Uitvoering van de Financiële Verordening (ex artikel 212 Gemeentewet), vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 31 november 2003, artikel 27:

Nota Inkoop en Aanbesteding

Gemeente Delfzijl Januari 2005

Uitvoering van de Financiële Verordening (ex artikel 212 Gemeentewet), vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 31 november 2003, artikel 27: “Het College draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie”.

Inhoudsopgave Blz 1.

Inleiding

3

2.

Aanbesteding

4

2.1 Europese richtlijnen 2.2 Nationale en gemeentelijke regelgeving 2.3 Mogelijke consequenties van het niet naleven van het aanbestedingsrecht 3.

Inkoop

6

3.1 De gemeentemarkt 3.2 Omvang van de gemeentelijke uitgaven en investeringen 4.

Integraal Inkoop- en aanbestedingsmanagement

8

4.1 Huidige situatie 4.1.1 Aanbestedingsbeleid 4.1.2 Inkoop 4.1.3 Integriteit 4.2 Integraal Inkoopmanagement 4.2.1 Doelstelling 4.2.2 De Inkoopfunctie 4.2.3 Het Inkoopprocesmodel 4.2.4 Interne controle 5.

Beleidsaanbevelingen

11

5.1 Stappenplan verdere uitwerking 5.2 Inhuur ondersteuning 5.3 Samenwerking en afstemming met (buur)gemeenten

Bijlagen: a. Checklist inzake (Europese) aanbestedingen b. Inhoudsopgave aanbestedingdossiers c. Gunningcriteria d. Organisatorische inbedding van de inkoopfunctie e. Geraadpleegde bronnen

B&W besluit 25-01-2005

2

13 (13-1 t/m 13-5) 14 15 16 17

Hoofdstuk 1

Inleiding

De aanleiding voor deze nota is in hoofdzaak gelegen in drie ontwikkelingen. Het besluit te komen tot Centrale inkoop Bij de behandeling van de begroting 2004 in de raadsvergadering van 13 november 2003 is een motie aangenomen die uitsprak te willen komen tot centrale inkoop van goederen, werken en diensten. Tevens is in de ombuigingsvoorstellen een forse financiële korting/winst ingeboekt, te behalen via centrale inkoop. In het jaar 2004 is daar aan gewerkt, echter zonder een concreet en bevredigend resultaat. Dat heeft bij de behandeling van de begroting 2004 (d.d. 1 november 2004) geleid tot uitgebreide discussie in de raad. Het college van burgemeester en wethouders heeft respijt gekregen voor het tot stand brengen van een beleid in dezen tot januari/februari 2005. Europese en nationale regelgeving Daarnaast en tegelijkertijd ontwikkelt Europese regelgeving zich, hetgeen tot uiting komt in Europese aanbestedingsregels. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het aanbestedingsbeleid van o.a. gemeenten over het jaar 2002 geëvalueerd. Daaruit bleek een zorgwekkend laag percentage zaken conform de regelgeving te zijn aanbesteed. Eén en ander leidt tot de verplichting voor gemeenten om hun aanbestedingsbeleid vast te gaan leggen. In hoofdstuk 2 gaan we hier uitgebreid op in. Uitvoering artikel 27 Financiële verordening (rechtmatigheidaspect) Met de intrede van de Wet Dualisering zijn de accountantsprotocollen aangepast. Met ingang van 2004 wordt de rechtmatigheid van de gemeentelijk financiële huishouding gecontroleerd. Dat wil zeggen dat getoetst wordt of gemeenten wet- en regelgeving correct toepassen en of ze uitvoeren wat ze in hun verordeningen vastleggen. Met de vaststelling van het “Inkoop- en aanbestedingsbesluit” d.d. 25-01-2005 voorziet het college in de uitvoering van artikel 27 van de financiële verordening.


3

Hoofdstuk 2

Aanbesteding

De definitie1 van aanbesteding is als volgt: “Uitnodiging doen aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht”. Overheden zijn niet volledig vrij in hun keuze van leverancier of dienstverlener. In tegenstelling tot het bedrijfsleven dienen overheden zich te houden aan verschillende regels bij de inkoop van producten, diensten en werken. Het gaat hierbij om een combinatie van nationale en Europese bepalingen. 2.1 Europese regelgeving Het Europees beleid is gepubliceerd in de mededeling van de Europese Commissie (1998) “Overheidsopdrachten in de Europese Unie”. Het beoogde doel van deze mededeling is meer transparantie en duidelijkheid van aanbestedingsregels te bewerkstelligen. Het Europese beleid is er op gericht de nationale markten voor overheidsopdrachten open te stellen voor concurrentie uit andere lidstaten van de Europese Unie. Behalve de doelstelling van economische integratie is de gedachte dat concurrentie van leveranciers uit de gehele Europese Unie zal leiden tot een efficiënter gebruik van overheidsmiddelen. Dat zal vervolgens leiden tot een gunstige invloed op de kwaliteit van de overheidsdiensten, de economische groei, het concurrentievermogen en de werkgelegenheid in een breder dan nationaal perspectief. Bij een stringent Europees begrotingsbeleid, en mede daarmee verband houdend, een stringent nationaal begrotingsbeleid en de financiële beperkingen voor de lokale overheden, is een doelmatig aanbestedingsbeleid van groot belang. Zeer actueel is de wens corruptie tegen te gaan, derhalve tot transparante overheidsuitgaven te komen, waarbij ook de afwegingen, gunningcriteria en gehanteerde procedures inzichtelijk en controleerbaar zijn. 2.2 Nationale en gemeentelijke regelgeving Voor opdrachten waarvan de waarde boven de Europese drempelbedragen uitkomt, zijn de richtlijnen van de EG van kracht. Voor gevallen waarop de EG-richtlijnen niet van toepassing zijn, geldt uiteraard de nationale wet- en regelgeving. Gemeenten zijn vooralsnog niet onderworpen aan een “algemene aanbestedingswet”. Uiteraard moet de gemeente zich wel houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk Wetboek. Wat betreft de aanbesteding van werken geldt voor het Rijk een (verplicht) Uniform Aanbestedingsreglement (UAR 2001). Deze regeling bevat voorschriften voor aanbestedingsprocedures en bepalingen over rechten en plichten van opdrachtnemers en opdrachtgevers. De VNG beveelt gemeenten aan om (vrijwillig) het UAR 2001 over te nemen. In 2004 is de nieuwe versie van het UAR gepresenteerd (ARW). Vooralsnog adviseert de VNG deze regeling nog niet over te nemen en de UAR 2001 als beleid te handhaven. Wij sluiten ons hierbij aan.

1

Definities (ook in verdere hoofdstukken) komen uit: “Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding” Ministerie van BZK, september 2004


4

Daarnaast wordt er momenteel een nieuwe aanbestedingswet voorbereid. Verder is het mogelijk dat in de toekomst bepalingen inzake overheidsopdrachten zullen worden opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) biedt (bij gerede twijfel) instrumenten om nader onderzoek te verrichten naar de integriteit van een partij. 2.3 Mogelijke consequenties van het niet naleven van het aanbestedingsrecht Decentrale overheden zijn ten opzichte van particulieren (risico-) aansprakelijk voor alle schendingen van EG-recht. Als een gemeente de richtlijnen niet naleeft, bijvoorbeeld door een opdracht te splitsen met als bedoeling om deze aan de invloed van de richtlijnen te onttrekken, kan die gemeente de volgende consequenties ontmoeten: - In kort geding kan een benadeeld bedrijf eisen dat een onrechtmatige procedure wordt gestopt, eventueel in combinatie met het opleggen van een dwangsom. De rechter kan de gemeente in de bodemprocedure uiteindelijk veroordelen tot het betalen van een schadevergoeding op grond van onrechtmatige daad. - Los van de procedure voor de nationale rechter kan een bedrijf ook een klacht indienen bij de Europese Commissie. De Commissie zal, als ze de klacht in behandeling neemt, de Nederlandse staat aanspreken. Uiteindelijk kan de staat door het Europese Hof van Justitie worden veroordeeld. Met een dergelijke uitspraak kan het bedrijf zich tot de Nederlandse rechter wenden om van de betreffende gemeente een schadevergoeding te krijgen. - De Europese Commissie kan ook uit zichzelf een onderzoek instellen. Dat is bijvoorbeeld gebeurd naar aanleiding van een opdracht voor de aanschaf van huisvuilcontainers door de gemeente Assen. Omdat de opdracht niet openbaar is bekendgemaakt, kon niet elk bedrijf meedingen. De Europese Commissie ziet in die rechtstreekse gunning (ook wel 'gunning uit de hand' genoemd) door Assen nu een schending van het in het EG-verdrag neergelegde non-discriminatie beginsel. Met een formeel verzoek tot opheldering aan de Nederlandse regering (dat wordt genoemd 'een met redenen omkleed advies') is men een zogenaamde inbreukprocedure begonnen. De kans is groot dat deze zaak wordt voorgelegd aan het Europese Hof van Justitie. Deze stap van de Commissie toont aan, dat gemeenten serieus werk zullen moeten maken van het metterdaad invoeren van de inkoop- en aanbestedingsregels. Ook voor opdrachten onder de drempelbedragen, waarop de richtlijnen formeel nog niet van toepassing zijn, zullen de beginselen van vrije mededinging, transparantie enzovoort, zoals neergelegd in het EG-verdrag, moeten worden geëerbiedigd. Bij de totstandkoming van de Aanbestedingswet wordt de controle op naleving van de aanbestedingswet- en regelgeving verscherpt en worden de sancties op overtreding geïntensiveerd. Dit gebeurt o.a. door een scherpere accountantscontrole, het instellen van een schadevergoeding (van de gemeente die de regels niet naleeft aan gedupeerde bedrijven) en een verhaalsrecht van de Nederlandse staat (die door de Europese Commissie wordt aangesproken) op de overtreder (bijvoorbeeld een gemeente).


5

Hoofdstuk 3

Inkoop

De definitie van inkoop is: “alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat”. Op de afdeling Financiën van onze gemeente worden per jaar vele externe facturen verwerkt. Dat betekent dat veel wordt (in)gekocht. 3.1 De gemeentemarkt Met “gemeentemarkt” wordt het geheel aan transacties tussen de gemeente en het bedrijfsleven bedoeld. Ten opzichte van de particuliere markt heeft de gemeentemarkt twee bijzondere kenmerken. In de eerste plaats is het assortiment producten dat door de gemeente wordt ingekocht zeer breed vanwege het grote aantal (wettelijke) taken waarmee de gemeente is belast. Het inkopen van de vakspecifieke producten is dan ook vaak onderdeel van de vakafdeling die het betreft. Zo koopt de afdeling Dienstverlening (Facilitaire zaken) kantoormiddelen, kopieermachines, meubilair e.d. in. De afdeling Economische en sociale zaken koopt reïntegratietrajecten in, en iedere afdeling heeft te maken met inhuur van tijdelijk personeel, hetzij voor (ziekte)vervanging als ook voor advisering. In de tweede plaats onderscheidt de gemeente zich in het soort producten dat wordt gevraagd. Het komt regelmatig voor dat de gemeente één van de weinige vragers (voorbeeld: aanschaf brandweerauto’s) danwel de enige aanvrager (voorbeeld: paspoortprinter) is. In deze gevallen wordt gesproken over een ‘gemeentespecifiek product’. 3.2 Omvang van de gemeentelijke uitgaven en investeringen Schattingen van de omvang van de gemeentelijke uitgaven en investeringen lopen nogal uiteen. Zo wordt genoemd dat ongeveer 40% van de gemeentebegroting zou worden besteed aan inkoop en aanbesteding. Anderen stellen dat het zou gaan om ongeveer 1/3de van de gemeentebegroting. Voor de gemeente Delfzijl zou het bij die ramingen om forse bedragen gaan: variërend van een bedrag van ongeveer 30 miljoen euro (de meest optimistische) tot zo’n 24 miljoen euro. Bij deze ramingen moet we ons realiseren dat ook de kosten van meerjarige contracten hierbij zijn inbegrepen. Het gaat bij die ramingen dus niet om de som van de jaarlijks beïnvloedbare posten. Een andere invalshoek is te bezien waar de facturen voor worden ontvangen. Per afdeling staat hieronder een (niet uitputtende) inventarisatie. Afdeling Dienstverlening

Leveringen Kopieerpapier Kantoorartikelen Agenda’s Huishoudelijke artikelen Meubilair Kopieermachines Paspoorten Paspoortprinter

Diensten Schoonmaak Kantine Plantverzorging Abonnementen Scholing

Financiën


Extern advies Tijdelijk personeel Scholing personeel

6

Werken

Economische en sociale zaken

WVG – hulpmiddelen

Realisatie

Vrom/Veiligheid

Brandweerauto’s Uniformen

Staf Welzijn en Onderwijs

Relatiegeschenken

POI

Telefoons Computers Kerstpakketten Afscheidskado’s

Gemeentewerken

Bedrijfsauto’s Maaiers e.d. Energie

Reïntegratietrajecten Tijdelijk personeel Extern advies Scholing personeel WVG vervoer Scholing personeel Externe adviezen Tijdelijk personeel Externe adviezen Tijdelijk personeel Scholing personeel Contract HVD Scholing personeel Extern advies Scholing personeel Leerlingenvervoer Telefonie Onderhoud hardware Extern advies Scholing personeel Contract Arbodienst Contract Fivelingo Scholing personeel

Bedrijfsverzamelgebouw (BVG)

Riolering IBA’s Weg- en waterbouw Revitalisering

Brede Scholen MFC Zwembad

Onderhoud gemeentelijke gebouwen Onderhoud sportvelden Onderhoud openbaar groen

Uitgaven voor genoemde posten staan verspreid in de begroting. De analyse van de begroting, mede aan de hand van de financiële administratie, is een dermate grote klus dat die in het kader van het opstellen van deze nota niet heeft kunnen plaats vinden. Het is echter zaak dat ten spoedigste ter hand te nemen, omdat daarmee ook een planmatige aanpak van de inkoop en aanbesteding tot stand kan worden gebracht.


7

Hoofdstuk 4

Integraal Inkoop- en aanbestedingsmanagement

4.1 Huidige situatie De in deze nota behandelde thematiek is voor onze organisatie niet nieuw. Uit dossieronderzoek is gebleken dat vanaf 1999 pogingen in het werk gesteld zijn om aanbesteding, uitbesteding en inkoop (ook in die volgorde) van een beleid te voorzien. Die pogingen zijn alle gestrand. Er zijn echter langs andere wegen wel bouwstenen aangedragen en beslissingen genomen die als ondergrond voor het hier geformuleerde beleid dienen. 4.1.1

Aanbestedingsbeleid

Hierboven is reeds ingegaan op de aanzetten tot het formuleren van een beleid ten aanzien van aanbesteding. De conceptnota’s die daartoe (de eerste in 1999 en de tweede in 2002) zijn geproduceerd gaan in hoge mate uit van de afweging tussen uitbesteden van werk en het uitvoeren van werken in eigen beheer. Openbare aanbesteding werd in die visie afhankelijk gesteld van de Europese minimumbedragen, van de aanwezige deskundigheid in eigen huis en van de orderportefeuille van de uitvoerende diensten (met name Realisatie en Gemeentewerken). Aangezien niet veel werken de Europese wettelijke minimumbedragen benaderden, werd een praktische oplossing voorgestaan. Overigens zijn alle afzonderlijke besluiten tot aanbesteding of uitbesteding geaccordeerd door de beslissingsbevoegde organen. 4.1.2

Inkoop

Het thema “Inkoop” werd in onze gemeente in 2002 actueel. In het (toen nieuwe) Uniforme AanbestedingsReglement (UAR 2001) waren nieuwe aanbestedingscriteria vastgesteld, waarmee de eerdere procedures werden aangescherpt. Bovendien ging het bij aanbesteden niet meer alleen om werken, maar ook om leveringen (goederen) en diensten. Daarmee kwam de inkoop in beeld. In gemeenteland werd eerst een Centrale inkoop bepleit, doch dat werd alras “Gecoördineerde inkoop”. Dat laatste doet meer recht aan de diversiteit van de voor de gemeente benodigde leveringen en diensten, alsmede aan de vakkennis die nodig is om tot goede inkoop te komen. Op 2 juli 2002 is door het college van burgemeester en wethouders besloten tot het instellen van een “functie die de inkoop van goederen en diensten gaat coördineren”, niet noodzakelijkerwijs een extra functionaris. De Ondernemingsraad heeft daar op 7 november 2002 een positief advies op gegeven. 4.1.3

Integriteit

In 1999 is door de toenmalige burgemeester ingesprongen op de integriteitdiscussie binnen het openbaar bestuur door via Kema een integriteitkeurmerk voor Delfzijl te realiseren. Centraal aandachtspunt binnen dat project was het expliciteren van de diverse (administratieve) werkprocessen binnen de gemeente. In dat kader werden de kritieke processen beschreven. Daardoor is controle op de handelwijze van een organisatieonderdeel of van een individuele ambtenaar c.q. bestuurder mogelijk geworden. In het kader van dat integriteitmanagement werd het vragen van minimaal twee, doch liefst drie offertes tot beleid uitgeroepen en is voor de aanbestedingen een administratief werkproces ontwikkeld (DZ-IMS-013 “Procedure uit- en aanbesteding van werken”, laatstelijk vastgesteld op 28 januari 2002). B&W besluit 25-01-2005

8

Deze instructie zal, na vaststelling van deze nota, geactualiseerd worden. 4.2 Integraal inkoopmanagement Om van de huidige situatie naar de gewenste toekomstige situatie te komen is het noodzakelijk het principe van integraal inkoopmanagement te introduceren. Integraal inkoopmanagement is de sturing van alle inkoopprocessen binnen de organisatie. Daarbij maken we wel onderscheid naar inkoop en aanbesteding van afdelingsspecifieke en afdelingsoverschrijdende producten, maar stellen de coördinatie daarvan in handen van een inkoopcoördinator. Tevens wordt interne controle toegepast op de uitvoering. 4.2.1

Doelstelling

Met het organiseren van het integraal inkoopmanagement wil de gemeente Delfzijl dat het beleid wat betreft de inkoop van leveringen (goederen) en diensten en de aanbesteding van werken door de gehele organisatie op uniforme, transparante en controleerbare wijze wordt uitgevoerd. Tevens dient door deze aanpak op efficiënte en doelmatige wijze te worden omgesprongen met het gemeenschapsgeld dat ons is toevertrouwd. De verwachting is dat deze werkwijze zal leiden tot besparingen. 4.2.2

De Inkoopfunctie

Onder ‘inkoopfunctie’ wordt verstaan ‘het van externe of interne bronnen betrekken van alle goederen, diensten en werken die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de instandhouding van het bedrijf en de bedrijfsvoering, tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden’. Om te voldoen aan de geformuleerde doelstelling dienen deze actieve marktgerichte activiteiten gecoördineerd en gecontroleerd te worden. In de huidige situatie doen de functionele afdelingen er alles aan om tegen de meest gunstige voorwaarden hun inkoop of aanbesteding te realiseren. In de toekomstige situatie is het niet de bedoeling de functionele afdelingen buiten te sluiten. Integendeel: er zal nadrukkelijk van de op de afdelingen aanwezige deskundigheid gebruik gemaakt blijven worden in samen te stellen (tijdelijke) inkoopteams2. De rol van de inkoopcoördinator is de inkoopteams samen te stellen, ondersteuning te bieden bij inkoop of aanbesteding (van het omschrijven van de opdracht tot het formuleren van de gunning), het proces / de procedures te bewaken en te verantwoorden en het beleid (zoals in deze nota verwoord) eens per vier jaar te evalueren. 4.2.3

Het Inkoopprocesmodel

Om te komen tot een doelmatige inrichting van de inkoop worden de volgende stappen in het inkoopprocesmodel onderscheiden: 1. het specificeren van wat moet worden gekocht (wat) 2. het selecteren van de meest geschikte leverancier (wie) 2

Het instellen van (tijdelijke) inkoopteams is het meest geëigend wanneer sprake is van inkoop van dienst- of afdelingsoverstijgende producten of diensten. De inkoopcoördinator draagt zorg voor een juiste balans in deskundigheid binnen de inkoopteams (technische, financiële en juridische deskundigheid), mobiliseert de over de organisatie verdeelde kennis en begeleidt het inkoopproces.


9

3. 4. 5. 6. 7.

het onderhandelen cq contracteren van de leverancier (hoe) het bestellen van de gewenste goederen of diensten het (doen) bewaken van de leveringen cq prestaties (orderbewaking, kwaliteitkeuring) de nazorg (facturering, garantieafhandeling) evalueren van de leverancier(s)

De stappen 1, 2, 3 en 7 worden de Tactische inkoop genoemd. Daarbij speelt de coördinerende en adviserende taak van de inkoopcoördinator een rol. Naar de mate waarin de inkoop een afdelingsoverstijgende activiteit is, wordt die rol groter. De stappen 4 t/m 6 behoren tot de Operationele inkoop, dat binnen de functionele afdelingen plaats vindt. 4.2.4

Interne controle

Het is van belang de in deze nota en in het collegebesluit geformuleerde beleid en richtlijnen organisatiebreed uit te voeren. Zoals gezegd wordt daarvoor een inkoopcoördinator aangewezen. Het is daarnaast van evenzeer belang dat de uitvoering (naast de jaarlijkse accountantscontrole) aan interne monitoring onderhevig is. Voor deze interne controle dient een andere functionaris te worden aangewezen dan de inkoopcoördinator zelf. Het verdient de voorkeur de taak van intern controleur Inkoop en aanbesteding neer te leggen bij de afdeling Financiën.


10

Hoofdstuk 5

Beleidsaanbevelingen

Hetgeen beschreven is in de eerste vier hoofdstukken betreft de (wettelijke) kaderstelling voor het te voeren gemeentelijk beleid. Dat beleid moet nog wel handen en voeten krijgen, met andere woorden uitvoeringsgericht nader worden uitgewerkt. De stappen die daartoe moeten worden gezet zijn de volgende. 5.1

Stappenplan

Stap 1 Het aanwijzen van een inkoopcoördinator Vanuit de doelstelling dat onze organisatie ‘kleiner maar beter’ moet worden ligt het voor de hand binnen de eigen organisatie na te gaan welke functionaris voor de inkooptaak is aan te wijzen. Daarbij spelen twee afwegingen een rol. In de eerste plaats is de geschiktheid van de functionaris essentieel. Het moet een persoon zijn die qua kennis en vaardigheden in staat wordt geacht het gehele inkoop- en aanbestedingsproces te coördineren en te overzien. Deze persoon dient tevens te beschikken over onderhandelingsvaardigheden en zakelijk inzicht. In de tweede plaats moet voor het goed kunnen uitvoeren van de inkoopcoördinatie formatieve ruimte worden gecreëerd door het afstoten van taken. Dit is niet een taak die iemand “erbij kan doen”. Sterker nog, we zullen er van uit moeten gaan dat het een fulltime activiteit betreft. Stap 2 Inventariseren van het huidige inkoopproces Op basis van de financiële administratie moet nagegaan worden welke transacties plaats vinden en met welke leveranciers. Die inventarisatie wordt momenteel bemoeilijkt doordat de software van onze financiële administratie ons niet de mogelijkheid biedt middels selecties tot overzichten te komen. De inventarisatie zal dus grotendeels “met de hand” moeten worden uitgevoerd. Stap 3 Opstellen inkoopplan Gezien de regelgeving (het verbod op splitsen van opdrachten; de hoogte van de bedragen bij een totale contractduur) moeten we zicht krijgen op de inkoopbewegingen. Deze vinden nu verdeeld over de vakafdelingen plaats, zonder dat er een organisatiebrede planning achter zit. Door het opstellen van een inkoopplan wordt de inkoop geprofessionaliseerd en transparant gemaakt. Na deze drie stappen kan het feitelijke, gecoördineerde, inkoopproces in uitvoering worden genomen. 5.2

Inhuur ondersteuning

Voor de onder stap 1 en 2 genoemde werkzaamheden dient externe ondersteuning te worden ingehuurd. Het vrijmaken van een functionaris in eigen dienst neemt de nodige tijd en het ter hand nemen van verdere voorbereiding en uitvoering van het inkoopbeleid moet voortvarend worden doorgezet. 5.3

Samenwerking en afstemming met (buur)gemeenten

Ten aanzien van deze beleidsnotitie is inzage gekregen in de beleidsnota van de gemeente Appingedam. De daarin gestelde kaders en beleidskeuzes zijn overeenkomstig het in deze B&W besluit 25-01-2005

11

nota gestelde. Wat betreft de uitvoering is door de gemeente Appingedam besloten de decentrale (in het geval van Appingedam: sectorale) aanpak vooralsnog te handhaven. Daarnaast is gesproken met de gemeente Groningen met als oogmerk te bezien of het mogelijk is aan te haken bij het inkoopproces aldaar. Dat blijkt mogelijk. Voorgesteld wordt door de inkoopcoördinator nader te laten beoordelen (naar aanleiding van de inventarisatie) of en op welke onderdelen aansluiting bij de stad Groningen gewenst is.


12

Bijlage a. Checklist inzake (Europese) aanbestedingen


13

Bijlage b. Inhoudsopgave aanbestedingsdossiers Van elke aanbesteding (gunning uit de hand is hiervan uitgezonderd) wordt door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon een dossier bijgehouden, waarin tenminste is opgenomen: 1. Algemene administratieve gegevens (opdrachtomschrijving, planning, financiën, e.d.) 2. Behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenste product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden) 3. Kostenraming, paraaf afdeling Financiën 4. Proceduregegevens: • aanbesteding gemeld bij de Inkoopcoördinator (ja/nee), hetgeen moet blijken uit diens paraaf • indien Inkoopcoördinator niet akkoord is, is de directie geraadpleegd en akkoord (ja/nee), hetgeen blijkt uit de paraaf van één lid van de directie • keuze aanbestedingsprocedure 5. Aanbestedingsbescheiden: • programma van eisen/bestek en tekeningen • reglement van aanbesteding (procedure) • conceptovereenkomst, juridische randvoorwaarden • te hanteren gunning- en selectiecriteria • (voor)aankondiging / publicatie van aanbesteding • ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie • uitslag selectie (verslag van selectiecommissie en resultaat en – indien van toepassing – inclusief BIBOB-advies) • ontvangen inschrijvingen / offertes • indien van toepassing: nota van inlichtingen • uitslag gunning / proces-verbaal van aanbesteding • aankondiging van gunning (hierbij in voorkomende gevallen rekening houden met het Alcatel-arrest3) 6. Opdrachtverstrekking • Opdrachtbrief of het totstandgekomen contract • Indien aanwezig, ontwerpgegevens • Overige van toepassing zijnde gegevens 7. Vertrouwelijke gegevens van de verkozen opdrachtnemer • Financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer zoals persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen ondernemingsgebonden gegevens (naam/handelsnaam, adres, rechtsvorm, inschrijvingsnummer bij Kamer van Koophandel of het buitenlandregister, etc) 8. Evaluatieformulier 9. Overige (relevante) gegevens. 3

In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst dient te worden genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningbesluit nietig te kunnen laten verklaren.


14

Bijlage c. Gunningcriteria Leverancierscriteria Bij selectie van leveranciers kunnen de volgende vragen worden gesteld. Deze vragen gaan vooraf aan de gunning van aanbiedingen. Uitsluitingcriteria: • Staat van faillissement, vereffening, surseance van betaling of soortgelijke toestand • Niet betalen van belastingen • Niet betalen van sociale premies • Niet ingeschreven bij Kamer van Koophandel Financiële en economische draagkracht • Solvabiliteit, liquiditeit • Bankverklaring • Omzet • Verzekering tegen beroepsrisico Technische capaciteit en bekwaamheid • Organisatie • Personeel • Logistiek systeem • Outillage • Kwaliteitswaarborg • Plan van aanpak • Referenties Gunningcriteria Hierbij gaat het om beoordelingscriteria voor de aanbiedingen van leveranciers / ondernemingen. In welke mate en met welke waarderingscijfers en de volgorde van belangrijkheid, dient per inkoop / aanbesteding te worden bepaald voordat tot gunning wordt overgegaan: • Prijs • Kwaliteit • Leveringstermijn • Onderhoud • Service • Ondersteuning • Esthetische kenmerken • Functionele kenmerken • Gewaarborgde materiaalvoorziening Tevens dient vooraf te worden bepaald (per inkoop of aanbesteding) of gekozen wordt voor de “uit economisch oogpunt voordeligste aanbieding, gelet op de gunningcriteria” (hierbij worden de waarderingscijfers toegepast), of voor “de laagste prijs”.


15

Bijlage d. Organisatorische inbedding van de inkoopfunctie en de interne controle De functie van inkoopcoördinator is een nieuwe functie binnen de organisatie van de gemeente Delfzijl. Voorgesteld wordt de functie organiek in te passen in de functiefamilie Beleid en Advies, bandbreedte C en de functie onder te brengen bij de Staf. Het betreft hier een functie die gemeentebreed dient te worden ingezet en heeft derhalve ook een plek in de organisatie nodig waar dat kan worden geëffectueerd. De intern controleur Inkoop en aanbesteding kan worden aangewezen binnen de formatie van de afdeling Financiën. Deze intern controleur dient een andere functionaris te zijn dan de financieel consulent. De intern controleur moet, ingeval onrechtmatigheden worden vermoed, rechtstreeks rapporteren aan de directie.


16

Bijlage e. Geraadpleegde bronnen •

Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding – Ministerie van BZK, september 2004

•

Nalevingsmeting Aanbesteden 2002 – Ministerie van BZK, brief van 19 april 2004

•

Integraal inkoopmanagement in de gemeente Echt – gemeente Echt, oktober 2000

•

Aanbestedingsreglementen UAR 2001/UAR-EG 1991 (Aa) – Ledenbrief VNG 15 oktober 2004

•

Handreiking “Verdien aan besteden” – VNG Uitgeverij, 2003

•

Concept Notitie Aan- en Uitbestedingsbeleid van de gemeente Delfzijl – november 1999 en januari 2002 (beiden niet vastgesteld)

•

Gesprek met de heer M. Lolkema, inkoopcoördinator Commerciële Zaken afdeling Inkoop van de gemeente Groningen, d.d. 15 november 2004

•

Diverse artikelen uit Binnenlands Bestuur uit verschillende jaren

•

Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid, gemeente Bergschenhoek, 2004 (inclusief Nota van uitgangspunten en Stroomschema aanbestedingen)

•

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Appingedam, december 2004

•

Handboek Inkoop- en aanbestedingsbeleid, gemeente Alkmaar, 18 mei 2000

•

Inkoop- /aanbestedingsbeleid Gemeente Winschoten, november 2004


17

Uitvoering van de Financiële Verordening (ex artikel 212 Gemeentewet), vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 31 november 2003, artikel 27:

Recommend Documents