzický dokument nalézt - například Sklad A, Police 35, sloţka 286/1845. V tomto případě ovšem nebudou fungovat aktivní Internetovské odkazy a nebude fungovat náhled. Políčko "Voţit jako odkaz" v tomto případě zaškrtněte. Jedná-li se o platný odkaz, udělá to program sám.
34
Společná pravidla dialogu Můţete ovlivnit Výchozí revizi dokumentu a tím např. uvést do souladu revizi elektronického dokumentu s výchozím dokumentem v papírové formě, nebo s revizí (verzí) uloţenou uvnitř dokumentu. Tlačítko "X" vpravo vedle "Typu dokumentu" umoţňuje obnovit úplný seznam typů dokumentů. Seznam totiţ po určení zdrojového souboru je zredukován na typy dokumentu přípustné pro vybraný typ souboru. Pokud bychom poté chtěli zdrojový soubor změnit, byli bychom omezováni ve výběru jeho typu dokumentu a v souvislosti s tím i ve výběru jeho samotného. Tlačítko "..." vpravo vedle pole "Zdrojový soubor", resp. "Odkaz na ext. dokument" slouţí k vyhledání objektu ukládání formou dialogu. Pole Název dokumentu se po volbě zdrojového souboru automaticky vyplní jeho názvem bez cesty a můţete jej změnit. Pod tímto názvem se bude dokument zobrazovat ve stromě. Výchozí název můţe vznikat i bez přípony, pokud je nastaven parametr aplikace "DefaultDocnameWithoutExt". Jestliţe zvolíte název dokumentu, který se v příslušné sloţce jiţ nachází, budete na tuto okolnost upozorněni s moţností, vloţit soubor jako novou revizi existujícího dokumentu - dojde k přechodu do dialogu, který se zobrazuje při vloţení nové revize dokumentu, viz dále Zařazení resp. Aktualizace dokumentu". V opačném případě budete nuceni název dokumentu změnit. Pokud zvolený typ dokumentu má definovány uţivatelské atributy, zobrazí se tlačítko Atributy, jehoţ stiskem se rozvine dialog 35
umoţňující jejich naplnění nebo změnu. Pokud jsou definovány povinné atributy a ty nejsou naplněny, rozvine se dialog po určení zdrojového souboru automaticky. Nejsou-li povinné atributy naplněny, je název tlačítka "Atributy" doplněn o znak "!" a ukončení dialogu tlačítkem OK není moţné. Při vkládání dokumentu typu "výkres" (s příponou názvu "dwg") program umoţňuje řešit vazby na referenční výkresy. Pro tuto funkci je třeba zaškrtnout pole Včetně referenčních výkresů. Podrobný popis naleznete v části Správa referenčních výkresů kapitoly Podpora výkresů. K dokumentu můţete také pořídit komentář v poli Poznámka. Pole Použít pro připouští v případě vkládání jednoho dokumentu pouze variantu "tento dokument". Vložení více dokumentů najednou Pokud je v průzkumníku označeno více dokumentů, je moţné je najednou vloţit do některé ze sloţek pomocí taţení myší. Podobně lze vloţit více dokumentů najednou prostřednictvím funkce "Import sloţky". Dialog "Vloţení nového dokumentu" se v takovém případě nejprve rozvine pro první ze skupiny vybraných souborů. V tomto dialogu a případně i v následujících dialozích pro další soubory skupiny je název zdrojového souboru, resp. odkaz na ext. dokument jiţ předvyplněn a není moţné jej měnit. Ostatní údaje vyplníte pro tento dokument podobně, jako při vkládání jednoho dokumentu. Uloţení ostatních dokumentů ze skupiny bude záviset na tom, jak nastavíte přepínač Použít pro:
tento dokument (standardní nastavení). Hodnoty všech uvládacích prvků formuláře, tj. "Vloţit jako odkaz", "Výchozí revize", "Typ dokumentu", "Poznámka" a také "Atributy" (pokud vybraný typ dokumentu nějaké atributy má definovány), budou pouţity pro právě vkládaný dokument a pro další dokumenty se dialog objeví znovu a tím kaţdý dokument bude moci mít vlastní nastavení. všechny dokumenty je k dispozici pouze je-li vybraný "typ dokumentu" pouţitelný pro všechny druhy (dle přípony) vstupujících souborů, tzn. obsahuje v definici povolených přípon znak "*" (hvězdička). Všechny dokumenty obdrţí tytéţ vlastnosti, tj. stejné hodnoty výše vyjmenovaných ovládacích prvků. všechny dokumenty stejného druhu poskytuje moţnost provést zařazení všech dokumentů téhoţ typu (téţe přípony) 36
najednou (jediným potvrzením) s tím, ţe všem dokumentům budou nastaveny stejné hodnoty ovládacích prvků. Dialog se objeví jednou pro kaţdý vsoupivší nový typ souboru. všechny dokumenty s automat. nastavením typu dokumentu všechny dokumenty obdrţí stejné vlastnosti (nastavené u prvního vstupujícího souboru) aţ na "typ dokumentu". Ten bude vybrán automaticky podle přípony vstupujícího souboru. Při výběru má přednost typ dokumentu, který danou příponu definuje v seznamu dříve. Neexistuje-li ţádný typ, který by danou příponu definoval, pouţije se typ obecný, tzn. typ jenţ obsahuje v definici "*".
Poznámky: - název dokumentu bude u všech skupinově uloţených dokumentů obsahovat výchozí hodnotu - správa referenčních výkresů u skupinově uloţených dokumentů není moţná - tlačítko "Storno" se také řídí nastavením přepínače "Pouţít pro". Chcete-li tedy ukončit ukládání celého zbytku vybrané skupiny souborů, vyberte variantu "Pouţít pro všechny dokumenty" a stiskněte "Storno" (není-li varianta dostupná, je nutné změnit "Typ dokumentu" na "Obecné dokumenty"). Vydání či otevření dokumentu
37
Pro získání dokumentu z iProjectu na váš lokální počítač je moţné pouţít několika funkcí - Vykopírovat, Otevřít a Vydat. Všechny tyto funkce přenesou obsah dokumentu na váš počítač. Nejjednodušší funkcí je Vykopírovat. Funkce Otevřít vykopírováním dokument nejen vykopíruje, ale ihned i otevře v implicitní aplikaci (definuje se ve Windows) - např. .DOC soubor otevře ve Wordu. Funkce Vykopírovat, Otevřít a Vydat je moţné aplikovat pouze na dokument. Během vydání se stáhne obsah dokumentu na váš lokální disk a dokument se v iProjectu označí jako Vydaný. Funkce pro získání dokumentu zobrazí dialog, kde určíte místo, kam se má obsah dokumentu uloţit. Můţete opět buď vloţit cílovou cestu ručně, nebo pouţít standardní dialog pro ukládání souboru, který vyvoláte tlačítkem se třemi tečkami. Pokud má dokument několik revizí, je moţné si nechat vydat místo implicitní poslední revize - i libovolnou starší revizi kopírovaný obsah souboru se tedy bude shodovat se stavem příslušné revize. Označení vydaného dokumentu je shodné při vydání kterékoliv revize. Název staţeného dokumentu se určen automaticky a je shodný se jménem dokumentu v aplikaci iProject. Pokud se v cílovém místě pro uloţení souboru vyskytuje soubor se stejným názvem, aplikace si vyţádá potvrzení přepsání existujícího souboru.
Zařazení dokumentu Tato volba slouţí k zařazení vydaného dokumentu zpátky do aplikace iProject a je přístupná pouze u vydaných dokumentů. Dokud není vydaný dokument vrácen, není moţné ho znovu vydat. Volba zobrazí dialog, pomocí kterého určíte obsah vraceného dokumentu. Pokud zapnete přepínač Vytvořit novou revizi, vytvoří se v dokumentu další revize, jejímţ obsahem bude vámi posílaný soubor. Jestliţe ho necháte vypnutý, vznikne nová revize ve tvaru tzv. pracovní kopie a dokument zůstává vydán. Pracovní kopie je rozpracovaný stav dokumentu, jejímţ prostřednictvím aktualizující uţivatel dává ostatním uţivatelům moţnost do nedokončeného dokumentu nahlédnout. Dalším uloţením pracovní kopie se 38
přepisuje pracovní kopie předchozí. Uloţením nové revize pracovní kopie zmizí. S vytvořením nové revize se hodnoty uţivatelských atributů standardně nemění (jsou vlastností dokumentu, ne revize). Pokud ale zapnete přepínač Přepsat atributy, pak program zobrazí tlačítko Atributy a tím vám poskytne moţnost je změnit. Jedná-li se o výkres (soubor typu DWG) a jsou-li mezi přiřazenými uţ. atributy atributy typu "výkresové pole", pak také dojde k analýze výkresu a automatickému naplnění těchto polí. Název dokumentu nemůţete měnit, slouţí zde pro informaci, ke kterému dokumentu novou revizi vytváříte. Je důleţitý zejména při zařazování dokumentu taţením souboru myší, kdy se můţe stát, ţe soubor omylem poloţíte na sousední dokument ve stromě. Dialog se můţe objevit také jako součást vkládání bloku dokumentů taţením myši. V takovém případě se zobrazí i přepínač Použít pro všechny dokumenty, jehoţ zaškrtnutím můţete potlačit opakované zobrazení dialogu pro další zařazované dokumenty a totoţné naplnění pole "Poznámka", popř. všechna následující zařazení potlačit při stisku tlačítka "Storno".
Aktualizace dokumentu Tato volba funguje obdobně jako zařazení, ale je moţné ji pouţít pouze na nevydaný dokument. Zobrazí dialog, který vypadá a funguje stejně jako u zařazení. Aktualizaci můţete s výhodou pouţít v případě, kdy budete chtít zařadit novou revizi dokumentu, ale nepotřebujete stáhnout stávající verzi z aplikace iProject. Pak je rychlejší rovnou dokument aktualizovat, neţ ho nejprve vydat a pak zařadit. Při aktualizaci vzniká vţdy nová revize, nelze vytvořit pracovní kopii. Podobně jako u zařazení dokumentu můţe se dialog zobrazit pro aktualizaci dokumentu z bloku dokumentů (viz předchozí kapitola).
39
Zrušení vydání Jde o volbu, která je přístupná pouze uţivateli, který dokument vydal, nebo uţivatelům s právem Administrace sloţky. Umoţňuje zrušit vydání dokumentu, aniţ by byl dokument vrácen a tím vznikla jeho nová revize. Můţe být také velice uţitečná, jestliţe některý z autorů zablokoval vydáním dokument, není k dispozici a je nutné dokument znovu zařadit do zpracování. K zablokování dokumentu můţe dojít i v případě nějakého havarijního stavu, či chyby komunikace. Zneplatnění dokumentu Zneplatnit dokument můţe pouze uţivatel s právem Administrace sloţky. Zneplatněný dokument se chová jako vydaný. Cílem je zabránit dalším změnám v tomto dokumentu, ale zůstává pro referenci k dispozici (lze jej znovu učinit platným). Neplatný dokument je ve stromu označen přeškrtnutou ikonou a nelze jej podrobit aktualizaci, tzn. nelze jej vydat ani aktualizovat, ani na něm zahájit jakékoli řízení.
Schválení dokumentu Prostřednictvím účasti ve Schvalovacím procesu nebo Schvalovacím řízení můţe uţivatel "schválit" aktuální revizi daného dokumentu. Dokument pak získá statut "schválen" (indikován ve stromu a na kartě Info), který si ponechá aţ do doby neţ je zařazena jeho případná nová revize, nebo platnost schváleného dokumentu vyprší uplynutím stanoveného časového intervalu, nebo je platnost ukončena zodpovědným pracovníkem (viz dále Platnost dokumentu). Schvalovací proces a Schvalovací řízení jsou dvě odlišné schvalovací metody, které se vzájemně vylučují. Která z nich bude ke schvalování dokumentů pouţita je dáno parametrem 40
"DocumentProceeding" instalace iProjectu.
41
Operace myší (Drag-n-drop) Obecné informace Pomocí myši lze v iPROJECTu realizovat celou řadu operací, přičemţ se uplatňují obdobná pravidla jako v Průzkumníku ve Windows. Prosté taţení - implicitní Taţení se stisknutým Shift - přesun (move) Taţení se stisknutým Ctrl - kopie (copy) Taţení se stisknutým Shift+Ctrl - vytvoření zástupce (shortcut, link) Stiskem klávesy Esc operaci přerušíte. Aktuální operace je signalizována ikonkou kurzoru myši. Ne všechny typy operací mají v dané situaci smysl - iProject to signalizuje ikonou "Zákaz stání". Vložení dokumentu Taţením myši lze vloţit nový dokument. V Průzkumníku nebo jiném správci souborů na vašem lokálním počítači klepněte na soubor, drţte stisknuté tlačítko myši a soubor přetáhněte na sloţku aplikace iProject, do které jej chcete překopírovat. V následném dialogu "Vloţení nového dokumentu" (viz kapitola "Práce s dokumenty", odstavec "Operace s dokumenty", část "Vloţení dokumentu") pak nastavíte potřebné vlastnosti dokumentu. Stejným způsobem lze zařadit i celou skupinu dokumentů - vyberte je ve vašem lokálním správci souborů a přetáhněte je najednou do některé sloţky aplikace iProject. Pro kaţdý dokument se zobrazí dialog zmiňovaný v předchozím odstavci (viz tentýţ odstavec, část "Vloţení více dokumentů najednou"). Pokud některý ze skupiny dokumentů je jiţ v příslušné sloţce přítomen, otevře se dialog "Zařazení dokumentu" s moţností vytvoření nové revize dokumentu (jako po funkci "Aktualizovat" nebo "Zařadit"). Při přetahování odkazu z Internet Exploreru bude URL adresa vloţena automaticky jako dokument typu Odkaz . Zařazení a aktualizace dokumentu Taţením myši lze také zařadit novou revizi existujícího dokumentu. Stane se tak, kdyţ soubor přetáhnete na vydaný dokument, nebo jeho sloţku. Byl-li vydán objeví se dialog "Zařazení dokumentu" (viz kapitola "Práce s dokumenty", odstavec "Operace s dokumenty", část "Zařazení dokumentu"), v opačném případě se spustí dialog "Aktualizace dokumentu" (viz tamtéţ, část "Aktualizace dokumentu"). Vykopírování dokumentu Pomocí taţení myši můţete rovněţ vykopírovat dokument z aplikace iProject na váš lokální disk (do Průzkumníku). 42
Manipulace s dokumentem uvnitř stromu Poloţením taţeného dokumentu na sloţku lze přesouvat, kopírovat příp. vytvořit zástupce dokumentu v rámci stromové struktury iPROJECTu. Volba typu přesunu Copy/Move/Link (kopie, přesun, zástupce) je identická s Průzkumníkem Windows (viz výše "Obecné informace"). Při operacích přesunu a vytvoření zástupce získá nový dokument tutéţ revizi, jako dokument výchozí. Při kopírování obdrţí počáteční revizi, tj. 1 (resp. 0.1). Jestli-ţe se v cílové sloţce jiţ dokument toho jména nachází, objeví se dialog, kde je moţné upřesnit, jak se má program zachovat.
První volbou (defaultní) operaci potlačíme. Při poţadavku "nahradit s počáteční revizí" získá vloţený dokument revizi 1 (resp. 0.1) . Při volbě "nahradit s navazující revizí" obdrţí vloţený dokument revizi (resp. subrevizi) o jedna vyšší, neţ dokument, který nahrazuje. Pokud taţený dokument poloţíme na jiný dokument, můţeme vytvořit vazbu mezi dokumenty (viz kapitola "Vazby"). Poznámka: Kopírování dokumentů v rámci stromu iProjectu lze parametrem instalace "DocumentCopy Allowed" zakázat. Manipulace se složkou uvnitř stromu Poloţíme-li taţenou sloţku na sloţku nebo projekt, můţeme přesouvat a kopírovat tuto sloţku do jiné pozice ve stromové struktuře. Typ přesunu se volí obdobně, jako u dokumentů (viz Obecné informace). Při přesunu sloţky se přesouvá celá sloţka včetně všech podřízených objektů. Při kopírování se kopíruje pouze vybraná sloţka, má-li podsloţky tak i její podsloţky, ale nikoliv dokumenty. Zkopírované sloţky obdrţí stejná práva, jako sloţky zdrojové. Tímto způsobem lze vytvářet opakující se strukturu sloţek.
43
Filtry Úvod Je rozšiřujícím modulem iProjectu. V případech, kdy v jedné sloţce je uloţeno větší mnoţství dokumentů, můţe se strom úloţiště stát nepřehledným. Za pomoci filtrů můţeme strom zredukovat pouze na dokumenty vyhovující výběru. Kaţdá sloţka můţe mít vlastní filtr, nebo můţe filtr zdědit z nadřízené sloţky. Obsah filtru se nastavuje na kartě "Filtr". Aktivace a deaktivace filtru se provádí na kartě "Info". Podrobné informace jak pracovat s filtry najdete v kapitole Karty - Filtr. Je-li filtr aktivní je ikonka jeho sloţky ve stromě doplněna o značku filtru. Aktivní filtr
Podřízené sloţky, které filtr dědí mají příznak filtrování zešedlý. Zděděný filtr
Výběrová kritéria Filtr se nastavuje pro sloţku dokumentů na kartě Filtr (viz kniha "Karty" , kapitola "Filtr"). Výběrovými kritérii jsou (mohou být):
standardní kritéria, kritéria připravená specielně pro konkrétní instalaci zákazníka, kritéria nad atributy dokumentů.
Standardní kritéria Jsou to kritéria, která se váţou na běţné charakteristiky dokumentů iProjectu. Obsahuje je kaţdá instalace vybavená modulem "Filtry". Jedná se o tato kritéria: - Dokument schválen (Ano/Ne), 44
- Název dokumentu (text. řetězec, který můţe obsahovat znak "*" s významem "ţádný nebo více libovolných znaků"), - Revize (číslo revize, popř. číslo revize.číslo subrevize), - Typ dokumentu (výběr z výčtu) Specielní kritéria Systém filtrů je otevřený pro konstrukci jakéhokoli kritéria nad existujícími daty iProjectu. Na základě poţadavku zákazníka je autorská firma připravena tyto specielní filtry vytvořit ještě před instalací, nebo i v průběhu dalšího provozu. Zručnější zákazník je schopen si je po kratší instruktáţi vytvořit sám. Atributová kritéria Kaţdý z přiřazených atributů se můţe stát výběrovým kritériem filtru. Toho lze dosáhnout zaškrtnutím příslušného atributu ve sloupci "Filtr" ve formuláři "Přiřazení atributů" (viz kniha "Atributy", kapitola "Přiřazení atributů"). Výběrové kritérium filtru obdrţí název totoţný s názvem atributu rozšířeným o text "(A)".
45
Schvalovací proces Úvod Schvalovací proces je proces, kdy zodpovědný pracovník, resp. pracovníci, odsouhlasí nebo odmítnou tvar předloţené revize dokumentu. Tento proces můţe být jedno- nebo víceúrovňový. Počet úrovní není omezen. U víceúrovňového schvalovacího procesu je dokument na vyšší úrovni moţno schvalovat teprve poté, kdyţ je schválen na bezprostředně niţší úrovni. Teprve kdyţ je dokument schválen na nejvyšší úrovni je označen za "schválený". Na kaţdé úrovni je moţné dát schvalovací právo jednomu nebo více osobám. Má-li toto právo na jisté úrovni více uţivatelů, stačí, aby jej uplatnil kterýkoli z nich a schvalovací proces této úrovně je uzavřen. Jeden a tentýţ uţivatel můţe mít právo i na více úrovních. Právo odmítnout dokument nemusí mít kaţdý uţivatel, který má právo dokument schválit. Schvalovací proces zůstal zachován z kompatibilních důvodů. Komplexnější schvalovací metodou je Schvalovací řízení, které je součástí Řízení oběhu dokumentů - Workflow. Tyto dvě schvalovací metody se vzájemně vylučují a aktivní metoda je stanovena parametrem instalace "DocumentProceeding". Nastavování práv Jako ostatní práva i práva schvalovací se nastavují na sloţce a je moţné je dědit z nadřazené sloţky. Právo nastavuje administrátor sloţky v kartě "Práva". V části "Schvalování (úplně dole) nastaví poţadovaný typ práva ("Schvalovat", "Neschvalovat", "Zdědit"), a v případě volby "Schvalovat" také počet schvalovacích stupňů.
Jakmile je nastaven počet schvalovacích stupňů (>0), rozšíří se nastavení práv skupin a uţivatelů o část práv schvalovacích. Zde je pak moţné poskytnout uţivateli právo schvalovat výběrem volby "Povoleno". Po stisku tlačítka "Nastav práva" se zobrazí dialog, upřesňující práva na jednotlivých schvalovacích úrovních.
46
Uplatnění práva Pokud má uţivatel schvalovací právo, plynoucí z nastavení jeho uţivatelských práv, nebo práv některé ze skupin, jichţ je členem, můţe jej uplatnit v kartě "Info" příslušného schvalovaného dokumentu. V takovém případě se mu zobrazí schvalovací popř. i odmítací ikonka. Klepnutím myši na příslušnou ikonku projeví svoje rozhodnutí. V záhlaví dokumentu na kartě Info se zobrazí stav schvalovacího procesu uvedený textem Stav schválení:, vyjádřený dvěma čísly oddělenými lomítkem. První číslo vyjadřuje aktuální schvalovací úroveň, druhé pak celkový počet úrovní.
47
Správa uživatelů a uživatelských skupin Správa uživatelů Slouţí k zahájení nebo ukončení účasti uţivatele v příslušném projektu, případně k opakovanému odeslání přizvávací zprávy. Podle funkce je členěn na záloţky. Stiskem ikony se spustí příslušná funkce. Přidat do projektu
Zde můţete přidat uživatele do projektu, neboli přizvat jej k účasti na práci v projektu. Tímto uţivatelem můţe být buď uţivatel úplně nový, jemuţ bude zřízen účet, nebo uţivatel, který jiţ má platný účet v souvislosti se zapojením do práce v jiném projektu. K rozlišení těchto dvou variant slouţí kříţkovací pole s názvem "nový uživatel". U nového uţivatele musíte znát jeho e-mailovou adresu - po jeho přidání do projektu mu přijde zpráva, která bude obsahovat informace, pomocí kterých se snadno do systému přihlásí. V případě, ţe se jedná o uţivatele, který jiţ účet má, vyberete jeho jméno v rozbalovacím seznamu. V rámci přidávání uţivatele můţete zároveň určit implicitní jazyk, ve kterém s ním bude iProject komunikovat. Rovněţ můţete uţivateli přidělit statut administrátora projektu bude mít přístupné speciální administrační funkce. Uţivatele přidáte tlačítkem [!]. Poznámka 1: Dokud se uţivatel nepřihlásí (výběrem odkazu ve vyzývací zprávě) a nevyplní příslušné údaje, bude se zobrazovat jeho e-mailová adresa místo jména. Poznámka 2: Samotným přidáním do projektu uţivatel ještě nezíská přístup k jeho sloţkám a jejich dokumentům. Ten je třeba na příslušných sloţkách projektu nastavit. Poznámka 3: Nový účet lze zřídit i pro uţivatele, který jiţ platný účet pro přístup do jiného projektu má. Z pohledu iProjectu se jedná o dva nezávislé uţivatele s odlišným přihlašovacím jménem a heslem.
48
Zopakovat výzvu
Tato funkce slouţí k opakovanému odeslání vyzývací zprávy uţivateli pro případ, ţe se zpráva ztratila, nebo z nějakých objektivních příčin nedorazila. Vyberte ze seznamu uţivatele a stiskněte tlačítko [!].
Odebrat z projektu
Je-li zapotřebí ukončit přístup uţivatele do projektu, pouţijeme tuto funkci. Vyberte ze seznamu uţivatele, kterého chcete odstranit a stiskněte tlačítko [!].
Správa uživatelských skupin Slouţí k vytvoření, zrušení nebo přejmenování uţivatelské skupiny příslušného projektu a k zařazování/vyřazování uţivatelů do/z uţivatelských skupin. Podle funkce je členěn na záloţky. 49
Vytvořit skupinu
Poskytuje moţnost zaloţit novou uţivatelskou skupinu. Jméno skupiny by nemělo obsahovat mezery, v případě jejich výskytu budou nahrazeny znaky "_". Po vepsání jména skupiny stiskněte [!].
Zrušit skupinu
Umoţňuje zrušit vybranou (nebo vybrané) skupiny. Po výběru stiskněte [!].
Zařadit uživatele
Slouţí k zařazení/vyřazení vybraného uţivatele do/z uţivatelské skupiny. Nejprve vyberte příslušnou uţivatelskou skupinu. Zobrazí se vertikálně členěné 2 seznamy uţivatelů: "Nečlenové" - uţivatelé projektu, kteří do uţ. skupiny nepatří a "Členové" uţivatelé, kteří jsou jejími členy. Poţadovaný stav dosáhneme přemisťováním uţivatelů z jednoho seznamu do druhého. Můţe být vybráno více uţivatelů současně. Operace se realizuje okamţitě hned po stisku tlačítka Přidat resp. Odebrat.
50
Přejmenovat skupinu
Zde můţete změnit jméno uţivatelské skupiny. Nejprve vyberte odpovídající skupinu a pak opravte její jméno. Opravu uloţte stiskem klávesy [!].
51
Řízení oběhu dokumentů Úvod Procesy řízení oběhu dokumentů mají za cíl řešit oběh dokumentů jako řízený a kontrolovaný proces, který vede a upozorňuje uţivatele na časové milníky procesu a správci procesu umoţňuje kontrolovat jednotlivé akce uţivatelů. Jedná se o 3 navazující procesy: - připomínkové řízení - schvalovací řízení - distributivní řízení „Řízení“ vyhlašuje pouze Administrátor řízené dokumentace (dále AŘD), kterého touto pravomocí pověřuje Administrátor projektu. Pověření AŘD
Aby mohl AŘD vyhlašovat řízení k dokumentu, musí mít k příslušné sloţce alespoň právo „Zapisovat“. Řízení se mohou zúčastnit všichni uţivatelé zařazení do projektu, kteří mají k řízenému dokumentu alespoň právo "Číst". Řízení se zahajuje z podnabídky místního menu na dokumentu „Řízení dokumentace“ -> „Zahájit...řízení“. Omezení: Schvalovací řízení lze zahájit pouze na neschváleném dokumentu, distributivní řízení se dá naopak zahájit pouze na schváleném dokumentu. Poznámka: 52
E-mailové zprávy, související s řízením dokumentace, nepodléhají nastavení notifikací. Připomínkové řízení Cílem PŘ je získat formou diskuse připomínky od vybraných pracovníků k vytvořenému dokumentu a jejich zapracováním do dokumentu vytvořit jeho novou revizi. Uţivatel, který dokument k řízení vytvořil a předal AŘD, je garant postupu. AŘD vybere účastníky PŘ, stanoví termín jeho ukončení (implicitně 14 dní) a zadá počet dní pro případnou upomínku (výchozí hodnota je zadána jako parametr aplikace "SendReminderMailAfter"). Vybraní účastníci a garant obdrţí zprávu o zahájení PŘ s výzvou k diskusi nad dokumentem. PŘ můţe být opatřeno komentářem, který se můţe, ale nemusí stát součástí zprávy. Zahájení připomínkového řízení
Výběr účastníků. Výběr se realizuje přemisťováním uţivatelů ze seznamu moţných účastníků (vlevo - Nečlenové) do seznamu vybraných účastníků (vpravo - Členové) a naopak. V příslušném seznamu vybereme poţadované uţivatele(i více současně) a stiskneme příslušné tlačítko (">" nebo "<"). Funkci lze zjednodušeně realizovat také poklepem na příslušnou poloţku seznamu - výsledkem je její přemístění do opačného seznamu. Tlačítko "<<" slouţí k vyprázdnění seznamu všech vybraných 53
účastníků všech úrovní (u vícestupňového SŘ). V seznamu moţných účastníků se mohou nabízet i uživatelské skupiny. Výběrem uţ. skupiny se do seznamu vybraných účastníků umístí uţivatelé této skupiny, kteří se ještě v tomto seznamu nenacházejí. Tímto způsobem lze uţivatele skupiny doplnit o další uţivatele, popř. některé uţivatele po vloţení skupiny ze seznamu odstranit. Seznam vybraných účastníků nemusí být ve výchozím stavu prázdný, záleţí na hodnotě parametru instalace"SetDefaultProcMembers". Podle jeho nastavení seznam můţe být: - prázdný, - naplněn účastníky minulého řízení v téže složce, - naplněn účastníky minulého řízení stejného typu, - naplněn účastníky minulého řízení vyhlášeného týmž vyhlašovatelem, - nebo kombinací posledních tří. V seznamu budou obsaţeni pouze účastníci, kteří mají do sloţky dokumentu přístup. Po zahájení PŘ (stiskem tlačítka "Uloţit") je dokument AŘD automaticky vydán a uložena pracovní kopie, která je účastníky formou diskusních příspěvků připomínkována. AŘD můţe připomínky a náměty do dokumentu zapracovávat průběţně (opravou dokumentu a zařazením nové pracovní kopie), nebo je zpracovat najednou aţ po skončení PŘ. PŘ končí vypršením koncového termínu, nebo po uzavření připomínek posledního aktivního uţivatele. PŘ můţe být před vypršením koncového termínu zrušeno AŘD nebo garantem postupu. O ukončení, resp. o zrušení PŘ jsou všichni účastníci informováni automatickou zprávou. Pokud se některý z účastníků určený počet dní před vypršením termínu ještě nezapojil do diskuse nad dokumentem, obdrţí upomínku. PŘ uzavírá AŘD tím, ţe aktualizovaný dokument zařadí s příznakem vytvoření nové revize. Schvalovací řízení SŘ slouţí ke kontrole předloţené revize dokumentu, vzniklé zpravidla po provedeném připomínkovém řízení, a jejímu schválení zodpovědnými pracovníky – schvalovateli. Schvalovatel má moţnost dokument schválit, nebo odmítnout. Po skončení SŘ bude dokument schválen pouze v případě, ţe jej schválí všichni schvalovatelé. AŘD vybere účastníky SŘ, kteří obdrţí zprávu o jeho zahájení. SŘ můţe být opatřeno komentářem, který se můţe, ale nemusí 54
stát součástí zprávy. SŘ končí současně se schválením dokumentu posledním aktivním účastníkem, nebo můţe být před ukončením AŘD zrušeno. O ukončení, resp. o zrušení SŘ jsou všichni účastníci informováni automatickou zprávou. Zahájení schvalovacího řízení
Vícestupňové schvalovací řízení Jako speciální varianta SŘ můţe být nastaveno vícestupňové schvalovací řízení. V této variantě SŘ se po úspěšném schválení dokumentu na jistém stupni schvalování posouvá ke schvalování na následujícím vyšším stupni. Dokument je prohlášen za schválený aţ po schválení na všech stupních SŘ. Na kaţdém stupni můţe být jeden nebo více schvalovatelů a jeden a tentýţ uţivatel můţe být účastníkem na více stupních SŘ. V tomto reţimu vyhlašovatel při vyhlášení řízení mimo jiné zadá i počet schvalovacích stupňů a účastníky SŘ určuje pro kaţdý stupeň zvlášť. Automatická výzva vybraných účastníků se při zahájení SŘ posílá účastníkům 1. stupně SŘ. Po schválení dokumentu na 1. stupni jsou obesláni výzvou účastníci SŘ 2. stupně atd. Pokud na jistém schvalovacím stupni není dokument schválen, není jiţ podstoupen ke schválení na dalším schv. stupni a SŘ končí. Funkcionalita se dá parametricky zablokovat - viz parametr instalace "MultiLevelApproval". Vyhlášení schvalovacího řízení pro více dokumentů současně 55
Umoţňuje vyhlásit SŘ pro další dokumenty téţe sloţky, v níţ je uloţen základní dokument. Mohou to být pouze dokumenty nevydané, nezneplatněné a na kterých neprobíhá řízení. Po stisku klávesy "Rozbalit dokumenty" se zobrazí seznam se zaškrtávacím políčkem, s jehoţ pomocí vybereme dokumenty. Pro zpřehlednění stránky je moţné seznam opět skrýt tlačítkem "Sbalit dokumenty". Po odeslání tlačítkem "Uloţit" bude zahájeno SŘ na všech vybraných dokumentech a na kaţdém z nich jiţ poběţí vlastní cestou, jako by bylo vyhlášeno samostatně. Funkcionalita se dá parametricky zablokovat - viz parametr instalace "MultiDocumentApproval". Schválení dokumentu bez schvalovacího řízení V praxi můţe nastat situace, kdy do iProjectu je ukládán dokument, jenţ jiţ schválený je. V tomto případě (a moţná v některých dalších) je zapotřebí označit dokument jako schválený bez nezbytného vyhlášení SŘ. Vyhlašovatel zaškrtne políčko "Schválení bez schvalovacího procesu", automaticky se stává jediným schvalovatelem a dokument bude bezprostředně schválen. Funkcionalita se dá parametricky zablokovat - viz parametr instalace "ApprWithinProceeding". Skupiny paralelních schvalovatelů Standardně má kaţdý schvalovatel povinnost se k dokumentu ve SŘ vyjádřit, ať uţ kladně nebo záporně. Jedinou moţností, jak schvalovatele v běţícím SŘ jeho povinnosti zbavit je jeho náhrada jiným uţivatelem (popsáno v jiné části). Je ale také moţné vytvořit skupinu paralelních schvalovatelů (SPS), u které stačí, aby se vyjádřil kterýkoli její člen. Od zbývajících členů jiţ nebude vyjádření poţadováno a jeho vyjádření bude chápáno jako vyjádření všech členů SPS. Omezením je, ţe člen SPS nemůţe být na stejné schvalovací úrovni také samostatným schvalovatelem, ani členem další SPS. SPS vytváříme běţným výběrem uţivatelů v levém seznamu a stiskem tlačítka ">[x]", které pouţijeme namísto ">". V seznamu vybraných účastníků poznáme členy SPS podle toho, ţe za jménem mají v hranatých závorkách uvedeno číslo SPS. Skupin samozřejmě můţe být více, členové téţe SPS mají v závorce uvedeno stejné číslo. Jestliţe jiţ nějaká SPS existuje, pak se po výběru uţivatelů a stisku tlačítka ">[x]" zobrazí výběrový seznam čísel jiţ existujících SPS rozřířený o poloţku "nová". Volbou poloţky určíme, jestli nově vybraní uţivatelé budou zařazeni jako nová SPS, nebo budou přidáni do jiţ existující skupiny. Provázané distributivní řízení Umoţňuje nadefinovat účastníky Distributivního řízení, které bude automaticky zahájeno po úspěšném Schvalovacím řízení. Je realizováno jako následný stupeň vícestupňového SŘ. 56
Provázané DŘ přebírá komentář a nastavení přepínače "Odeslat komentář ve zprávě" z formuláře vyhlášení SŘ. Aktivuje se nastavením parametru instalace "ApprWithDistributionProceeding".
Anulování schvalovacího řízení Slouţí k návratu stavu dokumentu před posledním provedeným schvalovacím řízením. Bude potlačen příznak "schválen" a revize dokumentu se vrátí k původnímu označení. Operaci lze potlačit parametrem instalace "UndoApproveProceeding" a můţe ji provést pouze administrátor projektu. Distributivní řízení Smyslem DŘ je nařídit vybraným pracovníkům, aby se se schváleným dokumentem seznámili. AŘD vybere účastníky řízení, kteří obdrţí zprávu o jeho zahájení. DŘ můţe být opatřeno komentářem, který se můţe, ale nemusí stát součástí zprávy. Řízení končí současně s parafováním dokumentu posledním aktivním účastníkem, nebo můţe být před ukončením AŘD zrušeno. O ukončení, resp. o zrušení DŘ jsou všichni účastníci informováni automatickou zprávou. Informace o stavu řízení V průběhu řízení má vyhlašovatel řízení (také garant a hlavní administrátor) moţnost nahlédnout, v jakém stavu se řízení nachází. Toho dosáhne klepnutím na ikonku v kartě "Info" příslušného souboru.
57
Stav řízení
AŘD můţe prostřednictvím menu-poloţky "Přehled řízení dokumentace" z místní nabídky na projektu získat přehled o všech řízeních v projektu. Pomocí filtru lze vybrat pouze řízení určitého typu (vše, připomínkové, schvalovací nebo distributivní) a pouze v určitém stavu (vše, probíhá, ukončeno, uzavřeno nebo zrušeno).
Změna řízení Do probíhajícího řízení je v případě nutnosti moţné provést změny. Změnit lze: - účastníky řízení - u vícestupňového SŘ pouze účastníky aktuální úrovně a vyšší, kteří se dosud nevyjádřili - počet schvalovacích úrovní - (u SŘ) směrem dolů max. k aktuální schv. úrovni, směrem nahoru bez omezení 58
Nelze měnit: - garanta (PŘ), - termín ukončení řízení (PŘ), - počet dní k odeslání upomínky (PŘ), - komentář, - příznak zaslání komentáře ve zprávě
Výběr účastníků se realizuje obdobně jako při vyhlášení řízení. Oproti vyhlášení je zde navíc funkční tlačítko "<>", které slouţí k náhradě účastníků. Nejprve je nutné vybrat na obou stranách účastníky, pak se tlačítko zpřístupní. Noví a odstranění účastníci obdrţí o svém zapojení, resp. ukončení účasti v řízení automatickou zprávu. Pokud budou odstraněni všichni zbývající účastníci (u SŘ aktuální úrovně) řízení, kteří se dosud nevyjádřili, řízení skončí (resp. u vícestupňového SŘ se řízení posune na další úroveň). Ukončení řízení Standardně řízení končí vyjádřením všech jeho účastníků, schvalovací řízení jiţ při prvním negativním vyjádření některého z nich. Připomínkové řízení skončí také při vypršení termínu ukončení. Pokud je nutné ze závaţných důvodů běţící řízení ukončit, můţe tak vyhlašovatel (u PŘ i garant) učinit klepnutím na vedle zobrazenou ikonu. Automatické upomínání na účast v řízení 59
Je-li uţivatel účastníkem některého řízení a očekává se jeho reakce plynoucí z této účasti, otevře se při jeho přihlášení do systému samostatné okno s názvem "Přehled řízení vyţadujících akci uţivatele". V něm se nachází seznam všech těchto řízení, kde odleva jsou obsaţeny tyto informace: - typ řízení: "P"=připomínkové, "S"=schvalovací, "D"=distributivní, - termín do kdy je nutno se vyjádřit (pouze PŘ), - kdo řízení vyhlásil, - název dokumentu: jedná se o odkaz, při kliknutí na něj se ve stromě iProjectu přejde na daný dokument (při přechodu korzorem se ukáţe úplná cesta k dokumentu), - revize dokumentu Seznam je moţné filtrovat podle typu řízení a/nebo podle vyhlašovatele řízení (filtry se zobrazí po stisku ikony "Ukázat filtry", při stisku tlačítka [X] na konci řádky opět zmizí).
Automatické zobrazování okna akcí lze potlačit parametrem instalace "DisplayUserAction". Poznámka: Přehled o účasti v řízení lze také na poţádání získat volbou poloţky "Aktuality" z místního menu mimo uzly stromu iProjectu.
60
Platnost dokumentů Schválením dokumentu je dokument označen jako "schválený" (ikona ve stromě je doplněna o "zaškrtávací značku" a číslo revize na kartě "info" získá zelenou barvu). Standardně má schválení neomezenou platnost do doby, neţ vznikne nová revize dokumentu. Platnost schválené revize dokumentu můţe být omezena, pokud je dokument typu, pro který je kontrola platnosti poţadována - viz. Operace nad stromem -> Spravovat Typy dokumentů a zaškrtávací pole "Kontrola platnosti". Jedná se o volitelnou část IP (parametr instalace "DocumentExpirationChecking"). Délka časového intervalu platnosti je volitelná pro kaţdou instalaci (parametr "DocumentExpirationTime"), ale stejná pro všechny typy dokumentů. Informace o platnosti dokumentu je obsaţena v záhlaví karty "Info" příslušného dokumentu:
Platným dokumentem se rozumí dokument, který byl schválen a stanovený časový interval po schválení, nebo po prodlouţení platnosti dosud nevypršel. Neplatným dokumentem se rozumí naopak dokument, který byl schválen a tento stav vypršením platnosti, nebo označením "je k revizi" ztratil. Schvalovatel můţe dokumentu, kterému jiţ vypršela platnost, ale také dosud platnému dokumentu, platnost prodlouţit o stanovený časový úsek vztaţený k okamţiku prodlouţení. Od schválení je dokument platný v délce stanoveného časového úseku. Jakmile časový úsek vyprší, dokument automaticky ztratí stav "schválený". Platnost dokumentu můţe také ukončit jeden z jeho schvalovatelů tím, ţe jej označí jako "je k revizi". Platnost dokumentů se v pravidelných intervalech (jeho délka je stanovena parametrem) vyhodnocuje a odpovídající schvalovatelé jsou informováni formou 61
skupinové notifikační zprávy o dokumentech, u kterých platnost vypršela a také o těch, u kterých platnost vyprší do 1 měsíce. Administrátor projeku můţe kdykoliv vytvořit seznam neplatných dokumentů a dokumentů ve stavu "je k revizi".
62
Atributy Úvod Atributy jsou informace o dokumentu. iProject standardně ukládá ke kaţdému dokumentu tzv. základní atributy, mezi které patří název dokumentu, datum uloţení, délka souboru v bytech, autor, stav, komentář ap. K dokumentu je ale moţné velice jednoduše připojit další, tzv. uživatelské atributy. Hodnota uţivatelského atributu se na rozdíl od zákl. atributu vztahuje k dokumentu jako takovému, nikoliv k jeho konkrétní revizi. V kaţdé instalaci iProjectu lze nadefinovat vlastní mnoţinu uţivatelských atributů. Lze definovat atributy samostatně pro kaţdý projekt (uţivatel s právem Administrátor projektu), nebo globálně pro všechny projekty (hlavní administrátor). Jejich pouţití se pak řídí přiřazením atributu určitému typu dokumentu, popř. všem typům dokumentu v určitém projektu. Vybrané atributy je moţné označit jako povinné, k jejich naplnění bude uţivatel při vloţení nového dokumentu donucen. Mnoţina atributů dokumentu je pak tvořena sjednocením mnoţiny atributů, které jsou přiřazeny typu dokumentu, jímţ je daný dokument označen a mnoţiny atributů, které jsou přiřazeny všem typům dokumentu. Hodnoty uţ. atributů dokumentu se zobrazují a aktualizují v samostatné záloţce Atributy. U schválených dokumentů je aktualizace atributů zablokována (dá se potlačit nastavením "neblokovaný schválením" - viz dále). Podle hodnot atributů lze dokumenty vyhledávat a filtrovat (popis v knize "Karty", kapitola "Atributy", resp. "Filtr"). Typy atributů V současné verzi je podporováno 5 jednoduchých typů:
číslo, celočíselná hodnota v rozsahu -2^31 (-2,147,483,648) to 2^31-1 (2,147,483,647), text, textový řetězec o max. délce 1024 znaků , výčet, hodnota z definovaného seznamu textových hodnot, číselná řada, je textový řetězec, který se generuje podle předepsaného formátu. Jeho hlavní součástí je běţné číslo, jehoţ hodnota se automaticky zvyšuje, výkresové pole, textová hodnota přejatá z údaje razítka výkresu, datum, textový řetězec ve tvaru "[den].[měsíc].[rok]", číselník, textová hodnota ze seznamu hodnot z externího datrového zdroje.
Další 2 typy jsou skupinové:
pole textů, jeden nebo více textových řetězců, kaţdý o max. délce 1024 znaků, pole výčtů, jedna nebo více hodnot z definovaného seznamu text. hodnot. 63
Správa atributů Správu globálních atributů provádí hlavní administrátor (uţivatel admin) na stránce, která se zobrazí po volbě Konfigurovat -->Atributy z místní nabídky při klepnutí pr. tl. myši mimo uzly stromu.
Správu projektových atributů provádí Administrátor projektu na stránce, která se zobrazí po volbě Spravovat (Admin)-->Atributy z místní nabídky na uzlu vybraného projektu.
Následné okno správy atributů má tyto hlavní části: - Atribut, rozbalovací seznam existujících atributů, - Filtr, rozbalovací seznam typů atributů, - blok parametrů vybraného atributu, - ikony operací
Seznam atributů můţe být omezen vybraným typem atributu ve filtru (defaultně bez omezení). Blok parametrů vţdy obsahuje údaje, týkající se vybraného atributu a mění se 64
podle jeho typu. Při správě projektových atributů se navíc zobrazuje zaškrtávací políčko "včetně globálních" (defaultně nezaškrtnuto). Pokud jej zaškrtneme, bude seznam atributů obsahovat i globální atributy. Pro odlišení jsou označeny "[G]" a zpřístupňují se pouze k nahlédnutí. Operace správy atributů Přidat nový atribut Blok parametrů se naplní výchozími hodnotami nového atributu. Jeho obsah je závislý na zakládaném typu parametru (výchozí typ je "text", resp. typ vybraný ve filtru). Změnou typu se změní obsah bloku. Podle typu atributu budou poţadovány parametry (aţ na uvedené výjimky jsou pole povinná): Všechny typy: Jméno atributu
Jednoznačný identifikátor tvořený řetězcem znaků, obsahujícím pouze písmena a čísla s počátečním písmenem. Maximální délka je 64 znaků. Typ atributu Určuje, jaký typ hodnoty má atribut obsahovat. Typ se stanoví výběrem jedné z poloţek rozbalovacího seznamu. Výchozí hodnota Nepovinný údaj. Obsahuje hodnotu, kterou atribut získá automaticky při vloţení dokumentu.
Typ číselná řada (nemá výchozí hodnotu): Formát
Maska definující tvar výsledného elementu číselné řady. Můţe obsahovat libovolné znaky kromě znaků "%" a "#". Na libovolné pozici masky lze umístit parametry masky, které jsou dynamicky nahrazovány konkrétními hodnotami. Parametr má tvar "%nX", kde n je číslo určující rozsah hodnoty parametru na výstupu v elementu a znak X vyjadřuje typ parametru. Rozsah omezuje čísla odzadu, texty odpředu. Jsou definovány tyto typy parametrů: N běţné číslo číselné řady Y aktuální rok M aktuální měsíc D aktuální den F název dokumentu (rozsah=0 celý)
Počátek Konec Násl. hodnota
Počáteční hodnota čísla číselné řady. Poslední hodnota číselné řady. První volná hodnota číselné řady.
Typ výkresové pole: Název Název pole obsaţeného v razítku výkresu. Délka Délka pole. Typ číselník: 65
Zdroj dat Tabulka Filtr Pole názvu Pole hodnoty
Obsahuje název souboru typu Data Link (udl), jenţ popisuje zdroj dat. Tento soubor se musí nacházet v kořenové sloţce webu iProjectu. Název tabulky zdroje dat. Nepovinný údaj, obsahující výběrovou podmínku v syntaxi jazyka SQL, jeţ omezuje výběr vět ze zdroje dat. Sloupec tabulky zdroje dat, který bude pouţit jako název číselníkové poloţky. Sloupec tabulky zdroje dat, který bude pouţit jako hodnota číselníkové poloţky.
Pro typ atributu "výčet", resp. "pole výčtů" je nutné navíc vypracovat seznam hodnot výčtu. K tomuto účelu slouţí samostatná část formuláře vpravo.
Seznam výčtových hodnot je obsaţen v rozbalovacím seznamu. Výběrem konkrétní hodnoty a stiskem klávesy "Opravit" můţeme původní hodnotu v poli "Opravená hodnota" změnit a uloţit stiskem klávesy "Uložit".Chceme-li vloţit novou hodnotu výčtu, stiskneme klávesu "Přidat". Do pole "Nová hodnota" vepíšeme novou hodnotu výčtu a uloţíme klávesou "Uložit". Spolu s klávesou "Uloţit" se v obou předchozích případech nabízí i klávesa "Storno", jejímţ stiskem rozpracovanou operaci můţeme nedokončit. Vybranou hodnotu výčtu je moţné zrušit za pomoci klávesy "Zrušit". Opravit atribut Parametry vybraného atributu se zpřístupní pro zápis a můţeme je opravit. Opravy lze ukončit buďto uloţením změn (operace "Uloţit změny"), nebo jejich stornováním (operace "Storno změn"). Dojde-li ke změně typu atributu, je provedena následující konverze:
z textu/pole textů na výčet/pole výčtů - z existujících hodnot se vytvoří výčet, z výčtového typu na nevýčtový - smaţe výčtové hodnoty atributu, z pole na nepole - ponechá pouze první hodnotu, z číselníkového na nečíselníkový - smaţe větu datového zdroje, z nečíselníkového na číselníkový - vloţí větu datového zdroje.
Zrušit atribut Po potvrzení bude atribut zrušen.
66
Zobrazit / skrýt informaci o přiřazení atributu Poskytuje přehled o tom, do kterých projektů a jejich typů dokumentů je vybraný atribut přiřazen.
Zobrazit / skrýt přehled atributů Zobrazí přehled existujících atributů vybraného typu. Není-li typ atributu vybrán, zobrazí všechny atributy po skupinách.
Import atributů Import atributů je popsán v kapitole Podpora výkresů. Uložit změny parametrů atributu Parametry nového atributu, resp. změny parametrů atributu provedené v operaci "Opravit atribut" budou uloţeny. Storno změn parametrů atribut Nový atribut, resp. změny parametrů vybraného atributu provedené v operaci "Opravit atribut" nebudou uloţeny. Přiřazení atributů 67
Přiřazení atributu typu dokumentu v projektu můţe provést pouze administrátor projektu za pomoci volby "Spravovat (Admin)" -> "Přiřazení atributů" z místní nabídky na zvoleném projektu ve stromě. V okně "Správa přiřazení atributů" je třeba nejprve vybrat typ dokumentu, s jehoţ atributy chceme pracovat. Pokud vybereme volbu "
", budeme přiřazovat atributy všem typům dokumentu. Zobrazí se aktuální výčet nepřiřazených a přiřazených atributů. Pro lepší přehled lze seznam atributů filtrovat, jednak podle typu atributu za pomoci rozbalovacího seznamu "Filtr", nebo také podle místa definice atributu - projektový / globální - odškrtnutím / zaškrtnutím políčka "včetně globálních" (defaultně včetně).
Pokud chceme přiřadit (resp. odřadit) atribut(y), vybereme je(j) v seznamu nepřiřazených (resp. přiřazených) v pravé části formuláře a za pomoci tlačítka "Přidat" (resp. "Odebrat") dokončíme operaci. V levé části pod filtry, v části nadepsané "Atribut", se zobrazují bliţší informace o vybraném atributu a jeho přiřazení. Pokud vybereme (podbarvíme klepnutím myši) nepřiřazený atribut, můţeme se dozvědět jeho typ. Pokud vybereme přiřazený atribut, zobrazí se parametry přiřazení.
68
Zaškrtnutím zaškrtávacího políčka "povinný" se stanoví, ţe příslušný atribut musí být uživatelem naplněn hodnotou jiţ při zařazení nového dokumentu a bez ní dokument nebude zařazen. Zaškrtnutím políčka "zahrnout do filtru" je moţné zařadit hodnotu atributu mezi filtrovací kritéria filtru (viz kapitola Filtry). Naplněním pole s názvem "záložka" a zaškrtnutím políčka "vložit do dokumentu" zajistíme, ţe do nově zařazovaného dokumentu typu MS Word bude do určené záloţky vložena hodnota atributu (má smysl zejména pro typ atributu "Číselná řada"). Zaškrtnutím políčka "použít jako název dokumentu" lze změnit název vkládaného dokumentu podle hodnoty atributu (má smysl zejména pro typ atributu "Číselná řada"). Pokud zašktneme políčko "pouze ke čtení", pak nebude moţné hodnotu atributu měnit. Atribut svoji hodnotu získá při vloţení dokumentu ručně nebo automaticky (výkresové pole ap.). Atribut přiřazený se zaškrtnutým políčkem "neblokovaný schválením" bude moţné aktualizovat i v situaci, kdy dokument je ve stavu "schválen". Pomocí těchto kláves, které se objeví vpravo od seznamu přiřazených atributů pokud jeden z nich vybereme, můţeme měnit pořadí tohoto atributu. V takovém pořadí se pak atributy dokumentu zobrazují v záloţce "Atributy".
69
Vazby Úvod Definováním vazby můţeme stanovit vzájemný vztah dvou dokumentů, kde jeden figuruje jako nadřízený (vlastník) a druhý jako podřízený (člen). Provázat lze mezi sebou dokumenty konkrétní revize, poslední revize, nebo poslední schválené revize. Vazba vzniká buďto manuelně zásahem uţivatele, nebo automaticky při správě referencí výkresů (viz Podpora výkresů). Vazby se mohou vzít do úvahy při pouţití funkce "Vykopírovat dokument". V takovém případě pak vystoupí spolu s vykopírovávaným dokumentem i všechny jeho členské (podřízené) dokumenty v určeném typu vazby. Je-li dokument účastníkem nějaké vazby, je pro něho k dispozici záloţka s názvem "Vazby", kde ve dvou částech je zobrazen seznam členských a vlastnických dokumentů (viz níţe Přehled vazeb). Vytvoření vazby Vazbu má právo vytvořit pouze uţivatel s právem "Administrovat" oba dokumenty (resp. jejich sloţky). Vytváříme ji prostřednictvím myši, kdy jeden dokument (člen) nabodneme a poloţíme na jiný dokument (vlastník). Vazbu lze také vytvořit za pomoci operací "Kopírovat" a "Vloţit" z menu "Upravit strom". V následujícím dialogu je moţné upřesnit, kdo je vlastník a kdo člen, o jakou vazbu se jedná (samostatný číselník typů vazeb defaultně "neurčený") a popř. vyplnit komentář.
Ve sloupečku "Vlastník" můţeme obrátit roli dokumentu ve vazbě. Ve sloupečku "Revize" stanovíme revizi, která má být ve vazbě pouţita. Jako výchozí hodnota je nastaveno "poslední" (výchozí hodnota můţe být stanovena parametricky - viz parametr instalace "DefaultDependRevision"). Další moţností je výběr konkrétní revize, nebo "poslední schválené". Vykopírování provázaných dokumentů 70
Po výběru funkce "Vykopírovat" dokument se zobrazí dialog:
Při zaškrtnutí "včetně podřízených dokumentů" se objeví rozbalovací seznam "typ vazby", kde se vybere poţadovaný typ vazby. Objeví se také zaškrtávací box "výstup včetně cesty". Pokud jej zaškrtneme, budou do cílové sloţky podřízené dokumenty vykopírovány do sloţek, ve kterých se nalézají v datovém úloţišti iProjectu. V opačném případě (defaultně) se všechny vykopírují přímo do cílové sloţky. Aby se vyloučila moţnost shody jmen, je název podřízených dokumentů doplněn o číslo revize a pořadové číslo vystupujícího dokumentu, např.: "Nastavení sítě-3[1].rtf" (revize 3, 1. vystupující podřízený dokument). Přehled vazeb Je-li dokument ve vazbě alespoň s jedním dokumentem, je u něho k dispozici záloţka Vazby, z níţ je moţno získat o existujících vazbách přehled, popř. neţádoucí vazbu zrušit:
Výstup je moţné filtrovat podle revize dokumentu, a/nebo podle typu vazby.
71
Podpora výkresů Úvod Ačkoli iProject spravuje obecně všechny typy dokumentů, zvláštní skupinu tvoří CADdokumenty (soubory typu DWG) - dále budeme pouţívat termín výkresy, pro které nabízí některé specielní funkce. Část z nich je zabezpečována sluţbami doplňkového DWG-modulu. Jedná se zejména o: - zpracování údajů z razítka výkresu - správu referenčních výkresů - ukládání výkresu spolu s jeho DWF formátem - redlining. DWG-modul DWG-modul je samostatná klientská komponenta, která umoţňuje zpracovat interní informace výkresu, tzn. souboru typu DWG. Momentálně zabezpečuje tyto funkce:
načtení hodnot údajů z razítka zjištění externích referencí
Zpracování údajů z razítka výkresu Kaţdý výkres zpravidla obsahuje tzv. rohové razítko výkresu. Tento objekt slouţí k přehlednému seskupení informací o výkresu. iProject poskytuje při uloţení revize dokumentu výkresu moţnost vykopírovat údaje z razítka do určených atributů dokumentu (viz Atributy - typ Výkresové pole). To pak umoţňuje kontrolovat údaje bez nezbytného otevření dokumentu v prohlíţeči, efektivně dokumenty podle nich vyhledávat a případně i filtrovat. Razítko je blok výkresu identifikovaný názvem. Uvnitř takovéhoto bloku se nacházejí údaje razítka, které musí být rovněţ identifikovány názvem. To je zajištěno vytvořením odpovídajících objektů typu "Atribut" a jeho poloţkou "Štítek". Požadované vlastnosti razítka Razítko je vhodné unifikovat a ideálně ve všech výkresech pouţívat stejné se stejným názvem, strukturou a názvy údajů. Název razítka není pevně stanoven, je parametrem systému a lze zadat i více názvů současně. Systém pak hledá blok razítka v pořadí uvedených názvů v seznamu a zpracuje první nalezený blok. Názvy přebíraných údajů razítka jsou rovněţ variabilní a jsou určeny poloţkou "Název" v definici atributu typu výkresové pole.
72
Import atributů Umoţňuje jednoduše nadefinovat potřebné atributy typu "výkresové pole" z razítka příkladného výkresu. Funkce se spouští ze správy atributů stiskem uvedené ikony. Otevře se dialog "Import atributů", kde je zapotřebí vybrat soubor vzorového výkresu, jenţ unifikované razítko obsahuje. Standardně se v něm vyhledávají bloky razítek, které jsou v implementaci nadefinovány (zde "raz,razitko"), tj. tzv.platná razítka.
Po analýze souboru se zobrazí nalezená razítka (bloky výkresu) a jejich pole. Pole jsou opatřena zaškrtávacím políčkem, jehoţ prostřednictvím lze z nich vybrat ta, která chceme importovat (defaultně všechna).
K zjednodušení označování údajů lze pouţít tlačítko "Check all". Po jeho stisku budou označeny všechny údaje, v případě, ţe jiţ všechny označeny jsou, budou všechny 73
"odznačeny". Import bude odstartován stiskem klávesy "Import" a v souvislosti s tím budou vytvořeny atributy z označených údajů, přičemţ jako název atributu bude pouţit název pole z razítka. Délka údaje bude stanovena na hodnotu 100. Následně se zobrazí přehled o provedení operace. Pokud jiţ některý atribut téhoţ jména existoval, nebude vloţen. Pokud výkres neobsahuje ţádné platné razítko, je moţné importovat atributy i z jiných bloků výkresu zopakováním akce s potlačením příznaku "pouze platné". V takovém případě budou vyhledány všechny bloky výkresu obsahující atributy. Načtení atributů Stisk tlačítka zabezpečí načtení výkresových polí z aktuální revize dokumentu. Funkce poslouţí zejména v situaci, kdy dokument byl uloţen jako typ bez výkresových polí a atributy byly teprve později doplněny. Tlačítko je obsaţeno v záloţce "Atributy" na dokumentu. Správa referenčních výkresů Jejím cílem je zabezpečit kompletnost a aktuálnost všech součástí výkresu. Výkres zpravidla obsahuje tzv. externí reference, coţ jsou odkazy na další výkresy, které doplňují obraz hlavního výkresu. Tyto výkresy zpravidla mívají vlastní vývoj, jsou na hlavním výkresu nezávislé a mohou být uloţené v jiné sloţce IP. Správa referenčních výkresů umoţní při uloţení výkresu zjistit jeho externí reference a poskytne uţivateli moţnost propojit je s fyzickým souborem nebo dokumentem IP. Podle okolností pak současně s uloţením hlavního dokumentu je uloţen i dokument referovaného výkresu, jeho nová revize, nebo pouze odkaz na dokument jiţ existující. Jednotlivé součásti jsou automaticky propojeny vazbami. V současné verzi se vazby na externí dokumenty vyuţívají při funkci vykopírování výkresu, kdy je moţné spolu s hlavním výkresem nechat vystoupit i provázané dokumenty externích referencí v poţadované revizi. Analýza referencí je uplatňována i na podvýkresy a tím zajištěna kompletnost sestavy výkresu. Aktivaci funkcionality zajistíme zaškrtnutím políčka "Včetně referenčních výkresů" v dialogu pro vloţení nového dokumentu. Po výběru dokumentu proběhne analýza ext. referencí. Pokud dokument má ext. reference, objeví se v dialogovém okně tlačítko "Reference", po jehoţ stisku se zobrazí dialog "Nastavení externích referencí". Tento dialog se otevře automaticky v případě, pokud nejsou všechny reference automaticky uspokojivě vyřešeny. Tlačítko v tom případě nese označení "Reference !", ostatně jako vţdy, kdy nejsou reference v pořádku.
74
Ve výchozí situaci se zdrojové soubory výkresů hledají na cestě podle odkazu externí reference a jim odpovídající dokumenty IP ve stejné sloţce jako dokument hlavního výkresu. Reference se vytvářejí podle těchto pravidel: - pokud je zdrojový soubor referovaného výkresu dostupný, bude uloţen nový dokument nebo nová revize v závislosti na tom, zda v cílové sloţce IP se dokument toho jména jiţ nachází či nikoliv> - jestliţe zdrojový soubor dostupný není, nebo není zaškrtnuto "uložit zdrojový soubor jako novou revizi" a dokument toho jména se v cílové sloţce IP nachází, bude vytvořen odkaz Popis prvků dialogu: Typ vazby - hodnota z číselníku typů vazev - určuje, jakou vazbou bude dokument výkresu s dokumenty referenčních výkresů propojen. Reference - seznam referencí. Je vytvořen automaticky analýzou zdrojových souborů. Obsahuje název, v hranatých závorkách počet odkazů, za pomlčkou způsob reprezentace (nová revize, nový dokument, odkaz) a v závorkách informaci o stavu reference. Je-li reference v pořádku, obsahuje text "O.K.". Nebyl-li zdrojový soubor dosud zpracován, zpravidla proto, ţe cesta není platná, obsahuje text "soubor dosud nezpracován". Pokud se jedná o odkaz, mohou se objevit oba texty současně. Název - název reference - v případě potřeby je moţno změnit. Typ dokumentu, Výchozí revize, Tlačítko Atributy - při způsobu reprezentace "nový dokument" bude soubor externí reference uloţen jako nový IP dokument a tyto ovládací prvky mají stejný význam, jako při zakládání běţného dokumentu. Při způsobu reprezentace "nová revize" mají ovládací prvky "přepsat atributy" a tlačítko 75
"Atributy" obdobný význam, jako při běţném uloţení nové revize dokumentu. Zdrojový soubor - zobrazuje název souboru ext. reference s cestou, přejatý z referujícího výkresu. Prostřednictvím tlačítka "..." je moţné údaj změnit fyzickým vyhledáním souboru na disku. Složka iProject - obsahuje cestu do sloţky stromu úloţiště iProjectu, kde se dokument nachází, resp. kam bude uloţen. Za pomoci tlačítka "..." je moţné určit jiné umístění (standardně přejímá umístění hlavního výkresu). Ve vyhledávacím dialogu je moţno vybrat buďto sloţku, pokud neobsahuje dokument toho jména, nebo přímo existující dokument. Tlačítko "->" slouţí k hromadnému nastavení cílové sloţky iProjectu všem referencím, podle nastavení aktuální reference v seznamu. Uložit zdrojový soubor jako novou revizi - pokud existuje zdrojový soubor i dokument příslušného jména v cílové sloţce iP, pak se automaticky nabízí reprezentace "nová revize". Pokud uloţená revize odpovídá zdrojovému souboru, není třeba ukládat novou revizi a přijmout stávající jako odkaz, zrušíme zaškrtnutí tohoto políčka. přepsat atributy - má význam pouze při uloţení nové revize, kdy má dojít k přepsání hodnot atributů typu "výkresové pole" novými hodnotami z nového zdrojového souboru. Tlačítko XRefs - poskytne informaci o ext. referencích, které obsahuje příslušná reference. Tlačítko Zrušit, Tlačítko Přidat - umoţňuje podle vlastního uváţení doplnit a rušit další soubory ext. referencí. Tlačítko OK - opuštění dialogu. Ukládání výkresu spolu s jeho DWF formátem Funkcionalita vznikla v důsledku toho, ţe v současné době dodávaný free-prohlíţeč (Autodesk Design Review), který poskytuje moţnost redliningu, není moţné pouţít přímo pro dokument formátu DWG, nýbrţ pro formát DWF a ţe free-prohlíţeč, který je schopen zobrazit přímo DWG-formát (Autodesk True View) není schopen tak učinit v IE. Princip spočívá v současném uloţení dokumentu do úloţiště v obou formátech. Za vlastní dokument se povaţuje DWG formát, formát DWF je jeho přílohou, která je pouţita pouze pro náhled dokumentu v náhledovém okně (kde je moţné provádět případný redlining). Při ukládání dokumentu nebo jeho nové revize se předpokládá, ţe soubor formátu DWF je uloţen ve stejné sloţce, jako jeho základní tvar formátu DWG. Autodesk CAD-programy od verze 2009 umoţňují prostřednictvím svého příkazu "Autopublish/Autopublikuj" nastavit reţim, kdy při uloţení výkresu je spolu se souborem ve formátu DWG automaticky uloţen i soubor ve formátu DWF. 76
Funkcionalita je řízena parametrem, jenţ ji umoţňuje vypnout, nebo nastavit její chování v různých situacích (viz parametr instalace "DWGAlongWithDWF"). Redlining Výkresy ve formátu DWF můţete v iPROJECTu graficky komentovat (provádět Redline). Soubor okomentovaného dokumentu je uloţen jako součást nového diskusního příspěvku (kaţdý komentář zvlášť). Pro komentování můţete pouţít čarové prvky a text. iPROJECT pouţívá pro náhled dokumentu ve formátu DWF bezplatný prohlíţeč Autodesk Design Review. Pro potřeby redliningu vyhovuje aţ od verze 2009 SP1. Utilitu je třeba před prvním pouţitím stáhnout a nainstalovat (viz odkaz na základní stránce a na stránce Stáhnout). Pokud program nemáte nainstalován, vypíše iPROJECT při prvním přihlášení varování. Hlášení Vás jiţ nebude příště obtěţovat, pokud jej ukončíte odpovídajícím způsobem. Program je pro zabezpečení redliningu volán prostřednictvím specielního iPROJECTrozhraní. Definice takovéhoto prohlíţeče pro redlining pak vypadá následovně:
Pokud v Nastavení stanice (viz samostatná kapitola) zaškrtnete volbu "Používat Autodesk Design Review pro redlining", pak je tento prohlíţeč pro náhled souborů typu DWF s moţností redliningu volán automaticky.
77
Vyhledávání Úvod Tuto funkci lze vyvolat výběrem volby "Hledat" v místní nabídce na uzlu stromu (kromě uzlu typu "Dokument"), pokud byla aktivována mimo strom, vyhledává se v celé instalaci (všechny skupiny projektů). Sem jsou soustředěny všechny vyhledávací funkce. Jedná se o vyhledávání: - základní - umoţňuje vyhledat dokument nebo sloţku podle jejich názvu nebo jeho části, nebo vyhledat dokumenty tzv. fultextově, tzn. podle textu uvnitř dokumentu rozšířené - vyhledává dokumenty podle vybraných základních atributů dokumentu atributové - vyhledává podle vybraných uţivatelských atributů Atributové vyhledávání je realizováno aţ pro úroveň 'projekt' a jemu podřízené sloţky, protoţe kaţdý projekt má vlastní definici atributů. Vyhledávací funkce jsou organizovány do záloţek.
Základní vyhledávání Kromě běţného vyhledávání v názvech objektů (dokumenty a sloţky) je moţné prohledávat i obsah dokumentů - fulltextové vyhledávání. V reţimu fulltext je prohledáván obsah textových dokumentů, dále běţné kancelářské formáty (DOC, XLS, PPT, PDF) a rovněţ texty uvnitr výkresu, atributy bloku a vlastnosti v souborech formátu DWG. Prohledává se výchozí uzel, na kterém byla funkce aktivována. V případě, ţe výchozím uzlem je Skupina projektů nebo Projekt, prohledávají se rekurzivně všechny jejich podsloţky automaticky, je-li výchozím uzlem Složka, pak se tak děje při zaškrtnutí zaškrtávacího pole "včetně podsložek" (výchozí stav políčka lze ovlivnit nastavením parametru instalace 78
SearchDefaultWithSubfolders). Vzhled formuláře pro základní vyhledávání je obsaţen v předchozím odstavci. Do pole "Název dokumentu nebo složky" napíšeme vyhledávací řetězec znaků. Zadaný řetězec se vyhledává kdekoliv v názvu dokumentu nebo sloţky. Poté klepneme na odpovídající funkční ikonku. Slouţí ke startu hledání v názvu dokumentu nebo sloţky. Spouští fultextové hledání v dokumentech. Výsledky hledání v názvech dokumentů nebo sloţek se standardně zobrazí ve formě seznamu odkazů na vybrané dokumenty a sloţky (rozlišeny ikonkou na začátku řádku). Odkaz obsahuje název vybraného prvku včetně relativní cesty k výchozímu bodu vyhledávání. Vpravo před prvním řádkem je zobrazen počet vybraných prvků.
Výsledkem fultextového vyhledávání je standardně také seznam odkazů, zde ale na vybrané revize dokumentů. Číslo revize dokumentu je obsaţeno ve 2. sloupci řádky.
79
Způsobí návrat do předchozího formuláře, kde byla zadána vyhledávací kritéria. Vytiskne kopii obrazovky se seznamem vyhledaných dokumentů (v právě zobrazeném tvaru) na tiskárnu. Zobrazí mnoţinu vybraných dokumentů (a sloţek) ve formě seznamu, resp. ve formě malých náhledů. Při zobrazení ve formě malých náhledů funguje jako odkaz název dokumentu pod obrázkem náhledu. Tento text je zkrácen, při najetí myší nad něj se zobrazí v plné délce včetně cesty. Při najetí myší nad obrázek malého náhledu se vypíše souhrnná informace o dokumentu (název, typ, číslo poslední revize a velikost).
Zafixuje výsledky vyhledávání jejich přenesením do specielní karty "Výsledky hledání" a tím umoţní se k výsledkům opakovaně vracet. Rozšířené vyhledávání Dokumenty se vyhledávají podle hodnot Základních atributů. V případě zadání více výběrových kritérií, musí dokumenty vyhovovat všem současně (logicky AND).
80
Údaje "Název dokumentu", "Jméno autora", "Komentář" a "Diskuse" jsou textové. Zapisuje se do nich textový řetězec, který se vyhledává kdekoliv v hodnotě atributu. Údaj "Datum" (rozumí se datum vytvoření) umoţňuje zadat buď omezení na stáří dokumentu (Mladší než), nebo časový interval. Tyto 2 varianty se vzájemně vylučují. Ke stanovení data Od a Do lze vyuţít kalendář. Tlačítko s kříţkem slouţí k rychlému výmazu polí. U ostatních údajů se vybírá jedna z moţných hodnot atributu. U údaje Vydané a Schválené lze navíc zaškrtnout políčko mnou, coţ způsobí redukci pouze na dokumenty schválené, resp. vydané přihlášenému uţivateli. Údajem Velikost je moţné omezit výběr na dokumenty na Menší než nebo Větší než zadaná hodnota v bytech. Zaškrtávací políčko v pravém sloupci umoţňuje vybrat ty atributy, jejichţ hodnoty se mají zahrnout do přehledu výsledků. Název dokumentu je zahrnut vţdy. Odstartuje prohledávání. Výsledky vyhledávání budou obsahovat název dokumentu s cestou (vţdy), a hodnoty vybraných atributů.
81
Funkční ikonky mají stejnou funkci jako v Základním vyhledávání. Vyhledávání podle atributů Dokumenty se vyhledávají podle hodnot Uživatelských atributů. Standardně se zobrazí úplný výčet atributů projektu seřazený podle názvu atributu (filtr "Typ dokumentu"="všechny"). To umoţňuje vyhledávat podle atributu (nebo více), který je přiřazen více typům dokumentů Změnou hodnoty filtru "Typ dokumentu" lze zobrazené atributy zredukovat pouze na atributy odpovídající vybranému typu dokumentu. Zaškrtnutím boxu "včetně podsložek" způsobíme, ţe se dokumenty budou hledat i v podsloţkách vybrané sloţky.
Úplně vlevo je zaškrtávací box, je-li zaškrtnut, bude atribut pouţit pro hledání. Následuje jeho název a pak údaj "způsob porovnání", kterým můţeme určíme mechanismus porovnání (standardně na rovnost "EQ", nebo na nerovnost "NE"). V dalším sloupci je hodnota výběrového kritéria. Poslední je zaškrtávací pole, jehoţ zaškrtnutím zařadíme atribut jako sloupec do výsledné sestavy vyhledaných dokumentů. Před odstartováním vyhledávání tlačítkem zvolíme potřebná výběrová kritéria a pořídíme jejich hodnoty. Kritéria se zobrazí s 82
naposledy zadanými hodnotami, které je moţné vymazat stiskem tlačítka . Dvojklikem na poli výběrového kritéria se nabídne rozbalovací seznam s výčtem existujících hodnot atributu. Zadaná hodnota výběrového kritéria můţe obsahovat znak "*" s významem "0 nebo více jakýchkoliv znaků". Při volbě více neţ jednoho kritéria se kritéria propojují logickým operátorem "AND", tzn. ţe vybrány budou dokumenty, které vyhovují současně všem kritériím. Výsledkem hledání je sestava dokumentů, které vyhověly výběrovým kritériím. V prvním sloupci je vţdy odkaz na příslušný dokument a v dalších sloupcích volitelně mohou následovat hodnoty jeho vybraných atributů. Klepnutím na jeden z odkazů se program přesune ve stromě na příslušný dokument.
Pokud nebyl nalezen ţádný vyhovující dokument, vypíše se věta: "Ţádný dokument nevyhovuje výběru...". Záložka "Výsledky hledání" Obsahuje výsledky posledního vyhledávání v kterékoliv oblasti. Vznikne buď: - zafixováním výsledků stiskem funkční ikonky - automaticky je-li nastaven parametr instalace SearchResultsDefaultToTab
, nebo
V záhlaví stránky je informace na kterém uzlu a jaké vyhledávání bylo spuštěno a trochu níţe je zobrazen výčet jeho vyhledávacích kritérií. Negativní kritérium má před hodnotou znak ^ ("stříška").
83
Zruší záloţku "Výsledky hledání" (ostatní funkční ikonky jsou popsány v kapitole Základní vyhledávání).
84
Karty
85
Úvod Kategorie informací, které se týkají jednotlivých objektů ve stromu (dokumenty, sloţky, projeky...) jsou zobrazovány na kartách (záloţkách) v pravé části okna. Vedle standardních karet Info, Náhled, Diskuse, Historie, Filtr, Atributy a Vazby lze přidávat další, tzv. Procesní karty, které se vztahují jen k určitému objektu stromu dokumentů.
86
Info Skupina projektů U skupiny projektů zobrazuje karta Info seznam projektů, která skupina obsahuje. V tabulce je název projektu, datum zaloţení a uţivatel, který ho zaloţil. Název projektu je aktivní a je moţné na něj klepnout. V takovém případě se zobrazí Info karta příslušného projektu a ve stromu objektů se vybere odpovídající projekt. Stejného efektu byste dosáhli i klepnutím na projekt ve stromu.
Projekt U projektu zobrazuje karta Info seznam sloţek, které projekt obsahuje. V tabulce je název sloţky, datum zaloţení a uţivatel, který ji zaloţil. Název sloţky je aktivní a je moţné na něj klepnout. V takovém případě se zobrazí Info karta příslušné sloţky a ve stromu objektů se vybere odpovídající sloţka. Jestliţe je název projektu aktivní (modrá barva, podtrţení), vede odkaz na adresu zadanou při vytváření projektu. Pokud na název projektu klepnete, otevře se odkaz do Info karty. Doporučujeme však otevřít odkaz do samostatného okna - po klepnutí na odkaz pravým tlačítkem, pouţijte volbu Otevřít v novém okně…
87
Složka U sloţky zobrazuje Info karta seznam objektů, které můţe sloţka obsahovat - jde o seznam podsloţek a seznam dokumentů. Seznam podloţek je shodný se seznamem sloţek u projektu a obsahuje název sloţky, datum vytvoření a jméno uţivatele, který sloţky vytvořil. Seznam dokumentů obsahuje název dokumentu, informace o poslední revizi (číslo revize, autora a datum vytvoření) a informaci o stavu dokumentu - zda byl vydán a pokud ano, tak komu a kdy. Název dokumentu je opět aktivní a klepnutím na něj zobrazíte na Info kartu dokumentu a ve stromu se dokument vybere. Přehled dokumentů se kromě tvaru "seznam" můţe zobrazit také ve tvaru "náhledy" (přepíná se pomocí ikon vpravo nahoře).
Ikona standardní sloţky. Ikona filtrované sloţky. Ikona zděděním filtrované sloţky.
88
Pomocí těchto ikon se aktivuje a deaktivuje filtr (kritéria filtru jsou na kartě "Filtr"). Klepnutím na tyto ikony se mění způsob zobrazení výčtu dokumentů z typu "Seznam" na typ "Náhledy" a obráceně. Dokument Info karta dokumentu obsahuje kromě seznamu revizí i stav dokumentu - zda byl vydán a pokud ano, tak kým a kdy. Navíc je zde ikona, umoţňující odeslat příspěvek do diskuze k dokumentu. Seznam revizí obsahuje číslo revize (seznam je řazev sestupně podle tohoto údaje), velikost obsahu revize, autora revize, datum zařazení a komentář. U kaţdé revize jsou ikony, kterými lze vyvolat opravy komentáře a otevřít nebo nahlédnout dokument. Jestliţe je číslo revize na zeleném podkladě, označuje to schválenou revizi.
Tato ikona otevře dialog, pomocí něhoţ můţete opavit komentář k dané revizi dokumentu. Tato ikona způsobí otevření náhledu vybrané revize dokumentu v kartě Náhled. Funkce vyvolaná touto ikonou stáhne dokument na váš lokální disk a otevře ho aplikací, která je k danému typu dokumentu přiřazena - jde o stejnou akci, která 89
se provede ve Windows, kdyţ na nějaký soubor poklepete (nebo stisknete Enter). Uţivatel s právem schvalovatele můţe schválit aktuální revizi dokumentu. Schválené dokumenty jsou indikovány zeleným zatrţítkem ve stromu a zeleným pozadím čísla revize na kartě Info. Při najetí myší na číslo revize jsou zobrazeny bliţší informace o schválení. Neschválení dokumentu. Přehled informací o probíhajícím řízení (podrobněji v Práce s dokumenty - Řízení oběhu dokumentů). Zrušení běţícího řízení dokumentace (podrobněji v Práce s dokumenty - Řízení oběhu dokumentů). Změna probíhajícího řízení (podrobněji v Práce s dokumenty - Řízení oběhu dokumentů). Vytvoření přehledu všech připomínek k dokumentu v ukončeném připomínkovém řízení. Anulování schválení dokumentu (podrobněji v Práce s dokumenty - Řízení oběhu dokumentů). Prodlouţení platnosti schváleného dokumentu. Předčasné ukončení platnosti schváleného dokumentu. Náhled poslední, uţivateli dostupné revize dokumentu. Pomocí této ikony se přepnete na kartu Diskuze, kde se můţete zúčastnit diskuze k dokumentu. Uloţení malého náhledu dokumentu. Operaci můţe provést administrátor projektu nebo uţivatel s právem alespoň "Mazat, číst i zapisovat" ve sloţce. Vytvoření malého náhledu dokumentu. Operaci můţe provést administrátor projektu nebo uţivatel s právem alespoň "Mazat, číst i zapisovat" ve sloţce. Změna typu dokumentu. K provedení operace je nutné mít právo "Administrovat", a dokument nesmí být vydán, schválen ani aktuálně procházet řízením. 90
91
Náhled Náhled dokumentu Kartu Náhled můţete pouţít pouze u dokumentu. V okně karty se dokument nahlédne aplikací, kterou má ve Windows přiřazenu pro náhled. Například v případě dokumentů z MS Office se dokument otevře do okna karty přímo v příslušné aplikaci. Jestliţe půjde o obrázek, který umí standardně zobrazit prohlíţeč, zobrazí se rovnou, bez spouštění dalších aplikací. V případě offline dokumentu se do okna náhledu otevře stránka, na kterou vede odkaz. V iProjectu můţete pouţívat náhledy na libovolný typ dokumentu - je pouze potřeba mít lokálně nainstalovánu podporu daného typu dokumentu. Lze tak nahlíţet Office dokumenty, CAD data, faxy, skenované dokumenty, multimediální data, apod. Některé prohlíţeče lze stáhnout na stránce Stáhnout. iProject nabízí rozšířenou podporu pro CAD data aplikací firmy Autodesk.
92
Diskuze Diskuze je moţná pouze vzhledem k objektu dokument. Jde o klasické diskuzní fórum. V horní části karty se zobrazuje název dokumentu, ke kterému se diskuze vede. Pod názvem se zobrazí obsah příspěvku, který zvolíte ve stromu příspěvků v dolní části. Příspěvky do diskuze mohou mít charakter nového tématu, nebo odpovědi na existující příspěvek. Speciálním případem diskuse je grafický komentář vloţený funkcí Redline v CAD prohlíţeči.
Stiskem této ikony vloţíte do diskuze nové téma. Obejví se dialog, kde vloţíte téma příspěvku a text příspěvku.
93
Pomocí této ikony můţete odpovědět na existující příspěvek. Dialog pro vloţení příspěvku je stejný jako u nového příspěvku, pouze není moţné měnit název tématu. Odpovídat je moţné pouze na nové příspěvky a nikoliv na odpovědi (strom diskuze je pouze dvouúrovňový).
94
95
Historie Vzhled karty Historie je pro všechny objekty stejný. Obsahuje přehled operací, které se daného objektu v minulosti týkaly. V tabulce je název operace, datum jejího provedení a uţivatel, který operaci provedl. Jméno uţivatele je aktivní a odkaz vede na jeho e-mailovou adresu (ve vašem poštovním klientu se otevře nová zpráva z předvyplněnou adresou). Jestliţe se s kurzorem zdrţíte chvilku na názvem operace (ke kurzoru se nad ním přidá otazník), objeví se miniokno s dalšími detaily o operaci. Nad jménem uţivatele se objeví jeho e-mailová adresa.
Někdy se můţe ukázat jako potřebné kartu zablokovat. Je to moţné nastavením parametru instalace "TabHistorieAllowed".
96
Uživatelé Projekt Kartu Uţivatelé je moţné pouţít jen u projektu a zobrazuje uţivatele aktuálně přihlášené do projektu. V tabulce je jméno uţivatele, město, datum přihlášení a uţivatelská práva k projektu. Jméno uţivatele je opět aktivní a odkaz vede na jeho e-mailovou adresu.
Poznámka: Seznam nemusí přesně odpovídat skutečnosti, protoţe je závislý na korektním odhlašování uţivatelů. Pokud uţivatel pouze ukončí prohlíţeč aniţ by se předtím odhlásil, bude v seznamu figurovat jako "přihlášený".
97
Práva Složka Tato karta je přístupná pouze u sloţek a umoţňuje nastavovat přístupová práva. Tato práva jsou dědičná, takţe pokud to neurčíte explicitně jinak, mají všechny podsloţky dané sloţky stejná práva. Existují následující práva, která jsou sebeobsaţná (vyšší právo automaticky zahrnuje právo niţší) v tomto pořadí od nejvyšší úrovně: Administrátor, Mazat, Zapisovat, Číst. Dále existují speciální práva "Ţádný přístup“ a "Zdědit“. V případě "Ţádný přístup“ uţivatel příslušnou sloţku vůbec nevidí. V případě práva "Zdědit“ je jako efektivní právo pouţito právo nastavené některé nadřazené sloţce. Kromě přístupových práv je moţné nastavovat i příznaky "Zasílat notifikační e-maily“ a "Oprávnění schvalovat revize“. iPROJECT podporuje téţ práva skupin, které jsou definovány vţdy v rámci projektu. Pro aktuálně přihlášeného uţivatele jsou na základě následujících pravidel vyhodnocena tzv. efektivní práva, která určují oprávnění daného uţivatele pro danou sloţku. Vyhodnocení práv:
přímo přiřazené právo má absolutní přednost před právem plynoucím prostřednictvím skupiny z přímo přidělených práv všem skupinám, kterých je uţivatel členem, se vyberou práva maximální pokud není sada práv úplná, případně pokud obsahuje právo „Zdědit“, je přiřazení zbývajících práv hledáno u nadřazené sloţky. Takto se postupuje aţ ke kořenové sloţce. Pokud ani po dosaţení kořenové sloţky nejsou všechna práva určena, jsou práva implicitně doplněna "prázdnými“ právy. Tedy "Ţádný přístup“; "Nezasílat notifikace“ a "Nepovolit schvalováni“
V kartě "Práva“ jsou pro snadnou administraci jak pro skupinu uţivatelů, tak pro jednotlivé uţivatele zobrazena vţdy efektivní práva s informací, zda jde o právo přímo přiřazené administrátorem, nebo zda jde o právo zděděné. Hromadné nastavení práv Pokud je v kartě pro správu práv zaškrtnuto políčko pod uţivatelem nebo skupinou (je automaticky zaškrtnuto při změně práva) a 98
nastavení práv provedeno pomocí tlačítka v pravém horním rohu, dojde k hromadnému nastavení práv všem uţivatelům či skupinám, tak jak je u kaţdého z nich nastaveno. Nastavení práv je pro uţivatele či skupinu vţdy kompletní (přístup, notifikace i schvalování). Protoţe po zobrazení stránky s právy jsou v jednotlivých polích před vybrána efektivní práva, je třeba dát pozor na to, aby nedošlo k neţádoucímu nastavení práv a na odpovídajících místech vybrat moţnost „zdědit práva“.
Přístupová práva k dokumentům mají následující význam: Žádná Uţivatel nemá k příslušným objektům ţádný přístup. Číst Uţivatel si můţe příslušné objekty prohlíţet. Zapisovat (a Číst) Uţivatel můţe příslušné objekty i měnit. Mazat (a Číst i Zapisovat) Uţivatel můţe příslušné objekty měnit i vymazávat (ne fyzicky vymazávat). Administrovat Uţivatel můţe pouţívat funkce vyhrazené Administrátorovi přidělovat práva, rušit vydání, povolovat./zakazovat diskuze atd.... Zdědit práva V tomto případě se práva nastaví podle nadřízené sloţky.
99
Jestliţe povolíte zasílání notifikačních e-mailů, bude uţivateli odeslána zpráva (e-mail, SMS) pokaţdé, kdyţ dojde s objektem k nějaké operaci. Nezasílat Upozornění se nebudou zasílat. Zasílat Upozornění se budou zasílat. Zdědit práva Nastavení se bude řídit podle nadřízené sloţky. Pokud je zasílání povoleno, dostane uţivatel zprávu v následujícím formátu: Subject: [iPROJECT] Zařazen dokument http://www.iproject.cz/iProject.asp?/Dev/Kirkland/Today/FInstFr.ocx Document: /Dev/DevelopAdsk/Kořen/KirklandAruba/GoToday/FInstFr.ocx - 2 Size: 274432 Date: II 26 2002 8:18AM Author: Jan Liška Comment: Úprava pro Windows XP, zatím bez signature Automatický e-mail. Do projektu byl zařazen níţe uvedený dokument. Práva na schvalování revizí dokumentů mají následující význam: Zakázáno Uţivatel nesmí revize schvalovat. Povoleno Uţivatel smí schvalovat revize. Zdědit práva Práva se nastaví podle nadřízené sloţky.
100
Filtr Tato karta je přístupná pouze u sloţek a umoţňuje nastavovat kritéria filtru dokumentů ve sloţce. Další informace o filtrech naleznete v knize "Práce s dokumenty", kapitola "Filtry". Nastavení filtru Konkrétní filtr se stanovuje výběrem potřebných kritérií, nastavením jejich hodnoty a popř. "negací", čili obrácením smyslu testu hodnoty. Vybraná kritéria se automaticky spojují logickým operátorem "AND". Znamená to, ţe např. při volbě 2 kriterií bude dokument zobrazen pouze v případě, ţe vyhovuje výběru podle 1. a také podle 2. kritéria. Smysl testu se ale dá obrátit, takţe můţeme např. zadat: "zobraz pouze ty dokumenty, které vyhovují 1. kritériu a nevyhovují 2. kritériu". Výběr a nastavení kritérií
Ikona slouţí k uloţení kritérií filtru. Spolu s uloţením hodnot filtru se filtr zaktivuje. Klepnutím na jednu z těchto ikon se nastaví/ruší dědění filtru. Tuto ikonu vyuţijeme tehdy, pokud chceme filtr aktuální sloţky prosadit do všech jejích podsloţek (všechny podsloţky budou nastaveny na "zdědit filtr") Pomocí těchto ikon se filtr aktivuje a deaktivuje. Aktivita filtru 101
Filtr můţe být definován, ale můţe nebo nemusí být aktivní. Aktivním se filtr stane buďto automaticky po uloţení hodnot kritérií nebo po přepnutí filtru na "nedědit", nebo volbou nástrojové ikony "Aktivovat filtr" v této kartě, nebo kartě "Info".
102
Atributy Karta je zobrazena pro všechny uzly stromu projektu, jenţ má přiřazeny atributy. Zobrazení a editace atributů Pro vybraný uzel stromu, jenţ je typu "dokument" obsahuje záloţka jeho atributy s jejich platnými hodnotami. Zde můţeme hodnoty i aktualizovat. Výjimkou je situace, kdy je dokument schválen, nebo má přidělenu vlastnost "pouze pro čtení".
Atribut začíná svým názvem, který následuje jeho hodnota. Hodnota údaje typu "text" se zapisuje do editačního políčka (zde např. "Poznámka"). Hodnota údaje typu "výčet" se zvolí výběrem jedné z nabízených hodnot (např. "Stav_doc"). Údaje typu "pole textů" a "pole výčtů" (např. "Obec") mohou mít více neţ jednu hodnotu a proto zabírají více řádek - co řádka, to jedna hodnota. Jednotlivá hodnota pole se pořizuje stejně, jako u jednoduchého typu. Další hodnota pole se přidá stiskem tlačítka "Přidat". Do nově vzniklého políčka se vepíše hodnota, resp. se vybere ze seznamu. Existující hodnotu pole je moţné zrušit stiskem tl. "Zrušit" na řádku vedle rušené hodnoty. Pro uloţení hodnot do databáze je nutno stisknout tlačítko "Uloţit hodnoty".
103
Vazby Záloţka se dynamicky zobrazuje pouze u dokumentů, které mají definovánu alespoň jednu vazbu. Člení se horizontálně na 2 části: - Podřízené dokumenty - Nadřízené dokumenty Uvnitř kaţdé části je seznam dokumentů v příslušné vazbě, kde kaţdý dokument obsahuje kromě názvu doplněném o relativní cestu také revizi a typ vazby. Název dokumentu je odkazem, při klepnutí se program na něj ve stromě přemístí. Podrţíme-li kurzor nad názvem dokumentu, objeví se název dokumentu včetně úplné cesty.
Výstup je moţné filtrovat podle revize dokumentu, nebo podle typu vazby. Vazbu lze zrušit stisknutím tl. "zruš" na řádce příslušné vazby.
104
Procesní karty Kromě standardních karet, které jsou v systému k dispozici, je moţné definovat další, uţivatelské karty - Procesní karty (viz Práce s dokumenty, kapitola Operace nad stromem, Spravovat - Procesní karty). Obsah zobrazení při vyvolání takové karty je definován správcem systému, jde například o ASP stránku. Tímto způsobem je moţné například realizovat vlastní zpracování dokumentů v iProjectu (profilové informace k dokumentu) nebo vazbu na další firemní systémy (ERP / MRP / PDM / účetnictví), GIS, další evidence, workflow... Volaná aplikace obdrţí prostřednictvím objektu Request identifikaci objektu, ze kterého je volána, resp. i jeho nadřazených uzlů: pro projekt:
Object IdProject ProjectName GroupName
"Project" identifikátor projektu název projektu název skupiny projektů
pro složku:
Object IdProject IdFolder FolderName
"Folder" identifikátor projektu identifikátor sloţky název sloţky
pro dokument:
Object IdProject IdFolder IdFile FileName
"File" identifikátor projektu identifikátor sloţky identifikátor dokumentu název dokumentu
Na uvedeném příkladu vidíte výstup, který vytvořila ASP stránka obsahující následující kód: for each parametr in Request.Form Response.Write parametr&": "&request.form(parametr) next Základní údaje se zpracujícímu procesu předávájí obdobně jako při zpracování údajů formuláře.
105
106
Nastavení stanice
107
Základní charakteristiky Dialog „Nastavení“ se spouští stejnojmennou volbou z místní nabídky na libovolném uzlu stromu.
Upload V části Upload velikost paketu určuje počet bajtů, které obsahuje jeden paket při přenosu dat mezi vaším klientem a serverem. Pokud máte k dispozici rychlé a kvalitní spojení, je moţné nastavit vyšší hodnoty (maximálně 32768 bajtů - 32kB). Při nekvalitním spojení se doporuřuje pouţívat pakety o menší velikosti (minimálně 2048 bajtů - 2kB). Uspořádání stromu V části Uspořádání stromu můţete ovlivnit způsob řazení objektů ve stromu dokumentů. Jednak můţete určit podle čeho se objekty budou řadit - buď podle názvu objektu tj. Abecedně, nebo podle data zařazení do stromu tj. Časově a pak také můţete určit směr řazení - Vzestupně, Sestupně nebo Nerovnat (prvky zůstanou v databázovém pořadí). Volba Načíst celý strom najednou (dostupná od verze 2.1.6) umoţňuje přepnout na chování starších verzí iProjectu a nepouţívat metodu postupného načítání větví stromu (pro obsáhlejší instalace se nedoporučuje). Pracovní složka 108
Pracovní sloţka se pouţívá k ukládání dočasných souborů, např. při náhledu dokumentu. Není-li definovaná, pouţívá se pracovní sloţka uţivatelova profilu.
109
Prohlížeče a editory Ve starších verzích se jako prohlíţeče pouţívaly výhradně programy systémově asociované s příslušným typem souboru. Od verze 3.5 je moţné na klientské stanici definovat vlastní prohlíţeče. Definovat lze: - Prohlížeč, je program zobrazující dokument v samostatném okně, - Editor, je prohlíţeč umoţňující navíc editaci dokumentu, Výchozí prohlížeč, je prohlíţeč pouţitý při poklepnutí na dokument nebo jeho malý náhled, - Náhledový prohlížeč, je program zobrazující dokument v kartě „Náhled“, - Serverový prohlížeč, je prohlíţeč nebo náhledový prohlíţeč, jemuţ bude dokument zpřístupněn ve specielní sloţce na serveru.
Prohlíţeč je zpravidla určen k pouţití pouze pro určité typy souborů dokumentů. Ty jsou definovány seznamem jejich extenzí. V případě, ţe prohlíţeč je schopen soubor dokumentu otevřít bez ohledu na jeho typ, uvede se místo seznamu extenzí znak „*“ (hvězdička). Informace o prohlíţečích se ukládají do uţivatelské části systémového registru HKEY_CURRENT_USER. Efektivní definice prohlíţečů získává program sloučením uţivatelských definic s definicemi uloţenými v části HKEY_LOCAL_MACHINE, kam se definice uloţí zpravidla při instalaci klientské stanice. Dojde-li při slučování definic ke kolizi názvů, je definice prohlíţeče z HLM nahrazena definicí z HCU. Prohlíţeče přejaté z HLM nelze v uţivatelském rozhraní měnit. Správa prohlížečů Prohlíţeče definujeme ve skupině „Prohlíţeče a editory“ dialogu „Nastavení“, spuštěném stejnojmennou volbou z místní nabídky na libovolném uzlu stromu. Nad seznamem definovaných prohlíţečů se nachází zaškrtávací políčko „Nabízet výchozí systémový prohlížeč“. Zaškrtneme je tehdy, chceme-li aby součástí nabídky vhodných prohlíţečů byla i poloţka s názvem „výchozí prohlíţeč“, jejíţ výběr způsobí spuštění programu systémově asociovaného s příslušným typem souboru dokumentu. Zaškrtneme-li políčko s názvem "Používat Autodesk Design Review pro redlining", bude pro náhled souboru dokumentu typu DWF pouţit automaticky tento prohlíţeč s moţností provádět redlining. Dále se zde nachází Filtr, kterým lze zredukovat seznam definovaných prohlíţečů (pouze vizuálně, nikoliv funkčně!). Výchozí hodnota je "vše", při které je filtr vypnut. Výčet dále nabízí všechny extenze (typy souborů), které se jiţ v definicích prohlíţečů vyskytují. Volbou některé z nich se seznam omezí pouze na ty prohlíţeče, které jsou pro vybraný typ souboru určeny. 110
Kaţdá poloţka seznamu obsahuje nejprve název prohlížeče a za ním v závorce seznam extenzí souborů, pro něţ je prohlíţeč určen. Před závorkou se ještě zobrazují příznaky informující o typu nebo stavu prohlíţeče. Mohou se zde vyskytnout tyto znaky: E - prohlíţeč je zároveň i editorem, P - náhledový prohlíţeč, S - prohlíţeč serverového typu, D - výchozí prohlíţeč, G - prohlíţeč definovaný při klientské instalaci (HKEY_LOCAL_MACHINE) Založení nového prohlížeče Nový prohlíţeč nadefinujeme stiskem klávesy „Přidat“ . Otevře se okno „Nastavení prohlíţeče“, kde zadáme informace o prohlíţeči:
Název prohlíţeče, řetězec znaků identifikující jednoznačně prohlíţeč (smí obsahovat - pouze písmena, čísla a mezery), -
Cestu k programu prohlíţeče, můţeme zapsat, nebo vyhledat za pomoci tlačítka „…“, Typy dokumentů, neboli seznam přípon (extenzí) souborů, které je schopen daný prohlíţeč zpracovat. Přípony se oddělují čárkou a píší se bez tečky.
Pokud zaškrtneme zaškrtávací políčko „Editor“, stane se tento prohlíţeč současně také Editorem. Koncepce vychází ze skutečnosti, ţe prohlíţeč můţe, ale nemusí být také 111
editorem. Prohlíţeč s příznakem „Editor“ můţe pak být pouţit jako prohlíţeč i jako editor. Editor nemůţe být pouţit pro náhled, proto zaškrtávací políčko „Pro náhled“ nebude dostupné. Pokud zaškrtneme zaškrtávací políčko „Pro náhled“, jedná se o definici náhledového prohlíţeče. Zaškrtávací políčko „Editor“ nebude dostupné. Zaškrtneme-li políčko „Server App“, coţ je moţné u kteréhokoli typu prohlíţeče, informujeme tím Project, ţe tento prohlíţeč je aplikace serverového typu, která vyţaduje zpřístupnit kopii souboru dokumentu nikoliv na klientské stanici, ale na serveru. Řetězec znaků, představující cestu k prohlíţeči, můţe obsahovat smluvené sekvence znaků, které iProject před spuštěním prohlíţeče nahrazuje odpovídajícími hodnotami. Nahrazované sekvence jsou tyto: „%src“ „%ipurl“ „%ipfol“ „%ipfile“
- název otevíraného souboru dokumentu včetně cesty, - iProject-URL bez úvodních a koncového lomítka, - iProject identifikátor sloţky, - iProject identifikátor dokumentu.
Úprava existujícího prohlížeče. Atributy jiţ dříve definovaného prohlíţeče upravíme tak, ţe v seznamu prohlíţečů vybereme příslušný prohlíţeč a stiskneme klávesu „Změnit“ . Otevře se okno „Nastavení prohlíţeče“ (viz předchozí kapitola), kde změníme informace o prohlíţeči. Zrušení již nepotřebného prohlížeče Dříve definovaný prohlíţeč, jenţ chceme vyřadit, vybereme v seznamu prohlíţečů a stiskneme klávesu „Odebrat“. Určení výchozího prohlížeče Dříve definovaný prohlíţeč můţeme označit jako výchozí tak, ţe v seznamu prohlíţečů vybereme příslušný prohlíţeč a stiskneme klávesu „Výchozí". Jako výchozí nelze nastavit náhledový prohlíţeč. Způsoby aktivace prohlížečů Náhledový prohlížeč Spouští se v záloţce „Náhled“. Cesta k prohlíţeči musí být internetový odkaz (URL) Ostatní prohlížeče Spouští se do nového samostatného okna. K tomu účelu iProject vyuţívá operaci Open funkce ShellExecute. Jako název spouštěného souboru standardně předává údaj „Cesta“ prohlíţeče a jako jeho 112
argumenty cestu k prohlíţenému souboru. Pokud je údaj „Cesta“ prázdný, startuje prohlíţeč stejně jako „výchozí systémový prohlíţeč“, tzn. cestu k prohlíţenému souboru předává jako název spouštěného souboru, a argumenty nenaplňuje. Pokud údaj „Cesta“ prohlíţeče začíná řetězcem znaků „http“, předává jako název spouštěného souboru „iexplore.exe“ a obsah údaje „Cesta“ uloţí jako jeho argumenty. Působnost prohlížečů Prohlížeče Výčet vhodných prohlíţečů k danému dokumentu se nabízí : - Při volbě „Otevřít“ z místní nabídky na uzlu dokumentu ve stromě, - V místní nabídce na malém náhledu v kartě „Info“, „Náhled“ nebo „Atributy“ Klepnutím na ikonu „Otevřít“ vpravo vedle vybrané revize dokumentu v záloţce „Info“. Poté, co při poklepu na malý náhled v kartě „Info“, „Náhled“ nebo „Atributy“ nemohl - být spuštěn výchozí prohlíţeč (výchozí prohlíţeč není definován, nebo není vhodný pro daný dokument) Ve všech případech se prohlíţeč otevírá v novém samostatném okně.
Editory Výčet vhodných editorů k dokumentu se předkládá v rozbalovacím seznamu „Editor“ v dialogu „Vydání dokumentu“ po zaškrtnutí políčka „s otevřením“.
Poznámka: Pokud je tento prvek nedostupný (zešedlý), je to proto, ţe není definován ţádný editor pro daný typ souboru. Pokud políčko zaškrtneme, nabídne se seznam vhodných editorů, ze kterých je moţno zvolit ten, který bude po ukončení dialogu tlačítkem „OK“ a následném vykopírování dokumentu spuštěn v novém samostatném okně.
113
Výchozí prohlížeč Je pouţit při poklepu: - Na uzel dokumentu ve stromě, - Na malý náhled v kartě „Info“, „Náhled“ nebo „Atributy“. Prohlíţeč se otevírá v novém samostatném okně. Pokud není výchozí prohlíţeč definován, vypíše se hlášení: „Výchozí prohlížeč není definován“. Pokud není definovaný výchozí prohlíţeč vhodný pro daný dokument, vypíše se hlášení: „Výchozí prohlížeč není určen pro tento typ souboru“.
Náhledový prohlížeč Pouţívá se k zobrazení v záloţce „Náhled“. Při otevření záloţky „Náhled“ program vybere odpovídající prohlíţeč automaticky podle definované extenze. Pokud by bylo definováno více náhledových prohlíţečů pro tutéţ extenzi, program vybere ten, u kterého je extenze v definici extenzí blíţe k začátku definice. Poznámka V některých případech je nezbytnou podmínkou funkčnosti náhledových prohlíţečů, aby cesta k dočasnému souboru dokumentu, jenţ pro účel náhledu program automaticky vytvoří, byla síťová. Toho lze dosáhnout odpovídajícím nastavením údaje „Pracovní sloţka (standardně program pouţívá cestu do pracovní sloţky uţivatelova profilu a ta není síťová!) Definice cesty musí být ukončena znakem „\“.
114
Ostatní
115
Otázky a odpovědi Jaké jsou systémové požadavky na klienta iPROJECT? Část serveru iPROJECTu - "Projekty" - vyţaduje pro správnou funkci zapnutou podporu cookies a javascriptu, správa dokumentů probíhá za pomoci ActiveX komponenty, která se automaticky stáhne a nainstaluje (instalaci potvrďte) při prvním pouţití (a po její případné aktualizaci na serveru) - tato komponenta vyţaduje browser MSIE 5.0 nebo vyšší. Pro náhled jednotlivých typů dokumentů je potřeba mít na klientském počítači nainstalovánu (a správně zaregistrovánu) patřičnou aplikaci - např. Word pro DOC soubory, Adobe Acrobat pro PDF soubory, Volo View Express pro DWG a DWF nebo IPT soubory. Je podporován Netscape Navigator, Opera a jiné browsery? Ne, funkčnost správy dokumentů v iPROJECTu je závislá na ActiveX komponentě, a tak pracuje pouze v Internet Exploreru (4.01 a vyšší). Nicméně například stahování dokumentů z projektů v iPROJECTu (funkce Kopíruj URL pro staţení) lze provádět i pomocí Netscape, Opera či jiného browseru. Potíže s komponentou iPROJECTu pro správu dokumentů. Pokud se při pokusu o první přístup na Správu dokumentů objeví prázdné okno s kříţkem, nepodařilo se spustit potřebnou ActiveX komponentu. Důvodem můţe být bezpečnostní nastavení v Internet Exploreru nebo omezení firemní politiky (např. pomocí Windows Policy). Od verze 2.1.6 lze klientskou komponentu iPROJECT distribuovat a instalovat i samostatně, ve formě ZIP archivu s registrovatelným DLL souborem (viz odkaz Stáhnout). Máte-li zájem o další moţnosti instalace a distribuce klientské komponenty, kontaktujte nás. Pro spuštění ActiveX komponenty zamezené bezpečnostním nastavením v MSIE, proveďte následující úpravu v MSIE:
V Nástroje > Moţnosti sítě internet, na kartě Zabezpečení klepněte na kolečko Důvěryhodné servery Stiskněte tlačítko Servery Zrušte zaškrtnutí u políčka Vyţadovat ověření všech serverů V poli Přidat tento server napište: "http://www.iproject.cz" (bez uvozovek) a stiskněte Přidat Dialog opusťte stisknutím OK, ukončete MSIE a znovu jej spusťte
iPROJECT a „chráněný režim“ Internet Exploreru 116
Ve Windows Vista a Windows 7 pouţívá Internet Explorer 7 a 8 implicitně tzv. „Chráněný reţim“, ve kterém je z bezpečnostních důvodů běh internetového prohlíţeče oddělen od zbytku operačního systému. Jedním z důsledků této ochrany je to, ţe iPROJECT ukládá staţené soubory do virtualizované sloţky: C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Virtualized\C\Users\USERNAME\Documents\ Nefunguje pak přímé otvírání dokumentů a staţené (vykopírované, vydané) dokumenty jsou uloţeny jinde neţ je očekáváte. Moţná řešení jsou dvě: 1) Zvýšení oprávnění pro běh aplikace MSIE – spouštění jako Správce nebo vypnutí UAC ochrany ve Windows (nedoporučujeme) 2) Zdůvěryhodnění serveru iProjectu a vypnutí chráněného reţimu pro důvěryhodné servery Pomocí Nástroje > Moţnosti Internetu > Zabezpečení klepněte na zatrţítko „Důvěryhodné servery“ a tlačítko Servery. Vypněte poţadavek https ověření a přidejte adresu vašeho iProject serveru do seznamu důvěryhodných serverů. Potvrďte OK a v dialogu ihned zrušte zaškrtnutí poloţky „Povolit chráněný reţim“ (nastavení platí jen pro zónu Důvěryhodné servery). Restartujte Internet Explorer. (Varovný ţlutý pruh vypnete klepnutím pravým tlačítkem myši.) Jsem připojen přes proxy/firewall - jak mohu použít iPROJECT? Klient iPROJECTu komunikuje se serverem na internetu se stejným nastavením jako pouţíváte v Internet Exploreru. Veškerá komunikace probíhá na http portu 80. Na vašem firemním firewallu není potřeba provádět ţádné změny. Nicméně v případě MS Proxy serveru doporučujeme vyuţít přístupu prostřednictvím MS Proxy klienta. iProject od verze 2.0.7 výše řeší některé problémy s připojením přes proxy. Proč iPROJECT nepodporuje DGN? Podporuje. iPROJECT je z velké části zcela nezávislý na druhu lokálních aplikací i na souborových formátech. Projekt v účtu DEMO/DEMO obsahuje i DGN soubor. Jediná funkce, která je v současné době specifická pouze pro DWG, je funkce Redline. Veškeré souborové operace i funkci náhled lze pouţít na jakýkoliv souborový formát, za předpokladu, ţe máte lokálně instalovanu aplikaci, která tento formát umí zobrazit. Pro DGN (a desítky dalších formátů) lze pouţít například AutoManager View. V případě zájmu o Intranet verzi jsme schopni doplnit i podporu redline pro formát DGN. Jak lze přidat prohlížeč dalších formátů? iPROJECT automaticky zobrazuje (na kartě Náhled) ty soubory, pro něţ je lokálně nainstalována patřičná obsluţná aplikace nebo prohlíţeč. Tato aplikace musí podporovat tzv. funkci Windows ActiveDocument aby byl soubor zobrazen uvnitř karty Náhled. Příkladem je Acrobat Reader pro soubory PDF nebo Powerpoint pro soubory PPT. Odkazy na některé prohlíţeče (MS Office dokumenty, VRML světy, modely Inventoru 117
nebo SolidWorks, atd.) najdete v nabídce Stáhnout. Pomalý přístup ke stromu složek Na některých počítačích se můţe projevit zpomalení přístupu (načítání) stromu sloţek a souborů. Příčinou můţe být antivirový program, typicky Norton Antivirus 6.x. Tento problém se projevuje i u dalších aplikací, doporučujeme NAV upgradovat nebo pouţít jiný antivirus. Potíže ve Windows Vista Spočívají ve zvýšené ochraně bezpečnosti dat, která byla do systému Windows Vista implementována. Konkrétně se jedná o nástroj "Řízení uţivatelských účtů" (UAC). Problém se odstraní, pokud se program Internet Explorer spustí "jako správce". Trvale se lze problému zbavit, pokud se UAC vypne.
118
Parametry instalace Aplikace iProject se v řadě aspektů svého chování řídí parametry, které byly nastaveny při její instalaci. Řada z nich se můţe změnit i v průběhu dalšího období a tím ovlivnit chování aplikace. Tato moţnost je dostupná pouze Hlavnímu administrátorovi prostřednictvím volby poloţky Konfigurovat -> Parametry instalace z místní nabídky při klepnutí mimo strom iProjectu. Nastavení parametrů instalace
Přehled parametrů V prvním sloupci je název parametru, ve druhém typ hodnoty parametru: N ... číselná hodnota S ... textová hodnota B ... logická hodnota ([3B] znamená 3 log. hodnoty) V ... hodnota vybraná ze seznamu SessionTimeOut KeepSessionRefresh
[N] Doba v minutách, po které dojde ke ztrátě autorizace [N] Doba v sekundách, po které dojde k automatické 119
SysAdmin SMTPserver
[S] [S]
DefaultLanguage ForceLanguage DbCanCreateProjects
[N] [N] [B]
bAllowSendPass
[B]
DirectToDocMgr
[B]
ViewSimpleDef UseDefLogin DefLoginName DefLoginPass DenyUserSettingsButPass
[B] [B] [S] [S] [B]
HTMLEncoding_Discuss DocumentProceeding LimitedDocumentVisibility
[B] [B] [B]
OnlyApprovedDocumentVisibility [B] UnusableInvalidDocument MandatoryReadBeforeApprove
[B] [B]
AllwaysNewDownload
[B]
LastChangesInterval
[N]
DisplayUserAction DefaultDependRevision
[B] [V]
MultiLevelApproval MultiDocumentApproval
[B] [B]
PreviewFileNoReadOnly
[B]
komunikaci se serverem E-mailová adresa správce aplikace Server, jehoţ prostřednictvím budou odesílány notifikační e_maily Výchozí jazyk uţivatele Výchozí jazyk aplikace Výchozí hodnota příznaku 'Uţivatel smí zaloţit projekt' při zaloţení nového uţivatele Výchozí hodnota příznaku "Odeslat uţivateli heslo na poţádání" při zaloţení nového uţivatele Přechod přímo do správy dokumentů ve Fullreţimu Simple-reţim jako výchozí Automatické výchozí přihlášení Přihlašovací jméno autom. výchozího přihlášení Heslo automatického výchozího přihlášení Výchozí hodnota příznaku "Uţivatel smí měnit své údaje" při zaloţení nového uţivatele Příznak kódování textu diskusního příspěvku Vyuţívat sluţeb workflow - řízení dokumentů Zakázat dostupnost starších revizí (vylučuje se s parametrem "OnlyApprovedDocumentVisibility") Zakázat dostupnost jiné neţ poslední schválené revize Zakázat práci s neplatným dokumentem Přikázat povinné přečtení dokumentu před schválením Vţdy nové vykopírování do lokální pracovní sloţky (jinak akceptuje poslední kopii v prac. sloţce) Výchozí velikost intervalu posledních změn ve dnech v novinkách Automaticky zobrazit okno akcí uţivatele Výchozí hodnota vazby: "LAST"-poslední revize, "ALWAYS_LAST"-vţdy poslední revize, "ALWAYS_LAST_APPROVED"-vţdy poslední schválená revize Povolit víceúrovňové schvalovací řízení Povolit vyhlášení schvalovacího řízení pro více dokumentů najednou Nenastavovat soubor k prohlédnutí jako 'readonly' 120
VariabilityBackLevel CreateCopyForInsert DWGAlongWithDWF
DocumentAlongWithQuickView DocumentExpirationChecking DocumentExpirationTime SendExpirationMailAfter ExtendedQVShow SetDefaultProcMembers
UndoApproveProceeding ApprWithinProceeding PreviewLastRevisionIcon OpenFileNoIndex ChangeThumbnail ExportOnlyOfficeInPDF TabHistorieAllowed ProceedingSetMessagesFlags DocumentCopyAllowed SendReminderMailAfter
[B] Povolit proměnlivou návratovou schvalovací úroveň (schval. proces) [B] Vytvořit kopii souboru před vloţením záloţek [V] Reţim ukládání a vykopírování dokumentu typu výkres (DWG spolu s DWF). Existují varianty: - nezabývá se DWF, - nezabývá se DWF na vstupu, zabývá se na výstupu a nenajde-li, přechází to mlčky, - nezabývá se DWF na vstupu, zabývá se na výstupu a nenajde-li, píše hlášení, - zabývá se DWF na vstupu i výstupu, nenajde-li, přechází to mlčením, - zabývá se DWF na vstupu i výstupu, nenajde-li na vstupu, přechází to mlčením, na výstupu píše hlášení, - zabývá se DWF na vstupu i výstupu, nenajde-li na vstupu, píše hlášení, na výstupu to přechází mlčením, - zabývá se DWF na vstupu i výstupu, nenajde-li, píše hlášení [S] Dokument ukládat spolu se souborem náhledu [B] Kontrolovat platnost schváleného dokumentu [S] Lhůta platnosti dokumentu, ve tvaru: kolikrát '*' co [d|t|m|r] (např."1*r" - jeden rok) [N] Posílat zprávu o vypršených platnostech po .. dnech (0 = neposílat, 1 = hned) [3B] Zobrazování malých náhledů v kartách v pořadí karet: Info, Náhled, Atributy [3B] Výchozí mnoţina účastníků řízení - ztotoţnit s mnoţinou posledního vyhlášeného řízení ve "stejné sloţce", "stejného typu", "stejného vyhlašovatele", nebo jejich kombinací [B] Povolit anulaci schválení dokumentu [B] Povolit schválení dokumentu bez řízení [B] Zobrazit ikonu pro zobrazení poslední revize [3B] Vytvářet prac. soubor k otevření bez indexu [B] Povolit náhradu souboru malého náhledu [B] Dát moţnost exportovat ze sloţky pouze MS Office dokumenty a ve formátu PDF [B] Povolit zobrazení záloţky 'Historie' [3B] Příznaky výpisu zpráv při manipulaci s řízením (vyhlášení, zrušení, změna) [B] Povolit kopii dokumentů [N] Nastavení lhůty pro zasílání upomínek "n dní 121
DefaultDocnameWithoutExt
[B]
OutputNameIsFileName
[B]
ApprWithDistributionProceeding [B] SearchResultsDefaultToTab
[N]
SearchDefaultWithSubfolders SecurePasswords
[B] [B]
před vypršením termínu" (0 = neposílat) Výchozí název nového dokumentu standardně bez přípony Názvem vystupujícího dokumentu bude standardně název zdrojového souboru Moţnost zadat automatický start DŘ po úspěšném SŘ Reţim výsledků vyhledávání: záloţka se nevytváří (0), vytváří se explicitně (1), implicitně (2). Výchozí nastavení vyhledání včetně podsloţek. Jsou vyţadována bezpečná hesla.
122
