A-/HP Sporters Toelichting Sportspecifieke kosten en belastbaarheid Uitsluitend de kosten die met de beoefende sport en de in deze bijlage beschreven kostensoorten komen voor vergoeding in aanmerking! 1.
Auto van Pon (onbelaste vergoeding)
Onder de kosten van de auto van PON worden alle kosten verstaan die gemaakt worden voor de auto van Pon. In dit verband valt te denken aan: • • • • • • •
Brandstofkosten zoals gas, benzine en diesel (uitsluitend tankbonnen van je eigen Olympic Car declareren, géén kilometers). Betaalde vergoeding voor privé gebruik. Ook wel ‘eigen bijdrage’ genoemd. Je dient wel vooraf aan te geven of je deze kosten wel of niet bij het Fonds in declaratie gaat brengen. Je zult van het Fonds hiervoor automatisch een formulier toegestuurd krijgen. Pont-, veer- en tolgelden. Parkeergelden (de kosten van parkeren bij parkeermeters, in parkeergarages, op Schiphol en dergelijke). Kosten van het wassen van de auto. Rechtsbijstandverzekering. Diverse kleine kosten, onder meer kosten van verbanddoos, reservelampen, olie, antivries, ruitensproeier, sleepkabel, stratenboek en dergelijke.
Er kunnen géén kilometers tegen een vast tarief worden gedeclareerd wanneer in een auto van PON wordt gereden. Met ingang van 1 januari 2006 is de werkgever belast met de fiscale bijtelling privé gebruik PON auto. Zie voor informatie hiervoor de site www.belastingdienst.nl. 2.
Openbaar vervoer (onbelaste vergoeding)
Onder deze post worden de kosten verstaan die gemaakt worden voor zakelijke reizen naar bijvoorbeeld training of wedstrijd met het openbaar vervoer. Deze kosten mogen onbelast vergoed worden, nadat de sporter de vervoerbewijzen heeft gedeclareerd, zodra ze niet meer geldig zijn. NS Privilégepas Je kunt (vanaf 1 januari 2008) géén NS-treinkaartjes meer declareren. Alle sporters met een status kunnen de NS-privilége pas aanvragen via de afdeling Topsport waarmee ‘gratis’ met de NS gereisd kan worden. 3.
Eigen vervoer (onbelaste vergoeding)
Onder deze post wordt verstaan de kosten die je maakt voor het reizen naar de training/wedstrijden met bijvoorbeeld de eigen auto, motor, de fiets, brommer of het openbaar vervoer. Eigen auto: Voor het vervoer met eigen auto geldt dat je de kilometers kunt declareren. Hiervoor krijg je € 0.19 cent per kilometer. Om voor de kilometervergoeding in aanmerking te komen, moet je gespecificeerd opgeven hoe je bent gereden (vertrek- en aankomstpunt), de Versie februari 2009
1
kilometerafstand, de reden van deze reis en de datum wanneer je deze reis hebt gemaakt. Motor, fiets, brommer: Voor het gebruik van motor, fiets of brommer geldt dat de werkelijke kosten kunnen worden vergoed. Openbaar vervoer/taxi: Voor het vervoer met het openbaar vervoer bus, tram respectievelijk de taxi geldt dat je de kaartjes en/ of bonnen moet overleggen met de vermelding waarom je die reis hebt gemaakt. Trein: Voor reizen met de trein kunnen géén kosten worden gedeclareerd omdat gebruik kan worden gemaakt van de NS-privilegepas.
Je dient dus uitsluitend en alleen maar de gereden kilometers op te schrijven en te declareren.. Je kunt dus voor jouw eigen auto etc. géén benzinebonnen, reparatiekosten e.d. declareren. 4.
Hotel- en/of buitenlands trainingsverblijf (onbelaste vergoeding) •
•
5.
Kosten voor buitenlandse trainingsstages die niet door de sportbond worden betaald, worden alleen vergoed als deze activiteiten deel uit maken van het persoonlijke trainingsen wedstrijdprogramma van de sporter zoals dat met de (bonds)coach is vastgesteld. Dat programma moet bij de topsportcoördinator van de bond opgevraagd kunnen worden. In dat geval kunnen zowel de kosten voor vervoer als de kosten voor hotelverblijf gedeclareerd worden (zie kostensoort 1, 2, 3, 4 en 5). Vergoed worden kosten van hotelverblijf uitsluitend voor zover ze worden gemaakt ten behoeve van de sportbeoefening. Hieronder worden verstaan de kosten van overnachting, ontbijt, lunch of lunchpakket en diner. Je moet dus aangeven waarom (trainingskampen etc.) je deze kosten hebt gemaakt in het kader van de uitoefening van je sport.
Voedsel en drank tijdens verblijf (onbelaste vergoeding) •
•
•
•
•
Indien je in verband met je sportuitoefening een reis (bijvoorbeeld naar training of wedstrijd) maakt, kunnen onder meer kosten onderweg als koffie, thee, lunches, versnaperingen en dergelijke als zakelijke kosten worden aangemerkt. Dinerkosten in de avond behoren tot de zakelijke kosten, indien je ’s avonds na 20.00 uur thuis komt. Eindigt de reis tussen 17.00 en 20.00 uur uur en ga je vervolgens een hapje eten, dan zijn deze dinerkosten een privé-besteding en worden niet vergoed. Uitsluitend kosten van voedingssupplementen en vitaminepreparaten die op de lijst staan van de NZVT (Nederlands Zekerheidssysteem Voedingssupplementen Topsport (zie www.necedo.nl/nzvt) worden vergoed (deze kosten zijn echter wel belast). Andere voedingssupplementen en vitaminepreparaten worden door de belastingdienst aangemerkt als kosten gemaakt voor het vervullen van de primaire levensbehoefte (van eten en drinken) en worden daarom niet vergoed. De totale barrekening van enkele sporters die door 1 sporter wordt gedeclareerd komt niet voor declaratie in aanmerking. Kosten voor etentjes met het gehele team gedeclareerd door 1 sporter worden ook niet door het Fonds vergoed omdat dit voor een algemeen doel is en niet alleen in het belang van de sporter die de declaratie indient. Wij zullen er altijd vanuit gaan dat als je kosten hiervoor in declaratie brengt dit altijd meer dan bijkomstige (= meer dan 10%) zakelijke kosten zullen zijn.
Versie februari 2009
2
6.
Representatie (onbelaste vergoeding)
Onder representatiekosten wordt verstaan alle kosten die gemaakt worden in verband met het zakelijk contact met relaties van de sporter zelf, zoals de sponsor(s), NOC*NSF en de medesporter, bijvoorbeeld: • Kosten van het ontvangen van die relaties thuis. • Kosten van het bezoeken van relaties en collega ’s thuis. • Kosten in verband met het bezoeken van recepties en dergelijke bijeenkomsten, onder meer attenties. • De kosten van het aanbieden van drankjes, versnaperingen en dergelijke buiten kantoor. • De kosten in verband met het bijwonen van evenementen georganiseerd door relaties. • De kosten van zakelijke lunches en diners met relaties. Wanneer eten, drinken, presentjes etc. voor een ander wordt betaald, dient duidelijk te worden aangegeven waarom voor die ander is betaald onder vermelding van de namen van betrokkenen en eventueel functies van betrokkenen. Onze richtlijn is dat er een maximumbedrag aan representatiekosten gedeclareerd kan worden. Op jaarbasis betekent dit dat er maximaal € 300,-- aan representatiekosten in declaratie kan worden gebracht.
7.
Sportkleding (onbelaste vergoeding)
Uitsluitend kleding e.d. specifiek gekocht en gebruikt voor het beoefenen van jouw sport kunnen worden gedeclareerd. Denk hierbij aan sportkleding, sportschoenen, handdoeken, enzovoorts. Ook waskosten (maximaal 9 wasbeurten á € 1,20) van sportkleding en materiaal zoals veters en onderhoudsmiddelen kunnen worden gedeclareerd. Geef duidelijk aan waarvoor de sportkleding wordt gebruikt en waarom je deze hebt moeten aanschaffen. 8.
Vakliteratuur (onbelaste vergoeding)
Kosten van vakliteratuur kunnen worden vergoed. Het moet dan gaan om specifiek voor de doelgroep/jouw sport geschreven vakliteratuur. Een abonnement op een algemeen dagblad/krant of een algemeen sporttijdschrift wordt niet als vakliteratuur beschouwd en wordt dus niet vergoed. Periodieken op jouw specifieke sportgebied kunnen als vakliteratuur worden aangemerkt.
9.
Sportpraktijk gerelateerde kosten (onbelaste vergoeding)
Hieronder wordt verstaan de aanschaf van bijv. benodigd sportspecifiek sportmateriaal, contributies sportverenigingen, sportscholen etc. Ook opleidingskosten en cursussen zoals bijv. mentale training/coachingsgesprekken kunnen onbelast worden gedeclareerd onder deze kostensoort.
Versie februari 2009
3
10.
Telefoon en gebruik internet (onbelaste vergoeding)
Is het zakelijk gebruik meer dan bijkomstig (= meer dan 10%) dan mag het Fonds voor de Topsporter de telefoon en/of gebruik internet/computer onbelast vergoeden. Je kunt dus de gehele nota indienen. Wij zullen er altijd vanuit gaan dat als je kosten hiervoor in declaratie brengt dit altijd meer dan bijkomstige (= meer dan 10%) zakelijke kosten zullen zijn. Let op: de aanschaf van een computer, organiser etc. mag niet onbelast vergoed worden. Computers, organisers etc. kunnen via afschrijvingstermijnen bij het Fonds voor de Topsporter gedeclareerd worden als het zakelijk gebruik 90% of meer dan bijkomstig is. Van het factuurbedrag mag je over maximaal 90% afschrijven en declareren. Computers worden in 3 jaar tijd afgeschreven.
11.
Diverse kosten (onbelaste vergoeding)
Naast de hiervoor genoemde kostensoorten, is er nog een aantal kosten welke eveneens tot de “zakelijke” kosten kunnen worden gerekend: • portokosten die thuis worden gemaakt voor het versturen van o.a. jouw kostendeclaraties gericht aan het Fonds voor de Topsporter. Ook kerstkaarten, verjaardagskaarten, beterschapskaarten etc. gericht aan zakelijke relaties komen hiervoor in aanmerking. • de kosten van kantoorartikelen thuis. • lidmaatschapsgelden van beroeps- en vakverenigingen. • Kosten voor kinderopvang kunnen niet gedeclareerd worden. Dit zijn kosten die liggen in de privé sfeer van de sporter en worden niet als zakelijke kosten door het Fonds aangemerkt. 12.
Representatieve kleding en uiterlijke verzorging (belaste vergoeding)
Kledingkosten: de kosten van kostuums, mantelpakjes, jurken, schoenen en dergelijke. Kosten in verband met het verzorgen van het uiterlijk: o.a. de kosten van de kapper, make-up. Een goede onderbouwing van de zakelijke noodzaak van deze kosten is een voorwaarde om voor declaratie in aanmerking te kunnen komen. Hier is echter wel een maximumbedrag aan gekoppeld wat je per jaar in declaratie kunt brengen bij het Fonds. Onze richtlijn is dat er voor representatieve kleding op jaarbasis maximaal € 300,-- gedeclareerd worden. Voor uiterlijke verzorging is het maximum vastgesteld op € 150,-per jaar. In totaal kun je dus voor representatieve kleding en uiterlijke verzorging maximaal € 450,-- per jaar opvoeren. Dit zal steekproefsgewijs door ons gecontroleerd worden.
Versie februari 2009
4
13.
Stallingkosten PON auto (belaste vergoeding)
De vergoeding van kosten van een parkeergelegenheid in of bij de woning van de sporter is belast. Gedacht kan worden aan een parkeergelegenheid voor een auto of een stallingruimte voor een motor of een (brom)fiets. Onder een parkeergelegenheid wordt verstaan een garage, een oprijlaan, een garagebox, een parkeerdek of een vaste parkeerplek in de onmiddellijke nabijheid van de woning. Het is niet van belang of de parkeergelegenheid eigendom van de sporter is. 14.
(Para)medische kosten (belaste vergoeding)
Het betreft kosten die jouw zorgverzekeraar niet vergoed en die tevens niet vergoed worden op basis van ons aanvullende topsport medisch pakket. Deze kosten moeten onderbouwd worden aan de hand van een doktersverklaring, met voorschriften van een specialist, of verklaard uit het wedstrijdschema. (Para)medische kosten kunnen door bijvoorbeeld artsen, orthomanuele geneeskundigen, fysiotherapeuten, masseurs etc. in rekening worden gebracht.
Let op Het is niet mogelijk voor het Fonds voor de Topsporter om iedere kostenpost (zoals gereden kilometers, koers vreemde valuta) te controleren en of deze (waar je voor tekent) naar waarheid is ingevuld. Indien achteraf blijkt dat de kosten: 1 Ten onrechte zijn gedeclareerd, worden de vergoedingen teruggevorderd.
Versie februari 2009
5
